特殊载体档案

特殊载体档案（精选7篇）

1.特殊载体档案 篇一

中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》中指出:“第二条高等学校档案 (以下简称高校档案) , 是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。第三条高校档案工作是高等学校重要的基础性工作, 学校应当加强管理, 将之纳入学校整体发展规划。”由此决定了高校档案工作的重要性与档案资源体系的多样性[1]。

高校档案从其载体上划分, 有普通档案和特殊载体档案, 普通档案一般指纸质载体档案, 特殊载体档案通常指除纸质载体以外的其它载体的档案, 如照片、胶片、磁盘、磁带、光盘、软盘及实物。高校常见的特殊载体档案主要有:照片档案、视频档案、声像档案、光盘档案、口述档案、实物档案等。它是高校档案资源体系不可缺或的组成部分。

特殊载体档案是高校档案的一个重要组成部分, 它同样具有原始记录性这一档案的本质属性。它具有客观、形象和真实的特点, 能生动、具体地再现学校教学、科研及各方面工作成果, 真实记录学校各个时期的发展面貌, 具有重要的查证作用和历史参考价值。然而目前, 包括四川建筑职业技术学院在内的许多高校, 对普通档案的收集、整理、保管、利用及数字化建设有了很大的成效, 但是对于特殊载体档案的管理非常薄弱, 如四川建院, 对此基本上没有涉及。因此, 必须进行照片档案、视频档案、声像档案、光盘档案、口述档案、实物档案等特殊载体档案的收集、整理, 加工, 建立各类特殊载体档案数据库, 才能使学院档案馆馆藏资源建设得以完善。由于档案的原始属性、收集归档的及时性、资源建设的全面性、连续性与完整性, 确定了特殊载体档案资源数据库建设的紧迫性与必要性。

2 特殊载体档案资源建设目标与原则

2.1 特殊载体档案资源建设目标

通过对各类特殊载体档案的征集、整理, 加工, 著录, 建立起六个数据库:照片档案数据库;视频档案数据库;声像档案数据库;光盘档案数据库;口述档案数据库;实物档案数据库。

2.2 合法性规范性原则

首先特殊载体档案资源建设, 必须符合国家档案管理相关法律法规;其次, 行为规范, 要有标准可依。如, 中化人民共和国国家标准、国家档案行业标准、本馆根据国家相关标准制定的技术规范及管理实施细则等, 如《四川建筑职业技术学院特殊载体档案管理实施办法》。各种特殊载体的档案严格按照档案行政主管部门及行业主管部门制定的相关业务规范标准进行规范管理, 如, 国家标准:照片档案管理规范 (GB/T 11821-2002代替GBT11821-1989) 、《电子文件归档与管理规范》 (GB/T18894—2002;中华人民共和国档案行业标准:磁性载体档案管理与保护规范DA/T15-1995、档案缩微品保管规范DA/T 21-1999, 确保档案质量。使档案资源建设科学化、标准化、规范化进行。

2.3 主动性开发原则

照片档案、视频档案、声像档案、光盘档案、口述档案、实物档案这些特殊载体档案, 在高校各系部的年度归档中往往被忽视, 兼职档案员不会主动将其移交到档案馆, 这类档案依靠接收是不够的, 主要还是靠征集, 这就需要档案馆主动到系部去收集归档范围的特殊载体档案, 到离退休老同志住所去征集历史照片、实物档案等, 甚至是拍摄照片、录音、录像。

2.4 类型多样性原则

一个重大事件如学院新系的成立, 建院大庆活动, 学院历届党代会的召开, 有影响的教学、科研成果的嘉奖、教学、科研基地的挂牌, 等等, 其过程中产生的档案远远不止传统的纸质档案, 还包括了各种载体的特殊档案, 如实物、照片、视频、光盘等。口述档案在弥补校史档案空白中, 起着重要的作用。

2.5 系统化原则

只有能全面反映学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录, 才是系统化的档案资源, 才能够在若干年后, 真实地还原当时的事件。试想, 几十年甚至上百年后, 过眼云烟, 斯人已去, 靠什么来还原当年的事件, 当然是这些完整准确, 系统化的档案了。

2.6 安全维护原则

特殊载体档案要有特殊的保护环境, 如磁性载体档案要进入防磁柜, 要进行检测和维护, 实物档案需要养护维修等, 要严格执行各类载体的保管条件, 凡不能备份的档案, 都是“孤本”, 一旦人为或自然损毁都是不可挽回的损失。

2.7 效益性原则

在充分调研的基础上, 选择最优化的特殊载体档案资源建设方案, 包括选择最优的工作流程、最科学的技术手段、最规范的整理加工行为和最合理的设施设备等。

3 特殊载体档案资源建设内容

3.1 制定技术规范

为了规范、科学、合理、与时俱进地进行特殊载体档案资源建设, 档案馆要结合本馆实际, 参照国家标准或档案行业标准, 制订出本单位档案馆的特殊载体档案资源建设技术规范或管理办法。如, 《四川建筑职业技术学院特殊载体档案管理实施办法》《四川建筑职业技术学院电子档案管理实施办法》。

