电子公文报送系统功能研究(浙江档案)

2024-07-12

电子公文报送系统功能研究(浙江档案)（精选10篇）

1.电子公文报送系统功能研究(浙江档案) 篇一

临教通字[2012]45号

临朐县教育局

关于进一步规范公文材料报送工作的通知

各镇（街道、园区）教管办，县属各学校、幼儿园，局机关各科室（站）：

为进一步做好公文材料报送工作，根据《国家行政机关公文处理办法》和县委、县政府公文材料格式要求，现就有关事项通知如下：

一、行文格式规范

（一）纸张要求：标准型A4纸。

（二）排版字号规格

1.标题：用2号宋体字加粗，分一行或多行居中排布。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

2.正文

（1）正文用3号仿宋体字，文中如有小标题，按结构层次，第一层用3号黑体字，第二层用3号楷体字。

（2）结构层次序数，按规定第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“ｌ”，第四层为“（1）”；公文必须使用国家法定计量 1 单位，公文正文中若要使用简称，一般先用全称，再用括号注明简称。

（3）行文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

（4）如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字码（如“附件：1.******”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号（如附件

1、附件2）；附件的序号和名称前后标识应一致。

（5）成文日期必须用汉字将年、月、日标全（如二○一二年三月二十日）；“零”写为“○”而不是“0”。

3.页面设置：word文档格式上：3.3厘米下：3.3厘米左: 2.7厘米右：2.7厘米行距：固定值设置值：28磅。

二、关于请示、报告的写作

请示与报告是两种不同的文种，各有不同的使用特点，请示主要用于向上级机关请求指示、请示批准某一事项的呈请性、期复性公文。报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时使用的陈述性上行公文。

（一）请示的基本格式

1.标题：请示单位名称＋事由＋请示。（如：《 xx 学校关于xx的请示》）

2.受文机关（单位）。（如：县教育局）

3.正文：（1）请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲清必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。（2）请示的事项：写明请示要求。（3）结尾语：多用“以上请示，当否，请批示”或“以上请示，请予批复”等语。

4.呈文单位。5.成文日期。

6.呈文单位盖章。（印章上不压正文，下压日期，“骑年盖月”）。

7.有关附件。

（二）报告的基本格式。与请示的格式基本相同，只是报告的目的是为了使上级机关了解情况，以便快速准确地作出决策，因此，报告的正文要明确报告的目的，并要对报告事项重点强调。

（三）报送县教育局的“请示”应一文一事。“报告”中不得夹带请示事项。同时要注意的是，呈送的公文中特别在标题上要严谨，请不要再出现类似“关于xx的请示报告”的标题。请示和报告要用单位文件头或公用笺上报。

三、报送要求

各镇（街道、园区）教管办，县属各学校、幼儿园报送县教育局审批的请示、报告，请直接报送到局办公室，由局办公室按照局领导分工呈批，并做好登记备案。除局领导直接交办的个别事项和确需直接报送审批的敏感绝密事项、重大突发事件等外，各单位不得直接报送领导个人。各单位应严格执行公文材料报送 3 有关规定。对不符合规范和规定的材料，局办公室收到后将退回报送单位，由其按规范格式重新上报。

临朐县教育局二〇一二年三月二十三日

2.电子公文报送系统功能研究(浙江档案) 篇二

以计算机及网络为标志的信息技术的迅速发展引起了世界各国的广泛关注, 21世纪是网络经济时代。随着经济全球化、网络信息、电子商务的高速发展, 基于互联网的办公平台以适应时代发展的需要。公文流转系统作为办公自动化系统的一个核心子系统, 它是各个企事业单位“公文处理”的最复杂、最重要的办公业务系统, 它直接体现了企事业单位中领导的行政职能, 是企事业办公自动化系统中最基本的功能模块。

公文就是各部门实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书, 一般分为内部公文和外来公文。而公文流转就是指从公文起草、拟办、批办、传阅、签发、办理、催办、会签、下发、归档、查询这一系列的流动过程。一般的公文流转流程主要分为四个公文处理过程, 它们分别是:收文管理、发文管理、案卷管理、文件处理统计。众所周知, 公文流转是办公自动化的重要组成部分。办公自动化 (OA, Office Automation) , 是20世纪70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加而对企业生产率产生巨大影响问题的背景下发展起来的一门综合性技术。而在传统手工作业的公文流转系统中, 存在着低效率、少监督、欠管理的缺点, 因此, 一个好的电子公文流转系统是确保企事业单位高效办公、规范管理的基础。

2 系统需求分析

本公文流转系统是OA系统的一个子系统, 除了要与其它各系统模块间的连接外, 还要充分考虑现有的网络环境和软、硬件环境。公文流转系统主要包括下面四个模块。

(1) 系统管理模块:包括对用户权限的管理, 增、删用户, 用户信息的查询, 用户信息的管理等功能的实现。

(2) 公文发文模块:主要处理本部门发出去的文件的处理过程, 发文处理模块有以下要求:所有的发文要求通过计算机进行拟稿、核稿、审核、签发、发文等处理。

(3) 收文模块:主要处理单位领导或相关部门审阅后的文件, 包括对所有来文通过计算机进行签收、登记、拟办、阅批、分办、承办、归档等一系列过程的处理。

(4) 查询模块:查询模块有对收、发公文的查询, 还有对已归档公文的查询, 每个查询又可分为模糊查询和精确查询。

3 公文流转系统的实现

3.1 系统总体结构设计

公文流转系统作为OA系统的一个子系统, 它主要实现对公文的收文、发文及公文的管理查询等功能, 大体上可分为个人事务模块、用户管理模块、公文管理模块、发文模块、收文模块这五大模块。

3.2 系统建模

(1) 系统的用户主要包括普通用户和系统管理员, 普通用户登录系统后, 可以修改自己的密码, 也可以对公文在自己权限范围内进行相应的操作。而系统管理员除了具有普通用户的操作功能外, 还可以对用户及其权限进行管理, 同时对系统公文进行统一管理。

(2) 拟稿用户开始起草公文后, 再通过一级一级的审核批阅, 最后形成签发的发文, 中间实时的将有关信息进行反馈给相关负责人。

3.3 数据库设计

公文流转系统包括收文和发文两个基本的数据表, 此外还包括部门、公文类型、公文状态、权限、用户信息等, 共需创建十个表。

用户:用户ID、登录名、用户名、密码、权限、用户所属部门等。

发文:编号、标题、拟稿人、正文、附件、状态字等。

收文:编号、签收人、签收部门、签收日期、拟办人、拟办意见、拟办日期、承办部门、承办人、承办日期等, 收文里也包括发文里的大部分数据项。

公文类型:公文ID、公文类型。

部门:部门ID、部门名称、部门人数。

文件状态:状态ID、状态名称。

菜单树:树节点ID、父节点ID、连接URL等。

权限:权限编号、权限名称、用户浏览、用户管理、角色管理等等。

归档文件:公文ID、标题、归档部门、文件类型等。

工作计划:计划ID、登录名、计划日期、计划内容。

3.4 系统测试

(1) 系统测试环境:WINDOWS xp及以上版本操作系统, 数据库采用SQL SERVER 2005。

实施工具为:Visual Studio 2008及以上版本。

(2) 系统在上述软硬件环境下对公文流转与管理系统的各个功能模块进行了测试。公文发送模块能够实现公文发送, 查看;公文接收模块能够正常接收公文;公文查询模块能实现对公文进行不同方式的查询处理;公文管理模块能够实现对已办理完成的文件归档。但是系统也存在着不足, 如公文流转模块不够完善, 流转方式较为局限, 流转的实现不够动态, 需要进一步修改完善。总之, 系统在上述软硬件环境下能够达到预期功能。

4 结论

总体来说, 本系统基本实现了其核心内容, 通过形象的图例实现了各部分功能。在整个系统的开发过程中, 我遇到了不少问题。首先, 我对于开发工具不够熟悉, 开发工具的优秀性能并未在我们手中得到充分展示;其次, 在数据库设计和程序流程设计方面, 由于缺乏实际工作经验等原因, 导致在开发过程中原先设计的数据库和程序流程老是进行改动, 对整个系统的开发产生了一定的负面影响。因为时间、技术有限等多种因素的限制, 本系统未能实现部分信息的反馈功能, 比如, 当审批人收到新公文的时候, 系统无法主动进行通知, 这是需要进行一步改进的地方。

摘要：通过运用ASP.NET技术, 采用B/S架构, 使用功能强大的C#做为编程工具, 以实现电子公文的高速、高效流转, 完成对公文流转系统中系统管理、发文管理、收文管理及查询管理等功能的研究与实现, 满足现代化办公的需求。

关键词：ASP.NET,公文流转,B/S架构,C#

参考文献

[1]李晓莹.基于工作流的电子公文流转系统的应用研究[J].企业导报, 2010 (3) .

[2]朱浩浩.浅谈高校基于网络的公文流转系统的设计[J].电脑知识与技术, 2010 (15) .

[3][美]Christian Nagel, Bill Evjen.C#高级编程[M].第6版.李铭, 译.北京:清华大学出版社, 2009:761-806.

3.电子公文报送系统功能研究(浙江档案) 篇三

一、瑞安市经济责任审计结果公告工作概述

我们按照瑞安市经

济责任联席会议研究确定的意见，并请示瑞安市人民政府市长同意，首次对瑞安市民族宗教局局长、碧山镇人民政府原镇长、市委党校校长、驻沪办事处主任等四位领导干部经济责任审计结果，通过瑞安日报、瑞安市审计局网站，向社会进行了公告。此举率浙江省领导干部经济责任审计结果公告之先，受到了新闻媒体的广泛关注，新华社、中国政府网、浙江电视台、温州日报、瑞安电视台等都予以报道，得到了党委政府和上级审计机关的肯定，受到了被审计对象和广大群众的欢迎，受到了社会各界的广泛好评。审计公告让群众参与监督领导干部，让权力在阳光下运行，有利于权力制约，促进政府依法行政，促进被审计单位及时落实审计意见；同时，审计公告对经济责任审计本身的质量也提出了更高的要求，促进了审计工作质量的提高。

二、实行经济责任审计结果公告，践行“审计免疫系统”的意义

推行经济责任审计结果公告，不仅是适应我国社会主义民主政治制度不断完善和发展、加强对权力运行的制约和监督的要求，而且对提高经济责任审计质量、推动经济责任审计工作的发展也具有非常重要的现实意义。

（一）经济责任审计结果公告有利于推进民主法制进程，强化对权力运行的制约和监督，促进权利在“阳光”下运行。经济责任审计结果公开能够满足社会公众对政府领导干部履行职责的信息需求,保障公众的知情权。把领导干部管理、分配、使用公共资金、资产、资源的有关信息公布于众,揭露管理中存在的问题,让权力运行暴露在社会公众的“阳光”之下,促进领导干部不断加强和改进公共服务,做到依法行政、公开透明、科学规范。通过审计结果公开,提高行政透明度,借助社会公众监督的力量,促进勤政廉政建设,遏制与惩治腐败,增强政府工作的威望和公信力。“阳光是最好的防腐剂”。作为被公告的审计对象之一的碧山镇人民政府原镇长朱瑞宇在接受媒体采访时表示：“审计公告是接受社会监督的好形式，有利于增加群众对政府的信任，督促领导干部认真履行职责、规范自己的行为。”

