公文基础知识培训

公文基础知识培训（精选7篇）

1.公文基础知识培训 篇一

公文写作基础知识培训材料

公文，是公务文书的简称，属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指党政机关及其他社会组织在处理公务时形成的具有法律效力和规范格式的文书。今天，我和大家一起，从三个方面就公文写作基础知识作个学习交流。

一、充分认识公文写作的地位和作用，增强提高公文写作水平的紧迫感和责任感

公文写作是一种特殊的应用写作活动。对公文写作，一些人存在误解，有的人认为公文写作是秘书人员的事情，事不关己，高高挂起；有的人认为现在的大学毕业生都具备一定的写作基础，公文写作是雕虫小技，没有必要多下功夫；也有人怕写公文，怕吃苦，推诿扯皮；还有人认为公文写作是形式主义，现在的“文山会海”就是公文惹的祸。对此，结合乡镇组织工作实际，我们有必要先来探讨一下公文写作在组织工作中的地位和作用。

其一，公文写作是组织工作各项任务得以顺利落实的重要手段。公文是实施管理的一个重要工具。具体工作中，无论是党委、政府的决策，还是决策的传达贯彻，或是决策落实情况的反馈，都离不开公文写作这个载体。俗话说，口说无凭，立据为证。公文的一个重要作用就是凭据作用。“谁说了都不算，有红头文件才算数”，这是广大干部群众多年的实践得出的一个结论。组织工作是党的建设的重要组成部分，担负着为党的事业选干部、配班子，建队伍、聚人才，抓基层、打基础的重要职责，组织工作的各项任务能否顺利贯彻落实，与公文的载体作用密不可分。而公文的载体作用能否充分发挥，各级党委的组织意图能否顺利实现，主要取决于公文写作的效率和水平。

其二，公文写作是乡镇组织干事必备的一项基本功。写作是一门技艺，是一种本事，学会了没有人可以拿走。“言而无文，行之不远。”古人对写作都十分重视，写作至少是块敲门砖，封建社会取仕都要通过科举考试，没有写作能力是不可能进入仕途的。在现代，公文写作是每个干部从事各种公务活动的基本一环，因此提倡干部学习写公文、写文章，是我们党的传统。作为一名乡镇组织干事，肩负着具体抓好基层党建工作各项任务落实的重担，如果公文写作基础不扎实，即使办事能力再强，办会水平再高，你也无法胜任工作，因为你不能做到全面、准确地做好上情下达、下情上报工作，还有可能会因文种用错、主送机关不明、语言表述不清等而贻误工作，甚至酿成大错。

其三，公文写作也是实现自我的重要一环。文字写作最大的一个好处，便是通过写作，使你的思维得到了整理，原本凌乱的思维在写作过程中逐渐明晰起来，一些漏洞得到了暴露和弥补，还可以使经验得到提炼和积累，使稍纵即逝的想法固定下来，完善起来，最后形成一个完整的想法。同时，通过写作，可以使一个人的思想得到不断丰富、思维能力得到不断增强、综合素质得到不断提高。公文写作也是别人认识你、了解你的一个途径。日常工作中，口头表达的机会更多地被领导所占有。书面表达则可以突破时空的限制、层级的限制，可以使你的独到想法，通过书面交流，被更多的人所了解，特别是得到领导赏识，成为个人成长进步的阶梯。因此，提高公文写作水平，既是现实的需要，也是乡镇组织委员的一个努力方向。

二、认真学习贯彻《中国共产党机关公文处理条例》，促进党的机关公文处理科学化制度化规范化

党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力的规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。为适应党的机关工作的发展和需要，中共中央办公厅在1989年4月25日颁发《中国共产党各级领导机关文件处理条例(试行)》的基础上，1996年5月3 日正式颁布了《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》），这就是目前实行的党的公文的规章。组织工作是党的工作的重要组成部分，认真学习《条例》，严格按照《条例》做好公文处理工作，是对乡镇组织干事的一个基本要求。

（一）要准确把握党的机关公文的分类要求。

根据《条例》规定，党的机关公文按其文种分类，主要有：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要，共14种。按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文三类。按其时限要求，可分为紧急公文和普通公文，紧急公文又分为特急公文、加急公文，其中紧急电报分为特提、特急、加急、平急4个级别。按其机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。对上述分类，务必牢牢把握，确保在公文写作中灵活运用，不断提高公文写作效率。

（二）要准确把握党的机关公文格式写作要求。

《条例》第八条规定：“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。”每一个要素在正式公文中出现的位置和形式，也都有严格的规定。这就要求我们在起草公文的时候，务必正确使用各个要素的写作格式，这些基本格式当有者必须具备，不当有者不得出现（如密级、份号和紧急程度，就不是每份文件必需的，乡镇的文件一般没有密级和份号）。特别要注意的是，党的机关公文与行政机关公文的写作格式有所不同，如成文日期、主题词、印制版记等，要努力克服党政机关公文混淆的现象。

（三）要准确把握几种常用公文的具体写作要求。

结合乡镇工作实际，乡镇党委常用的公文主要有通知、通报、决定、报告和请示几种。这就要求我们必须准确把握好这几种公文的具体写作要求，使制发的公文内容表述准确、主旨要义明确、行文格式规范，确保乡镇党委的各项决策及部署得到及时、有效的贯彻落实。具体讲，一是要熟悉各个文种的分类及特点，准确把握不同文种的适用范围；二是要准确把握这些文种的格式写作要求，防止错用或乱用公文格式；三是要严把公文写作和校核关，准确体现党委意图。

（四）要注意克服公文写作中常见的错误。

《条例》颁布实施以来，各级党的机关公文处理科学化制度化规范化水平不断提高，但也还存在一些问题，需要引起重视：一是文种使用不当，如请示和报告混淆不清；二是格式不规范，党、政机关公文格式混淆；三是行文规则混乱，如越级行文、多头请示；四是名称表述混乱，如把“中共××乡委员会”随意简写成“中共××乡党委”、“县人民政府”随意简写成“县府”等；五是时间表述含糊，如“2009年”表述成“09年”；六是数字使用不统一，如1.5万元和15000元在同一段落、同一公文中交叉使用，或时用阿拉伯数字、时用汉字数字。七是用词不当、不符合语法等问题，有的生造词语，或词义误用，有的成分残余，或语序不当。八是乱用密级，对公文密级的使用没有严格执行保密法相关规定。

三、突出重点，把握要领，全面提高公文写作水平

机关公文包括规范公文和应用公文，以上讲的机关公文均属规范公文。应公文的种类繁多，结合乡镇实际，乡镇组织干事应重点把握以下几种应用文的写作方法和技巧：

（一）简报

简报是用于上情下达、下情上报和互通情况、交流信息的一个文种，是信息类公文中最重要、最常用的一种机关文书。简报分为工作情况简报、经验交流简报、会议简报三类，其主要作用是反映情况、交流经验、传播信息几个方面。

简报的结构一般包括报头、标题、正文和报尾四个部分。做好简报的写作，应注意把握以下几点要求： 一是抓准问题，有的放矢。简报应该围绕本单位的实际，反映那些最重要、最典型、最新鲜、最为群众关心、最需要引起注意的问题。具体讲，就是要做到：围绕领导决策，抓“超前型”问题；在领导决策之后，抓“追踪型”问题；着眼大局，从小中见大，抓新情况、新经验、新问题；注意抓倾向性、苗头性和突发性问题。

二是材料准确，内容真实。简报的写作既不同于文字作品，也不同于评论文章。用事实说话，是简报的主要特征之一，也是编写简报应该注意的一个重要问题。简报作为加强领导和推动工作的重要工具，内容必须保证绝对真实、准确。否则，就会造成不良后果。

三是简明扼要，一目了然。简报的写作必须注意做到简短、明快，用尽可能少的文字说清楚必须说明的问题。要注意主题集中，一稿一事，不贪大求全。要围绕主题精心挑选典型事例，使简报的主题充分而明确地表现出来，使简报内容更加简洁。要选好标题，所谓“看人先看脸、看报先看题、看书先看皮”，标题就是简报“脸面”，标题选好了，即可达到“题好文一半”的效果。

四是讲究时效，反映迅速。简报的功能，决定了简报的编者必须讲求时效。这就要求简报的作者思想敏锐、行动敏捷，对问题反映得快，对材料分析得快，写作构思快，动笔成稿快，同时，还要求简报的编辑、签发、打印、发稿速度快，共同把握发稿时机。

五是注重提炼，挖掘特色。简报的写作，最忌讳的就是干巴巴、平平淡淡和记流水账式的叙述，素材收集好以后，要仔细甄别、反复筛选，尽可能使简报的事迹突出本乡镇特点，做到“人无我有，人有我优，人优我特”，展现本乡镇工作特色。

