公司档案论文

公司档案论文（精选14篇）

1.公司档案论文 篇一

1 总则

1.1为了及时而迅速地处理档案室火灾事故，保护各种档案资料的安全，根据《xx集团公司安全生产危机事件管理工作规定》的要求，制定《发电厂档案室火灾应急预案》。

1.2本预案依据xx集团公司颁发的《档案文件资料汇编》等国家和档案行业的法律、法规，上级对安全生产的有关要求和电厂的实际情况而定。

2 概况

2.1发电厂在总经理工作部设置综合档案室，档案室建筑总面积509平方米，其中档案库房建筑面积427平方米。档案室现配备设备：电子计算机3台，空调器8台，磁盘柜一台，密集架7组，档案柜100多组。档案室现存档案13690卷，案卷排架长度428米，录音、录像档案60盘，照片档案1203张，图书约3000多本。档案室配备有1211灭火器10台。

2.2综合档案室现有档案管理人员3人，文书档案员1人，科技档案员3人。

3 应急预案内容

3.1应急指挥机构及其职责

3.1.1应急指挥机构的组成：

3.2.1档案室是易燃部位，一旦发现火灾，如果扑救不及时，就会造成资料丢失，有关收据、图纸、凭据等无处可查，其危害和损失都非常大，所以要预先采取有针对性的防范措施。

3.2.2确保档案安全，是档案管理人员第一位的责任，全体档案管理人员必须警钟长鸣，牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，提高消防意识，高度重视防火工作。

3.2.3综合档案室已建立了档案室防火规章制度，需加强档案管理人员的消防培训，要达到“三懂三会”。要加强用火用电的管理，档案室内严禁烟火，不准存放易燃易爆物品。室内存放物品及柜架，应摆放合理，留有通道。

3.2.4档案管理人员要定期对档案室各个部位进行检查，对重点部位和可能存在火灾隐患的地方要重点检查，对检查中发现的问题和隐患，及时整改，防止危害档案安全的火灾事故发生。对档案室配备的消防设备、器材要保管和维护好，不得挪用，档案管理人员应熟悉摆放位置和使用方法。

3.2.5档案人员下班时，要关掉办公室和库房所有用电设备，包括计算机、空调，办公室和楼道内的一切灯具，实行防火安全责任制，作到“谁主管、谁负责、谁在岗、谁负责。”

3.2.6档案室所配备的灭火器是1211灭火器，它的最大特点是使用以后的灭火剂不留痕迹，能最大限度地减少档案的损失。

3.3应急预案的启动

3.3.1任何人发现档案室发生火灾后，应立即报警（119电话），或报厂火警电话（7119），厂专职消防队接警出动的同时，即刻向应急领导机构组长报告，并由应急组长下达命令启动执行本应急预案。

3.3.2各应急小组接到命令后，按各自分工，迅速采取应对措施，进行处理。

3.3.3本厂通信中心要保证火灾现场，迅速畅通，及时准确传达信息。

3.4危急事件的应对

3.4.1发现档案室发生火灾后，档案室应立即组织档案人员利用配备的有效消防设施进行灭火。同时迅速拨打“119”电话报警，报警时要说明起火的部位，然后即刻报告应急领导机构人员。

3.4.2到达火场后，应急组长应迅速组织电厂消防队和义务消防队及时扑灭初起火灾，并根据实际情况联系市消防支队紧急救援。

3.4.3迅速组织电厂消防队和义务消防队及时解救被火灾围困人员，并尽最大努力抢救档案资料。

3.4.4专职消防队要根据具体的灭火作战方案进行灭火。在灭火的过程中，要注意少用水多用灭火器，以减少档案资料受到水浸，造成档案资料损失。

3.4.5迅速组织医务人员抢救受伤人员，迅速组织档案人员紧急抢救档案资料，并做好安全措施。

3.4.6组织物资部门根据抢救方案提供各种备品、备件、材料及工器具。

3.4.7火灾扑灭后，要派专职消防队队员在火灾现场监护24小时，防止余火复燃。没有发现异常后，方可宣告灭火任务完成。

3.5自救行动方案

3.5.1档案人员发现档案室发生火灾，应立即报警。为使消防队能够迅速到达火场，报警人应讲清楚起火单位的名称、地址、燃烧物性质、有无被困人员、有无爆炸物品、报警人姓名、电话号码，并说出起火部位。

3.5.2立即隔离电器开关，从逃生楼梯转移，不要试图整理个人财物，要避开烟雾，避开楼道里的火源，要紧的是挽救你的生命迅速撤离；如果被困在烟雾里，采取闭气，用湿毛巾捂住鼻子，弯腰、低头、爬行脱离，防止被有毒烟气窒息死亡。

3.5.3如果大火失去控制，立即关闭所有房门，用湿布挂在门上，并且用水泼向门上，通过窗户紧急呼叫，不要试图跳楼,也许几分钟之后会有人来救你。

3.5.4遇有电气设备着火时。应立即将有关电气设备的电源切断，采取一切措施制止火焰蔓延，对可能带电的电气设备，应使用干式灭火器或1211灭火器。

3.6生产、生活维持或恢复方案

3.6.1当确认火灾事故得到有效控制、危害已消除，根据现场的恢复情况，由主管厂长宣布事故应急处理情况终止。

3.6.2火灾扑灭后，综合档案室要负责清点受损的档案资料情况，并做好详细记录。

3.6.3应急结束后,成立以厂长为组长,组成由安监部、总经理工作部等单位参加的事故调查组，调查事故发生的原因和研究制定防范措施。按照“四不放过”的原则组织事发部门进行调查，2天内向指挥部提交突发时间处置情况专题报告，报告内容包括：事件发生概况、档案资料损失情况、事件处置情况、引发事件的原因初步分析、善后处理情况及拟采取的防范措施等。

3.6.4档案资料存入的正常运作为恢复正常状态。

2.公司档案论文 篇二

国家电网公司档案馆与三峡输变电工程档案馆合并建设,主要负责收集、整理、保管、利用公司各类档案(包括三峡输变电工程档案)。该馆建筑面积约6 000 m2,馆藏容量75万卷,能够满足现存和今后30年档案进馆的需要。档案馆分为上下两层,实行观展、借阅、办公区域三分开。二层为展区、业务区、功能区及办公区,三层为档案库区,三峡档案库单独设立。该馆现藏档案2.7万卷,包括文书、工程、科技、声像、实物等多个门类。该档案馆由中兴电力实业发展有限公司(国网物流服务中心)负责建设和管理,由公司办公厅进行业务指导。

“十一五”以来,围绕加快坚强智能电网建设,公司加大科研投入力度,形成了一大批具有自主知识产权的科研成果,其中获得国家级奖励的重大科技成果12项。一批研究项目更被列为国家重点基础研究发展计划。据预测,“十二五”期间,仅公司总部每年新增档案,将是公司成立之初产生档案的6倍,各单位档案的年均增长率也将达20%以上。这些科研档案,不仅是企业重要的财富,而且是体现国家科技水平的载体。但是,长期以来,由于各种历史原因和现实条件限制,公司的一些重要档案没有实行统一管理,有效保管和高效利用的条件十分有限。

2010年初,为满足三峡输变电工程档案保管利用和公司档案工作需要,公司党组经过慎重研究,提出了合并建设三峡输变电工程档案馆与国家电网公司档案馆的方案,并经国务院三峡办批准。同年3月,档案馆正式启动了建设工作,在公司总部有关部门和传媒集团、信通公司等部门、单位的大力支持和协助下,各项筹建工作进展顺利,并于2011年6月30日正式建成营运。

3.公司档案论文 篇三

关键词：县级 供电公司 档案管理

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1674-098X（2013）04（c）-0195-01

1 我国县级供电公司档案管理现状

随着电网管理一体化进程不断推进，如何提高自身基础管理水平，成为了各个县级供电公司亟待解决的问题。档案管理工作作为企业基础管理的重要组成部分，更加引起了县级供电公司的重视。然而，只有首先找出问题所在，才能有的放矢，最终做好县级供电公司的档案管理工作，发挥其积极作用。

总的来说，我国县级供电公司档案管理工作主要存在以下几方面的问题：第一，公司职工以及领导档案意识差。档案的经济效益具有间接性、隐蔽性、潜在性，其经济效益往往在若干年后方会显示出来。因此，许多县级供电企业领导不能正确认识到档案管理的重要性，这直接影响到了档案机构的设置、档案管理人员的编制、档案库房的建立以及档案管理制度的建立与执行，使得档案管理工作无法很好的开展，档案的价值难以发挥；第二，档案管理制度不健全。许多县级供电公司并没有制定统一的、健全的档案管理制度，使得档案管理工作“无章可依，无法可循”。有的供电公司虽然建立了相关的管理制度，但却不能很好的贯彻实施，使得这些制度形同虚设，最终使得档案管理工作处于被动状态，不能很好的发挥其应有的积极作用。第三，档案管理人员的职业素养有待提高。许多供电公司的档案管理工作都是由本公司的退休职工担任，或者是由其他本门的工作人员兼职，这些非专业化的工作人员工作经验不足，管理能力有限，职业素养有待提高，使得档案管理工作欠缺专业化[1]。第四，档案管理工作信息化程度低。在计算机网络技术高度发达的今天，许多县级供电公司依旧采用传统的手工方式进行档案的管理，没有建立相应的档案管理数据库，这使得档案的查找、传递相当麻烦。

