流动人员档案服务指南

流动人员档案服务指南（精选10篇）

1.流动人员档案服务指南 篇一

辽宁省流动人员人事档案管理服务规范（试行）

为了进一步健全我省社会化的流动人员人事档案公共管理服务系统，完善和统一我省各级政府人力资源和社会保障部门所属的人才服务机构（以下简称人才服务机构），开展流动人员人事档案管理工作的服务规范和基础标准，经全省人才服务机构协商一致，共同制定本规范。

本规范为推荐性标准。制定的主要依据是：《流动人员人事档案管理暂行规定》（1996年12月2日中共中央组织部 人事部 人发［1996］118号）、《干部档案工作条例》（1991年4月2日中共中央组织部 国家档案局 组通字［1991］13号）、《人才市场管理规定》（2001年9月11日人事部 国家工商行政管理总局 第1号令）、《辽宁省人事代理暂行办法》（2004年2月24日人事厅 辽人发［2004］3号）。

本规范的适用范围：我省县以上（含县）人才服务机构，开展的流动人员人事档案管理工作和与其相关的人事代理工作。

本规范的内容包括：流动人员人事档案的接收、转出、材料收集与整理、保管与保护、查阅、出证；流动人员身份认定、职称委托评定；毕业生档案、辞职和被辞退人员档案接转等十个方面的工作程序和办事手续。

一、流动人员人事档案接收

（一）接收档案的对象

1、辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员；

2、与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员；

3、毕业离校未就业的大中专院校毕业生；

4、自费出国留学及其他因私出国人员；

5、外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等各类非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员；

6、外国企业常驻代表机构的中方雇员；

7、实行人员聘用制的事业单位新聘人员；

8、社会中介机构、社会团体、基金会、民办非企业单位聘用的专职工作人员；

9、军队和武警部队聘用的文职人员；

10、其它由单位或个人自愿委托管理人事档案的人员。

（二）接收档案的程序

1、存档人员可向其户籍所在地或工作单位所在地的人才服务机构，以个人或单位名义提出委托管理人事档案的申请，并根据所办业务需要，提供如下相关材料：

（1）身份证原件（留存复印件）、辞职、辞退或解除劳动合同手续原件（留存复印件）、就业手续（劳动合同书、聘用合同书、就业协议书、转正定级表）、同意调出的商调函、户口本（复印首页和迁出页）。

（2）单位营业执照副本（或单位身份证明材料，留存复印件）、单位委托存档介绍信、单位与委托存档人员劳动（聘用）关系证明。

2、人才服务机构审核后开具调档函或商调函（调档函样式见附录1，商调函样式见附录2）。

（1）可以直接调取档案的，直接向原档案管理单位开具调档函。

（2）需要先调取档案审档才能决定是否调档的，向原档案管理单位开具商调函调档，同意后再调取档案。

（3）省内跨地区调转档案的，由转出地与转入地县以上（含县）人才服务机构对口调转。

3、审核档案材料

（1）原存档单位转来的档案，必须在档案袋封口处密封盖章。

（2）档案材料必须真实可靠、完整齐全。具有普通院校大中专学历的应有转正定级表、报到证或就业（流动）介绍信。个别无法补齐材料的，应由存档本人签字注明。

4、档案检查合格后，由存档人填写存档人员登记表，签订存档协议书，办理存档手册和交费手续。

二、流动人员人事档案转出

（一）档案转出的手续

办理调档手续，本人或存档单位须提供以下相关材料：

1、本人身份证、档案保管手续、委托存档单位同意调出的证明信。

2、调档函。其中：省内跨地区调转的由调入地县以上（含县）人才服务机构出具调档函；办理保险、失业、退休调档的，由该办理部门出具调档函；考取公务员或被国有企、事业单位录（聘）用的，由录取机关、国有企、事业单位开具调档函；考取研究生调档的，由录取学校出具调档函或凭研究生录取通知书转档；应征入伍的，提交入伍通知书或武装部门出具的调档函；非国有单位应由委托管理其人事档案的人才服务机构出具调档函。

3、委托他人代办，还需持有存档本人签字的委托书，存档凭证、委托人和经办人身份证原件（留存复印件）。

（二）转出档案的要求和程序

1、转出的档案应完整齐全，全部材料一次性转出。

2、跨地区流动人员的人事档案由现工作单位所在地人才服务机构管理的，流动人员离职后应及时申请转往户籍所在地或新工作单位所在地人才服务机构管理。

3、档案转出前，按国家规定的存档收费标准，结清存档费用。

4、普通院校大中专毕业生，见习期已满的，要办理完转正定级手续后再办理档案转出手续。

5、填写《存档经历登记表》（见附录3），盖章后装入本人档案。

6、办理档案转递手续。开具档案转递单（见附录4）。委托人事代理的开具人事关系介绍信（见附录5）。档案密封盖章后通过机要邮寄或交由办理调转人员转递。

7、接收单位收到档案后及时将“档案回执”寄回原档案管理机构。如调出一个月后没有收到回执，原档案管理机构应查询确认对方是否收到档案。

三、流动人员人事档案材料的收集与整理

（一）档案材料的收集

1、收集内容。流动人员人事档案材料收集的内容，要以中组部《干部人事档案材料收集归档规定》（组通字［1996］14号）的收集内容为准。

2、收集要求。要定期收集新形成的材料，及时充实档案内容。对长期未补充材料的档案，要建立登记制度，主动与存档人员或其所在单位联系，督促其补充材料。

3、材料要求：

（1）归档材料应为办理完毕的正式材料。材料内容应完整齐备、规范真实、文字清楚、对象明确，并有承办单位或个人署名及形成材料的日期。归档材料规定由单位审查盖章的，应有单位盖章。

（2）归档材料应使用16开规格的办公用纸，材料左边应留出2～2.5CM装订边。

（3）归档材料的文字应是铅印、胶印、油印、打印或用蓝黑墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。

（4）归档材料应为原件（电传材料需复印后归档）。特殊情况存入复印件的，应由原件保管单位注明并加盖公章。一般不得用复印件代替原件存档。

4、归档要求。材料形成后，要及时送交档案管理部门归档。转递过程中应严密包封并加盖密封章。对符合归档要求的材料，要登记后归入档案；对不符合归档要求的材料，要及时通知材料形成单位补送或补办手续。

（二）档案材料的整理

1、整理要求。要认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐，使每卷档案达到完整、真实、条理、精练、实用的要求。

2、材料鉴别。对归入档案的材料要审核其是否完整、内容是否真实、手续是否齐全。要根据材料的内容和用途判定其保存价值，确定是否属于档案内容。对不属于档案内容和重复多余的材料，应退回材料形成单位。

3、材料分类： 第一类：履历材料；

第二类：自传材料；

第三类：鉴定、考察、考核材料；

第四类：学历、学位、培训、专业技术情况等材料；

第五类：政审材料；

第六类：加入党、团组织材料；

第七类：表彰奖励材料；

第八类：处分材料；

第九类：录（聘）用、调动、任免、转业、退（离）休、辞职辞退、工资、福利待遇、各种代表会议和出国（境）审查材料；

第十类：其他可供参考有保存价值的材料。

4、材料编目。要根据材料形成的时间或材料内容的主次关系进行排序。按照材料类别排列顺序及档案材料目录格式，编写详细的档案材料目录。

5、复制与加工。材料载体变质、字迹退色不清或破损时，应采用修复、打印、抄写、复印、裱糊等方法进行抢救。复制材料要核对无误，并注明复制单位和日期。

6、材料装订。装订前应将材料上的大头针、订书钉等金属物拆除。然后理齐全卷材料，在材料左侧竖直打上装订孔，装订成卷。

四、流动人员人事档案的保管与保护

（一）保管的基本要求

1、应建立坚固的专用档案库房，配置铁质的档案柜或档案密集架。档案库、阅档室和档案管理人员办公室应分别设置。

2、应配置相应的计算机管理、档案整理装订、安全防护等设备。

3、要建立档案库房的档案出入库制度、卫生安全制度、工作交接制度和档案排放查找方法。

4、库存档案应采取分类管理。对死亡人员档案、无主档案、长期出国人员档案、毕业生档案等要分别登记管理。

（二）保护的基本要求

1、防火要求。档案库房应远离食堂、汽车库房等消防重点目标；应按装避雷针、火灾报警器和消防灭火设备；档案管理人员应熟悉有关消防安全知识。严禁在库房内吸烟、设置明火、存放易燃易爆物品和其他杂物。

