监理文件档案资料管理规定

监理文件档案资料管理规定（11篇）

1.监理文件档案资料管理规定 篇一

监理文件资料主要包括：

1、勘察设计文件、建设工程监理合同及其他合同文件；

2、监理规划、监理实施细则；

3、设计交底和图纸会审会议纪要；

4、施工组织设计、（专项）施工方案、应急救援预案、施工进度计划报审文件资料；

5、分包单位资格报审文件资料；

6、施工控制测量成果报验文件资料；

7、总监理工程师任命书、开工令、工程暂停令、复工令、开工/复工报审文件资料；

8、工程材料、设备、构配件报验文件资料；

9、见证取样和平行检验文件资料；

10、工程质量检查报验资料及工程有关验收资料； 11、工程变更、费用索赔及工程延期文件资料；

12、工程计量、工程款支付文件资料；

13、监理通知、工作联系单与监理报告；

14、第一次工地会议、监理例会、专题会议等会议纪要；

15、监理月报、监理日志、旁站记录；

16、工程质量/生产安全事故处理文件资料；

17、工程质量评估报告及竣工验收监理文件资料；

18、监理工作总结。

2.监理文件档案资料管理规定 篇二

如何更好地利用监理身份, 以先进的信息技术手段最大限度地提高各类特定业务的效率, 并在整个信息系统工程项目实施过程中能不断调整和优化各方责任、权利和利益, 这是信息系统工程监理必须承担的责任。为此, 本文作者通过总结多年的监理经验, 将实际项目运作过程中遇到的电子文件管理问题加以深入探讨, 致力于监理企业电子文件的信息化管理及其办公自动化领域的研究。

众所周知, 一个信息化系统工程建设过程中, 不可避免会产生大量的过程文档, 做好现场记录, 留有过程记录, 是一个项目实施过程的鉴证, 也是项目结束后可追溯的途径之一。传统的纸质文档信息处理的时间性、灵活性和准确性无法满足档案工作发展的需要, 档案信息处理的广度和深度不够、信息共享程度低、存放空间巨大, 对于空气、阳光、温度、湿度等保存环境的要求也较高。而电子文档以计算机盘片、磁盘、磁带和光盘等化学磁性材料为载体, 记录文字、数据、图形、图像等材料, 能被计算机识别、处理, 并可在网络上传递。电子文档的存储密度高、容量大、体积小、通过互联网技术可以在极短的时间里从任意地点进行查阅, 管理方便。但电子文档无法与纸质文档的原始性、真实性相比, 更对设备保存度要求高。

可见, 在项目建设过程中, 如何将纸质文档与电子文档融合发展是势在必行的。办公自动化技术使人们处理、传输信息的能力大大提高, 电子文档的信息具有流动性、公开性, 因此在项目管理过程中需要做好相关软件的管理工作, 可以通过计算机网络技术实现电子文件网络归档, 通过专用软件对文件信息进行分类排序、自动索引和数据统计等工作, 根据计算机的系统顺序号, 对相应的纸质文档标注相同的档案号。

本文作者所在的监理企业, 在每个信息化建设项目组中配备专业的文档管理员, 每个项目具有一个专属的共享邮箱, 按照各参建方划分板块, 以供现场各参建单位信息的及时上传和共享, 每日由监理方的文档管理员及时截屏保存过程记录。一来避免因现场各类琐事而频繁召集各方人员开会而造成的时间浪费, 确保了信息的及时性、公开性;二来确保了现场文档的可追溯性, 为现场各类推诿现象保留了充分的证据。同时, 作者所在监理企业具有成熟的文档关系平台, 为现场工程师提供了可靠的文档管理和信息共享。一来确保项目过程记录的真实性、可靠性和凭证性;二来对公司保留业绩和积累培训素材提供了大量的基础资料。该平台为不同级别的监理人员设定不同的权限, 为不同项目开辟专属空间, 为每个项目各参建单位和项目周期中不同阶段划分不同板块。文档管理员只须及时将现场的各类文档上传至这个文档管理平台, 公司派专业管理员对该文档管理平台进行维护, 避免因现场文档丢失对项目造成的不可估量的后果。另外, 对于现场需要签字盖章的文件, 均采用扫描或拍照的方式, 留下图像资料, 一并上传至共享邮箱和企业文档管理平台, 为项目实施过程留下原始记录证明。每个项目结束后, 由文档管理员对项目过程中的所有电子文档进行刻盘、对纸质文档继续胶装后, 提交到公司档案部进行归档、备份。作者通过利用现场公共邮箱和公司后台文档管理两套电子文档信息化管理手段, 大大提高了项目的文档管理效率, 充分发挥了监理方在各类现场纠纷中协调力度, 真正做到公平、公正, 不仅维护了建设方和承建方双方的合法权利, 更促进了整体项目的顺利进行, 得到了各参建单位的一致认可。归档文件也为企业增加了大量业绩的证明资料, 在历年的各项资质审查过程中, 为企业赢得了业内管理机构的高度评价。

目前, 市场上已有大量成熟的文档管理软件, 主要是针对档案信息化软件建设开发的应用软件和系统软件, 档案信息化基础软件应具备数据库系统和档案管理系统。数据库系统包括数据库、数据库管理系统和数据库管理员, 数据库系统可实现数据共享、数据冗余度少、数据的独立性高、数据实现集中控制、一致性和可维护性。档案管理软件的基本要求包括符合标准规范、具有一定的灵活性和可扩充性、较高的数据处理和检索性能、开发性、易用性、安全性、可靠性、数据的相对独立性和可迁移性;档案管理软件的功能要求满足数据管理功能、整理编目功能、利用查询功能、辅助实体管理功能、安全保密功能、系统维护功能。

信息系统工程监理过程中的文档更需要具有价值性、实用性、开放性、特色性, 这些文档可谓是监理企业重要的智力资产。随着信息化的迅猛发展, 信息系统工程中电子文件的应用也越来越受到建设单位和监理企业的重视, 但实际项目中, 电子文件的信息化管理常遇到以下问题:海量存储、管理困难、查找缓慢、文件版本混乱、安全性低、共享及时性差等问题。因此, 如何将项目建设过程中电子文件的信息化管理以及办公自动化适应信息化监理项目的管理流程和业务流程至关重要。为此, 作者建议在开发针对监理企业电子文件的信息化管理及办公自动化软件前要明确需求、认真论证, 要因地制宜、正确定位, 要明确目标、科学分析, 要与国家、地区、行业的信息化整体规划相衔接。并在开发过程中, 着重使用各类信息安全技术, 如身份鉴别、访问控制、信息加密、电磁泄漏发射防护、信息完整性校验、抗抵赖、安全审计、安全保密性能监测、入侵监控、边界防卫技术、安全反应技术、数据库安全和其他信息安全技术。确保文件信息系统安全、保密、完整、可用、可控和不可抵赖的特殊性。

摘要：作为信息系统工程的监理企业深知监理工作的核心内容是“四控、三管、一协调”。大部分的信息系统工程监理教材中对质量控制、进度控制、投资控制、变更控制、合同管理、信息管理、安全管理, 以及组织协调这八大核心问题进行了详细的解析。在此, 本文作者主要针对监理企业在整个工程监理活动中电子文件的信息化管理以及办公自动化这一问题进行阐述, 目的是为了提高信息化系统工程监理工作的规范性、连贯性、可追溯性, 以及通过对电子文件的信息化管理, 来提高项目整体的协作效率。

3.如何做好电子文件的档案管理 篇三

1、电子文件信息与载体的相分离性。电子文件的存放位置不是固定的，而是可以变化的，通过网络在不同的计算机之间相互传递，也可以在不同的载体之间相互复制，而内容却不发生任何变化，信号形态也无任何变化。

2、信息形态的数字化、与非人工识读性电子文件是在计算机中产生和处理的，其信息形态是数字化的。在计算机内部，无论是传输还是运算、存储等处理，电子文件均是以数字编码的形式存在。对于这种经过复杂编码的信息人工无法破译它的含义，只有通过计算机特有的程序解码，使之还原为输入前的状态，才能识读它。

3、对设备的依赖性。电子文件需要依赖于计算机系统，包括计算机硬件、操作系统和软件而具有生命力并发挥作用。从文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现。离开了计算机系统，既无法识读，更无法对电子文件施加任何影响，管理活动便无从谈起。

4、信息的可变性、不安全性。计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点使得对系统中信息的增删、更改和重新编辑都变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出改动过的痕迹。

二、电子文件与档案文件在管理工作中的区别

1、传统的档案工作以纸质文件材料为主，而应用计算机后，电子文件部分地取代了以往的文字材料，它由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盤上进行修改，形成后，马上存贮到办公信息数据中，电子文件与纵横文件之间没有了明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出适合的工作流程及方法，如文件的立卷归档制度等。

2、电子文件和纸质文件相比，归档是一项更为细致、难度较大的工作。

3、由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法内容、标准均将发生变化，电子文件由于制作方便和用户的不同需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

4、纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，所以归档方式的选择至关重要。

三、电子文件的整理

电子文件整理一般包括两个步骤：

1、对分类、排序的组织。就是按照电子文件的管理标准将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一种有序状态。著录标引在整理工作中占有重要地位，其质量好坏，将直接影响未来的电子档案保管和利用。

2、组织建立数据库。首先是对电子文件进行分类和编号。一个单位的电子文件类别是多种多样的，对这些电子文件要进行分门别类地管理，就要进行科学的分类。要按门类划分要求，结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号方案。分类编号就是按照分类编号方案的规定对电子文件进行划分，并给每份电子文件一个固定的唯一的号码，从而使全部电子文件成为一个有机的整体。其次对电子文件的登记。电子文件的整理是电子档案管理和利用等工作的基础。

四、电子文件的归档

1、对电子文件归档的要求。总的要求是:真实、完整，达到档案的功能价值。要做到这一点，首先遵从归档各阶段的规定、标准，如收集积累、鉴定等环节的规定、标准；其次是准确说明配套的软、硬件环境；再次是归档电子文件格式要通用、标准。

2、归档方法。一是将应归档的经过整理的电子文件存入光介质上。二是压缩归档，采用数据压缩工具对网络上应归档的经过整理的电子文件，进行压缩，然后刻入磁光介质上。三是备份系统归档，一般在局域网或其他网络环境下采用。将确定要归档的电子文件在网上进行一次备份操作，就可将归档的电子文件存放在光介质上。

五、电子文件档案管理面临的主要问题

1、电子文件档案的原始性、真实性容易被破坏。保证电子文件的原始性、真实性、完整性的技术难度较大。档案的本质属性是原始记录性。纸质文件内容原始性很容易被确认，而电子文件具有可变性和信息载体的可分离性。计算机内存贮的电子档案无个人笔迹特征，无书写墨迹和新旧的区别，一旦被删改，复制或纂改内容都很难被识别。

2、电子文件档案信息安全问题日益突出，随着全球化、信息化和网络化时代的到来，因特网的全球性、开放性、共享性、动态性发展，使得任何人都可以自由地介入Internet。电子政务系统中大量的政府公文通过Internet发布、高效流转，电子文件档案信息通过网络传送时容易被窃听、泄密、篡改和伪造。同时，电子档案在发送、接收、保管、归档时又面临病毒的入侵。

六、电子文件档案管理问题的对策

1、建立统一的电子文件档案归档基本结构标准。

2、档案管理工作提前介入电子文件档案系统的设计，对于电子文件与电子档案管理系统而言，它和所有档案辅助管理软件有着根本的区别，它承担了电子文件与电子档案从接收、鉴定、保管、利用等全部工作，不仅要具有电子档案的管理功能，而且还具有相当于实体档案库房的保管存储功能。

