各种公文的写作格式

各种公文的写作格式（精选6篇）

1.各种公文的写作格式 篇一

一、发文字号不规范

公文版头包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人6个要素，在这6个要素中，出现问题最多的是发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和发文顺序号组成，常见的错误主要表现在：一是年份书写不规范。把2017年写成17，不够完整准确；二是年份外面使用中括号、小括号等。不够规范，正确的写法是使用（xx）六角括号。

二、文种使用不规范

在文种选择和使用方面，出现的问题比较多。一是生造文种。按照《条例》的规定，法定运行的文种包括：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要这15种。也就是说选择发文的文种时，不能在这15种之外。比如：xx市人民政府关于xx年xx工作的实施方案，这种写法显然是不规范的，因为实施方案不是法定文种应该修改为：xx市人民政府关于印发xx年xx工作的实施方案的通知。

还有就是叠用文种。《条例》中规范的15个文种，不能把两个不同作用的文种叠加在一起使用。比如关于xxxx的请示报告，请示和报告都是上行文，上级接到此文以后无法确定到底是请示的事项还是报告的事项，不能正确处理。因为，二者的行文目的和回复形式是不同的，请示的适用范围是向上级机关请求指示和批准。所以请示通常是请求上级批准、解决和指示，需要上级以批复的形式给予明确的答复，一个请示必须用一个批复回复；报告的适用范围是向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。报告属于请阅件，上级通常会以阅存的方式处理。

三、标题写作不规范

标题是公文内容的提炼概括，是用最简练的语言概括出公文核心的内容，让收文者通过阅读标题，清楚文件的基本内容。完整的公文标题包括发文机关、事由和文种三个部分。在实际写作中容易出现的问题是标题要素不完整，有的机关单位发文只写事由和文种，有的只写文种，随意的省略发文机关和事由，这样的写法不利于收文者掌握公文基本的内容，影响工作效率。

四、正文写作不规范

公文的主体部分最核心的要素是正文，正文写作是写作者对于公文主题的把握、框架的搭建、材料的分析以及语言运用的综合体现。正文里涵盖的要点是方方面面的。而正文当中，经常出现错误的就是结构层次序号。公文正文内容比较复杂时，需要划分结构层次，公文正文结构层次序数依次可以用“一”、“（一）”、“1”、“（1）”标注，一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

2.各种公文的写作格式 篇二

一、公文格式存在的问题

(一) 发文字号不正确。58份公文中, 有38份发文字号不正确, 占65.5%。发文字号不正确, 主要表现在两个方面:一是发文年度所用括号不正确。不少单位用了中括号“[]”, 而正确的应该是六角括号“[]”, 这个问题比较普遍。二是所用字体不正确。有的用的是仿宋字, 有的则用的是黑体字, 而正确的应该是3号宋体字。

(二) 份号、秘密等级标注不正确。一是机密级以上公文应该标注份号, 用6位数, 但有2份机密文件没有标注份号。二是秘密等级的标注, 应该用黑体字, 两个字中间应当空一个字位, 如“秘密”“机密”等, 但有的没有空位。

(三) 正文中的结构层次序数使用不正确。按照规定, 结构层次序数, 第一层为“一”, 第二层为“ (一) ”, 第三层为“1”, 第四层为“ (1) ”。但有6份文件中对层次序数使用比较乱。

(四) 误用“此通知”、“此报告”。在公文中现已不再标注“此通知”、“此报告”、“此请示”, 但有9份公文中有此类标注。

(五) 署名不正确、不美观。一是署名不正确。如有的文件署名为“××总队第××支队司令部”。正确的应为“中国人民武装警察部队×××总队第××支队司令部”。二是不美观, 署名字号、位置不规范。

(六) 文尾栏的位置、内容不正确。主要有4个方面的问题。一是位置不正确。文尾栏应在整个公文的最后, 也就是说, 如果一份公文没有附件, 文尾栏在署名的后面;如果一份公文有附件, 文尾栏就要在所有附件的最后。但有19份公文的文尾栏未在“文尾”的位置。二是抄送机关标注不正确。还有的公文标注为“抄报”、“抄”等样式, 应统一为“抄送:”。而有一份公文已署名“各支队”为主送机关, 但在抄送栏中却再次注记“送:各支队”。三是承办单位标注不正确。承办单位一般直接进行标注, 如“司令部办公室”, 但有的公文中还是标注:“承办单位:司令部办公室” (这种标注一般只是需要联系办理的公文中才使用) 。四是印发时间标注不正确。有1份公文中印发日期署的是汉字“二〇一〇年二月二十三日”, 应该是“2010年2月23日印发”;还有的标注“×年×月×日印”应为“印发”。

(七) 格式不够统一。主要有5个方面:一是发文机关代字不统一。警务部门承办, 以司令部为发文机关的公文, 有的用的是“司警字”, 有的用的是“司务字”。二是发文顺序号不统一。有的用的是三位数, 不够三位数时用“0”在前面补齐, 如“第007号”, 而有的则用实数如“第7号”;有的单位同一个发文机关下发的文件不是统一编号, 而是承办部门各自编号, 如出现了“司务字第001号”, 又出现了“司训字第001号”。编号应由保密室统一编号, 师 (支队) 、司、政、后分别统一编号, 而不应由业务部门自行编号。三是“签发”“已阅”不统一。有的公文“签发”“已阅”用的是红色字, 有的是黑色字;有的一位领导只注“签发”, 也有的既“签发”又“已阅”。四是印章位置不统一。如使用全称“中国人人民民××××××××部部队队××××××总总队队第第××××支支队队””, , 有有的的印印章章盖盖在在““××××××总总队队第第××××支支队队””的的中中央央, , 有有的的盖盖在在整整个个署署名名的的中中央央。。五五是是页页码码标标注注不不统统一一。。有有的的标标注注““11””““22””页页码码, , 有有的的标标注注““第第11页页””““第第22页页””;;有有的的标标注注在在底底端端左左侧侧、、右右侧侧, , 也也有有的的标标注注在在底底端端中中央央。。

(八) 存有错情。文字和标点符号明显使用不当, 比如某支队的名称, 前面用的是用阿拉伯数字, 后面又换成了汉字;“煽动”误用了“煸动”。等等。

二、存在上述问题的原因

在和各单位有关职能部门的同志座谈时, 大家感到, 公文格式方面存在的问题, 究其原因, 既有客观方面的因素, 也有主观努力的不足, 比较突出的有以下几个方面。

(一) 对部分内容缺乏明确的规定。大家都感到, 各级对公文格式是比较重视的, 也都注重经常检查、经常统一, 但由于军委办公厅和总部下发的公文处理条例、规定相对比较原则, 对一些具体内容没有明确的规范, 往往是一个领导一种说法, 一个文件一个样式。

(二) 对有关规定学习不及时、不深入。上级关于公文处理方面的文件, 当时发至团级单位, 现在各单位已经很难找到这份文件的原版, 只能从有些书上查找, 而一些书籍在转载时, 对有些规范特别是示例部分, 已经不如文件本身那么规范。机关业务学习计划中, 多数单位没有安排公文规范方面的内容。公文规范还没有作为机关干部入门的必学内容, 不少刚调进机关的干部, 进入机关后没有把公文作为基础课和必修课。

(三) 部分机关干部办文不细心, 职能部门把关不严格。

由于工作较多, 事务较忙, 从领导者来看, 对公文只是原则性讲得多, 具体抓得少;从职能部门看, 主动研究、积极管理少。从具体承办者来讲, 主要是办事马虎, 粗心大意, 使一些不该出现的问题屡禁不止。

三、应采取的对策

机关公文是反映机关素质的一个窗口, 也是机关履行职能、发挥作用的一个非常重要的辅助手段, 具有上传下达、组织指挥、宣传教育、依据凭证等多种作用, 也具有鲜明的政治性和政策性、严格的准确性和时效性、很强的机密性和格式的规范性等显著特点。重视规范机关公文格式, 提高机关公文质量是各级领导的一贯要求, 也是培养机关良好作风的有效途径, 更是每一名机关干部必须掌握的基本常识, 必须具备的基本素质。因此, 一定要从思想上切实引起高度重视。针对机关公文格式存在的问题, 当前各级机关应该采取以下几个方面的措施:

(一) 要加强对公文处理规范的系统学习。只有认真学习基本规范, 才能掌握基本规范, 正确进行公文处理。要把公文处理规范作为机关干部的必修课, 及时组织新调入机关的同志学习。要作为业务学习的重要内容, 系统地进行计划安排。只要是机关干部, 无论平时接触公文的多少, 都应该加强对公文处理规范的学习, 掌握基本要求。

