语言文字规范化学校验收档案整理要求

语言文字规范化学校验收档案整理要求（精选3篇）

1.语言文字规范化学校验收档案整理要求 篇一

建设项目文件归档要求及档案整理规范

一、项目文件形成的质量控制

建设项目档案是项目建设活动形成的文件中具有保存价值的部分。它是由项目参建各方共同形成的，是项目建设的真实记录，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护、改扩建的重要形式，项目建设单位、筹建部门、勘察设计单位、监理单位、施工单位等均应按照国家对项目档案工作的有关要求，把项目建档工作作

为项目建设的重要组成部分，列入建设计划，明确各自的职责。使之与项目建设同步进行。为此，参与项目建设的主要单位应在项目建设过程中对项目文件形成与积累的质量进行监控。

（一）建设单位文件的质量控制

1、建设单位的职责

建设单位应承担起项目档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导的职责。

2、建设单位的任务(1)明确项目档案工作计划。

(2)建立档案工作网络，明确各岗位任务。(3)规范做法，打好基础。(4)申报登记，接受监督(二)设计单位文件的质量控制

设计文件材料的规范，对竣工档案的内在质量有着密切联系。

如果设计单位提供的施工图线条、字迹不清晰，就很难保证竣工图的字迹线条清晰；如果设计修改通知单没有统一的编号或者不体现修改的图号和修改内容(题名)，将对日后文件的整理和提供利用带来不便。因此，设计单位应在明确设计任务或者在各专业分工时，应明确形成文件的内在质量和外在质量要求，把不合格的产品控制在文件发出之前。保证设计文件的质量，尤其要注意每张施工图应有图号、图名、设计人、校对人、审核人签名；规范设计变更文件的编制和传送。设计修改通知单不能一文修改多专业，同时要在有关栏目揭示修改内容、被修改图号。设计修改通知单要按专业统一编号，变更人、审核人签名要完备。对急于施工先发传真的，事后要补发原件；

口头变更的要及时形成文件发往有关单位，必须明确行之有效的特别办法。

设计文件要按专业、文号顺序进行积累。在项目的设计(含变更设计)全部完成后，设计单位需向建设单位移交经规范整理的全套档案(纸质、电子)，并移交一份由项目设计技术负责人签署的设计及修改变更文件材料目录，详列该项目全部的技术文件、设计变更文件、图纸勘误表目录。

(三)监理单位文件的质量监控

1、监理单位职责

(1)《中华人民共和国建筑法》(以下简称(建筑法》赋予了建设

监理督促检查项目参建各方做好项目文件的归档工作，检查、审核项目档案的完整、准确、系统的责任。监理应注意把好文件形成的质量关，在对施工记录进行确认时，要检查所填各荐是否符合要求，对试验单位、设计单位移交的档案也应把好质量关。

(2)《工程建设监理规定》，第十四条第五款规定：“建设监理业务完成后，向项目法人提交工程建设监理档案材料。”这就意味着建设监理在审核参建各方档案的基础也要整理好监理过程中的文件移交项目法人。

2、监理单位任务

(1)参与招标工作时，在协助项目法人做好项目招标文件的有关款项中，应明确文件的归档条款，如：竣工档案的数量、案卷的内在质量和外在质量、电子文件的归档等。

(2)从事设计阶段监理时，在协助项目法人单位选择设计单位

后，除对设计方案的评选、审查和施工图绘制过程中的监控外，还要指定文件积累、归档工作的责任人。并对设计文件、图纸进行检查、归档和验收。由于设计中出现的质量问题对工程影响极大，有关资料已表明，工程出现的质量问题40％在于设计原因，投资问题则80％决定于设计。所以，提高设计质量、增加投资效益一定要把好设计质量关。同时要做好设计监理过程中自身项目文件的形成积累。

(3)从事施工阶段监理时，一是在监理机构内部要指定项目文件的积累、归档工作的责任人；二是对各施工单位项目文件的形成、积累、进行内在质量监控；三是各级监理人员要对所监理项目的档案完整、准确、系统进行审核。建设监理工作中形成的内部文件进行监控的主要内容有： ①来自项目法人的文件。监理工程师受聘于项目法人，按照签

定的合同条款对项目进行监理。合同条款是监理工程师进行监理的依据，签定合同后项目法人还会就工程建设的投资、进度、质量等方面，提出要求或提供有关动态管理的文件。如：在材料供应、设备采购、项目部分功能的修改、工期的调整、施工期的水文地质、水文气象等到，对这些文件，信息管理监理工程师应妥善保管；

②来自设计单位的文件。这类文件对监理工程师正确理解设计意图，保证施工质量至关重要，除了设计单位正式颁发的设计图纸、设计修改通知单以及设计变更等材料外，其设计参数及计算方法也是收集范围；

③来自施工单位的文件。施工进度计划、施工方法说明、施工

作业报表、施工质量检验报告、月支付申请以及向监理工程师递交的各种有关进度、质量、费用、材料、设备、劳备、关税、索赔等方面的文件。这部分文件是监理工程师进行进度、投资、质量控制的重要依据。如果施工单位提出索赔的话，还要建立索赔档案；