（二）经济责任审计结果公告有利于被审计对象整改措施的落实，最大限度地发挥“审计免疫系统”的作用。经济责任审计结果向社会公开,不仅是为了扩大社会影响力,更重要的是扩大社会对审计结果的知情权,便于社会和舆论直接参与监督,将审计监督与社会监督、舆论监督有机结合,形成监督的强大合力。刘家义审计长曾指出：“现代国家审计作为国家的免疫系统，有责任更早地感受风险，有责任更准确地发现问题，有责任提出调动国家资源和能力去解决问题、抵御“病害”的建议，有责任在永不停留地抵御一时、一事、单个“病害”的同时，促进其健全机能、改进机制、筑牢防线。”在众目睽睽之下,公开领导干部经济责任审计结果无疑会给被审计领导干部本人和单位产生压力,这种压力将促使被公告对象主动、迅速地去抓好审计整改措施的落实，并促进被审计单位更加重视制度建设、规范管理、提高绩效。我局将经济责任审计结果公告后，被审计对象普遍引起高度重视，采取措施积极整改，建章立制，落实审计建议。碧山镇人民政府将审计查出的移用的农业园区专项资金归还原资金渠道，并举一反三对专项资金管理中的问题予以规范。市委党校针对审计提出的新校区宾馆房间入住率和教室的使用率低的问题，按照审计建议，积极提高资产使用效率，使国有资产发挥更好的绩效。瑞安市驻上海工作处和李玉迪同志也高度重视审计查出的问题，将所有的收支纳入预算管理和统一核算；对历史遗留的资产未登记入账问题，进行了专项清理。可以说，瑞安市经济责任审计结果公告的实践，充分地促进了“审计免疫系统”作用的发挥。

（三）审计结果公开有利于经济责任审计依法进行，提高经济责任审计自身的工作质量。向社会公布经济责任审计结果必须保证事实确凿、证据充分,处理、处罚的尺度把握正确,对领导干部履责的审计评价和结论经得起社会公众的推敲。再则,审计机关在监督别人的同时,自身也需要接受监督,而实行审计结果公开本身也是一种接受监督的方式,而且事实已经证明,这种方式是受社会公众欢迎的。实行经济责任审计结果公告会促进经济责任审计工作者进一步增强责任感，强化质量和风险意识，促进其不断改进工作，提高审计工作质量，从而有效地促进经济责任审计工作进一步向法制化、规范化、科学化方向发展。瑞安市审计局在去年温州审计系统审计工作质量综合考核中名列前茅。

三、严谨细致、完善机制，进一步推进经济

责任审计结果公告，促进“审计免疫系统”功能的发挥

总的来看，瑞安市经济责任审计结果公告试点工作无疑取得了成功，同时我们也清醒地认识到目前经济责任审计公告还处于探索实践阶段，离规范运作还有相当长的路要走。首先，审计结果公告范围偏小。其次，经济责任审计工作质量控制有待完善，公告风险防范机制有待构建。再次，问责机制还不

够健全，影响审计公告效果的发挥。为此，我们应进一步推进经济责任审计结果公告工作的广度和深度，使其在“国家审计免疫系统”中发挥更大的作用。

（一）继续推进经济责任审计结果公告，让更多的经济责任审计项目结果公之于众。一方面使社会公众更大范围的了解审计结果的情况，另一方面也是使审计监督透明度增强、使社会监督的作用得到更有效地发挥。

（二）严谨细致，推进经济责任审计工作质量再上新台阶，构建审计结果公告风险防范机制。审计结果公告工作具有两面性，一方面在把被审计单位相关业务公之于众的同时，也把自身的审计工作公开化；另一方面在被审计单位接受社会监督的同时，审计自身执法权的行使也受到了监督。所以，为了防范随之而来的风险，我们必须要建立严格的风险防范约束机制，从制度上规范经济责任审计执法，进一步提高经济责任审计工作质量。确保审计事实清楚、证据确凿、定性准确；审计评价客观公正，评价依据、标准不明确或者超越审计职责范围的事项，不发表审计评价意见等。

4.电子公文报送系统功能研究(浙江档案) 篇四

根据“浙江省教育厅教研室关于组织2018 年教学研究评比的通知”要求，现将2018年浙江省高中化学教学论文评比报送要求通知如下：

一、论文主题及规范

1．教学论文主要指理论文章、教学叙事、经验总结、教学调研报告等。课题报告已归入“教研课题成果评比”，不属教学论文范围。

2．教学论文要突出主题、言之有据、语言简洁、表述规范。3．参评论文须填写《浙江省教学论文评比承诺书》（见省教研室文件附件2），倡导学术诚信，严禁抄袭造假。

4．各设区市和义乌市教研室相关学科教研员须在9 月30 日前将推荐的参评论文目录（见省教研室文件附件3）的电子稿发给省教研室任雪明。将论文作者的承诺书以照片形式上传“浙江省教学研究评比管理平台”（以下简称“评比平台”）。

2018年高中化学教学论文评比的主题为：化学学科课程（体系）建设，化学课堂教学，化学实验教学，化学教学问题研究，化学作业及评价研究等。要求突出主题、言之有据、语言简洁、表述规范，突出科学性、前瞻性、学科性、实践性。

参评论文字数一般不超过5000字。超过8000字或以课题报告形式撰写的不予评奖。参评论文作者署名不得多于3人。上报的化学教学论文格式见附件。

二、论文选拔及上报

各市、县及学校要广泛发动教师认真研究化学学科教学中的问题，在公平、公正、公开的基础上做好优秀论文的推荐工作。

论文推荐及上传的截止时间是2018年9月30日。请关注平台上市级评审的截止时间和上报时间。

三、论文评比流程

2018年所有学科的教学论文评比将通过“浙江省教学研究评比管理平台”（简称“评比管理平台”：http://pb.zjer.cn/，也可点击“浙江教研网”上“教学评比”栏目进入）进行。建议采用“市级直报”方式，基本流程如下：

1.省教研员通过“评比管理平台”创建省级评比活动。

2.市教研员通过“评比管理平台”接受省级活动，开启本市评比活动。

3.各市组织评选活动，可以仿照省级评比办法在网上进行，也可以采用传统的纸质文本评比办法。

4.市级评比结果经公示无异议后，市教研员通知参加省级论文评比的教师，请他们通过自己的“省师训平台账号”将论文、承诺书（照片形式）及相关文档上传到省“评比管理平台”。

5．请市教研员在9月30日前将本市推荐参与省级评比的《2018年浙江省教学论文评比参评目录》、教师论文和承诺书（照片形式）及相关文档通过“评比管理平台”推送给省教研员。

6．省教研员组织专家网络评审，并公示评比结果。

四、送评论文名额分配

杭州、宁波、温州、嘉兴、湖州、绍兴、金华、衢州、台州、丽水每市8篇，舟山5篇，义乌2篇，杭外1篇，浙师大附中1篇。

省教研室

2018年2月24日

附件

化学教学论文格式

正文标题中文

张

三

李四六

王五七*（单位名称

地区邮政编号）

摘要

内容。

关键词

药物血浆蛋白

许多药物与一些内源物质类似，可以高亲和性地与血浆蛋白可逆性地结合。这种结合可以延长药物分子在血液中的寿命，但同时也减少了具有药理活性的游离药物分子的浓度。与蛋白质结合可以起到“缓释”作用，这对于那些在血浆中溶解度非常低的药物尤为重要。1 HSA的结构

关于HSA结构的最早描述，出现于1960年[1]，在没有关于氨基酸序列信息的情况下，Förster提出了白蛋白由四个功能域（domain）组成，它们通过重排产生一系列结合位点。

1.1 药物－白蛋白结合部位

1981年，Klaus J.Fehske[8]指出，药物在HSA上的结合部位有三个：(1)吲哚及苯二氮卓结合部位，亦称为部位II；(2)华法令及阿扎丙宗结合部位，亦称为部位I；(3)洋地黄毒甙结合部位，亦称为结合部位III。通过对HSA特定部位的氨基酸进行修饰，研究其与药物的结合情况，或者通过各种途径将HSA水解，研究所得片断与药物的结合情况，人们对以上三个结合部位的氨基酸组成有过一些推测，但由于缺乏HSA三维结构信息而无法确定它们的确切氨基酸组成及空间结构。1.1.1标准

根据国家标准,本研究采用了…….表1 一些药物与血浆蛋白的结合位点数及结合常数[1222] 药物酮洛芬西米替丁

图1 页面设置如下

蛋白 HSA HSA

Tab.1 n1 K1 3.5 4

3.8106 630

n2 14

研究方法超滤法

5104 圆二色性法

图2 段落设置如下

参考文献

5.电子公文报送系统功能研究(浙江档案) 篇五

浙江事业单位公文写作：公文格式规范

（一）公文格式规范(一)

【导语】下面为大家介绍通告、通知、通报、报告、请示等常用公文的写作的格式与特点。下面首先介绍常用公文通告与通知。

一、通告

(一)通告的分类

1.周知性通告突出周知性，政府机关、团体、企事业单位均可使用。

2.规定性通告突出规定性，只限行政领导机关或者机关单位领导部门使用。(二)通告的写作

1.规定性通告的标题通常要写明事由、文种，重要的通告还要写明发文机关。

2.通告的正文通常由通告缘由、通告事项、通告结语组成。

——通告缘由通常用“为了„„，根据„„，特通告如下”的句式写明发布通告的目的、依据和原因;也有些针对存在问题作出相应规定的通告，开头简要说明存在问题的情况、严重性和紧迫感，再引出下文。

——通告事项是正文的主体，写明需要大家知道或者遵守的事项，要写得具体明确，简洁明白。周知性通告的事项通常比较单一，篇幅很简短;规定性通告一般都分条写明应当遵守的有关事项。

——通告常用“特此通告”作结语。有的通告事项写完即结束全文，也可不再写结语。有的也以提出希望或执行要求作结。

3.无论是张贴的或者登报的通告，落款处都应写明发文单位和成文日期。

4.内容简单的通告常采用篇段合一式结构，内容稍多的通告则常用总分条文式结构。

5.注意通告与公告的区别。

二、通知

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(一)通知的特点和用途

1.应用广泛，使用频率高。一切机关、单位、团体都可以用通知来告知、传达某种意向或事项。

2.有一定的权威性。大多数通知对受文对象总是有所要求，总是提出了需要执行或办理的事项，有一定的指挥、指导作用。

3.有明显的时效性。

通知可用来处理以下事项：批转下级机关、单位的公文;转发上级机关的公文：转发同级机关的公文;转发不相隶属机关、单位的公文;发布行政规章和管理规章：传达要求下级办理或执行的事项;传达需要有关单位周知的事项。任免和聘用有关人员。

(二)通知的分类

1.布置工作的通知即工作通知。

2.召开会议的通知即会议通知。

3.批转、转发有关文件和发布规章、管理规章的通知上级机关转发下级的文件，可用批转性通知;下级机关照转上级文件、同级或不相隶属的机关之间照转文件，均可用转发性通知。

4.任免通知用于任免、聘用有关人员。

5.公布某些专门事项的通知即事项通知。这类通知主要起知照性作用，设置机构、启用印章、更正文件、迁址办公等等专门事项，均用这类通知。

(三)通知的基本结构和写法

各类通知均可按以下结构来组织全文。

1.标题除极简单的事情，标题可只写“XX通知”(如会议通知、停电通知)外，一般说来，应在“通知”前加上发文机关名称和事由。

2.主送机关指受文单位名称和个人称谓。该写的受文单位和个人不要遗漏，以免误事。

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3.正文是通知的主要内容。起草时要交代清楚发文的原因、意图和目的，通知的什么事情，有哪些具体要求和意见，受文单位应如何办理。