2 做好县级供电公司档案管理工作的有效途径

鉴于我国县级供电公司档案管理工作存在诸多问题，供电企业必须采取有效措施，有的放矢，端正管理态度，改进工作方式，做好档案管理工作，更好的发挥其应有的作用。

2.1 从思想层面入手，增强档案意识

思想决定行动，只有从思想上真正意识到档案管理工作的重要性，才能做好档案管理工作。然而，许多县级供电公司的职工、领导干部都没有正确认识到档案管理工作的重要性，档案管理工作通常是由一些退休人员任职，亦或者是某些职工兼职对档案进行管理，以致档案管理工作问题不断，且屡禁不止。因此，县级供电公司应加强对《档案法》的学习，增强档案管理意识。尤其是供电公司领导人员，必须改变旧有的观点，重视公司档案管理工作，增强档案管理意识，将档案管理工作纳入公司重要议事日程，作为公司发展的重要内容来抓。此外，供电公司领导成员还应加大档案工作重要性的宣传力度，将之与公司其他重要业务同步规划、同步实施、同步发展。总之，最终应在公司形成一种氛围，在这种氛围的影响带动下，每个职工的档案管理意识都得以增强，这对做好县级供电公司档案管理工作起着至关重要的作用。

2.2 从制度层面入手，建立健全档案管理机制

档案管理制度不健全、不统一、不规范是我国县级供电公司档案管理工作中普遍存在的问题，因此，做好档案管理工作必须从制度层面入手，建立健全档案管理机制，使得档案管理工作“有法可依，有章可循”。供电公司在制定档案管理相关制度的过程中，应结合公司的实际情况，引进先进的管理制度，如三级网络档案管理方法，三纳入、四参加、四同步等先进的管理方式，同时还要借鉴其他公司的先进管理经验，为我所用，做好本公司的档案管理工作。为保证档案管理制度的贯彻执行，供电公司还应制定相关的奖罚机制，将责任落实到个人，做到分工明确、责任明确、奖罚分明，在确保档案管理制度得以贯彻实施的基础上做好本公司的档案管理工作，发挥档案管理应有的积极作用，促进企业的发展。

2.3 从档案管理人员入手，提高其职业素养，实现档案管理的专业化

档案管理人员职业素养的高低直接决定了档案管理工作的好坏，通过对我国县级供电公司进行考察发现，大部分的县级供电公司没有专门的档案管理部门，也没有专门的档案管理人员，档案管理工作要么是由一些退休的公司职工任职，要么是由公司其他部门职工兼职，使得档案管理工作非常不专业化。因此，我国县级供电公司领导部门增强档案管理意识，成立专门的档案管理部门，建设专业化的档案管理队伍，并对档案管理人员进行专业化培训，提高档案管理工作人员的职业素养，实现供电公司档案管理工作的专业化。同时，县电业局应对县级供电公司档案管理工作进行跟踪检查监督，及时发现其档案管理工作中存在的问题，并给予必要的指导意见，以促进县级供电公司档案管理工作步入正轨[2]。

2.4 从技术层面入手，实现档案管理的信息化

在计算机网络技术高速发展的今天，许多企业的各项工作都实现了信息化，然而，我国仍有很多縣级供电公司依旧采用传统的手工方式进行档案的管理，没有建立相应的档案管理数据库，这使得档案的查找、传递相当麻烦。鉴于此，县级供电公司应加大对本公司档案管理工作的资金投入，引进先进的计算机设备，实现档案管理的信息化。在新员工入职之初，以其原有档案为基础，为每一个员工建立一个电子档案，形成包含公司全体职工档案信息的电子数据库。随着时间的推移，不断对职工电子档案中的各项信息进行更新、完善，如此一来，可以大大提高职工档案的利用率，加大职工档案流转的便捷性。同时，电子档案的存在也会大大降低纸质档案易丢失的风险，提高了档案的安全指数，避免了因档案丢失引起的各种不必要的麻烦，使得档案管理工作更加便捷化、规范化，充分发挥了档案管理的积极作用。

3 结语

总之，只有做好县级供电公司档案管理工作，才能从整体上推进电网管理工作一体化的进程。因此，县级供电公司应及时总结自身在档案管理工作中存在的问题，总结经验教训，并有针对性的采取有效措施，改进管理方式，做好本公司的档案管理工作，发挥其应有的积极作用。

参考文献

[1]赵玲，乔聚玲.强化档案目标考核 促进全面发展[J].山东水利，2002（7）.

4.公司档案管理规定 篇四

一、纸质文件存档 【时 间】例行工作 【责任人】行政专员 【工作步骤】

存档文件接收——存档文件打印/备份——文件传阅——文件存档 ——文件借阅——文件移交 【操作标准】

1、文件接收

行政专员负责本公司各类存档文件的接收，各类文件接收后要在规定时间内反馈发件人。外单位发往我处的文件要在 2 个工作日内电话回复；其他部门转交的各类文件在接收时签字确认；各类经济合同要在加盖公章时保留一份原件。

2、文件打印/备份

行政专员负责将接收到的电子版文件打印保存，将接收到的纸质文件复印，打印及复印份数视公文传阅人数而定。

3、文件传阅

行政专员将纸质文件原件存档，复印件按照文件发送范围进行传阅，对保密文件需控制复印份数，并在传阅后按时收回。

4、文件分类存档

行政专员负责将各类文件按照档案类别编号、登记，分别存放在不同的类目盒内。

5、文件借阅

行政专员负责存档文件的借阅，借阅原则上只能在月度，如员工需借阅其他部门文件或对存档文件进行复印，必须经公司总经理批准。【相关规定】 存档文件范围：

1、公司上报下发的正式文件，除部门专项业务范畴外，均由人事行政部统一负责存档。

3、公司下发的各类公文、发出的通知、报告、指示、决定、决议、通报、会议纪要、工作总结、营销方案、培训资料等均由人事行政部统一负责存档。

4、参加各种会议带回来的文件和资料及公司的大事记等记载性的文字资料，均由人事行政部统一负责存档。

5、公司对外签订的经济合同，均由人事行政部统一负责存档。

6、公司工程竣工图纸等项目资料均由人事行政部统一负责存档。档案盒设置：

按照如下标准设置档案盒及文件夹分类，行政专员按照档案类别将文字档案保存在不同档案盒内。档案盒类别名称分设 6 个。档案的编码：

公司行政专员对不同文件夹内的文字档案按照部门名称编码——文件编码的格式进行编码，每份文字档案均需在页眉上粘贴编码。

1、公司名称编码采用公司汉语拼音首字母进行编码，用连接符“-” 进行连接；

2、部门名称编码采用各部门名称节选的两个首字母。

经理办公会—JB、人事行政部—RX、财务部—CW、采购部—CG、工程部—GC、开发部—KF。档案的归档方法：

1、归档文件应按件装订。装订时，正文在前，附件在后，原文在前，附件在后。

2、归档文件应按类别放在资料盒内存档。

3、文件夹内的文件要附文件目录和备考表，并按规定的要求填写。

4、备考表置于文件夹文件的第一页，项目包括文件夹文件的情况说明、整理人、检查人和日期等；对文件夹内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行说明。档案的借阅及保密规定

1、员工需要查阅已保存的文件，需要履行正常的审批手续并明确授权。

2、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带离公司，也不得将文件转借他人阅看，不得泄露尚未传达的文件的内容。

3、阅读档案时时不得抄录全文，不得取走文件夹内的任何文件，对于公司下发的各项管理制度手册等其他重要资料要严格做好发放、借阅、查询等登记手续。其他文件的分类保管

公司人事行政部不属于档案管理范畴的各类日常文件，保存在人事行政部文件柜内，文件柜设运营档案类、营销管理类、行政管理类、人事管理类四个类目。挂捞柜内文件保存及编码参照档案编码原则。

二、纸质档案电子化备份 【时 间】例行工作 【责任人】行政专员 【工作步骤】

纸质文件扫描——文件分类存储——电子文件加密——电子文件移交 【操作流程】

1、纸质档案扫描

行政专员负责将公司所有纸质档案扫描编号，形成电子版，储存在相关介质（光盘、异动硬盘）上。

3、文件分类存储

电子文件分类存储标准参考纸质文件分类原则，在储存介质上设立不同文件夹予以分类。

4、电子文件加密

存储在光盘、硬盘上的电子档案需进行加密，设置解锁密码，解锁密码由行政专员掌握并定期更换。【相关规定】

1、人事行政部准备一个存储量在 320G 以上的移动硬盘用于存储公司各类电子文件。

2、电子文件除储存在异动硬盘上外，还需按照类别刻制光盘备份。

3、文字型电子文件以 DOC、XML、PDF、TXT 为通用格式，图像型电子文件以 JPEG、TIFF 为通用格式，音频电子文件以 WAV、MP3 为通用格式，视频和多媒体文件以 MPEG、AVI 为通用格式。

4、每份电子文件均应在“电子文件登记表”中登记，电子文件登记表应与电子文件同时保存，并附有纸质登记表的拷贝件。

5、归档电子文件的封存介质不得外借，未经批准公司任何人不得擅自复制，经总经理批准后，行政专员可以将单个电子文件拷贝给借阅人，但须监督借阅人按时删除。

三、声像档案管理 【时 间】例行工作 【责任人】人事行政经理 【工作步骤】

声像档案的收集——声像档案分类整理——档案文字说明的编写 【操作标准】

1、行政专员负责收集本公司各类声像档案，声像档案包括视频光盘、影片、照片和文字说明，主要为反映公司主要活动的声像资料（如员工活动照片、领导视察照片等）。声像资料应在形成后一个月内归档。

2、声像档案应保存在移动硬盘内，并刻制光盘备份。声像档案按照如下标准设置文件夹：PIC—照片，VIDEO—影像文件，AUDIO—音频文件，PPT—培训用幻灯片，DATABASE—曲库。各个文件夹科目内按 照“年代—事由”分类，同类照片按时间顺序编号。影像和声音则可以按内容编号。

