教学文件管理规定

教学文件管理规定（共12篇）

1.教学文件管理规定 篇一

Windows文件夹和文件管理

教学内容分析

《2.7文件夹管理》、《2.8文件管理》这两节内容选自《计算机技能教程》(电子工业出版社)一书。

Windows文件夹和文件管理是教材中Windows XP部分的一个重要内容，这两部分知识主要介绍了Windows文件夹和文件的命名与管理的方法和技巧，其操作和知识点又有大量的相似性，因而将两节内容并入一节进行统一讲练，这样一方面对重复性的知识一次讲清，另一方面又使学生对两者进行了比较、区分。通过讲练使学生对Windows的基本存贮方法、文件管理方法形式、文件访问、信息处理分类等有一个初步的了解认识，进而使学生对Windows基本操作有一个更深入的了解，更进一步地掌握其操作技巧和相关知识，增长了学生的技能、知识，激发其学习兴趣，并根据学生不同需求，使学生了解掌握更多的计算机软件功能和使用方法，培养其自学意识、自学方法，不断吸收更多的新养份，同时也培养了学生主动思维、灵活处理的意识能力。

学生分析

学生已经具有了计算机操作的基本技能，对Windows操作系统已经不再陌生。

这个年龄的学生乐于看到新奇的事物，喜欢进行操作、实践，愿意展示自己与他人交流，希望能有所创新、与众不同，成为众人的焦点。因而在教学中重视观察和实验，开展合作学习，调动其主观能动性，发掘其潜在的意识、个性思维，更能激发和培养学生的学习兴趣、创造性和积极思维的意识。

设计理念

根据新课程倡导的理念，计算机课教学应改变过分强调知识传承的倾向，传授知识的系统性、传统的灌输式，让学生经历探究的过程，学习科学的研究方法，培养实践能力、创新意识以及科学探索精神。在具体的教学中，注意不同学科间知识与研究方法的联系与渗透，使学生关注计算机领域的新进展和新思想，了解计算机学科和其他基础学科的相互联系，逐步树立学生正确的学习态度、学习方法，科学的人生观、世界观。

教学目标

1、了解文件夹、文件的命名规则。

2、了解系统指定的名称含义。

3、掌握文件夹、文件的创建方法，并能正确识别各类文件。

4、掌握文件夹、文件的管理方法。

5、进一步培养合作意识和自主探索的精神，体会在解决问题的过程中与他人合作的重要性。

6、经历猜想、实验(操作)、确认(比较)、教师讲解演示等活动，从中获得解决问题的经验，积累计算机学科自学的方法、思路。

教学重点：文件、文件夹的命名、管理。

教学难点：文件、文件夹的管理。

重、难点解决措施：实例讲解，学生完成常见文件的识别与命名。

本课采用学生合作学习、动手实践、自主探索和教师利用多媒体教学网络演示、指导、电子课件相结合的教学形式。

教学流程

一、情景引入

师：当我们打开电脑时，经常看到一些图标，上网下载歌曲时也经常要选一些类型，那么同学们对它们的含义是否清楚哪，它们有何不同，意义上又有何区别哪，下面就让我们一起来了解一下。

要求学生：打开计算机，并浏览计算机，从中找到一些图片，并根据自己的喜好设置为桌面。

(学生根据学过、接触到的知识，能够找到一些图片，并改变桌面变景。)

师：大家看我们找到的图片格式相同吗，有没有什么区别?

生：不同，有的图片是可能动的，有的是静止的。

师：那么我们同学是否想知道这是为什么哪？

(学生想了解，并想知道其区别是什么)

师：好！下面我们就来了解一下Windows是如何管理文件和文件夹的。

(学生活动：打开教材，打开计算机中“我的电脑”窗口)

二、新课学习

1．文件夹与文件的区别、创建

师：同学们根据以往的练习，我们在“我的电脑”或“资源管理器”中经常看到文件夹和文件，对它们我们已经不陌生了，那么大家是否知道它们的图标和名称为何不同，到底有什么区别哪，下面我们就打开一个磁盘看一看。

学生活动：同学们在计算机上操作、互相讨论、动手实践、探索。

教师活动：指导、多媒体演示。

师：同学们通过刚才的操作，哪一位同学能说一说文件夹与文件有何区别?(学生根据自己已有的知识回答，教师重复、精炼语言，由一位学生归纳总结。)区别：文件夹主要是用于存放文件的，文件是存放信息的最小单元，有一个比喻来说，文件夹和磁盘相当于一个大树的树杆和树枝，而文件相当于树叶。

(教师：利用多媒体出示磁盘的树型目录结构。)2

师：同学们通过刚才的操作，大家想一想在日常使用中我们能否利用文件夹来

树管理自己的东西，以便于平时的使用和管型理。目（学生们互相讨论研究，动手实践，录回答自己将家里的机器中建立了音乐、游结戏、软件等文件夹，用于管理，并总结这构样做的好处。）

师：那么同学们现在能否在计算机上建立几个文件夹或文件哪，创建后再给它们起个名字？

（学生动手实践，并根据教材P29页中指导创建文件夹和文件）

学生根据操作，提出问题：在起名时到底可以打多少个字，为什么有些符号有不了。

2．文件夹、文件的命名规则 格式：文件名.扩展名

1~255 0~4个字符

文件名可以是英文字母、数字、汉字和一些常用符号，但有一些不能用，比如：/、、*、？等。

扩展名相当于外国人或中国人的姓。主要是用于标明文件的性质，比如是音乐、视频、图片，还是文本。

师：同学们平时我们上网下载音乐时经常需要选择不同类型，那么它们具体指什么哪？

学生回答：可以选择不同格式的音乐，将其下载到手机到MP3上欣赏。师：那么同学们还知道那么文件的扩展名哪，它们有何意义、区别？（教师用多媒体出示常见音乐、视频、图片等扩展名，并帮助学生分析。）音乐：mp3、wav、wma、fla、rm、mid

歌词：lrc 视频：mpg、dat、mpv、miv、avi、vob

电子书：txt、pdf 图片：jpg、gif、pcx、bmp 师：那么同学们我们能通过什么方法，知道更多的扩展名哪？下面就以几个软件为例给大家介绍一下。如“千千静听”、“Media player”、ACDSEE图片浏览等软件，利用其中的“文件”打开功能中的“文件类型”选项来查看各类的常用扩展名。

（出示几个对话窗口，并利用软件演示，打开不同类型的文件。）

千千静听 打开文件窗口

Media Player打开文件窗口

（学生根据教师讲解、演示，自己动手在自己的计算机上操作，练习查找不同类型文件，并查看其内容。）

师：同学们通过刚才的练习，大家对文件的扩展名的意义是否了解了哪，那么在各种打开窗口中，我们看到的“*.mp3,*.mod等”中的“*”号有什么作用哪，前面我们也提到过给文件夹或文件命名时不能用“*，？”号，其有何实际意义哪？下面就以“查找”文件为例给同学演示一下。

（教师利用多媒体演示查找mp3格式音乐过程，学生实践操作。）

（并介绍“？”号的使用。）

（学生小结这两个符号的功能和使用方式，教师归纳总结。）

区别：“*”代替所在位置的任意多个字符，“？”代替一个字符。

（学生练习有关操作，进一步掌握扩展名的含义，并小结文件命名规则，以及扩展名的实际应用。）

3．复制、移动和删除操作

师：同学们，在以往的操作中大家对复制、移动和删除操作是否已经了解了哪？（由于现在学生多数在中小学已经学过计算机知识，并经常接触计算机，因而这部分知识简单总结一下就可以了。）

学生们多数表示已经会了，并总结键盘快捷键和鼠标操作两种方式。师：在这里大家需要记住两个键盘键的使用技巧，一个是“Ctrl”，另一个是“Shift”，前者是选择不连续多个文件，后者是选择连续多个文件。

（教师与学生共同实践，练习两个键的使用方法。）师：同学们，在上网下载文章时，Shift键有没有用？ 学生：有用，可以用它快速选择一段连续的文本，与用鼠标左键拖曳快多了。（学生练习用Shift键选取一大段连续文本，进一步掌握这个键的功能，同时在其他软件试用，从而扩展了学生的知识面，更使学生了解了计算机软件操作上的相通性，为进一步学习奠定了基础。）

4．创建快捷方式

师：同学们，在计算机桌面上、开始菜单中我们看到了很多快捷方式，它们可以帮助我们快速启动不同的软件，那么大家是否会自己创建一个哪？

学生：会，可以用鼠标右键中的“发送”功能中的桌面快捷方式来创建。师：但是，如果我们不想把所有快捷方式都建在桌面上，而是想建在其他位置怎么办哪？

学生：那只能用鼠标右键中的“新建”→“快捷方式”来建立了。（师生共同练习这种方式。）

师：同学们，这样做怎么样，实现起来容易吗，能记住吗？

（大多数学生表示比较难，不容易记住。）师：同学们，现在我们试一下鼠标右键拖曳，看看会有什么样的结果。

（如左图，主要是复制、移动、创建快捷方式这几项功能，并与学生共同练习使用。）

鼠标右键拖曳菜单

5．相关软件使用（补充内容）师：同学们，当我们想在网上查找一些mp3格式的音乐，并将其下载到手机、mp3、mp4上时，但又找不同这样格式的文件，只有其他格式的，那么这时该怎么办哪？