2、防潮要求。库房内应安装温湿度记录仪器、加湿机、去湿机等设备。库房相对湿度控制在45％～60％。

3、防蛀要求。裱糊档案材料应使用化学浆糊。库房内不得存放食品和易霉物品。要定期施放驱虫药剂和使用防腐防虫物品。

4、防盗要求。库房要安装防盗门窗、防盗报警装置和监控设备。档案管理人员每天下班前要检查门窗关闭情况。

5、防光要求。库房宜选用白炽灯照明。如采用荧光灯照明时，需有紫外线过滤措施。库房不宜采用自然光源，应避免阳光直射档案。有外窗时应配有窗帘等遮阳措施。

6、防高温要求。库房应配备排风扇、空调等通风降温设备，温度应控制在14 ℃～24 ℃。

五、流动人员人事档案查阅

（一）查阅档案范围

1、公安、检察、法院、司法等国家机关或公证机构因侦查、审理或公证需要可查阅有关人员的档案。

2、设立党委的机关、企事业单位因考察、任免、聘任、调动、入党（团）、参军、出国等工作需要可跨单位查阅有关人员的档案。

3、用人单位因工作需要可查阅本单位员工的档案。

（二）查阅要求

1、查阅单位应派中共党员持有效的单位介绍信及身份证件查阅。

2、查阅档案应在阅档室或指定的地方查阅。

3、查阅者不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，对档案内容应严格保密，不得泄漏或擅自向外公布，保障个人隐私不受侵犯。

4、需要摘录档案内容的，应征得档案管理部门同意。对摘录部分，由档案管理人员与原件核对无误后，写明出处及日期，并加盖公章。

5、不得擅自复制、拍摄档案内容。确因工作需要从档案中取证的，应说明理由，经档案管理部门审核同意后，方可复制或拍摄。复制的材料由档案管理部门注明出处和日期，并加盖公章。

（三）办理查阅的程序

1、查阅者应持有效的单位介绍信和有效身份证件，用人单位查阅时还应提供被查阅者的存档凭证。

2、档案管理部门审核查阅人提供的有效证件及相关材料，填写《查阅流动人员人事档案登记表（薄）》，根据规定和需要提供档案材料。

3、查阅结束后，档案管理人员应及时将被查阅档案归库，并将查阅人所持的介绍信、身份证复印件留存。

4、人事档案原则上不外借，如确实需要借用档案的，经人才服务机构负责人批准，可按档案转出的规定办理有关手续。

六、出具流动人员人事档案证明材料

（一）出具证明的适应范围

存档人员，需要人才服务机构出具与本人档案记载相关或与管理人事档案相关的证明材料，可向其委托管理本人档案的人才服务机构提出申请，经审核同意后，由人才服务机构出具。证明种类分为：委托管理人事档案证明函（见附录6）、人事档案材料情况证明函（见附录7）。

（二）办理证明的程序

1、存档人员向人才服务机构说明出具证明材料的事由（或对方索取证明的信函）、提供存档凭证、经办人或申请人有效身份证件。

2、根据档案实际记载出具证明。档案中无记载的，应补齐相关材料后出具。

3、确需复印档案材料作为旁证的，应在复印件上注明用途及复印日期，并加盖公章。

七、流动人员身份认定

（一）认定对象

辞职和被辞退的国家机关工作人员、事业单位专业技术人员和管理人员；档案中原身份为全民所有制录（聘）用干部的人员；普通院校大中专毕业生；军队退役军官。

（二）认定程序

1、对存档人员的原身份进行审定。凡具备以下条件之一的，可以对其原干部身份进行认定：

（1）市（地）级以上政府人力资源和社会保障部门批准录用的全民所有制干部。

（2）市（地）级以上政府人力资源和社会保障部门批准的全民所有制聘用制干部。

（3）普通大中专院校毕业生（以毕业生报到证或就业介绍信为准）。

（4）行政机关、事业单位辞职、辞退人员，经审定符合保留干部身份规定条件的，可对其原干部身份进行认定保留。

（5）军队退役的排以上军官（不含士官）。

2、凡是受开除处分和擅自离职人员，不再对其原干部身份进行认定。

3、身份认定由本人提出申请，填写《流动人员档案身份认定申请表》，经办人员填写审核意见后，报人才服务机构领导审批。

4、出具《流动人员身份认定书》（见附录8），做为接续人事关系的依据。

八、流动人员专业技术职务委托评定

（一）委托评审职称对象

1、存档并实行人事代理服务且在专业技术岗位上工作、符合申报各级专业技术职务任职资格条件的流动人员。

2、农村实用人才。

（二）委托评定职称程序

1、凭本人存档凭证提交评审材料。

2、工作人员对提交的评审材料进行资格审核。审核合格后在其《评定表》及《推荐表》上加盖公章。

3、开具《委托评审专业技术职务任职资格函》（见附录9），报送相关专业评委会。评委会收取评审材料后，及时返还申报材料原件。

4、按照评委会评审要求，通知参评人员参加相应的职称答辩或考试。

5、评审工作结束后，及时返还评审材料，并将职称评定表装入本人档案。

九、大中专院校毕业生档案接转

（一）适用对象

普通高、中等院校（含全日制成人教育普通班）应届离校时未就业的毕业生档案。

（二）接收毕业生档案的标准

人才服务机构接收的毕业生档案应具有下列材料：

1、考生档案正卷、副卷（高、中等学校招生报名登记表、志愿表等）；

2、学生登记表；

3、学年鉴定材料；

4、入党、入团材料；

5、奖惩材料；

6、实习、社会实践材料；

7、学生体检表；

8、毕业生成绩单；

9、毕业论文、毕业设计材料；

10、授予学位审批表；

11、毕业生登记表；

12、普通高、中等学校毕业生就业报到证。

其中，1、2、8、11、12五项材料为普通高、中等学校毕业生档案必须具备的材料。

（三）接收毕业生档案的程序

1、审核档案材料。人才服务机构接到档案后，按照接收毕业生档案标准严格审查档案内容，对于材料不齐全或不清楚的，要求转出单位补齐或查清后方可接收。对于确实难以补齐个别材料的档案，毕业生本人签字确认，自愿放弃这部分材料后可以接收。

2、办理档案交接手续。毕业生派遣部门统一转来的档案，经审核无误后，统一办理接收手续；学校邮寄来的档案或由毕业生自带的档案，在查验密封和材料无误后，在《转递档案通知单回执》上签名并加盖印章后返回转出单位。不符合要求的档案，通知转出单位并将档案退回。

3、人才服务机构将接收的毕业生档案登记造册，并专柜进行管理。同时要及时按照《干部档案整理工作细则》的规定，对档案进行装订整理，达到人事档案的管理标准。

4、毕业生毕业后两年内未就业的，在这个期间人才服务机构对其档案实行免费管理。

（四）转出毕业生档案的程序

1、转出毕业生档案应分别提交以下调档手续：

（1）升学的，提交《入学通知书》和学校出具的调档函；

（2）应征入伍的，提交《入伍通知书》或武装部门出具的调档函；

（3）改派的，提交改派后的《毕业生就业报到证》或人才服务机构的《毕业生就业通知书》；

（4）考录到机关、事业单位的，提交考录主管部门出具的录用通知书或调档手续。

（5）毕业生档案免费保管期满后另行委托管理档案的，提交人才服务机构的调档函。

2、办理转出档案手续。入伍和就业的毕业生，按照流动人员人事档案转出的规定办理转出手续；档案免费保管期满后仍未就业的，按流动人员人事档案管理。

3、对毕业时学校虽已派遣但当时未就业的，两年择业期满后异地就业，不能办理改派手续的毕业生，如属于需要办理落户的，由省人才中心出具《高校毕业生就业介绍信》；如属于不需要办理落户的，由各市人才服务机构出具《大中专院校毕业生流动介绍信》（见附录10），办理档案接转手续。

十、辞职和被辞退人员档案接转

（一）适用对象

1、从国家机关、全民所有制事业单位办理辞职手续的人员；

2、被国家机关、全民所有制事业单位按照规定辞退的人员。

（二）接收辞职和被辞退人员档案标准

辞职和被辞退人员档案材料，除了要真实可靠、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备外，还必须具备下列材料：

1、辞职人员档案中应有本人《辞职申请表》和所在单位或任免机关的批准文件等辞职手续；

2、被事业单位辞退的人员档案中应有所在单位或主管部门作出的辞退决定（本人签字或辞退决定与本人见面的说明）、《辞退费发放证明》等辞退手续；

3、被国家机关辞退的公务员档案中应有《辞退公务员审批表》和任免机关作出的辞退决定（本人签字或辞退决定与本人见面的说明）、《辞退费发放证明》等辞退手续。

（三）接转辞职和被辞退人员档案的程序

1、辞职和被辞退人员档案由其原所在单位或主管部门，在办理完辞职或辞退手续后一个月内，向同级政府的人才服务机构移交。

2、人才服务机构按照接收辞职和被辞退人员档案标准严格审查档案内容，对于材料不齐全或不清楚的，要求原单位补齐或查清。

3、经审查无误的档案，由接收单位与转出单位履行交接手续，接收单位在《转递档案通知单回执》上签名并加盖印章，将《回执》退回转出单位。

4、辞职或被辞退人员原所在单位，要与辞职或被辞退本人一起，与人才服务机构办理档案移交手续，并签订人事档案管理合同。

5、辞职和被辞退人员重新就业或自谋职业，其档案需要转出时，按流动人员档案转出的程序和要求办理。

2.流动人员档案服务指南 篇二

一、流动人员人事档案的种类及管理作用

(一) 流动人员人事档案的种类

主要包括以下几种[2]:

1. 解聘、落聘、退职、辞退、辞职的待业人员档案;

2. 外出打工的农村劳动人员档案;

3. 外商投资企业中方人员和外国企业驻华代表机构中国雇员档案;

