办公常用文书写作

办公常用文书写作（精选15篇）

1.办公常用文书写作 篇一

1.惯用口语句子：

Can you copy these documents for me?

你能帮我复印一下这些文件吗?

Please run off these copies.

请把这些复印一下。

Please make ten copies of these documents.

谙把这些文件复印十份。

copy v. 复印，复制 n. 复印件，副本，要复印的东西

document n. 文件，文档

run off“印出”

This kind of copier is easy to operate.

这种复印机很窖易操作。

copier n. 复印机

operate v. 操作，经营

This copier needs repairing.

= This copier needs to be repaired.

This copier has run out of paper.

这台复印机没纸了。

repair v. 修理

need doing = need to be done“需要被”…

run out of“用光，耗尽”

The fax machine is not available now.

传真机现在不能用。

The fax machine is out of order.

传真机坏了。

out of order“发生故障”

“fax machine”指“传真机”，也可简写为“fax”。

Would you please fax this document?

你能传真一下这份文件吗?

Did you fax him a reply?

你用传真给他回复了吗?

“fax”作名词是“传真，传真机”的意思，作动词意为“发传真”。

We have to equip our company with a network of workstations at every office as soon as possible.

我们得尽快把公司的每个办公室都装配上连接办公室网络的计算机。

equip v. 配备，装配

network n. 网络

“workstation”指办公室计算机网络中的任意一台。

This computer is infected by a virus.

这台电脑感染病毒了。

infect v. 感：染

virus n. 病毒

How do I change fonts?

如何改变字体?

font n. (电脑)字体

Do you want to print it out?

你想把它打印出来吗?

Output to printer.

输出到打印机。

output v. 输出，输出信息

2.办公常用文书写作 篇二

1采用“分列”截取规定范围数据

在Excel中“数据—分列”功能的主要作用是将单列数据按规则拆分为多列,如果进行手工拆分,即费时费力又容易出错, 如果用软件自身的拆分工具进行拆分即工整又迅速。其拆分方式分为“固定宽度”或者“分隔符号”,下面以拆分身份证号为例,截取身份证号中的“出生年月日”,步骤如下:

1)首先选定列“身份证号”(如图11);

2)单击“数据—分列”,弹出的对话框中选择“固定宽度” (图2);

3)单击“下一步”,在弹出的对话框中调整分列线位置;

4)继续“下一步”,即可弹出列数据格式设置窗口,选择 “常规”;

5)单击“完成”,由原来的一列变成了三列,收此可以得到 “出生年月日”,如图3所示。

2利用函数截取所需数据

同样以截取身份证号码中的出生年月日为例,假设A1的单元格内容是“362424199504291129”,则可以B1输入“=mid(A1,7,8)”,得出的结果是“19950429”。

在Excel中常的数据截取函数有Left( )、Mid( )、Right( )。 Left( )用于从左边向右边提取指定位数,Right( )用于从右边向左边提取指定位数,Mid( )用于从中间指定位置向右边提取指定位数。它们可以单独使用也可以同时应用,比如要将上述的 “19950429”转换成日期类型,则可以在C1中输入“=DATE(LEFT(B1,4),MID(B1,5,2),RIGHT(B1,2))”,得出的结果是“1995/04/29”,在此基础上也可以修改成其他的日期样式。

3截取不含空格的数据

在Excel数据统计工作中,最让人讨厌的就是多余的空格, 特别是在数据分类汇总操作时,因为空格也是一个有效字符。 比如“张三”与“张三”原本是同一个人,但在分类汇总系统会自认为是两个人,所以无法将其合并在一起计算,而类似的状况也经常发生。

要清除多余的空格,传统的做法是逐个Delete,一旦数据量增多则让人头疼,采用“查找/替换”法可以快速有效地解决该问题。选中要清除空格的单元格数据,单击“查找/替换”在弹出的对话框中,修改查找内容为空格,替换内容为空白即可。

4截取多个单元格的数据合并到一个单元格

例如:要将图4的身份证号合并成图5的样式,传统方法是手工录入,但这不是快捷方法。恰当的方法是,先复制图4中的某一行身份证号码数字复制到记事本中,然后从记事本中将去除表格的存放的数字粘贴至Excel文档单元格中,注意加单引号“‘”,再通过“替换”空格法去除数字间多余的空格即可依次得到标准的身份号码格式。

5通过置换行与列截取行/列的数据

选择要截取的列/行数据并复制如图6,在目标位置按右键,在弹出的下拉菜单中选择“选择性粘贴”,在弹出的对话框中选中“转置”,结果就实现了行与列的数据相互截取如。用同样的方法便可对所有需要置换的行列实现数据的相互截取,如图7所示。

Excel作为Microsoft Office的一部分,已经被广泛应用于各行各业的数据统计、办公电子表格文档处理等, 特别是作为众多中小企业实现会计电算化的载体,它具有强大的数据处理功能,通过上述方法就可以高效便捷的完成自定义数据截取,从而给日常Excel办公带来了极大的便利。

摘要：Excel是微软Office系列强大的表格工具,在日常生活、工作中十分广泛。我们经常遇到要在单元格里操作数据,某些数据需要自定义截取其中有用的部分,该文针对Excel如何自定义截取单元格中的内容介绍了常用的几种方法。

3.屡试不爽的办公室常用语 篇三

“帅哥”、“美女”

无论这个人是不是第一次见面，也不管对方的外观到底入不入眼，反正记住了见面握手的时候一定要用惊艳的语气、赞叹的眼神加助词“哇”，把上面这两个词的其中之一喊出来，如果再加上“真是呀”几个字更佳。只要不用错性别，其效果绝对惊人地好。

一般被称呼者无论男女都会含羞带娇笑成一朵花，立马对你好感倍增，和谐气氛自此弥漫，再谈什么成功指数都会上升。

“亲爱的”

“铁磁”的代用词，但使用对象不一定真是“铁磁”。面对所有有过交情甚至仅有过一面之缘的人均可使用，用以表示不管对方是否把你当回事儿，反正兄弟姐妹是肯为你“两肋插刀”的。

刚听到时被称呼者可能会略感突兀，但通常使用两次之后即可将对方同化，并于今后与你无话不谈。你都用这么亲密的词称呼他了，就说明跟他掏心窝子了，他能不把你当成最贴心的人吗?

“你又瘦了”

男女通用语，曾有人认为此语仅适用于女性，但事实证明，男人对自己形貌的重视绝对是“须眉不让巾帼”。

4.公司常用办公用品 篇四

A、办公设备

保险柜、白板、标签机、传真机、打印机、电话机、复印机、考勤机、收银机、碎纸机、装订机、塑封机、热熔机、带膜机、支票打印机、钥匙箱、点验钞机、电子白板、投影机、幻灯机、打字机、一体机、铁柜、空气净化器、胶装机

B、电脑耗材

各种原装以及品牌硒鼓、墨盒、打印机填充墨水、软盘、刻录盘、鼠标鼠标垫、健盘、电脑清洁用品、耳机

C、数码系列

U盘、MP3播放器、数码录音笔、移动硬盘、数码摄像头

D、办公用纸

复印纸、打印纸、传真纸、相片纸、收银纸、彩喷纸、信纸/稿纸、包装纸、卡纸、海报纸、皮纹纸、宣纸、名片纸、其他纸品

E、办公用笔

白板笔、钢笔、记号笔、毛笔、签字笔、荧光笔、圆珠笔、中性笔、台笔、笔芯、铅笔、铅芯、激光笔、绘图笔、油漆笔、光盘笔、粉笔

F、财务用品

点验钞机、号码机、手提金库、印章箱、凭单凭证、表格单据、档案用品、复写纸、财务附件、账皮帐芯、账簿账册、印台、印油、原子印章、转轮印章、组合印章、信封信纸

G、本、簿类

记事簿、日记簿、万用手册、宾客签到册、地址簿、电话簿、活页簿

H、桌面用品

笔筒、笔座、打孔器、地球仪、放大镜、日历座、湿指器、书立、文稿架、写字板、告示贴、标签系列、便条纸、订书机、起钉器、胶带/双面胶、修正液、修正带、胶水/胶棒、名片盒、名片册、削笔器、转笔刀、笔盒、笔袋、板擦、壁纸刀、剪刀、垫板、三针一钉

I、资料管理

文件柜、文件筐、文件盘、报刊架、杂志架、展示架、公文篮、档案盒

J、文件夹册

板夹、公事包、证件卡、资料册、弹簧夹、打孔夹、抽杆夹、文件套、像册、名片册、票据夹、拉链袋、按扣袋、档案袋

K、测绘用品

绘图笔、绘图橡皮、绘图模板、绘图圆规、测绘用尺

L、装订用品

装订胶片、装订夹片、装订胶圈、热熔封套、封面纸、装订机、热熔机、凭证装订机、塑封膜M、日用劳保

日化清洁用品、劳保用品、食品/饮品、生活用纸、纸杯、灯泡灯管、证书奖状、胶卷、指示牌、电源插座、电池

N、商务礼品

案头摆设

5.办公室常用英语句子 篇五

1. In the middle of something?

正在忙吗?

