干部人事档案管理中文书档案管理方面的现状及措施

干部人事档案管理中文书档案管理方面的现状及措施（精选5篇）

1.干部人事档案管理中文书档案管理方面的现状及措施 篇一

企业人事档案管理现状及问题分析

在人们的工作生活中，档案扮演着重要的角色。人事档案是个人信息的重要载体，他历史、全面、真实地记载和反映着个人经历、能力和德才的综合表现。人事档案的内容包括履历材料；自传材料；鉴定考核材料；评定岗位技能和学历材料；政审材料；参加党团材料；奖励材料；处分材料；招用、劳动合同、调动、保险、福利待遇、出国、退休、退职等材料及其他可供组织参考的材料事项内容。也是企业历史的、全面的考察职工的依据，是国家档案组成部分。从本质上看，人事档案属于社会信息的一部分。

一、人事档案的作用

在现代劳动用工管理中，人事档案的作用包括两个方面：对职工个人而言，人事档案管理部门可以据此为流动人员提供身份认定和办理社会保险；为员工代办申报职称；根据档案确定退休年龄；根据档案中从事有毒、有害工作的年限推算提前退休年龄；代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整；出具与人事档案有关的证明材料等等。

企业管理角度：人事档案是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要参考。我们可以通过分析人事档案信息，总结企业单位整体的人才储备状况，结合人事流动的档案信息，预测企业单位人才的需求状况，从而有效科学的制定人力资源计划，为企业单位领导的决策提供可靠的依据。特别是对专业技术人员职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。

就人力资源部门而言,人力资源部门是企业人事档案接收、产生、管理和利用的直接部门。认真审阅接收、收集整理员工人事档案，有效地对人事档案进行管理可以大大提高人事部门的工作效率，改进工作方法，提高人事管理水平，更可以节约大量的管理成本。

二、企业人事档案管理和利用现状

据了解，除大型国有企业外，绝大多数民营企业和外资企业对人事档案管理有以下几个特点：

人事档案保管方面：由于目前劳动力流动性较大，且档案传递实际操作中规范性不足，较多人忽视了人事档案这一重要凭证，在换单位、换工作的过程中，常有遗失档案和档案传递障碍的情况发生。目前一些人才服务中心对人事档案进行收费管理，对于那些没有独立人事档案保管条件的企业而言，人事档案管理成为一笔大额的管理费用，令人望而却步。

人事档案内容方面：一部分企业在办理员工入职时并不要求接收员工以往的档案，其保存的员工档案以、员工个人履历、入职手续、劳动合同、工作期间绩效考核情况、人员调动及任免情况及离职情况等员工在职期间的档案信息为主。大部分信息被企业视为内部档案信息，不记入员工的正是档案。

人事部门工作职能划分方面：目前，企业大多实现信息化，在人事部门实行信息化系统，其工作对新系统的依赖性逐渐增加，很多员工档案信息被记录于信息数据库中，因此对传统纸质人事档案的重视度和依赖性下降。很多企业不专门设立人事档案管理专门岗位及档案室。

三、存在的问题

（一）人事档案意识不足

目前，社会普遍对对人事档案的重视程度不足。思想认识陈旧片面。由于历史的原因，早期中国的档案管理工作政治色彩较为强，人事档案保留了较多个人的政治历史材料、家庭出身及社会关系等材料，并不适合当下市场经济对人才管理的需求，很多企业逐渐忽视了人事档案的作用。与政府机关和事业单位不同，许多新建私营企业、外资企业并不专门建立和保管人事档案，而他们恰恰是中国大部分劳动者的雇主，这就逐渐形成了人事档案可有可无的公众意识。此外，由于长期以来相当一部分企业管理者对人事档案管理工作的认识都存在着一些误区，认为人事档案工作就是保管的事务性工作，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。因此忽视了人事档案价值的开发与利用

