写学校公文的格式

2024-07-13

写学校公文的格式（精选9篇）

1.写学校公文的格式篇一

阜阳师范学院公文格式

2012-01-04

一、纸型、纸质

学校公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），纸质定量为60 g/m2～80g/m2的胶版印刷纸和复印纸。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

二、眉首

（一）秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

秘密等级是标识公文保密程度的一种标志，密级分为“绝密”、“机密”和“秘密”。

（二）紧急程度

如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

紧急程度是对公文送达时限的要求，分为“特急”、“急件”。

（三）发文单位标识

由发文单位全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文单位全称或规范化简称。联合行文时应使用主办单位名称在前，“文件”二字置于发文单位名称右侧，上下居中排布；如联合行文单位过多，保证公文首页显示正文。

发文单位标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。

（四）发文字号

发文字号由发文单位代字、年份和序号组成。发文单位标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

（五）签发人

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋字体，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

三、主体

（一）公文标题

红色反线下空2行，用2号华文中宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（二）主送单位

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。如主送单位名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送单位名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

（三）公文正文

主送单位名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

结构层次序数，第一层为“

一、”；第二层为“

（一）”；第三层为“1．”；第四层为“（1）”。

（四）附件

公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如:“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

（五）成文时间

用汉字将年、月、日标全；要注意“0”、“零”与 “○”的区别，“二○一○年” 不能写成“二0一0年” 和“二零一零年”。

（六）发文印章

单一单位制发的公文在落款处不署发文单位的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办单位印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文单位名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办单位印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

（七）特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

四、版记

（一）主题词

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。

主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。一份文件最多标注5个主题词；先标类别词，再标类属词；标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形成的词。如: 《转发教育部等部门关于2011年治理教育乱收费规范教育收费工作的实施意见的通知》，先标类别词“教育”，再标类属词“收费”，最后标上“通知”。

（二）抄送单位

公文如有抄送，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送单位间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。如主送单位移至主题词之下，标识方法同抄送单位。

（三）印发单位和印发时间

位于抄送单位之下（无抄送单位在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发单位左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

（四）版记中的反线

版记中各要素之下均加条一条反线，宽度同版心。

（五）页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

五、排版规格及印制装订

（一）排版规格

正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号黑体字，副标题可用3号楷体字。一般行距28磅,或每面排22行，每行排28个字。为避免最后一页只是几行占一页的现象，可适当收缩行距，使文件成为几张整页,但收缩行距不宜小于20磅。

（二）页面设置

上白边:3.7cm±0.1cm；左白边2.8cm±0.1cm。

（三）印刷

双面印刷；上下左右居中对齐，无特殊需要，版面图文的颜色均为黑色，均匀清晰。

（四）装订

一律左侧装订。钉离左侧边沿1/4处，钉垂直。

0.5cm，2个钉在上下各

2.写学校公文的格式篇二

一、公文格式存在的问题

(一) 发文字号不正确。58份公文中, 有38份发文字号不正确, 占65.5%。发文字号不正确, 主要表现在两个方面:一是发文年度所用括号不正确。不少单位用了中括号“[]”, 而正确的应该是六角括号“[]”, 这个问题比较普遍。二是所用字体不正确。有的用的是仿宋字, 有的则用的是黑体字, 而正确的应该是3号宋体字。

(二) 份号、秘密等级标注不正确。一是机密级以上公文应该标注份号, 用6位数, 但有2份机密文件没有标注份号。二是秘密等级的标注, 应该用黑体字, 两个字中间应当空一个字位, 如“秘密”“机密”等, 但有的没有空位。

(三) 正文中的结构层次序数使用不正确。按照规定, 结构层次序数, 第一层为“一”, 第二层为“ (一) ”, 第三层为“1”, 第四层为“ (1) ”。但有6份文件中对层次序数使用比较乱。

(四) 误用“此通知”、“此报告”。在公文中现已不再标注“此通知”、“此报告”、“此请示”, 但有9份公文中有此类标注。

(五) 署名不正确、不美观。一是署名不正确。如有的文件署名为“××总队第××支队司令部”。正确的应为“中国人民武装警察部队×××总队第××支队司令部”。二是不美观, 署名字号、位置不规范。

(六) 文尾栏的位置、内容不正确。主要有4个方面的问题。一是位置不正确。文尾栏应在整个公文的最后, 也就是说, 如果一份公文没有附件, 文尾栏在署名的后面;如果一份公文有附件, 文尾栏就要在所有附件的最后。但有19份公文的文尾栏未在“文尾”的位置。二是抄送机关标注不正确。还有的公文标注为“抄报”、“抄”等样式, 应统一为“抄送:”。而有一份公文已署名“各支队”为主送机关, 但在抄送栏中却再次注记“送:各支队”。三是承办单位标注不正确。承办单位一般直接进行标注, 如“司令部办公室”, 但有的公文中还是标注:“承办单位:司令部办公室” (这种标注一般只是需要联系办理的公文中才使用) 。四是印发时间标注不正确。有1份公文中印发日期署的是汉字“二〇一〇年二月二十三日”, 应该是“2010年2月23日印发”;还有的标注“×年×月×日印”应为“印发”。

(七) 格式不够统一。主要有5个方面:一是发文机关代字不统一。警务部门承办, 以司令部为发文机关的公文, 有的用的是“司警字”, 有的用的是“司务字”。二是发文顺序号不统一。有的用的是三位数, 不够三位数时用“0”在前面补齐, 如“第007号”, 而有的则用实数如“第7号”;有的单位同一个发文机关下发的文件不是统一编号, 而是承办部门各自编号, 如出现了“司务字第001号”, 又出现了“司训字第001号”。编号应由保密室统一编号, 师 (支队) 、司、政、后分别统一编号, 而不应由业务部门自行编号。三是“签发”“已阅”不统一。有的公文“签发”“已阅”用的是红色字, 有的是黑色字;有的一位领导只注“签发”, 也有的既“签发”又“已阅”。四是印章位置不统一。如使用全称“中国人人民民××××××××部部队队××××××总总队队第第××××支支队队””, , 有有的的印印章章盖盖在在““××××××总总队队第第××××支支队队””的的中中央央, , 有有的的盖盖在在整整个个署署名名的的中中央央。。五五是是页页码码标标注注不不统统一一。。有有的的标标注注““11””““22””页页码码, , 有有的的标标注注““第第11页页””““第第22页页””;;有有的的标标注注在在底底端端左左侧侧、、右右侧侧, , 也也有有的的标标注注在在底底端端中中央央。。

