档案数字化工作指南

档案数字化工作指南（精选7篇）

1.档案数字化工作指南 篇一

1 档案数字化建设的意义

1) 为档案工作带来新的生机。数字档案的优势是纸质档案无法比拟的, 具有节省存储空间、便于管理、方便查阅、可以远程传输等优点, 因此, 档案工作者要抓住机遇, 把档案数字化工作做大做强, 充分发挥数字化建设的优势, 促进档案工作全面、优化、稳步、健康发展;

2) 进一步提升档案工作的社会地位。随着社会物质文明、精神文明程度的不断提高, 广大群众对档案信息利用需求不断增长, 数字化档案建设会大大地提高档案的利用效率, 人们可以便捷地甚至足不出户就能够获取所需的信息资源。因此, 要确立科学的信息资源观, 加大宣传力度, 让利用者切身体会数字化档案带来的益处, 真正感受到档案信息资源同能源、材料同样重要, 从而大大提升档案的影响力及档案工作的社会地位;

3) 推动档案工作者知识更新和能力提升。学习积累是永无止境的, 知识是随着社会的发展而不断更新的过程。档案工作者要想做好档案数字化建设工作, 就必须不断学习, 更新知识结构, 在丰富档案专业知识的同时, 还要掌握办公自动化、数据库、局域网、互联网、通信技术等计算机相关知识, 再辅以与所涉及的具体管理的档案内容相关的专业知识等, 如此, 才能为档案数字化建设工作提供必要的人才保证。

2 档案数字化建设的内容

1) 档案数字化建设的管理体系。建立、完善档案数字化工作的管理体系, 促进新时期档案工作新格局趋于成熟和稳定。档案数字化建设管理体系主要包括管理体系、标准化体系和研究体系在内的支撑体系。在建立档案数字化建设标准体系时, 要依据国家确定的国家信息化相关规定来制定, 同时兼顾行业和地方的相关政策、办法, 形成严密的体系, 使整个数字化建设标准统一, 步调一致, 有利于部门之间、单位之间、系统之间, 乃至整个城市、国家、国际之间的互通互联;

2) 搞好纸质档案数字化建设。如今, 我国大部分档案馆 (室) , 存储着大量的纸质文件、图纸、照片、录像带等。档案工作者首要的工作任务就是将这些不同载体的档案资源转化为数字档案资源, 只有这样, 才能实现网上数字信息的传递。针对此项工作, 要抓重点、抓关键, 对提供利用率高的档案信息, 优先进行数字化, 将档案信息的案卷级目录、文件级目录、摘要、提纲、重要数据等数字化。再分阶段依据不同的载体, 利用相应的设备, 采取不同的方式, 着手实施必要的数字化处理。只有通过数字化的转换, 才能使大量的静态馆 (室) 藏信息被激活成数字化信息, 从而适应高速高效的网络环境;

3) 加强档案信息数据库建设。数据库建设在数字化信息资源管理中有着举足轻重的地位, 也已成为信息资源开发的重要手段。档案信息数据库建设, 就是将需要处理的档案信息数据经科学分类, 进行严格的规范处理之后, 以一定的标准格式存储于计算机中, 充分利用数据库技术对档案信息资源进行合理的组织与加工, 加之配置先进、适用和可靠的数据库管理系统软件, 以提高档案信息的有序性、完整性、可读性以及安全性;同时, 数据库技术与网络技术的完美融合, 极大地方便了档案信息资源的开发利用, 提高了开发效率。

3 档案数字化建设的发展方向

1) 具有自身特色的数字档案信息资源。档案开发要依托自身的特点, 形成具有特色的档案资源库。不同的档案馆藏所涉及的专业不同, 既包括科技发展、也含有技术创新、自然资源等, 要将自身的特色展示给社会, 充分发挥信息资源的作用, 创造更大的社会效益和经济效益;

2) 保障数字档案信息的完整安全。在进行软硬件以及网络安全维护的同时, 还要采取有效措施, 积极预防应对地震、火灾、冰雪、洪涝等突发灾害对重要档案造成的破坏, 避免造成难以估量的损失。如数字档案的异地存放会大大降低损失。数字档案在保管条件上要求高, 在选择存放地点时要多角度、全方位地考察, 将数字档案的安全风险系数降到最低;

3) 优化基础设施, 配备适应数字档案信息发展需要的软硬件。档案部门应根据实际情况、配备适应档案数字化工作需要的办公设备, 如计算机、扫描仪、复印机等, 保证能够满足档案资料从录入、存储、管理到利用的数字化管理全过程的需要, 努力实现网络、应用、技术和产业的良性互动, 促进网络融合, 实现资源优化配置和信息资源共享。

4 档案数字化建设的保护工作

建立和使用数字化技术、网络技术开发利用档案信息资源, 其知识产权保护和有密级档案保护是一个不容忽视的问题。知识产权是一种无形的财产权, 是智力劳动者对其智力创造性劳动取得的成果依法享有的一种权利。密级是为维护国家利益以及所有者权益而定。由于网络管理没有国界, 没有地域差别, 所以应对其实施有效控制。网络侵权、网络窃密、网络破坏等一旦发生, 就会造成知识产权流失, 进而引发纠纷。所以, 在工作中一定要做好数字化档案的保护工作。首先, 要表明和提供每项档案所有权的归属信息, 并在相关网站发布公告制止上网信息被篡改、滥用、盗用或非法传播。其次, 建立严格的审查制度和检查机制, 明确规定哪些档案可以上网, 哪些档案不能上网, 上网内容应控制在一定、安全、有效的范围内。再次, 采用权限控制技术, 对信息进行分层次、分级别的访问控制。根据不同的用户提供不同的功能操作限制;根据数据密级的要求, 通过数据加密提供不同等级的访问限制。通过一系列完善的保护措施, 从而达到维护国家利益、保护所有者权益的目的, 才能保证数字化档案工作的顺利进行。

摘要：随着档案信息化工作的不断推进, 传统馆藏文献的数字化已势在必行, 档案数字化建设是时代赋予档案工作者的新任务, 应引起全社会的关注。对如何做好馆藏纸质科技档案的数字化工作进行了探讨。

关键词：科技档案,档案数字化

参考文献

[1]史凤.勘察设计企业馆藏科技档案数字化初探[J].甘肃科技, 2012, 28 (20) :87-88.