(二) 要积极发挥职能作用。一是积极协调。就是要经常地、积极主动地向领导提出建议, 组织安排机关对公文知识进行学习, 组织机关公文检查, 组织机关公文讲评, 不断提高领导对机关公文的重视程度, 及时解决机关公文中存在的倾向性问题。二是严格把关。文件综合管理部门要对所属人员呈送的公文严格进行把关。特别是对一些工作中本来就比较粗, 对公文掌握不够精通的干部, 更要注重加大检查力度, 保证自己签批的公文不出问题;职能部门, 要对所属单位制发的公文严格把关, 坚决控制不合格公文的发送。三是加强检查。就是要经常地、积极主动地对本单位的公文质量情况进行检查, 及时对存在的问题进行通报, 进行规范。四是解疑答难。就是要认真负责地、客观正确地对所属单位、人员提出的关于公文方面的问题做出准确的回答。五是示范表率。作为司令部的干部, 作为职能部门的同志, 应该在公文处理上给其他机关、给一般干部做出表率。要带头学习研究公文常识, 力求成为公文通;要带头认真细致地对待和处理每一份公文, 力求承办的公文标准规范;要带头树立严谨细致的工作作风, 作好普通干部的示范。

3.一般公文写作字体及公文格式 篇三

我国通用的公文载体、书写、装订要求的格式一般为：

1、公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。

2、保密等级字体：一般用3号或4号黑体

3、紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体）

4、文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）

5、发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体

6、签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体）

7、标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。

8、主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体

9、正文的字体：常用3号或4号仿宋体

10、附件的字体：常用3号或4号仿宋体

11、作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）

12、日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）

13、注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体

14、主题词的字体：常用3号或4号黑体

15、抄送机关的字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字

16、印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字

17、公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm

18、公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）

19、公文标题：红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

20、页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。

21、公文中的表格：公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

22、公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封

4.公文写作格式 篇四

一、决定

二、决议

三、请示

四、批复

五、报告

六、工作总结

七、调查报告

八、通知

九、通报

十、公函

十一、规定

十二、党支部工作计划

十三、党支部工作总结

十四、规章制度

十五、先进典型材料

十六、介绍信

十七、证明信

十八、入党申请书

十九、入党志愿书

二十、转正申请 二

十一、讲话稿 二

十二、会议纪要 二

十三、会议记录 二

十四、会议总结 二

十五、处分决定

—1— 目录 二

十六、工作要点 二

十七、述职报告 二

十九、复查报告 三

十、鉴定

三

十一、思想汇报 三

十二、决心书 三

十三、调查笔录

一、决定

决定是对重要事项或重大行动做出安排及决策时使用的一种公文。具有规范性和约束力。从内容上看，决定大致有四类：一是指示性、指导性决定；二是规定性、规范性决定；三是原则性、法规性决定；四是知照性决定。从形式上看，决定大致有四种：即条文式、列小标题式、部分式、篇段合一式。

决定的基本格式包括开头、正文两部分。决定的开头部分一般分正副标题，正标题写明作出决定单位的名称和决定的内容，副标题写明这一决定何时作出、何时公布、何时生效等。如《中共中央关于构建社会主义和谐社会若干重大问题的决定》（2006年10月11日中国共产党第十六届中央委员会第六次全体会议通过）。

决定的正文部分通常先论述作出决定的原因、根据及决定的目的、意义，以明确认识、统一思想；接着具体叙述决定的主要内容；最后说明对执行决定的要求以及希望、号召。

决定一般都是一级组织作出的，具有权威性和指导性，因此行文要有决断性，要求结构严谨，语言明确、恰当，要求具体以便于理解和执行。

二、决议

决议是指党的领导机关就重要事项，经会议讨论通过其决策，并要求进行贯彻执行的重要指导性公文。党组织的决议具有党的纪律的效力。

决议大致有三种类型：一是批准式决议，是会议批准某一事项或文件而产生的决议；二是有关工作活动的决议，大都是在听取、审议某一部门的有关报告后相应作出的；三是专门问题决议，多是涉及比

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较重要的问题和某个人、某个事件的评价。

决议的篇幅大多较短，而且采用条文式，决议的写作格式和决定基本相同。决议的开头部分，包括文种、内容以及通过决议的原因和目的，然后说明具体事项以及执行决议的具体要求等。

决议一般由以下几个部分构成：

（l）标题。决议需要一个简明的的标题概括决议全文的内容。如《中国共产党第十七次全国代表大会关于十六届中央委员会报告的决议》（2007年10月21日中国共产党第十七次全国代表大会通过）。

（2）正文。一般要简明写出作决议的理由或根据，再说明决议的具体事项，如果决议内容较多，为了层次分明，可以分条、分项来写。决议内容如果有时间、数量等限制，则要写明具体的日期与数字。

（3）落款。决议怎样落款和用什么名称落款，要根据做出决议的会议具体来写，有的是党的委员会或委员扩大会，有的是各种代表大会或其他形式的会议等。

（4）署名和日期。决议上写的日期是指通过决议的那一天，署名和日期可以在正文的右下方，也可以写在决议标题的下面，用括号括起来。

决议是一种比较正规的、约束力强的书面文件，是会后执行和检查的重要依据。撰写决议一定要集中到会人员的统一意见（至少是多数人的意见），准确反映会议的决议。文字要力求简洁流畅，结构要严密，注意逻辑性。决议不同于工作计划和会议纪要，只要原则阐述一项或几项重要决定即可。

三、请示

请示是向上级机关要求对某项工作、某个问题作出指示、给予答复、审核批准的一种公文。

请示行文的范围包括：主管上级机关明确规定必须请示审核或批准的工作事项；在工作执行中，对有关方针、政策、指示等理解不准、认识不明的问题；工作中遇到了新情况、新问题而又无章可循，难以处理的问题；某些事项，内部意见分歧，影响工作正常进行的问题；因本单位情况特殊，在执行统一规定时需变通处理的问题；事关重大、性质严重的问题等。

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请示的内容一般包括：

（1）标题。要尽可能把请示的问题在标题上体现出来，使人一目了然。如《关于中共×××有限公司第二届委员会和纪律检查委员会组成人员候选人预备人选的请示》。

（2）主送与抄送单位。主送单位只能是一个，而且要写全称。与请示问题有关的部门可作为抄送单位，抄送单位数量不限。

（3）正文。写清楚需要请示的问题，包括事情的起因、存在的问题，拟要求采取的措施等。

（4）署名和日期。要用请示单位的全称，写明报告的年、月、日。撰写请示时应注意：（1）请示的事项最好是一事一请、专题专文，并要详细、准确地写明请示的理由，以便上级及时批复。（2）要明确请示对所要解决问题的意见。如果对某些意见有分歧，要分别陈述不同意见的内容，并加以分析比较，说明利弊，也可提出倾向性意见，供上级权衡。（3）要具体明确的提出对上级的要求。如果有时间限制或事态严重，应请求上级尽快批复。

四、批复

批复是指示性文件，是上级答复下级请示事项的公文。上级机关在接到下属单位的请示后，经过研究有了明确的意见，用书面答复来文单位，即批复。

批复的一般内容包括：

（1）标题。写明对什么问题的批复。如《关于同意召开×××有限公司第一次党员代表大会的批复》。

（2）正文。开头要引述下级来文的日期、文号和标题。如果是口头请示的，要写明年月日、什么单位或个人请示的什么问题。必要时要引述来文或口头请示的要点。然后，根据党和政府的有关方针、政策、法令、规章制度或有关实际情况，对请示提出的问题，作出明确的答复。如果是同意或原则同意的，无需详述同意的理由。如果不同意下属单位所请示的意见，则应讲述不同意的理由。如果对这个批复的执行有明确的时间要求，则应写明本批复从某年某月某日起正式执行。

（3）结尾。可以用“此复”或“特此批复”等词语结束。

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（4）署名和日期。写下达批复单位的全称和批复的年、月、日。写批复应注意：批复属于正式的文件，它应代表一级组织的意见，不能仅仅是上级组织某个领导人的意见。批复的问题如果具有普遍意义，同其它下属单位也有密切关系，就要抄送给有关下级单位。如果来文请示的单位是受双重领导的，下达批复的上级机关应主动将这一批复送给下级单位的另一个上级机关，以使他们了解这方面的情况。

五、报告

报告是下级机关向上级机关反映情况、汇报工作的一种公文，是下级机关同上级机关联系的一种方式。报告按内容可分专题报告、综合报告、总结报告等；按时间可分年度报告、季度报告、月份报告等。

报告是一个理论和实践结合得比较紧密的公文文种，虽然在日常工作中报告的撰写已形成某些模式，但总的来说报告的写法还是相当灵活的，而且要求撰写者要进行深入细致的调查研究，而不仅仅是案头工作。党支部常用的报告是工作报告（包括综合性工作报告和专题性工作报告）。

报告的标题一般是把要报告的情况概括为一句话作为标题；正文部分一般由情况和意见两部分组成；结尾部分重点放在提出要求和希望，或者论述工作发展的趋势和应注意的问题。

报告一般由以下几个部分构成：（l）标题。要根据所写的报告的中心意思概括出一个恰当的标题。如《关于中国共产党×××有限公司第二次代表大会和第二届委员会、纪律检查委员会第一次全体会议选举结果的报告》。

