传真书信来往和签订合同制度简介
1.传真书信来往和签订合同制度简介 篇一
合同签订、履行、变更和解除制度
一、合同签订管理
1、合同承办人签约前必须对对方主体资格、代理身份、代理资格、履约能力及合同的可行性进行审查，并收集整理相关资料，以备合同评审机构（合同管理小组）进行评审。
2、订立合同的主体，必须是法人或者是取得营业执照的非法人经济组织。企业内部的业务部门不得以本部门的名义或擅自以其他单位、部门的名义对外签订合同。严禁其他企业以本企业名义与他人签订合同。
3、本企业对外签订合同，应由其法定代表人或已取得代理权的人员进行。未经 授权，任何人不得以本企业的名义对外签订合同。
4、严禁将合同介绍信转借给其他单位或个人使用。介绍信的存根应当保存五年 以上。
5、除即时清结外，合同应当采取局面形式，并应当使用国家（省）规定的示范 文本。合同用语要规范、字迹清晰、条款完备、内容具体、合法真实，合同应统 一编号。
6、订立依法可以设定担保或者对对方当事人的履约能力没有把握的合同，应当 要求对方当事人依法提供保证、抵押、留置、定金等相应形式的有效担保。支对方当事人提供的保证人，必须是法律许可的具有代为清偿债务能力的法人其他组织或者自然人。对双方当事人的保证人的主体资格和清偿债务能力要参照本制度的规定进行审查。
7、对外签订合同,要明确选择纠纷管辖地,并力争选择本企业所在地仲裁机构或法院。
8、法定代表人或合同承办人应当亲自在合同文本上签名盖章。
9、签订合同，应当加盖合同专用章。严禁在空白文本上加盖合同专用章。●合同专用章的申请人必须是有权对外签订合同的部门或授权委托人。●合同专用章由信用（合同）管理机构统一归口管理。信用（合同）管理机构负责申请报告的审批、合同专用章的登记、留样、发放和监督检查等到管理工作。●合同专用章的刻制由信用（合同）管理机构负责。任何部门不得擅自刻制合同专用章，如发现有此类行为的发生，追究责任人员行政责任。●合同专用章的保管使用的检查工作列入每年的合同检查范围之内。●合同专用章不得代用、混用。发现利用合同专用章进行违法活动，给企业造成经济损失者，依法追究其行政和法律责任。●如合同专用章变更需重新刻制，其申请程序与手续与新申请相同，原合同专用章交还信用（合同）管理机构统一处理。
10、订立依法应当办理批准、登记、见证、签证、公证等特别程序的合同时，应当办理特别手续。
11、合同承办人应将合同的原件一份及时送交合同管理部门备案，作为财务部门收款物的依据。
二、合同履约管理
1、法定代表人全面负责合同的履行。合同承办部门和人员具体负责其订立合同的履行。
2、在履行合同过程中，根据情况的变化，应当对对方当事人的履约能力进行跟 踪调查。如发现问题，合同承办人要及时处理必要时经单位负责人同意，可现场考核合同标的情况和对方当事人的履约能力。
3、接收标的必须通过严格的验收或商检程序。对不符合制度的标的应在法定期 限内及时提出书面异议。
4、合同结算必须通过本单位财务部门进行。对合法有效的合同，财务部门必须 在合同约定的期限内结算。对未经合法授权或超权限签订的合同，财务部门有权拒绝结算。
5、凡与合同有关的来往文书、电报、电传、信函、电话记录、电子邮件都应作为履约证据留存。对我方当事人的履约情况，除妥善保存有关收付凭证外，还要做好履约记录。我方当事人收到对方当事人通过邮递方式的与合同有关的法律文书时，应当连同信封一并保存。通过邮递方式传送与合同有关的文书时必须使用挂号信函，并保存邮局收据、回执备案。
6、信用（合同）管理员负责监督检查合同履行情况，按时间顺序及时建立合同 签订与履行情况台帐。
三、合同的变更与解除
1、合同的变更与解除由合同承办人以书面形式报合同评审机构审核，批准后，尽快与对方签订变更或解除协议。
2、对方当事人作为款物接收人而要求接收人时，必须有书面变更协议。严禁未 取得对方当事人的书面材料而口头约定向已变更接收人发货或付款。
3、我方当事人因不可抗力或其他原因无法履行合同时，应及时收集有关证据，并立即以书面形式通知对方当事人，同时积极采取补救措施，减少损失。
4、发现对方当事人不履行或不完全履行合同时，合同承办人应当催促对方当事 人采取有效补救措施，收集、保存对方当事人不履行合同的有关关证据，及时向信用（合同）管理机构报告。
5、我方当事人因故变更或解除合同，应当及时以书面形式通知对方当事人，说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限，尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。
四、附则
1、本制度由公司信用合同管理小组负责解释。
2、本制度自2013年元月1日起实行。