商务活动中的电话礼仪常识和规范

商务活动中的电话礼仪常识和规范（精选9篇）

1.商务活动中的电话礼仪常识和规范 篇一

1 礼仪在商务拜访中的重要作用

礼仪, 作为一种行为准则, 在工作和社交中起到重要的润滑剂作用。在一定程度上, 礼仪可以直接影响商务拜访的成败, 它在商务拜访中有着至关重要的作用。

1.1 博得好感, 增添机会

商务拜访是开辟市场的一个重要环节, 而在该拜访活动中, 客户对于拜访者的印象和感觉直接决定了拜访的成败和业务推广的机会。一个不守时间约定、举止粗俗轻慢、态度嚣张跋扈、言语乏味

嗦的拜访者很难得到客户的认可和认同, 即使其推广销售的产品确为佳品, 亦会令人退避三舍, 另择他人。而一个遵约守时、彬彬有礼、态度谦逊、善于察言观色之人更易博得客户好感, 增添合作机会。

1.2 展现素质, 塑造形象

内在的素质可以通过外在的行为举止、言语谈吐、仪容服饰等载体加以体现。在进行商务拜访时, 拜访者倘若知礼懂礼, 并能运用礼仪, 以此规范自身言谈举止, 选择能代表个人和企业形象的适宜服饰, 合礼传达对客户的尊敬和重视, 不仅可以在塑造良好个人形象的同时展示自身素质修养, 更能直接影响拜访的质量。

1.3 融洽感情, 促进沟通

在商务拜访中若能关注礼仪细节、重视礼仪技巧, 关心体贴入微、问候暖人心扉、称呼热情得体、言语生动精炼, 则自然会逐渐加深与客户的感情交流, 使双方感情更为融洽, 更能让客户酒逢知己、话遇投机, 畅所欲言。在融洽的沟通中自然可以收获更多更有利的信息, 进一步强化拜访的效果。

2 商务拜访中较易忽视的失礼问题

随着商务拜访日益增多, 人们也越来越重视礼仪在商务拜访中的重要作用, 拜访者在言谈举止方面也不断改善强化, 然而难免仍存有疏漏之处。商务拜访中常见失礼问题如下:

2.1 预约失当, 影响拜访

任何一次商务拜访在被拜访者看来都会有一个主观评价, 必须接待或可有可无。对于必须接待的拜访, 成功的预约可以为随之而来的拜访奠定愉悦的感情基调。对于可有可无的接待拜访来说, 预约既可以使之欣然应允, 也可以使之冷漠拒绝, 将拜访扼杀在摇篮之中。

部分商务人员忽视预约, 直接无约而至, 成为不速之客, 令客户心烦厌恶。部分商务人员实施预约, 然态度生硬、语气强硬, 如直言“我想于本周三下午三点去贵公司就某事拜访您”, 虽未忘礼貌用语, 但犹如上对下般直接知会, 并无协商, 令人如鲠在喉, 反感不快。部分商务人员过于进取, 在预约中遭拒不懈, 死缠烂打, 反复提约, 最终令客户避之不及。

2.2 亲切失度, 过于随意

商务人员在拜访中为与客户快速建立较融洽的情感, 有时候需要刻意主动打破两人之间的常规社交距离, 拉近彼此间的心理距离。但有些商务人员不分对象, 在拜访中无论是对外向随和的客户, 还是偏内向传统的客户, 一律亲切有加, 宛如多年老友, 频繁调整为好友间的亲密空间距离, 在言语举止上也毫不见外, 过于随意, 明显失度, 引起客户反感, 影响拜访效果。

2.3 耗时过长, 适得其反

一次成功的拜访应该把时间尽量控制为半小时之内。有些商务人员在拜访客户时, 或在拉近情感上做过多铺垫, 或准备不足介绍产品不够流畅, 致使拜访超过半小时, 但主要目的尚无达到, 使拜访显得冗长, 徒增客户不悦之感。有些商务人员在拜访客户时, 或想反复强调, 加深客户印象, 或看交谈尚且融洽, 想乘胜追击。这样极有可能会适得其反, 弱化拜访已产生的成果。