（二）调研材料

调研材料是根据某一特定目的，运用辩证唯物论的观点，对某一事务或某一问题进行调查研究后，形成的书面材料。是各级领导和党政机关人员必须掌握和常用的重要文体，也是各级领导干部科学决策的基础。如考察报告、调研报告、调查报告和工作研究等都是常见的调研材料，具有真实性、针对性、典型性和系统性等特点。

写好调研材料，应重点把握“三个环节”：

一是选题要“好”。选题，就是选择主题，也是材料的中心思想，解决了写什么的问题。调研材料为事而作，写什么主题至关重要。从某种意义上说，主题是调研材料的灵魂，对写好调研材料具有决定性的意义。一般地说，主题要突出时代性、现实性和典型性。撰写组织人事工作方面的调研材料，确保选题正确尤为重要。选题，必须从大处着眼，站在全局的高度思考问题，坚持以“三个代表”重要思想为指导，以科学发展观为统领，符合党和国家的路线方针政策以及法律法规要求，反映老百姓关注的热点、难点和敏感问题；必须研究新情况，解决新问题，总结新经验，发现他人没有发现的东西，能够让人耳目一新，即使是老问题，也要用新的眼光去发掘、去看待；必须从小处着手，小中见大，窥一斑见全豹，一滴水折射太阳，一篇好的调研材料，只能表达一个主题，围绕一个中心思想把问题说深讲透，面面俱到必然导致主题分散，最后什么也说不清楚。

二是素材要“多”。没有调查就没有发言权。一篇高质量的调研材料，都必须经过深入调查，掌握尽量多的素材。毛泽东同志历时32天，深入调查了5个县的农民运动，与农民同吃、同睡，与农民促膝长谈，得出了农民运动“好得很”的结论，写成了调研材料的典范——《湖南农民运动考察报告》。巧妇难为无米之炊。手里没有素材，肯定写不出好的调研材料。常见的调查方法有问卷、谈话、统计、抽查、普查等等。怎么调查，要视情而定，灵活运用，尽量做到多种形式并用。搜集素材，一要广泛。就是调查的面要尽量宽，各个层次，各个方面，要尽量涉及，多数人的意见和少数人的意见，都要重视。总之，就是要尽可能地多占有材料，详情熟于胸。二要深入。调查不深入，工作不细致，浅尝辄止，往往容易被表面现象所迷惑，要善于顺藤摸瓜，不放过任何线索，就能够抓住事物的细节，把握事物的本质，最终才能得到有用的素材。三要真实。如果调查得来的素材，不能保证它的真实性，那么，得出的结论，要么是错的，要么是假的，如果得到了错误的材料，造成的损失会更大。做调查，要尽量亲历亲为，深入基层、深入一线、深入群众，掌握一手材料，即使运用间接材料，也必须进行核实，特别是干部人事工作的调研材料，真实性就是生命。

三是分析要“透”。确定了好的主题，拥有很多材料，不善于分析取舍，还是写不出好的调研材料。撰写调研材料，要有“沙里淘金”的功夫，去粗取精、去伪存真，由此及彼、由表及里，分清现象与本质、主流与支流、成绩与缺点、主要矛盾和次要矛盾，善于把零散的东西系统化，把感性的东西理性化，把表面的东西实质化。其实，分析的过程，既是一个深入思考的过程，又是一个谋篇布局的过程。通过透彻的分析，选取那些最能表现主题的材料、最典型的材料、最新颖的材料、最真实的材料；确定合理结构，明确重点，避免平衡用力。

（三）领导讲话稿

领导讲话是领导组织公务活动的重要方式，是实施领导职能的重要途径和总结推动工作的重要载体。领导讲话稿的概念，顾名思义，就是指各级领导人在各种重要会议上作带有指示或指导性讲话时的文稿。

一般来讲，领导讲话主要有较强的政治权威性、宏观指导性、思想哲理性、情感激励性和较强的实践操作性5个方面特点。写好领导讲话稿，应把握以下几点要求：

一是奏好“四部曲”，学会“关门当领导”。第一，进入领导角色。进入领导角色是写好领导讲话的前提。秘书人员要学会从领导的角度去思考问题，分析问题，处理问题，使所写的讲话材料既有气势，又有魄力；既有广度，又有深度。第二，展示领导艺术。领导讲话是一种论事说理的文字材料，是一种展示领导才华的公开形式。讲话的内容一般包括三个层面，即：是什么，为什么，怎么做。因此，它要求讲话材料既要体现一定的理论水平，又要展示高超的领导艺术。第三，推出领导举措。必须把握领导意图，有明确的指导思想、奋斗目标和过硬的工作举措。第四，运用领导语言。有的领导喜欢文风平实，语言纯朴；有的领导讲究文辞、偏爱语言的对仗工整；有的注重文稿的思辩性、逻辑性；有的强调文章内容的实在。作为文秘人员，一定要对领导的文风爱好透彻了解，因人而宜，写出符合领导“口味”的文稿来。

二是走好“六步棋”，提升文稿质量。一要查阅文件，吃透精神。对上级机关下发的正式文件和上级领导作出的重要讲话，要认真阅读，细心研究，把握要点，吃透精神。二要深入调查，摸清情况。“没有调查，就没有 3 发言权”。调查没有深度，讲话就没有力度。因此，起草讲话稿之前，要主动深入基层，深入一线，运用多种方式，从不同角度、各种层次、多个侧面做“解剖”性调查。通过实地调查，获得来自基层一线的实际情况。三要研究消化，提炼升华。对调查获得的材料进行梳理筛选，去粗取精，去伪存真，再经过理性的分析研究，使零乱松散的素材达到凝炼升华的高度，形成一个鲜明的主题。四要征求意见，拟定提纲。形成文字材料之前，必须慎重地向领导本人征求意见，根据领导的意见拟定提纲。五要挥笔疾书，一气呵成。经过一番构思酝酿之后，若要动笔行文，最好找个安静的地方，集中精力，一次完稿。如果断断续续，“三天打鱼，两天晒网”，就可能影响到文章的连贯性和逻辑性。六要字斟句酌，严审细核。一次写成的稿子毕竟有些粗糙，必须认真细致地进行修改和校核。

三是明确文章结构，把握写作要点。合理的布局是体现一篇文章形式美、整体美的关键。常规上，无论是文章的整体布局，还是段落的内容结构，以“三段式”为宜，即通常说的“三三制”。领导讲话稿的整体结构一般包括导言、主体和结尾三部分。如何写好这三个部分呢？首先，要精心组织导言。导言是文章的先导语言，是讲话稿的开头，类似于新闻报道中的导语。其内容可以是全文提要，也可以是概括介绍。一般介绍会议的性质、背景、主题、任务、形式、程序、目的以及方法步骤等。这段文字尽管在整个报告中份量不大，但颇为重要。它既是标题及事由的承接，又是主体内容展开的序幕，对全文起着提纲挈领的作用。其次，主体部分是领导讲话的核心，一般可分为“上级指示精神”和“本地工作部署” 两个部分。“上级指示精神”主要包括：会议的性质和概况；对当前形势的最新判断；对某项工作的评价和估量；对下一步工作的指示和要求。传达上级指示精神应坚持详尽的原则，该写的一定要写清楚。“本地工作部署”，主要包括的内容有：本地区在全局范围内所处的位置，过去的工作成绩和基本经验，当前工作的有利条件，落实上级机关或领导指示精神的举措、保障措施等。工作部署是落实上级指示精神的关键环节，要注意必要性和可能性的有机结合，注意全局利益与局部利益的有机协调。第三，结尾升华主题。结尾是领导讲话的收尾部分，一般表明讲话人对会议的看法、希望和祝愿，是对全篇讲话内容的总结、概括和升华。要通过强调主题、发出号召、寄予希望、鼓劲加油，把会议的气氛推向高潮。

（四）干部考察材料

干部考察材料，是组织工作中最重要的应用公文之一。考察材料直接体现干部考察工作的质量和成果，是党组织决定干部任免的重要依据。从某种程度上说，考察材料写作水平的高低，直接影响干部的使用。作为乡镇组织干事，肩负着围绕乡镇党委工作大局选干部、配班子的重任，必须练好这项基本功，撰写好考察材料。根据中组部、省委组织部有关要求，干部考察材料一般包括主要德才表现、民主推荐和考察情况、考察组意见三个部分内容，写作中要注意把握以下要求：

