档案立卷归档流程

档案立卷归档流程（共9篇）

1.档案立卷归档流程 篇一

编号：HJ-ZD-XZ-11-G1

豪钧同创科贸有限公司

档案立卷归档制度

一、总则

1.为加强公司档案管理工作，特制定本制度。

2.归档的文件应按年立卷，公司内部在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

3.文件承办部门及承办人应保证经办文件的系统完整（文件上的各种附件一律不准抽存）。工作变动或因故离职时应将经办文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

4.公司各种文件资料及相关表格，都有其制定的内容和标准格式，任何人不得随意修改，如确有已不适之处可经主管领导同意后由原撰写进行修改后重新签字定稿发布。代理产品协议及外来协议一般不由公司拟定其内容及格式，但必须经总经理阅后方可操作执行。

二、文件材料的收集管理

1.公司文件材料按其重要性、保密性和总体性分为公司级档案、部门级档案。公司级档案主要是机密性文件，由公司设专（兼）职档案管理员，由总经理直接管理，部门级档案由部门兼职档案管理员管理，人员保持相对稳定。

2.专（兼）职档案人员的职责

1）具有档案人员应有的道德品质，严守档案机密，遵守本岗位档案工作流程，了解本岗位的工作业务，掌握文件材料的归档范围，并做好归档记录。

2）认真执行归档制度，对承办的文件材料及时收集归卷，并按借阅权限控制借阅，对应存未存的文件材料要催办并报主管领导对之考核。

三、档案分类

1.档案主要内容

1)公司管理文件资料

会议材料、外来文件、公司内部请示与批复文件、公司各种证件、计划总结报告、行政工作的合同协议、员工任免奖惩、劳动管理、公司历史沿革大事记等材料、内部管理资料，外部加工协议、运输协议、代理产品协议等公司对外各项合作协议。

2)财务文件资料

各部门备用金申报审批资料、工资管理、财务成本费用有关资料、按财务规定应保存的各种凭证、帐目、报表等。

3)业务文件资料

定货合同及生产任务单有关资料、招标书、各种与业务有关的记录、客户资料、部门间传递 1

资料（如工厂发货通知单）、内部管理资料。

4）设计、产品图纸技术资料

设计任务单有关图纸资料、新产品开发图纸技术资料、图纸样册等资料、产品图纸资料、生产过程的各种记录、内部管理资料。

2.档案载体

文件资料归档根据适用性及保存价值可分为：文件资料、软盘、光盘，但均需在计算机中保存一份。

四、机密文件

1.内容及保存期限

1)设计、生产图纸技术资料：具有专利、专用、独特性的图纸资料及其他技术上属于机密性的资料。保存期限属永久保存。

2)业务资料：销售资料、市场情报、客户资料及其他业务上属于机密性的资料。保存期限5年以上（长期保存）。

3)财务、公司管理资料：财务文件资料、各种公司证件，外部加工协议、运输协议、代理产品协议等公司对外各项合作协议。公司认为有必要列入机密文件的管理资料。财务归档资料按财务规定要求期限保存，公司资料一般为永久保存。

2.保存形式

1)设计、生产图纸技术资料按类目保存形式采用计算机内保存、光盘保存、图纸资料文件资料保存。

2)业务资料按类目保存形式采用计算机内保存、软盘备二份保存、文件资料保存。

3)财务、公司资料依类目要求及有效期间予以计算机内保存和文本文件保存。

2.机密文件资料管理

公司的机密文件资料在归档记录上要有注明，机密文件档案归档见相应流程，每月各部门增加的机密文件，于次月5日前由各部门填写“机密文件增列表”呈总经理核阅，并于每年年底清理档卷，将认为已无需继续保管或已消失机密性质的文件，填写“机密文件销毁表”呈报总经理核准后销毁，销毁需两人在场，如机密性文件资料应归档未归档，经查记录查明原因后，按处罚条例执行。

五、平时归档

1.设计、产品图纸技术资料

1）设计部电子图纸资料管理

设计部的电子图纸资料，随着平时设计图纸的增加而分类、分目录保存在计算机中，通过内部计算机连网，图纸资料可以资源共享，在此基础上，通过规定的一台计算机统一向外传递邮件，其