3、对电子文件法律效力问题的解决?加强立法，确保电子文件的法律效力，使电子文件具有充分的证明力，在已有相关立法的基础上，如《档案法》中，进一步明确电子文件的法律地位，并制定与《档案法》相配套的切实可行的电子文件管理法规及实施细则，保证电子文件的关联性、真实性、凭证性作用，从而保证电子文件的法律效力。

4.建设工程文件和档案资料管理 篇四

1.1工程准备阶段文件：工程开工前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。

1.1.1 包括立项文件，项目建议书审批意见及前期工作通知书、可行性研究报告及附件，可行性研究报告审批意见，关于立项有关的会议纪要、领导讲话、专家建议文件、调查资料及项目评估研究等资料； 1.1.2 建设用地、征地、拆迁文件：选地申请及选地规划意见通知书，用地申请报告及县以上人民政府城乡建设用地批准书，拆迁意见、协议、方案、建设用地规划许可证及其附件、划拔建设用地文件、国有土地使用证等资料；

1.1.3 勘察、测绘、设计文件：工地地质勘察报告、水文地质勘察报告、自然条件、地震调查、建设用地钉桩通告单（书）、地形测量和拨地测量成果报告、申请的规划设计条件和规划条件通知书、初步设计文件图纸和说明、技术设计图纸和说明、审定设计方案通知书及审查意见、有关行政主管部门批准文件或取得的有关协议、施工图及其说明、设计计算书、政府有关部门对施工图设计文件的审批意见； 1.1.4 招投标及合同文件：勘察设计招标文件、勘察设计承包合同、施工招投标文件、施工承包合同、工程监理招标文件、委托监理合同； 1.1.5 开工审批文件：建设项目列入计划的申报文件、建设项目列入计划的批复文件或计划项目表、规划审批申报表及报送的文件和图纸、建设工程规划许可证及其附件、建设工程开工审查表、建设工程施工许可证、技术许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明、工程质量监督手续；

1.1.6 财务文件：由建设单位自己或委托设计、监理、咨询服务有关单位完成，在工程建设前期形成并收集汇编。包括工程投资估算材料、工程设计概算材料、施工图预算材料、施工预算；

1.1.7 建设、施工、监理机构及负责人：由建设单位在工程建设前期形成并收集、汇编，包括建设单位工程项目管理部、工程项目管理部、工程施工项目经理部及各自负责人名单。

1.2 监理文件：监理单位在工程设计、施工等阶段监理过程中形成的文件。

1.2.1 监理规划；

1.2.2 监理会议纪要中有关质量问题，在监理全过程中形成，有关例会和专题会议记录中的内容；

1.2.3 进度控制：包括工程开工/复工报审表、工程延期报审与批复、工程暂停令；

1.2.4 质量控制：包括施工组织设计（方案）报审表、工程质量报验申请表、工程材料/构配件/设备报审表、工程竣工报验单、不合格项处理记录、质量事故报告及处理结果；

1.2.5 造价控制：包括工程款支付申请表、工程款支付证书、工程变更费用报审与签认；

1.2.6 安全控制：包括施工单位资质审查、安全网络计划、各种安全方面联系单、通知单、回复单等； 1.2.7 分包资质；包括分包单位资质报审表、供货单位资质材料、试验等单位资质材料；

1.2.8 监理通知单及回复：包括有关进度控制的、质量控制的、造价控制的监理通知及回复等；

1.2.9 合同及其他事项管理：包括费用索赔报告及审批、工程及合同变更、合同争议、违约报告及处理意见；

1.2.10 监理工作总结：包括专题总结、月报总结、工程竣工总结、质量评估报告。

1.3 施工文件：施工单位在工程施工过程中形成的文件。

1.4 竣工图：工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。

1.5 竣工验收文件：建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。2 建设工程档案概念

在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。3 建设工程文件和档案组成建设工程文件档案资料 4 建设工程文件档案资料载体 a.纸质载体 b.缩微品载体 c.光盘载体 d.磁性载体 归档文件的质量要求 5.1 归档的工程文件一般应为原件；

5.2 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程；

5.3 工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合； 5.4 工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水；

5.5 工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备； 5.6 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm），图纸宜采用国家标准图幅；

5.7 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，计算机出图必须清晰，不可使用计算机印出图纸的复印件； 5.8 所有竣工图均应加盖竣工图章；

5.9 利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变、或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图；

5.10 不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面； 5.11 工程档案资料的微制品必须按国家缩微标准进行制作，主要技术指标（解像力、密度、海波残留量等）要符合国家标准，保证质量，以适应长期安全保管；

5.12 工程档案资料的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰、声音清楚、文字说明或内容准确； 5.13 工程文件应字迹清晰、手续完备，应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字，在不能够使用原件时应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。6 归档工程文件的组卷要求 6.1 立卷的原则和方法

6.1.1 立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内的有机联系，便于档案的保管和利用；

6.1.2 一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷；

6.1.3 立卷采用如下方法：

6.1.3.1 工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；

6.1.3.2 工程准备阶段文件可按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷；

6.1.3.3 监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷； 6.1.3.4 施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷； 6.1.3.5 竣工图可按单位工程、专业等组卷； 6.1.3.6 竣工验收文件可按单位工程、专业组等组卷。6.1.4 立卷过程中应遵循下列要求

6.1.4.1 案卷不宜过厚，一般不超过40mm；

6.1.4.2 案卷内不应有重复文件，不同载体的文件一般应分别组卷。6.2 卷内文件的排列 6.2.1 文字材料按事项、专业顺序排列，同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列； 6.2.2 图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列；

6.2.3 既有文件材料又有图纸的案卷，文字材料排前、图纸排后。6.3 案卷的编目

6.3.1 编制卷内文件页号应符合下列规定：

6.3.1.1 卷内文件均按有书面内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1”开始；

6.3.1.2 页号编写位置：单页书写的文字在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角； 6.3.1.3 成套图纸或印刷成图的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码；

6.3.1.4 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。6.3.2 卷内目录的编制应符合下列规定：

6.3.2.1 卷内目录式样宜符合现行《建设工程文件归档整理规范》中附录B的要求；

6.3.2.2 序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注； 6.3.2.3 责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替；

6.3.2.4 文件编号：填写工程文件原有的文号或图号； 6.3.2.5 文件题名：填写文件标题的全称； 6.3.2.6 日期：填写文件形成的日期；

6.3.2.7 页次：填写文件在卷内所排列的起始页号，最后一份文件填写起止页号；

6.3.2.8 卷内目录排列在卷内文件之前。6.3.3 卷内备考表的编制应符合下列规定：

6.3.3.1 卷内备考表的式样宜符合现行《建设工程文件归档整理规范》中附录C的要求；

6.3.3.2 卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明；

6.3.3.3 卷内备考表排列在主文件卷内文件的原页之后。6.3.4 案卷封面的编制应符合以下规定：

6.3.4.1 案卷封面印刷在卷盒、卷类的正面，也可以采用内封面形式，案卷封面的式样宜符合现行《建设工程文件归档整理规范》中附录D的要求；

6.3.4.2 案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷；

6.3.4.3 档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写；

6.3.4.4 档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号；

6.3.4.5 案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容、案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容；

6.3.4.6 编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者； 6.3.4.7 起止日期应填写案卷内部文件形成的起止日期； 6.3.4.8 保管期限分为永久、长期、短期三种期限； 6.3.4.9 工程档案套数一般不少于两套;6.3.4.10 密级分为绝密、机密、秘密三种。

6.3.5 卷内目录、卷内备考表、卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅画。7 建设工程档案验收与移交 7.1 土建内容：

7.1.1 施工技术准备文件：施工组织设计、技术交底、图纸会审记录、施工预算的编制和审查、施工日志；

7.1.2 施工现场准备：控制网设置资料、工程定位测量资料、基槽开挖线测量资料、施工安全措施、施工环保措施；

7.1.3 地基处理记录：工基钎探记录和扦探平面布点图、验槽记录和地基处理记录、桩基施工记录、试桩记录；

7.1.4 工程图纸变更记录：设计会议记录、设计变更记录、工程洽商记录；

7.1.5 建、构筑或大型设备主要轴线定位放线测量记录、沉降观测记录、变形记录、高程控制记录及水准点一览表、施工中补测的基础资料及主厂房各类位置标高图；

7.1.6 原材料、构件及管子成品的验收的证件与出厂试验报告； 7.1.7 主体结构、重要部位试件和材料检查、试验记录（如混凝土试块、钢材抽样、管子的成品验收等）； 7.1.8 土建、水工施工技术记录、质量评定记录； 7.1.9 土建、水工隐蔽工程与中间检查验收签证； 7.1.10 管道水压试验记录；

7.1.11 预应力混凝土输水管线垒底及基础工程验收记录、厚度检查记录；

7.1.12 灰场、坝址和煤场的地形测量、工程地质、水文地质和水文气象资料；

7.1.13 施工过程的缺陷、质量问题处理、分析与结论性文件。7.2 设备及管线安装内容

7.2.1 设备安装技术记录和签证（包括汽轮机盖、发电机穿转子、变压器吊芯检查与电机、变压器干燥等记录）；

7.2.2 热工和电气仪表、保护、自动、控制装置校验； 7.2.3 电缆敷设记录（包括接头位置、路径）和原始安装记录； 7.2.4 主、再热蒸汽和主给水管道支吊架弹簧安装高度的记录； 7.2.5 注明蠕胀测点、鉴查管段、膨胀指示器、焊口及支架位置的主蒸汽、再热蒸汽及主给水管道系统的单线主体图；

7.2.6 焊接、热处理检验记录和图表、探伤底片、检验报告、焊接工艺评定书、质量评定及总结； 7.2.7 隐蔽工程中间验收记录与签证；

7.2.8 合金钢零部件和紧固件的光谱分析及硬度试验记录； 7.2.9 重要的施工材料（如焊接、保温、蓄电池材质、机油、变压器等）性能证件、抽样化验记录和报告； 7.2.10 分部试运的方案、措施、记录与报告（含接地电阻）和验收签证；

7.2.11 施工质量事故、设备缺陷处理和修补记录与签证； 7.2.12 分部试运前的各级质量检查、验收记录及签证。7.3 设备记录内容

7.3.1 设备图移交清册（电厂主管的不移交）；

7.3.2 备品备件、专用工具移交清单（电厂主管的移交）。7.4 整套启动及系统调试项目 7.4.1 概况；

7.4.2 整套启动试运总结；

7.4.3 启动委员会文件（含重要汇报、讲话）； 7.4.4 机组启动验收交接书； 7.4.5 整套试运分项质量验评表； 7.4.6 建筑、安装质量总评； 7.4.7 安全文明生产检查评定表； 7.4.8 机组整套试运质量总评表。7.5 质检中心站质量监督检查项目签证 7.5.1 主厂房质量监督；

7.5.2 汽轮发电机基础质量监督检查签证； 7.5.3 锅炉水压试验前质量监督检查签证； 7.5.4 汽轮机扣盖前质量监督检查签证； 7.5.5 厂用电受电前质量监督检查签证； 7.5.6 整套启动试运前质量监督检查签证； 7.5.7 整套启动试运后质量监督检查签证； 7.5.8 试生产后质量监督检查签证。7.6 质检站质量监督检查项目签证 7.6.1 锅炉基础质量监督检查签证； 7.6.2 磨煤机基础质量监督检查签证； 7.6.3 主厂房防水质量监督检查签证； 7.6.4 集控室装修质量监督检查签证； 7.6.5 锅炉汽包及联箱质量监督检查签证； 7.6.6 锅炉钢架质量监督检查签证； 7.6.7 锅炉制粉系统质量监督检查签证； 7.6.8 锅炉电除尘负荷升压前质量监督检查签证； 7.6.9 锅炉保温绝热质量监督检查签证； 7.6.10 锅炉引风机质量监督检查签证；

