浅谈办公室接待工作技巧

浅谈办公室接待工作技巧（精选6篇）

1.浅谈办公室接待工作技巧 篇一

浅谈如何做好办公室公务接待工作

一、为什么要做好公务接待工作

（一）公务接待工作的性质及任务

1、公务接待工作的概念及类型

①概念：在《接待原理与实务》一书中介绍：接待是一种招待和交流活动，是人类社会关系和社会交往实践的产物。任何社会组织——国家、政党、机关、事业等为了实现自身的生存与发展，必须使自己成为一个开放系统，维持和发展组织系统内外交流与合作，从而使接待工作适应这种需要而产生。广义上：指除了私人接待之外所有组织和单位的接待，在这个意义上，机关、企业、事业单位的接待，都是公务——因公——接待。

狭义上：专指国家机关（包括党的机关，国家权力机关和国家行政机关）即机关组织在对外交往和公务活动中形成和产生的接待事务和活动，它是各级党委、政府及其机关工作组成的重要部分。

②分类：它分为涉外或外事接待和国内公务接待两个类型。今天重点讨论的是国内公务接待。

2、公务接待是办公室的工作

无论是党政机关，还是企事业单位，接待通常属于办公室的工作范围。它是党委、政府办公室工作的重要职责之一。主要任务是：参谋服务，督促检查，综合协调和后勤保障。人们通常用“办文、办会、办事”来加以概括。

周恩来曾经指出：“政务和事务是机关工作的两个轮子，两者缺一不可”。公务接待工作是为来宾服务、为机关服务的工作，它并不直接体现党政机关社会公共事务管理职能，而是为党政机关实现社会公共事务管理职能服务的工作，属于事务工作的范畴。其重要性在于：公务接待工作为党政机关的公务接待活动提供物质条件和服务保障。没有公务接待工作，党政机关的公务交往和公务接待活动就很难顺利进行，同时，公务接待工作还是党委、政府及其机关的“窗口”和“门面”，实现多领域、多层次、多方位的对外合作交流的“桥梁”和“纽带”。接待工作做好了，能有效地促进当地经济和社会的发展。

我们党历来重视接待工作。随着我国改革开放的不断深入和经济建设的持续、健康发展，国内外合作交流越来越频繁，接待工作任务越来越多，涉及范围也越来越广。上级机关检查指导工作、进行调查研究，同级机关之间公务往来、参观学习，以及各种投资考察、经贸洽谈，文化交流活动日益频繁，使公务接待工作对促进经济和社会发展的作用更加明显，其地位显得更加重要，对接待工作的要求也更高。党中央、国务院先后在《中共中央关于加强和改进党的作风建设的决定》、《中共中央、国务院关于党政机关厉行节约制止奢侈浪费行为的若干规定（中发[1997]13号）》、《中共中央办公厅、国务院办公厅关于在国内公务接待工作中切实做到勤俭节约的通知》（厅字[2001]3号）、《中共中央办公厅、国务院办公厅关于党政机关国内公务接待管理规定》（中办发[2006]33号）文件中，对国内公务接待，特别是对公务接待工作改革提出了新要求。

3、公务接待工作的接待范围和对象 ①公务接待工作的接待范围

公务接待不同于一般的工作接待，它有明确的接待范围。不能超范围接待，是公务接待工作的重要原则之一。如我县的公务接待范围（来办文[2007]39号文件）规定：负责党和国家领导、中央和国家机关领导、省州四大家领导、省直部门（含武汉市对口帮扶）副厅以上领导同志来我县考察、调研和检查指导工作期间的接待工作；负责外省、市、县主要领导同志来我县的接待工作；主要领导安排的其它重要宾客接待服务工作。②公务接待工作的服务对象

来宾是公务接待部门和公务接待人员的工作对象。有了来宾，就有了接待活动。

依客人（团组）来访的目的不同，可分为调研型、往来型、观光型和会议型等几种类型。A、调研型

考察调研型客人，主要指前来视察的党和国家领导人，检查指导工作、进行调查研究的上级机关，是重要客人（团组），接待规格高，应以高度的政治责任感做好重宾接待工作。要求认真制定接待方案和应急预案，根据首长和上级机关的要求或调研题目和日程安排，做好各项准备工作，包括准备相关资料，明确调研单位，安排座谈会等，为首长和上级机关真实地了解实情，实现访问目的提供条件和服务保障，要做到统一指挥，分工明确，各司其职，团结协作，确保整个接待活动和过程统一、安全、高效、流畅。B、往来型

公务往来型客人，指同级机关之间公务往来、参观学习及因投资考察、经贸洽谈、文化交流活动而来的重要客人，过境暂停留的客人等等。这一类接待，除了根据客人（团组）来访的性质、任务和目的作出有针对性的安排，还要注意两点：一是重友情，讲礼遇。“有朋自远方来，不亦乐乎？”尽量热情周到；二是重文化、促合作。宣传当地的历史文化、山水文化、饮食文化、建设成就等。以增进友谊，促进合作。C、观光型

观光型客人，主要是前来参观、游览。这类接待，要慎重对待，妥善安排，主随客便，善解人意，尽量满足客人（团组）的良好愿望（曾在本地工作处级及以上的干部、来凤籍老乡等）。D、会议型

客人因参加各种会议而来。大型会议，从选址、现场布臵、住宿安排、接送站、车辆保障、医护防疫到安排文体活动，参观游览、返程服务、联络协调等，头绪繁多。一是要周密安排，保障有力，并注意关注个别客人的需要；二是在日程安排上既要着眼于会议任务的圆满达成，又要做到兼劳逸、有张弛。同时处理好与主办单位的关系以及与会人员的关系，要以东道主的身份，热情周到地为会议代表服务。

