秘书人员的知识结构的

2025-03-04

秘书人员的知识结构的（共14篇）（共14篇）

1.秘书人员的知识结构的篇一

秘书工作人员由于处在领导阶层之中，接触的范围广、遇到的事情多，因此要求秘书应具备相当广泛的知识。但事物都是相对而言的，每一种工作所需要的知识都有其相对性。秘书人员虽直接接触领导工作，但他应具备的知识又不同于一般领导所具有的知识;秘书人员又要和众多的方面打交道，但他所掌握的知识，又与任何一个部门的具体业务又有着很大的差别。这便形成了秘书工作人员的一种特殊知识结构。

一、基础层——基础知识

基础知识主要包括文、史、哲、数、理、化，以及天文、地理、生物等方面的基本原理和常识。缺乏基础知识，常常会造成工作中的失误。比如，在机械局或在化工系统当秘书，对能量守恒定律，对基本的化学分子结构一窍不通，那么对日常大量涉及到的有关科学理论和生产方面知识的工作或行文便很难插足：很难落笔。在秘书工作中许多时候，基础知识似乎不是明显地起作用(基础知识缺乏一些，似乎还能应付过去)，实际上是在潜移默化中起作用，对实际工作是很有影响的。比如，对党的方针政策掌握得如何，对于领导意图的理解程度，对于行文中思想脉胳、语气、分寸等，以及对于工作中新知识的吸收等等，都无不和秘书人员本身的知识基础和知识素养有着直接的关系。由于秘书人员处于领导阶层，接触面大，日常工作中会遇到大量的“随机性”问题。比如，在陪同领导视察或检查工作时，发现实际中新的疑难问题，领导要你及时了解有关这方面的材料，如果你的知识底子比较厚实，便可对该问题的性质、特点及时作出较为正确的分析和判断。否则便会无所措手足。

特别值得提出的是，应该注重对语法和逻辑的学习(至于中外文学史可以粗线条地了解一些)。我们知道，机关应用文在写作上主要采取的是说明和论证的方法，所以对其准确性和严密性的要求比较突出。因为汉语的语言非常奉富，其表达的方式也颇为复杂，这就要求从事秘书工作的人懂得一些语法和逻辑知识，使行文更为稳妥。比如，在一份由司法部门工作的秘书起草的文件中，有这样一句话：“两位当事人辩护律师”，从上下文中也看不出“两位”到底指的是“当事人”还是“辩护律师”，这就容易引起歧义。如果能懂一些语法和逻辑知识，就可以避免这一类错误。又加，某机械局的一份简报上，在给“全面质量管理”下定义的时候，后面写了三、四行，最终落在“帮助企业对提出的改善建议实施指导”上，没有断明定义中种概念和属概念的关系，因而也就没能把问题讲准、讲透。此外，象主谓不搭配、句子结构混乱、层次划分不清等语法和逻辑错误，在我们现行的公文中还普遍存在，这些都会影响领导威信和工作效率。所以，注重语法和逻辑方面的学习，的确是秘书工作人员不容忽视的任务。

二、次基础层——管理学知识

秘书人员固然不是直接的管理者，但却是管理的协作者;秘书工作显然是管理工作的一部分，故又非懂管理不可。根据秘书工作的特点，秘书在懂得一般管理学理论的基础上，应特别注意这样两个方面：其一，是关于“人”的知识。秘书人员在工作中要和上下左右各方面的人打交道，他的身份会相对变化(在领导面前是作为助手出现的;在下级面前常常要代替领导说话j在同级中，又要充当协调人的角色)，因此要求秘书不但要具有接人待物的社会知识，而且最好具有关于行为科学、社会心理学等方面的理论知识。总之，对人的各个方面了解得越深刻，就越能做好人的工作。其二，关于系统论、信息论、控制论方面的知识。这是本世纪初出现的崭新的综合性基础理论，它在各种管理工作中所起的作用，正在日益为人们所认识。秘书人员应当掌握这种科学的思想方法，以加深对各自管理系统的理解，提高为领导提供信息的数量和质量，从而最终达到协助领导提高其管理控制水平的目的。

三、相关层——专业知识

专业知识也是秘书人员应当具备的。我们知道，各级办公室秘书工作的一项首要任务，就是对各方面情况的汇总和文字的把关。秘书对下面的专业知识不可能样样精通，但起码应当做到熟悉和了解，这样才不至于说外行话，工作起来才能得心应手。

四、中心层——秘书业务知识

秘书业务知识是秘书人员的专业知识，它直接影响着秘书工作的水平。在这方面大体应包括如下几方面工作内容的知识：

资料工作、调查研究、政策问题、公文研究、文书处理、协调工作，群众工作、会务工作、信访工作、档案工作、查办工作、机关事务管理等。同时，对秘书史的了解，可以加深对秘书工作规律的认识，增加对其本职工作的修养。以上各项知识内容，具体工作中的秘书又是各有其不同的一个或几个侧重面(在小单位里，一个人往往要兼任许多项，当然他的知识面要更全面了)，但作为一个称职和出色的秘书，应当逐步对秘书工作的全局有比较透彻的了解，尽管他不可能样样都能干到。这就象搞历史的，不可能脱离整个中国和世界的历史搞某一断代史的研究。秘书人员对秘书工作范围的知识掌握得越多、越广，对自己具体工作意义的理解也便会越加全面和深刻，因而才会使工作做得愈加主动。

秘书人员的知识结构是在秘书工作的实践中形成的，但我们把握了这种结构，又会在工作中去更加自觉地补充我们的知识。这当中，自觉和不自觉是大不一样的。许多秘书人员在开始工作的时候知识水平很有限：但由于注意在实际工作中吸取知识，就能不断扩大自己的知识面，提高工作效率。有的秘书虽整天忙忙碌碌，却长进不大。秘书人员的知识结构并非是一个机械的固定体，而是始终在发展变化之中的。即便是一些知识水准较高的秘书工作者，也需在不同的工作时期，有计划、有重点地充实新的知识内容，不断调整自己的知识结构，以更好地适应发展着的领导工作的需要。

2.秘书人员的知识结构的篇二

一、当今的会计人员的培训与能力提高方面亟需解决的问题

(一)会计人员知识结构存在断层,制约企业和现代经济的发展

知识经济的快速发展迫切的要求财务人员更新业务知识,调整知识结构,提高行业的专业素质水平,而我国当下的会计人才缺少科学完备的知识结构,难以满足现代经济发展的需求,不能与经济发展同步进行。刚刚出台的新企业会计准则明确了新经济形势下的会计人员的业务职责,对广大的会计人员提出了新的挑战,也从法律法规上让他们意识到传统的会计知识结构已经陈旧,已经不能适应新形势下的会计工作的需要,特别是中国经济的发展迫切的需要高层次的会计人才。在一些企业中,会计人员大多是低学历、无学历,有些中小企业的会计人员更是无证上岗,他们对新形势下的会计准则、财务制度的了解程度不高,财经法规相关的法律意识淡薄甚至缺失,常常凭借主观意识处理相关的财务问题,很难为科学高效的解决会计工作中存在的问题提供保障。可见目前中国会计人员知识结构的科学性值得商榷。高尖型人才严重断层,大多数的会计人员业务知识匮乏,又不学习新的会计政策、不关心新的经济政策,无法应对新的财务问题,这种知识结构的断层既不利于企业的发展,对国家经济的增长也存在制约。

(二)会计工作人员职业道德水平参差不齐,影响财务工作的整体质量

作为财务管理工作的核心,会计从业人员在日常的工作中必须提高思想认识,学习职业道德准则,用高尚的思想品行规范自身的行为和工作,承担起会计从业人员应该肩负起的道德责任和义务。可是有些会计人员缺少敬业精神和责任心,在利益的诱惑下,违背职业道德,丧失了思想原则,利用自己手中的权力为个人谋取私利。当下,还有些会计主管人员在各类违法操作面前,不闻不问,没有坚守职业道德,反而是明哲保身;更有些会计人员从领导的私利出发,违背财务客观公正的原则,听命和顺从单位领导的授意,再加以利益的驱使,他们便不顾财经法规的约束,超越职业道德的底线,进行造假做账;有的还积极出谋划策,贪污造假,沆瀣一气,严重侵害了企业的利益,会计人员职业道德不高、思想素质偏低,会给企业的发展埋下了严重的隐患,甚至有可能导致企业经营业绩下滑和破产。职业道德和思想素质的高低,决定了每个的会计从业人员能否坚守行业的底线。良好的职业操守是保障会计人员职业活动中良性操作的基础和前提,每一名会计人员都应该严格恪守会计道德准则。

(三)会计人员能力框架建设不完善,难以应对经济的复杂变化

会计岗位是企业财务的核心岗位,因而就要求会计从业人员需要具备更强的逻辑分析能力、判断能力、应对风险能力等多方面的综合能力,具备这些能力的会计人员才能制定出以财务管理为中心的企业宏观战略和整体规划,因为这一过程需要会计人员利用经济分析、经济决策、经济调控等各种技术方法才能做好资金的配置和风险内控。然而当下多数会计从业者学历起点低,专业知识水平较低,且后天学习意识淡薄,具有低端的水平的会计工作人员在整个会计队伍中占大多数,而具备综合素质和高端能力的会计人员则非常稀少,大部分会计人员都很难独立应对新型经济发展的复杂的变化。个体的会计人员的能力低下,又缺少提升学习的过程,从业者必然呈现出不同的水平和层次,处于最高端的更是凤毛麟角。必然形成会计人员低端总量巨大而高端会计人才严重缺乏的金字塔的格局。知识经济下会计职业人员除了要具备管理内控能力、自我学习能力,还要具有团队协作精神。可是当前的完整的能力框架建立并不完善,会计工作人员整体的职业合作水平不高。