7.6.11 锅炉回转式空气预热器质量监督检查签证； 7.6.12 凝汽器管的胀管和焊接质量监督检查签证； 7.6.13 炉前系统清洗质量监督检查签证；

7.6.14 高低加及除氧器安全伐整定质量监督检查签证；

7.6.15 “四大”管道的安装、焊接、检测、支吊架安装质量检查签证；

7.6.16 调节保安系统的安装试验质量监督检查签证； 7.6.17 给水电动泵组（电动、汽动）质量监督检查签证； 7.6.18 发电机穿转子质量监督检查签证； 7.6.19 油系统复装及油清洗度质量监督检查签证； 7.6.20 接地装置质量监督检查签证； 7.6.21 动力电缆敷设质量监督检查签证；

7.6.22 高压厂用变压器吊芯（罩）检查试验质量监督检查签证； 7.6.23 主变压器身检查安装试验质量监督检查签证； 7.6.24 热控安装质量监督检查签证。

7.7 锅炉压力容器及压力管道安装质量监督检验资料 7.7.1 安装单位应向监检单位提供以下资料供审查： 7.7.1.1 工程合同有关部分；

7.7.1.2 锅炉压力容器及压力管道设计资料、工艺文件、检验资料、焊接工艺评定报告；

7.7.1.3 锅炉压力容器及压力管道安装质量保证手册； 7.7.1.4 施工组织设计与作业指导书；

7.7.1.5 从事锅炉压力容器及压力管道焊接的持证焊工名单（包括持证项目、有效期、钢印代号等）；

7.7.1.6 从事锅炉压力容器及压力管道安装的人员名单；

7.7.1.7 从事锅炉压力容器及压力管道无损探测人员名单（包括持证项目、有效期等）； 7.7.1.8 其他有关资料。

7.7.2 锅炉压力容器及压力管道安装质量监督检查项目按A、B、C点分类： A点：监检保证项目（签字后方可继续施工）；

B点：监检基本项目（未抽检、未到场审查确认后签字）； C点：监检一般项目（自检见证、必要时予以签字确认）。7.7.3 锅炉总体验收时，安装单位和使用单位至少应当提供以下资料：

7.7.3.1 锅炉安装开工申请表； 7.7.3.2 锅炉出厂技术资料； 7.7.3.3 施工技术方案；

7.7.3.4 锅炉安装记录和检验记录； 7.7.3.5 锅炉安装设计变更通知书；

7.7.3.6 承压原材料（含焊材）原始质量证明书和必要的复验报告； 7.7.3.7 锅炉安装质量监督检验资料（由监检单位提供）； 7.7.3.8 锅炉试运行（包括启动调试各阶段）记录； 7.7.3.9 锅炉水处理调试报告。

7.7.4 锅炉压力容器、压力管道的自检检验报告清单； 7.7.4.1 锅炉专业； 7.7.4.1.1 锅炉检验总报告；

7.7.4.1.2 钢结构检验报告包括以下内容： a.部件状况符合报告； b.宏观检验报告； c.大板梁挠度测量记录。

7.7.4.1.3 汽包检验报告包括以下内容 a.部件状况综合报告； b.宏观检验报告； c.表面检验综合报告； d.超声波检验报告； e.厚度检验报告。

7.7.4.1.4 受热面检验报告包括以下内容： a.部件状况综合报告； b.宏观检查报告；

c.焊接接头表面质量综合报告； d.射线检验综合报告； e.超声波检验综合报告； f.光谱检验综合报告； g.厚度检验综合报告； h.热处理综合报告； i.焊口返修统计表。

7.7.4.1.5 锅炉范围内管道、管件、阀门、附件检验报告包括以下内容：

a.部件状况综合报告； b.宏观检验报告；

c.焊接接头表面质量综合报告； d.射线检验综合报告； e.超场波检验综合报告； f.光谱检验综合报告； g.厚度检验综合报告； h.热处理综合报告； i.焊口返修统计表。

7.7.4.1.6 联箱检验报告（含锅炉减温器、汽—汽热交换器）包括以下内容：

a.部件状况综合报告； b.宏观检验报告；

c.焊接接头表面质量综合报告； d.射线检验综合报告； e.超场波检验综合报告； f.表面检验综合报告； g.光谱检验综合报告； h.硬度检验综合报告； i.厚度检验综合报告； j.热处理综合报告； k.焊口返修统计表。

7.7.4.1.7 锅炉机组整体水压试验检验报告包括以下内容： a.现场主要条件检查报告； b.技术资料和文件审查报告； c.水质化验报告；

d.水压试验用压力表校验报告； e.耐压试验报告；

f.水压试验发现问题整改情况检查报告。7.7.4.1.8 锅炉机组整套试运前检查报告包括： a.技术条件检查报告； b.技术资料审查报告。

7.7.4.1.9 锅炉膨胀状况检验报告包括： a.锅炉膨胀状况检验报告； b.锅炉受热面膨胀检查记录。

7.7.4.1.10 安全保护装置及仪表检验报告包括： a.锅炉热工保护试验报告； b.锅炉安全附件检验报告； c.热工仪表保护投入率签证。7.7.4.1.11 化学检验报告包括： a.化学检验综合报告； b.化学清洗结果签证。

7.7.4.1.12 锅炉资料审查报告包括： a.锅炉制造资料审查报告； b.锅炉安装资料审查报告。7.7.4.2 压力容器 a.压力容器检验总报告； b.宏观检验报告；

c.压力容器外观及尺寸检验报告； d.射线检验综合报告； e.超声波检验综合报告； f.表面检验综合报告； g.厚度检验综合报告； h.耐压试验报告；

i.压力容器安全附件检验报告； j.压力容器自动及保护装置检验报告； k.压力容器技术资料审查报告。7.7.4.3 压力管道 a.部件状况综合报告； b.宏观检验报告；

c.焊接接头表面质量综合报告； d.射线检验综合报告； e.超声波检验综合报告； f.光谱检验综合报告； g.硬度检验综合报告； h.金相检验综合报告； i.厚度检验综合报告； j.热处理综合处理； k.耐压试验报告； l.蠕胀测点记录； m.焊口返修统计表； n.压力管道技术资料审查报告。8 移交公司的工程竣工技术档案资料

移交公司的工程竣工技术档案资料除应交电厂或业主工程竣工技术资料外，还包括以下资料： 8.1 技术交底记录、安全交底记录； 8.2 作业指导书（施工措施）及安全措施；

8.3 混凝土全过程控制跟踪记录、钢筋全过程跟踪记录及焊接全过程跟踪记录；

8.4 承发包合同、协议书、招投标文件及租赁文件； 8.5 开工报告及批复；

8.6 施工及试运期间应有设备消缺、修补与更换记录、设备消缺单的统计；

8.7 声像资料应包括：

8.7.1 工程照片应有领导视察照片；

8.7.2 工程照片应有从开工典礼到工程竣工全过程照片（分专业整理），既含专业照片又含外景照片，还含工程进度目标照片； 8.7.3 照片应有底片及时间、地点、内容三要素说明；

8.7.4 录像应有工程的关键进度录像、各专业关键项目录像、开工与启动试运录像，并要求工程完工后制作成专题录像带。8.8 重要文件及会议纪要；

8.9 土建试验报告、理化检验、无损探伤报告；

8.10 施工组织设计、图纸会审记录、工程总结、质量回访及竣工验收证书； 8.11 其他资料：

8.11.1 本工程所有验收项目总数、项目清单明细、优良率、合格率计算；

8.11.2 建筑主要实测项目总数、项目清单明细、平均合格率计算； 8.11.3 混凝土强度一次合格率计算及汇总材料； 8.11.4 受监焊口无损检验一次合格率计算及汇总材料； 8.11.5 工地质保体系及审核材料汇总。9 工程竣工技术档案资料的编制要求

火电建设工程的竣工技术档案资料以专业为单位结合单位工程组卷，一般每个单位工程组成一个卷册，内容较多时，可根据单位工程内容的多少组成若干卷册。

9.1 火电建设工程的竣工技术档案资料一般可分为以下卷册： 第一卷：建筑工程；

第二卷：锅炉、输煤、除灰设备安装； 第三卷：汽轮发电机组； 第四卷：管道；

第五卷：化学水处理、制氢与消防设施； 第六卷：电气设备安装；

第七卷：热工仪表及控制装置安装； 第八卷：焊接与热处理； 第九卷：金属监督、无损检测； 第十卷：锅炉压力容器与压力管道检验； 第十一卷：机组整套调试试运与工程移交验收。9.2 内容规定：

第一卷至第七卷的内容应包括九项：

第一项为工程概述，包括工程概要介绍、工程特点、主要工程量、劳动力组织、工期进度、施工方案、主要措施、技术交底、施工大事记等；

第二项为施工技术记录：按照《电力建设施工及验收技术规范》的要求进行；

第四项为工程质量检验评定表，按照《火电施工质量检验及评定标准》的规定执行；

第五项为缺陷及质量问题处理记录； 第六项为设计变更与材料代用签证；

第七项为工程重大问题的技术资料及处理文件； 第八项为单位工程竣工交接签证； 第九项为工程照片（可单独存放）。第八卷的内容应包括七项：

第一项为工程概述：包括工程概要介绍、焊接工程一览表、劳动力组织与工期进度、焊接工艺、措施、技术交底、施工大事记等； 第二项为焊接材料质量证明； 第三项为焊工考核登记；

第四项为焊接与热处理报告及质量检验评定表； 第五项为焊接技术记录； 第六项为工程竣工交接签证； 第七项为工程照片（可单独存放）。第九卷的内容应包括五项：

第一项为工程概述：包括工程概要介绍、焊接工程一览表、劳动力组织与工期进度、无损检测与金属监督工艺、措施、技术交底、施工大事记等；

第二项为无损检测人员与理化人员考核登记； 第三项为无损检测设备与理化设备计量检定资料； 第四项为无损检测报告与理化试验报告；

第五项为本工程无损检测情况与理化试验情况统计表。第十卷的内容应包括三项：

第一项为锅炉压力容器与压力管道检验情况综述； 第二项为安装监督检验报告；

第三项为安装单位锅炉压力容器检验站检验报告（或安装质量证明书）。

第十一卷的内容应包括四项： 第一项为锅炉机组整套启动试运；

第二项为汽轮发电机（包括化学）整套启动试运； 第三项为电气装置、热工仪表与控制装置整套启动试运； 第四项为整套试运质量总评及工程交接验收。10 竣工图的编制 竣工图的编制按照原国家建委建发施字[1982]50号文《关于编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》和原电力工业部[1996]666号文《火力发电工程竣工图文件编制规定》等有关规定执行。

5.文件档案管理制度 篇五

一、公司技术档案管理规定

根据国家档案局国档发[1987]8号文关于《国营企业档案管理暂行规定》和《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合本公司的实际情况，特制订本暂行规定。

一、公司档案室档案库房由行政部统一管理，指定经过业务培训并取得合格资格的人员负责日常工作。

二、档案库房应配备使用密集架、灭火器、温度计、湿度计、窗帘等设施设备，达到防震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等要求。管理人员应经过消防等方面基本知识和技能和培训，消防等各种器具应按要求进行鉴定或审验，确保其状态正常。

三、禁止无关人员进入档案库房。凡进入库房者必须遵守管理规定。禁止携带易燃、易爆、易腐蚀性及水等可能危害档案安全的物质进入库房。

四、凡接收入库的档案资料，均应按局有关规定进行整理、编目、上架排列及提供利用，力求做到符合规范、整齐划

一、美观庄重。

五、库内档案资料实行结合目录体系分类分区存放的原则，并在密集架上注明具体位臵，做到方便保管和提供利用。

六、档案资料只能在获得批准的情况下，在阅档室查阅和摘录，批准复制的，由档案管理员负责监督办理。

七、行政部应监督档案库房管理情况，不定期地进行检查，并及时处理存在的 1 问题。档案室负责人每日应对库内温度、湿度及其他情况进行检查，并做好记录备查。若发现重大或紧急情况，必须立即采取适当措施，同时报告行政部经理甚至公司主管领导。