它计算机无拷贝功能。

2）设计图纸资料、产品及新产品图纸技术资料

a． 设计部图纸照片资料

设计部图纸照片资料属公司级档案，由公司统一管理归档。设计部应将平时设计积累的图纸照片、新产品开发图纸资料按类别进行电子文档保管，由公司档案管理员负责办理借阅手续，设计部借到借阅单才能打印图纸资料，设计部按要求每月对图纸样册换页更新，并由公司档案管理员整理编册，做好更新记录（见档案借阅管理制度）。

b.工厂产品及新产品图纸技术资料

1）工厂产品应有的图纸资料有

单体图、加工图、安装图及说明

2）新产品图纸技术资料有

寻价单、单体图、加工图、安装图及说明

工厂产品及新产品图纸技术资料属公司级档案，由厂长统一分类归档保管。

2.业务资料

1）业务部归档

定货合同、生产任务单有关资料、招标书、各种与业务有关的记录、部门间传递资料、内部管理资料，由业务部在平时的工作中积累分类归档，并做好归档记录，以备查找。对于已签定的定货合同按月归纳到公司客户资料中。

2）公司级归档资料

客户资料及其他业务上属于机密性的资料为公司级档案，由公司统一管理归档（见客户资料管理办法）。

3.财务、公司资料

1)财务文件资料为公司级资料，由财务部按财务规定归档保存。

2)会议材料、外来文件、公司内部请示与批复文件、计划总结报告、行政工作的合同协议、员工任免奖惩、劳动管理、内部管理资料属行政部管理资料，平时按时间顺序分类归档保存，按文件编号做好记录。

3)公司各种证件、公司历史沿革大事记等材料属公司级档案，由公司统一归档管理（见流程

四）。

4.各专（兼）职档案管理员应根据归档范围，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”，并标明借阅权限。

1.专（兼）职档案管理员应及时将已归档的文件材料，按照“案卷类目”，放入平时保存文

件卷内对号保存，并在收发文登记簿上记录。

六、立卷

1.案卷的要求是：遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2.归档的文件种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3.在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件分别立在一起，不得分开。

4.不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复放在批复年立卷，跨的规划放在针对的第一年立卷，跨的总结放在针对的最后一年立卷。

5.卷内文件应区别不同情况进行排列，应依其文件资料形成规律或特点进行编号，编号原则应有部门、年月，目的是便于查找。

6.永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，卷内目录放在卷首。

7.案卷封面，应逐项按规定用钢笔或签字笔书写，字迹工整清晰

8.案卷立卷后按排列格式（先卷内目录后文件）以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

本制度经过经理会讨论后，总经理批准之日起实施。

北京豪钧同创科贸有限公司总经理：

年月日

2.档案立卷归档流程 篇二

关键词：部门立卷,学生,档案

“档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。”[1]“高校学生个人档案”是指该生在校学习期间直接形成的, 真实反映该生学习生活、参加活动、实践成才、成长过程的, 对学生本人、学校和社会有保存价值的个人人事材料, 是具有凭证作用和参考作用的原始历史记录。学生从毕业、就业, 到成为社会栋梁之材, 都离不开个人人事档案的给力佐证。档案服务民生是我国档案事业发展的方向。高校学生个人档案具有促进该生成才、就业、抓住机遇发展自我的“潜在作用”。提高高校学生个人档案质量, 是参与建立高校学生个人档案相关师生的历史责任。学生个人档案是学生今后转正定级、申报职称、用人单位考量人才、办理养老保险、出具相关证明的重要凭证。本着对学生负责、对国家负责、对历史负责的态度, 立卷归档单位务必高度重视学生个人档案的建档、归档工作, 并确保形成的学生个人档案完整、准确、及时、安全地移交到学校档案馆。

一、提高学生个人档案建档、立卷、归档质量是学校档案工作常抓不懈的任务

档案馆应抓住以下关键环节, 提纲挈领、事半功倍地推动提高学生个人档案质量工作。一是负责宣传、落实档案法规在学校的贯彻执行, 建立健全学校学生个人档案部门立卷归档制度, 做到建档程序合法, 流程管理科学, 分工协作明确, 监督指导到位, 建档责任到人, 在部门职责和制度的层面优化学校档案工作环境氛围。二是狠抓参与学生个人档案工作专兼职人员队伍建设, 努力提高专兼职人员的素质和档案业务技能, 并通过专兼职档案人员的努力工作, 来普遍提高全校师生的档案意识和档案利用常识, 努力培养一支高效率、高质量的学生个人档案建档立卷、归档整理、精细管理的专兼职档案工作人员队伍。三是在档案馆主页上建立学生个人档案管理互动平台链接, 在建立的学生个人档案管理系统上设立学生个人档案知识宣传栏目, 让师生通过网上学生个人档案图片展览、学生个人档案知识讲座、专职档案员现场指导立卷、整理、归档工作等措施, 了解学生个人档案建档、立卷、归档要求, 让师生知道如何查阅和利用学生个人档案。四是丰富学生个人档案的归档内容和范围。目前的学生个人档案材料内容简单, 千篇一律、千人一面、大同小异的档案材料和用同样几句评语评价所有同学的档案材料 (如“同意”、“情况属实”、“准予毕业”等) , 不能全面、准确、完整地反映出学生的综合素质、个性和特长;在反映专业技能学习和实践成果方面的评价性材料严重不足, 社会认证的从业资质证书、发明专利证书、专业等级证书等几乎没有列入学生个人档案的归档范围, 失去了反映“人才标签性材料”的学生个人档案, 无法满足用人单位选拨、录用、甄别人才的现实需求。五是现代社会的创新能力往往依靠创新团队的合作精神来维护, 具体到个人就是看融入社会的能力, 与人相处的品行, 健康心理素质等, 这些材料决定着学生个体能否融入社会, 能否利用社会资源成就自己的事业。