3 商务拜访中需要注意的礼仪技巧

在一次成功的商务拜访中, 礼仪技巧尤为重要, 特别是一些人们容易忽视的细节。把握好以下这些礼仪细节, 可以一定程度上提升拜访的质量。

3.1 委婉预约, 诚意尽显

预约对于拜访的发生与否起着决定性作用, 也在一点程度上影响拜访的质量。因此在实施预约时要可以考虑以下几种方式:

其一, 提升档次法。一般情况下, 客户会认为来拜访自己的商务人员职务越高, 资历越老, 说明其所代表的企业对自己越重视, 档次也越高, 拜访成功的可能性也越大。因此, 职务较低、资历较浅的商务人员在预约时不妨多用此法, 即告知客户, 你是受公司某高层之托, 代表该高层去拜访对方。这样不仅可以让客户觉得自己受到重视, 更能使其对于你在公司里的地位和话语权有较好的联想, 有利于提升拜访的成功率。

其二, 客户决定法。虽然说预约是由拜访者主动发起的, 但是这并不代表拜访者在预约和拜访中就占有主动权。事实上, 有经验的拜访者经常是在自己尽力促成拜访的同时, 适当地将拜访的时间、地点等因素的决定权交给客户。多用些“您什么时候比较方便”、“您近几天何时有空”等语句会让客户觉得主动权在自己手中, 感觉自己是受到尊重的。

其三, 迂回预约法。如果有些客户以近期很忙, 没有时间为由来拒绝拜访, 那么不妨干脆采用迂回预约法。也就是首先确定一个较远的时间, 这样可以减少客户的抗拒心理, 然后在距离该时间较近的某一天致电确认。当然确认的结果极有可能是遭到拒绝, 但是在此基础上再提出预约, 约个较近的时间成功率会高出许多。

3.2 彬彬有礼, 注意形象

商务拜访的过程中应始终给客户展示彬彬有礼的整体形象。在具体拜访的过程中, 可以遵循以下方法:

其一, 品味彰显法。以得体合宜的外在形象和稳重谦逊的内在涵养来彰显自我品味, 给人以良好印象。深色的西服套装搭配黑色的皮鞋, 并以袜色作为过渡, 以浅亮的衬衫相配提升商务人员的精神状态, 配之以与衬衫西装两色相同色系颜色构成的斜纹领带, 使全身色彩协调, 神采飞扬。再以自信稳重的仪态动作, 亲切和善的面部表情, 专注热忱的眼神交流, 生动幽默的话语特色塑造内外合一的良好形象, 令客户好感油然而生。

其二, 适度亲切法。对于初次见面或见面次数不多的客户, 商务人员在拜访时可以通过一些公关技巧亲切地拉近彼此之间的距离, 但是必须因人而异, 点到即止。切不可故作熟悉, 任意妄为。亲切自然的交际之道和客随主便的拜访之礼必须同时加以体现。

3.3 有效沟通, 适时告辞

拜访时间以半小时为佳, 时间过长有时反而会弱化拜访效果。因此, 在拜访的时间控制方面需要注意以下两点:

其一, 准备充分, 言之有物。对于自己推广的产品和拜访的目的有清楚全面的把握, 提前准备好沟通的思路和各类所需材料, 确保拜访时在做完必要的情感铺垫后即可条理清楚、言语精炼地陈述主题。

其二, 注意信号, 适时告辞。半小时仅是常规时限, 有些由于一些突发事件, 或因交谈中出现意料之外的障碍, 客户频繁出现看表、更换坐姿等下意识举动, 此时商务人员应主动提出告辞, 给客户留下善解人意而非难辞之客的最后印象, 为下一次拜访打好基础。

参考文献

[1]余中艳.现代商务礼仪[M].武汉大学出版社, 2007.