(八) 存有错情。文字和标点符号明显使用不当, 比如某支队的名称, 前面用的是用阿拉伯数字, 后面又换成了汉字;“煽动”误用了“煸动”。等等。

二、存在上述问题的原因

在和各单位有关职能部门的同志座谈时, 大家感到, 公文格式方面存在的问题, 究其原因, 既有客观方面的因素, 也有主观努力的不足, 比较突出的有以下几个方面。

(一) 对部分内容缺乏明确的规定。大家都感到, 各级对公文格式是比较重视的, 也都注重经常检查、经常统一, 但由于军委办公厅和总部下发的公文处理条例、规定相对比较原则, 对一些具体内容没有明确的规范, 往往是一个领导一种说法, 一个文件一个样式。

(二) 对有关规定学习不及时、不深入。上级关于公文处理方面的文件, 当时发至团级单位, 现在各单位已经很难找到这份文件的原版, 只能从有些书上查找, 而一些书籍在转载时, 对有些规范特别是示例部分, 已经不如文件本身那么规范。机关业务学习计划中, 多数单位没有安排公文规范方面的内容。公文规范还没有作为机关干部入门的必学内容, 不少刚调进机关的干部, 进入机关后没有把公文作为基础课和必修课。

(三) 部分机关干部办文不细心, 职能部门把关不严格。

由于工作较多, 事务较忙, 从领导者来看, 对公文只是原则性讲得多, 具体抓得少;从职能部门看, 主动研究、积极管理少。从具体承办者来讲, 主要是办事马虎, 粗心大意, 使一些不该出现的问题屡禁不止。

三、应采取的对策

机关公文是反映机关素质的一个窗口, 也是机关履行职能、发挥作用的一个非常重要的辅助手段, 具有上传下达、组织指挥、宣传教育、依据凭证等多种作用, 也具有鲜明的政治性和政策性、严格的准确性和时效性、很强的机密性和格式的规范性等显著特点。重视规范机关公文格式, 提高机关公文质量是各级领导的一贯要求, 也是培养机关良好作风的有效途径, 更是每一名机关干部必须掌握的基本常识, 必须具备的基本素质。因此, 一定要从思想上切实引起高度重视。针对机关公文格式存在的问题, 当前各级机关应该采取以下几个方面的措施:

(一) 要加强对公文处理规范的系统学习。只有认真学习基本规范, 才能掌握基本规范, 正确进行公文处理。要把公文处理规范作为机关干部的必修课, 及时组织新调入机关的同志学习。要作为业务学习的重要内容, 系统地进行计划安排。只要是机关干部, 无论平时接触公文的多少, 都应该加强对公文处理规范的学习, 掌握基本要求。

(二) 要积极发挥职能作用。一是积极协调。就是要经常地、积极主动地向领导提出建议, 组织安排机关对公文知识进行学习, 组织机关公文检查, 组织机关公文讲评, 不断提高领导对机关公文的重视程度, 及时解决机关公文中存在的倾向性问题。二是严格把关。文件综合管理部门要对所属人员呈送的公文严格进行把关。特别是对一些工作中本来就比较粗, 对公文掌握不够精通的干部, 更要注重加大检查力度, 保证自己签批的公文不出问题;职能部门, 要对所属单位制发的公文严格把关, 坚决控制不合格公文的发送。三是加强检查。就是要经常地、积极主动地对本单位的公文质量情况进行检查, 及时对存在的问题进行通报, 进行规范。四是解疑答难。就是要认真负责地、客观正确地对所属单位、人员提出的关于公文方面的问题做出准确的回答。五是示范表率。作为司令部的干部, 作为职能部门的同志, 应该在公文处理上给其他机关、给一般干部做出表率。要带头学习研究公文常识, 力求成为公文通;要带头认真细致地对待和处理每一份公文, 力求承办的公文标准规范;要带头树立严谨细致的工作作风, 作好普通干部的示范。

3.公文意见的格式篇三

一、意见的概念

意见，是上级机关或主管部门针对当前即将进行的主要工作和亟待解决的重大问题，提出原则性的要求和具体的处理办法，并直接发至下级机关或转发到有关部门遵照执行的一种公文。

二、意见的种类

直发性意见

指可以直接下发的意见。通常是上级机关对下属机关的工作提出要求和规定时使用的意见。

请批性意见

指行文单位把对自己主管的工作提出的指导性意见先呈报给执行单位共同的上级机关，再有上级机关转批给有关单位执行的意见。

建议性意见

指下级机关对重大问题提出建议，要求上级机关予以批转的一种上行公文。

指导性意见

指用于上级机关或有关主管部门阐述和说明开展某项工作的基本思想、原则、要求，并对工作提出原则性指导意见的一种公文。

规划性意见

指用于上级机关或业务主管部门制定开展某项工作的`部署、要求、安排、具体措施，并带有工作计划特点的一种公文。

三、意见的写作格式

标题

意见的标题，揭示全文的中心思想和行文的目的，具有固定的格式。一般由“发文机关+事由+文种”组成。

主送机关

直接下发的意见，要标注主送机关。如果主送机关已标注在批转通知中，不再标注主送机关。

开头

意见的开头，主要写明发布意见的背景、根据、目的、意义等内容。篇幅根据具体情况可长可短，最后以“现提出以下意见”、“特制定本实施意见”等语句承上启下、引入正文。

主体

这部分是意见的主要内容，要把对重要问题的见解和处理办法一一写明。如果是规划性意见，内容繁多，可列出小标题作为各大层次的标志，小标题下再分条表述;如果是内容较单纯集中的工作意见，主体部分直接列条即可，不必再设小标题。

结尾

篇幅较长的意见通常以提出号召、希望、督查要求为结尾。局部性意见大多没有专设的结尾，而是自然结束正文。

落款

落款即署名和标注成文日期。直发性意见，一般都在文后署名和标注成文日期;转发性意见，通常不在文后落款，而将发文机关名置于标题之下。

四、范文示例

关于分离企业自办中小学校的意见

市人民政府：

为了减轻企业负担，分离企业办社会职能，加快国有企业建立现代企业制度步伐，根据国家经贸委等xx部委《关于若干城市分离企业办社会职能分流富余人员的意见》(x经贸企〔xxxx〕xx号和省政府《关于国有企业深化改革优化结构若干问题的通知》(x政发〔xxxx〕xx号)等有关文件精神，对一次性分离市属工业企业自办中小学校的有关问题，提出如下意见：

一、从企业分离出来的中小学校按属地办学的原则，移交给当地区、市政府，由教育部门归口管理。原学校按中小学校名称审批管理权限的有关规定予以更名。

二、学校现占用的资产(包括学校用地、用房、仪器、教学设施、车辆等)实行整体无偿划拨。移交资产的数额以xxxx年底清产核资数或各项资产账面数为准，经国有资产管理部门审核界定后办理资产划拨、变更手续。学校债务由企业承担。校办工厂不随学校划拨，全部留给企业。如校办工厂占用学校资产的，无偿倒出留给学校。教职员工(含离退休人员)在企业的住房原产权关系不变，使用调配权归当地政府。住房制度改革中，出售住房的资金归企业所有。