我知道有许多许多的人, 对於某一种概念学会了一种说法之後, 从此就只会用这种说法.例如「你在忙吗?」这个句子, 很多人在国中起就知道要说, ”Are you busy?“ 讲到了来美国留学三年, 他还是只会说 ”Are you busy?“. 其实有时候我们的眼界要放广一点, 对於同一个概念要有不同的变化.就像是 ”Are you busy?“ 这句话, 其实老美也很常用 ”In the middle of something?“ , (但这句话比较接近於 ”Are you busy right now?“ 是问人家「现在」是不是正在忙?”Are you busy?“ 的含意比较广, 也可指「最近」忙不忙?) 大家不要小看这麽小小的变化, 如果你除了 ”Are you busy?“ 之外, 有时还懂得刻意去用 ”In the middle of something?“ 我相信你的的英文说出来就会跟别人不一样. 举个例子吧, 办公室 想找人八卦, 又怕人家正在忙, 这时你就可以问他, ”In the middle of something?“ (正在忙吗?)

记得在不久之前看过的一部黑人电影 Down to Earth 中也有 in the middle of something 这个用法, 只不过男主角是用这句话来提出一个论点, ”The first kiss is always in the middle of something.“ 也就是说, 初吻总是发生在讲话讲到一半时, 或是当你们正在作其它的事情时, 通常是果不其然的. 他同时也觉得, ”The first kiss is the only real kiss in your relationship.“ (只有初吻才是真正的吻), ”The others are just protocols“ (其它的都只是一种敷衍、虚应故事而已.)

2. What are you up to?

你正在作什麽?

跟上面的例子一样, 「你正在作什麽啊?」这句话通常我们就只会说, ”What are you doing?“ 这样子不会很无聊吗? 其实有时我们可以换句话说.例如: ”What are you up to?“ 同样也是问人家你正在作什麽.承上例, 假设你在办公室 , 你想找人八卦, 所以问同事, ”In the middle of something?“ 他回答, ”Kind of.“ (算是吧.) 这时你就可以打破砂锅问到底, ”What are you up to?“ (那你最近在忙什麽啊?) 另外有时候老美见面时也会问 ”What are you up to?“ 意思就是问你最近在作什麽啊? 跟另一句问候语 ”What's up?“ 意思上很接近. 但是你要听对方的语气喔! 有时候 ”What are you up to?“ 指的虽然还是 ”What are you doing?“ 但它却是「你在搞什麽鬼啊?」的意思喔! 例如当你看到别人在乱翻你的东西, 你就可以责问他, ”Hey, what are you up to?“ 也就是骂他「你在搞什麽鬼啊?」. 或是像电影 Blow 毒贩的老爸骂他的儿子, ”I know what you are up to.“ (我知道你在干些什麽勾当.)以上这些例子 , ”What are you up to?“ 完全可以用 ”What are you doing?“ 来取代, 只不过因为我们在说话时要力求变化, 所以要多学几种不同的讲法.

其实 ”What are you up to?“ 还有许多其它的意思, 在此不一一列举, 不过还有一个比较常用的解释是, 「进展的如何了?」例如朋友告诉你他正在写一部武侠小说, (就像我的 labmate 一样), 你就可以问他, ”What are you up to?“ (进展的如何了), 而他的回答可能是, ”I am writing Chapter 3 now.“ 我现在正在写第三章呢.

3. Can you just give me a ballpark figure?

能不能给我一个大概的数字.

Ballpark 指的是专供球类比赛的公园, 特别是指大型的棒球场. 例如亚特兰大勇士队 (Atlanta Braves) 的主场, Turner Field 就是一个 ballpark.那什麽是 ballpark figure 呢? 通常在棒球比赛时不是都会报今天的观众人数, 例如是 49,132 人吗? 这个数字 49,132 就是 ballpark figure, 但这只是一个大约的估计数字而已, 所以 ballpark figure 的意思就是指大约的估计数字. 所以在公司 如果老板问会计, 上个月水电费总共多少钱? 之後再加上一句, ”Just give me a ballpark figure.“ 意思就是我只要一个大略的数字就行了. 甚至有些老美懒到就只说 ballpark, 所以老板也有可能会说, ”I'll need a ballpark of the revenue last year.“(我需要去年的营收的大约数字.) 你就要自己知道这个 ballpark 是 ballpark figure 的意思.

其实很多像 ballpark 这种有点俚语的讲法, 你去问美国人, 我保证他们百分之九十九点九都知道 ballpark 的意思. 但是有很多外国人, 不管他们的英语再流利, 不管在美国住多久, 却还是常常会有听不懂的状况.像小笨霖的指导教授是欧洲人, 但在美国也待超过十年了, 英语的流利自然是不在话下.可是呢? 有一次我跟她说 ”I can only give you a ballpark.“ 她却问我 ballpark 是什麽意思.我讲这个小故事给各位听的原因, 就是告诉你们拿这种俚语去跟美国人交谈, 通常是没问题的, 但是如果去跟英语同样也很流利的老印, ABC, 或是在美国住了很久的外国人, 则不保证他们能听得懂.

4. Bottom line: We have to turn into profit by .

最重要的是: 我们必须在 2002 年前转亏为盈.

大家看过财务报表没? 上面是一大堆密密麻麻的数字, 告诉你公司的资产有多少, 折旧多少, 应收帐款多少. 但是这些都不是最重要的, 最重要的在最最下面那一行 (bottom line), 叫净赚 (Net earnings) 告诉你这家公司总共加起来到底是赚钱还是赔钱, (这其实才是最重要的, 不是吗?) 所以 bottom line 这个字後来就变成了有「最重要的是...」的意思. 例如商场上有句名言, ”In business, If you don't take care of your customers, somebody else will.And that is the bottom line.“ (如果你不关心你的顾客的话, 其它的人会, 这是最重要的原则. ) 另外 bottom line 也有「最後的底限」,「不能再退让的原则」的意思. 例如老板可以告诫员工, ”Bottom line: We have to ship this order by Friday.“ (我最後的底限是, 我们必须在星期五前运交这批货. )

5. The new CFO was sent to bring the company out of the red.

这位新的财务长被派来把公司从赤字中拯救出来.

中国人喜欢红色, 所以股市大涨时盘面上都是红通通的一片. 不过欧美国家对红色的认知则大不相同, 红色就表示亏损, 赤字. 像之前提到的 bottom line 如果是用红笔写的, 那就是表示公司整体上来说是赔钱的.相反的如果是用黑笔写的, 则表示是赚钱的.所以我们常可以听到 in the red 或是 in the black 这样的讲法, 其实就是指公司赚不赚钱.当然啦, 我们也可以用最简单的讲法, lose money 和 make money 或是形容词 unprofitable 和 profitable来表示赔钱或赚钱.例如这家公司是赚钱的, 你可以说, ”This company is in the black.“, ”The comapny is making money.“ 或是 ”The company is profitable.“ 都可以.

讲到这个 profitable 让我不得不提醒大家 non-profit 这个字, 因为常常有人会搞错. Non-profit 这个字指的并不是说不赚钱的, 而是说「非营利性质的」, 例如像消费者文教基金会我们就可以说他是一个 non-profit organization, 非营利机构,

6. Shelly just called in sick.

Shelly 刚打电话来请病假.

Call in sick 是一个在办公室内常会用到的片语, 指的是有人打电话来说他生病了不能来上班. 有兴趣听老美讲这句话的人不妨去看 ”What Women Want?“ (男人百分百) 这部电影, 我记得他们就有用 ”call in sick“ 这个片语. 当然啦, 这种事想也知道一定有相当的比例是偷懒而不想来上班而已, 不然就是员工找藉口集体罢工, 例如 ”Some workers called in sick to have a strike.“ (有些工人藉由集体打电话请病假来罢工.)

