用友知识管理系统

用友知识管理系统（9篇）

1.用友知识管理系统 篇一

用友软件货位管理

货位管理

案例：环球电脑公司为了提高库存管理效率，决定对外购品仓库实行货位管理，入库时按照货位入库，并且规定同一货物有多个货位时，按照先入先出的原则进行出库。

物品：内存

货位：010011234 010011235 入库：一批内存100个入库放到两个货位）

出库：生产领用50个内存，根据出库规则出库

查询：货位卡片、货位现存量查询

货位调整：从货位（1-2-3-14）调整20个内存到货位（1-2-4-15）

盘点：按照货位对外购品仓库进行盘点

助记导航：

1）设置仓库属性货位管理

将外购品仓库属性设置为“货位管理” 2）设置货位档案

增加内存货位1：010011234 内存货位2：010011235 3）设置存货货位对照表 4）修改库存选项

5）修改采购入库单、材料出库单单据模版 单据表体增加货位项目 6）填写采购入库单

采购内存100个，可以手工指定货位或系统自动指定货位 7）填写材料出库单

生产领用50个内存 8）货位调整 库存管理—货位调整 9）货位盘点 库存管理--盘点业务 10）货位账表查询 查询货位账表 业务规则：

出库货位分配：

如果选中按优先顺序，则先从放有该存货的最高优先级的货位出库，如数量不够，则再从次优先级的货位出库，如果该存货的所有货位都不够出库时，则系统提示，如“存货0001有50个尚未分配！”

【注意事项】

一行存货记录对应多个货位，则货位并不体现在单据上，可以按〖货位〗查看当前存货的多个货位。

注意修改现存量时点设置，防止出现“现存量与货位信息”不一致的情况

2.用友知识管理系统 篇二

一、利润表编制中的问题及其解决办法

1. 利润表编制错误的两类结果。

第一类, 生成的利润表数据错误。直接利用软件系统内置模板生成利润表, 但是利润表中的某项数据与账簿查验数据不一致。第二类, 无法生成利润表, 或者说生成的利润表是一个没有数据的空表。

2. 问题分析与解决。

使用UFO报表系统编制利润表有三种模式:采用系统内置的模板来编制;采用自定义模板来编制;对系统内置模板修改后再编制。不论采用哪种模式, 核心问题是报表取数公式的设计。利润表有关项目是根据损益类账户的发生额填列, 软件厂商据此来设计报表模板中的账务取数公式。其实, 准则及制度所规定的发生额应该是发生的净额, 即净发生额。在会计电算化下, 用户必须正确地“指挥”计算机从账务系统中取到净发生额, 才能正确地编制出利润表。要判断利润表编制结果有没有问题以及是什么问题, 必须清楚地认识会计电算化条件下利润表数据填列的来龙去脉。

(1) FS发生额函数在利润表编制中的应用及其限制条件。FS发生额函数的功能是取账务系统中指定账户、指定会计期和指定方向的发生额。例如, =FS (“6603”, 月, “借”) , 其意义是取6603科目 (财务费用) 当月借方发生额。如果损益类账户在期末结转前只在单一的本位方上有发生额, 那么不论是在期末结转之前还是结转之后, 其本位方数据就是应该填列到利润表相应项目中的数据。软件系统内置模板中的公式就是取本位方的发生额, 此时可以正确编制利润表。值得注意的问题是, 如果不能保证每个月都是这种情况, 那么这种方法就不具有普适性。

在期间损益结转前, 如果损益类账户在借方和贷方均有发生额, 单纯地利用系统内置的模板是不能正确编制利润表的, 这是因为系统内置的模板只取一个方向的发生额, 另一个方向的发生额必然遗漏。如果修改模板中的公式, 将本位方反方取数作为本位方的抵减项添加到公式中, 其结果为净发生额, 就没有问题了。简化一下, 直接使用JE净发生额函数可以达到同样目的。此时, 期末余额等于净发生额, 因此也可以利用QM期末余额函数取数, 达到同样的目的。

通过修改模板中的公式, 问题得到解决, 但是隐患也伴随而来。因为在期间损益结转后, 如果在利润表编制窗口中执行了整表重算或整页重算功能, 将造成利润表所取数据为0的现象。之所以形成数据为0的现象, 是因为期间损益账户期末结转后借方和贷方都相等, 此时的净发生额为0, 余额也为0, 所取数据当然为0了。新数据一旦覆盖了先前生成的数据, 就形成了数据为0的空表。这说明, FS函数 (借贷方) 、JE函数、QM函数的取数时机只能是在期末损益类账户数据结转到“本年利润”账户之前, 而且使用FS函数时必须考虑借贷双方的取数问题。

(2) TFS条件发生函数在利润表编制中的应用及其应用前提。如果期间损益的结转工作已经完成, 而且在结转前借贷双方均有发生额的情况下, 若采用FS发生额函数进行单一方向取数, 提取数据与实际应该填列数据相比, 会发生数据虚增问题。如果此时取净发生额或余额, 因为借贷已经平衡, 所取数据只能为0, 也不符合正确取数的要求。

在这种情况下, 我们可以利用TFS条件发生函数的功能实现正确取数。TFS条件发生函数的功能是取期间损益结转凭证上某账户实际结转到“本年利润”账户的数额。例如, =TFS (“6603”, 月, 贷, “结转期间损益”, “==”) , 其意义是:从期间损益结转凭证中取“6603” (财务费用) 科目的贷方发生额, 并且凭证摘要为“结转期间损益”。TFS函数中, 参数“==”的意义为精确匹配摘要, 这意味着公式中的第4个参数 (摘要内容) 必须与期间损益结转凭证中的摘要内容保持绝对一致。

假如“财务费用”账户期末结转前, 借方发生了93 000元的利息和手续费, 贷方发生了3 000元的汇兑收益。期末结转后, “财务费用”账户贷方增加90 000元, “本年利润”账户借方增加90 000元。利润表中“财务费用”栏目要填列的数据应该是90 000元。期末结转后, “财务费用”账户的借方发生额和贷方发生额都为93 000元, 账户余额为0。

由此可知, 如果在期间损益结转工作完成后取“财务费用”账户的借方发生额, 那么结果是93 000元;如果取净发生额或余额, 那么结果都是0;如果取结转凭证中的结转数额, 那么结果是90 000元 (借:本年利润90 000;贷:财务费用90 000) , 这个90 000元就是我们所称的条件发生额, 也就是要填列到利润表中的正确数据。

需要注意的是, 如果在期间损益结转前使用TFS函数取数, 由于结转凭证还没有生成, 那么使用TFS函数是无法取到数据的。这说明, TFS函数的取数时机只能是在期末损益类账户数据结转到“本年利润”账户之后。

二、资产负债表编制中的问题及其解决办法

资产负债表编制结果不正确的主要表现是报表数据的不平衡。

问题分析与解决:

1. 编制报表前, 存在未记账凭证。

毫无疑问, 如果月末存在未记账的凭证, 说明本月业务尚未处理完毕, 此时编制资产负债表是有问题的。

2. 编制报表前, “制造费用”账户存在余额。

制造费用在月末应分配结转到成本对象中, 增加存货的价值。如果月末“制造费用”账户存在余额又没有结转走, 就意味着资产负债表中的存货少数据, 制造费用在资产负债表中又没有“容身之地”, 编制的资产负债表不可能平衡。

3. 编制报表前, 损益类账户存在余额。

本月损益类账户结转的结果是形成本月的利润, 本月利润反映在“本年利润”账户中, 本年利润在年终利润分配之前构成企业的留存收益, 具体反映在资产负债表的未分配利润项目中。如果本月损益类账户存在余额, 将意味着资产负债表中的未分配利润项目数据有误, 损益类账户的余额在资产负债表中也没有“容身之地”, 结果将造成资产负债表的不平衡。

4. 编制报表前, “待处理财产损溢”账户存在余额。

《企业会计准则》规定, 企业的待处理财产损溢应在期末结账前处理完毕, 处理后无余额。资产负债表中没有设置“待处理财产损溢”的填列项目, 如果月末“待处理财产损溢”账户未进行调账处理, 也将影响资产负债表的编制。

5. 其他流动资产和其他流动负债取数公式遗漏。

如果企业有代理业务发生, 并且企业执行《企业会计准则》, 当使用系统提供的内置模板编制资产负债表时, 由于模板中其他流动资产项目和其他流动负债项目没有设置“代理业务资产”和“代理业务负债”的取数公式, 将造成数据的遗漏, 进而影响资产负债表的平衡, 用户必须相应地添加取数公式。

6. 未分配利润取数公式设置不完整。

“本年利润”账户在年终结转前, 也属于未分配利润的范畴, 因此, 资产负债表中的未分配利润数应包括“利润分配”和“本年利润”两个账户余额之和, 但是系统内置模板只取“利润分配”账户的余额, 没有设置“本年利润”账户的取数公式, 应予以添加。在实际工作中, 该栏目数据出现的问题最多, 是导致资产负债表不平衡的主要原因。

7. 存货项目取数公式设置不完整。

如果是用户自己编制取数公式, 一定要注意存货项目取数公式设置的完整性, 存货项目包括的内容多, 涉及的核算账户也多, 容易造成遗漏。例如, “生产成本”虽然是成本类账户, 因其月末余额为存货中的在产品, 因此属于存货项目包括内容。不经常发生的业务容易遗漏, 如“受托代销商品”科目余额容易遗漏。调整类账户余额也容易遗漏, 如“材料成本差异”、“商品进销差价”、“受托代销商品款”、“存货跌价准备”等。