第一部分，主要德才表现。要围绕干部的德、能、勤、绩、廉来谋篇布局，要对干部的各方面情况作出客观公正地评价，语言要朴实、凝练，既不能随意拔高、也不能随意贬低，既要肯定成绩、也要指出主要不足，力求全面、真实、准确地反映干部的面貌和本质，犹如绘画一样，要努力做到“画”如其人。“德”主要反映干部的政治品行和道德操守；“能”主要反映干部所具备的某方面突出的能力，特别是与拟提拔职位要求相符的技能和能力；“勤”主要反映干部的工作态度、工作作风，如敬业爱岗，团结同志，求真务实，开拓进取等；“绩”是德、能、勤的最终表现，反映干部通过努力所取得的实实在在的成绩；“廉”主要反映干部廉政勤政和遵守干部廉洁自律各项规定的情况。

第二部分，民主推荐和考察情况。要如实地反映会议民主推荐、个别谈话推荐的情况和考察听取意见情况，民主推荐内容主要包括民主推荐的时间、地点、参加人员、推荐结果，考察听取意见情况包括听取干部群众代表意见、考察对象所在单位主要领导意见、上级分管领导意见的情况和征求纪检机关意见的情况。考察过程中有不良反映或接到群众举报的，必须调查核实并如实汇报调查核实情况。

第三部分，考察组意见。根据干部主要德才表现和民主推荐、组织考察的情况，要实事求是、客观公正地对考察对象作出一个综合性的评价，并表明是否提拔使用的建议。

总的来讲，干部考察材料的写作，要求语言朴实、简练，篇幅短小、精悍，一般在1500字左右。考察材料成稿后，考察组全体成员必须在落款处用手写签名。

（五）汇报材料

汇报材料也叫工作汇报，是向上级反映本地区、本部门工作开展情况的一种应用文。事实证明，汇报材料写得好，就能较好地反映本地区、本部门的工作，得到上级领导的重视，更好地推动本地区、本部门工作的开展；相反，若工作汇报材料写得不好，汇报内容没有紧贴汇报的主旨，思路不清，观点不明，语言拖沓，就不能很好地反映本地区、本部门工作的开展情况，甚至还会影响上级部门的正确决策。

第一，汇报内容要围绕主题突出“自身”特点。一般来说，上级听取某地区、某部门的工作汇报都有一定的目的性。因此要准确领会领导意图，紧紧围绕领导的关注点来撰写工作汇报，既要系统汇报，又要突出自身特色和亮点，决不能背道而驰。如果汇报材料不紧贴上级的意图，不结合本地区本部门的工作实际，即使写得不少，也很难把汇报搞好，上级自然就难以透彻了解本地区本部门的工作及成效。怎样才能做到突出特点、体现特色呢？首先，平时要注意收集各方面的情况，积累素材；其次，要勤写简报，我们通常说，简报是一种“豆腐块”材料，而写好简报则是写好领导讲话稿和汇报材料的基础，简报的特点及写作技巧在前面已经讲过，只要平时多下功夫，用时即可顺手捻来。

第二，汇报语言要简洁明快多用口语。工作汇报大多是通过汇报者的有声语言向上级领导传递信息的。因此，工作 汇报材料的语言要简洁明快，切忌冗长啰嗦。一是多用短句，少用长句。短句具有有力、上口、节奏感强的特点，容易记忆，便于理解，能给人留下鲜明的印象；而长句虽严谨、周密、信息容量大，但念起来节奏感稍差，也不易理解。二是小标题要精心锤炼，给人以整齐或错落之美。工作汇报的每部分或每一段都要有段首撮要，这些句子往往能给人留下很深的印象。三是工作汇报的语言要流畅，勿气结语涩。我们不仅要考虑每一个字的意义，还要考虑到每个字的声音，工作汇报的语言也要讲究平仄和节奏，只有这样才能声入心通、声声入耳，给人留下深刻的印象。

第三，汇报结构要遵循事物发展的客观规律。上级对下级单位的工作有的掌握，有的不掌握，但无论上级了解不了解，熟悉不熟悉，下级在撰写工作汇报材料时，在结构上都必须遵循人们认识事物的客观规律。这里介绍三种结构谨供参考：一是纵式结构，即按照时间的先后顺序来安排结构；二是横式结构，即按照工作之间的逻辑关系来安排结构；三是复合结构，即将时间顺序和逻辑关系相结合来安排结构。

第四，汇报篇幅要符合人的心理特点。有关资料显示，人的注意力集中时间一般在40分钟左右，超过1个小时则容易产生疲劳。而工作汇报的对象多数情况下是上级领导，上级领导一般没有太多的时间耐心听取汇报，并且听完汇报还会有针对性地提问一些问题。如果汇报材料篇幅太长，容易使听者感到厌倦，分散注意力，影响汇报效果。因此，既要让上级领导系统了解本地区本部门工作情况，又对本地区本部门的工作特色和亮点有深刻印象，就必须用心理学的观点来指导谋篇布局，在汇报材料的篇幅上狠下功夫，要把最想反映的问题放在最佳的汇报时间，力求用最短的汇报时间取得最好的汇报效果。

2.公文基础知识培训 篇二

在民族地区中, 县级基层党校公务员初任培训公文写作教学又有其特殊的区域背景, 需要根据特定的经济、文化氛围量身定制教学策略。现以连南瑶族自治县 (以下简称连南县) 公务员初任培训为例说明。

一、教学背景

(一) 学员综合素质整体不高

连南县地处粤西北瑶族山区, 是广东省重点贫困县之一, 经济、文化、交通及其它社会事业都相对落后, 公务员待遇也明显低于珠三角地区和清远市南部地区, 公务员职位吸引力远低于上述地区, 因而, 连南县近几年新录公务员综合素质整体不高, 尤其是公文写作能力不高。

(二) 教学现状

民族地区县级基层党校公文写作教学现状:教学时间短, 教师缺乏实践经验, 学员重视不足, 教学效果不佳。

连南县公务员初任培训时间多为三周, 培训时间短, 课程和实践活动较多, 教学公文写作课的时间更短, 而常见常用公文就有十多种。在如此有限的时间内, 教学十多种常见公文写作, 就如走马观花, 效果不尽人意。同时, 基层党校教师大多没有在党政机关单位工作经历, 公文写作实践经验不足, 教学时联系实际不够。再者, 不少学员自恃大学里学过, 态度上也不够重视;而且不少学员单位安排的工作任务也多, 虽说公务员初任培训是脱产学习, 但领导安排的工作也不敢不干, 为完成工作而请假的现象也不少。基于以上多种原因, 民族地区基层党校公文写作教学效果不佳, 不少学员结业之后仍不能熟练写作常见常用公文。

二、提效策略

在民族地区特定的环境里, 虽然想提高公文写作课教学效果会有很多不利的因素, 但只要肯动脑, 办法总会比困难多。通过摸索, 笔者认为教师可以采取多种有效教学策略, 提高民族地区基层党校公文写作课的教学效果。

(一) 以用定教, 讲透理论

以用定教的实质是学以致用, 即根据学员在实际工作中写作常用公文的频率, 选出写作频率最高的3-4种重点讲授, 例如报告、请示、函和通报。讲授时, 教师要讲透理论, 明确文种用途, 适用对象, 格式要求, 注意事项, 突出操作性, 让学员从理论上细致了解这些常用公文, 按课上所学操作便可写作常用公文。这样确定的教学重点内容, 切中要害, 有效帮助学员日后提高工作质量和效率。

(二) 以练促学, 以评提升

俗话说光说不练假把戏, 公文写作课就是为提高初任公务员常见常用公文写作能力而开设的, 提高这个能力最直接的办法就是以现实工作情境为题材练写公文, 比如写请示, 写报告。要想尽快提高学员公文写作的能力, 练写之后, 教师还要组织好批阅点评环节。限于课时不多, 教师点评学员习作时, 关键要归纳出学员练写过程中的通病, 并集中点评;也可以组织学员小组内互评互改, 让学员在互动中更深刻地感受到公文写作过程中应注意的细节。鉴于不少教师并无在党政机关写作公文的工作经验, 更权威更有说服力的做法是, 邀请县委办或政府办的资深秘书来课堂给学员点评。这是提高公文写作课效果最有力最受欢迎的做法, 也是提高民族地区基层党校公文写作课教学效果的第二个砝码。

(三) 延伸课堂, 后续指导

因为公文写作课课堂教学的时间很有限, 要提升教学效果, 一定要设法突破教室“小课堂”的局限, 创立时空无限延伸的“大课堂”。如今科技日新月异, 给生活和工作带来非常多的便利, 我们完全可以利用现代的科技手段, 让课堂教学延伸, 给学员公文写作后续指导。

(四) 学实考实, 以用定考

要切实提高民族地区基层党校公文写作课教学效果, 公文写作课的考核不能拘泥于一般的考核模式, 可以灵活考核, 突出“实战”效果。具体是:教师确定一定范围的公文种类和评分要求, 让学员回去请所在单位办公室命题考核公文写作, 单位办公室主任评分后带回给党校教师评分, 综合二者评分作为学员公文写作课成绩。这样考核, 符合学员今后工作实际需要, 因为学员单位参与, 学员自然重视, 突出实用性, 也突出时效性, 尽可能用最短的时间让学员学以致用。切实突出“考”为“学”为“用”服务, 实实在在地提高民族地区基层党校公文写作课教学效果。

