展会管理规定综述（12篇）
1.展会管理规定综述 篇一
篇一：展会现场管理计划
展会开幕计划
一、时间：2011年8月24日10:00am-3:00pm
二、地点：北京桥艺术中心
三、贵宾厅：
1.贵宾厅设置签到台，摆设鲜花和绿色植物，提供签到本、签到笔、茶水和热毛巾 2.展会礼仪人员于8:00am在贵宾厅就位，负责在入口处就位等候特邀来宾并且引导
来宾，为贵宾佩戴鲜花
四、开幕式表演项目：模特眼镜时尚秀
五、参加开幕式人员
1.特邀来宾（4人）2.参会人员
六、贵宾抵达安排
1.参会人员于9:00am开始由入口进入现场参加开幕式
2.贵宾在贵宾楼口下车，进入贵宾厅休息，9:25am由相关人员引至开幕式特邀来宾
台参加开幕式 3.贵宾行径路线：入口处——贵宾通道——贵宾厅——开幕式现场——参观展览
七、开幕式仪程
8:30 现场音响设备调试；礼仪服务人员入场并准备；检查show用具 9:00 参展商及组织的普通观众到位；音响再度调试；礼仪人员就位
9:20 特邀嘉宾抵达，礼仪人员列队迎接、戴花，并引导嘉宾至贵宾休息室休息 9:28 由礼仪小姐引导嘉宾上贵宾席
9:30 主持人（展会承办人员）介绍贵宾台嘉宾，宣布开幕 9:40 主承办方代表致辞
10:00 模特眼镜时尚秀开始，结束后展会开放参观
展会管理计划
一、展会现场布置
在举办开幕仪式之前，首先要将开幕现场布置好，以便为展会开始和观众参观做好充分的准备。
二、vip接待
对于贵宾的接待，应给予特别的对待，从到达会展地点到出席开幕直到离开展会地点都要进行周到的安排，对于重要贵宾还需要事先制定接待计划，上报有关负责部门和相关人员审定后执行。
三、媒体的接待和管理
展会开幕前，与有关媒体取得联系，邀请媒体记者对展会开幕现场和展览现场进行采访和新闻报道做准备。
四、展会设备设施管理
1.设备管理：保养、修理、更新等 2.环境管理：养护、保洁、绿化等
五、展会现场的安全管理
1.制定安全应急策略，按照制定的应急策略，突出自救意识、自救能力、组织纪律和
服从等方面的宣传，熟悉紧急情况的处理方法和人员疏散程序，增强稳操胜券的信心和决心。
2.防止危险品进入展场。在展场的醒目位置、关键路口、场内和场外的各个关口，尤
其是安全出口等，均设置各种各样的导导示图、标志牌等，对安全出口通道、进出只需、饮水、就餐、防滑、公厕、停车等进行指示。3.安全责任实行问责制。根据展览活动消防安全管理的相关规定，以及大型社会活动
治安管理条例等法律、法规精神，由一名主要领导全面负责各项安全管理工作，实行问责制，并配备一定数量的、具备一定安全管理工作经验的管理人员具体负责展会的日常安全管理工作，组织重组的安全保卫力量。
六、展会现场的其他服务
饮水、就餐、指引等。
撤展计划
一、展位的拆除
二、参展商租用展具的退还
三、参展商展品的处理和回运
四、展品出馆控制
五、展场的清洁
六、撤展安全保卫
观众登记计划
参会登记表
地址：北京桥艺术中心
预先登记，避免繁琐的手续，成为参会观众，以期联系。
＊ 登录主办方网站可下载“观众登记表”，此表格复印有效。篇二：展会现场管理
博览会现场管理方案
（二）博览会现场管理对本届博览会至关重要，现场管理做得不好会影响专业观众和参展商对博览会的满意程度，直至影响整个展览会的品质。
为了使本次刺绣、银饰博览会有组织、有次序的、有计划、有目的进行。尽量减少展会期间带来了不必要的麻烦，促使本次博览会取的圆满的成功。
现场管理的原则： ?找出可能出现的问题并作精密分析。
?努力在不确定因素里找出尽量确定的因素。
1、尽量利用服务链外包服务，进行监控。
2、指定专人在专门时间负责专项工作，明前分工、分清职责、责任到人。
3、对于重点工作，实行双重核查制度。
4、对重要环节，负责人应及早提出注意问题，实时监督。
5、重视对临时人员的短期培训。
a、系统的现场管理如下：
一、观众登记和入场管理
设观众登记处——为了提高工作效率，把预先登记的观众和现场注册的观众分开或进一步将现场注册的观众分成两类，即有名片的和无名片的，前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡，后者则要在主办方人员的指导下填写登记表，然后再到登记处办理手续。
为了消磨人们在登记处的等待时间，主办单位应该在入口处
设置了展览活动及论坛议程牌，以便于人们尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。
二、博览会现场广告管理
在本次博览会活动中，主办单位获取广告收入的渠道很多，如展览快讯、展会会刊、户外广告牌、气球、标语等。
但无论采用什么样的广告载体，展会主办单位都必须制定明确、统一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁。即使制定有相应的优惠措施，也应该让所有参展商都了解，而不应简单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予其优惠。
三、对参展商的行为管理
主要工作依据是参展合同。在布展（尤其是某参展商需要进行特装时）、开展和撤展等不同阶段，展览会主办单位都应和参展商进行有效的沟通，确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。必要时主办单位可以采用强制性措施，以维护绝大多数参展商的正当利益和保证整个展览会的顺利进行。
四、安全管理 博览会现场的安全管理主要涉及三个方面，即盗窃、火
灾和卫生。为此，展会主办单位需要和消防、卫生和公安等部门主动联系，积极争取这些部门的支持。
五、交通、物流管理
展会的交通主要指现场的交通工具、停车场及线路的
规划，如展品运输车辆、巴士（往返于地铁或机场与场馆之间）、taxi、停车场等。
物流管理工作十分繁琐，哪怕是看似简单的停车场事
务，也要充分考虑到展品运货司机、贵宾、参展商和专业观众的不同需要。现场交通与物流管理的负责人至少应该掌握： ■一份相关联系人名单；
■场馆地图；
■展品抵达场馆的时间；
■现场交通规划草图；
■紧急情况应对计划；
■现场联络点，包括安全和志愿者。
六、餐饮管理
博览会主办单位可采取外包的方式，将展会期间餐饮区的经营权临时转让给知名酒店或连锁餐厅，并通过合同条款对其菜单、份量和价格等进行严格的约束，以确保现场餐饮服务的质量。在这一点上，有些展览公司所采取的餐饮服务公开招标的方法值得借鉴。还有一点需要强调，在展会餐饮区，餐饮服务人员还应该对简易饭盒等餐具进行及时清理，为参展商和专业观众营造一个良好的就餐环境。
七、证件管理
通常来说，主办单位把印刷的各种证件发给放给参展商、专业观众、工作人员（包括主办机构、承办机构和协办机构的相关工作人员）、筹（撤）展人员、媒体记者及与会嘉宾（包括领导
和演讲嘉宾）。
为了保证参展商、专业观众和嘉宾的停车位，场馆管理方还会使用停车证。如果博览会拟出售门票，主办单位需要事先向税务部门报告，在征得同意后方可印制和出售门票。
八、参展商和观众投诉处理 博览会举办过程中，不可避免地会存在个别参展商和专业观众会对场馆现场管理、餐饮配套服务等表示不满，并向主办单位接待办公室提出投诉，有些则直接到问询处投诉，这时迫切需要有一个专门的机构来处理各种投诉。
九、新闻管理
现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。新闻中心的硬件设施和人员配备应根据展会规模等实际情况决定。
另外，展览会主办单位往往会安排专门的新闻主管，负责统一发布展览会的官方信息，并接受媒体的采访；所委任的新闻主管必须善于言辞，举止落落大方，并十分熟悉展览会的相关情况。
十、知识产权保护工作
1、主办方应在现场设立专门办公室，并聘请专职律师咨询。
2、基本原则：
? 坚决反对利用展览侵犯知识产权。
? 用证据讲话。? 被告方如有异议，有申辩权利，但须提供证据。否则暂时
撤下有疑问的展品。
? 双方应在展后诉诸法律解决。
十一、现场保洁管理
现场保洁分别由场馆方、主场搭建商和特装搭建商分工负
责。展览场地内公共区域的清洁工作由场馆方负责，如通道、厕所、餐厅等。展台内的清洁按“谁搭建、谁负责保洁”原则来负责。特装搭建商应在撤展时将展台内的装修垃圾清理带走。