4. 暂时未落实工作单位的大中专毕业生、研究生档案;

5. 自费出国留学人员和向国外输出劳务人员档案;

6. 由于工作原因由单位委托代管的流动人员档案;

7. 其他类型的流动人员档案。

(二) 流动人员人事档案管理的作用

流动人员人事档案管理一方面加强了对人事档案的管理, 另一方面鼓励了人员的流动和人才的合理配置。

二、流动人员人事档案管理现状

流动人员是指没有人事档案接收单位或其所在的单位无权保存人事档案的个人。近些年来随着国家人事制度的不断改革, 市场上出现了人才这一重要的资源, 人才的自由流动促进了人才的合理配置, 但与此同时也引发了一些新问题[3]:从目前来看, 人才流动服务机构管理的流动人员人事档案只是一小部分, 还有相当一部分的人事档案被保存在企业, 甚至一些人事档案被保存在个人手里。

(一) 管理机构方面存在的问题

经过调查发现:一些不具备管理资格的机构或单位, 如人才开发中心等, 受到利益的驱使擅自接收和保管流动人员的人事档案。流动人员人事档案管理的机构是政府人事部门所属的人才服务机构, 而其不仅仅保存人事档案, 还承担着许多其他的任务, 这就注定了流动人员人事档案管理专业化程度不够。流动人员人事档案管理的手段落后, 大部分没有相应的硬件设备。

(二) 管理方法方面存在的问题

有一些单位给没有档案的引进人员重建档案, 造成了一人多档现象的出现[4]。一些单位由于改制清退、辞退人员, 并没有按照规定将其人事档案转交给流动人员人才服务机构, 造成了人事档案的丢失;还有一些单位以聘用合同的形式招聘人员, 但没有按照有关规定在人才服务机构办理人事代理手续;一些单位违反政策的规定将人事档案交给本人进行保管, 在邮寄或者转递过程中造成丢失或损坏。

(三) 管理人员方面存在的问题

人才服务机构中的管理人员一般都是兼职, 所以他们的专业知识和业务技能一般较差。对于用人单位和个人来说常常忽视流动人事档案的作用, 人事档案的作用没有得到发挥[5]。管理人员的档案意识明显不够。有部分管理人员受到了社会上不良风气的影响, 失去了管理人员最起码的职业道德和工作准则, 随意出具相关证明材料, 严重违反了党和国家人事工作的政策和法规。

(四) 人事档案本身存在的问题

1. 档案材料的收集、补充、续写困难

由于用人单位一般只重视流动人员为本单位创造的经济效益, 而不太重视对他们在本单位生产、科研工作中产生人事档案材料的收集、归档, 这就造成了流动人员人事档案材料的收集、补充、续写困难。

2. 档案材料的真实性

由于人事档案管理的不规范, 有些单位和个人为了达到一定的目的就随意篡改和替换档案材料。有的在档案材料移交过程中, 把原件留下却把复印件转给了档案管理机构。严重影响了档案材料的真实性。

3. 档案信息的保密性

由于流动人员的流动性特征, 流动人员人事档案具有不断转移的特点, 使得在“档随人走”的过程中, 流动人员人事档案信息泄露机会很大, 给流动人员带来人身权利伤害。

三、流动人员人事档案管理存在问题的对策

(一) 严格管理制度, 规范管理

按照“集中统一、归口管理”的原则, 建立健全各项规章制度, 切实加强流动人员人事档案管理。包括归档制度, 安全保密制度, 严格查、借阅制度, 转递制度。

(二) 完善档案立法

我国有关人事档案管理的法规还不是很健全, 社会上存在一些违法行为, 这就要求有关部门一方面要完善档案立法, 另一方面则应加强监督管理, 确保有法可依, 违法必究。

(三) 采取适当的管理方法, 提高档案意识

流动人员档案管理工作要想做好, 需要多方面共同努力, 首先需要提高本人和档案管理机构的档案意识, 从思想上重视流动人员档案管理。

(四) 加强流动人员档案管理队伍建设

针对人流动人员档案管理人员专业知识和业务技能较差的问题, 要从专业知识和业务能力方面对其加以培训。还有些流动人员档案管理人员职业道德和素养欠缺, 这就需要在平时就树立正确的价值观和职业观, 热爱自己的工作。

(五) 加强档案信息服务

流动人员人事档案信息的管理主要是为了提供利用, 要提供好利用, 首先要了解社会上流动人员人事档案的利用需要, 从已有的资源中充分挖掘人事档案信息资源;其次, 由于流动人员人事档案变动频繁, 就要将其定期整理;最后, 要严格查、借阅手续, 不得擅自公布流动人员人事档案信息。

结语

总之, 只有人才服务机构、用人单位以及流动人员个人共同努力, 才能管理好、利用好流动人员的人事档案, 促进人才的合理流动、合理配置和合理使用, 保证人才队伍素质, 为社会经济的发展提供强有力的保障。

摘要：本文首先简单介绍了流动人员人事档案都包括哪些, 流动人员人事档案管理工作的内容及作用, 接下来又分析了流动人员人事档案管理的现状, 最后详细分析了流动人员人事档案管理现状及对策。

关键词：流动人员,人事档案,问题,对策

参考文献

[1]刘亚珍, 刘春月.流动人员人事档案管理中存在的问题及对策[J].兰台内外, 2009 (03) :44-45.

[2]李彩丽.浅议流动人员人事档案管理及对策[J].广西民族学院学报 (哲学社会科学版) , 2002 (S2) :213-215.

[3]张秀芹.改善流动人员人事档案现状的几点建议[J].兰台世界, 2009 (22) :48-49.

[4]叶渭渠译.[日]川端康成文集·睡美人[M].桂林:广西师范大学出版社, 2002.

3.流动人员档案管理创新措施探讨 篇三

1 流动人员档案管理工作存在的问题

流动人员的人事档案是个人形象的一个“缩影”。它比较真实地记载了个人的历史情况、家庭背景、工作经历、人事任免及奖惩等基本信息，是社会和相关部门了解一个人的重要信息来源。目前，我国流动人员在思想上对人事档案性质、作用认识不够，特别是刚毕业的大学生，由于忙着找工作，对自己的人事档案无心问津，造成“弃档”现象大量存在；有些企业被原单位辞退、辞职的工作人员对自己的人事档案长期不管不问，造成“死档”现象时有发生；更有甚者，认为人事档案是私有财产，自己拿着就行了，导致“自揣档”现象普遍发生。以上情况造成工龄无法正常计算、职称不能及时申报，出国政审、计划生育、现实表现等相关证明无处开具；户籍更是无处可挂，失去人事档案应有的功能。

另外，我国在人事档案管理的体制上也存在缺陷。中组部、人事部有关文件明确规定，流动人员人事档案管理机构为县级以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构。但目前该政策落实得不够到位，不具有档案管理权限的个人和单位违规管理档案的现象普遍存在，也没有相关部门进行治理，造成流动人员人事档案管理工作秩序混乱，个人人事档案安全性、真实性受到严重威胁。

2 应对措施

2.1 加强宣传力度，发挥人事人才工作的“正”能量。必须加大相关政策法规宣传力度，使服务群体广泛了解流动人员人事档案重要意义，认识到“弃档”、“死档”、“自揣档”现象存在的各种弊端，不断规范人事代理工作程序。

2.2 创新工作思路，实现人事档案管理信息化。完善档案管理制度，首先应从实现档案库的信息化管理入手。流动人员的人事档案管理工作主要集中在有管理权限的政府公共服务机构即人才交流服务中心。随着高校毕业生的逐年增加、企业改制及事业单位配套改革，在每个人才交流机构中，流动人员人事档案逐步壮大到现在的几十万甚至上百万份。受传统“人工管理”、“看堆守点”的局限，在查阅、借阅、归档、统计等日常工作中有“漏档”、“归错档”、“假档”等现象发生。创新工作思路，创建人事档案信息专用数据库，将每个人的档案资料数字化，使个人档案信息化、透明化，避免以上现象发生。这是流动人员人事档案制度改革的必然发展趋势和政策选择。

此外，还要在服务手段上实现现代化。只有充分利用现代化的网络系统平台，合理搭建人事档案信息化服务系统，才能真正实现流动人员人事档案信息异地查询、资源共享。以利于人才的合理流通，从而更好地发挥人事档案的职能作用和公共服务功能。

2.3 加强人文服务意识，刷新公共服务机构的“窗口”形象。由于公共服务机构的档案管理工作是一项枯燥的重复性劳动。每天都要面对庞大的服务群体，同样问题要解释几十甚至上百遍，日复一日，年复一年。每天面临的服务对象参差不齐，他们对相关政策及办事流程不甚了解，焦虑又急切，假若公共服务机构工作人员稍有怠慢，就会引起一场“舌战”。工作人员都有不同程度的倦怠情绪。所以，一方面，要加强档案管理工作人员的“内功”修炼。要求有娴熟的业务技能，熟知相关政策规定、熟练业务操作，还要对各种“意外”情况应付自如；要有强烈的责任心，无论是对待服务对象还是内部协调，积极主动对待，避免“推诿扯皮”现象发生；另一方面，要有高效的服务手段，对电话、网络、手机短信等现代化信息化手段合理利用。要让服务对象足不出户便可享受“心”的服务，不断“刷新”公共服务机构的“窗口”形象。

