管理文秘的接待工作

管理文秘的接待工作（精选14篇）

1.管理文秘的接待工作 篇一

1、握手礼仪。握手是秘书日常工作中最常见的礼节，是沟通思想、交流感情、增进友谊的重要方式，也是现代交际合应酬的礼仪之一。深情、文雅而得体的握手，往往蕴含着令人愉悦、信任、接受的契机。握手，是见面、告辞、和解的礼节，也是一种表示祝贺、感激和鼓励的礼仪。

(1)与女性握手的礼仪。与女性握手，应等对方首先伸出手，男方只要轻轻的一握就可。如果女方不愿握手，也可微微欠身问好，或用点头、微笑致意等方式替代。一个男子如果主动伸手去和女子握手，是不太适宜的。

在握手之前，男方必须先脱下手套;女子握手，则不必脱手套，也不必站起。客人多时，握手不要与他人交叉，让别人握完后再握。握手时，应面带微笑，不可目光向别处看或与第三方交谈。握手后不要当对方的面擦手。

与女性握手最应掌握的是握手的时间和力度。一般来说，握手要轻一些，要短一些，不要握着对方的手用劲摇晃。但是，如果用力过小，也会使对方感到你的拘谨或虚伪敷衍。因此。握手必须因时因地因人而区别对待，掌握分寸。

(2)与长者、贵宾的握手礼仪。与长者、贵宾的握手不仅是为了问候和致意，还是一种尊敬的表示。一般情况下，与朋友、平辈握手以先伸手为有礼，而与长者、贵宾握手时则应等对方先伸手自己才可伸手去接握。否则，就有些失礼。握手时，身体可稍稍前倾，以示尊重。但不能因为对方的身份显得胆小拘谨，握手时只轻轻接触对方的手掌;也不能因感到“荣幸”就久握对方的手不放。

当长者或贵宾向你伸手时，应快步向前用双手握住对方的手，这也是尊敬对方的表示。有时，还要根据场合的需要，边握手边致欢迎和问候的话语，如“欢迎您”、“见到您很荣幸”等。还须指出的是，在握手之前一定要注意双手的卫生。以不干净或潮湿的手与人握手，是失礼的行为。在外事场合，应有礼貌地点头致意或表示欢迎，但不要主动上前握手问候，只有在对方主动伸手时，才可向前握手问候。

(3)与上级领导的握手礼仪。上级为了表示对下级的友好、问候，可先伸手，下级则应等对方有所表示后伸手去接握，否则会被视为不得体或失礼。当遇到几位都是你的领导时，应尽可能按其职位的高低顺序握手。如同来的领导职位相当，则应按照长者、女性、其他人的顺序分别握手。

(4)与同辈、下级的握手礼仪。无论和上级领导还是和同辈、下级握手时都要表现出同样的热情和诚意，应面带微笑、正视对方的眼睛，切忌用指尖相握或敷衍了事。更不能在握手时，东张西望，漫不经心，使对方感到你的态度淡漠。在众多的同辈、下级面前，要一视同仁，不要只同其中的一两人握手而冷落其他的人;握手之后不能急忙用手帕擦手。否则，都会被视为轻慢和无礼的行为，是个人修养低下的表现。

2.管理文秘的接待工作 篇二

一、电子文档处理的程序和方法

1. 电子文件的收集与传输。

在现代文秘工作中，电子文件的收集是一项经常性的工作，它贯穿于秘书人员文书处理工作的整个过程。为确保电子文件的真实性，收集工作必须从文件形成阶段就开始，收集积累范围应按国家有关规定执行，收集时要结合电子文件的特性进行，重点注意以下内容：第一，对“无纸化”系统生成的电子文件，要在收集积累过程中进行拷贝，以免系统发生意外情况时文件丢失。第二，对不同类型的电子文件，要根据其技术特性的不同，采取不同的收集措施以保证其完整性。第三，收集的电子文件要由文书部门统一管理，以保证文件的系统性与安全性。

电子文档的传输主要有利用存储介质和计算机网络技术两种方式。其中利用磁盘、光盘、磁带等存储介质传输的方式只是利用了电子计算机的存储和读取技术，传送方式与纸质档案并无本质的区别。利用计算机网络进行电子文档的传输既方便又快捷，在现代文秘工作中得到了广泛的应用，但文档传输中的安全问题不容忽视，如文档失密和感染病毒等。所以，在电子文档传输前，秘书一定要对重要的文件进行加密处理，以防止文档传输过程中数据被人窃取，同时要在传输和接收设备中采取防病毒措施，如在计算机上安装防毒软件检测文件的安全性，以保证设备和文档的安全。此外，秘书人员还要注意电子文档的合法性问题，2005年4月，《中华人民共和国电子签名法》颁布实施，“电子签名”在法律上得到认可，秘书人员在收集、整理、传输和电子档案的利用中都必须要依照相关规范进行。

2. 电子文件的整理、归档与鉴定。

电子文件的整理与归档质量直接关系到此后电子档案的管理与利用工作。因而，在整理收集积累的电子文件时，秘书人员必须要按照一定的原则和方法对文件进行清理，为归档做好准备。首先，对电子文件分类、标引、组合，使其存储格式处于一种有序状态；其次，要建立起电子文件数据库。在完成了应归档的电子文件的整理并确定了电子文件的档案属性后，秘书人员要采用不同的归档方式对不同环境条件下产生的电子文件进行归档，无论采用哪种方式，归档工作都要求确定以下内容：归档范围、归档要求、归档方法、归档时间和归档分数等。要按照国家和组织的相关规定并结合文件性质，做好归档工作。

对于归档的电子文件，秘书人员还要在档案部门的协助下，对归档的电子文件内容进行鉴定，主要是根据文件的内容价值划分保管期限，同时应对其记录的载体进行检查、检测，对所需的软硬件环境作出说明，提出在保管期限内配套的技术环境要求。这种归档时的鉴定是后期电子档案管理过程中鉴定工作的基础，二者是互相联系、相辅相成的。

二、电子档案的管理要求

1. 电子档案的保存与维护。

首先，要保证保存电子档案的环境条件适宜。目前，大量的电子档案是存储在磁、光介质存储载体上的，保存时要考虑温湿度、光、尘、磁、气等各方面因素对这些载体的影响，要使存储库房条件达到相关标准。其次，要确保电子档案的原始性及内容的准确性。因电子档案的内容依赖于一定的电子计算机软、硬件平台，所以在保存电子档案时，必须对其所依赖的技术、数据结构等加以保存。一些特殊的电子档案，在后期的利用显示时要求必须以原始形成的格式进行还原，为确保其原始性，在保存时一定要采取相应措施，如保存档案原始的电子图像、制作电子档案的缩微品等。第三，要对电子档案载体进行有效的检测与维护。在电子档案的保管过程中，管理者必须对档案载体进行定期的检测和维护，确保载体外形不被损坏，同时要对载体信息进行检验，按国家相关规定，每四年要拷贝一次。

2. 电子档案的利用。

电子档案的利用方式与传统纸质档案的利用不同，主要是通过提供拷贝、通信传输、网络查询等方式进行。秘书人员在使用电子档案或提供档案服务时，必须要进行使用权限的审核，确定使用者身份的合法性及其使用的范围，如果直接使用或出借档案载体，必须履行规范的登记手续，对使用载体的类型、数量、使用时间、回收期限及责任人等各方面的情况进行详细记录，以此确保电子档案的安全。

三、现代文秘人员应有的档案意识

文书工作是文秘工作和档案管理工作的重要衔接点。现代文秘人员必须要树立起严谨的档案意识, 在工作中自觉地将文件工作与档案工作看作一个连续的有机整体, 按“文档一体化”的要求规范办理好每份文件, 实现现代秘书工作和档案管理工作的有机统一。“文档一体化”的实质是把现代秘书工作和档案工作从组织制度到具体程序真正交融在一起, 加强档案部门对文件管理的超前控制, 保证档案的质量, 同时避免无谓的重复劳动, 使文档工作流程科学化、合理化。这要求文秘人员要有较强的档案收集意识、质量意识及开发利用意识等。

就档案收集而言，掌握现代化办公中所产生的电子文件的特性及处理程序是文秘人员应具有的最基本的素质，要做好这一工作，文秘人员还要从档案查考的角度出发，能把握文件的科学研究价值，做到收集的文件完整、准确、有序。对文秘人员的档案质量意识的要求，不仅仅体现在相关的档案管理工作中，它要贯穿于从文件形成到归档保存全流程的秘书工作中。一方面，秘书文书写作水平的高低及对文件处理标准的把握程度直接影响到档案的质量；另一方面，秘书人员对档案保护基本知识与技术的掌握程度也会影响到档案的质量。至于档案信息的开发和利用意识，则是要求秘书人员要充分认识档案是一种重要的信息资源，能科学的挖掘、利用好档案信息资源，提高自己的工作效率，更好地提供服务。概括而言，现代文秘工作中档案的收集、整理、保存与利用也是一个有机统一的整体，每一环节工作质量的高低都是紧密相连的，因而，秘书人员必须把档案意识贯穿于自己工作的始终。

