如何文件归档

如何文件归档（精选13篇）

1.如何文件归档 篇一

文件材料归档和不归档 范围及保存期限表

一、归档范围及保管期限

（一）文书档案

1、党群工作类

1.1党（组）总支、支委会会议记录 1.2党总支、支部成立、换届选举材料 1.3党员花名册、统计表 1.4党总支、计划、总结、党员大会 1.5党员教育、管理（吸收党员、党员转正文件等）1.6组织关系介绍信及存根 1.7党、团、工等方面奖惩

县级以上的县级以下的 301.8政治学习、党费缴纳情况 101.9团支部工作计划、总结、汇报 1.10团员花名册、统计表 1.11团员入团、团干任免 1.12工会换届、选举材料、工作报告 1.13工会开展活动的材料 102、行政管理类

2.1行政办公会、处务会会议记录

永久永久永久 永久 永久永久永久 年 年 永久永久永久 永久年 永久

2.2计划、总结 永久 2.3本机关大事记、组织沿革 永久 2.4职工花名册 永久 2.5上级机关视察、检查本机关工作形成的

汇报、讲话等重要文件材料 30年 2.6本机关制发的（包括与其它机关联合制发的）文件材料

方针政策性的、重要业务问题的 永久

一般问题的 30年

事务性有参考价值的 10年

2.7本机关机构设置、撤并、名称更改、工作条例、人员编制

启用印章文件材料 永久 2.8干部任免的文件材料

本机关领导、本机关对直属单位领导人的任免的文件材料 永久

本机关内设机构负责人的任免材料 永久 2.9本机关劳动模范、先进工作者等文件材料

县级（含）以上的 永久

县级以上的 30年 2.10本机关对有关人员的处分材料 受到警告（不含）以上处分的 永久

受到警告处分的 30年 2.11干部职工录用、转正、调资、离退休、职务、职称、聘任、复转、辞职、辞退、抚恤、死亡等文件材料

永久 2.12本机关职工调动的行政、工资介绍信及存根 永久

2.13本机关房产、土地所有权和使用权的文件材料

永久

2.14本机关财产、物资、档案等交接凭证

重要的 永久 一般的 10年 2.15本机关与有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料 重要的 永久

一般的 10年 2.16本机关物资、设备采购的审批、招投标及转让、事故处理等文件材料 30年

2．17机关之间协商工作的往来文件材料 10年

同级机关和非隶属机关制发的非本机关主管业务但

要贯彻执行的文件材料 10年2.18本机关处理人民来信来访的文件材料

2.18．1有上级机关或本机关领导人重要批示和处理结果的 永久

2.18．2其它有重要处理结果的30年 2.19本机关处理人民代表建议和提案的文件材料

重要的 30年

一般的 10年 2.20本机关的请示与上级机关的批复

方针政策性的、重要的 永久 一般事务性的 30年 2.19各部门报送的总结、报告、统计报表 和以上的总结、统计报表、重大问题的专题报告 30年 一般专题的报告和备案的 10年 2.21本机关各种专题活动形成的文件材料

重要的 30年 一般的 10年

3、业务工作类

3.1上级机关颁发的文件材料

直属上级机关颁发的，属本机关主管业务的和非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的重要文件材料 30年

直属上级机关颁发的属本机关主管业务并要执行 的一般文件材料 10年 3.2本机关在主管业务工作中形成的文件材料 重要业务问题的 永久

一般业务问题的 10年 3.3本机关业务计划、规划

和以上的 永久 3.5本机关编辑的反映主要职能活动的出版物定稿和样本 永久 3．6行政管理、执法活动中形成的文件材料

3．6．1行政管理工作制度、程序、规定等 永久 3．6． 2执法活动中情况汇总、通报、整改通知等 永久 3．6．3行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料

重要的 永久

有效期在20年以下的 30年 3．6．4．行政管理工作中形成备案文件材料 10年

3．6．5行政处罚、处分、复议、赔偿等工作中形成的文件材料

重要的 永久

一般的 30年

（二）专业档案

1、运政管理类 1.1从业资格证档案材料 长期 1.2出租车档案材料 长期 1.3货车档案材料 长期 1.4搬运装卸企业档案材料 长期 1.5汽车维修企业档案材料 长期

（三）科技档案

1、科研类

1.1上级机关下达的科研项目 永久 1.2本单位科研规划 永久 1.3本单位科研工作计划、总结（的）永久 1.4技术会议文件（包括记录、决议等）

重要的 长期

一般的 短期 1.5反映本单位科研活动的各种照片、录像、录音材料

重要的 长期

一般的 短期 1.6选题报告、研究计划、方案论证及有关审批文件 永久 1.7协议书或合同

重要的 长期

一般的 短期 1.8试验阶段的原始记录、数据分析、总结报告、鉴定书或评审证书验收合格证明等有关文件 永久 1.9科研过程中有关来往文书

重要的 长期

一般的 短期 1.10科研成果在推广过程中形成的评论、建议、意见等文件

重要的 长期 一般的 短期

2、基建类 2.1工程立项报告、批复 长期 2.2地质勘察报告 永久 2.3规划许可证、建筑许可证、土地使用证、房屋所有权证 长期 2.4征用土地文件 永久 2.5施工图 长期 2.6施工文件