二、加强完善会计人员知识结构和能力框架的举措

(一)强化业务培训,全面提高会计从业人员的知识水平

经济的飞速发展对高素质会计人才的需求将会更加迫切,为了满足社会需求,各级主管部门和教育机构必须强化业务培训,大面积的提高会计从业人员的综合业务素养,在会计教育与实践中是培养胜任的职业会计师。首先,先从会计人员的在职培训工作抓起。用理论指导实践,在实践中再完善理论。要求会计工作人员必须先提高理论水平,在更高更先进的理论指导下进行实践工作,这样,在应对面临新环境、新问题,新挑战的情况下,才能站在更高的理性思考,深入研究,从根本上解决问题。通过参加短期业务培训,使会计人员在工作过程中来及时了解和掌握中国最新的财经法规和财务管理等方面的新兴的业务知识,在学习来不断的增强自身的业务素养,更好更快的适应经济发展的需要。第二,互联网的快速发展也为自学提供了一个快捷感性的平台,方便形象,为会计人员自学创造了远程网络平台。网络教育平台可以为未来的中国经济的健康、发展需要培养大量知识结构科学、思想道德素质高尚的会计人员。会计人员可以通过远程、函授等方式的选择学习方式,根据自身的实际情况及时更新知识结构,通过不断学习提高专业技术水平、增强内控管理意识,最终实现会计从业人员的知识水平整体层面的提升。最后,相关部门和领导要高度重视会计人员的继续教育工作,要把继续教育工作形成制度化,常抓不懈。通过组织学习培训活动,树立起终身学习的理念,培养适应知识经济时代的会计人才,强化团队的业务能力。

(二)提升自身职业素养,增强职业道德自律意识

要加强和完善会计人员知识结构和能力框架建设,则需要会计人员自觉提升自身职业素养,加强职业道德自律意识。所谓的会计职业道德自律,是指职业会计人在会计职业生活中,在履行对他人和社会会计义务的过程中形成的一种会计职业道德意识。会计职业道德自律在社会层面上体现为一种社会的道德原则,在行业层面上体现为职业规范评价标尺,在个人层面则体现为一种自我约束的品质,因而会计职业的自律道德,是立足于会计工作者心灵之上的一种自我约束。

拥有职业道德自律意识可以使会计人员重视职业道德意识的培养,从而加强自身的约束,恪守职业准则,进而形成会计职业道德自律机制。这种职业道德自律机制是以会计职业义务为核心的自我约束的道德体系,它要求以会计职业良心作为核心,以会计自律道德的完善为责任。它是职业会计人自觉遵守行业准则主动履行职业义务的一种行为;是职业会计人自觉遵守会计职业道德规范的具体表现;是职业会计人自觉承担起职业职责的行为结果。在自律机制下,会计职业道德规范的执行是通过会计人员自我约束、自我调节、自我“立法”来实现的,它不受外界的影响,是一种内在的自我完善职业道德规范的过程。在实行职业道德自律机制时,需要会计工作人员牺牲个体利益,以整体利益为重,以行业法规为原则,以来职业整体利益为核心。同时会计职业道德自律机制也是一种不排斥其他法律机制的制度体系,它可以与其他法律机制相辅相成,共同发挥作用,提高行业人员的职业道德品质。建立健全自律机制要求会计人员应具备良好的职业道德,反之,业务水平高而职业道德缺失的人员,在日常工作和会计业务处理中,由于缺少自律意识,就会在利益驱使下,一闪念之间就断送了自己的大好前程,也给企业、国家造成严重的损失。

(三)优化能力框架建设,培养具备综合能力的优秀会计人才

当下的知识经济时代就是数据信息时代,会计人员不仅具备完备的知识框架,还要具备完备的综合能力框架。在工作中,不仅仅在于应对经济发展的复杂多变的形式,还要的在纷繁庞杂的信息世界中,可以高效地梳理、查阅、提炼、有用的信息数据,辅助企业解决运营中存在的各种问题,为企业的科学发展提供依据,帮助企业防范和化解各种风险,为企业管理层决策提供核心依据。所以,会计人员应构建完善的能力框架,因为会计人员的知识结构和能力水平直接影响企业信息的整理和储备,影响企业应对市场的反应的能力,影响企业的决策能力,影响企业的长期健康的发展。

一个优秀的会计工作者应该构建多元的能力框架。其中,内外协调的能力是多元的能力框架的核心,内部协调是指是对单位内部的组织,协调和沟通能力;外部协调是指与其他企业的沟通能力。作为会计人员既要与本单位的各个部门有资金往来,要及时规划、计量、分配、跟踪记录各部门的资金和财务数据,还要与采购、生产、存储、销售等环节和相关部门的人员进行资金往来,从而保证全面、系统、总体的了解企业的生产经营状况,并根据收益情况做出系统的分析和汇总,向决策层反馈企业的各项数据,为企业的决策者分析企业的发展状况和趋势提供客观依据,加强企业的宏观调控,维护企业经济秩序稳定运行,为单位内外整体协调提供保障。经济的全球化也使从业的个体己经很难独立完成应对风险和挑战,只有每个人发挥自己所长,形成合力,才能发挥团队的作用,才能最终取得的成功。对于团队中的个体,都需要有建积极构建整体框架,以团队精神中心形成凝聚力,强化会计人员组织协调能力.等综合能力,才能保证企业更加良性的健康的运营和发展。

三、结语

会计人员的知识结构和能力框架是需要常学常更新的,因而完善这一过程也是需要进行动态长期的努力才能把握住企业稳定发展的脉搏,使经济的也得以持续健康的发展。提升会计人员的知识结构与完善能力框架,是一个需要我们投入很多时间和精力才能完成的,这个漫长的过程中既需要客观层面的社会监督,也需要会计工作人员主观层面的积极配合,才能使会计人员的知识结构和能力水平有一个质的飞跃。

参考文献

[1]王彦君.关于企业会计人员能力框架与会计人才评价的研究[J].中外企业家,2015(32).

[2]李英.浅谈会计人员应具备知识结构及综合能力[J].会计师,2014(08).

3.秘书人员的知识结构的篇三

关键词：博物馆人员；基本素质；知识结构

在博物馆系统中，无论是藏品管理、观众服务，还是行政事务，都是围绕对人的管理，都是通过人力资源得以实现，人力资源是博物馆各类资源中最具活力的资源，是博物馆各类资源得以发挥其最佳效用的中枢资源，也是博物馆管理系统中最活跃的变量。博物馆最重要的资源是其员工，有效的员工策略是博物馆成功的重要因素。博物馆员工是博物馆各项工作中最基本、最关键的因素。员工数量充足、素质优秀、配置合理是博物馆可持续发展的重要保证。

一、博物馆人员的基本素质

（一）政治思想品德素质

博物馆作为一种社会教育机构，担负着重大的社会历史使命，爱国教育以及革命传统教育的职责决定了博物馆人员首先要树立远大的革命理想，必须能按照马克思主义的基本立场、观点和方法去分析和解决现实中的问题。并且要在政治上与党中央保持一致，能创造性地贯彻执行党的教育方针、政策。这是博物馆人员工作的信念，也是应当具有的基本条件。其次在实际工作中要忠于职守，努力完成工作中的各项任务和认真履行各项职责，并能为了博物馆的发展及社会职能的提高而勇于改革和大胆创新。博物馆人员所具有的强烈的事业心和高度的责任感本身就是一种巨大的教育力量，它对人们会产生积极的影响[1]。

（二）专业素质

博物馆工作，科学性强，知识覆盖面广，没有真才实学，就不能使博物馆发挥重大的社会教育作用和重大的科研作用，也不能实现我国博物馆的现代化。同时博物馆也是一个知识密集的机构，知识面涉及很宽，没有一定的知识很难做好工作。在博物馆这个系统工程里，有一定专业知识和技能的工作者是一个重要的子系统。这些人的素质的高低，直接影响整个系统。从前人们在谈论博物馆建设时，一般都谈到“硬件”的好坏，现代管理科学则更重视人的作用。因为这直接影响决策、物的社会价值的实现。所以，改善人的知识结构，提高专业素质是博物馆管理学的重要任务之一。

（三）组织管理素质

管理不是仅仅指一般的对物的管理，而是要把整个博物館作为一个完整的系统来管理。而这个系统的主体是人。所以，领导者要懂得关心人，要知人善任。我们认为，作为一个博物馆馆长，看其工作是否有成效，不仅是看他是否有权力和能否使用权力，重要的是看他是否具有运用权力的能力和改变他人行为的影响力。所以，权力、能力和影响力是领导者成功的要素。比如作为馆长要有公心，襟怀坦荡，不忌贤妒能，平等待人，善于听取别人的意见，特别是反对的意见。尤其要注意不要滥用权力，谋取私利。

二、博物馆人员的基本知识结构

现代社会的重要标志之一，就是知识的专业化与人才的专门化，也即是博物馆人才的知识结构问题。高素质的人才是知识经济发展的主动力，并在博物馆事业发展中起着基础性和决定性的作用。由此可知博物馆事业发展关键是开发人才，提高人才素质，构建一支适应博物馆事业发展的人才梯队。

（一）博物馆工作人员构成

博物馆工作人员的层次构成大致可分为两类：

第一类是受过普通高等专业教育的。这一类就是博物馆里有大学学历的人。据统计，文化系统有大学学历的约占全部人员的百分之二十。他们学的专业有历史、考古、生物、地理等。规模较大的博物馆一般选与本馆业务有关专业的大学生。目前我国博物馆以社会历史类为主，因此，专业人员以学历史与考占的为多这类人具有专业学科知识，多数人从事着博物馆的主要业务工作，也有一部分担任领导工作，但由于他们到博物馆工作初期，也有个不适应的问题，要成为博物馆人才，不得不从“念实物，打基础”开始，这部分人员的知识结构中缺的是博物馆学知识。