8. 有关资产项目和负债项目的账面价值中涉及抵减项的, 公式设置容易出现问题。

注意检查与应收和预付款项有关的坏账准备、与固定资产有关的累计折旧、与无形资产有关的累计摊销、与有关资产相关的减值准备、与长期应收款项有关的未实现融资收益和坏账准备、与长期应付款有关的未确认融资费用, 在取数公式设置时都不要遗漏。

三、结论

1. 正确编制利润表的基本要点。

(1) 清楚利润表与期间账务数据 (发生额) 的对应关系, 对账表之间的数据流向有敏感性, 以便把握利润表编制时机及其相应的公式设计。 (2) 如果在期间损益账户结转本年利润账户之前编制利润表, 利用净发生额函数JE或期末余额函数QM可以实现利润表的正确编制。 (3) 如果在期间损益账户结转本年利润账户之后编制利润表, 利用条件发生函数TFS可以实现利润表的正确编制。

2. 正确编制资产负债表的基本要点。

(1) 清楚资产负债表和期末账务数据的对应关系, 对账表之间的数据流向有敏感性。由于资产负债表涉及项目较多, 因此取数公式设置要考虑发展性要求, 不能只顾满足眼前编制需要, 否则, 一旦发生新业务, 在报表取数公式设置没有及时跟进的情况下, 容易发生数据遗漏的错误。 (2) 关注所有记账凭证是否全部记账, 只有所有凭证记账以后才能编制资产负债表。 (3) 关注制造费用、待处理财产损溢、期间损益等账户是否存在余额, 只有这些账户结转无余额后才能编制资产负债表。 (4) 逐一检查报表中所有填列项目的取数公式, 查验取数公式设置是否完整、无误。

3. 善用系统内置的报表模板。

软件开发商提供的报表编制模板只是为用户提供一定的便利, 并不能满足所有企业的所有要求。用户只有对软件处理数据的流程有了全面和系统的认识, 才能保证报表的正确编制, 快速应对所发生的各种问题。

摘要：针对利润表和资产负债表编制中存在的问题, 本文以用友UFO报表系统应用为例, 分析问题产生的原因, 提出解决问题的办法, 以例说理, 以理释疑, 以帮助有关会计人员提升会计报表软件应用的能力。

关键词：会计电算化,会计软件应用,会计报表编制,UFO报表

参考文献

3.用友知识管理系统 篇三

关键词：会计电算化；G6-E收入支出表；账务函数

按照修订后的《行政单位会计制度》要求，自2014年1月1日起，行政单位应当严格按照新制度的规定进行财务核算和编报财务报表。要求行政单位编报资产负债表、收入支出表、财政拨款收入支出表和附注，并至少按年度编制，但收入支出表要求按月度和年度编制。用友财务软件在行政事业单位有着广泛的应用，利用软件内置的报表系统可以较轻松的生成资产负债表、收入支出表及财政拨款收入支出表。

以行政事业单位使用较为广泛的用友G6-e软件，利用内置报表系统生成收入支出表为例，说明如下。

首先在期初建账初始单位性质必须选择行政单位。这样在软件的报表系统才能显示行政单位需要的三张财务报表模板。但各报表的单元格需要使用者定义其公式方能生成适合本单位需要的报表。

凭证填制完毕，审核无误后，无论是否记账均可生成收入支出表。

一、生成收入支出表表头

点击业务工作栏下报表管理系统即可打开UFO报表系统。

点击文件栏就可以看到需要上报的行政单位3张报表。打开“行政收入支出表” 首先输入单位名称和所属时间，点击“数据”打开“关键字”下的“录入”，输入本单位名称；由于收入支出表按月份报送所以按所处月份填列即可。这样便生成“收入支出表”表头。

二、关键在于表内数据的填充

收入支出表分为三列：“项目”即要求核算的各项内容；“本月数”即各项目的本月发生数；“本年累计数”反映各项目自年初起至报告期末止的累计实际发生数。

（一）“本月数”栏各项目的取数和填列方法

点击“收入支出表”下方的红字“数据”，可看到空的、需要编辑公式的单元格：

1、年初各项资金结转结余反映行政单位本年初所有资金结转结余的金额。以“财政拨款结转”单元格B7为例：点击菜单栏“数据”下“编辑公式”的“单元公式”进行定义公式.点击“函数向导”，在“账务函数”下选择“期初（QC）”，在出现的函数解释下方点击“参照”则出现选择框， 点击“科目”修改为当前编辑的科目，即“财政拨款结转”；方向按科目性质进行选择，其他选择默认设置，如果是凭证未记账则勾选“包含未记账凭证”，B7= （QC（“3001”，月，，，，，， “y”，“y”，，，，，，），即单元格“B7”等于“财政拨款结转期初数”，同样财政拨款结余B8=QC（“3002”，月，，，，，， “y”，“y”，，，，，，），年初其他资金结转结余B9=QC（“3101”，月，，，，，， “y”，“y”，，，，，，）。年初财政拨款结转结余B6=B7+B8。

2、各项资金结余结转调整及变动B10=B11+B12。财政拨款结转结余及变动单元格B11，等于财政拨款结转本期贷方发生额减本期借方发生额加财政拨款结余本期贷方发生额减本期借方发生额。定义单元公式为：B11=FS（“3001”，月，”贷”，，，，，”y”，，，，，，，）-FS（“3001”，月，”借”，，，，，”y”，，，，，，）+FS（“3002”，月，”贷”，，，，，”y”，，，，， ，）-FS（“3002”，月，”借”，，，，，”y”，，，，，，）。用同样的公式定义B12“其他资金结转结余变动”。

3、财政拨款收入单元格B14反映行政单位本期从同级财政部门取得的各类财政拨款金额，B14=B15+B16。基本支出拨款单元格B15按照本单位实际情况将有关基本支出的拨款科目本期贷方发生数相加即可，由于我单位基本支出于建账时就分为两部分代码分别为400101及400104（分别代表公用支出及业务支出），所以定义单元公式为：B15=FS（“400101”，月，“贷”，，，，，“y”，“y”，“”，“”，，，，，）+FS（“400104”，月，“贷”，，，，，“y”，“y”，“”，“”，，，，，）。相应定义项目支出拨款单元公式。如果某月有拨款收回财政的情况，则须相应减去该收入科目本期借方发生额。用同样的公式定义项目支出拨款单元格B16。

4、支出类科目参考收入科目进行单元格定义，如基本支出B22=FS（“500101”，月，”借”，，，，，”y”，”y”，””，””，，，，，）+FS（“500104”，月，”借”，，，，，”y”，”y”，””，””，，，，，）。

5、本期收支差额反映行政单位本期发生的各项资金收入和支出相抵后的余额。财政拨款收支差额单元格B28=b15-b22，本期收支差额单元格B27=b13-b20。

6、年末各项资金结转结余反映行政单位截止本年末的各项资金结转结余金额。根据财政拨款结转、财政拨款结余、其他资金结转结余科目年末余额填列，只在编制年度收入支出表时填列。

（二）“本年累计数”栏各项目的取数和填列方法

“本年累计数”反映各项目自年初起至报告期末止的累计实际发生数。在数据菜单下定义公式单元。打开函数向导选择“账务函数”下“累计发生函数”（LFS），下一步点击“参照”选择相应输入的项目代码可以生成本单元格定义的公式。将“本年累计数”参考“本月数”的方法逐一输入，完成本列的取数。从而完成“收入支出表”数据定义。

4.供应链管理-用友供应链管理系统 篇四

虽然供应链管理在不断发展，但生产供应链流程却变得越来越长，而且越来越复杂，供应链流程各个环节相互关联和相互依存度也更为紧密。与此同时，供应链也极易受到外界因素的攻击，包括相关政府法规、市场竞争、物流、持续上涨的工资水平、区域划分、物料短缺，以及被压缩的产品生命周期等等。

随着气候的变化，极端天气条件日益频繁地影响整个供应链；各国政府正在发布越来越多针对绿色环保与贸易保护的新法规，新的关税征收办法也在陆续增加；市场竞争加剧，某些公司由于缺乏创新，跟不上市场发展的脚步，而导致企业走向失败；高昂的燃油成本使得运输费用增加，继续影响着全球航运业；部分发展中国家的经济逐渐走向成熟，劳动力成本的持续上升开始对制造业的竞争力产生明显的负面影响。

而在供应链本身，为了缩短交货期和交货时间，已经迫使许多公司重新评估他们的制造策略，包括让生产制造基地和用户更接近；并且由于市场不断扩大，对原材料资源的需求同时强化，令到电子元器件的短缺情况仍将逐步增大；此外，20多年前普通消费者购买一部新手机的平均时间可能是两年左右，而现在只有短短的12个月，电子产品的生命周期已经大幅下降。

要应对上述各种风险隐患，就需要掌握供应链上各环节的实时动态信息，并能够以此来做出快速的反应及预测。尤其是对于一个成功的企业来说，必须要能够预测未来供应链中可能发生的任何事情！以某供应链管理平台A公司为例，为了帮助客户实现快速的市场响应，整个供应链控制中心被分为三层：实时信息层，以协助企业做出快速决策；端到端解决方案层，以提高客户的竞争力；物理基础设施层，具有全球范围内的扩展能力。