施工合同、施工执照、建筑材料出厂证明、试验报告、设计变更、材料代用核定审批、隐蔽工程记录、交工验收证明、竣工验收报告、竣工图 长期

开工报告、技术交底、图纸会审纪要 短期 2.7建筑物大修记录等材料 长期

3、设备类 3.1专用设备

购置专用设备报告、批复、随设备资料、维修记录 长期 3.2办公设备

设备开箱资料 长期

维修记录、使用台帐目录 短期

（四）会计档案

1、凭证类 十五年

2、帐簿类 十五年

3、现金、银行日记帐 二十五年

4、报表类 永久

5、其它类 十五年

（五）声像档案

1、录音类（同照片类）长期

2、录像类（同照片类）长期

3、照片类（按问题）

3.1上级领导视察、调研的 3.2业务管理活动的 3.3本单位其他工作活动的3.4本单位荣获上级机关授予奖品、证书的3.5职工文体活动的

（七）荣誉实物档案

1、牌匾类

1.1省级及省级以上颁发的 1.2市级颁发的

2、证书类

2.1省级及省级以上颁发的 2.2市级颁发的

3、奖杯类

3.1省级及省级以上颁发的 3.2市级颁发的 4其它类

长期 长期

短期 长期 长期 永久 长期 永久 长期 永久 长期 长期

二、不归档文件材料的范围

（一）上级机关的文件材料

1、上级机关普发供参阅不办的文件材料；

2、上级机关任免，奖惩非本处工作人员的文件；

3、上级机关征求意见未定稿的文件。

（二）本处文件材料

1、重份文件；

2、无查考利用价值的事务性，临时性文件；

3、未经会议讨论，未经领导查阅，签发的未生效的文件，电报等草稿；

4、无特殊保存价值的信封、一般表态、询问一般性问题，提出一般性建议或意见的人民来信；

5、机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文，介绍信等；

6、本处负责人兼任外机关职务形成的与本处无关的文件材料；

（三）同级机关和非隶属机关的文件材料

1、参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无参考价值的文件材料；

2、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

（四）下级机关的文件材料

1、下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必要的文件材料；

2、越级抄送的一般的，不需要办理的文件材料；

3、下级机关抄报备案的一般性文件材料。

说明：为配合各机关编制《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，我们这套材料仅供大家参考，切忌照搬照套。

市档案局业务科

二00八年三月

2.如何文件归档 篇二

1 电子文件的特点

电子文件同一般纸质文件相比具有如下特点:一是电子文件其信息形态是数字化的, 无论是传输还是存储均以数字编码的形式存在;二是电子文件对设备具有高度的依赖性;三是电子文件载体具有非直读性, 无论光盘、软盘还是硬盘上的信息, 离开设备都无法读懂;四是电子文件对背景信息具有依赖性, 如不提供或补充相关的元数据或背景信息, 就会给电子文件的运作和归档带来问题;五是电子文件信息与载体具有相分离性, 处理不好, 会直接影响其真实性、完整性和可靠性。

2 电子文件的收集

2.1 电子文件收集的时间

电子文件是由二进制数字编码组成, 二进制数字编码的变换会导致电子文件内容的改变。因此, 为保证归档的电子文件的真实性, 电子文件的收集积累工作必须从电子文件的形成阶段开始, 贯穿于各项工作公文处理和研究工作的整个过程。

2.2 电子文件的收集范围

电子文件的收集范围不仅包括在各项工程勘测设计、规划、科研、生产运行、自身基建以及各项职能管理等工作中形成的具有保存价值的电子文件, 还应根据其特点, 扩展以下内容:对于正是纸质文件起辅助作用或正式作用的电子文件;有进行全文信息自动检索要求的正式纸质文件的电子草稿文件;从保留电子文件的重要修改过程考虑, 需要收集的电子草稿文件;反映电子文件生成的技术设备条件、相关软件和元数据的文件。

2.3 电子文件的收集办法

电子文件的收集应由电子文件形成部门指定专人集中管理, 不要由个人分散保管, 同时还要制定规范的制度, 以确保电子文件的真实性、有效性、完整性;电子文件的收集积累如果在计算机网络系统上进行, 可建立网络积累数据库, 也可对在收集积累范围的电子文件添加积累标识, 由于网络记录系统有自动记录的功能, 可用它来记载电子文件的形成、修改、删除、责任者、入数据库时间等, 无需再进行登记;对用载体传递的电子文件, 则要按规定进行登记、签署, 更改处还应填写更改单, 按照更改审批手续进行, 并进行备份, 以防出现差错。

2.4 电子文件收集的注意事项

1) 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时, 要与纸质等文件之间建立准确、可靠的标识关系, 如参见号等;

2) 在“无纸化”办公系统中产生的电子文件, 应采取严格的安全措施, 保证电子文件不被非正常改动;

3) 用特定文字处理技术形成的电子文件, 收集时应注意文件存储格式和属性;

4) 从扫描仪等设备上获得的图形电子文件应将相关软件一并收集;

5) 用计算机辅助设计和制成的图形电子文件应收集相关的软件和数据;

6) 用视频设备获得的动态图象文件和用音频设备获得的音响文件应收集其压缩算法和相关软件并标明其属性;

7) 由计算机多媒体技术制作的文件包含着多种信息形式, 收集时应做到参数准确、数据完整;