重点强调：了解掌握来宾对接待服务的需求心理。客人（团组）总是希望自己的访问之行，不仅能顺利达成访问的目的，而且希望访问之旅，获得健康、快乐、新颖的文化体验，满足求知、求美和求新的需要。

一是要求安全。这是最基本的心理需求。必须树立安全第一的观念（活动安排、饮酒过程、住宿地等）。

二是要求尊重。这是普遍的心理需求。必须以客为尊，热情周到，还要注意文明礼貌。

三是要求规范。这是对规范的心理需求。切忌接待工作中的随意性。

四是要求高效。这是普遍的心理需求。不仅要服务态度好，而且要讲求工作效率。

五是要求舒适。这就要求检查接待条件、环境和设施以及接待活动的组织安排，所呈现的整体文化形象所给予客人的统合美感。

六是要求新颖。公务访问是一种异地性的文化交流活动。主要体现地方特色（包括吃、住、行、游、娱乐等活动）安排要有创意与新意。

4、公务接待的机构 ①谁在接待？

是谁在接待？在党委、政府及其机关，是党委、政府及其办公室在接待；是各个部门及其办公室在接待；是接待办（接待处）在接待。

我国目前公务接待工作管理体制：

一是省、市、县各级党委、政府大多设臵公务接待机构，归口办公厅（室）管理。

二是省一级，省委、省人大、省政府、省政协要分设接待机构，也有的省设臵统一的接待机构，在市、县一级均为统一的接待机构，承担市（县）委、市（县）人大、市（县）政府、市（县）政协“几大家”的接待服务工作。

三是所有接待机构为行政事业单位。一般放在办公室，不设臵专门的接待机构。（如各乡镇、各部门办公室）②公务接待机构的主要职责

是当地党委、政府接待事务管理的职能部门和接待任务的具体承办部门，代表主方为来宾服务，是连接机关与客人（团组）的中介。它具有筹划、组织、协调、实施和指导五大职能。

（二）公务接待主要功能、特征及作用

1、主要功能

①服务功能。这是公务接待的基本属性，也叫做自然属性。主要是满足客人的餐饮、住宿、娱乐方面的基本生活需求。首先是餐饮。民以食为天。餐饮是公务接待的第一要务，是公务接待水平的价值尺度。计划经济时代：物质匮乏，供应短缺，公务接待主要是让客人吃饱，即“四大”：大钵饭、大白馍、大盘菜、大碗茶。描述的是“屁股坐稳，眼睛瞄准、筷子夹紧、饱餐一顿”。这是温饱型的吃。改革开放时代：经济条件好转，吃的内容发生了变化，即“四要”：要生猛海鲜、要山珍海味、要阔绰排场、要载歌舞。这是消费型的吃。现在：吃又有了新变化。即“四吃”：吃出营养、吃出健康、吃出文化、吃出品味。这是健康型的吃。其次是住宿。

最早的接待所是“三个公共”：公共厕所、公共浴室、公共盥洗室。

现在的宾馆是“三进”：洗浴进房间、电信进房间（电话、电视、宽带网）、办公进房间。

B、商务功能。这是政务接待的社会属性和外延功能。C、政务功能。这是公务接待工作的特殊属性。一是接待对象的特殊性；二是接待目的的特殊性；三是接待内容的特殊性。（俗称政治接待）

2、主要特征

把握好接待工作的特性，是做好接待工作的重要前提和基础。概括为：政治性、公务性。

一是政务性。公务接待有别于商务接待，必须认真贯彻执行中央有关精神和当地党委、政府的工作意图，为政治、经济服务，把社会效益放在首位，当其它接待与公务接待发生冲突时，必须服从和服务于公务接待。

二是时效性。所有接待人员都必须守时，有较强的时间观念和超前意识，提前把活动日程告诉来宾，并做好准备工作。特别是重要接待任务经过路线、参观点、重要活动等所用的时间，必须做到准确无误。进行交通管制也要严格时间要求，未经批准，不得轻易改变。

三是规范性。公务接待要求规范，不能随意，在接待范围、接待礼仪、接待程序、接待安排、接待经费、接待纪律等方面都有严格规定和要求。

四是灵活性。接待工作中经常会遇到一些特殊情况，由于来宾职务、宗教信仰、民族等方面的不同，其要求也各有所异，特别是接待重要来宾时，有时既定日程也会因来宾的要求而调整，这就要求接待人员要具有较强的应变能力，做到原则性和灵活性相结合，妥善处理好各类临时变化或突发的事情。五是保安性。接待工作是否保密，决定着重要领导的安全和重要机密的安全。在领导的各项活动中都要注意保密，不能在公共场所讲领导的行踪及活动安排，特别要防止打手机泄漏机密。一些警卫接待任务只能使用任务代号，不得泄漏首长姓名。六是协作性。接待工作需要各方面的配合，特别是大型接待任务，涉及的部门多、范围广。各单位都有一些特殊规定和要求，工作人员也有不同的工作风格，这要求大家必须顾全大局，相互协调沟通、理解支持，形成整体合力。

七是公关性。要破除接待工作就是吃吃喝喝的错误观念，牢固树立本地经济发展服务的强烈意识，在搞好接待服务的同时，积极开展公关活动，不失时机地宣传本地的区位优势、自然景观、经济状况、社会发展情况，特别是要推进一些优势企业和重要项目的招商引资工作，促进经济技术的全方位交流与合作。八是礼仪性。接待工作中接送站、领导会见、陪餐、陪同参观等都有必要的礼节。接待人员的言行举止、行走坐立、见面握手、介绍来宾都有学问。如介绍人员时，应先把当地领导介绍给首长和来宾，把年少者介绍给年长者。握手时首长或女士先伸手时才握手，不要交叉握手或戴手套握手，进电梯或乘车时应先让领导、来宾和女士优先。在仪态上，做到服装得体，化妆适度，端庄大方等等。公务接待与一般接待的区别：

