人事档案信息管理系统

人事档案信息管理系统（共15篇）

1.人事档案信息管理系统 篇一

[摘要]

高职院校管理工作中，人事档案管理工作相对其他一切管理工作而言，是重要的基础工作。当前形势下，信息化是高职院校发展中必须要面对的问题。当今社会是一个信息化的社会，几乎在所有领域，信息化已成为现代及今后发展的潮流，为顺应时代要求，人事档案工作进行信息化管理势在必行。建立网络化管理体系和人事档案数据库系统，培养专业的高素质信息化档案管理人才队伍是进行人事档案管理信息化的关键所在。

[关键词]高职院校;信息化;人事档案

在当前形势下，把信息化管理引入档案管理中是院校发展和时代进步的共同要求，为顺应信息时代潮流和教育单位人事制度发展的要求，应大力加快人事档案信息化改造，加强高职院校人事档案管理从传统领域转向信息化档案管理的改造。

2.人事档案信息管理系统 篇二

关键词：人事档案,信息化,资源管理

一、建立档案管理的信息系统

实现档案的信息化管理, 必须建立档案管理的计算机信息系统, 因此还需要提前做好以下几项工作:首先, 建立一套计算机应用条件下的档案管理流程, 并对管理流程进行细化, 对每一个操作步骤严格要求, 尽快适应档案信息管理的需要。其次, 完善管理系统的各个功能, 根据指定的工作流程, 设计相应的功能, 提高管理效率, 实现全自动化办公。最后, 为确保档案管理系统的安全, 建立完善的内部控制制度, 保证信息安全。

在电子档案使用过程中, 首先应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展, 电子档案涉及范围迅速扩展, 数量也急剧增加, 特别是计算机网络化的快速发展, 随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击, 确保电子档案的安全。其次是电子档案的真实性问题。在实际工作中, 由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统, 不能实现系统间的直接链接, 目前无法保证电子文件元数据完整归档, 多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法;储存电子档案选用的载体不耐久等原因, 影响了档案的完整性、可靠性, 从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题, 通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定, 电子档案由于没有固定的载体, 所以, 制定相应的法律认定条文就有一定的困难, 这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

二、完善管理制度, 提高工作人员的专业素养

档案管理信息化以后, 运用新的信息技术, 因此档案管理也出现了很多新的管理理论和方法, 这样在工作中就会遇到一些新的基本理论和新的问题, 主要的问题有电子档案的鉴定问题、工作人员的专业技能问题、档案管理机构职能上的变化、电子文件的管理问题、数字档案馆的建设、档案信息对外公开度的方式等等。新的工作模式虽然更为先进, 但也必然会带来新的问题, 对这些基本的理论问题必须作出科学合理的解释并解决, 在新的工作指导方针下, 建立一套完善的工作制度, 并且保证其具体实现, 这是档案管理信息化成败的关键。档案管理信息化最终的管理者还是人, 只是现在借助了现代化的设备和软件, 如果只有硬件设备, 而实际的管理者无法操作, 那么就显得毫无意义。因此, 档案管理者必须提高自身的专业素养, 具备多元化的知识背景, 适应现在管理的需要。档案管理层的知识结构对档案管理有着重要影响, 必须用现代化的知识武装每一位工作者, 所以一定要建立一支具有现代科学技术和知识的档案管理队伍。首先, 作为档案管理者, 必须掌握多元化的知识结构, 现代化的档案管理运用了很多先进的理论, 也是一些优秀科技成果的集合, 档案工作者只有不断地学习, 掌握这些先进的管理理论, 具备这种先进的管理思维。尤其是现代化的档案管理运用了很多信息技术和多媒体技术, 要求工作者掌握这些设备运用的同时, 还要有一定的计算机知识和现代数学知识。其次, 掌握专业知识和技能。主要包括档案学、档案管理学、目录学、档案自动化管理, 以及标引、检索、复制等基本技能。这些专业的知识和专业技能是每一位工作者必须具备的, 要改变以往档案管理者老弱病残的局面, 用专业的人才管理专业的档案。最后, 根据国外档案管理学的发展趋势, 档案管理工作者还需要掌握现代化的管理技术, 以及档案信息分析, 提高档案信息的服务功能。上级档案管理部门需要为管理者学习提供条件, 鼓励员工继续深造。努力打造一支知识多元化, 具备专业管理知识和技能, 同时梯队建设完善的档案管理队伍。

三、加强档案管理的安全化措施

档案信息是重要的社会资源, 同时也可能涉及到一些个人隐私和国家机密, 尤其是一些商业机密和行业档案, 很容易被一部分人利用, 因此一定要有较高的信息安全素养。信息安全素养是指在网络环境下, 管理电子文件和信息的安全意识和能力。对于很多档案资料而言, 档案的安全就是信息生命的保证, 一旦信息泄露, 那么档案的保存价值将不复存在。强化档案管理的安全措施, 提高管理人员的信息安全素养, 对于研究档案管理的安全领域和发展档案管理学有重要帮助。随着经济的快速发展, 各行各业都在出现新的档案, 而不同档案的管理要求也相差很大, 这需要管理人员在管理水平上相应提高, 深刻认识到档案管理的重要性和使命感。努力转变职能, 深化档案管理部门的服务意识, 以更新的理念面对管理工作, 强化档案管理的安全措施, 保护信息安全, 真正发挥档案资料的作用。

四、提高档案信息管理和服务的水平

建立良好的信息基础设施, 实现信息最大程度的利用是人类推进信息化进程的目标。人类在推进信息化建设的进程中, 对于档案信息化建设也具有指导意义。档案信息化是在信息技术水平不断提高的基础之上发展起来的, 所以在档案信息化建设的过程中, 也要随着信息技术的发展变化而变化, 及时地作出相应的调整。在当下, 档案管理工作中, 电子信息管理已经占有了相当重要的地位, 所以, 档案信息化的建设必须立足当前, 放眼未来, 正确解决发展中遇到的各种问题。档案管理部门也要转变观念, 不断学习, 提高自身素质, 建立有效的文件档案管理计算机信息系统, 使档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求, 为经济建设和社会发展服务。

参考文献

[1]张丽娜.人事档案信息适度公开。确保当事人知情权[J].法制与社会。2009 (6) .

[2]王馨苑.高校人事档案管理存在的问题及对策[J].网络财富.2009 (6) .

[3]朱玉媛.人事档案管理模式的变革:社会化、开放式管理[J].北京档案, 1999 (7) :20-22.

3.人事档案信息数据库系统研究 篇三

关键词：人事档案；信息数据库；注意问题

中图分类号：TP311

国家的强盛与否离不开人才，在所有资源中人力资源是首要资源，对其实施有效的管理是任何组织或企业都不可或缺的重要职能，此外人力资源管理有效性对于提高相关组织部门的竞争力有着重要作用。同时，人力资源管理的质量是决定社会的关键点，也是高校发展的核心内容。作为高等人才聚集的高校，其肩负着培育人才、创新知识及服务社会的重要使命。而我国的经济也由计划经济向市场经济转型，这样对高校人才的要求就更加严格更加高标准。高校管理的核心是人力资源管理，当代高校应该做的就是充分的挖掘出人事档案管理中的各种重要信息，并对其进行科学有效的开发及利用、实施科学的配置，务必要做到人尽其用，人尽其才，用好人才，用足人才。

1 人事档案管理信息自动化的功效

1.1 提高劳动效率与质量，同时使信息得到充分的共享

人事档案管理信息以及多媒体网络系统可以为人事管理提供完整性的人事人员信息，并可以利用网络进行资源共享，这样可以有效的减少各部门录入相同信息的问题发生，避免工作重复，而且对于人事管理中产生的新情况，相关部门可利用网络进行随时更新，并可以为需要这些信息的领导及部门提供第一时间的信息，确保所提供材料的时效性及完整度，在进行信息共享后，相关部门可以在任意角度对员工进行全面了解，打破部门领导仅能从一个方面了解员工的局限性，提高了认识的深度，扩大了认识的广度。与此同时该系统可以从根本上改善手工管理人事时出现的种种问题，使用该系统进行周期性较长的工作时，可以在短时间内完成高质量的工作。

1.2 确保为各个部门所提供的人事信息的完整性

建立健全的人事信息数据库，不但可以使我们对于所要了解人员的自然情况，自身素质以及个人特点等方面有一个综合的了解，还可以从日常生活工作及学习等方面的声音资料和影像资料有一个全面的掌握，在需要的时候能够做出及时的查询，从而达到对该人员的全面掌握的目的。例如：在现阶段的高校，在提供所需数据方面人事管理已经可以做到更加快捷更加简便，并且在此基础上，其统计功能也已经非常完善。例如：下表我们可以对所要了解人员的基本信息做到清晰明了。