那如果是正常的请病假 (sick leave/ medical leave) 要怎麽讲? 你可以说, ”I need a sick leave for two days.“ (我需要请两天病假.) 或是如果是因为老婆要分娩了, 想要请事假 (personal leave), 你可以说, ”I'm asking for a three-day paid/unpaid personal leave for my wife's labor.“ (因为我老婆要生了, 我想要请三天假.) 至於这个假是扣不扣钱? (paid/unpaid) 就看公司的政策而定了.

7.I just heard that seven people are going be laid off next month.

我刚听到公司下个月要裁七位员工.

最近失业率不断上升, 我也就顺便来谈谈裁员的话题. 公司要裁员的讲法有许多种, 其中最常见的不外是 layoff 这个字 (如果分开来写: lay off 是动词, 但合起来写 layoff 则是名词) . 例如, ”Cisco issues a profit warning, plans layoffs.“ (思科发布盈馀警讯, 计划裁员.)当然还可以用比较口语的讲法说, cut jobs 或是 slash jobs, 例如上一句我们也可以说, ”Cisco plans to cut/slash jobs.“ (思科计划裁员.) 据路边马路消息说, 由於 layoff 最近在英语中的出现频率排名大幅成长, layoff 这个字将会被收录在最新的英文常用 3000 字汇当中. ^__^

要是真的不幸在美国被裁员了怎麽办? 先记住两句话再说, 第一句是, ”Whose decision was this?“ (这是谁的决定.) 俗语说冤有头债有主, 先问清楚了是谁动你的, 将来要把汽车轮胎放气才知道要放哪一台.另一句话就是, ”I am between jobs.“ 这句话在找新工作时很好用. 人家问你现在在作什麽, 你不要呆呆地说, ”I just got laid off.“ 多难听啊! 你应该说, ”I am between jobs.“ 我正好在两个工作间的空档.听起来比较委婉 这可是之前刚被裁了员的好友 Joseph 教我的, 他就因为很会讲这句 ”I am between jobs.“ 目前已经在德州休士顿找到新工作了. :D

8. He suggested we should go to eat after my graveyard shift.

他建议说我们可以在我的大夜班之後一起去吃东西.

轮班这个字在英文 叫 shift, 例如三班制就叫 three shifts. 例如, ”We have to work in three shifts to keep the company running.“ (我们必须轮三班制来保持工厂的运转.) 我想大家都知道三班制就是日夜, 小夜班和大夜班. 在英文 日班就是 day shift 或是 regular shift, 小夜班是 night shift. 那大夜班呢? 有一个很有趣的讲法, 叫 graveyard shift. 所以如果你要说明自己上的是大夜班, 就可以这样说, ”I work on the graveyard shift.“

至於为什麽叫 graveyard shift 呢? 其中有一个广为流传的故事是这麽说的, 在十九世纪时, 人们有时候会不小心把还活着的人当成死人埋掉. 为了避免这种悲剧发生, 所以他们在每个棺材 都装上电铃, 以便让这些意外醒来的「尸体」能够按铃求救. 也因此必须另外安排一位仁兄晚上时在墓地 (graveyard) 巡查, 以便有人按铃时能即时通知家属.所以大夜班後来就以此得名, 成为了 graveyard shift. 至於你相不相信这种传说呢? 就看你自己了!

9. I am only a regular 9-to-5er.

我只是一个平凡的朝九晚五上班族.

我相信中文的「朝九晚五」这个字应该就是从英文 9-to-5 这个字直接翻过来的吧? 由於上班族的工作时间多半都是很固定从早上九点到晚上五点, 所以才有 9-to-5 这个用法, 指的就是很一般上下班的工作. 记得有一次跟一个在社会上己经工作多年又回来念研究所的老美聊到他回学校念书的动机, 他就告诉我, ”I don't want to work 9 to 5 for the rest of my life.“ (我不想一辈子都作朝九晚五的工作.) 另外像这种上班族也可以自称是一个 9-to-5er, 也就是指作这种朝九晚五工作的上班族.但是像小笨霖我呢? 我就该自称是 10-to-3er 了. (我当然没那麽认真凌晨三点回家, 而是下午三点就回家睡午觉了!)

10. I refuse to work overtime during the weekend.

我拒绝在周末时加班.

英文 加班叫 work overtime. 例如别人喊你今晚出去吃饭, 你说, ”Sorry, I have to work overtime.“ 就是告诉他, 很抱歉, 我今晚要加班. 不过有趣的是, 除了「加班」可以叫 overtime, 加班费也可以叫 overtime. 例如你可以大声地告诉老板, ”You have to pay me overtime!“ (你必须要付我加班费.) 不过现在时机歹歹, 我看还是小声讲就好了.

除了这个 pay overtime 之外, 老美也常用到另外两个字, 一个叫 double time, 另一个叫 time and one-half. Double time 指的是双倍的工资, 而 time and one-half 或是 time and a half 则是指一倍半的工资. 例如老板叫你作一些额外的工作, 你可以说, ”If you pay me double time, I'll do it.“ (如果你付我双倍的工资, 我就去做.) 再造一句, ”I like to work on holidays because I am on time and a half." (我喜欢在假日时工作, 因为这时的工资算一倍半.)

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10句办公室常用英语句子

6.办公室中常用英语词汇 篇六

secretary 秘书

president 总裁

intercom 内部通话系统document 公文

cabinet 文件柜

locker 锁柜

yawn 哈欠

personal computer 个人电脑copier 复印机

office girl 女勤杂员

pocket calculator 袖珍计算器drawer 抽屉

tray 文件盒

office girl 办公桌

planning document 规划文件department manager 部门经理report 报告

paper shredder 碎纸机typewriter 打字机

typist 打字员

book 帐本

japanese abacus 日本算盘rubber band 橡皮带

clip 弹簧夹子

cigarette 香烟

ashtray 烟灰缸

punch 打孔机

sponge 海绵

floppy disk 磁盘

adhesive notes 可粘便笺felt-tip marker 毡制粗头笔

cellophane tape 玻璃纸、透明胶paperweight 镇纸

clasp envelope 搭扣信封memo pad 备忘录

name card 名片

telephone directory 电话薄stamp 印章

inkpad 印泥

blotter 吸墨纸

7.办公常用文书写作 篇七

关键词：办公室文书,文书档案,管理,对策

办公室文书档案工作是医院基础管理工作的重要组成部分, 文书档案产生于团体、机关、企事业单位在行政管理事务活动过程中, 是通用文书转化部分档案的习惯称谓。办公室文书档案管理是衡量单位档案管理的重要标准要素之一, 其管理水平的高低对于档案资料的完整性和质量都有着直接关系和重大影响。办公室文书档案的有效管理可以为建设和发展单位事业提供有力的保障, 一份科学完整的档案是医院发展历史的全面真实写照, 具有重要历史价值和现实作用。所以树立文书档案管理工作的标准化与规范化, 提高文书档案的利用率, 是新世纪环境下对医院发展提出的新要求和新挑战。

一、目前医院文书档案管理的特点

(一) 文书档案主要是以纸质或其他载体记录发生的事件、过程记载、物品存档、关键文件为管理对象

文书档案的管理重点主要在于收集和保存资料。分门别类的存放, 此阶段的工作重心应放在收集、管理、编目编册、保存等方面。

(二) 文书档案载体的多样性

文书档案涉及方面众多, 是单位发展进程中的真实反映和记录, 行政管理、科技档案、新设备档案、会计档案等都是文书档案所涉及的内容。由于文档内容丰富多样。所以文书档案的保存载体也具有多样性。例如:照片、录音、录像、协议、合同、责任书各类文件以及各种电子档案等等。

(三) 文书工作与文书档案之间的联系

文书工作包括文件的整理收集、立卷和归档, 文书档案的管理包括文件的书写材料、文件的格式、是否及时归档等。文书工作可以说是档案工作的基础和前提条件, 文书工作的全过程也是办公室文书档案形成的过程。

二、关于医院办公室文书档案管理中存在的问题概述

(一) 医院文书档案管理的投入过低

由于医疗用房的紧张, 医院存放档案的地方也十分有限;医院文书档案职责不明, 管理不完善, 医院文书档案与医疗病历档案的存放于档案库房的存放相混合, 与档案管理的标准相差甚远。医院文书管理的信息效率过低。

(二) 医院办公室文书档案意识薄弱

长久以来医院多偏重病案档案, 医院文书与文书档案相对于病案档案来说, 医院文书档案的相对重要性缺乏到位的宣传。很多人都认为文书档案没有存在的价值, 相关的科室对于文书档案也是只保存不利用, 有效资源的利用率下降, 浪费程度极其严重, 不能达到预想的可观状况。