四、现代文秘工作中电子档案的管理与规范

3.如何提升接待工作的品位和质量 篇三

“接待无小事、服务无止境”，接待工作是一项非常重要的工作。面对接待工作的新形势，笔者在工作中始终树立服务至上的理念，坚持“真诚、热情、规范、细致、节俭、务实”的原则，从“大”处考虑、由“细”处下功夫、在“特”上做文章，不断提升接待工作的品位和质量，下面笔者浅谈一下心得。

一、从“大”处考虑，站位全局抓接待

总结多年来的接待工作，笔者深深感到，接待工作虽然不是中心却关乎中心、不是大局却牵动大局，是一项政治性非常强的工作。因此，我们始终坚持把接待工作放在城市建设的大局来考虑、来把握，放在落实中央有关规定、服务经济社会发展、展示城市形象的高度来推动、来落实。

一是注重维护形象。上级领导和外地客人来到一个城市，首先接触到的就是接待工作，可以说，接待工作直接决定着第一印象。因此，笔者坚持把接待工作作为塑造良好形象的重要平台，一方面，注重外在美，规范着装、文明言行、讲究礼仪、热情服务，让客人在接触的过程中感到心情舒畅，真正有一种宾至如归的感觉；另一方面，切实下足内在功夫，坚持把宣传城市、推介城市、展示城市作为重要职责，精心安排、周到服务，把一个发展、进步、繁荣、开放的城市展现给各级领导和四海宾朋，从而较好地发挥了树立城市形象的“窗口”作用。

二是自觉服务中心。坚持把事务服务与政务服务结合起来，切实当好广大来宾的服务员、招商引资的信息员、特色产品的推销员，使得很多投资、合作项目意向都在热情友好的接待氛围中达成和实现。

三是严守“八项规定”。中央“八项规定”和河南省委、省政府若干意见的出台，应该说为接待工作带来了一股新风。笔者坚持从实际出发，进一步健全完善了洛阳市党政机关国内公务接待管理办法，对接待范围、程序、标准等作出了明确具体的规定，并严格按制度办、按规定办、按程序办。笔者还结合自身实际，对接待审批、报销程序作出明确规定，要求每次接待必须经有关领导审批。同时，在接待标准降低的情况下注重突出地方特色，扎实提高接待质量，努力以最小的投入达到最佳的效果。

二、由“细”处下功夫，周到服务抓接待

公务接待是一项复杂系统的工作，环节多、要求严、标准高，任何一个小小的环节、细节出现失误都会影响效果、造成遗憾。为此，笔者坚持把接待工作作为一项严肃的政治任务，每一次接受领导任务，都精心制订方案、科学设计内容，做到每一项工作、每一个环节、每一个细节都细之又细、精之又精、实之又实，确保整个接待规范、严谨、安全、有序。

一是规范式服务。明确接待管理部门与有关职能部门在公务接待工作中的职能分工，建立规范的接待服务工作流程，构建和谐的工作关系，形成分工协作、步调一致的公务接待机制，确保公务接待活动高效有序开展。

二是导游式服务。要求每一位从事接待工作的同志都要吃透市情、熟悉市情，做到心里有一本账、脑中有一张图、嘴里有一本经，当好客人的导游。

三、在“特”上做文章，依托优势抓接待

笔者紧紧依托所在地“人无我有，人有我特”的接待资源，始终把特色服务作为接待工作的重中之重，不断提升接待的品位和质量。

一是设计特色化线路。多动脑筋、多想点子，在考察线路编排、项目点选择、解说词撰写等方面精心策划、精心设计，真正把本地的历史文化、风土人情、风景名胜、鲜明特色展示出来，尽可能多地体现本地经济社会发展的巨大潜力和广阔前景，为本地经济社会发展争取更多的支持和更大的空间。

二是提供特色化饮食。充分发挥本地特色饮食优势，积极推出富有特色的接待食谱，做到简约不简单、丰盛不奢侈。并根据客人的饮食习惯要求及时作出合理调整，以满足不同宾客的饮食之需，努力提供人性化、亲情化的餐饮服务。

4.78文秘工作管理程序 篇四

一、目的

为加强文秘管理工作，不断提高文秘人员素质，确保文秘工作高效运转，特制定本程序。

二、适用范围

本程序适用于文字材料撰写、收发文管理、机要管理等工作。

三、职责

1．负责（季度、月度）工作总结、综合性汇报材料、主要领导讲话的撰写和信息调研工作。

2．负责厂级会议记录、会议纪要、党政发文的审核、排版印发、上网发布；

3．负责发文编号、登记、存档工作，上级来文处理；印章管理、机要管理等工作；

4．负责OA系统公文收发模块的维护服务工作。

四、工作程序

本管理程序包括的管理／作业活动有：文字材料撰写、公文收发、印章管理、机要管理。具体要求如下：

（一）文字材料撰写

撰写月度、季度、半、工作总结及工作计划，草拟厂主要领导讲话、整理会议纪要并印制下发；列席厂长办公会、党政联席会、月调度会，并负责会议记录。

（二）公文收发

发文审核、编号登记、排版印发、存档工作，来文接收、登记、传阅、转呈、回收等工作，具体执行《兖矿鲁南化肥厂文件办理规定》、《兖矿鲁南化肥厂公文处理暂行办法（暂行）》和《兖矿鲁南化肥厂会议制度》。

（三）印章管理

厂印章、党委印章、厂长名章的使用和管理，具体执行《兖矿鲁南化肥厂印章管理规定》。

（四）机要管理

管理、使用好厂部传真机，上级机关机要文件、资料，传阅、存档回收等工作，具体执行《兖矿鲁南化肥厂保密制度》，机要文件由机要秘书做好相关领导的传阅。

五、适用的法律法规和上级公司规定

《煤化公司办公室系统标准化建设内容及评分标准》

六、支持性文件

无

七、流程图

无

八、记录

收文登记簿

发文登记簿

5.公务接待工作管理办法 篇五

（试 行）

为进一步提高公司的公务接待管理水平，促进公务接待工作的规范化，达到增进友谊、交流信息、有效改善企业外部环境，树立良好企业形象的目的，特制定本管理办法。

一、公务接待基本原则

1.公务接待工作要贯彻“热情周到、节约俭朴”的原则。既要严格执行党和国家有关廉政建设的规定，从严控制费用，又要增进与来宾之间的感情，体现公司形象。2.坚持请示报告制度。日常工作餐安排事先报公司分管领导批准，重要公务接待和宴请事先报公司常务副总经理批准。

3.公务接待安排应根据来宾的身份和任务，安排不同领导接待，确定相应人员陪同。

4.坚持办公室归口管理与对口部室接待相结合的原则。办公室负责公务接待工作的统一管理，办理重要公务接待和宴请事务；对涉及较强业务性的公务接待事务，应由对口部室负责接待，办公室配合。

5.公务接待工作中应自尊自重，本着尊敬来宾的原则，搞好服务，不允许发生有损我司形象的事件。

二、公务接待主要范围

1.各级职能部门、集团公司和兄弟单位来公司检查、考察、调研和联系工作。

2.与有关金融机构、咨询和建设单位联系洽谈工作。3.开展公共关系工作，协调好公司的外部环境。4.上级机关安排的公务接待任务。

三、公务接待标准

1.根据公务接待的性质和规模的不同，分为工作餐、接待和宴会。工作餐优先采取食堂用餐、外卖盒饭等形式安排，费用控制在40元/人以内。接待餐根据人数采用圆桌或者自助餐形式，以本地家常菜为主，不得提供鲍鱼、燕窝、鱼翅等高档菜肴和用野生保护动物制作的菜肴，不得使用私人会所、高消费餐饮场所。重大宴会应根据实际情况制定经费预算，报公司领导审定，由办公室负责具体承办。

2.公务接待原则上不提供香烟；工作日午餐一律不饮酒，其他时间用餐如需饮酒，要参照党政机关公务接待标准，严禁使用高档白酒，并控制数量。

3.严格控制陪餐人数。接待对象在10人以内的，陪餐人数不得超过3人；超过10人的，不得超过接待对象人数的三分之一。

四、公务接待程序

1.凡属公务接待范围内的接待任务，办公室或相关部室接到接待任务后，应制定接待计划，做好接待前的有关准备工作，并及时将有关情况报请公司领导审定，按领导审定意见实施。2.办公室或相关部室要与来宾衔接，落实车辆接送，精心组织好检查、调研、考察、宴请等活动，并根据来宾的身份和任务，提请不同领导出席接待，确定相应人员陪同。