第二类是受过博物馆专业教育的。这类人虽说可以立为专门类别，但数量较少，虽说目前已有毕业生走上工作岗位，但学过博物馆专业的在博物馆界仍是风毛麟角。而且，这部分人也只是适于博物馆学的教学与研究，而对于各个类别不同的博物馆，仍存在不甚适应工作的问题。

（二）博物馆人员知识结构的调整策略

1.知识的丰富性

首先，作为个体的博物馆同样具有保藏、研究、传播三种职能，这些职能的行使，要求工作人员至少必须熟悉和了解博物馆工作，包括文物征集（标本采集）、藏品保管、科学研究、陈列展览、宣传教育等各个环节，并能掌握有关这些环节的知识和技能。

其次，作为个体的博物馆涉及和反映的是大自然或人类社会的某一类、某一面、某一段、某一个、某一点。关于这一类、一面、一段、一个、一点的了解就是知识，就是一个博物馆区别于其他博物馆的专业学科知识。也是一个工作人员必须具备的知识。

最后博物馆作为我国社会主义事业的一部分、建设精神文明的一个阵地，也要求它的工作者具备一定的政治理论知识[3]。

2.知识的专业性

首先，不同的学科知识内容决定了各博物馆的不同特性，并把所有博物馆划分为各种类型。任何一个博物馆，都涉及了某一方面的学科知识内容。在这里，学科知识内容是一类馆、一个馆最本质的东西。

其次，学科知识内容使博物馆人才专门化。历史类博物馆与地质类博物侨人才的不同，是由于他们具有与本馆业务内容相关的学科知识的不同。即使右一个涉及学科知识单一的博物馆，各个工作人员对于同一学科知识的掌握也才完全相同。

最后专业学科知识奠定并突出了博物馆在科学研究中的独特地位。博物馆发展到今天，门类越分越细，领域越扩越广，专业学科知识并不是都进了大学和研究所，而是正响应着博物馆的“召唤”在“回归”，并且也越分越细、越来越专了。

三、博物馆人员培训应注意的问题

（一）加强培训中心建设，提高培训水平

培训中心是国家博物馆事业行政管理部门设立的。培训中心的选址要考虑各方面的条件，一经选定后，有关部门要加强其建设，除了具备必要的物质生活条件外，必须要有明确的培训方向，要配备一定数量的教学工作人员，逐步建立一支专职或兼职教师队伍，选编自己的教材和教学参考资料，有一定规模的图书资料室，添置必需的电化教学设备。对学员的入学条件和学习情况要严格考核.根据成人教育的特点，讲求教学实效，避免培训教育流于形式。

（二）注意发挥中央和地方办学两个积极性

培训内容要兼顾各层次，使博物馆各方面的工作人员都有培训提高的机会。一些专业人才较多的大型博物馆也应该举办职业培训，既培训本馆的工作人员，也可以培训其他博物馆的人员。并要提倡多种教育形式，鼓励和支持博物馆工作人员参加函授学习，通过多种途径提高知识水平，改善知识结构。

四、结语

总的来说，博物馆只有具备优秀的管理人才，才能实现高水平的管理，才能充分发掘馆舍、设备、藏品、员工和经费等条件的潜质，促进博物馆的可持续发展。尤其是随着社会需求的不断变化，博物馆对自身人才素质、队伍结构的要求也发生了明显变化，尤其是藏品保护、信息技术等方面的专业人才，正日益成为博物馆走向现代化、专业化最迫切、最急需的人才。因此作为现代化的博物馆人才，应具备现代知识结构，具有较高科学素养；注重获取新的知识，注重吸纳前沿理论；尊重客观存在事实，尊重新的实践成果，及时通过科学管理和文化成果，使博物馆文化更多惠及社会民众，只有这样，才能从根本上保证博物馆在现代化的轨道上不断创新。

参考文献：

[1]王睿.试论我国博物馆人才培养[J].博物馆研究，2015（04）.

[2]陈凌云.浅述博物馆陈列设计的学科交叉性[J].博物馆研究，2014（02）.

4.秘书人员的素质篇四

秘书活动是否有成效，不仅取决于组织内外部的环境，方法手段，对象的状况，而且与秘书活动主体的秘书人员有着至为密切的联系。在秘书实践中不难发现，同样的策略，实施中由不同的人去执行，效果迥然有别，因此，对秘书人员的基本素质进行研究和探讨的必要性和重要性就是显而易见的。

一、秘书基本素质的具备对秘书工作的作用

（一）高素质的秘书队伍是辅助领导贯彻执行好党的路线、方针、政策的可靠保证。秘书人员是贴近领导、直接为领导工作服务的参谋、助手，这就要求他们要有较高的思想水平和政策水平，既能深刻领会党的路线、方针、政策，又能熟悉和掌握本地、本部门的情况，能把“上情”与“下情”有机地结合起来，创造性地开展工作。一个机关若有一支素质高的秘书队伍，他们起草或审核的文件，既能准确地体现上级领导机关的意图，又能结合本地本部门的情况，提出创造性贯彻意见供领导参考，避免出现对党的路线、方针、政策在界限、范围等方面随意扩大或缩小的现象，在处理下级报来的各类公文或具体问题时，才不致违反党的政策，并能及时发现执行政策中发生的偏差；在办文、办会、办信的过程中，方能注意从实际出发，以政策、法规为依据，向领导提供各种拟办意见、方案，避免领导在决策上发生失误。如果秘书队伍的政治、政策素质低，则难以达到上述要求，甚至会出现不该出现的纰漏，造成失时误事，影响党的路线、方针、政策的贯彻执行。

（二）高素质的秘书队伍是提高领导机关工作质量和工作效率的重要依托。

秘书部门是领导机关的综合办事机构。领导既要总揽全局，宏观决策，又要体察入微，具体指挥，秘书部门就要适应领导工作的各种需求，努力做好综合服务工作。在这里，秘书队伍素质的高低直接影响到整个机关的工作质量和效率。实践说明，一个具有较高的科学理解上级精神深，而处理问题能得心应手、驾轻就熟，无疑会收到事半功倍的效果。否则会出现相反的效果。这充分说明，从提高秘书工作人员的素养入手，来解决秘书部门工作质量和效率，才能抓住问题的根本。长期以来，我们总是强调要有勤勤恳恳的工作态度，认为办公室里常有“不灭的灯光”的秘书就是好秘书。这种观念，从倡导和鼓励无私奉献方面来说是绝对必要的。但是随着科学技术的发展和办公自动化水平的提高，随着社会节奏的加快和时间观念、效率观念、价值观念的变化，仅仅靠牺牲个人的休息时间来加班加点地干工作已远不能适应工作的需要。要适应这种新变化、新情况，除了加强对秘书人员的大力培养，全面提高其素质外，是没有捷径可走的。

（三）高素质的要求是牢固树立和塑造秘书队伍作风正、纪律严的良好形象的时代需要秘书部门是领导机关和领导对外的窗口，是协调部门之间的纽带，是连接领导机关与基层单位的桥梁。这就要求秘书人员必须具有工作踏实、待人诚实、作风严谨、办事务实的作风，永保秘书人员应有的良好形象。如果夸夸其谈、虚荣好胜、作风疲沓、工作马虎，那么，将不仅影响到秘书部门的良好形象，而且也必将给领导工作造成损失。秘书人员从事的是一

项特殊且重要的工作，对他们来讲，遵守纪律、保守秘密、廉洁奉公是最起码的要求。因此无论在什么情况下，特别是在行使职责权力和从事公务活动时，他们都应严以律己，模范地遵守党纪国法和各项规章制度，正确处理个人利益与国家、集体利益的关系，不为物利所诱惑，不为私欲而越轨，不为谋私而去枉法。要时刻提醒自己，自省自警，特别是在缺少监督的时候，更要丝毫不放松严格要求，自觉按法规、按程序、按要求办事，坚持慎独，洁身自爱，不越雷池一步。

二、秘书人员基本素质缺失的原因

（一）专业知识结构不强

文秘人员从事的是综合性、服务性很强的工作，横向上需要具备宽广的知识，纵向上需要具备深厚的专业知识。在政府机关文秘人员中，有的专业知识和相关知识搭配不协调，工作存在顾此失彼。主要表现在：社会知识不丰富，自然科学知识不全面，文化知识不精通。社会知识、自然科学知识是秘书最起码的知识。现实工作中，部分文秘人员应有知识大多是在学校期间获得的，按照原来传统教育方式，一些些学校片面追求升学率，从而影响到人才综合素质的培养，导致部分文秘人员存在偏科现象，一些学校只注重主科教学，忽视素质教育的提高，辅助学科教育可有可无，所学知识不全面，内容不均衡。工作后，各方面事务多，实际操作性强，理论知识钻研不够，学习缺乏积极性、主动性，有时工作只限于具体事务，根本不能学习，甚至有的本身就缺乏社会科学文化知识。有的文秘人员在基础知识和专业知识方面只具有某一方面专长，没有全面专业技能、技巧。在我国，文秘这门学科开办的时间并不长，有的文秘人员可以说压根就没有文秘专业知识。据了解，在一些县级政府机关文秘人员中，大多是来自不同的工作岗位，有以工代干的；有从事教育的；有学农的；有学医、学法的等等，可以说真正学文秘专业的很少。以上这些都是导致政府文秘人员专业知识不够强的根本原因。