(三) 医院在文书与档案工作中存在的不规范现象

现下的档案管理模式下存在这许多的不规范现象。例如:版记不全、文件使用不当、分类不明确、用纸不达标、办理程序不规范、原稿文件缺损、装订不规范等现象。

(四) 医院文书档案管理工作人员的专业素养有待提高

目前, 我国的档案专业人员队伍在理论水平、文化水平、专业素养等方面参差不齐。有些档案管理工作人员缺乏文书档案管理方面的必要专业知识, 责任心主人翁意识的缺失。造成案卷的混乱和收集保存不齐全等现象, 不符合办公室文书档案管理的规范准则。

三、针对医院办公室文书档案管理工作的一些优化措施

(一) 强化医院文书档案管理工作的规范衔接

实现文书、档案工作一体化, 要求文书人员严格把好文件纸张大小、文件格式、笔支选取等等原始一手资料的质量关, 实现标准化和规范化, 在公文办理完毕后, 应及时整理立卷及归档。

(二) 提高医院文书档案管理人员的专业技能和管理意识

医院办公室文书档案管理工作人员需要不断地积极参加档案业务培训, 学习档案专业知识理论, 充实和提高自己的档案管理专业知识。做到与时俱进, 办公现代化是社会发展的必然趋势, 信息社会必然导致大量的电子文件的出现。实现医院文书档案管理的现代化。文书档案管理人员则需要努力成为管理型、复合型和技术性的专业办公室文书档案管理人才。

(三) 提高医院文书档案管理工作人员的积极性

健全相关的规章制度, 加强档案整理工作的检查与监督, 全面提高思想认识, 促进文件材料的收集工作。把握好人员的变动和调入关, 增强文书档案管理工作人员的责任感。充分调动办公室文书档案管理人员的工作热情, 提高实事求是的工作态度, 及时对从事相关文书档案管理的人员进行相关的待遇到位。

(四) 建立医院文书归档的制度

具体到一个立档单位, 不仅要真实、客观, 要有归档的时间、范围、要求, 保证文件的完整。文书档案整理的内容:档案的系统化 (档案的分类、案卷的排列、档号的编制) 和基本编目 (编制案卷的目录) 。

四、结束语

文书工作是档案工作的基础, 档案也是文件工作的发展和延续。文书档案既可以储存记录医院现在文书档案管理建设的状况, 也是医院过去发展历程的缩影。要想为医院的建设和发展提供有利的保证;提高文书档案利用率。就必须建立有效的工作程序和管理制度, 搞好文书档案工作的规范衔接, 加强各部门之间的协作, 提高医院文书档案工作的地位势在必行。促进文书档案管理工作规范化、标准化。

参考文献

[1]李道逸.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].经济与社会, 2008.

[2]霍世清.机关文秘人员素质与文书档案管理.2007.

[3]侯明, 白宇红.谈文书档案管理的现有问题及对策[J].办公室业务, 2012

[4]罗文妍.浅析文书档案管理工作的创新[J].东北农业大学学报 (社会科学版) , 2011.

8.办公常用文书写作 篇八

[关键词]文书办公；档案；现代化管理

1 前言

所谓的文书办公档案管理，就是针对文书办公档案的收集、鉴别、整理、存档、保管、统计等所进行的一系列活动。随着经济的发展和社会的进步，加强文书办公档案的信息化和科学化管理，使其能够在个人及组织单位的发展过程中发挥积极的作用，具有现实的意义，是各街道机关事业单位深化改革、创新发展的的必然选择。

2 文书办公档案管理工作的重要性

首先，做好文书办公档案管理工作是为了保守人员档案机密。文书办公档案，真实的记录了个人的成长，是个人经历的客观体现。目前，个人的工资涨幅、福利待遇、职务晋升、医疗保险等诸多方面都与文书办公档案有着密切的联系。

其次，虽然文书办公档案管理工作起步较晚，但是经过近些年的发展，办公档案管理已经在促进街道单位和谐发展方面发挥出巨大的潜力。做好办公档案管理能够有力的保证办公档案的完整性，避免人事资料的遗失或损坏。

最后，做好文书办公档案管理工作，便于办公档案的使用。科学有序的档案保管就是为了方便合理的使用，是档案得以高效使用的前提条件，在维护社会和谐稳定方面发挥着越来越重要的作用。

3 文书办公档案管理工作的现状及存在问题

目前，我国的文书办公档案管理工作的发展主要受以下几方面因素的制约：

第一，主观方面，主管领导和相关工作人员没有充分认识到文书办公档案管理工作的重要性，管理意识不足。人在社会活动中发挥主观能动作用，是各项社会和工作活动的载体。现阶段的文书办公档案管理工作中，部分工作人员的思想不够重视，没有充分的认识到文书办公档案管理工作的重要性，还有部分工作人员缺少工作责任心，岗位专业技术欠缺，这些都是制约文书办公档案管理工作发展的主要原因。

第二，文书办公档案管理工作量大，工作内容繁琐，需要相关工作人员具有较强的专业技术，相应的岗位人员需求量大。目前，多数组织的文书办公档案管理人员配备数量不足。档案管理人员供求机制体制的不完善、不健全，是制约文书办公档案管理工作的客观原因。良好的制度是文书办公档案管理工作高效运行的基础，但是，目前条件下相应的保障制度不完善，文书办公档案管理工作设施环境得不到保障，现代化的管理手段欠缺，管理模式落后，管理信息不通畅，这些因素都导致了文书办公档案管理工作无法高效运行，不能为单位和组织发展提供积极动力。

第三，档案资料流于形式，内容缺乏，档案资料缺乏真实性。档案资料来源于自然个人，不可避免的存在主观因素的影响。此外，文书办公档案管理工作量较大，要求相关工作人员细致、认真，重复性的工作容易使人产生疲惫、懈怠的心理，直接导致文书办公档案管理工作形式化严重。

4 如何做好文书办公档案管理工作

新的发展形势下，做好文书办公档案管理工作不仅仅可以维护个人的合法利益，更重要的是可以维护单位的和谐稳定，促进社会的繁荣发展。具体来说，可以从以下四个方面来改善目前现有的文书办公档案管理工作：

第一，加强档案管理工作的思想宣传，提高领导干部及相关工作人员的思想认识，重视文书办公档案管理工作。文书办公档案管理工作的重要性，已经越来越凸显，对于各类不同的单位来讲都是不可缺少的重要管理手段，应该引起单位和组织管理层的充分重视，将文书办公档案管理工作中纳入到常规的管理手段中来，积极主动地做好文书办公档案管理工作，支持和推动文书办公档案管理的合理发展。

第二，思想上的不重视，导致文书办公档案管理工作资金投入不足，专业技术人才短缺。一方面，政府及街道应该把文书办公档案管理纳入正常的财政预算，加大资金投入，并将此项工作作为意向长远的任务有效的开展下去；另一方面，相关的文书办公档案管理人员应该在岗位上加强自身主页技术的学习，掌握现代的档案管理技术，努力使自己成长为具有主页素养的办公档案管理人员。

第三，文书办公档案材料客观真实地反应街道单位的人事状况和组织架构，同时也见证了街道的发展和变革，其重要性对档案管理人员的素质提出了很高的要求。健全档案材料的核实制度，增强工作人员的责任心，必要时可以实行档案管理工作的实名制管理模式，将每一份档案资料的存档实施落实到人，减少工作懈怠心里。

第四，通过加强信息化建设，建立更加完善的文书办公档案管理体系。良好的信息沟通是单位和组织发展的积极因素。将现代化的统计分析技术与传统的文书办公档案管理模式相结合，能够更加有效地促进文书办公档案管理工作开展和高效发展，使得文书办公档案管理与快速的社会和经济发展相适应。

5 结语

综上所述，文书办公档案管理工作是一项系统性的工作，具有复杂性和严谨性的显著特点。本文从四个具体的方面探讨了提升和改进文书办公档案管理工作的方法。如何让文书办公档案管理工作更好的适应现代社会的发展，仍然要求我们相关的单位组织提高思想认识，加大相关资金投入，档案管理工作人员加强自身档案管理技术水平，积极学习先进档案管理技术，更好的服务于文书办公档案管理工作，促进文书办公档案管理工作的不断发展。

作者单位

青岛市市北区人民政府登州路街道办事处

9.入党常用文书的写作 篇九

群众评议至少要有2名支委成员参加，一名负责记录，一名负责主持，参加评议的群众应在5人以上。记录人对群众发言做真实记录，可做概括，但必须忠实原意，不能只写优点，不写缺点，既要反映真实情况，又要注意评价用语的分寸。记录完后，参加评议的群众必须在记录稿上签名。