二、部门建档、立卷、归档能将枯燥、干瘪的档案材料变得丰富多彩、翔实鲜活

贯穿整个大学生活始终的课外社会实践活动、各种竞赛活动、科技创新活动、教育评议活动, 是由学校的不同部门组织开展的, 这些活动对于培养提高大学生相应方面素质和能力是不可或缺的。不同部门组织活动产生的档案材料, 只能由对口组织部门来组织建档、立卷、归档, 产生的档案材料内容才丰富准确, 鉴定评价结果才不失真、失实。《部门立卷归档制度》是部门立卷、部门归档制度的总称, 是保证各类档案齐全、完整、系统、及时地归档的具体要求。在高校落实《部门立卷归档制度》, 可以提高建档质量, 从而提高档案材料的生命力、鲜活性和利用价值。部门立卷归档制度落实到学生个人档案材料的立卷和归档中, 可以调动部门管理育人的积极性和能动性。部门师生生活在一个单位相互了解情况, 可以通过写实档案材料中的“组织鉴定意见”, 做到“师生互动”传递“正能量”, 引领学生主动自觉成才。部门立卷归档制度落实到学院工作中, 是指学院对本院学生在校期间所产生的哪些材料可以立卷归档, 哪些材料不应该立卷归档, 决定权完全由学院说了算。学院通过落实《部门立卷归档制度》兑现任务目标管理责任制, 把提高人才培养质量的各阶段成果, 固化到建立各阶段的学生个人档案材料中, 发挥和提高学生个人档案在促进该生成才、就业、抓住机会发展自我方面的“潜在作用”为实际作用。

三、学院是人才生产的车间, 系和专业是生产流水线, 学院的教学、科研和师生互动活动是形成高质量学生档案材料的生动素材

学生培养计划的制定和实施是在学院完成的, 高校学生个人档案是高校人才培养的“产品说明书”、“质量检验报告单”;是用人单位选拔考量人才、量才录用的参考佐证材料;是毕业生就业、竞聘上岗的“资质证明”;学院应以反映高校培养创造性人才实践活动为主线, 形成学生个人档案材料, 这是提高档案材料的基本途径。高校开展的素质教育、专业实践、学术交流、科技竞赛、科研活动较多, 学生在参与活动过程中形成的, 能展示和反映学生自身素质、专业技能、研发能力等情况的材料应当进入学生个人档案。组织者应当及时为参与者出具相应的证书、鉴定、评价材料并签章归档。以上归档材料是学生综合素质和创造性才能的反映, 是用人单位选定人才最看重的材料。理工类学生的专业实习 (实践或实验) 报告, 直接反映出学生学以致用的能力, 是学生专业知识和能力的“评价 (评估) 报告”和学生今后专业发展“潜力”报告, 这是用人单位非常关注的评价学生专业能力和水平的具体材料。

四、辅导员代表学校辅导和管理学生成长、成才, 是学校见证学生成长、成才最前沿、最基层的岗位, 高质量学生个人档案产生于学生和辅导员的努力中

1.学生本人在形成学生个人档案材料时, 要有针对性地收集、展示用人单位感兴趣的材料, 要尽量考虑到用人单位对人才需求规格、标准等要求, 要重点反映科研能力、专业技能、解决实际问题的能力和个性化差异。书写卓越的学生个人档案成为学生本人成就事业的通行证。社会发展演变改变了学生成长和生存的社会环境, 具体讲就是变苍白无力的思想政治工作为人生奋斗的生存竞争;变过去被组织安排的人生奉献为当今人生职业发展规划, 面对市场导向的社会、经济发展的主战场, 去自我完善、自我觉醒、自我评价、自我实现个人社会价值的过程。书写更加优秀的个人档案材料去争取更多的发展机遇, 会引领学生努力把自己塑造得更加完美优秀。档案记录、档案证明、档案约束、档案激励着学生奋发图强努力成才。学生本人形成的档案材料主题要鲜明, 逻辑要清楚, 语言文字表达要言简意赅, 材料的内容要真实准确, 要杜绝词不达意、含糊其辞、逻辑混乱的现象。由于学生个人档案的保管使用年限较长, 要求形成档案材料的材质要过关, 具体讲就是纸张要保证厚度和韧性, 要耐腐蚀、耐磨损;书写要用碳素墨水, 文字工整、字迹清楚、确保不褪色。