正文的结构大体说来，可以有三种写法：

总分条文式引言之后将通知事项分为几点，用顺序号分条拟写，这样写的好处是条理清楚，一目了然。

归纳式按接性质将正文分为几大部分，如原因、要求、具体措施等等，每一部分集中说明一方面的事情，使受文者易于掌握和遵照办理。

篇段合一式有些内容简单的通知，正文不再分条分部分，通篇就是一段话甚至一句话。

4.落款在正文右下方注明发文机关和成文日期。(四)撰写各类通知的注意事项

1.工作通知这类通知的正文包括通知缘由、通知事项、通知要求。它通常采用总分条文式结构。

例如：

四川省人民政府关于深入开展农田水利基本区设的通知各市、州、县人民政府，各地区行署，省政府各部门：

9月18日，国务院召开了全国农田水利基本建设电视电话会议;9月上旬，省委、省政府在巴中地区通江县召开了全省农田水利基本建设工作会议。为了认真贯彻落实好这两次会议的精神，在今冬明春更大规模地掀起农田水利基本建设的高潮，为明年抗灾夺丰收打下坚实的基础，特作如下通知。

一、深化认识。„„

二、明确任务。„„

三、突出重点。„„

四、发动群众。„„

五、增加投入。„„

六、确保质量。„„

七、加强领导。各地要切实加强对农田水利基本建设的领导，政府主要领导要亲自抓，分管领导要具体抓，“一班人”要共同抓。要精心组织，周密部署，明确任务，制定措施，落实责任。各级领导要改进工作作风，深入第一线，带头参加义务劳动，开展调查研究，及时发现和解决问题。要继续

http://zj.offcn.com/html/shiyedanwei/

在全省范围内开展“李冰杯”农田水利基本建设竞赛活动，实行以奖代补的激励机制。各级各部门要主动配合，积极参与，搞好服务，打好总体战。

一九九六年九月二十四日

(印章)

(1)通知缘由这部分组成了通知的引言部分。或介绍背景，概述情况，分析形势;或肯定成绩，指出问题;或说明依据，阐明发通知的目的、意义或指导思想：或上述内容综合说明、阐述。

总之，要尽可能在这部分显示文章的主旨，表明通知的思路。

多数工作通知采用了总分思路，常常开门见山地在通知缘由部分揭示全文主旨。如上文。

少数工作通知也采用了递进思路。一种是针对存在严重问题说明情况，分析存在问题的原因和严重危害性，进而在此基础上提出解决问题的办法的通知。这种通知引言部分一般较长，至少循提出问题—分析问题—解决问题的递进思路将引言分为了三个层次。如下面例文。

国务院办公厅关于继续深入开展严厉打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活动联合行动的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部门：

《国务院关于开展严厉打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活动联合行动的通知》(国发[2000]32号)下发以后，各地区各部门高度重视，广大人民群众积极参与，新闻单位密切配合，集中力量开展了打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活动的联合行动(以下简称打假联合行动)，有力地打击了制假售假违法犯罪分子的嚣张气焰，一些危害性大、群众反映强烈的制假售假现象在一定程度上得到遏制，取得了阶段性成果。

但是，由于历史和社会的诸多因素，假冒伪劣商品泛滥的局面还没有从根本上扭转，加之少数地区的领导干部对打假工作的重要性认识不足，地方保护主义严重，打假工作面临的形势仍然十分严峻。

国务院决定，把打假工作作为整顿和规范市场经济秩序的重要内容，在前一阶段打假联合行动的基础上，以食品、药品、农业生产资料、棉花、拼装汽车为重点，继续深入开展声势浩大、专群结合、扎实有效的打假专项斗争，通过对重点商品、重点市场、重点地区的专项整治，力争在年内使假冒伪劣商品泛滥的局面进一步得到扭转。各地区各部门要认真贯彻落实全国整顿和规范市场经济秩序工作会议精神，进一步提高认识，统一思想，再接再厉，把打假联合行动引向深入。

为了切实做好当前的打假工作，经国务院同意，现将有关事项通知如下：

http://zj.offcn.com/html/shiyedanwei/

一、明确分工，联合行动„„

二、地方负责，落实责任制„„

三、依法行政，严格执法„„

四、打防结合，综合治理„„

五、查处大案要素，抓好督促检查„„

打击制售假冒伪劣商品的违法犯罪活动，是整顿和规范市场经济秩序的重大举措，各地区、各部门要进一步统一思想，振奋精神，克服畏难和厌战情绪，齐心协力，重拳打假，为维护我国正常的市场经济秩序作出更大的贡献。

国务院办公厅

二○○一年五月七日

这种结构的主旨就不是在开头段即提出问题的层次摆出来，而是在解决问题的部分提出主旨(下面加点的语句)。这既是在提出问题、分析问题的基础上水到渠成地得出结论，又起到承上启下的作用，引出了下文通知事项的具体措施。

(2)通知事项这是工作通知的主要部分，要写明做什么、怎么做，即写明工作任务、原则规定、执行要求、具体措施、注意事项等。这部分通常采用条文式，大体有三种方法拟写条文。

一种是条文内容较为丰富的，常在每一条开头用一句话概括本条主要精神形成条旨句，然后围绕条旨句展开条文内容。这样写提纲挈领，观点鲜明，易于把握全文重点，理解通知精神。如上面例文就是这种写法。

一种是在第一条开头用一个名词性偏正短语(词组)提示本条内容范围。有人称其为条首句，其实它还没有形成句子而是短语(词组)。如《国务院关于进行第三次全国工业普查的通知》中，通知事项5条条文的首句分别是“普查的目的、普查的对象和主要内容、普查的进度安排、普查的费用、普查的组织与实施”。这样写条文清晰，易于把握全文内容的范围。

有的在印制通知时，常将条旨句、条首句印为黑体字，以使其更醒目。

第三种是有些条文内容比较简单的，也可不要条旨句、条首句，而是直接陈述条文内容。

(3)通知要求即通知的结语部分。以要求、希望来结束全文，是工作通知写法上的一个特点。也有的通知不写这部分，通知事项言尽文止。

2.会议通知

http://zj.offcn.com/html/shiyedanwei/

这类通知写法比较简单、灵活。

一种是通过文件传递渠道发出的会议通知，这种通知一般应写明召开会议的原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、会议及报到时间、地点、需要准备的材料等。有些通知还应写明赴会的交通路线及交通工具运营班次或接待安排，以方便远方赴会的人。应做到内容周密、语言清楚、表述准确。他也常采用总分条文式或条文式，有的在条首标明“会议议题、会议时间、会议地点、出席人员”之类。

一种是供机关、单位内部张贴或广播的周知性会议通知，这种通知正文开头可不写受文对象，在通知事项中说明出席人员。语言力求简短、明白。例如：

会议通知

经局长办公会商定，于5月20日(星期一)下午2至4时在本局第一会议室召开全局职工大会，传达市政府整顿机关作风工作会议精神，布置我局整改工作。请准时出席。

x x市人事局办公室二○○二年五月十六日

一种是传阅式会议通知，受文对象不在正文开头，常在正文之后用“此致”引出受文对象，或在通知后面附表列出出席会议人员名单，供签“知”用。这种通知也可事先印成表格式，将有关内容填入就行了。

3.批转、发布性通知这类通知应注意行文的完整性。这类通知是针对被批转、转发的文件或发布的行政规章而发的，通知成了正件，原文件或规章成了附件。正件、附件一起，组成了完整的通知。

例如：

成都市人民政府批转市计委、外经委关于鼓励外商投资我市服务贸易领域意见的通知各区(市)县人民政府

市计委、市外经委《关于鼓励外商投资我市服务贸易领域的意见》已经市政府同意，现批转给你们，请遵照执行。

二○○一年三月二十一日(印章)

《关于鼓励外商投资我市服务贸易领域的意见》(略)

http://zj.offcn.com/html/shiyedanwei/

批转、转发性通知的正文包括两个部分：转发对象和批注意见。转发对象要写明文件名称及原发文单位;批注意见要写明对所转发文件的态度、意见和执行要求。

发布行政规章、规章制度、管理规章的通知正文写祛比较简单，一般写上“现将《xx(规章或管理规章名称)》印发给你们，望认真贯彻执行”即可。有的还要写明批准、通过的依据、时间、形式或生效日期，有的简要写明规章或规章制度的基术精神和贯彻执行的原则意见。

基层机关单位层层转发上级有关文件的通知，在标题中往往会出现两个以上的“关于”和“通知”，结构显得累赘。可简化这种标题，省略掉中间转发的层层过桥，直转最上级领导机关发文标题，而正文中说明转发情况。例如：

××县粮食局转发《x x市粮食局转发<省粮食局转发[国内贸易部关于报送来信来访工作统计的通知〕的通知)的通知》的通知

可改写为《xx县粮食局转发国内贸易部关于报送来信来访工作统计的通知的通知》，就简明多了。而在正文中可以写道：“近日，我们收到了省粮食局、市粮食局转发的《xx通知》”，这样，有利于上下级关系的协调。

4.任免通知其正文写法极为规范、单一，只须简明扼要地写明任命或免职的根据和内容。有的还要写明任命、聘用的任期和待遇。制发任免通知一定要注意依法行文。

5.事项通知这类通知涉及的内容和写法都与通告、启事相似，但用法又有不同。使用时要注意，这类通知格式简单，大都篇段合一，直陈其事，简明扼要;少数内容稍多的则采用了多段式或总分条文式等结构形式。

6.电子公文报送系统功能研究(浙江档案) 篇六

魏县人民政府办公室关于建设全县党政机

关电子政务外网公文传输系统的实施意见

为进一步转变全县党政机关办公方式，提高公文传输效率，推动我县政务信息化建设，根据河北省电子政务建设规划要求，决定建设我县党政机关电子政务外网平台和电子公文传输系统，经县委、县政府同意，现提出如下实施意见：

一、主要任务

（一）建设全县党政机关电子政务外网平台

由县政府信息化办牵头负责，通过租用光纤等方式把全县各单位和各乡镇（街道）链接到县中心机房，利用现有设备实现和省、市电子政务外网互联互通，建成党政机关电子政务外网平台。各单位所有电子政务外网相关业务统一在全县电子政务外网平台上运行，已建成的电子政务外网业务系统，要逐步向县电子政务外网平台对接和迁移。严禁自行组网，对擅自组建政务外网的，县财政不予列支相关经费，避免重复投资，实现资源共享。

（二）利用电子政务外网平台开展电子公文传输系统、党政网站群等应用

重点建设电子公文传输系统，实现县、乡镇（街道）、各部门之间不涉密公文的网上传输，取代现行纸质公文收发，提高办公效率，逐步实现全县党政机关办公无纸化。依托县党政网站建设全县党政网站群，各单位网站作为县党政网站的子网站，建设统一的后台管理、统一的安全保障、统一的运维管理，提升全县网站的办站水平。

二、实施步骤

（一）准备阶段（9 月 10 日—9 月 15 日）

1.各单位、各乡镇（街道）确定本单位、乡镇负责电子政务外网建设和电子公文传输的主管领导和具体承办人员，认真填写《魏县电子公文传输系统人员登记表》，并于 20**年 9 月 15 日前，将本单位主管领导和公文收发具体承办人员的姓名、邮箱、办公电话和手机号码等报送县信息化工作办公室（县委、政府综合楼436 房间）。