[2]郗霞.谈档案管理数字化建设[J].河南水利与南水北调, 2013, 21 (4) :23-24.

2.档案数字化之前的准备工作 篇二

目前我国档案馆中有绝大多数的馆藏都是非数字形式的，因而要建立数字档案馆，则必须对非数字化的档案进行数字化工作，这样才能确保数字档案馆资源的丰富性。很多档案馆在决定建立数字档案馆后，便开始了轰轰烈烈的档案数字化工作，从排架号——开始了工作量巨大的扫描工作。在数字化之前，我们应该放慢脚步，想一想下面这些问题——是否有必要对所有的非数字档案进行数字化处理?如何选择要进行数字化的非数字档案?在数字化的过程中，需要注意什么问题?因为档案数字化工作毕竟是一项投资巨大的系统工程，需要有相当的财力、物力、人力和技术作支撑，同时也会涉及到一些法律问题。

一、成立数字化工作小组

数字化工作是一个系统工程，不是说有了人、设备和馆藏就可以顺利的开展数字化工作了，其中涉及到诸如数字化范围的确定、相关数字化标准的确立以及档案中的知识产权和隐私权的界定、存储格式和长久保存等问题，因而必须成立专门的工作小组来统筹规划数字化工作并解决数字化过程中会遇到的一系列问题，小组的成员必须包括熟悉馆藏和利用情况的工作人员、相关技术人员和法律人才等等。

二、确定数字化的范围

由于归档范围制定的比较宽泛，同时各个档案馆对接收档案的数量也没有限制，因而在中国，档案的进馆率高达60％-70％，而在美国则仅有3％-5％。有此可以看出，中国档案馆馆藏量是很大很丰富的，同时也不排斥一些资源重复建设和没有进馆价值的档案的存在，因此，如果对所有的馆藏都进行数字化，不仅会使其工作量和投资规模在整个数字档案馆建设中占很大比重，同时也会使得数字档案馆建设在很长时间内都会局限在档案数字化工作中，这样数字化工作所产生的实际效益和其大笔投入就会形成鲜明对比。

事实上，档案数字化的目的不外乎两点：即保护和利用。无论出于何种目的，都只需要进行有限范围的数字化工作。需要用数字化副本的方式加以特别保护的濒危档案只是少数，况且这种方式也无法从根本上解决这类档案的长久保管问题，受数字载体物理寿命和技术寿命的限制，这些濒危档案的数字化副本可能比其原件更加脆弱；至于为建立数字档案馆、便于利用而进行数字化，则必须从实际利用率的角度对拟数字化档案进行投入效益分析，毕竟在数字档案的寿命期内其网络利用频度足以抵偿其不菲成本的也只是少数。由上可以看出，没有必要对所有非数字馆藏进行数字化。

笔者认为，数字化工作小组要根据馆藏特色和利用统计等本馆的实际情况来确定数字化的范围，可以把选择的角度确定在四个方面：一、对最能体现档案馆馆藏特色的档案进行数字化；二、对档案馆中最为珍贵的档案进行数字化；三、对馆藏档案中咨询和利用频率最高的档案进行数字化；四、对濒危、经过鉴定确认具有极其重要保存价值的档案进行数字化。

确立数字化范围的工作，丝毫不比数字化转换存储和保管维护工作轻松，有时可能需要对每份文件进行再次鉴定，同时，在此过程中，收集、整理、保管、鉴定和利用等环节中存在的一些问题也会暴露出来，这些问题的解决也是要在此阶段完成的。这是一项基础性工作，对随后开展的工作而言，是质量的保障，也是提高效率的基础，是不容忽视的。

三、不能忽视档案数字化时涉及的著作权保护问题

数字档案馆在资源采集、加工、利用和网络传播等过程中会涉及到一系列法律问题，比如公民的知情权、档案所有者和产权人的知识产权以及隐私权等。其实，在进行档案数字化工作时也会涉及到著作权问题，这点人们通常在数字档案馆的利用阶段或是发生纠纷时才开始关注。笔者认为，在数字化工作开展之前，档案著作权问题就应当引起关注。

档案数字化权是档案著作权人专有的一项权利，在1999年12月国家版权局颁发的《关于制作数字化制品的著作权规定》中规定：“将已有的作品制成数字化制品，不论已有作品以何种形式表现和固定，都属于复制行为”，而复制权是著作权人的专有权，由此可见数字化权的专有权地位已得到国家权威部门的确认，不容更改。在进行数字化工作之前，数字化工作小组需要按照相关法律规定，对待数字化档案的著作权所有者进行界定，合法取得档案数字化权。

首先，要区分待数字化的档案是否受著作权法保护。

一方面，著作权法所称作品，是指文学、艺术和科学领域内具有独创性并能以某种形式复制的智力成果。根据著作权法的有关规定，在档案馆中有大量具有著作权意义的作品档案，如立档单位的年鉴、产品工艺设计、工程项目设计文件、个人生活中的声像材料等等。这些都是受著作权法保护的客体，但也是社会感兴趣、利用率较高的档案。档案馆不能因为著作权问题而剥夺了人们的利用权利，这就造成了著作权和公民知情权的矛盾。另一方面，根据著作权法规定，法律法规等不享有著作权保护的、超过著作权保护期的、著作权保护地域范围以外的档案资源不需要考虑著作权问题。因而，区分待数字化的档案是否受著作权法保护后，就可以集中力量解决那些受著作权保护的档案所涉及到的问题。

其次，在进行数字化时要区分哪些行为是“合理使用”，哪些不属于“合理使用”。

我国著作权法规定“图书馆、档案馆、纪念馆、博物馆、美术馆等为陈列或者保存版本的需要，复制本馆收藏的作品”，属于合理使用作品；这就说明如果数字化的目的是为了陈列或者保存档案，则属于合理使用。如果档案馆对传统档案进行数字化，不仅是为了保存版本的需要，而且是为了建立数字档案馆，便于网上利用，事实上就可能超出了合理使用的范围，这就要按照著作权法的规定采取相应的措施。