2.辅导员是建立本班学生个人档案的第一责任人。学生本人的鉴定是学生本人对自己的主观评价, 往往不客观、不准确, 辅导员给出的鉴定和组织意见就是组织对该生的客观评价和组织的认定结果。辅导员鉴定和组织意见应遵循以下三原则:①真实客观性原则:学生的现实表现应当与该生档案袋里的材料记录“表里如一”, 克服空话、套话。②准确写实性原则:避免档案材料“千人一面”现象, 应当写出每个人的特长和特点。③完整评价性原则:学生个人档案不仅要全面反映出学生本人的德、勤、能、绩情况, 还要反映出学生本人的专业成才、职业人生规划、专业技能训练、参加科研活动情况。辅导员在形成学生档案材料的过程中, 组织意见要尽可能给出客观、准确、科学的评价结果;学年鉴定时辅导员鉴定评语要根据学生实际表现写实, 尽可能反映出学生的个性差异和特点;要努力提高学生档案材料的质量和鲜活性。

3.辅导员参与学生个人档案的建立和管理工作, 赋予了辅导员在学生管理工作的绝对“权威性”。组织鉴定的措辞决定着学生的前途和命运, 例如有点“二”, 有点“神经兮兮的”, “有自虐倾向”, “有自杀倾向”等等, 这类不靠谱的词语最好不要出现在学生的档案材料里, 学生的命运和将来, 应当由学生自己来掌控, 并具体落实到学生自己行动上。

总之, 学生个人档案的建立和归档质量, 不仅是学校专兼职档案人员的工作, 更是反映学校办学水平, 人才培养质量, 学校管理能力的一项重要工作。提高学生个人档案质量, 不仅需要学校专兼职档案人员的勤奋工作, 还需要国家档案法规给力和学校档案制度层面的保证, 更需要广大师生档案意识的觉醒和主动学习档案相关知识。

参考文献

3.档案立卷归档流程 篇三

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文书档案立卷归档制度

一、文件材料的收集管理

（一）坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

（二）凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由综合办公室统一收集管理。

（三）一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。

（四）各部门专(兼)职文书的职责：

1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的一月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

二、归档范围

（一）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

（二）上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

（三）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

（四）本公司的请示与上级机关的批复。

（五）本公司反映主要职能活动的报告、总结。

（六）本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计

报表及简报。

（七）信访工作材料。

（八）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

（九）本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

（十）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

（十一）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

三、平时归卷

（一）各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。

（二）各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

（三）公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。

（四）专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。

四、立卷(案卷质量要求)

（一）为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。

（二）案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

（三）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（四）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；绝密文件单独立卷，少数普通文件如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文件立卷。

（五）不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨的规划放在针对的第一年立卷；跨的总结放在针对的最后一年立卷；跨的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。

（六）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

（七）卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。

（八）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。

（九）有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。

（十）案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

（十一）案卷的装订和案卷各部分的排列格式：

案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

（十二）案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

4.档案立卷归档流程 篇四

预立卷(材料的形成与积累)————整理组卷——归档验收

一、预立卷

1.学校各院、部、处、馆、总支、系、所、社、中心、工会团委和直属部门均为立卷部门。

2.各立卷部门根据历年文件材料形成规律，参照归档范围，预先编制案卷类目(类目名称见《同济大学档案立卷部门、归档范围和保管期限表》)。

3.各立卷部门要在平时随时将办理完毕的文件，按照案卷类目名称，分别归卷。

二、立卷分工

1.中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府、国家教委以及国务院有关部、委下达的文、电、材料，综合性的，由党办、校办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

2.以党委、学校名义的发文，由党办、校办分别立卷归档。以部门名义的发文，由各部门立卷归档。

3.党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别立卷归档。职能部门以党委和学校的名义召开的全校性专门会议、千部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。

4.校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由校办或党办立卷归档;请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。

5.两个以上单位共同办理的文件由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。

6.各临时机构、撤消机构形成的材料，应于机构撤消前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得带入其他单位。

三、整理组卷(立卷)1.坚持由文件材料形成部门立卷归档的原则，由各部门的专(兼)职档案员负责将积累的文件材料整理组卷后向档案部门归、件

2.在平时积累归卷基础上，按照归档范围，调整检查每组文件是否齐全、完整，剔除无需归档的文件材料。(参见《同济大学档案归档范围的确定》)3.将文件按年度或问题进行立卷分类。