④来自项目建设的主管部门、质量监督站、项目所在地政府的

环保、公安、交通、税务、保险等方面的文件。这些文件也是监理工程师需要知晓、处理的工作范畴。

(四)施工单位文件的质量监控

施工单位形成的施工文件和负责编制的竣工图是反映项目真实面貌和质量的主要依据，其数量在整个项目档案中占了最大的比重，是项目档案的主要组成部分。这一阶段也是项目文件积累的关键，其质量控制可从以下几方面进行：

一是以公文形成的文件，要注意统一文号。施工单位围绕项目建设，将形成公文形式的文件，如请示监理及项目法人等的文件要规范，如有统一的格式、统一的文号，同时，每一份文件要有准确的题名；

二是施工记录，必须真实、准确、耐久、有序、规范和完备的签署手续； 三是竣工图必须字迹、线条清晰，图面整洁，修改到位。

施工单位在签订承、发包合同后，应建立与工程承、发包方式相适应的项目档案工作网络，按照国家规定对需向建设单位移交的施工文件做好积累、整理工作。建设项目除了土建部分外，大多数的建设项目也都会有设备。在大型的生产设施方面，施工是由两个不同类型的施工单位进行的，所以做法上有相通之处，但也有其各自的特点。

1、土建施工积累的方法应符合施工文件形成的规律和质量监督部门检查的要求，施工管理性文件可按问题积累。施工记录一般从部分到整体的，按分项、分部、单位工程积累。

2、设备文件主要有三个方面。一是设备报价、询价等来往文件(这一部分文件一般由建设单位监控)；二是设备随机文件；三是安装、调式文件。设备部分的文件质量监控，主要从设备的开箱起把好关。设备随机文件的监控是从设备开箱时进行，是根据设计文件、装箱清单等进行。

(五)项目质量监督部门的监控(六)档案行政管理部门的监控

二、建设项目文件的整理

建设项目文件的整理，要求在完整收集的基础上进行，遵循文件材料的自然形成规律，保持项目文件材料的成套性，按照一定的原则与方法进行分类、组卷、排列、编目，形成符合国家档案工作规范的系统。

(一)归档文件的质量要求

1、归档文件应是原件

建设单位产生的文件归档时应收集原始手稿和打印件，盖章签字方可归档； 建设单位作为直接的收文单位，其文件归档时应保存正本；

有些文件如发至上级主管单位，建设单位作为间接接收单位，且没有抄送字样的，归档时可保存复制件：

施工单位移交给建设单位的文件除原材料质量证明单和个别材料试验报告可用复印件外，其余施工文件均应移交原始文件，供建设单位归档保存。

2、归档文件的内在质量要求

(1)归档文件内容要真实，必须在项目建设过程中直接形成的

(2)归档文件要准确、有效。图物相符、签署完毕，已按照一定的审批、检查、验收程序，负有责任的各方在文件指定位置上签署意见、签名、盖章、著明日期。(3)归档文件必须耐久、易读。所使用的笔墨纸张、胶片、相纸、磁带等必须质量优良。不得使用普通圆珠笔、各色铅笔、红色和纯蓝墨水等易褪色的材料，文件中的字体端正、图像音质清晰易辨。

(二)归档文件整理的基本要求

1、整理步骤

项目档案材料的整理主要分以下几点：

(1)划分阶段。凡是归入建设项目档案的文字材料、图表、图纸，按立项、设计、施工、竣工四个阶段归类划分，不同形成阶段的文件材料不能混淆在一起。

(2)鉴别。按建设项目档案归档范围对收集整理的文件材料进行鉴定，剔除不属归档范围及重份的文件，以确保项目档案的完整性，对计划任务书的批复、项目任务书的上报、征地权属证书等材料，应将原件归入项目档案。

(3)划分单位、分部(项)工程。同一单项工程的文件先按单位工程划分，同一单位工程再进一步划分分部(项)工程。同一分部(项)工程的文件再按不同专业分别排列。

(4)排列。根据文件的形成阶段规律和查找利用规律分别排列，如管理性文件按问题一时间排列；原材料、构件的出厂证明、试验报告可按结构或批量分类排列，质量检查、评定记录按单位、分部、分项工程分类排列。

(5)卷内文件排列。如果一个项目形成的同类型文件数量不多，可以组织为一个案卷，其卷内文件的排列要按形成的先后顺序排列：如果图纸、文字性文件分别组卷时，图纸的排列可按图纸目录的顺序进行，文字性文件遵循反映同一问题、同一结构的文件排列在一起的原则，同一案卷中有若干个问题时，按问题的时间顺序或重要程序排列：同一案卷中既有文字性文件，也有竣工图文件时，反映同一个问题、同一工作进程的文件排列，文件性文件材料在前，竣工图文件在后。