（2）正文。主要写明需要向上级报告的内容。

（3）署名和日期。要写送出报告单位的全称，写明具体的年、月、日。

六、工作总结

工作总结是对一个阶段情况的全面性回顾和估价，在写法上属于报告类，但并不一定都报送上级机关，或虽报送却是备案性的，其主要作用是在本单位内交流，或作为下一步工作参考的资料。

总结从内容上说，通常是工作上的总结，广义上也用来作学习总结、思想总结；从时间上可分为年度总结、季度总结、阶段总结；从

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性质可分为综合性总结、专题性总结；从范围上可分为单位总结、个人总结。无论哪类总结都是对某项或某些工作完成后总的回顾，并且是以一定的方针、政策为标尺，总结经验教训，用来指导和改进工作。

总结的主体有四个部分：一是基本情况，是对整个总结内容的概述，要重点突出，言简意赅；二是成绩问题，论述时要求材料属实，言之有物，用事实说话，不溢美，不隐恶；三是经验教训，要归纳准确，就事论理，既要上升到理论高度，又要防止泛泛而谈；四是改进措施与努力方向，最好是结合总结内容和本单位的实际情况，提出具有特色的措施和意见。

此外，在写法上，总结有按问题性质分别总结的，也有按时间顺序来写的。

七、调查报告

调查报告是在有目的地细致的调查研究的基础上，经过认真分析，综合写出来的综合性材料。调查报告除报送上级机关外，有时还公开发表，因此，它要求严格用事实说话，还应特别注意政策界限。

调查报告的种类很多，常见的有反映典型经验的、揭露问题的、关于历史问题的、反映新事物的、反映一般社会问题的等。

调查报告的撰写没有固定的形式，其主要特点：一般用第三人称撰写，针对性、目的性强，用事实说话，注意事实和数据的利用；内容广泛、观点带有结论性。

调查报告的一般内容包括：

（1）标题。标题常见的有事由文种式、提问式、正副标题式三种。如《×××有限公司加强项目基层党组织建设的调查报告》。

（2）导语。导语是说明调查本身的情况，包括调查起因、目的、时间、地点、对象、经过、方法、过程、背景、意义等，要求概括。

（3）主体。主体用确凿的事实、数字来论述调查的情况，要求有理有据，言之有物，材料和观点一致，包括事实情况、前因后果、发展经过、具体做法、经验教训等。

（4）结论是对所调查问题的总的看法，或得出结论性的意见，或提出处理意见，或阐发价值和前途，或阐述指导、借鉴、教育意义。

写调查报告应注意：要深入群众，深入实际从各方面了解有关情

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况，包括直接的、间接的、正面的、反面的。要尽可能掌握大量的事实材料。要对掌握的材料作认真的分析研究，经过“去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里”，得出正确的判断和结论。要如实反映调查情况，要具体，不要空洞。要简明，不要繁琐。要有点有面，要有观点，还要有说明观点的典型材料，不要笼统浮泛，不要以偏概全。要有叙有议，不要罗列现象，也不要空泛议论。要注意观点和材料的统一。要善于运用一些统计数字，还要善于运用群众生动活泼的语言。

八、通知

通知是一种比较常用的文体，是将某种规定、情况、事项告诉有关单位或人员的一种公文。

通知的内容一般由三部分组成：（1）原因与目的，要用比较概括语言说明为什么要发这个通知，要求行文简洁，针对性强，说理透彻，为后面的具体事项奠定基础。（2）具体事项，一般都是分段或分条叙述，一条一个中心，具体明确，每条之间上转下承，或以自然或以内在逻辑相接。（3）结尾，多用“特此通知”、“本通知自下发之日起执行”、“请结合实际认真执行”等语，也有的把这部分挪到具体事项之前用“现将有关事宜通知如下”等语。有些特殊情况的通知往往加有“紧急”、“联合”、“重要”、“补充” 字样。

通知大致有以下几种类型：

一是批示性通知。是关于批转、转发文件的通知。领导机关在批转下级机关的公文时，或者在转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规时，可用这种通知。

二是一般性通知。是关于某一件具体事情的通知。在上级机关的有关事宜需要使下级机关知道或办理时，比如，庆祝某个节日，举办某种活动，成立、调整、撤销某个机构，更正文件差错，请下级机关单位报送有关材料等等。

三是指示性通知。是上级机关给下级机关下指示的通知。上级机关在对下级机关某一项工作有所指示和安排，二根据公文的内容又不必“命令”或“指示”时，用这种通知。

四是会议通知。上级机关召开会议时，通知所属下级机关单位所用的通知。内容包括会议名称、主持单位、会议内容、会议起至时间、—7—

参加人员、会议地点、报到时间、携带材料等。

五是任免通知。是任免干部的通知。上级机关在任免下级机关的干部领导人或上级机关的有关任免事项需要下级机关知道时，要发任免通知。内容包括任免的机关、会议或依据的文件，任免人员的具体职务和任免的时间及其他事项等。

通知的构成：

（1）标题。有的可只写通知，有的可把发通知单位的名称加在标题里。如《关于转发中央组织部<关于中国共产党党费收缴、使用和管理的规定>的通知》。

（2）被通知者。写在正文前一行项格的位臵。

（3）正文。写明通知的事项、有关时间、地点、人数等内容。（4）结尾。常用“特此通知”之类的习惯用语。（5）署名和日期。写明发出通知的单位和具体日期。

九、通报

通报是党政机关和社会团体用于表彰好人好事、批评错误倾向、介绍典型把工作情况、经验教训、好坏典型事例以及具有典范、指导、教育、警戒意义的事件通知所属下级单位的公文文种。

通报的内容一般包括：

通报的标题，应该把哪一个单位（部门或地区）、什么人、哪一方面的成绩、经验、或错误行为都概括在标题里。如《国务院办公厅关于违规修建办公楼等楼堂馆所案件调查处理情况的通报》。

通报的正文，一般可分为三段：（1）简明扼要地写明发出通报的理由，说明为什么说某种行为或作风是值得提倡的或是错误的，为什么提倡？为什么是错误的？它违反了党和国家哪些方面的规定，已经造成了那些不良的影响等等。（2）写明通报的具体事实或具体情节。写明事情发生的时间、地点、场合、参与这一事情的有关人员。必要时写清楚当时的客观情况，使人们更清楚被通报事件的重要性。（3）针对上面通报的事实，深刻地进行分析，指出应该吸取的经验教训。（4）发通报的单位，还可以在这一段里对有关单位或个人提出一些希望和要求。

通报的署名和日期，要根据被通报的对象以及通报的内容来确定。

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有的要用党委或党支部的名义，有的要用党的纪律检查委员会的名义。还要写明具体的年月日。

写通报应注意的是：通报是一种比较严肃的形式，它的影响比较大，采用这种形式一定要慎重。要做好调查研究工作，选择的事例要对指导工作有普遍意义。通报的观点一定要符合党和国家的有关方针、政策和法令。提出的要求要切合本地区、本系统的实际。对所通报的人和事必须核对准确，有根有据。通报还要注意时效性。

十、公函

公函是单位之间联系工作的一种文体。公函比较郑重，在格式上从标题、公文编号到签署、发文日期等都同其他公文相同，上级发给下级的公函虽然不具有指示作用，但在业务上有指导作用，下级必须按上级在公函中提出的要求去办。

公函一般应包括以下内容：

（1）标题。摘出公函的中心作为标题。如《投标申请公函》、《××委员会关于私营企业破产后偿还无抵押品的银行贷款的程序问题的公函》。

（2）受函单位。要写单位全称或规范性简称，以示郑重和正规。（3）正文。叙事要简明，把办什么事，有什么意见，或怎样答复写清楚。语气要恳切，但不必用套话。

（4）结尾。公函正文结束时，一般都用“请大力支持”“请予协助解决”等。

（5）署名和日期。正文的右下方，写发出公函单位的全称和日期，并加盖公章。

十一、规定

规定是对某方面工作的开展或活动作出规定的规定性公文，适用于对某些政策性问题，或某方面的活动提出具体的执行意见或措施，保证其顺利开展和圆满完成。规定的撰写以说明为主，语言简明准确，尽量不使用叙述、议论语言。其写作格式比较固定，一般包括序言、规定事项、实施要求三部分，并以条款的形式出现。

（1）规定的标题由发文机关、事由、文中组成，如中央组织部《关于中国共产党党费收缴、使用和管理的规定》、《中国共产党党内统计

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工作的规定》。

（2）规定正文的开头部分多采用序文加条款式，先用序文式交代一下规定的有关情况，简明扼要地论述作出规定的必要性，为后面具体事项论述打下基础，并常以承启用语“特制定本规定”引起下文。