二、公司档案室工作实施办法

一、为提高档案室工作的效率和规范化程度，根据国家档案局发布的《档案馆工作通则》，结合实际制定本办法。

二、公司设立档案室为专门机构，直属于行政部，作为保管档案材料的基地。

三、档案室是公司科学研究和各方面工作利用档案史料的中心，其业务受行政部及档案业务主管机关的指导、监督和检查。

四、档案室的基本任务是经维护公司历史真实面貌的前提下，集中统一地管理本单位的文书、科技、会计、声像、实物等各类档案材料，保护档案的完整和安全、积极提供利用，为企业的生产经营和国家的社会主义现代化建设服务。档案室负责以下工作：

1、接收和规范化整理档案；

2、按规定科学地管理档案；

3、开展档案的查、借阅和利用；

4、编辑提供档案史料；

5、进行档案的编研。

五、档案室应当建立严密的规章制度，维护国家和企业的秘密，提高工作质量。

六、档案室工作人员应努力学习马克思列宁主义、毛泽东思想，认真执行党和国家的方针政策及本单位的管理规定，遵守法规纪律，热爱档案事业，刻苦学习档案业 务和科学文化知识，不断增强综合素质，以保证工作任务的顺利完成。

七、档案室接收《三水汇景电器冷气工程有限公司文件材料归档范围案卷类目保

管期限表》规

定的以下档案：

1、全部的工程施工类档案、基本建设类档案、设备仪器类档案；

2、全部的党群工作类档案、行政管理类档案、经营管理类档案、生产技术类档案；

3、保管期限为5年及其以上的会计档案。

4、全部的声像类和实物类档案。

八、接收档案的要求和手续：

1、确保档案材料的完整性。

2、交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接字据上签名盖章。

九、对档案室的档案，要以类别为单位，进行科学的排列、编号。第一类档案要建立检索目录和其他必要的工具。

十、档案室库房必须坚固适用，并配备使用密集架、灭火器、温度计、湿度计、窗帘等设施设备，达到防震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等要求。档案室工作人员应经过消防基本知识和技能的培训，消防等各种器具应按要求进行鉴定或审验，确保其状态正常。

十一、保存期满无需继续保存的档案，由公司行政部组织鉴定，并征求有关部门意见，报请主管领导批准，方能销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

十二、档案室应进行下列统计工作：

1、对档案的收进和移出、案卷数量、利用情况，每年1月进行一次准确的统计；

2、每年按照统一的规定和要求，向档案业务主管机关报送本室基本情况统计表。

十三、档案室主管领导和工作人员应对档案和资料的保管情况进行定期检查，遇有特殊情况应立即检查，及时处理，做好相关记录。

十四、要配备微型计算机、复印机等设备，积极应用新的科学技术，逐步实现档案管理的现代化。

十五、档案室应主动开展利用工作，设立阅览室，编制开放档案目录，努力改善阅览条件，为利用者提供方便。

十六、档案利用过程中要遵守保密规定，并且应当保证档案材料的安全和完整。

三、技术资料档案管理办法

第一章 总则

第一条 为了加强对技术资料档案的收集、整理和管理工作，有效地保护利用技术资料和档案，落实工程质量终身负责制，为公司的生产经营和施工建设服务，根据有关法律法规和质量、职业健康安全管理体系贯标认证的要求，制定本办法。

第二条 本办法应结合有关质量、职业健康安全体系文件的规定，在公司范围内实施，各部门、项目经理部均应遵照执行。

第二章 管理职责和规定

第三条 各部门、项目部应设专职/兼职文件（档案）管理员，指定主管人员，并将名单报行政部，以满足技术资料档案管理工作的要求。若人员变更，应及时告知行政部。

第四条 公司技术资料档案管理实行由行政部统一领导，各部门、项目部分工负责、分级管理的工作体制。

第五条 行政部具体负责公司发文件、外来文件（含有关法律法规）、基建和文书档案及相关照片档案、实物档案等的控制管理。

第六条 质安部具体负责质量、职业健康安全体系管理手册、程序文件、管理规定、内外审技术资料及工程质检资料的控制管理。

第七条 工程部具体负责技术性文件（含规程、规范、专业标准等）和工程技术资料归档前的控制管理。

第八条 财务部具体负责会计档案的管理。

其他各部门、项目部分别负责各自相应技术资料的管理。

第九条 项目部应将有关技术资料控制管理的信息传递至行政部；各部门、项目部应及时收集技术资料及其控制管理的信息，并传递至行政部分类后传递给各类技术资料的主管部门处理。

第十条 各部门、项目经理部对相应技术资料的完整、真实、安全及规范管理、及时准确处理等负直接责任。

第十一条 除图纸等特殊技术资料外，技术资料用纸一般为国际标准A4型（297mm×210mm），一律左侧装订。张贴公文用纸大小，根据实际需要确定。技术资料原稿、档案材料一般用蓝黑、炭素墨水书写、签名，同一内容一般不得使用两种以上的书写材料，但有特殊规定的除外。传真件以热敏纸为载体的，只能将其复印件存档。

技术资料一般从左至右横写、横排，有特殊规定者除外。

第三章 工作程序 第一节 技术资料管理

第十二条 本办法所指技术资料是与产品和服务质量、职业健康安全相关的管理手册、程序文件、规定，国家法律法规、技术标准、规程规范，上级和公司颁发的管理性文件，自行制定的作业指导书，设计和施工文件及各种质量、职业健康安全工作记录。

第十三条 各部门、各项目部主管本部门技术资料，并在行政部指导下负责公文处理工作。

第十四条 技术资料管理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密和企业秘密安全。

第十五条 公司文件（含通知、函件等）由主办部门/单位拟稿，其负责人审核，5 行政部核稿，由行政部呈送总经理或被授权人签发（必要时由有关领导会签），然后由行政部统一缮印、用印，登记分发至各部门、项目部及其他有关单位。

第十六条 各部门、项目部自行发文，应由其主要负责人审批签字，由所属文件管理员负责传递、登记发送、立卷存档及其日常管理。

第十七条 所有技术资料格式应符合有关标准或规定，内容必须准确无误，做到文面庄重得体，用印端正清晰。文件管理员对此负有监督检查和督促纠正的职责。

第十八条 技术资料一般应由技术资料管理员签收。收文处理包括签收、登记、分发、传递、拟办、批办、承办、查办、立卷存档等程序，由行政部及各部门、项目部文件管理员根据职责范围进行传递管理，承办人应记载处理／办理过程及结果并签名。

第十九条 凡配发给个人的技术资料，一律不得外借他人或任何单位，未经配发部门批准，不得复制任何内容。其他各类技术资料的借阅／复制，也应经过有关负责人审批，规定借阅期限／复制范围和数量，并由文件（资料）管理员登记，督促借阅人按期归还／按规定复制，办理领发手续。

第二十条行政部对与质量、职业健康安全体系有关的技术资料采用《有效技术资料控制清单》进行管理。清单发布后，各部门、项目部文件管理员应立即对照检查各场所、有关人员所用技术资料的有效性，并撤出、收回或督促撤出失效、作废文件，换领新文件。

第二十一条 技术资料可采用编注发放号、记载持有人姓名或加盖印章（印记）等方法，由文件管理员进行标识，防止混用、丢失或误传，但另有规定者除外。

第二节 档案管理

第二十二条 本办法所指档案，是指过去和现在公司各部门、项目部及个人履行职能（职务），从事生产经营、施工建设等活动，直接形成的对国家、社会和本局有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第二十三条 公司档案主要包括科技档案（含工程施工类、基本建设类、设备仪器类）、文书档案、会计档案、声像档案、实物档案。凡属国家规定应立卷归档的材料，必须由公司档案室集中管理，任何人不得据为己有。

第二十四条 应当立卷归档的各类材料必须依照《机关档案工作条例》和《科学技术档案工作条例》等的规定，分别由行政部、工程部、财务部及其他有关部门按职 能分配和业务范围收集齐全，并进行整理、立卷，定期移交档案室。凡国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档，第二十五条 档案移交后，档案室应尽快组织编制全引目录、案卷目录等必要的检索工具，并按规定对档案进行标识，分区分类规范排列存放。

第二十六条 档案保管贮存环境应配备使用密集架、灭火器、温度计、湿度计、窗帘等设施设备，达到防震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等要求。管理人员应经过消防等方面基本知识技能的培训，并能够进行操作消防器具，应按要求进行鉴定或审验，确保状态正常。管理人员应定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。

第二十七条 一般档案原则上只保存一份，特别重要的档案可根据需要和可能，多保存一套重份或复制件。

第二十八条 移交档案时应编制移交清册，交接双方应清点数量，核对无误后签字。一般情况下，档案室主管（部门）负责人或其委托的人员应到场监收并签名确认。

第二十九条 每年6月底前，由行政部负责人主持，由档案室和有关业务部门组成鉴定小组，共同对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定结束后应提出报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经主管领导批准后销毁。

第三十条 销毁档案，须由主管领导指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁记录上签名。

第三十一条 档案室管理人员应积极主动地开展档案利用工作，为公司各项工作服务，并注意掌握利用效果。但是，借阅档案必须经档案机构负责人和主管领导审核批准，并按规定期限归还。凡涉及公司内部机密的档案不得外借，只能供公司和上级主管机关使用。

第三十二条 档案室应建立档案的收集、整理、保管、借阅利用、保密、统计等方面的制度；根据需要和可能，采用先进技术设备，逐步实现档案管理的科学化、现代化。

第三十三条 禁止任何个人、单位伪造、涂改、损毁、丢失、倒卖、赠送、私自保存或擅自提供、抄录、公布、销毁属于我局所有的档案资料以及应当保密的档案。

第四章 奖励和处罚

第三十四条 有下列事迹之一者，由行政部对有关人员予以奖励：

（一）对档案的收集、整理、提供利用、管理做出显著成绩的；

（二）对档案的保护做出显著成绩的；

（三）同违规行为做斗争表现突出者。

第三十五条 凡有违反本办法第三十三条规定之一者，由行政部酌情给予行政处分；造成损失的，可以根据档案的价值和数量，责令赔偿。情节严重、构成犯罪的，移交司法机关追究刑事责任。

第三十六条 由于有关负责人或文件（档案）管理员玩忽职守或不按规定履行职责的，由行政部酌情予以行政处分；因此而造成重大损失或影响其他重要工作的，可参照有关规定做出罚款、勒令待岗、降职降级聘用、解聘、免职甚至开除的处理。

第五章 附则

第三十七条 本办法所引用的有关法律、法规、标准和规范发生修订的，按修订后的内容执行。

第三十八条 本办法由行政部负责解释。

第三十九条 公司发有关文件规定与本办法不一致的，以本办法为准。

十一、档案室职责

1.档案室在行政部经理领导下工作，业务上接受上级有关档案部门的监督和指导。

2.认真贯彻《中华人民共和国档案法》和有关档案工作的条例、规定、严格执行本公司制定的档案管理制度，有效地开展档案工作。

3.集中统一管理公司在工作活动中直接形成的除人事档案以外的全部档案。包括党、政、工、团和各部门和各种文字、图表、声像等不同形式的文书档案、技术档案、声像档案、专门档案等。