入党常用文书的写作三——自传(申请人)

自传是实事求是的反映和评价本人经历的一种文字材料。其基本内容：(1)个人基本情况。包括姓名、性别、民族、出生年月、籍贯、文化程度、家庭出身及担任的职务等。(2)个人历史。一般从小学或七周岁时写起，读书、工作的起始时间、单位、所担任的职务和受过何种奖励或处分，参加过什么组织，证明人是谁，以及需要向党组织说明的其他问题。重点为个人学习、工作、生活及思想发展过程，包括优缺点，通过回顾，总结经验教训，提高思想觉悟，明确努力方向。(3)个人对党的认识的发展过程，包括对党的性质、指导思想、基本路线、组织原则及党员标准的认识等，一方面可以通过对党的历程谈对党的认识;另一方面可以通过个人成长的历程谈对党的认识。(4)家庭主要成员和主要社会关系的政治面貌及职业及对本人思想的主要影响，周围的人和事对本人的影响。(5)其他需要对党组织说明的问题。

应当避免的问题：(1)把自传写成文学体裁，仅写生活经历，无思想进步的过程。(2)对党的程序认识不清，把参加入党积极分子培训班学习、列为培养对象当作是预备党员。(3)结合思想实际少，空话大话多，不真实具体。

10.办公室常用英语情景对话精选 篇十

A: Thanks for the advice, Mr. Macmillan. I’ll keep it in mind. I had better head off though. I’m meeting my husband for dinner.

B: Sure, I’m heading out myself. Enjoy your evening.

A: Thanks, sir. You too. Drive safely, I hear there’s a lot ice on the roads.

B: Thanks for the warning! See you tomorrow!

告别

A：谢谢你的建议，麦克米伦先生。我会记住的。不过我得赶紧走了。我约了我先生吃晚饭。

B：好，我也得走了。祝你们晚上过得愉快。

A：谢谢。希望您也愉快。开车小心点儿，听说路上结了很多冰。

11.办公常用文书写作 篇十一

关键词：信息社会视角；企业办公室；文书档案管理

办公室的文书档案管理工作对其人事管理工作有重要影响。在信息社会视角下，办公室的文书档案管理工作能否适应社会变化，满足企业人事管理方面需求，这要求在新时期企业对办公室文书档案管理工作进行改革创新。使其顺应社会变化，满足企业人事管理方面需求。

一、现阶段我国企业办公室文书档案管理工作存在的问题

（一）目前我国企业办公室文书档案管理工作与信息社会的发展严重脱节

在新时代新时期下的经济社会，企业办公室的文书档案工作的压力相比较于之前大得多，并没有人们所期待的那样便利快捷，显而易见，这并不是由于信息化发展所导致的问题，而是在今天这样的信息与经济并存的时代下，办公室文书档案管理并没有较好的利用信息技术来作为档案管理的工具，综上，现阶段的我国企业在办公室文书档案管理工作的开展与社会脱节。

（二）我国企业办公室文书档案的管理人员缺乏相关的专业知识和技能

在生产力迅速发展的今天，企业在人才任用方面相当的重视人员的专业知识和相关的专业技能。尤其是办公室的文案工作关系着企业对外合作以及对内运营的重要依据，对其管理工作更要谨慎细微，但是相当多的办公室管理者认为办公室的文书档案管理工作已经具备完善的体系，不需要专业的人才进行创新，这种消极落后的情绪严重导致了办公室的文书管理工作的滞缓，影响了办公室文书管理工作的质量和效率。

二、建立健全我国企业办公室文书管理工作改革的方法和对策

（一）对办公室文书档案的管理方式进行改革创新

办公室文书管理的方式进行改革，能够在很大程度上提高办公室文书档案管理工作的效率，是我国企业办公室向规范化迈进的必经之路。

为了解决在企业办公室文档的管理过程中出现档案登记记录不明确的情况，对其管理方式要大力进行改革创新。首先，在今后的文书档案管理过程中，要明确档案的具体责任人，就是在办公室人员接受一份文书后，必须对其有个准确地了解并明确其责任。其次，文书档案管理工作要有完善的分工体系，要分工具体，落实到个人，减少文书管理的过程中出现错误等。

（二）建立企业办公室文书档案管理的保障工作

企业办公室的文书档案管理工作是为了保障企业的信息安全和为整个公司在办公过程中提供方便的一项工作，因此，对文书档案的保障机制非常重要。引进先进可靠地安全系统不仅提高的文书档案的安全性，还在一定程度上体现了我国现代企业的改革创新意识，有利于企业人员工作效率的提高。

（三）完善办公室文书档案的检索系统

完善办公室文书档案的检索系统要遵守两个基本要求：

1.确保文书档案保存的完整性与安全性

2.检索系统方便于查找文书档案和将其归档

（四）定期清理过期或失效的文档

过期或者失效的文档不仅没有任何的使用价值，还占用了一定的储存空间，浪费有限的办公室资源，并且极容易与其他文档混淆，为文档的查找使用造成了阻碍，因此，定期的清理失效或过期的文档对提高企业办公室文书管理工作的效率有重要意义。

（五）加强办公室文书档案管理人员的专业技能培训

在这个信息化与时俱进的时代，信息与经济并存使信息量日益增大。企业办公室的文书管理工作作为信息化的一部分，无法摆脱这种趋势而独善其身，为了使信息化更好的渗透到经济生活的层层面面，要求办公室的管理者及相关的工作人员具备一定的专业知识和技能，所以加强办公室文书档案管理相关人员的专业技能培训是有力的手段，要起到取长补短，完善其身的作用，使办公室的文书档案管理工作能够符合新时代下信息化社会的要求，能够适应社会发展的潮流，从而大大的提高我国企业办公室文书管路工作的质量。

三、结语

在当前国际经济发展与信息化时代发展的趋势下，企业办公室文书管理工作作为信息化的重要组成部分，逐渐登上舞台。办公室的文书档案管理工作涉及着企业人事管理，并对其起着很大的作用。通过本文对信息社会视角下的企业办公室文书管理工作过程出现的问题的认识与探讨，提出了相应的完善我国企业办公室文书档案管理工作的方法和对策，希望能够对今后企业在文档方面的管理越来越符合时代发展的潮流，为经济的发展创造更大的利润空间。

参考文献：

[1]陈黎.信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务，2013，01：191+194.

[2]栾春生.试论信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].中国培训，2015，20：209.

12.文书档案管理的办公自动化应用 篇十二

关键词：文书档案,办公自动化应用,存在问题,应对方法

随着改革形势的发展, 如何提高文书档案管理水平, 及时、准确、系统、完整地提供档案信息, 以满足各方面的需求, 适应日趋发展的新形势, 这是文书档案工作的新课题。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。

一、应用办公自动化的文书档案管理的优点

1. 办公效率大幅提高

计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中, 工作人员过多地依赖于手工操作, 要求收集完整、齐全, 避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用, 字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误, 结果又费时, 又费力。在应用了计算机软件处理后, 使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递, 都变得简单易行。

2. 文件和文字信息得到充分交流与共享

运用计算机技术对档案进行管理后, 档案管理由案卷级深入到文件级, 由单途径管理发展为体系管理, 由对档案外部特征 (目录) 管理到内、外部特征 (目录和内容) 合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展, 实现档案信息与载体分离利用, 可与其他信息系统建立共联, 提供信息的横向与纵向、历史与现实记录, 从而极大地提高档案利用工作的质量和效率。

3. 电于文件保存的稳定性

随着电子技术日新月异, 贮存、读取电子文件的设备日趋成熟, 我们可以根据不同的需要, 选择不同的电子载体, 如VCD、DVD光碟, 小容量的闪存U盘, 大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷, 易于传递, 且贮存时间长, 受外部环境影响小, 不易损坏, 具有很强的稳定性。

4. 提高了文件传递的速度和安全性

日常公文办理过程中, 办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生, 文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时, 文件还可能因为其他原因造成丢失或延误, 给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便, 在应用计算机网络技术下, 直接通过网络工其进行传递, 大大提高了文件传递的安全性和时间性。

二、应用办公自动化的文书档案管理存在的问题

1. 电子文件保密性受限制

电子文件不再具有特定的字迹, 人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出, 无法从字迹上分辨其原始性, 而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名, 也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验, 随着网上窃密技术的不断完善, 进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