（二）人事档案集中化管理，严格界定单位建档和管理资格。

传统的人事档案管理所体现的是一种在组织人事主管部门的统一领导下，按照分级管理、统一制度、统一方法的管理原则，采取内外有别、档随人走、不对相对人公开，严格界定单位建档资格、管理资格及组织使用等管理方式实现的封闭式管理机制。传统的人事档案管理制度规定已经暴露出其机制方面的“僵硬性”，不能适应现代企业，特别是民办、独资、合资等新企业人力资源管理的客观需要。在现行的组织人事部门制定的制度规定中，县处级以下企事业单位不能自管人事档案。目前，具有国有性质的企业，人才市场，街道，高校等有自行保管的权利。就是造成了有关人员人事档案记录的缺失,使人事档案的动态性管理要求不能顺利实现。在一些情况下还会造成人事档案内容的“贫瘠”,如一些人员的人事档案中只有几张“登记表”和“履历表”等,根本无法满足现代人事管理、干部管理和员工管理的需要,也无法让用人单位和组织全面了解有关人员的历史表现、工作业绩、能力表现、业务专长及身体健康状况。

（三）流动人口档案管理存在较多问题

流动人员人事档案管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构（以下简称人才流动服务机构），其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管他人人事档案。传统体制下的人事档案对人才的流动有较大的制约作用,会产生“人走档不走”的情况,这给流动人员的工作、生活、待遇、户籍等方面带来麻烦,但是流动人员在身份认定、工龄计算、求职就业、出具证明、职称评审、计划生育、办理保险、退休审批等方面都需要人事档案。

（四）人事档案管理工作规范性不足

收集归档工作制度不健全，执行不严格；收集归档的材料不全面、不准确。一些归档的材料还不够真实和准确。人事档案是记载一个人的经历和德才表现的材料，而现在人事档案中有些材料在内容和形式上是雷同的，如一些鉴定、考核和评价材料都给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉，内容形式相同，不能准确反映每个人的真实情况。

档案管理人员管理水平不高，管理手段落后。由于档案管理人员大多数是兼职，因此导致了管档人员工作变动频繁，新手占70%，加之各级管档部门没有组织专业知识培训，业务不熟。

（五）人事档案管理相关法律法规不适应当下人力资源市场特点。

目前，人事档案管理的相关法规主要有：

《企业职工档案管理工作规定》，1992年由劳动部、国家档案局颁发。《流动人员人事档案管理暂行规定》，1996年由中共中央组织部人事部文件公布。

《干部档案工作条例》，1991由国家档案局颁发。

以上规定及条例对人事档案的体制、机构和职责；人事档案的内容和分类；人事档案的管理范围；人事档案材料的收集、鉴别与归档；人事档案的保管与保护；人事档案的提供利用及档案的传递等方面作出了较为完整的规定。但以上人事法规制定时间较早，近三十年来中国人力资源市场业已发正巨大的变化，旧的人事档案管理制度和规范已不能适应现代市场的发展和劳动市场人才流动的需要。需要根据时代的特点进行一定的改革和调整。

四、解决方案

（一）转换对人事档案的观念意识，强化人事档案作为人力资源管理工具的社会服务功能。

加强宣传力度,提高企业决策者对员工人事档案管理重要性的认识。利用多种渠道向企业决策者宣传有关人事档案管理的管理知识,要让企业决策者充分认识到,人事档案理是反映员工综合素质的一个重要方面,是企业或用人单位选贤举能的重要依据,是对员工本人进行定位的重要参考,人事档案管理并不是可有可无的,它对员工今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。我们经常在讲要建立企业完善的企业人力资源管理系统,这其中就包含着企业人事档案管理的整体管理水平的完善和提高。

（二）明确用人单位建档和管档机制，赋予用人单位以“建档权”和“管理权”。让用人单位都能有权利为所任用或聘用的人员建立反映员工在本单位工作活动中的能力表现和工作业绩的新型人事档案,可以从根本上克服上述矛盾,充分调动人才的工作积极性,体现社会公平原则,并使人才为国家的各项建设事业做出更大的贡献,减少不必要的后顾之忧。