(五) “践”“修”并行, 强教升效

“践”是实践, 修是“进修”。老百姓说打铁还需自身硬, 民族地区基层党校公文写作课教学效果不理想, 与教师缺乏在机关单位运用公文写作的实践经验也有很大关系。相关教师应该在现有的条件下, 充分发挥主观能动性, 利用课余时间加强调研, 多到基层和有关机关单位了解民族地区公文写作的具体情况, 整理出本地区公文写作运用的特点, 尤其是不规范的情况, 以便能更有针对性地教学;如有可能, 最好能到基层机关单位挂职锻炼, 增强公文写作运用的实践经验;同时, 也可适时选送教师到市委党校或省委党校进修, 提升教学理论水平。总而言之, 要抓住各种机会努力提高教师自身能力素养, 才有利于提升民族地区基层党校公文写作课的教学效果。

三、结语

民族地区基层党校公文写作课要提升教学效果, 需要结合民族地区特定的经济文化氛围, 充分利用各种有利条件, 从教学内容、教学过程、课程考核和师资提升等方面找到对策。

摘要：公文写作能力是公务员必备的一种能力, 民族地区因经济文化相对落后等许多因素, 公务员初任培训公文写作教学效果不佳, 为提高该地区公文写作课教学效果, 笔者从确定教学内容;写作训练;延伸课堂, 后续指导;课程考核;提高师资水平五个方面提出提升效果的策略。

关键词：民族地区,公文写作,提效策略

参考文献

[1]朱新婷.《试论高校现代公文写作教学的挑战与发展趋势》, 《中山大学学报论丛》, 2005年第25卷第2期:363-366

3.知识型企业员工培训研究 篇三

关键词:知识型企业;员工培训;培训效果评估

中图分类号:C975 文献标志码:A 文章编号:1673-291X(2007)11-0044-02

一、知识型企业和培训的概念界定

鉴于学界对于“知识型企业”和“培训”的概念没有相对统一的界定,因此,本文在研究问题之前有必要对其概念进行界定,从而使本文所研究的问题更具实证性｡

1.知识型企业的概念界定

学界对知识型企业并没有统一的概念,并且有不同的说法,如知识密集型企业(knowledge-intensive firms)､基于知识的企业(knowledge-based firms)､知识企业(knowledge firms?雪和智力型企业(intellectual firms)等｡

鲁迪拉各斯认为,知识型企业是那些明确地把知识运用贯穿其整个企业模式(从基础架构到流程,到产品,到战略)的企业,这些组织集聚资源,以他们所掌握的知识为根本创造最大的价值｡

彼得·德鲁克认为,知识型企业是以知识为基础,员工队伍由体力员工和文案员工迅速转向知识型员工,管理层级和管理人员将锐减｡工作将由跨部门的专家小组来完成,协调与控制将更多地依赖于员工的自律意识｡在决策结构上,知识型员工自主决策,自我管理?鸦在组织结构上,知识型企业应超越传统的矩阵形式｡

对于学者们对知识型企业的定义本文不再一一列举｡综观学界对知识型企业的定义,我们认为,知识型企业必须符合以下四点特征:第一,知识型企业是以知识作为竞争优势源泉的企业｡知识型企业的利润源于使其人力资源即知识工作者创造的知识商业化｡第二,知识型企业的成长和发展依赖于其员工掌握的专业知识和技能,为了保证员工不断更新其知识和技能,以跟上社会发展和科学技术的发展,就需要不断进行人力资源开发｡第三,知识型企业具有通过知识创造市场价值的工作流程｡第四,知识型企业在提供顾客所需要的产品和服务时,通过使用知识进行创新,构筑核心能力｡

2.培训的概念界定

对培训的概念界定很重要,直接关系到计算培训投入产出的范围和口径｡培训的定义有两种,狭义的培训是指企业有目的､有组织､有计划地开展旨在改变员工态度,提高员工知识和技能的活动｡广义的培训概念认为,培训应该是各种与企业相关的知识和技能的形成过程,包括正式培训与非正式培训,在岗培训与脱产的培训等,只要有助于员工态度改变､知识和技能的丰富和提高的活动都称之为培训｡根据费用承担的主体不同,培训活动分为员工自我培训､政府培训以及企业培训｡员工自我培训是指员工出资参与的培训,包括员工参与市场主体提供的各项知识和技能培训｡政府培训是指国家为员工提供的免费培训,包括政府提供的再就业培训等｡企业培训则是指企业为在职员工提供的各种有助于改善雇员知识､技能和态度的培训行为｡

二、知识型企业培训的模式和效果评估

1.知识型企业培训的过程模型

安妮·F.史密斯和蒂姆·凯利提出了知识型企业培训的一种过程模型｡此模型主要强调三个方面的培训过程,即正规培训､实时培训和及时反馈｡

正规培训即组织对知识工作者集中进行的有计划的､有目的的培训过程｡由于知识型企业外部环境变化及内部知识更新的速度加快,为了能够适应环境,正规培训的频率会不断增加｡但是,由于知识型企业中每位员工的工作内容都是不一样的,对培训内容的需求也各不相同,企业提供的正规培训常常难以满足不同员工的需要｡另一方面,由于知识员工素质较高,能够根据工作需要随时进行自我指导式学习,这种自我指导式学习的效率常常令正规培训望尘莫及｡正因为如此,与传统企业相比,知识型企业正规培训的时间会明显缩短,但各种其他形式的培训会不断增多｡

实时培训是指一些临时性的､以解决问题为导向的培训方式｡实时培训在知识型企业中会不断增加｡根据工作的实际需要,知识型企业的工作团队可以在工作之余随时邀请有关方面的专家或资深员工,进行实时的短期培训,以提高员工技能和素质｡

在知识型企业中,为了能够不断激励员工,提高培训效率,及时反馈是重要一环｡马歇尔·戈德史密斯指出,企业领导者的工作效率与其得到的反馈以及他对员工所进行实时指导的效率是直接相关的｡如果在培训过程中,半年､一年才进行一次评估或反馈,培训效果就会大受影响,也难以及时发现培训中存在的问题以及员工的需求｡对员工培训效果的反馈,包括两个方面?押如果培训产生了积极的效果,应及时对员工的行为进行肯定､赞许和奖励,使之能够热爱学习,及时吸取成功经验,从而有助于增强其信心和加快学习进度;如果培训活动没有达到预期效果,更要及时进行反馈,这样做,一方面能够更好地利用培训资源,另一方面,也有助于员工及时找出问题的症结——有人认为对个人最好的教育时间是在他失败之后｡

2.培训效果评估

培训效果评估是指培训项目产生的影响评估,包括对各个利益相关主体的影响,侧重于评价培训项目本身目标实现的程度｡根据英国管理服务委员会的定义,评估是对一个培训体系､培训课程或社会方案以及财务状况的总价值所进行的评价,培训效果评估是判断培训是否达到既定目标的过程｡Hamblin认为,培训效果评估就是得到培训效果的反馈并对反馈信息进行评价｡

一个完整的效果评估一般包括五个方面:一是对受训学员的评估,包括了解学员对于培训项目的态度,对培训项目本身的评价｡这个层次的评价目的在于了解项目被接受的程度,以及对提供培训一方的考核｡但是,对学员反应层次的评估并不能保证员工学到了什么,目的还在于通过学员反应的变化,及时调整培训,如改变课程或者更换培训师等｡除了这一层级的评估,还包括学习层级的评估｡这部分评估的目的有两个:一是了解员工通过培训是否掌握了应该掌握的知识,二是通过对受训人员的学习情况进行评估来考核培训师的工作效果｡评估员工学到的知识和技能,并不意味着它会在工作中被使用,因此,还需要在培训项目结束后,跟踪学员们在工作中对所学知识和技能的运用情况,对此进行评估;并对由于运行知识和技能所带来企业绩效的变化进行分析和计量,包括有形的,如质量改善,产量提高,成本节约等;同时也包括无形的收益,包括人际关系融洽,员工满意度提高等｡