性别比例年龄结构学历层次职称

综合汇总

姓名性别年龄学历职称

张**男31本科工程师

刘**女40大专会计师

张**女34大专助理工程师

通过这个简单的环节展示，对于所要了解的人员资料可以一目了然。

1.3 加强人事任免的科学性，提高识人的深度并扩大识人的广度

以往很多单位对于人事任免一般都采取文字性材料叙述或者口头汇报的形式来完成，但是随着人事档案信息数据库的建立及运行后，可以将采集到的相关干部在学习、工作中的信息及声像，并将这些声像同文字材料结合起来并利用网络及多媒体设备，将动态的影像、声音资料以及文字叙述进行融会贯通，合成为一体，最后通过投影仪将图像显示出来。这样既可以完整的表现出被任用人的自然情况也可以将其实际清苦表现出来，对被任命人的形象、气质及表达能力一览无余。从而使得领导对于任选人有一个更加生动详细的了解，可以更好的对任用人作出评价。

2 建立健全人事档案管理信息自动化的重要性

在信息高度发展的当今社会，人事档案管理已发展成社会亟待解决的问题了。首先，随着科技的快速发展，一些组织及部门都采用了先进的办公自动化设备进行办公，特别是计算机的应用及信息化的工作都取得了很大的成果，但是在实际中依然或多或少的存在一些有待解决的问题，例如：应用计算机的水平不高、人员的技能影响了设备的充分利用、相关软件开发的及时性不够、对信息资源的共享不够充足等等问题，特别是有些地方对于人事档案管理工作依然依靠纸质来进行保存及管理，对工作效率及质量产生了很大的影响。这些因素的影响都使得信息管理系统的现代化建设显得尤为重要，务必做到充分利用有效的资源，使工作效率及技术水平得到全面提高，从而达到组织工作科学性及现代化目标的实现。

3 人事档案管理系统的建立和使用需要注意的问题

3.1 整体的人事管理信息系统需要以先进的电子信息技术为依托

建立多媒体信息网络系统主要涉及技术有：数据库信息技术、多媒体信息技术、网络共享技术等。在应用人事档案管理多媒体信息系统时首先要进行人事信息数据库的建立，该系统主要包含两方面，即：文字性信息数据库、多媒体信息数据库，这一部分被视作整体信息系统的基础。另外，数据库的信息内容要丰富，要具有全面的信息，以便供应的更加广泛的信息。然而进行多媒体数据库的建立是一个难点，主要是因为数据库里所需图像和视频具有容量大、不易管理、不易快速调动的特征，如果单凭文件形式存放，在日后数据增多时，其很难满足对数据进行管理、更新、调用及存储等操作方面的需求。着眼于未来，就需要对多媒体数据库采取分布式管理，从而确保数据的应用，可以有方向的搞好数据库建设。目前形势是档案信息自动化系统仍然处于过渡时期，其关键点就是数据库的建立。国家档案信息工程的工作核心及基础内容应侧重于开发和建设数据库系统，同时这也是工程进行的主体。由于数据库的建立是一个长期的任务，因此其具体实施需要经过一个循序渐进的过程。

3.2 对于多媒体信息系统的建设应该做到有计划、分步骤、分阶段的进行

第一要建立一个基本框架，主导方向要明确，即：采集资料，并对数据进行录入、选择适合的软件、建立高速运转的网络系统等等，三方面同步进行，将信息资源的采集确定为重点并作为基础来进行。第二要在基础完成上进行系统细化，做到更加完善、提升全体应用水平，加大投入力度，使得整个系统趋于完善，能够在最大程度上满足各方面的需求。

3.3 以系统的应用为主要方向，实施全员参与的政策，从整体上提高系统的使用水平

在对人事信息系统进行运用的过程中会会涉及到许多管理部门，也会涉及到很多工作领域，其主要包含以下几方面：

人事信息系统

班子建设、人事管理、人事任免、人事档案、人事教育、人事统计、党员统计

由此可知，人事考核的主要依据就是这些信息，因此其内容与人事考核有着密切的关系。所整体系统的建立需要做到全员参加，明确职责，使采集信息明确，对各项工作的分工与权限要做到维护，使得系统的运行达到科学、有序、规范以及协调的目标。

3.4 要使用规范的应用软件

为了对信息实现进一步的共享，就必须要使用一套统一的信息系统及标准软件。国家颁发的《信息结构体系》就为人事信息标准化及共享信息确定了标准，以正确实施人员管理及机构管理的流程为原则，因为这一原其不仅标准化程度高而且规范化程度也很高，同时其权威性也很高。

4 结束语

办公自动化与信息系统的不断改进，因此对相关人员的计算机水平也提出了很高的要求，所以相关部门对使用者进行的教育培训要有计划性，要确保令他们成为办公自动化及人事信息系统真正的参与者与受益者，整体提高工作人员的业务水平及管理能力。

参考文献：

[1]姜志敏.浅谈人事档案信息数据库系统的建立和应用[J].才智，2011，22：336.

[2]周晓伟.人事档案信息管理系统开发及应用研究[D].山东大学，2008.

[3]苏国君.人事档案管理系统的设计与实现[D].华南理工大学，2012.

[4]杜玉兰.论高校人力资源管理中人事档案信息数据库的支撑功能[J].兰台世界，2011，04：63-64.

[5]张艳.人事档案信息化管理研究[D].华南理工大学，2011.

4.人事档案信息管理系统 篇四

摘 要：随着信息技术的发展、互联网的出现、新媒体的兴起，各行各业的业态发生了较大的变化，市场化进程的加深增强了人才流动性，进而催生了人才服务机构的发展。人才服务机构在人事档案管理方面受到数字化浪潮的影响，管理模式有待转变。本文旨在分析人才服务机构人事档案管理现状的基础之上，提出人才服务机构人事档案管理电子信息化建设管理意义，并提出人才服务机构人事档案电子信息化建设与管理发展方向。

关键词：人事档案管理；信息化建设；人才服务机构引言

近年来，随着社会经济的快速发展，互联网新技术的兴起，新领域的不断活跃，市场对人才的需求增强，岗位也更佳多样化，导致人才流动规模不断扩大。各地人才服务机构管理的流动人员人事档案数量也随着不断增加。据武汉市人才服务中心对全市流动人员档案调查，2014年全市现有流动人员人事档案近54万份中，因国企改制而下岗失业人员人事档案约15万份，占28%；回生源地就业及未就业应往届毕业生档案15.7万份，占29%；新经济组织和新社会组织及专业技术人员、国企代理人员18万份，占33%；出国留学、国企管理等其他人员5.3万份，占10%；据统计，近年每年转入人才服务中心的流动档案在4万份左右，转出约1万份，每年新增档案3万份。

人事档案是社会公共信息一个非常重要的组成部分，通过档案可以查实个人的工作经历、学历、专业技术技能职称、社会关系、过往奖惩等情况。无论对企业人力资源开发管理还是人们的工作生活都有重要的影响，人才服务机构做好人事档案管理工作对个人、单位以及人才资源开发都有极其重要的作用。

但是，由于人才服务机构人事档案管理的政策、手段相对滞后，流动人才人事档案现存的管理模式出现资源时效性弱、整合度不高、检索利用开发不足等问题。随着信息技术的发展、互联网的兴起，人才服务机构人事档案管理也应该顺应潮流，从侧重实物静态管理向电子信息化建设管理的动态管理迈进，从传统手工到充分利用现代化技术手段，逐步实现人事档案管理的电子信息化建设。人才服务机构人事档案管理现状分析

2.1 管理观念落后

受到市场环境因素和用人单位需求的影响和制约，人才服务机构的人事档案管理还处于粗放型的发展阶段，没有体现在人才的市场化运作之中。比如档案的查询、借阅、提取、转存还是需要档案当事人现场办理或者代为办理，虽然很多信息可以通过互联网查询，仍然与人事档案信息化、智能化管理差距较大。

2.2 整体转变建设难度大

互联网时代用户获取信息的方式发生了极大的变化，信息获取日益方便、快捷，打破了时空限制，人才服务机构的人事档案管理体系要向着信息化方向转变，不单单是一个单一部门的责任和工作，必须从管理决策层进行判断和决策，层层推进，才能逐步实现电子信息化建设与管理。而且在转变过程中，还要觉察市场发展和技术发展动向，边改变边修正，难度较大。