(1)分年度:将文件按其形成或针对的年度分开。

如:

一般文件归入文件形成年度。

跨年度的请示与批复，归入批复年度。

跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度。

跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度。

跨车度的会议文件，归入会议开幕的年度。

法规性文件，归入公布和批准年度。

按学年处理的文件，归入专门年度。

科研、基建、设备项目分别归入鉴定、竣工、引进年度。

成绩、研究生学位论文分别归入毕业年度和授予学位年度。

（2）分问题：将文件按其内容所反应的问题分开。4.以问题为主进行立卷组合。

如:

会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷。

非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷。

统计、报表、名册等，按照名称组合。

学校管理和业务活动形成的文件、材料，按单一问题组合。工作计划、总结等文件，按责任者或名称组合。简报按名称或期号组合。

科研、基建、设备按项目组卷，一项一卷或若干卷可将管理性文件材料和结论性文件材料综合组卷后放在各卷之首，其余可按工作阶段及重要程度或文件性质分别组成若干卷。5.卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列。

如:

批复在前，请示、报告在后。

上级通知在前，上报材料在后。

正件在前，附件在后。

印件在前，定稿在后。

结论性材料在前，依据性材料在后。

其他文件材料按时间顺序排列。

6.拆除文件上的金属物，对破损的文件材料及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边修补和裱糊，对较大的图表，要按手风琴式的样子折叠。

7.编页号

成卷装订的卷内文件编页号，按件组卷（如蓝图、底图）的文件材料编件号。

（1）卷内目录、备考表均不编页号。

（2）卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编

写一个页号。

（3）页号应用兰色或黑色号码机敲出，起始号为1.(4)页号的位置在每面材料非装订线一侧上角。

(5)同一问题的文件组卷后不得超过200页。

(6)以件为单元的在每件文件材料的右上角加盖档号章。

8.填写卷内文件目录

卷内目录位于卷内文件之前，必须用碳素墨水填写或用计算机打印。(1)序号:以卷内文件排列先后顺序填写的序号。

(2)文号:文件制发机关的发文字号。由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，如:“国发[1995 ] 1号”。其年“[ 1995]”不得简写成“（95）".(3)责任者:形成文件部门或对文件负有责任的署名者。

(4)题名:即文件标题，一般照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件可自拟标题、外加“[ ]”号，如会议记录应概括出主要内容。

(5)日期:文件的形成时间，例:1994.10.10。

(6)页次:卷内每份文件起始之页的编号，最后一份文件应填起止页号。9.填写卷内备考表。

卷内备考表位于卷内文件之后，必须用碳素墨水填写。

(1)本卷情况说明:填写卷内文件缺损、补充、移出、销毁等情况。

(2)立卷人:由组成本卷的兼职档案员签名。

(3)检查人:由对案卷质量进行审核的责任者答名。

(4)立卷时间:填写立卷的时间。10.书写封面

（1）立卷单位:立卷单位的全称。

（2）作者:卷内文件的主要责任者(单位或个人)。

（3）案卷题名:应简明确切，结构完整，体式一致。一般包括卷内文件主要责任者(不得简称本校、上级)、内容、名称（文种）。除会议文件外，不得用“xxx文件材料”；除一般函件外，不得用“xxx来往文书”。案卷标题不超过50个汉字。

（4）卷内文件起止日期:卷内文件形成的最早至最晚日期。

（5）保管期限:依据保管期限表，确定案卷的保管期限（永久、长期、短期）。（6）密级:有保密要求的要填写密级。

11、装订

(1)装订之前，先检查文件是否按16开或A3规格大小形成，如不是则需裁切、贴边、折边成16开或A3规格。

(2)采用三孔一线法，一般不超过200页(2cm的厚度)。若装订线处有字迹，须进行贴边处理。

四、归档验收

1.归档验收:移交档案时，交接双方当面检查，档案馆根据有关标准进行验收。凡不符合要求者，档案馆拒绝接收，并限期改正。

2.移交手续:移交时填写移交目录，一式两份，双方各执一份备查。

5.立卷整理归档制度 篇五

二、本所档案应编制整理类目，认真执行档案管理办法规定。

三、档案质量应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件的有机联系，区别不同价值，一事（问题）一件，便于保管和利用。

1、归档文件、材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，字迹模糊或易退变的文件应予以复制；

2、归档文件以件为单位，一般以每份文件为一件，文件正本定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件，转发件与被转发件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件；