（3）规定的事项一般包括原则的规范要求和具体的约束措施两个方面，采用条款式，一项一条；事项之后，还要交待实施要求、生效日期以及奖励和处罚办法。

十二、党支部工作计划

党支部的工作计划是指党支部对即将要进行的工作或活动预先提出目的、要求、任务、指标、步骤、措施和完成期限的党内文件。如《时事政策教育计划》、《政治理论教育计划》等。

计划一般包括以下内容：

（1）情况分析，也就是制定计划的根据（为什么做）。包括上一阶段的工作情况，有哪些经验、教训以及有利条件和不利条件。

（2）工作任务和要求，即计划要做些什么工作（做什么）。要根据需要与可能，计划在一定时期应完成的任务和应达到的要求。

（3）工作的方法、步骤和措施（怎样做）。即为了完成工作计划应该怎么具体去做，包括怎么分工、方法、步骤、措施、时间期限等。

工作计划的一般内容：

（1）计划的名称，也就是标题。把单位名称、计划的种类和有效期等准确写出来。

（2）计划的具体事项。就是要做什么，准备怎么做，达到什么目的和要求，以及实施的步骤和措施等。

（3）计划制定的单位名称和日期。

此外，与工作计划密切相关的一些材料，不便于在正文里表述的，可以附表、附图，作为附件放在计划最后。

撰写工作计划应该注意的是：要以党的路线、方针、政策以及本行业的具体方针、任务为指针，以本部门、本单位的实际情况为依据。要以实际出发，本着需要与可能相结合的原则制定计划。要实事求是，量力而行。要留有余地，做到既积极，又稳妥，切实可行。切忌说大话，追求高指标。计划要具体、明确，便于执行，便于检查。

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十三、党支部工作总结

工作总结，就是把某一阶段已经做过的工作，进行一次全面系统的总检查、总评价，进行一次具体的总分析、总研究；也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有什么经验和提高，以便进一步做好工作。

工作总结包括以下几方面内容：

（1）标题。写明总结的主题或基本观点。

（2）基本情况。写明总结所包括的期限内的工作情况、指导思想及对工作成绩的评价等内容。

（3）工作回顾。要详细地叙述工作任务的实际步骤、采取的措施、取得的成效以及存在的问题。

（4）经验教训。从工作回顾中很自然地归纳提炼工作中的经验和教训。内容要写得具体、充实，并用具体事例来说明。

（5）结语部分。主要写明今后的工作打算和安排。

（6）正文写完以后，在右下方写上总结单位的名称和具体时间。与工作总结相关的一些材料，不便于在正文里表述的，可以附表、附图，作为附件放在计划最后。

写总结需要注意的是：要掌握全面情况，防止以偏概全。要如实地反映情况，对成绩不夸大，对缺点不掩饰。要科学地分析整个实践活动，从中找出规律的东西。文字要简明扼要，材料要剪裁得体，分清主次侧重，条例要清楚，注意用观点统帅材料。

十四、规章制度

规章制度，包括章程、条例、办法、细则、规定、标准、须知、规则、公约、守则等，是具有法规性与约束力的文件。要求有关人员必须按章办事，共同遵守。规章制度有上级有关部门制定的，有党支部根据工作需要自己制定的。这类文体的标题，要写明制度的性质和文种，落款要写明制定者名称和时间；正文是规章制度的具体内容，有时要写上制定文件的依据、目的、意义、实施时间等。正文的写法多采用分款列条式，有的从头到尾都用第×条表示的条目式，有序言、主体、附则式；有总则、分则、附则式。规章制度一经制定，要有相对稳定性。

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十五、先进典型材料

先进典型材料是为表彰、奖励和宣传先进典型的事迹或经验而整理的书面材料。一般分为先进事迹材料和典型经验材料两类。先进事迹材料的写法为：

（1）标题。一要写明先进个人的姓名或先进集体的名称，二要概括先进事迹的性质或材料的用途，如《中铁隧道集团××有限公司党委申报总公司“先进基层党组织”事迹材料》。

（2）正文。开头一般用第三人称表述。开头要写先进个人的姓名、性别、年龄、工作单位、职务、政治面貌、曾获得的荣誉称号或奖励等情况，对先进集体还要简要说明其事迹内容。主体写先进人物或先进集体的主要事迹。

典型经验材料可以用第三人称，也可以用第一人称表述，写法与先进事迹典型材料有所不同：

（1）标题。通常是把典型经验高度集中地概括出来，写法种类很多，一般用公文标题的写法。

（2）正文。开头一般是展示典型经验的背景材料和突出的成果。主体对典型经验具体展开，是典型经验材料的核心部分。正文应服务标题，说明标题，既要有思想，又要有具体做法或实例；既有面上的综合，又有点上的情况。

写典型材料应注意的是：典型材料使用的素材要真实、准确、可靠，不能夸大和缩小，不能人为地拔高或有意辩解。对尚未合适的材料不要写进去。措词要有分寸，不要讲过头话，要注意效果。要注意摆正先进人物与周围群众的关系，摆正犯错误的人与客观环境、条件的关系。注意不要把成绩或错误都算在一个人身上。文字要尽量简洁朴实，切忌空话、套话和言过其实的形容词。正文的字体、格式、行间距、字数等要严格按照上级单位的要求进行规范。

十六、介绍信

介绍信是党政机关、群众团体、其事业单位常用的一种专用书信，具有介绍和证明的作用。

介绍信有三种常用的形式：一是用一般公文信纸书写的普通介绍信；二是现成格式的介绍信；三是带存根的介绍信。

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介绍信的一般格式：

（1）开头。联系单位或个人的称呼，顶格写，称呼后加冒号。（2）正文。另起一行，空两格起写介绍信的内容。说明持介绍信者的姓名、年龄、政治面貌、职务，要接洽联系的事项和向接洽单位或个人提出的希望。

（3）结尾。祝福和敬意的话，如“此致敬礼”，“请予接洽为感”等。并注明日期，加盖单位公章。

写介绍信应注意：要填写持介绍信者的真实姓名、身份，不能冒名顶替。接洽联系的事项要写得简明扼要。必要时要经主管领导过目或在存根上签字，以示慎重负责。重要的介绍信要留有存根或底稿，存根和底稿的内容要同介绍信正文完全一致，并经开介绍信的人认真核对。书写工整，不能随便涂改。

十七、证明信

证明信是证实某种真实情况的字据。其作用在于证明有关人员的身份、经历或有关事情的真实性等，因此，写证明信必须认真负责，实事求是，对被证明的人和事必须确实了解，方可证明。

证明信一般由标题、称谓、正文、结尾、落款和日期几部分组成。（1）标题。第一行正中写证明信或“关于某某的证明”。

（2）开头。开头要写证明信的全称，定格书写，名称后加冒号。（3）正文。另起一行，前空两格起写。需要证明的情况，如证明的是某人的历史问题，应写清人名、时间、地点及所经历的事情；如证明某一件事要写清参与者姓名、身份及其在事件中的地位、作用和事件本身的前因后果等。

（4）结尾。结尾一般写“特此证明”字样。

（5）落款和日期，写证明单位的全称，落款处必须加盖公章才算有效。另起一行在右下方写明年月日。

开证明信要严肃、慎重、负责，不要随便开写证明，更不能弄虚作假，开假证明。

十八、入党申请书

申请入党的同志一般要由本人向党组织正式提交书面申请，向党组织表明自己入党的愿望和决心，使党组织了解自己的信念和要求，—13—

以便于党组织对申请入党者有意识地进行考察、教育和培养。一般来说，入党申请书的基本格式和内容如下：

（1）标题。在第一行的正中写“入党申请书”。

（2）称谓。在标题的下一空行，另行顶格写出接受入党申请书的组织名称，一般写“敬爱的党支部”。

（3）正文：这是入党申请书的主要部分。包括以下三方面内容： 一要谈谈为什么加入中国共产党。也就是自己对党的认识和入党的动机。自己在学习了党章以及有关党的知识之后，对中国共产党是怎么认识的？对我们党的路线、方针、政策是怎么认识的？自己为什么加入中国共产党？在要求入党的问题上自己有些什么思想演变的过程。以上这些方面，主要是讲自己入党的思想基础。

二要比较详细地谈谈自己的历史、家庭主要成员和主要社会关系的情况。在写自己经历时，一般是从七岁起或者从进入小学读书时写起，包括在什么学校读书，在哪个地方，什么单位，做什么工作，担任什么职务，都要写清楚，并且提出每一阶段的证明人。本人年龄、文化程度、职业等项也要写明。所谓家庭主要成员和主要社会关系，是指直系亲属、直接抚养人、兄弟姐妹以及与自己有联系和具有一定影响的其他亲友。要写明自己与他们的关系，他们的政治情况，现在在什么地方，做什么工作等等。