2. 对档案综合管理人员要求高

对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理, 绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化, 首先要有现代化的人, 管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平, 不能仅仅满足于一般的计算机操作水平, 从目前看, 许多档案部门缺乏现代高技术人才, 其中档案信息处理复合型人才就更奇缺, 大部分档案人员现代技术水平偏低, 甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备, 仍不能充分发挥作用, 就谈不上档案信息电子化了。

三、几点应对措施

1. 办公自动化系统内、外网隔离

在内部办公自动化网络和外网之间, 设置物理隔离, 以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址, 然后有选择的放行一些地址进人办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制, 无论何种类型防火墙, 从总体上看, 都应具有以下五大基本功能:过滤进、出网络的数据;管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警。

2. 提高档案人员的综合素质

13.写作课提纲：常用文字材料写作 篇十三

一、讲一讲文字材料定义及分类

关于文字材料，我查阅近些年出版的一些写作书籍，没有看到它的定义，国家权威辞书《辞海》《汉语大词典》《新华词典》，均没有“文字材料”这个词条。那么文字材料究竟是什么呢?用“顾名思义”的方法来解释，文字，《现代汉语词典》的解释是记录语言的符号；材料，《现代汉语词典》解释为“可供参考的事实”“提供著作内容的事物”。把它们连贯起来理解，那么文字材料就是以文字形式表达的供学习、研究、写作等使用的资料。它是作者对相关素材进行精心加工提炼，形成具有思想性、艺术性的文字组合。它不是简单的文字排列，而是思想的物化，是经过梳理和雕琢的作品。对于基层来讲，常用的文字材料主要有4种：工作总结、述职报告、对照检查、演讲稿。下面，我针对这4种文字材料，逐一给大家进行讲解。

二、讲一讲基层常用文字材料写法

（一）工作总结。工作总结是用来回顾和检查过去一定阶段的工作、学习或思想状况，成绩与经验，缺点和教训的一种文体；一般由标题、导语、主要工作和成绩、存在的问题和原因、经验和体会、今后打算6个部分组成。

1.标题。完整的标题，应该由总结单位的名称、时间和内容组成。总结的导语，是对整个总结的高度浓缩，是对总体工作形势作出的高度概括和基本估价。

2.导语。导语的文字不能多写，要提纲挈领，快速入题。写作要求是：①概括性要强；②说明要清楚；③层次要分明；④文字要精炼；⑤用语要恰当。

3.主要工作和成绩。这一部分，用简单的话来讲，就是把“工作是怎么做的，有什么效果”反映出来。例如写排年度工作总结，应全面系统地把本单位在思想政治建设、军事训练、行政管理等方面的所做的主要工作和特点，取得的成绩和进步，概括地反映出来。同时要注意运用数字和事例，全面反映，没有遗漏；同时对在大项工作上的动作、得到上级肯定的工作、本单位有特色的工作等，要进行重点反映。

4.存在的问题和原因。工作总结必须实事求是，应当注意的是切不可报喜藏忧，只讲好、不讲坏，只讲成绩，不讲问题。讲问题前，最好用一句话过渡，如：“我们今年的工作虽然取得了一定成绩和进步，但也存在一些值得注意的问题”。然后，分几个方面概括在工作上或工作指导上存在的问题及原因。这一部分的文字要精练，但一定要写准、写实，防止轻描淡写。最后，还要写一句对待问题的态度，如：“对上述几个方面的问题，一定要引起高度重视，在下一步的工作中认真加以解决。”

5.经验和体会。经验体会是对工作规律性的总结和概括；只有写好了，才能体现层次和水平。工作总结的经验体会，不同于写经验材料，前者需要高度浓缩和概括，提练出主要观点就行了，不需用更多的文字；后者需要充分论述，用观点加事例说明问题，写得要丰满一些。

6.今后打算。在这这一部分时，开头要概括下一步的指导思想和基本思路，简要明了，易懂好记。

归纳起来，工作总结写作要注意以下3点：一要详略得当。主要的东西详写，次要的略写，与主题无关的就不写。引用事例和数据时要精选，凡用一个事例就能说明的问题，就不用两个、三个。二要真实可信。要做到一切从实际出发，不能夸大成绩，掩盖缺点，文过饰非。不能集好事于一人、一时、一地，集坏事于一人、一时、一地，使总结真正体现出“发扬成绩，纠正错误，以利再战”的目的。三要坚持创新。必须克服懒惰思想，不能一份总结常年用，“新一年旧一年，改头换面又一年”，要努力克服老思路、***惯、老套子的影响，发扬创造性工作的精神。

（二）述职报告。述职报告是个人向特定的上级单位、领导或部属进行自我评述性总结报告，使上级和群众了解述职者，评定和考察述职者的个人成绩和工作能力的一种文体。述职报告述职报告没有固定格式，根据不同情况和主旨可灵活安排结构。其基本型包括标题、正文、结尾3部分。

1.标题。述职报告的标题常见的有3种：①文种式标题。用述职报告的文种名称，如《述职报告》。②公文式标题。时限+内容+文种，如《X年至X年任XX职务期间的工作报告》。③文章式标题。这类标题以述职报告的基本点、基本经验、教训或态度为题，如《在困难中开创敢打必胜的新局面》，这类标题常常用副题补充说明何职何人的报告。如报告人写在落款处，这里可以省略。

2.正文。述职报告的正文一般包括下列内容：①述职基点：写明任职情况和述职基调。如何时任何职、变动情况、背景；岗位职责、目标及个人认识；对个人工作尽职的整体估价，以确定述职范围和基调。②实绩和经验，这是述职报告的主体和核心。主要写实绩、问题、经验。要写清任职以来所做的主要工作及成果；工作中遇到的主要问题及表现；对自己工作的规律性认识。③主要存在问题及下步打算。要一分为二地认识和评价自我，对存在的问题不夸大也不缩小或隐瞒。特别是对因自己主观努力不够或能力水平的局限造成的问题、失误，更应如实写出，对因客观条件的制约造成的问题，也要中肯地分析指出，以利于今后改进或提醒自己的继任者注意。最后要从实际出发，结合上级机关和领导对自己的希望和要求提出自己今后的努力方向，表示自己不断争取进步、取得更多工作成绩的决心。

3.结尾。述职报告的结尾部分主要是述职者的单位名称、姓名和成文日期。述职报告是一项非常严肃的工作，撰写材料时要做到思想重视、实事求是、突出重心、凸显个性。

写作要注意3点：一要端正态度。要明确自己的职责范围，回顾整个工作，广泛征求群众意见。要对照职责，认真分析自己履行职责情况，高标准地述好职。二要实事求是。讲成绩要恰如其分，符合实际；讲问题要抓住要害，直截了当；讲经验要有理有据。三要突出重心。要抓住重点，做到观点鲜明，实绩突出，体会精到，文辞恳切。不要生怕遗漏而面面俱到，念“流水账”。

（三）对照检查材料。对照检查材料是党员以个人名义向党组织报告自身党性状况的文书。对照检查材料一般由标题、正文、落款三部分构成。

1.标题。对照检查材料的标题，常见的写法有两种：一种是文种式标题，只写《XXX在XX专题民主生活会上的发言材料》即可；另一种是复合式标题，由正标题和副标题组合而成，如《深刻解剖思想根源，全面提高自身素质——XXX的对照检查材料》。

2.正文。对照检查材料的正文，由开头、主体两部分组成。①开头。开头部分一般先交代民主生活会前准备工作，这部分要求简明扼要。②主体。主体部分是对照检查材料的核心结构。主要包括查摆存在的问题、剖析思想根源、提出整改措施内容。一是查摆问题与不足。这部分按照“比着尺子量不足，照着镜子正衣冠”方法，对照党章规定的党员义务、党员领导干部的基本条件以及加强作风建设方面的要求来查找。二是剖析思想根源。这部分要根据找出的问题，从世界观、人生观、价值观等方面剖析产生问题的思想根源。对产生问题的原因、后果、危害逐一进行分析，并上升到世界观、人生观、价值观、党性原则的高度上来看待和审视，从而做到就事说理，使对问题的剖析具有一定的深度和高度。三是提出整改措施与思路。这部分也应对照存在的问题与不足，有针对性地提出今后改进的意见和措施。要在坚持理想信念、践行党的宗旨、履行党员义务、苦练打赢本领等方面有新的、具体的打算，把整改的措施真正落到实处。