三、企业培训的收益分析

培训收益是指由某个具体培训项目给各个利益相关者带来的效应增加｡对于受训员工而言,其培训收益包括个人知识和能力的增长,工资的增加和职位的晋升,或者是增加的职业安全感;对于企业而言,培训能够提高员工的满意度和积极性,从观察到的结果看,培训能够带来成本的降低,产品质量的改善,企业的产品销量和产量会增加,最终带来企业效益的增加;对于社会其他主体而言,包括客户､供货商,也会因为企业培训活动受益,比如,结算速度的增加带来供货商更快的资金周转率,服务质量的改善提高了客户的效用等｡因此,不同的利益相关者享受的培训收益种类和实现方式不同,本文主要分析企业的培训投入产出评估,其中的培训收益仅仅指企业获得的收益,受训员工的培训收益以及社会其他主体享有的培训收益不包括在内,纯粹分析培训对企业收益的影响｡

1.培训的有形收益和无形收益

若将培训所有产生的､有助于企业价值增长的结果都称为收益,则收益包括有形的结果和无形的结果｡所谓有形的结果是指能够观察到并能够客观计量的结果｡如产量的增加､产品质量的提高､费用节约等｡这些方面的效果能够进行量化,数据易于收集,并可以根据结果的经济意义进行效益上的换算｡培训除了能够带来有形的现金收益,还包括一些无法进行客观计量的非现金形式的收益｡如员工抱怨的减少,组织冲突减少,员工行为规范化等｡当然这些结果也可以采用调查､访谈等方法进行统计分析,用量化的数据来说明,但仍具有主观性,并且将这些结果进行收益上的换算较为困难｡若对培训项目进行投入产出分析,可以将培训产生的无形收益作为辅助说明,以避免对无形收益进行估算导致的偏差,提高培训收益计量的可信度｡

2.培训产生结果的层次性

培训产生的结果具有层次性,比如,培训员工的生产操作技能会提高企业生产效率,减少产品生产周期,带来产品产量增加,最后带来企业赢利水平的上升｡这样一个培训,从结果观察,有多种不同的表现形式,如利润､产量以及时间等结果｡显然这些结果之间具有内在一致性,分别处在整个价值链的不同环节｡在进行培训收益的分析时,必须清晰展现培训项目对各项结果的影响,保证计量的准确性｡无论培训产生的结果是有形的､无形的,表现在哪个层次上,都最终表现为企业的赢利能力的增长,都能经过价值链传递最终转化为企业利润｡如果要衡量培训项目带来的收益,关键在于发现培训对企业利润创造的影响机制,究竟培训改善了哪些因素带来企业价值的增长｡

参考文献:

[1] 鲁迪·拉各斯.知识优势[M].北京:机械工业出版社,2002.

[2] 彼得·圣吉.第五项修炼[M].上海:上海三联书店,1998.

[3] 舒尔茨.论人力资本投资[M].上海:商务印书馆,1990.

4.公文写作基础知识：公文的名称 篇四

公文的名称

任何事物都有自己的名称。名称就是事物的概念，事物的称号。公文作为国家管理的一种工具，也有自己的名称。如命令、决定、通知、章程、条例、计划、总结等都是公文的名称。在通常情况下，人们把这些具体的公文名称统称为文种。

1957年10月，国务院秘书厅《关于公文名称和体式问题的几点意见(稿)》指出：“不同的公文名称，反映着不同的目的和要求，也反映着行文机关之间的关系和发文机关的权限范围。划清各种公文名称的使用界限，正确地使用公文名称，对于做好文书处理工作，具有重要意义。”也就是说，一份文件的名称并不是随意确定的，它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。各种不同的文件名称，可以概括地表明和反映各种文件的不同性能和不同作用，有利于机关工作的顺利进行和实现文书处理的规范化、制度化。

现行机关的行文，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围，所处的.地位与发文的目的，正确地使用文件名称，不能滥用。否则，就会妨碍收文机关对文件意图的准确理解，影响文件的及时处理。例如，对于要向上级领导机关请示的问题，如果不使用“请示”，而错误地使用了“报告”这一文件名称，就可能造成上级领导机关认为是一般性的工作报告，不需要作答复，而没有及时处理，以致耽误了工作。再如，同不相隶属的机关联系工作问题，即使发文机关的级别比受文机关级别高一些，也不能使用“命令”、“指示”，因为这不符合本机关的职权范围和所处的地位，而应当使用“公函”。又如，有的机关发文，不分什么内容和性质，总是使用“通知”这一名称，这样也就失去了以文件名称来概括和提示文件意图的作用。

中华人民共和国成立以来，国家对统一公文的名称非常重视。1951年9月，中央人民政府政务院班颁布了《公文处理暂行办法》，规定公文名称为7类12种，即①报告;②签报;③命令;④批复;⑤通报，通知;⑥布告、公告;⑦公函、便函。此后，国务院办公厅在1957年、1981年、1987年、1993年又先后四次对公文处理办法进行修改调整。在1993年11月21日，国务院办公厅经修订后重新发布的《国家行政机关公文处理办法》中，将现行国家行政机关的公文文种调整为12类13种，即：①命令(令);②议案;③决定;④指示;⑤公告、公告通告;⑥通知;⑦通报;⑧报告;⑨请示;⑩批复;⑾函;⑿会议纪要。

5.公文基础知识培训 篇五

【导语】公共基础知识考察的范围较广，主要包括：政治、法律、科技、管理、人文和公文写作等等，中公事业单位考试网为大家带来公文写作之政府系统通用公文文种。

1.规范性文件

(1)条例。用于对某一方面的行政工作作全面、系统的规定。国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”。

(2)规定。用于对某一方面的行政工作作部分的规定。(3)办法。用于对某一项行政工作作比较具体的规定。2.领导指导性文件

(1)命令。用于依照有关法律规定发布行政法规和规章;宣布实行重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定。

(2)决定。用于对重要事项或重大行动作出安排。

(3)指示。用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。(4)批复。用于答复下级机关的请示事项。

(5)通知。用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部。

(6)通报。用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。3.公布性文件

(1)公告。用于向国内外宣布重要事项或法定事项。(2)通告。用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。4.陈述呈请性文件

(1)议案。用于各级人民政府按法律程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项。

(2)请示。用于向上级机关请求指示、批准。

(3)报告。用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

(4)调查报告。用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。5.商洽性文件

函。用于不相隶属机关之间商洽工答、询问和答复问题;向有关主管部门请求批准等。6.会议文件

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会议纪要。用于记载和传达会议情况和议定事项。

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6.公文基础知识培训 篇六

一、常用上行文种的写法及注意事项

公务文书中的上行文，从单一角度看，主要是“报告”“请示”两个文种。“意见”这个文种，是一个具有多重行文方向的文种，它既可以上行，又可下行，还可平行。本章中仅对在日常工作中常见的“请示”“报告”进行分析指导。

（一）“请示”的写作技法

“请示”是向上级机关请求指示、批准时使用的频率极高的一个上行文种。它虽与“意见”（上行的）“报告”同属上行文，但三者之间“同轨不同迹”。

“请示”与上行文的“意见”非常近似，具有一定的交叉性，它们都是要求上级对自己所提的事项或问题，或给予批准，或给予指示，或予以认可，即这两个文种的行文方向与目的在某种程度上有着统一性，但是它们之间又存在着离散性，主要表现在所提的事项与内容不尽相同。“请示”的内容较多涉及的是“人、财、物、机构、编制、出境出国”以及工作中遇到需上级作出决定的重大问题或应由上级加以审批的事项等具体问题，即通常所说的“硬件”；而上行“意见”的内容则多是对工作中一些重大问题提出见解和处理办法以及所遇到的困难，要求上级给予指示或支持，也就是通常所说的“软件”。

“请示”按其行文的目的、作用不同，基本分为两类：一是直请性的请示，即直接向自己的上级领导或指导机关请求指示或批准事项，按分公司规定，拟写请示前的事由须征得上级有关部门或领导的同意，原则通过后，方可正式行文；二是批转性的请示，即把有关某一方面工作的意见，以“请示”上报给上级机关，要求批转给有关单位予以办理。

1.“请示”的结构与写法

请示的内容结构一般包括标题、正文和结尾三个部分。

（1）标题。主要是写明所需请示的问题，即“事由”，再加“请示”二字。例如：《关于开立银行账户的请示》《关于提供借款担保的请示》《关于×××风电场工程开工的请示》等。

（2）正文。一般分作两大部分：

第一大部分，写“为什么要请示”，即请示的原因、背景，也就是请示问题的依据、出发点和目的。例如：××××公司报送给分公司本部的《关于解决××××公司所属各单位融资困难的请示》一文的开头首先陈述了下列情况：

“受国家逐步收紧货币政策的影响，××××公司所属各单位普遍面临较为严峻的融资形势，具体表现……。鉴于以上严峻形势，为了确保××××公司所属各单位基建、生产工作正常开展所需资金的及时足额供应，特对有关问题请示如下：……”。这段文字，属于“请