如果自己有政治历史问题或者曾犯过什么错误、受过什么处分都要详详细细地写清楚，在重要情节上应该提出证明人。当然，自己曾经受到过哪些奖励和表扬，获得过哪些光荣称号也不必“谦虚”，应该如实写明，如果自己的家庭成员和主要社会关系中，有的人政治情况比较复杂，或者受过刑事或其他重大的处分，也应该详细写明，不能隐瞒，以便组织上了解。

三要谈谈自己的优点，缺点和今后努力方向。自己可以对照党章中有关党员标准和必须履行的义务的规定，衡量一下自己在哪些方面是符合条件了，在哪些方面自己还做得不够，存在一些什么差距。可以分析一下自己的优点和缺点，并提出今后发扬优点，改正缺点的努力方向。在写这些内容时，应该尽量联系一些具体的事例来写，避免空洞。

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（4）结尾。申请书结尾，一般都用“请党组织在实践中考验我”，或是“请党组织看我的实际行动”作为正文的结束。正文写完之后，写“此致”，再另行一行顶格写“敬礼”。

（5）署名和日期。在结尾下一行的后半行（右下方）写出申请人的姓名和具体申请日期。

写入党申请书应注意的是：要如实反应本人的有关情况不能说假话，不能隐瞒事实真相。写对党的认识和入党动机要接触自己的真实思想，向党交心。切忌脱离自己的真实思想，抄书抄报，寻章摘句，空讲一般化的道理。要尽可能亲自动笔写。文化水平低书写有困难的可以请人代笔，但要向代笔者详细叙述，做到真实表达自己的思想和认识。

十九、入党志愿书

《入党志愿书》是即将被讨论接收入党的人向党组织报告自己的自然情况、表明自己入党志愿的书面材料。它是党支部对申请入党者进行审查的主要依据，其中记载着申请入党人的主要情况和入党的全部审批过程。在上级党组织批准其转为正式党员后，《入党志愿书》就成为党员本人的档案材料。

入党志愿的主要内容如下：

1、对入党的态度。一般第一段要明确写出自己对入党的态度，即“我志愿加入中国共产党”。

2、对党的认识。这部分主要包括：中国共产党的性质是什么？如何认识党的纲领和章程；如何认识党史，尤其是亲身经历过的重大历史事件；比如：对党的十一届三中全会以来的路线、方针、政策的认识和态度；对党的领导集体的感情和认识；特别是学习党的十七大精神，学习邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观对自己思想转变的影响；经党组织的培养教育所发生的思想变化等。

3、入党动机和目的。一般讲，一个人最初的入党动机、目的不是单一的，而是各种因素的综合，往往有个从不端正到端正的过程。但是最终的、也是唯一正确的入党动机只有一个，那就是实现共产主义的社会制度，全心全意为人民服务。通过以上思想演变过程的清理和回顾，总结成长进步经历，提高思想觉悟，明确今后的努力方向。

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4、自己的优缺点。要一分为二地看待自己的优缺点，并逐一作深入的分析，要有发扬优点、克服缺点的决心和措施。

5、入党的决心。填写入党志愿书只是申请人入党必须履行的手续之一，即使在组织上入了党，思想上是否入党还得看入党后的言行。因此，在入党志愿书中还要表明自己有不被接受的思想准备、进一步努力的打算或者入党后的态度或决心等。

写入党志愿应注意的问题：

1、在发展党员常用文书中，入党志愿书是唯一的党组织印发、申请入党人填写的材料。入党志愿有规定的篇幅，应注意字数。

2、入党志愿要在“入党申请书”、“思想汇报”、“自传”等基础上进一步加工、提炼，字斟句酌，应体现与时俱进的原则，有时代特征，切忌机械地抄袭有关内容，要把自己真实的思想写出来。

3、必须用钢笔或水笔书写，不可用涂改液，字迹端正清晰。

4、为了填写准确，建议将《入党志愿书》第 1-3 页复印件，让发展对象先填写草稿。

二十、转正申请

转正申请，是预备党员在预备期满时向党组织提出转为正式党员的书面材料。预备党员在转正申请中，要将自己在预备期间的表现情况如实地向党组织做全面的汇报。

（1）标题：一般为“转正申请书”，居中书写。

（2）称谓：一般为“敬爱的党组织”或“敬爱的党支部”第二行顶格书写。

（3）正文的内容一般包括：①写明自己被批准为中共预备党员的时间及预备期满的时间。延长预备期的党员要写明什么时间被延长的，到什么时间延长期满以及延长预备期的原因，并向党组织请求转为中共正式党员。②在预备期的表现，这是转正申请的主体部分。这部分应写得全面、具体、详细。首先，从总的方面写自己入党后，在党组织的教育下，在提高思想政治觉悟、增强党性锻炼、解决思想入党问题等方面所取得的收获。其次，写明自已以党员标准要求自己，在政治、思想、工作、学习及发挥党员先锋模范作用等方面所取得的进步和成绩。再次，对自己入党时存在的缺点，现在克服改正得如何，还

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存在哪些不足要实事求是地写出来。尤其是延长预备期的要重点说明延长期间的缺点问题改正情况，也要如实写明。③今后的努力方向。应该针对自己的缺点来写，最好要制定出切实可行的具体措施。④如果还有什么情况和问题，在入党时没有向党组织讲明的，或在预备期发生了什么应该向党组织说明的问题，也应写清楚。⑤应向党组织表明愿意接受长期考验的态度。

（4）署名和日期。一般居右书写“申请人姓名”，下一行写上“年月日”。

写转正申请书应注意的问题：

（1）转正申请书要适时写出，交给党组织太早、太晚都不合适，一般在转正到期前一两周为好。

（2）转正申请书不能过分简单、概括，要体现思想进步的连续性。既要与预备期思想相联系，也要与申请入党过程、思想变化相联系，注意思想的深度。

（3）延长预备期后提出转正申请，在写转正申请书前还需要与党组织有关负责人正式谈话，征求意见。

二十一、讲话稿

在参加党内各种会议时，为了更好地表达对会议议题的意见，要在会前把讲话的内容用文字写下来，这就是讲话稿。讲话稿分规范式和灵活式两种。

规范式讲话稿，如党支部的工作报告等，答题有以下内容：（1）标题。揭示讲话中心思想。

（2）开头。首先抬头顶格写报告对象的称呼，然后另起一行对报告的内容作简要概括。

（3）主体。一般写两部分内容：一是形势和工作情况的分析；二是今后的工作任务和要求。

（4）结尾。一般写希望、要求和号召。灵活式讲话稿的主要特点和内容是：

（1）标题灵活。有的直接写成：在××会议上的讲话。下一行居中用小号字写上年月日，再起一行写上讲话人姓名。

（2）开头灵活。开头不拘一格，有多种表达方式：一是开门见山，—17—

提出问题；二是一语道破，揭示主题；三是简要回顾，提出主题；四是作出估价，引出主题。

（3）主体灵活。即围绕讲话的中心思想安排内容结构，展开主体是灵活的。

（4）结尾灵活。这类讲话稿有多种形式的结尾，归纳起来主要有四种：一是作出结论，强调主题；二是明确形势，提出希望；三是饱含激情，鼓舞斗志；四是论明事理，增强信心。

二十二、会议纪要

会议纪要是根据会议的宗旨和所讨论的内容，参照会上所作的会议记录，扼要记述会议情况的一种文体。

（1）会议纪要有两种类型：①以记述会议议程为主，综合反映会议精神。②以整理与会人员的发言要点为主，适当反映会议精神。

（2）会议纪要格式：会议纪要通常由标题、正文、主送、抄送单位构成。

标题有两种情况，一是会议名称加纪要，如《2008年第二次党委办公会议纪要》。二是召开会议的机关加内容加纪要，如《中铁隧道集团1月4日盾构产业化和隧道设备公司设立专题会议纪要》。

（3）会议纪要正文.一般由两部分组成：

①会议概况。主要包括会议时间、地点、名称、主持人、与会人员、基本议程等。

②会议的精神和议定事项。常委会、办公会、日常工作例会的纪要，一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。

（4）会议纪要的三种写法：

根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法： ①集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列

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述。

②分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。

③发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布臵，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。

（5）会议纪要的特点：

①内容的纪实性。会议纪要如实地反映会议内容，它不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。否则，就会失去其内容的客观真实性，违反纪实的要求。

②表达的要点性。会议纪要是依据会议情况综合而成的。撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议成果，而不是叙述会议的过程，切忌记流水帐。

③称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，如“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。

（6）会议纪要与会议记录的区别

会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是：第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。

（7）会议纪要的法律效力

会议纪要是反映某次会议基本情况和精神的纪实性公文，主要具

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有综合性、指导性、备考性等特点。会议纪要不属于正式的行政法规，只有另外正式行文后某些条款才会具有法律效力，正式下发的文件与纪要不一致的以正式文件规定为准。会议纪要一般是一级组织协商某些政策的会议记录，无法上升到法律、法规、规章的高度，不是规范性文件，其效力远远低于法律、法规、规章。特别是有些地方组织为了吸引投资给予优惠政策的会议纪要，不少内容与我国的法律法规相抵触，这些内容会被认定为无效。因此，如果把这些无效的“会议纪要”作为诉讼的依据，相当于没有依据。