2.电话礼仪普通常识 篇二

打电话

1、时间控制在三分钟，不要占用对方太多时间。

2、在事先约定的时间拨打，或者对方方便的时间。

三分钟掌握必知的电话礼仪

3、不要在假日以及每天的晚10点至早7点致电给对方，除非事情紧急。

4、首先自报家门，确认对方是你找的人之后，问候对方。

5、询问对方是否方便;说明来电事宜。

6、结束通话前简短总结通话关键点，礼貌结束通话。

三分钟掌握必知的电话礼仪

二、接电话

接自己的电话

1、尽量不要让铃响超过三声，时间久未接听要及时抱歉。

2、自报家门，询问对方来电事宜。

三分钟掌握必知的电话礼仪

3、勿忘道别。礼貌说“再见”、“回头联系”、“保持联系”等。

4、同时有两个电话时，可先对通话对象说明原因，请求其稍后片刻，然后立即去接听另一个电话，接通之后向对方说明目前不方便接听，稍后回电。

三分钟掌握必知的电话礼仪

代接电话的情况

1、热情礼貌，自报家门，确认不是找自己的电话后告知对方暂时不在座位，询问是否需要代为转达。

2、不做包打听，切勿向对方刨根问底，尤其是不要旁听别人通话。

3、如果需要代为转达或留言，则需要记录“来电时间、对方姓名、联系方式、具体事宜”。

三分钟掌握必知的电话礼仪

关于你的手机

1、手机平时要放在公文包里，或者上衣口袋;

2、会谈或者会议中手机要关机或者调成振动;

3、公共场所接打电话不要大声喧哗;

4、接听私人电话的时候要去办公室外面或者迅速结束，不要影响其他人的工作。

3.小学生电话礼仪常识 篇三

2.先挂电话的人：状态较高的人先挂起。如果长者先挂，当他们寻求帮助时，他们会被要求先挂。

3，不要用手机传递重要信息，重要信息较好采访。

4.不要在医院或机场使用手机，以免影响机场和医院的电子设备。

5.当您致电时，请注意，在某些地方，不允许使用手机。例如，禁止加油站，餐馆，酒吧，剧院，电影院和火车行李站使用移动电话。

6.不使用手机时，请锁定手机按钮以防止意外拨打特殊电话号码，如119,110,120。

7，不是所有人，不要借用别人的手机。

8，手机音调的音调较好是上升，让你快乐，温柔，礼貌，没有特别的东西较好较好省略，直接打个招呼。

9.在公共场合，移动电话处于振动状态，您不应该公开呼叫。不要通过电话拍摄他人。

10.如果是固定电话，请放下电话，否则声音肯定会抹去你面前的好照片。

11.如果你按免提，你必须告诉对方。

4.职场办公室接听电话的礼仪常识 篇四

公司接电话应该是非常正规的，在礼貌称呼之后，先主动报出公司或部门的名称。如：“您好，羽西公司。Can I help you?”如果是一位秘书，则应说：“您好!这里是(某先生∕小姐)办公室，我是(名字)。Can I help you?”切忌拿起电话劈头就问：“喂!找谁!”

如果一时腾不出空来，让电话响了四次以上，拿起电话就应先向对方致歉：“对不起，让您久等了。”

第一种情形，说：“我就是，请问您是哪位?”

第二种情形，接话人说：“他要旁边，请稍候。”

第三种情形，接话人则说：“对不起，他刚好出去。您需要留话吗?”切忌只说一声“不在”，就把电话挂了，打电话人需要留话，应清晰地报出姓名、单位、回电号码和留言，但要注意言语简洁，节约时间。

“现在与您交谈合适吗?”_____你还要考虑到别人是否方便与你在电话中长时间交谈。

要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声“再见”，再挂上电话，不可只管自己讲完就挂断电话。 无论什么原因，电话中断，首先打电话的人应该再拨。

如果你和某人在他的办公室谈话，而他突然接到了一个紧急电话，你应该问：“我该出去一会吗?”而他在接电话的时候也应该说：“对不起，我一定要接这个电话。”

当你通话时，注意背景不要太吵。有太闹的电视或收音机，请尽量调轻一点。

当你打长途电话给别人请求帮助，正好对方不在，你应该选合适的时间再打去，最好不要让对方回电，因为对方可能会顾虑到昂贵的电话费。

如果打电话拨错了号码，应当说一声：“对不起，我拨错了号码。”如果接到拨错的电话，应当客气地告诉对方打错了，请他重拨，不要使对方难堪。

秘书须知的职场办公室电话礼仪

如果你用了一个新秘书，应该 教你的秘书有一个良好的电话礼仪，并逐渐把所有要领灌输给她。

首先是让她不要过多地参与你的电话，使你几乎不能直接和来电人联系。为此，作为她的老板，你至少应该给她提供如下的名单：

你的至亲的人_____家人、朋友、医生、老师……那些可以立刻与你取得联系的人。接到这类电话，秘书会说：“我知道老板很想立即与你通话。”