（三）建立体现社会公平原则的无偿管理、有偿服务机制

建立一种“无偿管理、有偿服务”的适用于所有人事档案相对人的新型管理制度和运行机制。将人事档案管理所需要的成本纳入统一的财政预算，使归国家所有的人事档案管理获得比较充分的资金保障。人事档案管理部门在向相对人提供人事档案信息服务时再收取符合统一规定的“工本费”，并且在收费前，向相对人履行告知义务。另外，在向用人单位和社会有关方面提供基于人事档案内容分析和研究的人事信息产品服务时，收取体现其创造性劳动价值的信息服务费。

（四）加强流动人员人事档案在各个环节的规范化管理

建立健全流动人员档案材料收集网络,根据材料形成的规律和特点采取定时收集、定向收集、跟踪收集、补充收集等方法;与流动人员或用人单位签订档案管理合同,以契约的形式明确双方的责、权、利,并严格执行,确保形成的材料及时归档;流出或接收的档案必须完整、齐全,任何单位或个人不得以任何理由扣留档案材料或分批转出档案。对接收到的流动人员的人事档案应重新整理,剔除无用的案卷资料,对所保留的案卷资料重新组卷,使其记录内容全面、客观、动态。

（五）推广信息化人事档案管理系统，丰富企业E-HR系统的内涵和外延

利用现代化工具使人事档案管理资源信息化;即通过数字化、网络化技术手段,建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库实现人事档案管理信息传输的网络化和人事档案管理信息资源的共享化、提高人事档案管理的使用价值,为企业的经济发展提供必要的服务。信息化人事档案应增加记录个人学习能力和工作能力，动态反映人才职业经历、职业能力、职业信誉等的记录,主要包括人才的基本信息、教育培训经历、工作履历、工作业绩、成果荣誉和业绩评估等。

2.干部人事档案管理中文书档案管理方面的现状及措施 篇二

一、现阶段医疗机构人事档案管理现状

(一) 档案管理重视度不足。人事档案管理工作是人事管理的常规工作, 工作业绩不明显, 不易引起人们的关注, 随着医疗机构人事制度改革的不断深化, 我国医疗机构大都采取岗位聘任制, 对工作人员进行公开招聘以及解聘, 但是还有部分医疗机构采取传统的管理方式, 医疗机构领导层忽视档案管理工作, 并没有将其纳入日常工作议程, 久而久之, 这些医疗机构的人事档案管理工作停滞不前。

(二) 档案管理人员素质不高, 手段较为落后。我国人事档案资料大都保存在各级就业服务中心、人才流动服务中心以及大学生就业指导中心, 人事档案管理体制基本呈现档随人走的状态, 这严重抑制了优秀人才的自由就业。近些年, 人事制度改革的不断推进, 使得人事管理人才的需求与日俱增, 对人事档案管理人才提出更高更严的要求。但是, 部分医疗机构不重视管理人才的聘用与培养, 以至于现阶段很多人事档案管理人员都并非科班出身, 专业知识和技能严重不足, 更是没有认识到人事档案管理工作的重要, 有些管理人员甚至连最基本的业务都不熟悉, 就更别提做好专业性较强、要求较高的卫生类毕业生的档案管理工作。同时, 很多医疗机构的人事档案管理工作人员身兼数职, 这就使得他们没法全身心地做好人事档案管理工作, 只能将档案资料简单的放置在档案盒中, 办公环境极其简陋, 无铁窗、铁门, 基本上是档案室与仓库为一体, 而且, 档案管理一般是手工操作, 不仅查阅工作困难, 更是无法保证档案的完整性。

(三) 档案管理的信息化程度较低。科学技术的不断发展, 使得计算机网络技术走进各行各业, 并受到热烈欢迎, 但是, 计算机技术水平的提升却对医疗机构的档案管理影响不大, 很多医疗机构的档案管理电脑只是作为个人信息与档案目录存储器, 至于档案的最终检索以及查阅都还需是采取手工操作, 档案管理的信息化程度较低。

二、人事档案管理的整改措施

(一) 提升人事档案管理的认识。人事制度改革的不断深化, 各级医疗机构应提升对人事档案管理的认识, 明确人事档案管理的重要性, 并将其纳入日常工作议程, 同时应组建档案管理监督小组, 定期或不定期地对档案管理工作进行监督、检查以及指导, 及时发现问题及时解决, 并对人事档案工作进行定性定量的考核, 助推我国医疗机构人事档案管理工作的规范化、科学化和制度化建设。

