电子邮件的格式和

2024-08-03

电子邮件的格式和（精选15篇）

1.电子邮件的格式和篇一

一、商务英语电子邮件的格式

常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：

①写信人email地址、收信人email地址、抄送收信人email地址、密送收信人email地址。②标题。③称呼、开头、正文、结尾句。④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。

其中邮件主题应体现邮件主旨，要引人注目、意思明确，最好为名词或动名词短语；称呼礼貌得体，符合商务英语写作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用 dear+title作为称呼，如只知对方姓名不知性别，可用dear+全名，如邮件为一封通函，则用dearall作为邮件称呼；正文应结构清楚，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。

二、商务英语电子邮件写作应遵循的五c原则

商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五c原则，即correctness、conciseness、complete、clarity和courtesy原则。

准确原则

由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系，其准确性对商务治理与沟通至关重要。具体而言，不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。

简洁原则

简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。

在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了，有大量省略句和不完整句。其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。

另外，为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语，如u表示you，pls表示please，info表示information，qty表示quantity，p“c表示piece，l“c表示letterofcredit，fob表示freeonboard。

例1 it is very difficult to sell man hole covers in france.this product must have the quality certificate issued in france.例2 price：fob shanghai usd 96“pc.例3 hope you can accept it.例1中的两个单句具有明显的因果关系，但写并不使用表达因果关系的连接词如since、because，这种舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的句法特征在商务英语电子邮件写作中十分常见。例2中缩略语的使用，例3中不完整句的选择，反映了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。

完整原则

商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件，才能达到良好的沟通效果。邮件是否完整，可以用5w1h来检验，即who，when，where，what，why和how。

清楚原则

商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。具体表现在：

例1 we will deliver your goods soon.例2 中significant一词意为明显的、不小的，语义模糊，故可以用具体数字替换。例2中soon表示不久、很快，语义不明确，没有指出具体的供货时间，可改为具体的年月日。

礼貌原则

商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败，买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，使对方轻易接受。在写作电子邮件时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。

例1 if it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers，we could not have quoted for supplies even at that price.例2 i would appreciate it if you could give me your best quotations for 65，000 pieces.例1中虚拟语气和例2中委婉语气的使用，缓和了商务谈判的语气，既明确了自己的立场，又使对方的面子免于受损，语气自然诚恳，礼貌得体，很轻易为对方接受。

三、结语

随着国际商务活动的不断扩展，商务英语电子邮件的重要性也日益明显。同时，电子商务的普及，往往会让写忽视商务英语电子邮件应有的规范和格式，难免会出现这样或那样的问题。然而准确规范的英文邮件，不仅能反应写信人的英语及业务水平，还可以体现写信人为人处事的态度和风格，有助于建立良好的商务关系，最终对达成贸易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商务英文电子邮件应有的规范和格式，遵循邮件的写作原则。

2.电子邮件的格式和篇二

关键词：成果地质资料,电子文档,编排,格式

2002年3月国务院令第349号《地质资料管理条例》明确规定:成果地质资料不仅需要汇交纸介质资料, 而且还要汇交相应的电子文档。国土资源部2002年3月亦下达了“关于开展成果地质资料电子文件汇交工作的通知” (国土资发[2002]93号文) , 要求“汇交的数字化地质资料, 应符合《成果地质资料电子文件汇交格式要求》 (试行) 的规定”。自从新的资料归档办法实施以来, 作为资料汇交人感到汇交工作中存在的最大问题是电子文档的制作与验收, 笔者就电子文档制作的格式编排问题根据自己的实际工作经验与大家交流, 以完善电子文档的制作方法和技术要求。

成果地质资料电子文档分8个类别文件, 即:正文类、审批类、附图类、附表类、附件类、数据库和软件类、多媒体类、其他类。其中正文类、审批类、其他类是必须有的, 另5类视项目情况而定。重点介绍正文类、审批类、附图类电子文档制作过程中应注意的编排格式。

1 正文类电子文件制作应注意的编排格式

原地质矿产部对汇交的地质报告在编制格式上有一套严格的要求, 随着计算机技术在地质领域的广泛应用和电脑的普及, 部分要求已不完全适用, 但新的地质报告编辑格式尚未出台。为此我们在实际工作中参照原地矿部对地质报告的编辑格式结合现行电子文档汇交要求, 总结了一套切实可行的编排格式。

正文类页面规格为A4, 由报告封面、扉页、目录、正文、摘要5部分组成。

1.1 字体

1) 报告封面由报告名、工作单位、提交时间3部分组成: (1) 报告名字体为黑体、小一号、加粗、居中; (2) 工作单位字体为仿宋粗体、三号、居中; (3) 时间字体为汉字仿宋体、小三号、居中。

2) 报告扉页包括两部分内容: (1) 报告名字体为宋体、二号、加粗、居中; (2) 项目编号、任务书编号、工作起止年限、项目负责人、报告编写人、提交单位、提交时间等字体为仿宋、四号。

3) 正文字体、字号不作具体要求, 但字号不应小于五号, 行距最少不得低于单倍行距。

1.2 标题定义

报告封面、篇名、章名、节名等标题用2～5级标题命令定义, 标题阶次依次降低, 中间不跳级, 标题同一层次标题的阶次应相同。在此特别说明, 对各级标题级次不作限制, 可从1级, 也可从2级、3级起定义, 实际工作中报告题名、标题命令定义一般从2级起定义, 以防中间有漏、错需定义标题, 以免整篇报告修改, 增加工作量。

1.3 目录

地质报告的目录包括:正文目录、审批类目录、附图类目录、附表类目录、附件类目录、其他类目录。

1) 正文目录通过字处理软件的插入目录命令自动生成, 应具有超链接。

2) 审批类目录排列顺序以审批级次由高到低排列。目录须写明审批文件的审批文号、审批形式, 无审批文号的, 写上审批机构简称和审批形式。

3) 附图类目录包括:报告附图、附表附图、附件附图等。目录标题部分要包括顺序号、图号、图名、比例尺, 顺序号以张为单位, 一张一号, 连续编号, 有多少张图编多少号。