3.2 配备必需的设施设备

特殊载体档案资源建设必备的软件、硬件设备是其前提条件。软件主要包括网络、电脑等自动化、网络化的操作系统软件、防毒、杀毒软件、档案管理系统软件、磁性档案检测软件等;必备的硬件主要包括:服务器、工作站、数字化档案存储设备、照片扫描仪器、照相仪器、摄像仪器、打印仪器等。如:自动化网络化信息化管理的档案管理系统服务器、数据库服务器、计算机、磁盘、移动硬盘、平板彩色高速扫描仪, 录音笔、高清数码摄像机、高清数码照相机、彩色打印机等, 保障特殊载体档案资源建设和数据库的正常运行[2]。

3.3 基本内容与流程

特殊载体档案资源建设的内容与主要工作环节有: (1) 照片档案的征收、拍摄制作、修复、翻拍、整理、扫描、加工、录入数据、构建数据库。 (2) 视频档案的征收、摄像制作、检测、整理、加工、录入数据、构建数据库。 (3) 声像档案的征收、检测、整理、加工、录入数据、构建数据库。 (4) 光盘档案的收集、检测、整理、加工、录入数据、构建数据库。 (5) 口述档案的录制、收集、检测、整理、加工、录入数据、构建数据库。 (6) 实物档案的征收、修复、仿品制作、整理、加工、录入数据、构建数据库。

4 特殊载体档案资源建设阶段划分与进度

4.1 第一阶段

调研、设备购置阶段。是特殊载体档案资源建设的前提和基础, 包括特殊载体档案资源建设必须的软件、硬件设施设备的调研和采购, 要落到实处, 按采购程序和规章办事, 根据实际情况确定完成期限。

4.2 第二阶段

调研、征集阶段。是特殊载体档案资源建设的难点, 实地调查研究, 接收、征集、制作照片档案、视频档案、声像档案、光盘档案、口述档案、实物档案等特殊载体档案资源。由于这类档案学院现存的极少, 需要进行大量的调研与征收, 甚至通过拍照 (如基建档案) 、摄影 (如重大活动档案) 、录制 (如口述档案) 来获取档案资源。接收、征集, 是特殊载体资源建设的一个长期、日常性的工作, 根据实际情况确定阶段性的完成期限。

4.3 第三阶段

加工整理阶段。是特殊载体档案资源建设的主要环节和任务。主要是修复 (如破旧的实物档案) 、翻拍 (如模糊的老照片) 、制作赝品 (如需珍藏的实物档案) 以及对磁性载体档案即电子照片、视频档案、声像档案、光盘档案进行检测, 认证其是否达到归档要求。然后归类整理归档。

4.4 第四阶段

构建数据库阶段。从特殊载体档案的分类整理, 录入信息、目录建库, 数据挂接、建立索引、入库验收到检索利用, 各个环节落实到人头, 专人负责, 分工协作, 行为规范, 遵守技术规则, 保证数据的数量与质量符合要求。人头管理, 规定完成的数量、质量与时间。

4.5 第五阶段

数据库数据核查、验收阶段, 是特殊载体档案资源建设的重点和关键。对数据的录入、著录、挂接、关联等进行认真仔细的校对、检查和验收、审核, 层层把关, 对不合格的数据进行修改、补充或重录, 确保纸质档案与数字化档案的一致性、完整性、准确性、关联性、合法性、规范性、安全性。根据实际情况确定完成期限。

4.6 第六阶段

资源建设成果管理、利用阶段, 加强系统化的特殊载体档案的维护和管理, 经验收合格的完整数据及时进行多套备份, 异地保存。确保特殊载体实体和数据的安全、完整和长期可用;特殊载体档案信息资源数据库, 是其资源系统建设的目的, 也是高效利用及档案信息服务的起点。

摘要：特殊载体档案是高校档案的一个重要组成部分, 它具有客观、形象的特点, 能生动、具体地再现学校教学、科研及各方面工作成果, 真实记录学校各个时期的发展面貌, 具有重要的查证作用和历史参考价值。对高校常见的照片档案、视频档案、声像档案、光盘档案、口述档案、实物档案资源建设的必要性、遵循的原则、主要内容, 阶段划分等策略进行了分析研究。

关键词：高校档案,特殊载体档案,资源体系,建设策略,数据库

参考文献

[1]教育部, 国家档案局.高等学校档案管理办法[Z].中华人民共和国教育部令第27号.2008.8.20

2.浅论磁性载体档案的保护 篇二

1 保持适宜的温湿度

不适宜的温湿度是影响磁性载体耐久性的重要因素之一。在相对湿度为45%～90%范围内，随着温度升高，磁性录音带、录像带磁性能下降，在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据读写。不适宜的湿度会加速磁性载体的老化和失效。实验证明，保存磁性文件的理想温度为16℃～20℃，相对湿度为40%±5%。

2 远离外磁场

磁记录材料在记录信息时，靠电生磁的方法使其获得磁场，其磁化状况就会发生变化，就会引起信息的丢失，对已记录了信息的磁介质档案影响很大。当外磁场强度超过50奥斯特时，就有可能将磁性载体上的信息抹掉。