2.3 缺乏有效的专业团队和考核机制

传统的档案管理以手工人力为主，现代化的人事档案管理逐步向信息化方向发展。人才服务机构面对的档案管理较之于其他机构流动性更频繁、数量更大、种类更多，传统的团队在档案管理方面有优势，但在人事档案电子信息化进程中就缺乏有效的专业团队合作。加上对于档案管理人员的素质考核制度一定程度上还停留在传统阶段，对电子信息化建设管理进程中的考核制度还不够完善。人才服务机构人事档案电子信息化建设意义

3.1 有利于人事档案资料的有序管理和高效利用

人才服务机构人事档案是数量庞大的资料，且流动性高，存取频率高，实现人事档案电子信息化建设与管理可以让人才服务机构的档案管理不再费时费力。实现自动化、网络化，数据只需要一次录入即可多次利用，可以实现内部数据共享，提高工作效率，也便于用户与阿成查阅检索。

3.2 有利于人才服务机构电子信息化建设与管理的标准化实现

人才服务机构要实现电子信息化建设与管理，人事档案管理必须实现信息化，这是实现标准化的必经之路。档案管理涉及流动人才的档案进、管、出的全过程，只有通过电子信息化技术建设与管理才能使得人才服务机构了解实时数据、优化管理模式，并约束和规范从业人员，将人的不统一因素最大限度缩小，规范操作流程。人才服务机构人事档案电子信息化建设与管理发展方向

4.1 人事档案向着电子化方向发展

人事档案电子化即数字化，是人才服务机构开展人事档案电子信息化建设工作的重要内容。一方面人才服务机构应当将人事档案的基本信息和日常管理信息通过互联网系统进行收集，以便于人事档案信息的联网检索、统计分析；另一方面机构要将现存的传统纸质人事档案通过扫描、录入等方式转化为电子档案，便于远程检索查阅，最终形成数字档案库。

4.2 管理手段向着信息化方向发展

互联网环境下，用户获取信息、处理资料的方式和手段都有很大的变化。人才服务机构服务的对象是流动人才，他们的人事档案流动性大、检索使用频繁，管理手段借助现代化技术实现信息化管理，有助于提高人事档案的利用率，且能够最大限度的保护传统纸质档案，避免其受到不必要的损害。还有助于保障人事档案的真实性和时效性，使得档案管理与存放更加系统规范，便于查阅利用。

4.3 人事档案管理团队向着专业全能化方向发展

现代化的人事档案管理人才是人才服务机构实现人事档案电子信息化建设与管理的保证。目前来看，大部分档案管理工作人员对档案管理的管理知识不够深入，加上现代化、信息化工作的开展，更是会遇到较大阻碍，导致信息化建设工作开展不利。要改变这种状况，人事档案管理团队必须向着专业全能化方向发展，既有档案管理工作知识，也有电子信息化建设技能，才能使得人才服务机构的人事档案管理发展迈上一个新台阶。总结

综上，人才服务机构人事档案电子信息化建设与管理是实现信息化人事信息管理模式的必要工作内容，对实现整个机构的信息化社会服务模式有非常重要的现实意义。同时，这也是一项长期而艰巨的战略任务，机构相关部门务必要认清形势，积极应用信息化技术创造条件，促进人事档案管理的根本变革。

参考文献

[1]赖茂元，刘丽莹.浅谈公共就业服务机构如何做好人事档案工作[J].就业与保障，2016，（06）：22-23.[2]罗能超.人事档案管理的网络信息化建设的措施[J].才智，2016，（17）：253-254.[3]长江商报.流动人员档案成“鸡肋”武汉三分之一成“死档”[EB/OL] http：//news.sina.com.cn/o/2014-01-12/032429218243.shtml

5.人事档案的信息化建设调研报告 篇五

档案托管中心

一、人事档案信息化建设的紧迫性

党的十六大报告中提出：“大力推进信息化，加快建设现代化”，“推进电子政务”。社会信息化水平在一定程度上已成为衡量一个国家或一个地区现代化程度的重要标志。档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料。档案是一种历史活动的原始记录，是国家重要的信息资源。

人事档案虽然是职工个人学习和工作经历的原始记录，但档案法明确规定：人事档案属于国家，是国家信息资源的一部分。职工人事档案记载的信息是与职工的切身利益密切相关的信息，具有证据性与法律性，在职工的职称评聘、工资晋升、基层选拔人才以及人事纠纷等方面都发挥着重要的证据性作用。因此，它的使用频率特别高，很需要信息化建设。

二、人事档案信息化的作用

1、提高管理人员的工作效率

传统的人事档案管理侧重于档案实体管理，管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。档案管理如果实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入就可以多次反复利用，在档案管理内部进行数据共享。建立了人事档案信息数据库以后，检索查询起来就变得非常方便。传统的检索方式是档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，档案的检索与查询就可以实现即时的查询，大大提高了管理员的工作效率。另一方面，人事档案的信息可以更好地得到利用，更快捷更准确地为决策机构提供依据。

2、有利于档案管理员业务水平的提高

人事档案信息化后，将档案管理员从烦琐的手工劳动中解脱出来。节约大量的手工工作时间，管理员有充足的时间钻研业务，开拓创新，学习各种管理知识，不断提高管理水平。同时，减少了管理员在库房中逗留的时间，有益于管理员的身心健康，更能体现“以人为本”的人性化管理理念。

3、有利于人事档案纸制载体的保护

人事档案纸制载体是最原始的证据材料，它的客观性是不可置疑的。因此，人事档案纸制载体的保护显得非常重要，而人事档案利用率非常高，工作中经常要查询有关人员的信息，平均每份每年都要翻阅两、三次，有人事争议的翻阅次数更多，调工资、评职称等等。再加上反复拆装，薄薄的纸片不堪重负。信息化后，人员的信息都可以从数据库中求得，减少了工作人员与原始材料的接触，有利于人事档案纸制载体的保护。

三、急需解决的问题

1、进行数据整合

人事档案记载的信息非常丰富，跨越的时间也很长，由于主观及客观等方面的原因，以至一份人事档案中的信息常常或多或少有点差错，数据前后不一，甚至有时一种信息有几种不同的记录。因此，在进行信息化建设之前，首先要进行同一信息的数据整合，以求取唯一正确的数据。这项工作虽然做起来比较刺手，花费的时间与经历恐怕比直接输入电脑用的时间与经历还多，但意义十分重大，错误的信息毫无利用价值，反而造成工作中不可挽回的失误。

2、重视档案人员的素质培养

6.如何管理人事档案 篇六

6月21-24日，本人参加了“广州市人事档案管理业务”培训。4天的学习虽然时间短暂，但学习强度很大，巨大的收获是不容置疑的。通过学习，我系统地了解了人事档案与档案工作概述的基本知识，以及如何对各类档案进行收集、分类、立卷、归档、利用等管理程序，全方位地了解了档案管理工作的重要性、档案管理人员应该具备的职业素养，看到日后管理档案工作的发展方向。下面我谈谈自己的认识、收获和体会。

一、充分认识档案工作的重要意义

档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。按照胡锦涛同志指出：“档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。”我们必须不断深化对做好档案工作重要意义的认识，进一步增强责任感和紧迫感。

二、提高档案的专业知识和业务能力

通过培训学习我意识到，档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这要求从事档案工作的档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强业务能力和工作技能。因此，提高档案专业知识和业务能力是档案管理工作的关键。

1、要认真学习档案管理知识，提高认识档案知识的水平。不

仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，夯实理论基础。

2、对档案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的业务，要不断提高档案管理方面的业务水平和工作技能。

3、要勤总结，勤改进，不断创新。

三、对今后档案管理工作的一些想法

档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术和经营等活动的真实记录，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面都发挥出重要作用。因此，在今后档案管理工作中我会从以下方面努力：

1、认真做好资料的收集、整理、管理工作。

2、及时、主动收集存档的资料。

3、按时归档、定期整理并经常检查，反复过滤。

4、整理有序，科学管理，分柜存放，方便查找。

以上，是我在参加了此次人事档案管理培训班后对档案工作的认识、收获和体会。

7.高职院校人事档案信息化管理探析 篇七

关键词：高职院校,人事档案,信息化管理,创新,数据管理系统

高端科技的突飞猛进, 使人类进入了一个全新的信息化时期。党和国家实施“大力推进信息化, 加速建设现代化的发展策略”, 必然对高职院校人事档案建设提出了新的构想和要求, 并起到了积极的推动作用。因此, 信息化管理是高职院校人事档案建设必由之路, 是新时代人事档案事业发展的必然趋势。