(二) 强化人事档案管理信息化和现代化。医疗机构应利用计算机等先进技术辅助人事档案管理, 将文字档案资料转化为电子档案, 保证了人事档案纸质资料与数据资料的并存, 并根据相应需要, 利用计算机进行查询, 同时应利用计算机网络技术实时更新人事档案管理信息, 借助互联网络对不属于保密范畴的档案信息进行资源共享, 这不仅提升了档案管理工作的效率, 更是提升了档案资料的利用率, 进而实现了医疗机构人事档案管理的高效性。

(三) 加快档案管理人才队伍建设。高素质的专业档案管理人员可优化人事档案管理工作, 因此, 医疗机构应建立并完善专业人才聘用与培养机制, 聘请一批责任感强、高素质、高学历、可熟练操作计算机的档案管理专业人员, 同时, 应定期对原有从业人员进行专业知识与技能的培训, 要严格遵循“持证上岗”原则, 促进档案管理人才队伍建设。

(四) 强化人事档案管理的基础建设。医疗机构应加大对档案管理部门的资金投入力度, 实现基础硬件设施的配备, 例如:计算机及其管理系统, 建立专门的档案库房, 并配备专业的档案柜, 档案库房内要做好降温、去潮、灭火等工作, 定期对库房进行防火、防蛀、防潮以及防高温等工作的检查, 及时更新各种设备, 将安全隐患扼杀于萌芽, 同时要保持库房的温度, 做好库房清洁工作, 将档案库房、档案室以及档案管理人员分隔开, 延长档案的损毁时限, 这样可提升人事档案的安全性。

三、结束语

总而言之, 人事制度改革的不断深化, 促进了医疗机构各项改革, 作为医疗机构的管理人员应明确人事档案管理的重要性, 聘用专业的档案管理人才, 组建档案管理监督小组, 做好人事档案管理工作的监督以及指导工作, 加大人事档案管理的投资力度, 强化档案管理硬件设备, 积极利用先进的科学技术和设备, 助力医疗机构人事档案管理工作, 提升其工作效率和质量, 进而提高人事档案管理水平, 实现人事档案管理工作的实效性。

参考文献

[1]赵书红.浅论基层医疗机构档案管理[J].山西医药杂志, 2014 (22) :2693-2694.

[2]蒋晓峰.新途径医疗机构人力资源档案信息化管理浅析[J].民营科技, 2013 (8) :99.

[3]牛翠琪.现行医疗机构档案管理存在的问题及对策[J].黑龙江史志, 2015 (3) :116-116.

3.干部人事档案管理中文书档案管理方面的现状及措施 篇三

目前，县级医院人事档案管理仍基本上沿用十几年前的管理模式，医院人事档案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面尚存在许多问题。

1.1 人事档案管理制度不健全。近几年，我院自主引进数位高级专业技术人才，在整理人事档案时，发现因缺少原始档案材料，无法办理正常调动、派遣手续。之后通过人才服务中心办理人事代理，但同样因缺少原始的人事资料，无法核定工资标准。还有的因原单位不同意放人，致使他们的原始档案至今没有转到我院，造成人事档案材料的不完整，“有档无人”、“有人无档”的现象比比皆是，给新录用单位在人员管理、人事审核、审批工作中带来不便。

1.2 人事档案管理不集中、模式单一。县级医院档案管理模式采用“封闭式管理”，过于强调保密性原则。人事档案调遣、查询“门槛”太高，一般需领导审批和专门介绍信，甚至是多个或多级领导同意。人事档案利用范围小，只用于政审、调资、年终考核、办理退休。人事档案管理通常分四个部门，历年由人社局统一招聘分配的，有编制的正规高校毕业生，档案由人社局档案室保管；我院自主聘用的高层次专业技术人才、正规高校毕业生转正定级前、部分合同制员工，档案由人才交流中心保管；其他在编员工，但非人社局招考分配的，档案由主管部门卫生局保管；另部分合同制员工，档案由我院人力资源科保管。