3 科学存放

磁性载体档案在贮存和使用过程中要严防外来磁场的干扰。切忌把磁记录材料放在带有磁场或能产生磁场的物体或设备附近。在建库房时应考虑整体建筑物要有屏蔽外来磁场干扰的能力，磁性载体档案与磁场源之间的距离不少于76毫米。磁性档案最好集中保存，与其他纸质档案分开保管。不得将任何磁性材料及其制品（包括磁化杯、保健磁铁、磁铁图钉等）带入库房；在存有重要的档案库区，应设置测磁设备，以查出隐蔽的磁场。在装具方面要特别注意，经济条件好的档案馆，可相应地购置或制造真正的磁介质档案装具——具有屏蔽作用的防磁柜。磁性档案不宜放在铁质和一般的铁箱、铁盒中，这些铁质档案装具可能被磁化而产生剩磁，因而对磁介质档案具有或多或少的磁化作用。没有真正的防磁装具，磁性档案最好放在木质的档案装具中，装具要加强防腐工作。

4 保持清洁，避免污损磁性载体表面

空气中的尘埃、有害气体，对磁带产生腐蚀作用，致使带基变质、磁粉脱落。存放磁性档案的库房要远离化学实验室、工矿企业、减少有害气体对档案的影响；档案库房周围要进行绿化，起到净化空气、减少灰尘和有害气体的作用；库房内要保持清洁，库房门窗可以全面封闭，将灰尘控制在门窗外侧，这是防尘的必要措施。在保管利用中，手上的油、汗渍也能被带体吸收，操作时应戴上棉线手套操作；不要使磁性载体接触不清洁表面，如地面、桌面等。磁带中的黏合剂、带机中内含的增塑剂、填料和补充剂等有机物均是霉菌生长的良好营养物质，在同样的环境中，霉菌在磁性载体上比在纸张上容易生长，生长时菌丝更繁茂。在软磁盘保存环境中也要防止酸雾、尘埃、沙粒及其有害气体的侵入，否则会造成磁介质发霉分解，使磁头与磁间距加大，划伤盘面，造成数据丢失。

5 防光和防火

日光直接照射可以使磁带磁盘基体老化变脆，从而影响其寿命。光线不仅能以热的形式加剧磁分子的热运动，破坏磁记录档案材料强度，如软化记录磁层、加速带基的形变，而且光中紫外线对各种录像带信号均有破坏作用，其中绿色变化最为明显，变化率最大。因此，磁介质档案在使用和保存过程中，应避免阳光直接照射。库房的照度以不超过50勒克司为宜。

保存磁性载体档案的装具和库房应使用耐火材料，库内及附近严禁有易燃物品；库房内应严禁明火；库房中应配备二氧化碳灭火器等灭火设备；库房物品如纸张、木材、洗涤液等应尽量少放，并且应摆放整齐，不能有路障；对重要档案应专柜存放。

6 利用中的保护

磁性档案在使用过程中应注意安全和保护。利用磁带前应检查磁带卷绕情况，检查所用机器状况，并掌握机器的使用方法，使用前应将磁带按正常速度全程进带、倒带各两次。在利用过程中，要改变磁带运行方向或速度时，应先停止走带，再作改换处理。对于一些珍贵、重要的原始磁带档案，为了长期保存，不应直接用于阅读和复制。

软磁盘用完后应立即插入纸套内并放回专用盒中，严禁折弯盘片，使用时不能触摸磁盘裸露表面，以免留下指纹污染磁介质层，导致数据存储出错。在软盘上书写标签时应使用软笔，标签最好是先写再贴，不能用回形针、夹子或橡皮筋夹捆软磁盘，以免损坏变形。对于长霉的软磁盘绝对禁止使用，以防损伤磁头。在软磁盘运行过程中不要随意弹出，切不可在软驱动指示灯亮时从软驱动中取走软盘。取出前不要关闭电源，关闭电源系统前，务必将软盘取走。

3.特殊载体档案 篇三

浅论职业卫生档案工作人员责任意识的特殊性

职业卫生档案是职业卫生技术服务机构和用人单位实施职业病防治活动的重要凭据.职业卫生工作体现了高度的专业性和强制性,决定了职业卫生档案工作人员责任意识具有三方面的特殊性.一是生命健康责任意识,二是法律责任意识,三是社会责任意识.认识并重视这种特殊性,对于职业卫生档案工作有条不紊的.科学开展与提供利用,提高职业卫生工作能力与水平,促进劳动者身体健康、经济发展和社会和谐方面,具有重要的意义.

作 者：迟耸立 作者单位：山东省高密市疾病预防控制中心,山东,高密,261500刊 名：黑龙江史志英文刊名：HEILONGJIANG SHIZHI年，卷(期)：“”(7)分类号：G27关键词：职业卫生档案 档案工作人员 责任意识 特殊性

4.新型载体档案的保管方法 篇四

一、胶片影像档案

(一)照片档案。一般的照片档案都由底片、照片以及说明这三个部分组成。其中底片的机械强度比较高,有相对稳定的几何尺寸,但是它的制作材料属于化学感光材料,很容易起化学反应,然后自我毁灭;它还属于一种胶质的材料,也很容易发生变质或者起火熔化的情况,所以要想保护它不受损坏,保管的条件也就相对较高。在保管的时候,一般都要配备一套空调设备,以对它的温度进行控制,同时采取有效的防潮措施,可以在保管空间内放置吸湿剂等。对于底片的保管温度一般都要控制在13° C到15° C之间,湿度应控制在35% 到45% 之间,并将底片放在底片盒或者底片册等保护器具内。