2、组卷原则和要求

组卷要遵循项目文件的形成规律，保持案卷内项目文件的有机联系，便于档案的安全保管和提供利用的原则。组卷时应注意：

(1)案卷内文件要准确反映项目建设活动的真实内容。(2)案卷内文件要齐全、完整。破损的文件修复后才能组卷，幅面不一致的文件必须折成或裱成一致的幅面。鉴于目前文件使用的纸张有16开和A4两种规格，现阶段允许在一个案卷内两种规格纸张存在(最好能统一为A4规格)，对于其他规格的文件，小于16开的文件用A4标准的白纸托裱，文件右边和下边分别与托裱纸右边和下边靠齐。托裱时，不可将文字图表和数据掩盖，签署意见在装订线以内的要粘贴补宽订装部分。

(3)卷内文件材料的制作和书写材料必须益于长期保存。不能用热敏纸(传真纸)文件，不能有铅笔、圆珠笔、复写纸书写的文件。

(4)案卷内文件的保管期限应基本一致。

(三)项目文件的组卷方法

案卷：是一组具有有机联系的、价值大体相同的科技文件材料的集合体定的分类集中，按一定的方法排列，形成保管和利用的基本单元。它按一

案卷组成包括两部分材料：经过整理的科技文件材料；在整理工作中形成的卷内目录、卷内备考表、案卷封面封底以及卷盒。

l、综合管理性文件材料的组卷

管理性文件材料主要是在项目准备阶段形成的涉及范围广泛的文件，如：立项申报与审批材料、可行性研究报告、征地拆迁材料、报建材料、合同、协议、设计和在设计施工阶段形成的招标、投标文件、竣工验收阶段形成的竣工验收文件。(重点是依据性材料)这类型的文件材料的组卷，应先按问题，后按时间的原则组卷。如：立项、征地拆迁、报建、招投标形成的文件材料自然分成几个问题，可把不同问题的文件材料分开，同一问题形成的文件材料按时间顺序排列。文件材料数量多的，可以组成几个案卷，不多的可组成一卷。卷内反映同一问题的文件应排列在一起，可按时间顺序或重要程度排列。如：征地拆迁包括征地拆迁合同协议、征地批文、征地数量一览表、占地图及土地证等，这些材料不能与招、投标文件放在一起。建设单位在对管理性文件组卷时，应注意签发稿的归档；合同支付未委托监理业务的，组卷时应将支付申请月报和监理审核意见及批准支付材料同时归档；在竣工验收阶段应将验收委员会对项目的凭借材料及评分表一同归档。

2、图纸的组卷方法 施工图和竣工图在建设项目文件中占有很大比重，图纸是按阶段、结构、专业形成的，图纸一般有图纸目录控制其排列顺序，因而在组卷时可按设计图纸目录的顺序进行排列。若反映一个单位工程图纸数量少，可以组成一卷，卷内图纸排列按目录进行；若图纸数量多，可按不同专业组成若干案卷。如果一张施工图由若干单位施工，建设单位应指定汇总人，各施工单位完成自己负责的部分后交有关单位汇总。竣工图与施工图数量不一致时(有增有减)应重新填写目录，同时保留原图纸目录。

3、施工文件的组卷方案

施工文件的组卷要符合各自的形成规律。一般来说，原材料、构件的出厂证明按批量形成；试验报告按结构形成：质量检查、评定记录是先形成分项、分部工程评定记录，最后形成单位工程评定记录。因此，施工文件的组卷按分项工程施工工序排列组卷。原则上可按以下方法组卷：按结构组卷。如果同一单位工程形成的施工文件少，可组成一卷；如果数量多的，可区分分部、分项工程分别组卷。

(1)整个单位工程和分部工程的工程质量评定表及统计表集中统一组卷；(2)分项工程质量评定表及分部工程的各种工程质量检验报告单，试验检测报告按分项工程组卷，分项工程质量评定表置于相应的分项工程施工记录及质量检测报告之上；

(3)原材料试验报告、合格证等按批量形成，能区分工程部位的归入分部工程部位不能区分按单位工程统一组卷；

(4)围绕具体单位(项)工程的会议纪要、监理文件等可按单位(项)工程组卷；(5)施工中遇到的非正常情况记录及对工程质量影响分析，施工中如发生质量事经处理补救后达到设计要求的认可证明材料应注意归档；

(6)重大的质量事故处理要单独组卷(包括事故发生的原因、事故处理方案、事故处理结果)；

(7)设备部分文件材料单独组卷，已独立成册并编有页码的可保持原状，不需再编页码;(8)设备安装、调试文件、设备随机文件按台套集中组卷，外文设备文件拟写案卷题名时，应翻译中文题名。修改通知单施工修改是经常发生的，因此会形成若干“修改通知单”，修改通知单一般不能直接附在被变更的竣工图的后面，一般是将一个单项工程、单位工程形成的所有变更通知单集中起来，前面附上跟工程变更通知单目录，组成一卷。数量多的，可按专业分别组卷。