8) 通用软件产生的电子文件应标明其软件型号和相关参数, 专用软件产生的电子文件必须连同专用软件一并收集;

9) 要及时按照要求制作备份电子文件, 防止出现差错。

3 电子文件的分类

电子文件的分类和纸质文件一样, 是将具有保存价值的电子文件, 按照其自然联系组合成文件的组合体。传统文件分类体现在文件的实体排列上, 而电子文件的分类则反映在计算机输出界面的逻辑排列上。

Windows XP的文件管理功能是管理电子文件的实用工具。各单位或各部门文件管理人员可以通过分层次地设置文件夹, 使电子文件在计算机存储器中进行科学分类。

1) 双击桌面上[我的电脑]或鼠标右击[开始]按钮选择[资源管理器], 便可进入资源管理器界面。单击选择一个存储器, 如:“H盘”。在选择存储器时, 要预先估计本单位电子文件的递增速度, 让该存储器的容量能够满足电子文件递增的需要。同时, 存储电子文件的文件夹不能选“C盘”, 因为“C盘”容易受到病毒的攻击。

2) 单击左上角[文件]按钮, 再将鼠标移至[新建]→[文件夹]后单击。然后输入文件夹名, 如[科研档案库]。这样建立的[科研档案库]文件夹就专门用于存放科研类电子文件。

3) 根据本单位档案分类体系, 反复采用上述第2种方法, 就能按电子文件的分类层次设置文件夹。例如:黄河水土保持西峰治理监督局科研电子文件按类别-项目进行分类, 其文件夹就可以设置为如图1所示。

4) 类别设置好后, 将需要归档保存的电子文件按类存放入相应的文件夹中。

5) 文件夹或文件中的文件可以按照名称[N]、类型[T]、大小[Z]、修改日期[D]、自动排列[A]等方式排列。如果按名称排列则是按起始汉字的汉语拼音字母顺序排列。如果分类中刻意讲究一种排列方式, 如各类别的文件夹必须按“水土保持类”“农业类”、“林业类”、“牧业类”、“工程类”、“综合类”等, 则可在汉字前面可加序号或英文字母, 即“1-水土保持类”“2-农业类”、“3-林业类”、“4-牧业类”、“5-工程类”、“6-综合类”……

6) 分类可以通过调整文件夹来调整。也可以通过增加或删除文件夹而增加或删除文件类。

4 电子文件的归档

电子文件的归档就是通过网络或载体将整理好的电子文件, 从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的过程。

4.1 归档要求

对电子文件的归档要求主要包括文件格式、归档时间、归档数量、文件传递方式及运行环境等几个方面:

1) 归档电子文件的格式要尽可能一致;

2) 归档时间要求在年度或工作任务完成后进行, 一般不宜超过2～3个月;

3) 归档份数为两份;

4) 采用网络传递归档时要先做好归档标识然后再转到档案数据库;

5) 采用载体传递归档时则应该与纸质文件结合归档;

6) 要准确说明电子文件配套的软、硬件运行环境。

4.2 归档方法

对电子文件的归档可采取原件归档、压缩归档和系统备份归档等方式。原件归档就是将经过整理的电子文件直接存在磁、光载体介质上。压缩归档即采用数据压缩工具对经过整理的电子文件进行压缩, 然后刻入磁、光介质上。系统备份归档指在局域网或其他网络环境下将确定要归档的电子文件在网上进行一次备份操作, 也可将归档的电子文件存放在磁、光介质上。

5 结束语

电子文件作为档案信息家族的新成员, 人们对它的管理目前还很难摆脱管理纸质文件的方式方法, 因此探讨电子文件的收集与归档, 对建立起由纸介质、磁盘、光盘、硬盘及网络等组成的综合性科技档案信息系统具有十分重要的现实意义。

参考文献

[1]刘文清.计算机网络技术基础[M].北京:中国电力出版社, 2005.

[2]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京:中国人民大学出版社, 2001.

3.浅析电子文件归档工作 篇三

一、电子文件归档方式和途径的选择

纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：

1.借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展 ，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。

2.选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度

纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的 方法 ，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结 、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性由于印章