2.4 完善管理模式，规范管理制度。目前，我国流动人员的人事档案管理制度较为落后，呈现出“慢热化”的发展模式，我国至今还未形成一套独特的管理模式。虽然中组部、人事部也不断下发《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》和《流动人员人事档案管理暂行规定》的文件，但都远远跟不上时代发展的步伐。因此，要不断完善管理模式，规范管理制度。尽管中组部、人事部有关文件明确规定，流动人员人事档案管理机构为县级以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构，但无档案管理权限的单位和个人私自管理档案现象依然存在。因此，在进一步加强档案法规的宣传的同时，要加大档案法规的执法监督力度。通过广泛的宣传和对档案法规的执法监督检查，营造知法、守法、维护法律的自觉性，提高全社会的档案法制意识。

4.流动人员人事档案管理暂行规定 篇四

中共中央组织部、人事部关于印发《流动人员人事档案管理暂行规定》的通知 各省、自冶区、直辖市党委组织部和人发政府人事（人事劳动）厅（局），及新疆生产建设兵团党委组织部、人事局，中央、国家机关各部委和各人民团体干部（人事）部门：

现将《流动人员人事档案管理暂行规定》印发给你们。请你们依据本规定，对本地区、本部门流动人员档案管理部将在明年适当时候，对《流动人员档案管理暂行规定》的贯彻落实情况，进行一次检查。请及时将执行中的有关情况和问题告诉我们。

中共中央组织部

人 事 部

一九九六年十二月二日

流动人员人事档案管理暂行规定

第一章 总 则

第一条 为进一步加强流动人员人事档案的管理，维护人事档案的真实性、严肃性、完善人才流动社会化服务体系，促进人才合理流动，根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》及有关法律、法规，制定本规定。

第二条 本规定所称流动人员人事档案是指：

（一）辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案；

（二）与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案；

（三）待业的大中专毕业生的人事档案；

（四）自费出国留学人员的人事档案；

（五）外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的的专业技术人员和管理人员的人事档案；

（六）外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案；

（七）其它流动人员的人事档案。

第三条 流动人员人事档案管理遵循“集中统一，归口管理”的原则，接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。

第二章 流动人员人事档案管理机构

第四条 流动人员人事档案管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构（以下简称人才流动服务机构），其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管他人人事档案。

第五条 跨地区流动人员人事档案，可由其户籍所在地的人才流动服务机构管理，也可其现工作单位所在地的人才流动服务机构管理。

第六条 尚未建立人才流动服务机构的地区，流动人员人事档案仍由原人事管理单位管理。

第七条 人才流动服务机构应认真做好流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作，认真做好与流动人员人事档案管理有关的流动人员身份认定、档案工资记载、出国（出境）政审工作，经授权做好相关的职称资格考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。

第三章 流动人员人事档案的转递

第八条 人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书，向流动人员原单位开具调档函，原单位接到调档函十五天内，将流动人员人事档案随档案转递必须完整齐全，不得扣留材料或分批转出。

第九条 流动人员人事档案转递，应通过机要交通或专人送取，不得邮寄或交流动人员本人自带。对流动人员本人自带的人事档案，人才流动服务机构不得接收。

第十条 人才流动服务机构管理流动人员人事档案，须由流动人员或其现所在单位办理委托存档手续。人才流动服务机构应与流动人员或其现所在单位签订档案管理合同书，合同书须明确双方的权利、义务等内容。

第十一条 人才流动服务机构开具的转档手续，与机关、国有企事单位开具的转档手续具有相同的效力。机关、国有企事业单位必须凭人才流动服务机构开具的转档手续，方可接收流动人员人事档案。

第四章 流动人员人事档案的收集、整理 与利用

第十二条 人才流动服务机构应加强与流动人员及其现所在的工作单位的联系，做好流动人员档案材料的收集工作，不断充实流动人员人事档案的内容。收集的材料，必须经过认真的鉴别。需经单位盖章或本人签字的，签字盖章后方能归入档案。

第十三条 人才流动服务机构应按照干部档案整理工作的有关规定，认真做好流动人员档案材料的整理工作。在整理档案过程中，要防止丢失档案材料和擅自泄露档案内容，不得擅自涂改、抽取、销毁或流动人员人事档案材料。

第十四条 人才流动服务机构应按照《干部档案工作条例》中的有关规定，建立健全流动人员人事档案查阅、借阅工作制度和注意事项。

（一）查阅流动人员人事档案应办理审批手续。查阅单位应申明查阅单理由，管档单位根据规定和需要确定需提供的档案材料。

（二）查阅单位应中共党员到人才流动服务机构查阅流动人员人事档案。对不符合规定条件的，人才流动服务机构可根据实际情况向查阅单位介绍被查阅人的有关情况。

（三）人才流动服务机构对高级专业技术人员和涉及国家秘密的流动人员人事档案要严格保管，严格查阅手续。

（四）任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

（五）查阅档案必须严格守保密规定和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。

第五章 流动人员人事档案的保管

第十五条 人才流动服务机构应具备管理流动人员人事档案的物质条件，建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配备铁质的档案柜；经常检查库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施；档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要不断研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管理的现代化。

第十六条 建立健全流动人员人事档案管理的内部规章制度，加强流动人员人事档案工作的政策研究和理论研究，实行目标管理，不断提高流动人员人事档案管理的效率和质量。

第十七条 流动人员人事档案管理应由专人负责。档案管理人员必须是党性强、作风正、忠于职守、具有一定的档案管理专业知识的共产党员。

第六章 监督与处罚 第十八条 对违反本规定有下列情形的，由党委组织部门会同有关部门进行处理：

（一）擅自管理流动人员人事档案的单位或个人：

（二）擅自涂改档案内容或造档案材料的：

（三）擅自向外公布、泄露档案内容的：

（四）在流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作中，出现违反本规定行为，造成严重后果的。

对前款所列情形负有责任的单位或直接责任者，现视情节轻重，给批评教育或党纪、政纪处分；违犯法律的，要依法追究责任。

第七章 附 则

第十九条 人才流动服务机构管理流动人员人事档案，应本着“服务为主，适当收费”的原则，按照有关规定收取服务费，但不得以蠃利为目的。

第二十条 各省、自冶区、直辖市可根据本规定制定实施办法或工作细则，并报人事部备案。

第二十一条 本规定由人事部负责解释。

5.江苏人才服务机构流动人员 篇五

为进一步完善和统一我省各级政府人力资源和社会保障部门所属人才服务机构（以下简称人才服务机构）间流动人员人事档案（以下简称档案）转递工作流程和基础标准，依据《干部档案工作条例》、《流动人员人事档案管理暂行规定》和《江苏省人事代理暂行办法》，经全省人才服务机构协商一致制定本指导意见。

本指导意见适用范围包括全省县（市、区）级及以上人才服务机构。

一、档案接收

人才服务机构根据《流动人员人事档案管理暂行规定》接收流动人员档案。

（一）开具《调档函》。人才服务机构间以《调档函》作为档案转递凭证。以代理单位名义申请转入档案的，由代理单位凭申请材料到人才服务机构申请开具《调档函》。以个人名义委托管理档案的，由本人提供身份证、原单位离职材料到转入地人才服务机构申请开具《调档函》。

（二）接收审核档案材料。接收档案时，须确认档案袋及档案封条完好无损，封条上加盖原存档单位公章。对档案材料进行认真细致的审核，确保档案材料真实有效。如档案内缺少必备材料，应通知代理单位和本人补齐，或退回原存档单位补充材料。如档案内所缺材料非必备材料，且不影响以后档案使用，可填写《档案材料缺件单》（一式2份，一份用于存档，一份交本人持有），并须存档本人签字确认。

（三）档案入库。档案审核合格后，编号入库。将《人事档案材料转递回执》寄回原存档单位。

对代理单位名义委托管理的在人事代理手册上进行登记；对个人名义委托管理的签订《档案保管协议书》。

（四）信息录入。接收档案的人才服务机构应及时将档案相关信息录入全省流动人员信息管理系统，建立电子信息档案。如信息系统中已有相关信息，应予核对、补充。

二、档案转出

人才流动机构根据《流动人员人事档案管理暂行规定》的要求转出流动人员档案。

（一）档案转出时，须审核转入地人才服务机构出具的《调档函》（非人才机构调档的需审核所出具《调档函》单位是否 具备档案管理权限及与调档单位所签《劳动合同》或《调令》）、存档本人身份证信息、离职材料。

（二）人才服务机构在办理档案转出时，应确保档案在本机构托管期间材料的完整性，如有缺失应告知本人补充齐全，对不能补充的，应提供情况说明经本人签字确认存入档案后再转出。

（三）档案全部材料应一次性转出，并出具《人事档案转递通知单》。

（四）档案转递应通过机要渠道或派专人送取，不得邮寄或交由本人自带。

（五）档案转出后，应及时更新全省流动人员信息管理系统中的相关信息，跟踪回收《人事档案材料转递回执》，并将档案转递相关材料整理、存档备查。

三、档案必备材料

（一）学历材料

1、全日制普通高校学历 本、专科学历应包括：

（1）盖有学校院系以上公章的《普通高等院校毕业生登记表》；

（2）盖有学校教务部门印章的《成绩单》；（3）盖有政府毕业生就业主管部门印章的《全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书》或《报到证》。