学生：网上应该有转换工具吧？ 师：同学们说的对，网上确实有这类软件，比如mp3格式转换器、mp4格式转换器等。下面我们以音乐为例，介绍一下mp3格式转换器的功能与使用方法。

（教师利用多媒体演示使用方法，师生共同练习使用软件。）（并简单介绍mp4、图片等转换工具使用，并归纳各种软件使用上的相通性，进一步加深学生对计算机学习方法的了解，培养学生自学意识能力。）

三、小结与巩固练习

[1.培养学生归纳意识。2.培养学生计算机学科自学能力。]

小结：(略)

(对本节课主要内容归纳总结，由一名或多名学生共同完成)巩固练习：学生利用剩余时间完成本节课中所出示的实例，完成教材中实训9和实训10内容，练习文件夹和文件的基本操作。

四、布置作业

1．阅读理解教材第29页至第32页。

2．完成教材第30页“实训9”和第32页“实训10”。

五、探究问题

利用上机练习和课后时间，在计算机中查找音乐文件，并将自己喜欢的不是mp3格式的音乐转换为mp3格式音乐，并利用介绍过的软件对音乐进行截取，制作手机铃声。[板书设计]

windows文件夹和文件管理

1．文件夹与文件的区别、创建

3．复制、移动和删除操作 2．文件夹、文件的命名规则

4．创建快捷方式

格式：文件名（主名）.扩展名

鼠标右键拖曳

1~255

0~4 个字符

5．相关软件使用

教学效果预测

通过这样的教学设计，在以学生为主体的前提下，学生充分活动起来参与到新课学习中，由于所设问题、所讲内容，多为学生在日常生活中常见之问题，因此大部分同学能积极的参与进来，积极思考、积极参与，及时反馈信息，使教师能及时有针对地讲解，强调学生不能熟练掌握的知识点和技能，使积极参与者能准确掌握每一个重要知识点及技能。

在教学中预计百分之八十的学生能掌握本节的主要知识点，同时对其他相关知识也能有不同程度的了解。对于学生所不能熟知的问题，利用上机实践时间结合教材中实例，以及教师所扩展内容，在学生亲自动手、教师指导下均能掌握本节课主要知识点。

这节课在以往的传统教学中，往往是教师利用多媒体演示，反复演示教材中的每一个知识点，严格按照教材顺序教授相关知识。然后用大量的上机操作让学生在机房重现教师上课的内容，这样虽然教师讲课比较轻松，知识传授与课本不差分毫，但学生对所学知识只能是有一个大致的了解，而不能准确记忆教师所讲的所有知识点，更无法发现学生的不足，以及操作中的不规范。对学生自学能力的培养、实践动手能力的增强也无益。

针对上面的问题，在教学采用师生互助互动，通过共同解决问题的方式进行教学，通过一个个实例，特别是利用学生实际生活中经常遇到的问题，将教材中的知识点重新组合成一体，采用多媒体、电子课件、学生演示相结合的方式进行教学设计，在教学中不但培养了学生的动手能力、观察能力、解决问题的能力，而且培养了学生的自学能力，增强了学生的动手能力，纠正了学生操作的不规范和知识的不准确。同时注重学生人生观、价值观的培养，加强学生终身学习意识的培养，为学生今后发现打下良好基础。

2.教学文件管理规定 篇二

1. 概述

ISO 9000:2000的术语中将“质量管理体系”定义为“在质量方面指挥和控制组织的管理体系”。企业质量管理体系文件一般由质量手册、程序文件、工作文件和质量记录四个文件构成, 见图1。由于自身的特殊性, 高校教学质量管理体系文件一般由质量手册和程序文件两个文件构成, 通常将工作文件和质量记录融入到程序文件之中。

ISO 9000:2000的术语中定义, 程序是“为进行某项活动或过程所规定的途径”。程序可以形成文件, 也可以不形成文件。程序形成文件时, 通常称之为“书面程序”或“形成文件的程序”。含有程序的文件可称为“程序文件”。高校教学质量管理体系程序文件是质量手册的支持性文件, 规定主要过程活动的目的、范围、职责、流程和控制要求等。从图1可以看到程序文件位于质量管理体系文件结构的第二层, 起到了承上启下的作用:对上它是质量手册的展开和具体化, 使得质量手册中原则性和纲领性的要求得以展开和落实;对下它是工作文件的指导和依据。因此, 程序文件在整个质量管理体系文件中的地位十分重要。

2. 程序文件的作用

高校程序文件在教学质量管理中通常具有以下作用。

2.1 使教学质量活动受控

程序文件对影响高校教学质量的各项活动作出规定, 规定各项活动的方法和评定的准则, 使各项活动处于受控状态。

2.2 明确职责和权限

程序文件阐明了与高校教学质量活动有关职能部门的职责和权限, 从而使质量手册中规定的职能分配落到实处, 防止职责不清、责任不到位。

2.3 执行结果一致性

程序文件规定的各项高校教学质量活动, 即使由不同的人员按文件规定的方法实施该项活动, 也能达到一致的执行结果, 不会因人而异。

2.4 评审依据

程序文件规定高校各职能部门应对执行的情况作记录, 填写相应的记录表格, 这将为开展质量审核等工作提供主要的评审依据。

3. 程序文件的编制

3.1 程序文件的编制原则

高校程序文件的编制一般应遵循以下原则。

3.1.1 有效性原则。

程序文件的各项规定应切实有效, 按程序文件规定实施, 能确保达到活动或过程控制的目的。

3.1.2 确定性原则。

程序文件应明确规定每项活动过程“何时、何地、做什么、谁做、怎么做、应保留什么记录、依据什么文件等”, 以排除人为的随意性。

3.1.3 可操作性原则。

程序文件的各项规定应结合本校实际情况, 具有可行性、可检查性, 文字应言简意赅。

3.2 程序文件的描述方式

高校程序文件的描述方式可以根据学校的行文习惯及考虑文件使用、控制、管理中的要求, 确定程序文件的描述方式。常用的程序文件的描述方式主要有:

3.2.1 文字描述方式:

用文字叙述的方式描述活动或过程的规定途径。其优点是内容全面, 叙述清楚、明确;缺点是文字描述不直观, 篇幅较长, 不易理解。

3.2.2 流程图式:

用流程符号表示活动或过程的规定途径。其优点是简明、直观、易读, 缺点是某些细节信息容易缺失。

3.2.3 文字描述+流程图式:

主体活动或过程用流程图描述, 需要时可在旁边标注文字说明;或者前面用文字描述活动或过程的规定途径, 后面以附件的形式给出主体活动或过程的流程图。这种形式是综合了前两种形式的优点, 现在广为高校和企业所采用。

3.3 程序文件结构和内容

企业程序文件结构通常由封面、刊头、刊尾、修改控制页、正文五部分组成, 由于高校工作流程不同于企业, 高校程序文件结构通常由刊头和正文两部分组成, 具体的内容如下。

3.3.1 刊头:

高校程序文件每页的顶部通常都要加上刊头, 目的是便于文件的控制和管理。其内容主要包括学校的名称、文件名称、文件号、版本/修改状态和页码等。

3.3.2 正文:

高校程序文件正文部分主要是描述文件的基本内容。其内容主要包括:目的、适用范围、职责、工作程序、相关文件、记录表格和附件等, 具体应规定的内容如下:

3.3.2. 1 目的:

应明确程序的控制目的和控制要求。

3.3.2. 2 适用范围:

应明确程序所规定的内容和所涉及的控制范围。

3.3.2. 3 职责:

应规定负责实施该项程序的高校主管职能部门或人员的责任和权限;规定与实施该项程序相关的职能部门或人员的责任和权限, 使程序中涉及的职能部门的责任和权限得到明确, 防止职责不清, 责任不到位。

3.3.2. 4 工作程序:

工作程序是程序文件的核心, 可按活动的逻辑顺序依次展开描述该项活动的各个细节。主要应规定以下四方面的内容: (1) 规定需要开展的各项活动、开展时间和实施步骤; (2) 明确主要负责的职能部门或人员; (3) 给出所需的设备、设施及要求; (4) 规定例外情况的处理方法等。

3.3.2. 5 相关文件:

应列出与本程序有关的相关文件支持性文件, 使程序在执行的过程中, 方便执行人查阅相关文件。

3.3.2. 6 记录表格:

应给出工作程序中所涉及的有关记录表格等, 使程序在执行的过程中, 方便执行人填写相关表格。

3.3.2. 7 附件:

应给出主体活动或过程的流程图, 通过流程图可直观清晰地展现整个程序的主要过程。

4. 程序文件的管理

4.1 程序文件的审批

4.1.1 审核:

高校程序文件的审核主要包括形式和内容两个方面。对形式的审核, 主要应考虑文字格式、文件号、审批过程、文件控制等是否符合规定的要求;对内容的审核, 主要应考虑文件内容是否简明扼要、各职能部门职责是否明确、是否符合质量标准的要求、与其他质量管理体系文件是否协调一致、逻辑上是否完整、是否具有可操作性等。

4.1.2 批准:

高校程序文件的批准一般应由高校分管校领导负责审批, 重要的文件应通过校长审批, 文件经批准后方能发布生效。

4.2 程序文件的管理与控制

4.2.1 管理:

高校程序文件的拟订审批、印发归档、更新增补、作废文件的回收与处理等应按规定的程序进行, 并做好相应的记录, 统一管理。

4.2.2 控制:

高校程序文件是受控文件, 通常要加盖受控印章, 同时程序文件的印发、更新、作废等都要履行必要的手续, 保证学校所使用的文件都是有效文件。

参考文献

[1]GB/T 19000-2000 idt ISO 9000:2000, 质量管理体系基础和术语[S].