4.电子文件与归档 篇四

文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

5.2鉴定

5.2.1 电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。

5.2.2归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。

如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

5.2.3 电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。

5.2.4 电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。

5.5 归档

5.5.1电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被人操作数据、检测数据等技术因素。

将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。

5.5.2物理归档。凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。

归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。

5.竣工文件目录及归档 篇五

竣工文件按以下编制 第一部分：综合文件

（一）竣工验收文件

１、竣工验收鉴定书

２、交工验收报告

３、竣工验收申请、批准文件

（二）工程总结

１、施工总结

２、监理总结

（三）上级批准文件及有关指示

（四）建设项目承发包合同、协议文件

（五）工程交接表（工程名称、主要工程数量、固定资产价值）

（六）竣工文件缩图（比例１∶２０００）

第二部分：竣工决算

按交通部及国家有关规定编制竣工决算。

第三部分：竣工图表

竣工图表应在施工图设计文件基础上编制，施工中无变更时可直接采用施工图设计文件中的图表

第四部分：设计、施工文件

（一）技术、设计文件

１、审批的设计及有关文件

２、审批的设计变更及有关文件

３、设计、施工中重大技术问题的往来文件、会议纪要等

（二）施工文件

１、工程质量文件

（１）工程质量文件

（２）重大安全质量事故及处理情况报告

（３）原材料试验结果汇总表

（４）砼及砂浆抗压强度试验汇总表

２、试验、检测报告

（１）各种原材料试验报告

（２）砼及砂浆配合比试验报告

（３）砼及砂浆强度试验报告

（4）压实度试验报告

5）其他各种试验报告

（6）外购材料（产品）合格证书

３、隐蔽工程检查记录

（１）基坑（钻孔、隧道开挖等）检查记录

（２）基础（桩基等）检查记录

（3）预应力张拉、压浆等检查记录

（4）其他各种中间检查记录

４、成品、半成品检查记录

（１）预制件成品检查记录

（２）外购件进场检查记录

（３）各种现浇成品检查记录

（４）各种构造物成品检查记录

（５）各种分项工程完工后检查记录

（６）桥梁竣工验收荷载试验报告

（三）进度控制文件

（１）总进度图（表）、计划、批准文件

（２）分期进度图（表）、（月、季、半年、年）计划，批准文件

（３）开工报告和批复文件（开工令）

（４）有关进度的往来文件

（四）投资控制文件

（1）工程量清单

（2）支付一览表

（五）施工原始记录

１、施工日志、监理日志

２、开、完工记录

３、天气、温度及自然灾害等记录

４、各工序施工原始记录

５、各工点、各工序测量原始记录

６、施工照片集

７、其他各种原始记录（含音像资料）

说明：

6.文件收发、归档管理制度 篇六

第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据集团公司有关规定，结合我集团的实际情况，特制订本制度。

第二条 根据文件信息依赖存储介质的不同可将文件分为电子版文件和纸质版文件。按性质种类区分：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知、会议纪要等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、工程技术文件等〉，其它类〈不宜归入上述各类的〉。具体内容主要包括上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件资料、合同、CAD图、效果图、预结算文件、财务帐套、资产配套的说明书、保修卡等。第三条 公文的签收

1.公司所有文件(除领导或各部门订阅的办公文件外)均由办公室文秘登记签收、拆封。在签收和拆封时，办公室文秘需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。第四条 公文的编号保管

1.办公室文秘拆封和签收后应及时附上“文件处理传阅单”，作分类登记编号、保管。2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室文秘进行登记编号保管，不得个人保存，如员工工作需要借阅的可复印或借用。第五条 公文的阅批与分转

1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由办公室文秘分送承办部门经理和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送总经理(或分管副总经理)阅批后分送相关部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及多个公司或部门会办的文件，由办公室负责与各公司、各部门联系后再分转处理。

3.为加速文件运转，办公室文秘应在接到文件的当天或第二天将文件送到承办部门经理和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。第六条 文件的传阅与催办

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、员工宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室文秘，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4.文件阅完后，应交办公室文秘，切忌横传。

5.办公室对文件负有催办、检查、督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档。

6.按照阅文范围，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文。第七条 发文的规定

1.单位上报下发正式文件的权力分别集中在集团办公室、集团人事、各分公司办公室，其他部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。如若确属工作合作关系、可发送工作联系单。2.部门需要向上反映汇报重要工作或向下安排布置重要工作要求发文时应分别向集团办公室、各分公司办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交办公室审核。办公室同意发文，方可拟定发文。

3.对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。第八条 发文的范围：

1.凡是以集团办公室、集团人事部、各分公司办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要，均属发文范围。2.集团或各分公司办公室下发文件主要用于：(1)公布单位规章制度；

(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；(3)公布单位组织机构变动或人事任免事项；

(4)公布单位重大生产、技术、管理、行政、生活福利等工作的决定；(5)发布有关奖惩决定和通报；

(6)对上级机关呈报、请示报告、处理决定；(7)其他有关重大事项；

3.集团各单位日常生产、技术、管理工作中，有关图纸、技术文件、效果图修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各部门书面或口头自行通知执行，一般不用发文。第九条 发文程序规定：

1.各部门需要发文，应事先向集团或各分公司办公室提出发文申请；

2.集团或各分公司办公室同意发文后，主办部门应以不违反国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

3.草拟文稿必须从本单位角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。

4.文稿拟好后，拟搞人应填发文申请单，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人。

5.办公室应根据公司领导指示和有关制度规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿； 6.经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿(对文稿内容负责)；

7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚； 8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；

9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发； 10.经领导批准签发后的文稿交办公室文秘统一编号送办公室打印； 11.文件打印初稿，应由拟稿人校对，并签名；

12.文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由办公室文秘分发并检查发文的落实情况，向办公室主任汇报文件抵达情况。

第十条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写，办公室主任签字，并填写文件借阅单，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。第十一条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十二条 办公室主任对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。第十三条 文件的归档范围：

1.凡下列文件统一分别由各公司办公室文秘负责归档：(1)政府部门来文，包括上级对单位报告、申请的批复；

(2)集团或各分公司办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、报表等；(3)公司及部门各种会议记录；(4)公司组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报等；(5)有保存价值的来信来访记录及处理结果；

(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报材料等；

(7)政府领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料；

(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品；(9)工作日志和公司大事记；

(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

2.各部门日常工作中形成的活动资料，由各部门负责立卷归档。第十四条 立卷要求

1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4.上形成的文件材料，要求在下7月份以前整理完 第十五条 文件的时效性