（二）政治思想素质不高

政府文秘人员政治思想素质主要体现在全心全意为人民服务，对党和人民负责，密切联系群众，谦虚谨慎，实事求是，富于创新，敢于开拓等方面。当前，有的文秘人员为人民服务的信心和决心不足、本领差；有的对各方面的理论知识学习不够，对党的各项路线、方针政策学习贯彻不够；有的受市场经济发展和价值取向影响，政治思想不纯洁，行为不规范，对党和人民的事业失去信心，思想动摇，工作马马虎虎，拖拖拉拉，抱着混世魔王的态度；有的在工作中相互扯皮，相互推诿，办理机关事务，材料反应不及时，情况反映不属实，工作道听途说，弄虚作假，随意性、猜测性很强；有的还存在“想当然”现象；有的对人对事乱扣帽子，轻下结论，起草公文粗枝大叶，决定问题“草率”、“大胆”、“前后矛盾”，与政策原则相抵触，贯彻执行决策不准确；有的善于抓领导弱点，利用领导职权影响搞腐败，工作不遵章守纪，履职不严，工作墨守成规，固步自封，缺乏开拓创新精神。如果一个秘书没有全局思维，不能及时为领导提供严谨、正确的意见和建议，而只会随声附和，或站在局部利益乱出歪点子，他就失去了秘书的正常职能。秘书内在思维时，应从全局的高度和角度出发，向领导者提供可行性意见、建议供其参考决断，而在执行过程中则又必须以局部的角度，从属的地位为出发点。一旦领导作出决断，秘书就只能坚决无条件地执行，而不能有丝毫游移，更不能自以为是，与领导分庭抗礼或另搞一套。

（三）职业道德不够规范

1987年中纪委通知，要求共产党员模范遵守职业道德，努力做到：“在工作中全心全意为人民服务，忠于职守、公正无私、光明磊落、忠诚积极，坚决反对弄虚作假、欺上瞒下、官僚主义、玩忽职守、损人利己、损公肥私、以权谋私的思想和行为”。要求共产党员、国家工作人员模范遵守职业道德，政府文秘人员更是毫无条件地遵守执行。可在我们现实工作中，有极少数文秘人员置国家、人民利益不顾，工作得过且过，利用领导或部门职权欺压百

姓，为自己捞好处，在一些方面表现还比较突出。有的以首长自居，狐假虎威，站在“准领导”位置上办理事务；有的不能严守国家机密，泄露或出卖国家机密，泄露领导尚未决定关系群利益的事情；有的在不同场合随便议论领导，议论别人隐私，工作挑拨离间，在群众中制造事端，激化矛盾，破坏领导与领导，领导与干部，领导与群众之间关系；有的工作不守信用，不懂规矩，在与领导或他人谈话时，不尊重他人意见，左顾右盼，漫不经心，言谈举止粗暴，行为傲慢；有的当着领导或群众一套背后又是一套,阳奉阴违,为人不忠诚，做人做事不踏实。以上这些现象，在政府文秘人员中虽是极少数,但影响极坏，有失企业形象。

三、秘书基本素质的要求

做秘书同做其他专业工作一样，需要一些基本功底。这些基本功底，就像盖楼的地基，越厚实越牢固，对做好工作越有利。一般来说，在秘书这个岗位上，起码要打好七个方面功底，就是政治理论功底、逻辑思维功底、政策法规功底、经营管理功底、专业技术业务功底和公文写作功底以及良好的心理素质。

（一）扎实的业务素质

秘书要比较了解和熟悉所在企业涉及的技术业务知识，说白了，秘书对本企业的技术业务应当是个行家，而不应当是个外行。为啥呢？因为如果你不了解、不熟悉本企业的技术业务知识，肯定写出来的东西净说外行话，甚至会造成错误，闹出笑话儿，外行当不了秘书。当然，这并不是说秘书就非得精通技术业务不可，这样要求也没有必要，但必须对基本的常识性的技术业务知识要了解和熟悉，而且了解的面和熟悉的面越宽越好，秘书对本企业的业务应当是个通家。

（二）文字运用能力

秘书要掌握公文写作基本知识，掌握公文写作技法。这是秘书这个行当的基本功，秘书就是靠这个家什儿吃饭的。公文写作知识包括了三个部分，一部分是一般的公文写作理论知识，另一部分是企业公文写作理论知识，还有一部分是秘书个人在写作实践中摸索总结出来的写作知识。前两个部分是秘书基本功的理论基础，有了这个理论基础，你才能迈进秘书这个行当的门槛儿。但光有了理论基础并不一定就能把文章写出来，或者写出来也不一定就能写的好，还有个在实际写作中摸索总结写作知识问题，这部分的知识摸索总结的越多，经验积累的越多，你的基本功就越深厚。小许进入公司做秘书时间不长，文化水平一般，没有经过正规的秘书专业培训。有一天，宋主任接受领导的指示，吩咐许秘书就本公司与顺昌公司人事纠纷一事的处理向上级写一份“请示报告”。但因他不知道请示和报告是两个不同的类型的文种。犯了工作中最低级的错误。这也让我们明白想把课堂上学到的真正用于实践是很不容易。文书写作对于秘书而言是一项很重要的技能。

（三）健康的心理素质

秘书人员要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。秘书要培养良好的心理素质，必须培养角色意识、善于管理自己的情绪，完善自己的性格秘书的心理素质是决定秘书活动和行为好坏的一个重要因素。秘书工作的职业特点决定了秘书人员必须具备多方面的心理素质。小邵刚大学毕业便进入了某从事电讯器材业务的外企公司做行政秘书。上任初期，她很想好好表现一下以得到外国老板的赏识和同事们的赞许，因此，她每天总是提早半个多小时到岗，整理办公室，调试空调，并为上司准备好饮料。在工作中她总是抢着多干，很多同事也乐得把一些费力不讨好的事都塞给她做。开始她干得很卖力，经常加班加点，吃苦耐劳，久而久之，她产生了心理上的不平衡，认为其他员工懒惰、欺生，不珍惜她的劳动，帮其他同事干活本是出于热心，那些同事不但不领情，倒认为她是大家的秘书，谁想使唤她就使唤她。一气之下，地再也不像以前那样积极主动，而是上班踩点，办公室再脏再乱也只当没看见，别的同事求她帮忙，她推三阻四，不伸援手。时问不长，她就觉得在这个公司太压抑，而上司也嫌她太不主动，同事都

觉得她忽冷忽热，脾气无定，性格孤僻，不好相处。她在公司里虽然做事不少，但口碑越来越差，被上司认为在人际处理技巧和业务能力方面都有较大缺陷的秘书，最后她只能悻悻地离开公司。这表明良好的心理素质对以一个秘书人员是至关重要的。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。

三、提高秘书基本素质

秘书人员素质直接关系到秘书能否完成好本职工作，做好领导的参谋助手，将各项工作落实到实处，促进社会各项事业不断向前发展。造就一支政治强、作风实、业务精、素质高的秘书队伍，是建设社会主义现代化事业的客观要求，也是新时代对我们秘书从业人员提出的一项新课题，是一项长期的任务，秘书工作者要在实践中积极探索，积累经验，逐步提高。秘书之职重在素质.要顺利履行这些职能,就要求秘书人员是一个“通才”,“全才”.秘书人员工作的全面性,活动的宽广性及其角色的多变性,必然要求秘书具备与本职工作的性质,任务相应的更高,更严的要求。

（一）增强素质，提升德才

秘书工作是一项十分繁重而复杂的劳动，秘书必须具有坚韧不拔、百折不回的毅力，克服各种困难，实现自己的职能。秘书要有较强的心理承受能力，对来自领导、基层和外界的种种压力能够从容应付，任劳任怨。秘书在辅助领导的过程中，要能够坚持原则，实事求是．自觉抵制不正之风，做领导忠实的参谋和助手。秘书还要严于自律，自制力强，努力克服自身的缺点和不足，成为一个意志坚强的人。特别是当前秘书人员物质待遇相对社会上一些行业,一些人员普遍差距较大而工作往往“出力不讨好”的情况下,在国内外环境错综复杂多变的形势下,没有“富贵不淫,贫贱不移”的思想品德,廉洁奉公,勤政为民,艰苦奋斗, 一尘不染的政治本色,忍辱负重,任劳任怨的工作态度,是干不好秘书工作的.同时由于秘书人员的“德”是领导形象的“补充”,机关效率的“折射”,自身素养的“反映”, 要求秘书人员必须诚实正直, 心明步正, 谦虚谨慎, 兢兢业业, 恪尽职责,严守机密,互相补台,竞而不妒.秘书人员具有“外脑”职能。并不意味着就可以乱发议论,自作主张,左右领导.秘书必须注意使自己的言行符合角色规范,做到既尊重领导,坚决执行领导指示,又不迷信盲从,始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责.其次,要有领会领导意图的聪明才智.要“参”到点子上,“谋”到关键处,必须准确理解和把握领导意图.要善于通过间接或者直接方式, 把领导的所思所想, 所筹所划弄清楚, 做到既能按领导意图正确“发挥”,又不自作聪明.以敏锐的观察力抓住工作中的关键环节,经过深思熟虑,形成有价值的参谋意见.第三,要有进言献策的艺术技巧.要根据领导的心理,行为特征,选择适当场合和最佳时机,从要害问题切入,用委婉,含蓄的语言,巧妙地说出自己的见解或不同意见。语言文字运用能力，语言文字运用能力包括口头表达能力和文字表达能力。秘书部门是上下左右工作联系的枢纽，信息交汇的中心，使秘书与语言文字结下了不解之缘，秘书必须具备全面而熟练的语言文字运用能力。主要包括以下方面：阅读能力。秘书人员要经常处理大量的文字材料，因此必须善于阅读。一是要回精读，如对重要文件或经典著作逐句逐字研究，从字里行间领会其微言大义；二是要能够快读和泛读，如善于大致浏览，领会精神实质，提炼浓缩，摘要主旨。视听能力。就是要听话并理解别人的话。秘书人员要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，并用清晰简明精练的语言加以复述。言谈能力。语言能力是秘书的基本功之一。秘书人员语言能力的基本要求是：鲜明准确，简练明晰，口吃清楚，语速适中，措辞得体，切合身份。写作能力。文字表达能力是文秘人员非常重要的基本功。秘书从事各种应用文的写作，要求熟练掌握各种应用文体的写作要领和技巧，迅速准确地撰写出观点正确、内容充实、结构严禁、表达流畅、格式规范、文笔精练的各类应用文。技能操作能力。科技的发展和办公自动化的普及对秘书提出更高的要求。它要求秘书人员必须掌握运用现代化先进办公设备的能力。主要包括熟悉计算机操作技术、复印技术、打字技术、录音技术、摄影摄像技术、微缩技术等现代办公手段能够熟练掌握现代办公设备的使用方法。擅长书写文稿,应该是秘书人员最起码的素质要求,也是提升秘书人员位置的关键所在。