在第一层实时信息层中，系统的实现目标是能够在任何设备、任何地方、任何时间内为客户提供横跨其整个供应链的实时信息。近年来，A公司投资了上亿美元用于基于云计算技术实时信息解决方案的开发，客户不必通过电子表格或电子邮件的形式，而只要使用一个移动的、基于云端的App应用程序，就让可以利用智能手机等终端设备来监控和管理整个供应链。更重要的是，借助信息系统实时供应链解决方案，可以帮助客户快速识别供应链中断的原因，降低供应链的脆弱性，并增加可预测性和确保连续性。包括每一个零部件到最后成品在内，厂商均可以随时查看到从供应、生产到分销等环节的状态信息，迅速反映供应链的健康情况；同时，通过端到端的供应链远程监控，系统还可以在发生意外事件前提前发布预警信号，即时评估自动数据采集的效果，并对未来事件做出预测，协助厂商消除供应链管理上的“盲点”。

其次，在第二层端到端的供应链服务层方面，系统把更多的时间放在分析客户的供应链现状上，并向他们提供如何优化供应链的建议和解决方案。另外，建立全球密集的物流网络，以及逆向、散件物流网，也是非常重要的。

对于最后的物理基础设施层来说，通过强大的网络资源、分布在全球各地的生产制造基地，以及众多的专业技术人员，可以将供应链上的各个“点”连接在一起，协助客户扩大业务规模并获得成功。

用友供应链管理系统是基于协同供应链管理的思想，配合供应链中各实体的业务需求，使操作流程和信息系统紧密配合，做到各环节无缝链接，形成物流、信息流、单证流、商流和资金流五流合一的领先模式。实现整体供应链可视化，管理信息化，整体利益最大化，管理成本最小化，从而提高总体水平。用友供应链管理系统的主要功能：供应链综合管理系统能帮助您连接企业全程供应链的各个环节，建立标准化的操作流程；各个管理模块可供相关业务对象独立操作，同时又通过第四方物流供应链平台整合连通各个管理模块和供应链环节；缩短订单处理时间，提高订单处理效率和订单满足率，降低库存水平，提高库存周转率，减少资金积压；实现协同化、一体化的供应链管理。

5.用友知识管理系统 篇五

构建一个安全的企业信息化环境

1.背景

用友NC是为集团与行业企业提供的全线管理软件产品，用友NC率先采用J2EE架构和先进开放的集团级开发平台UAP，按照“全球化集团管控、行业化解决方案、平台化应用集成”的设计理念而设计，目前形成了集团管控6大领域，10大行业的38个解决方案。用友NC在中国有2000多家集团型企业客户，这些客户在用友NC的全生命周期客户经营服务支持下成功经营自的业务，通过用友NC系统的价值发挥促成了企业的高速发展。用友NC目前已成为中国集团大中型企业管理信息化应用系统的首选。

杭州天谷信息科技有限公司是一家专业从事信息安全业务的高科技企业。尤其在身份管理领域，天谷科技经过几年耕耘，自主研发了天谷身份管理系统、天谷访问控制系统、天谷数字认证系统、天谷电子工作证、天谷身份认证网关、天印电子签章系统等。天谷电子工作证基于PKI技术实现，可以嵌入至所有企业信息化系统，达到保障企业信息化过程的身份认证安全、数据机密性完整性保护的目的。尤其是在企业的VPN系统、资金管理系统、ERP系统、财务系统中，天谷电子工作证得到了广泛的应用。2.技术方案 2.1.电子工作证

天谷电子工作证以USBKEY作为存储介质，内含用户数字证书。天谷电子工作证完全符合数字证书X.509标准，能够应用于所有支持标准数字证书的环境。天谷电子工作证在企业中的典型应用环境： 1.员工或供应商、合作伙伴持电子工作证安全登录VPN系统、供应商管理系统，并保障数据传输的机密性和完整性；

2.财务人员持电子工作证安全登录财务系统、资金管理系统，并保障数据传输的机密性和完整性；

3.员工持电子工作证安全登录ERP系统，并保障数据传输的机密性和完整性。

ERP用户SCMSW财务系统资金管理用户SSL VPNSW用户用户用户用户

2.2.电子工作证与NC系统

由于在既往项目中的良好合作，NC系统目前已经内置支持天谷的电子工作证系统。在实际的实施过程中，只需要通过天谷科技为用户颁发电子工作证，并在NC系统中进行简单配置后，用户就可以持电子工作证来登录NC系统，从而保障了登录身份认证安全，并保证数据传输的机密性完整性，通过数字签名技术实现了数据发送的不可抵赖性。3.实施效果 登录页面：

点击登录后，寻找天谷电子工作证：

要求用户输入电子工作证口令：

通过电子工作证登录NC，保障了身份安全：

拔出电子工作证后，NC系统自动退出：

6.用友知识管理系统 篇六

写在前面：供应链管理系统在使用过程中与财务链有显著的差异，财务链更加注重财务核算的问题，更加强调企业会计准则的运用。而供应链的操作则以业务流程为主，且各处模块的关联更紧密。在财务链的使用中一般可以两个两个操作系统分开学习理解，如固定资产与总账或薪资管理系统与总账分开学习，又或单独总账进行学习。而供应链管理系统中如果学习采购管理，则必然分牵涉应付款管理系统、库存管理系统、存货管理系统和总账管理系统。所以在学习供应链时更多的强调业务流程及各系统的业务关系。

一、普通采购业务

从财务核算上看，普通采购业务一般会涉及到9个流程，分别是：（1）采购需求部门提出采购申请，并按审批权限进行审核；

（2）采购部门根据审核的需求申请，与供应商进行磋商谈判，签订合同；（3）供应商发出商品，并通知到货；（4）仓储部门收到货物，并进行验收入库；（5）收到采购发票送财务部门；（6）财务部门收到发票后确认应付款；

（7）财务部门填写付款申请单，经过审核后进行付款处理；（8）将应付款与已付款进行核销处理；（9）对入库货物进行成本核算

体现在用友ERP财务管理系统中则有10个核算过程：请购订单到货入库发票采购结算确认应付款支付货款核销核算成本。核算过程中涉及以不同的子系统，如请购订单到货发票采购结算等五个环节在采购系统中进行处理，确认应付款支付货款核销等三个环节在应付款管理系统中进行处理，验收入库则在库存管理系统中进行，核算成本在存货管理系统中完成。具体的关系可以用图1表示。所以一笔普通采购业务要在四个核算系统中穿插进行，对于初学者来说有一定的困难，尤其是当某一个环节填制单据出错时更是难以回退进行修改，往往顺流操作3－5分钟可以处理完一笔业务，但逆流操作则需要花上10－20分钟，甚至最后还是无法达到修正的目的。

图1

下面以一例进行说明具体的操作过程： [案例资料] 1月1日，业务员白雪向建昌公司询问键盘的价格（95.00元/只），评估后确认价格合理，随即向公司上级主管提出请购要求，请购数量为300只。

1月2日，上级主管同意向建昌公司订购键盘300只，单价为95.00元，要求到货日期为1月3日。

1月3日，收到所订购的键盘300只，并将所收到的货物验收入原料库。当天收到该笔货物的专用发票一张，发票号为8001。业务部门将采购发票交财务部门，财务部门确定些业务所涉及的应付款及采购成本，材料会计记材料明细账。财务部门开出转账支票一张，支票号为C1,付清采购货款。

[step1] 采购请购，填写请购单并进行审核。（本步骤可以省略）以业务员“白雪”身份登录系统，日期为2013－1－1 执行[供应链]－[采购管理]－[请购]－[请购单]进入“采购请购单”界面，单击“增加”按钮，按要求填入相关内容，具体见图2

图2 单击“保存”后进行“审核”，需要注意的是，一般请购人与审核人为不同的操作员。

[step2]采购订货，填写采购订单。（本步骤可以省略）以业务员“白雪”身份登录系统，日期为2013－1－2 执行[供应链]－[采购管理]－[采购订货]－[采购订单]进入采购订单界面，单击“增加”按钮，订单的生成可以依据上述填制的请购单。点击界面上的“生单”下拉“请购单”按钮，如图3所示，点击“过滤”。

图3 出现图4所示，选择2013－1－1填列的请购单，同时点击OK确定按钮

图4 采购订单界面完成了请购单内容的复制，此时，如果需要修改请购单，则要先删除订单，取消请购单的审核方能进行。在订单界面上，填写供应商信息及计划到货日期。具体如图5所示

图5

点击界面上“保存”及“审核”按钮，完成订单工作。[step3] 采购到货，填写请购单并进行审核。（本步骤可以省略）以业务员“白雪”身份登录系统，日期为2013－1－3 执行[供应链]－[采购管理]－[采购到货]－[到货单]进入“到货单”界面，单击“增加”按钮，具体见图6

图6 到货单的生成可以依据采购订单生成，点击界面上的“生单”下拉“采购订单”按钮，如图3所示，点击“过滤”。选择上一步骤经过审核的订单。从而形成有内容的到货单。具体如图7所示，单击界面“保存”、审核。