3.公务接待完毕，负责公务接待的经办人员需及时结账，并要求商家提供正规发票；如为定点餐馆，则当场签字确认菜单。

五、公务接待费用管理

1.公司可确定2-3家定点餐馆，采取授权签单挂账的方式消费，以转账或现金形式支付。由办公室每季度与餐馆结清当季账款，餐馆必须提供合规发票和签名菜单。因故不能到指定餐馆就餐的，由经办人员自行结账后，持规范的就餐发票进行报账。

2.根据来宾需要，可适当安排其在市内及长沙市周边地区考察城市建设项目，但应严格控制费用，按实报销。

3.所有发票必须有两人以上签字确认。

六、公务接待纪律

1.严格公务接待行为纪律。不得超规定、超标准接待，不得随意增加公务接待项目，不得组织旅游和与公务接待无关的参观，不得组织到营业性娱乐、健身场所活动，不得以任何名义赠送和收受礼金、有价证券、支付凭证和纪念品等。

2.严格公务接待经费管理。禁止在公务接待费用中列支应当由接待对象承担的差旅、会议、培训等费用，禁止以举办会议、培训为名列支、转移、隐匿公务接待费开支，禁止向下属单位及其他单位、个人 转嫁公务接待费用，禁止用公款报销或者支付应当由个人负担的费用。

七、附则

1.本办法由办公室制订、修改并解释。如与集团公司相关规定有抵触，依照集团相关规定执行。

2.本办法未尽事宜，执行国家有关法律法规和集团有关规定。

6.简析文秘工作与档案管理 篇六

文秘人员是党政机关和企事业单位必设的工作人员。文秘工作不仅仅是抄、写、收、发，而且还通过事务性工作的处理，起到领导的助手和参谋作用。同时，就一般情况而言，中小机关、基层企事业单位的文秘人员又是档案管理人员。文书档案的价值，关键在于档案的质量，而档案资料的质量，又取决于文秘人员和文档管理工作人员的自身素质。高质量的文书档案是建立在规范处理公文的基础之上的，它们既有联系，又各自独立。

2 文秘人员的素质，是提高档案质量的关键

(1) 文秘人员必须要有较高的政治思想理论素质。贯彻执行党和国家的各项方针政策，遵守各项法律法规，讲道德，守纪律，具有奉献精神。由于文书档案工作具有较强的机密性，因此文秘档案人员还应具备严守国家机密的思想素质，文书档案服务性特点还特别要求文秘人员应具备良好的服务精神和主人翁意识。

(2) 科学文化知识素养是文秘人员必须具备的基本素养。对于不同单位的文书工作，文秘人员必须具备相应的文化水平，掌握与自己所从事的专业工作相关联的其他专业科学技术知识，如领导学、管理学、信息电脑等知识。这就要求文秘人员必须具备相应的计算机信息技术，这样才能对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理，迅速接收信息，安全保护信息，准确提供信息，最大化运用信息，更好地服务于文书档案工作。

(3) 文秘档案人员还应具备文秘档案专业素养。文书档案管理工作是十分细致复杂的工作，一份档案从文件资料的收集、鉴别、分类、管理、组卷、到卷宗编制目录、入库摆放等要经过十多道工序。文秘人员进行文书档案管理工作，需要一种高度负责的精神，工作坚持高标准、严格化和规范化。这种客观事实，要求文秘工作人员不仅要思想敏捷、作风扎实、笔头过硬，而且要求他们具有文书档案和其他档案工作的业务知识和操作技能，成为优秀的档案管理者。

3 完善公文材料，做好归档收集工作

在日常工作中，很多文秘人员都兼任档案管理工作，这对提高档案质量具有一定的优势，可以对形成档案的公文进行科学地评估归类，文秘部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手。① 档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰，而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，用不锈钢钉重新装订后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。② 档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。

4 提高档案现代化管理水平，实现文档一体化

所谓文档一体化，就是利用管理系统将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。

利用电子计算机管理档案信息的收集、传递和开发利用是目前最重要、最根本的现代化管理手段之一。合格的文秘人员同时应该是一名优秀的.文书档案管理工作者。因此我们要强化系统思维意识，要深刻理解文秘工作不仅仅为当前工作服务，更要对历史负责。文档一体化的实现，使所有进入计算机的文档信息均可以实现网上自由查询，通过网络进行广泛的信息交流，使最新信息以最快的速度被获取，同时将工作成果迅速反馈给相关部门。甚至可以不受空间限制，并实现文件，图像，声音的多媒体处理、综合利用以及异地查询等，共享档案信息资源。

7.管理文秘的接待工作 篇七

一、高素质修养的文字秘书是文档管理工作的基础条件

文字秘书一般被定性为领导助手及参谋,一是要记录与抄写,二是要进行文稿的起草记录,有领导口授记录,有来访者的接待记录,还有电话记录和会议记录等等;抄写,要对潦草字迹或是起草中反复多次推敲修改及勾划的文稿进行录入,便于后续的修改或是交付打印。起草文稿,是文字秘书的主要工作部分。文稿在起草过程中,往往是领导与文字秘书共同进行的。有时由领导自己动手,秘书则是进行收集和补充、核实的协助工作;有的时候是主要内容由领导口授,秘书记下然后进行文字的整理加工;有时是领导口授要点,或是和秘书在共同讨论中起草一个要点,然后秘书根据此要点进行材料收集观点推敲,最后形成文字进行论述。文字秘书必须要具备较高的素质,除了具备工作人员的一般条件外,还要有自己特殊的知识层面、素质修养、技能品德、良好作风等各个方面。所以,文字秘书要自觉增强自身的素质修养,努力地把自己打造为德才兼备的称职合格的特殊国家岗位工作人员,在这样的工作岗位上,不仅需要进行文字抄写记录及文稿起草,做好一个助手和参谋的工作,而且所经手处理的文字水平较高的材料,为文书档案工作提供了较为准确丰富详实以及较高价值的原始资料。所以,文字秘书较好的素质修养,是文档管理工作的重要基础条件之一。

二、文字秘书应该具备优秀的文档管理能力

很多地方,机构设置及其人员编制有一定的局限性,许多单位的文档管理工作往往都是由文字秘书来兼任的。根据档案管理相关规定,文字秘书要在遵守档案管理必须要坚持党性、实践性以及科学性基础上,按文档管理工作要进行统一管理完整和安全便于利用的原则要求,努力提高文档管理工作者的业务修养,做好文档案管理工作,确保文书档案在机关工作中的参谋作用,可以作为宣传教育的素材,历史凭证,科学研究基础条件,具有不言而喻。由于机关文档管理工作通过机关的办公部门内设机构档案室进行,而这种档案室在较小的机关里而,具备综合性,不仅修管理一些文书档案,还要管理人事科技会计等门类众多的档案,内容更多,工作更杂,这样要求为机关的中心工作创造方便的利用条件,要求大量提供参考资料,且要求资料提供迅速准确,这样就会增加相对的难度。所以,文字秘书不止要加强秘书自身的工作修养,还要具有文档工作管理的相关理论、业务纪律和技能等方面的修养,成为一个合格的文书档案管理工作者。

三、加强新形势下,文档管理人员的培训教育

秘书人员的工作具有全面性、宽广性及多变性,除了要具有一般管理人员的素质以外, 还需具备和秘书的本职工作性质、任务所对应的更高、更严的要求,而不仅仅是抄抄写写,无足轻重,而文档管理工作也不只是收收发发、装装订订,需要具有专业技能的人员,所以文字秘书自身所具备的修养会直接影响到文稿质量和文档管理工作的质量。文字秘书工作和文档管理工作,在专业角度讲是有区别的,但从业务关系上是相互联系的,最重要的是两者工作成果常常存于同一个载体,也就是说,文字秘书的修养决定了文档资料的价值,搞好文档管理的水平,是文书档案能充分发挥其作用的基础,这就也是事物之间所有的本质联系。所以,作为文秘人员要提高自我学习意识,不断提高自身知识水平,显得尤其重要。

随着社会经济不断发展进步,机关建设中,对文字秘书要求变得越来越高,文书档案的管理工作发挥着越来越重要的作用,机关文书档案的管理作为党和国家以及地方档案局的基层以及基础工作,显得非常重要。虽然文档管理工作在不懈努力下有了很大发展,但是文档管理队伍的建设,及文书档案管理水平还有着与时代要求明显不相适应的方面。因此,针对文字秘书及文档管理质量的重要性和实际工作当中存在的问题,需要从以下方面加强队伍建设:第一,以公务员的基本素质为基本条件,在配备文档管理人员的时候,要选用拥有相关专业资格的人员;第二,在岗专业人员要进行定期教育培训,让他们在品德业务技能各方面不断地提高,适应新形势要求;第三,在所属业务管理部门指导下,对机关文字秘书文档管理人员,特别是文字秘书兼文档管理的工作人员要定期进行考核,打造不断学习、积极进取的环境。

综上所述,文字秘书的素质对文档的管理工作起着非常重要的作用,决定着文档资料的价值,所以要加强文字秘书的素质教育工作,从而促进文档工作质量的发展,使之能发挥出有效的作用。