三、学校教职员工(含离退休人员)按xxxx年xx月末实际在册人员成建制移交给当地政府。如本人自愿，企业同意，也可以一次性留在企业。

四、学校从企业分离后，教职员工(含离退休人员)的工资按当地同类学校工资标准进行套改。原企业工资经核定后高于套改工资部分作为保留津贴发放，每年按xx%的幅度扣减，第xx年到位，如在此期间退休，未扣减完部分不再保留。企业拖欠教职员工(含离退休人员)的工资、医疗费等，在学校分离时一次性付清。

五、学校由企业移交给当地政府后，教育经费xx年内由市财政负担二分之一，余下部分由市教委、当地财政和企业各负担三分之一。具体经费数额，第xx年(xxxx年)由市财政征求市区两级教委、市经委和当地财政意见后，按xx市中小学校平均教育经费预算水平核定，后xx年每年按xx%的比例递增。xx年以后，以第xx年(xxxx年)实际拨付的教育经费为基数，基数内当地财政承担的数额不变，其他部分由市财政划入当地财政支出基数;新增部分由当地财政负担。

为了减轻当地财政负担，对尚未达到“普九”标准的学校，企业应在移交时给予适当的资金支持。

学校分离后，xx区教育费附加的分配比例，按实际增加的学生数由市财政重新核定。xx区、xx店市企业的教育费附加，由当地政府直接收缴。

六、分离企业办学校工作要在市政府的领导下，有组织地进行。为了加强这项工作的领导，市政府成立分离企业办学工作领导小组，由xx副市长任组长，市体改委、教委、经委为副组长单位，市财政局、国资局、人事局、编委办、劳动局及有关区、市政府为成员单位。领导小组办公室设在市体改委。企业所在地成立由当地政府主要领导牵头，企业及有关部门参加的交接小组，具体负责企业自办学校的分离和交接工作。

七、分离企业办学校是一项难度大、涉及面广、政策性强的工作，市有关部门和当地政府要从搞好国有经济的大局出发，积极配合企业，抓紧做好这项工作。本意见未尽事宜和在分离过程中遇到的各种问题，可通过协商的办法加以解决。分离过程中要做到不减少教育投入，不影响学生就学，不降低教学质量，以保持分离学校的平稳过渡。

以上意见如无不当，请批转各单位贯彻执行。

xx市经济体制改革委员会

xx市教育委员会

xx市编制委员会办公室

4.常用公文的书写格式篇四

函的写作格式

函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。

公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期、函告的事项、结语等。

①标题

一般由发文机关、事由、文种或者事由、文种组成。一般发函为《关于**（事由）的函》；复函为《关于**（答复事项）的复函》。

②正文

一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：“务希研究承复”，敬请大力支持为盼“等。

函的写作范例

四川省电力工业局关于

在宝珠寺水电站库区进行开发有关意见的函

广元市人民政府:

宝珠寺水电站于1996年10月开始蓄水,1996年年底首台机组投产发电,水库已基本形成。据了解,目前库区有关部门正积极筹划在宝珠寺水电站库区发展旅游业和养殖业。为保障水库和大坝的安全运行,现将我局有关意见函告如下。

一、宝珠寺水电站是由国家开发银行贷款,四川省电力工业局负责还贷建设的重点水电工程。

四川省电力工业局既是宝珠寺水电站工程的业主,又是工程主管部门。按照国家有关基本建设”谁投资,谁受益“,的原则,四川省电力工业局拥有宝珠寺水电站工程(包括水库)的管理权和开发权,宝珠寺水电厂直接受四川省电力工业局领导,是宝珠寺水电站工程管理和开发的直接主体。尽管如此,为支持库区移民发展生产,根据《四川省大型水电工程建设征地补偿和移民安置办法》第三十条”大型电站形成后的水面和消落区,在服从工程管理机构的统一指挥、管理、调度和保证工程安全的前提下,由当地县级以上人民政府统筹组织移民优先开发利用“和水利电力部颁发的《水利水电工程管理条例》第二十三条”开展综合经营事业,应由工程管理单位统一规划。可由工程管理单位自营,也可以与有关单位签订经济合同,进行协作或联合经营,应注意有关社队利益,搞好团结和生产“的精神,我局原则同意当地县级以上人民政府统筹组织库区移民对宝珠寺水电站库区进行适当开发,但任何开发活动必须服从宝珠寺水电厂的统一规划,并与宝珠寺水电厂签订有关经济、安全、责任方面的协议。

二、根据国务院颁发的《水库大坝安全管理条例》第十条”兴建大坝时,建设单位应当按照批准的设计,提请县级以上人民政府依照国家规定划定管理和保护范围“的规定,宝珠寺水电站应划定管理和保护范围。但宝珠寺水电站首台机组刚投产,大坝未全部建成,大坝管理和保护范围尚未划定,依照批准设计和国家有关规定,大坝上游3-5公里,以及整个库区征地线以下,属大坝管理和保护范围。

根据《水库大坝安全管理条例》第十七条”在大坝管理和保护范围内修建码头、鱼塘的,须经大坝主管部门批准“和《水利水电工程管理条例》第十一条”确有必要在水利水电工程保护范围内进行建设等活动,应征得水利电力主管机关的同意“的规定,任何单位在宝珠寺水电站大坝管理和保护范围内进行开发活动,必须经四川省电力局批准后方可实施,未经我局批准擅自在大坝保护和管理范围内搞开发,都是违反国务院规定的。

三、凡是在水库以内的任何开发和经营活动,必须服从宝珠寺水电厂对水库的统一运用调度,不得影响水库的安全运行。库区的利用应在服从电厂的统一规划的前提下统筹规划,有计划、有组织地进行。

行政机关公文的行文及行政机关公文的教学中，如何表述行政机关公文文种、类型及行文体式，是一个值得探讨的问题。经常看到文秘杂志有关《批转和转发不是公文文种》等类似争论不休的一些文章。如《秘书理论与实践》中金常德《批转和转发不是公文文种》一文称：“《秘书学原理及实务》一书，编者却把批转和转发都视为独立的公文文种，实为舛误。”那么，笔者要问：“批转和转发不是公文文种”又是什么？反过来，“批转和转发”又是公文文种里的什么？其实，这都是对行政机关公文文种及内容的表述不清造成的误解。