图7 [step4] 验收入库，填写入库并进行审核。

以业务员“白雪”身份登录系统，日期为2013－1－3 执行[供应链]－[库存管理]－[入库业务]－[采购入库单]进入“采购入库单”界面，单击“生单”按钮选择“采购到货单（蓝字）”并过滤，选取上步骤生成的采购到货单，具体见图8所示，同时将仓库“原料库”填写完整。保存并审核。

图8 [step5]完成发票的登记。

以业务员“白雪”身份登录系统，日期为2013－1－3 执行[供应链]－[采购管理]－[采购发票]－[专用采购发票]进入“专用发票”界面，单击“增加”按钮，单击“生单”按钮选择“入库单”并过滤，选取上步骤生成的采购入库单，具体见图9所示，同时将发票号修改为“8001”。保存.[step6] 采购结算，将入库单与发票进行对应结算。

采购结算有两种形式，手工结算和自动结算形式，只有一一对应时使用自动结算，一般使用手工结算。如果采购过程未进行结算，意味着入库单到月末将无法确认采购成本，而是确认为暂估入库业务。

以业务员“白雪”身份登录系统，日期为2013－1－3 执行[供应链]－[采购管理]－[采购结算]－[手工结算]进入结算界面，单击“选单”按钮后如图10示。选单就是要选择进行结算的发票和入库单。

图10 在“结算选单”界面上单击“过滤”按钮，出现图11界面。

图11 选择供应商代码为建昌公司后，点击过滤按钮，出现图12所示界面，分别在入库单和发票前进行勾选，点击界面上“OK确定”按钮，将入库单和发票选入结算界面。

图12 单击“OK确定”按钮，回到结算界面。

点击“结算”按钮，提示“完成结算”对话框。完成采购结算工作。

图12 [step7]确认应付款，并生成采购凭证

以业务员“马方”（会计）身份登录系统，日期为2013－1－3 执行[财务会计]－[应付款管理]－[应付单据处理]－[应付单据审核]进入“应付单据过滤”界面，选择“供应商”为“建昌公司”，点击“确定按钮，具体见图13所示

图13 点击确定后，过滤出第5步骤形成的发票，双击进入发票界面，如图14所示。

图14 点击“审核”按钮，提示，是否立即制单，点击“是”后同时生成会计凭证。具体见图15所示。

图15 [step8]支付货款，并生成采购凭证

以业务员“马方”（会计）身份登录系统，日期为2013－1－3 执行[财务会计]－[应付款管理]－[付款单据处理]－[付款单据录入]进入“付款单”界面，单击“增加”按钮，按案例资料录入相关内容，具体见图16所示。

图16 填写好后点击“保存”和“审核”生成付付款凭证，见图17所示。

图17

[step9]核销

以业务员“马方”（会计）身份登录系统，日期为2013－1－3 执行[财务会计]－[应付款管理]－[核销处理]－[手工核销]进入“核销条件”窗口，选择供应商为“建昌公司”单击“确定”进入到核销界面，如图18所示。

图18

在采购专用发票上，本次结算金额栏填入结算金额为33345,单击“保存”按钮，完成核销工作，由于不存在现金折扣，无须生成凭证。

[step10]确定存货采购成本并生成凭证

以业务员“白雪”身份登录系统，日期为2013－1－3 执行[供应链]－[存货管理]－[业务核算]－[正常单据记账]进入“过滤条件选择”窗口，单击过滤后进入“正常单据记账列表”，如图19所示。

图19 选择入库单后，点击“记账”按钮，完成记账

执行[供应链]－[存货管理]－[财务核算]－[生成凭证]进入“生成凭证”窗口，单击选择按钮，选择“采购入库单（报销记账）”，如图20所示。

图20 单击“确定”后，出现图21所示

图21 选择入库单后，点击“确定”按钮，回到“生成凭证”界面，选择“转账凭证”类型，点击“生成按钮”生成转账凭证,如图22所示。

7.用友知识管理系统 篇七

关键词：计算机应用,编码规则,ERP,应用

1 前言

目前,国内企业ERP系统软件以用友的UFIDA U8应用较为广泛。企业引进ERP系统,目的很明确,那就是减少重复劳动,减少人为工作传递疏漏,充分发挥IT系统优势,提高企业整体运行效率,快速响应订单,从而提高企业的市场竞争力。

基础编码数据是ERP软件运行的基础和前提,必须做到编码规则统一。确定一个合理的编码体系是非常重要的,而且是难度较大的工作。软件运行过程当中需要大量的编码数据,而企业中往往这些数据又比较分散,且使用的部门也很多。所以整理起来工作量大,实施ERP,80%的时间和精力都是在做这项工作。这些数据主要包括物料数据、BOM数据、工艺路线、采购周期、供应商资料、客户资料、仓库资料、安全库存、设备资料、模具资料等静态资料和仓库货物余额、客户订单、发货、交货、发票、应收、应付等动态数据。对这些数据做好初步整理,确定编码规则,可以大大降低软件实施难度,缩短实施时间,增大成功上线的几率。

2 编制编码方案的原则

2.1 唯一性原则(即一物一码原则)

编码的唯一性原则是指一个编码只代表一种物品或者一种含义,一个物料也只能有一个唯一的编码,在企业内部可以做到唯一识别。在实际ERP运行过程中,由于没能严格执行此要求,极易出现一物多码现象,造成严重的生产混乱。一个编码只代表一个物料是肯定的,因为软件本身能保障编码序列号唯一性,系统本身不会出现序列号一样的编码。即一个编码只代表一种物品,也就是此存货档案界面打开时,即是所对应的存货名称和规格型号。存货档案界面见图1所示。

造成一物多码情况主要原因是数据采集时,没有对系统原有相同物料进行查询,或即使查询了,但没能辨认出来。从而认为是新的物料,编码后添加进系统。添加新的物料编码时,不对系统原有物料进行参照查询,犯的是低级错误,必须禁止。而查询后,没能辨认出来,比如图1中物料是系统原有的。现在根据电气图纸需要添加一个名称为断路器,规格是C65N 1P4A的物料,这时正确操作第一步应该是以“C65N”为关键字参照查询,查询结果里会出现图1中物料。如果有电气元件采购经验的人或电气技术员,就知道C65N 1P4A与C65N 4/1是相同规格的物料。因此,不用再编码,直接调用此物料编码即可。而对于新上岗人员来说,可能认为名称、规格都有差别,不是相同物料。从而编一新流水码:G54111006068存货名称:断路器规格型号:C65N 1P4A完毕。这样问题就出来了,到采购环节,MRP对新编码G54111006068展算,零库存,继续下采购任务,而实际上相同物料G54111006067可能还有大量库存。另外,在仓库出库环节,领料人员发现有库存,但是库管人员却打不出领料单来。如果一物多码现象太多,生产混乱情况就可想而知了。

2.2 完整性

在指定编码规则时,所有的现存编码对象都有编码可归,未来可能的编码对象有预留空间。编码规则的完整性,具体体现在物料分类的覆盖面,即已有的物料,必须能找到分类的编码字段,将来可能用到的物料也要预留分类的编码字段。在实际编码中,合理预留编码字段最能体现我们的专业性,是检验我们的编码能否经得起时间考验的重要原则。

2.3 无意义性

通常应采用“无意义编码法(或流水号编码法)”,非专业人员通常都要求让编号反映某些意义,使得编号容易记忆或者可以望“字”生义,常常会将物料“关键字”如反映物料的规格、型号等特性的英文字母、数字添加到编码里,反映在料号中。在资料量不大时,这种编码方式的确可能比较方便,使用起来可能会比较符合使用者的习惯,但是当资料数量越来越大时,要记忆的东西太多了,实际上已经达不到当初设想的易于记忆的目的了,结果给后续新增编码造成很大的困扰,无法进行新增编码的编制。编码的无意义性更深层次的反映在规划好物料分类框架和层级后,在分类最低层级里(即某一小类物料分类),所有物料均以流水编码形式存放。编码人员对所有物料编制流水码,可以大大减轻工作难度和工作量,节省人力资源,提高工作效率。

其实,物料编码仅是物料的代码,是为了便于计算机系统管理给的一个编号而已。它可以不具备任何意义,就如手机号码一样。这样在同一分类编码段里,采用流水号编码规则,即使有上万条物料,也可以在很短的时间内就完成所有的编号工作。

目前,有许多公司干脆就用乱数法则直接赋予物料编号,而丝毫不会影响电脑作业的运行。因为在交易数量庞大的信息化作业中,我们不需要也不可能去记忆每一个料号所代表的物料,要知道的只是料件的名称规格,而所有的资料在列印或显示时,名称规格都可以随着料号出现。