3、行政专员负责为每份档案撰写文字说明，内容需包括：事由、时间、地点、人物、背景、作者等事项，文字说明要准确揭示档案材料的内容，概况全部信息。

四、制度管理 【时 间】例行工作 【责任人】人事行政经理 【工作步骤】

制度接收——制度发放——制度回收——制度销毁 【操作标准】

1、制度接收

中赫集团定期修订管理制度并下发给各部门，各部门负责人负责制度的接收、宣达。

2、制度发放

行政专员在接到公司管理制度后，三个工作日内将管理制度发放给相关人员，发放标准为：每个部门一本、经理办公会成员每人一本、人事行政部存档一本；领取人须在“制度领用登记表”上登记后方可领取。

3、制度回收

如员工离职，岗位调动，需将制度交还行政专员，由行政专员负责保管。

4、制度销毁

在公司发新版管理制度后，行政专员负责将原有版本制度回收，在公司领导监督下予以销毁。

五、合同管理 【时 间】例行工作 【责任人】合同签订者 【工作步骤】 合同签订——制度保存 【操作标准】

1、各业务部门负责其部门合同的签订，采购部负责采购类合同的签订；

2、业务部门签订合同时，我方保存合同至少要一式三份，分别由财务部、行政部、业务部门保存；

3、业务部门把合同交于财物部、行政部保存时需填写合同接收单；

5.公司档案工作保密制度 篇五

第一条 设立目的

为做好档案的安全保密工作，根据《中华人民共和国保密法》及有关保密规定，制定本制度。

第二条 工作原则

档案工作人员应以维护档案完整、准确、系统、安全为准则，不得私自摘抄、复印、传播密级档案内容。

第三条 对档案工作人员的保密要求

一、日常工作要求

1.档案工作人员在接受、保管、提供查阅利用档案资料时，要按有关规定认真核对，做到签字、登记、注销等手续齐全，帐目清楚。查阅密级档案，必须履行批准手续，在档案室内查阅，复印只能在档案馆复印。未经批准，不准将密级档案借出。

2.档案工作人员要严格守国家机密，不准随意摘抄、传播密级档案的内容，不准利用职权私自复印档案材料。

3.凡规定不能查阅和不该摘抄的档案材料，一律不准查阅、摘抄和复印。凡需复制保密档案材料，须经______批准后，方可复制。

4.档案室无人时，应将门、窗关牢，柜上锁，确保安全无误。

5.严守保密规定，不该说的话不说，不该做的事不做，做到“保守机密，慎之又慎”。

6.在工作形成的废纸，不得随意乱扔。

7.档案信息上网，须遵守信息保密规则，确保档案完整与安全，严防泄密。

8.防止通过电话、传真、计算机网络、笔记本电脑和移动存储设备等泄密，严禁使用涉密计算机登陆国际互联网，不私自保存、复制和销毁秘密载体。

9.每年进行_____次保密检查，并报上级______。

二、档案销毁工作要求

经过鉴定需要销毁的档案材料，要按有关规定写出鉴定报告、销毁清册，经______批准后，由_____人以上监督销毁。

三、特殊情况的处理方法

若所借档案丢失，档案工作人员须及时通知_____部门，并写明情况（丢失时间、地点、具体档案名称等）以便及时处理。

第四条 附则

本制度经_____核准后实施，增设修订亦同。

6.公司档案管理制度 篇六

第一条 为加强公司的档案管理，建立档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案准确、完整、系统，能有效进行检索、保管、使用与持续补充，特制订本制度。

第二条 该制度适用于档案管理环节所涉及的相关部门及个人。

第三条 职责

1、公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理。办公室负责公司总体档案的管理。

2、公司财务档案由财务中心保管。使用时由财务中心指定专人调档，办公室负责监督。

3、公司销售档案由销售公司保管。使用时由销售公司指定专人调档，办公室负责监督。

4、公司工程档案已移交档案室的由办公室保管。使用时指定专人调档，办公室负责监督。

第四条 档案管理的流程分为：文件的收集、立卷归档、整理上架、保管、使用、销毁。

一、文件的收集

凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的书面文件材料均属归档范围。

（一）政府机关或职能部门的文书材料

1、职能部门召开的有关房地产工作的会议文件；

2、职能部门下发的涉及经营业务并要求贯彻执行的文件；

3、职能部门领导检查工作、参观或者参加公司活动中的指示、讲话；

4、职能部门对公司各类请示事项的批复；

5、其它相关资料。

（二）公司证照

1、营业执照、税务登记证、企业代码证由财务中心统一保管。

2、证书、资信证书、质量体系认证书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、国有土地使用权证、商品房销售许可证、投资许可证等证照，由办公室统一保管。

以上证件各部门一般使用复印件。如确需借出原件，必须填写《档案室资料借阅登记表》，经总裁或董事长同意后方可借出，原则上，证照借出当日内归还。

（二）公司文书材料

1、公司董事会形成的各种决议、决定等文件资料，公司下属公司的董事会形成的各种文件资料；

2、公司工作例会会议记录、纪要以及其它会议的文件材料；

3、公司印发的各种正式文件的签发稿、打印稿；

4、公司给上级部门的情况汇报及请示等；公司各部门及所属公司的请示与公司的批复文件；

5、公司各部门及下属公司的工作计划、工作总结、报告等；

6、公司各类调研工作形成的文件材料；

7、公司调查处理的违纪、违规事件材料；

8、公司汇总及下属公司报送的资金计划、财务、销售、成本等各类数据资料；

10、公司各类合作合同、工程合同、供应商合同、原材料合格证、资质资料、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、竣工图纸等；

11、公司设备仪器出厂合格证书、出厂精度检验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料；设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录等。

二、立卷归档：

（一）流程：

1、各级资料员在每年年初，根据以往本部门文件运转情况，预计当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目，如办公室可制定“人事行政发文”等，并将空白的文件清单置于该类目文件的最前面，同步编制电子文档清单。

2、随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内，并按文件收进顺序随时填写文件清单，存档文件通过扫描或影像进行电子文件存档，同步更新电子文档清单。

3、按月度、年度周期对手头上的所有文件进行清理，对需要归卷的文件材料进行归档，对不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放。

（二）要求：

1、原则上每个季度末各部门将已归档的文件整理后移交档案室存档。

2、各部门向公司档案室移交档案时，均需附上《移交文件清单》一式两份、电子文档与清单一份。移交时，交接双方进行清点签收，并各自保存一份。

3、各部门向公司档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整，档案室不接收未经系统整理的零散文件。

4、文件在各部门保存阶段，要注意保持字迹清晰、份数完整，防止发生霉变等。复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。

4、各部门可根据实际工作需要保存文件，但向公司档案室移交档案时，则应按规定的归档范围进行。

5、档案移交时须对档案的密级和保存年限做出说明，方便后期的借阅和鉴定工作。

三、整理上架：

（一）流程 :

1、鉴定：对各部门移交的档案，公司档案管理员要重新审查其价值性，并剔除无保存价值的文件材料。

2、组卷：通过鉴定的文件材料严格按规定排列、打号、装订、著录并制作卷内目录，组成案卷。

3、上架：案卷按档号顺序竖放在密集架上，一般小号在左，大号在右，自上而下。

4、造册：制作全引目录和案卷目录，形成保管清册。

（二）要求：

1、卷内文件的排列应条理系统。文书档案按时间顺序依次排列，具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；工程档案的卷内排列顺序为文前图后。

2、不同保存价值的文件应分开组卷。

3、凡有文字部分的均应打上号码（采用打号机，正面右上角，背面左上角）。

4、文件材料装订前应剔除金属物。

5、一般图纸采用手风琴式折叠法，规格为30cm×21cm；装订边应加垫纸以使左右平整并注意露出图标。

四、保管：

（一）档案室管理：

1、严格执行《档案室管理制度》。

2、除档案员外，非档案人员不得随意出入档案室。

3、档案入库前要进行严格的检疫工作，特别注意检查易于生虫的部位；同时对档案必须进行定期的防疫检查，有计划、分期分批地对档案进行翻动。

4、档案员离开档案室时应随手锁门，并注意检查档案室门窗的紧闭性。

5、公司采用文件柜作为档案装具。档案按部门存放，文件柜的编号及档案的存放顺序为从左自右，从上到下。

（二）流动中的安全防护：

1、档案在档案室外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，而应及时放入档案室或专用的柜子中锁好，更不准擅自带离规定的使用场所；

2、未经许可，使用者不得将所借档案转借他人，以防泄密；

3、未经许可，使用者不得擅自拍照、抄录、复印；

五、提供使用：

（一）加强基础工作：

1、编制必要的全引目录和案卷目录，为档案用户提供必要的检索工具；

2、编制电子文档清单，提高查档效率；

（二）开展查借服务：

1、借阅：

（1）公司档案的借阅，需经部门主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，公司机密文档的借阅要由总裁或董事长签字批准。

（2）公司内部人员借阅档案的，须填写《档案室资料借阅登记表》，阅毕及时归还；归还时，管理人员必须当面清点档案页数，之后再入库。

（3）非公司人员借阅档案的，须持有关单位介绍信，并经总裁或董事长同意后方可借阅。（4）借阅者必须爱护所查阅的档案，不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其他各种标记；不得撕去档案内页。

2、借出：

（1）公司档案的借出者都要填写《档案室资料借阅登记表》，报部门主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，公司机密文档的借阅要由总裁或董事长签字批准。