研究生学历（学位）应包括：

（1）盖有学校研究生管理部门印章的《毕业研究生登记表》；

（2）盖有学校研究生管理部门印章的《研究生课程成绩单》；

（3）盖有政府毕业生就业主管部门印章的《全国毕业研究生就业通知书》或《报到证》（在职研究生除外）。

获得学位的，还须有学校学位委员会颁发的相关学位材料。

2、自学考试学历和学位

（1）盖有主考院校和自学考试委员会审核印章的《高等自学考试毕业生登记表》；

（2）获得学位的，还须有校学位委员会颁发的相关学位材料。

3、成人、函授、网络教育学历

（1）盖有毕业院校印章的《毕业生登记表》；（2）盖有学校相关主管部门印章的《成绩单》；（3）教育部学信网认证材料。

4、党校学历

（1）盖有党校印章的《学历证明书》；（2）盖有党校印章的《毕业生登记表》。

5、国（境）外、港澳台地区学历

须有教育部留学服务中心出具的《学历学位认证书》。

6、军队院校学历

须有教育主管部门的学历认证材料（未获认证的，可将其学习材料作为培训经历材料归入其档案，但不作为办理其他手续的学历依据）。

（二）工作经历材料

1、有机关、事业单位工作经历的：（1）《干部履历表》；

（2）盖有进人单位和审批机关公章接收材料；（3）盖有单位人事部门印章《工资审批表》；（4）盖有单位人事部门印章的《考核表》；（5）盖有单位印章的离职材料；

（6）离职后到机关事业单位以外单位工作的，需有机关事业单位社会保险管理中心出具的《视同证明》。

2、有机关、事业单位非在编人员经历的：（1）《劳动合同》或《聘用合同》；（2）解除劳动（聘用）关系证明。

3、有国有企业工作经历的，并按规定在此阶段有视同交纳保险的，须有盖有单位人事部门印章的《工作考核表》、《工资审批表》或《劳动合同》和解除劳动关系证明（国家实行养老保险前参加工作的要有人事、劳动部门招工、录用材料）。

4、任免材料。

5、民营企业和其他类型单位经历的，应有工作期间的《劳动合同》和解除劳动关系证明；

6、有军队服役经历的，须有《应征入伍登记表》、《退出现役登记表》或《转业登记表》。

7、在工程造价、资产评估、建筑监理、会计师、律师等需要执业资质的单位，从事的岗位需要执业资格的人员，档案在转递时所有工作经历材料必须完整、齐全，否则可不予接收。

（三）党员材料

1、正式党员

（1）《入党申请书》、《转正申请》；

（2）支部书记签字和党组织部门盖章的通过预备期和同意其转为正式党员的《入党志愿书》。

2、预备党员（1）《入党积极分子考察表》；（2）思想汇报以及自传材料。

（3）支部书记签字和党组织部门盖章的《入党志愿书》；

（四）专业技术职称、技术资格材料

1、初定职称的，须盖有专业技术职务初定专用章的《初聘专业技术职务呈报表》；

2、评审职称的，须盖有中级或高级专业技术职称评审委员会印章的《专业技术资格评审申报表》；

3、执业资质、职业技能等级分别具备盖有政府授权的行业主管部门印章的《专业职业技术资格通知书》和盖有政府所属人力资源主管部门印章的《职业能力资格登记表》；

4、通过考试取得的职称应提供《专业技术资格考试合格人员登记表》。

（五）奖惩材料

受过党委和政府部门奖励或处分的，须有正式文件材料原件。

四、非必备材料

（一）学历材料

1、初、高中学籍材料；

2、学生登记表；

3、学士学位材料；

4、毕业生鉴定类材料。

（二）工作经历材料

1、员工履历材料；

2、自传材料；

3、鉴定、考察材料；

4、政历材料；

5、转正定级材料；

五、其他情况

1、未建个人档案的，根据工作需要可由代理单位向人才服务机构申请建立个人档案，内容包括在代理单位工作期间的业绩考核、社会保险缴纳、劳动合同等相关材料。

6.流动人员档案服务指南 篇六

编辑:zlwyh | 2009-09-29 18:06:29| 作者:cba | 来源:中国银行业协会

第一章总则

第一条 为保障中国银行业协会（以下简称协会）各会员单位和银行业从业人员（以下简称从业人员）的合法权益，维护银行业公平有序的市场竞争环境，促进从业人员合理、有序流动，根据《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》等法律、法规及《中国银行业协会章程》，制定本公约。

第二条 本公约适用于协会会员单位及其从业人员。

第三条 会员单位及其从业人员承诺互相监督、共同遵守，自觉履行公约的各项约定，自觉维护中国银行业的整体形象。

第二章人员流动

第四条 本公约所称从业人员流动是指从业人员在会员单位间进行的劳动关系或人事关系变动。

第五条 从业人员流动应以促进银行业整体协调发展为目标，遵循依法合规、公平竞争、有序流动、促进发展的原则。

第六条 从业人员流动可通过以下渠道：

（一）公开招聘；

（二）各类金融人才交流会洽谈；

（三）具有合法资质的中介机构介绍；

（四）会员单位之间协商并经从业人员同意,依法履行工作调动程序；

（五）其他方式。

第七条 会员单位的人才引入应以市场化为导向，坚持做到公开公平、优胜劣汰，侧重于引入高层次、高素质的金融、投资、法律等多方面的专业人才，不断优化人才结构。

第八条 从业人员具有以下情形之一的，会员单位不得招收、录用：

（一）涉嫌犯罪或其他违法违规案件，正在接受司法机关或者行政机关、监管机构依法审查，尚未结案的；

（二）被金融监管机构禁止从事银行业务，禁入期未满的；

（三）按有关监管规定进行离任审计，尚未完成的；

（四）处于竞业限制期限或脱密期限内的；

（五）因严重失职、违法违纪等原因被原单位解除劳动合同的；

（六）未与原单位依法解除或终止劳动合同而擅自离职的；

（七）与其他会员单位存在劳动关系的；

（八）其他不适合从事银行业工作或不适合在会员单位间流动的情形。

第九条 会员单位不得通过以下方式或手段进行招聘：

（一）在招聘另一会员单位经营管理人员的同时连带招聘该经营管理人员原下属团队成员；

（二）从另一会员单位短期内集中招聘同一类岗位从业人员；

（三）通过代为支付服务期违约金、竞业限制违约金或通过其他变通形式承担该等款项等方式，从另一会员单位招聘从业人员；

（四）其他不正当的手段或者方式。

第十条 会员单位应注重从业人员的从业诚信和职业操守，对有以下情形之一的从业人员应审慎录用：

（一）与原单位存在尚未结束的劳动仲裁或劳动争议诉讼的；

（二）受到监管机关监管处罚的；

（三）受到原会员单位内部处分、处罚的；

（四）有不按照国家规定或劳动合同约定支付违约金、赔偿金等失信记录的；

（五）近年内多次因个人原因提前解除劳动合同的；

（六）其他应审慎录用的情形。

第十一条 会员单位可依法通过劳动合同或其他协议，与从业人员就专项培训、服务期、竞业限制、保密义务等方面进行约定，明确双方的权利和义务。

第十二条 从业人员在劳动合同期限或服务期限内要求流动的，应按照法律规定、劳动合同或者其他协议约定提前书面通知所在会员单位解除劳动合同，并按照法律规定和会员单位相关规章制度办理工作交接手续，双方依法约定违约金或经济补偿金的，应按照约定支付。

在从业人员履行劳动合同和其他相关协议的约定后，会员单位应为其办理离职手续，依法出具解除或终止劳动合同书面证明，并办理档案和社会保险关系转移手续。

第十三条 会员单位不得采用以下方式对从业人员的流出进行限制，或以其他不正当手段对从业人员流出制造障碍：

（一）非法扣留从业人员档案、身份证件等；

（二）不按照国家有关规定和劳动合同约定出具解除或终止劳动合同证明；

（三）拒绝其他会员单位依有关规定提出的人员档案查阅请求；

（四）出具虚假工作鉴定、绩效记录或其他证明材料，误导其他用人单位；

（五）向劳动仲裁部门、法院、金融监管机构和协会出具虚假材料或提供伪证；

（六）其他不符合法律法规规定的限制措施。

第十四条 会员单位应客观、公正记录从业人员的工作经历，如实反映其工作业绩和表现，逐步实行推荐信、证明人等信用制度。

第三章管理与监督

第十五条 协会在管理从业人员流动方面的职能：

（一）接受会员单位的委托，对会员单位之间因从业人员流动所发生的纠纷和争议进行协调或会商；

（二）汇总会员单位违规、违纪、失信人员及金融案件涉案人员信息，为会员单位提供服务；

（三）受理会员单位及其从业人员对违反本公约的行为的举报，并及时核实、处理；

（四）其他与从业人员流动相关的协调、监督和信息服务工作。

第十六条 中国银行业协会自律工作委员会（以下简称自律委员会）有权对会员单位及其从业人员履行公约的情况进行监督检查。

第十七条 会员单位有义务主动向协会通报违规违纪、失信人员名单和违规违纪事实，并对提供资料的真实性、准确性负责。

第十八条会员单位及从业人员有义务对其他会员单位的违反公约行为向协会进行举报，经自律工作委员会办公室查实后，对违反公约行为采取相应措施进行惩戒。

第四章罚 则

第十九条 对违反本公约的会员单位，自律委员会可以根据违约程度采取以下措施：

（一）警示并责令限期整改；

（二）进行内部通报批评；

（三）暂停、取消其自律委员会成员单位资格；

（四）建议中国银行业协会暂停、取消其会员单位资格；

（五）报请中国银监会对其进行监管处罚。

第二十条 会员单位对自律委员会依据第十九条所采取的措施有异议的，可向中国银行业协会或中国银行业监督管理委员会反映情况。

第二十一条 会员单位从业人员有违反本公约的行为，由会员单位按照相关管理制度采取惩戒措施，有异议时可向自律委员会反映情况，经自律委员会调查后，确有不当的，由中国银行业协会指导该会员单位纠正其处罚决定。