第三，在数字化的过程中，要区分是直接转化行为还是二次加工的编研行为。

所谓直接转化，就是通过扫描等技术手段将原始档案信息数字化的行为。处理后的数字化档案无论从视觉感知还是信息内容都是与档案原件保持高度一致的，数字化工作者并没有进行创作性的智力劳动，所以这种数字化的行为，可认定为复制行为，因而可以按照有关复制行为的法律规定来保护相应的著作权。

所谓二次加工，就是将档案按照国家规定、社会需求、工作要求和一定的编排体例进行适当编辑加工的数字化工作。这时的数字化行为已经不是复制的行为，属于数字化手段下的档案编研的范畴。在此过程中，要同时注意两方面的著作权保护问题：一方面，对原始档案进行利用、删减、更改的过程，要按照《档案法》和《档案管理办法》的规定进行，同时要依据著作权法的规定保护档案作者的有关权利；另一方面档案工作者的编撰活动也付出了自身的智力劳动，依据法律规定，对数字化后的档案信息应享有相应权利，也要对照著作权法的规定予以确认。

数字化工作是建立数字档案馆的基础性工作，数字内容对数字档案馆来说是至关重要的，可以说是日后档案馆良好运行的一个保障，因而各级档案馆在建立数字档案馆时，应当将数字化工作作为数字档案馆总体规划的一个重要组成部分，而在数字化之前应该做好必要的准备工作。

参考文献：

1、罗军：《论档案信息资源开发中的著作权保护》，《档案与建设》，2002(4)。

2、戴定丽：《试论数字档案馆建设中的版权问题》，《档案》，2002(3)。

3、贾妹：《数字档案馆与著作权问题初探》，中国期刊网。

4、邹悦：《数字档案资源建设中的著作权问题研究》，中国期刊网。

5、张照余：《关于档案信息化建设效益问题的思考》，http：／／www.daxtx.cn／?action-viewnews-itemid-62，检索日期：2008年6月29日。

3.档案数字化工作指南 篇三

数字化、电子化的工作方案

为解决传统的管理手段查询效率低和档案管理难度大的问题，同时为更好地保存档案和实现档案信息共享，我单位决定将纸质档案数字化、电子化，进行档案信息化建设。特制定了关于将纸质档案数字化、电子化的工作方案，共有四步。具体步骤如下：

第一步，对档案进行整理、分类，建立科学合理的档案目录。建立的档案目录应包括档案所有的信息内容，不仅要对档案精细、科学地分类，同时要能够反映出纸质档案存放的地址以及每一部分内容所在的书册和所在的页码范围。

第二步，根据档案目录，逐次逐类将档案数字化、电子化。在第一步的基础上，按照档案目录的分类，将档案信息的每一类内容数字化、电子化，共有两部分工作。一方面是将档案中单纯的文字信息电子化，转化成word、excel等电子文件的形式；另一方面是将档案中的协议书、合同书等具有重要特征的文本信息通过扫描转化成电子图片的形式。

第三步，将形成的各类电子化档案进行汇总、检查审核，纸质档案归档。对第二步完成的各类电子化档案汇总成录，在汇总的过程中进行数据检查审核工作，确保电子档案信息的准确性，同时完成纸质档案的归档工作。

4.档案数字化标准 篇四

本规范依据以纸质档案[按文书、科技工程图纸]、专门档案[照片、声音、影像、实物等分类] 为主的档案载体分类的行业标准；其中纸制档案数字化标准中详细约定了档案数字化规范标准过程，专门档案的数字化标准过程类同，但是在格式标准上有专门的要求，整个规约参照国标[DA/T31—2005]等有关档案数字化的标准规范以下内容：

1.1纸质档案档案数字化标准

1.1.1文书、科技档案数字化标准

文书档案和科技档案的数字化通常是以纸介质作为专门的档案载体，其数字化的过程是指通过扫描仪将纸制档案采集为数字化数据并加以处理和存储的过程。其档案数字化必须保证其真实性、有效性、完整性。在使用时必须保证数字化数据能从存储介质中正确读取,并还原成电子文件以备查询利用。纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

1.1.1.1档案整理

在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要做出标识，确保档案数字化质量。

 目录数据准备

按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、贾任者、起止页号和页数等，应进行修改。

 拆除装订

在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。 页面修整

破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。

 档案整理登记

制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。

 装订

扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

1.1.1.2档案扫描  扫描方式

根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业担描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。

纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。

 扫描色彩模式

扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。

页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案（页面中有红头、印章的因安全原因应扫描成黑白二值），可视需要采用彩色模式进行扫描。

原档案为影印件或非常不清晰的可视需要采用彩色模式进行扫描。 扫描分辨率

扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择≥300dpi。 扫描登记

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

1.1.1.3图像处理  图像数据质量检验

对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。

 纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

 去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

 图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

 裁边处理

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

1.1.1.4图像存储  存储格式

采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF(G4)格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。

提供网络查询的扫描图像，也可存储为PDF或其他格式。 图像文件的命名

纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。

多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。1.1.1.5目录建库  数据格式选择

目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。

 档案著录

按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。 目录数据质量检查

采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

1.1.1.6数据挂接  汇总挂接

档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。

 数据关联

以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，耍认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。

1.1.1.7数据验收  数据抽检

以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5%。

 验收指标

目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。

合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×95%  验收审核

验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。 验收登记

认真填写纸质档案数字化验收登记表单。1.1.1.8数据备份  备份范围

经验收合格的完整数据应及时进行备份。 备份方式

为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。

 数据检验

备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

 备份标签 数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。 备份登记

填写纸质档案数字化备份管理登记表单。1.1.1.9数字化成果管理

应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。

1.2专门档案数字化标准

1.2.1照片档案数字化标准

照片档案数字化是指通过扫描仪将照片档案转为数字化数据并加以存储的过程。照片档案数字化必须保证其真实性、有效性、完整性。在使用时必须保证数字化数据能从存储介质中正确读取,并还原成图片信号输出。同时作为通用的图片格式能在网络中正常浏览。