4.参加重要设备的开箱验收，以及科技成果鉴定和年度专业性会议。5.负责各部门档案业务和管理、监督和指导。

6.加强档案的业务建设和管理工作，逐步实现档案工作规范化、标准化。7.做好档案的保管、统计、检索、编研、利用、鉴定的销毁工作。8.认真做好档案的安全和保密工作。9.按规定向档案部门移交有关档案。

四、档案人员“四参加”制度

根据上级有关部门规定，档案人员必须参加工程重要设备的开箱验收，以及科研成果鉴定和施工技术会议的要求，结合我公司实际，特制定本制度。

1.工程项目的主要设备到货后，由工程项目部通知档案室派人参加设备开箱。2.设备开箱时，档案人员要填写设备开箱记录，开箱后发现缺少出厂技术文件及说明书，由设备购进部门负责补齐。

3.设备开箱时，工程项目部如不通知档案部门，发生技术文件材料丢失，损坏或留在个人手中，视其情节轻重，追究有关领导及当事人的责任。4.随箱设备资料由工程项目部和档案人员共同签字验收。

5.档案室派人参加工程竣工验收小组，从而确保工程竣工图纸和文件材料的齐全完整。

6.档案人员参加重点工程竣工、重大改进工程验收时，编制竣工图应以施工技术技术资料为基础，将设计变更和现场实际变化情况如实地反映到竣工图上。

7.科研项目鉴定、科技成果评定、以及召开年度专业施工技术会议时，有关部门应通知档案室派人参加。

8.凡科研项目鉴定、工程创优、科技成果评定工作结束后，由申报部门统一将评审结果的文件材料移交档案室。

五、档案人员岗位责任制

1.认真贯彻执行党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和业务部门制定的有关规定、办法、细则。

2.忠于职守，努力钻研为业务、不断提高政治素质和专业水平，以适应电力现代化的需要。

3.认真做好档案的收集、整理、立卷、保管、借阅、鉴定和编制检索目录工作，使检索手手续科学、快捷、便利。

4.参加工程重要设备的开箱验收、科研成果的鉴定以及施工技术会议。5.负责制订档案工作的各项规章制度，对各部门的档案业务工作进行监督和指导。

6.认真执行党和国家的有关保密规定，确保党和国家秘密的安全。

7.开发利用，做好编研工作，准确提供适时信息，为公司经营决策和管理、提高经济效益服务。

8.完成领导交办的各项任务。

六、兼职档案员（资料员）岗位责任制

1.认真执行上级和公司制定的档案管理规定制度、做好文件材料的形成、积累和档案管理工作。

2.协助各部门有关人员将要归档的文件材料，图纸按归档范围进行组卷、归档，并及时向档案室移交。3.及时向档案部门反映各部门人员对档案工作的意见、建议和要求。4.认真做好档案资料的开发利用和统计工作。5.认真学习档案业务知识、不断提高档案管理工作。

6.宣传档案的作用和重要性，检查各部门对档案管理制度的执行情况。

七、档案人员岗位责任责任制考核办法

为做好公司档案管理工作，发挥档案人员的积极性和主动性，根据上级业务部门有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。

1.考核档案员的成绩。主要从德、能、素质三个方面全面衡量。2.考核的具体内容：(1).贯彻上级的方针、政策。(2).本职业务能力。(3).组织领导能力。(4).团结协作能力。(5).工作态度。(6).原则性。(7).民主性。(8).廉洁性。(9).开拓创新精神。(10）.工作成效。

3.考核办法采取民主测评和主管领导评价的方法进行。分优、良、中、差四个等级。4.对履行本职岗位成绩显著者，年终给予表扬并给予一定的物质奖励。5.对工作不负责任，考核为差者，给予批评教育，帮助改正，屡教不改者，调离档案工作岗位。

6.对玩忽职守、违反《档案法》《保密法》规定造成档案损失和失泄密者，视情节轻重给予批评教育、警告、行政处分、撤职、依法追究刑事责任。

八、公司档案借阅制度

1.档案工作人员要树立全心全意为利用者服务的思想，做到热情接待，主动介绍情况，根据查阅人员的需要，及时、准确地提供所需档案资料。

2.凡因工作需要借阅档案，资料，一律凭工作证，办理借阅手续，外单位借阅档案，必须持单位介绍信，经主管领导批准后方可借阅，借出的资料和档案限在阅览室阅看。

3.借阅和归还档案时必须双方当面点清，办好手续。借阅者必须爱护档案，不得在资料档案上划线、圈点、涂改、拆卷、剪贴、批注和有意损坏，不得转借他人，严防丢失。

4.档案材料的正本原则上不准向外借出，如确因工作需要，须经主管领导批准，办好登记手续，借期不超过一个星期，到期必须按时归还。凡遇下列情况者，应立即将所借资料，档案归还档案室。如调动、退休、离休、因工作外出，请假一周以上，节假日、因工作需要档案认为有必要收回的，借阅档案者必须将各类资料档案如数归还档案室，并按规定办理注销手续。

5.借阅党总支、公司会议记录和秘密以上的各类资料、档案、必须经总经理批准，只限在室内查阅。并按规定严格履行登记手续。

6、查阅档案人员应严格遵守保密规定，按照批准范围查阅，未经同意不得随意翻阅其它档案材料。

7、阅览人员要爱护室内设备和物品，保持室内清洁卫生，不随地吐痰，室内禁止吸烟。

九、公司档案统计制度

1.为了给分析，研究工作积累数据，以便改进工作，不断提高管理水平，档案部门要认真做好档案统计工作。

2.档案部门每年未对当年档案的收进、移出、保管、借阅、复制、利用效果，鉴定与销毁等情况进行统计。

3.统计数据要以原始为依据，做到准确、完整、可靠。4.定期对库存档案的清理核对和检查，确保档案齐全完整。5.每年按规定向有关档案部门报送档案工作的基本情况统计表。

十、公司档案保管制度

1.档案的保管要符合档案的保护技术条件，认真执行公司制定的《档案库房管理制度》和档案借阅、保密、鉴定、销毁等制度。

2.档案库房必须有防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠等措施。室内必须保持清洁。3.存放档案必须有专门的铁柜、箱架、不同载体的档案，按其不同技术保护要求存放。

4.档案存放要有系统和条理，设有全宗目录索引、卡片以及其它检索工具，从而提高工作效率。

5.档案部门每年要对档案的收集、整理、鉴定和利用情况进行统计。

6.定期对档案的保管状况进行检查和记录，发现问题及时报告，并采取措施，确保档案的安全。

十一、档案库房管理制度

1.档案库房设专人管理，非档案人员需查阅档案资料时，必须由档案人员查找，技术资料只准在阅览室阅览。

2.档案库房的管理，应贯彻“以防为主、防治结合”的原则，切实做好防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防有害生物和防污等安全措施。

3.档案库房要保持适宜的温湿度，一般情况下，温度保持在14oc～24oc，相对温度保持45～60%，同时做好温、湿度记录和检查工作。对不适宜的温湿度及时进行调整。

4.档案库房要保持整洁、箱、柜排列合理，做到整齐、清洁、通风、美观，便于查找和使用。

5.档案库房严禁吸烟和使用明火，不准在库房内堆放食物、油污、易燃、易爆炸等物品。6.对电源、线路、开关、电器设备、消防工具，应定期检查，发现隐患及时整改并立即报告。

7.档案工作人员每天下班前要检查库房内门窗是否关好，每次离开库房把门锁好，每月检查一次档案的安全情况。

8.档案库房是机要重地，非档案管理人员未经许可，严禁进入。

十二、公司档案利用制度

1.档案工作人员要树立全心全意为人民报务的思想，熟悉库藏档案的情况，积极主动、热情为利用者报务。

2.档案部门要根据利用者工作的需要，编制档案检索工具。如总目录和分类目录、全宗介绍、组织沿革、大事记、专题汇编等。

3.及时收集整理档案利用在施工、科研、管理中所产生的经济效益，了解利用成果，从中得出档案提供利用的经验。

4.凡利用档案者都必须按规定办理有关手续，同时填写《档案利用效果登记表》 5.在开展利用时，要正确处理好利用和保密的关系，使保密不影响利用，利用不致于泄密。

二十一、公司档案保密制度

1.档案是党和国家的宝贵财富，而档案工作则是一项特殊的机要工作，必须认真执行《中华人民共和国保密法》和《中华人民共和国档案法》以及上级有关规定，严守党和国家机密。2.档案管理人员应认真执行党和国家有关保密制度，维护档案的完整与安全。3.查阅档案人员，应按规定办理查阅手续，未经主管领导许可不准私自抄录或复制。查阅[密级档案需经主管领导批准，限于阅览室查阅，不得外借，更不得复制。违者按《保密法》和《档案法》追究责任。

4.档案室要严格执行保卫保密制度，外来人员不得随意进入，如在保密工作中玩忽职守，造成档案文件泄密事件或损失者，都要依法追究责任。

6.文件和档案管理制度 篇六

为加强公司安全基础档案管理，发挥好档案服务于安全工作的功能，完善安全管理过程监督，特制定本制度。

1、实行安全文件收发登记制度，上级来文和下发文件，先行登记、分类存放，按照领导签批意见督办落实。

2、文件应按照收发顺序整齐放入档案盒中，卷首制作目录，年终装订存档。

3、、严格按档案管理要求建立健全各种基础资料档案，实行一车一档，从业人员一人一档，安全管理每一个过程一档，每项活动、工作一档，档案资料做到真实、有效、完整。

4、基础档案资料要分类存档保管，档案分为长期档案和短期档案，短期档案满3年之后可以进行销毁处理。

5、档案基础资料管理信息，必须实现从购臵到退出市场的全过程监督，及时进行更新，确保档案资料完整性。

6、档案资料借出必须办理相关登记手续，经公司主要领导审批同意后方可借阅。

7、档案资料由安全科安排专人负责管理，实习专柜存放，落实防护措施，防止损毁。

安全生产费用提取和使用管理制度

（安全生产费用投入保障制度）

为建立本公司安全生产投入长效机制，加强公司安全生产费用财务管理，保障公司的安全费用合理、有效使用，维护企业员工的合法权益，确保公司生产、经营活动正常有序的开展。根据《中华人民共和国国家安全生产法》及《企业安全生产费用提取和使用管理办法》等法律法规规定，结合本公司的实际情况，特制定本制度。

一、安全生产费用是指企业按照规定标准提取，在成本中列支，专门用于完善和改进企业安全生产条件的资金，安全生产费用优先用于安全生产措施的实施和为满足达到安全生产标准而进行的整改。按照《企业安全生产费用提取和使用管理办法》第九条规定，“交通运输企业以上实际营业收入为计提依据，按照以下标准平均逐月提取”，我公司符合第二款规定，应按照1.5%提取安全费用。

二、安全生产费用应当按照“项目计取、确保需要、企业统筹、规范使用”的原则进行管理，财务应将安全费用纳入公司财务计划，保证专款专用，并督促其合理使用。

三、安全费用应当用于以下安全生产事项：

1、完善、改造和维护安全防护技术设施、设备支出，包括运输及装卸工具安全状况检测、维护系统、运输装卸设备、附属安全设备等支出；

2、安全设备、设施的更新，改造和维护支出（不包括车辆更新费用）；

3、安全生产宣传、教育和培训支出；

4、劳动防护用品的配备和更新支出；

5、安全生产检查与评价支出；

6、配备和更新必要的应急救援器材、设备和现场作业人员安全防护物品支出；

7、完善、改造和维护安全防护设备、设施支出，主要是指：车间、库房等作业场所的监控、监测、通风、防晒、调温、防火、灭火、防爆、泄压、防毒、消毒、中和、防潮、防雷、防静电、防腐、防渗漏、防护围堤或者隔离操作设备设施；