1.3 人事档案管理手段滞后。第一，资料收集不及时。如医护人员的外出进修、科研论文、职称晋升、各级表彰等档案多保管在医院的医务科、护理部，遇到归档或查询时，档案员要经常往返于各科室之间进行搜集、整理、复印。第二，档案信息资源利用率不高。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。第三，归档困难。由于资料的变动（增加或更新），如年度考核、工资调整、医德医风考核、学历变更等以及多卷相关档案同时查询的情况时有发生，不可避免地发生归档错误。第四，工作量大。现人事档案是以纸质、照片等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主，缺乏对档案出、入库记录和档案变更的管理。遇到档案的查找、编辑、分析等工作时，工作量巨大，步骤也繁琐。

1.4 人事档案管理人员业务不精。在我院从事档案管理的大多是一些即将退休的老护士长。由于年龄大，从事临床护理工作吃力，便照顾到行政后勤管理档案。专业知识不足、档案业务不熟、变动频繁，势必影响档案管理工作的质量和利用。

2 人事档案管理工作措施

2.1 重视医院档案管理人员的培养。可通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来，并且保持档案管理人员的相对稳定。同时，医院要将档案人员的培养纳入医院人才培养计划。不但要进行档案管理现代化的知识培养，而且要提高法制观念，自觉参与档案的管理与利用。

2.2 建立统一的开放式档案管理模式。由于我院员工原始人事档案分四个部门管理，导致医院为员工建立的临时性档案材料不全，使医院在员工职称晋升、学习培养、干部选拔方面获取信息量不足。补充完善人事档案材料，建立统一的开放式档案管理模式势在必行。第一，完善基本档案材料。包括个人基本情况；学历、学位证明；继续教育及学习进修证明、证书；年度考核表。第二，收集卫生专业技术人员开展工作档案资料。包括开展的新技术新项目；参加援川、强基工程、义诊等活动；专业技术职务资格证书、聘任证书和聘任合同；发表著作、论文、科研成果鉴定书；典型病历、抢救成功的病案、手术分析；“三基”、“三严”考核及医德医风评价材料；参加专业学术会议证书等。第三，开放式档案管理模式。人事档案管理必须走向开放性，才能适应经济发展和人事变革新形势。把人事档案作为记录员工综合素质的信息储存和保管，促进人才合理流动和人才市场主体到位。

2.3 加强人事档案的现代化管理手段。提高人事档案的效用，就必须加强人事档案的现代化管理手段，建立以人力资源信息为基础的医院信息管理。硬件方面：增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑，设置防火、防盗的自动监控系统。软件方面：引进计算机管理软件，建立人事档案管理信息系统，信息数据库包括员工基本信息、员工工资信息、档案查询目录、档案材料目录等，真正实现个人基本信息的微机检索，不断扩大人事档案信息的内涵，实现人事档案资源的合理配置和利用。“人尽其才，才尽其用”，进而为医院可持续发展奠定坚实的基础。

4.干部人事档案管理中文书档案管理方面的现状及措施 篇四

一、干部人事档案信息化管理所存在的问题

(一) 档案信息化管理的保密安全问题。

干部人事档案是属于党和国家的机密, 任何个人不得私自保存和泄漏人事档案材料, 不得向社会无条件地提供服务。但是, 在现实生活中有些不法分子通过不正当途径获取干部人事档案材料, 更有甚者向干部或群众实施勒索和敲诈。档案信息化建设其中一个基本目标就是档案信息共享, 而档案建档的目的是档案信息能够最大效率被利用。档案信息化管理是一个完整的系统, 但是在这个系统中难免存在一些盲点或者是缺口。目前, 由于网络等高新科技的应用, 使得在干部档案信息化在管理过程中, 需要不断增加档案信息泄密的途径和风险, 各个环节都是至关重要, 牵一发而动全身。在某种程度上来说, 在整个档案信息化管理的过程中, 部分之和大于整体, 如防火墙技术、加密技术、网络病毒防治技术、跟踪检测技术以及数字档案信息资源备份等其中任何一个环节出现问题, 都可能带来安全威胁。