摘要：本文通过对机关文秘人员的素质修养、责任意识以及学习意识与文档管理工作关系的探讨,着重论述了机关文秘人员素质的重要性。

8.管理文秘的接待工作 篇八

关键词：商务文秘；工作过程；培养目标；课程设置

中图分类号：G42 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2013）20-0300-02

中山地处珠三角中南部，北连广州，毗邻港澳。改革开放以来，中山周边地区市场经济逐渐成熟，大量合资民营企业不断涌现迅速发展，各类人才需求激增。作为公司制最基本人员的秘书逐渐成为市场需求量最大的职位之一。根据中山服务业“十二五”规划，中山将实施“工业与服务业双轮驱动”经济发展战略，加快发展服务业。在大力发展服务业的形势下，秘书需求更加旺盛，要求也越来越高。综观中山周边地区各大中专院校存在培养方向单一、培养目标定位不准，培养目标方向与社会需求出现矛盾，课程设置存在盲目混乱随意的情况。导致毕业生专业知识技能不扎实，就业质量不高。笔者通过调研探讨文秘专业培养目标和课程设置体系构建。

一、调研基本思路和调研方式

以职业活动和工作任务为导向，通过职业能力和岗位工作任务分析，确立专业培养目标和课程体系。采用文献参考、问卷调查、网络调查、电话访谈、当面访谈。针对中山下辖6区18个镇的企事业进行调研，有格兰仕、长虹电器、TCL（空调器）、诺尔达铜管、高泰电器、广兴纺织印染公司、协诚金属制品公司、骏诚人才公司、腾龙塑胶制品公司、国贸酒店、先行广告制品等多家不同规模性质不同行业的企业，分别向企业领导、部门经理、部门秘书及大中专院校毕业生不同层次人员发放《秘书应具备的能力调查问卷》、《秘书岗位和工作任务调查问卷》；通过走访调研了解秘书岗位、工作任务、秘书能力素质要求；以《中山国际人才网》、《智海人才网》、《中山人才网》等网站及人才市场招聘信息为文献信息来源，关注市场对秘书职业需求动态，了解市场对秘书工作岗位要求新方向；通过毕业生就业情况跟踪访谈和发放《毕业生跟踪调查问卷》、《秘书岗位和工作任务调查问卷》，了解秘书岗位组成，工作任务分析描述、课程开设实用情况、秘书能力培养情况。本次调查共发放问卷338张，回收有效问卷289张，电话访谈75人次，面话访谈46次。网络调查30次。网络查询78次。

二、商务文秘专业岗位分析

岗位分析调查是对专业职业类和岗位群的调查，分析职业组成情况和主要职业岗位组成及对岗位知识技能的基本要求。通过调查可以看出，企业经营组织规模性质不同，就业岗位也不相同。在中山秘书就业岗位主要有生产型企业和服务型企业。

生产型企业主要为电子信息、电气机械、化学工业、纺织服装、金属制品各类制造业，此类企业部门众多，人员庞大，岗位群体可分为三大类：管理者、行政服务人员、操作工人。秘书属于行政服务人员。这类企业秘书岗位较复杂，主要有前台、办公室文员、人事行政总务后勤部门文员以及分布在生产部、业务部、采购部、技术部、企划部等各部门的行政服务人员及各类助理专员。主要从事辅助性办公室常规工作、行政人事工作、文书文件处理工作及企业日常管理事务。

服务型企业有商贸、旅店饮食、物流仓储、广告媒体、会展服务、旅游咨询等企业。此类企业规模不大，部门较少，人员相对较少。岗位群体包括管理者、业务人员、行政服务人员。岗位主要为前台秘书、部门经理助理、接待客服专员、资料文员等，岗位类别较单一。综上所述秘书岗位主要有文员助理、专员、专业秘书三大类。

三、商务文秘专业岗位工作任务分析

通过调查了解文秘专业岗位组成及工作任务分析表如下。

四、商务文秘专业培养目标与专业方向调整建议

从上面调查结果看：中山大部分中小型民营企业秘书分工不是太细，往往集秘书工作、行政人事管理、生产后勤质量管理、宣传活动管理、数据统计、法律事务、营销财务多种工作于一身，秘书除了须具备文秘专业知识技能外，还要掌握与秘书工作相关联的知识技能。大型民营企业秘书多数在不同部门从事秘书工作中部分专职工作。由此可见综合秘书和专门秘书是中山民营企业秘书需求的主要类型。针对秘书具备能力调查得出的数据如下。

可以看出秘书岗位对人才能力多元化或多面手要求越来越高。过去培养目标过于单一，培养方向过窄，大大制约了秘书人才培养。商务文秘专业培养目标可调整为培养适应当地经济发展建设需要，具备良好文秘专业基本知识和专业技能，具有良好职业道德、具有较好人际交往沟通与组织协调能力、书面口头表达能力、办公设备使用能力、计算机信息处理能力、执行能力和合作能力等基本技能；能在企事业社会团体从事办公事务、接待、文档资料管理、会议管理、文书撰写、行政人事后勤管理、数据管理、生产质量管理、公关商务宣传活动管理等工作的文员助理、专员秘书等中高级文秘专业技能人才。

五、文秘专业课程设置存在问题及新课程体系构建

通过对课程与工作关联性、实践性课程开设等问题调查，了解到课程设置存在的主要问题是：文化基础课过多，过分强调理论课程，不注重理论与实践教学的合理安排；部分专业类课程难度大实用性差，教学内容陈旧，教学设计编排不能体现工作过程。课程设置滞后实际需要，和就业实际需要存在较大差距，课程设置未结合当地产业背景，企业管理课程及办公软件应用课程过少。建议以工作岗位分类及工作任务分析为依据，将课程设置调整为职业公共能力课程、职业通用能力课程、职业特定能力课程、职业拓展能力课程。

六、文秘专业课程设置建议

第一，职业公共能力课程设置以够用实用为主。删除文化基础课，开设人际沟通、口语表达、应用文写作、英语口语与函电、职业生涯规划、求职面视指导、团队合作、统计方法等实用性强的课程；也可开设插花、茶艺、品酒、交际舞、音乐欣赏、形体、职业形象设计、中国传统文化、西方文化等人文素养课程。第二，减少理论性过强过难课程，加强职业通用能力课程实践性教学环节力度。文档管理、会议事务、商务礼仪、综合事务、接待事务等课程可提取校外企业典型工作任务和案例为教学资源素材，以一体化课程形式授课。安排学生参与校内活动组织策划，以礼仪队和学校管理机构为依托，让学生参与学校管理。以技能节专业竞赛促进实践教学开展；也可走出校园定期组织参观，协助企业整理文档或承办企业活动；举办企业专家讲座、邀请企业兼职教师承担教学，校企合办校中公司等形式活化职业通用能力课程学习。第三，强化职业特定能力课程，增加企业管理课程。如生产管理、人事后勤管理、销售管理、客户管理、跟单管理、采购管理、库存管理、客服管理、数据管理、企业活动管理、商务管理课程。第四，适度增加职业拓展能力课程。一是加大与秘书工作相关办公软件课程比重。秘书工作与计算机操作密切相关，适度增加EXCEL在行政人事生产管理中的应用、Office高级应用、Powerpoint文档演示应用、CAD图文管理应用、Photoshop企业宣传应用、网站建设应用、网络办公等计算机软件高级应用课程，同时增加上机课，强化学生运用计算机解决问题的能力。二是加强企业管理软件课程学习。秘书工作涉及各种企业管理软件使用，如OA办公系统、ERP、SAP企业管理软件，这类课程可增进学生对企业运行管理的了解，训练学生使用企业管理软件进行企业管理的能力，提高学生信息处理能力。三是适当增加行业背景课程。调查得知80%以上公司都要求秘书最好具有相关行业背景知识，可增加中山当地特色经济和五大支柱行业知识背景课程，当地经济发展概况和当地人文地理等综合性课程四是职业拓展能力包括会计管账能力、组织管理能力、企业分析策划宣传营销能力、法律事务处理、电子商务管理等能力。课程设置要有所体现。可开设会计出纳实务、企业法律、企业文化宣传管理、品牌管理、市场营销、电子商务、商务谈判、组织行为学、社会心理学等适量选修课程。

参考文献：

[1]杨喜军，刘小年.谈基于就业岗位群和职业岗位群的高职文秘专业岗位能力定位[J].高教论坛，2012，（2）

9.管理文秘的接待工作 篇九

秘书学是一门研究秘书活动及其规律的应用性学科，秘书活动在我国历史悠久，但我国古代对于秘书活动的研究多为零散的、局部的。①西方现代秘书学传入中国之后，我国秘书学飞速发展，研究范围和研究方法都有了很大拓展，而且取得了较为丰硕的研究成果，但是秘书学的研究一直没有和管理科学的理论相联系、相结合，行政文秘的日常管理工作缺乏科学管理理论指导。因此，把管理学的思想和理念应用到行政文秘的日常工作中，就变成了当今秘书学研究急需开拓的领域。