4) 附表类、附件类目录编排以册为单位编排, 附表中又含有一套附图、附表、附件等类文件时, 应将它们合并到相应的类别中, 并在电子文件登记表中进行说明。

5) 其他类目录包括:任务书、勘查许可证、地质档案文件目录、实物地质资料目录清单、成果资料著录单、汇交地质资料涉密情况登记表。

1.4 正文

1) 正文中的插图、插照、插表在计算机屏幕的显示方向向上。

2) 正文中的插图、插照、插表不能采用超链接方式, 超过A4页面, 按实际尺寸定。

3) 正文中插入的插图、插照在插入位置须先插入文本框。

4) 正文中的插图编号有两种编排方法, 一种是按章节编号, 另一种是所有插图连续编号;插照、插表编号参考插图编号。

5) 正文中插表要有表名、表头栏, 如果插表超过A4页面时, 可用续表, 续表要有表头和加“续表”字样及编号。

6) 插图、插照、图版的源图形文件要放入插图文件夹, 且图名 (照片名) 要与正文内名称相一致。

1.5 内容摘要

单独一页附在正文后面, 300～500字。摘要应反映报告主要内容、成果及重要技术参数等。

1.6 页码

1) 页码位于页面底端, 对齐方式为“居中”或“外侧”, 奇数页在右侧, 偶数页在左侧。对于特殊页面, 也可采用其他对齐方式。

2) 封面、扉页、目录、正文、内容摘要, 这几部分之间页码不连续, 用分隔符分隔开, 便于页码的编制。

3) 封面、扉页、内容摘要不编页码, 目录与正文页码编排样式应不同。

4) 对于特殊情况, 如插图、插表超过A4页面时, 可不编页码。

2 审批类电子文件制作时应注意的编排格式

1) 审批类电子文件采用栅格图形文件插入Word。

2) 注意审批文件扫描后用Photo-shop等软件整饰美观, 擦除无用信息, 再插入电子文件中。

3) 当存在多个审批验收文件时, 应按照审批级次由高到低进行编排, 同级、同类的审批文件, 按时间先后顺序由新到老进行编排。

3 附图类电子文件制作时应注意的编排格式

1) 比例尺小于或等于1∶10000的附图既要有经纬度, 又要有方立网;比例尺大于1∶10000的附图可以只有方立网。

2) 附图电子文件中的信息内容清晰可读、线条连续, 数字、符号和颜色清晰无歧义, 图上地质体的颜色与图例一致, 不丢色、严重偏色、丢线条、丢失地质信息, 图例齐全、图面注记不能重叠。

3) 附图责任签齐全, 责任签格式有两种规格, 比例尺小于或等于1∶10000的附图一般采用小责任签, 见表1;比例尺大于1∶10000的附图一般采用大责任签, 见表2。

4) 附图图名、图签图名、正文附图目录图名, 三者图名一致。

5) 用MAPGIS制作的图件, 一定要考贝系统库、字库, 并且在电子文件登记表中说明存放路径。

6) 存档类图件的分辨率不低于300dip。

4 存在的问题及建议

1) 电子文档的制作是新近几年推出的成果地质资料归档方法, 目前仍在不断修改和完善之中, 统一电子文档的编排格式是十分必要的。

3.电子文件长期保存格式探析篇三

一、电子文件内容、形式及常见的格式

电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。按载体划分,可以把电子文件分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带文件;以数据的表现形式为划分标准,有字符文件、表格文件、图文混排文件、数据库文件、图形文件、动态影像文件与声音文件等;以属性为划分标准,数据库文件又有FOXBASE(动态数据基地)数据库、FOXPRO(“京通”软件应用的)数据库、ACCESS(通路)数据库、ORCAL(“灵通”软件应用的)数据库等。

按电子文件的格式划分,有数字文本文件、数字影像文件、数字图形文件、数字语音文件、数字视频文件。文本文件常见格式有XML、TXT、UOF、RTF、WPS、PDF/A、CEB、SEP;图像文件常见格式有TIFF、JPEG2000、JPEG、GIF、PNG、DjVu;音频文件常见格式有WAV、MP3、WMA、OGG Vorbis 、FLAC;视频文件常见格式有AVI、MOV、MPEG等。

二、电子文件长期保存格式选择存在的问题

选择专用媒体或是专用存储格式将来会导致数字存储问题,例如媒体格式。选择专用媒体格式存储电子文件,必须考虑将来该格式的过时问题。再例如文件格式。为了确保电子文件的长期存取,如果采用专用的文件格式,会由此增添更大的复杂性。专用软件的应用常常升级至最新版本,然而软件的功能却没有像版本变化那么明显。随着时间的过去,文件格式累积的变化更为显著,甚至危及格式逆兼容。对遗产软件的维护显得很急迫,但是存在的问题颇多。就像应用软件一样,操作系统也得定期升级,随着系统基本体系结构的发展,将来不再支持遗产软件,不对遗产软件支持就意味着产生新的安全问题的风险也在增加。

三、电子文件长期保存格式的选择标准

1、按格式种类分析

要作为文本型电子文件的归档格式,马春茂①认为应该符合下列条件:(1)应该是公开的格式,不依赖特定的系统和软件存在,能够在可以预见的时间内被正常读取;(2)应该保持文件生成时的排版格式,即使经过办公软件的不断升级,也能输出同纸质文件一样的格式;(3)应该便于数据交换、便于查找和检索;(4)应能保证电子文件在处理过程中不被篡改和窃取。

为了对数字资源实施长期保存,对保存图像格式的选择尤其重要。叶新民②认为应满足格式使用的标准化和广泛性;格式应是公开的,而非私有的,而且应公开已出版的技术资料;格式应支持元数据;格式应对存储介质无依赖性等要求。

对于数码录音的电子文件长期保存格式,张文浩③认为应支持真实性验证技术、数码音质无损、文件格式开放透明、不绑定软硬件、格式自描述、格式自包含、易于存储、格式紧凑、信息安全、代价最小等要求。

数字摄像(DV) 、数字电视(DTV) 和网络视频系统的广泛应用以及对现有模拟视频的数字化, 视频电子文件的数量和类型不断丰富。项文新等④提出从保证视频文件的原真性和档案保管利用的便捷性出发选择合适的视频电子文件归档格式,认为视频电子文件应尽可能保证视频文件的原真性。

2、综合性分析

对于长期保存人类文化遗产的档案馆、图书馆, 最关心的是数字信息的内容不得丢失。刘家真⑤针对电子文件保存格式的选择问题,认为该格式能在不同的环境下使用;应是通用的、非专用的格式;支持数据从专用格式的环境中移出;最好是标准格式;被业界或用户广泛支持;具有可扩展性;可真实完整地被用户读出并理解, 无论何时何地, 用户所查到的该文件信息都与该文件最初情况完全一致;具有自身的可证明性;具有可评价性。

档案是历史的真实记录,具有凭证价值与情报价值。李泽锋⑥认为档案数字化过程中选用电子文件格式应考虑:保持档案原貌,利于网络平台下的传输交流,具有一定的标准性,具有较好的通用性和可移植性,选用电子格式的支持软件应支持数据从专用格式中方便地移出。

为了应对电子文件长期保存的需求,Adrian Brown⑦对电子文件长期保存格式的选择标准进行了积极的探讨,认为应具备开放标准、普遍性、稳定性、对元数据支持、互操作性、可生存性、真实性、可处理性、固定显示等9个条件。