（2）档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总裁处理。

（3）必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追究责任。

（4）不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

（5）必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

（6）不准转借，必须专人专用。

（7）用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

3、档案室资料查询时间：8:30—9:30 原则上其他时间不予以办理。

六、销毁：

（一）流程：

1、各部门档案室档案员每两年对已到保管期限的档案资料进行复查，复查结果上报部门经理审批。

2、各部门档案员将确认销毁的档案材料登记在《档案销毁清册》并上缴办公室，由办公室统一组织销毁。

（二）要求：

1、准备销毁的档案材料在未批准前应单独保管。

2、批准销毁的档案用碎纸机销毁，严禁作其他用途，更不允许出卖。

3、档案销毁时，须有两人以上监销，并在销毁清册上签字以示负责。

第五条 保存期限。文件保存期限除政府有关法令外，依下列规定办理：

永久保存：(1)公司章程；

(2)工程设计图；

(3)组织规程及办事细则；(4)董事会会议纪录；

(5)财务报表；

(6)政府机关核准文件；

(7)不动产所有权证及其他债权凭证；(8)其他经核定须永久保存的文书。

10年保存：(1)预算、决算书类；

(2)会计凭证；(3)事业计划资料；

(4)其他经核定须保存10年的文书。

5年保存：(1)期满或解除的合约；

(2)其他经核定保存5年的文书。

 1年保存：结案后无长期保存必要者。

 规章制度由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期予以保存。

第六条 附则

1、本制度由办公室编制并负责解释。

2、本制度自发文之日起施行，同时原相关制度即行废止。

集团办公室

7.自来水公司档案管理系统建设研究 篇七

自来水公司档案资料是公司各项管理活动的重要记录, 特别是施工图纸资料、地下管网资料是反映工程质量和基础设施存在形式的依据, 在管路改造施工、新管路布局中发挥重要作用, 也是工程延期、索赔、质量、安全事故原因分析及责任追究的重要凭证, 是工程技术人员和各有关部门实施工程管理、制定技术标准和规范的重要参考资料。

自来水公司档案管理的目的是根据公司确定的工作思路和目标, 坚持“为人民供水, 服务人民”的宗旨, 规范行业行为, 提高群众满意度。长期以来, 自来水公司的档案管理几乎停留在传统的地方区域管理和人工管理框架下, 在信息化时代自来水公司的档案管理必须实现方式方法创新。实现数据集中集成管理, 已经成为自来水公司档案管理不可或缺的重要内容。由于自来水公司的业务管理有其特殊性, 管理对象不仅包括千千万万的用水居民, 也包括城市和大部分乡镇数以万计、纵横交错的地下管网和大量设施, 因此, 自来水公司档案管理系统应基于自来水公司的业务统一规划, 科学设置分类, 集中管理数据。特别是要响应国家以信息化带动工业化发展的要求, 形成档案综合管理信息平台, 不断提高服务水平和服务效率。

2 档案管理原则

2.1 真实可靠性原则

自来水公司的档案是自来水公司各项业务进展情况, 公司整体精神面貌的集中反映, 具有参考价值和指导价值。这就要求档案管理人员在收集整理档案资料的时候, 必须要以事实为依据, 对档案文件的真实性、准确性和完整性负责。有的档案资料不仅包括文字材料, 可能还包括图纸、声像影像资料甚至是实物样品, 这就要求档案管理人员要对资料科学的进行归档, 将真实反映工作和业务性质、流程、方法步骤、说明材料等文档集中管理, 形成系统的档案管理文件, 避免张冠李戴、残缺不全的现象发生。

2.2 及时有效性原则

自来水公司的业务复杂, 工作零散琐碎, 其档案管理是一项长期的、零散的且十分重要的工作。公司档案管理要形成档案管理制度, 对归档的内容, 时间, 相关责任人, 档案提交和查阅方式, 档案借阅和安全保密制度进行规范管理。各级管理人员要重视档案的管理工作, 随着工作的进展同步形成业务档案资料, 按照“形成规范、真实齐全、整理及时、分类有序”的原则形成文件、档案资料。

2.3 分工负责的原则

自来水公司档案资料来源于公司的不同业务部门, 各级部门要根据工作内容分别对档案进行资料收集和管理工作, 掌握第一手的资料。例如, 公司工程项目管理档案的管理是一项综合性、业务性、技术性都较强的工作, 需要监理单位在机构建设、人员配备和制度建设上加大管理力度, 因此, 各级管理人员要提高档案管理的责任意识, 在做好各项工作的同时也要做好资料归档工作。对于档案管理人员而言, 要对各单位提交的档案分门别类的管理, 提高档案管理水平和档案使用价值和使用效率。

3 自来水公司档案管理系统建设措施

3.1 自来水公司档案管理系统分类

科学梳理自来水公司的业务, 建立档案分类管理系统, 增强自来水公司档案管理系统的适用性。

(1) 客户服务中心系统。

客户服务中心系统是自来水公司工作的枢纽, 包括业务咨询、信息查询、业务申报受理、业务投诉受理、用户服务热线等。客户服务中心以用户基本信息数据库为基础对每一个自来水用户建立一组档案, 记录着用户开户之日起到目前的所有情况。这个系统包括用户报装管理系统、自来水表管理系统和热线服务管理系统。

(2) 营业收费管理系统。

营业收费管理系统是自来水用户基本数据库的主要数据来源。营业收费管理信息系统包括抄表、收费、与银行间代收水费数据处理。这些数据可以为城市自来水规划、城市自来水管网数学模型、城市GIS系统以及自来水企业各有关管理部门和各有关上级领导决策部门工作提供资料支撑和参考依据, 从而更好地为城市居民提供用水资源服务。

(3) GIS系统。

GIS系统包括自来水管网运行管理、维护等, 注重对户外工作现场的GIS应用支持。基于ESRI的ArcGIS基础上建立M/S体系的GIS应用, 可以有效解决在户外现场的工作需求以及现场指挥对GIS的需求, 提高自来水公司现场数据采集速度、提高应急反应的处理效率。例如, 在传统的现场爆管抢修处理过程中, 通常依靠那些具有丰富经验的人员对现场情况进行分析判断, 准确定位施工地点, 如果遇到更复杂的问题的时候, 更是束手无策。使用GIS/GPS系统后, 后方管理和遥控人员可以随时了解现场工作人员的方位、行动轨迹和目前的工作任务以及工作进展情况。同时, 现场抢修人员利用GPS进行准确定位并借助GPRS无线数据传输进行现场数据的上传和周边设备资料的调阅。服务中心对现有的资料库数据进行分析整理, 快速、准确地制定最优方案, 并将工作方案通过无线传输到抢修现场的终端设备, 此举极大地提高了业务人员的反应速度, 减少了修复时间, 对用户的影响也降低到最小化, 经济效益和社会效益凸显。

3.2 加强档案管理信息化系统建设

信息化系统建设是档案管理的重点, 信息化在档案管理中发挥重要作用。一方面规范档案管理, 使档案更有利于查阅和使用, 缩短了档案查阅时间, 提高了资料查找的准确性, 减少了档案管理中的重复劳动, 大大提高了档案管理的工作效率和现代化水平。在系统中, 文档通过协同办公自动化模块实现电子文件的及时归档、保管、利用;工程档案通过在线系统、离线客户端进行多个项目的收集、编目等工作, 满足工程档案利用现代化工具进行收集、整理、编目、打印、移交、借阅和利用等一整套功能。再如档案人事管理系统, 可以采用企业HR软件, 这些软件解决如何通过绩效评估激励员工, 提高干劲, 如何快速了解和处理相关的人力资源信息, 如何及时、准确地发放工资, 如何制定适应不同工种、不同岗位员工的考勤管理制度, 如何快速、准确地制订招聘需求计划, 如何全面掌握组织机构状况, 合理编制和控制人员规模等问题, 系统不仅可以实现不同应用角色之间的协同工作 (如高层管理者、业务部门经理、人力资源部门、普通员工参与薪资管理业务) , 也可以实现各个HR职能之间的业务协同 (如薪资数据与福利数据、考勤数据、考核数据之间) , 还可以实现与企业其他业务系统 (如客户关系管理系统, 供应链管理系统) 之间的数据业务协同。实现企业人力资源管理业务的全方位过程执行和管理控制。

3.3 加强档案安全管理系统建设

(1) 建立数据库入侵保护系统、病毒预警系统、数据备份系统。

计算机网络安全管理是档案管理的重要内容。网络管理中要安装必要的防护软件, 服务器也要设有合理的访问控制和身份认证措施保护。此外, 建立病毒防御系统是安全管理的必要保障, 应建立网站检测系统, 全天24小时监控所有进出网络的文件, 发现病毒或可疑性文件时可立即产生报警信息并通知管理员, 通过IP地址定位、端口定位追踪病毒来源, 并产生功能强大的扫描日志与报告, 记录规定时间内追踪网络所有病毒的活动。再者, 对于不同类型的数据要采用分布式管理, 重要数据在数据库中还有加密和验证措施。还通过人工定期备份到存储媒质进行保存。

(2) 提高档案现场管理的安全性。

自来水公司的档案中有很多纸质文档, 具有重要价值, 一般保存时间比较长久, 这些文档的现场管理要做好防水、防火、防潮等安全防范工作, 要做到事无巨细、百无疏漏。例如, 现在市场上应用的温湿度监控系统可以对档案的管理起到重要的监测作用, 可以有效地防止纸质档案潮湿、发霉、变质。温湿度监控系统针对档案库房实际情况设计, 综合运用了先进的环境测量技术、单片机技术、工控软件技术、传感器技术等技术, 具有稳定可靠, 使用方便, 功能先进、扩展性强、易于维护等突出优点。该系统的功能是:①实时现场监测测量、显示当地的温湿度数据;②计算机实时在线监测:选定相应区间, 会显示当地、当时的各指标测试结果;③驱动空气调节设备 (空调、加湿机、除湿机等) 根据设定的目标值改善当前温湿度状况;④自动采集、记录、处理 (平均、最值、报警) 各测点温湿度数据, 数据表现形式为表格、曲线、报警超标记录等;⑤数据存储间隔可任意设定, 数据直接存储到计算机硬盘, 对存储时间无限制;⑥计量分析:每个场所的历史记录, 空气质量的合格率、合格时间, 可以按日、月、年、自定义时间间隔查询。现场档案管理安全防范措施为企业充分使用档案, 塑造良好企业文化、提升竞争能力提供了有力的保障。

4 结论

综上所述, 自来水公司档案管理是公司各项业务执行情况、公司整体精神面貌的集中反映, 是公司重要业务可持续发展的重要支撑, 具有重要的文献价值和应用价值。建立档案管理制度, 对档案资料进行科学分类管理是档案管理的重要内容。档案信息化是档案管理的重要内容, 全面管理电子档案资料, 从电子档案的收集、入库、整理、发布、归档、查询、借阅、销毁等方面进行全过程控制和管理, 可以极大地提高档案应用和管理水平, 实现档案信息管理传输的自动化、档案资料一体化、标准化、规范化和共享化。档案安全管理是档案管理的重要组成部分, 是档案可持续性发展的重要保障。

摘要：自来水行业是关系到国计民生的重要行业, 由于自来水公司业务繁杂, 业务范围广, 服务对象遍及千家万户, 因此, 根据自来水公司的特点, 对自来水公司的各项业务进行系统的、全面的管理, 建立档案管理系统意义重大。本文论述了自来水公司档案管理的意义和档案管理的原则, 并提出了构建有效的、实用的档案管理系统的措施。

关键词：自来水公司,档案管理系统,数字供水,信息化管理

参考文献

[1]曾文, 喻亮.供水管网水力计算与地理信息系统的集成技术研究[A].中国地理信息系统协会第八届年会论文集[C].2004.