5、监理文件的组卷方法

建设项目监理文件组成：项目监理工作依据性文件；监理工作性文件。(1)项目监理依据性文件的整理。项目监理的依据性文件产生于项目监理组织内部，形成时间一般在项目实施前和实施的全过程中。随着建设项目工作的展开，形成了各专业的监理实施细则，建筑、结构、机电、地质、测量、环保、档案信息管理等专业的实施细则。在收集这一部分文件时，要依据该项目形成情况进行收集。项目监理依据性文件应该在项目批准实施后整理归档。排列方法一般按专业的先后顺序。

(2)项目监理工作性文件的形成、积累、整理。项目监理工作性文件产生于整个项目建设的各有关方面，它反映项目建设参建各方的有关建设项目情况的记录，是建设项目的实质性文件。监理内部也要有统一的发文规范。每个项目要设立几个文种要有统一规定，每一个文种的文件要有统一的编号。如，开工令、复工令等可设文种，围绕工程质量、支付、会议纪要、备忘录也应分别设文种、文号。不同的专业和业务范围分别设立文种，这样一来文件管理才能有序。监理文件排列时按发文程序，一份文件如在拟稿、签发、审批记录，应将请示、批复放一起，以便于文件的管理。同时，也便于随时了解发文数量等。

对于监理过程中产生的文件材料，应按文种(或专业)一一时间整理组卷。如变更支付、进度款支付、索赔支付要分别单独组卷，同时应把过程文件材料作为附件一并归档。监理月报、按组卷。以项目有关的来往文件应整理归档，以工程有关的但没有批文，没有结果的报告，应单独立卷，待竣工验收后处理。具体组卷的排列方法参考如下：

①监理依据性文件归档时间在其形成后组卷。如；监理大纲、监理合同、监理规划、监理实施细则；

②监理工作性文件的组卷工作在次年第开工、停工、复工令、监理文件、会议纪要、监理日志等； —季度或积累到一定厚度及时组卷。如：备忘录、工程款项支付、监理简报、监理工作中形成的照片、录音、录像带可按形成内容随时组卷。

6、特殊载体档案材料的整理

随着信息技术的普及，它是建项目建设中积累了大量的非纸质载体的文件内容，它是建设项目档案的补充，更是日后工作查考的重要的信息。它们涉及的内容相当广泛，可以说上述几种文件中都有。由于它的信息记录形式比较特殊，在立卷中应单独处理。

(1)照片的整理

照片档案应以本项目建设活动为主，选用具有查考价值大体可以包括以下几个方面：

①本项目大筹建、施工、竣工过程中产生的具有凭证和参考价值的照片； ②本项目领导活动的照片，上级有关领导在本项目视察活动的照片； ③本项目向有关单位提出内容和要求、组织拍摄或征集的照片 ④本项目在工作中选用的外单位的照片。

照片档案的构成应当由底片(向外单位收集的可以没有底片)、照片和文字说明等部分构成。

一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。如一组初步设计审查会的照片，可能在查看线路现场的照片，有在会议室具体讲座的照片，可以把这一闪会议形成的若干张照片作为一组照片。又如一个单项工程的建设，可以把施工前的地形、地貌拍摄下来，连同开工仪式领导到场奠基的若干张照片作为一组。组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“①”、“②”、“③”„同组中的照片其组联符号相同。组联符号不应越册。组合照片说明放在本组第一张照片的上方。

对于某次活动只收集了单张照片的，则要以单张照片为单位拟写说明。照片说明“六要素”的内容：

． ①事由：照片所反映事件、事物的情由；

②时间：事件发生或事物变化、产生的时间和照片拍摄的时间； ③地点：被拍摄物所在的具体地点；

④人物：照片所反映的主要人物的姓名、单位和身份； ⑤背景：对揭示照片主题具有一定作用的背景； ⑥摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。

伴随着施工进程，各阶段都应留一些反映施工具体过程的照片。它们是工程竣工文件主要组成部分，项目竣工时将照片档案应移交一份给建设单位，施工单位移交前，根据分组说明写出照片档案的总说明。总说明应该介绍整个项目或单位工程设计、竣工、管理情况，如果照片中有施工工艺的改进，质量问题的处理，还应重点介绍相关整个工程项目的照片整理完成后，还要编制照片档案目录。

凡是归档的声像文件，必须图像清晰、声音清楚，并附以必要的文字说明，必须是原版、原件。

录音、录像档案以自然盒(盘)为一卷，每盒(盘)的外套上要帖有标签，注明其内容、主要人物、形成日期、带长(分钟)、编号、型号和保管期限等，并填写目录。

(四)案卷的装订

装订的案卷卷内文字材料、图纸统一折叠为A4标准(297X210)，整册A3幅面的图纸可不折叠。竣工图采用装订和不装订两种形式，整册A3规格的竣工图装订成册后对折成A4规格入盒：大于A3图幅折叠成A4规格入盒，并在折叠好的图纸右上角加盖“档号章”，归档图纸折叠时按手风琴式，图幅内折，以便长久保护档案寿命。