2.4 分类别

在编码时,一般会按一定的分类方式对编号进行分类,搭建树状分类表。这样,在日常的查询或报表列印时,同类的资料才能排在一起,便于比较和汇总统计等。通常在对物料进行编码时,会按大类—中类—小类—流水号的形式进行编码。比如,第一码表示大分类,如订单D,产品C,部件B,外购件G,专用零件Z等;第二、三码表示中分类;第四、五、六码表示小分类;最后是3～6位的流水号。通过这样的分类,可以保证相同类的物料在做统计分析时是可以排在一起的。这里主要说一下外购件(G)小分类应该怎么分。必须结合公司具体业务情况,如果某一小分类里,公司所涉及物料品种不超过10种,也就是说此分类里物料编码可能不会超过10个,那么就需要考虑此小分类设置的必要性了。比如FESTO的接头QSX和QSY没必要分成两个小类,而直接合并到一个小分类。小分类如果分的太详细,编码定位就显得繁琐,另外还可能造成无法定位情况。再比如,单电控电磁阀和双电控电磁阀如果设置成2个小分类,当编码人员碰到纸质图纸明细只写电磁阀,而且从型号规格特点上也分辨不出到底是双电控电磁阀还是单电控电磁阀,就无法准确定位从而错误定位。所以说合理分类显得十分重要,在制定公司编码规则时,在此方面要下足功夫吃透公司使用物料规律、特点,建立简洁明了的分类体系,使后续工作能轻松开展。

2.5 易使用性

编码最好全部用阿拉伯数字来编号。一则可提高填写、录入编号的效率,二则避免数字与某些英文字母因为形象或读音雷同而产生混淆的情形,如O与0,I与1等等。如果一定要用英文字母的话,则英文字母最好排在编号的前几码,且位数必须一致。一定要避免英文字母与数字混杂使用的情况。更要杜绝非数字和字母的其他特殊符号出现在编码里,如在编号中夹杂“*”、“/”等特殊符号及系统保留字。这些符号的使用必然影响编码的录入效率,在日常口述编号时亦会造成不便,因此,最好避免采用。

2.6 力求短

编号的长度要越短越好,以方便记忆、阅读、填写、录入,提高效率。同时,可大大降低出错的机率。如果一个编码有30位,它在录入、填写中会非常困难,也非常容易出错。通常在8～12位之间会比较好,既能满足一般编号容量的要求,也能较好的反应适当的重要属性,且便于记忆、录入。

2.7 长度统一

编号长度统一,可以在阅读或录入时很容易发现编号长度不对,有漏输或多输。要求系统所有编码长度统一是不合理的,但同一分类的位数尽量要统一。比如,对制造企业来说,可能会存在部件相对于零件数量要少的情况,在编号长度上,部件码流水号可以比零件少2～3位。可以使产品类的编号长度和部件类的长度保持统一,如产品是10位,部件则是10位,零件则是13位。

综上所述,根据以上编码的7个通用规则,结合公司用友运行实际情况,经调整做出如下编码体系,以供同业参考。

3 编码原则的具体应用

存货编码规则:根据会计成本核算的要求,按照存货的属性设定产品、部件、零件、外购件的编码规则。

3.1 第一部分:订单项目

分三级,共十位:

第一级:1位编码,以D表示订单(或合同)项目;第二级:6位编码,以6位数字表示订单(或合同)签订年份月份;第三级:3位编码,以3数字流水码表示某年某月的第几份订单(或合同)。

3.2 第二部分:产品项目

分四级,共十位:

第一级:1位编码,以C表示产品项目;第二级:2位编码,以两位数字表示产品所属专业,如以C01代表数控转塔冲床,00～19代表数控类产品,20～39代表液压类产品,……,80～99代表其他类产品;第三级:3位编码,以三位数字表示具体产品型号规格,如以C01201代表SKYB31225C型数控液压转塔冲床,具体分类见产品分类编码;第四级:4位编码,以流水码代表投产的台次。

3.3 第三部分:部件

分四级,共十位:

第一级:1位,以B表示产品部件;第二级:2位编码,以两位数字表示产品所属专业,如以B01代表数控转塔冲床,分类代码与产品分类相同;第三级:3位编码,以三位数字表示具体产品型号规格,如以B01201代表SKYB31225C型数控液压转塔冲床。具体分类见部件分类编码;第四级:4位编码,以流水号编排。

3.4 第四部分:自制零件

分五级,十三位编码:

第一级:1位编码,以Z代表产品专用零件;第二级:2位编码,分类代码与产品部件分类相同;第三级:3位编码,分类代码与产品部件分类相同;第四级:4位编码,分类代码与产品部件分类相同;第五级:3位编码,代表该零件在部件中顺序号,也是流水编码。

3.5 第五部分:外购件

分四级,十二位编码:

第一级:1位编码,以G代表外购件;第二级:2位编码,以01～99分别代表外购件的中分类,分类编码见外购件分类,如以G12代表标准紧固件类,G13代表轴承类;第三级:3位编码,以001～999分别代表各中分类外购件的小分类,如以G12270代表GB70内六角圆柱头螺钉,G13001代表深沟球轴承,G13100代表NSK轴承等;第四级:6位编码(以3+3形式便于记忆阅读),以每小类里外购子件的流水号编码,对小分类子件,以前3位流水+后三位流水表示,如图3所示,如以G13100 001002代表NSK轴承60X110X23.75(7212)、G13100 001003代表NSK轴承85X150X30.5(7217)。

以上编码体系,是在公司实际运行ERP系统,并不断发现问题,不断改进过程中总结出来的,能比较系统、完善、合理的解决编码问题。本文只提供部分分类编码(图2、图3)以说明问题,期望对同行带来很好的参考价值,同时对提高ERP上线成功率,对优化管理、提高效率都不无裨益。

参考文献

[1](gscaw)成爱文.ERP系统中物料编码的规则.

8.用友知识管理系统 篇八

【关键词】 用友总帐；UFO报表；函数；成本核算；模型

一、选择UFO报表作为开发工具的理由

(一)与Excel相比，UFO报表在可操作性方面不及Excel，但在账务处理方面，UFO报表属于用友软件的一个组成部分，与总账系统兼容性比Excel好，即总账与UFO报表的数据接口比较完善，UFO报表具有从总账系统中取数功能，利用用友账务函数可以从总账系统中提取科目的借、贷方发生额和余额等。

(二)用友总账系统、凭证数据库以及UFO报表数据可实现无缝连接。三者相互之间的数据可以顺利传递，这也是在用友总账和UFO报表系统中建立成本核算模型的前提。

二、模型设计原理

首先，由用友总账系统完成各成本科目数据（直接材料、直接人工、制造费用等）的归集；其次，利用UFO报表的用友账务函数从凭证数据库中提取待分配的发生额，并通过设计好的UFO报表计算出分配结果；然后，利用总账系统中期末——转账生成功能，从UFO报表中取出将要分配给下一个生产环节的生产成本，并对转账生成的凭证进行审核、记账；再经过几次这样的循环就能够将企业的生产成本一步步地核算出来。如何从凭证数据库中取出待分配的成本费用，又如何将计算出来的分配额导入总账系统或凭证数据库中，如何使数据在总账系统或是凭证数据库与成本计算表之间传递，是本文的关键所在，下面介绍的两个函数就能实现这个功能。

(一)用友账务函数。用友账务函数可以将凭证数据库中某个科目的发生额、净额、期末余额等数据提取到UFO报表，为总账系统、凭证数据库与UFO报表三者之间建起一座桥梁。

(二)UFO报表取数函数。总账系统中自定义转账功能用到的报表取数函数可以将报表中单元格数值提取到总账系统中，从而实现了数据从报表到总账系统的传递，并由总账系统生成凭证保存在凭证数据库。

三、案例应用

（一）企业的基本情况及生产成本核算流程

1．基本情况。该企业为某机械制造有限公司，主要从事一号产品和二号产品的生产，该公司为一般纳税人企业。

2．企业成本核算流程。该企业设有加工车间、装配车间，成本项目为直接材料、直接人工和制造费用。另设有机修辅助生产车间，主要从事机械设备维修，辅助生产费用按直接分配法进行分配，制造费用按生产工人工时数分配。成本计算采用品种法。首先，由加工车间根据加工成不同的产品零件，完工后直接交送装配车间组装成各种产品。各车间成本结转顺序为：结转辅助车间生产成本——结转两个基本车间的制造费用——结转加工车间生产成本——结转装配车间生产成本。

（二）模型设计过程

1．总帐初始化设置

（1）部门档案设置。在部门档案设置中录入以下三个车间：

（2）会计科目设置。该企业为制造业，生产成本科目下设基本生产成本和辅助生产成本，为便于核算、减少会计科目，成本类科目设置了辅助核算，会计科目设置如下：

（3）项目目录设置。在项目档案中增加“成本核算”项目大类，并为其指定基本生产成本下的3个明细科目（直接材料、直接人工、制造费用），项目分类定义中添加“分类码为1、分类名称为“产成本核算”，项目目录中录入内容如下：

2．UFO报表模板设置。根据生产流程和核算的要求，在UFO报表系统中共设置了辅助生产成本分配表、各车间制造费用分配表、加工车间生产成本分配表、装配车间生产成本分配表，共4个模板。这些模板的主要作用是实现从总账系统提取数据，并进行费用分配。具体设计步骤如下：

（1）辅助生产成本分配表

此表分为两个区域，一个为基本数据输入区，另一个为计

算结果显示区，分配的方法采用直接分配法。如图，基本数据区B5、B8、B10单元格的各个数值均是由车间统计人员汇总上报而来，作为对外分配的依据；计算结果显示区的作用是把总账系统中取出的总金额按照基本数据输入区所给数据进行分配，函数计算公式如图：单元格B4=QM(“410102”，月，“借”，，，“201”，，，，，含义为从总账系统中提取科目代码为410102（辅助生产成本），车间代码为201（机修车间）的期末数。