示”的撮要，交代了请示的依据，即“受国家逐步收紧货币政策的影响”；讲明了请示的缘由，即“××××公司所属各单位普遍面临较为严峻的融资形势”；明确了请示的目的，即“为了确保××××公司所属各单位基建、生产工作正常开展所需资金的及时足额供应”。然后通过一个过渡句“特对有关问题请示如下”转入第二部分。

第二部分，写“请示什么问题”。内容比较简单的采取全文一贯到底的写法，一气呵成；内容较为复杂的采取“分条列项”的方法加以表述。

（3）结尾。要提出明确的要求，语气要谦恭。请示的目的是要求上级给予批准并做出回复或加以“批转”，所以结尾应写作“妥否，请批示”。

要求上级批转的请示，事先要代替上级拟好批语。2.“请示”写作要点提示

（1）要准确理解“请示”的行文对象。“请示”的行文对象必须是自己的上级机关，不可把“请示”与“申请函”“告知函”混为一谈，更不要把上级机关里的一些职能部门与“上级机关”等同。

（2）要把握“请示”的内在逻辑。一份请示不论文字长短，其内在逻辑均是由“为什么要请示”和“请示什么问题”两大部分组成。“请示”的结尾用语，按照分公司规定，通常是写“妥否，请批示”；要求上级加以批转的请示，一般写作“以上如无不妥，请批转……执行（办理）”等。

（3）坚持“一文一事”。即一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级机关及时、专一地进行处理；请示的主送机关只能是一个，不能多头请示。多头请示易使主办与协办单位之间相互推诿，延误批复时间或者由于批复意见不一致，使下级难以适从。受双重领导的单位，在请示问题时，应将有权批准该问题的单位列为主送，可将另一上级单位列为抄送，以便对方了解情况。不能把党、政上级机关一并列为主送，应当按照党政各自的分工范围，或以党委、党组的名义请示上级党委，或以行政名义请示上级行政机关。

（二）“报告”的写作技法

“报告”是党和国家行政机关使用频率极高的一个文种，适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问事宜。“报告”不是单一的文种，是由若干具体文种构成的一个组合体。

1.“报告”的结构与写法

由于报告多种多样，在写法上很难划一，现就分公司日常工作中上报频率较高的报告类型进行介绍。

（1）专题性报告。专题性报告的内容结构一般由标题、正文及结尾组成。标题要明确反映出所报告的专题事由，由“事由”加上“情况报告”或“报告”字样组成，如：《关于取消脱硫旁路及增设SCR脱硝装臵情况的报告》《关于×××项目工作的情况报告》等。正

文一般采用“三段式”的结构，这种结构又有两种基本情况：一是“情况-问题-意见”，这种形式多系以反映情况为主的专题工作报告；二是“情况-作法（经验）-不足”，这种形式适用于以总结经验为主的专题工作报告，如《关于获得节能节水、环境保护、安全生产专用设备抵免所得税的报告》，开头介绍了该公司在上级机关的工作部署下，积极研究税收政策，加强税收管理，并在掌握税收政策、享受税收优惠工作中取得了实效成绩，这就是“情况”；通过过渡，转入“经验”部分介绍,部分报告在“经验”之后会加上一些工作中的不足，值得注意的是，撰写这类专题工作报告的“不足”部分时，文字既要概括，又要简短，完全属于一种表态性的词语，切不可归纳成几个问题，又具有针对性的找出几点意见。结尾通常要写上一句结语，如“特此报告”等。

（2）综合性报告。综合性报告的内容结构一般由两个主要部分组成。标题由“时间概念”加上“工作情况报告”字样构成，如《关于二○一○年上半年工作情况的综合报告》。正文要把握好三点内容：第一，要有一个概括说明全文主旨的开头,这个开头在写作技巧上可采用起句立意的手法，开门见山，先把一定时间内各方面总的工作情况，包括依据、目的、总的行动和对整个工作的估计等加以概括介绍；第二，要有一个内容比较丰富的主体，主体也就是报告的核心部分，在这个部分里，要把各个方面的主要情况，并列地拉开段落，每一个大的段落即表述一个方面的主要工作，在具体写法上，应包括这方面工作的进展情况、主要做法、取得的主要进展和效果，尽量使用数字说明和概括性的材料，做到言简意赅；第三，要有一个较为具体的结尾，综合报告的结尾与工作总结的结尾不同，后者要讲究既简短又概括，属于表态性的结尾，而前者却要检查这个时期的工作还存在一些什么问题，并有针对性地提出下一步工作意见。

（3）检查报告。检查报告的标题是对发生的事故、错误情况加以概括形成“事由”，再加上“检查报告”或“检讨报告”字样而形成。正文通常由“四段式”组成。第一，写“情况”，即所犯错误、所发生事故（事件）的基本情况；第二，写“原因”，包括发生问题的直接原因和间接原因、主观原因和客观原因；第三，写“责任”，即造成事故（事件）的主要责任与次要责任；第四，写处理情况和今后意见。对已经作了处理的写明处理情况，尚未进行处理的要提出今后处理意见；对错误的责任者，可按照责任大小、问题的轻重分别提出处理意见；处理意见不单指对人的处理，也包括改进工作，堵塞漏洞等方面的措施。

2.“报告”写作要点提示

（1）切实把握“报告”的写作规则。“报告”的内涵决定它在写作上的通用规则，就是通常所说的“三段式”，但应注意的是“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变的状态，主要有：情况-做法-问题（意见）、情况（做法）-问题-今后意见、情况-原因（责任）-下步做法、情况-原因-责任及处理意见、情况-问题-建议等。写“报告”要切实掌握“三段式”的基本要求，这对提高撰文效率且达到眉目清楚是十分必要的。

（2）注重时效，情况真实。注重时效是向上级汇报工作、反映情况、提出建议必须及

时迅速，不能拖沓。报告承担着向上级机关反映信息及决策的反馈作用，上级机关要通过报告及时掌握各方面的动态及变化，掌握决策的运行情况，因此在某种程度上说，报告是决策的基础条件之一。汇报工作、反映情况、提出建议，如果不注重时效性，就很有可能影响决策的及时性和科学性。

要使报告充分起到决策与执行之间的“桥梁”作用，除了注重时效之外，还必须真实地反映实际情况，做到“实事求是”。由此可见，真实是报告写作之本。

（3）语言简洁，篇幅短小。“报告”的篇幅要短，就要充分运用概述和突出重点的表达方式。要使“报告”短小精悍，就应“避繁就简”这里讲的“繁”，主要是指现象拼凑，事实罗列，也就是通常讲的“流水账”；这里讲的“简”，是指注意综合分析、寻求规律、讲究提炼、显示本质。总之，要字斟句酌，力求精炼，以少胜多。

二、常用下行文种的写法及注意事项

公务文书中的下行文，主要包括决议、决定、指示、通知、通报、会议纪要、批复与批示。本章仅对工作中常用的“通知”“通报”“批复”“批示”“会议纪要”进行分析指导。

（一）“通知”的写作技法

通知是党政机关常使用的一种公文。通知适用于发布有关规章和制度，批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。由此可以看出，通知文种的适用范围极广，具有发布性、指示性和中转性的功能特点。

1.“通知”的结构与写法

“通知”由于功能的多样性，其写作模式及要领也不尽相同。（1）发布性通知

发布性通知的标题通常由发文机关名称（行政公文中省略）、被发布的规章或制度名称和文种三要素组成，如《关于印发<×××××公司安全生产约谈制度（暂行）>的通知》《关于印发<×××××公司巡视工作暂行规定>的通知》。

正文一般应当载明两层内容：一是明确指出所发布的是什么制度，该制度的施行或生效日期及相关事项说明；二是提出贯彻执行的希望或要求。在具体表达次序上，开头都要通过一个“提前”句式，使用“现将”二字，把所有发布的规章、制度展现给阅者，如“现将《××××制度》印发给你们，请结合本企业、本部门的实际情况，认真遵照执行。”在主体部分，一方面可强调它的重要性及重大意义，另一方面要提出贯彻执行的要求。

结尾主要有两种情形，或是要求下级反馈贯彻执行的情况，在多数情况下，是用来宣布规章及制度的时效，其写法有的是“从即日起施行”，也有的是“自某年某月某日起施行”，并写明原有相同的规章、制度同时废止等。

（2）指示性通知

指示性通知的标题都是标准式的，即由“制文机关”（行政公文中省略）、“事由”与“文种”三个要素组成，如《关于贯彻落实分公司一届三次职代会暨2012年工作会议精神的通知》。

正文的写法其普遍形式，一是既有一个独立且简短的开头“撮要”，又有一个总括全文中心并要求下级及时反馈执行情况的结尾，中间主体部分由若干并列内容组成，呈现“总-分-总”的结构模式。由于是指示性通知，因而在文中可以使用“不得”“要”“不要”“必须”等模态词语，表意十分明确，语气坚定有力，令人不容臵疑，这对于确保通知内容的贯彻执行是极为必要的。