[2]姜煜林, 朱洪海.ISO 9000族标准在高校教学质量管理体系中的运用[M].北京:科学出版社, 2008.

[3]马林, 尤建新.高等院校ISO 9001质量管理体系建立与实施指南[M].北京:中国标准出版社, 2006.

[4]孔轶众.关于建立高校内部质量保障体系的探讨[J].文教资料, 2009.

3.管理记忆的碎片文件管理100% 篇三

每个人对文件的需求都不一样：有的朋友利用系统自身功能就能管理好文件，有的朋友需要用专业的文件管理工具才能满足需要。

你，找到适合自己的方法了吗?

新新人类拒绝电脑和书桌一样乱

流行歌曲尽在我掌握

今年夏天寝室姐妹们迷上了“快乐男声”，每次比赛完我们就立即上网收集他们的现场录音。时间长了发现电脑里面的歌曲越来越多，文件夹里面套着文件夹，简直稀里糊涂!这就不得不提到Windows Media Player(简称WMP)这个系统自带的音乐播放器了，它本身具有强大的音乐文件管理功能，用来管理音乐文件非常方便。

打开WMP后，依次点击“工具／搜索媒体文件”选项打开“通过搜索计算机添加到媒体库”对话框。点击“查找范围”框的“浏览”按钮指定音乐所在目录，点击“搜索”按钮即可将该目录下的所有音乐文件全部记录到WMP的媒体库。要听歌曲时只须打开WMP的“媒体库”窗口，按照歌曲分类或是手动搜索来查找歌曲并播放了。

如果要把歌曲拷贝到MP3机中，也能通过WMP快速完成哟!在“媒体库”窗口中搜索出自己需要的歌曲，然后在菜单中选择“添加到，同步列表”选项(如图1)，依次勾选要拷贝的歌曲，在窗口下方会分别显示歌曲文件总大小和MP3机的剩余空间，一切准备完毕后点击“开始同步”按钮即可将选中的歌曲全部发送到MP3机中了。

寝室里装了宽带后大家都习惯用“酷狗”了，这个软件还真不错，歌曲资源丰富，文件质量高，相比以前，这可是试听下载管理一条龙服务哟!

运行酷狗后打开“播放列表”窗口，在“我的歌曲库”列表中会默认显示通过酷狗下载的歌曲，这些下载歌曲都默认保存在酷狗指定的文件夹中。如果本机中还有别的音乐文件夹，可用右键单击“我的歌曲库”选择“添加文件夹”选项，指定音乐文件夹所在路径，点击“确定”即可将该文件夹下的音乐文件导人到列表中。在“播放列表”窗口中提供搜索框，可快速搜索本地歌曲。在歌曲列表中用右键单击歌曲名可以执行播放、删除、重命名、创建播放列表和打开文件夹等管理操作。

如果要把歌曲拷贝到HP3机中，只须选中要拷贝的歌曲，然后用右键单击选择“同步到手机或MP3”选项，即可将音乐文件连同歌词一起发送到MP3中(如图2)!

精彩图片—张都不少

Windows系统有图片管理功能?没有吧!所以我安装了图片管理工具“Google Picasa”。它可以扫描出电脑上的所有图片文件，将图片全部找出来并以缩略图显示。还能按文件名、日期或时间顺序来快速检索图片。

在浏览图片时，我们可以给自己喜欢的图片加上“星标”，加上星标的图片会自动归类到“加星标的照片”分类里(如图3)，方便统一管理不同文件夹下的图片。如果要从DC等外部设备中提取图片，只须插上DC，然后依次点击“文件／导入来源”选项即可看到DC中保存的图片，再点击“全部保存”按钮即可将这些图片全部提取到指定目录中保存。

除此之外，Google Picasa还提供了网络相册功能，启动Picasa后右键点击里面任何一张图片，在弹出菜单中直接选择“上传图片”，就能把该图片传到http://picasaweb.google.com/，这个相册不仅有1GB空间(不断增加中)，还支持外部直接链接，自己的Blog也能直接引用里面的图片，和好友分享照片是非常方便哟!

我就是下载达人

电脑中的文档大部分都是从网上获取的，说到下载，当然就离不开下载工具了。以迅雷为例，在“任务管理”窗口中默认提供了“软件”和“音乐”等多个文件分类，可以根据需要创建新的文件分类，并指定文件分类的保存路径(如图4)。以后在下载软件时，只要将“存储分类”选为“软件”即可将下载文件直接保存到“软件安装”目录下。再打开“软件”分类列表，用右键单击下载文件即可直接进行打开文件、打开文件夹、移动、删除和重命名等操作，这样无须打开文件所在目录，即可快速执行下载文件的管理操作，非常方便。

目前我对文件管理的要求不高，掌握好常用工具的管理功能已经可以满足我日常的需要了。其中最重要的就是操作习惯，否则一切无从谈起。

一定要移动“我的文档”。“我的文档”可是一个非常好的文件夹，因为几乎所有软件的保存目录都默认是“我的文档”文件夹，而且它已经默认提供了“图片收藏”和“我的音乐”两个分类目录，还可以在桌面、开始菜单，资源管理器以及“打开/保存”对话框中快速打开它。所以“我的文档”文件夹应转移到可用空间最走的非系统分区中，这样即使重装系统也不会丢失文件。在桌面上用右键单击“我的文档”图标选择“属性”选项，点击“移動”按钮指定转移位置，点击“确定”按钮即可转移“我的文档”了。

用好“查看”和“排列图标”方式。浏览图片时可以用“幻灯片”和“缩略圈”查看方式来快速预览图片。如果要查找最新的文件，只须将“排列图标”方式选为“修改时间”，那最后一个文件就是最新的文件了。在Vista中多了“堆叠”选项，右键点击文件夹空白处，即可选择“堆叠方式，名称”或者“堆叠方式，作者”。

在英文状态下输入文件名的字母可快速定位文件位置，比如在文件夹中连续按两次Q键，即可直接定位到文件名以QQ开头的文件。

右键单击文件快捷方式选择“属性”选项，点击“查看目标”按钮可打开该文件的存储目录；在Vista下则是直接在右键菜单中选择“打开文件菜单”。

职场精英高效率才能赢得一切

管理天才Total Commander

去年我就用上了windows Vista系统，个人感觉它比windows XP系统的文件管理功能有了很大提升。比如在“开始”菜单和文件夹窗口中都提供了快速搜索框，采用即时搜索技术快速搜索文件。在文件夹窗口中，提供可自定义的侧边栏，用户可将常用的文件夹添加到侧边栏中，方便快速打开。提供文件夹列表，可快速定位文件夹路径，还可以通过地址栏按钮快速浏览多级目录和子文件夹等，这些措施都提升了文件的执行速度。相比专业的文件管理工具来说，这些新功能还不足以满足专业用户的需要。对于普通用户来说，熟练使用这些功能会对日常管理文件有很大的帮助(如图5)。

作为一个IT高手，文件管理并不只是简单的打开、复制、移动和删除，我需要更高效和方便的文件管理功能，比如快速预览文档内容，在多个文件夹间快速转移文件，对多个文件内容进行比较，对文件快速分割和合并等，这些应用单靠系统自身是无法实现的。Total Commander(简称TC)则是一款功能强大的全能型文件管理器，可以满足各种文件管理需要。

运行TC后，可以看到它提供了文件夹列表和两个预览

窗口，可以同时预览两个文件夹里的文件，方便你在两个文件夹间快速进行文件复制和转移等(如图6)。如果要在当前文件夹下查找文件，只须在下方搜索框中输入文件名，即可自动显示出所有匹配的文件名，选中即可打开，很方便。

快速预览：对于PDF、DOC、TXT等文档文件，只须选中它，然后按下F3键即可打开TC的预览窗口显示出文档内容。无须启动Word或PDF程序即可快速预览文档内容。

内容比较：如果要对两个TXT文档进行比较，找出不同之处，可点击“文件／文件比较”选项打开“文件比较”窗口，分别点击左右窗口的浏览按钮导入两个TXT文档，点击“比较”按钮后，在下方的内容框中就会分别显示两个文档的内容，并且用红色显示出不同地方(如图7)。

分割合并：如果要对文件进行分割操作，在“文件”菜单中点击“分割文件”选项打开“分割”对话框，即可按照需要将单个文件分割成多个小文件。当以后需要合并文件时，用TC打开分割文件所在目录，选中一个分割文件，点击“台并文件”选项打开“台并”对话框即可将这些文件重新合并为一个文件了。

TC强大之处是支持插件扩展，利用插件可以实现更多文件管理功能，可以让原本复杂的操作变得简单快捷。上面介绍的部分功能就是通过插件扩展来实现的。你可以点击“配置／选项，插件／下载”按钮登录官方的插件下载网站，下载和安装更多的插件。