十二、展览会运输代理商管理
1、运前：认真挑选运输商
2、运中：紧密联系运输商
3、进馆：迅速有序搬进场
4、展后：妥善处理参展品
十三、配套服务管理
在布展和撤展期间，展会主办单位应该为参展商提供相关
配套服务，如出门证管理、餐饮服务、保安服务和消防管理等。
十四、专业观众入场管理
1、填写登记表
2、办理证件
3、检查门票
4、领取参观指南
5、免费赠送或出售会刊
篇三：展会现场管理计划
展览会现场管理对成功地办好一届展览会至关重要，现场管理做得不好会影响专业观众和参展商对展览会的满意程度，直至影响整个展览会的品质。
一、观众登记和入场管理
观众登记处——
为了提高工作效率，绝大多数展会组织者都偏向于把预先登记的观众和现场注册的观众分开，有些展览会还进一步将现场注册的观众分成两类，即有名片的和无名片的，前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡，后者则要在主办方人员的指导下填写登记表，然后再到登记处办理手续。
为了消磨人们在登记处的等待时间，一些展览会的主办单位还在入口处设置了展览活动及论坛议程牌，这样无疑也便于人们尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。
二、展览会现场广告管理
在一次大型展览活动中，主办单位获取广告收入的渠道很多，如展览快讯、展会会刊、户外广告牌、气球、标语等，但无论采用什么样的广告载体，展会主办单位都必须制定明确、统一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁。即使制定有相应的优惠措施，也应该让所有参展商都了解，而不应简单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予其优惠。
三、参展商行为管理
参展商行为管理的主要工作依据是参展合同。在布展（尤其是某参展商需要进行特装时）、开展和撤展等不同阶段，展览会主办单位都应和参展商进行有效的沟通，确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。必要时主办单位可以
采用强制性措施，以维护绝大多数参展商的正当利益和保证整个展览会的顺利进行。
四、安全管理 1.制定安全应急策略，按照制定的应急策略，突出自救意识、自救能力、组织纪律和 服从等方面的宣传，熟悉紧急情况的处理方法和人员疏散程序，增强稳操胜券的信 心和决心。
2.防止危险品进入展场。在展场的醒目位置、关键路口、场内和场外的各个关口，尤 其是安全出口等，均设置各种各样的导导示图、标志牌等，对安全出口通道、进出 只需、饮水、就餐、防滑、公厕、停车等进行指示。
3.安全责任实行问责制。根据展览活动消防安全管理的相关规定，以及大型社会活动 治安管理条例等法律、法规精神，由一名主要领导全面负责各项安全管理工作，实 行问责制，并配备一定数量的、具备一定安全管理工作经验的管理人员具体负责展 会的日常安全管理工作，组织重组的安全保卫力量。
五、展会设备设施管理
1.设备管理：保养、修理、更新等
2.环境管理：养护、保洁、绿化等
六、媒体的接待和管理
展会开幕前，与有关媒体取得联系，邀请媒体记者对展会开幕现场和展览现场进行采访 和新闻报道做准备。
七、交通、物流管理
对现场物流和交通的控制是展览会全面控制的至关重要的部分，事实上，交通也属于物流的范畴，只不过这里的“交通”主要指现场的交通工具、停车场及线路的规划，如展品运输车辆、巴士（往返于地铁或机场与场馆之间）、taxi、停车场等。
展览会现场的物流管理工作十分繁琐，哪怕是看似简单的停车场事务，也要充分考虑到展品运货司机、贵宾、参展商和专业观众的不同需要。
对于大型展览活动而言，现场交通与物流管理的负责人至少应该掌握：
■一份相关联系人名单；
■场馆地图；
■展品抵达场馆的时间；
■现场交通规划草图；
■紧急情况应对计划；
■现场联络点，包括安全和志愿者。
八、餐饮管理
餐饮服务是展览会质量的一个重要环节。
展览会主办单位可采取外包的方式，将展会期间餐饮区的经营权临时转让给知名酒店或连锁餐厅，并通过合同条款对其菜单、份量和价格等进行严格的约束，以确保现场餐饮服务的质量。在这一点上，有些展览公司所采取的餐饮服务公开招标的方法值得借鉴。还有一点需要强调，在展会餐饮区，餐饮服务人员还应该对简易饭盒等餐具进行及时清理，为参展商和专业观众营造一个良好的就餐环境。
九、证件管理
通常来说，在一次展览会中，主办机构至少要印制 6种证件，分别发放给参展商、专业观众、工作人员（包括主办机构、承办机构和协办机构的相关工作人员）、筹（撤）展人员、媒体记者及与会嘉宾（包括领导和演讲嘉宾）。
另外，为了保证参展商、专业观众和嘉宾的停车位，场馆管理方还会使用停车证。如果展览会拟出售门票，主办单位需要事先向税务部门报告，在征得同意后方可印制和出售门票。
十、参展商和观众投诉处理
在展览会举办过程中，不可避免地会存在个别参展商和专业观众会对场馆现场管理、餐饮配套服务等表示不满，并向主办单位接待办公室提出投诉，有些则直接
到问询处投诉，这时迫切需要有一个专门的机构来处理各种投诉。
例如，在第二届中国（深圳）消费商品采购大会上，组委会在总服务台设立了问询投诉处，负责回答参展商和观众的问询，并处理各种投诉，收到了比较好的效果。
十一、新闻管理
一般来说，国内 1 万平方米以上的展览会都会在现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。新闻中心的硬件设施和人员配备应根据展会规模等实际情况决定。
另外，展览会主办单位往往会安排专门的新闻主管，负责统一发布展览会的官方信息，并接受媒体的采访；所委任的新闻主管必须善于言辞，举止落落大方，并十分熟悉展览会的相关情况。
十二、知识产权保护工作
一般来说，国内 1 万平方米以上的展览会都会在现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。新闻中心的硬件设施和人员配备应根据展会规模等实际情况决定。
另外，展览会主办单位往往会安排专门的新闻主管，负责统一发布展览会的官方信息，并接受媒体的采访；所委任的新闻主管必须善于言辞，举止落落大方，并十分熟悉展览会的相关情况。
十三、现场保洁管理
1.主办方应在现场设立专门办公室，并聘请专职律师咨询。
2.基本原则： 1)坚决反对利用展览侵犯知识产权。
2)用证据讲话。3)被告方如有异议，有申辩权利，但须提供证据。否则暂时撤下有疑问的展品。
3.双方应在展后诉诸法律解决。
4.现场保洁分别由场馆方、主场搭建商和特装搭建商分工负责。展览场地内公共区域的清洁工作由场馆方负责，如通道、厕所、餐厅等。展台内的清洁按“谁搭建、谁负责保洁”原则来负责。特装搭建商应在撤展时将展台内的装修垃圾清理带走。
展览会布展和撤展管理
一、布展管理
布展工作一般在展览会开幕前几天举行，时间长短依展览会的不同规模和主题而定。譬如，大型汽车展或机械展往往需要近一个星期的时间，而消费品或珠宝首饰等主题的展览会通常只需要一两天的时间。
对于主办单位而言，布展就是对展览会现场环境进行规划，对参展商、搭建商、运输商等的有关工作进行协调和管理，从而为展览会正式开幕做好准备的筹备阶段。
表1 布展期间的主要工作内容
篇四：展会现场管理
博览会现场管理方案
博览会现场管理对本届博览会至关重要，现场管理做得不好会影响专业观众和参展商对博览会的满意程度，直至影响整个展览会的品质。
为了使本次博览会有组织、有次序的、有计划、有目的进行。尽量减少展会期间带来了不必要的麻烦，促使本次博览会取的圆满的成功。
现场管理的原则： ?找出可能出现的问题并作精密分析。
?努力在不确定因素里找出尽量确定的因素。
?要有预案和预备力量。
1、尽量利用服务链外包服务，进行监控。
2、指定专人在专门时间负责专项工作，明前分工、分清职责、责任到人。
3、对于重点工作，实行双重核查制度。
4、对重要环节，负责人应及早提出注意问题，实时监督。
5、重视对临时人员的短期培训。
a、系统的现场管理如下：