其对行政机关公文文种及内容的表述不清的原因在哪里？笔者认为，就是对行政机关公文文种的定义的理解不够全面。纵观13种行政机关公文文种的定义，都是从文种的性质及范围来铨释的。所谓“性质”，即表明了这个文种可用来做什么的本质特征。所谓“范围”，表明了这个文种对上对下、对人对事的所属性。从定义的内容来看，并不是把一个文种都只写成一种公文体式。也就是说，公文文种定“种”，文种定义内容定“类”，也就是“种”与“类”之争。

我们分别看看13个行政机关公文文种，每“种”公文按定义所述的内容的性质及范围，可分别分为多少类？

(一)命令(令)：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

根据“命令(令)” 定义的内容，可分为公布行政法规的命令、公布行政规章的命令、宣布施行重大强制性行政措施的命令、有关单位的嘉奖令、有关人员的嘉奖令等5类，行文至少就应写成5种公文体式。公布行政法规，由于行政法规包括：条例、规定、办法、细则等文种，那么，公布行政法规命令，也应包括公布条例、规定、办法、细则等4种体式的命令来行文。可见，命令(令）可分为 9种公文体式来行文。

如1：公布行政法规的命令，如：国务院令第499号，公布《中华人民共和国行政复议法实施条例》；2005年5月11日国务院第89次常务会议通过 2005年5月19日中华人民共和国国务院令第435号，公布《国务院实施＜中华人民共和国民族区域自治法＞若干规定》；国务院令第384号，公布《海关关衔标志式样和佩带办法》；国务院令第306号，公布《中华人民共和国专利法实施细则》等。根据《中华人民共和国宪法》的规定，只有中华人民共和国主席、国务院总理、国务院各部部长、各委员会主任以及县以上各级地方人民政府才可以依据法律规定的权限发布命令，其他任何单位和个人均不得发布命令。

如2：公布行政规章命令。行政规章是指国务院各部、委和省、自治区、直辖市以及省、自治区人民政府所在地的市和国务院批准的较大的市的人民政府为了管理国家行政事务所制定的法律规范性文件。行政规章除规定、办法兼用作规章文种外，其他规章文种有章程、细则、制度、规则、规程、守则、准则等文种。那么，公布行政规章的命令，也应包括公布规定、办法、章程、细则、制度、规则、准则、通则等8个文种对命令体式来行文。如：2006年12月28日，郑州市政府以第156号令公布的《郑州市嵩山古建筑群保护管理规定》；中华人民共和国教育部令第21号公布的《普通高等学校学生管理规定》；中华人民共和国交通部令（2005年第2号）公布的《港口工程竣工验收办法》；1990年8月24日国家技术监督局第7号令发布《全国专业标准化技术委员会章程》；2006年12月13日，郑州市政府以第153号令公布的《郑州市城市园林绿化建设管理条例实施细则》；1959年6月25日, 国务院发布《关于统一计量制度的命令》；中华人民共和国交通部令（2005年第1号）公布的《中华人民共和国内河船舶船员适任考试发证规则》； 1992年3月18日中华人民共和国国务院令第95号公布《企业会计准则》；1992年11月16日国务院批准 1992年11月30日财政部令第5号公布《企业财务通则》。

如3：宣布施行重大强制性行政措施的命令。如国务院、中央军委联合行文的《国务院,中央军委2005年冬季征兵命令》。

如4：嘉奖令。有关单位的嘉奖令，如驻马店市人民政府驻政〔2007〕13号《关于对平舆县成功创建国家卫生县城的嘉奖令》、有关人员的嘉奖令，如2007-11-3 10《国务院对胜利粉碎劫机事件的民航杨继海机组的嘉奖令》。

(二)决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

根据“决定”定义的内容，可分为重要事项的决定、重大行动做出安排的决定、奖励的决定、惩治的决定、变更下级机关的决定、撤销下级机关不适当的决定事项的决定等6类来行文。依次如：1995年12月28日通过的《全国人民代表大会常务委员会关于召开第八届全国人民代表大会第四次会议的决定》、《中共中央国务院关于反腐败斗争近期抓好几项工作的决定》、国发〔2008〕2号《国务院关于2007国家科学技术奖励的决定》、国发〔1996〕4号《国务院关于坚决打击骗取出口退税、严厉惩治金融和财税领域违法乱纪行为的决定》、2006-1-19广东省《深圳市人民政府关于食品生产加工环节卫生监管机关变更的决定》、2007《厦门市人民政府关于废止、宣布失效、修改部分市政府规章的决定》。

(三)公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

根据”公告“定义的内容，可分为宣布重要事项的公告、宣布法定事项的公告2类行文。如：《旬阳县人民政府机关搬迁公告》、07-10-26 19:23:09发布的《和静县第十五届人大一次会议选举结果公告》。

(四)通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

根据”通告“定义的内容，可分为公布社会各有关方面应当的遵守的事项的通告、公布社会各有关方面应当周知的事项的通告等2类行文。如：《××市人民政府关于坚持清理非法占道经营的通告》、《广州市公安局关于洛溪大桥交通管理规定的通告》。

(五)通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

根据”通知“定义的内容，可分为批转下级机关公文的通知、转发上级机关公文的通知、转发不相隶属机关的公文的通知、传达要求下级机关办理事项的通知、需要有关单位周知的事项通知、需要有关单位执行的事项通知、任职通知、免职通知等8类来行文。依次如：2005年《国务院批转证监会关于提高上市公司质量意见的通知》、厦经普办〔2005〕4号，《关于转发＜关于公布实施福建省第一次全国经济普查简易执法程序若干规定（试行）的通知＞的通知》、《国务院办公厅转发国家工商局、公安部、中国人民银行＜关于严厉打击传销和变相传销等非法经营活动意见＞的通知》、《民政部办公厅＜关于进一步做好民政系统安全工作的紧急通知＞的通知》、《劳动人事部关于设立”劳动保护科学技术进步奖“ 的通知》、浙政办发〔2007〕38号，浙江省政府办公厅《关于开展规章和行政规范性文件清理工作的通知》、吉政干任〔2005〕72号吉林省人民政府《关于王刚任职的通知》、2007年4月28日临澧县临人常发[2007] 05 号《关于郑大知同志的免职通知》。有时许多人任免同时进行，行文时可为合为”任免通知“，如人劳公字[2007]155号《关于翁笑冰等6名同志职务任免的通知》。

(六)通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

根据”通报“定义的内容，可分为表彰先进的通报、批评错误的通报、传达重要精神的通报、传达重要情况的通报等4类来行文。依次如：山西省水利厅晋水办[2003]620号《关于表彰2003全省水利宣传先进单位和政务信息先进单位的通报》、国务院办公厅《关于××省××市××县擅自停课组织中小学生参加迎送活动的通报》、辽宁本溪市政府召开紧急会议《传达鸡西”9.30“特大事故通报》、中央五部委《经济责任审计情况通报》。