是指文件内容在一定时间阶段是有效的，超过这个时间段，该文件上记载的信息则是无效的，只供备查使用。超过时效性且无保存价值的文件。进入文件的销毁管理程序。第十六条 文件销毁流程

对于多余、重复、过时和无保存价值的文件（纸张），办公室应定期责成相关职能部门办理申请销毁手续，认真填写文件资料销毁申请表，对无价值文件进行销毁，并登记造册。第十七条 文件销毁要求

7.浅谈归档文件的整理 篇七

一、归档文件整理的原则

在归档文件整理中, 应遵循以下原则来进行整理工作:

(一) 同一性原则

《规则》强调的同一性原则主要指的是文件的相关性和来源性, 如对那些具有同一事由的相关文件应将其整理在同一档案盒内, 而不能将其与其他文件混装, 以使其形成一个有机的整体, 并保持实体的有机整体性;对那些有着相同来源的文件, 如同属一个单位或一个上级机关的文件, 应根据文件的形成机关及其内部组织机构上的联系整理档案, 这样按照来源来区分整理文件, 就会较好地保持文件在组织机构方面的联系, 避免同一立档单位形成的档案被拆散。

(二) 程序化原则

归档文件整理作为文书管理工作的结尾, 不仅是文书管理与档案管理的结合部, 更是文档一体化管理的“接口”。因此, 在整理过程中, 只有将就程序化原则才能保证被整理的归档文件井然有序, 并最终达到归档文件整理水平。程序化原则首先要求操作的规范化。比如规范操作程序, 确定每一个程序中的主要内容、操作要领和技术要求以及质量标准, 这样才能做到程序项目明确。

(三) 灵活性原则

灵活原则是指在《规则》规定的新方法整理归档文件的基础上, 灵活地根据不同归档文件的特点采取相应的整理方法, 以实现整理工作的高效性。比如在整理时可以灵活组件, 根据“件”的确定, 规定“件”的大小, 灵活根据不同的事由组件;又如对不同档案盒封面的设计, 如在《规则》中, 明确要求在盒脊上需要分别填写年度、起止件号、盒号等项目, 而在实际操作中, 工作人员可以灵活将几个项目整合在一起, 或增加某个类别, 或按照自己的分类方法对其重新设计等。

二、归档文件整理的技巧

在整理归档文件时, 应在讲究整理原则性的同时, 运用以下技巧来更好地进行归档文件整理工作:

(一) 遵循档案规律, 整理讲究特色

在进行归档文件整理时, 首先应遵循档案工作规律, 整理时要讲究自身特色。只有这样才能在遵循其自身的形成特点的基础上, 保持各种归档文件之间的联系, 从而实现规范有序又具有自身特色的文件整理。

比如对那些成套性文件的处理, 就不能单纯讲究文书档案“一事一文”的特性, 如果生搬硬套地对其进行平面化处理, 就会导致套性的文件被作为“组件”处理而拆开, 就违背了“保持文件之间有机联系”的档案整理原则和整理规律, 就会导致本末倒置的现象发生。因此, 在归档文件的整理中, 应首先遵循档案规律, 这样才能在整理上讲究自身整理特色。

在档案管理中, 一般的档案都具有“一事一文”和“一事多文”的特征, 在实际整理归档这些档案时, 应根据这些内容特征, 有针对性地将其分开处理, 使用千篇一律的整理方法。比如对“一事一文”的, 实行文件级管理, 对“一事多文”的要组成案卷, 以保持文件材料的有机联系, 并形成自身整理特色。

(二) 采取归类方法, 有序整理文件

在高校归档文件的整理中, 还可以采取归类方法来进行有序整理文件, 因为科学的归类方法, 直接关系到归档文件整理的便利性, 更决定到归档文件检索的效率性。

比如针对高校归档文件多而杂, 且时间性不同的特点, 可以采用保管期限两分的归类方法来有序进行文件整理, 这不仅可以将烦琐费时的文件整理工作变得简单高效, 而且利于控制文件保管期限, 并能有效区分文件本身所含有的保管价值, 从而避免档案室杂乱臃肿。比如将每年需要整理的归档文件按照“永久、定期”两个期限进行有效归类整理, 将有保存价值的归档文件永久保存, 对其他文件进行定期保管, 从而实现归档文件的有效分类。

同时, 归档文件还可以按照不同的年度来进行归类处理。比如将文件材料按年度进行有序分开, 如按照签发年度、办结年度及专门年度等将众多的文件进行分类。而对那些跨年度的文件, 应将其归类为办结年度类别。这样归类整理, 才能使得整理工作顺应简化发展趋势, 从而提高整理效率。

(三) 借助电子技术, 促进整理创新

在归档文件整理实践中, 工作人员应勇于实践, 不断尝试改革, 以促使高校归档文件整理向实用又高效的方向发展, 并使得归档文件整理工作最终吻合自身工作需要。比如在电子信息技术高度发展的今天, 就可以借助电子技术来提高归档工作的效率, 从而有效促进并实现整理创新。

比如利用电子技术实现档案计算机管理和文书立卷计算机整理等, 可以充分利用计算机进行归档文件编号、编目与档案盒标识, 甚至还可以利用计算机进行文件价值初步鉴定、划分归档文件保管期限, 对庞大又复杂的归档文件进行自动分类并为用户提供检索、查找等。这样不仅可以实现文档管理的办公自动化, 还能为归档文件整理工作带来便利和高效。