2.各接入单位要在 9 月 20 日前准备好电子公文传输系统所需电脑、彩色打印机等设备。

（二）培训及试运行阶段（9 月 21 日—12 月 31 日）

1.各接入单位参加培训，由县信息化办具体负责实施，培训期间领取电子公文传输系统帐号、密码。

2.试运行电子公文传输系统，纸质文件与电子文件同步传递。按照“以电子公文为主，纸质公文为辅”的原则，县委、县政府的非涉密文件，单位上报县委、县政府的非涉密性请示文件，实行电子公文和纸质公文两种方式传递。

（三）正式运行完善阶段（20**年 1 月 1 日起）

通过改进试运行阶段出现的问题，进一步完善，确保电子公文传输系统基本稳定，各接入单位正式启用电子公文交换系统，实现公文无纸化传输。县委办公室、县政府办公室除保留归档纸质文件外，将取消对纸质文件传递，原则上不再受理单位报送的纸质非涉密性请示文件。

三、运行模式

全县电子公文传输系统采取“统一研发、统一部署、统一应用、统一维护”的运行模式。县信息化办具体负责全县电子公文传输系统的部署工作，并负责系

统的运行管理、人员培训和运行维护。各单位通过各自帐号、密码登陆电子公文传输系统，实现全县公文传输电子化。

四、保障措施

（一）强化认识，明确责任

实施电子公文传输是对现有传统办公模式的重大改革，是改进工作方式，推进政务信息化的重要措施，各部门要指定专人负责此项工作的组织实施和具体的工作人员；县信息化办负责电子公文传输系统帐号、密码、审核、发放及管理工作；各部门要积极配合线路运维公司做好光纤的接入，提前做好接入地点、操作人员、办公设备等前期工作，全力保障我县电子公文传输系统建设的顺利实施。

（二）纸电同效，安全保密

在公文传输系统平台上接收的电子公文，一律视为正式公文，与相同内容纸质公文具有同等效力，各单位在系统内制作传输的电子公文必须与签发的纸质公文内容格式保持一致。公文传输系统工作人员，必须遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》等国家相关法律法规，严格执行安全保密制度，禁止在办公业务系统中存储、处理、传输涉密公文；禁止利用电子政务网络处理与公务无关的业务；禁止将电子公文私自复制、转发、传阅。

（三）注重时效，及时沟通

7.电子公文报送系统功能研究(浙江档案) 篇七

请示适用于向上级机关请求指示、批准。

二、请示的特点

1.单一性。《党政机关公文处理工作条例》规定：“请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。”这条规定强调了请示主题单一和主送机关单一的显著特点。把握这一特点对于正确运用请示文种尤为重要。2.期复性。请示是下级机关为请求上级机关批准某一事项或解决某个问题而制发的，目的是为了得到反馈即期待上级明确表态予以答复。

3.时效性。一般来说，请示的事项是亟待明确或继续解决的问题，时效性很强，上级机关受文后应及时研究，无论同意与否，都应尽快做出批复，不宜久拖不复。否则，便会影响下级机关正常开展工作。

三、请示的分类

1.请求指示的请示。此类请示一般是政策性请示，是下级机关需请示要上级机关对原有政策规定作出明确解释，对变通处理的问题作出审查认定，对如何处理突发事件或新情况、新问题作出明确指示等请示。2.请求批准的请示。此类请示是下级机关针对某些具体事宜向上级机关请求批准的请示，主要目的是为了解决某些实际困难和具体问题。3.请求批转的请示。下级机关就某一涉及面广的事项提出处理意见和办法，需各有关方面协同办理，但按规定又不能指令平级机关或不相隶属部门办理，需上级机关审定后批转执行，这样的请示就属此类。

四、请示的写法

请示由标题、发文字号、主送机关、正文、发文机关和成文日期组成。发文字号、发文机关和成文日期写作要求与其他通用公文相同。

1.标题

有两种：一是写明发文机关、发文事由和文种;二是写明发文事由和文种，省去发文机关。

2.主送机关

请示一般只写一个主送机关。

3.正文

请示的正文，一般由请示缘由、请示事项、请示要求组成。

请示缘由：交代背景，说明请示的原因和理由，这一部分是能否得到上级机关认可批准的关键，用语要简要，说理要充分，有理有据。如果有些问题难以扼要说明，可将有关详细材料作为附件随文上报，使正文篇幅简短，主旨突出。

请示事项：就某一事项或问题提出看法、建议或处理方案。这一部分要写得

明确具体，所提解决办法要符合政策法规，实事求是，切实可行。如有两种以上

处理方案也可同时提出，但必须说明本机关的倾向性意见与理由，以供上级权衡。

4.尾语

以请求语作结，语气中肯地再次提出请求，常用“特此请示，请批复”、“妥

否，请批示”、“以上请示，请予批准”等惯用语。

请示写作要注意以下几点：一要坚持一文一事。一般来说，一份请示只能提

出一件请求指示、批准的事项，或提出一个请求解决的问题。二要逐级请示。请

示一般不得越级行文，如遇非常特殊的情况，涉及重大紧急事项，不越级就会延

误工作，或被直接上级机关搁置而又急于处理的事项，确需越级行文时，应将请

示同时抄送给越过的上级机关。三要把握必要性。请示问题，必须是工作中亟待

解决的重要问题，确有必要提出请示，理由必须充足，不要把一般化问题或矛盾

8.浅谈电子监察系统的功能意义篇八

电子监察系统将现在信息技术手段和行政工作相结合，对政府部门的事项实施情况进行电子监控，其中最为主要的有受理、承办、审核、批准办结五个环节进行了实施监控，对出现违反政府许可条件、不按程序、违规收费、超过期限等情况会自动发出警告。电子监察系统的实施创新了政府的运营机制，使得纪检部门的工作更加具体有效。

下面就来介绍一下乾元坤和电子监察系统具体的功能模块。

一、电子监察系统的主要功能

乾元坤和电子监察系统由核心软件系统、视频监控系统和行政许可外网三大部分组成，具有实时监控、预警纠错、绩效评估、信息服务四大功能。

(一)实时监控。这个功能包括两个方面:

一是运用核心软件系统与政府各行政许可部门的业务系统直接对接，自动采集每项行政许可事项办理过程的详细信息，包括受理的事项内容、承办人和申请人情况、受理与否及其理由，办理人员、步骤，承办时间、意见、结果，许可证件、收费、办结时间，以及投诉、行政复议和行政诉讼情况等等，使监察机关即时、同步、全面监控行政许可事项的实施过程。

二是在行政服务大厅和政府主要部门如工商、建设、交通、国土、公安等行政许可服务现场设置视频监控点，通过网络进行远程视频监控，实现对公务员工作作风、服务态度、在岗在位和办事效率的有效监督，并及时处理行政许可服务现场可能发生的问题。

(二)预警纠错。电子监察系统根据有关规定，预先设置每项行政许可事项的内容、法律依据、条件、程序、收费、时限等规范化要素，制定有关办法明确违反行政许可规定的具体情形及处理办法。

(三)绩效评估。制定“行政许可绩效评估量化标准”。电子监察系统设置行政许可绩效评估子系统，根据评估量化标准，对各部门、各岗位的行政效能自动进行打分、考核和分析。

(四)信息服务。电子监察系统可为群众、各级领导和监察机关自身提供多种信息服务功能。

一是系统设置统计分析子系统和综合查询子系统，可以灵活统计和查询行政许可实施的有关信息。

二是系统开设行政许可互联网站，向企业和群众提供所有行政许可事项的有关法律法规和具体办理要求等信息，提供行政许可事项电子申请表格下载功能，公布

绩效评估情况，方便群众办事和监督。

三是系统与政府领导办公决策信息服务系统连接，向市领导和各部门领导反馈行政许可的实施情况及绩效测评情况等。

四是系统与工商部门企业注册登记查询系统连接，监察机关检查和调查工作中需要查询企业法人信息时，可直接通过这一系统进行查询，为监察工作提供方便。

二、电子监察系统应用的效果

开发电子监察系统监督作用十分明显，可推动行政许可行为的依法、规范、公开和高效。

(一)政务公开可得到推行。政府可在行政许可外网和内网上，把政府各部门的行政许可事项进行公开，同时,系统使行政许可各个环节办理情况一目了然，从而实现行政许可实施过程的公开透明。

(二)办事效率可明显提高。系统的应用可有力地促进行政许可办事效率的提高。

(三)服务质量会有大的提升。

三、开发电子监察系统的意义

政府乾元坤和电子监察系统的开发应用，是适应信息化发展趋势的产物，是监察方式、监察内容、监察手段和政府运行机制的变革和创新，有利于实现“四个转变”。

(一)乾元坤和电子监察系统的开发应用是监察方式的变革，有利于行政监察由事后监察为主转变为事前、事中、事后监察相结合。

(二)乾元坤和电子监察系统的开发应用是监察内容的深化，有利于行政监察由个人行为监督为主转变为个人行为与行政程序监督并重。

(三)乾元坤和电子监察系统的开发应用是监察手段的革新，有利于监察监督由柔性转变为刚性。

(四)乾元坤和电子监察系统的开发应用是政府运行机制的创新，有利于行政许可实施由内部进行转变为公开操作。

（五）乾元坤和电子监察系统的开发应用是落实中央《建立健全教育、制度、监督并重的惩治和预防腐败体系实施纲要》和国务院《全面推进依法行政纲要》的有效举措;是优化投资环境、为企业为群众办好事办实事的创举;它为建设“法治政府”、“责任政府”、“电子政府”、“服务政府’搭建新平台;也改革和创新政府行政管理活动的模式。

总结：

9.电子公文报送系统功能研究(浙江档案) 篇九

席卷全球的信息化浪潮，在有力推动档案信息化建设的同时，也给档案工作和档案学研究带来前所未有的新课题。当信息技术把档案管理和提供利用在计算机系统中实现以后，档案形成者和利用者从形式上可以不再与档案机构和档案人员直接打交道，而是面对文档管理系统，档案机构和档案工作者转而居于系统的背后。[1]在这种情况下，档案工作者对档案机构和档案职业前景多少存在某种危机感和轻微的恐惧感。于是，我们选择了将档案管理职能向文件管理领域延伸，以此作为信息时代档案管理职能的新定位，并试图通过流程重组实现对“文件生命周期”(recordslife-cycle)的全程管理和无缝链接，通过前端控制保证“电子文件”的真实性、完整性和长期可读性。由于这种选择直接触动了档案管理和档案学研究的对象与边界，导致档案工作和档案学理论研究中涉及的相关核心概念、基本理论、角色定位和职责范畴都被不同程度地模糊化或扩大化了，因此我们不可避免地要直接面对以下几个关键问题：

(1)电子文件与电子档案的概念;

(2)档案管理的逻辑起点与管理边界;

(3)全程管理与前端控制;

(4)电子文件和电子档案的真实性;

(5)电子档案的长期可读性;

(6)双套制与单套制的选择。本文将从理论与实践的双重视野思考上述问题，并通过后续的努力，将上述问题的思考置于管理流程之中作进一步分析研究。

1电子文件与电子档案的概念区分

在我国电子档案管理的理论研究与实践工作中，普遍存在名词术语概念模糊、使用混乱的现象。术语使用的不统一、不规范严重影响我国档案管理的理论研究、实践工作以及国际交流的有效开展。其中最核心的概念———电子文件与电子档案，迄今没有明确、统一的概念区分。在理论研究中较多采用“大文件观”，将两者统称为“电子文件”而不作细分;在特定的情况下，尤其是在实际工作中，则往往根据需要自行命名与区分，存在较大的随意性。业界早已明确界定并达成共识的、最基本、最常用的“文件”与“档案”概念，在信息时代却遭遇随意使用与模糊处理，并因此而衍生出“文档”、“资料”、“记录”等概念，以便在需要时备选和使用，把原本简单明了的事情推向复杂含混的泥潭。