(七)议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

根据”通报“定义的内容，可分为向同级人民代表大会提请审议事项的议案、向人民代表大会常务委员会提请审议事项的议案等2类来行文。如：武汉市人大常委会主任会议关于提请审议《武汉市人民代表大会代表议案和建议工作条例(草案)》的议案、根据委员长会议的建议,即将进行的常委会会议将审议《国务院关于提请审议中国银行业监督管理委员会行使原由中国人民银行行使的监督管理职权的议案》。

(八)报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

根据”报告“定义的内容，可分为汇报工作的报告、反映情况的报告、答复上级机关的询问的报告等3种类型来行文。如：黑龙江省人民政府办公厅《黑龙江省人民政府关于灾后住房重建工作意见的报告》、转发广东省人大常委会关于批准省人民政府《关于大力扶持山区文化建设抓紧改变山区群众文化生活贫乏落后状况议案的办理情况报告》、××市人民政府答复××省人民政府《关于××河水质污染状况的报告》。

(九)请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

根据”请示“定义的内容，可分为请求指示的请示、请求批准的请示等2种类型来行文。如：深圳市委、市人民政府向广东省人民政府《深圳市委、市人民政府关于清查处理深圳经济特区范围内私人建房情况的请示》、津市公安局向天津市政府《关于放宽出入境及在津落户条件广泛吸引国内外科技人才来我市工作的请示》。

(十)批复：适用于答复下级机关的请示事项。

根据”批复“定义的内容，可分为答复下级机关的请示事项的批复等1种类型来行文。如：国务院《国务院关于宁波市城市总体规划的批复》

(十一)意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

根据”意见“定义的内容，可分为对重要问题提出见解的意见、对重要问题提出处理办法的意见等2种类型来行文。如：2008年《中共成都市委、成都市人民政府关于促进进城务工农村劳动者向城镇居民转变的意见》、2007-3-5广东省惠州市人民政府《惠州市人民政府关于贯彻落实广东省森林林木林地权属争议调解处理办法的意见》。

(十二)函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

根据”函“定义的内容，可分为商洽工作的函、询问的函、答复问题的函、请求批准的函、答复审批事项的函等5种类型来行文。如：《陕西省政府关于报送清理公款购买商业保险工作函》、××市文化局×文函〔2003〕54号《关于询问元宵节文化大集筹备情况的函》、《关于对市人大三届三次会议第146号建议的答复函》、罗府函〔2007〕13号《关于请求批准成立罗定肉桂地理标志产品保护申报办公室的函》、苏环函〔2008〕102号给铜山县人民政府《关于暂缓铜山县辖区内建设项目环评审批的函》。

(十三)会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

根据”会议纪要“定义的内容，可分为用于记载会议情况的会议纪要、用于传达会议情况的会议纪要、用于议定事项会议纪要等3种类型来行文。如：东莞市人民政府办公室〔2007〕60号《市政府工作会议纪要》、《、××省计划生育领导小组第×次全体成员会议纪要》、2006年1月1日至29日，重庆市政府《关于元旦、春节期间全市安全生产工作督查有关问题的会议纪要》。

从上所述可以看出以下一些问题：

一、行政机关公文13个文种，含有55个以上类型的行文体式。其中，每个类可以成为一种公文体式。个别的类型，还可形成多种体式。

二、文种虽然是法定的“种”，其文种定义的内容包含着“类”，这些类往往被人们所忽视，也就是争论不休的根本原因。对各类的表述，可以具体，可以抽象，也可简捷。如：《国务院批转证监会关于提高上市公司质量意见的通知》是具体称呼的表述，“批转下级机关公文的通知” 是抽象的表述，“批转通知” 是简捷的表述。有时对简捷的“批转通知”可加一个“性”字，如“批转性通知”，这是因为文种定义是按“性质”来铨释的。这不同形式的表述是因使用的情况而定的，但“类”后应冠“文种”名称。

三、文种各“类”是写作的具体体式（格式）。各类具体体式含有“文种”的共性，也有着每“类”个性，在表述中不能笼统而言。如“批转性通知”有“批示性”，写作中含有批语，如“同意”、“原则同意”、“很好”、“很重要”等批示性语言，其它类型的通知不一定有这一特性。又如“转发性通知”在执行过程中有着“不定性”。他得视行文者的要求和受文单位的实际情况而定，是“遵照执行”或“参照执行”，或受文单位没有必要执行。而其它类型的通知不一定有这一特性。

对“类”的拟文，应是文秘人员及教授公文的教师把握的主体内容。因此，在熟之其“种”之后，更要熟知其“类”，包括这“类”的行文对象，所属范围，文体的特点，格式及每个环节应安排拟写的内容等等。

四、行政机关公文的范围要明确，它包括国家主席、国务院、省、市、县、镇、乡等政府机关必须遵循其规范使用。但机关部门的专用文书不在此列。如公、检、法，财税等专用文书，那是机关部门专门的规定文书。也不包括企、事业单位使用的文书，企、事业单位是借用行政机关文书的某些文种行文和其它文书的文种来行文。也不包括中国共产党机关文书的文种和中国人民解放军机关文书的文种，那是因为他们的公文也有专门的规定。因此，行政机关公文中不能混用其它有关公文的文件及类型来拟文和举例等。

五、行政机关公文是一种规范性强的公文，不能把某些公文与行政机关公文相同文种的事务文书等同于行政机关公文。如部门开会写个通知、有事写个报告、请示等等，又不按行政机关公文运转，也不按行文规范各个环节的格式撰文，都应视为行政机关内的事务文书，不能表述为行政机关公文。

以上意见,特此函告。感谢贵府及其它各级地方政府对电力部门的工作给予大力支持和帮助。

关于鄂穗两地携手联合打捞”中山舰“的函

湖北省人民政府：

现沉于长江金口赤矾山江底的”中山舰“，是中国现代革命史上的重要历史文物，尽快将其打捞、修复和陈列展览，是海内外同胞的共同心声。

”中山舰“是重要的革命历史文物。该舰192喀年参加”保卫大武汉会战“时被日军炸沉。尽快打捞”中山舰“，使其重展英姿，是一件深得海内外同胞和两岸有识之士拥戴的义举。这对于充实完善中国现代革命史文物，并重现其历史价值，加强爱国主义教育和革命传统教育，增强整个中华民族的凝聚力和向心力，改善两岸关系，促进台湾回归祖国大业的早日实现，都具有重要的意义和作用。