第五章附 则

第二十二条 本公约由自律委员会负责解释。

7.流动人员档案服务指南 篇七

我国中央法规中有6部与流动人员人事档案管理主体及其职责相关,包括1996年修订的《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》),1999年修订的《中华人民共和国档案法实施办法》 (以下简称《实施办法》),1996年12月2日颁布实施的《流动人员人事档案管理暂行规定》(以下简称《规定》),2014年12月10日中共中央组织部等五部门发布的《中共中央组织部人力资源和社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》(以下简称 《通知》),2009年7月24日颁布实施的 《公务员辞去公职规定(试行)》,2014年6月12日发布的《中共中央组织部关于进一步从严管理干部档案的通知》等。与此同时,流动人员人事档案的地方立法也取得了一定成果,如北京、安徽、重庆、广州等地先后出台了相关管理办法和服务规范。

一、职责分工视角下的流动人员人事档案管理主体现状

依照现有法律法规,从流动人员人事档案的监督制度部门、 主管部门、形成单位、管理单位等角度来看,流动人员人事档案管理主体现状如下:

1.党委组织部门。党委组织部门对于流动人员人事档案管理有监督和指导职责,主要表现在两个方面:第一,党委组织部门参与流动人员人事档案法规的制定,如1996年的《规定》和2014年的《通知》。第二,法规中有明确规定。1996年的《规定》第三条明确说明流动人员的人事档案工作接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导;2014年的《通知》第一条中规定流动人员的人事档案管理要“接受同级党委组织部门的监督和指导”。

2.政府人力资源和社会保障部门(原政府人事行政部门)。1996年《规定》第三条中规定流动人员的人事档案管理接受同级政府人事行政部门的监督和指导。2014年《通知》第一条规定流动人员的人事档案主管部门是2008年改组成立的政府人力资源和社会保障部门。但人力资源和社会保障部的13个主要职责中没有和档案工作直接相关的内容。省级和市级的人力资源和社会保障部门行政权力清单中,有部分内容与职业中介机构相关,而各级人力资源和社会保障部门下属的公共就业和人才服务机构属于职业中介机构。如吉林省人力资源和社会保障厅的行政权力清单中有“设立省级职业中介机构(人才中介服务机构)审批” 的行政许可权,“对未经许可和登记,擅自从事职业中介活动的行政处罚”、“对劳动者依法解除或者终止劳动合同,用人单位扣押劳动者档案或者其他物品的行政处罚”的行政处罚权等;杭州市人力资源与社会保障局的行政权力清单中有“设立人才中介服务机构审批”的行政许可权,对“未经许可和登记,擅自从事职业中介活动或未经批准擅自设立职业介绍机构的处罚”、“人才中介服务机构擅自扩大许可业务范围、不依法接受检查或提供虚假材料,不按规定办理许可证变更等手续的处罚”、“人才中介服务机构超出许可业务范围接受代理业务的处罚”等的行政处罚权等。中央、省级、地方三级人力资源和社会保障部门职责与行政权力清单中均无直接与流动人员人事档案管理相关的内容,在实际工作中,也没有对流动人员人事档案管理工作给予足够的重视,没有有效解决现有档案内容及管理制度不能满足现实需求的矛盾。

3.档案行政管理部门。《档案法》中明确了档案工作“统一领导,分级管理”的原则,全国档案事业由国家档案行政管理部门主管,因此流动人员人事档案管理也属于档案行政管理部门的职责范围。1991年国家档案局发布的《国家档案局关于中央、国家机关档案机构主要职责范围与业务管理权限的意见》 明确说明:“中央、国家机关的档案机构,在国家档案行政管理部门统筹规划,组织协调,统一制度,监督和指导下,可根据本系统、本行业、本专业的管理体制和档案管理的特殊要求,对本系统、本行业、本专业的档案工作进行必要的监督和指导工作。”“中央、国家机关档案机构对本系统、本行业、本专业的档案工作进行监督指导时,应注意与各级人民政府的档案行政管理部门配合,协调一致。”1990年颁布、1999年修订的《实施办法》中第七条和第八条分别对国家档案局和县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门的职责进行明确规定,其中包括研究制定法律法规和方针政策、制定发展档案事业的综合规划和专项计划、对法律法规及方针政策的实施情况进行监督、组织档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训等工作。但1996年 《规定》由中共中央组织部和人事部颁布,并没有档案行政管理部门的参与,《规定》 在表述流动人员人事档案的管理主体时也未将其列入;2014年虽然国家档案局是联合发布《通知》的五部门之一,但该《通知》在表述流动人员人事档案管理主体时,仍没有提到档案行政管理部门,可见其流动人员人事档案主管部门的地位仍需进一步确立。正是由于缺乏档案行政管理部门的参与,流动人员人事档案管理法规缺少档案管理的专业视角。这一现象在部分地方的立法中得到了改善,如2009年中共重庆市委组织部、重庆市档案局和重庆市人力资源和社会保障局共同制定和颁布实施的《重庆市死亡流动人员人事档案管理试行办法》 对死亡后流动人员人事档案的管理主体和职责进行了较为详细的规定,填补了中央法规对死亡流动人员人事档案管理规定的空白。

4. 公共就业和人才服务机构以及经人力资源和社会保障部门授权的单位。1996年《规定》中第四条规定流动人员的人事档案管理机构是县以上的(含县)党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构,其他任何单位和个人不可擅自管理流动人员的人事档案。[1]442014年《通知》第一条规定:“流动人员人事档案具体由县级以上(含县级)公共就业和人才服务机构以及经人力资源和社会保障部门授权的单位管理,其他单位未经授权不得管理流动人员人事档案。”流动人员人事档案管理机构中增加了人力资源和社会保障部门授权的单位,使管理主体得以扩展并获得多元化发展空间。各级公共就业和人才服务机构服务于开发、配置各行各业的人才资源,受人事行政主管部门委托,开展人事代理、流动人员人事档案管理、集体户籍挂靠等相关服务工作。虽然部分中央法规对这类机构的流动人员人事档案管理职责和管理内容进行了简要的规定,但在实施时仍存在许多问题,如与用人单位的合作不足,导致档案收集不全,难以及时更新;与流动人员缺乏沟通,导致“人档分离”、“死档”现象严重。据大河网2015年3月份报道,河南省人才交流中心和郑州市人才交流中心的“死档”已达10余万份。这会在评职称、 、 转正定级、考公务员时给流动人员带来不少麻烦。除了相关法规中规定的管理机构外,流动人员人事档案实践中还存在不符合规定的其他管理主体。如教育部下属的留学服务中心在1997年成立了“留学人员档案室”,北京市留学人员服务中心1999年成立北京市留学人员档案库,管理出国留学人员人事档案;2009年 《重庆市死亡流动人员人事档案管理试行办法》在描述死亡流动人员人事档案原管理机构时,使用了“各级人民政府人才交流服务机构、街道办事处或原人事档案管理单位”的描述,而根据1996年《规定》,街道办事处或原人事档案管理单位并无流动人员人事档案管理权。除此之外,部分第三方劳动力市场、失业管理机构、毕业生就业服务机构等也提供流动人员人事档案管理服务。这说明实践中存在大量《规定》之外的管理机构,这些机构的人事档案管理不受党委组织部门、政府人力资源和社会保障部门、档案行政管理部门的监督指导,档案管理水平参差不齐, , 部分档案管理质量无法得到保障。

5.高校及中专院校、国家机关、国有企事业单位、人民团体。根据2014年《通知》及《规定》,未就业的高校毕业生及中专毕业生的人事档案,国家机关、国有企事业单位、人民团体中辞职、退职、 、 被开除公职等情况的干部及公务员的人事档案,属于流动人员人事档案。高校及中专院校、国家机关、国有企事业单位、人民团体应做好学生档案或干部档案的收集、保管和转递工作,但部分管理主体的档案管理不规范、转递档案不及时,导致档案真实性和有效性不足。