3、盒内文件材料应按先批复后请示，先正件后附件，先印件后定稿的次序排列；

4、盒卷内文件应除去金属物，已破损的应予以修整，托裱整齐，逐件用缝纫机装订并依次编页号或件号；

5、填写盒内目录和备考表应符合有关规定，用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰；

6、声像档案应用文字标出摄像或录音对象、时间、地点中心内容和责任者。

7、实物档案应用文字标出授奖单位、获奖名称、日期、单位和载体种类；

8、会计档案由财务部门收集齐全，按照会计凭证、会计帐簿、会计报表分类整理立卷，装订成册，并在每册封皮上注明保管期限，在财务部门管理一年后移交档案室，并编写会计档案案卷目录和移交清单一式两份；

9、基建档案由基建部门收集整理，按分类组合案卷编制目录和移交清单一式两份，工程完工验收后移交档案室；

四、文书书写要求

1、书写材料应用碳素墨水、蓝黑墨水，除特殊行业规定外不能使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸等。

6.档案立卷归档流程 篇六

注意事项及有关要求

一、今年的归档工作仍采用北京量子伟业PDE档案信息化系统完成，任何单位不得脱离档案信息化系统自行随意操作。在进行文件材料录入时要注意区分材料的所属，要将所属相同的文件材料录入对应的归档任务，不得混淆，如2013年的文件材料只能录入2013年的归档任务。

二、归档的内容与范围参照《重庆理工大学2014年各二级单位应归档材料目录及保管期限》（附件1）执行；对各二级单位归档学校保存的档案，二级单位档案工作分管领导要认真把关，确保归档内容的完整，其中尤其是要做好学校中心工作及重大活动方面的材料的归档，不要遗漏。（各二级单位过去每年归档学校保管档案的内容可在档案信息系统中查阅）

三、本次归档对象为各二级单位2013工作中形成、产生的各种载体材料，包括纸质材料与非纸质材料（电子文件）。

四、归档文件材料内容要齐全、完整，一律要求使用原件。其形式包括红头文件与业务类材料（业务类材料指各二级单位自身工作中产生的但又没有形成文件的材料如各二级单位的报表、具体业务工作过程、结果材料）。另归档文

件材料的用纸要规范、整洁，不得使用废旧纸张，同时党政文件须附上底稿，按文件在前、底稿在后的次序一起归档。校内党政文件由制发单位负责归档,非该文件制发单位不必对其立卷、归档。同时对于会议带回材料应严格按公文处理程序处理，不得私自留存。

五、各二级单位分类立卷时要将涉密材料和非涉密材料严格分开，分别归类、组卷。

六、归档文件材料的分类、组卷不分外来文与校内文，一律按问题进行分类。首先按《中国高等学校档案工作规范》确定的分类标准，将文件分类到二级类，然后再在同一个二级类内按文件内容相同、相近的原则进行分类，从而将该二级类下面的文件细分成几个小问题，此时根据文件材料的数量再决定是否进一步下分，若文件材料数量合适（总页码在100页左右）则不再下分，若文件材料数量不合适则还须对文件材料多的问题再进行进一步细分，直至将该问题内文件材料的细分到数量合适为止。此外，若将同一个二级类的文件细分后，若每个问题的文件材料很少，则可将同一个二级类内文件材料数量少的问题进行合并。

七、卷内文件材料一般按问题---时间的顺序进行排列，但有批复的则批复在前、请示在后。

八、卷内文件材料不论单面还是双面书写，只要有文字内容的页面均要打号，页号的位置同书页号，每卷档案的页

号均从“001”开始。

九、各二级单位在拟写案卷题名、卷内目录等时，要求字迹工整、规范，不得使用简化字；此外，若文件责任者为重庆理工大学或重庆理工大学某二级单位时，其责任者栏一律填写“重理工”，而不应写为“重庆理工大学ⅩⅩ单位”，同时对于“市教委”等政府部门的文件，责任者栏应写为“渝教委”，而不应是“市教委”等。

十、各学院归档的优秀论文要齐全、完整，不得残缺和遗漏。

十一、各档案分室形成的档案资料由其自行管理，不须向档案科移交，但其分室负责人、承办人必须按规定时间完成立卷归档工作，并在完成后及时向档案科移交案卷目录。

7.档案立卷归档流程 篇七

第一章总 则

第一条为规范和加强法律援助案件档案管理，依据《中华人民共和国档案法》、司法部、国家档案局制定的《律师业务档案立卷归档办法》和《律师业务档案管理办法》，制定本办法。