由于”中山舰“在广州的时间长达21年，且围绕”中山舰“的几次主要历史事件都发生在广州。因此，”中山舰“是把广州建设成为中国现代革命史教育基地，向广州、全国乃至海内外同胞进行爱国主义教育和革命传统教育不可缺少的文物。近几年采，广东省、广州市人大、政协、民革，黄埔军校同学会中的不少代表、委员、成员，各界有关专家学者、人民群众，以及港澳台同胞、海外华侨、华人，纷纷向广州市政府采电来函．希望广州市政府主动与贵省联系章一起尽快组织打捞”中山舰"，并进行修复和陈列。为此，我们经过认真研究．提出由两地政府本着相互合作、相互支持的态度，协商联合打捞，修复。展出的办法和有关问题。

专此函达，请答复。

广州市人民政府(盖章)

X X年x月X日

公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之二

通知格式：（指示性通知）

北京积水潭医院关于××××××的通知

各科室：

××××××××××××××××××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××××××。

北京积水潭医院二○○五年三月十日

例文(指示性通知)

国务院关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通知

国发(1996)×号

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构:

改革开放以来，我国证券交易市场有了很大发展，证券交易规模不断扩大，证券交易印花税也有了较大幅度的增长。为进一步规范证券交易市场，妥善处理中央与地方的合配比例，增强中央宏观调控能力，国务院决定，自1997年1日1日起，将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50%，调整为中央80%、地方20%。有关地区和部门要从全局出发，继续做好证券交易印花税的征收管理工作，进一步促进我国证券市场的健康发展。

中华人民共和国国务院

一九九六年十二月十六日通知格式：（会议性通知）

关于×××××××××××××××会议的通知

各职能处室：

定于×月×日召开××××会。现将有关事宜通知如下：

会议议题××××××××××××××××××××××××××××。

参加人员××××××××××××××××××××××××××××。

会议时间×月×——×日（会期×××，×××××报到。）

会议地点××××××××××××××××××××××××××××。

有关事宜

（一）××××××××××××××××××××××××××××。

（二）××××××××××××××××××××××××××××。

（三）×××××××××××。

联系人：×××，电话：××××××××，传真：××××××××。

北京积水潭医院

××××年×月×日

例文(会议通知)

关于召开全区宣传部长会议的通知

各市委宣传部，柳铁党委宣传部：

定于9日9-10日召开全区宣传部长座谈会，现将有关事项通知如下：

一、会议议题传达学习中宣部召开的部分省区市宣传部长座谈会精神；总结交流我区前八个月宣传思想工作；研究部署下一步工作。

二、参加人员各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长。

三、会议时间9日9-10日(会期一天半，9日8日下午报到)。

四、会议地点报到及住宿地点：南宁市七星路广西宣传干部培训中心。会场：区党委办公楼三楼会议室。

五、有关事项

（一）请参加会议人员准备约15分钟的发言。请将发言材料打印50份，在报到时交会务组(打印要求：16开幅面，在左上角用四号楷体注明“全区宣传部长座谈会发言材料”)。

（二）请各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长安排好会议期间的各项工作，准时出席会议。在外出差、学习的，加无特殊情况，务请回邕参加会议。

（三）请各市委宣传部、柳铁党委宣传部于9月5日下午下班前将参加会议人员名单报到自治区党委宣传部办公室。

联系人：×××，电话：××××，传真：××××××。

中共广西壮族自治区委员会宣传部

二○○三年九月四日

《通知》写作要点

通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。

一、标题：制发机关＋事由＋通知。

二、正文：㈠通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题，经×××批准，现将×××，具体规定通知如下。㈡通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。

三、结尾：三种写法：㈠意尽言止，不单写结束语。

㈡在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。

㈢再次明确主题的段落描写。

公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之三

报告格式：（建议报告）

关于××××××的报告

院领导：

根据×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：

一、×××××××××××××××××××××××××××××。

二、××××××××××××××××××。以上意见如无不妥，请批转各部门执行。

北京积水潭医院××处

××××年×月×日

例文(建议报告)

关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告

国务院：

脊髓灰质炎(俗称小儿麻痹)是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标，国家决定开展强化免疫活动。现将有关情况报告如下：

一、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种率提高，发病率显著下降，取得了可喜的战绩。

二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此，决定从现在起至一九九五年一月期间，每年的十二月五日和一月五日，对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。

以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。

卫生部

一九九三年十月二日报告格式：（情况报告）

关于××××××的报告

根据××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：

××××××××××××××××××××××××××××××××针对××××××，提出以下建议：

一、×××××××××××××××××××。

二、×××××××××××××××××××。

北京积水潭医院××处

××××年×月×日

《报告》写作要点

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。

一、标题：制发机关＋事由＋报告；报告前可加“紧急”。

二、正文：㈠事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。㈡事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。

三、结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。注意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。

公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之四

请示格式：（事务性请示）

关于在我院开展×××工作的请示

院领导：

近一段时间来，我院××××××××××，为了×××××××××××，拟在我院开展×××××××××。具体意见如下：

一、×××××××××××××××××××××××××××××。

二、××××××××××××××××××××××。

三、××××××××××××××××××××。

以上意见已经各分会主席同意，如无不妥，请批转各部门执行。

北京积水潭医院工会

××××年×月×日

例文(事务性请示)

关于在全国开展基本农田保护工作的请示

国务院：

为了全面贯彻落实党的十三届八中全会精神，巩固和发展划定基本农田保护区这项工作的成果，拟在全国推广这一做法。具体意见如下：

一、明确指导思想，加强组织领导。„„„„„„

二、根据不同地区确定保护重点。„„„„„„

三、建立基本农田的保护制度及地方补偿制度。„„„„„„以上意见已商得国家计委、财政部、建设部等部门意见，如无不妥，请批转各地区、各部门执行。

国家土地管理局

一九九一年一月二日

院长办公会请示格式：主管领导批示：

关于××××的请示

院领导：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。此文是否提交院办公会讨论，请指示。

积水潭医院××处

×年×月×日

《请示》写作要点

请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。

一、标题：制发机关名称＋事由＋请示。

二、正文：㈠请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。㈡请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。