8、重大危险源、重大事故隐患的评估、整改、监控支出

9、进行应急救援演练支出；

10、特种设备和安全设施的检验检测支出；

11、购臵、安装行车安全记录仪、卫星定位装臵、视频监控设施和通信导航设备支出；

12、安全生产新技术、新标准、新工艺、新装备的推广应用支出

13、其它与安全生产直接相关的支出。

四、公司安全科应建立安全费用台账，记录安全生产费用的费率、数额、支付计划、经费使用报告、安全经费提取和使用情况报告。

五、总经理对安全生产费用全面指导，审批安全费用提取、安全投入计划、经费使用报告、安全经费提取和使用情况报告。

六、财务部门负责对安全生产基金进行统一管理，审核安全费用提取、安全投入计划、安全经费使用等，根据安全生产计划，做好资金的投入落实工作，建立安全经费台账，确保安全投入迅速及时。

七、安全科负责审核、汇总并编制公司安全投入计划，审核安全投入报告，监督检查安全投入落实情况、汇总并建立公司安全费用投入台账，编制安全经费提取和投入情况报告。

八、安全生产费用实行专户核算，公司应当按规定范围安排使用，不得挪用或挤占，结余资金结转下使用，安全生产费用不足的，超出部分按正常成本费用渠道列支。

九、各部门主管按照职责分工对有关专业安全生产费用计取、支付、使用实施监督管理。

十、发现安全费用支取人擅自挪用安全费用的，公司将按情节严重程度严肃处理，处理办法由董事会讨论决定。

十一、本制度由公司安委办负责解释。

设施设备安全管理制度

1、建立健全设施设备技术档案，按照规定的时间进行维护和保养。

2、设施设备的使用操作应定岗定人，明确专人负责、责任到人。

3、操作人员应对设施设备做到“三会”、“四懂”，即会操作使用、会维护保养、会排除故障；懂原理、懂结构、懂性能、懂用途，且能熟练操作使用。

4、设施设备出现异常时，操作人员应按照操作规程采取紧急处臵措施，防止事态扩大。

5、保证设施设备上的各种仪表，如液位计、安全阀等安全附件完好、准确，损坏的器具禁止使用，并且及时更换，保证设施设备的使用安全。

6、定期检查设施设备和各种附件、器材，使之处于完好状态，以备正常使用。

安全生产教育和培训制度

1、安全教育培训由公司安全科负责管理，建立教育培训档案，识别教育培训需求，组织教育培训计划的实施。

2、安全生产教育培训分为单位负责人培训、安全生产管理人员培训、特种作业人员培训、全员日常安全教育培训和新上岗人员的三级教育。

3、单位负责人培训、安全生产管理人员培训、特种作业人员培训分别由有资质的机构实施，培训合格后持证上岗，每年按规定参加再教育。

4、全员日常教育培训由公司、分公司、车队、班组落实，既可以视情统一组织，也可以通过班前会、周前会、月度例会的方式进行。

5、三级教育按照公司、分公司（站场）、车队（班组）三级实施，按照规定内容培训，经考核合格后上岗。

6、为保证教育培训制度的落实，公司制订教育培训计划，并安排专门经费，以保证教育培训按照计划实施。

7、教育培训的内容

（1）安全生产法律、法规、规章和国家、行业有关技术标准。（2）安全生产规章制度和操作规程（3）岗位安全操作技能（4）安全生产常识

（5）安全生产事故防范和应急措施，自救互救知识（6）安全生产事故典型案例

安全生产监督检查制度

为及时发现生产经营和安全管理中可能存在的隐患、危险与有害因素，以便制定整改措施，消除隐患和危险有害因素，从而保障生产安全进行，特制订本制度。

一、检查的内容：

1、软件系统主要查思想、查意识、查制度、查管理、查事故处理、查隐患、查整改

（1）、传达贯彻上级有关文件、会议精神及布臵安全生产工作的会议记录（2）、安全管理机构和人员配备情况（3）、安全生产制度及落实情况（4）、安全生产责任制落实情况（5）、职工的安全教育和培训情况

2、硬件系统主要查生产设备、查辅助设备、查安全设施、查作业环境。

（1）作业场所的安全设施、设备使用情况（2）人员的劳动防护和操作规程执行情况（3）有无不安全因素及危险源点的防控情况

二、检查的方式

（1）定期安全检查（分公司组织每月1次）（2）经常性安全检查（班组、车队、安全科组织）（3）季节性及节假日安全检查（公司组织全面检查）（4）专业（专项）安全检查（根据需要安排）（5）综合性安全检查（公司根据上级要求组织）（6）职工代表不定期巡查（工会、安全科组织）

（7）针对某些重点单位或部位，公司安全生产科将随时组织检查和督查。

三、检查的结果和处理

1、安全生产检查情况要认真记录，并填写《安全生产检查表》，报公司安全生产科存档

2、对查出的安全隐患，建立隐患台账，要下发隐患整改通知单，明确整改责任人，限期整改；对拒不整改的，公司依据有关制度给予经济处罚或行政处分。

3、整改结束后，要组织有关人员对整改结果进行验收。对于一时难以整改的隐患，要落实防控措施，明确防控责任人。

事故处理、统计、报告制度

为加强安全生产事故信息报送，协助上级主管部门及时、快捷处臵事故，最大限度减少事故损失，特制定本制度。

一、事故分类

1、按事故性质分类：

（1）人身事故：指系统内职工在工作期间所发生的和工作有关的伤亡事故。（2）设备事故：由于某种原因引起的施工机械、工艺、动力设备、管道、电线、建筑物、运输设备（包换附件）以及仪器仪表、工器具的非正常损坏，造成财产损失、影响生产的事故。

（3）火灾事故：由于火灾造成的伤亡或物质财产损失的事故。

（4）爆炸事故：在生产过程中，由于某种原因引起的爆炸，造成伤亡或物质财产损失的事故。

（5）交通事故：凡车辆、船舶在运行中所造成的损坏、物资损失和人身伤亡的事故。

（6）污染事故：凡属运输过程中由于危险化学品泄漏引起人员中毒、死亡、农作物减产、树木枯死和牲畜伤亡，空气、水源污染，造成经济损失的事故。（7）急性中毒事故：由于有毒物质在短期内大量侵入人体，使人员身体受伤害并须进行急救的中毒事故。

（8）坍塌事故:局及局属单位负责建设、管养的桥梁、码头、站场及其它建筑物，在建设及在用期间发生的倒塌和损毁事故。

2、按伤亡程度分类：

（1）轻伤：指损失工作日为一个工作日以上（含1个工作日），105个工作日以下的失能伤害；

（2）重伤：指损失工作日为105个工作日以上（含105个工作日），6000日以下的失能伤害；（3）死亡。

3、按事故严重程度分类：

（1）轻微事故：一次造成轻伤1～2人，经济损失1000元以下（2）一般事故：一次造成重伤1～2人，或者轻伤3人以上，经济损失3万元以下

（3）重大事故：一次造成死亡1～2人，或者重伤3人以上10人以下，经济损失3～6万元以下

（4）特大事故：一次造成死亡3人以上，或者重伤11人以上，或者死亡1人重伤8人以上，或者死亡2人重伤5人以上，经济损失6万元以上

二、事故报告

1、原则要求：按《安全生产法》和《安全生产事故报告和调查处理条例》规定执行

生产安全事故报告应该及时、准确、完整，任何单位和个人对事故不得迟报、漏报或者瞒报。

2、事故报告的责任（1）事故现场有关人员（2）事故发生单位的主要负责人

3、事故报告的程序

（1）事故现场人员立即报告本公司负责人或者直接报告事故发生地县级以上政府安监部门和行业监管部门

（2）公司负责人应于1小时内报告事故发生地县级以上政府安监部门和行业监管部门

（5）重点是双报告制和时限

4、事故报告的内容（1）事故发生单位的概况

（2）事故发生的时间、地点以及事故现场情况（3）事故的简要经过

（4）事故已造成或者可能造成的人员伤亡和财产损失情况（5）已经采取的措施（6）事故的补报

三、事故统计

1、事故统计由安全科安排专人负责，于月底最后一天，统计、汇总各分公司报表。

2、报表分为《道路运输行业事故快报》（交运15表）、《道路运输行业事故统计表（交运16表）、《营运车辆道路交通事故基本统计表》（交统安1表）、《营运车辆道路交通事故汇总表》（交统安7表）。

3、以上报表经单位主要负责人签字后上报上级主管部门，并留存备份，建立事故台账、档案。

四、事故处理

1、车辆发生事故后，驾驶人应立即抢救伤员，保护肇事现场，报告当地交警部门，并将事故及估计损失报公司负责人、安全科。

2、安全人员及公司领导应及时赶赴现场勘查，到现场后应首先了解人员伤亡，车辆损失的具体情况，并积极采取救援措施，降低损失。必要时要求保险公司派员现场定损。

3、现场处理结束后，安全科应及时写出书面报告向公司领导汇报，不论事故大小，要分析事故原因，制定预防措施。

4、事故处理的过程中要认真分析事故原因，坚持“四不放过”的原则。（查不清事故原因不放过、不明确事故责任不放过、不拿出处理意见和整改措施不放过、责任人与职工得不到教育不放过）。

安全生产奖惩制度

1、公司对安全工作目标实行季度考评、年终总结、一票否决制度。对年终评选的先进单位，先进个人及优秀驾驶员进行表彰奖励，对发生责任事故或目标考核不合格的单位取消评优资格，责任人按规定严肃处理。

2、安全责任实行行政追究制。发生重大事故，追究单位行政领导和分管领导责任，视情节扣发一至三个月的职务工资。

3、发生渎职、失职的责任事故，对行政领导和分管领导扣发三至六个月职务工资，情节严重者撤销职务。

4、发生事故的责任人由各单位、部门自行处理，上报公司安委会。

5、做好道路交通事故的查处和上报工作。发生事故及时向安技部进行汇报，不得隐瞒，对隐瞒不报的加重处罚。每月要将安全情况、事故责任人处理及整改措施上报安技部，再由安技部汇总上报。

6、对安全防范年终考评措施进行督促检查并提出整改措施，将各类事故隐患，消灭在萌芽状态。

7、对见义勇为，在重大事故和事件中能挺身而出，积极抢险救援，避免或减少事故损失的，对个人进行奖励，部门考核加10分。

8、受到报纸、电台、电视台表扬的，公司根据相应制度给予奖励。

9、内未发生责任事故、未有旅客投诉者，参加单位“安全服务标兵”评选，并进行奖励。

10、因安全检查不认真，造成车辆带病运行，导致交通事故的，扣罚驾驶员信誉安全保证金2000元；情节严重的，其安全信誉保证金作违约金予以全额扣缴，并根据其事故性质解聘，情节严重的追究其责任人刑事责任。

11、发生一般以下责任安全事故，除按《事故规定处罚》外，并进行下岗10至60 天安全培训，情节严重的予以解聘。

12、发生一般及以上较大行车责任事故的，除按公司有关规定处罚外，扣除驾驶员全部信誉安全保证金，其经济损失在保险公司理赔后剩余部分的损失由承租经营人和驾驶员承担，驾驶员解聘处理，情节严重的追究其责任人刑事责任。

7.高校档案的电子文件管理分析 篇七

关键词：电子文件,档案管理,高校

随着我国各界人士对高校教育的重视程度不断上升,高校学生数量越来越庞大,对学生信息管理的工作也变得越来越困难。我国科学技术在不断发展,信息化已经成为当前社会发展的主流趋势,它是指各种活动和行业利用信息技术促进生产的过程。电子文件就是一种在信息技术发展下的产物,是和传统纸质文件有很大区别的一种文件形式,对高校档案电子文件的管理可以提高管理的效率,对学生档案进行更系统科学的管理,有效地高了整体管理水平。