一、行政文秘的自我管理

行政文秘的自我管理对于自身素质增强、业务能力的提高，具有重要作用。文秘从业人员如能进行良好的自我管理，也有利于更加顺利的开展日常工作，更好地辅助领导进行决策。

(一)彼得·德鲁克的自我管理理论

管理学家彼得德鲁克于1954年提出了“自我管理”的管理哲学理论，所谓自我管理，是指个体或群体计划、组织、协调、控制自身的活动，以期望更好地达到自己的目标;也就是个人对自己本身，自己的目标、心理、思想、行为等要素进行的管理，自己把自己组织起来，自己管理自己，自己约束自己，自己激励自己。②这个理论对于行政文秘自我管理具有重要意义。

自我管理的构成包括六个方面，分别是：

1.了解自身优势。

通过反馈分析的方法了解自身优势和长处，即做某件事时，个人对可能产生的结果进行预期并加以记录，经过一段时间以后，对结果进行反馈分析。通过反馈分析可以实现：(1)分析自己需要改善的技能，完善自身长处。(2)集中自身优势，将精力放在自己擅长的领域。

2.了解自身的行为方式。

包括：分析自己在沟通中扮演什幺角色，是倾诉者还是倾听者;认识清楚自己的学习和工作方式的特征，了解自己善于独立完成工作还是与他人合作完成工作。

3.了解自身价值观。

个人价值观与组织价值观不要求完全一致，但须大致相同，并能够互相并存。每个人的成长环境不同，有着各不相同的价值定位，要认清自己的价值观，与组织价值观和谐共处，营造一个融洽的工作环境。

4.了解自身归属。

所谓归属是指个人应把握清楚自己的价值观、劣势、优势，并清楚自己的归属，在机会来临时必须紧紧抓住，以取得事业成功。

5.了解自己应该贡献什幺。

即善于分析形势需要什幺，想要实现什幺样的工作结果以及如何完成工作。面对工作任务要认真分析，在现实状况下应该如何利用自己优势和工作方式，最有效地完成工作。

6.对关系负责。

个人必须充分了解上级、同级和下级的表达方式、价值观和优势，以提高沟通效果，并建立良好的人际关系。大多数人都需要与他人合作，而且只有与他人合作人们才能更有效率。

(二)“自我管理理论”对行政文秘的启示

自我管理理论对于行政文秘有效提高自身素质、增强业务能力具有非常重要的意义。行政文秘在日常工作和生活中要经常进行反思，按照自我管理理论的六个组成部分进行自我管理，具体如下：

1.行政文秘要充分了解自身优势

自我管理理论主要要求自我管理者要做到以下两方面：(1)分析自己需要改善的技能，完善自身长处。(2)集中自身优势，将精力集中在自己能力强或知识丰富的领域。

2.行政文秘要了解自身的行为方式

行政文秘在自我认知的基础上要弄清自己属于“阅读型”还是“倾听型”的人、是擅长独自完成工作还是和别人合作一起完成工作。根据自己的性格特质进行信息搜集、建言献策等工作，确定自己擅长的学习和工作方式，用更高效的方式进行学习和工作。

3.行政文秘要对自身价值观有一个清晰的认识

因为每个人的成长环境不同，所以每个人都有各自的价值定位，这是自己职业规划和人生规划的前提。行政文秘要根据自己的价值观选择从业单位和行业，从而在一个和谐的`价值环境下开展工作，实现人生价值。

4.行政文秘要了解自身归属

行政文秘只有了解自己的优势、价值观、行为方式，并清楚自己的归属，才能抓住机遇，有一个良好的职业前景。行政文秘在弄清自己的行为方式、价值观和优势之后，要进行自我定位，确定自己的归属，顺利地开展工作就是水到渠成的事了。

5.行政文秘要协调各方关系

行政文秘需要承担维系人际关系的责任。文秘工作者需要接受一个事实，那就是其他人与我们一样都是独立的个人，有各自的处事方式，要相互包容;同时要了解他人的长处、做事方式、价值观，以便在工作中发挥各自优势，协同互助。

二、管理学中的“SWOT”分析法

(一)SWOT分析

SWOT分析即优势(strengths，S)、劣势(weaknesses，W)、机遇(opportunities，O)和威胁(threats，T)的分析，从根本意义上说是一个决策过程，最早是由美国旧金山大学的管理学教授在20世纪80年代初提出来的。③具体如下：

1.S(Strength优势)是内部因素，具体包括：有利的竞争态势;良好的形象;较强的能力;良好的人际关系;领导的器重;良好的职业发展前景等。

2.W(Weakness弱势)是指在竞争中相对弱势的方面，具体包括：观念落后、思想不灵活、学历低、单位内部存在人际矛盾等。

3.O(Opportunity机会)是组织机构的外部因素，具体包括：提升学历的机会、能够帮助公司接到新订单、领导的关注等。

4.T(Threat威胁)也是组织机构的外部因素，具体包括：新的竞争对手;组织市场紧缩;行业政策变化;经济衰退;市场偏好改变;突发事件等。

10.办公室文秘管理人员工作职责 篇十

一、认真执行公司的各项管理制度、昊龙员工手册，自觉遵纪守法，廉洁奉公，对企业负责，对主任负责。

二、负责各种文件的起草、装订及传递工作；及时处理上级文件的签收、传递、催办；做好文件的回收、清退、销毁工作；做好文秘档案收集管理及保密工作。

三、负责领导阅示、印发、坑口证件、资料复印的管理工作，配合人事、后勤管理人员，开据车辆报修单、油单、出差单、派车单、炸材证明等相关证明。

四、负责管理好印鉴、电脑、报刊、邮发信件，办公用品计划、记录、台账登记盘点工作。

五、配合后勤管理人员做好上级有关部门到矿山检查指导的后勤服务工作。

六、七、负责共同管理好办公室、图书室，会议室的卫生管理工作。收集信息积极参与通讯社稿件的收发，办理专刊，协助工会开展好企业文化建设。

八、完成领导及主任安排的其他工作。

办公室文秘管理人员工作职责

九、认真执行公司的各项管理制度、昊龙员工手册，自觉遵纪守法，廉洁奉公，对企业负责，对主任负责。

十、负责打印公司文件、通知、决定、请示、报告、计划、总结，各类文件、材料的归类管理工作。

十一、负责来文登记、领导阅示、印发、坑口证件、资料复印的管理工作，配合人事、后勤管理人员，开据车辆报修单、油单、出差单、派车单、炸材证明等相关证明。

十二、负责管理好印鉴、电脑、报刊、邮发信件，办公用品计划、记录、台账登记盘点工作。

十三、配合后勤管理人员做好上级有关部门到矿山检查指导的后勤服务工作。

十四、负责共同管理好办公室、图书室，会议室的卫生管理工作。

十五、收集信息积极参与通讯社稿件的收发，办理专刊，协助工会开展好企业文化建设。

十六、完成领导及主任安排的其他工作。

办公室秘书工作职责

一、在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。

二、负责各种文件的起草、装订及传递工作；及时处理上级文件的签收、传递、催办；做好文件的回收、清退、销毁工作；做好文秘档案收集管理及保密工作。

三、做好各种会议的记录及会务工作。

四、办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜。

五、做好单位印章管理，按规定开具介绍信。

六、做好来访接待工作。

七、做好联网微机管理工作，每天定时开机接收文件；做好信息收集及报送工作。

八、负责本单位办公用品的采购和供应工作。

11.管理文秘的接待工作 篇十一

一、必须充分地认识到信访接待工作的重要性、必要性

搞好信访接待工作，首先要提高对信访接待工作的认识。要充分地认识到信访接待工作的重要性、必要性，认识到信访部门是党联系人民群众的桥梁和纽带，是党征集、获取群众信息的重要渠道，是展示党的形象的重要窗口，是解决人民群众疾苦的桥头堡垒。要认识到从事信访接待工作，同样是关系党事业发展的一项重要工作，是人民群众所需要的一项重要工作。只有充分认识其作用、地位，才能在开展这项工作中具有强烈的责任感和紧迫感，才能快速进入工作角色。

二、要对信访接待工作有满腔的热情

这种热情可分为两种，一是对信访接待工作的热情视同对党的热情一样，这种热情不是冲动的，也不是假装的，而是发自内心深处的。这就是常谈的信访工作情感。二是要热情接待来访群众，使他们有一种宾至如归的感觉，因为来访群众是抱着对党的信任而来的，是抱着对我们检察机关的信任而来的，是有苦衷、有困难才来的，对信访工作人员寄予极大的期望。人民群众是我们党生存发展的根基，来访群众是信访接待工作服务的首要对象，他们需要我们像亲人一样，在他们遇到困难的时候，能帮助他们排除、疏导、解释。可以说热情接待是搞好信访接待工作的基础，是接待群众来访的良好开端。