文字材料一律用线装订，采用三孔一线方法(孔距8cm，装订线距纸边1．25cm)，装订孔在案卷左侧，具体要求为：

1、装订前必须除去原用于装订的金属物，以免锈蚀纸张；

2、检查案卷封面、案卷目录、卷内目录、备考表等是否符合国标要求；

3、每卷厚度，以薄卷为主，不宜太厚，图纸案卷一般不超过3 cm，如同类材料数量较多，可分成几卷，但每卷都必须有各自的封面、目录、备考表和封底。

4、每卷内容排列顺序为：封面一一卷内目录一一文件材料一一备考表。

2.个人业务档案整理要求 篇二

2012年省教育教学评估，要求全体教师认真整理个人业务档案，根据标准要求逐项完成，如有复印模糊不清、书写潦草、打印设置不规范的，需返工重整。

一、学校准备新档案盒，老师们到办公室处领取新、旧两个档案盒，将旧盒中可以继续用的页码装入新盒。

二、原盒中复印质量差的重新复印，过期的旧档留在原盒中。

三、三年生涯规划更新为09—10,10—11,11—12学年；领导同行评价写09—

10、10—11学年的；

四、以下内容续写新的，手写要用碳素笔规范书写，打印的要用模板，模板已经拷在各办公室桌面上。注意字体字号设置，篇数如下：○我的教育成果续写新的；○教学随笔5篇；○教学设计5篇；○教学论文3篇；○教学反思5篇；○教学故事5篇；○基本功2×2篇；○课题研究1篇。

五、荣誉证书复印件（09年—11年12月）复印一式2份，一份装入个人档案，一份交办公室；

六、个别内容无模板的，页面设置要求如下：1.页边距：上2.54厘米，下

2.54厘米，左3.17厘米，右2.5厘米，；排版采用Word格式。所有纸质资料统一用A4纸型双面打印或复印 2.标题用小3号黑体，如有副标题，用4号宋体（若字太多可适当缩小字体）；行距要求固定值、20磅。3.正文用小4号宋体（表格内文字的字号可适当调整）。页码（1、2…）在页面下方居中。

七．个人档案整理装盒后，将新旧档案盒一并周四下午上交办公室并逐一验收。不合格的返工重新整理。

3.文书档案整理工作要求与流程 篇三

作者：王大忠 文章来源：本站原创 点击数： 753 更新时间：2012-5-19

一、归档材料的要求

1、本单位自行文必须要有底稿，用计算机起草的文件要将有领导签字的文件作为底稿。

2、归档文件不能有重份

3、归档材料必须是同一年度。

二、工作流程

收集应归档文件、分类、划分保管期限、装订、排列、编写页号、盖归档章、编写件号、编制目录、装盒。

(一)、收集应归档文件

一般在每年第一季度完成上年度文件材料的收集归档任务，收集包括上级单位来文、本级单位发文、平级单位来文以及下级单位上报文。涉及党务、组织、宣传、统战、纪检、工会、共青妇、协会等党群工作、行政、保卫、监察、审计、人事、教育、财务、后勤、外事等政务工作形成的文件，目前容易出现的问题是只把本单位发文收集归档而将上、下级来文作为资料存放在相关处室，反映出还没有形成一个“大档案”的概念。具体范围如下：

1、应归档的上级机关的文件材料，主要有5个方面：

（1）、上级机关召开的需要本机关贯彻执行的会议的主要文件材料；

(2)、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；

(3)、上级领导检查视察本机关工作时的重要指示、讲话和题词；

(4)、代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印本；

(5)、上级机关转发本机关文件的文件。

2、应归档的本机关的文件材料，主要有24个方面：

（1）、本机关党组（党委）、行政领导会议文件材料；

（2）、本机关召开的工作会议、专题会议文件材料；

（3）、本机关颁发（包括转发及与其他机关联合颁发）的各种正式文件的签发稿、正式印件，重要文件的修改稿；

（4）、本机关的请示与上级机关的批复、下级机关的请示与本机关的批复；

（5）、本机关及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告；

（6）、反映本机关业务活动和科技管理的文件材料；

（7）、本机关检查下级机关工作和调查研究形成的重要文件材料；

（8）、本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析材料；

（9）、本机关形成的纪律检查、行政监察和审计方面的文件材料；

（10）、本机关党委、团委、工会、妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；

(11)、内容重要的群众信访材料和本机关处理信访事项的记录、摘要单、调查处理报告、领导批示、统计分析材料；

(12)、本机关领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录及从其他单位带回的与本机关有关的未经收发登记的文件材料；

(13)、反映记载本机关房地产权益和有关纠纷处理的文件材料；

(14)、本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简章、人员编制方面的文件材料；

(15)、本机关制定的工作条例、章程、规章制度等文件材料；

(16)、本机关（本系统）的历史沿革、大事记、年鉴和反映本机关（本系统）重要活动事件的剪报；

(17)、本机关干部任免（包括上报和下批及备案）、调配、培训、专业技术职务评聘、党员团员干部职工名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡、奖惩及治安保卫的文件材料；(18)、本机关及本机关办理的干部职工转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；

(19)、本机关财产、物资、档案等的交接凭证和清册；

(20)、本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和正式印本及编辑出版物的定稿和样本；(21)、本机关与其他单位或个人签订的各种合同、协议；