写会议纪要应注意：要在综合归纳情况和意见上下功夫。条理要清楚，概括要完整。要善于抓住要领，对于关键性的观点、数据，一定要记原话原意，不能弄错。文字要简炼，用词要精确。要围绕会议的主题精选材料，抓住主要问题表达清楚。内容一定要真实可靠。发会议纪要的目的是要贯彻会议精神，在某种意义上说它类似决议。因此，未经会议决定或者由于讨论中意见分歧，根本没有形成统一意见的，都不要写进去。

二十三、会议记录

会议记录是把会议的基本情况和会上的报告、讨论的问题、发言、决议等内容记录下来的书面材料。

会议记录一般包括两个部分：（1）会议的组织情况：会议名称、次数、时间、地点，会议主持者、出席者、缺席者、列席者、记录者。（2）会议的内容。这是会议记录的主要部分。写会议议题、与会者讨论发言、会议决议等。

记录方法有两种：一种是摘要记录。讨论问题比较简单的会议，可以记会上报告了什么事情，讨论了什么问题，发言的重点、重要内容，通过了什么决议。二是详细记录。讨论问题比较复杂的重要会议，要把每一个人的发言，包括发言中的话都记录下来。对讨论过程中的不同意见，更要有言必录。这两种方法各有特点，哪一种会议采用哪种记录方法合适，要根据会议的性质、目的、要求及讨论的问题来决定。

作会议记录应注意：纪录必须真实准确，符合发言者的原意，决不能任意增减或改变，特别是关键词语不能走样。要记得快，发言要

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点要记得完全，不能漏记、少记。要善于边听发言边分析，判断哪些该记，哪些不该记，该详则详，该简则简。摘要的记录，一般是要在开会时认真记，过后不必整理。详细的记录，不仅在开会时认真记，会后还要加以整理。必要时还应经会议主持人审阅。要有专门的记录簿或选用同规格的记录纸，以便于装订存档。

二十四、会议总结

会议总结是在党支部的重要工作会议上，主持会议的支部负责人对会议进行总结性的讲话。总结讲话的前面常常要有对与会者的称谓，总结的内容一般包括对会议的评价，回答会议上提出的问题，要突出会议的要点，传递贯彻会议精神的意见和要求。

二十五、处分决定

处分决定是党支部根据党章规定，对犯错误党员执行纪律、给与党纪处分所做出的书面决定，是处分党员的正式文件。处分决定的内容包括：

（1）标题。写明党组织对什么人或什么单位所犯何种错误的处分决定。如《关于给予××同志党内警告处分的决定》、《关于开除×××党籍的决定》。

（2）受处分者的简历。包括：姓名、性别、年龄、民族、籍贯、家庭出身、本人成份、文化程度，参加工作及入伍和入党时间，主要工作经历、现在工作单位，党内外职务、级别、军衔等。

（3）错误事实。写清所犯错误发生的时间、地点、主要事实、情节和责任。写错误事实应注意：①写进《党纪处分决定》的错误事实必须经过核实并有确凿证据；有关责任的区分和定性处理依据的主要情节必须写清楚；不作为处分依据和经过调查后已经否定或不能认定的问题，不要写入。对错误事实的表述要准确完整，不能断章取义，不作无根据的推论。②受处分党员犯有几种不同性质的错误，应按情节轻重，分别叙述。涉及诸于国家机密等细节，不必写入。

（4）本人态度。应简要说明犯错误党员是否主动作了交代，对主要错误事实是否承认等。可用概括的又能如实反映实际情况的词句来表达，如“承认错误事实并作了检查”、“退赃彻底”或“不承认错误，不作检查”等，不要笼统地写“态度很好”、“态度很不老实”等。

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（5）定性和处理。要具体分析错误事实及所犯错误的主客观原因，按照党的有关政策规定，准确定性。对难以定性的问题，可用“写实”的办法。根据错误事实、性质、后果、责任和本人认错的态度，按照党纪处分条规和有关政策依据确定处分。从轻、减轻或从重、加重处分的，要说明理由。定性和处理的依据要援引出来。

（6）对集团性案件中应受到党纪处分的党员，根据每个人的具体错误事实和责任，分别写出处分决定。

（7）党组织对他所犯错误的分析和作出的结论、处理意见。包括给予什么处分，支部大会或党委会、纪律检查委员会讨论表决的结果。

（8）犯错误党员对处分决定的意见、签字。（9）署名。写明作出处分决定的党组织名称和日期，并加盖公章。（10）对重大或复杂的案件，处分决定中不能详细叙述具体事实的，应另写一份《×××同志所犯错误的具体事实》附后。

写处分决定时要注意：必须严肃认真，所写的错误事实。必须以调查核实的材料为依据，是什么问题就写什么问题，不要把不是处分依据的问题和思想作风、工作缺点写进去。处分决定和所依据的事实材料必须同本人见面，允许本人说明情况和提出申辩。对错误事实的分析，要恰如其分，不拔高，不粉饰，不缩小，不作无根据的推论，甚至无限上纲。文字要精练、通顺，用词要准确，对主要错误事实、情节、责任、后果等叙述清楚。如果有两个人以上的错误事实，要分先后主次，一一叙述。

二十六、工作要点

工作要点是以书面形式对未来一个时期所要做的工作作出的纲要性部署。工作要点属于粗线条的计划，但内容上针对性更强。它并不反映未来工作部署的全貌，只集中其中最重要的中心部分。工作要点的格式为：

（1）标题。一般包括要点的内容和适用期限两个部分，如“2008年中铁隧道党委组织工作要点”。

（2）正文。开头一般扼要说明拟定工作要点的目的、依据和总的任务要求。之后条文式地列出各项工作的梗概内容，指出为什么做和做什么，提纲挈领地谈工作重点。

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（3）落款。署上拟定单位和日期，若标题中已经写出拟定单位名称，则只需写日期。

二十七、述职报告

述职报告是领导干部个人或领导班子集体陈述一定时期内执行岗位职责的情况而形成的一种书面报告材料。述职报告一般由标题、抬头、正文、落款四部分组成。

（1）标题。述职报告的标题，常见的写法有三种：①文种式标题，只写《述职报告》。②公文式标题，姓名+时限+事由+文种名称。③文章式标题用正题，或正副题配合。

（2）称谓。写呈送的部分、呈送的领导或所属单位的“各位领导、同志们”。

（3）正文。由开头、主体、结尾三部分组成。①开头。开头，又叫引语，一般交代任职的自然情况，包括何时任何职，变动情况及背景；岗位职责和考核期内的目标任务情况及个人认识；对自己工作尽职的整体估价，确定述职范围和基调。这部分要写得简明扼要，给听者一个大体印象。②主体。主体，是述职报告的中心内容，主要写实绩、做法、经验、体会或教训、问题，要强调写好以下几个方面：对上级交办事项的完成情况；对分管工作任务完成的情况；在工作中出了哪些主意，采取了哪些措施，作出哪些决策，解决了哪些实际问题，纠正了哪些偏差，做了哪些实际工作，取得了哪些业绩；个人的思想作风、职业道德等情况。③结尾。写出存在的主要问题，并分析问题产生的原因，提出今后改进的意见和措施。主题和结尾部分，要写得具体、充实、有理有据、条理清楚。由于这两部分内容涉及面广，量多，所以宜分条列项写出。“条”、“项”要注意内在逻辑关系安排好。

（4）落款。述职报告的落款，写上述职人姓名和述职日期或成文日期。署名可放在标题之下，也可以放文尾。

二十八、情况汇报

情况汇报是下级向上级用书面形式反映工作进展情况的一种公文。一般是在一个单位的工作到一定阶段（如季度、年度）时或一项工作结束时向上级写情况汇报。

情况汇报分综合汇报和专题汇报。综合汇报是反映在一定时间内

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全面工作或某几项工作情况汇报。专题汇报是专门反映某一问题或某一项专门工作情况的汇报。

情况汇报的内容，一般要写已经完成了哪些工作任务，有些什么经验和教训，还存在哪些困难和问题，正在采取哪些有效措施，以及下一步工作如何进一步开展等等。

写情况汇报应该注意：要汇报真实情况，一是一，二是二，不夸大成绩，也不掩饰或隐瞒缺点错误，切忌弄虚作假。还要尽可能做到及时汇报。

二十九、复查报告

复查报告是对过去作出处理的案件经过复查后向上级组织写出的报告。

复查报告一般包括以下内容：

1、介绍被复查者的情况。包括姓名、性别、年龄、文化程度、入党年月、受处分时在什么单位担任什么职务，现在工作单位等。

2、复查的起因。写明提出复查的原因，是由于本人申诉，还是组织上发现问题主动进行复查。如果曾经复查过，还要写明前一次复查的意见和结果。

3、原来定案处理的主要情况。包括何时何地是由于何种原因被哪一级组织认定为何种性质的错误，作出何种处分决定，经哪一级组织批准，本人当时对定案和处理的意见等。通过上述情况的叙述，要能反映出当初案件处理过程的概貌。