1.1概念区分的必要性

1.1.1理论研究的需要

统一讨论的焦点，这是顺利开展理论研究的重要前提。国际上，文件和档案在不同阶段对应的术语主要有documents、records、archives。这三个术语应该如何翻译，我国档案界也尚未统一意见，其中最大的问题在于对records的翻译。主流的观点认为应该将records翻译为“文件”，但也有学者提出应该翻为“档案”[2]，更有学者提出应该翻译成其他的术语，如“记录”[3]。事实上，records一词应该如何翻译，并不仅仅是文字使用上的差别，而是折射出我国电子档案管理理论中术语概念的模糊与混乱。正是因为我国尚未明确电子文件、电子档案的概念及其实质内涵，才导致翻译时的混乱。在我国，对于电子环境中的文件和档案，人们普遍称之为称为“电子文件”，其理由是两者的界限并不像纸质文件与档案那样清楚。[4]这种说法并不完全符合实际。尽管电子档案是由电子文件转换而来的，但是两者的内涵与外延并不相同。倘若都统称为“电子文件”，则是忽略了电子档案特有的价值形态与本质特征，不利于正确认识处于生命周期不同阶段的电子文件和电子档案的不同内涵与特征;更重要的是，将电子文件与电子档案统称为“电子文件”，在学术交流与讨论中往往会出现混乱局面，不同的研究者所讲的“电子文件”，可以根据各自的理解与需要任意指代整个生命周期的不同阶段而不作明确的区分。从理论研究的角度出发，明确区分电子文件与电子档案的概念已势在必行。只有明晰这两个基本概念及其内涵，才能统一学术研究与讨论的焦点，为理论研究和发展打下良好的基础：一方面，这有利于准确地翻译与引进国外的相关理论，更好地进行国际交流与合作，为我国的理论研究提供准确而有用的参考材料;另一方面，也有利于理清全生命周期中电子文件阶段与电子档案阶段的研究重点与相关理论，明确档案学界的研究对象与研究领域，真正建立起电子档案管理的理论体系。

1.1.2实践工作的需要

明确管理边界，这是顺利开展档案工作的重要前提。处于整个生命周期连续管理过程中不同阶段的文件和档案，其管理对象、方法及过程均有所不同。但目前我国档案界的主流思想仍持只有“电子文件”、没有“电子档案”的观念。倘若统称为“电子文件”，那么我国档案部门的工作范围与管理权限就变得模糊不清，反而给档案工作自身的发展设置了思想、观念以及行动上的障碍。从实践工作的角度出发，亟需区分电子文件与电子档案的概念。这一方面有利于档案部门在分清处于不同阶段的电子文件与电子档案的内涵、管理边界、管理方法、管理系统功能要求的情况下，更好地开展核心业务;另一方面也有利于明确档案部门拓展业务边界的努力方向。档案部门针对纸质载体开展现行文件利用的成绩和事实证明，我们的确不需要通过模糊文件与档案的概念来为拓展业务提供理论支持，因为含混的逻辑永远支持不了清晰的主张。

1.2概念明晰

尽管纸质档案与电子档案的管理大不相同，但其生命周期的特征却是相似的。因此，可以参照纸质档案管理的相关概念，对不同阶段所对应的术语进行明确区分：EDMS中流通的是电子文件，其对应的英文术语为electronicdocuments，而ERMS和数字档案馆中的均为电子档案，其对应的英文术语为electronicrecords。

2电子档案管理的逻辑起点

前端控制、全程管理的管理原则主张将档案管理的工作起点尽可能地向前延伸，从“文件形成”、“系统设计”开始，把需要和可能在“文件形成阶段”实现的要求尽量在“文件形成阶段”实现，并对“文件”的整个形成过程实行管理控制。然而在实际工作中，档案部门没办法将档案管理工作延伸到“文件形成阶段”，毕竟文件形成部门有其自身的职责范围，档案部门并没有实际的管理权限去要求、控制文件如何形成。真正意义上的全程管理不仅是档案管理，而应是类似于“大文件”管理的宏观管理，或许这样才能做到前端控制。对于电子档案管理的逻辑起点，可以参照传统档案管理的方式进行思考与确认。

2.1纸质档案管理的逻辑起点

在传统纸质环境下，档案工作的开展始于文件的归档。尽管从档案的定义及其形成的客观规律看，“归档”不是文件成为档案的必经环节，譬如一份历史档案，或许它并未经过“归档”也能成为档案;但从档案管理的实际业务流程来看，归档是档案管理工作中不可或缺的环节，它标志着文件工作的完结，管理责任与权限由业务部门转移至档案部门，也意味着对文件保存价值的认定。因此，在传统纸质档案管理中，“归档”具有相对固定的时间，是明确的文件工作逻辑结点和档案管理工作逻辑起点。需要强调的是，本文所探讨的电子档案管理逻辑起点是针对实际管理流程而言的，以“归档”作为逻辑起点，并非指归档是文件成为档案的必要条件。

2.2电子档案管理的逻辑起点

按照传统意义上的归档来理解电子政务系统中的文件归档，仅指将具有保存价值的电子文件赋予档案属性并纳入档案管理范畴的过程。[15]但由于电子文件具有与纸质文件不同的特征，如不及时、全面将文件及元数据归档，很可能会造成数据的篡改、损坏或丢失。因此，档案部门有必要将归档工作前移，这样才能实现与业务系统的无缝对接，更好地维护档案真实、完整、安全。在广东省党政机关全面推广的档案管理系统中，归档被分为预归档和正式归档两个环节。在预归档阶段，业务部门按照归档要求最大范围地将文件资料及其相关元数据进行预归档，档案部门对此进行审核、鉴定，最终对具有档案价值、符合要求的电子文件进行正式归档。经过两个环节的“归档”，可以使最终形成的电子档案更加真实、全面地反映形成机关的业务活动，更好地保证档案的原始记录性。由于电子文件具有特殊性，要维护其完整性、真实性，档案部门需要在预归档阶段对电子文件进行审查与鉴定，如不符合归档条件则退回形成部门进行补充完善，系统也会显示所缺失的要素。电子文件预归档后，档案部门对预归档的电子文件具有管理权限，因为电子文件一经预归档就被固化，不可再更改，之后的任何操作都会作为审计日志内容记录下来，档案部门需要对预归档的文件进行维护与审查。在国外的理论和实践中，都强调电子档案管理系统(ERMS)通过捕获纳入具有档案价值的信息。所谓捕获(capture)，是指将文件或数字对象纳入档案管理系统(ERMS)，设定元数据对文件进行著录并将其置于背景之中的过程，从而使文件得到长期、恰当的管理。[6]从电子文件捕获的操作范围、时间、方式来看，捕获与传统归档有所区别，捕获的对象可以是任何电子文件，而归档的对象只是具档案保存价值的电子文件，前者的`范畴大于后者，[7]且二者在实际工作中不属于线性流程关系，我们也不能笼统地把传统的归档等同于捕获。但从实质上说，文件的捕获对应于本土化的语言和管理方式也就大体相当于归档工作的预备阶段。因此，结合我国国情，并参照广东省党政机关档案管理系统建设的实际情况与成功经验，可将“预归档”看作国外的“捕获”，这样的理解更加符合我国“本土”情况，更容易将电子档案管理工作与传统档案管理工作相对应，便于明晰归档或捕获是电子档案管理工作的逻辑起点。对电子档案管理而言，其实际工作的逻辑起点与传统纸质档案管理一致，只有文件业务和管理的相关工作结束，作为文件归宿的档案管理工作才能正式开展。从实际管理权限来看，相比传统档案管理，虽然电子档案的归档时机有所提前，在实际工作中可表现为电子文件的预归档或捕获，但电子文件的预归档赋予档案部门审查与鉴定的权力，正式归档则是赋予其保存与维护的职责，因此，归档意味着文件工作的结束，也标志着档案工作的开始。

2.3明晰逻辑起点

无论是纸质档案还是电子档案，档案管理工作都是从档案部门获得实际管理权限开始的。实际中若没有相应权限，管理工作就无从开展，如把档案管理前伸到文件形成及其信息系统的设计阶段，在事实上是难以做到的。在电子政务系统中，档案部门的工作从文件预归档开始，文件在办公自动化系统(OA系统)中形成和办理之后，及时将其进行预归档或及时捕获，至此，档案部门对电子文件有了实实在在的管理权限，即便这些文件还未经过正式归档，档案工作实际已经由此展开。综上，电子政务系统中的归档可分为预归档和正式归档两部分，而结合我国实际情况，可将预归档看作国外所提出的“捕获”。与纸质档案管理相对应，档案部门从文件预归档环节开始就对其具有实际管理权限与责任，管理工作就此展开，文件工作也就此结束，因此，电子档案管理的逻辑起点仍是归档或捕获。

3全程管理与前端控制的理论反思

全程管理与前端控制已经成为业界普遍提倡和认同的原则和理论，特别是前端控制理论，更被称为“电子文件时代的新思维”。[8]“全程管理原则是指对电子文件从其产生、流转到永久保存或销毁的整个生命周期进行全过程的管理，形成一套无缝衔接、系统完整的管理链条”。“前端控制是指为了确保电子文件的完整齐全、真实可靠，档案部门和档案工作者应该在电子文件生成之初(甚至是电子文件管理系统设计之初)就对电子文件进行前期的监督与控制”。[9]

3.1全程管理与前端控制理论的不合理之处

3.1.1现实中的尴尬

无论全程管理还是前端控制，都是从档案部门的角度出发，强调要从形成阶段开始对电子文件的整个生命周期实行管理。然而，这两个理论在现实中存在一定的矛盾与尴尬：如果实现了对整个生命周期的管理，那么是将档案部门视为全过程的管理者，此时并不需要强调所谓的“前端”与“后端”，因为它们都被档案部门共同规划和管理着，应该受到同等的重视;而如果强调前端控制，则是将档案部门视为后端的管理者，在这种情况下，档案部门对前端的管理在实际上难以实现。因此，这两个理论不仅本身就存在逻辑关系上的矛盾，而且在实践中也存在难以实现的尴尬。

3.1.2实践中的不可行

InterPARES项目的主持人露西安娜杜兰蒂教授在第十七届国际档案大会上指出，在从电子文件到电子档案的整个生命周期中，文件的形成者和档案的保管员共享管理者的角色和职责。[10]也就是说，在实践中，文件的形成者与档案的保管者各有分工、各有权职，双方在实践中并不存在谁领导谁，或者谁管理谁的情况，而是作为不同阶段的管理者，分别承担从电子文件到电子档案这一完整生命周期的管理责任。对于我国的机关档案室而言，它的工作前接文件形成部门，后接档案馆，正处于整个生命周期的“中端”。一般而言，我国机关档案室与业务部门之间是平等的业务流程和业务支持的关系，并不存在领导关系，因此档案室无权对前端的业务部门进行管理;机关档案室与档案馆之间也只有业务交接关系，无权对档案馆工作进行干预。因此，机关档案室无法实现前端控制，更无法做到全程管理，应该认清自身在整个生命周期中的枢纽地位，充分发挥“承前启后”的作用。只有各司其职，才能保证电子文件和电子档案管理全过程流畅、规范、安全。因此，在实践工作中，档案部门的职责应该是负责电子档案的管理与保存，并从整体出发，积极关注与参与相关工作，而不可能做到针对电子文件的“前端控制”，或担负起电子文件和电子档案全生命周期的“全程管理”。