3、笔者的理解

电子文件的格式选择是由电子文件创建过程的操作要求和电子文件长期存取的要求所决定的。综合各位学者的观点后,笔者认为电子文件长期保存格式的选择标准应具有以下几点:(1)开放性。格式开放,有公开发表的相应标准和技术规范,有与产品无关的技术专家组和标准化组织支持该格式。(2)标准性。该格式被广泛使用,具有自由使用的技术规范,可转换性高,支持保存元数据。(3)稳定性。不会随着时间的推移而作重大的变更,而且新版本的格式也应该能够做到逆兼容。(4)广采性。数字格式的广采性包括个人电脑随机软件包、Web浏览器的本地化支持、数字产品格式易转换等。软件厂商对创建良好和广泛使用的格式往往要比仅仅瞄准新市场的格式具有更宽泛和更长久的支持。流行格式会尽可能多地受到软件厂商的支持,人们可能更喜欢采用。(5)软硬件平台的独立性。被多种操作系统和应用软件支持。支持多种存储技术,或与存储技术无关。当用户不能使用指定产品软件时,可使用已有的插件读取。使用与设备无关的颜色规范实现准确打印和再现,不必考虑软硬件平台。(6)真实性。电子文件的真实性要求保留“原貌”(例如字体、颜色和外观),数据迁移要求选取的文件格式能够保留文件“原貌”。(7)可利用性。要确保电子文件可读、可利用。

四、几种适于长期保存的电子文件格式

1、 PDF/A格式

PDF格式规范已经公开,并可免费获取,具有广泛的支持性。该格式具有与平台、字体无关的特点,解除了电子文件与操作系统的依赖关系,用户可以通过它的通用浏览器Adobe Reader在Windows、UNIX、Mac等任一系统平台上原版原式地读取PDF文档,不受操作系统、网络环境、应用程序的版本、字体的限制,从而从电子文件自身的角度保证了电子文件的可读性。PDF格式所具有的高度兼容性使用户可以轻松地将任何文档原版原式地转换成PDF文档,进而固化信息,使之不易更改,保持了原文档信息内容和结构的完整、真实,为不同软件生成的电子文件提供了一个可完整迁移其信息内容的统一文件格式。PDF/A-1a实现了对文档逻辑结构的保存和以自然阅读顺序保存文本。PDF/A-1b可实现对文本和附加内容的正确显示。在各国政府机构包括美国、英国、德国、新加坡、印度、澳大利亚等的电子政务领域中,PDF格式也被广泛应用。综合来说,PDF/A格式的特点是支持数字签名、格式开放、不绑定软硬件、格式自包含、格式自描述、固定显示、不包含加密、可向其他文本格式转换等。

2、TIFF格式

TIFF(标记图像文件格式)是由Aldus和Microsoft公司为桌面出版系统研制开发的一种灵活的位图图像格式,用于应用程序之间和计算机平台之间交换文件。实际上已被所有绘画、图像编辑和页面排版应用程序所支持,而且几乎所有桌面扫描仪都可以生成TIFF图像。TIFF支持多种编码方法,其中包括RGB无压缩、RLE压缩、LZW压缩、ZIP压缩、CCITT压缩等,6.0版本又增加了JPEG压缩选项。TIFF 格式由于存储图像质量高非常有利于原稿的复制。另外,所有绘画、图像编辑和页面排版应用程序以及大多数扫描仪对TIFF 格式都提供良好的支持,这使得TIFF格式成为数字图像处理的最好选择。

3、JPEG2000格式

JPEG2000于2001年正式成为国际标准。JPEG2000完全采用小波变换代替余弦变换,与JPEG相比,具备了更高的压缩比以及更多新功能。在文件大小相同的情况下,JPEG2000压缩的图像比JPEG质量更高,其压缩率比JPEG高30%左右,精度损失更小。

JPEG2000的特点是⑧:

(1)同时支持有损和无损压缩,而JPEG只能支持有损压缩。(2)能实现渐进传输,先传输图像的轮廓, 然后逐步传输数据,不断提高图像质量,让图像由朦胧到清晰显示。(3)支持对图像中细节较多或较为感兴趣的区域进行高精度的无损编码、很强的容错性、支持水印等。(4)JPEG2000的许多优点和新的功能都是建立在复杂的计算与较大的缓存基础上,因此其速度与JPEG相比要慢许多。

4、FLAC格式

FLAC 属于无损音频压缩文件格式(文件名为.flac)。⑨FLAC 格式文件较小,便于播放。OGG 计划支持FLAC,也可将FLAC 音频数据封装在OGG 传输层中,生成OGG FLAC 格式文件(文件名为.ogg)。OGG FLAC 格式文件较大(比OGG Vorbis格式文件大得多),便于传输、编辑、播放。该格式的特点是支持真实性验证技术、数码音质无损、文件格式开放透明、不绑定软硬件、文件格式自描述、格式自包、易于存储、信息安全。

5、MPEG格式

MPEG即Moving Picture Expert Group(运动图像专家组),用该编码器编码的影音文件扩展名可以是MPG、MPE、MP4、M1V、M2V等,其中M1V和M2V都表示该影音文件中不包含音频部分,只有视频部分。这种格式也流行了很长时间。未压缩的AVI格式文件经MPEG-1、MPEG-2和MEG-4等编码压缩后,图像容量大幅度缩小,画质则降低不大,而且图像质量视编码参数而定。该格式具有压缩算法公开、不绑定软硬件、易于转换等特点。

五、电子文件永久可读性问题

文件格式种类繁多,打开方式多种多样,产生它们的软硬件环境也多种多样。对于一代又一代不同系统中生成的各种格式的电子文件,必须确保人类能够阅读,否则保存就失去了应有的意义。解决该问题的办法有:(1)不断地将文件转换成当前通行的新文件格式,使之不至于因为软硬件平台的过时而无法阅读。(2)采用一定的独立于任何计算机系统的统一格式存储文件。(3)将电子文件连同生成该文件的软件及其运行该软件的操作系统和硬件一道保存起来。当然这些方法都还不是解决电子文件永久可读性问题的万全之策。我们在实践中只能在以上方法中选择损失信息较少,可行性较大的方法来作为现阶段的对策。目前,大多数人选择了第二种方法,他们舍弃了对原文件结构、格式的追求,而重点强调对原文件内容的忠实再现,在可能的范围内使用较为通用的编码格式。而对于那些特殊的,没有标准格式的电子文件采用第三种方法,暂时将其支持系统一并保存下来,等待有关标准的出台。另外,在目前电子文件数量较少的情况下,采用第一种方法也是可行的。

六、结语

如今数字技术飞速发展,数字信息的可存取性却变得非常脆弱。电子文件采用可长久存取的文件格式的优越性惠及数据创建者、数据管理者和电子档案工作者。因此,对于电子文件的格式问题,不仅需要电子文件制作者,还需要负责电子文件管理和长久存取的所有人员都特别重视,积极采取措施确保电子文件的长期存取。