第二条本办法适用于法律援助机构指派的律师、基层法律服务工作者和法律援助机构工作人员、社会组织人员、志愿者承办的法律援助案件。

第三条法律援助案件档案管理实行专人负责。档案管理人员应当忠于职守，依照档案管理法律法规，严格管理案卷档案。

第四条法律援助案卷档案以卷为单位，按照和一案一卷，按卷编号的原则归档；跨的案件，应在办结归档。

第二章案件材料的归档范围和顺序

第五条办理法律援助案件形成的材料应及时收集整理并按卷归档。

第六条法律援助案件材料归档范围和顺序

（一）刑事法律援助案件

１、刑事指定辩护案件

（１）法律援助审批表；

（２）人民法院指定辩护函；

（３）法律援助指派函回执；

（４）被告人意见单；

（５）检察院起诉书；

（６）上诉案件应附一审判决书或裁定书，再审案件应附生效判决书；（７）证据材料；

（８）律师会见当事人笔录；

（９）庭审笔录；

（１０）律师辩护意见；

（１１）人民法院刑事判决书；

（１２）法律援助结案报告。

２、申请法律援助的刑事案件

（１）法律援助申请表；

（２）受援人身份证明材料、经济状况证明；

（３）法律援助审批表；

（４）法律援助指派函回执；

（５）授权委托书；

（６）检察院起诉书或自诉状；

（７）上诉案件应附一审判决书或裁定书，再审案件应附生效判决书；（８）证据材料；

（９）律师会见当事人笔录；

（１０）庭审笔录；

（１１）律师辩护意见或代理意见；

（１２）人民法院刑事判决书；

（１３）法律援助结案报告。

（二）民事法律援助案件

１、法律援助申请表；

２、受援人身份证明材料、经济状况证明；

３、法律援助审批表；

４、法律援助指派函回执；

５、授权委托书；

６、民事起诉状（上诉状、再审申请书）；

７、上诉案件应附一审判决书或裁定书，再审案件中应附生效判决书；８、证据材料；

９、律师会见当事人笔录；

１０、庭审笔录；

１１、律师代理意见；

１２、人民法院民事判决书、裁定书、调解书；

１３、法律援助结案报告。

（三）行政法律援助案件

行政法律援助案卷顺序参照民事法律援助案卷材料排列。

（四）非诉讼法律援助案件

１、法律援助申请表；

２、受援人身份证明材料、经济状况证明；

３、法律援助审批表；

４、法律援助指派函回执；

５、授权委托书；

６、与受援人谈话笔录；

７、当事人提供的证据材料；

８、调查材料；

９、法律意见或草拟的法律文书，办理具体法律事务活动的记录；１０、法律援助结案报告。

（五）其他法律援助事项需要立卷归档的，参照以上相关规定立卷。

第三章案件材料的整理、装订

第七条归档时要对归档材料进行整理、检查，如发现有破损、褪色或者字迹难以辨认的文字材料应立即进行修补或复印。

卷页大小统一为Ａ４型纸张，小于卷页的材料，要粘贴在Ａ４型卷页衬底上，大于Ａ４型卷页要进行折叠。在剔除材料上的各种金属物体，确认案卷材料无缺失、遗漏后，按照归档顺序进行装订。

第八条档案在装订前必须逐页进行编码。编码使用阿拉伯数字，两面有字的要两面编页码。页码位置正面在右上角，背面在左上角（无字页不编码）。

第九条立卷用钢笔或碳素笔逐页填写案卷封面、卷内目录、需要填写的法律援助案卷文书，填写内容要完整，字迹要整洁、清晰。

第十条案卷装订一律使用棉线绳，三孔装订牢固。

第十一条案卷保存一般以为单位、以卷号为顺序存放，根据档案盒摆放方式，在盒脊或底边设置全宗号、、保存期限、起止件号、盒号等必备项。不同形成或者不同保管期限的归档案卷分别装盒。

法律援助档案分永久、长期、短期三种保管期限。长期保管的期限为二十年至六十年；短期保管的期限为五年至十五年；

第十二条制作归档文件目录，应使用Ａ４型纸页，根据保管期限或案卷类型进行分类。目录内容包括：档案号、案由、承办单位、承办人、页数、归档时间、档案管理人、备注等。

第四章案卷归档

第十三条法律援助案件应在结案后一个月内整理归档，交法律援助中心档案管理人员集中保管。

诉讼案件以收到判决书（裁定书、调解书）之日为结案日；执行法律援助案件以收到执行终结通知书之日为结案日；非诉讼法律事务以及其他委托事项办结之日为结案日。

受援人因具有《法律援助条例》第二十三条规定的情形之一而被法律援助机构终止法律援助的，或因受援人的过错、受援人要求终止法律援助以及无需继续为其提供法律援助的，以承办法律援助事项的人员接到终止法律援助通知书之日为结案日。