搜索强将百度度硬搜索

如果说TC是管理文件的能手，那么百度硬盘搜索无疑就是查找文件的强将了。百度硬盘搜索提供了文件目录、快捷键搜索以及文件快照等搜索服务，网页式搜索界面大大提高了搜索效率和实用性。

安装百度硬盘搜索后会对硬盘进行一次全盘扫描，为所有的文件建立索引文件，以后则会随机启动在后台监控硬盘的文件变化，为新增的文件创建索引。通过索引文件就可以快速而准确地找到文件。

当我们需要查找文件时，连续按两次Ctrl键打开“快速搜索”框，输入关键词，选中“硬盘”选项，敲击回车即可打开搜索结果页面。默认显示所有类型的搜索结果，包括邮件、文档和影音文件等，在“搜索”框下方可指定文件类型进行分类搜索，或点击“高级搜索”选项，设置更详细的搜索条件。一般情况下，只要文件名正确，就可以一次找到文件。

如果用关键词搜不到文件，可以按照文件目錄来查询。在百度硬盘搜索首页可以看到它将硬盘文件分为文档、图片和影音等六种类型，每种类型下又按照文件格式进行细分。比如“文档”类型下就会分为Word、Pdf和Txt等格式，选中Word格式，在返回页面中将只显示Doc格式的文件结果，在上方会显示今天、昨天、本周以及更早年份的文件链接；还提供一个时间栏，可以指定更具体的年月日(如图8)。这样你只要你记得文件的保存类型和大致的文件保存日期，就可以快速查找到文件，很方便。

找到文件后，点击文件名可打开文件，点击“文件夹”按钮可打开文件所在目录，点击“快照”选项则可以直接预览Dec、Pdf、TXt和Html等文档内容，这样无须打开程序即可快速浏览和复制文档内容，即使原文档已删除，仍可以通过它来找回原文档内容，是一个相当实用的功能。

文件“宅急送”Box.net

由于工作需要，我经常要到外地出差，如果使用U盘来保存材料会有很大的局限性：一旦忘记带上U盘，那岂不是得不偿失?所以用网络硬盘存储和分享是一个更便捷安全的途径。

我现在使用的是“Box.com”网站提供的1GB网络硬盘，它最方便之处是专门提供了常用办公软件的上传插件，在保存文件时可以将文件同步上传到网络硬盘中，虽然目前只有英文界面，但区区几个单词，是难不倒我的。

登录网址www.box.net，注册一个账号。然后打开网址www.box.net/apps/，在这里你会看到它提供了AdobeAcrebat、Phoreshop、Office、3dsMax和Open office等常用办公软件的上传插件，根据需要下载使用即可。

以使用Photoshop的上传插件为例，点击“AdobePhotoshop”一栏的“Download(下载)”按钮下载回插件包，双击安装完成后该插件会自动内嵌到Photoshop程序中，当我们使用Photoshop编辑好图片需要保存时，在Photoshop窗口中依次点击“文件／自动／save to box.net(保存到box两站)”选项，打开“Select the file(选择文件)”对话框(如图9)，选中要上传到Box网站上的图片，点击“OK”按钮，再输入Box的账户和密码，点击“确定”按钮即可将这个文件上传到Box网站上保存了。以后只须在任意一台电脑中打开www.box.net网站，登录进自己的存储空间后，点击“My flie”选项，打开“Photoshop”文件夹即可看到以前上传过的图片了。对于我这样工作量出较大的人来说，专门的文件管理工具几乎是必备的，一款好的管理工具可以提升好几倍的文件管理效率。这些专业软件初上手可能会有些难度，但只要多多练习，熟练运用它，你就会发现文件管理会变得轻松无比。

用好系统和程序的各种快捷键，可以加快程序和文件使用效率。

开启任务栏的“快速启动”栏，将常用程序、文件和文件夹添加进去，方便快速调用。还可以在任务栏新建一个“我的电脑”工具栏，方便你快速浏览和打开文件夹和文件。

做好文件的备份工作，以避免意外造成文件丢失。比如开启office程序的自动保存功能，将自动保存时间设为1分钟，这样可尽量减少意外带来的损失。

视听一族生命随着CD旋转起舞

CD小兵“列队集合”

作为一个“宅男”，休闲时刻除了做做家务，最开心的时刻就是一边品尝咖啡，一边聆听音乐。本人收藏了很多原版音乐CD、DVD电影盘以及我自己刻录的光盘，当然我对要找的歌曲和电影保存在哪张光盘上可是了如指掌。要问我是如何管理自己的光盘王国，那可得全靠软件啦!

“CD宝”这款软件可以为光盘文件建立数据库，方便我们快速检索光盘上的文件，即使不插入光盘也能知道文件在哪个光盘上。

建立数据库：运行软件后，在光驱中故人一张光盘，就会自动弹出提示框，询问是否将当前光盘加入到光盘数据库中。点击“确认”按钮后，软件就会对光盘全盘扫描，提取所有的文件信息，稍候会弹出“设置新光盘的相关信息”对话框，在左侧列表中选择光盘的使用类型，比如这次我导人的是刘德华的CD光盘，所以选择“音乐／港台流行乐”类型，这样以后就可以在“港台流行乐”分类中快速找到这张光盘。在“名称”框中输入音乐专辑的名称“一只牛的异想世界”，在“备注”框中输入此张音乐专辑的介绍内容。点击“确认”按钮即可将CD光盘的信息加入到光盘数据库中了。

双击打开左侧“音乐／港台流行乐”列表下刚添加的CD光盘，此时你会看到音乐文件都是以光盘信息命名的，没有准确的歌曲名，所以要手动进行更改，用右键单击一个音乐文件，选择“编辑名称”选项即可手动更改，将它改成正确的歌曲名即可。将所有的文件都正确命名后，这张音乐专辑就算导人成功了。

查找数据库：当需要查找光盘上的某个文件对，如“牧童”，只要打开“CD宝”程序，点击“查找”按钮，在“查找内容”框中输入关键词“牧童”，将“查找目录”指定为“音乐”分类，点击“确认”按钮即可从光盘数据中检索出匹配的文件信息，在窗口下方即可显示“牧童”这首歌曲保存在“一只牛的异想世界”光盘上，并且会显示它在光盘上的保存路径(如图10)，而无须预先插入光盘。确认找到这首歌曲后，只须找出这张CD光盘，放入光驱中，然后在“CD宝”中双击“牧童”的文件名即可直接打开光盘上的文件播放。不仅方便我们管理光盘文件，同时也大大减少读盘时间和光驱磨损率，这可是独家秘传哟!

电影大师“亲临现场”

我喜好收藏电影，尤其是国外的经典电影。All MyMovies就是一款专门用于电影收藏的软件，可以收集和整理和电影有关的信息，犹如聘请了一位影视专家!

安装并运行软件后，先点击“Tools/Preferences(工具／设置)”选项打开“Preferences(设置)”对话框，切换到“Language(语言)”窗口，选中“Chinese(中文)”选项，点击“OK”按钮即可切换到中文界面。

依次点击“电影／从文件添加资料”选项，在弹出的“打开”对话框中定位到本地硬盘中的电影文件(将“文件类型”选为“All File”才可以显示出RMVB文件)，会弹出“电影卡片”对话框(如图11)。

在“英文片”框中输入电影的英文名称，然后点击右侧的“查询”图标按钮，稍候会弹出“选择你的电影”对话框，选中与你这部电影相符的电影名称，双击它即可自动从网上下载并填写电影资料，包括导演、演员和电影简介等资料。切换到“剧照”窗口，拖动电影画面可以截取剧照，点击“保存剧照”按钮可将截图添加到电影资料中，一切添加完毕后，点击“OK”按钮后即可保存这些电影资料了。

以后只要在左侧列表中点击电影名称，即可查看详细资料，包括电影名称、剧组人员、电影简介、海报、剧照和视频文件信息等，在工具栏中点击“播放”按钮即可播放。这样通过长久收集，你就会建立一套令人羡慕的完整的电影资料库了。

U盘就是私人便携PC机

由于平时空闲时间比较多，朋友经常邀请我去维修电脑，所以自己就使用了一款MojoPac软件，把U盘打造成了“私人便携PC”机。它可以把XP桌面、应用程序和习惯设定都塞进U盘里，让我带着自己的私人数据和操作习惯在不同电脑工作，就像使用自己的电脑一样方便。

MojoPac需要安装到U盘的根目录下，这样只要将U盘插到电脑上就会自动运行MojoPac程序。第一次运行时会弹出“MojoPac初始用户设置”窗口，根據提示设置好账户信息，接下来会弹出一个提示窗口，点击“是”按钮会弹出“MojoPac数据复制”窗口，根据需要选择从本机复制到U盘中的文件，点击“完成”按钮即可(如图12)。稍候会弹出登录窗口，点击“启动Mojo”按钮，输入账户信息后就会进入一个独立的Windows xP系统桌面，下面我们一起来添加一些实用功能。

添加输入法工具栏：要在MojoPac系统中使用输入法工具栏，先退出MojoPac系统(点击屏幕左上角的“关闭”按钮)，然后把“C:\WINDOWSsystem32ctfmon.exe”文件复制到U盘里的“WINDOWSSYSTEM32”文件夹中。再打开记事本，输入以下内容：

Windows Registry Editor Version5.00

[HKE_CURRENT_USERSoftwareMicroSoftWindowsCurrentVersionRun]