一、观众登记和入场管理
设观众登记处
1、预先登记的观众;
2、现场注册的观众;现场注册的观众分成有名片的和无名片的。前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可，后者则要在主办方人员的指导下填写登记表，然后再到登记处办理手续。为了消磨人们在登记处的等待时间，主办单位应该在入口处
设置了展览活动议程牌，以便于人们尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。
二、博览会现场广告管理
在本次博览会活动中，主办单位获取广告收入的渠道很多，如展览快讯、展会会刊、户外广告牌、气球、标语等。
但无论采用什么样的广告载体，展会主办单位都必须制定明确、统一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁。即使制定有相应的优惠措施，也应该让所有参展商都了解，而不应简单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予其优惠。
三、对参展商的行为管理
主要工作依据是参展合同。在布展、开展和撤展等不同阶段，展览会主办单位都应和参展商进行有效的沟通，确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。必要时主办单位可以采用强制性措施，以维护绝大多数参展商的正当利益和保证整个展览会的顺利进行。
四、安全管理
博览会现场的安全管理主要涉及三个方面，即盗窃、火 灾和卫生。为此，展会主办单位需要和消防、卫生和公安等部门主动联系，积极争取这些部门的支持。
五、交通、物流管理
展会的交通主要指现场的交通工具、停车场及线路的
规划，如展品运输车辆、巴士（往返于地铁或机场与场馆之间）、taxi、停车场等。
物流管理工作十分繁琐，哪怕是看似简单的停车场事务，也要充分考虑到展品运货司机、贵宾、参展商和专业观众的不同需要。现场交通与物流管理的负责人至少应该掌握：
■一份相关联系人名单；
■场馆地图；
■现场交通规划草图；
■紧急情况应对计划；
■现场联络点，包括安全和志愿者。
六、餐饮管理
博览会主办单位可采取外包的方式，将展会期间餐饮区的经营权临时转让给知名酒店或连锁餐厅，并通过合同条款对其菜单、份量和价格等进行严格的约束，以确保现场餐饮服务的质量。在这一点上，有些展览公司所采取的餐饮服务公开招标的方法值得借鉴。还有一点需要强调，在展会餐饮区，餐饮服务人员还应该对简易饭盒等餐具进行及时清理，为参展商和专业观众营造一个良好的就餐环境。
七、证件管理
通常来说，主办单位把印刷的各种证件发给放给参展商、专业观众、工作人员（包括主办机构、承办机构和协办机构的相关工作人员）、筹（撤）展人员、媒体记者及与会嘉宾（包括领导和演讲嘉宾）。
为了保证参展商、专业观众和嘉宾的停车位，场馆管理方还会使用停车证。如果博览会拟出售门票，主办单位需要事先向税务部门报告，在征得同意后方可印制和出售门票。
八、参展商和观众投诉处理
博览会举办过程中，不可避免地会存在个别参展商和专业观众会对场馆现场管理、餐饮配套服务等表示不满，并向主办单位接待办公室提出投诉，有些则直接到问询处投诉，这时迫切需要有一个专门的机构来处理各种投诉。
九、新闻管理
现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。新闻中心的硬件设施和人员配备应根据展会规模等实际情况决定。
另外，展览会主办单位往往会安排专门的新闻主管，负责统一发布展览会的官方信息，并接受媒体的采访；所委任的新闻主管必须善于言辞，举止落落大方，并十分熟悉展览会的相关情况。
十、知识产权保护工作
1、主办方应在现场设立专门办公室，并聘请专职律师咨询。
2、基本原则： ? 坚决反对利用展览侵犯知识产权。
? 用证据讲话。? 被告方如有异议，有申辩权利，但须提供证据。否则暂时撤下有疑问的展品。
? 双方应在展后诉诸法律解决。
十一、现场保洁管理
现场保洁分别由场馆方、主场搭建商和特装搭建商分工负责。展览场地内公共区域的清洁工作由场馆方负责，如通道、厕所、餐厅等。展台内的清洁按“谁搭建、谁负责保洁”原则来负责。特装搭建商应在撤展时将展台内的装修垃圾清理带走。
十二、展览会运输代理商管理
1、运前：认真挑选运输商
2、运中：紧密联系运输商
3、进馆：迅速有序搬进场
4、展后：妥善处理参展品
十三、配套服务管理
在布展和撤展期间，展会主办单位应该为参展商提供相关配套服务，如出门证管理、餐饮服务、保安服务和消防管理等。
2.展会管理规定综述 篇二
一、中国展会行业发展现状及面对的挑战
(一)中国展会行业发展现状以及特点浅析
近年来,中国的展会行业发展形势喜人。 入世以来,使得本来就拥有广阔国内市场的中国展会行业得到长足发展, 并走出国门开拓了国外市场。 中国的展会行业有三个“多”,分别是:展览数量多、主办单位多和行业重复多。 我国的展会行业发展虽然起步相对比较晚,但是发展速度相当快。 而且有以下一些特点:展览项目持续增长,数量扩张明显;展览馆建设方兴未艾;展览主办方多元发展;展览地区集中程度高,发展不平衡;展览直接收入增长缓慢,主要靠社会效益驱动。
(二)中国展会行业发展的不足
规范化程度不高。 中国展会知识产权保护程度不高,由于国内的相关法律还没有明确界定, 因此国内很多展商都不敢将自己的最新产品放在展会上, 原因是害怕自己的产品被模仿, 或者是被竞争对手 “山寨”,并不能很好的保护参展商。品牌化程度不够高。展会行业虽起步较晚,但是发展迅速。 国内部分展会已经具备国际性的品牌影响力,然而品牌化运营程度总体水平还是有待提高, 操作流程不够标准化、 国际化。人性化服务水平不够高。由于展会行业的竞争其实就是关于服务的竞争,而服务的质量既是展会人性化关怀的表现。 成功的展会必定是人性化的展会,从展会的布置到展会内容的设计、流程的优化,为展商和顾客都提供全方位、人性化的服务。 然而当前中国展会行业的人性化程度还有待提高,例如部分展览会的会场不够卫生、展馆提供的食品质量不高、会场现场方向指引不够明确、展会押金退还手续繁复、而且国内很多展会都没有考虑到特殊与会者的需求, 较少为行为障碍者提供一些特殊服务例如在会场电梯设置盲文数字按钮等等。
二、优化展会管理
(一)提高展会品牌化程度
随着经济的发展,商业贸易的需求,中国的会展业也在迅速的发展着。各地不断的推出各种行业的商业会展。中国的会展业有了很大的进步,但是国内的会展业发展参差不齐。 提升我国经济发展需要打造更具实力的品牌展会。 展会的场馆必须有优良的条件,展会举办的场所需要环境优美、交通运输方便、酒店服务优良、基础设备先进。 展会是否能够提供人性化的基础服务是吸引众多客商的重要因素。 在展会的发展中, 服务已经成为重中之重, 而展会的服务贯穿于展览商的整个运营过程当中。 展会中有众多的环节,服务过程会体现整个展会的高效和细致, 从市场调研、主题立项、广告的策划和宣传、扩展手段、寻求合作、观众组织、活动安排、现场的氛围营造和展后的服务,甚至就连对外的邀请文件和信函的格式化和标准化等,都有服务的体现。 这些都必须具备更高的专业水准, 需要严谨的从业人员来为整个展会的服务做好统筹工作。
(二)打造人性化品牌展会
展会的目标客户是参展人员。 参展人员在各方面取得满意,展会才有可能得到更大的发展和进步。 参展人员的需求千差万别,这为提供人性化的服务做出了挑战,所以需要展会组织者明白什么是客户需要的, 并为客户提供他们需要的,这就是人性化服务理念的基础。
人性化的管理,需要充分利用资源。 发挥资源的有利作用,不仅利用各种专业的资源还要利用好相关的资源。 发挥不同的利益主体的作用,这些机构分别代表着不同的领域,它们可以包括主办机构、专业观众、展会场馆、展会举办城市、承办机构等。 这些机构在不同的领域支持和配合,他们利用自己的优势,利用先进的技术设备、技术手段、整合各种资源。并进行统一的规划,综合性的进行利用。因此整个展会当中,展会的运营机构要主动的与客户沟通,服务第一、强调走合作的路线,整合所有的有利条件,最大程度上聚集各个领域的重要资源,为展会的运营和管理,提供更加优质的管理和服务。