(22)、本机关与外国签订的条约、协定、合同、议定书、换文（正本、副本）和机关外事活动形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、往来文件；(23)、各种普查工作形成的文件材料；(24)、死亡干部档案材料。

3、应归档的同级机关和非隶属机关的文件材料，主要有3个方面：

（1）、同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；（2）、有关业务机关检查本机关工作形成的重要文件材料；

（3）、同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要往来文件。

4、应归档的下级机关的文件材料，主要有3个方面：

1、下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表；

2、下级机关报送的法规性备案文件；

3、直属单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表。下列文件不列入归档范围：

1、上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件、普发供参阅、参考而不需办理的文件及征求意见的文件；

2、本机关的重份文件、无查考价值的事务性临时性文件、未经会议讨论通过和未经领导签发的文件与电报、询问一般性问题或提出一般性意见、建议的人民来信、本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料以及为参考而收集来的文件材料；

3、参加非主管机关召开的会议带回的不需贯彻执行且无查考价值的文件材料、非隶属机关抄送的不需办理的文件材料；

4、下级机关送来参阅的简报、情况反映、抄报备案的一般性文件材料及越级上报的不需办理的文件材料。

各单位的历史沿革、职能范围、工作性质不同，应结合自身实际，根据上述通用归档范围，制定本机关、本系统具体的文件材料归档范围。

（二）、分类

一个单位对归档文件如何进行分类，一般常用的方法是以下两种：

1、“保管期限——年度——机构”分类法。此法适用于内部机构比较多，分工比较细且文件量比较大的单位，其具体操作的方法步骤是：

（1）、把归档文件按保管期限分成永久、30年、10年三部分；

（2）、把同一保管期限内的文件按年度分开，其中跨年度的会议、事件、临时性工作等类似情况形成的文件材料，放在会议、事件、临时性工作等类似情况结束的年度；（3）、把同一保管期限内各年度的文件材料按本单位的内部机构分开。在此分类方案中，内部机构排列顺序应与有关文件规定或约定俗成的顺序相吻合。以后如有内部机构增减合并等情况，应从变化当年起相应调整分类方案；如有临时机构一般归入相关业务机构，临时机构若独立性强且文件材料多，其文件也可作为一个独立机构整理，排列在其他常设机构之后。如保先工作，既可将文件放在机关党委或人事处，也可独立放在保先办。

2、“保管期限——年度——问题”分类法。

此法适用于内部机构比较少，分工比较粗甚至无内部机构且文件量小的单位，其具体操作的方法步骤是：

(1)、把归档文件按保管期限分成永久、30年、10年三部分；

(2)、把同一保管期限内的文件按年度分开，其中跨年度的会议、事件、临时性工作等类似情况形成的文件材料，放在会议、事件、临时性工作等类似情况结束的年度；(3)、把同一保管期限内各年度的文件材料按问题分开。

这种分类方法，重点是要将本单位文件合理的划分为几个大类，一般我们分为党群类、行政类、业务类等，党群类包括党代会、党员组织生活、党组会议、党员发展、党的活动安排等党务方面的文件、纪检监察、工青妇工作等；行政类包括各种综合性行政事务工作、办公会议、后勤服务、安全保卫、医疗卫生、各种经费申请、办公设备、物资采购、固定资产管理、年度财务预算、机构设置、干部任免、启用印章、领导分工、各项工作制度、工资、调动、离、退休、养老及医疗保险、丧葬费、抚恤金、工伤认定、职称评聘、人员调动、奖励表彰等；业务类包括本单位有关业务工作方面的全部文件材料。

分类必须依据本单位的实际，对号入座，是哪个类就归哪个类，不得交叉。分类的目的就是便于查找。

（三）、划分保管期限

1、保管期限为：永久、30年、10年。

2、保管期限的划分要准确。应把握以下原则：

永久：本单位制定的法规政策性文件，处理重要问题形成的文件，召开重要会议的文件，重要的请示、批复、报告、总结，综合统计报表，机构演变、领导任免、党员、团员、干部、职工花名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、死亡、抚恤、表彰奖励、违纪处理的文件；转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；

主管上级下发的属于本单位主管业务并要贯彻执行的重要文件和针对本单位人事及工作方面的批复为永久保存；本单位房屋买卖、土地征用，重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料

30年：本单位职能活动形成的一般性业务文件；本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；本单位人事管理工作形成的一般性文件材料；本单位关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示；一般性工作的报告、总结、统计报表;下级机关报送的重大问题的专题报告。10年：本单位一般性事务管理的文件材料;上级机关制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料；上级机关和同级机关制发的非本单位主管业务但需贯彻执行文件材料；同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等；下级机关报送的年度或年度以上工作计划、总结、统计等文件材料；其它阶段性、临时性工作的文件材料。应注意的突出问题: 工作总结：本单位综合性年度或年度以上工作计划、总结为“永久”；单项性年度工作计划、总结为“30年”；不论哪方面的工作计划、总结，年度以下都应划为“10年”。表彰先进：受县级（含）以上的表彰、奖励为“永久”；县级以下表彰、奖励为“30年”。