一是产生的时代不同。公务接待是阶级和国家的产物，带有明显的政治色彩。

二是主体不同。公务接待的主体是政党、国家或团体。三是水平不同。公务接待代表政党、国家或团体，具有高层次、规范化、专业化、科学性的特点。③主要作用 A、公关形象作用 履行国际公关职能，代表国家形象。（外交部）履行地区公关职能，代表地区形象。（接待办（处））履行部门公关职能，代表部门形象。（办公室）B、信息交流作用 交流政治信息。交流经济信息。交流文化信息。C、促进发展作用

促进国家管理职能的加强。

展示形象作用（来宾首先接触的是接待工作人员，在接待的全过程中，客人至始至终主要与接待工作人员接触，接待工作人员的一言一行代表着一个地区的形象，客人通过接待工作过程了解一个地区的综合发展水平）。交往桥梁作用。经济媒介作用。促进社会协调协发展。促进精神文明建设。

（三）做好公务接待工作的意义

当前，我们正处于加快发展的关键时期，地位和影响日益凸现，对外开放和交流合作的力度进一步加大，公务接待工作的任务更加繁重，作用更加重要。要求我们必须高度重视公务接待工作。

1、要从完成政治任务、促进科学发展、构建和谐社会的高度，充分认识接待工作的重要性。接待工作不是全局但事关全局，不是中心却影响中心。一是做好接待工作，是完成各级党委、政府交给政治任务的需要。二是做好接待工作是营造软环境、拓展软资源、形成软实力的需要。在新的发展阶段，我们要吸引到更多的人流，形成更旺的人气，要得到各级领导和国内外朋友的关心和支持，迫切需要接待工作发挥好重要载体和重要窗口作用。三是做好接待工作，是融洽党群关系，促进民心和谐的需要。政务接待的对象是领导，体现的是党性党风，影响的是民心民意。四是做好接待工作，是扩大开放、促进合作有需要。办公室要以高度的政治热情认真做好接待工作，在促进我县对外开放、对外交流中进一步发挥好桥梁与纽带作用。

2、要在总结经验，认清形势中，切实把握接待工作面临的新要求新挑战。

当前，接待工作在理念上、服务领域上、服务范围上、服务内容以及服务手段等方面发生了新的变化，给我们接待工作提出了新的课题、新的挑战。

一是多元化的接待任务更加繁重。在我们国家历史进程中，供给制时代和计划经济年间，也有接待任务，但很单一，就是接待上级领导，有个招待所或客室就够了。而现在招待所、客室早已时过境迁了，不适应形势，取而代之的是宾馆、酒店、接待中心，承担接待的任务不仅有首长、领导，而且有总统、元首；不仅有政界委员，而且有名商巨贾；不仅有国际友人，而且有各路精英；不仅有最最尊敬的老同志，而且有可爱的小天使。各种身份、多种角色、多种语言，多种文化构成了多方位、多元化的接待工作新局面。

二是规范性的要求更加严格。中办发[2009]13号文件，在加强统筹、注重实质、要求从简、厉行节约、规范报道、改进警卫等方面明确了很多具体条款，我们必须认真研究，坚决贯彻落实。

三是个性化的特色更加鲜明。要注意了解客人在饮食、睡眠、工作、学习、医疗保健、休闲娱乐等各方面的需求，有针对性地提供个性化、特色化、标准化的服务。

四是应急性的变化更加复杂。从近年来的接待任务来看，有些接待任务给予基层的准备时间很短，事先来不及通气，等接到正式通知时客人马上就要到了，时间很紧，接待方案也经常在变动，有时一个活动一天要变几次等等。这些都对我们的快速反应能力提出了新挑战。为此我们搞接待也应该有一个相应的机制、相应的套路。我的体会是两句话：第一是要以变应变，第二是要以不变应万变。所谓变，就是方法要灵活一点，要求具体一点，时空更准确一点，机动反应更敏捷一点。所谓不变，就是无论接待任务如何紧急，如何复杂，接待规则不能变，明确指令不会变，运作程序不能变，以免发生重大偏差和失误。

二、公务接待工作的基本操作程序

1、承接任务

承接任务的过程主要内容就是值班。具体工作有以下几项： ①接转有关内宾接待任务或领导交办事项的电报、电传、文函、电话，详细书写值班记录，认真接转有关部门和人员。我们经常见的就是符合接待范围的通知、传真、领导签批的事项（来宾人员名单、目的和意图、所乘工具等）。②处理相关事项

A、及时处理一般性接待事务。B、接转与接待有关的事项。

C、落实本地领导及本部门领导布臵交办的事项，并及时汇报办结情况。

D、预告有关部门和地方，做好接待准备。

E、按接待部门领导的意见，及时处理本级领导的有关事项。F、向接待基地下达委托事项通知等。

③接转接待部门内部之间工作性往来内容的电话，沟通接待人员相互间的联系。是一项系统工程，一次接待任务从承接到完成，需要各方面的配合，更要求接待部门内部的协调运作。④整理接待信息和档案。对每月接待任务期间形成的文字和各种档案进行整理归类。