1.2.1.1基本概念

光学分辨率 指扫描仪光电转换器件的物理精度。例如一台扫描仪的光学分辨率为300dpi，也就是说每一英寸可以扫描出300个象素点。

差值分辨率 也称为最大分辨率，指扫描仪最高可以达到的线数。差值分辨率是由光学分辨率差值运算得来的，因此它并不能代表扫描仪的本质精度。

1.2.1.2 技术标准

 前提条件：所有要进行数字化的档案必须先进行著录，编制好页号。 扫描方式：照片按全彩方式扫描。

 分辨率：所使用扫描仪的光学分辨率必须大于或等于200dpi。 扫描办法：对于所扫的照片，以常见5寸照片大小（12.5cm×8.5cm）为参照，统一采用200dpi分辨率，（主要考虑在网络浏览时其尺寸为最佳的观看效果，不须放大或缩小）对于其它大于或小于5寸的照片，其扫描线数可作相应的调整，但不得低于150dpi。例如：7寸以上的大照片，可选用150dpi；5寸以下的一寸照片，必须选用600dpi ,若是2—3寸的黑白照片，必须选用300dpi或350dpi。 文件存储类型：扫描后的照片以TIF格式存储，保存时必须选用图像选项中的品质为最佳值的（12）大文件，存入到统一的照片数据库。 文件存储方式：档案照片存储时按全宗、目录、相册分级建立文件夹保存，照片名字以照片的档案号命名。

 照片命名方法：每一张照片必须定义完全。包括此张照片的档案号、拍摄时间、组说明或照片的定义内容。以上注明需在文件名中全部打出。1.2.1.3补充说明

无论彩色照片还是黑白照片都采用全彩格式扫描。

扫描仪有光学分辨率和差值分辨率两个常用技术参数，其中光学分辨率反映的是硬件系统确实可以达到的清晰程度，是扫描仪自身性能的反映。

所扫描的照片必须经过图像处理软件进行图片的亮度、色度调整，对扫描的边框进行裁切。

1.2.2声音档案数字化标准

声音档案数字化是指通过硬件设备将声音档案转为数字化数据并加以存储的过程。声音档案数字化必须保证其真实性、有效性、完整性。在使用时必须保证数字化数据能从存储介质中正确读取,并还原成声音信号输出。同时作为输出的流媒体信号能正常在网络中播放查阅。

1.2.2.1 基本概念

采样频率和样本大小

采样频率和样本大小是反映数字化声音档案的精确度高低的两个最基本的参数。采样频率即每秒钟采集多少个声音样本,用Hz或kHz来表示。样本大小一般指声音卡的二进制位数，有8位、12位、16位等。采样频率越高,声音波形就表达得越精确,而需要的存储空间就越大。

奈奎斯特理论

奈奎斯特理论指出,采样频率不应低于声音信号最高频率的两倍,这样就能把数字表达的声音还原成原来的声音。采样频率的高低是根据奈奎斯特理论以及声音信号本身的最高频率决定的。

声道数是声音处理的重要参数。一般情况都采用两个声道的规格,现在的杜比AC-3采用5+1个声音通道,即左、中、右3个声道,左后、右后两个环场声道以及一个次低音声道,另外,还有7+1声音通道等技术。

模数转换(ADC)模数转换是将输入的模拟音频信号转换成数值,数字化后的音频信号是数值,是离散的数,并非像音频信号一样为连续的波形。

数模转换(DAC)数模转换完成将数字化的声音数据转换成模拟音频信号输出,它是模数转换的逆过程。其主要的指标与模数转换相同。

1.2.2.2 硬件要求

 放音设备

放音设备必须能正确地将声音源输出。放音设备应根据原载体型号进行选择,如盒式录入机,开盘式放音机等等。

 计算机配置

应选用性能稳定配置较高的计算机作为数字化设备。本标准推荐的计算机配置为:CPU为奔腾系列的P4以上,硬盘为80G以上,内存128M以上,操作系统为WIN98以上,推荐使用WIN2000系统。配有专用声卡。

 存储设备

声音信号除存储在硬盘中随机使用,应备份至服务器中或刻录成CD光盘中脱机使用，如有必要，应再备一份归库保存。 声音卡

声音卡(声卡)是声音数字化和数字化声音转换为可听到的模拟信号的部件。声音卡必须符合声音档案数字化要求的技术指标和功能。声音卡的采样频率至少应支持11.025kHz、22.05kHz、44.1kHz,最好支持48kHz。声音卡必须是16位以上声音卡。声音卡的声道必须是双声道以上。

声音卡应能够支持多种声源输入,如CD Audio、MIDI、话筒、线性输入等。1.2.2.3技术标准

存储标准:声音档案数字化时要选用标准和通用的格式。本标准规定使用的声音文件存储标准为:WAV或MP3。

采样频率:声音档案数字化选用44.1kHz作为声音采样标准。对于DVD中的声音选用48kHz补充说明。

1.2.2.4 补充说明

声音档案数字化时必须远离强磁场等外部干扰。

数字化过程中应检查声音档案载体质量，确保声音档案的真实性、完整性。1.2.3影像档案数字化标准

影像档案数字化是指通过硬件设备将影像档案转为数字化数据并加以存储的过程。影像档案数字化必须保证其真实性、有效性、完整性。在使用时必须保证数字化数据能从存储介质中正确读取,并还原成影像信号输出。同时作为输出的流媒体信号能正常在网络中播放浏览。

1.2.3.1基本概念

视频制式

视频制式标准主要有PAL制式、NTSC制式和SECAM制式。中国及欧洲大多数地区使用PAL制式，规定为每秒25帧，每帧尺寸为720×576像素。隔行扫描方式，场频为50Hz，行频为625Hz。

视频数据压缩 根据解码后的数据与原始数据是否安全一致，数据压缩方法一般被划分为可逆编码方法和不可逆编码方法两类。

用可逆编码方法压缩的图像，其解码图像与原始图像严格相同，即压缩是完全可恢复的或没有偏差的。

用不可逆编码方法压缩的图像，其还原图像较之原始图像存在一定的误差，但视觉效果一般是可被接受的。

1.2.3.2 硬件要求

放像设备

放像设备必须能正确、清晰、稳定地将影像信息源输出。放像设备应根据原载体型号进行选择，如S-VHS放像机、3／4放像机、Hi8放像机、Betacam放像机、DVCPRO/DVCAM及DV的数码放像机。