1 高职院校人事档案信息化管理的重要性

1.1 加快高职院校人事档案管理现代化发展步伐

传统的纸质档案手工操作, 劳动强度大, 人工建档, 人工检索, 利用率低。而使用人事档案信息化管理, 可以使人事档案管理与计算机和现代信息技术有机结合, 把人事档案管理的重心从纸质档案实体管理逐步转移到档案信息资源建设、利用和管理上来, 从被动管理转变为主动管理, 从而大大提高了高职院校人事档案现代化管理和服务水平。

1.2 有效促进高职院校人事制度改革和人事管理

人事档案管理与高职院校人事制度改革和人事管理密切相关。如劳动人事制度的改革与人才的引进;工资分配制度的改革与调整;对干部的提拔;专业技术人员的配置、培养等等都离不开人事档案。因此, 科学有效的做好人事档案信息化管理, 对学校人事制度改革和人事管理都将起到积极的推动作用。

1.3 有利于优秀人才的脱颖而出和科学的聘选人才

人事档案的信息化管理, 就是把过去的传统档案手工记录转为一个信息丰富强大的计算机数据库, 它能快捷对人才的德、能、教学科研业绩等信息进行综合分析, 对复杂的档案资料进行综合、准确比较, 使学校人才选拔建立在更可靠、科学的基础上, 这样有利于优秀人才的脱颖而出, 也能够更有效的实施公开的选拔竞争机制。

2 当前高职院校人事档案信息化管理存在的缺陷

2.1 工作难度大, 建设任务繁重

目前, 大部分高职院校人事档案仍停留于传统的档案管理模式, 操作繁琐。在人事档案信息化进程中, 一是要利用文档处理软件按照标准要求对数据库进行规范整理, 便于检索利用。二是要对现存人事档案进行数据化处理, 将纸质档案转换成电子档案。三是要根据电子信息技术的不断完善, 对电子文件进行转换升级, 使其处于可用状态, 防止因技术升级而失效, 造成资源损毁。四是要双管齐下, 在人事档案信息化完成之前, 实行的是纸质档案与电子文档并存, 既要按老方法管理纸质档案, 又要按信息化要求建立档案数据库, 工作量加大。因此人事档案信息化建设历程举步维艰。

2.2 忽视人文管理在信息化管理中的作用

所谓信息人文管理是从人与社会的角度对人事档案信息进行管理, 其主要管理方法是档案法律、信息政策、弘扬档案信息文化等。当今在推进档案信息化进程中, 档案部门不同程度地存在对档案信息化管理缺乏统筹规划, 合理利用的现象。我国信息化的方针是“统筹规划、资源共享, 应用主导, 面向市场, 安全, 务求实效”, 从中可以看出人文管理在其中起主导作用。其主要表现为首先忽视了人是档案信息的制订者、组织者、利用者及档案信息的管理者与决策者, 人在档案信息管理中起着决定性因素;其次只注重信息技术等工具, 忽视了信息化管理中诸如信息政策的制订、供给、安全性和档案信息的原始真实可靠性等, 这一切都需要人的参与, 因此人文管理不被重视也是当前人事档案信息化管理过程中的薄弱环节。

2.3 信息化建设不到位, 资源共享难

目前虽有部分高职院校已启动了信息化管理, 应用了档案管理信息系统, 但大多使用的是单机版, 没有考虑到档案信息资源的共享。有少部分高职院校应用了网络版档案管理信息系统, 但其信息化工作重点在于部门信息资源共享和信息系统的应用, 并且存在过于重视人事档案的安全保密而不考虑信息资源的提供利用, 在一定程度上形成部门间的信息“孤岛”。怎样把学校宝贵的人事档案信息资源作进一步的研究和开发利用, 还远远没有提上议事日程, 现在只是“保管好”, 还远未达到“使用好”的要求。

3 如何加强高职院校人事档案信息化管理

3.1 树立创新思想观念, 提高信息化程度

为了适应高等事业的蓬勃发展以及高职院校干部、教师队伍的不断壮大与人才流动频率大幅增加等情况的出现, 快捷有效的整合、分析出有价值的人才信息, 为领导及时准确地做出人力资源决策提供可靠依据, 促进高职院校人才建设, 从而提高学校整体竞争力, 必须转变档案工作低层次管理的思想观念。创新思想观念就是要摆脱陈旧的管理思路, 切实提高档案工作质量和效率, 实现技术创新。人事档案管理必须综合利用现代信息技术, 同时用信息管理的理念创新人事档案工作, 不断加强对档案信息的综合分析, 多角度探讨档案资源的开发, 进一步提高信息利用率, 把高职院校人事档案管理部门建设成为组织、人事等相关部门的信息库和参谋部, 逐步建立档案管理信息化并实现信息资源共享。

3.2 建立和完善人事档案数据管理系统

“工欲善其事, 必先利其器”, 没有信息化的操作平台, 谈论信息化建设只是空想。因此对各类操作设备进行升级换代, 加快对软件系统的升级更新, 建立一套完整的数据管理系统, 对加速推动高职院校人事档案工作信息化建设的发展起到举足轻重的作用。人事档案数据库管理系统必须具备实用性、技术先进性和设计科学性有机统一;通用性。专用性和实用性有机统一;体系结构完整、子系统扩充的有机统一。只有选用能实现档案信息高度共享的科学的管理系统, 才能提高人事档案信息资源的利用率, 加快人事档案信息化管理建设。

3.3 加强档案管理人员专业化队伍建设

加强高职院校人事档案信息化建设, 是一项重大的高科技任务, 为了保证人事档案工作适应新时期档案体制改革和发展的需要, 培养高素质的档案管理人才已成为当务之急。所以要加强档案管理人员的思想教育、专业化培训和业务素质的培养, 提高他们的综合分析能力, 变被动运用为主动开发, 实现人事档案工作从简单管理型服务向研究开发型服务的转变。这些新鲜血液的加入将会使人事档案信息管理、开发和利用提高到新的层次, 加速推进人事档案管理信息化的进程。

3.4 加强档案信息基础建设工作

在人事档案信息化管理中, 数据库维护尤为重要, 它以档案为原始依据, 是人事档案进行信息化管理的核心。为使其能够客观、全面地反映教职员工真实情况提供有效信息数据, 数据库必须及时维护和更新, 以保证数据采集的真实性、准确性和完整性, 保证管理系统的标准化、规范化及安全运行。

4 结语

8.信息公开对人事档案管理工作影响 篇八

[关键词]信息公开；人事档案管理；策略

档案与人事档案是信息大家族中的一个分支。信息公开对人事档案工作的冲击与影响是不言而喻的。可是传统的人事档案管理制度和纪律要求，“组织意见”和整个人事档案必须是“封闭”的、保密的。因而，人事档管理遵循民主、公开、透明的现代法治精神将成为现实的必然选择。当然，任何事物的变革，都需要有动力。《中华人民共和国政府信息公开条例》的颁发和实施对人事档案管理制度的改革无疑是一个巨大的推动力。人事档案信息公开是一个具有特别重要而深远意义的事情，是公民实现信息享有利用权的一个具体体现，公民利用档案不是获得一种恩赐，也不是享受某种福利，而是实现自己民主权利的一种表现方式。人事档案信息公开对人事档案管理工作的发展和人才队伍的建设也有着十分重要的意义。

一、人事档案信息公开的意义

l、有利于人事档案管理工作的发展

人事档案信息公开是对人事档案信息进行加工、接收与输出、运用的过程，是发挥人事档案信息的作用、实现档案信息价值，满足人事工作的需要。在信息公开的过程中，能及时得到信息反馈，发现工作上的不足，有的放矢地改进工作。如果人事档案材料不全，内容不真，不能全面反映个人的真实情况，就会直接影响到人才合理正确地使用。人事档案信息公开可以加强人事档案工作管理，促进基础工作建设，提高人事档案利用的有效性。

2、有利于我国人才队伍的建设

得人才者得天下。因此人才队伍建设是人事工作的重点。人事档案是人才在社会实践活动中形成的原始记录，是人才信息的缩影。优质的人事档案可全面客观历史地展现人才的面貌、特点和专长，成为考察和了解人才的重要依据。各级组织和部门可根据不同人才的能力和特点进行合理配置，扬其长避其短，充分调动人才的积极性和创造性，使人才在最佳工作岗位上发挥聪明才智，贡献出自己的力量，实现人生价值。

3、有利于全社会人才资源共享

我国社会主义市场经济建设中需要各类人才，人事工作是管理人的工作，即开发人才、培养人才、使用人才，也科学合理地配置人才资源，使人才各得其所。俗话说，“知人善任”。知人是善任的基础。人事档案是了解人才的重要依据之一。因此在人才济济的当今社会里，准确、真实、全面的人事档案信息将为人才队伍建设发展流动与配置起到重要的作用，国家及地方有关部门可以根据人事档案的信息进行统计分析，了解一个系统、一个地区乃至全国的人才数量、文化程度、专业素质等情况，进而为未来发展做出准确的预测分析，制定出长远的规划，合理地进行人才培养和使用。