2、计划安排

这是来宾接待最主要的一个工作过程，大量的基础性工作内容都在这一过程中落实。①工作分工和协调。召开协调会，落实接待工作人员及工作职责。

②拟定接待方案

一是先征求意见。了解日程安排，警卫安排（级别限制）、随行陪同、医疗保健、新闻报道等，细化职责分工；

二是拟订方案，考虑三个因素，体现内宾和地方领导意图；体现地方特色；在时间和路线及考察点安排合理。③报批方案

一是送交领导审定。二是下达接待任务。

3、实施接待

若无特殊情况，一般不得更改接待方案的各项内容。①落实和检查各项接待安排到位情况。

一是随行陪同领导及人员（对口接待原则，遵循公务接待礼仪）二是住地及住宿（包括宴请）安排 三是接待车辆

四是活动内容（包括场地）及衔接 五是警卫

六是医疗保健和卫生防疫 七是新闻报道 八是准备礼品

九是提前检查（打前站）②实际接待过程（公务接待礼仪六个方面）一是接站 二是住地服务

三是安排活动（包括场地）及衔接 四是全程陪同 五是送站

4、总结建档 ①接待工作小结 ②收集文字、音像资料 ③分类归档

三、怎样做好公务接待工作

总结为三句话：热爱是基础，管理是重点，队伍是关键。

（一）认真履职，力求细致

从来宾的工作目的的和来宾的基本情况入手，要力求准确无误地掌握来宾的年龄、民族、健康、状况、饮食禁忌、生活、兴趣爱好等情况，予以统筹考虑、周到安排接待服务工作更加科学规范和谐。比如，安排用餐，既要突出地方特色，又要充分考虑来宾的喜好和禁忌，还要考虑南北的口味差异。安排住宿，要从房间光线、温度、湿度、日用品、水果、鲜花的摆放，枕头类型、裤子的舒适、床的大小考虑，从是否对鲜花过敏等种细节入手，做到因人而异，周到细致。细节因其小而往往易被忽视，因其细常使人感到繁琐，但在很多情况下，一点细小的疏漏和差错，都是足以影响甚至破坏全局的。因而对每项接待任务，包括筹备、迎送、住宿、视察、材料、会务、卫生、安全、宣传等各个工作环节，既要以人为本，人性化安排，又要求精求细，力戒浮躁，把看似细微、简单的事情做到极致。力求做到任劳任怨，尽心尽力地做好接待工作。要做到“我的工作请放心，我的岗位无差错，我的服务您满意”。

（二）顾全大局，构建和谐

首先要对内协作为贵。每次大型接待任务都要由全体干部职工共同完成，这需要通力配合。我们干部职工要牢固树立全局意识、中心意识、形象意识。团结协作，统一行动，补台不拆台，竞争不嫉贤。事后总结，避免疏漏，不留空档，确保各个细节衔接到位，各项工作落实到位。努力营造同心协力、和衷共济的共事氛围。

其次，对外和谐为贵。接待工作是为地方经济和社会发展服务的，同样，也需要宽松的荼环境，要适时主动向上级机关请示汇报，积极争取党委、政府以及电力、自来水、公安、交警、卫生监督、医疗、城管等有关部门的大力支持、密切配合，努力构建“部门能力配合，上下协用联动”的高效顺畅的接待工作网络，特别是要加强与县乡接待部门的信息沟通和与接待经营业主的沟通与联络，做到接待工作同步进行，有效运转，努力营造良好的接待工作的外部环境。

（三）加强管理，规范程序 一是要规范工作标准，要坚持以“精、细、严”为标准，从接待方案制定到执行，从信息反馈到吃、住、行的安排等各个环节，都要制定一套完备的规则和程序，严格按程序办事，按规则操作。做到每项工作定规范，每个环节定责任，杜绝出现工作制度链条上的“断裂地带”。要依靠制度管理，用制度管人，按制度办事，确保每项仅为接待任务有条不，有序运转。二是做好接待流程工作。根据来宾单位传真和领导签字批准后，应根据来宾的地位、身份确定相应的接待规格，严格按照接待流程运作支持来客接待报告制度，来客接待方案审批制度，加强与有关单位的配合，做好衔接。

三是要做好接待成本核算工作。我们要提倡立足实际、合理安排、优化方案、重点以突出本地特色为主，体现地方风情，推介地方绿色食品（饮品）。宣传地方支柱产业，厉行节约、点滴做起，力争做到务实、节俭。

四是要整理资料，规范存档。对第一次接待过程的所有资料都要一并收集归档。领导签批、传真件、安排日程表、菜单、安全保卫方案、食品卫生检查结果等等都要归档，重大接待还要有照片。

五是要严格要求自己，把好廉洁自律关。每一个工作人员必须严格遵守政治纪律，不该说的不说，不该问的不问，不该看的不看，严格遵守廉政纪律，做到“心不到于微利之诱，目不眩于五色之惑”。

（四）强化培训，提升水平

对外访者来说，接待工作人员是“第一窗口”、“第一张面孔”、“第一环境”，是一个地方的形象大使。接待人员的言谈举止，不仅能折射出一个地方的精神风貌、文化品位和工作作风，而且也会给客人留下难忘的“第一印象”。接待人员的一言一行、一举一动，接待工作的好与坏、优与劣，小而言之，影响某一次接待工作质量，大而化之，影响一个地方的整体形象和声誉。一是要加强政治业务学习。要求我们不断加强对党的路线方针、政策，党委、政府的重大决策和文明礼仪、经济、法律等知识的学习，使自己成为学习型的好干部。