三、展会人性化服务措施
(一)为参展商提供方便快捷的物流
充分发挥现代物流的优势,由于现今国内展览会举办方的相关物流配送服务还不够完美, 尤其是一些大型展品的运输服务还有很大的提升空间。 这主要包括展会的布置准备阶段和展会结束后的撤展问题, 尤其是跨区域展会,往往展会布置时间十分有限,在到达目的城市后需要及时在展会地点完成布展工作, 这就对一些大型展品或宣传工具的运输提出了更高的要求。 更为严重的就是撤展问题,由于时间等因素的影响,导致撤展现场十分混乱,安保形同虚设,不仅不利于有序撤展,还容易出现安全隐患,所以需要国内展会行业提供完善的后续配套服务、 撤展安排,可以参考国外建立专门的展览运输协会,以促进展品运输快捷高效。
(二)完善参观洽谈配套服务
国内会展行业的人性化程度不高, 有一点较为明显就是主办方工作人员的从业素质需要进一步提高。 从业素质的提高表现在展会主办方高效、 专业的操作, 展位图制作要清晰地传达各项关于参展商的信息,包括了参展商所在馆号、参展货品、摊位号和摆放需求等。
在笔者工作经验的基础上, 结合对一些优秀展会的研究以房产展为例,认为有以下几点有利于提高展会的服务水平。
(1)在会刊和导购图上增加按方位、价位、物业性质等参展项目的分类索引,使得项目条理分明,节约了客户的时间。
(2)结合信息化技术,在展会现场设置检索服务,使得观展者能够随时查询。
(3)可以邀请展会所在地大学的学生或者知识水平较高的人员为观展者提供志愿者服务,为有特殊情况的参展者提供咨询、导引服务。
(4)为一些特殊群体提供相关的专项服务,例如:外宾、身体不方便的残疾人士等。
(5)为参展和观展两方提供良好、安静的洽谈环境,让观展者有更好的观展体验。
(三)展馆设置需根据展览类型的不同而做出相应调整
不同类型的展览对展馆设置有着不同的要求, 这就要求展览会主办方在展馆设置设计的时候要根据展览的主题做出相应的调整。 同时, 展馆的指示要足够清晰,使得与会者能够方便地找到展位,同时展会的整洁程度也需要十分地注意, 因为正是这些微小的细节体现整个展会的水平。 一个足够人性化的展会其核心只有一点,那就是以人为本的展会管理理念,处处为参展商、为展会观众着想的服务精神。
(四)提高参展商的满意度
令人满意的服务必须是规范的、全方位的。 为此,主办单位应树立服务观念,按照市场化、商业化、专业化的要求来进行服务运作。 主办单位是以服务客户的形象出现的,特别是客户服务中心可以帮助参展商、 采购商解决具体各种问题,包括投诉。 只要是参展商、采购商需要的,主办单位就应该想到做到,只有通过优质的服务形成一个固定的客户群, 主办单位才能实现持续办展,才能实现自身的发展和壮大。
四、结束语
以人为本的品牌展会已经成为展会中的潮流。 怎样把人性化的服务贯穿到品牌展会中,让人性化的品牌展会优点发挥到极致,是人性化展会的终极追求。 人性化的服务要具备人性化的服务理念,明确人性化的主题观念,要明白客户的所需,为客户提供更加优质的服务,是延续优秀展会的重中之重。
参考文献
[1]凯文.浅析品牌展会,服务人性化[J].战略品牌管理,2009年
[2]王起静.浅析品牌展会,服务人性化[J].会展项目管理,2010年
[3]杰克.特劳特.大品牌,大问题[J].以人为本的展会管理,2009年
[4]何平.品牌展会,服务人性化,品牌道路,2009年
3.展会项目流程管理与风险控制 篇三
关键词：展会；流程管理；风险控制
2002年10月，原国家经贸委取消了国内会展的审批制度，对会展业的发展起了积极的推动作用。目前，虽然我国的会展数量不断增加，由于利益的驱动，办展风险小，很多主办单位办展属于获取短期收益的行为。这些组织办展人员素质不高，相关活动的组织不规范，对参展商、观展者的服务提供不到位，缺少对相关供应商和参展方的调控管理。
会展项目就是为完成展览和会议活动所做的彼此相互关联的人或活动的一次性过程。会展活动确定日程之后，一旦开展，其结果就具有不可修改性。大型会展活动不可能有预演，一个环节的疏忽就会造成不可弥补的损失，所以对活动的控制尤为重要。会展项目管理是对执行中的会展项目发展周期中的各个阶段工作进行计划、组织、控制、沟通与激励，以实现会展目标的各项活动的总称。通过对项目的过程管理起到降低风险的目的。
一、针对会展活动的不确定因素进行有效的管理
会展活动通常是一次性的活动，不确定因素较多，一旦出了问题，很难补救。大型会展活动不可能有预演，所以对活动的时间、成本、质量进行管理尤为重要。
由于会展活动的不可弥补性，使得在给定的情况下和特定时间内，可能会在结果和目标之间发生差异，差异越大，损失越大，在会展项目管理中，这种不确定因素一般来自三个方面：
1.1因由自然环境、市场或社会宏观环境所产生的对所有办展机构都发生影响。例如：自然灾害、经济衰退、政治法律因素，这些问题来源于办展机构外部，办展机构仅靠自身力量很难规避，不可控制。
1.2因办展机构经营方面的原因而给会展项目带来的影响。例如：现场布置不当和设施老化延误布展时间和影响会场活动的效果，甚至造成危险；通道安排不合理而引起的人群拥挤并出现事故；会展定位不当，招展不力，招商不顺，宣传推广效果不佳，人力资源及人员结构不合理，成本超支而使会展无法继续举办等；展览管理失误而引起参展商“闹展”和“罢展”等问题。
1.3因主办单位或承办范围管理方面的原因而给会展项目带来的影响。例如：前期策划方案不合理，导致计划变更而追加成本，工作进度延误造成会展延期，布展时间过短、展品运输紊乱，相关活动安排不合理，展览期间的服务工作不到位，导致会展无法取得预期效果。
会展项目管理贯穿会展活动的全部过程，在会展项目的不同阶段会有不同的侧重。
一般而言，在一个会展活动中会设立一个项目管理组织，由会展项目经理负起项目管理的全部责任，其他管理人员，负责各自职责范围内的工作；然后，通过定期的会议和报告，评估项目进展情况，识别潜在的不确定因素会造成的后果；最后，进行控制降低不确定发生的概率，减少已存在不确定因素释放的能量，降低不确定因素释放的能量速度，甚至改变不确定因素的性质。
本文以运用项目管理的理论和方法，对构建会展项目管理的理论及体系从理论层面对项目管理工作进行阐述，并从系统层面探讨会展项目管理应建立的管理体系。
二、会展项目管理理论
本论文中使用的项目管理相关理论包括项目组织管理、项目范围管理、项目时间管理、项目费用管理和项目质量管理五个方面的内容。
2.1.1项目组织管理
项目组织规划是为了更好地执行项目所必须进行的一步工作。总的来说，它分两个层次的工作：一是公司层面确定具体项目的组织形式，要求确定项目管理团队及其权限；二是项目层面，主要由项目经理负责，会同职能经理完成整个项目实施需要的人力资源规划。在这个环节中要具体确定和分派项目角色、责任和通报或报告关系。
2.1.2项目管理团队
项目管理团队一般包括项目经理，助理项目经理，项目办公室和专业人员。项目管理团队成员之间要相互合作，在人事关系上要避免冲突的指令。项目管理团队的组建应考虑招募所成员的专业技能和经验，以保证团队在必要的时间内获得合适的专业技术人员。
2.1.3项目人力资源管理
项目人力资源管理包括有效地使用涉及项目的人员所需的过程。项目人力资源管理的目的是调动所有项目关联人员的积极性，在项目承担组织的内部和外部建立有效的工作机制，以实现项目目标。在项目人力资源管理中，每项工作要分配到具体的个人（或小组），明确不同的个人（或小组）在这项工作中的职责，而且每项工作只能有唯一的负责人。在项目管理中，角色和责任分配通常采用责任分配矩阵来表示。
2.1.4会展管理团队的特点
管理会展活动的组织是组委会，它是会展主办方授权的会展管理机构，一般由举办方、承办方组成组委会，负责组建、管理会展工作团队。会展管理团队是为完成会展项目而建立的组织机构，置于会展组委会之下，接受组委会的管理，具体执行会展项目规划、组织、指挥、协调和控制。通常会展组委会的成员也是会展管理团队中的成员或领导。会展管理班子有一大特点：其成员多数是临时借调，来自不同的职能部门或组织机构。随着会展项目的进展，管理团队成员的工作内容和职务常有变动，甚至人数也会有不小的变化；团队成员往往要接受项目经理（组委会）和原组织机构负责人的双重领导。因此，会展管理团队建设对保证项目成功有重要的意义。