4、本次复查的过程和结果。这是整个复查报告的关键部分。写通过什么方法以及通过哪些单位哪些证明人复查的，复查的结果如何。如果复查后否定了或部分否定了过去所作的结论，要写明充分的事实根据和理由。要尽可能针对过去定案时的处分依据，详细写明复查过程和结果。

5、复查的结论意见。根据复查结果明确地指出被复查者是什么性质的问题，有没有错误，应不应该受处分或受哪一种处分。还要明确指出原来定案处理结论时全部推翻、彻底平反，还是部分纠正、部分平反。对在受错误处理期间的一些问题也要有明确的处理意见。

写复查报告应注意：要坚持实事求是的原则，如实反映事实真相。

—24—

要对复查报告的内容进行客观的分析和判断。语言要准确无误。复查报告写出后，要按干部管理权限办理必要的审批手续。

三

十、鉴定

鉴定是党组织对党员在一定时期内政治思想、学习、工作等方面的表现所作的书面评价，是党组织正面考察了解党员和干部的一种方式。

鉴定一般分两种类型：

（1）自我鉴定：由做鉴定的同志自己写。要把自己在做鉴定的这段时期内，在贯彻执行党的路线、方针、政策方面，按照党章中对党员的要求，进行衡量和对照，看看哪些方面做得还不够，哪些方面还存在缺点、错误等等，在自我小结和分析的基础上，提出今后的努力方向。写自我鉴定要尽量联系思想、联系实际，文字要简练明确。

（2）组织鉴定：由所在组织写出。主要是根据平时掌握和了解的情况，以组织的名义对做鉴定的同志的优缺点提出看法。

写鉴定时注意：要全面客观，如实地反映一个人的真实面貌，公正地评价一个人的功过。要防止报喜不报忧，只讲优点、少讲或不讲缺点。更要防止借鉴定机会有意整人。组织鉴定一定要同本人见面，允许本人提出自己的看法和意见。鉴定属于档案材料，要归档。

三

十一、思想汇报

申请人党的人或党员为了使党组织更好地了解自己的思想情况，自觉地争取党组织的教育和监督，定期用书面形式向党组织汇报自己的思想，这就是思想汇报。

申请入党的积极分子应该经常或定期向党组织汇报自己的思想状况。已经入党的党员也应经常地向党组织汇报自己的思想情况。

向党组织写思想汇报，主要是写自己的思想情况，当然也要涉及工作和学习，具体内容可根据每人的不同情况而定。如果对党的路线、方针、政策或一个时期的中心任务有什么看法，可以在思想汇报中阐明自己的态度，写清楚自己的认识或自己还存有什么疑虑、理解不清的问题等。如果参加了重要活动或学习了重要文章，可以把所受教育、体会和认识写给党组织。如果遇到个人利益和国家利益、集体利益发生矛盾时，可以把自己有哪些想法，如何对待和处理的情况向党组织

—25—

汇报。如果为了使党组织对自己最近的思想情况有所了解，那就要把自己的思想状况，有了哪些进步，存在什么问题，以及今后的打算等写清楚。如果自己对某一问题思想认识有反复，应将原来和现在的认识及其中的转变过程逐一加以说明。在汇报的最后部分，可写上自己对党组织的请求和希望，如希望党组织加强对自己的培养教育，或请组织上派人同自己谈心，指出自己的努力方向等等。

思想汇报要本着对党忠诚老实的态度，怎么想就怎么说，怎样做的就怎样谈，不得隐瞒和假说。思想汇报的时间一般可以随本人的工作、学习情况而定，如果有重要情况应及时向党组织汇报。思想汇报写好后，可以交给自己的入党培养人，也可以交给本支部的负责同志。

三

十二、决心书

决心书是个人、集体、单位为响应上级号召而表示决心所用的文书。一般都是个人对组织和领导、下级对上级表达决心而用的。

决心书的一般写法：

（1）标题。在第一行正中以稍大的字体写上“决心书”，也可以写明是干什么事情、完成什么任务的决心书。

（2）称呼。在标题下空两行顶格处写接受决心书的组织、机关、团体、单位或领导者的名称，称呼后面加冒号，表示下面的具体内容。

（3）正文。写决心做到的具体事项和具体措施。这是决心书的主要部分，最好分条开列，每条各成一段。

（4）结语。

（5）署名和日期。

写决心书应注意：要从个人或单位的实际情况出发，实事求是，使决心做到的事项切实可行。切忌说大话、假话、空话，不应哗众取宠。要交代具体，写出为什么事情定的决心，从哪些方面做起，做到什么程度，以便于上级指导、检查、督促。措辞要明确，文字要简明，不必做过多的铺张和不必要的解释。

三

十三、调查笔录

调查笔录的一般格式和内容：（1）要有一个明确的标题。一般把调查的主要内容作为标题，如：“关于×××参与赌博情况的调查笔录”。不要不论调查的内容是什么

—26—

都用“调查笔录”这四个字做标题。

（2）开头要写明与调查相关的情况。如调查的时间、地点，调查人、记录人姓名，被调查人姓名、工作单位、职务等。如调查的内容较简单，这些相关情况也可以不写。

（3）正文要将被调查人提供的主要情况准确地记录下来。记录可采取一问一答的方式，也可只记录调查人提供的主要情况。如记录不太清楚，可当场进行整理，整理后的记录必须无误。

（4）应将笔录当场交被调查人审阅(如被调查人因文化低等原因不能审阅，应当场将笔录读给他听)，允许本人修改和更正。本人同意后，应在调查笔录上签上“上述笔录经我审阅，无误”或“上述笔录已读给我听，无误”，并签名盖章(或留指印)，然后请被调查人所在单位在调查笔录上注明被调查人的职务、政治情况等，并加盖公章。最后由调查人、记录人分别在调查笔录上签名并写明调查日期。

做调查笔录应注意以下问题：①调查笔录不要有闻必录，而应紧扣与调查题目有关的内容来写，无关的内容可以不记，以保证调查笔录简明扼要。②调查笔录一定要真实地反映被调查人提供的情况，绝对不能弄虚作假，不能掺入调查人的主观看法和意见，更不允许搞逼、供、信。③调查笔录的措词一定要明确、肯定，不能含含糊糊、模棱两可，不能用“大概”、“可能”、“据分析”之类的词语。调查时如被调查人出现此情况，应及时引导、问明。

5.各种公文的写作格式 篇五

2012年4月12日, 中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》 (中办发[2012]14号) (以下简称“条例”) , 自2012年7月1日起施行。同时明确:1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。该条例明确了党政机关公文的种类、拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作, 为确保党政机关工作需要, 推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化提供了法律保障。

2012年6月29日, 国家质检总局、国家标准化管理委员会联合发布了《中华人民共和国国家标准——党政机关公文格式》 (GB/T9704—2012) (以下简称“新国家标准”) , 代替GB/T 9704—1999, 并且于2012年7月1日正式实施, 进一步整合和完善了党政公文的格式规范。

作者查阅了大量的2012年7月1日以来印发的党政机关公文, 发现部分党政机关在执行国家标准上面不严格, 导致大量的党政公文在格式方面存在很多不规范的地方。

二、党政机关公文常见错误

对照新国家标准, 作者认为, 党政机关公文格式中常见的错误包括:公文用纸幅面尺寸及版面、装订、版头、主体、版记等方面, 现列举及分析如下:

(一) 公文用纸幅面尺寸及版面

1.部分单位党的公文使用的是16开纸。新国家标准实施之前, 党的机关公文 (16开纸) 和行政机关公文 (A4型纸) 用纸有所区别。本次新国家标准对此进行了统一, 明确规定党政公文均使用A4型纸。2.版心尺寸被忽视。党政机关都很注重设置公文用纸的天头 (上白边) 距离 (37 mm±1 mm) 和订口 (左白边) 距离 (28mm±1mm) , 却容易忽视设置其它距离, 否则无法确保版心尺寸 (156mm×225 mm) 符合要求。3.行数和字数不统一。新国家标准规定:公文各要素一般使用3号仿宋字体, 每面排22行, 每行排28个字。由于版心尺寸不符合要求以及行距设置不规范, 导致很多公文每面出现不同行数或每行出现不同字数的现象。

(二) 装订

装订位置随意性大。公文应当左侧装订, 订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处, 允许误差±4mm。可能是由于工作人员在装订公文时不会用尺子来测量70mm的准确位置, 一般都是凭经验和目测来确定, 导致装订位置的不统一。