二、信息公开给人事档案管理工作带来的挑战

（一）对传统人事档案观念的挑战

传统人事档案观念就是：1、人事档案属于组织、人事部门或人力资源管理部门；2、人事档案信息是机密的；3、人事档案不允许个人查阅利用。正是这种观念长期以来导致了档案相关部门把是否开放档案和开放哪些档案当作自己的权力而不是一种法律义务，剥夺了公民对人事档案的开放利用权。许多人连自己的人事档案都没有看过，更不用说涉及国家政府的公务档案，他们理所认为只要是档案就应保密，知道档案开放法律法规的也是为数不多。

（二）对传统人事档案体制的挑战

传统人事档案体制是根据《干部档案管理条例》的规定“实行集中统一和分级负责”的管理体制。而现实中的集中统一和分级负责是以人的身份和职务来划分的：省级以上的党政干部的人事档案由中组部集中统一负责；厅级以上的由省委组织部负责管理，市委组织部则负责本市各委派局的主要领导的人事档案。这种身份型的人事档案管理体制在当前形势下有以下弊端：1、为人才流动设置障碍，限制了人力资本的合理流动，降低了人力资源的开发度。2、实施“行政控制”，强化了行政的随意性，是典型的“人治行政”。3、助长“制度交易”，致使平等的公共雇佣关系变成为金钱和权力的角斗场，滋长了权力腐败。信息公开还给公民更大的权力和力量来监督和抵制这股势力，让人人生而平等地享受社会的利益。

（三）对传统人事档案法规的挑战

在计划经济时代，我们所推行的人事档案管理制度，从某种意义上讲，已经剥夺了人事档案相对人应当享有的基本民主权利。传统人事档案法规上“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”的明文规定势必被信息公开的大潮所淹没，取而代之的是本人有权查阅或借用本人及其直系亲属的档案，并且有权监督本人档案的形成和利用全过程。

三、信息公开给人事档案管理工作带来的思考

（一）人事档案是否还有存在的价值

传统人事制度的变革，打破了“铁饭碗”，人才流动日益频繁，灵活的用人机制似乎使决定一个人命运的人事档案失去了作用，可有可无了。许多人认为出外谋职，只要带上身份证和毕业证及相关证书足矣；更多企业认为现代商業社会考察档案不如考察现实中的人，只要你有完成某项工作的能力，档案里的记录并不重要，档案只代表人的过去，而人是可以变化发展的。的确，在当今这个日渐注重个人现实能力的社会，档案的作用正在弱化，但人事档案在新建立的人事管理体制中依然有着不可替代的重要作用：它是个人维权的有力武器，是个人利益免遭损失的法宝之一。

（二）人事档案能否向公众和个人开放

由于历史原因，人事档案长期处于组织掌控之中，人事档案自然成了组织人事部门的专用附属物。档案当事人无权利用本人的档案，公民在人事档案领域没有知情权。但我国《保密法》中对秘密也有密级和解密的规定，人事档案材料的密级也应遵循“密级递减”的规律。不能材料只要转进人事档案，密级就迅速提升，永远不得公开。人事档案信息是为了利用而生存，利用率越高说明信息的价值高，公开有助于提升人事档案的利用率。

（三）人事档案的主人是个人还是他人

9.人事档案管理 篇九

对不符合归档要求的材料要及时进行处理,手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办,确保材料齐全完整、手续完备,保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

2.5 加强人事档案管理现代化和信息化建设。

人事档案是人才信息资源库,合理利用各种资源,使其最大限度地发挥作用,必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理,以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。

实现人事档案管理现代化,是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要,是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分,也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。

这就要求档案管理部门进一步提高工作效率,准确、及时地传输人事信息,提高人事信息管理的时效性。

同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新,通过网络,可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享,向社会提供优质高效的人才档案信息服务,以实现人事档案信息资源的有效共享。

既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量,并大大提高档案的利用效率。

通过档案管理工作的不断完善,档案管理必将更有效,档案管理工作必将上一个新台阶。

参考文献:

[1]中共昆明市委组织部信息中心.《简报》.

[2]东台党建.《做好新时期干部人事档案工作的几点思考》..8.16.

[3]张峰,姜兴美.《信息化对档案管理的挑战及对策》《山东档案》.(6).

10.人事档案管理规定 篇十

人事档案管理规定

各单位、部门、子公司：

为建立健全人事档案，加强对人事档案的管理工作，充分发挥其实用价值，使人事档案工作走向规范化、制度化，特制订本规定如下：

一、人事档案管理的基本要求

1.人力资源部档案科负责人事档案工作的归口管理。

2.档案科为每个员工建立独立的档案。

3.人事档案为个人隐私，管理人员要为其保密，违者严肃处理。

4.人事档案相关信息需要建立电子档，以便查询。

5.负责人要及时为新进员工建立和更新人事档案。

6.非本人因工作需要查阅档案，须经相关领导批准。

7.档案袋要编好档案号，在档案盒上要填写好档案袋里面所装材料。

8.人事电子档案需要建立数据库或可查询EXCL表格。

9.本人有权查询和增添自己的档案材料，外人查询时需经人力资源部长或相关领导同意方可查询。

二、人事档案内容

1.身份证、学历证书、学位证书、计算机级别证书、外语级别证书、特种工作人员操作证书、初（中、高）级职称证书、专业技术人员从业资格证书等证件的复印件。

2.《人员信息登记表》、《安置卡》、《岗位调动表》、《培训记录表卡》、《劳动合同》、《报到证》等。

3.鉴定、考核、考察材料。

4.奖励材料。

5.处分材料。

6.招用、调动、聘用、复员退伍、转业、出国、退休、退职等材料复印件。

7.其他可供参考的材料。

8.人事电子档案内容包括：姓名、性别、出生年月、政治面貌、家庭住址、户口所在地、现住址、联系方式、应急联系人、应急联系方式、入司时间、转正时间、部门、岗位、学历、学位、专业、职称、签订合同日期、续签日期、终止日期、办理保险日期、转入日期、转出日期、离职时间、离职原因等。

三、人事档案的归档

1.新进员工在报到后及时把自己的相关资料和证书复印件交人力资源部，档案科及时建立档案。

2.中途产生的与个人相关的培训、调动、奖惩等材料及时入档。

3.离职员工在办理完离职手续后，离职材料及时入档。

本文件自发布之日起执行

11.人事档案管理的信息化建设探析 篇十一

关键词:人事档案 信息化建设 档案管理

中图分类号:G202文献标识码:A文章编号:1674-098X(2012)04(a)-0201-01

21世纪,人类社会进入了一个全新的信息化时代。随着信息技术日益渗透到社会的各行各业,人事档案管理工作的发展只能顺应时代的要求,朝着信息化方向发展,这就使得人事档案管理信息化成为现代人事档案管理的重要组成部分。人事档案管理信息化的核心内容就是充分利用现代计算机技术,把传统的纸质档案实体转变为电子化、数字化和网络化的载体,实现档案资源的共享,提高档案管理与利用的效率。

1 人事档案管理信息化建设的意义

党的十六大报告中明确指出:“信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择”、“大力推进信息化,加快建设信息化”。信息化是当今社会发展的一大趋势,是现代管理的重要特征。在信息化管理的背景下,人事档案管理信息化是时代发展的必然趋势,也是当前人事档案管理改革的方向。

1.1 符合信息化时代要求,是现代化管理的体现

2002年11月国家档案局印发的《全国档案信息化建设实施纲要》适应国家改革和发展的需要,并在纲要中明确指出了当前全国档案信息化建设的目标和主要任务。由此可见,加快实现人事档案管理的信息化建设,适应国家信息化建设和档案事业发展的要求,对于改善人事档案管理工作,提高人事部门的工作效率,使人事档案在社会的发展中得到充分有效地利用具有重要的现实意义。

1.2 能够实现人事档案信息资源共享,更好的服务于社会和人民

在信息化进程飞速发展的今天,信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源之一。档案管理的信息化建设就是把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局,以档案网络建设为基础,以档案信息资源建设为核心,以扩大档案信息资源开发利用为目标,加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程,促进档案事业持续快速健康发展,为改革开放和现代化建设服务,更好的服务于社会工作。