[2]刘永启, 何宗宜, 林继贤, 等.基于Internet GIS的供水管网信息系统的设计与实现[A].节能环保和谐发展——2007中国科协年会论文集 (二) [C].2007.

[3]孙斌.基于GIS的办公自动化系统开发技术的研究和探讨[D].北京:中国地质大学, 2005.

8.公司档案论文 篇八

摘要：公路工程档案是公路建设事业记载的宝贵财富，公路工程档案管理工作是公路建设中的重要工作，本文结合作者在公路工程项目公司的多年经验，阐述了项目公司工程档案管理的一些措施。

关键词：公路工程档案管理措施

0 引言

随着我国逐步推广项目法人制的实施，公路工程建设投资的主体也日益多元化，过去完全由政府投资变成现在的由民间或国外资金参与部分投资甚至是全额投资，政府以BT或BOT方式引进大量的民间或国外资金参与各级公路建设，建设项目的单位名称也由过去的指挥部变成现在的项目公司。由于工程项目建造周期长、涉及面广的特点，这就注定项目公司的管理方式应有别于其它行业的公司管理模式，其工程档案管理也应有自己的特点和要求，作者认为：项目公司的工程档案管理应该规范化、标准化、制度化和信息化，保证档案归档的质量，才能有效地发挥档案的功能，真正让工程档案管理很好地为工程项目的养、建、管、营各环节服务，对降低项目管理费用，保证工程项目的每一个阶段按预定的计划顺利完成有着至关重要的意义。

怎样才能提高项目公司工程档案管理的质量，除了要根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》和《公路工程档案编制办法》进行档案的整理、交接和归档外，作者结合工作实际，针对项目公司档案管理容易忽视的地方，提出以下几点措施。

1 加强项目前期工作的档案管理

由于公路工程项目的特殊性，在项目上马准备建造阶段，项目公司一般还没成立，即使成立了，由于人员不到位，或公司主要精力放在项目的招标上，很多项目往往忽略前期工作的工程档案管理。项目运作中经常发生两种情况：一是项目前期工作是一班人马，项目正式运作又是一班人马，在工作过程当中，资料经常被多人频繁借阅，会出现在资料移交时才发现有些资料已丢失；另一种情况是有些项目中途变更业主，有些资料在上一个业主中已丢失，这种情况追索起来极为困难。这样，在项目公司完成招标工作进入实际运作阶段后，整理前期的资料就会发现有些资料缺少或丢失，这时想找回这些资料，往往要花费很多时间和费用，有时一些资料还不一定能找回。为避免出现资料丢失，项目公司在项目一开始就重视工程档案管理工作，由专人负责，做好资料借阅、归还等登记工作，在业主资料移交时，做好登记和签字，及时整理归档前期工作的工程档案，并专人妥善保管。

2 强化项目公司档案部门的管理职能

项目公司的档案部门，基本是公司的信息中心，其档案记载着项目的建设历程，所以，强化档案档案部门的管理职能，形成档案管理的制度化，将给公司带来高效运作、规范管理的便利，同时也降低公司的管理费用。项目公司的档案管理主要是做好日常维护、备份、归档和借阅登记管理等工作，由于工程档案数量极多，平均每公里公路的纸质档案近100页，采用计算机信息化管理也非常必要，它让档案部门追索资料的去向，查询、检索资料变得更加方便快捷。

3 规范项目公司各部门的工程档案管理

工程项目的建造周期较长，在建设过程中，项目公司各部门的人员经常会变动，有的项目公司甚至连项目经理都要更换。为防止在人事变动时出现资料丢失的现象，这就需要项目公司从成立之初就要规范工程档案的管理，使项目公司各部门的工程档案实行制度化、规范化的管理。实践中发现比较有效的工程档案管理制度是：各部门收到外来文件后，留下复印件，原件要及时送档案部门归档，同时要做好来文处理和登记工作，以便查询、追索之便；对于向外单位发文，要有统一人员把关和签发，同时除本部门留存一份以外，还要送一份原件给档案部门存档。这样，档案部门就保存了项目建设过程中的所有档案原件，避免了项目运作过程中出现人事变动而出现资料丢失现象。

4 涉及施工、监理及设计的工程档案管理要实现信息化

公路工程建设过程中，涉及施工、监理及设计的收文、发文、变更等工程文件数量最多，而且经常要翻查，所以对于这类工程档案要小心处理和保管。措施是：收文要按发文单位编号归档，附件跟收文一起存档。项目公司发文要有统一的编号，同时要做好发文登记；发文登记的表格可以根据项目的实际情况自行设计，但在表格设计时要体现出文件的类别、经办人、收文日期、附件等关键要素，文件的类别可以按合同文件、变更通知书、会议纪要等形式分。不管是收文还是发文，档案管理员要及时按类别录入电脑，以便必要时进行检索查询，加快查找时间，提高工作效率。

5 注重对上级部门发文和报送资料的工程档案管理

每个工程项目在建设过程中均不可避免地要向上级有关主管部门报送资料和文件，在报送过程中经办人要做好签收登记，同时还要注意要详细做好上报资料的清单，并让接收资料单位的主办人员签收确认，这些工作看似琐碎，但在关键时刻就体现出重要性。工程项目公司向主管部门报送出去的文件资料有些是极其重要的，而且有些只有一份原件，一旦遗失，将造成很大的麻烦，甚至会影响工期。例如广西某一公路工程的项目公司，为了办理施工许可证，把红线图及相关资料报送给规划部门了，但由于该项目在建造过程中出现重大变更，设计图纸需要重新修改和出版，修改的设计图纸出版滞后，导致规划部门以资料不齐全为由暂缓办理；但部分资料已上交给规划部门，过了一段时间，修改的设计图纸出版后收齐资料再去办理施工许可证时，规则部门有关人员却告之红线图找不着了；如果不是当时上报时做好详细清单和签收确认，事情就很难说清了，后经过项目公司出具签收登记表之后，规则部门才同意补办一份新的红线图。

6 结语

9.公司档案管理办法 篇九

为进一步做好***高速公路公司的档案管理工作，更好的为***高速公路项目建设和管理服务，并确保本项目形成的文件材料收集完整、有效，管理科学、规范，根据《中华人民共和国档案法》，以及结合《国家行政机关公文处理办法》和***高速公路公司实际情况，并借鉴其它项目经验，关于黄***公司的档案管理提出以下建议：

一、设立专门的档案管理部门并配备专（兼）职档案管理人员

公司设立专门的档案办公室和保管库房，配备专、兼职档案管理人员，并保持人员的相对稳定.档案办、档案库房与文书部门一起，纳入到综合部统一管理.即综合部作为公司文件收发的唯一窗口，全面负责公司所有文件的签收、发送、登记、归档及其它文书工作，并确保文件的收集完整，及时归档.二、各专、兼职档案管理人员工作职责

建议公司综合部配备一名专职档案管理人员，各部门或科室配备一名兼职档案管理人员.其中综合部兼职档案管理人员由办公室专职文书人员担任.（一）各部门兼职档案人员工作职责

1、贯彻执行有关档案工作的法律法规，规章制度.2、及时收集本部门形成的各类型档案.根据档案内容及其特点及时按规定收集档案.3、负责本部门文书文件收文的签发、登记、分发、归档和发文的校对、盖印、登记、发送、归档等工作.对收文中属于本部门承办的并要求办理复文的;以及发文中“请批性”文件并要求上级部门或单位办理复文的，或下发给下级单位且要求办理反馈报告的，档案人员应配合相关人员跟踪催办，并及时将复文或反馈报告对应归档.4、将本部门形成的资料分为“归档”和“不归档”两类档案分开保管.①“归档“资料指本部门形成档案的正本原件且需移交公司档案室统一归档的资料，如：工程部收集的设计、招投标、工程技术管理文件，及由工程部签发的工程技术联系单，转发设计院的技术联系单和其它由工程部自己职能范围内形成的文件等;合同部收集的协议、合同，以及由本部门职能范围内形成的其它文件等。另外，施工、监理单位上报审批的计量、变更、工程数量表，因考虑此部分资料有再利用价值，除正本原件返还给施工单位归档外，合同部也因收集完整的一套并定期移交公司档案室归档。

②“不归档”资料指本部门平时需调阅利用备份的文件副本或复印件，以及由综合部分发传阅且综合部档案室已归档的文件等.另外由施工、监理单位上报的且正本已经返还施工、监理单位归档的资料，也属不归档范围，如：施工、监理单位上报的施工组织设计、监理实施细则、施工月报、开工报告及工程监理报告等，相关部门只作为平时查阅利用，不纳入到移交公司档案室归档范围。