计算机配置

应选用性能稳定配置较高的计算机作为数字化处理设备。本标准规定的计算机配置为：CPU为奔腾系列的P4-2.6G以上,硬盘为120G以上,内存256M以上，最好是双CPU。机器系统硬盘与视频素材硬盘分开。系统硬盘配置为80G以上，转数为7200转/分，视频硬盘最好为SCSI总线结构，容量为120G以上，转数为10000转/分以上。操作系统为WIN98/WIN2000。为确保稳定性及驱动程序的兼容性，最好选用WIN2000PRO系统。安装有视频压缩卡，并有实时回放功能。

存储设备

影像信号除存储在硬盘中随机使用外，应备份至服务器中或刻录在DVD光盘中脱机使用，如有必要，应再备一份归库保存。

视频采集压缩卡

视频采集压缩卡是影像档案数字化的关键部件。它的指标决定了影像数字档案的质量高低，因此必须符合影像档案数字化要求的技术指标和功能。压缩卡应支持采集MPEG1和MPEG2。压缩卡的码流最高值至少应为10MB。压缩卡应能够支持多种影像输入，如复合信号、分离信号（即S-VIDEO）、数字信号（DV接口即1394接口）。编辑机

本标准推荐使用非线性编辑机。1.2.3.3 技术标准

存储标准：影像档案数字化存储有两种标准。第一作为可再利用的图像格式选用MPEG2格式。第二作为可在网络上浏览查阅的图像格式选用MPEG4格式（常见文件名为ASF格式和RM格式）。

数据传输率：作为DVD备份保存的影像档案数据传输率应在于6-8Mb/S。1.2.3.4 补充说明

影像档案数字化时必须远离强磁场等外部干扰。

数字化过程中应检查载体质量，确保影像档案的真实性、完整性。

1.3 国标有关归档电子文件数字化标准

1.3.1范围

本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。

本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。

1.3.2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

DA／T18档案著录规则

DA／T22归档文件整理规则

1.3.3术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

 电子文件 electronic records

指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 归档电子文件 archival electronic records

指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3．1)。

 背景信息 context

指描述生成电子文件(3．1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

 元数据 metadata

指描述电子文件(3．1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

 逻辑归档 logical filing

指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3．1)的管理权限向档案部门移交的过程。

 物理归档 physical filing

指把电子文件(3．1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

 真实性 authenticity

指对电子文件(3．1)的内容、结构和背景信息(3．3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

 完整性 integrity

指电子文件(3．1)的内容、结构、背景信息(3．3)和元数据(3．4)等无缺损。

 有效性 utility

指电子文件(3．1)应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

 捕获 capture

指对电子文件(3．1)进行实时收集和存储的方法与过程。

 迁移 migration

指将源系统中的电子文件(3．1)向目的系统进行转移存储的方法与过程。

1.3.4总则

 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

 应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。

 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。

 应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。

1.3.5电子文件的真实性、完整性和有效性保证

 应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不问断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。

 登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、签发者等)。

 登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。

 登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。

 登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。

 应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。

 建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。

 设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。

 对电子文件采用防错漏和防调换的标记。

 对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。

 应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。 应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。

 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。

1.3.6电子文件的收集与积累

 收集积累要求

1记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

2当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。

3对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。

4对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。

5对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

6对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

7对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

8对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

9对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。

10计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

11对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。

12定期制作电子文件的备份。

 电子文件的登记

1每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记。

2电子文件登记表应与电子文件同时保存。

3电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。

4电子文件稿本代码：M——草稿性电子文件；U-——非正式电子文件；F—正式电子文件。

5电子文件类别代码：T——文本文件；I——图像文件：G——图形文件；V——影像文件；A——声音文件；O——超媒体链结文件；P——程序文件；D--数据文件。

1.3.7电子文件的归档

 归档要求

文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

 鉴定

1电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。

2归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A．3)。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

3电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。

4电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。

 归档时间

逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。

 检测

在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。

 归档

电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。

1逻辑归档

将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。

2物理归档

2．1凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。

2．2把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。

2．3本标准推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

2．4存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。

2．5特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。

2．6将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》

归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页，以件为单位填写续页。

2．7对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。

2．8归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。

1.3.8归档电子文件的整理

1．归档电子文件的整理按DA／T22规定的要求进行。

2．归档电子文件以件为单位整理。

3．同一全宗内的电子文件按照一保管期限一机构(问题)或保管期限一一机构(问题)等分类方案进行分类。

4．按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。

5．电子文件的著录应参照DA／T18进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识。

6．将著录结果制成机读目录和纸质目录。

1.3.9归档电子文件的移交、接收与保管

1．移交、接收与保管要求对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。

2．移交、接收检验

2．1文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。

2．2检验项目如下：

——载体有无划痕，是否清洁；

——有无病毒；

——核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；

——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

——对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》的相应栏目。档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。

2．3移交手续

档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A的表A．3)的填写、签字、盖章环节。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。

2．4保管要求

归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

a)归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。

b)单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。

c)存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。

d)环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35％～45％。

归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。

2．5有效性保证

2．5．1归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内答的载体应按保密要求进行处置。

2．5．2对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，如发现问题应及时采取恢复措施。

2．5．3对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

2．5．4档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》(见附录A的表A．6)。

2．6迁移

随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》(见附录A的表A．7)。

2．7利用

2．7．1归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。

2．7．2利用时应使用拷贝件。

2．7．3利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或邵门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。

2．7．4利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。

2．8归档电子文件的鉴定销毁

2．8．1归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后买施。

2．8．2属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

2．9统计

5.档案数字化论文 篇五

关键词：信息化环境;文化艺术档案;数字化建设

随着信息技术的快速发展，通过计算机网络对信息进行处理和共享变得方便快捷。档案是各种实践活动、研究成果的第一手材料，是人类社会的宝贵财富和重要的历史文化遗产。随着社会文明程度的提升，文化艺术档案深入社会生活各个方面，对国家和社会的发展产生重要影响。因此，加快档案数字化建设步伐，将文化艺术档案数字化纳入国民经济和社会发展总体格局中，推动档案数字化建设进程，成为档案管理机构重点研究的课题。档案数字化作为档案工作向现代化发展的必然趋势，文中从文化艺术档案数字化建设的内容和重要性入手，介绍档案数字化建设的总体格局和主要功能，以期为档案管理信息化建设提供重要参考。