2 人事档案管理信息化建设存在的关键问题

2.1 管理观念滞后,管理部门权责不明

目前人事档案的管理模式还主要是传统的内向、封闭式管理,即人事档案主要由人员所在单位内部的组织、人事部门进行封闭式管理,个人对自身的档案并无知情权,这就给人事档案蒙上了一层神秘的面纱,使得人事档案变得神圣化、权威化。在现代化的今天,随着人员流通变动频繁,人员的职称、考核及学历等材料的时时变化,使得人事档案的动态性增强,要对人事档案时时更新形成,在人事档案的形成过程中,各形成部门由于权责不明晰往往会出现相互推诿、扯皮,对人事档案材料的收集不够重视,使得档案材料的来源受制,人事档案管理工作处于被动,不能更全面的为社会服务。

2.2 信息化标准规范不统一,信息化系统不完善

标准规范化是人事档案管理的信息化建设的基础,要实现档案的信息化建设就必须建立规范机制。在现有的人事档案管理工作中,很多单位都从自身利益出发,分别采用不同的管理模式,没有统一的标准去遵循,各搞一套,自称体系,造成档案信息化的网络无法畅通,信息化资源共享也不可能实现。还有很多单位采用不同的人事档案信息化管理系统,这些系统往往只能符合它们本单位的需求,在人才流通迅速的今天,无法满足档案信息的社会化的需求。

2.3 档案管理信息化人才队伍水平整体不高

人事档案的信息化建设要求管理人员在精通传统档案管理经验的基础上,还必须掌握计算机、网络等现代管理技术。目前很多人事档案管理人员的管理工作还仅仅局限于纸质档案的建立和保管层面上,虽然单位都给管理人员配备了计算机,但是也仅局限于人事档案的基本信息的录入、打印档案目录等,无法进行人事档案信息的查询和检索,人事档案的数字化基本没有实现。档案管理信息化人才队伍的现代管理水平不高,也是阻碍档案管理信息化建设实现的一大障碍。

3 人事档案管理信息化建设的新思路与对策

3.1 建设现代化的基础设施,完善人事档案信息数据库

在人事档案管理的信息化建设进程中,要不断建设现代化的基础设施,提高各级各类档案部门、档案室的计算机和网络技术的应用程度,逐步提高档案信息化水平。建设过程中充分运用计算机技术、网络技术等,加快档案目录数据库的建设,积极推挤档案全文数据库和多媒体数据库建设,完善档案信息资源建设和数字化进程。同时建设现代化的档案管理应用系统,尽快在全国推广应用相对统一、符合规范的档案管理软件,为档案信息交换以及档案信息资源共享创造条件。

3.2 健全各种相应的规章制度,加大安全保密力度

在信息化建设进程中,还要注重健全各种相应的规章制度,提出比较成熟的行政立法建议,推动相关配套行政规章的制订和完善,形成有效的档案信息化建设激励约束机制,推进档案信息化法制建设。重点是集中力量研究制订一批急需的档案信息化标准,采取切实措施进行宣传与贯彻,完善档案信息化标准体系。

人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作,人事档案材料需要专人管理、单独存放,针对对目前人事档案管理工作者普遍缺乏计算机信息安全保密方面的基本知識,所以还应注重档案信息安全保障体系的建设,逐步完善档案信息安全管理体制。在信息化进程中,各级档案部门要加强对档案管理系统的管理,实现专人专管专用,确保档案数据库的安全,加强对电子文档的监督和指导,保证归档电子文件的真实有效完整。还要注重对档案管理人员的安全培训工作,对专职档案管理人员定期进行安全培训,提高信息安全意识,防止泄密、失密等情况的发生。

3.3 培养高素质的复合型专业队伍

档案管理的信息化建设对每一位档案管理工作者都提出了更高的业务水平要求,要求管理人员在不断加强专业知识学习,拓宽自己的知识面的同时,还要加强对计算机知识及人事档案管理系统软件的学习,提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能,努力成为既熟悉档案管理业务又懂得计算机管理技术的高素质复合型人才。同时还要不断加强档案管理人员的政治思想和职业道德教育,使得他们具有较高的政治思想和责任心。

人事档案管理的信息化建设可以实现信息化的人事信息管理模式,对实现人事人才信息的社会化服务具有非常重要的现实意义。同时,它也是一项长期而艰巨的战略任务,任重而道远,档案管理人员要认清形势,积极创造条件,尽快实现人事档案管理的信息化,完成档案管理的根本变革。

参考文献

[1] 左群.对人事档案信息化建设的探讨[J].现代农业科技,2007(12).

[2] 李玮,温婉稀.论人事档案管理信息化和社会化[J].科技资讯,2011(18).

[3] 崔娜.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].价值工程,2011(24).

12.浅谈企业人事档案信息化管理 篇十二

一、企业人事档案信息化管理概况

当前社会是信息化社会, 信息化不仅是保障事情顺利完成的技术手段, 也是基本前提。对于企业人事档案管理而言也是如此。企业通过电子信息技术手段将主要记载了企业员工个人、家庭等各个方面的资料进行高度共享和网络化, 不仅能够帮助企业有效进行人事管理, 还可以提升企业内部人力配置效率, 增强企业的管理水平。

二、企业人事档案信息化管理的意义

随着电子信息技术的飞速发展和经济的不断进步, 企业也开始利用电子信息技术进行人事档案管理。这对于企业的人才管理十分重要, 而企业的人事档案管理效率就决定了企业的人才管理水平, 因此企业应当十分重视档案管理的信息化和合理化。企业人事档案信息化管理是企业顺利开展各项管理工作的基础, 也是企业发展的重要重要推动力。

三、企业人事档案信息化管理存在的问题

我国企业数量繁多, 不仅有许多大型企业, 还有许多小型及微型企业。虽然许多大型企业对于人事档案管理工作已经越来越规范, 但是企业的人事档案管理工作还是存在着许多的问题。

(一) 整体水平低下

目前, 我国的企业虽然已经开始重视人事档案管理工作, 但是因为重视较晚, 人事档案管理工作的发展较为缓慢, 制度还不够完善, 企业的管理意识较为落后。大部分企业的人事档案管理工作技术手段陈旧, 对于档案中的人事信息不能及时更新, 致使企业难以及时追踪人事动态信息, 极大地限制了企业人事档案信息化管理的发展。

(二) 缺乏系统化管理

目前, 我国企业的人事档案管理发展缓慢, 缺乏系统化的管理, 导致企业人事档案管理没有一个统一的领导和具体的规划, 极易使企业产生巨大的资源浪费。并且, 因为企业的人事管理缺乏统一的领导, 人事管理中所涉及到的各个环节都不能及时进行沟通和工作, 较易导致人事管理中的各个环节缺乏沟通, 不能及时进行联系, 致使管理出现重复或缺失。大多部门只在自身的工作范围内进行, 信息共享, 严重阻碍了企业内部人力资源配置。

(三) 缺乏专业人才

当前, 我国企业人事档案管理人员大多专业化水平较低, 其中大多数并不是专业出身, 而是在后期才开始进行人事档案管理工作, 缺乏相关培训, 对于人事档案更新和信息资料收集等工作不能及时进行, 对档案工作不具备系统认识。对于档案资料整理、搜集和储存等电子信息技术手段的使用不够熟练, 不能纯熟利用电子信息技术对人事档案管理工作进行专业化管理。

四、加强企业人事档案信息化管理

当前, 我国经济持续发展, 信息化在其中扮演着重要的角色, 信息化的高速发展已经成为了推动我国经济腾飞的重要手段。

(一) 进行人事档案信息化管理平台

因为人事档案管理工作所涉及的内容较多, 较为复杂。如果企业不能利用电子信息技术建立健全的信息化网络, 就很可能导致企业人事资料出现偏差, 更甚者会造成企业人才流失。因此, 企业应当建立一个专门的人事档案信息化管理平台, 以该平台来加大企业的人事档案管理效率, 利用网络对人事档案进行科学管理。

(二) 加强相关设施及专业人才管理

目前, 企业人事档案管理人员并未得到足够的重视, 大多数未受过专业的培训。企业应当足够重视人事档案管理, 首先对其进行信息化管理所需的设施进行配备, 安装计算机及相关设施以便企业安装人事档案信息化管理软件。另外, 根据企业的发展状况, 企业应该及时对设施进行检查和更换, 以便能够保证管理工作顺利实施。同时, 在加强硬件设施的同时, 企业应当对档案管理人员进行培养, 提升其专业素质, 帮助其在原有的基础之上学习电脑操作技术, 进行系统化培训, 帮助人事档案信息化管理工作顺利进行。

(三) 制定管理规范体系

目前, 很多企业对人事档案管理还停留在纸质阶段, 信息化实质并未达到。很多人事工作还是需要依靠人工进行操作, 不仅会造成巨大的人力浪费还极易发生错误。这种陈旧的管理方式会严重阻碍企业人事发展。虽然, 目前有一些企业已经开始利用电子信息技术进行管理, 但是发展较慢, 管理水平依旧处于较低水平。企业应当制定完善的人事档案信息化管理规范体系, 形成一个合理性的指导文件, 为人事档案管理工作提供政策及方法的指导, 帮助其较快利用电子信息技术对人事档案工作进行可靠、安全管理。

摘要：随着企业不断发展, 管理已经成为了企业越来越重要的基础, 而人事管理工作在其中占据着重要的地位。很多企业对人事档案管理还停留在纸质阶段, 信息化实质并未达到, 较易导致企业人事档案管理工作混乱。因而如何加强企业人事档案管理就成为了当前企业管理工作的重点。通过对企业人事档案管理工作进行分析, 找到目前其存在的问题, 以期能够提出对策来加强企业人事档案信息化管理工作。

关键词：企业,人事档案,信息化管理

参考文献

[1]赵黎霞.浅议企业人事档案信息化建设策略[J].办公室业务, 2013 (7) :144-145.