(二)缩微片。保管缩微片的环境中不能含有有害的气体,温度和湿度也要适宜。最常使用的缩微片就是银盐胶片,它的最佳保护环境中不能含有二氧化硫以及硫化氢等一些酸性的砌体,这样能防止缩微片出现图像失真、霉变、乳层脱落以及粘连等现象;并将其放在符合条件的环境或者保管的器具中。为了防止它与外界的空气有所接触,一般都选用密封效果好的容器存放,并在容器盖的接口处封上胶带,存放容器的高度还要在地面1.5 米以上,这样能避免容器浸水或者潮湿;对于一些不常用的胶片应该站立摆放,这样能防止它被挤压出现破损的情况。

二、磁性影像档案

我们所说的磁性影像主要包括录像带、磁带、影带等。

(一)防止机械振动和磁场。磁性的载体主要在外来的磁场作用下,使磁性涂层中的剩余磁性发生磁化或者消磁的情况,这样使信噪比有所降低或者信号缺失,对磁性影像中的档案信息造成破坏,读出的效果也受到影响。而且强烈的震动也会对磁性载体中的磁分子造成排列次序上的破坏,使磁性减弱,影响记录的信号。所以,在对磁性影响进行保护的时候,要注意外磁场的破坏和影响,应该远离磁性强的磁场,最好把磁性载体放在抗磁性的金属盒或者框架内部进行保管;如果有长期不用的档案,就进行定期的绕动,以防磁带出现生霉、粘连的现象,并将录制孔打开,防止操作不当对信息造成破坏。

(二)防止温度和湿度的变化。磁盘和磁带的基础支持体是聚酯底基,如果在温度太高或者太低的环境下,聚酯地基就很容易受到影响发生变形,而且它容易吸引尘埃和产生静电,导致磁带发生卷曲、伸长后不容易恢复等一些缺点,会严重影响信息的读取。而且磁粉中含有的磁性氧化物还很容易受到外磁场的影响出现消磁等情况,所以在保存磁带的时候一定要控制好温度和湿度的变化,其中温度要控制在15°C到17°C之间,湿度要控制在40%到60%之间,温度的上下浮动不超过3℃,湿度的上下浮动不超过5%。

(三)防止灰尘内部的有害物质。霉菌孢子很容易在灰尘中衍生,并以灰尘为载体快速繁殖,这对磁带载体会带来严重的损坏,造成档案信息丢失。磁性新载体很容易受到灰尘中化学成分的降解和腐蚀等化学反应,是磁带载体中的信息丢失。在保管磁带载体的时候一定要注意防止灰尘,采取有效的防尘方法。

三、激光视盘影像

对光盘进行保管的时候,还要特别注意预防它受热、受挤压表型、划伤以及老化等现象的发生,要将其放在相应的保护盒中保存,在使用的时候还不要用手去碰触光盘上的数据面,将数据面朝上摆放,在用完光盘后要及时放入保护盒中。

(一)温度和湿度的影响。如果光盘所处的环境空间温度太高货值太低,都会使光盘的介质材料发增不同程度的变形和弯曲,这样会影响光盘的信息读取,合理的存放温度是在14℃到24℃之间,而湿度应该在45% 到60% 之间最合适。

(二)灰尘的影响。这种载体的档案与磁性载体的档案一样,都会受到灰尘的影响,灰尘中含有的化学成分在发生化学反应之后能够降解和腐蚀光盘,使光盘内的信息都丢失;同时,灰尘中还含有霉菌孢子,这也会影响到光盘载体,造成数据全部丢失。所以,在保管光盘档案的时候要采取有效的防尘措施,在光盘上包裹一层保护膜,这样就不能使灰尘沾染在光盘上。

(三)设备、技术软件对光盘档案的影响。光盘有很多优点,储存容量比较大、检索速率大,还能在网上进行传递,是档案部门主要应用的档案载体;但是,也使档案信息对软件和设备有较大的依赖性,而且还随着载体设备的变化而发生异样,使信息不能顺利读取,这是主要的缺点。

四、计算机打印影像

研究人员在对计算机打印影像加速老化的实验基础上,对计算机激光、色带、喷墨打印的黑自影像进行了耐水、耐高温、耐光、耐氧化剂、耐有机溶液、耐酸、耐碱、耐磨察八项指标综合评价后得出的结论是,激光打印的黑自影像除了耐高温、耐磨察指标稍低外,其余指标都优于色带、喷墨打印的黑自影像。

结束语

对于新型载体档案的合理保管,是现在人们应该重视的问题,面对不同的载体,要采用不同的保管方法,以防止档案信息出现丢失或者不利于读写的情况。

摘要：由于新型载体的材料各不相同,所以相应的保管条件和方法也不一样,如果有保管不当的情况发生,就会导致档案信息丢失或者使用的寿命更短,在对其进行保管的过程中,要根据新载体的自身特点寻找有效的保管方法。本文分析了新型载体档案保管的方法,以供借鉴。

关键词：新型载体,档案,保管

参考文献

[1]熊威.新型载体档案的保管及措施.华章,2014(9).