注释:

①马春茂:《电子文件归档格式思考》,《北京档案》, 2007年第7期:28-30。

②叶新民:《数字资源长期保存中的图像格式选择分析》,《图书情报工作》,2006年第5期:115-117。

③张文浩:《数码录音电子文件长期保存格式研究》,《黑龙江档案》,2009年第2期:6-7。

④⑨项文新、张照余:《视频电子文件的归档格式研究》,《档案学研究》, 2006年第4期:52-56。

⑤刘家真:《文件保存格式与PDF文档》,《档案学研究》, 2002年第2期:46-51。

⑥李泽锋:《档案数字化的电子格式研究》,《档案学研究》,2004年第5期:51-55。

⑦Adrian Brown:《Selecting File Formats for Long-Term Preservation》, http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/selecting_file_formats.pdf。

⑧尹露娟、苑津莎、郭增为:《静态图像压缩技术的研究》,《中国多媒体通信》, 2009年第7期:47-49。

4.英文邮件的格式篇四

主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

1．一定不要空白标题，这是最失礼的2．标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…才能显示完你的标题

3.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”

4．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理

5．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

6．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要re re一大串。

关于称呼与问候

1．恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、all。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“dear xxx”，显得很熟络。

2． email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“hi”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个best regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。

俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。

1.email正文要简明扼要，行文通顺

email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。

2.注意email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！

3.email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4.一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文email，最好把拼写检查功能打开;如果是中文email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6.合理提示重要信息

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8.不要动不动使用 :)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻

business email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－:)

附件

1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名

3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用

6.如果附件过大（不宜超过2mb），应分割成几个小文件分别发送，语言的选择和汉字编码

1.只在必要的时候才使用英文邮件

英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件

如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。

4.选择便于阅度的字号和字体

中文老实点用宋体或新宋体，英文就用verdana 或 arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。

结尾签名

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

1.签名信息不宜过多

电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

2.不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在outlook中设置多个签名档，灵活调用。

5.关于发邮件的格式篇五

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“_经理”;如果不清楚职务，则应按通常的“_先生”、“_小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear ___”，显得很熟络。

关于格式，称呼是第一行顶格写。

2. Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。

结尾常见的写个Best Regards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

6.英语电子邮件格式篇六

This letter will introduce my best friend Mary Brown of whom you’ve often heard me mention. She is going to be in Washington D. C. next month to lecture. I want very much to have her meet you there.

And this seems like an excellent chance for you to meet each other. I think both of you will have a lot in common. So far as I know, you both are interested in modern literature. Once you meet her, you will really enjoy her company. Any kindness to her will be duly appreciated by me.

Yours affectionately,

7.浅谈文档类电子文件格式及其特点篇七

关键词：电子文件,文档文件,文件格式

当今, 计算机技术和网络技术正在日新月异的向前发展, 计算机的操作系统、计算机语言和应用软件不断推陈出新, 由此产生的计算机文件格式也在不断增加, 往往是新的文件格式取代旧的文件格式, 由此给档案部门带来了难题, 我们长期或永久保留的电子文件选择哪种格式呢?如果今天保存的电子文件, 几十年之后谁也打不开阅读, 那保存的东西还有什么价值呢?

电子文件是指在数字设备及环境中生成, 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机等数字设备阅读、处理, 并可在通信网络上传送的文件。电子文件是按照一定的组织形式, 具有文件名的一组相关信息的集合。计算机操作系统以文件为单位对数据进行管理, 每个文件具有自己的属性, 如文件类型、文件长度、文件建立的日期和时间等。文件的类型通过文件的扩展名来区分, 在Windows操作系统中, 还为每种文件类型赋以不同的图标, 使我们很直观地区分出各种文件的类型。文件类型不同, 意味着文件格式不同, 数据在不同的文件格式文件中的存储结构、所包含的信息类型、适用的操作系统和适用的应用软件往往就不一样。

文件格式是多种多样的, 依据的标准不同, 分类的结果也不一样。从文件编码的方式来看, 文件可分为文本文件和二进制文件两种。文本文件文件在磁盘中存放时每个字符对应一个字节, 用于存放对应的ASCII码, 如果一个文件中的每个字节的内容都是可以表示成字符, 就称这个文件为文本文件。文本文件可在屏幕上按字符显示, 可读性比较好, 几乎所有编辑软件都能打开使用。二进制文件是按二进制的编码方式来存放数据信息的, 图形文件、音频文件、视频文件和计算机程序等绝大多数属于二进制文件, 这些文件含有特殊的格式及计算机代码, 二进制文件存储速度快, 但可读性差, 需要相应的专门软件读取。

按电子文件包含的信息类型分类可分为:文档文件、声音文件、图形文件、图像文件、视频文件、数据库文件。本文主要对文档文件进行探讨。文档文件指用文字处理软件形成的电子文件。档案部门所保存的电子文件绝大多数都是文档文件。

一、文本文件

文本文件是指以ASCII码方式存储的文件, 更确切地说, 英文、数字等字符存储的是ASCII码, 而汉字存储的是机内码。文本文件中除了存储文件有效字符信息外, 不能存储其他任何信息, 因此文本文件不能存储声音、动画、图像、影像等信息。文本文件中信息是按单个字符编码存储的, 如存储2010则分别存储“2”、“0”、“1”、“0”这四个字符的ASCII编码。文本文件的最大优点是能够被所有的文字编辑软件编辑, 也能被计算机语言和数据库管理系统存取。

二、Word文件

Microsoft Word是微软公司的一个文字处理应用程序。第一个Windows版本的Word出现在Windows3.0发行之后的1989年, 由于编排过程中“所见即所得”, 比起那些用控制符号来设置格式, 模拟或打印时才能看到结果的其他排版软件直观、方便, 因此受到人们的普遍欢迎, 它的出现改变了人们文字编辑习惯。Microsoft Word是当前国内用户最多的文字处理软件, 成为事实上最通用的办公文字排版标准。

Word97到Word2003之前的Word文件格式都是二进制文件格式。跟其他Microsoft Office程序一样, 从Word97以来就变成Visual Basic语言开发, 随Word软件本身的更新, 文件格式也会或多或少地改版, 旧版word软件往往不能很好地处理新版word编排的文件格式, 比如Word2003就打不开Word2007编排的文档。微软对Word编排的DOC文件格式的详细资料并不对外公开, 只有少数人清楚其格式, 微软声明他们接下来将以XML为基础的文档格式, 作为他们办公室套装软件的格式。国产的WPS文字可以兼容其文档格式, 并且比其功能更全面, 使用更方便。