[2]雷丽园.浅谈企业人事档案信息化管理[J].办公室业务, 2013 (1) :89-90.

[3]董丽华, 柴兆红.浅谈企业人事档案信息化管理[J].网友世界, 2012 (6) :37-38.

[4]朱延荣.企业人事档案信息化建设[J].机电兵船档案, 2011 (1) :52-54.

13.人事档案管理规范 篇十三

广西事业部人事档案管理办法

为建立健全公司档案管理制度，对档案进行有效、妥善的保管以保证档案材料的有序性、完整性及机密性，以便公司对档案的有效使用，特明确本管理办法。

一、人事档案分类：

1、人事管理的相关发文：

人事管理的相关发文包括：管理制度、作业流程、作业表单、通知、公示、会议纪要等。

2、员工档案：

员工档案包括：员工入职档案（应聘登记表，身份证复印件一份、免冠一寸照片5张、学历证书复印件一张、最近一家工作单位离职证明书——收原件、健康证原件，防损、前台需由辖区派出所开具“政审表”；促销员须提供证明函，促销管理协议书原件）；员工考核评估；职位异动、薪资调整；奖励或违纪记录以及员工其他相关材料或文件。

3、企业纪事：

企业大事记：公益活动，新店设立，周年庆典，员工活动。

二、人事档案的建立：

人事档案须以文本及电子两种方式设立档案：

（一）、文本档案的建立和维护：

1、“人事管理相关发文”档案：

a、发文权限部门：人事行政部

以人事行政部发文，依照《人事（行政）审批权限》审批签署的文件方可视为有效文件，总部与门店间以传真或扫描的方式收发审批文件。其他各部门需发放的文件须提交人事行政部统一发文，各部门自行发放的文件视为无效文件。

b、发文格式：

页眉：左上角注册商标，右上角“冠超市广西事业部”；

行文第一行右侧：注明“发文门店” +“发文类别”+“文件号”；

发文类别：（管理）制度、（作业）流程、（作业）表单、通知、公示、会 议纪要等。

文件号：年月日+当天文件编号（01、02„„）。

文件归档：使用文件夹按同一发文类别依文件号排序归档，2、员工档案：

根据公司性质及管理实际需要，员工档案管理将分别以总部各部门、门店各部门为单位，建立档案管理体系。

员工档案归档原则：一人一档，促销员可以“同一个供应商”一档，将资料放置于统一标准的文件袋内，并于文件袋正面目录中标明档案编号、部门或分店名称和所存档案的目录，并注明归档经办人姓名，以编号顺序排列。

档案须区分在职和离职员工档案，人员离职后其在公司发生的档案编入各单位离职人员档案中，原则上不归还本人，在两年内不予以销毁。

（二）、电子档案的建立和维护：

1、“人事管理相关发文”档案：

建立人事管理电子文件夹，在此文件夹下分别建立：（管理）制度、（作业）流程、（作业）表单、通知、公示、会议纪要等子文件夹。以Word为主要行文

冠超市广西事业部

载体（表单以excel为主），电子文件命名方式：“发文日期+文件内容”；排列方式：以“名称”“自动排列”进行排列。

2、员工档案：

员工电子文件资料以实物文件档案为基准，以员工工号、及姓名区分存档，电子文件档案要全面准确体现员工实物文件档案初始及变动信息。电子文件档案可以员工档案材料的种类分类建档，如某某店员工绩效考核汇总表，某某部门薪资调整汇总表。

附：工号格式及代码信息：

门店代码+部门代码+课别代码+入职日期（年月日）+人员编号

a、门店代码：门店所在地地名的大写拼音的第一个字母加分店编号，如都安一店DA01,二店DA02„„；平果一店PG01„„

b、部门代码：总经办：00；人事：01；生鲜：02；食品：03；百货：05；资讯、商管：06；前台：08；财务：88； 防损：09；工程部：10；企划：11；南宁办：18；开发部：168。

c、课别代码：用大写英文字母

食品 粮油：A；休闲：B

百货 清洁：A；针织：B；日用文体：C

生鲜 蔬果：A；熟食：B；干杂：C；水产：D；肉类：E；采购:F

前台 收银：A；客服：B

资讯、商管资讯：A；商管：B；搬运：C

属于促销员的一律在工号的尾巴加上大写P（促销）以区分内部员工。

例：

☺、都安二店百货部针织课2010年09月18日入职的部门第一名员工，他的工号：DA0205B1009180

1☺、平果一店生鲜部熟食课2010年08月19日入职的部门第一名促销员,他的工号为: PG0102B10081901P

三、档案管理规定：

1、员工档案管理实行部的专人管理，并建立档案室存放，按照资料的性质 进行分类存档，定期进行汇编、整合，统计人力流动情况，根据需要报相关部门备案。任何员工不得擅自将档案材料带出档案室，不得私自查阅或复印档案材料，如有上述需求，应由总经理批准后主可向人事部办理查阅手续。如有违反以上规定的，将根据情节轻重给予通报、降级和开除处理。

每月5日前（遇节假日顺延），各门店人事部指定专人整理、汇总各门店、2、各部门实物文件档案形成电子文件档案（包含人员编制、人员流动、员工考核评估结果；职位异动、薪资调整；奖励或违纪记录等人事行政档案相关电子文件。）交总部人事专员，由总部人事专员每月10日前（遇节假日顺延）初汇编公司总部及各门店上月的电子文件档案报公司领导。

四、档案管理原则：

使用目录；树状管理；保持整洁，随手归位。

人事行政部

14.人事档案信息管理系统 篇十四

一、人事档案信息公开的意义

1. 有利于人事档案管理工作的发展。

人事档案信息公开是对人事档案信息进行加工、接收与输出、运用的过程, 是发挥人事档案信息作用、实现档案信息价值、满足人事工作需要的重要手段, 使人事工作在信息公开过程中及时得到信息反馈, 发现工作上的不足, 有的放矢地改进工作。如果人事档案材料不全、内容不真、不能全面反映个人的真实情况, 就会直接影响到人才的合理正确使用。

2. 有利于人才队伍的建设。

人事档案是人才在社会实践活动中形成的原始记录, 是人才信息的缩影。优质的人事档案可全面、客观、历史地展现人才的面貌、特点和专长, 成为考察和了解人才的重要依据。各级组织和部门可根据不同人才的能力和特点进行合理配置, 扬其长避其短, 充分调动人才的积极性和创造性, 使人才在最佳工作岗位上发挥聪明才智, 实现人生价值。

3. 有利于全社会人力资源共享。

在人才济济的当今社会里, 准确、真实、全面的人事档案信息将为人力资源的流动与配置起到重要的作用, 国家及地方有关部门可以根据人事档案信息进行统计分析, 了解一个系统、地区乃至全国的人才数量、文化程度、专业素质等情况, 进而为未来发展做出准确的预测分析, 制定出长远的规划, 合理地培养和使用人才。

二、人事档案信息公开应注意的问题

1. 界定人事档案信息公开的内容。

人事档案是个人本身的自然情况、工作学习情况、工资、身体健康、家庭等方面信息的集合, 其中有涉及个人人生经历的重大事件、工作、家庭和个人隐私等内容, 但大部分信息是可以公开的。人事档案信息公开的目的是推动人才市场的发展, 丰富人才信息, 促进人力资源整合和开发, 为人事决策提供真实可靠的依据。从这点出发, 笔者认为, 人事档案公开的信息应主要反映个人自然情况、工作简历、学习简历、专业特长、业务水平、科研能力等情况, 同时建议在人事档案中增添个人信用信息, 既可提升人事档案的利用价值, 也可以促进社会信用体系的建立及和谐社会的建立和发展。人事档案信息公开必须对信息的公开范围和限度做出谨慎的界定, 既要让人事档案信息能全面地反映个人的德、能、勤、绩情况, 又应注意保护个人的隐私, 不能把个人隐私披露出去, 侵犯当事人的个人隐私权, 造成不必要的法律纠纷。因此, 档案部门应结合实际情况, 进一步确定开放审核程序, 建立授权制, 审慎鉴定开放信息。人事档案中涉及个人隐私的部分, 如涉及个人家庭出身、健康状况、工资收入、各种评价等内容的档案, 必须经当事人的认可才可开放利用。个人的隐私材料不可透露给无关人员或机构, 只能提供给需要知情的合法利用者。