5.论档案载体的变革及保护 篇五

一、档案载体变革的原因

1.档案载体的第一次变革是中国造纸术发明和传播的结果。东汉元兴元年(105)蔡伦改进了造纸术,他用树皮、麻头、敝布、渔网等原料,经过挫、捣、抄、烘等工艺制造出质量较高的纤维纸,是现代纸的前身。这种纸,原料容易找到,又很便宜,质量也提高了,逐渐被普遍使用。我国在纸张发明后的很长一段时间内,各种载体的档案仍同时使用。直到东晋安帝时(404),太尉桓玄下令说:“古无纸,故用简。今诸用简者,皆以页纸代之。”纸才成为国家文书的正式书写材料,纸质档案也才逐渐普及起来。它的产生及优越性,使其代替了以往的载体,使档案载体趋向统一,即纸质化。纸张的出现促使公文载体实现了根本性的变革,给文书档案工作带来了深远影响。

2. 档案载体的第二次变革,是现代技术应用于档案领域的结果。新型载体档案出现的最早标志是:1826年世界第一张照片—— 《在Le Gras的窗外景色》的出现。新型档案载体的概念很广,主要包括照相底片、照片、缩微片、磁带、软磁盘、光盘等等。档案载体的第二次变革使档案载体多元化,但并未完全取代纸质档案。

二、档案载体变革产生的影响

档案是人类历史发展的见证,从产生那天起,就与记录手段及记录载体紧密相连。档案载体经历了从甲骨、木竹、玉片、青铜、石器、缣帛、纸张等传统载体到声像、光、电、磁技术载体等新式载体的历程,档案载体的变革对档案事业有着重大的影响。

1. 对档案自身的影响档案载体的变革是由社会生产力发展所引起的,但本身也是档案载体不断完善,以适应社会发展的一个过程。在纸张出现以前,多种载体的档案交叉并存,纸张出现以后,之前的档案载体都逐步退出了档案事业的历史舞台,档案载体趋于统一,由于书写、记录、保存方便,成本低廉,特别是印刷术出现和改进后,纸质档案的数量明显增加。由于新型材料的发明和使用,使新型档案载体不断出现,打破了纸质档案一统天下的局面,突出表现是档案类型的大大丰富。但由于新型载体存储的安全性、稳定性问题, 以及纸质档案的原始记录特性决定了纸质档案不能完全被取代。

2. 对档案保管机构及其保管条件的影响档案载体的两次变革都对档案保管机构和保管条件提出了更高的要求。纸质档案的出现,使档案的数量急剧膨胀,并且推动了档案机构类型的进一步丰富。随着档案的增多,档案保管机构也相应增加。档案机构的发展不仅表现为数量的增加和类型的丰富,还表现为规模不断扩大,馆藏种类的增多。但是纸张较之原来的载体较脆弱,对保管条件的要求提高,对温度、湿度、光照等条件也有一定的要求。例如其保管温度为14℃—16℃,湿度为45%—60%,须尽量避免阳光的直射,还要注意防虫、防火、防霉、防尘等。

新型档案的出现对档案馆产生了深远的影响。一方面,档案馆的存在形式和职能受到了有力的冲击,最突出的表现是电子文件的归档,突破了纸质档案的实体归档,并产生了全新意义上的“逻辑归档”,导致了未来档案馆可能会以虚拟的方式存在;另一方面,新型档案虽然没有导致档案馆数量的增加,但对保管条件却提出了严格的要求,它们对于温度、湿度、光照、振动、磁场、尘埃等都十分敏感。

3.对档案利用的影响。在纸的产生和被普遍使用以前,人们对档案的利用可以说是微乎其微的,一般形成在统治阶级的政务文书活动中,利用它们的人可能只有当时的档案管理人员。例如孔子,他就是利用了鲁国史官所记的档案纂写了《春秋》。再如司马迁,他是汉太史令,掌天文历史,他之所以能撰写《史记》,这与他一生管理档案分不开。这种对档案利用的结果与档案载体不能普及使用有很大的关系。然而,在纸的产生与被普遍利用以后,尤其在印刷术产生和改进后,文书档案的复制容易了,很多可以被人们传阅利用了。新型档案的出现丰富了档案的利用方式,但其提供利用方式也具有特殊性,必须使用专门的设备将其还原成具有直观可读性的信息。

4.对档案工作人员及档案学理论的影响。纸质档案出现以前, 档案多是与图书和其他珍贵物品保存在一起的。纸张档案出现以后,出现了专门的档案保管机构,也有了专职的档案工作人员。新型档案的出现对档案人员的素质提出了更高的要求,他们不仅要掌握档案专业知识,而且还要掌握计算机技术、缩微技术、复印技术及现代化通讯技术等。纸质档案的出现和大幅度增长推动了档案学理论的萌芽和发展,档案机构猛增,档案人员专业化,进而促进档案理论的发展,并推动了档案学的诞生。而新型档案对现有的档案学理论提出挑战,要求档案理论进行不断变革和完善。新型档案尤其是电子文件对传统的档案学理论提出了一系列的挑战,比如档案的定义是否需要重新界定、来源是否依然用于电子文件管理、传统的档案鉴定理论能够适用于电子文件的鉴定等。

三、不同档案载体的保护

1.纸质档案的保护。此类档案应实行以防为主、防治结合的保管原则。一是在环境条件方面,对库房的温湿度进行控制,根据国家档案局颁布的《档案馆温湿度管理暂行规定》,档案库房的温湿度标准为:温度为14℃—24℃,相对湿度为45%—60%,在规定范围内温湿度昼夜波动幅度要求为:温度为±2℃,相对湿度为±5%;二是去酸与杀虫,去酸是指档案纸张在生产和保管过程中含有很多H+,用碱性化学物质去除H+,以提高纸张的PH值,减少H+ 催化纤维素水解反应的能力。在杀虫方面有物理杀虫和化学杀虫,物理杀虫主要是低温冷冻杀虫、微波杀虫、远红外线辐照杀虫、气调杀虫等,化学杀虫是使用化学药剂杀虫,主要有磷化铝、溴甲烷、环氧乙烷、硫酰氟等, 用于档案害虫防治的化学杀虫剂要求高效、广谱、低毒、 低残留、残效期长且对档案制成材料无明显不良影响。