三、结尾语：多用“上述意见，是否妥当，请指示”。“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。

注意事项：一文一事；一个主送机关；逐级请示。

规定格式：

北京积水潭医院××××的规定（××××年×月×日）

第一条××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

第二条×××××××××××××××××××××××。

例文（行政法规类规定）

北京市关于禁止燃放烟花爆竹的规定

（一九九三年十月十二日北京市第十届人民代表大会常务委员会第六次会议通过）

第一条为了保障国家、集体财产和公民人身财产安全，防止环境污染，维护社会秩序，根据国家有关法律、法规，结合本市情况，制定本规定。

第二条本规定由各级人民政府组织实施。„„第十一条本规定具体应用中的问题，由市人民政府负责解释。

第十二条本规定自一九九三年十二月一日起施行。《规定》写作要点

规定是由机关、社会团体和企业事业单位对某一方面工作或行为做出具体规约的文件。

一、标题：地域＋内容＋文件种类（规定、管理办法、细则、规则等）。

二、正文：

（一）正文的内容通过“条”的形式表述，按顺序依次排列。“条”是法规的基本单位。

（二）“条”的内容较多时可分为“款”，“款”的内容较多时可分为“项”。

（三）根据内容的需要，可以在“条”上设“章”。规约性公文的结构包括：依据与目的、适用范围、主管机关、行为规则、违法处理、解释机关、施行时间、其他条款。某一文件不一定全部包括上述各部分。书写要求

字号规格

公文标题居中排一行或数行。公文标题用2号宋体。正文用3号仿宋。一般每页22行，每行28个字。用A4纸打印。结构层次序数，第一层为“一”；第二层为“㈠”；第三层为“⒈”；第四层为“⑴”。成文时间用汉字，“零”可写为“○”，右空4个字。印章上不压正文，下压日期，“骑年盖月”。

5.写学校公文的格式篇五

2012年4月12日, 中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》 (中办发[2012]14号) (以下简称“条例”) , 自2012年7月1日起施行。同时明确:1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。该条例明确了党政机关公文的种类、拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作, 为确保党政机关工作需要, 推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化提供了法律保障。

2012年6月29日, 国家质检总局、国家标准化管理委员会联合发布了《中华人民共和国国家标准——党政机关公文格式》 (GB/T9704—2012) (以下简称“新国家标准”) , 代替GB/T 9704—1999, 并且于2012年7月1日正式实施, 进一步整合和完善了党政公文的格式规范。

作者查阅了大量的2012年7月1日以来印发的党政机关公文, 发现部分党政机关在执行国家标准上面不严格, 导致大量的党政公文在格式方面存在很多不规范的地方。

二、党政机关公文常见错误

对照新国家标准, 作者认为, 党政机关公文格式中常见的错误包括:公文用纸幅面尺寸及版面、装订、版头、主体、版记等方面, 现列举及分析如下:

(一) 公文用纸幅面尺寸及版面

1.部分单位党的公文使用的是16开纸。新国家标准实施之前, 党的机关公文 (16开纸) 和行政机关公文 (A4型纸) 用纸有所区别。本次新国家标准对此进行了统一, 明确规定党政公文均使用A4型纸。2.版心尺寸被忽视。党政机关都很注重设置公文用纸的天头 (上白边) 距离 (37 mm±1 mm) 和订口 (左白边) 距离 (28mm±1mm) , 却容易忽视设置其它距离, 否则无法确保版心尺寸 (156mm×225 mm) 符合要求。3.行数和字数不统一。新国家标准规定:公文各要素一般使用3号仿宋字体, 每面排22行, 每行排28个字。由于版心尺寸不符合要求以及行距设置不规范, 导致很多公文每面出现不同行数或每行出现不同字数的现象。

(二) 装订

装订位置随意性大。公文应当左侧装订, 订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处, 允许误差±4mm。可能是由于工作人员在装订公文时不会用尺子来测量70mm的准确位置, 一般都是凭经验和目测来确定, 导致装订位置的不统一。

(三) 版头

版头中的发文字号容易出现错误。发文字号简称文号, 又称公文编号, 是发文机关同年度公文排列的顺序号, 是公文特定的标志。正式公文均应标注发文字号, 它为检索和引用公文提供专指性较强的代号, 为管理和统计公文提供依据。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。序号用阿拉伯数码标识, 年份标全称、用六角括号“[]” (新国家标准实施之前, 党的公文用的是圆括号) , 序号不编虚位 (即1号不编为01号) , 不加“第”字。实际使用中, 还有部分公文在发文字号上面出现圆括号、编虚位等现象。

(四) 主体

1.正文层次序数不一致。国家标准规定, 正文结构层次序数依次可以用“一、”“ (一) ”“1.”“ (1) ”标注, 一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字。实际使用过程中, 有的公文将第三层序号数字写为“1、”, 有的同一文件内同等层次段落的标题体例不统一, 如依次出现“一、”“ (一) ”“1.”之后出现“二、”“2.”, 或者“二、”“ (2) ”等现象。2.附件说明不规范。在正文下空一行左空二字编排“附件”二字, 后标全角冒号和附件名称。如有多个附件, 使用阿拉伯数字标注附件顺序号 (如“附件:1.XXXXX”) ;附件名称后不加标点符号。实际使用中发现, 有的文件有附件, 但没有在正文结尾处说明;有的附件说明与附件的实际排序、标题内容不一致;有的附件写“附”、有的写“附表”;有的附件标识的序号用汉字;有的附件与正文印在同一页, 等不规范的现象。3.成文日期中数字错误多。新国家标准实施之前, 党的机关公文成文日期中的数字使用的是阿拉伯数字, 行政公文使用的汉字。新国家标准规定, 成文日期中的数字统一用阿拉伯数字, 并且将年、月、日标全, 月、日不编虚位, 以避免此前行政公文中将成文日期中的数字标注不一致的现象, 特别是将“○”误写为“零”、“O” (大写的英文字母) 、“o” (小写英文字母) 或阿拉伯数字“0”。但是, 作者分析发现, 部分行政公文没有按照新国家标准执行, 仍然将成文日期中的数字用汉字标注。

(五) 版记

错误标记主题词。主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词词组, 其作用是便于计算机的管理和检索。此前, 规定公文版记中要标注主题词要素, 国务院等有关单位还特别制定了主题词表, 以便参考和选择。新国家标准明确删除了主题词要素。从当前的党政机关公文中发现, 部分单位忽视了调整主题词要素, 仍然习惯性地在版记中予以标注, 属实画蛇添足。

三、原因分析

(一) 执行国家标准不到位

由于新国家标准颁布和实施的时间不长, 部分单位和公文承办人员在思想上未引起足够的重视, 并且没有认识到新国家标准所做出修改内容的重大意义, 依然凭老经验处理, 导致出现一些错误, 使得整个公文的格式出现不规范的现象。

(二) 公文审核签发程序不规范

条例规定, 各级党政机关办公厅 (室) 主管本机关的公文处理工作, 并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。部分单位的内设机构没有按照规定的流程核稿、送签, 而是把要求以上级机关的名义上报、下发的公文直接送上级机关的领导同志审批签发, 由于没有经过文秘环节的把关, 导致格式错误和不规范。