你的重要客户______如果你有时间就和他们通话。如果暂时没有时间，秘书应说：“我知道老板很想接你的电话，他现在正在接另一个长途电话，等他处理完，我会叫他打回电给你的。”

此外，还要教你的秘书怎样将电话转给其他的人。换句话说，让她多了解公司，什么人是负责什么事的，以便当你不在的时候，她可以知道将电话转给其他也有能力解决此类问题的人。

留意时间差

我在美国的家，有时候在凌晨5点，会接长途电话，这实在是太没有礼貌了。打国际长途尤其要注意时间差。

若你真的十分需要在半夜打电话，可以看看当地的电话公司有没有Call Waiting的设备，以便让别人知道有没有人打电话给他。

时间选择，包括选择打电话的时间和电话交谈所持续的时间的长短。除了要紧事或事前约定好，一般不在早上7：00以前或晚上10：30以后打电话，以免影响人家休息。同时还应注意到各个国家和地区的时间差。比如美国，东海岸和西海岸就有3个小时的时差。夏威夷和东海岸有8个小时的差别。

不要煲“电话粥”

当你有急事，对方一直战线，你一定会心急如焚。然而，你自己是否也曾有过煲“电话粥”的情形呢?打电话，切忌喋喋不休、不分重点、唠唠叨叨、说个没完，而要简明扼要，节省时间。

电话交谈所持续的时间，以谈话内容多少来定：事多则长，事少则短。如果不是预约电话，时间须5分钟以上的，那么就应首先说出自己的通话大意，并征询对方现在讲话对对方是否合适;若不方便，就请对方另约时间。

5.商务礼仪中的安全距离常识 篇五

内容简介:“安全距离法”就是在双方还没有开口说话前，尊重对方有“自主空间”的要求。商务工作中人与人相处，除了以“语言”表达沟通信息外，“肢体语言”也占了重要的作用，适当的保持一定的安全距离也很重要。下面我们就来看看商务礼仪中的安全距离吧。

例如，当客人进入店内时，店员让客人先舒放一下身体，随意浏览商品。约一两分钟后，若客人发出声音询问，或者抬高眼神寻找店员时，这时就表示客户欢迎店员靠近他（她）的“自主空间”了。

例如，办公室的同事们，不论是主管，还是平级的同事，也都有默契的、属于个人的“自主空间”，通常是以自己办公桌为中心的方圆几步内。当我们有事去协调或交办时，一定要站在对方的领地之外，让他（她）有足够的安全感。

例如，当主管匆匆从外面进入办公室时，最好不要马上跟他讨论事情，真有急事商量也需要等他休息几分钟，然后敲敲他的门，后市站在距他办公桌一米处，问道：“我方便跟您讨论一件事吗？”

6.接听电话的规范语言礼仪 篇六

一、问候语句：

如“您好”、“早上好”、“下午好”、“晚上好”、“节日快乐”、“新年快乐”、“圣诞快乐”等。

二、询问语句：

询问打电话者时，口气一定要保持谦虚、客气、友好，语气要和蔼。如：

“请问先生您贵姓？”

“我可以知道您的姓名和公司名称吗？”

“请问，您需要我为您做点什幺吗？”

“请您稍等片刻，我通知经理来接听您的电话好吗？”

“您的吩咐我已经记录下来了，现在复述一遍给您听行吗？”

“很抱歉，经理暂时不在，需要给他留言吗？”

“请问，您可以留下您的电话号码和住址吗？”

三、应答语句：

回答问题时，在语句和口气上要带有谢意，因为别人能打来电话是对您公司的信任。还要让人感觉到您在回答问题时的微笑和诚意。在任何时候都不要断然拒绝别人，即使是对难以满足的要求，也只能婉言谢绝。常用的应答语有以下几种，如：

“很高兴能为您服务。”

“谢谢，请多提宝贵意见。”

“请放心，我一定将您的意见转达给我的上司。”

“好的，我们一定遵照您的吩咐去做。”