一、对高校档案电子文件管理的必要性

(一)提高了高校档案管理的质量和效率

随着信息量不断增加,高校档案管理工作越来越繁杂,传统的档案管理面对繁重的管理工作其弊端也显示了出来。由于档案管理的工作量大,在纸质档案管理中,管理员每天都要机械性的做重复的动作,而且单从一项档案管理的步骤来看,从编制目录到整理完毕,需要进行十多项管理程序,这些无疑使管理员的工作增加了压力。而对电子档案文件的管理把档案管理员的工作简单化,从而提高了档案管理的效率。

(二)有利于档案管理、保护和利用

高校档案的电子文件管理,减少了繁杂的工作量,让高校教师可以投入更多的时间对学生的生活以及学习进行管理,因此档案管理的科学性更高,有利于人们更好的使用档案资源。传统纸质档案管理中的档案是对纸质材料进行管理,在翻阅时容易破坏档案,不利于档案保存。而高校档案的电子文件管理,方便查阅,且安全性高,也有利于保护其档案不被损坏。

(三)适应现代化档案管理的进程

随着信息技术的不断发展,很多档案都通过网络进行管理,现代化的纸质档案管理正朝着一体化的方向发展。通过在网络上建立档案管理系统,将档案的信息录入电脑,人们在需要时只需要检索就能够获取自己需要的档案资料,方便了档案管理。电子档案管理规则比传统的更加简单、易懂,管理者不用耗费更多的时间学习怎么管理,而是在实践中逐步掌握了档案管理。以往基层档案管理员的电动较频繁,因此对新的管理者的管理带来了较大的麻烦。电子档案管理需要管理者掌握较高的信息化管理技术,简化了以往管理的复杂程序,从而让管理者很快就接受管理工作。

二、高校如何加强对档案的电子文件管理

随着信息化技术的不断发展,各大高校都建立了自己的校园网络,使得网络信息资源可以充分被同学以及教师使用,可以提高了高校整体工作效率与工作水平,高校该如何提高对档案电子文件的管理成了所有高校管理者需要考虑的问题。

(一)建立档案电子文件管理制度

高校对档案电子文件管理首先就是要建立档案电子文件管理制度,把电子文件的收集管理工作纳入到日常管理工作中来,对于电子文档的形成、收集、整理以及归档工作都要有明确的规定,要有专门的管理工作人员严格按照归档的要求进行收集和整理,将归档后的文件交给档案部门,保证电子文件的完整和正确性,在整个管理工作中应该保证文件的安全有效。在对电子档案的管理工作中,档案部门应该建立严格的归档流程,并且实行物理归档与逻辑归档相结合的方法来共同运行。逻辑归档就是指在不改变计算机网络中的存储方式和位置将需要的电子文件的管理权移交给档案部门的过程,物理归档就是把电子文件刻制成光盘或者转化为纸质的文件交给档案部门。

当对网上形成的电子文件进行归档的时候,电子文件的实体应该归档在档案部门,这是为了保证电子文档的安全性和完整性,交接的形式可以通过网络来捕获采集然后归档到档案部门的服务器,也可以用储存载体,最后再实施物理归档。

(二)采取现代化的信息管理技术,对电子文件档案进行归档

在对电子文件的管理中运用现代化的管理技术可以保证电子文件的真实性以及原始性。电子文件本事就是信息化背景下的产物,它的数据储存以及传输的过程中只有采取相应的信息安全技术才能保证文件的安全性,防止泄密,同时也可以有效防止非法访问或者随意改动等。所以对文件管理时一定要设置访问权,这是最基本的,只有正确的用户名称以及密码才能进行访问,同时也可以运用身份验证等技术来对访问者的身份进行验证,保障电子文件的安全有效,做好保密工作。除此之外,市场上还出现了一些例如防火墙技术以及加密技术等可以保障电子文件的安全可靠。电子档案文件管理就是为了使管理工作可以更加科学有效。而做好电子文档的归档工作就是一个重点工作,只有这样才能对种类多样数量众多的电子文件进行有效的管理。对高校电子文件归档可以根据文件的特点来划分,例如教师科研活动、学生档案管理以及行政工作等来进行分类。

(三)将档案信息化纳入到学校信息化系统中进行统一管理

档案电子文件的管理与传统的纸质档案管理不同,可以有效提高管理效率以及管理水平,但同时对于档案管理工作者的素质要求也更高。电子档案管理要求管理人员一定要具备熟悉计算机技术,尤其是网络安全技术以及数据处理技术。但是在高校档案部门的工作人员大多仅仅具备档案专业知识,同时又精通计算机知识以及信息处理技术的复合型人才是非常有限的,为了解决这一问题,可以将学员档案的信息化建设纳入到学员的信息建设中来进行统一管理,这样就可以充分利用学院的专业计算机人才。当档案部门提出档案管理要求时,计算机技术人员来组织实施,把档案管理的理念和学校校园网建设统一规划,使电子档案网络化管理可以更加有效的实施。

(四)对电子文件进行前端控制

文件的生命周期是指文件从形成到永久保存或者最终销毁的一个过程,我们可以根据文件价值的不同运用不同的文件管理方法对文件进行控制,电子文件的管理可以参照文件的生命周期。对档案电子文件的管理就是要充分利用计算机以及网络技术,对文件的管理工作进行统筹规划,使整个管理更加系统化和规范化,优化管理。电子文件的设计、形成以及保存是管理工作中最关键的工作,将档案文件管理工作的需求嵌入软件,在形成文件的时候举要考虑其一档案工作的联系和是否有长期保存的需要,在档案工作之前就要介入电子文件的运作和管理。所以档案部门应该对部门的档案管理工作者进行严格的培训,在对电子文件的形成、管理等过程中药及时登记,使电子文件归档的质量得到保障,实现文档一体化。

对高校档案电子文件的管理,有效地解决了传统纸质档案管理繁难的状况,提高了档案管理者的工作效率。在档案管理中,要注重科学管理档案,保证档案管理的时效性、准确性和完整性。由于电子文件是信息化背景下的产物,因此管理者要不断加强自身的素质,提高计算机技术以及信息管理技术,完善管理方法。

参考文献

[1]王燕.电子文件对高校档案管理模式的变革与思考[J].北京建筑工程学院学报,2014,20(06):63-64.

[2]徐晓华.档素工作中的电子文件管理浅析[J].邢台学院学报,2013,26(02):45-46.

[3]粟竹英,雷志萍.高校电子档案的管理特点与要求[J].黑河学刊,2014,11(172):56-57.

8.浅述建筑施工企业文件档案管理 篇八

【关键词】 工程文件；文档资料；档案管理

一、施工单位在建设工程档案管理中的主要职责

1、实行技术负责人负责制，逐级建立健全施工文件管理岗位责任制。配备专职档案管理员，负责施工资料的管理工作。工程项目的施工文件应设专门的部门（专人）负责收集和管理。2、建设工程实行施工总承包的，由施工总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总承包单位。3、可以按照施工合同的约定，接受建设单位的委托进行工程档案的组织和编制工作。4、按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕，再移交建设单位进行工程竣工验收。5、负责编制的施工文件的套数不得少于地方城建档案管理部门要求，但应有完整的施工文件移交建设单位及自行保存。

二、施工文件档案管理的主要内容

施工文件档案管理的内容主要包括：工程施工技术管理资料、工程质量控制资料、工程施工质量验收资料、竣工图四大部分。

（一）工程施工技术管理资料：工程施工技术管理资料是建设工程施工全过程中的真实记录，是施工各阶段客观产生的施工技术文件。主要内容包括：

1、图纸会审记录文件2、工程开工报告相关资料（开工报告表、开工报告）3、技术、安全交底记录文件4、施工组织设计（项目管理规划）文件5、施工日志记录文件6、设计变更文件7、工程洽商记录文件8、工程测量记录文件9、施工记录文件10、工程质量事故记录文件11、工程竣工文件

（二）工程质量控制资料：工程质量控制资料是建设工程施工全过程全面反映工程质量控制和保证的依据性证明资料。应包括原材料、构配件、器具及设备等的质量证明、合格证明、进场材料试验报告，施工试验记录，隐蔽工程检查记录等。

（三）工程施工质量验收资料：工程施工质量验收资料是建设工程施工全过程中按照国家现行工程质量检验标准，对施工项目进行单位工程、分部工程、分项工程及检验批的划分，再由检验批、分项工程、分部工程、单位工程逐级对工程质量做出综合评定的工程质量验收资料。但是，由于各行业、各部门的专业特点不同，各类工程的检验评定均有相应的技术标准，工程质量验收资料的建立均应按相关的技术标准办理。

（四）竣工图：竣工图是指工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。它是真实、准确、完整反映和记录各种地下和地上建筑物、构筑物等详细情况的技术文件，是工程竣工验收、投产或交付使用后进行维修、扩建、改建的依据，是生产（使用）单位必须长期妥善保存和进行备案的重要工程档案资料。竣工图的编制整理、审核盖章、交接验收按国家对竣工图的要求办理。承包人应根据施工合同约定，提交合格的竣工图。

三、施工文件的立卷

立卷是指按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷。

（一）立卷的基本原则：施工文件档案的立卷应遵循工程文件 的自然形成规律，保持卷内工程前期文件、施工技术文件和竣工图之间的有机联系，便于档案的保管和利用。

1、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件按单位工程立卷。2、施工文件资料应根据工程资料的分类和“专业工程分类编码参考表”进行立卷。3、卷内资料排列顺序要依据卷内的资料构成而定，一般顺序为封面、目录、文件部分、备考表、封底。组成的案卷力求美观、整齐。4、卷内资料若有多种资料时，同类资料按日期顺序排列，不同资料之间的排列顺序应按资料的编号顺序排列。

（二）立卷的具体要求

1、施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷，竣工验收文件按单位工程、专业组卷。2、竣工图可按单位工程、专业等进行组卷，每一专业根据图纸多少组成一卷或多卷。3、立卷过程中宜遵循下列要求：案卷不宜过厚，一般不宜超过40mm，案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。

（三）卷内文件的排列：文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前，请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸在后。

（四）案卷的装订：案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面，图标栏外露在外面。

四、施工文件的归档

归档指文件形成单位 完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交相关管理机构。

（一）施工文件的归档范围：对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

（二）归档文件的质量要求：1、归档的文件应为原件。2、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。3、工程文件的内容必须真实、准确。与工程实际相符合。4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。5、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。6、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。7、所有竣工图均应加盖竣工图章。

（三）施工文件归档的时间和相关要求：1、根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行 ，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。2、施工单位应当在工程竣工验收前，将形成的有关工程档案向建设单位归档。3、施工单位在收齐工程文件整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。4、工程檔案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆。5、施工单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。

（作者单位：河北省遵化市电力公司）

9.档案文件借阅管理制度 篇九

制

度

档案文件借阅管理制度

执行单位

文件编号

签发日期

总页码

内

容

借阅档案（包括文件、资料），必须在档案借阅登记簿登记后方可借阅，秘密级以上的档案文件须经酒店领导批准方能借阅；

一、案卷不给借出，只供在档案室查阅，未立卷的文件及资料可借出；

二、借阅期限不得超过两星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续；

三、借阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。

否则，按违反《保密法》追究当事人责任；

四、借阅的档案交还时，必须当面点清，如发现遗失或损坏，应立即报告领导；

五、外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅。

但不能带离档案室；

六、外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审查、签章。

涉及抄报部门

酒店各部门、总经理室

签发人

签

名

部经理

现将《档案文件借阅管理制度》抄发你部，请严格执行。

总经理：

（签名）

执行负责人

签

名

总经理

兹收到《档案文件借阅管理制度》，本人明白制度的详细内容，并将严格贯彻该制度在本部门的执行。

部门经理：

10.公司行文及文件资料管理的规定 篇十

第一章 行文的分类

第一条 上行文：指向上级单位的请示、报告，以“xx文”的文号行文。

第二条平行文：指平级单位或不相隶属单位之间的商函，以“xx函”的文号行文。

第三条 下行文：指下发各部室及所属公司的文件，以“xx发”的文号行文。

第二章 公文格式

第四条 设置文件版式。

设置公文版心距公文用纸上下左右的距离：

1．首页红头纸：上6.2厘米；下3.5厘米；左2.8厘米；右2.6厘米。

2．公文用纸天头(上白边): 上3.7厘米；下3.5厘米；左2.8厘米；右2.6厘米。

3.公文一般每页排22行，每行排28个字。

第五条 发文字号、签发人姓名以及会议纪要的期数、制文部门名称、成文日期设置（红色反线上的部分公文要素）。

1．上行文（请示、报告）：发文字号、签发人姓名平行排列，发文字号用3号仿宋体字，年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六角括号“„‟”括入，序号不编虚位(即1不编为O01)，不加“第”字，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名（签发人姓名是两个字的，一般两个字中间空1个字）。