2.照片档案的保护。照片是一种涂敷了化学感光物质的纸基材料,照片档案上的信息是由化学元素构成的,这些化学元素不稳定, 在一定的环境下容易氧化、分解,使照片褪色。因此,照片档案对保存的条件要求较高,对温度、湿度、酸度比较敏感。对照片档案的保护要注意防潮,使用防霉剂,抑制霉菌生长,调整库内环境的PH值,防止酸性过高,温度在14℃—24℃,相对湿度在40%——60%, 库房门窗应密封良好,采用机械通风时应加防尘罩,竖放保存,经常翻看,防止粘连,必要时做好翻拍和数字转换工作。

3.缩微胶片的保护。缩微技术是一种技术成熟的现代化信息处理技术,缩微胶片的使用改变了过去传统管理方法,提高了档案的管理水平,提高了经济效益。缩微胶片具有存储密度大,技术成熟, 稳定性高,记录效果好,寿命长,适用范围广,易于还原拷贝等多种优点。缩微胶片应该远离有害气体源,密闭保存,按片基的特性分类保存,银一明胶片、微泡片、重氮片等不同类型的胶片不能同室存放,彩色片和银一明胶片原则上也不能一同存放。醋酸片基胶片可以按生成年代分开保管,以避免因出现老化对新胶片造成感染。在使用中避免污染和刮伤,不要使用手直接触及药膜,只能拿胶片边缘,连续阅读不能超过规定时间,避免因过热而发脆变形。

4.磁带、录像带的保护。磁带、录像带一种用于记录声音、图像、数字或其他信号的载有磁层的带状材料,是产量最大和用途最广的一种磁记录材料。通常是在塑料薄膜带基(支持体)上涂覆一层颗粒状磁性材料(如针状 γ-Fe2O3磁粉或金属磁粉)或蒸发沉积上一层磁性氧化物或合金薄膜而成。其保存应放在原盒内,竖放保存,防止挤压造成物理损伤,远离磁场源,对于长期不使用的磁带要定期绕动,防止粘连,对利用频率较高的要进行复制或转化为DVD。

5.软磁盘的保护。软盘是PC机中最早使用的可移介质。软盘的读写是通过软盘驱动器完成的。使用时不可触摸软盘盘面,用软铅笔书写标记,不可在软盘上压重物,不能放在阳光下直接曝晒,远离有机溶剂,操作时必须保证环境清洁,保存软盘时应垂直立放在纸质盘盒或适当的盘架内,不要水平重叠放置。软盘容量小、单位容量成本高、速度慢且可靠性差。现已逐渐被淘汰。

6.光盘的保护。光盘以光信息作为存储物的载体,用来存储数据的一种物品。分不可擦写光盘和可擦写光盘。光盘放置应尽量避免落上灰尘并远离磁场。取用时以手捏光盘的边缘和中心为宜,光盘在闲置时严禁用利器接触光盘,以免划伤。光盘在存放时因厚度较薄、强度较低,在叠放时以10张之内为宜,若被弄脏可用干净棉布蘸上专用清洁剂由光盘的中心向外边缘轻揉。

由于现在科技的发展,新档案载体和技术在档案保护中不断被应用,不同的载体在保护技术上差异很大,要加强进档案保护技术的研究,最大限度地延长档案载体的寿命,促进档案事业的发展。

摘要：在档案发展史上,档案载体经历了两次大的变革,即纸张的出现和新型档案载体的出现,档案载体的变革,对档案事业有着深远的影响,同时,不同的档案载体对档案保护技术也有着重大的影响。

关键词：档案载体,变革,保护技术

参考文献

[1]王琦.魏晋南北朝时期纸张的应用及其文档工作[D].辽宁大学历史学院,2012.

[2]刘云艳.档案载体的变革对档案管理工作的影响[J]云南档案,2000(3).

6.特殊载体档案 篇六

一、新型载体档案的种类

(一) 音像档案。音像档案是以声音、图像方式记录知识及各种信息并有一定保存价值的载体。1.声音档案是以音响方式记录知识及各种信息, 并有一定保存价值的载体, 又称录音档案。声音档案按载体材料可分为唱片档案和磁性录音档案。2.图像档案是以图像方式记录知识信息并有一定保存价值的档案。它们可分为录像档案和照片档案。录像档案可分为磁性和非磁性录像档案两种。照片档案按摄影目的和表现方式, 可划分为记录照片档案和艺术照片档案两类。

(二) 机读档案。机读档案是指机读文件中有保存价值者, 机读文件也称为信息化文件、数据化文件、自动数据处理文件。

二、新型载体档案的保护

新型载体档案因其载体制成材料各异、化学稳定程度不同, 在保管过程中应针对其特点, 尽量按类别做到分库保存统一管理。新型载体档案按介质有其不同的保护方法。现介绍几种一般保护技术。