"ctfmon.exe"="C:\WINDOWS\system32\ctfmon.exe"

将记事本另存为“a.reg”注册表文件，保存到U盘的根目录下。重新启动MojoPac系统后，双击“a.reg”文件导人注册表信息，重启MojoPac系统即可在任务栏右下角看到输入法工具栏了。

安装应用程序：先把应用程序的安装文件复制到U盘根目录下，然后启动MojoPac系统，安装应用程序即可，安装方法和在真实操作系统中一样，安装后的程序就完全可以在MojoPac系统中随意使用了(如图13)。目前MojoPac支持任何市面上常见的应用程序和游戏，包括QQ或Microsoft office等。

浏览硬盘文件：在MojoPac系统中只能浏览U盘中的文件，不能访问硬盘中的文件。如果要使用硬盘中的文件，可单击屏幕上方工具条中的“切换到主机”按钮，恢复到硬盘系统界面，将硬盘文件复制到U盘的根目录下，再单击屏幕上方工具条中的“切换回Mojo”按钮，就可重新进入到MojoPac系统使用那个文件了。

采访者结束语：俗话说术业有专攻，根据自己的实际需要，有针对性的选择管理方法，才会获得最好的文件管理效果。

用千千静听播放歌曲时，在播放列表用右键单击歌曲，选择“文件属性”选项即可修改歌曲信息。如果选中所有的歌曲文件，用右键单击歌曲即可调用“批量文件属性”选项，用来批量修改歌曲信息非常方便。

如果对于歌曲文件的音质要求较高，又不希望占用太多存储空间，最好将CD音乐转换成APE或Flac格式保存。这两种都是无损压缩音频格式，可以保证CD音质无损失，但文件体积却能减少三分之一。

eMule(电驴)软件可以自动过滤文件名中的无用信息来缩短文件名。在“选项／文件”窗口中，勾选“清理文件名”选框，点击“编辑”按钮即可自定义文件过滤规则。

4.教学文件管理规定 篇四

设计

一、设计理念

以“一起来看电子书”的情景串起整节课的四个重要知识点，从电子书文件夹的解压缩，到为看到各种不同文件格式的电子书安装相应的阅读器，再到为了快速的浏览电子书查找相应类型的文件，以及最后为经常使用的文件或文件夹创建快捷方式，一个大的目的，四个小的操作，浑然一体的课堂，学生们盎然的学习兴致，都为本节课能取得好的教学效果做了铺垫。

二、教学目标

1．知识目标：让学生学会安装软件、压缩文件、创建快捷方式以及学会各种文件和文件夹的查找方法。

2．能力目标：进一步学习计算机中文件以及文件夹管理的技巧。

3．情感目标：使用计算机的过程中，培养学生养成通过适当操作对文件加以合理管理的好习惯。

三、教材分析

本节课节选自河北大学出版社出版的信息技术高中版第一册第二章第三节，但是作为本节知识点的扩展，是在上节课按照教材要求，在学生掌握了基本的文件管理方法的基础上加以引申的一节课。虽然教材中本节所讲授的内容涉及较少，但是在每年的会考中这些知识点却是一部分很重要的知识内容，所以设计者利用整整一节课对这四个扩展的知识点加以精心讲解。

四、教学对象的分析

学生们已经通过上节课的学习，掌握了基本的文件管理方法，比如复制、移动、删除、新建、选择等等，在这基础上，展开本节课程的讲解。

五、教学重点和难点

重点：压缩以及解压缩，安装软件，文件以及文件夹的查找，快捷方式的创建等。

难点：安装以及压缩路径的选择，查找时两个常见统配符的使用，快捷方式的创建。

六、教学方法和媒体设计

1．极域多媒体电子教室：可以随心所欲的对学生机器加以控制。

2．学生专用的FTP服务器：供学生进行素材以及学案的下载。

七、教学流程图

八、教学过程

1．引入，以看电子书为诱饵，让学生对本节课要学习的内容产生浓厚的兴趣。

介绍有关电子书的小知识，多种格式的电子书，捎带复习有关上节课有关文件名的小知识点，然后，提出建议：这节课我们一起看几本电子书好不好？学生的学习热情一下子被激发了。顺势指出本节要用到的知识点，怎样把电子书的文件夹进行解压缩（压缩以及解压缩的使用）？怎样读某一种特定格式的电子书（应用软件的安装）？怎样找出文件夹中格式相同的电子书（查找文件以及文件夹）？怎样更加快捷的打开电子书文件夹或者是某一本自己最喜欢的电子书（快捷方式的创建）？

2．正式授课：一起来看电子书！

课前准备：让学生从FTP站点下载本节课要用到的教学资料。

学习文件以及文件夹压缩以及解压缩的知识

师:在我们下载下来的资料中，有一个“电子书．RAR”文件，这就是我们要看的电子书，但是，我们没有办法直接打开来进行阅读，这是为什么呢？哪个同学来说说？

生：这是压缩文件，我以前见到过，是用软件让文件或者文件夹的存储空间变小……

师：总结，压缩和解压缩是我们经常遇到的一些操作，讲述为什么要压缩、解压缩，以及常见的方法。要注意的问题：压缩或者是解压缩到什么地方，也就是所谓的路径。

生：尝试按照学案导航中的要求操作：将“电子书．rar”解压缩至“d:我的书柜电子书”中。

（2）学习常见软件的安装

师：现在通过解压缩，我们已经将几本电子书解压成了单独的文件，现在我们将文件逐一打开，却发现有的文件打不开，这是为什么呢？谁来讲一讲？

生：……

师：如同我们说的“一把钥匙开一把锁”，同样不同的文件格式需要用不同的软件进行打开，比如大家熟悉的文本文件，就是用系统自带的记事本打开。对于．pdf格式或者．umb格式的，需要安装特定的阅读器，只有装上了特定的读书器，才可以开始阅读。

生：老师，快告诉我们怎么安装吧！

师：没问题，这其实是非常简单的一个操作，只要找到对应的安装文件，然后双击，打开安装窗口，选择安装路径按照提示安装即可。

师：演示pdf阅读器的安装。

生：尝试按照学案导航中的要求操作：安装software文件夹中的“非常酷手机书阅读器”到“d:阅读器非常酷手机书阅读器”中。

（3）学习查找特定格式的文件或者文件夹的方法

师：现在已经安装了软件，我们可以打开相应的电子书了，双击就可以阅读了。但是，大家记得我刚才说过，特定的软件只能打开与之相对应的文件格式，现在呢，我们就把pdf阅读器能打开的所有的电子书找出来。那怎么找出来呢？

生：……

师：一本一本地找固然可以，但是太麻烦，如果通过排列再找也可行。但是，如果条件稍稍改变，就不行了，比如我找第二个字符是A的，怎么找呢？

生：老师您快点说吧！

师：要随心所欲地找文件必须了解计算机上经常使用的两个统配符：？和*。它们特定的含义是什么呢？教师举一些特定的了例子，让学生加深印象。

生：尝试按照学案导航中的要求操作：在“我的书柜”文件夹中找出所有扩展名是“．umd”的电子书阅读器。

（4）学习快捷方式的创建技巧

师：最后，相信同学们和我一样，是个爱书的人，平时有闲暇总爱看一些自己喜欢的书。对于纸制的书籍，我常常在床头或者是办公桌旁边放上一两本，便于随时阅读。那么对于电脑上存放的电子书籍，如果我想看，为了也能够信手拈来，省去“翻箱倒柜”的麻烦，我们就可以在桌面上创建一些相应文件或者文件夹的快捷方式。

生：什么是快捷方式呢？

师：让大家观察，快捷方式的图标。

生：怎么创建的呢？

师：创建快捷方式有多种方法，教师演示。

生：尝试按照学案导航中的要求操作：为“我的书柜”文件夹在桌面上创建快捷方式，并命名为“休闲书香”。

九、课堂小结

5.管理文件与文件夹教案 篇五

教学目标：

1、熟悉文件与文件夹基本概念；

2、掌握文件/文件夹的复制、移动、删除、还原操作方法。教学重点：

1、熟悉文件与文件夹的概念；

2、掌握文件/文件夹的复制、移动等常见操作的方法。

教学难点：

1、复制与移动内在区别；

2、回收站的使用。教学方法：演示法、任务驱动法 教具准备：多媒体课件，教师机 课时安排：1课时

教学过程：

导入：计算机中的数据通过文件的形式来表现，文件夹可以将这些文件分类保存起来。掌握文件/文件夹的操作是进一步学习计算机应用的必要条件。

一、基本概念

1、文件：

文件是存储在磁盘上一组相关信息的集合；是计算机组织管理信息的方式，任何信息都是以文件的形式存储在磁盘上的。

2、文件名：

是存取信息的标志，文件名的长度最长可达256个字符，每个文件、文件夹除有一个名称外，还有一个形象化的图标。

文件的名可以由汉字、字母、数字等构成。文件名中不能出现的字符有：“ /

: * ? “ < >

| ”。

文件名=主文件名+扩展名

3、文件夹：

文件夹代表文件的目录。也可把文件夹看成是文件或其它文件夹的容器。

根据需要，可以将文件放在文件夹中，在文件夹中，可以有文件和文件夹，但在同一个文件夹中不能有同名同姓的文件或同名的文件夹。

二、文件/文件夹的复制、移动（剪切）

1、菜单法(“编辑”菜单)