三、WPS文件

1989年, DOS版本的中文字处理软件WPS研发完成, 经过三年发展, 迅速占领中国办公软件的大部分市场, 从1988年到1995年, 金山WPS办公软件在国内的使用率非常高, 一度达到90%以上, 曾经是一统天下。但是, DOS版本的WPS格式文件, 现在已经没人能打开了。

作为第一款国人自主研发的文字处理软件, Windows版本的金山WPS Office凭借其中文办公特色、绿色小巧、易于操作、最大限度地与微软Office产品兼容等优势, 完全能满足目前企业日常的工作办公需要。2009年, 金山软件旗下的办公软件品牌WPS Office获得微软Windows7兼容性认证。2010年5月4日, 金山软件正式推出WPS Office2010个人版, 在内存占用、打开速度、兼容性、扩展应用等方面已非常接近甚至领先于Office2007。与微软Office双向深度兼容, 还突出了互联网协同办公功能, 让用户随时随处享受到高效协同的“网络办公”环境。用户可以随时随地将自己的办公文档存储在网络空间中, 只要能上网, 就可以随时随地打开查看、编辑、修改、使用, 还可以直接共享给其他用户, 能省去发邮件和传文件的麻烦。

金山WPS产品已经成为中国政府、企业普及最为广泛的国产办公软件之一, 截至到2010年, WPS Office个人版产品用户量超过5000万, 专业版产品政府采购量超过25万套, WPS产品已经成功在国务院50多个中央部委及300多个省市级政府单位和众多大中型企业中获得应用。

四、PDF文件

PDF是Adobe公司开发的电子文件格式, 支持跨平台多媒体集成的信息出版和发布, 尤其是提供对网络信息发布的支持。PDF文档以二进制文件的形式来传输和存储数据, 采用8位二进制字节描述, PDF的文件结构包括四个部分:文件头、文件体、交叉引用表和文件尾, 一个PDF文件还包含文件中所使用的PDF格式版本, 以及文件中一些重要结构的定位信息。PDF文件格式可以将文字、字形、格式、颜色及图形图像等封装在一个文件中, 还可以包含超文本链接、声音和动态影像等电子信息。PDF文件不管是在Windows、Unix和苹果公司的Mac OS操作系统中都是通用的, 使它成为在Internet上进行电子文档发行和数字化信息传播的理想文档格式。PDF格式文件目前已成为数字化信息事实上的一个工业标准, 越来越多的电子图书、产品说明、公司文告、网络资料和电子邮件在使用PDF格式文件。

PDF文档即可以使用Adobe公司Illustrator软件编辑制作, 也可以使用Word2007、Wps文字等应用软件产生的页面转换成PDF文档, 对普通读者而言, 用PDF制作的电子书具有纸版书的质感和阅读效果, 保留制作当时的格式与版面, 而显示比例可任意调节, 给读者提供了自由的阅读方式。PDF支持多种不同工业标准的数据压缩算法, 通常可以得到30%—80%的压缩率, 易于在网上传输。为保护文档的真实性、完整性和机密性, PDF还提供了口令加密和数字签名两种安全保护模式, 防止未授权的用户查看或转发机密信息。

五、XML文件

XML是可扩展标记语言的缩写, 是由万维网联盟于1998年2月发布的标准, 是一种用来描述数据的标记语言。XML作为下一代Web的第一块重要基石, 为分布式的、异构的数据交换提供了强大的功能, 并且将数据本身和数据的表现分离, 同时, 就数据本身而言, 数据的值和语义也是适当分离的。XML基于ASCII的树状数据结构, 相当于层次型数据库系统, 数据可以装入简单的文本编辑器中, 这就使得数据可在多种平台上查看。XML文件中不仅包含数据的描述, 还包括显示方式的描述, 对于显示方式的描述不仅限于对文本的描述, 还可以包括矢量图形、图像、声音。数据的描述与显示方式是分开进行的, 数据的显示由XSL (可扩展样式语言) 决定, 你可以灵活的设置文档显示样式, 用户就可以将同一数据制作成HTML、PDF、WML、HDML等不同格式, 供不同的硬件显示。正因为XML文档有这么多的好处, 未来的应用程序都将使用XML的形式来存储数据, 这样, 我们所使用的字处理器、电子表格软件和数据库应该能够以纯文本的格式相互读取数据, 而不需要专用软件进行格式化才能显示出来。

我国在推动国产办公软件的同时, 也制订了基于XML的开放文档格式UOF, UOF标准在2007年5月份, 正式认定为文档格式国家标准 (GB/T 20916-2007《中文办公软件文档格式规范》) , 为今后推广和普及国家标准UOF奠定了坚实的基础。由IBM、Sun等多家大公司参与的国际标准ODF文档格式, 于2007年5月正式成为国际上第一份文档格式标准。随着国际开源浪潮的风涌, 采用开放式文档标准已是大势所趋, 办公软件文档国际标准ODF与国内标准UOF的相继确立, 无论是中国标准UOF还是国际标准ODF都是真正开放的, 可以在多个操作系统平台上、由多家厂商的软件进行支持。在微软Office2007出现之前, 微软文档格式采用二进制的封闭格式, 即大家常用的DOC、EXL、PPT等, 微软在各方势力的强大压力下, 于2007中启用开放式文档标准OOXML。由于目前支持UOF或ODF的软件, 都不能很好兼容微软Office2007, 所以, 它们产生的UOF/ODF文档与OOXML文档之间的转换只能有部分的成功。

通过以上文档格式的分析, 本人认为:PDF文档格式可以将文字、图形、图像等信息封装在一起, 一旦生成通常无法修改, 国产的WPS软件很容易将WORD文档制成PDF格式文档, 作为档案部门是一种比较好的可选择的文件格式。基于XML的开放文档格式UOF标准制成的XML文档, 是将来的文档存贮格式的发展方向。

由于计算机技术和网络技术在不断进步, 几十年后的技术发展很难预测, 现在保存的最恰当文件格式将来可能非常落后, 并且无法使用。因此, 作为档案部门, 应该随着技术的发展也要与时俱进, 不断更新技术和设备, 提高人员素质, 有专人来管理电子文件, 每隔一定的年份就将本单位保存的电子文件进行格式转换, 只有这样才能将保存的电子信息长久服务于社会。

参考文献

[1]张伟娟.中文办公软件文档格式标准探究[J].软件工程, 2008 (6) .

[2]许芳.电子文件格式转换及归档[J].中国档案, 2004 (9) .

[3]许文辉.城建影像档案电子文件的格式选择[J].城建档案, 2008 (3) .