为了综合提高秘书人员的文稿质量,要特别注意 “三点”:一是苦练内功.在学习内容上,学政策,学理论,学业务,学经济,学法律,学写作,学计算机等,以拓宽知识面,高屋建瓴,了然于胸;同时, 还要在实践中学习,边工作,边学习,边总结,边提高,使撰写的文稿血肉俱全;向领导学习,学习领导讲话时的构思,处理问题时的技巧,使文稿起伏与领导语言,工作方式达到“同频共振”;向同事学习,取人之长,补已之短,努力做“通才”,“全才”.秘书人员要博采众长.一方面,要求秘书人员要经常博采来自方方面面的信息,汲取精华,为已所用;另一方面,要经常派秘书人员赴各地学习考察,解放思想,开阔视野,增长见识,才干.理论学习和实践锻炼就好比车之两轮,鸟之两翼,缺一不可.实践的过程,既是了解情况,发现问题,解决矛盾的过程,也是认识规律,掌握规律,运用规律的过程,是增长才干和本领的过程.因此,要把在工作中做到理论与实践相结合,把学到理论知识大胆的运用到实践中去。

（二）跟紧时代,浓厚秘书意识

责任意识.秘书人员工作态度和工作质量的好坏,在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设.只有树立较强的责任意识,秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉,才能做到工作认真,态度端正,处事果断,在任何人面前,在处理任何事上,都表现出良好的思想文化和职业道德素养,才能真正提高秘书工作的质量和水平。

当今时代是一个信息时代,增强信息意识是秘书人员提高工作效率的重要保证.秘书人员每天接触的各种公文,请示,报告等材料中含有大量信息,秘书人员应在对这些材料的收集,归类,处理过程中将各种信息进行严格的取舍,把最有用的信息提供给领导.这就要求秘书人员必须具备敏锐的洞察力,而敏锐洞察力的形成又是以丰富的知识为基础的.秘书人员丰富的知识不仅指书本上所学的自然科学和社会科学知识,而且包括对单位现状和前景的深研,对基层工作和民意的了解,这些都有助于秘书人员对信息的发掘和掌握。

（三）定准位置,走出工作误区

5.秘书人员的知识结构的篇五

(一)处理好人际关系的重要性

人的社会性决定了人际交往的必要性，人际关系是在双向的、互惠的、积极主动的交往中形成与发展的。同时，处理好人际关系，具有十分重要的意义，交往方法的正确与否往往影响工作的成败。

例如：在国外，工程结界得到报酬最高的人，往往不是懂得工程学最多的人，因为人才市场上熟悉工程学的人很多，到处可寻得具有这种专业技术能力的人，如果除有技术知识之外还善于交际，那个人的收入势必增高。

(二)处理好人际关系的关键--增强亲和性

“亲”主要是指亲情，体现为爱、关心、温暖、支持等;

“和”主要是指协调、和谐，体现在适度、合理上。

亲和性是指一个人在与别人交往时表现出的容易亲近别人、易被别人接受的一种能力和性格特征。一个人是否具有亲和性以及亲和性的大小蹬他的内在心理素质有很大的关系。

如何提高你的亲和性呢

1.经常面带微笑

2.提高自我表达的能力

3.经常赞美别人

4.与人为善，乐于助人

5.己所不欲，勿施与人

(三)与领导的关系

在秘书的工作交往中，同领导的人际关系最为密切，因此，同领导建立良好的关系，对秘书来说至观重要。

1.秘书与领导人际关系的特征

强制性

首属性

2.秘书与领导者关系的类型

互补型

诤友型

服从型

依赖型

抵触型

奴仆型

交换型

3.秘书对领导者的补偿作用

精力补偿

知识补偿

能力补偿

思维补偿

心理补偿

4.秘书处理与领导者个人关系的原则

正位

适人

合时

择地

善言

渐进

谦让

5.秘书处理与领导者群体的关系

第一，正确对待矛盾

第二，准确判断矛盾

第三，灵活处理矛盾

方法：沟通、折中、回避、中立

(四)秘书与同事的关系

秘书是领导与同事间的桥梁，他要将领导的指示下达给同时，又要将同事的意见反映给领导。因此，与同事保持良好的关系，对秘书工作同样相当重要。

1.了解同事

6.论秘书人员协调关系的艺术篇六

摘要

协调关系是秘书人员工作中的重要职能之1，它贯穿于秘书的各级管理工作之中。秘书人员讲究协调关系的`艺术是对秘书工作基本方法的创造性运用，是1种高超的处事技巧。当前国内对本课题的研究主要都只是从1般角度来谈，很少把协调关系这个问题上升到艺术的高度去研究，也很少对协调关系个性化和艺术化的问题进行研究，但是想要做好秘书工作，除了掌握秘书工作的1般方法之外，还应努力在工作实践中不断积累和升华经验，努力使其真正达到艺术的境界。秘书人员协调关系的工作，在整个组织关系中进行，受制于机关、单位目标，领导意图，机关、单位结构关系，机关、单位环境因素。只有在1定的职权基础上，摆正自己的位置，明确自己的身份，讲究1定的协调艺术，有1个准确的角色知觉，秘书人员才能有效地做好机关、单位协调关系的工作。本文主要谈了秘书人员协调关系工作的现状，探讨了秘书人员协调关系的重要性和协调关系在秘书工作中的难点问题，尤其是秘书人员如何艺术的从事协调关系工作提出了自己的见解。

7.试论秘书人员的人格特征篇七

提高秘书的工作效率和工作质量, 其决定因素是多方面的, 其中, 健康的心理状态, 高尚的道德行为是前提条件, 这就需要秘书工作者加强自身修养, 构建稳定、持久、良好的人格形象。

人格, 是人所固有的品格, 是个人尊严、价值和道德品质的总和, 秘书人员的人格, 应具备以下几个特征:

1. 服从而不逢迎。

服从是一种社会行为, 是人的思想动机和心理状态的品质。作为秘书, 应该准确地领会、把握党和国家的有关方针政策, 紧密围绕本单位当前的中心工作, 坚决迅速地按领导的指示办事。人毕竟是有头脑的, 贯彻执行领导的指示, 也不应机械地、简单地从事, 而应该在提高效率、更趋圆满上动脑筋, 从而创造性开展工作, 使领导的决策能够雷厉风行地开始, 颇有成效地结束。这种对领导的“服从”, 建立在熟悉领导性格特点、思维习惯、工作方式的基础之上, 从而能在“服从”中准确把握、体现领导的工作意图。金无足赤, 人无完人, 领导的某一决定, 也可能出现这样或那样的偏颇失误, 有时基层虽广有异议又不便直接反映。这种时候, 是“上有所好、下必甚之”, 一味迎合领导的口味, 甚至推波助澜, 还是以适当的方式旁敲侧击, 真诚地向领导指出失误?自然应该是后者。秘书不仅要忠实地成为领导决定的率先服从者、执行者, 而且要成为领导出现失误时的最先“进谏者”。

2. 谦逊而不拘谨。

秘书大抵上属于“文职人员”, 他们大多受到过良好的高等教育, 算得上知识丰富, 见多识广、仪表不俗。很多人仍然好学上进、孜孜以求, 乃是“谦谦君子”。这是值得称道的。可也有这样两种情形, 一是新上岗的秘书, 或畏葸于领导的“权威”, 或对诸般事务生疏, 生怕做错, 谨小慎微, 诚惶诚恐;二是性格较内向, 同时有“仰人鼻息, 寄人篱下”的怪念头, 工作放不开手脚, 事必请示汇报, 唯唯诺诺, 有失大家风范。谦逊固然是美德, 但一过分就成了拘谨, 成为我们开展工作的心理障碍。我们面对的是一个改革开发的时代, 如果一味胆小怕事, 不敢越雷池一步, 那我们秘书部门的工作如何能开展起来?所以, 一是要解放思想, 放下包袱, 克服自卑思想, 树立自强意识, 多一点“平常之心”, 大胆开展工作;二是要做到有自知之明, 干中学, 学中干。

3. 豁达而不无忌。

保持一份豁达的胸襟, 无疑有益于身心健康。秘书人员的豁达, 主要表现在各类交往上。既不为领导的批评责备而牢骚满腹, 也不为同事间的芥蒂而耿耿于怀。有了委屈, 暂时压着, 先搞好工作, 以事实表明心迹, 求得领导的理解;出现矛盾, 宽己之心宽人, 以宽厚求得化解。与人交往, 开诚布公, 但是工作的性质, 要求秘书人员严守机密, 守口如瓶, 同时, 由于个人身份多少带一点特殊, 在领导身边工作, 能够在各类交往中, 绝不能信口开河, 造成泄密;更不能放任自己, “随大流”, 做有损于领导权威、不利于领导团结, 失色于机关形象的事。总之, 要把豁达大度作为调节心理平衡的手段, 同时要把握好说话、办事的分寸, 努力做到恰如其分, 恰到好处。