(三) 公文承办人员专业培训不到位

新国家标准的实施, 很多单位都没有组织公文承办人员进行集中学习和培训, 没有意识到本次国家标准将党政机关的公文格式进行了统一, 并且没有学习在适用范围、标准结构、公文装订方面进行的修改, 也没有发现增加了发文机关署名和页码的要素、删除了主题词格式要素等方面的内容, 从而导致公文格式出现不符合新国家标准的现象。

四、建议

(一) 提高认识

各级领导和机关工作人员要加强对公文处理工作重要性的认识, 明确责任, 安排业务精、责任心强的文秘人员专职从事公文的审核工作。加强对文秘人员的培养和使用, 并保持人员的相对稳定。各级领导和相关人员要带头学习公文处理知识并模范遵守, 提高认识, 增强做好公文格式规范化工作的自觉性。

(二) 健全制度

根据国家标准和条例的要求, 制定本单位处理公文的制度。明确从公文的拟稿、审核、签发、编号、校对、印刷等岗位人员的操作规范和职责, 并严格遵守和执行, 确保本单位公文处理工作的规范化、制度化和科学化。

(三) 加强学习

公文处理相关人员要注重理论学习, 特别是加强对国家标准以及条例的学习, 掌握必要的基础知识和专业知识以及公文处理知识。定期进行业务培训和学习交流, 借鉴好的经验和做法, 开展研讨交流活动, 提高综合能力。

(四) 制定模板

根据条例的要求, 结合本单位的实际情况, 按照国家标准提供的不同文种及格式的样式, 制定相应的模板, 以便制作相应公文时选择使用, 减少工作量, 同时减少出现错误的概率, 提高党政机关公文格式的规范化。

参考文献

[1]党政机关公文格式 (国家标准GB/T9704-2012) .

6.公文写作-决定的格式篇六

第634号

《国务院关于修改〈信息网络传播权保护条例〉的决定》已经2013年1月16日国务院第231次常务会议通过，现予公布，自2013年3月1日起施行。

总理温家宝2013年1月30日

国务院关于修改《信息网络传播权

保护条例》的决定

国务院决定对《信息网络传播权保护条例》作如下修改：

将第十八条、第十九条中的“并可处以10万元以下的罚款”修改为：“非法经营额5万元以上的，可处非法经营额1倍以上5倍以下的罚款；没有非法经营额或者非法经营额5万元以下的，根据情节轻重，可处25万元以下的罚款”。本决定自2013年3月1日起施行。

7.一般公文写作字体及公文格式篇七

我国通用的公文载体、书写、装订要求的格式一般为：

1、公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。

2、保密等级字体：一般用3号或4号黑体

3、紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体）

4、文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）

5、发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体

6、签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体）

7、标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。

8、主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体

9、正文的字体：常用3号或4号仿宋体

10、附件的字体：常用3号或4号仿宋体

11、作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）

12、日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）

13、注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体

14、主题词的字体：常用3号或4号黑体

15、抄送机关的字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字

16、印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字

17、公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm

18、公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）

19、公文标题：红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

20、页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。

21、公文中的表格：公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

22、公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封

8.公文格式之页码的规范设置篇八

政府公文标准规定的公文格式为：

文档主标题，用二号标宋，居中对齐。以往，我们曾经习惯于使用黑体字，现在需要改成标宋字体，常用的是方正小标宋体，另外，如果公文的标题比较长，一行放不下，在分行时，要注意不要在连续的词语中间分行，另外，如果字数实在太多，也可以考虑在字体设置中将标题文字设置成细长型，以减少空间占用，但注意不要改得太厉害，一般设置为80%－90%即可（如图1）。

图1 wps字符间距设置

文档副标题用三号仿宋字体，副标题前加破折号，居中对齐。

受文单位，用三号楷体，两端对齐（图2），行首不缩进。各单位之间用顿号或逗号隔开，最后加冒号。

图2 WPS设置对齐模式

正文用三号仿宋，两端对齐，段首缩进两个字符。可以输入两个全角空格，或四个半角空格。但最好是在“段落”设置中设置“首行

缩进”2字符。在WPS文字中，如果段首输入了2个全角空格或4个半角空格，输入文字并回车后，会自动转换为段落首行缩进，并且下一段也自动按此设置，比较智能。

另外谈谈为什么用两端对齐而不是“左对齐”。因为如果文字中要换行的位置恰好有标题符号或英文，办公软件用自动处理为英文单词中不换行，标点符号不会出现在行首。另外，标点符号和英文、数字在文档中所占用的空间大小也不是完全一样的。因此每行的字数就不会绝对一样多，如果采用左对齐，则文档右侧会显得不够整齐，而“两端对齐”则会自动调整文字间距，使左侧和右侧都比较整齐。

一级标题用三号黑体，序号一般用中文数字加顿号。如果标题单位占一行，一般行末不加句号。如果后面紧跟着正文，也就是标题和正文在同一段落中，则需要加句号。

二级标题用三号楷体，序号一般用中文数字加小括号。

三级标题用三号仿宋，序号一般用阿拉伯数字加顿号。实际应用中也可用“一是”、“三是”这样的形式。为了与正文相区别，三级标题可将字体加粗。其他标题和正文一般不加粗。一般而言，三级标题足够我们用了。

落款和成文日期，都是三号仿宋，在文档的中间偏右的位置。在操作时，尽量不要用空格也调整位置，可以先居中，然后再用鼠标拖动标尺上的“首行缩进”滑块，即可将落款和成文日期调整到合适的位置。另外，如果要插入当前日期，可以用快捷键Alt+I，然后再按T，选择中文日期格式并回车（图3），即可。

图3 WPS设置日期好时间

主题词用三号黑体字，各关键词之间用一个全角空格隔开，两端对齐。注意主题词之间的间距不要过大。有些人喜欢让主题词布满所在行，这是不对的（图4下面两行）。

图4 WPS效果预览

版记用三号仿宋，两端对齐。

主题词下面以及版记内容都要加下划线。如果用系统提供的“下划线”功能，会出现两个问题。一是下划线与文字之间的距离过近，二是主题词和版记的文字往往不足一行，没有文字的地方就没有下划线，因此需要在行末补足空格。比较麻烦。

解决的办法，一是用表格的方法，把版记内容放到表格内，调整表格边框线风格，只保留需要的部分，其它部分用“无边框线”。二是用文字边框，选中要设置的文字，在“格式”菜单中选择“边框和底纹”，然后在“自定义”中只设置下边框即可（图5）。

图5 WPS设置边框

页码一般用四号宋体字，采用阿拉伯数字两边加短横线的格式。如果是传真电报等单面打印的文档，可以将页码放在页脚的中间位置。如果是红头文件，则需要将页码放在页脚文档的外侧，即单数页在右侧，双数页在左侧。