（2）各车间制造费用分配表

如图，基本数据输入区为该月各车间所产产品的工人工时数；计算结果显示区将按照输入的各产品耗费的工人工时数进行分配。待分配金额列均为从制造费用科目中部门为加工车间取来的。函数计算公式单元格D7=FS(“4105”，月，“借”，，，“1”，，其含义为从总账系统中提取科目代码为4105（制造费用），车间代码为101（加工车间）的本月发生数。

（3）加工车间生产成本分配

加工车间生产成本核算时产生了月末在产品，本例采用约当产量法进行月末在产品的核算，约当产量是指将尚未完工的在产品按其完工程度或投料程度折算成完工产品的数量。费用项目的完工程度则是由生产车间管理部门测算得来。函数计算公式如图；单元格C4=QC(“41010101”，月，“借”，，，

“1”，“003”，，，，含义为从总账系统中提取科目代码为41010101（基本生产成本下的直接材料），部门编码为101（加工车间），项目编号为003（一号零件）的期初数。D4～E4单元区域的公式分别用来提取部门编码为101（加工车间），项目编号为003（一号零件）直接人工和制造费用的期初数。C5=FS(“41010101”，月，“借”，，，“101”，“003”，)，其含义为从总账系统中提取科目代码为41010101（基本生产成本下的直接材料），部门编码为101（加工车间），项目编号为003（一号零件）的借方发生额。D5～E5单元格的公式分别用来提取部门编码为101（加工车间），项目编号为003（一号零件）的直接人工和制造费用借方发生额。

（4）装配车间生产成本分配表

由于装配车间的成本核算与加工车间成本核算方法相同，装配车间生产成本分配表设计原理和所用到的函数公式可借鉴加工车间生产成本分配表来设计。

3．将UFO报表分配后的数据引入总账系统，生成凭证。前面已经做好了辅助生产成本分配表，接下来需要做的就是如何让计算得到数据回归总账系统，并生成凭证，从账本上体现数据的归集与分配。

（1）自定义转账设置

在期末自定义转账功能中需增加4个转账凭证设置，分别为分配并结转辅助生产成本、分配并结转制造费用、分配并结转加工车间和装配车间生产成本。在每张转账凭证设置中运用了“UFO报表取数函数”，其功能是从UFO报表中提取分配数据传递到凭证中，以实现凭证的自动生成。如图：分配并结转辅助生产成本，转账序号：0001；转账说明：分配并结转辅助生产成本。如金额公式UFO（D：我的文档辅助生产成本分配表.rep ，，9，2，），其含义是从UFO报表中文件名为辅助生产成本分配表中的第9行第2列的单元格中提取数据，通过期末转帐公式设置回到总帐，生成凭证。根据企业生产流程，并参照辅助生产成本分配设置，同理定义其他转账凭证。

（2）转账生成

运行期末—转账生成功能，选择并生成上述自定义转账凭证，并审核记账。就这样，经过自定义转账设置、转账生成两个步骤实现了数据从UFO报表传递到总账系统。特别注意的是，对于生成凭证的顺序有着严格的规定，只有辅助生产成本凭证生成完毕后，才能进行制造费用分配、加工车间生产成本和装配车间生产成本凭证的生成。

（三）运行效果分析

经过上述操作，实现了辅助生产成本分配、制造费用分配、基本生产车间完工产品与在产品分配，从而实现了利用总账和UFO报表建立成本核算模型完成企业成本的核算。今后进行生产成本核算时，只要改变关键字就可以使成本核算表自动从总账系统中取出待分配金额，经过计算，得出分配给下一个生产环节各科目的金额，再经过转账定义、转账生成两个环节生成记账凭证。

四、有待探讨的问题

在模型设计过程中，笔者曾设想在定义公式时用“关联条件”实现表与表之间取数，即辅助生产成本分配完毕后，制造费用分配以及加工车间和装配车间完工产品与在产品的分配不是从总账系统中取数，而是相互间从UFO报表中取数，待产品分配归集完毕后，再生成凭证、审核和记账。但与本模式相比，账本上反映成本信息的时间可能会拖延，另外，本模式凭证审核环节能更早地发现问题，避免错误进一步蔓延。在应用过程中，不同的企业也许还会遇到各种各样的难题，这就需要逐步完善在用友总账和UFO报表系统中建立成本核算模型的方法，提高企业生产管理效率。

参考文献：

[1]孙莲香.财务软件实用操作教程（用友ERP-U8版）.北京：清华大学出版社，2004（11）

9.用友知识管理系统 篇九

第一节 系统管理

企业级会计信息系统与传统的会计信息系统有着根本的不同，它由三大系列、十几个子系统构成，各个子系统为同一个主体的不同需要服务，本身具有相对独立的功能，但彼此之间又具有紧密的联系．它们共用一个数据库，具有公共的基础信息，拥有相同的账套和账。只有这样，才能达到数据共享，最终实现财务、业务一体化的管理。

一、系统管理的主要功能

系统管理模块主要功能是对系统的各个子系统进行统一的操作管理和数据维护，具体包括以下几个方面： 1.账套管理

账套指的是一组相互关联的数据。一般来说，可以为企业中每一个独立核算的单位建立一个账套，系统最多可以建立999套账。

账套管理包括账套的建立、修改、引入、输出等。2.账管理

在企业级会计信息系统中，用户不仅可以建立多个账套，而且每个账套中还可以放不同的会计数据。这样，对不同核算单位、不同时期的数据只需要设置相应的系统路径，就可以方便地进行操作。

账管理包括账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据。

3.操作权限的集中管理以及安全机制的统一设立

为了保证系统及数据的安全与保密．系统管理提供了操作员及操作权限的集中管理能。通过对系统操作分工和权限的管理一方面可以避免与业务无关的人员进入系统，另一方面可以对系统所含的各个子产品的操作进行协调以保证各负其责，流程流畅。操作权限的集中包括设定系统各模块的操作管理员以及为操作员分配一定的权限。设立统一的安全机制包括数据库的备份、功能表及上机日志。

二、系统启用的及基本流程 1.新用户操作流程

三、启动系统管理

启动系统管理将涉及到具体操作过程，下面以用友财务及企管软件UFERP-M8.ll为例进行具体说明。首先，选择桌面上的

【开始】→【程序】、→【用友财务及企管软件 UFERP-M8.11】、→【系统服务】，→最后单击【系统管理】，即可启动。系统管理一般以后台方式运行，用户如果要进行系统设置操作，需单击任务栏上的“系统管理”按钮，打开系统管理窗口如图2－3所示。

1.注册：系统允许以两种身份注册进入系统管理： A、是以系统管理员的身份，B、是以账套主管的身份。

系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和地套主管，设置和修改操作员的密码及其权限等。

账套主管负责所选账套的维护工作，主要包括对所选账套进行修改、对账的管理（包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年未结转、所选账套的数据备份），以及该账套操作员权限的设置。

单击【系统】下的【注册】，出现安全提示界面，提示“为了保证数据安全性，请及时设置系统管理员[Admin] 的口令！”，确定后，出现系统管理员 第一次运行时，系统管理员口令为空，按照前面的提示。为了保证系统的安全性，可以更改系统管理员的密码。首先在密码一栏中输入预想的密码．然后将“改密码”栏目选中，单击【确定】，系统要求用户输入新的口令，并确认新的口令。如果只用来练习，直接确定即可。2.配置

系统管理可以对系统的数据进行自动备份，以增强系统数据的安全性。用户可以通过系统管理中的配置功能，来对系统数据的备份方式进行设置，使之能够更好地满足用户的使用要求。单击【系统】菜单下的【配置】，进入系统配置界面。在此，用户可以决定是否使用自动备份功能，如果使用，还可以指定备份路径，系统默认的路径回

为:c:windowssystemufsystembacku.此外．用户还可以指定自动卸载时间.所谓自动卸载是指系统管理中没有任何功能的任务登录的时间超过一个固定值,系统管理便自动终止服务．自动卸载下来。这个固定时间段可以由用户在界面中自行指定，范围是5-30分钟。3.注销

单击【系统】菜单下的【注销】，可以将旧的注册注销掉．重新进行注册。

四、设置操作员及权限

1.操作员设置：只有系统管理员才有权利设置操作员。因此，定义系统操作员时，必须以系统管理员的身份注册进入【系统管理】，然后单击【权限】下的【操作员】进入操作员管理界面，在该界面中，可以进行操作员的维护工作。

（1）增加操作员。增加操作员时须指定操作员编号、操作员姓名、定义并确认操作员口令及操作员所属部门。其中操作员编号在系统中必须唯一，即使是不同的账套，操作员编号也不能重复。此外，设定口令时，为保密起见，口令字以“*”号显示，特别注意要保证“口令”和“设定口令”栏目中输入的内容完全一致。

（2）修改或删除操作员。所设置的操作员用户一旦以其身份进入过系统．便不能被修改和删除。

（3）刷新。界面上【刷新】按钮的作用是根据系统中有关操作员用户的变化来适时地刷新系统管理中有关操作员设置的内容，此功能在网络版时尤其重要。2 权限设置

操作员权限设置功能是用于对已设置的操作员进行赋权。只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置，但两者的权限又有所区别。系统管理员可以指定某账套的账套主管，还可以对各个账套的操作员进行权限设置。而账套主管只可以对所管辖账套的操作员进行权限指定。