5、及时做好本部门档案的移交、登记、借阅、归还等记录工作，杜绝出现“帐外”档案.妥善、安全保管好本部门形成的档案，防止档案丢失、损坏.6、将本部门形成的属于归档范围的档案在每季度定期进行整理、立卷，移交一份正本原件给公司档案室统一保管（招投标文件和征迁资料需移交正本和副本各一份），并办好移交手续.移交归档的档案中本部门以后还需查阅利用的，应及时做好备份复印工作.7、监督、指导本部门各下属单位档案的形成、积累和归档.配合公司档案室做好本项目档案管理工作.（二）公司专职档案管理人员工作职责

1、制订和实施本公司有关档案管理工作的各项规章制度，贯彻执行有关档案工作的法律法规.2、根据《浙江省公路工程竣工文件编制办法》的分工要求，明确公司、指挥部各职能部门形成档案的收集和移交归档范围.及时接收公司各职能部门形成的文件资料，并做好收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用工作.3、负责公司文书文件收文的签发、登记、分发、归档和发文的校对、盖印、登记、发送、归档等工作.对收文中无多份原件的文件，在报相关领导审核、拟办、批办完成后，即将原件归入档案室保管，用复印件分发各相关部门和领导传阅，并配合相关承办部门工作人员跟踪催办，将承办结果注办在档案室保存的原件上;如需要办理复文的，及时将复文对应归档.对本公司的发文，在签发、校对、盖印完成后，即及时登记并将一份原件归入档案室保管.其中发文中报上级部门的“请批性”文件且要求上级部门办理批文的，或下发给下级单位且要求办理反馈回复的，公司档案人员还应配合相关人员跟踪催办，并及时将复文或反馈报告对应归档.4、及时做好公司档案库房的档案移交、登记、借阅、归还等记录工作，制作详细的档案台帐，杜绝出现“帐外”档案.5、对各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。

6、对本职范围内超出保管期限的档案和需要销毁的档案提出鉴定申请、参加鉴定工作。

7、对接收来的档案进行分类、整理、编目、排列，便于查找。

8、编制必要的档案检索工具和参考资料，为开展档案的利用工作创造条件。

9、积极开展档案利用工作，主动向领导和各处室提供有关档案资料，收集档案利用效果。

10、做好档案库房的管理工作，落实库房六防措施，对库房的温湿度进行记录，并采取有效措施。

11、积极参加档案协作组活动，努力学习档案业务知识；积极参加档案部门举办的业务培训和业务经验交流，不断提高档案业务水平。

三、文件材料的运转流程

（一）通用文书文件材料的运转流程

1、外来单位收文处理

综合部（签收、启封、登记、审核、拟办）——总经理办公室或总工办等（相关领导批办）——综合部（复印、分发）——

┏——相关领导、各职能部门（传阅、承办、催办）┗——档案室（原件归档、注办）

建议送重要领导的传阅单收集归档，与档案室原件对应.2、送外单位的发文处理

综合部（拟稿、核稿）——总经理办、总工办等（领导签发）——综合部（编号、注发、缮印、校对、盖章、装封）——┏相关单位（承办、办理复文等）

┗档案室（归档）

3、公司内部收发文处理

相关职能部门（收发、承办、保管等）——档案室（归档）

（二）科技文件材料的运转程序

10.公司档案管理制度 篇十

2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。

3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。

4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

11.公司档案论文 篇十一

“戴明环”又叫“质量环”，是由美国管理学家戴明博士于1950年提出。最早应用于质量管理领域，但逐渐被实践证明是一种可以促进管理活动有效进行的合乎逻辑的工作程序，成为管理学中通用的模型，是全面质量管理所遵循的科学程序。“戴明环”理论主张对管理活动实施“计划、实施、确认、处置”的系统程序，而且随着新的管理理念、方法的注入又会不断赋予新的内容，实际上是一种永不停顿周而复始的持续过程，其实施的基本原理就在于通过严密的过程控制借以实现预定的目标。（见图1）

“戴明环”最显著特点是通过大循环带动若干个小循环。如果将新疆油田公司看做一个大的戴明环，那公司内部人事部、勘探事业部、宣传部、财务部、档案科等就是一个个小循环，通过每一次循环后会产生阶梯式上升效果；通过每一次循环，解决好各个小循环中暴露出的问题，并将业已形成好的经验继续保留，总结设置出一定标准，再进入下一个循环周期，如此反复循环、不断提升就会让公司档案管理不断得到完善、规范。（见图2）

在每一个循环中，A始终是核心，只有通过“行动”才能提炼出标准，起着总结过往成功经验、布置下轮工作重点的“桥梁”作用。整个循环分为4个阶段、8个步骤（见表1）

2 “戴明环”理论的可行性

档案管理作为企业管理的一项基础性工作，既要继承前人先进的管理方法，也要与时俱进，把握新时期赋予石油企业档案管理工作提出的新要求。石油企业档案管理应该与整个企业管理总的发展基调保持一致，引入先进的管理理念和方法，在变中求不变，在不变中求变地持续改进。它包含了档案管理工作计划（Plan）、实施（Do）、确认（Check）和处置（Action）四个阶段，其本身就是一个不断更新、不断完善的过程，完全可以通过P、D、C、A四个循环来实现。其工作流程：如图3。

3 “戴明环”理论在新疆油田公司档案管理工作中的应用分析

按照“戴明环”理论的理念，可将石油企业档案管理分为计划（Plan）、实施（Do）、确认（Check）和处置（Action）四个方面，共同构成了石油企业档案管理一个完整管理体系。但相对于整个档案管理体系来说，其中四个部分又是相对独立的。每一部分依据PDCA循环理论中的4个阶段和8个步骤（见表1）经过不断的“计划——实施——确认——处置”循环提升（见图2），最终实现石油企业档案管理的近、中、远期目标，促进石油企业管理水平提升（如图4）。

3.1 P（Plan）阶段——计划。P阶段是明确某一阶段（一般以1年、3年或5年为一个阶段周期）石油企业档案管理所要实现的阶段性目标，以及为实现这一目标所制定的具体措施。首先是组建企业建档工作领导小组，抽调企业人事、办公室、档案科等部门人员组成；其次，是预先设计和印刷好本次档案工作中所需要的各种表格或者宣传品；再次是对参与本次档案工作的人员进行系统培训，使其尽快熟悉工作内容；最后是在集团上下进行全员动员部署。

新疆油田公司在对上一年归档的档案自查后发现许多新招录的员工（尤其是刚刚入职的大学生）档案不完整，诸如他们的在职学习经历、入职培训考核、社会实践等能够反映新员工综合素质的档案没有及时被收集。还有相当一部分档案材料记录或者书写不规范，如用铅笔填写、缺少印鉴章，等等（见表2）。

表2：某石油企业新招录人员档案质量影响因素频数频率统计表

针对以上出现问题，公司及时成立了新招录人员档案质量评查小组，由分管档案工作的副经理和办公室、档案科以及各部门的负责人共同组成，协调评查公司招录新进人员的档案情况，明确小组组成人员的评查职责，做到分工明确，各司其职，并以公司内部相关的评查要求为依据，再制定具体的评查措施。

3.2 D（Do）阶段——实施。D阶段，也就实施阶段，就是对第一阶段——P阶段所制定规划方案付诸具体实践，一般是通过把公司里面从事档案及档案管理人员、涉及档案用的器材物资等可有效整合利用的资源合理配置，确保计划阶段所设置各项目标任务。D阶段是“戴明环”理论核心。首先，要提高公司人事部门以及档案管理人员对新招录人员相关档案资料收集重要性认识。其次，要培育一支高素质档案管理人才队伍。与公司业务部门相比，档案管理较为枯燥，需要档案管理人员耐得住寂寞、耐得住清贫，是更多讲求奉献的一个岗位，公司要制定给予档案管理人员相对倾斜的激励措施以稳定这支队伍。再次，要与时俱进，不断拓宽公司档案归档范围。紧密结合新时期市场经济发展对于员工的诚信档案、员工阶段性培训档案、地质勘探资料以及人才立体评价的多方位参考的现实需要，围绕新时期石油公司经济效益、社会形象评判标准不断拓宽公司档案范围。最后，落实档案管理方面的相关奖惩制度，把定期巡查结果作为档案管理人员考核、评先评优、晋升的重要依据。

3.3 C（Check）阶段——确认。C阶段，即确认阶段，其主要工作重心就是对照第一阶段（P阶段）所确定的目标，确认第二阶段（D阶段）的落实效果，及时将档案管理制度在实际执行过程中发现的问题进行汇总确认。对于确认的结果不外乎两种，一种是实现了预期目标，还有一种就是尚未完成预期目标。对于达到了预期设定目标的，便可以将精力投入到下一阶段工作中。对于没有实现目标的，则要再从先前制定的计划措施是否超过了档案人员的实际操作技能或者是受公司客观情况所限制等进行分析。

新疆油田公司将公司的档案进行细致分类，把钻井工程、测绘、测井技术、地球物理（化学）勘探等纸质档案，岩心岩屑实物档案等采取精细化管理，并全部实现信息化管理，查阅利用方便，探索模块化管理模式，即根据不同档案管理特点，组建石油业务档案管理小组，抽调一线业务人员担当兼职管理人员，实现档案管理专业化，专业档案管理模块化，并把所有档案最终统一纳入企业档案科管理。但也存在业务档案“发现难、出口难”，即业务档案重利用轻保护，信息化程度较低等问题。要求管理部门从源头查找原因，并提出针对性措施加以应对。