2.1.5会展管理团队的形式
会展团队的结构形式应视会展性质、组织环境而定，在会展的不同阶段，团队的结构形式应作相应的变化。会展是由众多子项目组成，有的子项目是会展的其中一个阶段，有的则贯穿项目始终。会展管理团队采用专业对应的结构流程图。如下图2.1所示：
2.1.6会展人力资源管理
4.展会管理规定综述 篇四
随着公司对外贸易的日趋活跃，以适应拓展国外市场的需要，并提高公司知名度和产品的美誉度，提升企业形象，增进相互交流促进业务的持续增长，保持和繁荣出口的良好形势。公司将通过不同的途径积极参加适合自身发展所需的各类产品交易会、展览会等。
为了规范和严格展会的操作程序，以利对外交流顺利有序的进行，以期达到充分展示企业形象和宣传公司产品的目的，特制定如下规定：
一、参加展会人员落实：
1、根据不同的展会,由销售人员提出展会申请上报公司行政办，由公司按参加展会性质的不同，有针对性的择优选择确认参加展会的人员和数量。
2、在参加展会人员的名单内筛选确定有展会参加经验和富于责任心的参展负责人。
3、按参加展会的要求和内容对参展人员组织、落实、明确展会的各项工作。
二、展会的准备和落实：
1、参加展会人员及时做好个人证件（护照）制作申领等前期准备工作，并按时由展会负责人上交组织单位签证落实；参加广交会的参展人员相片和身份证件等准备工作。
2、组织选型并落实好参展样品的准备，要根据参展场地的面积和不同的地区选择不同的样机。
3、参展所需的样本和文件资料，保证展会所需。
4、参展所需的日常办公生活用品的准备（如计算机、订书机、记录本、名片、胶带等）。
5、落实交待出发前的工作交接安排，遗留问题的处理等。
三、筹、撤展工作：
筹、撤展工作是一项重要和艰巨性的任务，必须要加以重视和做好计划安排
1、由展会负责人组织落实并协调安排好参加展会的筹、撤展工作。
2、筹展工作要落实好参展样机，并要有适合运输的包装完整性的检查，并尽可能要学会操作使用。
3、按展会日期落实好运输时间和发运要求，确保筹、撤展样品安全、快捷、完整。
4、筹、撤展期间要服从大会的统一安排指挥，要遵守会场纪律，保持与大会协调沟通。
5、筹、撤展期间样机的包装物和非展出物品要及时清理和保存。
6、筹、撤展期间要注意产品和人身安全，做到预防第一、安全第一的原则。
四、展会费用：
1、展会往返交通费参照差旅费标准核支。
2、展会食宿费用：
展会期间组织单位没有统一安排的，费用按实核报，但应以厉行节约为原则，并参照差旅费标准尽量控制在该标准范围内。
3、国外参展，组织单位有经费返回的一律上交公司财务，公司给予每人200美元的生活费用补贴。
4、参加广交会返回补助费，筹、撤展负责人员每人补贴400元，展会人员每人补贴200元。
五、展会期间安全和纪律：
1、展会期间要严格遵守会场纪律，服从组织安排，统一开、闭馆时间，不要迟到和早退。
2、展会期间要注意安全，做好产品的安全防护和保管工作，同时对参展人员在展会期间要妥善保管好个人提包、现金、手机、证件等贵重物品，不得随意丢放在展位上，贵重物品要专人看管，提高警惕、严防盗窃、诈骗等行为。
3、展会期间不得在展厅内摆放非展物品，保持展厅内的良好形象。
4、展厅内严禁吸烟，每日闭馆前做好安全检查，确认无误后方可离开。
六、展会注意事项：
1、展会期间所有参展人员必须保管和备带好主办机构发放的证件，根据展会公布的时间进、出展馆。
2、要统一服从展会的安排和管理。
3、需要改动、变更的要及时与组织单位联系，申请办理相关手续。
4、注意个人行为形象、穿戴要整齐。
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5.展会参展合同 篇五
合同编号：
承办方：（以下简称“甲方”）参展方：（以下简称“乙方”）
博览会将于 年 月 日至 月 日在 举办。甲方为该展会组织承办方。乙方为该展会参展方。为了保证展会正常进行，维护双方共同利益及声誉，本着自愿、平等合作、互惠互利的原则，订立本合同，以兹双方共同遵守。第一条 展位情况
1、乙方参展展位位置： ；
2、乙方参展面积：平方米；
3、参展场租价格：单价 元／平方米，总计 元（大写： 元整）。第二条 付款方式
1、本合同签署后7个工作日内支付总费用的20％作为定金；剩余80％的款项于展会结束后十个工作日内支付。乙方付款前，甲方开具相应金额增值税专用发票。
2、付款方式：电汇。
3、乙方开户行： 账号： 第三条 权利和义务
1、甲方因外部因素改变展会日期或地点的，应提前一个月通知乙方，乙方同意接受的协议仍然有效；乙方拒绝接受的可解除合同，甲方返还乙方预付款。甲方于展会开始前一个月内更改展会日期、地点的，按照合同总金额10%支付乙方违约金并赔偿乙方布展费用等损失。
2、甲方应对乙方和参观者采取安全预防措施。
3、未经甲方的书面同意，乙方不得将展位全部或部分转租或分派给他人，乙方对展厅墙面或其他部位的损坏要负责任，未经甲方同意，乙方不得更改地面、天花板、展馆柱面或墙面。
4、乙方于 年 月 日前完成展位布置，甲方应为乙方布展提供必要的便利。于展会结束后两个工作日内完成撤展工作，否则由此引起的损失和延误，乙方应向甲方做出赔偿。第四条 违约责任
1、乙方违约，或提出退展，甲方可依据下列条件允许乙方退展。a）乙方书面告知甲方其退展申请，若甲方同意乙方退展，书面通知乙方。b）乙方推展的，定金不予返还。但经甲方同意返还的除外。
c）由于乙方未遵守本合同条款的规定，或未在上述规定的期限内支付场租费，甲方将以书面形式通知乙方解除本合同，定金不予返还。
2、由于不可抗力致使展会被取消、暂停、或缩短展期，双方互不承担违约责任。不可抗力是指不能预见、不能克服、不可避免的情况。
3、除上述约定以外，任何一方违反本协议的约定，给对方造成损失的，应承担赔偿责任。第五条 附则
1、双方在履行本合同中产生的纠纷，应友好协商解决，不能协商解决的，提交展会所在地法院裁决。
2、本合同一式捌份，双方各执肆份，具有同等的法律效力，经双方盖章有效。
3、本合同除要求手写项外，手工涂改、增减条款均视为无效。
6.展会合同 篇六
合 同
甲方：___________________________________________（公司全称）
乙方：___________________________________________（公司全称）
鉴于：
1.甲方愿意委托乙方为其提供__________年_____月_____日在上海
举行的“____________________________ ”的服务。
2.乙方愿意接受甲方的委托为其提供__________年_____月_____日“____________________________ ”活动的服务。
双方经协商一致。本协议由中文写成。
本协议一经签字，双方同意遵守此服务协议及其所有附件的各项条款。涉及双方的有关服务项目则受其规范和制约。
一：乙方对甲方的有关服务
乙方为甲方提供__________年_____月_____日“____________________________ ” 活动的设计、制作、装置及除场地供应方应提供的所有演出灯光外的效果灯光服务。
*服务内容不包括报价以外的服务项目，如需额外服务，乙方将追加服务费用。
二：乙方责任
1.对于乙方提供的所有方案应得到甲方确认； 2.乙方应在双方商定的日期完成相关服务内容。
三：甲方责任
1.甲方须提供服务所需的相关资料（包括文字和图片）； 2.在验收合格后按期支付乙方相关服务费用；
四：共同责任
双方同意在此协议下：
1.若没有事先的书面同意，任何一方都无权在任何促销、宣传资料中使用另一方的商标、商号及其他相关称谓；
2.任何一方保留与非本协议的第三方签订同类协议的权力； 3.任何一方仅授予本协议内所列明的许可权，而并无授予任何其他许可权（包括专利许可在内）；
五：协议期限
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本协议自签订之日起生效，至双方在本合同内所规定的全部义务履行完毕后终止。
六：保密资料
1.除双方另行书面同意外，甲方与乙方在履行本协议中做出的所有资料交换均在保密基础上进行。