4. 慎独而不恃重。

这里的慎独, 是指在独自完成任务的时候, 更要谨慎从事, 力求圆满。既然是“独立”完成某项工作, 说明已具备了相当的工作能力和工作经验, 已取得领导的信任, 可以独当一面了。这意味着责任的加重, 在某种情况下, 这种“责任”可能还包含着一点“权力”的成分;可以有选择地为某人“美言几句”;可以安排领导约见客人的时间;可以调配几部汽车等等, 尽管这还不能算得上什么“大权在握”, 这些小“权”的重要性也是不言而喻的, 出以公心, 清正廉明, 才能真正为领导排忧解难。假如心有“小九九”, 有权不用过期作废, 假领导门庭之威, 自恃重要, 到处揩油, 变相地搞“钱权交易”, 怎能不被人利用, 又怎能不堕入贪婪的泥潭呢?所以慎独者, 当慎思, 勿恃重, 慎行之。

5. 善交而不委蛇。

与上上下下方方面面的人打交道, 经常应酬, 是秘书工作的一大特色。不仅要交往, 而且要善于交往, 使人乐意把你当成朋友, 这样才能便于发挥秘书的上情下达, 下情上报的作用。这种交往, 因人而异, 类别不同, 层次也不同。对方也许是高层领导、社会名流、商界巨商, 也许是一介儒生, 也许是平民布衣。凡是在各种场合相遇, 或者找上门来, 高者, 不近嗖, 低者, 不傲视, 要善于在交往中发现与本职工作相关的信息, 以诚相待, 不卑不亢。不能因对方所谈不着边际, 事不关己就一推了之、漠然待之, 虚与委蛇, 更不应热衷酒桌上的客套寒暄、左右逢源, 以此作善交的“道场”。公关法则中有一条, 待人应“诚为上, 和为贵, 信为本”。这同样适用于秘书和秘书工作。

6. 敢为而不僭越。

论职位, 秘书是一般干事, 充其量, 最多也是:“X级秘书”或“享受X级待遇”而已。处事的临变不惊, 果敢为之, 对秘书也十分重要。例如, 某假日, 单位发生重大事故, 人员、设备急待抢救, 恰巧秘书值班, 按常规, 只需把情况逐级向上汇报:“秘书—办公室主任—行政一把手”就可以了, 这时就要一方面汇报本部门、本单位领导, 另一方面径直向上级有关权威技术机构和主管部门报告, 赢得支持时间。这样做, 虽有擅权之嫌, 但实为应急之事, 事后, 再向领导汇报。当然, 敢为不等于僭越, 平常应严格按自己的岗位规范行事并逐级请示汇报, 不可逾越。

敬爱的周总理曾以光辉的人格魅力, 为后人树立了榜样。人格是我们可贵的无形资本, 是我们立身的主观动因。秘书具备了健康的、优秀的人格、必将在工作中如鱼得水、游刃有余, 成为秘书队伍中的佼佼者。

摘要：文章从服从而不逢迎、谦逊而不拘谨、豁达而不无忌、慎独而不恃重、善交而不委蛇、敢为而不僭越, 阐述了秘书和秘书工作特点。

8.秘书人员的知识结构的篇八

Ms. Amos’s visit coincided with the commemoration of World Humanitarian Day， inspired by the 2003 attack on UN headquarters in Baghdad. The attack killed 22 people and wounded some 150 others. Mr. de Mello， the top UN official in Iraq at the time， was among those killed.

“I was honoured to take part in a series of events that commemorated the humanitarian legacy of Sérgio Vieira de Mello，” said Ms. Amos.

9.浅谈秘书工作人员的素养篇九

3.2 要冷静理智秘书工作人员对于自己的工作能力、水平以及常识都应有个实事求是的估价，做到“不以物喜，不以己悲”.要做到这样，首先要头脑清醒，在工作中既不自负也不自卑，保持清醒的认识，正确认识自己在领导群众之间、在整个社会之中的位置，襟怀坦荡，既胆大工作，敢于给领导提意见、出主意，又谦虚谨慎，积极主动地学习。

3.3 要宽容大度秘书工作人员要学会宽容大度，笑看人生。要做到这点首先是要有开朗稳健的心理状态。正确看待自己在工作中的地位，在困难时刻充分看到自己的成绩，看到光明的前途，避免动辄生气、斤斤计较，努力保持健康、持久、稳定的情绪，始终乐观开朗。其次，要有忍耐精神。常言道“能忍者自安”,忍耐不是无能，而是工作的需要，一个合格的秘书工作人员要学会忍受工作中出现的种种误解、委屈等，决不能因此耿耿于怀，甚至赌气怠工。因为秘书的形象，对领导工作的开展有着一定的影响。

4 结束语

10.秘书人员应具备的几种应变能力篇十

黄益东

【摘要】：正秘书人员工作涉及面较广,接触的人较杂,碰到的事情也较多。如何帮助领导把诸多的事情处理好,把复杂的关系理顺,既让领导放心,又能使左右下属满意,一个很重要的问题就是要有较强的工作应变能力。这种应变能力,就是善于根据不同的工作环境,不同性质的事情,采取相应的处理方法。秘书人员应具备的工作应变能力,具体有如下诸方面:

一、对偶发事件需沉着善断。秘书工作是一种较为被动、复杂的工作,因此,许多急需办理的事情都不在自己的计划圈内,就连领导也不例外,常常是打乱计划、超出预想的。其主要的原因有:一是来于上级的新

【作者单位】：

【关键词】：秘书人员应变能力秘书工作领导不同性质偶发事件工作协调工作环境处理能力例外

【正文快照】：

11.秘书人员的知识结构的篇十一

1. 加强学习, 靠过硬的素质来支撑

学习是能力之源, 思考是成事之基。无论是提高服务本领, 还是提升综合素质, 都没有捷径可走, 唯有持之以恒加强学习, 才能实现。任何一个人, 不管他学历有多高、资历有多深, 不勤于学习, 不善于思考, 不注重积累, 就难免会成为“山间竹笋”、“墙头芦苇”、“空中楼阁”;长此以往, 不仅在观察、分析、解决问题的能力上, 而且在日常生活与工作中, 都会沦为可悲的落伍者。可以说, 任何时代背景下, 加强学习, 都是提高一个人能力素质的唯一办法和支撑起自己人生“可信度”的有效途经。秘书人员必须树立与时俱进、终身学习的意识理念。

1.1 文字功底

任何一个秘书在工作中几乎都会从事文字工作, 文件处理和文书写作功底是秘书的基本功, 秘书应具有良好的行文规范, 较强的语言组织能力和较高的政策理论水平。文书的撰写, 要体现时事政策、体现时代精神、体现社情民意、体现领导意图, 争取做领导的“笔杆子”。

1.2 实践经验

作为秘书人员, 要注意总结工作中好的经验, 这样才能避免走弯路。特别要注意向老同志学习, 学习老同志的工作经验, 特别是一些办事的方法与技巧。

1.3 学习一些有益的技能

作为秘书人员除具备必要文字功底和办事能力外, 还应该具备一些技能, 如:电脑、开车、书法等方面的技能。俗话说:“艺不压身”。如果具备了一定的素养, 掌握了某种技能, 总会有显山露水的那一天。同样, 如果在哪一方面还存在缺陷, 则一定会有无地自容的那一刻。

2. 增进修养, 以良好的形象来映照

形象是一个的生存“资本‘和人格魅力的有效’成分, 也是秘书人员”可信度的直接体现。要树良好形象, 映照出自己的“可信度”, 则必须以加强自身修养来进行。值得注意的是, 当前正处在“转轨变型”期, 身在领导身边的秘书人员诱惑多多、陷阱多多, 若不注重品德修养, 说不准什么时候自己就会成为腐化的“幽灵”和通往堕落的“导火线”。所以秘书人员必须用“常怀利民之心、常思‘不轨’之事、常谋有益之策”来要求自己, 自觉增进自身的党性修养、个性修养和价值修养, 通过树立良好的形象, 来映照出自己的“可信度”。

2.1 政治修养

秘书工作, 特别是行政机关的秘书工作是一项政治性很强的工作, 需要秘书有较高的政治修养。政治修养主要包括坚定的政治方向、强烈的事业心、较高的政策理论水平和实事求是的思想作风。

2.2 文化知识修养

秘书的文化知识修养与其特定学习背景有关, 除了所学专业外, 还要具备广博的人文社会科学的基础, 如文学、历史、哲学、政治、经济、法律等, 都要有所涉猎。此外, 由于知识经济环境下, 知识的老化现象严重, 更新速度快, 秘书不能吃老本, 要在工作中逐步更新自己的知识体系, 树立终身学习的观念。

2.3 自制力

自制力是指能够完全自觉、灵活地控制自己的情绪和约束自己言行的意志品质。作为秘书人员, 必须加强自我的修养, 培养自己具备顽强的自制力, 使自己的言谈举止都能处于理智的有效控制和支配下, 这样就可以少犯错误, 从而也就可以更好地积极进取。

2.4 强烈的创新意识和多维的创新思维

创新精神和创新意识是一种敢为人先、不断进取、求新存异的心理状态和思想意识。有了创新精神和创新意识, 才能主动研究新情况, 解决新问题;开拓创新, 才能及时把握和抓住机遇;审时度势推动创新, 才能自觉克服思维定势的消极影响, 运用新思路去思考问题;不断创新, 才能把国家的政策和上级的指示与本地区本部门的实际情况相结合。

3. 扎实工作, 用出色的业绩来见证。

古今兴盛皆在于实, 天下大事必存于效。这是前人总结出来的硬道理。邓小平同志曾经指出:“世界上的事情都是干出来的, 不干, 半点马克思主义都没有。”秘书人员“可信度”的取得也不例外。