(二) 档案管理人员的综合素质需要迫切提高。

人事档案管理是中国人事制度管理的一个重要方面, 其本身具有全面性、现实性、真实性、动态性、流动性、机密性等特点, 基于此迫切需要更多德才兼备的档案管理人员。在信息高速发展的时代大背景下, 从事干部人事档案信息管理的人员需要具备一定的专业素质、政治素质, 此外还需要具备一定的学习能力、操作能力、处理能力、应变能力, 如不断更新学习档案管理理论内容、不断实践软件和硬件设备操作等。但是, 由于档案部门受传统用人方式的限制, 这就使得一些“非专业”人员掺杂在档案信息化管理过程中, 大大降低了管理的效率;现阶段档案部门对档案管理人力资源投资资金的有限, 使得档案管理人员不能及时积极参加培训, 优秀档案管理人才也很难被吸纳进来。诸多因素导致现阶段档案管理人员综合素质不高, 整个档案管理团队综合能力不强, 严重制约先进管理技术在档案管理信息化建设过程中的应用和推广。

二、干部人事档案信息化管理的措施

(一) 加强档案信息的保密安全工作。

干部人事档案信息化管理在操作过程中具有便捷、高效的特质, 但存在的保密安全问题也不容小觑, 必须给予高度重视。人事档案具有机密性, 各级档案管理单位必须采取有效的安全防范措施加以保护, 其中应包括安全管理制度和技术管理制度。安全管理制度主要从录入、传输、调用、存储等各个环节加以强化信息的安全性。在技术管理制度上, 通过设置档案控制使用权限, 要根据访问人真实身份和等级, 确定对档案资料访问限制, 防止非法人员对档案资料非法输入和输出;要不断完善计算机加密技术和密集管理, 建立报警预防机制, 实时监测;为了防止黑客对干部人事档案资料的侵入和更改, 还可以通过防写技术来保护档案资料的安全性, 保证干部人事档案资料的原始性和真实性。此外, 还应加强对档案管理安全技术的开发和应用, 不断健全档案管理体系。

(二) 提高人事档案管理人员的综合素质。

在计算机技术、通信技术、网络传播技术等普遍应用的条件下, 各级档案管理单位应该根据本单位的实际情况, 具体问题具体分析, 以求全面提高人事档案管理人员的综合素质。在信息化时代下, 每一位档案管理者必须紧随时代潮流, 紧握时代脉搏, 不断适应和学习电子信息技术革命带来的影响和变革。各级档案管理单位在资金充足的情况下, 让档案管理人员参加定期培训学习, 认真学习和掌握档案管理最新理论、最新技能。档案管理人员还应不断加强思想政治和法律法规教育, 提高自身政治修养和职业修养, 如学习或者温习《保密法》《档案法》《干部档案工作条例》等。

三、结束语

在信息化背景下, 干部人事档案信息化管理方式是必然趋势, 使用这种方式能够把人事档案的实效性、真实性等全方位提升, 保障人事档案信息具有较高的使用价值。因此, 应不断提升干部人事档案信息化管理水平。

参考文献

[1]卜禹华.加强干部人事档案信息化管理全面促进人事管理创新[J].改革与开放, 2011 (18) .

[2]徐康铭, 梁冰雪, 程志.高校档案信息化建设存在的问题及对策分析[J].科学大众 (科学教育) , 2016 (07) .

5.干部人事档案管理中文书档案管理方面的现状及措施 篇五

关键词：人事档案；管理模式；改革

一、人事档案的管理模式

在社会主义市场经济条件下，人事档案管理出现了新的模式，主要有内向型封闭式和社会化开放式两种。

二、人事档案的收集方法

根据人事档案形成、补充的特点和来源渠道，主要应当采取以下几种收集方法：

1、定向收集。就是向形成人事档案或与形成人事档案有关的单位和部门收集。因为个人工作的现单位、原单位、上级主管部门（含职称评定和科技成果评定、奖励部门）可能形成有关人员的人事材料。为了做到不致遗漏，可根据有关人员的经历和社会活动变化情况，列出有关单位和部门的名单，逐一进行收集。