1文化艺术档案数字化建设的重要性

一个国家或地区信息资源开发利用程度，是判断该地区经济、文化、科技发展水平的重要标志。档案信息化作为国家信息化战略的重要组成部分，加强文化艺术档案数字化建设满足时代发展要求。文化艺术档案就是文化艺术机构或工作者在实施艺术创作、演出、教育及社会文化工作形成的，记录具有保存意义的各类文字、声像、实物等不同载体的珍贵内容，是我国宝贵的文化遗传。传统艺术档案主要以纸质、声像和实物记录等为载体，存在档案信息利用率低、保存档案容易受损、信息共享困难等问题。随着多媒体技术、计算机等技术的普及应用，传统的存储方式和载体有所改变，借助计算机实施各类艺术创作和教学活动等方法如雨后春笋蓬勃发展，载体的形式及存储空间产生一定的变化。如何让文化艺术档案资源发挥最大应用价值，有效管理新型电子档案信息，促使这些档案为艺术工作提供信息服务，成为建设数字化档案重点关注的内容。

2档案数字化的内涵及建设内容

2.1档案数字化的概念

数字化是指采用0和1两位数字进行编码，从而表达相关信息的综合性技术。档案数字化换言之是指档案信息化，使用数据库、高速扫描等技术将声像、纸质文件等传统介质或已归档的电子档案进行管理，其系统组成具有明显序列的档案信息库。什么是档案数字化?杨公之编制的《档案信息化建设导论》一书认为在国家档案管理部门的统一规划和组织下，档案管理活动中采用现代信息技术，合理管理、处理档案信息资源。换言之：档案数字化是指采用计算机技术、信息技术及网络技术为手段，遵循现代管理学理念，开展一系列涉及多个学科知识交叉使用的工作模式，充分挖掘文化艺术档案的信息，提升档案现代化管理水平和效果。实施数字化处理后，文化艺术档案能有效提升计算机检索速度，改善档案库过于紧张的情况。同时，数字化档案能降低频繁使用档案原件导致材料磨损的情况，有效丰富信息资源的内容及数量，加大档案信息资源的利用效率。

2.2文化艺术档案数字化建设的内容包含两个层次①

目录数字化;②档案全文数字化。档案目录主要作用是规范档案著录标引，并合理设计档案目录数据库结构。档案数字化根据扫描录入方式，并为其设计合理的目录索引或采用光学字符技术判别存储信息的内容。进行档案数字化建设中，根据档案自身特点和档实际情况，建设数字化档案主要包括以下内容：

1)整理数字化档案资源是指采用数字技术把馆藏中各种档案信息和接收归档的电子档案，也是进行档案数字化建设的基础。具体途径如下：①开发并汇集档案馆原有的纸质档案为三次文献信息，借助数字化方式输入计算机网络中;②借助数字照相、扫描等技术对原档案实施数字化处理;③进行办公自动化建设过程中组成规范的电子文件。

2)建立数字化档案数据库主要功能是存储、维护、处理档案信息，该数据库主要包括文件管理、档案管理和数字目录中心等管理系统。建立数字化档案信息网络就是在互联网上发布、传递数字化档案信息。随着互联网技术的不断发展，各个地区的档案馆与国际互联网实现连接，确保各个区域的使用者均能查询所需的档案信息。用户借助计算机网络，能够远距离检索网上开发的国内或国外的数字化档案资源。

3档案数字化建设的重点内容

3.1提高档案管理人员素质水平

档案数字化建设需要依靠大量高素质创新型人才，随着一系列高新技术的快速应用和推广，必须创建一种高素质、分工合理的档案管理团队。档案管理员的管理水平直接影响整个档案数字化建设成败，档案数字化建设涉及计算机技术、通信技术等现代技术，管理人员必须熟练将上述技术应用到档案管理中。因此，文化艺术档案档案工作人员必须做到以下几点：

1)熟练利用各项信息工具。文化艺术档案管理人员要重视自身的自我完善，掌握计算机相关理论和运用技能，确保自己能熟练运用各类现代化信息工具，为更好地管理、利用档案信息打下坚实基础。

2)准确鉴定档案信息的有效性。作为文化艺术档案管理人员，必须将有价值的信息及时传递给档案利用者，这也是用户评判评价档案机构信息服务的主要标准。信息化环境下，档案信息具有份量大，内容复杂等特点，档案工作人员应具备较强的鉴定评估能力，准确判断、鉴选并分析档案信息，从而为利用者筛选出有利用价值的内容，为其提供最佳的服务。同时，档案管理人员要具有较强的信息捕捉能力，不但要快速、及时获取档案馆存储的信息为利用者服务，而且也充分运用网络的便利和优势引导利用者获取大量档案信息。③具有严谨的工作作风。档案工作不仅服务性较强，也是一项复杂、繁琐的工作，这要求管理人员要具有严谨、细致的工作作风。档案管理人员要明确各种档案保管期限、分类立卷、汇编等内容，确保各个环节准确无误的落实到位。

3.2建立档案信息的标准规范

标准规范是进行档案数字化建设的“交通法规”，文化艺术档案数字化建设中必须依赖各类法律法规和规范标准的支持，根据国家档案部门制定统一、规范标准设定管理目标，确保各类案卷的完整化，检索更加方便。推行档案馆规范化管理应加强档案管理者和领导干部的法律意识，提升档案管理工作的科技含量。

1)规范档案信息著录

档案著录主要由著录原则、项目、文字、来源、主要规则、标识符号等内容，档案著录是创建档案数字化数据库的第一步。借助著录把文件的内容和形式完整记录下来，组成数据条目并将其录入计算机，组建规范化的档案数据库。著录必须遵循统一规范的原则，防止发生同一事物或同一人物出现不同名称，不同的事物或人物却存在同一名称等问题，使得同一检索条目前后不一致的情况，严重影响档案检索的效果。