3.2机关档案室在全生命周期管理中的定位

从理论和实践上看，档案部门都无法做到全程管理与前端控制，档案部门的职责是保证归档文件真实、可靠、完整、可用。机关档案室既是电子政务建设的组成部分，也是数字档案馆接收永久电子档案的直接来源，处于整个生命周期“中端”位置的它，更应该具有手明晰的定位。

3.2.1建立极具包容性的档案管理系统

对电子档案管理系统而言，与业务信息系统之间的接口是保证电子文件归档原始性的关键，只有最大限度地接收并保存形成单位所移交的文件，才能保证后续的档案管理工作正常开展，更好地发挥档案部门的作用。因此，机关档案室应建立极具包容性的档案管理系统，接收并保存前端形成的电子文件，并保证其真实性、可靠性、完整性和可用性。

3.2.2开展专业的档案管理工作

机关档案室的工作包含两个方面：一是要提供多途径的档案检索与利用服务，为机关管理和机关职能活动提供必要的档案信息支持，同时也要充分发挥专业优势，为本单位的信息化建设提出专业性的档案管理需求与意见;二是要向档案馆移交长期保存的电子档案，确保移交档案的完整性与档案管理的连续性，为档案馆工作提供必要的基础支撑。此外，当下我国的数字档案馆建设还处在起步阶段，机关档案室作为档案信息化的先行者，可以为数字档案馆的建设提供有用的实践经验与参考实例，促进数字档案馆建设工作的顺利开展。因此，对于机关档案室而言，其工作具有十分重要的枢纽作用，更应该明确自身的工作定位，确保从电子文件与电子档案管理的连续性。

3.2.3积极关注全过程管理

正如露西安娜杜兰蒂教授所强调的：随着InterPARES研究的深入，将继续证明这样一种观点———不采取全程管理的眼光，就不可能保管电子档案。[11]而早在国际档案理事会发布的电子档案管理指南中，也指出档案部门在电子文件、电子档案全生命周期中职责的有限性。[12]对此，我们的理解是：全程管理是一个多部门分工协作的过程，档案部门作为其中的一个重要角色应该具备整体的眼光，为全过程管理提出相应的意见与建议，积极参与电子文件相关管理规范、标准等的制定，做到“全程关注”。具体来说，机关档案室可根据档案管理的业务需求，为前端文件形成部门提出工作建议，为本单位的信息化建设提供参考意见，并为档案馆积累和输送档案。

4电子档案的真实性问题

电子档案的真实性是档案部门尤为关注的核心问题之一。电子形式载体与传统载体的巨大差异使得信息记录难以具有传统载体的稳定性和固化性，对于以维护档案原始记录性为使命的档案部门而言，这无疑带来了新的管理问题。在实际工作中，机关档案室担负着接收和整理电子文件的重要职责。在电子文件转化成为电子档案的过程中，机关档案室在保障电子文件和电子档案真实性中的作用和责任是重要而有限的。

4.1真实性的内涵

在国际上，以InterPARES项目为代表，围绕电子档案的“真实性”问题做了许多研究，对于Inter-PARES词典中“真实性”(authenticity)这一概念的定义，[13]笔者的理解是：指一份记录作为档案的可信赖性，即档案与它在文件阶段形成时的原始状态一致，没有被篡改或误用。这一理解中的“真实性”是针对档案而言的，这也与我国档案管理工作的权限与职责相符，即维护档案的原始记录性。在我国的研究中，则将“真实性”需求划分为两个方面：一是文件在形成过程中的真实，即一份文件客观反映和真实记录了机构业务活动;二是文件在形成之后的真实，表现为文件(档案)在业务活动结束之后的生命周期里未被更改，仍然保持产生时的本来面貌。[14]对应上述概念，真实性要求可分两个部分：一是形成的电子文件在移交到档案保管者那里之前是真实的，即文件的真实性，包括两层含义———文件未被篡改、损坏，以及文件内容真实性即文件所记录的内容是真实、客观的;二是对被移交到保管者那里的电子档案的真实性，在实际工作中表现为文件在业务结束被归档后，仍保持其原始面貌，即对文件真实性的维护。

4.2真实性保障的内在要求

我国研究中“真实性”所包含的两方面要求实则对应了文件形成部门与档案部门不同的管理职责。对于文件的真实性及文件内容真实性的保证，关键取决于文件形成部门，而非档案部门;对于文件原始面貌的维护才是档案部门应有的职责。保障和延续电子文件真实性的任务是由文件形成部门和档案部门共同承担的，其中，文件形成部门起决定性作用，档案部门则对“真实性”进行拷贝与维护。(1)形成部门决定文件真实性。首先，文件在生成和办理过程中是否被篡改或破坏，是前端文件形成甚至系统设计与维护的工作，并不是由档案部门决定的，档案部门负责保障归档后的文件不被篡改或破坏，而不能保证文件在形成过程中没有遭受损坏。其次，文件的内容与客观事实是否相符，更应由文件形成单位负责，绝非档案部门可以决定。如果形成单位都无法证明形成的文件是否与客观工作、事实相符，档案部门更加无法去探究前端系统中文件的可信度。因此，文件形成单位负责保证文件形成过程的真实性，档案部门不应该也无法干预这个过程。也就是说，形成单位给了档案部门怎样的文件，原则上档案部门的职责就是尽最大可能地保存其原始状态，不会因为文件的真实性有一点瑕疵而不予归档保存。形成单位提交的档案是真实的，档案部门得收，即便提交文件的内容不是完全真实的，档案部门也得保存其原始状态，因为这种不真实的电子文件依然是业务工作的真实记录。(2)档案部门维护档案真实性。虽然文件的真实性不由档案部门决定，但文件一经归档成为档案后，档案部门就有义务与责任保证归档后文件(即档案)的真实性，如在管理过程中出现档案被篡改或误用的情况，档案部门就需对此负责。从对In-terPARES项目“真实性”定义的理解出发，针对档案真实性，档案部门需要防止归档后的档案被篡改或误用，保证档案的原始状态，以维护其真实性。由此可知，拷贝电子文件的真实性，并尽最大可能为电子档案的保存提供合适的环境，维护电子档案的原始性与真实性才是档案部门的职责所在。此外，档案部门应对前端文件形成部门给予相对充分的信任，因为不仅仅只有档案需要“真实性”，文件形成单位的工作开展也同样需依赖文件的真实属性。

4.3档案部门对真实性的管理职责

总的来说，档案部门的责任在于固守档案的本质属性，维护电子档案的真实性，而非保证电子文件的真实性。并且要明确，不仅应在保存过程中维护档案真实性，还应在为用户提供检索利用时对真实性进行维护。因此，档案部门的职责实际与传统档案管理相一致：第一，在文件归档时验证其真实性，尤其是对元数据的完整性和合规性情况进行鉴定;第二，建立包容性极强的档案管理系统，以更好地在文件归档和档案移交时实现真实性的对接与拷贝，以包容性管理来维护归档文件的原始性，从而最大程度地保证归档文件的真实性;第三，在未来的保存、迁移、利用中持续地维护电子档案的原始性、真实性。

5电子档案的长期保存问题

电子档案的长期保存是档案部门和档案学界共同关注的重要问题之一。

5.1研究概况及其逻辑根源从档案学界的研究情况看，电子档案长期保存研究希望解决的关键问题是保证电子档案具有长期的真实性和可读性。电子档案载体技术的天然特性给长期真实性和可读性带来了与纸质载体全然不同的管理障碍，主要表现在对设备的依赖性、信息与载体可分离性、易更改性等方面[15]。以此为出发点，国内外围绕这一问题开展了较多研究，其中，从我国的具体研究主题看，现有的相关研究主要从电子档案长期保存中涉及的保存策略[16-17]、格式要求[18]、合作机制[19]、标准体系[20]、技术方案[21-22]等方面展开，同时也不乏对国外研究与实践的介绍[23-24]，以及特殊形式档案信息资源长期保存问题的研究[25]。在上述研究中，目前已经形成仿真、封装、迁移、开放性描述等一系列共识性的管理策略。从总体而言，国内外档案学界对该问题的研究基本都可概括为“策略性”研究。这一研究的根源在于，使电子档案具有长期的真实性和可读性。然而深入分析这一问题的研究特点，我们可以发现，在电子档案的长期保存问题中，档案学界与档案部门实际上具有一定的职责侧重和特定的角色定位。

5.2反思档案管理工作原则在传统的和电子化的档案管理中，我们可以总结出档案管理工作的固有原则，这些原则主要体现在两个方面：一是电子档案的长期保存问题并非档案界可以独立解决的，档案部门应当突出自身的专业特色与核心职责;二是档案部门在电子档案的长期保存中，应该对电子档案的真实性、可读性实行维护性的管理。具体而言，在电子档案长期保存策略之中，仿真、封装、迁移等措施的根本性技术是由计算机技术研发领域提出、攻关和实现的，档案界则是通过对这些技术进行分析、选择和应用，来构建电子档案长期保存的适用策略，从而实现电子档案的长期保存。其中，档案界的角色是技术的选用者以及策略的研究、制定和实施者，而非关键技术的主要研发者，因此档案界对电子档案长期保存的贡献主要在于管理策略。以纸质条件为参照，我们同样可以发现相似的角色定位。在纸质档案的长期保存中，为了保证纸质档案具有长期真实性和可读性，档案部门采取的措施主要包括档案实体的物理管控以及档案文献修复工作，其目的是保证档案不被篡改、信息内容可读和档案实体存续。从根本上而言，档案部门无法决定纸张的使用寿命，因为这最终取决于造纸技术;档案部门也无法决定档案形成机构的纸张选择，因为这取决于档案形成部门业务活动的需要。在纸质档案的长期保存中，档案部门的角色与职责是在获取档案的管理权限之后，将档案放置在一定条件下进行维护性管理，其根本目标并非“绝对永久”地保存档案实体，而是通过管理性、技术性策略，尽可能地延长档案实体保存时限，使档案能够尽可能长久地为社会提供利用服务。因此，从时间和空间上看，档案部门对纸质档案长期保存的管理职责具有相对独立性，与业务部门、技术研发者之间存在明确的角色区分。电子档案的长期保存与上述情况具有本质上的相似性，在社会技术的发展中，档案部门应该以相对稳定的管理职责与管理方式来应对社会活动方式的多元化趋势，因此档案学界和档案部门都应该找到并明确档案长期保存工作的核心价值与角色定位，从而以具有学科特色的管理体系来完善实际工作。在近年国外与国际性的实践中，同样体现着这样的逻辑关系与工作原则：(1)OAIS参考模型。OAIS参考模型的制定者是美国空间数据系统咨询委员会(CCSDS)，美国的ERA、英国的Cedars、加拿大的ADRI等项目都以该参考模型为电子档案长期保存研究和开发的基础。[26]档案界等保管领域并未研发出这一根本性的架构模型，而是对OAIS模型进行分析与应用，是制定管理策略的重要依据。基于OAIS的长期保存管理模式又体现着维护性的管理思想，比如OAIS模型提倡通过档案信息包进行长期保存，而使用发布信息包向利用者提供档案利用，从而保证档案信息包的安全、稳定。(2)Inter-PARES研究项目。InterPARES项目的开展离不开其他学科领域的参与和支持，在电子档案真实性维护与长期保存的研究过程中，该项目吸纳了来自法律、历史、计算机技术与工程、信息科学及化学等多学科的专家学者为其提供专业领域的智力与技术支持。[27]档案界从其他学科领域提供的专业知识中，选用与管理目标相契合的技术和方法，明确管理取向与管理需求，制定管理策略。(3)美国NARA云归档计划。美国NARA2014-财年的战略规划明确将云环境下形成和使用的档案纳入管理范畴。针对这些档案，主张研究和推进“云归档”及相关的保存策略。[28]这也反映了“维护性”的管理思想———提倡档案部门在尊重档案形成机构活动方式的前提下，以固有的档案管理原则与方法为基础，形成对前端活动方式具有适应性和包容性的管理策略，保证从既有活动交流方式中形成、固化的档案材料得到及时、有效管理。