二是抓业务提高。通过单位抓、自身学、会议培训、交流考察等形式相结合，不断提升我们接待工作人员的业务水平，使自己成为接待战线的行家里手。

三是要在言行上做到不卑不亢。首先要做到不卑，不要以为我们区域经济发展相对落后，城市形象不是很美好或是其它原因，就在语言上、行为上失去应有的尊严。其次要做到不亢，一方面，我们接待人员要精通政务礼节、礼仪方面的知识，熟知我县、乡镇的自然状况、历史沿革、行政区划和风景名胜等情况，而且还要对近期我县主要经济指标完成情况，以及前景发展规划等方面有一个较全面的了解和掌握。同时，要在心理上消除自高自大的“自我意识”，不以物喜、不以已悲，只要我们接待人员能始终怀着一颗平常心、友好情，才有可以为来宾服务好。总之，公务接待工作是一门学问和艺术，不是这一两个小时的功夫就能全部把它弄懂学透，这要靠在实际工作中去实践，接待工作要求很具体，工作时间上很长，工作任务也很重，所以大家一定要牢记自己的工作职责，勤奋工作，不负重托，努力把各项工作做得更好。我们相信，在县委、县政府的正确领导下，在有关部门的大力支持配合下，有在座各位的共同努力，我们县的公务接待工作一定能够开创新的局面，接待工作一定能为全县经济社会发展作出新的更大的贡献。谢谢大家！

2.浅谈办公室接待工作技巧 篇二

关键词：办公室接待,精细化,培养意识,完善流程,强调素质

精细化管理是源于发达国家的一种全新的管理理念, 究其具体内涵, 在于“精细”二字, 是一种以组织战略清晰化、资源效益最大化以及内部管理规范化为出发前提, 借助于规范、严密、精细、科学的管理为过程的一种科学管理方法, 强调管理过程中的精密细致。作为一种新的理念和思想, 精细化管理更是办公室实现服务专业化的具体体现, 符合办公室的发展宗旨和目标。精细化管理在办公室接待工作中发挥着举足轻重的作用, 关于精细化管理在接待工作中如何得到科学合理的应用, 以下内容将对此作出比较具体性的分析。

一、培养精细化意识

俗话说的好“天下大事, 必做于细”。办公室接待工作相比较而言更需要细心和耐心, 从人员调配、会议室安排、宴请以及笔纸采购等所有的工作环节都要予以精细化的工作模式, 才能获得事半功倍的工作成效。培养精细化意识, 具体来说可以考虑从以下几个方面出发:首先, 要提升流程制度管理意识。管理者和具体的工作人员要严格按照相应的规章制度所要求的流程去执行任务, 坚决摒弃“凑合了事”的不良工作态度, 从日常的工作点滴中将精细化意识渗透进去。其次, 接待的重要目标和宗旨就是“使客人满意、为用户负责”, 因此, 接待人员一定要树立良好的服务意识, 不断地提升精细化服务的态度, 一个微笑、一个微小的动作都有可能影响客户的看法和印象, 办公室作为一个单位的重要窗口, 更应当注重服务意识的不断强化与完善, 让客户有宾至如归的感觉。再者, 要注重在精细化的同时重视创新意识的培养。办公室接待人员由于对日常工作的熟识, 常常会按部就班的完成自己的接待任务, 但是毕竟客户和需求都是会随时改变的, 这就要求接待人员在为顾客提供良好的服务的同时注重推陈出新, 促使接待工作更加符合最新形势的需求。还有, 接待工作是一个单位的形象工程, 关系到整个单位的长足发展, 要注重大局意识的不断提升, 接待员必须站在全局的战略高度上, 从单位的整体效益出发, 不断地完善各项工作做细节。

二、完善日常接待工作中的精细化流程

相对于其他工作的性质来讲, 办公室接待是一个没有固定模式、随时随地都变换着服务方式的工作, 要想使得精细化管理在接待工作中发挥出更大的作用, 接待人员就要根据适时情况做到随机应变、查漏补缺, 促进接待工作更加深层次的精细化。详细一点来讲, 在会议室管理方面, 要保证会议室的桌椅、连接导线、音响、电脑以及灯光等按照既定的标准去拜访, 诸如烟灰缸、水杯、毛巾、果盘以及牙签等会议室所需要的小物件的摆放也要按照相关的制度标准, 尤其是要注意会议室的卫生, 保证会议室空气的清新, 尽可能在更大的程度上为人们提供一个舒心、温暖的会议空间。在平时的工作之余要将单位每次常规会议的参会人员、物品准备、座次和主办单位等详情进行备案, 以便使得会议的准备工作效率不断提高。在接待管理方面, 可以尝试根据实际情况, 制定《接待服务手册》的方式, 将来客住宿房间、日程安排、宾馆指南、天气预报以及就餐时间和地点等内容显现出来, 方便客人和相关的工作人员及时地了解和掌握自己所需要的最新信息以及议程安排等, 在细节中彰显出整个单位的精细化服务品质。还有, 要极力为顾客营造宾至如归的住宿感觉, 比如通过为顾客提供餐后牛奶点心、具有单位标识的相关用品以及制作精美的提示卡等手段, 赢得顾客的好感和信任, 加深顾客对优质服务的印象, 从而也对单位声誉的提升有着不可替代的重要影响作用。