3.落款。落款部分写上分析人所在单位、姓名和写作日期。署名可放在标题之下，也可以置于文尾。

撰写对照检查材料要注意以下3点：一是找准存在问题。就是诚心诚意查找自己的问题，做到像、准、实。像，就是客观地评价自己，不能有遮掩和保留。准，就是一针见血地指出自身问题，列出具体清单，防止避重就轻。实，就是实事求是，有多大问题就讲多大问题，有就是有，没有就是没有，不无限上纲，也不乱扣帽子。二是深挖思想根源。要从理性高度找根源，不就事论事，切实把自身的问题不足从理性的高度来看待和审视，总结出带规律性、起警示作用的认识；同事多从主观思想找根源，不能过于强调客观。三是定实整改措施。要整改做事与查摆出的问题不足对号入座，一定要能够执行得了，拿出远近中期计划。可以马上落实的，就立说立行；需要一定周期和时间跨度的，也要定出时间节点，做到有目标、有抓手、有监督更有控制点。

（四）演讲稿。演讲稿也叫演讲词。有广义和狭义之分。广义上的演讲稿是指在群众集会上或会议上发表讲话的文稿，与讲话稿属于同一概念。狭义上的演讲稿，指的是各种专题演讲会上使用的文稿。演讲稿没有严格的、固定的格式，一般分标题和正文两部分。

1.标题。标题可以标明会议性质、演讲内容作标题，如《在排军人大会上的讲话》；也可以正面提出自己的观点作标题，如《在固强补弱中提高训练效益》。还可以两者的结合作标题。

2.正文。正文部分有开头、主体、结尾。开头除了对不同对象加上不同的称呼外，开头一句要开门见山提出全文的中心论点或主要内容，说明演讲意图。主体要突出和强调讲话的中心问题，不可轻重不分，面面俱到。结尾要总结全文，给听众留下深刻的印象；可以给人以启示，充满激情给人以鼓舞；提出奋斗口号，发出号召，展示美好前景等。演讲稿写作注意以下问题：主题鲜明，观点正确，事例典型，结构清晰，形式灵活，感情真挚，语言朴实。要写好演讲稿，还要注意了解听众对象的心理和愿望，使演讲有针对性。同时，要注意讲话人的身份。不同的身份，口吻、语言应有所不同。

三、讲一讲怎样才能写出好的文字材料

什么样的材料才是好材料呢?仁者见仁，智者见智。我认为，要做到3个满意：领导满意，受众满意，自己满意。这样通常应具有这样6个特点：一是高，要立意高，要有思想性；二是实，联系实际紧密，要言之有物，不说正确的废话；三是新，要有新意，包括观点新、角度新、表达新；四是精，就是要通过精雕细刻，达到精炼、精美、精确；五是顺，结构合理，层次分明，文字通顺，读起来琅琅上口；六是神，就是风格和个性，体现精气神。

在单位，能写一手好材料，能使自己得到锻炼、脱颖而出。写材料能力提高不单纯是表达能力的体现，而是和写作者思想深度、思维能力、素材储备等方面有直接关系。有些人是从写小材料开始，成长为写大材料的高手；有些人从给领导写材料起步，把自己“写”成领导。要想写出好的材料，提高文字写作能力，没有什么捷径可走，也没有什么速成的“秘诀”，是靠日积月累、厚积薄发。要想写好材料，我认为要做到4个字：

望。即在观察思考中学习提高。写材料离不开对生活、对工作细心的观察。如何观察呢?一要善于“远望”。站得高才能看远，“看得远”的文章生命力才能强，具有较好的前瞻性。即，能抓“主”。思考和处理问题不为细枝末节所囿，善于抓主要矛盾，把握要害关节；能抓“深”。能够从历史经验中汲取智慧，从发展趋势中把握方向，从纷繁复杂的现象中透视本质。二要善于“仰望”。要使文章高出一筹，应虚心向领导和上级机关学习。领导的优势主要在于统揽全局、把握宏观的能力强，所以领导和上级机关的文章、材料往往具有方向性好、指导性强、理论深厚等优点，学习这些优点，能提高文章的层次。三要善于“张望”。“三人行，必有我师”。我经常与身边同事交流写作体会，汲取经验。天天坚持读书看报和剪报刊活动，一日三遍收看新闻，利用信息网络大量积累资讯，扩展知识面，这些对于提高写作水平都不无裨益。

听。即在听人说话中学习提高。听有知识的人说话是一种享受，与其交谈也是学习的过程。一个是善于交谈。一位哲人说过：“倘若你有一种思想，我也有一种思想，而我们彼此交换这些思想，那么，我们每个人将各有两种思想。”这段话深刻地道出了相互交流的好处。我注意与那些思维敏锐、品德优秀、写作经验丰富的人交朋友，在与他们的交谈中开阔视野，获得知识。另一个要善听批评。材料难免有瑕疵。可能我们有这样的体会；虽然有的文章自我感觉良好，但往往经不起别人推敲。这是因为每个人看问题的角度和深度不同，写作水平也有差别。如果多人从多个角度来审视同一篇文章，就容易发现问题。

问。即在向人请教学习提高。一要勤于亲问。写材料要注意掌握第一手材料，了解真实情况，以使文章论据可靠，内容鲜活，可信度高。二要不耻下问。“以己之长比人之短，是短；以己之短比人之长，则长”。这句话就是说，人各有优势和弱项，不要笑话别人的缺点，而要善于以别人的优势弥补自身的差距，孤芳自赏、闭门造车是写不出好材料的。三要敢于自问。写成一篇材料后，暂时把它放在一边，让写作激情平静下来，想一想它究竟有没有可读性，有没有价值，或者与以前相比，有没有提高。总之，写材料反看复推敲，力争将精品送到编辑案头，做到每写一篇材料都有收获，有进步。

14.办公常用文书写作 篇十四

办公室常用的简历表格模板(一)

基本信息个人相片姓　　名：苏xx性　　别：女民　　族：汉族出生年月：1983年4月26日证件号码：430105198304******婚姻状况：未婚身　　高：161cm体　　重：56kg户　　籍：湖南长沙现所在地：湖南长沙毕业学校：长沙理工大学学　　历：专科专业名称：装饰艺术毕业年份：2004年工作年限：一年以内职　　称：求职意向职位性质：全 职职位类别：建筑工程-工程监理
职位名称：施工监理;资料员;兼职会计工作地区：湖南长沙;待遇要求：2500元/月 可面议;不需要提供住房到职时间：可随时到岗技能专长语言能力：英语 高中;教育培训教育经历：时间所在学校学历2007年12月-2009年12月湖南电视广播大学本科培训经历：时间培训机构证书工作经历所在公司：湖南长顺监理工程责任有限公司时间范围：2004年9月-2008年2月公司性质：股份制企业所属行业：建筑、房地产、物业管理、装潢担任职位：建筑工程-工程监理工作描述：在湖南长顺监理工程有限公司担任资料员期间，曾参与以下项目：　 1、湖南湘潭梦泽山庄装饰工程　 2、湖南长沙美林银谷（房地产）工程　 3、湖南肿瘤医院新医疗大楼工程　 4、湖南枫林宾馆改扩建工程　 5、湖南九峰小区建设工程（省政府小区）6、湖南湘雅新医疗大楼建设工程离职原因：升职空间太小所在公司：株洲攸县佐域室内设计工作室时间范围：2008年2月-2009年7月公司性质：跨国企业所属行业：建筑、房地产、物业管理、装潢担任职位：建筑工程-工程监理工作描述：主要从事家装监理及家装预算工作。离职原因：公司关张其他信息自我评价：有强烈的团队意识，有强烈的上进心和责任心，能吃苦耐劳，亲和力强，善于与人沟通，活泼开朗，性格坚韧，学习能力强。曾从事监理专业资料员、家装公司工程部经理等职务，能胜任施工现场监理及档案管理等工作，熟悉计算机基本操作，会使用word、excel、cad等软件，有c照驾驶证。相信自己，给我一个舞台，我就能展示自己！发展方向：施工监理、资料员、兼职会计、出纳等其他要求：联系方式联系电话：***

办公室常用的简历表格模板(二)

个人基本简历简历编号：更新日期：简历姓　　名：国籍：中国目前所在地：广州民族：汉族户口所在地：广西身材：165 cm?60 kg婚姻状况：未婚年龄：27培训认证：诚信徽章：　求职意向及工作经历人才类型：普通求职?应聘职位：厨师/面点师：厨师、工作年限：4职称：无职称求职类型：全职可到职日期：随时月薪要求：2000--3500希望工作地区：广州个人工作经历：公司名称：起止年月：2006-06 ～ 2008-06深圳市万濠城酒店公司性质：所属行业：担任职务：炒锅工作描述：离职原因：公司名称：起止年月：2004-05 ～ 2006-04广州新世界酒家公司性质：所属行业：担任职务：砧板、炒锅工作描述：离职原因：　教育背景毕业院校：白云工商学院最高学历：大专毕业日期：2003-07-01所学专业一：中式餐饮所学专业二：受教育培训经历：起始年月终止年月学校（机构）专　业获得证书证书编号2000-092003-07白云工商学院中式餐饮大专　语言能力外语：英语　一般国语水平：良好粤语水平：良好　工作能力及其他专长 厨房内部工作认识已到达中级水平以上，厨房的操作与运作在于某个场合（客户消费，来去控制成本与利润）详细个人自传如有承包中小餐饮，本人已拥有管理中小间场合的规划，还请贵单位，企业给予我个人考核机会（即面试与操作）