三、要具备一定的忍耐性

来访群众大部分觉得自己有冤屈，受到不公平的对待，思想郁闷、抵触情绪比较大。有的反复来访、多次来访，有的来访人提出的问题要求过高、过急，且与当时政策、法律以及规定要求不相吻合，对接待人员的解释答复稍不满意就会发脾气。遇到这种情况，接待人员要有一颗平和、善良、真诚的心，要把人民群众的需求当做自己的需求，把人民群众的关注点当做本职工作，态度积极、充满感情地对待人民群众的合理诉求。真正做到每办一件事，每办一件案，每一次执法活动，都要换位思考，换位体会人民群众的感受，在能够让人民群众满意的细节上多做工作，在可能引起人民群众不满意的问题上防微杜渐。同时，应当有相当的耐心，要不厌其烦地听他们倾诉。尤其是那些对党的政策和国家法律、法规似懂非懂，性格又固执的来访者，一定要耐着性子听其言表，反复地为其解释说明，不能用挖苦、讽刺等刺激性语言去激怒来访者，切忌和他们发生争吵、厮打，因为这不但消化不了原有的矛盾，而且还会造成新的矛盾，甚至可能会酿成突发事件。

四、要具有丰富的业务知识

从当前来访的内容上看，来访群众有的是来咨询，有的是来提出问题，有的是来寻求公平，但也不排除无理纠缠。来访所涉及的问题有历史的，有涉及法律法规的，有涉及政策文件的，有因家庭婚姻的，有因就业就学就医的，还有的是混合交叉型的，形形色色，林林总总。我们在接待群众时，要针对不同的对象、不同的问题及时地作出判断，辨清种类，抓住重点，分别给予说明和解释。要做到这一点，就要求信访接待人员要不断地学习，丰富自己的知识，力争把自己变成一本政策法规的“百科全书”，只有这样才能在接待工作中得心应手。

五、要具备接待策略

策略指的是方法、步驟及技巧。接待策略只有在工作实践中不断地思考、摸索和总结，才能慢慢地体会和领悟。接待策略主要体现在：1.要及时分清轻、重、缓、急，抓住主要问题，抓住主要矛盾，找准突破口解决问题。2.要及时判断来访者的意图，及时弄清来访者为何而来，要达到什么目的，判明他们提出的问题属于什么范畴，对应该由自己详听、详记、详释的问题，要做到细听、细释；对需要协调处理的问题要给予答复；凡不属于自己处理范围的问题要给予热情引导。3.语言表达要准确、简练、委婉，切忌简单粗暴。尽量让来访者理解、支持、接受我们接待处理的答复，尽量避免因方法、技巧上的失误造成新的上访或越级上访。

六、要有大局意识、责任意识

12.接待上访工作中的思考 篇十二

上访的主要原因

医务人员的服务态度问题:医务人员的服务态度好坏是发生医疗纠纷的一个重要因素。尽管医疗行政部门已经三令五申不许对待患者冷、硬、顶、推, 但仍有一些医务人员对待患者态度冷漠, 给患者造成心理上的阴影, 如果在诊疗过程中再让患者有不满意之处, 于是患者就到医院上访, 甚至起诉医院。

医院的医疗收费、药品回扣问题:很多办理出院结算的患者家属针对收费情况总是提出异议, 尽管有关部门通过微机管理程序给患者出据了结算清单, 但对于医疗处置中一些收费项目患者还是有不清楚的地方, 需要医务人员细致耐心的解释。个别疗区护士工作责任心不强, 或者是因为相互倒班交接不清, 造成重复报费的现象, 给患者带来经济负担;药品回扣问题也是最主要的问题, 目前我国在医药购销领域中, 有一大批的所谓“医药代表”, 他们长期“奔波”在各家大大小小的医院“前沿”, 对于他们的“层层”劳动付出, 换来的是不菲的收入, 这个收入来自于疗区里患者所使用的药品, 临床医生在药品回扣利益的诱惑下, 开药不能完全从患者的实际病情出发也就在所难免了, 对于有回扣的药品总是能“积极主动的”开出。

医疗技术水平和责任事故问题:医院的医疗技术水平受到医疗队伍整体水平和医学发展水平的限制。患者作为一个复杂的有机体, 病情千差万别, 就医过程中容易出现一些预料之外的情况。医学上的难题也是比较多, 在治疗过程中医患双方经常会产生分歧。还有的医生法律意识淡漠, 术中发生的问题本应和家属沟通并要求签字, 结果有时只是口头告知, 导致事后家属要求赔偿。还有时医生的工作做的不够细致, 本应把术后有可能发生的一切后果告知家属, 让他们有个心理准备, 但是因为疗区的工作繁忙, 医生没有给家属耐心的解释术后可能出现的问题, 没有让家属认真阅读手术知情书, 就草草地签字了, 术中出现一些问题, 或者是术后出现一些个体差异, 其实都是在所难免的, 但是家属因为没有之前的心理准备, 不能接受这个现实, 就跟院方产生了纠纷, 个别家属在医院办公区大吵大闹, 影响医疗机构正常的行政办公, 甚至向医院无理索赔。

医患之间的红包问题:这是一个备受社会关注的热点问题。据上访患者反映, 多数人认为, 只有术前交了红包心里才有底, 患者间还互相宣传, 在疗区造成恶性循环, 这就给一些职业道德差的医生以可逞之机。手术成功后, 一切顺利, 患者不会有反映, 否则, 遇到手术不成功或是在治疗过程中遇到不满意的地方, 就会在上访、医疗纠纷期间把某些医生收受红包的情况说出来, 导致加深医患矛盾。

医院信访部门积极应对上访患者

患者及家属上访对于医院来说不能算是一件坏事。它作为一种工作动力可以促使医院管理者及时发现问题, 正确解决问题, 从而改善和提高医疗服务质量, 实现经济效益和社会效益双赢。

众所周知, 医院的最大优势在于临床, 最大的资源是患者。而创造临床优势和赢得患者市场的关键则是高水平的医疗队伍和一流的服务质量。谁不以患者为中心, 不以提高医疗质量为主题, 谁就必将是时代的落伍者。医务工作者是人道主义的楷模, 对深受病痛折磨的患者理应视同亲人, 给予精心的治疗和热情的服务, 设身处地, 想患者之所想, 不遗漏每个细节, 这样医患之间的关系就会融洽, 现代的医务工作者, 不仅仅是要求学好本专业的知识技能, 还要善于表达, 先了解所管患者的病情, 再用自己所掌握的医学知识通俗易懂的讲给患者及家属, 让他们对自己的病情有个基本的了解, 这样也会更好的配合医生完成治疗工作, 做到这些才能使医院在激烈的市场竞争中立于不败之地。

接待患者上访的工作岗位是医院面向社会的窗口, 做好上访接待工作也是“患者市场”的需要。市场经济决定患者是医院的“上帝”。因此, 对于患者的上访投诉问题, 我们必须重视。应建立和健全接待患者上访的组织机构, 选拔有一定思想政治工作基础, 有涵养, 懂医学, 从事或兼职医疗工作的干部出任这项工作。

依法治院, 不回避矛盾, 不掩饰过错, 是赢得患者市场的关键[2]。努力提高医疗质量, 强化服务意识, 亲密医患关系, 将是使患者上访变为医院发展动力的根本保证。

摘要：目前, 患者的法律维权意识、角色意识与证据意识都在不断增强, 而且新闻媒体对一些医疗单位的丑恶现象报道的日益增多, 因此上访患者越来越多。面对倡导以人为本, 要求人性化服务的大环境, 怎样正确对待和妥善解决医患之间产生的矛盾和纠纷, 就成为医院发展致关重要的一环。本文就怎样正确对待和妥善解决医患之间产生的矛盾和纠纷作一简单介绍, 以期望对未来工作有所帮助。

关键词：上访,医患关系,纠纷

参考文献

[1]赵秀梅.构建和谐医患关系, 创建美好就诊环境[J].中国社区医师, 2012, 10 (29) :347.