三、强调接待人员素质的精细化培养

在时代以及市场经济飞速发展的今天, 随着市场竞争的日益激烈, 人力资源的重要性逐渐凸显出来。在办公室接待工作实行精细化管理模式的进程中, 注重培养接待人员的素质, 提高他们的业务技能和整体素养, 对于接待工作的不断完善乃至整个单位的发展都有着强而有力的催化剂的成效。单位领导者要尽可能多地为工作人员提供培训与学习的机会, 促使他们及时地掌握相应的工作技能和服务标准, 不断地对他们的接待能力进行精细化的训练, 为接待工作的不断改革与创新提供活力。要尝试着打破传统意义上的培训方式, 通过环境模拟、精细化接待知识小竞赛、工作技能竞赛等多种途径充分地调动员工主动参与其中的热情和积极性, 潜移默化中促使办公室接待人员能够在依循相应的规章制度的前提下, 不断地完善和创新自己的工作细节, 提高接待水平。还有, 办公室作为单位的一个重要的部门, 更应当加强与其他部门之间的沟通和交流, 这就要求在对接待人员进行精细化训练和培养的进程中, 注重引导他们与其他部门的工作人员进行学习和交流, 能够了解单位各部门的具体职责和主要工作流程, 在更大的程度上使得自己的接待工作更加符合单位发展的整体走向。还有, 要注重员工的个人发展, 给他们提供尽可能多的晋升机会, 督促他们的不断进步与发展, 这也符合市场竞争的发展要求。

四、结束语

细节决定成败, 办公室接待工作的精细化管理, 既是现实竞争的需要, 也是办公室转变管理形式、提高管理水平的重要途径, 更是促使整个单位长足发展的重要力量。我们要不断地审时度势, 积极地总结实践经验和借鉴精华, 促使办公室接待工作在精细化管理中适应新形势、完成新任务, 全面的提高服务效能和综合管理水平。

参考文献

[1]周正, 刘山, 刘波.精细化管理在办公室接待工作中的应用[J].秘书之友, 2011 (08) .

3.浅谈办公室接待工作技巧 篇三

关键词：煤电企业；办公室；对外接待

煤电企业发展壮大，随之而来的是业务往来加大，这样就使得办公室的对外接待工作越来越重要。对外接待工作能否做好关系到煤电企业的业务能否顺利进行。尤其是在社会主义市场经济改革之下，煤电企业的办公室接待工作面临挑战。保障企业健康发展，进一步强化办公室建设，建立一批具有专业素质的煤电企业办公室接待队伍势在必行。

1.办公室在煤电企业中的作用

1.1统一协调作用

煤电企业要开展多种工作事务，就需要将不同事务进行统一协调。协调作用是对办公室职能的基本要求，也是保证煤电企业工作正常运转的保障力量。办公室是煤电企业连接各个部门，沟通上下的重要枢纽。对于方方面面的复杂工作，做好协调工作，是办公室职能发挥的必要步骤。总而言之，煤电企业办公室要充分发挥枢纽职能、统筹全局和牵头作用。

1.2参谋作用

煤电企业发挥好办公室的参谋职能，做好助手，是保证企业管理决策科学化的重要环节和必要前提。这一作用体现在几个方面：第一，为煤电企业领导提供及时有效的信息，尽可能做到信息完善、资料准确、符合工作内容；第二，做好文书工作，起草的文稿等文字资料要认真仔细；第三，为企业领导提供建设性的意见。发挥助手的重要作用，煤炭企业的未来发展将会顺风顺水，火力强劲。

1.3监督检查作用

监督检查是保证决策落实的重要方式，是又一重要职能。办公室协助煤电企业各部门贯彻好企业决策要把握好三项任务：对煤电企业的重大决策和重点事务要抓住重点，做好监督和专项查办；尽心尽力，尽职尽责，做好监督检查；改进工作方法，注重实际效用。发挥好办公室的监督检查作用，才能为煤电企业的任务决策提供保证，做好收尾。

2.煤电企业做好对外接待工作的必要性

把煤电企业的对外接待工作做好是煤电企业长远发展的需要。接待工作的好坏，关系到煤电企业的对外形象，关系到煤电企业各项业务的实施，关系到煤电企业能否获得长远发展。认真做好接待工作，树立煤电企业的良好形象，保证服务质量是必然要求。

做好企业的多外接待工作有利于提高煤电企业的美誉度，更高层次的对煤电企业进行形象宣传，提高知名度。接待工作要求礼貌、耐心和周到，在精神面貌上展示煤电企业形象。接待对象可以通过对接待人员形象的考察，进而加强对煤电企业的认识，进行高层次的考量。

煤电企业的办公室接待人员要有强烈的责任意识和较高的职业素养，把企业发展和自身发展结合起来，才能完美的完成每一个任务。把煤电企业当成一个大家庭，以主人翁的形象和状态投入工作，把握好企业的心跳和灵魂，向大众展示一个更好的煤电企业。

3.做好煤电企业办公室接待工作的策略

3.1提高业务能力，做好办公室工作

要做好办公室的接待工作，要求全身心投入工作，所以要注意以下几点：

第一，办文要注重质量和工作效率的提高，办公室参谋作用的发挥的载体是文字材料的综合能力。起草文稿时要坚持综合领导的意见、工作规范的要求和广大员工的认同原则。文稿要体现煤电企业的工作意图和底层的实际情况。在行文时，要提高创新意识，用多样的方式反映真实，用简单的文字表达深刻的内容。

第二，办事要认真细致减少差错，煤电企业的办公室人员要保持高度的责任感，思想上要重视，行动上要坚持准则，高要求高质量的要求自己。做事要事无巨细，保证每一个环节的工作质量。

第三，办事要周全考虑，张弛有度。煤电企业的办公室业务的处理要进行全面的考虑，做好调研，做好协调。周全的考虑和良好的业务能力是不可缺少的，企业的每一项工作都要求员工的仔细度和认真度。

3.2树立接待新形象，坚持以人为本

煤电企业的办公室接待工作要坚持以人为本，将接待对象放在核心位置，给予他们人性化的服务，满足自身需求。因此接待工作要要注意以下问题：

第一,把握细节，接待工作事无巨细，如果有环节被忽视，很有可能造成整体的被动。因而做好准备工作，事先分析，打好基础。对于接待工作的关键环节要把握好执行力，严格按照预设方案进行。每一个环节都要以人为本，工作要做得专业全面针对性强。注重细节才能减少失误。接待结束后认真做好经验的积累，避免出现类似的问题。