处分材料：受到警告（不含）以上处分的为永久;受到警告处分的为10年。

（四）、装订

凡是归档文件一般按“件”进行装订。

1、装订前的准备工作 主要包括以下三项内容：

（1）、检查文件材料是否齐全完整，如有缺张少页或附件等不齐全的应设法补齐，有破损的应予以修整，有不宜永久、30年保存的应予以复制；

（2）、装订边太窄的适当加宽，纸张大于A4标准的应按A4标准酌情进行折叠或裁切，小于A4国标的应酌情按A4进行背贴；（3）、剔除多余的重份和不必要的复制件。

2、系统排列

一份文件由几部分组成时，装订前应按下列顺序进行排列：（1）、正本在前，定稿在后；（2）、正文在前，附件在后；（3）、原件在前，复制件在后；（4）、转发件在前，被转发件在后；（5）、批复在前，请示在后；

（6）、不同文字的文本，中文本在前，外文本在后，汉文本在前，少数民族文字在后。（7）、成套报表一册为一件。

3、装订方法

（1）、10年保管的文件，可保持原貌，不再拆开重新装订。

（2）、永久、30年保管的文件，可根据本单位实际情况采取下列两种方法中的一种：一是不锈钢夹装订法，即采用专门制作的订书机和不锈钢夹进行装订。为减少厚度，一般件号为单号的文件，不锈钢夹卡在文件左侧距离上下边各2厘米处，件号为双号的文件，不锈钢夹卡在文件左侧距离上下边各4厘米处。二是线绳装订法，即使用细线绳装订文件，要求统一在距离文件左侧边沿1.2厘米处，上下均匀扎三个相距7厘米的孔，穿上细线绳适当抽紧并打结即可。

（3）、太薄或过厚文件的处理：对于太薄或过厚的文件，如果使用钢夹或细线绳装订不方便时，太薄的可以使用少许浆糊逐页进行粘贴，过厚的可以采用粗线绳按照以往案卷的“三孔一线法”进行装订。

（五）、文件材料的排列

1、同一保管期限、同一事由的文件要排在一起，如干部任免、表彰奖励等要排在一起。

2、同一保管期限、不同事由的按文件的重要程度排列。如会议记录、工作安排、总结等。

3、会议文件、统计报表、简报等成套文件材料要集中排列。

（六）、编写页号 只能用铅笔编写页号。

按照《甘肃省〈归档文件整理规则〉实施细则》的规定，归档文件按照以下方法编制页号：

1、以“件”为单位编写页号，也就是每件均从“1”开始编起，件与件之间不连续编制页号，这也是与以往以“卷”为整理保管单位时编页号方法的不同。

2、页号编写的位置，凡是有文字、图表的页面都要编写页号，正面编写在右上角，背面编写在左上角。

3、一份文件的总页数，以该文件最后一个页号为准。

（七）、盖归档章

1、归档章应盖在每件文件首页的右上方，归档章用“红色”印泥盖，不能使用其它颜色。

2、归档章各项目的名称和填写方法：

归档章的规格：长为3×15MM，宽为2×8MM，具体样式如下： 1 2 3 全宗号 年度 室编 件号

机构或（问题）保管 期限 馆编 件号 5 6 1号格：“全宗号”项，填写档案馆给本单位档案全宗确定的代号（如1号、2号等），未给确定的暂不填写。

2号格：“年度”项，用四位阿拉伯数字填写文件形成的完整的公元纪年，不能有任何省略。

3号格：“室编件号”项，由机关档案室人员填写每一份文件的排列顺序编号。4号格：“机构（问题）”项，按机构分类的填写产生文件的内部机构名称，如“办公室”、“人事科”等；按问题分类的填写文件所归入的“问题类别”的名称，如“党群类”、“行政类”等。

5号格：“保管期限”项，填写每一份文件的保管期限，即“永久”、“30”或“10”。6号格：“馆编件号”项，档案移交进馆后，由档案馆根据自己管理的需要与要求确定是否编写以及如何编写。

归档章各项目的填写，应选用大小适当的数码章，刻制大小适当的“机构（或问题）”名称章、“保管期限”章，加盖上去。

3、填写归档图章内容时要求：（1）凡手工填写各项目内容的，一律用碳素笔填写；（2）凡项目内容用图章盖的，一律用红公印泥；（3）各项目内容用数字表示的，全部用小号数码章。

（八）、编写件号

所有文件排列完毕之后，即应按照排列顺序逐件编写件号，件号编写在归档章的“室编件号”栏之内，有关归档章的使用填写事项将在下面专门讲解。

编写归档文件件号，始终按照永久、30年、10年三个序列来编制。编制方法主要有两种，一种是在同一保管期限内编大流水编号，这种大流水编制到一定时候，序号比较大，需要断号。