5.3对电子档案长期保存实行维护性管理

从工作性质上看，电子档案的长期保存无疑属于档案部门的工作职责范畴;然而从更深层的内在需求上看，其工作效果却并非仅仅取决于档案部门。档案部门在电子档案的长期保存中具有相对独立的工作职责与角色定位，这不仅根植于档案工作的核心价值，也是社会分工专业化的发展需求所致。因此，在电子档案的长期保存问题中，档案部门应进一步反思自身的根本价值、固有原则、社会意义与实际边界，档案学界则应以此为基础继续开展更具专业意义的理论性与应用性研究。

6电子档案管理的双套制现状与单轨化趋势

电子档案与纸质档案的双套制归档与双轨制管理是社会发展迈向信息化时代初期的普遍做法，在主流信息载体从纸质向电子更替的过渡性时期，双套制与双轨制为档案管理提供了一种有效的解决方式。然而随着技术发展与社会活动方式变化，双套制与双轨制则显现出了一定的不适应性。

6.1双套制与双轨制面临的挑战

在档案信息化建设中，“双套制”指文件归档后纸质版本与电子版本共存，或称“双套归档”;[29]目前档案学界对“双轨制”的定义可以总结为，在文件形成、流转的全过程中，电子形式与纸质形式始终共存，这实际也意味着在文件流转的终端，也将以“双套制”进行归档，在档案管理的过程中也仍然按照“双套”执行管理，因此双轨制既是文件管理的“双轨”，也是档案管理的“双轨”。一般认为，双套制和双轨制的优势在于，对电子形式而言安全可靠，对纸质形式则便于查询利用、整合共享，二者形成互补的效果。[30]这也是双套制与双轨制得到广泛应用的内在原因。尽管如此，随着计算机技术的发展和普及，社会对于以电子形式为载体的活动方式越发适应和依赖，纸质形式逐渐成为电子形式的一种“硬拷贝”(hardcopy)，双套制与双轨制从以往以纸质为主转变成为以电子为主，这就使得双套制的管理方式产生了一定的弊端：(1)资源浪费。从调研中发现，实际工作中许多单位往往会在文件阶段以电子形式形成和流转，到归档时就将电子形式的文件打印成纸质硬拷贝，再将电子版与纸质版同时归档，在档案管理过程中，需对两个版本同时进行维护;而在档案部门进行档案数字化建设时，往往由于电子版本管理不善或未予归档，而又要将纸质档案统一进行扫描，形成电子档案。在这一反复处理的过程中，实际对资源造成了不小的浪费。由于电子档案的管理不善，同时造成重复劳动和存储空间的浪费，而在电子—纸质—电子的转换过程中，期间又经历了并不必要的纸质形式阶段，直接导致纸张资源浪费，也对档案管理人员造成了更大的工作负担。因此，如果能够完善电子形式的管理手段，就能避免出现上述资源浪费的问题。(2)对档案原始性与完整性的管理失效。双套制与双轨制在管理效果上无法实现对档案真实性与完整性的有效管理。对于以电子形式形成、流转的原生电子档案而言，通过打印硬拷贝归档，实际造成了背景信息(context)的损失———无法有效保留支撑电子档案真实性、完整性的元数据。如此一来，后续对于纸质版本档案的管理，其客体对象都是原始性已经损耗的档案，这种纸质版本仅承载了档案的信息内容。对于原生电子档案而言，只有同质归档管理才能最大限度地一并保存其重要修改记录和相应的元数据，也才能最大限度地保护档案的原始性与完整性。从管理流程而言，采用完整的同质流程对电子档案进行收集、保管、利用、传输和移交，是对电子档案原始性和完整性的连续性管理。因此，对于以原生电子档案为主且具备一定条件的单位或领域而言，电子档案管理单套制和单轨制是更具适应性和有效性的管理方式。

6.2双套制与双轨制的根源分析与转变需求

双套制与双轨制的广泛推行，从其根源上而言，可以说是出于对电子形式载体原始性、稳定性的不信任，因而对电子档案采取相对谨慎的管理方式。在信息化建设早期，由于电子形式载体管理技术尚未成熟，电子档案瞬间丢失、无法找回，或篡改不可溯的现象比比皆是，相较之下，纸张的稳定性与可控性远远优于当时的电子形式载体，并且纸张的使用为人们所熟悉和信任，因此，双套制和双轨制成为档案管理中的通用方式。在后续研究中，学者们对电子档案的“原始性”问题展开了研究，提倡以“真实性”、“可靠性”等概念对纸质条件下的“原始性”进行拆解诠释，以此取代传统的“原始性”观念。[31]随着对电子档案真实性问题研究的深入，目前已经形成有效的电子档案真实性问题解决思路与实施技术，电子档案管理者与使用者对于该问题的观念也正逐渐发生变化。实际上，在社会生活的其他领域，电子形式这一虚拟化的信息载体已经得到广泛应用。比如，在银行业务、证券业务、电子商务等事务中，数字化信息早已成为业务活动中的主要甚至唯一形式，社会对于这类事务几乎不存在不信任感，对电子形式予以信任在这些领域中习以为常;会计档案管理领域也正积极开展电子档案管理单轨化的推进工作，国家发改委办公厅、财政部办公厅、国家税务总局办公厅、国家档案局办公室于12月向多市、多单位发布通知(发改办高技[]3044号)，要求各单位组织开展电子发票及电子会计档案综合试点工作，据了解，相关工作已经取得一定进展和成效。可见，在以电子形式为业务活动开展主要方式的领域，其对于电子形式信息的信任度较高，也更积极推动相关技术的改造和应用，推行业务全流程电子化。对于档案管理而言，随着技术发展与社会活动方式变化，对于电子形式等虚拟载体的不信任将逐渐消退，并建立起稳定的信任感。任何主流载体都不是等到真实性能够得到完全保证，且长期保存问题得到完全解决时才得以普遍使用的，社会选用一种介质作为主流信息载体往往是出于实用主义的考虑，即满足方便、快捷、可共认等基本要求即可。这其中对于载体实际也有一定的真实性和稳定性要求，不具有真实性、稳定性的载体是无法成为主流介质的。档案部门对于这种真实性和稳定性固然具有更严格的要求，然而随着电子形式日益普遍化，计算机领域也正不断完善其技术特性，从而使其更好地满足社会活动需要。因此，档案部门的专业性管理要求应该通过完善管理策略、优化管理流程、巩固管理制度、改善管理方法来实现，从循序渐进的实践中积累经验，逐步与技术部门共同建立起经过反复验证的技术管理体系与信任体系，为电子档案管理的单轨化提供支撑，从而满足原生电子档案长期真实性、完整性、易用性、可读性、安全性的要求。

6.3国际趋势———电子形式单套制归档与单轨制管理

电子档案的单套制归档与单轨制管理也正成为许多国家机构的趋势。目前，美国、澳大利亚等国家都逐渐推进电子档案的单套与单轨管理，而不再形成或接收纸质档案。(1)美国。8月24日，美国总统办公室以备忘录形式，向联邦各机关发布由管理预算办公室(OMB)和国家档案馆与档案管理局(NARA)制定的《政府档案管理指令》，其中目标1.1和1.2要求分别对电子档案和电子邮件以电子方式实行“单套制”管理：①到，联邦机关将以电子形式管理所有永久电子档案;②到，联邦机关将以可利用的电子格式管理永久及定期电子邮件档案。[32](2)澳大利亚。自7月起，澳大利亚国家档案馆持续敦促所有联邦政府机构向电子形式的档案管理转型，鼓励其以电子形式形成、管理和保管档案，并在必要时对接收的纸质文件进行数字化扫描，从而不再形成新的纸质档案。[33]上述实践都反映出同一趋势———当电子形式成为主流活动交流方式时，档案部门也应对电子档案实行适应性的全电子化管理。从上述国家的推行力度看来，这对于许多领域而言，既是必然的趋势，也是迫切的需求。6.4推动我国电子档案管理单轨化原生电子信息的规模化应用是社会发展历程中的一种“自然选择”结果，要最大程度地维护原生数字记录的原始性与凭证性价值，就要实现电子档案的单套制归档与单轨制管理，这也是档案信息化建设的目标之一。在我国，双套制与双轨制管理已经显示出一定弊端，许多领域的电子档案管理单轨化具有必然性与迫切性。要推动我国电子档案管理单轨化，首先应该建立起对电子形式虚拟载体的信任，其次应该加快完善管理策略、制度、流程和方法，在巩固自身理论和方法的同时，加强与其他领域的合作，从实践中积累经验，逐步完善法规体系，在必要领域尽早实现电子档案的单套制归档和单轨化管理。

7结语

10.房屋建设工程档案报送范围篇十

1.1 立项文件

1.1.1 项目建议书审批意见及前期工作通知书 1.1.2 项目建议书

1.1.3 可行性研究报告审批意见 1.1.4 可行性研究报告 1.1.5 立项批复 1.1.6 立项报告

1.1.7 投资（基本建设投资）项目登记证 1.1.8 专家建议文件

1.1.9 项目评估研究及调查资料

1.2 建设用地、征地、拆迁文件 1.2.1 建设用地选址申请

1.2.2 建设用地规划选址意见通知书 1.2.3 建设用地申请报告 1.2.4 建设用地批准书 1.2.5 建设用地界址图 1.2.6 拆迁安置意见 1.2.7 拆迁安置方案

1.2.8 拆迁协议

1.2.9 建设用地划拨用地文件 1.2.10 建设用地规划许可证 1.2.11 征地图

1.2.12 国有土地使用证（含宗地图）

1.3 勘察、测绘、设计及相关审批文件 1.3.1 工程地质勘察报告

1.3.2 地形测量和拨地测量成果报告

1.3.3 水文地质勘察报告、自然条件、地震情况调查 1.3.4 建设用地钉桩通知单

1.3.5 申报规划设计条件和规划条件通知书 1.3.6 方案设计审查通知书（审查意见）

1.3.7 方案设计审查批复

1.3.8 市人防办依法结合民用建筑修建防空地下室审批证明 1.3.9 建设项目环境影响报告表及审批意见 1.3.10 建设工程消防设计审查意见 1.3.11 建设工程防雷设计审核意见书 1.3.12 建设工程防雷施工批准书 1.3.13 白蚁防治合同

1.3.14 其他行政主管部门（交通、园林、市政、文物、通讯、教育、卫生等）形成的批准文件或取得的有关协议

1.3.15 人防工程施工审查意见书 1.3.16 人防工程施工图设计审查批准书 1.3.17 岩土工程勘察审查意见书 1.3.18 岩土工程勘察审查批准书

1.3.19 桩基工程施工图设计审查意见书 1.3.20 桩基工程施工图设计审查批准书 1.3.21 桩基工程施工图设计审查合格书 1.3.22 施工图设计审查意见书 1.3.23 施工图设计审查批准书 1.3.24 施工图设计审查合格书