结尾部分主要是对有关单位提出贯彻执行的希望和要求。（3）批转、转发性通知

批转、转发性通知的标题通常由批转（转发）文件的机关名称（行政公文中省略）、主要内容与文种三个要素构成，如《转发集团公司关于×××公司××机组扩建工程档案通过国家重大建设项目档案验收的通知》《关于转发<李源潮同志在中央创先争优活动领导小组第四次会议上的讲话>的通知》等。在撰写转发性通知的标题时，经常会遇到几个“通知”重复出现的问题，如《××公司转发集团公司转发国家安全监督管理总局办公厅关于印发××（事由）的通知的通知的通知》，对于这种情况，为了防止重叠和繁琐，按照惯例，可以省略中间层次（即集团公司）和自己所使用的两个“通知”，只保留文件发源处的一个文种“通知”，加之行政公文要求凡是有红色版头的文件，在标题中省略“发文机关名称”，故可将该标题简化为《转发国家安全监督管理总局办公厅关于印发××（事由）的通知》。为了弥补如此变通后可能出现的遗憾，应把被删除掉的中间层次写进公文的开头，如“近接集团公司于×月×日转发国家安监总局关于××（事由）的通知（安监总厅应急„2011‟×号），现转发给你们……”由于标题中已有“通知”字样，不会引起歧义，更不妨碍主题词中对文种的标引。

正文通常要写明三层意思。一是表明对被批转文件的态度，二是强调阐述批转该文件的重要性和必要性，三是要提出贯彻执行的希望和要求。

2.“通知”写作要点提示

（1）要讲求实效，切忌滥发通知。由于发布通知是要求所属机关单位贯彻执行或周知的，其目的在于指导和推动工作的深入发展。因此，要特别注意发布的必要性，讲求实效，严禁随意滥发，严格控制发文的数量，做到量度适中，以确保“通知”的严肃性。

（2）要明确无疑，切忌主旨含混。发布通知是为了解决实际问题并且需要贯彻执行的，因此在写作时必须做到主旨明确，结构严谨，用语通畅，令人一目了然，同时在内容上必须符合党和国家的方针政策以及上级机关的文件指示精神，还要合乎本地区、本单位的实际情

况，否则就会从根本上损害通知的质量和效用。

（3）用语要庄重、切忌平淡无味。指示性通知用语的突出特点表现为庄严郑重、语气肯定、不容臵疑，为此要大量使用一些祈使句，如“坚决……”“尽快……”“必须……”“严禁……”“要切实……”“严格……”等，要使用一些成语和四字格的词组，这类语句简短意明、节奏爽快，有利于增强坚定有力的气势。不要因为要庄重而回避修辞，切忌语言平淡无味。

（二）“通报”的写作技法

“通报”属于知照体公文。规定其适用于“表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况”，从实践来看，“通报”也是党政机关使用频率较高的一个文种。

“通报”的特征突出表现为在表达手法上重在叙述事实，寓理于事，以事明理。通过对社会实践中发生的正反两个方面事实的陈述，来对人们起到示范、指导、教育和警诫作用。“通报”的特性还表现在它的发布形式上，从其使用情况来看，有时是由发文机关直接进行表述，称为“直述式通报”，有时则由发文机关将下级机关的报告、通报、典型材料、简报、经验介绍等以“通报”名义加以批转，称为“转述式通报”。其中前者为单体行文，而后者是复体行文，或称“以文载文”，即将下级机关的来文作为附件，以“通报”为主件，表述一些发文机关的评价性意见。

1.通报”的结构与写法

直述式通报的标题是由“制文机关”（行政公文中省略）、“事由”与“文种”组成，如《关于××××公司连续发生多起安全事故情况的通报》；转述式通报的标题，应由“制文机关”（行政公文中省略）、“被转发的文件名称”及“文种”组成，如《转发国家安全生产监督管理总局关于×××××公司火灾事故的通报》，若被转发文件的文种系“通报”，则应省略自身使用的“通报”文种，避免“通报”重叠。

正文按通报内容的不同，写法也有所差别。一是表彰性通报，其正文基本上是由“情况”-“决定”-“希望”三个部分内容组成。所谓“情况”，即表彰的缘由，也就是“为什么要表彰”，在这个部分中采用概括的手法，介绍被表彰单位或个人的先进模范事迹，以此作为制发本通报的依据；所谓“决定”,即表彰的具体内容，如授予的荣誉称号等，这是正文的第二层内容；最后是提出希望与要求，既包括对被表彰者的有关戒骄戒躁、再接再厉的要求，也包括对别人别单位向被表彰者学习的要求。二是批评性通报，开头先要概述事情的基本情况，亦即“问题”，然后对“问题”进行分析，探因求源，找出产生这一问题的具体因素，第三层内容是对“问题”的解决办法，即处理意见或情况，最后提出希望或要求。三是指导性通报，这种通报与指示性通知十分近似，开端首先是“提出问题”，然后对所提出问题进行多方面的分析，最后是解决问题的几点要求。

2.“通报”的写作要点提示

（1）要注意典型的真实性。由于发布通报的目的在于用典型事实对广大干部和群众进行引导、教育，既可以是正面典型，也可以是反面典型，因此写进通报中的内容必须是具有广泛代表性或者是反映当前社会上某种错误倾向、具有反面教育意义的人或事，以及能给人以启迪、警示作用的事件。同时，要特别注意其真实性，绝不可人为地拔高或贬损，否则就难以使人信服，从根本上损害通报的质量和效用。

（2）要向深处挖掘。通报的写作，特别是表彰性和批评性通报的写作，要在叙述事实的基础上作出进一步的分析和评价，挖掘事件或事故发生的根本原因和责任归属，以揭示问题的实质，概括出可借鉴的经验和应当汲取的教训，要注意触及事件的本质，切中要害，一针见血，否则无法起到以典型事例指导工作的目的。

（3）要明确直述与转述，在表达手法上有所侧重。直述式通报侧重于叙事，兼以必要的说明；转述式通报则侧重于议论，属评价性文字，应注意这种评价性文字不是对下级来文内容的简单重复，而是在此基础上的提炼与升华，要起到画龙点睛的作用以指导下级机关工作。

（4）要区别指示性通知与指导性通报。区分的关键在于弄清所依据的事实是某一方面的情况综合，还是刚刚发生的某一典型事例。虽然都是要提出解决问题的意见，均要求下级去办，但如属前者应用“指示性通知”，如系后者则可用“指导性通报”。

（三）“批复”与“批示”的写作技法

在公文中，“批复”与“批示”均是审批性的文种，即对上报的文件加注批语、作出批示。两者间也有一定的不同：一是法律地位不同，“批复”是党和国家行政机关公文处理办法明确规定的一个主要文种，属于“法定文种”，而“批示”则不是；二是审批文件的对象不同，“批复”是答复下级的“请示”而使用的文种，与“请示”是一上一下，一来一往，既对立又统一，缺一不可，而“批示”是针对下级报来的“工作总结”“工作计划”类（如计划、工作要点、方案、安排、规划、设想、纲要等）、“报告”类（如工作报告、情况报告、调查报告、检讨报告等）及各种简报、快报等文件，就其中的某一成功之点、问题之处所做的批语，对推动下级工作、解决问题具有启迪、参考、借鉴、警诫的作用；三是行文方式不同，“批复”的主送单位是行文“请示”的单位，如具有普遍意义，可将“批复”抄送其他下级一并周知，“批示”若具有普遍意义，可将原上报文件的单位与其他下级单位一并列为主送，不存在主送、抄送之分。

“批复”按其内容的不同，分为核准性批复、指示性批复、答复性批复。1.“批复”与“批示”的结构与写法

“批复”与“批示”的标题，在行政公文中由“事由”与“文种”组成，如《关于××风电项目前期工作的批复》《关于××公司增补党委委员的批复》。

“批复”“批示”的正文，一般比较简单，主要包括两个方面内容，一是“引语”，即

首段文字通常包括来文的“机关”“标题”与“发文字号”，如“《关于××公司××机组工程开工的请示》（××ׄ2011‟×号）收悉”等，引语之后，随即是一个过渡短语，如“经研究，批复如下”“现就××问题批复如下”等。二是“内容”，如内容较少可不分段，内容较多则要分段按层次表述。

2.“批复”与“批示”的写作要点提示

（1）针对性要强。“批复”“批示”都是针对下级上报的“请示”或“报告”等文件而制发的，因此内容必须与后者所提的要求与陈述的情况紧紧相扣。在写“批复”时，首先要引“请示”的来文时间、标题和发文字号，这样就使来往的两个文件自然地联结在一起，然后根据所提请审批的事项，亮明观点和态度，作出同意或不同意的表示，凡属同意一般都不必再写理由。在写“批示”时，既要对“报告”表明态度，以示表扬推广、批评扼制、提请注意,又要根据需要或对问题有所补充、或进一步提出要求，要紧扣来文，言及其事。