8.电子邮件的格式和篇八

1调查涉及部门的基本情况

调查涉及管理部门10个，占全部科室的21.74％；教学部门2个，占全部科室的4.35％；医技部门2个，占全部科室的4.35％：服务部门4个，占全部科室的8.7％。

2电子文件基本情况

该院参与调查科室形成的电子文件总量为54684件，135；46GB。

参与调查部门中现行文件中电子文件所占比例在80％以上的10个，占55.56％：在80％-50％与49％-20％的各2个，各占11.11；在19％以下的4个，占22.22％。

参与调查部门用于处理电子文件计算机使用的操作系统，windows 98/ME 1个，占5.56％；Windows2000/NT 2个，占11.11％；Windows XP 18个，占100％。

参与调查部门电子文件来源于电子政务系统平台的1个，占5.56％，系统外购；源于办公自动化(OA)系统的3个，占16.67％，系统全部外购；源于通用字处理软件的13个，占72.22％；源于扫描、数字照相、摄像等数字化方式所形成的7个，占38.89％；采用CAD技术形成的1个，占5.56％：源于各种业务系统中产生的业务数据4个，占22.22％，系统全部外购；源于其他方式的1个，占5.56％。参与调查部门中电子文件使用TXT格式5个，占27.78％；DOC格式14个，占78.78％；WPS格式4个，占22.22％；XML格式2个，占11.11％；HTML格式1个，占5.56％；PDF格式2个，占11.11％；JPEG格式7个，占38.89％；MP3格式1个，占5.56％；AVI格式2个，占11.11％；MPGE格式3个，占16.67％；DBF格式4个，占22.22％；XLS格式7个，占38.89％；其他格式1个，占5.56％。参与调查的部门中电子文件使用套印红头电子模板的1个，占5.56％；不使用的17个，占94.44％。所有部门均未使用电子印章。

参与调查的部门中电子文件管理责任人属信息技术人员的3人，占16.67％文件管理人员的4人，占22.22％；档案管理人员的2人，占11.11％；业务人员的8人，占44.44％；其他人员的4人，占22.22％。

3电子文件存储管理

参与调查部门使用的信息系统中有归档功能的2个(使用业务系统)，占11.11％；无归档功能的16个，占88.89％。

参与调查部门已经归档电子文件的总量54684件，135.46GB。其中有7个部门没有填写，占所有调查表的38.89％。

参与调查部门电子文件归档时间采用办结后随时归档的4个，占22.22％；采用定期集中归档的10个，占55.56％；采用随办随归档的4个，占22.22％。

参与调查部门电子文件归档方式采用在线归档1个，占5.56％；采用离线归档17个，占94.46％。

参与调查部门电子文件向档案部门移交归档的3个，占16.67％；不向档案部门移交归档的15个，占83.33％。

参与调查部门电子文件元数据和背景信息归档的4个，占22.22％；不归档的14个，占77.78％。

参与调查部门归档电子文件中有文本文件的14个，占77.78％；电子表格的12个，占66.67％；电子邮件的3个，占16.67％；数据库文件的5个，占27.78％；视频文件的1个，占5.56％；图像文件的2个，占11.11％；程序文件的1个，占5.56％。

参与调查部门电子文件办理过程有实时记录的2个，占11.11％；没有的16个，占88.89％。

参与调查部门对电子文件加密保存的4个，占22.22％；不加密保存的14个，占77.78％。

参与调查部门制定有电子文件的归档制度或规范的6个，占33.33％；没有的12个，占66.67％。

参与调查部门制定有电子文件的保管期限表5个，占27.78％；没有的13个，占72.22％。

参与调查部门中电子文件归档责任部门属信息技术部门1个，占5.56％；文件管理部门1个，占5.56％；档案管理部门2个，占11.11％；业务部门4个，占22.22％；其他部门11个，占61.11％。

参与调查部门归档电子文件的统一存储格式为TXT的3个，占16.67％；DOC的12个，占66267％；WPS的5个，占27.78％；XML的1个，占5.56％；JPEG的4个，占22.22％；DBF的2个，占11.11％；XLS的3个，占16.67％；其他的2个，占11.11％。

参与调查部门中归档电子文件的存储方式采用在线存储的5个，占27.78％；离线存储的17个，占94.44％。

参与调查部门归档电子文件离线存储载体采用硬盘的14个，占77.78％；光盘的7个，占38.89％；其他的1个，占5.56％。

参与调查部门归档电子文件在线存储载体采用存储在独立的档案信息专用服务器中的3个，占16.67％；其他的14个，占77.78％。

参与调查部门中对电子文件管理与归档提出建议和要求的有4个，占22.22％。主要集中在安全性、格式统一、统一管理、操作简单、方便查阅五个方面。

9.关于规范电子公告格式的通知篇九

针对协同系统电子公告格式不规范的现象，办公室特此发出通知，请各单位相关人员按照通知要求规范电子公告格式。事务类通知的格式，包括标题、称呼、正题、落款。

（1）标题：写在第一行正中。可只写“通知”二字，如果

事情重要或紧急，也可写“重要通知”或“紧急通知”，以引起注意。有的在“通知”前面写上发通知的单位名称及通知的主要内容。

（2）称呼：写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二

行定格写。（有时因通知事项简短内容单一，书写时略去称呼，直起正文。）

（3）正文：另起一行，空两格写正文。正文因内容而异。

开会的通知要写清楚开会时间、地点、参加会议的对象以及开什么会，还要写清楚要求。布置工作的通知，要写清所通知事件的目的、意义以及具体要求和做法。

（4）落款：分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日

期。写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。

（5）字体：字体选用ＸＸ体ＸＸ号,发布前请校对有无错别

字。

办公室

10.电子邮件的格式和篇十

一：主题与签名

1.一定不要空白标题，这是最失礼的。

2.标题要简短明了，让对方一看就知道你发的是什么邮件！

3.最好把你的邮箱设好一个签名，以便对方一目了然又便于留存。

比如：

中国交通建设集团

大连一航港湾建设有限公司—东北亚生命健康城项目筹备组 XXX

（项目经理）Mobile:1869868XXXX Fax:+86411 8445XXXX Tel:+86411 8260XXXX Mail :zhaoyan_mark@XXX.com ADR：XX省XX市XX区XXXX街XX号XXXX大厦XX层 P.C.：XXXXXX 签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号，一定要得体。

4.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”

5.一封信尽可能只针对一个主题。

6.最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎重。

二：关于称呼与问候

1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。关于格式，称呼是第一行顶格写。

2． Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。

结尾常见的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。“礼多人不怪”，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。

三：正文

1.Email正文要简明扼要，行文通顺

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正

事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。2.注意Email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。4.一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开;如果是中文Email，注意拼音输入法同音别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。6.合理提示重要信息

不要频繁使用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8.不要动不动使用 :)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻。

三：回复技巧

1.及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。2.进行针对性回复

当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。3.回复不得少于10个字

对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。4.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。5．要区分单独回复和回复全体