2、右键操作法

注重讲出复制与移动的区别。

三、文件/文件夹的删除、恢复

1、菜单法(“文件”菜单)

2、右键操作法

3、快捷键法（“Delete” 键，删到回收站，“Shift+ Delete”键，则执行彻底删除）。提示学生要谨慎执行彻底删除操作，同时要养成不删除他人文件的美德。

四、上机活动安排

1、在桌面上创建以自己名字命名的文件夹。

2、将桌面上“信息技术”文件夹中的“图片”文件夹复制到自己文件夹中。

3、将桌面上“信息技术”文件夹中的 “音乐”文件夹移动（剪切）到自己文件夹中。

4、将图片文件夹中的“漫画”文件夹删除。

5、利用回收站将已删除的文件进行还原。

五、小结

本节课主要学习了以下知识点：

1、文件与文件夹的基本概念

2、文件/文件夹的复制、移动（剪切）

6.保密文件管理规定 篇六

为了更加有力地贯彻实施公司的保密制度，防止公司秘密的泄露和流失，特制定本规定

二、范围：

公司的保密文件是指与公司一切经营活动有关的，不允许向外发布和扩散的文件，包括但不限于各种文件、函件、文档、报告、报表、目录、清单、合同、协议、记录等。

三、密级划分

保密文件分为机密文件、保密文件和内部公开文件：

1、“机密”文件：指泄露会使公司的安全及利益受到严重损害的保密文件;

2、“保密”文件：指关系公司未来发展，对公司根本利益有影响的保密文件;

3、内部公开文件：指在公司内部公开，向外扩散可能对公司的利益造成损害的文件。

四、密级确认

保密文件根据文件密级不同，由拟制人提交部门领导做密级确认。

密级确认的具体权限：

1、机密文件：公司总经理确认。

2、保密文件：各部门经理确认。

3、内部公开文件：发文部门根据需要确认。

五、密级标识

1、机密文件应在其文件每一页的左上角加印“机密”字样。

2、保密文件应在其文件每一页的左上角加印“保密”字样。

3、内部公开文件应在其文件每一页的左上角加印“受控”字样。

六、打印和发放

1、机密文件、保密文件、内部公开文件需专人打印。

2、文件发放要有记录。机密文件、保密文件须发至收文人本人并有签收记录。内部公开文件可按部门发放。

3、如确需对外提供保密文件的，应按密级由相关领导书面批准后，在提供前应先与需要方签订保密协议。

七、查阅、复制

1、查阅权限：

查阅文件须填写档案借阅审批单。

机密文件：总经理签字批准。

保密文件：部门经理签字批准。

2、复制权限：

复制文件须填写复印申请单。

机密文件：总经理签字批准。

保密文件：部门经理签字批准。

八、保管、存档

1、机密文件：文件的签收人和签发人保管。

2、保密文件：收件人保管。

3、内部公开文件：部门负责人保管。

4、机密、保密文件的查阅和复制应在文件保管处登记，以备核查。

5、机密、保密文件的保管人若将文件丢失，应及时向总经理汇报，挽回影响。

6、机密、保密文件须在存档室存档。

九、管理责任

1、保管人不得擅自复制机密、保密文件，不得让无关人员接触这些文件。

2、不得让未被授权的人员查阅、复制、摘抄机密、保密文件。

3、员工在离职时不得携带公司的机密、保密和内部公开文件。

4、以上行为一旦发现，公司将严肃处理。情节严重者，公司将追究其民事和刑事责任。

十、文件的销毁

过保存期限的经总经理审批的无价值的文件，保管人员应对这些文件进行清理。并制定销毁清册保存。

十一、监督和检查

7.浅析电子文件管理 篇七

计算机技术广泛的应用正在逐步改变、丰富各单位传统的工作方法、工作手段和工作模式, 同时也给档案工作者带来了新的课题——电子文件管理。随着档案管理对计算机的普遍使用, 电子文件管理逐步成为档案管理工作关注和研究的热点, 电子文件档案将成为继纸质档案出现在人类档案管理史中的一个里程碑, 分析档案管理中电子文件管理存在的问题并探索完善档案电子文件管理措施意义重大。

二、电子文件管理中存在的问题

(一) 电子文件收集困难

收集难是从事电子文件收集工作人员的共识。随着办公自动化的发展, 电子文件悄悄地来到我们身边。它承载着人类历史, 而且由于它的特殊性, 人们对它还未形成和纸质文件一样的感性认识, 因而对电子文件收集未引起足够重视。在数量上, 各单位的电子文件生成量远远大于归档的数量, 好多形成的重要电子文件没有以任何方式留存, 大量的电子文件处于流失状态。不少档案部门的电子文件管理才刚刚起步, 尚未完全步入正轨, 电子文件管理方面无规章制度可供遵循。很多单位电子文件管理尚未提上议事日程, 工作中形成的电子邮件、数据库、网页文件、多媒体文件分散在各个部门甚至个人手中, 电子文件严重流失, 造成电子文件的损坏、泄密或丢失, 给电子文件的收集带来被动。

(二) 归档范围比较单一

许多档案部门平时比较注重电子公务文书的归档, 进行了党政公文和部分业务部门电子文件管理, 其它如会计电算化形成的电子文件就不能及时归档。会计部门实行电算化后, 电算化形成的电子文件并没有得到很好的管理, 而是存放在财务部门。不光会计部门, 业务部门的图表、数据库、科研实验数据表等散落在个人手中, 不利于电子文件的保管利用。有的没能及时将这些电子文件转存到软盘或光盘, 而是储存在硬盘上, 而这些文件常因病毒感染而被破坏或因硬盘空间已满被删除, 造成电子文件丢失。归档范围的单一, 难以实现对电子文件全面、有效地集中统一管理。

(三) 归档方法不够恰当

大多数单位没有电子文件保管期限表, 仍按照纸质档案保管期限表执行。归档操作甚至沿用纸质档案定期移交, 要么只是系统自动转存, 没有适应电子文件归档的规范、方法。由于电子文件有生成分散, 便于操作特性, 使得仍沿用纸质档案的归档时间、归档方法和归档流程是极其不恰当的。在这种状态下, 即使电子文件完成了归档管理, 也很难保证电子文件的完整性和有效性。还有对电子文件管理认知理念不正确, 目前, 大多数人认为电子文件不可代替纸质文件独立行使文件职能, 好多部门不能保证生成电子文件的真实性、可靠性。可以想象, 在未明确电子文件地位或没有保证电子文件真实性、可靠性措施的情况下, 对电子文件进行管理, 带有很大的盲目性, 这种盲目性导致无法真正推进和实施合理科学的电子文件归档管理。

(四) 办公系统功能有待完善

档案管理软件与会计电算化及办公自动化软件没有形成有机结合, 如档案管理软件与公文信息网不兼容, 档案管理软件与会计电算化软件不衔接等等, 影响了电子文件的接收, 文件的质量等简单管理, 加大了电子文件的管理难度。保证电子文件的长期可读性是电子文件管理的最终目的, 但是, 现阶段大部分单位没有任何措施和系统来保证电子文件的长期可读性。电子文件的长期可读性是档案利用的保障, 是未来电子文件资源的整合和深度开发利用的基础。目前我国没有出台电子文件管理系统功能标准, 也没有功能齐全的电子文件管理系统。虽然某些电子管理系统声称具有归档、备份、长期保管的功能, 但实际情况并非如此。这种系统不是真正意义上的电子文件管理系统, 只能算作是文件的集中发布平台。

(五) 人员素质不适应新形势

首先, 有些部门领导对档案管理的认识还限于纸质文档管理范畴, 未认识到电子文件管理的重要性和特殊性, 导致档案管理人员在电子文件管理工作中, 遇到权限窄, 资金使用阻碍等问题。其次, 档案管理人员缺乏这方面的技能培训。本身电子文件管理就是档案管理中一个新生事物, 一种新的归档方法、规范、标准, 整个行业没有统一的标准、规范, 在实际工作中操作起来难免会有困难, 档案人员积极性和创造性不高, 电子技术知识方面的匮乏, 尤其怕在这项工作中出现错误, 带来一些损失, 档案管理人员就会得过且过, 能躲就躲。

三、完善电子文件管理的具体措施

为了加强电子文件管理, 笔者建议采取如下措施:一是档案主管部门建立电子文件管理的规章制度和管理办法, 采取“强制性”措施要求各单位、部门必须执行管理办法中的各项条款。二是单位档案部门应建立健全电子文件管理的各项规章制度, 包括电子文件的收集原则、收集范围、分类编号办法, 正确划分保管期限、保管和利用方式等规定, 做到集中统一管理, 使电子文件与纸质档案有机地结合, 有利于电子文件管理者科学管理。三是大力宣传科学管理电子文件, 不断提高人们对电子文件的正确认识, 使人们认识到电子文件与纸质档案同样重要, 要按时归档和注意保存。四是完善办公系统功能, 实现办公系统自动化和智能化, 为日后电子文件共享、利用打下基础。五是加强培训, 提高档案管理人员管理电子文件的素质。作为一名档案管理人员, 笔者强烈感到电子文件管理方面知识的欠缺, 希望上级档案主管部门多组织培训, 研制开发真正适应我国电子文件管理系统软件, 完善档案管理人员的档案现代化管理技能, 以推进档案工作现代化和信息化建设的历程。