2.无论上文如何规定，乙方应保存所有有关的原始资料，包括但不限于甲方相关人员提供的。该有关资料应继续是甲方的专有财产。在合同结束后，归还甲方。
七：不可抗力及其他延误
1.如果本协议任何一方因诸如战争、严重火灾、水灾、台风、地震、社会骚乱或其他自然灾害或其他不可抗力影响，从而阻碍了本协议的履行，则本协议的履行时限可予以延长。
2.如果不可抗力事件的影响持续超过150天，协议双方应尽快通过友好谈判，以求达成继续履行协议之共识。
八：一般规定
1.任何一方不应向无关的第三方透露本协议的条款和条件，但为遵守任何有关法律而需要透露除外，所有有关本协议的存在、内容履行或签署及涉及本协议所述安排的宣传稿及公告应在发表之前经双方协商批准。
2.本协议及其附件是双方之间完整及唯一的协议，并取代双方以前就本协议的口头或书面协议、报价、建议书、合同、谅解及通讯。
3.任何一方在任何情况下放弃追究另一方任何违反本协议的行为不应被视为放弃该方在任何其他情况下对违约的权利。
九：仲裁
1.本协议受中国法律管辖并按中国法律解释。
2.因执行本协议所发生的或与本协议有关的一切争议，双方应通过友好协商解决。如协商仍不能达成协议时，由仲裁机构进行仲裁。
3.在仲裁期间，除进行仲裁的部分外，协议其他部分应继续执行。
十：付款
本协议费用共计人民币大写：
元整（小写: ￥
元）活动预付款为总价的_______%，计人民币大写：__________元整（小写：￥_______元）
乙方的账号：
________________________________
乙方的开户行：________________________________
十一：其他
1、本合同仅限于乙方为甲方本合同所列之服务，如甲方另有其他需要，双方需另行协商。
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2、本合同仅限于乙方为甲方提供甲方在本次活动结束后七天内支付给乙方全部款项的服务，如甲方以后另有需要，双方可另行协商。
3、报价明细见附件。
本协议一式贰（2）份，双方各执正本壹（1）份。
甲方：
（授权签字或加盖公章）
__________年_____月_____日
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__________年_____月_____日
7.展会报告 篇七
木塑材料具有高密度、高强度、抗腐蚀、防虫蛀、防水和可钉、可锯的二次加工，清洁、美观、可完全回收，不再造成二次污染的优点，是作为替代木材、塑料、钢材、水泥的新型复合材料
优点：展会上出展的公司的产品有PE木塑和PVC木塑，我公司已生产PE木塑为主，在业内有一定的知名度，我们的产品在质量有一定的保障。
劣势：这次参展的企业有许多推出了新的产品，色彩也和纹理也多样化。在展会上展出了他们搭建的露台、木桥、廊架、宠物笼等产品，让观展的客户有很强的直观感，对他们的产品兴趣大增，使我们的产品流于大众。
改进：我们在产品推出上要加快进度，产品的色彩也要丰富。对于我们将要做经销商，他们所看中的是产品的多样性，做出来的最终产品才能使客户有购买欲望。
展望：现在城市的建设的色彩越来越丰富，对于环境的保护也月重视，木塑的发展空间也非常大，我们只有丰富自己，完善自己，才能跟好的发展自己。
8.参加展会总结 篇八
（一）在公司做销售这么多年，经常跟随公司参加国内各个行业举办的专业产品展示会，现在的展览会已经不是简单意义上的展示产品、推销产品、购买商品的场所。现代展览会已经快速发展为交流和获得信息的中心。参加展览会也成为了企业整个市场拓展工作的重要组成部分，推广和宣传公司品牌展示企业实力和形象的绝好时机。参加多次的产品展会，略有心得，希望与同事共享。一，展前的准备：精心策划。
销售人员接到公司的参展通知时，就开始准备本次参展的前期工作。首先就是：
客户的邀请。展位确定下来后，其中很重要的一项工作就是遍发英雄帖，邀请客户届时参观你的展位。邀请函要注明展会的名称，时间，公司的展位号，参展人员及联系方式，顺便也可附带一下最新推出的产品。邀请的时间一般在展会前一个月左右。这样做的好处有很多，首先，你告诉客户你参展了，是在传递你有实力参展的信息;其次，参展商由被动的等客户变成主动请客户，效果更加明显;再者，面对面的沟通要比电话或邮件沟通要容易的多。参展时公司往往配备专业的技术工程师，面对面的沟通更能了解客户的产品需求及应用，能获得事半功倍的效果。
产品知识再学习：对于参加专业产品的展示会，参展人员一定要对自己本公司的参展的产品知识有更多的了解，以便我们在会议期间正确的引导客户。我们公司与其他公司不同，产品领域涉及比较广泛，因此要针对此次参展的重点来学习相关的产品。比如：光电展就多学习了解陶瓷插芯及陶瓷套筒方面的知识。上海电子展多学习片容片阻方面的知识。LED展就多了解我们的LED陶瓷基座方面的知识以及他们所有的应用等。二，展中细节：保持斗志，胆大心细。
如何会出现以上标题?参展前的各项细致的准备都是为展会做铺垫的，参展中与客户的交流至关重要。细节决定成败，在参展过程度需要注意一些细节：
保持斗志：参展人员一定要注意自己在展会中的形象，站立迎宾，精神抖擞，良好的精神面貌不但体现了公司的活力和蓬勃向上的氛围，更能向客户展示自己的良好素养提升客户与我们合作的信心。
胆大心细：面对光顾展位的客户，不要胆怯，要主动打招呼，观迎进来参观。但是专业性的展会会有很多同行参展，所以对于与竞争对手的交流，要做到有所保留，但更需要互相的沟通交流，尽力从对方的言谈中，了解到行业信息。做到知己知彼，方能百战不殆。因此参展也是对同行进行全方位了解和摸底的关键时刻。
接待老客户：1，询问客户对以前使用的产品有何建议。2，询问客户将来需要的产品及具体的数量。3，了解客户与三环后续合作的份额及规划。
接待新客户：了解对方是厂家还是经销商，主要生产产品，所需求产品的数量。因为在展会期间来访人员比较多，不会沟通很长时间。因此要留下对方详细的联系方式，若来访人员不是采购，请对方推荐并索取采购人员的联系方式，以便后续跟踪联系。
资源收集：销售人员信息渠道非常重要，因此在参展难得的机会中，建立后续行业信息来源的渠道。与媒体或客户互留产品宣传资料，索取样本。起到资源互补共享的效果。
谨防探子：展会上经常会碰到同行中的探子，他们会扮作客户来套我们的价格和我们的产品宣传资料及技术甚至客户资料，所以对此我们的参展人员要保持高度的警惕性。对于索取我们资料的人员，我们需要详细询问他的需求及他们公司情况，根据判断来分析是否后续的进一步接洽。
三，展后总结：整理资料，及时跟进。参展结束，只能说工作只进行一半，真正起作用的是展后及时跟进。这时我们需要做到的是： 客户分类：根据展会上与客户谈判的过程及结果，将客户分为正式客户，潜在客户，无效客户。这里的正式客户是指老客户。潜在客户即指对我们的产品有明确的订购意向，只需进一步跟进，确定一些细节即可订货的客户。无效客户指仅在展会留下名片，没有进行过交流，且对方仅是收集一些资料的客户。将展会期间的客户记录进行梳理，与客户对应起来，再做进一步的沟通接洽。
联系客户：给客户发邮件，邮件中体现出参展的内容，感谢客户的关注。对重点客户要重点联系，先联系重点客户，分清主次。若参展中有与客户的合影照片，顺便发过去，做为纪念。回复客户：邮件发出去以后，陆续会收到一些回复。对这些回复要认真阅读，掌握客户的真实的想法，针对客户的回信内容及时复信。如果客户需要就某产品的报价，那就专门为客户制作报价单。
再次跟进：如果客户对我们的产品及价格比较满意，我们就诱导他购买产品，按照公司销售程序，进行初期合作。如果我们发了邮件，客户没有反应，一个礼拜后再发一封与上次有所变化的邮件或电话询问结果。以便我们确定此客户后续合作的可能性。
公司参加专业性的行业展，不但能在同行业中秀出自己公司的产品实力，更贴近的服务于客户，也并能从相同参展的客户当中，看到自己的不足，不断完善自己。也许从某次的展会当中，不能立竿见影的见到成效，接到很多的订单。但我相信通过公司的大力宣传及推广，再加上后续开发工作的跟进，多与行业里各方面的信息融汇交流，让专业的展会真正的成为服务于我们的品牌的推广，产品的展示及公司实力的展现，因此让三环的品牌效应遍布中国，走向世界。