“请不要客气，这是我应该做的。”

提供电话礼仪相关信息。介绍公司职员接听电话时的规范语言。

四、道歉语句：

A、当工作中出现差错或失误时，一定要诚心诚意表示歉意，并尽力挽回公司的形象；如：

“实在对不起，是我们不小心碰撞了您的物品，请您多原谅。”

“对不起，让您久等了。”

“很对不起，是我们没有给您解释清楚，产生误会，还请您多原谅。”

B、当不能满足对方的要求或对方还不能完全理解公司的规定时，应先道歉再解释缘由，请对方予以理解及合作。如：

“对不起，我们暂时还没有开展此项服务，如果您有此项要求，可向值班经理提出，我们尽力为您解决。”

“对不起，总经理暂时不在，您是否需要给他留言呢？”

“不好意思，打搅您了。”

“对不起，我没听清楚，请您再重复一遍好吗？”

五、感谢语句：

如：“谢谢您打电话来。”

“感谢您的宝贵意见，我们一定会认真研究并改进工作的。”

7.商务活动中的礼仪规范有哪些 篇七

握手时首先要注意握手的先后顺序，一般应遵循“尊者先”的礼仪原则。即职位高者和职位低者握手时，职位高者先伸手，职位低者后伸手;年长者和年轻者握手时，年长者先伸手，年轻者后伸手;男士和女士握手时，女士先伸手，男士后伸手。此外，在主人迎接客人时，主人要先伸手，表示友好和欢迎;客人提出离开时，客人先伸手，表示感谢和告辞。

握手时需要站立起来与别人握手以示尊重，不跟坐着跟人握手，会被认为是傲慢和妄自尊大。握手的标准姿势是双腿直立，上身略向前倾，伸出右手，四指并拢，拇指张开与对方相握。如果不是与对方特别熟识，尽量不要双手与别人握手。

握手的时间也需要把握。在一般的交往中，握手的时间不要太短，也不要太长，一般应控制在3-5秒。时间太短，会被认为太过敷衍，仅仅是出于客套、应酬，走过场而已;时间太长，尤其是第一次见面，或者是与异性握手，则被认为是热情过度，别有企图。

8.商务礼仪之电话礼仪 篇八

接电话礼仪

接听电话不可太随便，得讲究必要的礼仪和一定的技巧，以免横生误会。无论是打电话还是接电话，我们都应做到语调热情、大方自然、声量适中、表达清楚、简明扼要、文明礼貌。

1、及时接电话

一般来说，在办公室里，电话铃响3遍之前就应接听，3遍后就应道歉：“对不起，让你久等了。”如果受话人正在做一件要紧的事情不能及时接听，代接的人应妥为解释。如果既不及时接电话，又不道歉，甚至极不耐烦，就是极不礼貌的行为。尽快接听电话会给对方留下好印象，让对方觉得自己被看重。

2、确认对方

对方打来电话，一般会自己主动介绍。如果没有介绍或者你没有听清楚，就应该主动问：“请问你是哪位?我能为您做什么?您找哪位?”但是，人们习惯的做法是，拿起电话听筒盘问一句：“喂!哪位?”这在对方听来，陌生而疏远，缺少人情味。接到对方打来的电话，您拿起听筒应首先自我介绍：“你好!我是某某某。”如果对方找的人在旁边，您应说：“请稍等。”然后用手掩住话筒，轻声招呼你的同事接电话。如果对方找的人不在，您应该告诉对方，并且问：“需要留言吗?我一定转告!”

3、讲究艺术

接听电话时，应注意使嘴和话筒保持4厘米左右的距离;要把耳朵贴近话筒，仔细倾听对方的讲话。

最后，应让对方自己结束电话，然后轻轻把话筒放好。不可“啪——”的一下扔回原处，这极不礼貌。最好是在对方之后挂电话。

4、调整心态

当您拿起电话听筒的时候，一定要面带笑容。不要以为笑容只能表现在脸上，它也会藏在声音里。亲切、温情的声音会使对方马上对我们产生良好的印象。如果绷着脸，声音会变得冷冰冰。