(三) 版头

版头中的发文字号容易出现错误。发文字号简称文号, 又称公文编号, 是发文机关同年度公文排列的顺序号, 是公文特定的标志。正式公文均应标注发文字号, 它为检索和引用公文提供专指性较强的代号, 为管理和统计公文提供依据。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。序号用阿拉伯数码标识, 年份标全称、用六角括号“[]” (新国家标准实施之前, 党的公文用的是圆括号) , 序号不编虚位 (即1号不编为01号) , 不加“第”字。实际使用中, 还有部分公文在发文字号上面出现圆括号、编虚位等现象。

(四) 主体

1.正文层次序数不一致。国家标准规定, 正文结构层次序数依次可以用“一、”“ (一) ”“1.”“ (1) ”标注, 一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字。实际使用过程中, 有的公文将第三层序号数字写为“1、”, 有的同一文件内同等层次段落的标题体例不统一, 如依次出现“一、”“ (一) ”“1.”之后出现“二、”“2.”, 或者“二、”“ (2) ”等现象。2.附件说明不规范。在正文下空一行左空二字编排“附件”二字, 后标全角冒号和附件名称。如有多个附件, 使用阿拉伯数字标注附件顺序号 (如“附件:1.XXXXX”) ;附件名称后不加标点符号。实际使用中发现, 有的文件有附件, 但没有在正文结尾处说明;有的附件说明与附件的实际排序、标题内容不一致;有的附件写“附”、有的写“附表”;有的附件标识的序号用汉字;有的附件与正文印在同一页, 等不规范的现象。3.成文日期中数字错误多。新国家标准实施之前, 党的机关公文成文日期中的数字使用的是阿拉伯数字, 行政公文使用的汉字。新国家标准规定, 成文日期中的数字统一用阿拉伯数字, 并且将年、月、日标全, 月、日不编虚位, 以避免此前行政公文中将成文日期中的数字标注不一致的现象, 特别是将“○”误写为“零”、“O” (大写的英文字母) 、“o” (小写英文字母) 或阿拉伯数字“0”。但是, 作者分析发现, 部分行政公文没有按照新国家标准执行, 仍然将成文日期中的数字用汉字标注。

(五) 版记

错误标记主题词。主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词词组, 其作用是便于计算机的管理和检索。此前, 规定公文版记中要标注主题词要素, 国务院等有关单位还特别制定了主题词表, 以便参考和选择。新国家标准明确删除了主题词要素。从当前的党政机关公文中发现, 部分单位忽视了调整主题词要素, 仍然习惯性地在版记中予以标注, 属实画蛇添足。

三、原因分析

(一) 执行国家标准不到位

由于新国家标准颁布和实施的时间不长, 部分单位和公文承办人员在思想上未引起足够的重视, 并且没有认识到新国家标准所做出修改内容的重大意义, 依然凭老经验处理, 导致出现一些错误, 使得整个公文的格式出现不规范的现象。

(二) 公文审核签发程序不规范

条例规定, 各级党政机关办公厅 (室) 主管本机关的公文处理工作, 并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。部分单位的内设机构没有按照规定的流程核稿、送签, 而是把要求以上级机关的名义上报、下发的公文直接送上级机关的领导同志审批签发, 由于没有经过文秘环节的把关, 导致格式错误和不规范。

(三) 公文承办人员专业培训不到位

新国家标准的实施, 很多单位都没有组织公文承办人员进行集中学习和培训, 没有意识到本次国家标准将党政机关的公文格式进行了统一, 并且没有学习在适用范围、标准结构、公文装订方面进行的修改, 也没有发现增加了发文机关署名和页码的要素、删除了主题词格式要素等方面的内容, 从而导致公文格式出现不符合新国家标准的现象。

四、建议

(一) 提高认识

各级领导和机关工作人员要加强对公文处理工作重要性的认识, 明确责任, 安排业务精、责任心强的文秘人员专职从事公文的审核工作。加强对文秘人员的培养和使用, 并保持人员的相对稳定。各级领导和相关人员要带头学习公文处理知识并模范遵守, 提高认识, 增强做好公文格式规范化工作的自觉性。

(二) 健全制度

根据国家标准和条例的要求, 制定本单位处理公文的制度。明确从公文的拟稿、审核、签发、编号、校对、印刷等岗位人员的操作规范和职责, 并严格遵守和执行, 确保本单位公文处理工作的规范化、制度化和科学化。

(三) 加强学习

公文处理相关人员要注重理论学习, 特别是加强对国家标准以及条例的学习, 掌握必要的基础知识和专业知识以及公文处理知识。定期进行业务培训和学习交流, 借鉴好的经验和做法, 开展研讨交流活动, 提高综合能力。

(四) 制定模板

根据条例的要求, 结合本单位的实际情况, 按照国家标准提供的不同文种及格式的样式, 制定相应的模板, 以便制作相应公文时选择使用, 减少工作量, 同时减少出现错误的概率, 提高党政机关公文格式的规范化。

参考文献

[1]党政机关公文格式 (国家标准GB/T9704-2012) .

6.商务公文写作格式 篇六

商务公文写作格式

【主办单位】BCG-百乔罗管理咨询有限公司

【收费标准】￥1500/人（包括资料费、午餐及上下午茶点等）

【参加对象】文秘、各级助理、办公室主任、行政人员、各级主管、新提拔的、从专业

人才转型到管理者、进一步想提高写作水平的、晋升到高层管理以及其它

预备管理人员；其它希望培养和增强写作规范和水平的人员； 【报名电话】

闫老师

【温馨提示】本课程可为企业提供上门内训服务，欢迎来电咨询！

课程背景curriculum background 为什么商务公文写作水平有那么大的的差距？为什么领导总是对你做的计划不满意？ 为什么说所谓写你所作，做你所写是职场者的素养的体现？为什么文学功底好却不能写 出好的商务公文？

在科学技术迅猛发展、企业竞争日趋激烈和信息时代高速发展的今天，商务文书已 成为政府机关、企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、传达企业决策中发挥着越 来越重要的作用，公文写作的好坏直接影响企业对外的形象，对内的信息传达的准确度； 商务文书是记录企业运营的信息载体，是企业沟通力、执行力的重要保障因素；高效规 范严谨的商务文书，已经成为现代企业管理水平的标志，同时也是衡量评价员工任职能 力的重要尺度之一，是管理者不可忽视的基本功；因此培养员工提高各类商务文书写作 及对各种商务文书的基本原则、格式、技巧及写作规范，从而把握科学、精准的表达能 力，提高企业的持续竞争力，提高员工个人的职业能力，公文写作值得企业及职业者的 高度重视。

课程目标curriculum objectives 1.学习掌握公文的基础知识、特点和一般格式； 2.掌握常用公文文种的操作规范和写作技巧； 3.熟练掌握运用不同文种达到既有的目的；

百乔罗管理咨询(上海)有限公司

4.了解公文使用中常见的错误； 5.提升学员文字沟通能力；

授课方法Teaching methods.   理论讲授，案例分析

小组讨论，经验分享，头脑风暴 实战演练，游戏

课程大纲curriculum introduction

一、信息收集

◇ 信息管理基本流程

◇ 信息的收集整理

◇ 信息的查实及传递

◇ 信息的储存与保密

◇ 保密意识与保密规则

二、文件资料管理与运用

◇ 文档科学分类标准

◇ 档案管理的规范

◇ 文档的索引设置 ◇ 电子文档的保管

◇ 印章的管理

三、商务公文写作技巧与处理实务

◇ 国家主要公文分类

◇ 公文的基本结构

◇ 助理秘书文字支持应达到的要求

◇ 公文写作规则和应用技巧

◇ 数字的正确使用

◇ 基数词和序数词的正确运用

◇ 模糊词和模态词的正确使用

◇ 不同文种的语言特点

→ 通知

→ 请示

→ 报告

→ 工作总结

百乔罗管理咨询(上海)有限公司

→ 工作计划（周、月、年）

→ 述职报告

◇ 巧用图表，让总结报告更据说服力

◇ SMART原则与SWOT方法

◇ 容易混淆的公文文种

讲师介绍 Teacher Introduction

张译文女士,西安交通大学管理学院（工商管理）&澳洲格林威治大学MBA硕士;曾被授予美国PPT国际职业培训师认证、香港国际管理学院企业高级咨询顾问资格认证、中华企业联合会高级顾问资格认证、国家人事部高级职业指导师，高级人力资源管理师；获深圳杰出企业咨询顾问专家称号；三年海外工作经历，多年担任美国STI（上海）机构、法国Tris科技公司等企业中方区域总监。

曾辅导咨询的企业有、香港康龙实业、三立集团、新力（美资）、招商物流、南油 集团、明道化工、龙泰铸造、罗安金属制造、新源陶瓷、特丽斯科技、三一重工等。

主讲课程：《高级行政文秘职业化训练》、《管理沟通艺术和关系协调》、《外贸 实战操作技巧》、《高级商务公文写作》、《会议绩效管理》、《商务礼仪与宴请技巧》。