因此, 每一名秘书人员, 都应该踏踏实实、勤勤恳恳、兢兢业业地工作, 通过自己的勤奋努力, 真正体现出“办文见水平、办会见精神、办事见作风”和“权为民所用、情为民所系、利为民所谋”的境界, 力求平凡的岗位上做出不平凡的业绩。这就要求秘书人员既要切实增加敬业意识、奉献意识, 以解决想干、会干的问题;又要讲求工作方法、改进工作作风, 解决肯干、实干的问题;还要坚持发扬传统、继承创新, 解决苦干、巧干的问题。换言之, 也就是既要有善“谋”之策, 又要有善“干”之法。如此, 才能真正赢得属于自己的货真价实的“可信度”。

摘要：进入新千年后, 秘书工作的发展呈现出了极大的包容性, 秘书工作已经扩展到组织机构运转的方方面面。现代秘书工作相对于传统秘书工作, 更加强调非智力因素的应用, 除了以往强调的写作能力以外, 对办事能力、组织协调能力、沟通执行能力等都提出了更高的要求。作为秘书人员如何提升自己的“可信度”呢, 本文将针对这一问题对秘书的素质作简要分析。

关键词：秘书,提升,可信度

参考文献

[1]蔡超, 杨锋:《现代秘书实务》, 暨南大学出版社, 2006年。

[2]陆瑜芳:《秘书学概论》, 复旦大学出版社, 2001年7月。

[3]向国敏:《现代秘书实务》, 首都经济贸易大学出版社, 2005年。

12.文字秘书应具备的基本知识篇十二

（二）［作者：谢亦森

来源：应用写作杂志社］

有的文字秘书可能文字基础非常好，但不一定能写好机关公文稿，只能说具备了写好机关文稿的条件。这是因为机关文稿有其独特的性质、特点和作用，起草机关文稿有其独特的思维方式和写作要求，如果把握得不好、不准，即使你驾驭文字的能力再强，文章也未必能对得上路。

机关文稿无论是领导讲话、重要文件、工作总结、调研文章等“大块头”文章，还是通知、批复、纪要、信息等“小块头”文章，都必然涉及政治、经济、历史、哲学、文化、教育、法律乃至宗教、涉外、军事、保密、统一战线等多方面的知识，每一门知识又包括了方针政策、专用术语、不同时期的任务与要求等大量具体的知识。如果缺乏这些方面的知识，不仅材料写不下去、写不对路，还难免说外行话，甚至还可能说错话。这一点，对于党委、政府文字综合部门的工作人员尤为重要。

作为专业部门的秘书人员，也许你对部门工作的相关知识烂熟于心，但你也不能不了解其他有关方面的专门知识。因为一个部门的工作不可能孤立运行，而要在党委、政府统一领导下，与其他各部门各单位的工作协调、配合运行。如果各部门文秘人员不努力掌握多方面的知识，仅仅知道或者仅仅强调本部门的工作和利益重要，写起材料来各行其是，那就有可能出现政策打架、步调不一的现象，就会影响机关总体工作的有效运转。

所以，作为一名称职或者基本称职的文字秘书，除了要掌握语言文字基础知识和各种机关文稿的写作常识外，还要重点掌握以下方面的基本知识：

一是历史知识。以史为镜，可以知替兴。忘记历史意味着背叛，不懂历史意味着浅薄。我们的民族历史悠久、文化灿烂，其中很多东西值得我们去认识、把握和继承、利用。作为文秘人员，除非毕业于历史专业，不可能都对历史有全面的、详细的了解，但对人类社会发展演变的主要阶段、主要历史人物和重大历史事件、重要经验教训等应有较清楚的了解，对党史、建国以来的发展史特别是改革开放以来的发展史更应熟记于心，对地方史和有关专业史也应有所掌握。这不仅是拓宽知识面的需要，也是胜任本职工作的需要。起草文稿很多时候会用到历史知识，不少领导同志发表讲话也会运用有关史实，或用于探讨事物发展规律，或用于阐释某种道理，或用于印证观点、警示世人，如果我们不懂得一定的历史知识，常常会陷入对某个问题知其然不知其所以然，想说清楚但说不清楚，想说透彻但说不透彻的窘境，文章就会欠缺深意和厚度而显得单薄、干涩。

二是理论知识。理论来源于实践又指导实践，没有正确的理论就没有正确的实践，而理论的运用又经常且大量地出现于机关文稿中，所以文秘人员掌握理论知识的重要性是不言而喻的。理论知识的贫乏必然造成思维的苍白，甚至带来是非观念的模糊和政治立场的偏颇。因此必须努力学习和掌握马列主义、毛泽东思想，在现阶段特别要全面、准确地领会和把握邓小平理论，用这一理论武装头脑，指导写作。也许有同志会说，理论都是些玄而又玄甚至使人厌烦的大道理，我们不是搞理论的干吗要学？学了用得着吗?芽这话大错特错。首先，既然你在机关从事文秘工作，理论不能不学，政治不能不讲，否则就要犯错误；即使别人厌学、不愿学或者装模作样地学，但文秘人员非得老老实实、认认真真地学不可。其次，说到用得着用不着的问题，关键看你怎么用。不动脑筋，照抄照搬，当然没用；空洞说教，脱离实际，当然没用；望文生义，牵强附会，当然没用；固守教条，缺乏创意，当然没用。我们所需要的是，通过打牢理论功底，增强对实际问题的理性思考，学会用马列主义的立场、观点、方法观察问题和分析问题，并以此贯穿于文稿写作之中。

三是经济知识。经济建设是党的全部工作的中心，包括起草文稿在内的各项工作都要围绕这个中心来进行。很难想象，一个不懂得起码经济常识的文秘人员能够胜任本职工作。这对于党委综合部门和各职能部门的文秘人员尤为重要，因为党委是对两个文明建设起核心领导作用的，组织、纪检、宣传、统战等各项工作无不与经济工作密切相关，而客观上，文秘人员接触党务工作多，接触经济工作少，但起草文稿又必然接触大量的、多个方面的经济问题，所以在学习经济知识方面应比其他部门文秘人员更主动、更自觉一些。政府综合部门和专业经济部门的文秘人员似乎好办一些，因为你天天都在和各种经济政策、报表、动态乃至各种矛盾和问题打交道，但也有一个懂得多与少、深与浅的问题。概而言之，无论哪个行业的文秘人员，都必须努力学经济、懂经济。这包括经济理论、经济发展规律、经济政策及常用名词术语等，尤其要注意学习市场经济理论和有关知识，把握市场经济运行的规律和特点；随着我国加入ＷＴＯ和知识经济时代的到来，还必须学习有关新理论、新概念和涉外经济知识。有了这些知识，我们才能贴近改革与建设的实际需要，通过起草文稿为加快发展献计出力。

四是科技知识。科学技术是第一生产力。经济和社会发展离不开科技，因而起草机关文稿也离不开对科技知识的掌握。要了解科技革命的历史，了解科技创新对于经济发展的重大意义，了解国内外高新技术发展趋势，以适应推进科技进步、转变经济增长方式的需要。同时要积极掌握现代化办公有关技能，使自己成为学科学、懂科学、用科学的新型人才。

五是法律知识。依法治国是党中央提出的宏伟治国方略。随着我国社会主义法制的逐步完善，各种法律法规正日益广泛地覆盖全部经济和社会活动，有法必依、执法必严、违法必究也越来越为推动经济发展和社会进步所必需。因此，作为机关文秘人员，毫无疑问要努力学法、懂法，包括基本法和有关专门性的法律法规，即使不可能全部学深学透，也要尽可能地多学、多懂一些。这样，起草文稿时才能体现依法办事的原则，正确使用有关法律概念和规定，不至于出现与法律法规相悖的现象。当然，作为政法机关和行政执法部门的文秘人员，则应学得更精、懂得更多一些，在学法、守法、用法方面当表率。特别在对外经济交往当中，很多关系需要依*法律来调整，很多矛盾需要运用法律来解决，所以不仅单位负责人要懂法，文秘人员也应懂法，否则就可能给经济造成不必要的损失。

六是领导科学知识。文秘人员虽然不是领导，但所从事的工作是直接为领导服务的，就必须懂得一定的领导科学知识。领导科学所包含的内容很深、很广，文秘人员不可能全部掌握，但对最基本的内容，如决策要素、决策过程和决策实施方面的知识，驾驭全面、组织指挥、化解矛盾方面的知识，市场经济条件下如何改进工作方法、提高领导水平方面的知识等等，都应有一定的了解。只有掌握这些知识，才能在起草文稿中全面、准确地领会和反映领导意图，才能在决策中当好领导的参谋助手。实际上，文秘人员天天与领导打交道，包括请示汇报、参加会议、陪同搞调查研究等，对领导的决策过程、领导方法和工作风格等方面可谓耳濡目染，只要你有“心”，这方面的知识不难掌握。怕就怕“不识庐山真面目，只缘身在此山中”，不善于捕捉和积累这方面的知识，自觉不自觉地把自己隔离于领导活动之外，仅仅从“做文章”的角度去考虑学什么和思考什么。

除上述方面之外，还有其他一些必须掌握的知识，各部门也还有各自的专业知识，这里就不一一列举了。总之，学历史可以使人深刻，学理论可以使人清醒，学经济可以使人精明，学科技可以使人聪慧，学法律可以使人机敏，学领导科学可以使人成熟，一句话，有了这些知识，工作中就能得心应手，左右逢源。当然，如果能懂得一些文学和音乐知识，那就更好了。