只有大胆应用计算机进行归档文件整理, 才能有效促进归档文件整理工作的创新。比如在整理归档文件时, 可以利用数据库将各种文件名称、目录等输入其中, 再将归档文件目录设置成为一级检索工具, 这样就可以成功实现数据一次输入, 多次输出, 反复利用和对系统内数据资源的一体化管理, 从而方便归档文件的整理与利用, 并最终达到快捷、准确、系统检索的目的, 从而减少重复劳动, 并实现了整理上的创新。

摘要：归档文件材料的整理是将零乱的文件材料进行基本的系统化分类、组合、排列和编目, 组成有序体系的过程。本文通过介绍归档文件整理的原则, 论述了归档文件的相关整理技巧。

关键词：归档文件,整理,原则,技巧

参考文献

[1]嵇观桦.《归档文件整理规则》系列谈之一:编制原则[J].中国档案, 2013, (09) .

8.纸质文件变PDF 轻松归档 篇八

扫描文件

打开操作界面，从“扫描”菜单中选择“选择扫描仪”，从弹出的“选择扫描仪”对话框中，选择与本机连接的扫描仪。再在右侧窗格下方选择“扫描”标签，在上方依次选择自动进纸器、连续、单面、300dpi分辨率、纸张大小为A4和黑白效果，再在“预处理选项”中勾选纠偏、去黑边等项（如图1）。

设置好后，在扫描仪中放置好纸质文件，点击右侧“新建”按钮，打开“新建扫描”对话框，切换到“TIF文件”标签下，选择“多页模式”，并设置好扫描的图像文件名和保存位置，点击“确定”按钮后即开始扫描文件，并出现“正在扫描”提示框，扫描后在编辑区显示效果图。

如果感觉效果不是很好，可以点击“重扫”按钮，重新扫描当前页面内容。效果满意后，将纸质文件翻到第二页，点击“附加”按钮扫描，扫描所得图像依次保存在TIF文件的第二页，这样直至一份纸文件扫描完成。使用这样的方法扫描好一个文件后，重新建一个TIF文件继续扫描，完成所有的纸质文件的扫描。这样就将每一分文件扫描成一份TIF文件，并都保存到同一文件夹中了。

处理图像

文件扫描好后，在左侧窗格切换到“浏览”标签，选择保存扫描的TIF图片的文件夹后，再在下方列表中双击选择要处理的文件，点击“缩略图”标签切换到缩略图方式，选择要处理的图像。

在右侧点击“处理”标签，切换到处理工具标签下。由于通常扫描的文件图像会有些斜，这里点击“自动纠斜”按钮，一键将该图像处理端正。随后点击去黑边、去装订孔、去杂点等功能按钮。一般扫描的图像中的文字会感觉有些淡，用户可以找到想加深文字效果的图像，点击“文字加深”按钮，将整个页面的文字内容加深颜色（如图2）。

批量处理图像

如果用户感觉逐张处理太费时费力，那么只需在左侧“浏览”标签下，选择要处理的图像文件，在右侧选择“批量”标签，在其中点选相应功能按钮，一键将所选文件的所有页面处理好（如图3）。

保存TIF文件成PDF

处理好一个TIF文件后，从“高级”菜单中选择“生成PDF文件”项，在弹出的“生成PDF文件”对话框中，设置好文件名和保存位置。点击“确定”，将TIF文件转换成PDF电子书格式文件（如图4）。

9.村级组织文件材料归档范围 篇九

1文书档案 1.1党务工作

1.1.1上级机关关于党建、党费收缴方面的材料。1.1.2党委会议记录。

1.1.3党委工作计划、总结、决议、典型材料。1.1.4党员大会、党员代表大会形成的文件材料。1.1.5有关表彰基层党组织、优秀党务工作者、优秀党员等方面的文件材料。