(一) 照片。照片档案的保存应着重防止霉菌的生成。可调节档案室内环境的PH值, 添加必要的防霉剂。

(二) 照片底片。底片是一种化学感光材料, 应配备空调设备控制温度并给予附加的防潮措施, 如放置中性吸湿剂。

(三) 缩微片。常选用密封较好的金属容器存放并把盖子处用胶带密封。不同种类的胶片应分开保管以避免产生化学反应等。

(四) 磁带。磁带的保护应注意避免灰尘的侵蚀。远离磁性物体防止磁带消磁。

(五) 软磁盘。软磁盘需防磁、防折、防潮。

(六) 光盘。光盘的保护应着重预防划伤预防受热、受挤压变形和老化。保存中要放在保护套或盒中立放。

(七) 半导体 (芯片) 。比一般介质具有较强的抗震动、潮湿性能。但其储存量较小。

三、新型载体档案的重要作用

新型载体档案是一类储存介质和记录方式都很特殊的档案资料, 它具有传统档案无法替代的作用, 具体表现在两方面。

(一) 历史作用。新型载体档案涉及学校的各个方面、各个环节、各项活动, 时间跨度大、空间范围广。它在内容上形像地记载着历史、告示未来。给了我们一个直观了解学校的方法。它综合地反映了一个学校的历史全貌。

(二) 印证补充作用。它不受文字的限制, 具有直观性、真实性和生动性。能够和传统档案在内容上互相印证, 形式上互相补充, 具有不可替代的作用。

四、新型载体档案的收集管理

学校新型载体档案分布范围广、收集面大。对于分散保存在各部门和个人手中的新型载体档案要及时归档收集。对于像音像档案类的新型载体档案, 有的档案形成者不舍得归档, 担心归档后使用不便, 还有的人员把属于学校的音像档案视为个人财产, 这都极大地影响了新型载体档案的收集管理工作, 作为档案管理者要切实分析原因, 搞好档案管理工作。

(一) 要明确收集范围。对本校党群类活动形成的新型载体档案, 如党代会、职工大会、工会活动、团委活动等要收集;行政类的人事、审计、总务、对外来往活动要收集;教学类的科研、实验室建设、招生、教学评比、出版物要收集;基本建设类的基建工程、校园风光要收集, 等等。

(二) 要加强宣传。提高对新型载体档案的归档意识。作为档案管理人员要加强对归档工作意义、作用的认识, 尽职尽责地做好档案的收集和管理工作。采取多种有效措施和途径, 提高师生的归档意识。目前, 学校师生对新型载体档案的认识比较薄弱, 他们不了解归档的范围和要求。作为档案管理人员要加大宣传, 使他们了解档案工作在学校中的重要性, 使档案的收集工作得到师生的大力支持。

(三) 要制定和完善规章制度。学校现有的归档制度不够完善, 操作性不强。因此, 必须对档案的归档制度制定细则, 规定归档时间、归档范围、归档要求、保管要求。同时, 将归档工作纳入人员的岗位职责和年度工作考核目标中, 从制度上保证归档工作的顺利完成。

(四) 要开展多种形式的收集工作。由于新型载体档案形成的特殊性, 学校档案部门应采取多种措施和方式开展档案的收集管理。首先, 要重视日常收集工作。因为新型载体档案在日常工作中产生的量大, 而且时间、地点较为松散, 如果平时不注意收集, 就很容易造成丢失损坏。为避免这一点, 可将各科室岗位职责中加入收集新型载体档案这一条。由工作人员及时保存日常工作中产生的新型载体档案, 标明时间和简要说明, 年底一并交回档案部门。其次, 要进行专题收集。对学校重大活动产生的新型载休档案要及时收集, 科学分类。统一编号后, 按不同的主题分类分开保存并进行系统编目。要在案卷上标明卷号、时间、题目等。

随着时代的进步, 档案工作也面临着机遇与挑战。档案工作只有顺应时代潮流, 在改革创新中前进, 才能更好地为学校建设服务。

参考文献

[1]刘家真.档案管理务实[M].中国广播电视出版社, 2004.

7.加强医疗机构特殊档案的管理 篇七

1 特殊载体档案管理存在的问题

1.1 管理制度不健全, 格局混乱

当前, 医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责。在医院管理工作中, 涉及档案管理的制度、职责较少, 而且多以文书档案的管理制度为主, 缺乏对特殊载体档案的管理制度。也缺少相关的检查考核措施, 没有将档案管理纳入目标责任制考核范畴。由于历史的原因和医院行业管理的要求, 综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案等, 而x线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像档案、音像档案和部分实物档案等分属各个业务部门管理, 在一个单位内形成多部门管理档案的格局, 五花八门, 互不统一。

1.2 档案意识不强, 保管条件差

特殊载体档案有特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档, 通常应配备空调设备控制温度并给予附加的防潮措施如放置中性吸湿剂。缩微片保管环境需有适宜的温湿度, 且不含硫化氢、二氧化硫等酸性气体以防缩微品发生粘连、霉变、发脆、变硬、图象失真和乳胶层脱落等变质损坏现象。磁带的保护应注意避免灰尘的侵蚀要远离磁性物体防止磁带消磁。对于长期存放不用的磁带, 要定期绕动, 防止磁带粘连与生霉。光盘的保护应着重预防划伤预防受热、受挤压变形和老化。但由于其数据密度比磁盘也大许多倍, 要求定位准确度更高尤其数据光盘一旦划伤或变形将可能导致整张盘的数据无法读出等。有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案, 虽管理不规范, 但当档案部门去收集时, 往往不愿交。究其原因, 主要是档案意识不强, 对特殊载体档案管理缺乏重视。特殊载体档案的保管条件比纸质档案要求更严格, 很多单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存, 不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色, 底片粘连变质, 磁带受损等, 不利于声像档案的长久保存和利用。