打、接电话的时候不能叼着香烟、嚼着口香糖;说话时，声音不宜过大或过小，吐词清晰，保证对方能听明白。

5.用左手接听电话，右手边准备纸笔，便于随时记录有用信息。

打电话礼仪

打电话时，需注意以下几点：

1、要选好时间。打电话时，如非重要事情，尽量避开受话人休息、用餐的时间，而且最好别在节假日打扰对方。

2、要掌握通话时间，

打电话前，最好先想好要讲的内容，以便节约通话时间，不要现想现说，“煲电话粥”，通常一次通话不应长于3分钟，即所谓的“3分钟原则”。

3、要态度友好。通话时不要大喊大叫，震耳欲聋。

4、要用语规范。通话之初，应先做自我介绍，不要让对方“猜一猜”。请受话人找人或代转时，应说“劳驾”或“麻烦您”，不要认为这是理所应当的。

手机使用注意事项

在手机越来越普及的今天，我们在使用手机时，应遵循以下几点原则：

1、不要在医院或者是在机场用手机，以免影响机场及医院的电子设备。

2、打电话时，请注意一下，有些地方是不允许使用手机的。如加油站，一些餐馆，酒吧，剧院，电影院以及火车行李站都禁止使用手机。

3、当不使用手机时，请锁住手机按钮，以防意外拨打诸如119、110、120等特殊的电话号码。

接、打电话常用礼貌用语

1.您好!这里是×××公司×××部(室)，请问您找谁?

2.我就是，请问您是哪一位?……请讲。

3.请问您有什么事?(有什么能帮您?)

4.您放心，我会尽力办好这件事。

5.不用谢，这是我们应该做的。

6.×××同志不在，我可以替您转告吗?(请您稍后再来电话好吗?)

7.对不起，这类业务请您向×××部(室)咨询，他们的号码是……。(×××同志不是这个电话号码，他(她)的电话号码是……)

8.您打错号码了，我是×××公司×××部(室)，……没关系。

9.再见!(与以下各项通用)

10.您好!请问您是×××单位吗?

11.我是×××公司×××部(室)×××，请问怎样称呼您?

12.请帮我找×××同志。

13.对不起，我打错电话了。

14.对不起，这个问题……，请留下您的联系电话，我们会尽快给您答复好吗?

9.商务交际中的电话礼仪 篇九

商务交际中的电话礼仪

电话形象

第一，时间和空间的选择：休息时间别给人家打电话，晚上10点之后早上7点之前，没有重大的急事别打电话。

第二，通话的态度：语言、表情、动作;

第三，通话的内容：有什么事就说什么事，有多少事就说多长时间。

座机的使用

打电话之前写好备忘录：

准备好通话时的.文件和需要的相关资料，以及随时记录的笔、本，养成记录的好习惯;

查阅对方电话号码，确认无误;讲求“效率”，长话短说，通话要简明扼要、突出重点、要点。

接听及时，铃响3声将电话接起;

礼貌应答：“你好!××公司”;

接到打错的电话，应温和友好地告诉对方：“对不起，您打错了。”

电话完毕后要道“再见”，并等对方先挂断电话后再挂电话，话筒要轻轻放下。

手机的使用

随着手机的日益普及，无论是在社交场所还是工作场合放肆地使用手机，已经成为礼仪的最大威胁之一，手机礼仪越来越受到关注。

越来越多的礼仪专家把手机归纳为“基本社会公共礼仪”。我国也有越来越多的公共场所，诸如飞机上、音乐会堂、会议进行中、汽车驾驶途中、医疗诊室，宣布手机为不受欢迎者。

1、手机的携带

正式的场合，切不可有意识地将其展示于人，如把它们握在手中，别在衣服外面，放在自己身边，或有意当众对其进行摆弄。

恰当的放置位置：

一是随身携带的公文包里;

二是上衣的内袋里，或是开会的时候交给秘书、会务人员代管，也可以放在不起眼的地方，比如手边、背后、手袋里，但最好不要放在桌子上

2、手机的使用在公共场所不要使用手机;

保证畅通;

重视私密;

注意安全;

短信礼仪。

手机短信礼仪

(1)发短信一定要署名

(2)短信祝福一来一往足矣

(3)有些重要电话可以先用短信预约

(4)及时删除自己不希望别人看到的短信

(5)上班时间不要没完没了发短信

(6)发短信不能太晚