如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了

如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该回复所有，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情。

如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的回复来回复去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。点击“回复全部”前，要三思而行！6.主动控制邮件的来往

为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。

四、正确使用发送，抄送，密送

1． To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。2．而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。

3．而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。

4．TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!5．只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源

6、转发邮件要突出信息

在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。

五：附件

1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理

3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用

6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，六：实例: 标题：

东北亚生命健康城可研相关事项联络正文：

TO：XX经理，XX小姐 CC：X总，X总，X总，X经理

各位下午好，关于XX工作的开展有如下事项与各位确认：1、2、3、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX； XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX； XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

附件为XXXXXXX，请参考。附件一：XXXXXXX 附件二：XXXXXXX

如有问题请联系，十分感谢。

顺祝，商祺 20XX年X月XX日

签名：

==================================== XXXXXXXX XXXXXX公司—XXXXXXX部门 XX

（项目经理）Mobile:XXXXXXXXXXX Fax:+86411 8445XXXX Tel:+86411 8260XXXX Mail :zhaoyan_mark@XXX.com ADR：XX省XX市XX区香XXXX街XX号XXXXXX大厦XX层 P.C.：XXXXXX

真诚 ● 责任 ● 价值

====================================

保密及免责：

本邮件（包括其附件）可能含有保密、专有或保留著作权的信息。如果您并非本邮件指定接受人，请即刻通知发送人并将本邮件从您的系统中删除，您不得散布、保留、复制、披露或以其他方式使用本邮件任何相关信息，并且请通过邮件告知我们此次错误投递。

11.电子邮件的格式和篇十一

答：你只要进行下面的设置就可以将保存或新建的文件默认为doc格式了。

（1）启动Word 2007，用鼠标单击Word 2007左上角的“Office按钮”。

（2）在展开的菜单中单击“Word选项”按钮打开“Word选项”，接着选择“保存”标签页。

（3）设置“将文件保存为此格式”下拉列表为“Word 97-2003 文档(.doc)”，这样的话以后就会默认保存为doc格式了。

（4）在系统桌面上用鼠标依次选择“开始→运行”。

（5）在弹出窗口的“打开”栏中键入regedit并按回车键运行注册表编辑器。

12.电子邮件的格式和篇十二

1 一般资料

选取2012年6月—2013年12月护理部每月对我科出院病人病历中表格式电子文书的检查反馈, 护理部每月随机抽取20份出院病历, 共20个月, 400份病历, 分为观察组和对照组。对照组为未实施品管圈活动前的出院病历, 共10个月, 200份。观察组为实施品管圈活动之后的出院病历, 共10个月, 200份。两组病历中病人的病情、住院时间等比较, 差异无统计学意义 (P>0.05) , 具有可比性。

2 方法

2.1 对照组

责任护士录入表格式电子病历, 在出院时病历由资深责任护士负责进行检查, 再由护士长查看并签名。

2.2 观察组

2.2.1 成立品管圈小组

设圈长1名, 由具有本科学历的主管护师担任, 圈长为品管圈的灵魂人物, 主持圈活动, 拟定并执行活动计划, 创造全员参加、全员发言的气氛。科室护士长为辅导。圈员由14名护士自愿组成, 年龄25岁~32岁 (26.1岁±1.8岁) ;职称:主管护师2名, 护师8名, 护士4名;文化程度:本科5名, 大专6名。成员均经过医院护理部及科室的品管圈培训。第1次圈会征集并确定圈名为呼啦圈, 寓意为“呼吸新鲜空气, 拉近你我距离”。自己创作和设计了圈徽, 并每月安排召开圈会。

2.2.2 品管圈活动方法

按照主题选定、计划拟定、现状把握、目标设定、解析目标、对策拟定、对策实施与检讨、效果确认、相关指标标准化、检讨与改进10个步骤实施活动。具体的内容介绍如下。

2.2.2. 1 确定主题

经过全体圈员讨论, 圈员针对本科室存在的问题提出几个待选主题, 通过头脑风暴法对可行性、迫切性、圈能力及上级政策等因素进行比较、分析, 在提出多个可实行的主题中筛选出综合评定分数最高的“提升表格式护理电子文书书写合格率”作为活动主题。并填写申报表, 上报护理部审批, 通过后立即展开品管圈活动。

2.2.2. 2 现状调查及设定目标

我院护理部对出院病人表格式电子文书书写的检查内容有一般护理单、危重护理单、出入液量记录单、血糖及尿糖监测记录单、末梢循环观察记录单。由圈员对在实施品管圈活动前的出院病人表格式电子文书的检查反馈结果进行汇总。共查出不合格病历32份, 合格率为84% (168/200) , 其中存在问题220条, 最常出现的问题有各种护理单错录入项目、漏录入项目、录入错字、漏签字方面, 用柏拉图排列出主次项目。针对表格式电子文书中存在的问题, 制定目标:由改善前表格式电子文书的合格率84%升至97%。

2.2.2. 3 对策与实施

针对表格式电子文书存在的问题, 全体圈员通过头脑风暴法讨论制订相应对策, 最终选定了具体的实施方案。 (1) 加强思想教育:品管圈小组针对表格式护理文书中存在问题反映出护士的思想问题, 经交流发现有部分护士责任心不强, 觉得护理文书与自己没有什么关系, 不会写的也不会去询问资深责任护士, 会写的又不想写, 从而出现了能推就推、能躲就躲的现象, 将护理文书的书写当成了负担。为此, 品管圈小组专门召开科室会议, 专题学习新的《医疗事故处理条例》及医疗护理核心制度等, 强化法律意识, 明确法律责任, 避免出现缺陷病历, 或由此引起的医疗纠纷。 (2) 组织学习培训:品管圈小组专门针对表格式电子文书的书写要求对全科护士进行培训, 包括各种护理单的具体书写方法。若护士有问题或疑惑可以随时提出。培训后对每个人掌握的情况进行考核, 人人必须通过考核。 (3) 进行检查反馈:品管圈小组成员对表格式电子文书进行不定期检查, 包括正在住院和出院病人的病历, 每月召开圈会时对检查情况进行小组讨论和分析, 提出整改措施, 并在科室每月的生产会上进行反馈。对于表格式电子文书书写较好的护士应及时给予表扬。

2.3 评价方法

2.3.1 表格式电子文书的书写合格率

两组表格式电子文书的书写合格率在护理部每月的护理质量反馈表中体现, 每月随机抽取出院病历20份, 发现有错写、漏写现象, 视为不合格, 合格份数/检查份数即为合格率。

2.3.2 科室出院病人的满意度

对实施品管圈活动前后科室出院病人的满意度进行比较, 由护理部每月从科室的出院病人中抽取20例向其家中寄出由我院护理部制订的出院病人满意度调查表, 在寄去的信中将邮票、信封已装好, 让病人收到后钩好再寄出, 信件回收率为100%。该表的评分标准包括非常满意 (10分) 、较满意 (7分) 、一般 (4分) 、不满意 (1分) 。