二、明确参与流动人员人事档案管理主体及其职责分工

管理主体种类多、数量庞大、职责混乱严重影响了流动人员人事档案的管理质量,因此必须明确流动人员人事档案管理主体的角色定位及职责。

1.党委组织部门、政府人力资源和社会保障部门。根据2014年的《通知》,党委组织部门是流动人员人事档案管理的监督指导部门,政府人力资源和社会保障部门是主管部门。各级人力资源和社会保障部门应依照法律法规科学管理档案,并接受同级党委组织部门的监督。应明确职责,做好职责划分,与档案行政管理部门一同完善流动人员档案管理法规,建立“集中统一,分级管理”的科学管理模式,妥善应对流动人员人事档案内容急需丰富和多元化、管理设施和人员不足等问题;建立流动人员人事档案管理考核制度,定期对流动人员人事档案管理进行检查,确保法律法规等的执行力,对违法违规现象加以惩处。

2.档案行政管理部门。国家档案行政管理部门主管着全国档案事业,也应该是流动人员人事档案的主管部门。在流动人员人事档案管理过程中,首先要明确档案行政管理部门的主管地位, 如公共就业和人才服务机构以外的其他机构申请从事流动人员人事档案管理时,应由人力资源和社会保障部门和档案行政管理部门共同授权。其次,档案行政管理部门要与党委组织部门和人力资源和社会保障部门配合,有效发挥其管理作用。除参与相关法规的制定外,还要对实施情况进行监督检查,依法查处档案违法行为。

3.公共就业和人才服务机构以及经相关授权的单位。公共就业和人才服务机构以及经人力资源和社会保障部门授权的单位是流动人员人事档案的管理机构。公共就业和人才服务机构应在党委组织部门、政府人事行政部门和档案行政管理部门的统筹安排下,做好流动人员人事档案的具体管理工作。设立专门的档案管理部门,配备专职档案管理人员,提高管理人员的专业素养,形成科学有效的绩效评价体系;与其他流动人员人事档案管理主体协同合作,共同做好流动人员人事档案的管理工作;细化管理分工,规范管理流程,实现管理服务标准化。实践中存在的其他流动人员人事档案管理机构,应充分做好准备,获得人力资源和社会保障部门和档案行政管理部门的授权,取得流动人员人事档案管理权,按照流动人员人事档案管理法规和制度进行规范管理。2007年北京市发布的《中共北京市委组织部、北京市人事局关于进一步加强流动人员人事档案管理工作的通知》中, 就提出市人事局要分批公布该市具有流动人员人事档案管理资质的人才服务机构名录。北京市委组织部、市人事局对流动人员人事档案管理情况进行检查,对违反流动人员人事档案管理有关规定和本通知要求的单位和直接责任人,给予批评教育或党纪、 政纪处分,触犯法律的要依法追究责任。在此基础上,档案行政管理部门也应参与此类检查,形成党委组织部门监督指导、人力资源和社会保障部门及档案行政管理部门主管的合理分工。

8.流动人员档案服务指南 篇八

根据1995年6月12日国家档案局批准并实施《档号编制规则》的唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性的原则要求，笔者经过反复实践和比较，参考其他档案编号方法，研究出一种利用四角号码取号的“332编号法”。这方法不仅能满足“汇通人事代理管理系统”纯数字编号需求，同时能做到不依靠任何检索工具仅凭姓名就可以快速查找到档案。现分述如下：

所谓“332编号法”，就是档案号由8位阿拉伯数字组成，即姓氏编号为前三位，名字编号为中间三位，最后二位数是识别码（如图1所示）。

例如：丁维乐的档案编号为丁102，维乐219，识别号00，也就是10221900。

一、姓氏编号（前三位）

（一）把所有流动人员档案根据四角号码取号规则，按姓氏的左上角笔形取号，将所有的姓氏分为9大类：即左上角横起笔1类，如“王、丁、孔……”等姓；左上角竖撇起笔2类，如“白、岑、黎……”等姓；左上角点起笔3类，如“闭、郭、庞……”等姓；左上角叉起笔4类，如“蔡、李、姚……”等姓；左上角插起笔5类，如“曹、成、韦……”等姓；左上角方框起笔6类，如“罗、田、吴……”等姓；左上角角起笔7类，如“贝、陆、邱……”等姓；左上角八起笔8类，如“管、金、曾……”等姓；左上角小起笔9类，如“党、肖……”等姓。这样，我们一看到档案上的姓氏就知道分在第几类了。

根据四角号码取号是分为0、1、2、3、4、5、6、7、8、9类的。为什么没有0类呢？因为现在我们使用的“汇通人事代理管理系统”编号还不能识别以0开头的编号，所以我们把四角号码中“点下有横是0头”这一类全部归于3类，因此分为9大类。

（二）在同类（同笔形）姓氏中，先根据姓氏汉语拼音顺序（也可以按其他方法）排序，再用01-99数列给该姓氏编上对应号，制成姓氏索引表（见表1）。

在横起笔的第1大类“孔、班、丁、雷……”中，按漢语拼音排序后的顺序为“班ban、丁ding、孔kong、雷“lei……”，对应编上号为：班101、丁102、孔103、雷104，这样把同姓集中在一起了。

二、名字编号（中间三位）

（一）单字名编号法

即按四角号码取该字的第一、第三、第四角的笔形编码。例如：班禅，“班”字姓氏编号是101，“禅”字的第一、第三、第四角编码分别是3、2、5，班禅的档案编号就是101325。

（二）双字（含三字以上）名编号方法

第一个字按四角号码取该字的第一、第三角的笔形编码，第二个字取第三角的笔形编码。例如：丁维乐，“丁”姓编号是102，“维”字的第一、第三角编码分别是2、1，“乐”字的第三角编码9，丁维乐的档案编号就是102219。名字超过三个字以上按双字取号。

为什么要这样取角编号呢？笔者经过多次反复实践研究得出结论：这样取角编号能把重码率降到最低。

三、识别码的取法

所谓识别码就是用来区分同姓同名和同号所给的编号。由00、01、02、03、04、05……99共100个自然数表示。没有同号情况下统一用00表示，保持位数相同，达到排序整齐美观，也为今后同姓同名同号留下区间。在同姓同名和同号的情况下，根据收到档案先后时间顺序给号。例如：有两个同姓同名丁维乐编号分别为：10221900，10221901，并在籍贯处加以区分。或与丁维乐同姓不同名而同号的如丁继乐可取号为10221902……，至此档案编号就完成了。

采用四角号码332编号法，它吸收了其他档案编号方法的长处，使档案管理检索更快捷方便，具有以下优点。

（一）可以不用依靠计算机或档案检索目录来查找档案，只要根据姓名就可以快速准确地查找到所需档案。

（二）能将同姓同名同号的档案集中排列在一起，且做到一人一号，查找时一目了然。

（三）每个姓氏的档案按四角号码编号大小顺序进行排列，并在架（柜）前粘贴上姓氏（大类号）与号段。在排架时先按大类再按号段排列，并根据本单位流动人员大小姓氏多少预留出相应的空间位置，保持该姓氏档案在柜中的位置，这不仅具有相对稳定性，同时又有较好的扩充性。

（四）符合使用广西区人才管理办公室研制的“汇通人事代理管理系统”纯阿拉伯数字编号要求。

其缺点是：一是8位数编号相对长了点。二是管理人员要熟悉四角号码取号方法。一年来，经本单位新进两位同志实践，在半个月内都能熟练掌握该方法的取号排架技能。

9.流动人员档案服务指南 篇九

1.人事档案实现信息化管理

一是档案库管理现代化。档案库的管理,需要以科学的手段来扭传“看堆守摊”的局面,以适应档案管理信息化的对内要求,可以建立人事档案信息的专用数据库。二是档案资料电子化。利用计算机、扫描仪等现代设备和技术,将档案资料整理输入微机,通过相应的技术处理,将文章图片甚至声像资料传变成数据资料,使档案数字化、信息化,在档案查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。三是档案服务网络化。利用局域网、互联网、党政网等网络平台,建立人事档案信息化服务系统。在人事档案专用数据库建立起来后,还要有一定的专门网络和专门网站才能实现人事档案信息的交换、流通,也才能实现人事档案信息的异地查询和人才流动管理。

2.规范人事档案管理各环节

2.1完善档案材料的收集

档案材料是流动人员人事档案工作的物质对象,是提供利用的前提。档案材料必须真实可靠、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。为有利于工作的顺利开展,应采取一系列切实可行的措施。