2、按时收集。由于人事档案的形成具有持续性的特点，其收集工作必须坚持经常化。所谓按时收集，包括随时收集、定期收集和不定期收集三种情况。随时收集，是根据形成人事档案的时间特点和掌握的信息，及时向有关部门进行收集。定期收集，是根据本单位工作的实际情况，确定每个季度或每半年与有关部门联系，收集在一定阶段内形成的人事材料。不定期收集，就是从人事档案管理和利用的实际需要出发，不确定收集的具体时间。这三种收集方法相互配合、相互补充，在实际工作中应当灵活掌握，使收集工作能够持续有效地开展。

3、追踪收集。这种方法是根据人事档案内容的需要，沿着人事档案在清理、核对中发现的问题和线索进行的收集，它是帮助拾遗补阙的一种重要措施。以上是人事档案收集的主要方法，在具体工作中也可根据不同情况采取其他一些方法，比如，对于人事档案管理基础差、存在问题较多的单位，就需要集中一定的时间，集中人力，广泛动员，突击进行收集工作；对于人事档案管理较好，制度健全、内部分工责任明確的单位，有关部门和人员能主动、及时地向人事档案机构移交归档，就简化了收集的方法和形式。总之，人事档案收集工作应当立足单位实际，尊重其形成规律，以收集齐全、完整，能够适应人事管理工作的需要为原则，积极主动地为人事管理工作服务。

三、人事档案管理存在的问题

1、时代的变迁，利用目的的转移，人事档案利用率下降。 在那个偏激的年代里，人事档案可主宰一个人的政治前途，人事档案让人望而生畏。随着中国社会主义建设的重点转移到经济建设上，人们关心政治的少了，人事档案在人们生活中的意义与以前相比不大了，更严重的是在选拔任用干部、聘用人上，某些领导不看该同志的人事档案，而是凭主观感觉好坏下结论。在人员流动上，有些单位特别是个体、外资企业录用人员只需一个学历证明，本人填一份个人履历表即可确定是否录用，把人事档案看成是可有可无之物。

2、人事档案材料内容中存在片面、不真实等问题。政治历史材料多，业绩、专业特点材料少，鉴定考核材料中成绩多是千篇一律赞扬术语，缺点是千人一面的希望之词。为了某一时期的个人需要，人事档案中的出生年月、参加工作时间、文化程度及学历记载前后不一，不尊重事实的情况，某些领导干部档案也存在此类现象，流动人员档案中这类情况更为严重。

3、人事档案信息开发利用程度低，未发挥应有作用。现单位人事档案利用工作大多是被动服务，只是等待领导及有关人员来查阅，缺乏主动精神，而且利用材料主要是党团材料，落实政策和工资调资方面的。真正用于人才选拔，培养开发及预算等方面的较少，没有发挥人事档案应有的作用。

4、人事档案管理落后、管理水平低。目前，不少单位的人事档案挂靠劳动人事部门管理，大都没有专职人员分管人事档案工作，人事档案长期无专人整理，没有经过严格鉴定，材料是否真实无人监督，造成人事档案中“假货”泛滥成灾。根本做不到“归档齐全完整、鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”的要求，严重存在零乱无序和丢失部分档案内容的问题。

四、人事档案管理的改革前景

改革人事档案管理，首先应该创新激励机制，提高管理人员的基本素质，改进档案提供利用的方式，提高档案服务的效率和质量。打破传统的被动收集为主动参与、主动服务，由传统的档案实体保管者转变为人才信息管理者，创造性地开展工作。树立主动服务的意识。在市场经济的浪潮中，人事档案管理将逐步减弱原有的政治化和神秘化的程度，随着信息技术的不断提高，计算机网络化管理将应用于人事档案的管理和服务。

综上所述，两种模式在市场经济的运作中各有利弊，虽然服务的主体不同，但服务的准则与目的相同。开放式的人事档案管理作为传统人事档案管理的补充，在一定时期内。两种模式将并存发展，共同为人力资源提供扩展的空间。随着知识经济的飞速发展，市场人才流动的数最与质量的逐步增强，未来的人事档案管理模式将更加完善。