参加展会总结
（二）今我参加了北京的一次展览，这是自己第一次参展，很兴奋、也很期待。展会回来后，简单的总结了一下这次参展的经历，现在跟大家一起分享，希望能多少有些用处啊，呵呵^_^ 如果大家有好的建议，请写下来哦。正文：
参展前的准备：
1、公司的宣传资料、技术样本、展品、名片和会来自己展台的客户名单表。
2、而针对会来自己展台的老客户可以准备一些小礼品，除此之外，还可另外备一些小的礼品用于送给意向比较大的客户。这些礼品最好能印上公司名称和LOGO，这样既能表达心意又能让客户对你有印象。参展期间注意事项：
1、针对老客户：最好能坐下来聊聊，问下他对之前的供货是否满意、是否有哪些还需要提高、改进的;再问问对方接下来有什么采购的打算;最后送点小礼品，以表心意。
2、针对新客户：要主动接待客户，应尽量留下对方网络的联系方式，最好有MSN或SKYPE，这样方便以后联系，在与客户聊天的时候尽量了解清楚对方的公司性质(是贸易公司还是生产厂家)、主要采购的产品和基本要求。
PS1：一定要主动，不要期望客户会主动上门来找你。在展台外张望的客户可以主动上前请对方到里面参观，并最好互留名片。来参展的人一般都会来一两天的，如果第一天他有来你展台参观，但没有多大的意向，那么第二天当你再看到他的时候一定要请他到里面坐坐、详谈。PS2：不要轻易放弃，利用好所有你能用上的资源。记得第一天一个国外客户(这里暂称为A)来我们展台时只大致的看了一下我们的产品，而且他旁边有一个中国人(是他在中国的供应商，暂称之为B)，这次还兼他的翻译。我也是第一次参展，没什么经验，不懂怎么把握住客户，等他们走了之后才想到其实这个客户应该是可以马上订单的，可是这时候已经晚了。但是突然想到B他们的展台就在我们前面，我下午就一直注意前面的展台，呵呵，等了很久，终于看到他们回来了，等A走了，我就过去跟B聊天，从他那了解了一些关于A的信息，并得知A明天还会来展会，而且这次是B负责A的行程安排，我就请B明天再邀请A来我们展台，我们可以细谈。就是这样，这个客户第二天又来到了我们展台，并简单的下单了(非常感谢B ^_^)。虽然这次有点后知后觉，但亡羊补牢，仍然为迟。现在我正等A确认PI，希望能与A建立起良好的合作关系。
3、最好及时记下客户的信息，将重要的信息写在客户的名片上。展会时间短、人多，很多时候都忙不过来的，如果你等晚上回去再来慢慢整理名片和客户的信息，那很多东西都会忘记的，而且晚上回去肯定都很累了，哪还有那么多精力，所以最好当时就将最要的信息写在相对应的名片上，这样回去也方便统计、也不容易搞错。展会后的跟踪：
展会后的跟踪是相当重要的。
1、回公司后，马上把所有名片整理归档，分为重要客户和一般客户，然后全部邮件发送公司的相关资料。
2、如果客户三天之后还没回邮件，就进行电话跟踪，务必要让对方记住自己。
参加展会总结
（三）根据组委会的安排，我们承担了高新技术项目会展的筹备工作，主要负责会展总体方案的设计和落实、展位分配、布展，项目展区征集的和招展，联络协调等大会的组织工作。目前会议的各项会展任务已圆满完成,现将本组的有关工作情况总结汇报如下:(一)会展方案的起草工作。在认真总结对接会展经验的基础上，吸收了相关方面的意见和建议，提出了对接会会展工作总体方案，进行了讨论修改，并逐步落实推进，为大会的整体筹备工作顺利推进起到了重要的作用。
(二)大会招展工作。根据工作分工，各接受任务单位，主要领导亲自挂帅，积极组织力量，利用各种工作渠道，组织大会招展工作，此项工作，任务重，要求高，难度大，时间跨度长，由于组委会和各单位领导的重视，参与人员负责任的工作，会展组圆满地完成了大会的招展工作。
(三)承担展览设计工作。根据组委会的工作部署和总体方案的要求，起草并多次修订了会展组的工作方案。对接会的展览风格、会议特色、功能分区进行了总体设计，并根据大会筹备工作进展及各工作组的具体情况，及时作相应的调整，保持与组委会的总体工作同步;保持与各工作组的工作交流和信息沟通，注意与各方面的工作衔接;会展中心就展馆租用、服务要求、价格优惠幅度等进行了多次蹉商，经过多次协调、修改，完成了室外、室内展区的平面布置图和布展示意图，并对展馆的布展提出了统一要求。
本次对接会设室内、室外展厅和会议区。室外展厅4000平方米;室内展厅20000平方米，设标准展位400个，450个参展单位;特装面积共8200平方米，设序厅及地市特别支持单位，国家创新型试点市展区、投资商展区、开发区县区展区、高校科研院所展区、高新技术项目展区、环保产业产区、人才交流展区及科技兴贸和国际科技合作展区。
(四)各展区特装的招投标工作。按照组委会办公室的要求各功能展区的特装任务，全部对外进行招标，起草了招标文件和设计脚本，组织了特装设计招标评审会，对中标方案进行修改，报组委会办公室批准，监督中标单位严格设计方案，高质量制作。
(五)组织高校院所参展。高校院所的参展工作关系到整个对接会的项目水平，会展组高度重视驻高校院所的参展动员工作。在整体方案出台后，会展组即与各单位保持密切的联系，保持信息通畅。组织召开了高校院所参与对接会会展工作协调会,讨论有关高校院所参与对接会的会展工作安排，高校院所派代表参加了会议。会议向各单位通报了第六届对接会筹备情况，就有关高校院所参与对接会的初步方案做了说明。与会代表就各自单位的情况对有关参展问题进行了讨论，提出了不少建设性意见，并表示积极参与第六届对接会，充分利用这个平台，做好成果推介，扩大宣传。
(六)展会的布展及现场组织工作。10月20日，会展组进驻会展中心现场，开始接收各参展单位送来的标准展板，并对部分预订展位的参展商进行跟踪落实工作;10月25日，各特装参展商进场施工，会展组重点做好现场协调和质量安全监督工作，并根据总体进展情况合理安排加班时间，确保施工质量和进度;10月28日至30日，会展组的中心工作转移到现场管理和服务上，做好人员和展品展件的进出管理，及时协调解决现场出现的各种问题，尽可能满足参展商提出的各种要求，协调好领导巡馆、新闻采访等相关工作;10月30日下午，现场开展撤展，通过精心组织，使整个撤展过程做到文明、安全、有序，圆满完成展会的现场组织管理工作。
(七)做好了组委会及办公室交办的其它工作。参与了会议的协办或特别支持单位的邀请工作;积极参与大会的客商的邀请工作;利用各种渠道进行对接会的宣传，吸引更多的投资商参会，及时与他们保持沟通和联系等。
9.展会背景 篇九
这是一个虚拟的展会，如有雷同纯粹巧合
一、展会名称
中国科技国际食品展览会
二、历史展览地方
中国上海虹桥展览馆（5月）
三、目前展会面积
60000㎡的室内展览面积及10000㎡的室外展览面积。
四、展商品牌
集超过1000个海内外高端品牌。
五、展出大类
• 酒类专区：葡萄酒及烈酒、进口啤酒、酒吧用品及服务等；
• 饮品类专区：时尚饮品、乳及乳制品、冰淇淋及冷饮、咖啡与茶等；
• 食品类专区：烘焙食品、清真食品、休闲食品及甜食、食用油及橄榄油、果蔬、罐头、特殊膳食及酵素、天然及保健食品等；
• 食品机械类专区：食品机械及包装技术与材料等；
• 餐饮连锁加盟专区：中式餐饮、西式快餐、烤肉、火锅、西式餐饮、清真食品、特色名吃、休闲食品、时尚饮品、酒店连锁、餐饮管理软件系统及设备等。
六、目标观众
• 各国相关组织与协会、各国驻华机构、商贸机构、国际买家中国采购办、国际商贸机构等； • 酒类和食品领域的批发商、代理商、经销商/分销商、进出口贸易商、生产制造商、专营店、从业者、消费者、供应商、专家、研究人员、行业组织和协会、采购商/加盟商、技术咨询、商超、电商等。
10.展会总结 篇十
这次展会让我收获还是很多的。有一个锻炼的机会，接待客户，介绍公司，介绍产品，交换名片，让客户到厂里更深入了解和合作。
我是刚进入这行业的，通过这次展会，更多的学习。产品，市场，客户，前段时间熟悉公司，炉具，烟机，热水器，保洁柜等，当然还要加强学习，更专业。
从展会需要大家配合，有些环节还要更加优化。每一个环节相连构成一条链。只有顺了，才能达到目标。
展会第一天，第二天，还算个展会样，之后的时间比较冷清，这也是一个展会的特点，也说明行业的一些特点。
一些做开其它品牌的客户也给了一些建议。