2．平行文、下行文（函、通知、通报、决定、意见等）：发文字号居中排布，不署签发人姓名。

3．会议纪要：“第×期”用3号黑体，居中排布；制文部门名称、成文日期（会议召开日期）平行排列，用3号楷体字，制文部门名称居左空1字，成文日期居右空1字。

第六条 公文标题设置。

红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，行距设置值为34磅）。

第七条 主送机关设置。

标题下空l行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

第八条 公文正文设置。

主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格，用3号仿宋体字标识。数字、年份不能回行。

第九条 附件设置。

在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1．×××××”)；附件名称后不加标点符号。1．与公文正文一起装订的附件，在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

2．与公文正文不一起装订的附件，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

第十条 成文日期设置

右空4个字，中文简体大写，如 “二〇〇×年×月×日”）。

第十一条 附注设置（“请示”类的公文的联系人姓名及电话）

居成文日期左下方，用3号仿宋体字，左空2个字加圆括号标识。

第十二条 主题词和词目设置

主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

第十三条 抄报（送）机关设置

在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄报（送）”，后标全角冒号抄报（送）机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄报（送）机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

第十四条 印发机关和印发日期设置

位于抄报（送）机关之下(无抄报（送）机关在主题词之下)占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

第十五条 页码设置

用4号半角白体阿拉伯数码标识，左右插入4号仿宋体的带“－－”格式的一条一字线。单页码居右空l字，双页码居左空1字。

第十六条 表格设置

1．公文如需附表，对横排A4型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

2．公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三（封底的里面一页）、封四（封底）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封四)上。

第十七条 特定格式公文设置

信函式格式，首页不显示页码。会议纪要格式，不加盖印章。

第三章 行文的流程及要求

第十八条 内部文件：

1.各部室起草的公文，将发文稿纸上的各项填写齐全经部门经理签字后，送交主管经理审批；领导审批同意后，到办公室申请文号并正式行文； 2.各部室将打印好的正式公文到办公室盖章并登记，同时留一份附有发文稿纸或合同协议审批单的正式文档原件存档；

第十九条 上级机关及外来文件：

任何部室及个人必须将收到的外单位来文或外出开会带回的文件先交档案员登记、编号后再由办公室统一传阅、转发。行政文件统一由办公室负责登记、传阅、转发；党务文件由党办负责登记、传阅及转发。其他部室不得对外发文。

第二十条 如有部室将未挂档案室编号的文件交领导批示时，总经理秘书有权将文件退回承办部室，要求文件登记、编号。

第二十一条 加盖公司印章的文档，印章管理人应留存一份附有发文稿纸或合同协议审批的正式文档原件，并按规定定期向档案室定期移交。

第二十二条 公司行文实行自下而上，自上而下的流程，不得出现横传文件。

第四章 文件资料的管理

第二十三条 应归档的文件范围：主要包括以公司文号发出的正式公文；各职能部室形成的文件（包括会议纪要、董事会、监事会、股东会文件、合同协议及各种报表）；上级机关颁发的属本级机关主管业务并要执行的文件。

第二十四条 不归档的文件范围：

1、上级机关文件材料：任免、奖惩非本机关工作人员的文件；普发供参阅、不办的文件；供工作参考的抄件；征求意见未定稿的文件。

2、文件材料：无查考利用价值的事务性、临时性文件；未经领导审阅签发的未生效文件；无需处理的一般性人民来信；为参考目的从各方面收集的文件材料。

3、同级机关各非隶属机关的文件材料：不需贯彻执行和无查考价值的文件；非隶属机关抄送的不需办理的文件。

4、下级机关的文件材料：参阅的简报、情况反映；不需办理的文件；抄报备案的一般性文件材料。

第二十五条 文件材料归档要求：

公司内部文件及外单位来文，待公司领导批示后，总经理秘书将文件原件存档，复印件交承办部室。

总经理秘书每两天将收集的文件原件与档案员进行交接。

不归档的文件材料可作为资料保存三年，到期后，经本部门经理同意后自行销毁。

第五章 文件资料的借阅

第二十六条 档案室只对公司各部室及所属公司提供调档的有关服务。公司档案原则不外借，因特殊情况外单位调档时，必须经主管领导及相关部室同意并在经办人带领下方可调阅。

第二十七条 公司各部室及所属公司调阅档案时必须严格履行档案借阅手续，填写《档案借阅申请单》。第二十八条 调阅本公司档案时，须经本部门经理同意后调阅；调阅相关公司档案时，须经本公司部门经理及相关公司部门经理同意后调阅；

第二十九条 调阅重要档案，如公司《营业执照》、《产权证》、董事会文件时，须经本公司部门经理、主管经理同意后调阅。调阅党委会纪要时须经xx公司党办主任同意后调阅。调阅会计档案时，须经财务部经理同意并在相关财务人员带领下调阅会计档案。

第三十条 档案资料原件不外借，因特殊情况外借档案时，需部门经理及主管经理审批后方可调档。

第三十一条 档案资料借期一周，因工作需要延期使用的，在《档案借阅申请单》的备注栏加以注明，并经办公室主任同意后到档案室办理续借手续。

第三十二条 借阅者要爱护档案，不准在档案上加注、勾划、涂改，不准抽拆文件，如发现以上情况，按《档案法》有关规定追究责任。

第六章 文件密级的规定

第三十三条 文件密级视重要程度，可分为绝密、机密、秘密三个等级。各部门起草文件时，依据重要程度，在文件的右上角注明各自的密级，如不注明，档案室将全部按内部文件处理。

11.监理文件档案资料管理规定 篇十一

关键词：农机监理；电子档案；信息安全

中图分类号： F322 文献标识码： A DOI编号： 10.14025/j.cnki.jlny.2014.19.0044

随着农业现代化的快速发展，农机监理档案信息化建设的全面推进，大大提高了农机档案的管理水平，充分发挥了农机档案的服务功能，极大地提高了工作效率，但同时也暴露了一些的电子档案安全管理方面的问题。如电子档案非授权访问、信息泄漏、数据被破坏或丢失、利用网络传播病毒等。本文就农机监理电子档案在管理利用中的安全问题进行如下探讨。

1保障农机监理电子档案信息安全的必要性

农机监理档案是各级农机安全监理部门在日常工作中形成并作为原始记录保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。它是农机安全监理代表国家对农用机械及其驾驶操作人员进行管理、核发牌证、处理事故的依据和凭证，具有法律效力，同时具有重要的保存和参考价值。农机监理电子档案的应用能够迅速而准确地统计出所辖范围内农用机械的拥有量、年检情况、农机事故、驾驶员情况及外省籍农用机械登记情况。农机监理档案信息化给农机监理工作带来了极大的便利，但同时也带来了信息泄漏、数据丢失或被篡改等风险。这对电子档案安全管理提出了更高的要求，及时采取必要措施保障电子档案信息安全是目前严峻而紧迫的问题。

2农机监理电子档案存在的安全隐患

2.1电子档案管理人员安全意识薄弱

目前普遍存在农机监理档案管理人员安全意识淡薄、网络安全及电子档案管理知识缺乏等问题，常出现由于保存不当而引起重要数据丢失的现象。电子档案的载体材料通常是磁盘或光盘，如不有效保护极易出现磨损、生霉、消磁、氧化等现象，从而造成数据丢失。同时档案管理人员对电子档案使用权限不设防，至使外来人员无意进入电子档案管理系统，造成无意侵权、信息泄漏等问题，这些都会给农机监理电子档案的安全性带来威胁。

2.2电子档案信息存在网络安全问题

农机监理档案信息系统是在互联网支持下使用的，而互联网是一个开放式体系，信息分布广、资源共享、通信信道公用等特点在给人们提供便利的同时，又为计算机病毒、黑客的攻击提供可乘之机，为窃取、删改档案信息等破坏行为提供方便。如没有有效的防控措施，极易造成农机档案信息系统被破坏或被非法使用。

2.3电子档案信息不稳定性问题

电子档案具备易修改、易复制、易删除、易损坏等特性。这与纸质档案有很大不同，纸质档案一旦形成，很难被篡改和复制，只要合理保管也不容易被损坏和丢失。而电子档案只要用简单的操作就可能对它进行任意修改、复制和删除。它可以在不同的计算机或者不同载体之间传递与复制，甚至被篡改后不留痕迹，同时还会由于存储介质损坏、计算机病毒、人为破坏等原因造成文件损坏或丢失。电子档案的这些特性对日常维护中的存储环境和管理方式提出了更高的要求。

3加强农机监理电子档案安全管理的措施

3.1加强农机档案管理人员队伍建设，提高安全责任意识

一是要增强电子档案管理人员的安全防护意识，把对农机监理电子档案保护意识融入到日常工作中，时刻做到“安全第一，预防为主”，建立健全电子档案定期检测、维护和登记制度；二是要加强电子档案信息安全知识及网络知识培训力度，使广大农机监理档案管理人员掌握电子文档管理及网络安全知识，提高对各种网络攻击手段的防范能力，对常见威胁能及时、有效处理。还可设立专门的人员负责检测网络运行情况，及时查杀病毒、击退黑客、修补漏洞，从而加强电子档案安全管理力度。

3.2加强农机监理电子档案载体的保护

一是对存放电子档案的载体定期检测和维护。可参照《电子文件归档与管理规范》的要求，将电子档案存放在适宜的环境，控制合适温湿度，注意避光、远离磁场保存；二是建立电子档案定期备份制度。电子档案备份是保障信息安全的有效措施之一，它不但可以为受损的信息系统提供有效的恢复数据，而且当原文件遭到破坏或丢失时，还可取而代之。为取得理想的备份效果，做到万无一失，可使用多层次综合备份技术，从硬件级、软件级、人工级三个层次分别备份，同时要定期对备份的磁盘或光盘时行抽检维护，做好检查登记。

3.3加强农机监理电子档案使用管理

一是要设定电子档案访问权限。可以将访问者分为管理级、使用级及浏览级等，控制不同用户能访问的目录、文件范围，并限定除管理级以外的用户对电子档案的操作权限，从而防止电子档案被恶意拷贝、篡改和删除；二是运用加密、签署等技术保护电子档案安全。有些不宜公开的电子档案要对其进行加密保护，防止信息泄露。同时利用签署技术验证文件是否出自原作者、是否被他人篡改，从而保证电子档案的真实性。

参考文献

[1]张红梅.浅谈档案现代化管理[J].档案管理，2011，（05）.

[2]王秀华，霍东方.电子档案信息安全管理和技术措施[J].河北大学学报，2002，（02）.

作者简介：王轶男，硕士学历，四平市农机监理处，研究方向：农业信息技术。

网络出版时间：2014-9-17 14：02：47