2)档案信息存储的规范化

目录档案信息一般采用硬盘进行存储，随着档案数量的增多，为确保档案信息的安全，必须采用统一的存储载体。如果以光盘为主要存储内容，必须将光盘当做档案信息保存载体展开研究，并制定一系列标准和规范。

3)选择合理的软件开发技术

档案数字化建设就要采用计算机对传统档案实体信息及管理信息实施辅助管理。一个规范的档案计算机管理软件，应具有收集、编目、鉴定、检索、开发利用等管理能力，这并非简单的模拟手工作业，而要依据档案管理的各个业务工作流程，结合计算机硬件实现高效率、高质量的工作模式。因此，管理人员必须时时更新已有的档案信息管理系统，把原有的数据库转入新的信息平台中并投入使用，为高度共享档案资源打下良好的基础。

4文化艺术档案数字化建设方案

4.1项目建设总体原则

在数字化档案管理建设小组领导下，统一规划并建立数字化档案管理平台，创建包含纸质档案、电子文档为一体的综合性档案管理平台。本次建设以内网运行为基础，创建小批量纸质档案智能归档管理、分级管理把纸质文档、办公系统文档归纳为一期管理目标。借助已有的网络、信息资源和业务系统，加强各种互联网的互动，实现资源共享。

4.2系统总体框架

文化艺术档案管理系统主要包括档案数据库、档案分级共享管理系统、安全保障及应用系统组成。

1)建设档案数据库

数据库建设过程中要严格按照国家及档案管理系统制定的相关制度和规范，对词汇、表格、数据等进行有效管理。数据库能够存储综合的档案数据信息，管理对象主要由科技档案、声像档案、实物档案等内容，数据库可以执行档案的所有管理环节，并兼容各类不同介质的档案，如：电子档案、图片、光盘、纸质档案等。目前，市场上常用的数据库包括Oracle、DB2、Sybase等，依据档案已有的库存及内增长情况综合分析，选择MSSQLServer200版本即可满足建设需求。标准档案数据库设置在该机构的网络中心，运用原有的SQLserver20xx数据库软件，与新时期档案管理各项要求相互结合，组建档案信息资源中心和数据接口中心，从而实现日常文化艺术类文件归档、查找、整理等操作需要。MSSQLServer不仅满足档案数据条目和原文存储数百万条以上的要求，也不会因数据冗余导致数据库运行缓慢，完全满足文化艺术档案馆发展要求。

2)建设档案管理应用系统

档案管理应用系统设置在档案馆专网中，借助C/S与B/S相互结合的方法进行开发。C/S程序借助VB、VC++，B/S程序利用ASP开发平台，可以与主流服务设置无缝集成，达到最佳的控制和管理效果。C/S程序有利于管理人员前期分析纸质档案信息、加密和自动入库，有效解决历史档案信息和纸质档案存在的管理问题。B/S模式为所有访问档案的的人提供身份认证平台，访问者通过浏览器完成历史档案的查询、浏览等操作。

3)建设分级共享管理系统

档案分级共享隶属于系统内部权限控制范畴，主要用来识别访问者身份，合理分配相应的访问范围、下载控制等等。安全保障系统是保障档案管理系统可以正常、合理使用而设计的操作规范。任何人在具体操作过程中，系统可以自动记录详细的操作步骤，主要由复制内容、打印内容等信息，防止出现违规使用和恶意攻击的情况出现。为保障文化艺术档案信息系统建设和维护的连续性，该系统开发主要借助主流的开发技术，使用.net和SQL数据库进行操控。

5结束语

总之，档案数字化建设是指充分利用计算机、网络等技术手段，对数字档案信息进行合理的控制和管理，成为国际档案信息管理发展的必然趋势，符合当今社会发展对档案管理工作的要求。文中以档案数字化为研究依据，设计文化艺术档案的总体框架及主要管理系统，以期为档案数字化建设做出重要参考。

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6.档案数字化前处理工作浅析 篇六

一、纸质档案管理工作存在的主要问题

目前我国的综合性档案馆多数馆藏内容庞杂, 案卷数量繁多, 时间跨度长。且由于多年来一直处于封闭式管理之中, 档案管理仅以保管为目的, 以案卷不丢失为原则。再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同, 整理的规格不统一等情况, 形成了档案基础管理普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面:一是档号不规范, 没有目录号, 一卷多册现象较多;二是案卷标题不规范, 缺少基本要素, 甚至没有案卷标题等现象较为普遍;三是大部分案卷缺少卷内目录, 以至于无法检索而难以利用;四是许多案卷未标页码, 如果使用中掉页很难发现;五是组卷混乱现象比较严重;六是案卷厚薄不一, 有的一、二页纸一文一卷, 有的五六百页纸一类一卷。总之, 综合性档案馆建馆时间越长, 馆藏量越大, 存在的类似问题就越严重。从以上情况来看, 我国综合性档案馆目前还未完全具备实现档案数字化的充分条件, 需要尽快地、科学地解决这些问题。

二、规范纸质档案管理, 为数字化做好准备

从科学与经验中都可以获知, 要想提高档案管理水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法, 即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法运作。

1. 全面普查案卷, 去糟取精。

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查, 加之移交单位划分保管期限不准, 不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件。所以首先要剔除这些无用的文件, 才能避免今后实行档案数字化管理时出现重复与低效率的情况。

2. 重新组合案卷, 实现案卷规范化。

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷重新加工填写, 以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、利于科学保管, 还可以提高实行档案数字化管理后的利用效率。

3. 统一分类号, 保证检索查全率。

计算机检索的显著优势就是能够满足人们快速检索的需要。为了确保检索的完整性, 我们在分类过程中, 首先根据《中国档案分类法》进行分类, 再因事制宜制定出一些具体细则。另外, 在分类的过程中, 还应加强校审力度, 以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织专业学习, 统一认识, 统一标准, 尽量做到前后标引一致, 同一类文件标引一致, 从而达到标准化和规范化管理。