1.1.6推选出席上级党代会代表、人代会代表、政协委员等工作形成的材料。

1.1.7民事调解工作方面的文件材料。

1.1.8本村综合清理、综治、治安保卫等工作形成的文件材料。

1.1.9关于民兵、征兵工作形成的文件材料。1.2组织工作

1.2.1上级机关有关组织工作的文件材料。

1.2.2关于组织工作的计划、总结、会议记录、请示及上级的批复。

1.2.3党员、党员干部的考察、任免、政审方面的文件材料。1.2.4党员入党、转正、延期、退党、处置不合格党员等方面的材料。

1.2.5党组织、党员统计报表，党员花名册。

1.2.6党群机构设置、调整人员编制等方面的文件材料。1.2.7录用、聘用干部，职工转正、定级、调资、退休等文件材料。

1.2.8党员教育、整顿工作形成的文件材料。1.2.9党组织关系介绍信及存根。1.3宣传工作

1.3.1上级机关有关宣传工作的文件材料。1.3.2宣传工作的计划、总结、调研材料。

1.3.3关于理论学习、政策教育、普法教育、精神文明建设工作形成的文件材料。1.3.4本村编辑的简报、信息。

1.3.5各种新闻媒体宣传、报道本村工作的剪报材料。1.4共青团工作

1.4.1上级机关有关共青团工作的文件材料。1.4.2共青团工作的计划、总结。1.4.3会议记录。

1.4.4共青团组织改选、团员管理、入团、退团等方面的文件材料。

1.4.5团组织统计报表。

1.4.6团费收据、团组织关系介绍信及存根。1.5妇女工作

1.1.5上级机关有关妇女工作的文件材料。1.5.2妇女工作的计划、总结、统计报表。1.5.3妇委会改选文件材料。1.6工会工作

1.6.1上级机关有关工会工作的文件材料。

1.6.2工会工作计划、总结、请示、报告及批复件。1.6.3.会议记录。1.6.4.先模人物材料。

1.6.5.会员及困难职工花名册。

1.6.6.工会会员大会(会员代表大会)、入会及管理所形成的文件材料。

1.6.7.工会工作统计报表。

1.6.8.工会台帐。

1.6.9.工会委员会成员名单、经费审查委员会成员名单、女职工委员会成员名单。1.7计划生育工作

1.7.1上级机关有关计划生育工作的文件材料。1.7.2本村计划生育工作计划、总结。1.7.3计划生育工作统计报表。1.7.4 计划生育奖励规定。1.7.5村民生育二胎审批表。1.8行政管理工作

1.8.1上级机关颁发的本村应贯彻执行的文件材料。1.8.2上级领导视察本村时的题词、讲话等材料。1.8.3村委会记录。1.8.4工作计划、总结。

1.8.5村民（村民代表）大会文件材料。1.8.6专业工作会议文件材料。

1.8.7本村关于各种问题的请示及上级的批复，本村的批复和下属单位的请示。

1.8.8启用、废止印章文件材料。

1.8.9房屋普查、人口普查、土壤普查等工作形式的文件材料。

1.8.10本村劳动模范、先进工作者文件材料。

1.8.11有关人员处理材料。

1.8.12本村组织沿革、大事记、村史、家史、家（族）谱材料。

1.8.13本村有关区域变化和解决边界纠纷等方面的文件材料。1.8.14本村与有关单位和个人签订的合同书、协议书。1.8.15本村招商引资、出国考察、友好往来、经贸洽谈等活动形成的文件材料。

1.8.16村规民约方面的文件材料。

1.8.17宅基地建设、征用地申请文件材料。

1.8.18本村各个时期形成的房产证、村权证、户口册、财产物资档案的交接凭证，土地承包合同。

1.8.19关于文教卫生、救灾抚恤、养老保险、劳动等工作形成的文件材料。

1.8.20本村土地、各经济作物播种面积、收成等统计报表。1.8.21畜牧业（渔业）情况统计报表。1.8.22人、户数等农村社会情况统计报表。

1.8.23村属企、事业单位报送的总结、计划、报表及备案材料。2基建档案 2.1项目立项阶段 2.1.1项目申报。

2.1.2项目建议或项目申请及批复。2.1.3可行性研究报告。2.1.4可行性论证意见。2.1.5项目评估文件。2.1.6环境预测、调查报告。2.1.7计划任务书及批复。

2.1.8与项目有关的会议记录、领导讲话、信函等。2.1.9涉外文件材料。2.2地质勘探

2.2.1地质勘探委托书、合同书。2.2.2地质勘探报告。2.2.3钻探点平面配置图。2.2.4地质剖面图。

2.2.5钻孔工程地质综合柱状图。2.2.6水工实验材料。2.2.7工程预算。2.3工程征地申照

2.3.1征用土地申请、批准文件及红线图。2.3.2拆迁、补偿协议书。

2.3.3定点报告、规划方案、建筑方案审批文件。2.3.4建筑设计防火审批文件。2.3.5环境保护三同时审批文件。2.3.6卫生防疫审批文件。2.3.7劳动保护三同时审批文件。

2.3.8通信、人防、供热、防盗审批文件。2.3.9建筑工程审批表及请照图。2.3.10建筑工程规划许可证。2.4招投标文件材料

2.4.1招投、投标、决标文件。2.4.2工程承发包合同、协议书。2.5工程质量监督和监理文件 2.5.1建筑工程质量监督委托书。2.5.2建筑工程质量监督员通知书。2.5.3工程质量目标管理责任书。2.5.4准予开工通知书。

2.5.5建筑工程监理合同、规划、实施细则。2.5.6建设监理工作总结、报表。2.5.7项目监理组织及监理人员通知书。2.6项目设计阶段 2.6.1设计合同。2.6.2初步设计。

2.6.3技术设计（扩大初步设计）。2.6.4设计计算书、说明书。2.6.5设计评价、鉴定及审批。2.7项目施工阶段 2.7.1土建工程。2.7.2开工报告。

2.7.3图纸会审、技术交底。

2.7.4设计变更记录、工程更改洽商及技术联系核定文件。2.7.5施工组织设计。2.7.6施工日志。2.7.7原材料、半成品、成品准用证及出厂质量证明和试（检）验报告。