第十四条归档案卷应按照案卷归档范围和内容，做到文书材料规范齐全。法律援助案件因出现《法律援助条例》第二十三条规定的情形而终止法律援助的，立卷时应将承办法律援助事项的人员关于终止法律援助情况说明或受援人要求终止法律援助的书面材料，以及法律援助机构作出的终止法律援助通知书一并归入卷中。

第十五条档案管理人员接收档案时应该严格审查，对不符合立卷归档要求的，应退回立卷人重新整理。验收合格后，办理移交手续。

第五章案卷的查阅和借调

第十六条档案管理人员与查阅档案人员，不得随意扩大查阅范围，也不得泄露案卷内容。

第十七条涉及个人隐私的案卷不得查阅，因特殊原因，必须查阅的，应经中心主任批准。

第十八条摘抄档案只能摘抄判决书、裁定书和调解书等有关结论性的公文，需摘抄其他材料，应经中心主任批准。

第十九条法律援助案卷原则上不得外借，特殊情况必须外借时，应经中心主任批准。

第二十条查阅或借调档案必须办理有关手续，在案卷借阅表上注明借阅人姓名、查阅或借调案卷的案号、查阅日期以及借调、归还日期，并由查阅人或借调人签字。

8.档案立卷归档流程 篇八

签批序 发往见报头范训明 等级平急闽交办明电„2011‟35号闽机号

福建省交通运输厅办公室关于做好全国公路建设项目

文件材料立卷归档工作检查迎检准备的通知

各设区市交通局(委)、平潭实验区交建局、漳州开发区交通局,福建省公路管理局,福建省交通建设质量安全监督局,福建省高速公路有限责任公司,福建省交通建设工程监理咨询公司:

为进一步贯彻落实交通运输部关于印发《交通建设项目档案管理登记办法》、《交通建设项目档案专项验收办法》、《交通档案进馆办法》（交办发„2007‟436号）和《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发„2010‟382号）等规定，做好交通运输部即将组织的公路建设项目档案工作检查迎检准备，现将《福建省公路建设项目文件材料立卷归档工作检查评分表》（以下简称“评分表”）印发给你们，请你们督促所辖项目业主对照评分表内容组织开展自查评分工作，并于2011年10月31日前电邮至

laq49@126.com或heimei5013@ 126.com，同时由各行业主管单位将纸质原件一份汇总报省交通运输厅综合档案室，以便按要求开展抽查工作。有何问题请与省交通运输厅综合档案室联系，联系人：朱叶吉、刘爱钦，联系电话：0591-87077501、87077506。

附件：1.评分表说明

2.福建省公路建设项目文件材料立卷归档工作检查评

分表

福建省交通运输厅

二Ｏ一一年七月二十一日

附件

1评分表说明

一、“评分表”的适用范围为：福建省2006年以来列为省重点以上的至今未完成工程总体竣工验收的公路建设项目档案管理工作，其他公路建设项目档案管理工作可参照执行。

二、“评分表”由项目法人单位（建设单位）负责组织项目法人（建设单位）、施工单位和监理单位的自评汇总工作，其中施工单位和监理单位先按合同段自评后分别取其施工和监理单位总数的平均值。

三、“评分表”中第四部分“档案整理的通用要求”50分为项目法人单位（建设单位）、施工单位、监理单位分别计算的分数，即项目法人单位（建设单位）检查的总分为150分、施工单位检查的总分为150分、监理单位检查的总分为100分。

四、“评分表”第一部分8．2条目中“项目法人单位（建设单位）已完成项目档案专项验收工作”的，可以同时在第四部分“档案整理的通用要求” 23条目中自然得5分。

五、法人单位（建设单位）评分表在其1-

5、13-16页，施工单位评分表在其6-

10、13-16页，监理单位评分表在其11-

12、13-16页。

主题词：档案管理检查通知

9.办案卷宗立卷归档标准和要求 篇九

（注意：案件在结案后10内必须归档完毕）

案卷内容：

1、案卷目录；

2、收案批办单；

3、委托代理合同（辩护委托书、授权委托书等）；

4、诉讼风险告知书；

5、收费发票原件或复印件；

6、接谈笔录；

7、起诉状（上诉状、答辩状、反诉状、仲裁申请书等）；

8、诉讼保全申请书（证据保全申请书、先行给付申请书等）；

9、阅卷笔录；

10、调查收集的证据材料（调查笔录、拟举证的证据及目录、说明等）；

11、律师事务所集体研究记录、意见及司法行政机关或律师协会的指导意见等；

12、出庭通知书；

13、庭审笔录（调解笔录等）；

14、代理词（辩护词、法律意见书等）；

15、判决书（裁定书、裁决书、调解书等）；

16、律师办案质量监督卡

17、结案小结（须有主任签字）；