第二,严格要求自己，接待人员因该认识到自己的形象直接联系着整个煤电企业的形象。对自己严格要求，努力提高自身的能力，在接待时要与人为善，时刻保持好自己的形象和良好品德。始终如一地为企业发展保驾护航。

第三,煤电企业的办公室接待人员交际范围广是必然的。在交际过程中要用真情对待他人，使接待对象感受到并至如归的舒适感和满足感。用情感人要真实，有原则把握好分寸，这样效果才能更佳。

4.总结

随着煤电企业的发展，办公室接待工作的成功实现，将会为企业提供强有力的竞争实力。在新的形势和要求下，煤电企业要提高对办公室接待工作的认识，展望未来，今后的工作要不断完善，进一步提高接待水平和接待人员的素质修养。把握好每一个环节，展示煤电企业更好的形象和竞争实力，为煤电企业的发展创造更好的环境。

参考文献：

[1] 任杰.浅谈如何做好新形势下企业办公室工作[J].企业文化,2011,9(11):45-52.

[2] 高鹏.企业办公室做好接待工作浅谈[J].2012,5(21):39-46.

[3] 董文平.浅谈如何做好煤炭企业办公室的对外接待工作[J].2012,3(4):33-41.

4.办公室接待工作总结 篇四

一、服务大局，圆满完成各类接待任务

今年上半年，随着我市新一轮发展高潮的兴起，XX成为各级领导考察调研的重点和热点地区。面对新的形势与任务，我们把接待工作放到全市工作大局中去思考、去谋划，把服从服务于全市发展作为接待工作的根本出发点和立足点，按照高起点、高标准、高效率的要求，克服人手少、时间紧、任务重、变化大等困难，在各县(区)和市级有关部门的支持配合下，认真做好每一次接待工作，圆满完成了各项任务。今年1至6月，我办共完成接待87批次，1458人次(含随行人员)。比上年同期增加2批次，126人次 。其中，圆满完成二级接待任务1批次，30人次;接待部(省)级(含全国人大、省委、省人大、省政府、省政协各类综合检查、督查)19批次，420人次;接待厅(局)级(含中央部委、省级各部门、其他市(州)主要领导及党政代表团)46批次，864人次;接待外国友人、重要客商21批次，144人次。

二、服务中心，不断拓展接待工作职能

1、认真做好市领导外出学习考察、招商引资和经贸活动期间的联络、协调和服务。今年上半年，市委、市政府领导先后率党政代表团赴南充、遂宁、成都、自贡、资阳五市考察，率党政、企业代表团赴德阳、资阳考察，率工业招商暨考察团赴华东地区招商和考察，我办派员随团全程负责联络、协调和服务工作，与所到地接待部门取得联系，得到他们的大力支持，保证了考察活动的顺利进行。

2、继续做好先进性教育活动期间的接待工作和各种会议的会务工作。今年上半年，我市第三批保持共产党员先进性教育活动继续开展，我办领导作为市委先教办负责人之一，牵头组织做好了活动期间的接待工作和各种会议的会务工作。特别是认真做好了省委第六巡回检查组在我市进行巡查期间的接待工作，做好了四川电视台“党的女儿”栏目摄制组在我市采访期间的接待工作。

3、按要求完成中央警卫局“1001任务”。按照省委、省政府接待办公室的安排，我办认真做好中央警卫局下达的20xx年“1001任务”的前期工作。同时，精心组织，确保优质、安全、及时地完成了中央警卫局追加的任务。

三、服务来宾，进一步提升接待工作水平

1、接待程序更为规范。为认真贯彻《四川省省级对内政务接待工作规程(试行)》，使接待工作进一步适应新形势的要求，对原有的各项接待规定进行梳理，结合新的实际和情况，在学习借鉴外地经验做法和广泛征求意见的基础上，制定了《XX市市级对内政务接待工作规程》并报请市委办公室、市政府办公室正式印发。按照《规程》要求，对接待工作实行统一领导、统一管理、统一标准、统一报批程序，规范接待行为，使我市接待工作更加规范化、制度化。

2、接待服务更为优质。一是强化细节服务。建立了重宾接待档案(包括房间摆放物品清单和菜单等)，为客人提供了用精心制作的专用盒包装的洗漱用具，在宴席上为主客双方摆放互知卡等。二是注重特色服务。开发了体现XX特色和文化内涵的接待礼品，如将张大千的画用蜀锦制作，高雅脱俗，颇受欢迎;对重宾在内期间的重要活动及时摄影，装入专门制作的相册，在重宾离内时送达;对各酒店的菜肴品种和搭配、加工提出明确的要求，强调多用“土产品”，少用“洋产品”，体现地方特色。三是体现个性服务。接待前通过多种渠道了解来宾的生活习惯，如饮食偏好或禁忌等，在接待中有针对性地做好服务。四是加强对口服务。对来宾都尽可能联系一名相应市级部门领导 “一对一”的陪同，既为市级部门提供了与上级部门领导加强联系、增进感情的机会，又使接待更有针对性。

四、夯实基础，进一步加强接待队伍自身建设

1、切实加强对县(区)接待工作的指导。对各县(区)、市级各部门办公室主任进行了公务接待礼仪知识培训，应邀对市中区各乡镇、区直部门的领导进行了公务接待礼仪知识培训。召开了公务接待工作座谈会，市、县两级接待工作者加强了联系和交流。在重要接待中派员加强对县(区)接待工作的指导，积极争取市领导协调解决县(区)接待工作存在的困难和问题，在促进县(区)接待水平提高等方面发挥了重要的作用。