3.4 A（Action）阶段——处置。处置阶段主要是对第三阶段（C阶段）两种确认结果进行细致处理，对于档案管理经验较好的及时提炼和推广，并对存在的问题及时总结，提出整改措施和方案，做到持续改进。在处置阶段仍然没有解决的问题，则可放入下一个“戴明环”继续循环加以解决。从某种意义上说，处置阶段也是为下一轮新的循环做好准备工作（见表3）。

表3：××石油企业解决钻井工程档案管理中存在问题一览表

首先，将在处置阶段发现的问题及时予以公布，让公司尤其是业务部门及工作人员及时了解在资料整理或者使用过程中存在的问题；此外，档案科及其管理人员要承担起“监督员”角色，及时与公司内部各部门保持沟通渠道畅通，督促其认真整改；其次，做好“协调员”角色，发现问题后要及时与公司各个部门，尤其是档案中存在问题的部门进行充分沟通，修正不规范行为，通过不断总结将发现的问题及时纠正。对于在这一阶段没有解决的问题不能束之高阁，应将其纳入下一轮持续改进，最终目的是推动企业档案管理质量不断提升，实现企业档案管理乃至整个企业管理制度化、科学化、规范化、标准化。如在表3中，对于上一阶段检查出来的“库房湿度较大”问题，要及时协调有关部门和人员采取措施整改，对于如“钻井档案归类不准确”等不能马上解决的问题，应将其纳入下一轮循环中，从计划开始，直至问题得到解决为止。

12.公司档案论文 篇十二

关键词：档案管理,实施,应用,措施

档案工作是企业管理的重要组成部分。随着信息技术的发展, 原有的档案系统在管理和应用等方面存在着诸多问题。例如档案借阅只限于纸质文件, 数字化程度很低;档案检索效率不高, 检索结果质量不佳;档案管理人员综合素质不高等。这些问题制约了企业的档案管理, 无法满足企业长远发展的需要。因此建立一个统一、规范、完备的档案管理系统是必须之举。档案管理系统是中石油统一推广的档案管理平台。通过该系统能够实现公司档案管理的规范化、数字化, 促进公司档案管理水平的提升。

1 系统简介

档案管理系统是由整合收集、科学保管和开发利用3个方面构成, 实现了档案业务的收集、整理、保管、鉴定、检索和利用等功能。公司现有包含文书类、会计类、建设项目类、设备类等全部历史档案将全部电子化进入系统。实现了电子档案和实体档案的双轨管理。用户根据自身的权限登录系统, 即可实时浏览检索其所需的电子档案, 改变了以往只能借阅实体档案的限制, 实现了对档案内容的整合和利用, 真正实现了档案的数字化。

2 系统实施和应用

2.1 数据整理

基础数据整理。按照统一要求, 档案部门对本单位组织机构、用户权限、操作流程及业务数据等基础数据进行收集整理。信息部门配合档案部门把用户信息和组织机构导入到系统环境中。

历史数据整理。信息部门协助档案部门把历史数据从旧系统中导出并整理成样例表的格式。档案部门根据档案管理规范, 按要求对档案进行数据整理, 对于有错误或不规范的内容进行修改, 并按照类别进行分类梳理, 确保档案迁移和数字化的质量。

2.2 系统配置

信息部门把用户信息和组织机构导入到系统环境中。两个部门共同检查确认用户权限和单位设置。档案部门设置好系统流程、档案类型、著录项等项目。信息部门再配置电子公文系统与档案系统接口。经过测试, 系统实现了中油电子公文系统内已办结公文自动流转至档案系统, 再由档案管理人员操作后, 实现了档案的借阅, 系统具备了上线条件。

2.3 系统培训

公司积极做好系统推广工作, 派人参加关键用户培训班。关键用户学成后, 对档案部门管理人员进行了包括系统功能、系统管理、应用管理及系统操作等方面的培训, 使档案管理人员熟悉系统的使用。针对下属各单位的档案最终用户也对其进行包括制度在内的系统操作培训。

2.4 数据迁移

数据迁移前, 按照谁产生谁定密的原则由原归档部门进行定密。定密后再进行数据迁移。历史数据迁移是系统应用的基础, 是一项非常繁重而绵长的工作, 不是一蹴而就的, 需要分期、分批、有序进行。

2.5 应用中存在的问题

目前, 档案管理系统已在公司内部得到广泛应用, 成为企业管理的重要系统之一。但是在档案管理和应用方面还存在一些不足, 主要体现在下属单位档案收集整理不及时;缺少既懂档案业务又熟悉信息技术的骨干;档案的数字化进度缓慢;已办结电子公文自动流转至档案系统, 有时存在数据不畅等问题。这些问题制约了档案系统的应用, 因此如何改善成为档案管理人员的重要工作。

3 档案管理的几个改善措施

3.1 建立健全公司内部档案制度, 规范档案管理

按照中石油统一的档案管理标准, 结合本单位实际情况, 建立健全企业内部档案制度, 完善档案管理业务流程和技术规范, 细化档案工作的各个环节和步骤, 同时划清各类管理人员的职责, 使各项工作做到有章可循, 促进了档案管理工作的规范化、制度化, 确保了档案工作的及时、准确和完整。公司下属单位的档案管理人员按照公司要求及时做好档案的收集整理和归档, 避免材料遗失。公司档案部门的管理人员, 则严格按照统一的档案规范, 做好实体和电子档案的收集、整理等工作。

3.2 加强系统安全的监管和维护, 做好信息安全

档案是企业最重要的材料之一, 反映了企业不同时期的生产经营和管理情况, 因此保证档案数据的安全是重中之重。档案管理系统在设计和开发时就做好了系统内安全防护, 档案数据在系统内的安全由总部统一部署和保证。各下属单位在使用档案系统过程中, 也要注意信息安全和保密。

(1) 配备专用计算机, 通过专网保障数据的安全运行。用作档案管理的计算机应专机专用, 专人管理。禁止该机器上互联网或安装其他非涉密信息系统。定期做好操作系统的优化和升级, 经常清除系统垃圾, 清除恶意软件。安装可靠的防火墙、防病毒软件。严格U盘使用制度, 关闭无用的端口。系统账户、口令的设置必须符合规范。切断一切与计算机有关的风险因素, 通过中油内部网和统一的身份认证平台登录系统, 就可以确保数据的应用安全。

(2) 强化意识, 加强系统用户的监管力度。随着档案管理系统的逐步深化应用, 系统用户将大幅增加, 系统安全运行的风险将加大。只有通过制度约束, 加强对系统用户的监管, 才能防患于未然, 确保系统的安全、可靠。强化表单管理, 细化用户权限表单内容。公司属各单位用户权限变更, 由各单位领导做好把关工作。档案管理人员收到用户服务申请表时, 做好用户信息核对和审批, 必要时可进行电话核对, 确保系统中用户信息和权限的真实有效。下属各单位还要明确档案工作的职责分工, 由专人负责, 明晰档案的各项制度和规范。禁止多人使用同一用户名和密码登录, 禁止使用他人用户名和密码进行系统操作。

3.3 建立健全应急机制, 提高处置突发事件的能力

结合档案工作特点, 建立健全应急机制。制订符合客观实际又具有操作性的应急预案, 预防突发性事件的发生, 做好应对突发事件引起危害的应急措施准备。规范应急管理机构, 加强应急队伍建设。明确职责, 确保发生突发事件时, 能够有效组织、快速反应共同应对和处置。档案管理员更要提高自身的业务水平, 特别是负责借阅的工作人员要十分熟悉馆藏, 保证在不利用计算机检索的情形下, 找到用户所需档案。同时对档案管理人员开展应急培训和演练, 保证其在面对突发事件时, 能够快速反应、有效控制和妥善处理, 提高处置突发事件的能力。

4 结语

档案管理系统在该公司已上线运行一年多的时间, 目前系统运行平稳有序, 取得良好的效果。档案工作人员还应充分利用系统功能, 完善档案信息化基础设施, 加大档案数字化的力度, 同时配合总部做好系统深化应用工作, 力争通过系统的应用更好地提升公司管理水平, 为用户提供更实用、更有效、更准确的档案服务, 实现档案管理工作向新高度迈进。

参考文献

[1]金波.关于企业档案信息化建设的思考[J].上海大学学报, 2005, 12 (5) .

[2]汪英.E6档案管理系统在科技档案管理中的应用体会[J].科技创新与应用, 2012 (18) .

13.公司档案管理规定 篇十三

为规范公司档案资料管理，增强公司档案资料的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同(包括劳动合同)、工程资料、业主/客户资料、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、档案资料管理员

公司的档案资料管理由总经理/副总经理指定档案资料管理员负责，各部门资料如各部门负责人指定档案资料管理员负责。

四、档案管理员的职责

1、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。

2、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

3、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

4、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

5、保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1、公司的归档资料实行“及时归档”及“年度归档”制度，即：日常工作时间公司来往文件/业主资料的归档及每年二月份为公司档案资料归档。

2、各主管部门负责人应积极配合与支持档案管理员各主管部门收集应该归档的原始资料。

3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以

上级的文件必须把原件放入档案室。

5、档案管理员根据公司实际情况及档案资料的实际使用性实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1. 公司档案资料的分类根据公司的实际情况及档案资料的查找实用性归档。

2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。 七、档案资料的保存期限?

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：?