2. 保障人事档案的安全。

人事档案信息公开, 不能忽视档案的安全保护。档案安全保障有两方面要求:一是保障人事档案原件的安全。人事档案有其特殊性, 如它的内容中包含有当事人的手稿、审核人的签名和名章等, 具有法律凭证作用, 而且人事档案的每本案卷都具有唯一性, 一旦受损就难以弥补, 因此, 必须加强档案原件的安全保护。二是保障人事档案信息在网络环境中的安全。人事档案信息公开必然要借助于网络, 但网络环境中人事档案信息要面对多种安全隐患。因此, 应预防和杜绝计算机硬件或磁盘故障、系统安全、病毒威胁、介质设备的故障、操作失误等原因造成信息数据丢失、损坏的现象发生, 以确保人事档案信息的安全。

三、人事档案信息公开的措施

1. 加强舆论宣传, 增强社会人事档案意识。

重视发布人事档案的开放信息, 为利用者提供服务, 赋予了民众在档案利用中享有更大的自由, 在全国上下创造了一种人事档案利用的良好氛围, 利于激发公民利用档案的热情。

2. 健全人事档案信息公开的法律法规。

现行的人事档案法律法规中关于人事档案利用的条款对于公民的知情权保障等方面考虑不多, 与《政府信息公开条例》及现代社会发展趋势不相一致。因此, 必须解决二者一致性的问题, 建立符合信息公开要求的人事档案法规制度体系。

3. 强化人事档案基础工作。

优质的人事档案信息、先进的管理工作, 是人事档案信息公开的前提和保障。为此, 要做好人事档案信息公开工作, 需从人事档案的基础工作抓起。根据人事工作的发展要求, 广泛、及时、准确、真实、完整地收集在新的人事工作中所生成的人事档案材料, 不断丰富人事档案信息, 逐渐加强人事档案规范化管理, 使人事档案能完整、客观、真实地反映档案当事人的情况, 是人事档案信息公开的基础。

4. 加快人事档案管理现代化进程。

计算机与网络技术已成为现代化技术的核心。利用现代化技术对人事档案进行信息存储、检索, 实现人事档案信息化管理, 是当前人事档案管理工作需要研究的重要课题。建立人事档案信息数据库是人事档案信息化建设的基础工作, 是人事档案提供利用与开放的基础和前提。随着人事制度改革的不断深入及人事代理制的实行, 人员流动日趋频繁, 逐步由“单位人”向“社会人”转变。因此, 笔者认为, 应建立全国通用可靠的人事档案信息网, 为今后实现人事信息资源数字化、信息载体多样化、信息共享整体化打下坚实的基础。

5. 建立社会化的开放式人事档案管理模式。

15.人事档案信息管理系统 篇十五

关键词：人事档案；无偿管理；反思

一、人才档案信息适度解密的现实背景依据和重要意义

几年前，社会上就围绕“利用现代化手段使人事档案管理资源可共享的目录数据化实现资源的共享、提高人事档案管理的使用价值”展开过热议。而实际上推进的速度并不快，受现行制度和观念限制，扩大共享这些信息资源还没有大的起色。

现在多数单位的人事档案制度依然沿用计划经济时代的封闭式管理模式，其中，人才档案的保密制度和收费管理等缺陷造成了人事信息资源应用范围受限，全国放弃档案现象增多成為一种普遍性问题。同时，保密制度束缚下的人事档案资源，封闭了用人单位的信息窗口，遮挡了太多挖掘人力资源的寻找视线，带来的直接后果就是用工的信息资源严重浪费。

二、对人事档案收费与保密管理导致资源浪费的反思

很多媒体曾披露过不少有关“大量档案休眠”的报道，也引起过社会广泛关注，但只是关注一阵子。分析其中的原因，主要有两个方面。一方面，档案资料保密的规定，限制了人才信息的应用范围；另一方面，信息流动人才的档案资料保管收费、送交管理部门麻烦多，是造成大家放弃档案的重要原因。据权威部门保守统计，现在全国至少有60万以上的人放弃了自己的档案。这不能不让我们重新审视现行人事档案管理制度的缺陷和与时代格格不入的滞后。我们必须承认，人事档案管理收费与保密限制，使得现行人事档案制度根本不能适应时代转型和社会进步的需要，如果无视这些弊端与缺陷，必将落在时代的后面。

笔者以为，档案资料作为职业技能履历的一种凭证记录，一方面要想让用人单位充分共享人才资源信息，就要破除个人资料保密隐私的陈旧观念，否则，沿着现行制度走下去，只能制约人才合理使用。保密的人事档案资料，无论如何也不能更好地让全社会发现和使用。此外，从公益公用事业考虑，应该取消收费。人事档案管理所需要的成本由财政统一在预算中支付。可能有人会狭隘地认为，个人的档案资料保管凭什么要政府买单？原因很简单，这是人才档案资料特殊的管理用途和服务目的决定的。我们可以简单算一笔账——如果全社会更多的人才信息，能够更广泛地发挥人才就业选择的渠道，作用发挥好了，经济发展就会加快，收益最大的当然还是财政。所以，档案资料的管理费用由国家买单是完全合乎“受益原则”的，也是体现社会公平的一个重要标志。

三、未来的趋向判断以及我们的建议

人事档案是反映个人经历、道德品质、业务业绩、个性特点等情况的历史记录，是过去时的一种记载，只是未来时的参考，因此，在一定的人群中解密是可行的。我对网上“流动人员档案可有可无”的观点，匙坚决的否定态度。近几年来的趋向有两种可能，要么制度缺陷引发变革，要么继续封闭，设置信息应用拓展的阻碍，继续埋没人才资源，说这是全社会和国家经济发展的一笔巨大损失也不足为过。而对于未来人事档案管理改革的趋向，我赞成建立体现社会公平原则的无偿管理服务机制，适用于唯经济发展是图的新型管理制度和运行机制。如果我们对此早有思想观念转变，也许那60万人的“弃档一族”也就不会放弃，倘若继续无视这些因制度造成的资源浪费，那么，下个60万，或者100万的数目，依然会出现在不久将来的调查报告上。

设问一下：我们一方面是倾听那些言辞激烈的反思观点，敦促改革，为改进人才档案管理现状做些积极的推进；另一方面则是继续固守传统管理制度，任全社会继续浪费人才档案资源，你将作何选择？让我们感到惋惜的是，从十几年前很多企业解体到现在，分析一下体制外放弃档案的人员年龄和知识结构，他们之中不乏大量的正值为社会的黄金段年龄，就职业素养和实际操作技能来说，很多人都属于现今短缺的亟需人才。这些人才看似普通，但很多人都在传统产业中工作实践多年，具有成熟的专业技能。保密制度的封闭或因其收费导致的个人放弃档案，就意味着很多人才的技能不能被这个社会充分认知，这显然是人才资源的巨大浪费。

四、经济发展的迫切要求就是我们的期待

笔者提出适度解密人事档案资料的观点，只是一个探索性的提示，对于那些涉及国家安全隐私的人事档案资料还需要沿袭保密规则下的档案管理限制。但拥有涉密性质的人事资料毕竟是极少数而已，更多的社会劳动者的个人档案资料解密，服务效果更好。解密目的不是为颠覆一种旧的管理制度和模式而为之，重要的目的在于促进更多的职能部门和社会企事业单位对人才档案资源的充分利用。十八届四中全会以后，人才合理的流动需要档案管理职能为其开拓更宽阔的道路，能够在一些现行制度和现状下，通过对细节管理的服务时效做出必要的评估，从而反思觉醒，是我们政府职能部门和档案管理者共同的责任。

我们期待未来的人才档案管理能够通过制度创新，突破传统模式限制，一切为经济发展，一切为人才有更好的用武之地，一切为这个日益繁荣的经济社会服务。当然，实现我们所期待的人才档案管理机制还需要配套的政策措施来辅助完成。新的人事档案管理改革系列举措的出台，也许不仅仅是一个解密和无偿管理的课题了。