一方面,要从人事档案收集环节本身进行规范化管理。一是建立健全流动人员档案材料收集网络,根据材料形成的规律和特点采取定时收集、定向收集、跟踪收集、补充收集等方法。二是与流动人员或用人单位签订档案管理合同,以契约的形式明确双方的责、权、利,并严格执行确保形成的材料及时归档。三是流出或接收的档案必须完整、齐全,任何单位或个人不得以任何理由扣留档案材料或分批传出档案。接收人员在验收时,如发现材料不齐或丢失,要设法查找或索取必要的组织证明确保档案材料齐全、完整。另一方面,改变传统消极的收集保存方式。传统的档案收集实际上就是对人事档案的“接收”,是整理之后单纯意义上的档案保存,这样也就在很大程度上失去了流动人员档案管理的意义。因此,要开展档案收集保管的新模式以改变现有的僵局。如有些人才流动服务机构创建的“人事立户”的存档模式,即流动人员人事档案的存放是以用人单位集体委托的方式进行的,这种方式可以使用人单位与人才流动服务机构建立动态联系,与传统意义上企业流动人员委托存档的区别在于克服了“人档分离”的现象。用人单位“直接用人,间接管人”,而管人主要是通过与人才流动服务机构合作管理档案来完成的,流动人员的年终考核材料、聘干表、档案工资表和出国、奖惩等档案材料的收集和整理先由用人单位完成,在制成正式材料一个月内送交人才市场,并由其根据国家有关流动人员人事档案管理的规定进行审核归档。

2.2严格档案传递手续

国家人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》中要求:“人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书,向流动人员原单位开具调档函,原单位接到调档函15天内,将流动人员人事档案随档案传递通知单传交人才流动服务机构。传递的流动人员人事档案必须完整齐全,不得扣留材料或分批传出。人才流动服务机构经审核无误后,及时将档案传递通知单回执退回原单位。”“人才流动服务机构接管流动人员人事档案,须由流动人员或其现所在单位办理委托存档手续。人才流动服务机构应与流动人员或其现所在单位签订档案管理合同书,合同书须明确双方的权利、义务等内容。”并且,档案的传递应通过机要交通或派专人送取,不得邮寄或交流动人员本人自带。应当交接的档案一定要尽快移交,人员流动后留下的档案,流出单位应尽快将其档案传递到人才市场或新用人单位,收到的档案经核对无误后,立即做好入库登记。在档案管理过程中,坚持管人与管档并存的原则,即人在档案在,人走档案走,档案与人不能脱节。

2.3优化档案内容构成

一要创建能力档案。重点记载个人文化程度、专业水平、继续教育情况,以及参加各种资格考试、注册考试等反映个人才能的资料。二要创建业绩档案。要及时将企业流动人员的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现及完成任务等情况存入档案,为凭实绩选人、用人提供必要的依据。三要创建诚信档案。要规范企业流动人员自身诚信状况的管理,重点记载政治自律、专业技术人员学术和技术水平以及个人公共道德与行为方面的信用资料,并加强推广应用。唯有如此,才能使企业流动人员人事档案的利用价值得以提升,有关部门可通过档案记载确定对企业流动人员的选拔和培养,人们才会更加重视人事档案的重要性,在一定程度上也可减少“无头档案”的产生。

3.拓展人事档案管理方式

在社会主义市场经济条件下,人事代理是适应中国企业流动人员管理的新方式,是一种促进人才产业化,最终使人事管理变成一种公众服务的制度。简单地说,就是把“单位人”变成“社会人”,实现人事关系管理与人员使用分离,即单位管用人,而一些具体的人事管理工作,如档案管理、计算工龄、评定职称、社会保险等,由人才流动服务机构代管。随着新形势的出现与发展,人事代理制度也开拓了新的服务形式,实行“人事派遣(人才租赁)”制度,这在一些地区已经实行。它由人才市场担当员工的法定雇主,负责派遣员工的人事管理,实际用工企业同人才市场签订人事派遣或租赁合同,实现劳动关系传移,提高人力资源配置效率和使用效益。

10.流动人员档案服务指南 篇十

一、流动人员人事档案管理存在的问题

(一)流动人员人事档案管理政策相对落后。

流动人员的人事档案管理难以满足市场经济发展的必然需求。其档案大多归单位管理,而不少单位为了留住人才,用卡档案的方式阻止人才跳槽。此外,还有不少流动人员对档案的性质与意义认识不清,缺乏保护档案的理念,甚至主动放弃档案。这就导致其工龄无据可算,户口也没地方挂靠,一些职称难以申报,且考研、出国审核等证明也不能开具,为当事人带来了难以估量的损失。

(二)信息查找不方便。

当前我县的流动人员档案繁多,且没有对这类档案进行归类处理,查找起来十分不便。此外,流动人员的档案转交制度也不够完善,经常会有移交不及时等现象发生,使得档案管理工作缺乏应有的严谨性和完整性。有的档案甚至被涂改或丢失,无法反映出真实情况,但管理工作还缺乏一定的规范性。

(三)信息化程度不足。

现阶段,我县流动人员人事档案管理还存在信息化程度不高的现象。没有引进新型设备与信息技术,导致管理效率不高,管理质量下降,无法适应当前社会数据化、信息化、网络化的发展需求。而一些档案管理人员也没有主动学习新的信息技术,使得信息化管理很难普及开来。

二、问题产生的主要原因

(一)人才流动频繁。

现阶段,我县人才流动越来越频繁,仅2016年流动人员转档300人次,纵观国内各个地区,其流动人员人事档案的数目也在逐步增加。在这样的情况下,许多无人问津的人事档案层出不穷。初步统计,我县近几年流动人员人事档案已经超出了5000份,而“弃档”则达到了100多份,有些档案保存时间已经超出了十年。在这样的情况下,流动人员人事档案管理政策就很难跟上人才流动的速度,导致管理出现问题。

(二)管理工作缺乏规范性。

管理工作不够规范,这是造成我县档案信息查找不方便的最主要因素。全县流动人员的档案来源比较广泛,其内容也相对繁杂,通常一类档案中就包含了各种人员,比如老师、科研人员、管理人员等,因而每一份档案的内容都存在较大差异。这些人员的档案全部集中在我县档案中心,就会显得杂乱无章,难以管理。

(三)管理人员素质不高。

档案管理信息化程度不足,究其原因主要还是由于管理人员素质不够高。我县目前的流动人员人事档案管理人员依旧缺乏足够的专业技术知识,有的人员甚至还不熟悉人事档案的管理规定,也未能合理运用档案管理方法与技能。此外,有的档案管理人员还是兼职,自身未具备人事档案管理的专业知识和技能,也难以胜任此类档案管理工作。

三、流动人员人事档案管理的改进对策

(一)完善流动人员人事档案管理制度。

从我县实际情况出发,应当及时更新流动人员人事档案管理制度,使我县流动人员档案管理办法能够紧跟经济社会发展步伐。我县可以借助人事代理制度,树立起流动人员人事档案社会化公共服务管理的新形式。该制度主要是让代理机构根据我国政策法规的最新标准,在单位及个人委托的基础之上,依据社会化服务模式,代为处理相关人事业务。这一方法能够将人事管理和人员运用割离开来,使单位人变成社会人。人事管理工作落到实处,就可以让代理机构全权负责处理。这一模式能转变之前人事档案封闭式、分散式管理的状况,促使其朝着社会化、开放化的趋势发展。同时还避免了人事档案对单位过于依附的问题,赋予了流动人员人事档案更多生命力。如此一来,流动人员人事档案的管理制度能得到进一步完善,管理方式也能更加统一,有助于将“死档案”变成“活档案”,促进苍溪县档案管理工作的开展。

(二)实行规范化管理,建立多种查找途径。

提倡对单位中的全部流动人员人事档案实施规范化管理,并对其进行详细分类。要根据当事人的名称、性别、年龄、学历、工作经验等,实行重新划分与组织,同时建立多元化的查找途径,让档案信息更容易被查询和运用。人事档案管理一定要按照相关制度进行操作,如需查询、借阅此类档案的有关资料,则必须办理审批手续,不可让闲杂人等随意获取档案材料。查阅人员不可私自对外公开档案内容,如果是关系到国家机密的档案,更需严加管理,不能任意涂抹、修改、撤销、丢弃等。单位可以建立起独立的人事档案资料库,对其实施科学规范的管理。

(三)提高管理人员素质,推行信息化管理。

针对管理人员素质不高的情况,必须要建立并完善有关规章制度,强化对档案管理工作的理论及实践研究,提高档案管理人员相关待遇,改善工作环境,建立专业档案管理人员队伍,对管理人员进行定期培训,逐步提升档案管理人员的素质与能力。流动人员人事档案管理人员一定要全面意识到档案管理工作的重要意义,要主动利用各种资源提高自己的专业素养,改进工作方法。此外,对于信息化不足的问题,我县应当积极引进现代化信息技术与管理手段,让人事档案管理人员学好信息技术与新型管理方法,运用电子文件、计算机、互联网、光盘等信息化元素进行档案管理。相关部门要添置现代化信息设备,创建流动人员人事档案信息资料库,做好光盘保存与管理工作,开发信息软件,全面推行网络服务。

四、结束语

加强流动人员人事档案的管理工作,对当事人与企事业单位而言都十分有利。做好流动人员的人事档案管理,能够为我县发展提供有力的根本保障。在新时期下,我县流动人员逐渐增加,要做好人事档案优化工作,就必须掌握科学有效的管理方法,提高人才素质,加强档案资源开发意识,使管理工作能够符合社会经济快速发展的现实需要。

参考文献

[1]胡浩媛.浅议流动人员人事档案管理存在的问题及对策[J].广西政法管理干部学院学报,2014(03):127-129.

[2]王鲁花等.新时期流动人员人事档案管理的现状、问题及对策[J].人才资源开发,2014(16):3-4.