摘要：随着计算机技术的发展, 电子文件管理逐步成为档案管理工作关注和研究的热点, 电子文件档案将成为继纸质档案出现在人类档案管理史中的一个里程碑, 文章围绕档案电子文件管理分析了其现状并提出了完善档案电子文件管理的具体措施。

关键词：电子文件,现状,健全

参考文献

8.管理散乱的临时文件 篇八

为临时文件添加库管理

其实，只要用好Windows 7的库功能，就能很好地管理临时文件，查找、删除、定位完全不是问题。比如针对最容易引起混乱的QQ接收文件夹，添加一个temp库，这样就可以直接在库中汇总查看多个临时接收文件夹下的文件有哪些了。要创建一个临时文件专用库，需要如下操作。

Step1：启动库。在Windows 7系统中，依次点击“开始菜单/搜索程序和文件”，在搜索框中输入“库”，就会出现和“库”有关的搜索结果。点击“程序”中的“库”图标（如图1），即可进入库的管理界面。

Step2：新建临时temp库。在库的界面中，默认没有临时文件库，需要新建一个。点击“组织”旁边的“新建库”按钮，将这个新的库命名为“temp临时文件”，确定即可（如图2）。

Step3：让库包含需要管理的临时文件夹。新建好的temp临时文件库默认状态是不包含任何文件夹的，接下来点击这个库，选择“包含一个文件夹”，可以为库添加需要的临时文件夹。本例中是将QQ中的临时文件夹添加进去，例如“C：＼Users＼Administrator＼Documents＼Tencent Files＼2******9＼FileRecv＼”，这是以QQ号码命名的文件接收临时文件夹。然后再在左侧库列表的“temp临时文件夹”中右键点击“属性”，点击“包含文件夹”，添加其他临时文件夹，“确定”即可（如图3）。

最后，经过索引之后，在temp临时文件夹库中就可以看到刚才添加的文件夹下全部的临时文件了。

9.公司内部文件管理规定 篇九

为了更好的规范公司各类文件的发放与存档管理，树立公司正规严谨的良好形象。

2.适用范围

公司及公司各部门、各门店对内发文。

3.标准

结合公司实际要求，在遵循文件格式及标准的前提下，对其格式及标准进行了灵活运用。

4.内容

4.1公司常用文件

4.2规格：统一使用A4纸张，上下边距2.54㎝，左右边距3.17㎝。

4.3公司各部门代码：

总经办：ZJB;

人事行政部：RZ;

运营部:YY;

商品部：SP;

市场部：SC;

财务部：CW;

4.4保密等级：公司文件管理分A、B、C、D、E五个保密等级

A级：机密文件，限总经理、董事会等以上成员知悉;

B级：高级文件，限部门经理以上管理成员知悉;

C级：中级文件，限相关部门内部成员及经理以上管理成员知悉; D级：普通文件，限公司内部所有成员知悉;

E级：一般文件，限公司内部及门店所有成员知悉。

5.文件的拟稿、审批、发放与签收

5.1拟稿

5.1.1各部门文件的草拟由各部门负责起草，起草应做到符合国家法律法规及公司相关管理制度，部门负责人负责文件审核。

5.1.2正文要情况清楚、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲，字词规范、标点正确、篇幅力求简短。

5.2审批

5.2.1公司级所有发文、制度由公司总经理审批后，方可用印并流转;

5.2.2如未经审批进行发文或发文中存在明显错误，造成不良后果的将追究相关负责人责任。

5.2.3考虑到公司实际情况，公司对内紧急公文先以总经理确认后的电子版上传到共享并以电话通知方式先行操作，后补发纸质版并签收。

5.2.4公司职能部门对部门的通知等不需上升至公司级文件的无需以此文件要求执行。

5.3发放与签收

5.3.1公司文件发放/流转/存档均由人事部负责

5.3.2公司的文件均由各部门负责人在原稿上签收，同时部门负责人好做部门内其他员工的文件流转工作。

6.生效日期

6.1本管理制度自4月8日起实施。

10.车间文件、生产报表管理规定 篇十

一；目的；规范操作标准，提高工作效率，确保产品质量

二；适用范围；全体的班线长主管，工艺员，文员，厂长

三；内容；

1；所有的资料发放到办公室，先由文员统一知会厂长并将文件放到厂长的办公桌上，由厂长确定由那一些人员应该审阅

2；厂长会根据文件的内容知会相关的人员来审阅，所有来审阅的人员审阅过后要签上姓名，时间。确保信息的流畅

3；凡审阅文件的人一律早第一时间内传阅到相应的班组长确认确保文件的执行力

4；在审阅执行完的文件后，技术工艺类的文件由工艺员负责存档，便与追踪，通知类的文件由文员负责在看板上粘贴两天后收入办公室存档

5；所有文件的信息，交流要及时准确，全面。尽量避免人为的失误

日常生产报表管理规定

一；目的；规范操做标准。提高工作效率

二；适用范围；班线长。工艺员，生产主管

三；内容

1；每天下班前，包装班的班长应将生产日报表交到办公室

2；日报表要有线长的签名确认

3；生产日报表的填写必须工整规范，还未生产完毕的机型名称数量要填写明白并注明原因

4；生产主管要对报表的数据要确认后方可交给文员输入电脑

6；设备的点检表。仪器的校正，及仪表的参数的记录每天必须要严格的安照要求进行如实，认真的去点检，记录，每一个月的月底由班线长收到办公室存档

7；所有的表单记录要工整，清晰，如实的反映问题及整改的措施

8；所有的表单保存要清洁，干净，不可乱写乱画

11.电子文件管理的“双套制” 篇十一

【关键词】电子文件；双套制；归档

一、“双套制”概念阐述

“双套制”的概念由来已久，到了电子文件管理时代，为弥补电子文件真实性、长久保存等缺陷，在文件归档环节中特别强调“双套制”归档。

首先，纸质环境中的“双套制”是基于档案的安全和利用的方便，要求归档文件一套按规定移交进档案馆，另一套由文件生成机构自己保存，即同样载体、异地实行备份；再后来，“双套制”归档是指保存一套纸质文件的同时，又以缩微胶片等形式予以保存另一套，即不同载体、本地或异地实行备份。到了电子环境中，“双套制”是专业针对归档保存状态而言，亦称为“双套归档”。即对同一份文件，在归档保存其纸质版本的同时，又保存一份电子版本，使两者共同处于存储和可利用的状态。

相对“双套制”还有一个“双轨制”的概念，“双轨制”是针对文件的运行处理阶段而言的，纸质文件和电子文件同步随业务流程运转，在文件进入运转程序时就形成了电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。在现行期结束后，“双轨制”便导致了“双套”归档。“双轨制”包含了“双套制”，初步实现了对电子文件的全程管理，电子文件也是“原始文本”，参与相关的事务处理，如果管理过程完善，可以形成全面的元数据，也就产生了完整意义上的包括内容、结构、背景信息的电子文件。

双套制的实现，可以是对电子文件制作纸质拷贝，也可以是对纸质文件进行数字化。对于传统环境下纸质文件的数字化归档情形不在本文讨论范围之内。

二、实行“双套制”的原因

电子文件和纸质文件相互依存，两者优势互补、劣势互抵，是实行“双套制”归档的根本原因：

1.电子文件较之纸质文件的优势

相对纸质文件利用方面的种种不便和限制，电子文件具有操作的方便性，利用的高效、便捷、灵活和共享性，信息存储密度大、空间小。恰恰满足了社会对文件、档案信息的利用需求上涨，对信息的系统性、时效性要求提高的趋势，为利用者提供了纸质文件所不能及的便利，由此，电子文件的优势更加突出，使其日益普及并得到广泛认可。

2.电子文件天生固有的缺陷

这也是限制电子文件目前作为唯一的归档文件形式的可行性的根本原因。

首先，安全性：电子文件的软硬件技术设备依赖性强，设备更新换代导致的信息难以读取风险大；存储载体脆弱，稳定性和耐久性不足；信息传输过程中容易泄露。而纸质文件则因为纸张与字迹的结合，有较强的稳定性，保存时间相对也较长，安全可靠性强。

另外，法律凭证性：电子文件由于其内容和载体的可分离性，易更改，易复制，对信息的真实性和原始性构成极大威胁。如北京市档案馆对电子文件的分类管理办法中规定：当前所有OA系统中产生的电子文件只能当作传统载体的数字副本，因为电子文件还不具有足够的法律要素，对电子文件的真实性认证缺少约定，电子文件的安全性可以由技术由系统来保证，但真实性的保证和认同却不是一时能够解决的。虽然我国法律中并不排除电子文件的证据资格即可采性，但是其证明力却有待加强并通过相关制度进行完善，加上法律上对电子证据的归类不明，也导致其无法作为直接证据来使用。而纸质的内容和形式集于一身，不可分离，原始记录性强，被广泛认为是一种真实可靠的法律证据。并且法律规定：书证完全可以单独作为认定案件事实的证据，所以纸质文件的归档保存还是人们的一颗“定心丸”。

虽然从理论上，信息加密技术、签署技术、防火墙、身份认证、元数据等技术性措施可以在一定程度上弥补电子文件易更改的缺陷，但要从根本上避免电子文件易删改且不留痕迹是极其困难的。