1.4 招、投标文件

1.4.1 施工招标文件（桩基、土建、水电安装、供暖、通风、空调、装璜、幕墙、钢结构等）1.4.2 施工招标代理合同 1.4.3 施工招标代理资料 1.4.4 施工投标文件（技术标）1.4.5 施工投标文件（商务标）1.4.6 施工投标文件（经济标）1.4.7 监理招标文件 1.4.8 监理投标文件

1.4.9 勘察工程中标通知书

1.4.10 勘察工程直接发包通知书 1.4.11 勘察工程中标合同备案表 1.4.12 工程设计中标通知书

1.4.13 工程设计直接发包通知书 1.4.14 工程设计中标合同备案表 1.4.15 施工中标通知书

1.4.16 施工直接发包通知书 1.4.17 施工中标合同备案表 1.4.18 监理中标通知书

1.4.19 监理直接发包通知书 1.4.20 监理中标合同备案表 1.4.21 勘察合同

1.4.22 设计合同

1.4.23 施工合同（含桩基、土建、水、电安装、供暖、通风、空调、装潢、幕墙、钢结构等）1.4.24 监理委托合同

1.4.25 其他合同（供电、供水、电信、电讯、燃气、有线电视等）

1.5 开工审批文件

1.5.1 建设工程列入计划的申报文件

1.5.2 建设项目列入计划的批复文件（或计划项目表）1.5.3 建设工程规划许可证及附件 1.5.4 放线通知单 1.5.5 放线图

1.5.6 建设工程施工许可证及附件 1.5.7 建设项目投资许可证 1.5.8 建设工程审计证明

1.5.9 交纳绿化建设费用等证明 1.5.10 工程质量监督申报书

1.5.11 建设工程安全监督申报表

1.6 项目管理机构

1.6.1 建设单位项目管理机构及组成人员名单 1.6.2 施工单位项目管理机构及组成人员名单 1.6.3 监理单位项目管理机构及组成人员名单监理文件

2.1 监理规划

2.2 监理实施细则 2.3 旁站监理方案 2.4 监理月报

2.5 监理会议纪要 2.6 工程开工审批表 2.7 工程暂停通知

2.8 工程复工审批表 2.9 不合格项目通知

2.10 质量事故报告、处理意见及处理记录 2.11 工程延期报告及审批表

2.12 监理工程师联系单、指令单、工序报验单等 2.13 合同变更材料

2.14 监理工作总结

2.15 监理预验收质量评估报告施工阶段文件

3.1 桩基部分

3.1.1 桩基工程施工、技术管理资料 3.1.2 桩基工程质量控制资料 3.1.3 桩基施工记录

3.1.4 桩基子分部工程质量验收资料

3.1.5 桩基（地基处理）子分部工程质量验收报告 3.1.6 桩竣工图

3.1.7 基桩质量检测报告(低应变)3.1.8 基桩质量检测报告(高应变)3.1.9 基桩质量检测报告(静载)3.2 土建部分

3.2.1 施工、技术管理资料 1 工程概况工程项目施工管理人员名单 3 施工现场质量管理检查记录 4 施工方案报审表及施工组织设计 5 开工报告竣工报告混凝土配合比通知单 8 砂浆配合比通知单 3.2.2 工程质量控制资料图纸会审、设计变更、洽商记录汇总表 2 图纸会审、设计变更洽商记录 3 设计交底记录工程定位测量、放线验收记录

3.2.3 原材料出厂合格证书及进场检（试）验报告 1 钢材合格证和复试报告汇总表及附件水泥出厂合格证、复试报告汇总表及附件砖（砌块）出厂合格证或实验报告汇总表及附件混凝土外加剂（其他材料）产品合格证、出厂检验报告和复验报告汇总表及附件 5 防水和保温材料合格证、复试报告汇总表及附件 6（其他）建筑材料合格证、复试报告汇总表及附件 3.2.4 施工试验报告及见证检测报告 1 混凝土试块试压报告汇总表及附件 2 砂浆强度汇总评定表及附件钢筋连接试验报、焊条（剂）合格证汇总表及附件 4 土壤试验记录汇总表及附件 3.2.5 隐蔽工程验收记录 3.2.6 施工记录 1 施工日志现场施工预应力记录地基验槽、地基处理记录混凝土（其它）构件合格证汇总表及附件

3.2.7 地基基础、主体、结构检验及抽样检测资料 1 结构实体钢筋保护层厚度检测报告 2 地基基础工程检测报告 3 结构实体尺寸偏差检测报告 4 新材料、新工艺检测报告

3.2.8 土建工程安全和功能检验资料屋面淋水、蓄水试验、建筑物垂直度、标高等检查验收记录 2 建筑物沉降观测记录 3.2.9 工程质量验收记录 1 质量验收总表部分 2 地基基础分部 3 主体结构分部装饰分部 5 屋面工程

3.3 建筑给水排水及采暖部分

3.3.1 给水排水及采暖工程验收资料给水排水及采暖施工现场质量管理记录 2 给水排水及采暖分部工程质量验收资料 3 给水排水及采暖质量控制资料核查表给水排水及采暖安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录 5 给水排水及采暖观感质量检查记录 3.3.2 质量控制资料给水排水及采暖设备、材料进场验收检查记录 2 给水排水及采暖工程管道隐蔽记录给水排水及采暖工程管道各项检查、试验与测试记录 3.3.3 工程质量验收记录给水排水及采暖分项、分部工程质量验收记录

3.4 建筑电气部分

3.4.1 建筑电气工程验收资料建筑电气施工现场质量管理记录建筑电气分部工程质量验收资料 3 建筑电气质量控制资料核查表建筑电气安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录 5 建筑电气观感质量检查记录

3.4.2 质量控制资料建筑电气设备、材料器具进场验收检查记录 2 建筑电气工程管道隐蔽记录建筑电气工程管道各项试验与测试记录 3.4.3 工程质量验收记录建筑电气分项、分部工程质量验收记录

3.5 通风与空调部分

3.5.1 分部（子分部）工程质量验收资料 1 通风与空调工程概况通风与空调工程施工现场质量管理记录 3 通风与空调分部工程质量验收资料通风与空调质量控制资料核查记录通风与空调安全及功能检验资料核查及主要功能抽查记录 6 通风与空调观感质量检查记录 3.5.2 质量控制资料原材料、设备出厂合格证及进场检（试）验报告 2 隐蔽工程验收记录各种检查、试验及测试记录 3.5.3 工程质量验收资料子分部、分项工程检验批质量验收记录

3.6 装饰部分

3.6.1 装饰工程施工、技术管理资料 1 工程概况工程中标通知书施工组织设计、施工方案审批及附件 4 技术交底记录设计交底记录、图纸会审记录 6 设计变更、洽商记录及附件 7 工程观感质量检查记录工程质量控制资料和主要功能检测报告、检查表 3.6.2 装饰工程质量控制资料材料质量证明书及进口材料商检报告 2 检验报告及复验报告施工安装质量隐蔽验收记录

3.6.3 装饰子分部工程质量验收资料装饰工程子分部、分项工程质量验收记录

3.7 钢结构部分

3.7.1 钢结构施工、技术管理资料 1 钢结构工程概况图纸会审、设计变更、洽商记录汇总及附件 3 施工组织设计、施工方案审批及附件 4 技术交底记录 5 施工记录焊工合格证汇总表钢结构工程质量控制资料检查表有关安全及功能检验和见证检测项目检查记录 9 钢结构工程观感质量检查记录 3.7.2 钢结构工程质量控制资料原材料、成品质量合格证明和检验、检测报告 2 钢构件合格证和进场验收记录 3 检查记录

3.7.3 钢结构工程质量验收资料钢结构子分部、分项工程质量验收记录 3.8 幕墙部分

3.8.1 幕墙工程施工、技术管理资料 1 建筑幕墙工程概况 2 幕墙工程中标通知书施工组织设计、施工方案审批及附件 4 技术交底记录设计交底记录、图纸会审记录 6 设计变更、洽商记录及附件幕墙工程观感质量检查记录幕墙工程质量控制资料和主要功能检测报告、检查表 3.8.2幕墙工程质量控制资料材料质量证明书及进口材料商检报告 2 检验报告及复验报告施工安装质量隐蔽验收记录

3.8.3 幕墙子分部工程质量验收资料幕墙工程子分部、分项工程质量验收记录

3.9 电梯部分

3.9.1 电梯分部工程验收资料 1 电梯分部工程质量验收记录电梯工程质量控制资料检查记录 3 电梯工程观感质量检查记录 3.9.2 工程质量控制资料土建图纸会审、设计变更、洽商记录 2 设备开箱检验记录 3 隐蔽工程验收记录线路（设备）绝缘、接地电阻测试记录 5 负荷试验、安全装置检查记录 6 电梯运行记录电梯安全检验报告

3.9.3 电梯子分部工程验收资料电梯子分部、分项工程质量验收记录 2 电梯随机资料

3.9.4 电梯竣工验收资料电梯验收检验报告特种设备安装安全质量监督检验证书 3.10 智能化工程

3.10.1 智能化施工、技术管理资料 3.10.2 智能化施工检测、试验资料 3.10.3 智能化施工材料质量保证资料 3.10.4 智能化工程质量验收记录 3.10.5 智能化随机资料

3.11 建筑节能部分(保温专项验收资料)3.11.1 建筑节能工程质量专项验收报告 3.11.2 建筑节能隐蔽工程施工质量验收记录 3.11.3 建筑节能检验批施工质量验收记录 3.11.4 建筑节能分项施工质量验收记录 3.12 住宅工程质量逐户验收

3.12.1 住宅工程质量逐户验收汇总记录表

3.12.2 住宅工程质量逐户验收记录（公共部位）3.12.3 住宅工程质量逐户验收记录（室内）3.12.4 住宅工程质量逐户验收记录（室内层高、开间净尺寸抽测表）室外工程文件

4.1 室外安装 4.1.1 给水施工文件 4.1.2 雨水施工文件 4.1.3 污水施工文件 4.1.4 热力施工文件 4.1.5 燃气施工文件 4.1.6 电讯施工文件 4.1.7 电力施工文件 4.1.8 照明施工文件 4.1.9 电视施工文件 4.1.10 消防施工文件 4.1.11 其它施工文件 4.2 室外建筑环境

4.2.1 建筑小品施工文件 4.2.2 水景施工文件

4.2.3 道路园林绿化施工文件 4.2.4 其它施工文件竣工验收文件

5.1 竣工总结 5.2 竣工报告

5.3 竣工验收报告

5.4 单位工程竣工验收证明书 5.5 建设工程规划检验认可书 5.6 竣工测量报告

5.7 工程设计质量检查报告 5.8 监理质量评估报告 5.9 消防验收意见书

5.10（消防）电气检测报告 5.11 人防工程竣工验收证明书 5.12 室内环境检测报告 5.13 防雷检测报告

5.14 围护结构传热阻检测报告 5.15 建筑物沉降观测检测报告 5.16 建筑外窗检测报告

5.17 建设工程施工安全监督报告 5.18 白蚁防治工程竣工验收报告 5.19 环保验收意见 5.20 工程款支付证明 5.21 工程质量保修书 5.22 竣工验收备案表

5.23 工程决算及审核意见书声像档案

6.1 照片档案 6.2 录音档案 6.3 录像档案归档内容包括：

1、建设工程开工前的声像资料：包括原址、原貌及周边状况；重要建（构）筑物；拆迁情况等。