4. 规范题名, 保证检索查准率。

档案的分类号保证了检索查全率, 而题名准确才能保证检索的查准率, 因此在著录时要统一规范题名。规范题名应掌握的原则与要点是:在填写题名项过程中要规范机构简称, 尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要, 在著录过程中标明题名中责任者、事由、文种, 必要时加上人名、地点和时间等要素。如果题名要素不完整, 则要补齐, 如果题名冗长, 则删除多余的赘词。还要统一文种题名, 这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

5. 结合实际, 规范著录工作。

著录是实行档案数字化管理的一项重要的前处理工作, 也是直接影响输入计算机数据与信息准确性的一项重要的前期工作。国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异, 再加上计算机管理又提出了新的技术性要求, 所以各个档案馆应该以《规则》为依据, 并从自己的实际情况出发, 根据计算机管理的技术要求, 制定出适合本馆著录工作的著录细则。

三、加快数据准备, 推进档案数字化进程

1. 分门别类, 充分利用档案原基础。

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷, 在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。而对那些特殊形式的档案, 则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入, 然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础, 可以减少著录环节, 大大地提高著录速度。

2. 分级次著录, 省时省力。

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录, 即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录;对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案, 进行文件组合级著录;而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能准确揭示档案的主题内容和特征, 而且也可以减少著录条目和录入条目, 既节约了时间、人力与财力, 又提高了效率。

3. 用“关键词”替代“主题词”, 简化查找时间, 提高效率。

“主题词”虽然有规范统一的功效, 却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端。我们可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中, 靠思维归纳出揭示主题内容的词汇, 以“关键词”进行标识, 待录入计算机后, 利用计算机批量处理的功能进行处理。这种做法不仅解决了手工标引速度慢, 计算机自动标引不准确的缺点, 而且解决了主题词的词义含量问题及分属关系。

参考文献

[1].冯惠玲.张辑哲.档案学概论[M].中国人民大学出版社, 2006

7.学校档案数字化的中后期工作 篇七

一、数字化中期：目录优先，注重源头，确保质量

1. 确保目录数据库的规范和完善

虽然档案信息全文数字化是数字化工作的方向，但在全文检索还无法大规模实现的今天，机读目录数据仍是档案检索的主战场，构建规范和完善的目录数据库是档案信息进行数字化的第一步。各学校应首先补充完善案卷级与文件级机读目录，特别是办学历史悠久和馆藏档案数量大的学校；其次，应检查已有机读目录数据的质量和规范，目录信息能否规范、准确地反映档案内容。

2. 重视电子文件的接收

电子文件的接收是减轻档案数字化工作压力的有效途径，每推迟一年接收电子文件，就意味着以后要多花人才物力对其进行数字化工作。目前，大部分学校都实现了校园办公自动化，但都着重于文件资料的流转利用，至于归档保存则是另一回事。因此，学校档案部门应主动与本单位信息部门商讨，将档案信息化管理纳入校园信息化工程，以实现电子文件的网上传输和归档，对于还未实现校园一体化的单位，则应要求在纸质文件归档同时要求提交电子版。

3. 做好全文数字化档案的校验工作

全文数字化是一项工作量相当庞大的工程，但学校专职档案管理人员往往人数偏少，因而档案全文数字化工作一般都委托给数字化处理专业公司来做。数字化专业公司常常是在短期内加班加点完成委托的数字化处理任务，至使档案管理人员无法逐个对图像文件进行校验。因此，各学校在与数字化处理专业公司签订数字化处理技术委托合同时，应明确写明数字化处理的质量要求、质量标准、质量检查方法以及质量问题的解决办法等。在实践过程中，除了数字化专业公司指定专人负责数字化处理中的校验工作，还应安排档案管理人员进行抽样校验工作，校验工作与专业公司数字化处理工作同步，做到随扫随校，发现错误，立即重扫，确保不会出现图像歪斜、污点、大小不一等情况。

二、数字化后期：统筹兼顾，安全第一，讲求实效

1. 统筹兼顾，保证数字化工作可持续

档案数字化工作牵涉多个业务部门，只有统筹和兼顾好各种关系，数字化工作才能可持续。一是要善于共享、利用本校的软硬件设施和网络资源，避免不必要的重复投资；二是要合理分配部门内人员和技术，避免有限资源的不合理分配；三是要根据馆藏实际情况配置适用的设备，避免不必要的高起点、高标准和盲目跟风；四是要合理安排每年的工作进度，避免不切实际、盲目乐观地定数量、定进度；五是要借档案数字化之机，进一步规范纸质档案管理，避免数字化档案被随意访问、篡改、复制等破坏档案原始凭证性和真实性所带来的严重后果。

2. 确保数字化工作的安全

首先，档案数字化过程中要大量利用档案实体，因而应加强档案实体流通过程的监控，保证档案实体不丢失、不损坏，确保绝对安全；其次，要选择安全的档案信息存储设备。数字档案信息能否长期存取与存储介质息息相关，一旦存储介质受损，其数据也将不复存在。因此，应选择优质、安全的存储介质来确保数字档案信息的安全，如光盘、移动硬盘、服务器等。再次，要做好档案信息备份。数字化处理的档案信息应备份两套以上，其中原件封存保管，复件用于对外查阅利用和异地保存，同时做好原件与复件数据的比对校验工作，确保备份信息可读、可还原，并做好数据信息备份时的登记工作。最后，应做好信息数据库的日常维护，以防止数据的丢失、破坏、更改、非法下载复制、病毒侵袭、系统崩溃、硬件损坏等不安全因素。

3. 依托网站，做好数字化档案的利用

如何发挥档案数字资源的优势，并最终满足用户需求，是各级各类档案机构一直以来所追求的目标。作为学校档案部门，由于处在教育科研前沿阵地，有条件依托网络系统，构建档案网站，作为数字化信息资源利用和服务的平台。一是应做好网站的档案信息导航工作，引导用户进行准确、快速检索；二是要实现档案目录查询向数字化原文查询过渡；三是要开展互动服务，征求用户对档案信息资源的需求意见，逐步解决用户信息和档案部门提供信息不对称的问题；四是要及时补充和更新网站档案信息资源。通过依托档案网站，对档案资源实现以计算机检索代替手工检索，以网络查询代替上门查阅，以电子复制拷贝代替人工摘抄、复印，从而提高档案利用的质量和工作效益。