还有一种件号编制办法，就是按年度断号，即在同一年度内按照不同保管期限分别编制件号，即年度内编小流水号

根据我省的《实施细则》，归档文件编件号按照以下要求进行：

1、文件数量大的单位（指每年形成的文件数量永久、30年、10年中有两部分超过了四位数）可以一年或五年断一次号（五年断号的文件数量以不超过四位数为限）；

2、文件数量中等情况的单位（指5—10年形成的文件数量永久、30年、10年中有两部分超过四位数不超过五位数）可以五年或十年断一次号；

3、文件数量比较少或很少的单位，其永久、30年、10年分别十年加起来超过四位数不多甚至达不到四位数，可以暂时不考虑断号，等15年甚至更长时间达到四位数时再说，但仍以不超过四位数为限。

（九）、编制目录

1、根据本单位文件材料分类、排列、编号的顺序，按照永久、30年、10年三个序列，分别逐件编制归档文件目录，用泰坦档案管理软件打印。

2、按规定要进馆的永久、30年档案，应编制纸张档案目录一式四套（其中两套交档案馆，两套本单位使用），电子档案目录一式两套（一套交档案馆，一套供日常查档使用）。

3、目录本的编制，按照保管期限的不同分别编制永久、30年、10年目录，按照目录号和保管期限的不同分别编制目录。

4、归档文件目录各项目填写规范如下：

（1）、“件号”项：按照归档章内的“室编件号”进行填写；（2）、“责任者”项：

A、填写制发文件机关的名称或个人的姓名，一般以文件的盖章或署名为准； B、机关应填写其全称或通用简称；

C、由两个或两个以上机关的联合发文，一般只填写主办单位名称，也就是编发文字号的单位；

D、合同、协议应填写甲方、乙方两个单位的名称； E、个人作者填写其姓名，必要时加填职务或身份；

（3）、“文号”项：填写文件的发文字号，三者缺一不可，不得省略其中的部分，无文号的文件材料此项不填写。（4）、“题名”项：

A、一般照录文件原题名，不得自行修改；

B、无题名或题名不能揭示文件内容，应根据文件内容自拟题名加“[ ]”填写； C、有正题名、副题名的文件材料，可选择其中有检索价值的题名填写；

D、外文或者少数民族文字的文件材料，除原文照抄外，应将汉文译文加“[ ]”附在后面；

E、批复与请示合为一件，拟写题名时写批复标题，将请示文号放在备注栏中方便查找。（5）、“日期”项：

A、填写文件的形成时间，一般以落款时间、会议通过时间或发布时间为准； B、用8位阿拉伯数字标注年、月、日，不得省略。月或日如果是一位数时，其前应加写一个“0”；在打印目录时应分为年和月日两行。C、时间不详或没有时间的文件材料，应进行必要的考证。

（6）、“页数”项：填写每份文件的总页数，总页数以文件材料的最后一个页号为准。（7）、“备注”项：必要时简要注明需要说明的特殊情况或问题，如果说明文字比较多时，应填写在备考表中。

（十）、装盒

1、归档文件装盒的方法步骤

(1)、按照永久、30年、10年三个编号顺序分别装盒。一个机构或类别的文件比较多，可以按排序单独装一盒或几盒；不同类别、不同保管期限的文件不能混合装盒。(2)、每盒文件之前放置归档文件目录，在文件之后放置一张备考表。

2、备考表所设各项目的填写方法

（1）、“盒内文件情况说明”项：填写盒内

文件需要说明的问题，主要包括文件的齐全完整程度，损坏情况以及整理归档后修改、补充、移出、销毁等有关情况，无问题则不填写。

（2）、“整理人”项：由整理归档文件责任人签字或盖章。

（3）、“检查人”项：由检查归档文件整理质量的责任人签字或盖章。（4）、“日期”项：填写本盒文件整理完毕的年、月、日。卷 内 备 考 表 需要说明的问题：

立卷人 检查人 时 间

3、档案盒封面项目填写方法

封面只有一个“全宗名称”项，填写产生档案全宗的单位的全称或通用简称，具体与目录夹封面相应项目相同。如果一个机关单位用盒量比较大，可以要求厂家直接将单位名称印上去；如果一个机关单位用盒量比较小，或者已经购买了未印制单位名称的文件盒，可以设计刻制一个大小适当的条型章，在使用文件盒时逐个盖上去。

4、档案盒脊项目的填写方法：

“全宗号”项，用大号数码章盖档案馆给本单位档案全宗确定的代号； “年度”项，用小号数码章盖四位阿拉伯数字；

“保管期限”项，盖大号“永久”、“30年” 或“10年”；

“机构（问题）”项，按机构分类的盖产生文件的内部机构名称，如“办公室”、“人事科”等；按问题分类的盖文件所归入的“问题类别”的名称，如“党群类”、“行政类”等；

“室编件号”项，由机关档案室人员填盖本盒文件的起止件号；

“馆编件号”项，空，档案移交进馆后，由档案馆根据自己管理的需要与要求确定是否编写以及如何编写；

“盒号”项，用大号数码章盖本盒的排列顺序号。全宗号（用大号数码章）年 度（用小号数码章）保管期限(永久、30年、10年)机构（问题）起 止 件

号 室（各归档单位用小号数码章，分两行盖起止件号）