1.3 收集渠道不畅

现在, 多数医院的特殊载体档案散存在个人或科室内部, 没有集中统一管理。开展各种活动的图片资料, 各种新技术新项目的影像资料, 各种学术会议的的声像资料, 各种检查的X胶片、病理切片、实物标本等原始资料或交给病人自己携带, 或分别由临床、医技等相关业务科室保存, 给资料收集和查阅带来一定困难。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存, 难以及时完整归档统一管理, 致使医院中心档案室特殊档案资料不齐全, 给档案工作的规范管理带来极大的困难。

2 关于对存在问题的对策和建议

2.1 领导重视是搞好特殊载体档案管理工作的基础

各级领导特别是单位主要领导要以科学发展观为指导, 进一步增强档案意识, 要把档案管理纳入重要议事日程, 作为加强医院管理工作的重要内容来抓, 将档案建设与医院总体建设同步规划、同步发展。利用专题会议、讲座、刊板、宣传栏和张贴宣传图片等形式, 大力宣传档案工作, 在全院营造良好的舆论氛围, 进一步强化广大干部职工树立正确的档案观, 端正人们对档案工作的态度, 进而引起关注, 获得大家支持。

2.2 加强制度建设是搞好特殊载体档案工作的保证

从长久保护和利用考虑, 特殊载体档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前特殊档案保存条件普遍不符合上述要求, 短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际, 创造条件, 力求妥善保管是当务之急。[2]首先, 按照“谁制作谁负责”的原则, 在工作项目结束后1个月内, 按照归档范围、归档数量和归档质量要求, 将所得到的特殊载体档案进行挑选、编写文字说明, 并向档案部门移交, 实行集中统一管理。同时档案管理部门应及时做好特殊载体档案的规范整理工作, 完善说明, 编制目录。同时要做好两套以上备份, 确保档案安全。特殊载体档案要独立成卷, 使用声像柜或密闭铁柜单独存放;其次要严格控制库房温湿度, 远离光线、磁场等保护措施, 尽量延长档案的寿命。规范化和标准化是档案工作考核的重要指标, 建立科学的档案管理体系, 健全档案管理的规章制度, 是档案管理的关键。医院要把上级的有关规定、标准, 作为工作的依据, 根据档案目标管理的需要, 结合各自的实际情况, 制定出适应医院工作的《特殊载体档案管理实施细则》, 进一步完善特殊载体档案管理的归档、保管、利用、鉴定、销毁、保密及库房管理等制度, 使工作的各个环节有章可循, 使得档案工作更趋规范化和标准化。同时, 要制定相应的考核制度, 各部门要严格把关, 责任到人, 将档案工作纳入科室目标责任制管理中, 要求相关科室负责人要抓好归档资料的收集、整理, 进一步促进档案管理的规范化。医院有关部门要加大对声像档案的监督指导力度, 并把其作为档案目标管理的重点内容。对问题较多、基础薄弱的部门, 要加大指导监督力度, 不留死角。

2.3 加强人才培养是提升特殊载体档案管理工作的关键

档案工作是一项涉及多学科综合性的工作, 且实践性很强, 它点多面广, 档案人员必须具有广博的知识和娴熟的技术。档案人员的业务素质是履行职责的知识水平和技术实践能力, 要全面加强对档案人员、摄录人员的有关专业知识和技能的培训, 为形成好、保管好特殊载体档案奠定良好的基础。随着科学技术的进步, 现代医学研究和治疗技术与生物科学及核物理学等多学科进行结合, 应用于临床实践, 这就要求档案从业人员充分掌握档案保护技术, 认真学习物理、化学、生物、信息等方面的知识, 只有掌握了这方面的知识, 才知道制成档案的物质材料 (胶片、切片、标本、光盘等) 的性能及阳光、空气、温度、湿度、水火、尘埃及微生物等自然因素对它的影响, 在保护中也就能作出相应的防护措施。通过专业培训、进修学习等渠道, 使档案管理人员不断拓宽知识面、优化知识结构、抓好知识更新, 解决不符合档案事业科学发展的思想观念, 以适应现代技术发展的需要。同时要大力引进档案管理专业的中高级人才, 重视档案管理的人才梯队建设, 进一步适应现代档案管理的要求, 为提高特殊档案的管理水平, 为人民群众提供及时、准确的档案服务, 促进医院的科学发展打下良好的基础。S

摘要：随着现代医学科技的高速发展, 档案载体发生了重要变化, 形成了传统纸质载体与特殊载体档案 (录音、录像、胶片、切片、光盘) 等多元化的新型档案。本文就医院如何加强特殊档案的管理工作, 进行了论述。

关键词：特殊档案,管理,传统与特殊载体

参考文献

[1]袁国华.对几种特殊载体档案的保管[J].新上海档案, 2005 (11) :15-16.