月薪要求：2000元以上　个人联系方式通讯地址：联系电话：家庭电话：手　　机：ＱＱ号码：电子邮件：个人主页：

15.办公常用文书写作 篇十五

一、应用办公自动化文书档案管理的优势

1.提高办公效率。计算机技术处理文书档案信息的时候, 可以使文书档案在办公自动化运行的过程中发挥管理功能。按照传统的档案管理模式, 档案管理工作由档案人员实施手工操作, 收集档案信息并进行分类。在分类过程中, 还要检查档案信息是否有漏项或者是错误。所有档案信息的记录都是档案人员用笔手写, 要求书写规范, 字迹工整, 而且按照要求必须使用黑色、黑蓝色的钢笔或者毛笔书写, 以确保档案信息的耐用性。在进行档案统计的时候, 要不断核实以做到准确而不出现错误。这种传统的文书档案信息处理不仅耗时费力, 而且难以保证准确性。使用档案信息软件对文书档案进行管理, 档案管理人员通过运行计算机, 就可以完成档案资料管理的各个环节, 包括资料收集环节、信息存储环节、档案信息的分类环节、资料统计环节和查阅环节等, 都可以一体化完成。应用办公自动化文书档案管理, 这项工作就不在繁琐了, 而是操作简单, 而且运行效率也明显提高。

2.实现文件、文字信息共享。文书档案管理的传统处理方式是手工操作, 所有的档案信息都难以实现共享, 导致文书档案难以发挥应有的服务功能。文书档案长期地闲置下来而没有充分利用, 就会造成资源浪费, 还会由于忽视了档案资料的功能而在使用的时候造成信息查询困难。应用办公自动化文书档案管理, 对档案管理采用计算机技术, 通过运行专业的档案管理软件将档案进行分类, 实施文书档案的体系化管理, 如将档案的卷级向文件级深入, 从原有的对档案目录管理转变为档案目录管理与档案内容管理相结合。随着网络技术的快速发展, 使得档案信息与档案管理的载体实现了分离, 并与相关的信息管理系统实现了兼容性, 使得文书档案信息管理以多种形式展开, 包括档案信息的横向记录与纵向记录相结合, 档案信息的历史记录和现实记录相结和, 而且所有的信息资源的使用情况都可以在档案管理系统中留有记录, 确保档案资料不受空间和时间的限制而做到查阅准确。文书档案信息管理不仅可以在网络运行中得以实现, 而且还可以进行脱机处理, 使文书档案管理更为快捷、准确。

3.电子文件保存稳定。档案资料管理的一个难点问题就是如何让资料保存的时间更长。与纸质档案相比, 电子档案管理可以实现这一点, 而且可以采用多种存储方式。纸质档案对所使用的纸要求很好, 要求其具有耐久性。但是, 纸张的纤维素性质是难以把握的, 况且纤维素会在一定的环境条件下遭到破损, 特别是高温度环境下、高湿度环境下, 或者是在酸性物质或者是氧化剂的催化作用下, 纤维素就会发生化学反应。档案中所记载的信息都是历史资料, 如果这些信息消失了, 就难以挽回。将文书档案信息处理为电子文档, 无论是档案资料的贮存, 还是读取, 都可以在计算机网络上运行。电子文件有多重存储形式, 可以根据档案资料的服务需求而采用相应的电子载体, 如计算机数据库、云计算数据库、U盘或者光碟等。这些电子载体不仅可以快速地传输档案信息, 而且使用便捷, 几乎不会受到环境的影响, 可以确保档案资料长期保存而不会丢失。

4.提高文件传递的速度和安全性。档案资料管理的过程中管理人员对文件进行手工处理以及文件传递, 档案信息丢失是不可避免的。特别是档案资料的长距离传递, 需要通过邮寄的方式或者专人派送资料, 就会导致档案资料传递耗时耗力。如果在文件传递的过程中存在干扰因素, 就会导致文件丢失, 影响档案资料的正常使用, 造成档案资料不能按时归档。计算机网络给电子档案信息的传递提供了便利, 不仅在档案资料的传递过程中能够做好备份, 而且还能及时安全地传递档案资料。

二、应用办公自动化文书档案管理的问题

1.电子文件保密性受限。电子文件管理属于动态管理, 而且在计算机网络上运行还存在着开放性和共享性, 使得档案资料的保密性受到威胁。电子文件虽然在处理中会采用伪造技术, 但是, 由于是在原电子文件上处理而导致内容发生变化, 因此不会保留痕迹。在电子文件的传输过程中, 会根据需要对排版进行修改, 而无法添加一些签名或者盖印, 导致档案资料无法保持原初性, 加之目前的网络窃密技术水平不断提升, 就必然会对档案资料的保密性造成威胁。

2.对档案综合管理人员要求高。文书档案的办公自动化管理, 要求管理人员要具有专业的档案管理技术, 还要熟练操作档案信息管理软件。这就要求档案管理人员具有较强的求知欲, 能够从本职工作的角度出发不断提高自己的知识水准, 而且对现代化信息技术具有较高的敏感度。从目前的文书档案管理工作人员的工作情况来看, 多数工作人员都掌握了档案管理技术, 但对计算机信息处理技术则操作水平不高, 这种档案信息办公自动化处理的复合型人才缺乏, 必然会影响文书档案管理工作的顺利展开。

三、应对措施

1.办公自动化系统内、外网隔离。在文书档案的办公自动化管理中, 为确保档案资料的安全性, 需要将物理隔离设置在内部网络与外部网络之间, 以通过维护网络安全而对档案信息予以保护, 确保不会在网络运行中丢失。目前普遍采用的内外网隔离措施是防火墙, 其可以对外网进入到内网的信息进行过滤处理, 还可以对网络的访问情况进行管理。档案管理中严令禁止的行为可以运用防火墙进行封堵而阻止操作, 而且防火墙运行中的各种活动信息及所处理的内容都有所记录。此外, 路由器也是档案信息在网络上运行时的有效隔离措施, 一些遭到屏蔽的IP地址可以通过路由器滤掉, 而对被允许的访问, 路由器则可以有选择地放行。

2.提高档案人员综合素质。在应用文书档案办公自动化系统的过程中, 要保证档案管理质量, 就要对档案管理人员的职业能力以高要求。随着档案管理的计算机硬件设备越来越齐全, 就要求文书档案管理人员对相关技术熟练掌握, 而不至于对设备的熟悉和简单的了解, 且档案管理人员要能够将档案管理与计算机管理员有效结合, 从而提高档案管理的办公自动化效率。档案管理人员综合素质的提高要能够做到与时俱进, 仅依赖于单位的集中培训远远不够, 档案管理人员要具有自主学习的意识, 能够根据工作需要而不断完善自己的知识结构, 扩展知识面。单位也要构建相应的激励机制, 将档案管理人员的学习质量及所获得的成果作为考核衡量标准, 激发档案管理人员的工作意识。档案管理部门是一个需要广泛交流的部门, 档案管理人员要具有一定的沟通协调能力, 能够及时运用网络从各个部门获取档案信息, 并从经验的角度出发创新知识, 以确保档案信息的完整性。

四、结语

在档案工作中, 文书档案的重要性在于, 不仅发挥档案的本质功能记载社会历史发展过程中具有代表性的事件, 而且还能对领导对问题的处理及出台的决策、项目的研究开发以及基本建设情况以充分反映。文书档案管理工作要符合时代发展要求, 就要打破传统的管理模式而采用信息技术实施办公自动化管理, 提高档案管理质量, 提高文书档案管理的效率。

参考文献

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[2]李娜.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].科技咨询, 2014 (14) :138-138.

[3]卢竹兰.关于文书档案管理办公自动化应用的几点思考[J].管理观察, 2013 (8) :92-93.

[4]汤颖.浅谈文书档案管理的办公自动化应用研究[J].科技风, 2011 (12) :116-116.