在设置操作员权限前，最好先建立系统核算账套。

以系统管理员或账套管理员身份登录后，单击【权限】下的【权限】项．系统将弹出操作员权限设置界面。

(1)设定或取消账套主管、只有系统管理员才有权限进行账套主管的设定与放弃的操作。用户首先在左边窗口选择欲设定或放弃账套主管资格的操作员，然后在界面最后一行选择账套，最后用鼠标单击旁边的账套主管标记，如想将该操作员用户设定为账套

主管，则标上“√"标记；如想放弃该操作员的账套主管资格，则去掉标记、一个账套可以定义多个账套主管。

系统默认账套主管自动拥有该账套的全部权限，故对账套主管操作员来讲，就没有增加和删除权限的操作。如果用户是以账套主管的身份注册登录的，在操作员窗口中只显示出非账套主管的操作员。

（2）增加操作员权限。选择界面左侧操作员显示区中的非账套主管操作员行，然后用鼠标但单击“增加”按钮，系统弹出“增加权限”界面。

界面左侧的分类选择区中列出了系统中已安装的子系统，当双击某个子系统时，系统则自动将界面右侧明细权限选择区中属于该系统的明细权限全部选中，选中标记显示为蓝色。当然，用户还可以根据自己的需要添加或删除按组方式已选中的明细权限，在明细权限选择区，双击某权限，即可选中或去掉标记。（3）删除操作员权限。系统管理员或账套主管可以对非账套主管的操作员已拥有的权限进行删除，方法是：首先在界面右侧的权限显示区中点取欲被删除的权限，然后单击“删除”按钮，此时系统将自动弹出一对话框供用户对该删除操作进行确认。另外，系统还提供批量删除的功能，方法是：用户按住“Shift”

键，同时移动鼠标，便可选定一批权限，然后单击“删除”按钮，便可执行批量删除的功能。

注意：所设置的操作员权限一旦被引用，便不能被修改或删除。

五、账套管理 1．建立账套

设定操作员之后，运行系统之前，首先应该为本单位建立一个账套。

以系统管理员的身份注册进入【系统管理】。

【开始】→【程序】、→【用友财务及企管软件 UFERP-M8.11】、→【系统服务】，→最后单击【系统管理】，在系统管理界面单击【账套】下的【建立】，进入创建账套界面。创建账套的过程分为以下四步

（1）输入账套信息。用于记录新建账套的基本信息。界面中的各栏目说明如下：

①现存账套：系统将现有的账套以下拉框的形式在此栏目中表示出来，用户只能参照，而不能输入或修改。［998］和「999」是系统内置的演示账套。

②账套号：用来输入新建账套的编号，账套号为3位（00l－997），用户必须输入。

③账套名称：用来输入新建账套的名称，用户必须输入。④账套路径：用来输入新建账套所要被放置的路径，系统默认的路径为c：＼windows＼system＼ufsystem”，用户可以根据自已个人管理习惯进行修改 如放入E：盘，也可以利用“„”进行参照输入，但一般都使用系统的缺省路径。

⑤启用会计期：用来输入新建账套将被启用的时间，用户必须输入。系统缺省为计算机的系统日期，可用鼠标单击“会计期间设置”按钮，设置账套的启用和月度。随后系统会自动将启用月份以前的日期的背景色设为蓝色，标识为不可修改的部分；而将启用月份以后的日期（仅限于各月的截止日期，至于各月的初始日期则随上月截止日期的变动而变动）的背景色设置为白色，标识为可以修改的部分，可以由用户任意设置。输入完成后、点击【下一步】按钮，进行第二步设置。

（2）输入单位信息。用于记录本单位的基本信息，包括单位名称、单位简称、单位地址、法人代表、邮政编码、电话、传真、电子邮件、税号、备注。界面的主要栏目说明如下：

①单位名称：用户单位的全称，必须输入。企业全称只在发票打印时使用，其余情况全部使用企业的简称。

②单位简称：用户单位的简称，最好输入。

③备注：输入用户认为有关该单位的其他信息，如所有制类型。其他栏目都属于任选项。

（3）输入核算信息。用于记录本单位的基本核算信息，包括本位币代码。本位币名称、账套主管、行业性质、企业类型、是否按行业预置科目等。界面各主要栏目说明如下：

①本位币代码：用来输入新建账套所用的本位币的代码，如“人民币”的代码为RMB。

②本位币名称：用来输入新建账套所用的本位币的名称。用户必须输入。

③账套主管：用来输入新建账套主管的姓名，用户必须从下拉框中选择输入。

④企业类型：用户必须从下拉框中选择输入。系统提供了工业、商业两种类型。如果选择工业模式，则系统不能处理受托代销业务；如果选择商业模式，委托代销和受托代销都能处理。⑤行业性质：用户必须从下拉框中选择输入，系统按照所选择的行业性质预置科目。

是否按行业预置科目：如果用户希望预置所属行业的标准一级科目，则选中该项。（4）输入基础信息选项。

①如果单位的存货、客户、供应商相对较多，可以对他们进行分类核算。如果此时不能确定是否进行分类核算，可以待分销系统启动时再设置分类核算。

②如果选择了存货要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置存货分类，然后才能设置存货档案。如果选择存货不分类，那么在进行基础信息设置时，可以直接设置存货档案。③如果选择了客户要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置客户分类，然后才能设置客户档案。如果选择客户不分类，那么在进行基础信息设置时，可以直接设置客户档案。④如果选择了供应商要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置供应商分类，然后才能设置供应商档案，如果你选择供应商不分类，那么在进行基础信息设置时，可以直接设置供应商档案。

⑤如果单位有外币业务，可以在此选项前打勾；否则可以不进行设置。全部输入完成后，单击“完成”按钮，完成建账操作。2．修改账套

用户可以通过修改账套功能，查看或修改账套信息。

以账套主管的身份注册，选择相应的账套，进入【系统管理】界面。在系统管理界面单击【账套】下的【修改】,进入修改账套功能。系统自动列出所选账套的账套信息。单位信息、核算信息、基础设置信息。账套主管可根据自己的实际情况，对允许进行修改的内容进行修改。

注意：只有账套主管才有权限修改相应的账套。3．账套的引入和输出

（1）账套的引入。引入账套功能是指将系统外某账套数据引入本系统中。该功能的增加将有利于集团企业的操作，子企业的账套数据可以定期被引入母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。如果企业需要定期将子企业的账套数据引入到集团公司系统中，最好预先在建立账套时就进行规划，使各企业的账套号不一样，以避免引入子企业数据时因为账套号相同而覆盖其他账套的数据。

【开始】→【程序】、→【用友财务及企管软件 UFERP-M8.11】、→【系统服务】，→最后单击【系统管理】，以系统管理员的身份在系统管理界面单击【账套】下的【引入】，进入引入账套数据界面。在界面上选择所要引入的账套数据备份

文件。账套数据备份文件是系统卸出的文件，前缀名统一为uferpact，确认后，即可将账套备份数据引入到系统之中。（2）账套的输出。输出账套功能是指将所选的账套数据做一个备份。既可以在硬盘上备份，也可以在软盘上备份。

【开始】→【程序】、→【用友财务及企管软件 UFERP-M8.11】、→【系统服务】，→最后单击【系统管理】，以系统管理员的身份在系统管理界面单击【账套】下的【输出】，进入账套输出界面。选择将要进行输出的账套，如想删除源账套，则还要将“删除当前输出账套”栏目选中。确定后，系统自动压缩所选账套数据，并要求用户选择备份目标，才能按要求完成账套输出。

账套管理的几项功能中，系统管理员有建立账套、引入和输出账套的权限，而修改账套只能由该账套的主管负责。

六、账管理

对账的管理只能由账套主管进行。1．建立账

以账套主管的身份注册，选定账套，进入系统管理界面。在系统管理界面单击【账】下的【建立】进入建立年账界面。界面

中有两个栏目。都是系统默认的，用户不得进行任操作。其中，解释一下账套和会计的概念。

（1）账套。自动显示用户注册进入时所选的账套。

（2）会计，自动显示的是所选会计账套当前会计加1的。2．清空数据

用户有时会发现某账中错误太多，或不希望将上的余额或其他信息全部转到下一．这时候，便可使用清空数据的功能。“请空”并不是指将账的数据全部清空，而还是要保留一些信息的，主要有基础信息和系统预置的科目报表等等。保留这此信息主要是为了方便用户使用清空后的账重新做账。

以账套主管的身份注册，选定账套，进入系统管理界用人在系统管理界面单击【账】下的【清空数据】。3．引入和输出账

账操作中的引入和输出与账套操作中的引入和输出的含义基本一致．作用都是对数据的备份与恢复。所不同的是账操作中的引入和输出不是针对整个账套，而是针对账套中的某一的账进行的。

账的引入操作与账套的引入操作基本一致，不同之处在于引入的是数据备份文件（由系统卸出的账的备份文件，前缀名统一为uferpyer）。在输出操作的界面上选择的是具体的而非账套。4．结转上年数据