提高品牌营销，品牌名气，广告投入，市场推广。
展会上没有单独的整体形象出来，宣传效果要更一步加强。
央视广告时段的问题，在展会中客户问到的很具体时间，也很重视。有些事情不能说得太空洞。让客户怀疑，我们有没做这个广告推广。
展会还是很多参展厂家，说明这个市场还是很大的，然后竞争激烈。XX作为一个新进入品牌，还是在营销，品牌推广，投入等等要一步步增加。
当然在展会上，要分析和选择客户，选择这个也是双向的，客户也在选择。怎么样更加多的上，意向达成合作。我们自身还要更加做好自己。
在意向中分析，那些合适我们的，那些是不能做的。
客户的实力，能力，销售渠道，以店面为主还是以批发，还是有楼盘工程，客户对我们的提出的要求，需求的支持。
市场各地也有不同的特点，我们要配合有合作意向的客户，更深一步的开发。我们作为新品牌，有些要灵活操作，在空白地区，可以让先来先做，当然客户实力不能太差。展会跟进的客户中有些因为首批太高选择了其它品牌。
品牌营销，是一个不断的过程，包括不断的投入，市场开发，市场的回报。积累过程，沉淀的过程。
在展会中，市场同质化，我们如何更好做市场，这是我们需要思考的。在价格，品质，品牌上。
XX品牌形象宣传片，宣传上要加强。包括央视，网上搜索平台上，品牌网站独立的操作。
在X宣传架上，我们没有实在的打出销售招商政策，央视广告时段具体时间段也不打出来。反正都做了，何必不宣传。如何更加吸引客户，引起关注？
个人自身要加强专业知识，多到车间学习，多向行家学习。了解生产过程，配件，产品工作原理。烟机的电机，结构，工作原理，电路，一些常见的问题等等。
11.展会流程 篇十一
第一章
提出参展需求
一、由相关人员说明参展的目的，提出明确的参展需求，包括展会信息：展会的名称，开展时间，展会地点，展会规模，展会相关性；展位信息：展位的面积，几面开口，展位布置要求，供电模式，结构信息，其他信息：展会的预算，展品，发运，参展人员，宣传品需求，培训需求。展会计划审批意见表见附件1.二、展会计划审批表申请报送公司领导，领导审批是否参加该展会。注：（建议国内展会提前2-2.5个月，国外展会至少提前3-3.5个月提出参展需求，否则准备过于仓促，造成展会效果不佳。）
三、领导通过审批后，审批单下达给展会总负责人，筹备工作开始。
第二章
确定展品
一、自相关人员提出参展要求获批以后，展会总负责人组织商务技术部、国际贸易部、生产部、结构部、照明等相关人员开会讨论相关事宜，明确各部门配合工作，确定初步时间节点。
二、经领导、各部门讨论后选择展品。如会上无法马上确认展品，请2-3日内确定展品详单，报送商务技术部人员，以便下产品任务单和展位装修方案。
三、展品确认后，无特殊情况尽量减少更改，以免造成生产、展位方案的改变，影响整体进度。如更改展品，请立即告知展会各负责人。
第三章 展位申请
一、每年固定参加的展会，广交会（春季、秋季）由国际贸易部根据外贸需求，登陆易捷通完成申请。
二、其他展会由商务技术部人员完成展位申请。
第四章 展位付款
一、确定申请展位类型和面积后，按照展会要求，由商务技术部专员填好相关单据，领导签字确认后，向财务部申请付款。
二、展位施工图纸确认后，按照与展位公司签订的合同要求，由相关负责人填好相关单据，领导签字确认后，向财务部申请付款。
第五章 展位设计
一、根据展位规模和展会装修要求，由商务技术部专员联系展位服务公司，招标设计方案，最终展位设计方案由展位总负责人、领导审核签字确认。
二、展位施工方案由商务技术部，结构部，如含照明展品，照明部相关负责人一起确认。
第六章 展品的准备
一、由展会总负责人牵头，各部门积极配合共同完成。按时间节点准时、保质保量准备展品。商务技术部跟踪进度，协调各部门，把情况及时汇报给总负责人。
二、关键：负责发货人员尽早制作展品的详单、确定包装箱尺寸。
三、商务技术部人员负责制作产品的连线图、配电图等。技术部人员与发货专员及时沟通和配合，明确各备品备件的数量。
四、展会用电电量、强电由电子电气部专员负责。
五、结构部同事给出框架制作的建议，如箱体距地面的高度和背后预留空间大小等。结构图纸确认后，发给商务技术部相关，便于展会服务公司施工作参考。
第七章 展品发货
一、展品调试完成后，由展会总负责人，生产部，质量部，商务技术部、参展人员等到现场，检查箱体，各部门确认没有问题后，生产检箱，展品打包。
二、发货相关人员和商务技术部人员配合核对展品、备品的数量、型号等，确认无误后签字，避免发生展品、备品数量不足，影响展品使用。
三、包装完成后，装外包装，发货，直至发货完成。
第八章箱体标识要求一、二、三、四、LED显示屏行列号标签粘贴牢固，字体清晰（如国外展会要求英文）产品品名、型号标识明确。备品备件：标识明确。外包装箱唛头明确。
第九章 展会后展品回运一、二、展位撤展后，展位负责人应告知发货专员的展品回运时间。
回运展品到达后，发货专员、展位负责人对展品进行核对，对损失，丢失，或售出的展品进行汇报，商务技术部人员清点剩余画册数量。
第十章展会宣传品
一、由相关人员提出具体需求，是否需要宣传品（如画册，光盘等）以及宣传品的数量，如没有具体要求，按现有库存画册准备。
第十一章 展前培训和人员规范
一、由技术部、工程部、研发部根据参展人员提出的需求在展会前2周左右，组织参展人员培训。
二、三、展会期间，全体参展人员要求统一着装。
参展人员提供展会的现场照片、客户洽谈的照片至少5张，把展位的设计搭建的建议反馈给商务技术部人员。
12.汽车展会策划书 篇十二
活动名称：汽车知识游园会暨汽车文化展示会活动
一、活动主题：
徜徉知识的海洋，点燃青春之火
二、活动目的:
弘扬汽车文化、普及汽车知识、丰富文化生活
三、活动背景：
在现今社会，汽车已成为我们主要交通工具之一，汽车文化自然成为一种社会发展的产物。然而，大学生无疑是未来的汽车消费群体，但只有少数大学生对汽车方面有所认知，汽车基本知识无疑成为了大多数大学生急需的精神食粮。
四.活动目的：
提高湛师学子的综合素质，丰富湛师学子的课外知识，展示湛江师范学院大学生活的多姿多彩。同时，增加湛师学子对社会汽车基本知识的认知，使湛师学子大学生活更加贴近社会，为迈向社会做好充足准备。
五、活动时间：5月15日(待定)
六、活动地点：体育馆前面
七、活动对象：湛江师范学院全体学生
八、组织机构：
主办单位：共青团物理科学与技术学院委员会
策划承办单位：湛江师范学院汽车爱好者协会
九、活动内容：
1、汽车专业知识问答
2、汽车文化展示
3、团队闯关游戏
十、活动形式：
本次活动以自由组队的形式参赛，每队四人(必须为男女混合团队，可以跨班、跨院系)。参赛队到达问答站点时，必须按顺序答题，在排队时要多浏览展板上的内容，因为90%问题的答案可以在相应的知识展板中找到。
各参赛队在规定时间内成功通过障碍游戏(解手链游戏)后方可进入问答环节。参赛队随机抽取一道题目并在规定的时间内作答，回答正确(即闯关成功)可以继续抽题作答(回答错误不能继续作答)，正确回答一道加5分，但一个问答点一次最多可以作答三次。
附件：
★解手链游戏规则：
四人围成一个圈而站，伸手抓住另外两只手。一定要确定自己的左右手都只与另一只手相连。而且尽量不要抓同一个人的两只手。这样就可以形成一个相连不断的“手链”。大家将纷繁复杂的“手链”解开，将大家恢复到手拉手围成一个圈的状态。
要 素：大家齐心协力想点子
★汽车爱好者协会活动前期工作：
活动负责小组：安排协会会议，说明方案内容并讨论，同时做好工作安排。
宣传部：准备6份海报。
秘书部：收集汽车文化展示物品。
策划部：策划障碍游戏。
技术部：设计有关汽车文化和汽车爱好者协会的题目150道及制作抽题题号号码
外联部：做好拉赞助工作(包括汽车文化展示物品)。
★.本次活动所需的材料，道具：
1.红绳一圈，气球两袋，桌子四台，展板8个。
2.抽题箱二个。
3.打印题目及答案，抽题号码纸条。
4.准备剪刀3把，透明胶纸两圈，夹子50个。
★.活动当天各部门工作安排：
1.活动开始前，各干部一起帮忙布置场地;
2.活动过程中，会长团和负责小组指导开展活动并解决突发事件;
3.秘书部、策划部负责障碍游戏及闯关认证
4.技术部负责积分问答及积分认证;
5.外联部、宣传部负责维持活动现场秩序;