2、着力提升接待队伍的政治业务素质。加强政治思想教育。引导职工强化政治意识，明确责任和使命;组织职工及时学习了解各级党委、政府的重大决策和工作部署，了解XX发展的基本情况，进一步提高了职工的政治思想素质，增强了责任感、事业心和服务意识。加强业务培训。组织全办职工积极参加各类学习培训，如在派员为市领导外出学习考察、招商引资和经贸洽谈服务时，要求职工认真学习兄弟市(州)接待工作的先进经验。特别注重在实际接待工作中加强对职工的培训，坚持总结和讲评制度，在重要接待任务完成后及时总结、讲评，使职工的业务素质不断得到提高 。

3、强化接待办公室的基础工作。继续办好接待办公室网站，使其在宣传XX、加强同行联系和沟通等方面发挥了重要作用;进一步加强了接待任务的登记、统计工作，完成了档案工作。

今年上半年，我市接待工作总体上看成效明显，但也还存在以下问题：一是市、县(区)两级接待办公室人员均偏少，制约了接待工作更深入地开展;二是接待干部的素质还需进一步提高，特别是已成立接待办的三县，从事接待工作的新手较多，素质亟待提高。

5.县委办公室后勤接待工作规范流程 篇五

一、基本程序

1、收到上级领导、外地客人来访传真通知（函）；

2、接待程序；①迎接→②住宿→③参观（考察或视察）现场→④工作汇报会（座谈会）→⑤送行

3、送行。

二、具体细节

1、收到传真通知（函）。准确把握来房领导（客人）姓名、职务、性别，一行总人数、所带到辆、主要任务、停留时间。

2、接待程序

①关于迎接

a、迎接领导（对口迎接）；

b、车辆乘座安排（领导、警务人员、工作人员、记者）；

c、迎接时间（集中时间、出发时间、到迎接点时间）；

d、迎接地点。

②关于食宿

a、选定接待宾馆；

b、根据来房领导（客人）结构统筹安排住宿房间；

（注意把握房间内摆设：鲜花、欢迎卡、水果、烟）

c、安排生活

▲包厢确定（或宴会厅、农家乐）；

▲包厢布置（或宴会厅、农家乐）；

▲主宾席席卡、座位卡摆设；

▲菜谱确定；

▲服务人员选配。

③关于参观（考察或视察）现场活动

a、现场点选择；

b、参观（考察或视察）具体线路；

c、简介（综合和具体点）；

d、车辆调配（前站车、开道车、主车队）；

e、领导（客人）、陪同人员乘车安排；

f、引导人、服务人（在车上）、现场介绍人安排。

④关于汇报会（情况介绍会或座谈会）

a、参会范围、人员确定（领导或客人，县内领导及部门、记者）；

b、会场布置（会标、话筒音响、会桌摆放、座位牌）；

c、会议通知（来房领导或客人以接待指南为准，房县领导及部门记者另行通知）； d、材料分发；

e、会议记录。

⑤关于其它活动安排。（娱乐、宵夜等）

3、送行

①离开宾馆时间确定；

②送行领导安排；

③送行地点；

④送行车辆安排；

⑤礼品送达（一般接到后即分送到来客）手中。

三、工作流程

1、成立接待工作领导小组，下设后勤接待、材料、现场、安保四个小组。

2、召开会议对相关环节进行安排部署。具体做好四个准备：

①宾馆食宿房间预留准备，拿出具体方案；

②汇报（情况介绍）材料准备；

③参观（考察、视察）现场准备；（包括道路畅通、城区管理、亮化工程、参观点环境卫生、氛围营造等）。

④参观线路确定，拿出具体方案。

3、编制接待方案。（由县委办综合科负责）

①接待方案基本格式：

×××××来房调研（考察或视察）接待方案

×××一行于×××××时间来房调研（考察或视察），为了确保××××××圆满成功，特制定此方案。

Ⅰ、活动安排（内容包括迎接、到房后各项活动、送行等具体时间节点、陪同人员、乘座车辆，以时间先后顺序安排）。

Ⅱ、具体接待

组织领导、分组安排、具体职责、具体标准、完成时限。

Ⅲ、其它事宜。（烟酒标准、礼品品名数量、标准；菜谱及标准等。

②接待方案编制依据

a、传真通知（函）；

b、会议明确的初步方案；

c、各环节拿出的具体方案

③接待方案送审与执行

a、编制接待指南（由县接待办根据接待方案负责编制）

b、接待指南送达（领导或客人由随行迎接工作人员分送至迎接领导和客人）。

6.上司办公室和接待室的整理工作 篇六

不管设施、配置多么豪华、新颖的办公室，如果不经常整理和打扫，也会给来访者和上司带来不愉快的感觉。文员如能注意到以下几点，经常整理，不但随时可迎接宾客，也会使上司舒服地工作。

A.桌子和办公器械是否摆放平稳妥当？有没有歪斜和灰尘？

B.时钟是否拔准，并保持走动？日历上的日子是否准确？

C.盆景、挂画的挂置是否得体，并整理好了？草树上有没有枯枝烂叶？花卉是否定期浇水并保持新鲜？

D.办公室内温度和湿度是否调到适意的程度？

E.报纸、杂志是否是最新的一期？

F.书架是否归置妥当？摆放整齐？

G.来访者使用的沙发坐垫、背靠套子是否备妥并清洗干净？有没有褶皱？

H.窗帘是否干净？拉窗帘的轨杆是否好使？或者百叶窗、垂直帘的角度是否调整妥当？

I.废纸篓是否干净？是否垫好了干净的垃圾袋？