世界上的知识浩如烟海，一个人的精力和时间是有限的，这就需要我们掌握一些正确的学习方法，不断充实和更新知识。第一，根据本人的知识基础和工作需要，采取缺什么补什么的方法，做好学习计划，选定一批必读的书目；第二，根据难易程度和业务的关联程度，把必读书目分为粗读和通读两大类，粗读即一般了解，把主要的东西记住就可以了，哪怕一目十行也不要紧；通读要逐字、逐句、逐段认真阅读，做到基本弄懂弄通；第三，在粗读、通读的同时，择定个人的主攻领域，即“专”的方向，然后重点研读这方面的书目，即精读，并结合实践进行思考，举一反三，加深记忆和理解，达到触类旁通、融会贯通的目的；第四，在精读的同时，不能疏忽了粗读和通读有关书目，即不能片面求“专”而疏于求“通”，要通过合理分配学习时间?穴如零碎时间用于粗读和通读、整块时间用于精读?雪、采用不同记忆方法?穴如一般内容记大意、重点内容记原意?雪，区别不同理解程度（如全面理解和局部理解，深度理解和一般理解）等，使学到的知识既全面又有重点，既不因过于宽泛而停留于一知半解，又不因过于偏狭而显得孤陋寡闻。

在市场经济不断发展、知识经济新潮迭起的情况下，新事物、新矛盾、新问题、新知识层出不穷，如果我们不注意不断充实和更新知识，就跟不上时代前进的步伐，就难以胜任本职工作。为此，我们必须以一种强烈的“知识恐慌”感迫使自己：学习、学习、再学习！

13.《行政秘书人员必备8招》篇十三

身为行政或秘书人员，最主要的任务就是成为主管的得力助手，并让你的主管无后顾之忧。可是，一些芝麻琐事可能就会将你的精力耗尽。如果你对以下问题都可以作出正确的回答，你已经拥有电子商务时代的行政秘书的基本技能了：

一、不同版本的WORD档案要如何转换？

二、尚未存盘就遭遇当机的重要档案该如何拯救？

三、满满一整个抽屉的名片该如何用计算机加以整理？

四、重要客户的怪名字究竟要如何造字？

五、如何预防电脑病毒？

六、如何输入德文、法文等外国文字？

七、WORD中如何输入音标？

八、你懂得文书工作者不能不知的合并打印功能吗？

14.秘书人员的知识结构的篇十四

1 高校办公室秘书人员形象建设的重要性

高校办公室秘书人员形象是指高校办公室秘书人员内在素质和外在表现在公众心目中的总体印象和评价, 是长期形成的多方面素质的综合体现与反映。

作为高校办公室形象重要组成部分, 秘书人员具备枢纽、助手、参谋、信息、协调、窗口六大职能。首先, 秘书部门处于领导机关之下、其它职能部门之间的中心位置, 通过文件、会议和其他方式起着承上启下、沟通左右、综合协调的枢纽作用。第二, 秘书人员通过办文、办会、办事三大职能为领导服务, 发挥着自身的助手作用。第三, 秘书人员草拟文件、处理信息、提供建议, 为领导决策提供参谋服务。第四, 秘书人员通过调查研究, 多方位多角度采集信息, 为领导提供参考材料。第五, 秘书人员通过会议安排、活动筹备、在拟文核稿等方面就有关事项同各部门商办, 发挥重要的协调功能;最后秘书人员的工作态度、工作质量、工作效率影响着办公室工作甚至学院整体工作的顺利开展, 发挥着门面窗口作用。

因此, 秘书人员的形象直接影响着办公室甚至高校在人们心目中的知名度和美誉度, 良好的形象不仅是一种自身的优秀品质, 更是自我提高的外在表现。高校的形象建设必须注重秘书人员的形象建设。

2 将CIS理念引入高校秘书人员形象建设

CIS是Corporate Identity System的简称, 即企业形象识别系统, 是指企业有意识、有计划地将自己企业的各种特征向社会公众主动地展示与传播, 使公众在市场环境中对某一个特定的企业有一个标准化、差别化的印象和认识, 以便更好地识别并留下良好的印象。企业形象识别系统一般分为三个方面, 即企业的理念识别 (MI) 、行为识别 (BI) 和视觉识别 (VI) 。将CIS理念引入高校办公室秘书人员的形象塑造, 有助于全面系统的提升高校办公室秘书人员的整体形象, 提高秘书人员的影响力。

2.1 理念识别系统建设

(1) 政治素质建设。高校办公室的秘书人员由于工作的需要, 接触机密多, 接触各层次人员多, 参与决策的机会多, 其政治素质如何, 不仅影响秘书工作的质量, 也间接地影响整个学校的工作效率。因此, 作为高校办公室秘书人员应该加强政治素质建设, 具有正确的政治方向、坚定的政治信仰、鲜明的政治立场和较强的政治鉴别力, 树立正确的荣辱观, 用科学发展观指导自己的工作实践, 分析和处理工作中遇到的问题。

(2) 思想素质建设。高校办公室秘书人员要从作出重大决策和处理日常事务的全过程去辅佐领导, 这就要求领导秘书要有很高的思想素质, 做到大事能做、小事不嫌, 不慕虚名、不谋私利、甘当助手、慎言慎行、公正廉明, 不做违法乱纪之事。

(3) 知识结构建设。加强基础理论知识、部门业务知识和秘书专业知识的学习, 形成合适的知识结构体系, 是高校办公室的秘书人员应具备的必备条件。 (1) 基础理论知识。高校办公室的秘书人员在工作中要经常与校内外不同层次的各种人物打交道, 其中涉及的问题非常广泛, 具有高度的综合性, 因此, 必须掌握较丰富的基础理论知识。他们首先要学行政管理学、政治学、法学、社会学、心理学和教育学等学科常识;其次, 要学习系统论、信息论、控制论等知识, 熟练掌握和运用计算机和网络技术。 (2) 部门业务知识。不同的工作部门有着不同的业务。作为高校办公室的一名合格的秘书人员, 应当了解学校的基本情况和办公室的各项业务知识, 成为学校管理工作的内行。 (3) 秘书专业知识。高校办公室的秘书人员必须掌握秘书工作的规则和专业知识, 如国家关于公务文书的有关规定和秘书学、公文写作、文书处理、会议管理、调查研究等相关知识。

2.2 行为识别系统建设

行为识别系统是理念识别系统的外化和表现。高校办公室秘书人员的行为识别系统建设主要通过以下若干方面得以体现。

(1) 文书工作。文书工作是高校办公室秘书人员一项最主要也是最重要的日常工作。文书工作主要是指运用科学原则、程序和方法, 完成对高校机关公文的起草、校核、签发和印制, 公文办理和传递等工作。在实事求是的前提下, 及时、准确、安全是文书工作的三个关键环节。

(2) 信息工作。信息是领导决策和依据, 是帮助领导实现科学管理的条件, 是办公室秘书人员发挥参谋助手作用的基础。因此办公室秘书人员应增强政策意识、全局意识和主动服务的意识, 全面、准确、有效地向学校领导反映各类信息, 做好领导的参谋助手;建立信息工作机构和科学的工作制度, 做好信息网络的建设和管理工作, 逐步实现信息工作方式的自动化;秘书人员还应加强对信息的整体开发和综合分析, 努力提高信息质量。

(3) 调研工作。调查研究渗透于秘书工作的各个方面, 是秘书人员须熟练掌握的基本功, 是实现领导决策科学化的要求。

(4) 会务工作。会议是各级各类机关单位开展政治活动、文化活动和其他社会活动的重要方式。任何一次成功的会议, 都少不了秘书人员的创造性和服务性工作。秘书人员应按照充分准备、严密组织、服务周到和确保安全的原则, 根据会议类型、会议内容和要求按程序进行全面周密安排, 认真做好会务工作。

(5) 印信管理工作。学校机关印章代表学校权力和身份, 具有立法性和有效性, 介绍信是学校对外联系共工作的凭证。学校公章、校长印章、介绍信、组织机构代码证等凭证均由秘书人员负责保管, 高校办公室秘书部门应建立印信使用、审批、登记管理制度, 指定专人管理。

(6) 保密工作。由于秘书人员负责撰写和处理的很多公文都载有机密内容, 决定了秘书人员的保密工作任务艰巨。秘书人员应加强保密观念、保密法规的学习, 改进和更新机要保密技术设备, 完善学校内部各项保密制度, 不断适应形势发展。

(7) 督办检查工作。包括交办、催办、自办、协办、回复和检查落实等。督办检查的主要内容包括:党和国家方针政策和法律法规关于学校教育、办学方向、教育方针和政策等重要决策的贯彻落实情况;上级党政机关或与学校办学有关的中央和地方的其他企事业部门批办、交办事项;学校校长办公会决议的检查等。

(8) 其它工作。主要是指临时性或突击性的工作, 具有偶发性、临时性、被动性特点, 这些非程序化的工作也是对高校办公室秘书人员应变能力、敬业精神和身心各方面素质的综合考验。

2.3 视觉识别系统建设

高校办公室秘书人员的视觉识别主要通过仪容仪貌、仪态仪表等方面反映。

(1) 仪容仪貌干净整洁。整洁的发型、清爽的面孔、干净的手部等给人愉悦的感觉, 会让高校办公室秘书人员给来校领导及宾客留下良好的第一印象, 为相互沟通架起天然桥梁。

(2) 仪表仪态端庄大方。高校办公室秘书人员所接触的各类活动, 大都要涉及到个人的举手投足、言谈举止之类的小节, 因此, 高校办公室秘书人员应举止稳重、端庄得体、从容大方, 此外还要语气温和、语调适中、话语谦和。

综上所述, 通过导入CIS形象战略体系加强高校办公室秘书人员的形象建设是一种意识的创新、一种文化的渗透、一种战略的选择, 秘书人员担负着枢纽、助手、参谋、信息、协调、窗口六大职能, 时刻需要关注自己的公众形象, 为高校的发展贡献力量。

参考文献