一般情况下，企业是持续经营的，因此企业的会计工作是一个连续性的工作。每到年末，启用新账时，就需要将上中的相关账户的余额及其他信息结转到新账中。

以账套主管的身份注册，选定账套，进入系统管理界面。在系统管理界面单击【账】下的【结转上年数据】。进行结转的步骤如下：

（1）在结转上年数据之前，首先要建立新账。

（2）建立新账后，可以执行供销链产品、资金管理、固定资产、工资系统结转上年数据的工作，这几个系统的结转不分先后顺序，可以根据需要执行。

（3）如果同时使用了采购系统、销售系统和应收应付系统，那么只有在供销链产品执行完结转上年数据后，应收应付系统才能执行；如果只使用了应收应付系统而没有使用采购系统、销售系统，则可以根据需要直接执行应收应付系统的结转工作即可。

（4）如果在使用成本管理系统时，使用了工资系统、固定资产系统、存货核算系统，那么只有工资系统、固定资产系统、供销链产品执行完结转工作后，才能执行结转；否则可以根据需要直接执行成本管理系统的结转工作即可。

（5）如果在使用总账系统时，使用了工资系统、固定资产系统、存货核算系统应收应付系统、资金管理系统、成本管理系统，那么只在这些系统执行完结转工作后，才能执行总账系统结转；否则可以根据需要直接执行总账系统的结转工作即可。

用友财务软件使用教程-第二章 系统管理和基础设置2

第二节 基础设置

在系统管理中，可以建立了一个新账套。一个账套由若干个子系统构成、这些子系统共享公用的基础信息。在启用新账套之前，应根据企业的实际情况及业务要求，先手工整理出一份基础资料，这样可使初始建账顺利进行。

基础信息的设置在【系统控制台】的【基础设置】中设置，【开始】→【程序】、→【用友财务及企管软件 UFERP-M8.11】、→最后单击【系统控制台】。

内容包括二十多项。其中除了编码方案必须在【基础设置】中定义外，其他项目的设置既可以在【系统控制台】的【基础设置】中完成，也可以在其他系统模块中进行设置。下面仍以用友财务及企管软件UFERP-M8.11为例进行说明。

一、基本信息设置 1．编码方案

为了便于用户进行分级核算、统计和管理，系统可以对基础数据编码进行分级设置，可分级设置的内容有：科目编码、存货分类编码、地区分类编码、客户分类编码、供应商分类编码、部门编码、成本对象编码、收发类别编码和结算方式编码。编码级次和各级编码长度的设置将决定用户单位如何编制基础数据的编号，进而构成用户分级核算、统计和管理的基础。编码方案中各栏目说明如下；

（1）科目编码级次。系统最大限制为六级十五位，且任何一级的最大长度都不得超过九位编码。一般单位用32222即可。用户在此设定的科目编码级次和长度将决定用户单位的科目编号如何编制。例如某单位将科目编码设为32222，则科目编号时一级科目编码是三位长，二至五级科目编码均为两位长。

（2）存货分类编码级次。系统的最大限制为八级十二位，且任何一级的编码长度都不得超过九位编码。

（3）客户分类编码级次。系统的最大限制为五级十二位，且任何一级的编码长度都不得超过九位编码。

（4）供应商分类编码级次。系统的最大限制为五级十二位，且任何一级的编码长度都不得超过九位编码。

（5）收发类别编码级次。系统将收发类别编码级次固定为二级，总长度不得超过五位编码。

（6）部门编码级次。系统的最大限制为五级十二位，且任何一级的编码在度都不得超过九位编码。

（7）结算方式编码级次。系统将结算方式编码级次固定为二级，总长度不得超过三位编码。

（8）地区分类编码级次。系统的最大限制为三级十二位，且任何一级的编码长度都不得超过九位编码。

（9）成本对象编码级次。系统的最大限制为三级十二位，且任何一级的编冯长度都不得超过九位编码。

如果建立账套时设置存货（客户、供应商）不需分类，则在此不能进行存货分类（客户分类、供应商分类）的编码方案设置。

2，数据精度

由于各用户企业对数量、单价的核算精度要求不一致，为了适应各用户企业的不同需求，系统提供了自定义数据精度的功能。在系统管理部分需要设置的数据精度主要有：存货数量小数位、存货单价小数位、开票单价小数位、件数小数位数和换算率小数位数。具体要求是只能输入0－6之间的整数，系统默认值为2。

二、机构设置 1．部门档案

按照已经定义好的部门编码级次原则输入部门编号及其信息。部门档案包含部门编码、名称、负责人、部门属性等信息。2．职员档案

主要用于记录本单位使用系统的职员列表，包括职员编号、名称、所属部门及职员属性等。

三、往来单位设置 1．客户分类

如果想对客户进行分类管理，用户可以通过本功能建立客户分类体系。用户可将客户按行业、地区等进行划分。建立起客户分类后，用户可以将客户设置在最末级的客户分类之下。

2．客户档案

本功能完成对销售客户档案的设置和管理。在销售管理等业务中需要处理的客户的档案资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在此进行调整。3．供应商分类

如果想对供应商进行分类管理，用户可以通过本功能建立供应商分类体系。用户可将供应商按行业、地区等进行划分。建立起供应商分类后，用户可以将供应商设置在最末级的供应商分类之下。

4．供应商档案

建立供应商档案主要是为企业的采购管理、库存管理、应付账管理服务的。在填制采购入库单、采购发票和进行采购结算。应付款结算和有关供货单位统计时都会用到供货单位档案，因此必须应先设立供应商档案，以便减少工作差错。在输入单据时，如果单据上的供货单位不在供应商档案中，则必须在此建立该供应商的档案。5．地区分类

使用系统的采购管理、销售管理、库存管理和应收应付账管理系统，都会使用到供应商档案、客户档案。而供应商档案、客户档

案表中有所属地区栏目要填写。如果企业需要对供货单位或客户按地区进行统计，那就应该建立地区分类体系。

地区分类最多有五级，企业可以根据实际需要进行分类，例如可以按区、省、市进行分类，也可以按省、市、县进行分类。机构设置、往来单位设置中各项具体的内容详见第三章总账的系统初始化部分。

四、存货设置 1．存货分类

存货分类用于设置存货分类编码、名称及所属经济分类。2．存货档案

本功能完成对存货目录的设立和管理，随同发货单或发票一起开具的应税劳务等也应设置在存货档案中。

五、财务设置 1．科目

本功能完成对会计科目的设立和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、插入、修改、查询、打印会计科目。2．凭证类别

许多单位为了便于管理或登账方便，一般对记账凭证进行分类编

制，但各单位的分类方法不尽相同，所以本系统提供了【凭证分类】功能，用户完全可以按照本单位的需要对凭证进行分类。3．项目目录

“项目目录定义”功能用于项目大类的设置及项目目录及分类的维护。用户可以在此增加或修改项目大类、项目核算科目、项目分类、项目栏目结构．以及项目目录。

七、购销存设置 1．仓库档案

存货一般是用仓库来保管的，对存货进行核算管理，首先应对仓库进行管理，因此进行仓库设置是供销链管理系统的重要基础准备工作之一。第一次使用本系统时，应先将本单位使用的仓库，预先输入到系统之中，即进行“仓库档案设置”。2．收发类别

收发类别设置，是为了用户对材料的出入库情况进行分类汇总统计的。表示材料的出入库类型，用户可根据各单位的实际需要自由灵活地讲行 3．采购类型

采购类型是由用户根据企业需要自行设定的项目．用户农使用采购管理系统，填制采购入库等单据时．会涉及采购类型栏目。如果企业需要按采购类型进行统计，那就应该建立采购类型项目。采购类型不分级次，企业可以根据实际需要进行设立。例如，从国外购进、从国内购进、从省外购进、从本地购进；从生产厂家购进，从批发企业购进；为生产采购、为委托加工采购、为在建工程采购等等。4．销售类型

用户在处理销售业务时，可以根据自身的实际情况自定义销售类型，以便于按销售类型对销售业务数据进行统计和分析。本功能完成对销售类型的设置和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、修改、删除、查询、打印销售类型。5．产品结构

川来定义产品结构，即产品的组成，以便用于配比出库、消耗定额、产品材料成本、采购计划、成本核算等引用，产品结构中引用的物料必须首先在存货档案中定义，然后才能在产品结构中引用。6．成套件

定义成套件的组成，以便于对成套件及其明细进行统计管理。主要用于库存管理和销售管理，对于没有成套件管理的企业，用户可以不设置。7．费用项日

用户在处理销售业务中的代垫费用、销售支出费用时，应先行在本功能中设定这些费用项目。本功能完成对费用项目的设置和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加。修改、删除、查询、打印运输方式。8．成本对象

成本对象是指任何可以独立计算成本的事物，如果使用成本系统计算产品成本，必须将成本对象与产品结构表中的产品关联。9．发运方式

用户在处理采购业务或销售业务中的运输方式时，应先行在本功能中设定这些运输方式。本功能完成对运输方式的设置和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、修改、删除、查询、打印运输方式。

购销存中各项的具体内容参见采购与销售部分。

八、其他

1．常用摘要

在输入单据或凭证的过程中，因为业务的重复性发生，经常会有许多摘要完全相同或大部分相同，如果将这些常用摘要存储起来，在输入单据或凭证时随时调用，必将大大提高业务处理效率。2．自定义项

在系统中，为各类原始单据和常用基础信息设置了自定义项和自由项，这样可以让企业方便地设置一些特殊信息。3．期初建账