2.4 统计学方法

采用SPSS17.0统计软件进行分析, 计数资料采用χ2检验, 以P<0.05为差异有统计学意义。

3 结果

份

份 (%)

例 (%)

4 讨论

4.1 实施品管圈有利于提升表格式电子文书书写的合格率

护理病历是护士在护理活动过程中形成的文字、符号、图表等资料的总和[4], 其书写应客观、真实、准确、及时、完整。品管圈是持续进行的质量改善活动[5]。实施活动前护士有时因责任心不强在写护理文书时不用心, 导致有很多的错误和遗漏, 责任护士在办理病人出院的护理文书时也因责任心不强, 没有检查出原有的错误, 有时还会漏签名。实施品管圈活动后护士进一步掌握了表格式电子文书书写规范, 更加明确了表格式电子文书书写的意义, 护士的法律意识得到了提高, 责任心也加强了。针对文书中出现的问题及时改正, 对于科室内出现较多的问题, 品管圈小组成员会及时提醒每位护士, 避免再次发生类似问题。本研究显示, 实施品管圈活动后表格式电子文书中出现的问题明显减少, 提升了表格式电子文书书写的合格率, 书写的质量也得到了明显的提高。

4.2 实施品管圈有利于提升科室病人对护理的满意度

“品管圈”活动是全员参与的团队活动, 可把科学管理和人性管理结合在一起, 让员工自觉地参与活动, 使自己享有更高的自主权、参与权、管理权[6]。实施品管圈活动后护士的法律意识增强了, 规范了护士的行为, 使一些表格式电子文书上要求填写的护理措施也能切实地落实到位, 使护理质量得到了提高, 减少了护理差错和纠纷, 病人对护理服务感到非常满意。表格式电子文书书写质量的提高节省了因文书书写错误反复修改而需要的大量时间, 真正做到了“把时间还给护士, 把护士还给病人”。加强了与病人的交流, 创造了和谐的医患氛围, 增加了病人对医院的信任感, 充分体现了以病人为中心的服务理念, 明显提高了病人的满意度。本研究显示, 实施品管圈活动后科室的出院病人的满意度得到了明显提高。

5 小结

品管圈以人为本、全员参与的特质, 不仅让各位圈员学会了运用品管圈手法来分析问题、解决问题, 还加强了圈员的团队精神、责任意识, 提高了护士参与管理的意识和解决问题的能力, 充分地调动了大家的工作积极性, 全员参与到质量持续改进中。品管圈为每个人提供展示自己才能的平台, 使大家意识到了自己工作的重要性。不仅有利于提升表格式护理文书书写的合格率, 提高表格式护理文书的质量, 更有利于加强护患关系, 提高病人的满意度。

摘要：[目的]探讨品管圈活动在提升表格式电子文书书写合格率中的效果。[方法]选择400份出院病历, 分为观察组和对照组, 每组200份, 对照组为未实施品管圈活动前的出院病历, 观察组为实施品管圈活动后的出院病历, 比较两组表格式电子文书书写的合格率及存在的问题, 并比较两组病人的满意度。[结果]观察组的表格式电子文书在错录入项目、漏录入项目、录入错字、漏签字方面明显低于对照组;观察组的表格式电子文书书写合格率明显高于对照组;观察组病人的满意度明显高于对照组, 经比较差异有统计学意义 (P<0.01) 。[结论]实施品管圈活动有利于提升表格式电子文书书写合格率, 提高表格式电子文书书写质量, 提高病人的满意度。

关键词：品管圈活动,表格式电子文书,合格率

参考文献

[1]宋锦平, 成翼娟, 向代群, 等.从举证责任倒置看护理文书现状和对策[J].护士进修杂志, 2003, 18 (6) :511-512.

[2]于冬梅, 杨亚娟, 卢根娣, 等.表格式护理电子文书的研制与应用[J].上海护理, 2010, 10 (5) :86-87.

[3]刘庭芳.中国医院品管圈操作手册[M].北京:人民卫生出版社, 2012:1.

[4]杨春雷, 农荣国.持续质量改进在精神科护理文书质量管理中的应用[J].护理实践与研究, 2004, 5 (14) :84-85.

[5]张幸国, 赵春威, 李盈, 等.品管圈在医院药学管理中的探索与实践[J].实用药物与临床, 2009, 12 (4) :233-235.

13.电子书格式篇十三

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chm格式

chm网页格式电子书，由HTML代码页面构成，在Windows平台下运行或是安装了91熊猫看书可运行，电脑上阅读或书籍收藏推荐下载此格式。 



 chm格式下载发送到手机

jar格式

可以玩java游戏的手机，都可以直接阅读jar格式的电子书，手机上无需任何阅读器，jar合适老款与低端的手机阅读。 



 jar格式下载发送到手机



 umd格式洛基亚（nokia）手机都可阅读umd格式的电子书，大多数手机读书软件都可阅

14.邮件模块协议格式篇十四

业务编号：999

数据包号：000 系统编号：邮件模块本身的编号。（3）

转座席方式：0: 指定座席台号

1:指定业务组（一般选1）指定的座席台号：(3)指定的业务名：事故报修。

业务任务号：007 代表给座席分配邮件。（3）业务关键字：YJ 参数：收到邮件存入数据库的记录号。对应EMAILTABLE中的MailNo字段。结束符：（1）举例：

9990002031000事故报修，007YJ,32,(04)此信息意思为向事故报修业务组发送收到邮件消息，邮件在数据库中的记录号为32。邮件模块向座席发送‘发送邮件成功消息’的协议格式：业务编号：999

数据包号：000 系统编号：邮件模块本身的编号。（3）

转座席方式：0: 指定座席台号

1:指定业务组（一般选0）

指定的座席台号：(3)一般是向邮件模块发送‘发送邮件’指令的座席。指定的业务名：对应发送指令方的业务。（一般不用此项）业务任务号：008 向座席发送‘发送邮件成功消息’，以作为回复。（3）业务关键字：YJ 参数：发送邮件在数据库中的记录号。对应EMAILTABLE中的MailNo字段。结束符：（1）举例：

9990002030033事故报修，008YJ,12,(04)此信息意思为向033座席回复发送邮件成功的信息，发送的邮件在数据库中的记录号为12。座席向邮件模块发送‘发送邮件消息’的协议格式：业务编号：998

数据包号：000 系统编号：座席系统本身的编号。（3）业务任务号：006 发送‘发送邮件消息’（3）业务关键字：YJ 参数：要发送的邮件在数据库中的记录号。对应EMAILTABLE中的MailNo字段。结束符：（1）举例：