13.文秘专业班级管理模式的改革实践 篇十三

关键词：班级管理,专业发展,企业文化,创新

随着社会的发展, 我国秘书行业已形成庞大的职业群体, 社会对秘书工作的需求越来越高, 特别是加入WTO以后, 为适应经济全球性、信息网络化的国际大环境, 需要大批实用型的高素质秘书。在珠三角地区, 用人单位对秘书的需求量更是逐渐增大, 对秘书的专业化要求越来越高。而中职校文秘专业学生就业前景却并不乐观。据调查, 就能力而言, 90%用人单位看重的是秘书人员的个人工作能力, 即能够有效完成事情的效率 (做的能力) , 76%的单位将人际沟通协调能力、口头表达和书面表达能力放在文秘人员能力要求的第一位 (悟、说、写的能力) ;就学历层次而言, 98%的企业需要大专或本科以上学历, 一般不会选择中技生。因此, 作为文秘中技班教师和管理者来说, 在这样严峻的形势下如何培养综合素质高的文秘实用型、复合型人才, 如何创新人才培养模式是亟待解决的问题和努力的方向。

一、研究的理论依据

1. 马斯洛需求层次理论

其理论认为一个人最高层次的需求就是自我实现的需求, 即自我价值的体现。职业生活浓缩人生精华, 人生价值就是在职业生涯中体现的。一个职业人通过专业化成长, 最终实现职业生涯的成功, 才能完成自我价值的实现, 满足最高层次的需求。

2. 环境育人的理论

教育环境历来为古今中外的教育家所重视。环境在个体人格形成中起决定作用, 教育在个性形成中起主导作用。“近朱者赤, 近墨者黑”、“时势造英雄”等强调的就是环境对人才成长的影响。

二、研究的方法和主要内容

研究方法主要包括:一是教育调查法。通过前期调研和相关问卷的调查, 掌握学生相关背景, 收集相关数据。二是活动研究法。通过各项活动的展开, 探索学生专业化成长的方法和策略。

研究的内容包括:一是班级学生关键职业能力 (悟、说、做、写) 的分步训练。二是专业化特色的班级文化建设。三是班级文化与企业精神的融合。

三、研究的具体实践及成效

研究阶段即学生在校的两学年。确定了班级目标, 有计划、分阶段、分步骤进行了班级管理, 推进班级建设, 形成了具有企业精神的班级专业文化。

1. 第一学年研究过程

(1) 凝心聚力, 创建班级制度文化。开学之即, 引导大家结合文秘专业要求, 积极讨论, 拟定了班级理念、奋斗目标、口号、班训等一系列班级最高“纲领”。接着, 组建“专业职能班委会”。根据班级专业、学生个人意愿、特长、职业目标等对常规班委会进行了重新架构, 在全班组建了一个虚拟的秘书工作部门, 下设各个具体职能小组 (按秘书工作的“三办”来划分) , 如图1所示:

这样的组织架构保证了班级顺利运转 (各项秘书工作) 、实现功能 (锻炼专业技能) 、完成使命 (形成职业素养) , 让学生在模拟的工作环境中逐步树立角色意识, 在实际活动 (工作) 中提高相应的技能 (礼仪接待、信息处理、文书处理、事务管理、会务管理等) 。架构图呈动态变化, 成员可随时进行调整, 以利于技能得到全方位的训练。在后来的班级活动中, 各小组 (秘书部门) 以组长 (秘书长) 为核心发挥了各自的职能, 各项工作 (活动) 运作良好。最后, 出台“专业化”班级手册。结合学校的量化管理系统, 参照秘书工作的职业标准对各小组的工作要求进行了规定, 以小组为单位对各组的出勤、仪表、上课、宿舍、学习等日常行为以及各组的活动、活动效果, 进行全面细致的量化考核。定期召开“员工”会议, 根据量化分进行“绩效”考核, 纳入学期总评。

制度的执行、监督和评价有力促进了班级建设, 学生在这种赏罚分明的氛围中感受到竞争的压力, 激发了进取心和拼搏的斗志。

(2) 齐心协力, 共同打造“秘书”部门。因为学校对本专业的重视, 本班教室就是一间仿真的文秘工作室。顺势而为, 由“事务组”牵头, 各小组协作, 大家对“工作室”进行了更专业化的“形象包装”。在“工作室”的前方张贴了“6S管理”原则, 它是现代企业行之有效的现场管理理念和方法;在“工作室”的两侧, 张贴了秘书工作要求;在教室后方开辟了一块专业自留地, 内容有知名企业介绍、专业优秀人才事迹的宣传、本专业需要的素质材料等 (时时更新) 。整个过程共同设计、布置, 教室变成了一个蕴含浓厚企业文化氛围的“秘书工作部门”。

在这样充满“企业味”的环境中, 企业的核心理念, 给班级学生一种精神力量的吸引、感染和熏陶, 学生触景生情、因美生爱, 逐渐培养了对专业认同感, 激起了对专业学习的兴趣。

(3) 培养角色意识, 进行岗位认知教育。由初中毕业生转变为秘书班的学生, 这首先是一个角色认同的过程。由礼仪组提议、经过共同商议, 班级定制了一套色泽、款式基本符合办公室文员的职业装作为班服, 学生在班会、集体活动、节日、纪念日等重要日子都着职业装。班服的统一, 为学生在职业着装上起了规范作用。接下来在班级进行了一场《着装的TOP原则》讲座, TOP分别代表时间 (Time) 、场合 (Occasion) 和地点 (Place) , 即着装应该与当时的时间、所处的场合和地点相协调, 让着装更优雅自信。整个过程由“会务组”统筹安排组织, 老师现场演示, 收到较好效果。

在这些活动体验中, 学生深刻体会到良好的个人职场形象是走向成功的第一步。学生对秘书专业有了初步认识, 培养了一定的秘书角色意识, 学生对秘书行业的期望值和向往度增加, 踊跃参加学校各个社团, 工作努力。

(4) 抓“说”入手, 进行分步训练。笔者设计了系列主题并加以实施。串词演讲→名字谈故事→漫画解说→照片背后的故事→广告鉴赏和创作→采访→新闻发布会→流行歌里的诗词韵味→模拟推销等, 设计思路由词到段、由说到演、由单向到综合、由简单到复杂, 内容贴近生活。或个人或组合、或说唱或歌舞, 形式不拘一格。演讲完毕师生共同评分, 成绩纳入各人的量化考核中。这样从兴趣上加以引导, 从制度上加以保障, 收到不错的效果, 学生当众说话的胆量和口才日渐提高。另外, 利用每天的早读课对学生“说”能力进行长期训练, 同时使学生受到美好情感的熏陶。

学生对秘书这一职业也有了更深层次的思考, 加深了对专业的情感, 培养了自信心和成就感, “说”的能力大大提升。由于以上措施的保证执行, 收到了预期的效果, 班级建设朝良性轨道发展, 这一切为学生适应职业、适应职场奠定了一定基础。

2. 第二学年上半年研究过程

(1) 以“做”为重点, 提高学生的办事能力。学生各小组根据自己组的职能特点策划了主题活动。礼仪组的《礼仪风采表演秀》、事务组的《秘书工作的一天》《假如我是领导》等、文书组的《秘书认识你我她》《文书拟写比赛》等、会务组的《生日宴会》、《模拟开业典礼》等, 时间跨度一学期, 做到了周周有活动、次次有主题、人人都参与、融知识性、竞赛性、体验性于一体。

在反复的训练活动中, 学生的办事能力逐渐提高, 在“做”的实践过程中得到巩固, 学生获益匪浅。除此之外, 要求她们积极参加学校举办的各种活动。这些实践活动极大丰富了学生情感、增强了表现力、提升了气质, 巩固了专业思想, 为日后的发展积淀了知识能力,

(2) 校外实训活动, 与企业真正接轨。这是班级与企业的一次真正的合作, 以往的实训都是安排在校内实训室进行, 而这次给学生提供了一个真实的企业工作环境、真实的工作任务, 突破了常规的实训方式, 是班级专业化管理与企业融合的一次有益尝试。在这次综合职业素质的硬练兵活动中, 学生培养了高效的工作效率、严谨的工作作风, 提高了职业技能。

通过鼓励学生参加学校各项活动, 通过组织“专业味”浓的丰富多彩的主题活动, 突出了专业特色, 开阔了学生视野, 学生的悟、说、做等关键技能有了长足的进步。学生专业素养逐步积淀, 为自己职业生涯的发展奠定了坚实的基础。

3. 第二学年下半年研究过程

(1) 帮助学生分析自己, 树立职业理想。这个学期是学生由在校学习转向顶岗实习的过渡期, 笔者向学生发放《自我个性特征分析》问卷, 引导学生对自己的兴趣、气质、性格等进行正确自我分析, 明白自己的优势特长、劣势不足;鼓励学生参加《职业规划设计比赛》, 结合自己所学专业对自己进行清晰定位, 树立远大的职业理想。

(2) 指导学生进行职业规划, 引导顺利过渡。在学期末, 系里统一组织了多场求职应聘会, 虽有之前的诸多就业指导, 但部分学生仍出现了迷茫、犹豫、彷徨, 甚至烦躁不安、恐惧等情绪。笔者及时组织学生召开了《我的命运我把握, 我的前途我做主》座谈会, 帮助同学们运用学过的秘书知识“5W1H”原则, 对目前阶段自身的专业知识和能力结构以及外部社会环境、市场对文秘人才的需求、各家企业对员工的具体素质要求等各方面进行系统全面地分析, 制定详实的职生涯规划。到放假之前, 顶岗实习的学生经学校推荐和自己应聘都顺利找到了合适的单位, 而且基本是和专业对口的文职工作, 状态良好, 就业稳定。