1、永久保存：(1)公司章程;(2)股东名簿;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及 股东会纪 录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产所有权状及其他债权凭证;(8)工程设计图;(9)工程资料及业主资料档案;(10)其他经核定须永久保存的文书。

2、保存：(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其他经核定须保存10年的文书。

3、5年保存：(1)期满或解除之合约;(2)其他经核定保存5年的文书。 4、1年保存：结案后无长期保存必要者。

5、规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

七、档案的借阅

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材

料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料，须经借阅的档案资料的部门负责人及公司总经理/副总经理批准;借阅详细的业主资料档案必须由部门负责人报公司副总经理/总经理批准后借阅。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经公司总经理/副总经理批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理

员催还。需要长期借出的，须经公司总经理/副总经理批准。

5、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污

文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。

6、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

7、会计档案由财务部自行保管。会计档案一律不准外借。内部调阅应经财

务负责人同意。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公

文，并经公司领导同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司;如需摘抄、复印，应经财务负责人同意方可办理。

八、档案的销毁

1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交副总经理审核经总经理批准后执行。

3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由副总经理批准后方可销毁。

4、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档

案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理/副总经理指定专人监督销毁。

九、罚则

1、无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍

拖延不交的，除责令其文件负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以通报批评。

2、公司各部门员工凡泄露公司档案资料，经核实情况属实，并无其他正当

理由的，公司将按情节的轻重进行处理。严重者将给予辞退处理。对涂改、拆散或未经公司领导批准转借、复印或携带档案外出的;视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评。

3、公司各部门员工不按借阅期限归还档案资料的，限期归还并责令其当事

人写出书面检查。

4、公司各部门员工遗失档案的，应立即报告。因遗失档案，泄露秘密的，

经核实情况属实，并无其他正当理由的，公司将按情节的轻重进行处理。严重者将给予辞退处理。

14.公司客户档案管理制度 篇十四

第一条

目的：

本制度立足于建立完善的国内和国际市场客户档案管理系统和客户档案管理规程，以提高国内和国际营销效率，扩大国内和国际市场占有率，与本公司交易伙伴建立长期稳定的业务联系。

第二条适用范围：

企业的过去、现在和未来的国内和国际市场直接客户与间接客户都应纳入本制度的适用范围。

第三条内容：

1.客户基础资料

客户资料的获取，主要是通过营销人员对客户进行的访问搜集来的。在档案管理系统中，大多以建立客户数据库的形式出现。

客户基础资料主要包括客户的基本情况、所有者、管理者、与本公司交易时间、企业规模、行业、资产等方面。

2.客户特征

服务区域、销售能力、发展潜力、公司文化、经营方针与政策、企业规模(销售额等)、经营管理特点等。

3.业务状况

主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。

4.交易活动现状

主要包括客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策、企业信誉与形象、信用状况、交易条件和以往出现的信用问题等。

第四条

方法

1.建立客户档案系统

本制度规定客户基础资料的取得形式如下，并采用数据库的形式进行：

(1)由销售代表在进行市场调查和客户访问时进行整理汇总。

(2)向客户派发客户资料表，请客户填写。

(3)委托专业调查机构进行专项调查。

2.客户分类

利用上述资料，将企业拥有的客户进行科学的分类，目的在于提高销售效率，增加企业在国际市场上所占的份额。

客户分类的主要内容包括：

(1)客户性质分类。分类的标识有多种，主要原则是便于销售业务的开展。可按客户所在行业、客户性质、客户地域、顾客类型划分。

(2)客户等级分类。企业根据实际情况，确定客户等级标准，将现有客户分为不同的等级，以便于对客户进行渠道管理、销售管理和货款回收管理。

3.客户构成分析

利用各种客户资料，按照不同的标准，将客户分类，分析其构成情况，以从客户角度全面把握本公司的营销状况，找出不足，确定营销重点，采取对策，提高营销效率。

客户构成分析的主要内容包括：

(1)销售构成分析。根据销售额等级分类，分析在公司总销售额中，各类等级的客户所占比重，并据此确定未来的营销重点。

(2)商品构成分析。通过分析企业商品总销售量中各类商品所占比重，以确定对不同客户的商品销售重点和对策。

(3)地区构成分析。通过分析企业总销售额中不同地区所占的比重，借以发现问题，提出对策，解决问题。

4.客户信用分析

在客户信用等级分类的基础上，确定对不同客户的交易条件、信用限度额和交易业务信用处理办法。

第五条

客户档案管理应注意的问题：

在客户档案管理过程中，需注意下列问题：

1.客户档案管理应保持动态性，不断地补充新资料。

2.客户档案管理应重点为企业选择新客户，开拓新的国际市场提供资料。

3.客户档案管理应“用重于管”，提高档案系统的质量和效率。

4.客户档案系统应由专人负责管理，并确定严格的查阅和利用的管理办法。

公司客户档案管理制度篇2

第一章

总则

一、目的为规范公司客户档案管理，增强公司客户档案的实用性、有效性和保密性，促进销售工作的顺利进行，特制定本制度。

二、范围

与公司发生业务或即将发生业务的客户，即企业的过去、现在和未来的直接客户与间接客户，都是本制度的管理范围。

三、职责

公司销售档案管理由营销总监总负责;各部门经理负责本部门客户档案管理;人力资源部为本制度的监督、处罚部门。

第二章

档案的内容和建档方法

一、客户档案的内容包括以下四项资料：

1、客户基础资料。客户基础资料主要包括客户的名称、地址、电话;经营管理者、法人(这三项应包括其个人性格、嗜好、家庭、学历、年龄、能力等方面);创业时间、与本公司交易时间、企业组织形式、业种、资产等方面。

2、客户特征。服务区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方针与政策、企业规模(职工人数、销售额等)、经营管理特点等。

3、业务状况。主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。

4、交易活动现状。主要包括客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策;企业信誉与形象、信用状况、交易条件、以往出现的信用问题等。

二、建立客户档案卡。

档案的分别为两类，一是经销商客户档案，区域提供，二是终端客户档案，业务部和营业部提供。具体内容见《经销商客户档案卡》和《终端客户档案卡》。

三、建档方法

销售人员接待或拜访客户后，当天登陆客户管理系统填写或完善客户档案。不全面的客户档案，销售人员要进一步了解，每月最少完善一次。客户档案不及时更新，销售人员违反每次罚款20元。

第四章

保密规定

一、公司客户档案密级为机密级档案，分级管理。

公司级档案由营销总监负责管理，营销总监、营销副总经理、总经理可以查阅，其他人查阅需营销总监批准;部门级客户档案由部门经理负责管理，其他人查阅需营销副总批准部门经理批准;个人级客户档案由销售人员负责管理，他人查阅需部门经理批准。

二、档案的保存

公司档案以客户档案管理系统进行管理，营销总监为系统管理员，每月1日对数据进行备份，以防止数据丢失。

三、客户档案的查阅

1、查阅公司的客户档案必须经过审批。填写《查阅档案审批表》，经本部门经理签字，总经理批准后，档案管理负责人才可以让其查阅。

2、未经审批私自查看客户档案，每次处50元罚款;未经审批，擅自将客户档案账号提供给人查阅，每次处50元罚款。

公司客户档案管理制度篇3

一、客户资料管理办法总则。

为了提高客户资料的有效性和利用率，加强客户资料管理，做好客户服务品质提升和客户关系维护的基础工作，提升客户满意度和忠诚度，使公司对客户的管理规范化、有效化，保证稳定开展，特制订本客户资料管理办法。

二、客户资料管理办法管理范围。

1、公司已合作客户(老客户)、未合作客户、潜在客户、流失客户等客户资料都纳入本管理办法范围。

2、客户资料的管理包括客户资料的收集、整理、查阅、分析等方面。

3、公司客户为与公司有业务往来的供应商和经销商及合作的重点客户、品牌客户。

三、客户资料的内容。

完整的客户资料包括以下资料信息：

1、公司信息部负责公司所有客户基本信息的汇总、整理。

a、客户基本资料的收集是业务拓展的基础，也是客户资料管理的第一步。客户基本资料的收集主要由市场人员完成，市场人员要熟练掌握各种客户资料收集的有效方法，积极主动的收集客户信息。

b、客户基本信息包括客户的企业名称、地址、所有者(法人代表)、成立时间、企业性质、所属行业、注册资料、联系人、联系方式(电话、传真、邮箱)等方面。

C、对经销商、重点/品牌资料要在ERP中规范管理。建立必要的信息系统，如客户性质/客户合作年限/经营品牌/信用评估/财务状况/人员状况等。

2、建立客户档案，并编制客户一览表供查阅。

1)、每发展、接触一个新客户，均应建立客户档案户头;

2)、客户档案适当标准化、规范化，摸清客户基本信息，如客户名称、法定代表人或不夫代表、地址、邮编、电话、传真、经营范围、注册资本等。

3)、建立客户特征资料，客户特征资料包括企业规模(营业额、员工人数)、采购决策特征、具体需求、决策者个人信息(爱好或偏好、生日等)、业务发展趋势等。

3、客户档案的更新、修改。

1)、客户单位的重大变动事基、与本公司的业务交往，均须记入客户档案;

2)、对客户单位的重大变动事项、与本公司的业务交往，均须记入客户档案;

3)、积累客户业绩和财务状况报告。

4)客户在财务上的开户、更改户名需提供纸制申请，并做好档案记录(销售中心及财务部存档，公司ERP做好记录和分类，及时和相关人员沟通，并做好记录)

4、建立客户交易资料

客户与竞争对手合作信息(合作方式、交易额、付款方式)、客户与公司历史交易信息(合作方式、交易额、付款方式、合同编号、流失原因)等。

四、公司各部门与客户接触的重大事项，均须报告信息部(除该业务保密外)，不得局限在业务人员个人范围内。

五、员工调离公司时，不得将客户资料带走，其业务部门会同信息部将其客户资料接收、整理、归档。

六、建立客户信息查阅权限制，未经许可，不得随意调阅客户档案。

七、客户管理。

1.接待客户，按公司对外接待办法处理以及招待费用管理办法进行审批接待。

2.与客户的信函、传真、长话交往，均应按公司各项管理办法记录在案，并整合在客户档案内。

3.对一些较重要、未来将发展的新客户，公司要有两个以上的人员与之联系，并建立联系报告制。

4.负责与客户联系的员工调离公司时，应由公司及时通知有关客户，产指派其员工顶替调离员工迅速与客户建立联系。

八、客户资料管理办法附则。