（2）严格掌握行文对象。“批复”的行文对象是来文请示事项的单位。当“批复”的内容具有普遍指导意义拟抄送给其他下属单位时，也只是抄送给直属的下一级机关，一般不再扩大。“批示”的行文对象不像“批复”那么严格，它可以是直属的下一级，也可以是把所属的几级单位一并列入主送。

（3）灵活运用结构形式。根据“批复”“批示”内容的不同及文字的多少，采用不同的结构形式，但其内在结构必须是不仅提出了问题，而且要解决问题，甚至还夹有对问题的分析。

（4）坚持一文一事。无论是“批复”还是“批示”，都应坚持一文一事的原则，一份“批复”针对一份“请示”，一份“批示”针对一份“报告”。

（5）要正确理解“函代批复”。对于下级机关的“请示”，由上级机关进行批复时必须使用“批复”，但当这种批复是由上级机关的办公室代行时，由于它们之间属于平级关系，故通常用“函”代行“批复”来进行批复，如《关于××（事由）的复函》。

（四）“会议纪要”的写作技法

“会议纪要”是法定文种之一，适用于记载、传达会议的主要精神和议定事项。“会议纪要”是对会议的目的、要求、主要精神及决定的事项加以文字归纳整理，以上传下达、统一认识、推动工作。

会议纪要在行文关系上，可采取转发（印发）或直接发出的形式，类似通知，发给下级贯彻执行；也可以报送给上级，类似会议情况报告，向上反映情况。

会议纪要由会议主持机关审定制发，要求内容详尽具体。会议纪要在兼有反映情况、沟通信息功能的同时，还具有指挥的权威性。按照其内容和表达形式的不同，可分为“指示型会议纪要”与“通知型会议纪要”。

“指示型会议纪要”即就某一较大范围或重要的工作会议所整理的会议纪要。这类纪要，既有综合性的，也有专业、专题性的，既包含对党的方针、政策的具体贯彻意见，又有对某一重要工作或重大事项各种思想认识的统一，还有对今后工作的具体部署与安排。“通知型会议纪要”，即用来宣布会议决定事项的纪要。这类纪要大都是各类机关领导层集体开会决定问题后使用的传达会议决定事项的纪要，也叫办公会议纪要。

1.“会议纪要”的结构与写法

“通知型会议纪要”的标题由于具有特定的版式，所以一般不再另有标题。只有“指示型会议纪要”才会显示会议名称或中心内容的标题。“通知型会议纪要”如“×××公司1月份总经理办公会纪要”。“指示型会议纪要”如“×××关于××××工程开工专题会议纪要”。

“会议纪要”的正文一般分为三个部分：一是开头，又称前言。通知型会议纪要，由于大都有固定的排版格式（如会议名称、时间、地点、主持人、出席人员等），故比较简单。指示型会议纪要的前言，就相对复杂一些，如加入会议的中心议题以及会议的指导思想等。二是主体，有三种写法：按孤立的问题顺序，逐个问题地写，也可综合起来归纳成几个问题来写，也可以按会议所研究、决定的内容分几个部分来写。三是结尾，一般是写会议提出的希望、号召等。

2.“会议纪要”的写作要点提示

（1）巧设布局，多彩多姿。除通知型的日常办公会议纪要，大都有较为固定的写作格式外（通常由时间、地点、主持人、参加人和决定事项组成），对指示型会议纪要，不论是综合性还是专题性的，都要针对不同内容采用不同的结构形式。综合性的会议纪要，由于内容涉及较为复杂，故在结构布局上，除自然情况外，内容多采用“三大块”的写作形式，包括对过去工作的回顾，对当前工作形势的分析，对今后工作的打算等。专题性会议纪要，由于内容单一，故多采用“撮要分条”或“分条列项”的结构形式。

（2）明确宗旨，突出中心。一次工作会议，涉及的问题很多，在写会议纪要时，必须明确宗旨，即会议所集中解决的几个主要问题，形成纪要的中心。一次工作会议，在具体讨论中必然会产生几种不同意见，不能把这些意见都纳入会议纪要，而应根据会议的宗旨，分析综合各种意见，集中反映符合会议中心要求的多数人的一致意见，同时也要注意吸收少数人的正确意见。对反映会议中心议题的正确意见，可采用“会议听取了”“会议讨论了”“会议研究了”“会议认为”“会议决定”等提法，加以集中概括、简明扼要地反映出来。对有分歧的意见，除学术性研究会议纪要外，是不可写入纪要的。

（3）讲究用语，注意条理。要按照会议纪要的不同用途，恰当地使用不同的用语。上报的会议纪要，就应使用对上的语气，如“会议讨论了以下几个问题”“会议考虑”等，下发的会议纪要，则可用“会议决定”“会议要求”“会议强调”“会议号召”等。

要注意条理化、理论化。这是会议纪要与会议记录的一个主要区别。会议记录一般要把每个人的发言尽量客观、详细地记录下来，而会议纪要则需要有一个对会议讨论意见的综合、分析、整理加工的过程，这个过程也就是条理化、理论化的过程。所谓条理化，就是要对会议讨论的意见分类归纳、层级清晰；所谓理论化，就是要对会议讨论的意见尽量给予理论上的概括。

（4）实事求是，做好记录。会议记录必须依据会议的实际内容，不能随心所欲地增减或更改内容，不能添枝加叶。在写作当中，遇到需要增减的地方，要经参加会议的主要领导同意，必要时还应在一定范围内征求有关人员的意见。会议记录是产生会议纪要的基础，也是整理会议纪要的原始性主要素材之一。只有认真做好会议记录，才有利于会议纪要的整理，并保证纪要的质量，做到准确无误。

（5）行文方式，单复结合。通知型会议纪要，由于有固定的红色版式，所以他们大都是单体直接行文，且不加盖印章。指示型会议纪要，一般多是复体行文，即在上报或下发时，分别使用“报告”或“通知”做文件头，“会议纪要”作为附件随之运行。复体行文，党政机关应分别按照各自的公文处理法规的相关规定，使用标准的公文格式，如单体行文，行政机关应使用“会议纪要”的特定格式。

文章修改符号及其用法

秘书要掌握的文章修改符号：

1.删除号：

用来删除字、标点符号、词、短语及长句或段落。2.恢复号：

又称保留号，用于恢复被删除的文字或符号。如果恢复多个文字，最好每个要恢复的字下面标上恢复号。

3.对调号：

用于相临的字、词或短句调换位臵。4.改正号：

把错误的文字或符号更正为正确的。5.增添号：

在文字或句、段间增添新的文字或符号。6.重点号：

专用于赞美写得好的词、句。7.提示号：

专用于有问题的字、词、句、段，提示作者自行分析错误并改正。8.调遣号：

用于远距离调移字、标点符号、词、句、段。9.起段号：

把一段文字分成两段，表示另起一段。10.并段号：

把下段文字接在上文后，表示不应该分段。11.缩位号：

把一行的顶格文字缩两格，表示另起段，文字顺延后移。12.前移号：

文字前移或顶格。

1981年12月，我国发布了中华人民共和国专业校准GBI一81《校对符号及其用法》。该标准规定的符号共有22种，常用的有以下9种，修改文稿时也可以参照使用。

1.删除号：

删除号是删去字、词、句的符号。第一个符合用于删去句、段；第二个用于删去数字、词或标点符号。

2.调位号：

调位号是调整字、词、句次序的符号。第一个和第二个符号用于个别字或少数字的调位；第三个符号用于大段或隔行的调位，箭头插在移入位臵。

3.增补号：

增补号是增补字、词、句的符号，一般用在需要增补的字、词、句的上方。第一个符号用于增补个别字；第二个符号用于增补几个字；第三个符号用于增补较多的字数。

4.提行号：

提行号是另起一段的符号。把原来一段的文字分成两段；在需要分段的地方标示，竖线画在起段后的位臵上。

5.压行号：

压行号是降格缩行的符号，用于表示字行退后。

6.复原号：

复原号表示恢复已删文字的符号。第一符号标在需要复原的文字下方；第二符合用于复原大段文字，符号标在已删部位的四角。

7．离空号：## 离空号是表示空行、空格的符号。标在需要离空的位臵上，空一字距用#表示，空二字距用##算表示。

8.连续号：

连续号是把两处连接在一起的符号，用于需要连接的地方，箭头指向连接处。9．空行号：＞、< 空行号是表示空行或缩行的符号。第一符号用于需要空一行的两行之间，标在行的左端；第二个符号用于应联结的两行之间，也标在行的左端。

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