(3) 重点训练“写”技能, 进行总结提高。“写”融合了读、悟、思等多种思维活动, 梳理思路、总结提炼、反思提高, 它实质是一个探究的过程, 也是各种能力的综合体现, 因此将之放在最后一期。当然, 各种能力的训练和提高是相辅相成的, 并不是简单的割裂, 这里是强调侧重点。系刊《同行》创刊号的编辑出版是对学生“写作”能力的一次大考验。期间经历宣传发动、搜集材料、采访、写稿、汇集、定刊名、提炼、修改、编辑、审核、排版、印刷、分发等, 尤其是写稿这一环节, 付出了相当的精力和笔力, 学生体验了文书工作的全部过程, 也见证了两年来扎实的专业熏陶和秘书技能的提升。

四、研究成果

反思两年的实践研究, 构建了一个融入企业精神的专业化班级, 通过组织丰富多彩的各项活动, 分步训练了学生的关键技能, 学生的专业素质得到发展, 沟通交流能力、团结合作精神得到提高, 学生得到了专业发展。

在理论方面, 探索了班级管理的新途径, 为职校班级管理提供了理论资源。一个优秀班级具有的特征有班级目标、班级制度、沟通交流、团结协作、积极上进、凝聚力、创新等;现代企业文化的特征概括起来也有结果导向、注意细节、人际导向、团队定向、进取性、稳定性、创新冒险等。它们其实是一一对应的, 如班级目标—结果导向, 沟通交流—人际导向, 积极上进—进取性, 凝聚力—稳定性等, 表现在对员工职业素养的要求就是优秀的合作精神、团队精神、强烈的敬业乐业精神、责任意识、认真的工作态度、过硬的专业技能等, 这充分说明班级文化与企业精神是高度吻合的。因此, 无论是教育管理还是企业管理, 它们的内涵实质是一致的, 即培养人才的过程, 人才的核心素质就是“责任、坚持、竞争、创新”等, 这就是班级精神、企业精神。笔者对职校班级管理模式的探索, 即遵循这个原则和思路, 可以简单概括为“一个核心 (校企融合) , 两个提高 (学生职业技能提高、教师教研能力提高) , 三轨并行 (班级发展、个人专业成长、企业精神凝聚) , 四位一体 (悟、说、写、做一体) 。”如图2所示。

在上述图中, 班级文化的建设过程就是学生职业技能提高的过程, 学生通过走专业化成长的道路成为职业人进入企业, 融入到企业文化中去, 最终形成企业精神。所以, 企业和教育说起来是两个不同的领域, 看起来也毫不相干, 但是, 在职业学校却能得到完美地融合, 可以用著名经济学家钟朋荣教授的一个公式“教育管理+企业管理=现代学校管理”来表示。在当今职教改革背景下, 职校班级管理就应该从企业管理的理论、观念、思路、原则、方法中获得有价值的启发, 以“工学结合”为切入点, 强化学生综合职业技能, 围绕现代企业所需的人才来管理班级, 建立鲜明的企业特色人才培养模式, 将学生培养成为深受现代企业欢迎的实用型、复合型人才。

参考文献

[1]王水玉.引入企业文化打造学校品牌[J].当代教育论坛:校长教育研究, 2008, (1) .

[2]邓利华.3Q6S企业管理模式在职校班级管理中的应用[J].中国职业技术教育, 2009, (19) .

14.高校文秘工作要做到“五个要” 篇十四

关键词：高校文秘要求

0引言

文秘人员是领导的参谋和助手。从某种意义上说，秘书行为和领导行为是一个整体，或者说是领导行为的延伸。因此，作为一名合格的高校文秘人员，必须做到“五个要”。

1宗旨要明确

办公室主要职能就是当好参谋、搞好服务。一要为领导服好务。不管是参与政务，还是管理事务，都要贴近领导意图，把握领导的思想脉搏，想领导之所想，急领导之所急，充分发挥办公室工作的主动性和创造性，不断提高服务质量和工作效率：二要为班子服好务。建立健全工作联系制度，形成与各部门、各系常交流、多协商的工作机制，营造融洽、和谐的内外部工作环境，三要做好“上传下达”。加强与各教研单位的沟通与协调，既要把领导意见、上级精神传达下去，又要收集、整理好各部门的工作情况，及时向领导汇报；四要做好日常服务。要树立全心全意为人民服务的思想，自觉地把师生对办公室的满意度作为检验工作成效的最高标准，做到“热情服务、微笑服务、主动服务、耐心服务、文明服务”，做到“来有迎声、走有送声“，做到办理、咨询一样热情，对生人、熟人一样和气，对老师、学生一样尊重，忙时、闲时一样耐心，坚决杜绝“门难进、脸难看、话难听、事难办”的简单粗暴、推诿拖延等不良作风，树立“热情、文明、勤政、高效的良好形象。

2重点要突出

办公室工作的重点概括起来就是耍做到“六个字”.一是快。领会精神要快，对上级文件或领导讲话要迅速组织学习，及时把握精神实质：落实行动要快。对领导交办的事或重大活动要迅速拿出实施方案，对每项工作都要及时作出反馈；彰显效益要快，既要讲究效率，又要产生实实在在的效益。二是严。工作纪律要严明，按照工作制度严格要求自己，不能违反制度办事；工作程序要严密，科学合理地划分岗位职责和工作流程，做到环环相扣，确保工作不脱节；形象要严谨，做到从大处着眼、从小处着手，言谈举止注意场合，接待来人来访讲究方法，老老实实做人、扎扎实实做事。三是细。按照细心、细化、细致的要求，注意自己的一言一行、一举一动，坚持高标准，严要求，从点滴做起，从细微小事做起。四是实。要想实事、说实话、出实招、使实劲、求实效，对认准的路子要一走到底，不解决问题决不放手、不见到实效决不收兵，切实把嘴上说的、纸上写的、会上定的，变为具体的行动、实际的效果。五是勤。做到脑勤，勤于思考，善于发现问题及抓住问题的本质，手勤，多动手，善动手，不断提高自身的文字能力，做好各项活动的文字保障；嘴勤，多请示、多汇报，避免错误理解领导意思：脚勤，多深入调查，随时掌握各方面的工作动态，便于及时为领导提供详细情况。六是好。总的要求就是要取得一个好业绩，得到一个好评价，产生一个好影响。重点是要紧紧围绕领导的重大决策、重大工作，把协调、沟通、参谋、督导等职能充分发挥到位、保障到位，从办文到办会，再到办事，每一项、每一环都做到万无一失，不出现一丝一毫的差错。

3精神要塑造

精神的力量是無穷的。任何单位、任何人都离不开精神的支撑。要塑造四种精神：一是团结和谐的精神。团结是和谐的基础，团结出实力、团结才有力量，同志之间都要讲团结、识大体、顾大局。要具备大海的胸怀，能够想别人不敢想的事、容别人不能容的事、吃别人不能吃的亏；二是敬业奉献的精神。一个人只有热爱自己的工作，才会全身心地投入到工作中。要倍加珍惜干事的平台，倍加珍惜干事的机遇，倍加珍惜干事的资源，以百倍的热隋和忘我的激情，竭尽全力、尽其所能地把工作做好；三是务实创新的精神。务实是前提，创新是关键。既要脚踏实地、一步一个脚印，又不因循守旧、固步自封，工作上敢于创新、勇于创新：四是快捷高效的精神。就是既要讲究效率又要讲究效益，坚持“好”字当头，做到好中求快、快中求稳、稳中求进。

4目标要高远

从办公室来说，就是要实现“四个一流”：一是铸造一流的激情。激情是创新工作、追求卓越的活力所在、动力所在，高昂的激情来自崇高的理想。办公室工作人员平时工作很辛苦、很劳累，但作为“首脑”机关的干部，要更加严格要求自己，时刻牢记自己的责任和使命，带着感情、充满热情、满怀真情地投入到办公室各项工作中，真正把工作看成是一种责任、一种价值、一种追求、一种希望，既志存高远，又脚踏实地，始终保持蓬勃的朝气，始终保持高昂的斗志，始终保持良好的精神状态，使办公室真正成为展示工作风貌的“窗口”。二是锻造一流的服务。强化一流的服务理念，就是要强化奉献、效率、宗旨、创新的理念；培养一流的服务队伍，就是要带头当学生、做常人、勤务实、干事业、敢开拓、讲奉献、负责任、严律己：提供一流的服务质量，就是要确保领导满意、基层满意、群众满意。三是塑造一流的形象。就是要建设“学习型、责任型、服务型、效能型、廉洁型”的机关，在综合考评中夺取第一名。四是创造一流的业绩。就是耍把心思和精力真正用在想工作、干事业上，不说空话、不讲大话，扎扎实实干好每一项工作，做好每一件事情，增强工作的主动性、预见性、针对性和有效性，做到各项工作都有新思路、新举措、新突破。

5制度要落实