3.目前的档案管理现状

现阶段，关于电子文件的管理，体制尚未理顺、配套机制还未形成、法律法规有待建立健全、计算机应用水平亟待提高，以及文化背景和利用习惯的根深蒂固等等诸方面，都限制着电子文件独立存在、全部取代纸质文件，出于对文件证据性的要求和长久可读的考虑，将电子文件转换成纸质版本，将延续相当一段时间。

三、“双套制”的评价

任何事物都有两面性，处于得失之间，“双套制”归档在解决已存在问题的同时也带来了新的问题。

优点是“双套制”归档融合了纸质文件和电子文件两者的优势，既可以发挥文件的高效存取检索利用功能，又可以保障档案的凭证价值和永久保存的需要。这也是文件介质转换时不可避免的现象，“双套制”中纸质副本存在的根本目的一方面是为了保证电子文件的真实性，以保证其查考凭证的法律效力，另一方面是档案记忆长久保存的保障。

缺点是“双套制”又带来了不可忽视的经济成本问题，制作成本、保管成本、人力、物力和财力，再加上电子文件高技术要求性的保管条件，使得电子文件带来的便利和迅捷等优点，在双套制庞大的纸质副本的保管成本面前大打折扣。

电子文件进行纸质备份花费的人力、物力和财力，与确保电子文件信息真实地、长久地流传下去，这两种价值，究竟哪一种更大、更值得我们追求呢？笔者认为，作为档案工作者，我们有责任、有理由为国家和社会记忆的长久流传服务。

四、“双套制”的完善和发展趋势

在现阶段，我国的电子文件管理实行“双套制”管理有其客观必然性，我们关注的焦点也应该从应否实行“双套制”转移到如何有效做好“双套制”的层面上来：

1.根据国家相应的标准规定，制定本单位档案双套制管理措施，完善电子文件归档程序和管理方法。

2.当前为了节约成本，最紧要的是精简双套制打印范围。

《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）规定：具有永久保存价值的文本及图形电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》第7条规定：“电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互连。”可见，关于双套制的范围为具有永久或长期保存价值的电子文件。具体到实施过程中，具有永久长期保管期限的电子文件要实行双套归档，短期的则可以量力而行。此外，各单位还可以根据其工作职能、文件保密与否、成本效益、文件属性、业务特点和利用需求等实际情况，来确定电子文件的双套制适用范围。

3.“双套制”实施过程中特别强调纸质文件和电子文件的“一一对应”。如根据北京市档案馆的规定，现阶段要切实落实“双套制”，过去强调纸质文件要进行数字化，而现在要强调电子文件形成纸质副本。

从全球来看，电子文件管理的发展历程可以归结为三个阶段：主要依存于纸质文件的电子文件管理阶段，纸质文件和电子文件“齐头并进”，脱离纸质文件上升为独立的电子文件管理系统

纵观世界各国，唯有中国仍然在全面推行“双轨制”和“双套制”模式管理电子文件。而美国、英国、德国、法国、澳大利亚、加拿大、新加坡、日本和韩国等均逐步推进或已经实现了“单轨制”与“单套制”模式，不仅与其技术成熟有关，更重要的是，在法律上认定电子文件证据的证明效力。

例如，美国国家档案与文件署对联邦政府机构档案的接收已完全实现电子化，对于相同内容的文件只接收电子文件。法律上通过扩大文件内涵，认定不管形式如何都可以作为证据，结合非歧视原则、最佳证据原则和传闻例外规则规定了电子文件的证据可采性和证明力。

加拿大国家图书与档案馆只接收电子文件进馆。加拿大的《统一电子证据法》规定电子文件系统也是电子证据的一部分，系统的真实性可以替代文件的真实性，只要生成系统是真实可靠的，电子文件即可作为证据被采纳。

历史上每一种新的记录形式产生之后，都与此前存在的记录形式有一个共存共用的阶段，逐渐取而代之。目前，纸质文件和电子文件不宜相互取代，应有机结合扬长避短，协调发展。电子文件与纸质文件管理共存的二元格局将会持续相当长时间。

但是，共存的态势将持续地处于变化之中，主要表现在双方的数量、功能方面。大的趋向是纸质文件与电子文件的此消彼长，从以纸质文件为主到基本对称再到以电子文件为主。随着理论和实践的发展完善，技术系统开发的成熟突破、相关法律的健全完备和用户的成熟，待到电子文件的局限得到根本克服、法律地位得到完全确认，纸质要逐渐向电子过渡。

参考文献

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[9]国家档案局科研所邱晓威.《电子文件归档与管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》(6号令)讲解.

[10]加拿大《统一电子证据法》.美国《联邦证据规则》《统一电子证据规则》.

作者简介：庞萍（1988—），中国人民大学信息资源管理学院硕士，中国海洋大学图书馆助理馆员。

12.电子文件管理的思考 篇十二

关键词：电子文件管理,思考

电子文件是一种通过电脑进行操作、传输或处理的文件, 电子文件成为档案后, 其法律效力如何保证, 数据库联网后文件的收集、归档工作是否还要存在等问题, 需要档案工作者进行研究。

一、电子文件管理的现状

电子文件管理面临着缺乏制度规范、电子文件管理系统功能不完善、电子文件质量难以保, 归档后的电子文件, 面临着无法正确划分保管期限、无法保证长期可读性、无法维护其真实性等多重风险。

1. 电子文件认识上的误区。

很多单位在电子文件管理问题上存在着严重的盲目性, 大多数单位领导对于电子文件的认识和理解仍然停留于传统文档管理的范畴, 尚未认识到电子文件作为信息资源的重要价值, 尚未认识到电子文件管理的重要性和特殊性, 在推进电子文件管理的过程当中, 仍旧遇到权限过窄、人财物缺乏等阻碍, 无法真正推进和实施科学的电子文件管理。

2. 缺乏健全的归档管理制度。

良好的管理制度是单位日常经营有序进行的保证, 也是扩大经营规模的基本条件。虽然国家已经颁布了相关的制度规范, 但很多单位还是没有建立规范、完善的管理制度, 也没有先进的管理方法, 使得归档管理工作比较混乱。难以控制的混乱局面使得档案管理效率降低, 这导致归档信息的完整性、准确性难以得到有效的保障, 而且影响了电子文件的使用。

3. 电子文件归档方法不当。

电子文件是在电子政务、电子商务以及各类电子化业务中形成的凭证性信息记录, 在数量上, 没有采用任何措施存留数据库、电子邮件、多媒体文件、网页文件等类型的电子文件, 电子文件处于严重的流失状态。

4. 归档程序不明确。

目前有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确, 存贮载体也存在安全问题。有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性, 把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上, 这样, 一旦信息系统出现问题, 电子文件就会遭到破坏, 甚至全部丢失。

5. 缺乏电子档案管理技术人员。

电子档案的管理要求管理人员既要具备档案管理基础知识和基本方法, 又要熟悉计算机软硬件技术及数字通信技术。目前的文件管理人员大多是兼职的, 虽然计算机水平有的比较高, 但系统受过档案管理知识培训的几乎没有, 对于电子文件归档管理中出现的一些新情况不能独立地处理和应对, 导致电子文档的管理出现被动、滞后的局面。

二、电子文件管理的对策

1. 电子文件的归档。

电子文件的归档是将应归档的经过整理的电子文件, 确定档案属性后, 从计算机或网络的存储器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。确定电子文件的归档范围是归档的首要任务, 也是保证电子档案质量的关键。机关、企事业单位、团体在工作中形成的, 有保存价值的电子文件都要整理归档, 列出了文字类、图表类、声像类等电子文件的收集内容和质量要求, 确保电子档案的齐全与完整, 为电子档案管理提供了最可靠的基础保证。电子文件的归档一般在年度或任务完成后, 或一个阶段之后的一段时间内进行归档, 可视其具体情况而定。

2. 采用有关技术措施。

采集背景信息和元数据, 在形成电子档案的同时, 采取相应的技术措施采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据, 作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据;在电子文件上进行光笔签名的技术;消息认证, 比较常用的方法是利用分组密码进行消息认证。先把电子文件信息分成一定的长度;身份验证, 最常见的方法是给每个合法用户一个“通行字”, 代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成, 只有用户本人和计算机系统知道。

3. 电子文件的归档管理。

电子文件归档, 是将应当归档的电子文件, 经过整理确定档案属性后, 从电子计算机的存储器或其网络存储器上, 拷贝或刻录到可脱机的存储载体上, 以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件, 其归档的方法是不同的, 对网络环境下生成的大量的业务电子文件, 宜采用备份的方法, 在网上进行, 但不宜将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。应注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台、设备要求等进行说明, 必要时运行电子文件的原程序应一并归档保管。

4. 提高电子文件及时修改的方法。

设计人员自觉主动对电子文件进行修改, 同时设计单位本身, 仍应及时更改电子文件。明确电子图像与纸质必须同时修改到位, 便是在日常工作中加强设计人员对电子图纸准确性的行为养成。增加电子图纸的法律效率就必须加强电子版与纸质内容的高度一致, 而这必须依靠相应的规章制度与设计人员的自觉性来实现, 且设计单位应有其专用系统将其内容所有电子文件及其修改版集中统一管理。增加纸质与电子文件的准确性和实时性。

5. 建立适合磁光介质保存环境。