2.7.8施工试验记录。2.7.9施工记录。

2.7.10隐蔽工程验收记录。2.7.11基础及主题结构验收记录。2.8建筑采暖卫生与煤气安装工程

2.8.1主要材料、设备、配件、质量合格证、准用证。2.8.2管道设备隐蔽工程验收记录。2.8.3施工试验记录。2.9电气安装工程

2.9.1电气设备、材料说明书、合格证及产品检验记录、准用证。

2.9.2隐蔽工程验收记录（电气配管、电缆及电气接地装置隐蔽工程验收记录）。

2.9.3绝缘电阻、接地电阻测试记录。2.9.4电气设备安装调试运转记录。2.10通风与空调工程

2.10.1通风材料、产品（阀门、衬垫、预制件等）、设备（空气处理、通风、制冷）合格证、说明书、装箱单。2.10.2进场检查、验收试验记录。2.10.3制冷及冷水系统管道试验记录。2.10.4隐蔽工程验收记录。2.10.5空调调试记录。2.11电梯安装工程

2.11.1电梯装箱单、合格证、说明书等随机文件。2.11.2设备检查记录。2.11.3设计变更。

2.11.4自检、互检、专检记录及隐蔽工作验收记录。2.11.5绝缘、接地电阻测试记录。2.11.6试运转记录。2.11.7调整试验报告。

2.11.8电梯安装工程竣工验收证书。2.11.9电梯安装工程保修证书。2.12工程质量检验评定。2.12.1质量保证资料核查表。

2.12.2地基与基础工程质量评（核）定表。2.12.3主体工程质量评（核）定表。2.12.4单位工程质量综合评（核）定表。2.12.5质量保证资料核查表。2.12.6单位工程观感质量评定表。2.12.7单位工程质量综合评定表。2.12.8工程使用维护说明书。2.12.9屋面保修协议书。2.13工业设备安装工程。2.13.1施工合同、协议。2.13.2开工、停工、复工报告。

2.13.3技术交底、图纸会审、技术核定文件。2.13.4工程联系、设计变更单。

2.13.5设备装箱单、合格证、说明书等随机文件。2.13.6通风设备设施安装工程施工记录。2.13.7管道工程施工记录。2.13.8电气工程施工调试记录。2.13.9容器工程施工记录。

2.13.10自动化仪表、安装施工调试记录。2.13.11筑炉工程施工记录。2.13.12通风工程施工记录。2.13.13焊接工程施工检测记录。

2.13.14整装（散装）锅炉安装施工记录。2.13.15自动化仪表调试记录。2.13.16质量事故报告及处理记录。2.14项目竣工验收阶段 2.14.1工程竣工验收申报文件。2.14.2全部竣工图。2.14.3工程决算。

2.14.4工程竣工验收会议文件。2.14.5工程质量评定材料。2.14.6工程竣工验收证明书。2.14.7工程有关的声像材料。2.14.8土地使用权证。2.14.9质量所有权证。3地籍档案

3.1国家征用本村（居）土地 3.1.1征地位置图（红线图）。3.1.2征地补偿协议。3.1.3政府批文。

3.1.4建设用地规划许可证。3.2集体土地批准使用、确权登记

3.2.1征地位置图(红线图)。3.2.2政府批文。

3.2.3建设用地规划许可证。3.2.4村（居）办理土地登记申请。3.2.5集体土地证书。

3.3村（居）民建房用地、确权登记 3.3.1村(居)民办理土地登记申请。3.3.2村(居)民建房位置图。3.3.3村（居）出具的集体土地使用费票据。3.3.4村（居）民建房用地申请审批表。3.3.5村（居）建设用地选址意见书。3.3.6 村居证明。3.3.7 村（居）民身份证及户口簿复印件。3.4村（居）集体土地所有权登记 3.4.1集体土地所有权登记证书。3.4.2村居土地利用现状图。3.4.3土地边界协议书。3.4.5土地分类台帐。3.4.6飞地统计台帐。

3.5村（居）民取得集体土地使用证登记台帐 4拆迁档案

4.1本村办理拆迁通知申请。

4.2示范居住区项目前期工作计划通知。4.3建设工程规划许可证。4.4拆迁计划。

4.5房屋拆迁承办合同书。4.6拆迁许可证书面申请。4.7评估报告。4.8房屋拆迁许可证。4.9拆迁承办单位资格证书。4.10本村改造实施方案。4.11本村拆迁补偿方案。

4.12拆迁房屋面积、户数情况统计。4.13新建楼房面积情况计算表。4.14本村旧城改造情况。4.15占地报批手续证明。4.16拆迁安置楼房情况表。4.17本村村民所建房屋认定意见。4.18分房情况说明。

4.19申请（照顾老人楼户）批复。4.20房产估价结算书。4.21本拆迁楼房统计表。4.22本需要房统计表。4.23拆房通知单。4.24拆房位置图。

4.25已（未）签合同情况表。5房产档案 5.1购房申请书。

5.2房地产共有权证、所有权证。5.3购房发票、契税发票。5.4评估结果书。

5.5营业执照（法定代表人证明）。

5.6国有企事业单位出具国资局或具有国有资产处置权的主管部门批文。

5.7集体企业出具职代会证明、其它企业出具章程及企业权利机构的决议。5.8产权证附图。6养老保险档案

6.1农村社会基本养老保险花名册及变更表。6.2公示证明。

6.3农村社会基本养老保险个人资料表。7医疗保险档案

7.1新型农村合作医疗统计表。8村办企业破产档案 9村民档案

9.1获上级及本村表彰的双文明户、五好家庭、遵纪守法户、光荣家庭、农业科技示范户等情况。

9.2获上级及本村表彰的优秀党员、团员、新长征突击手、青年积极分子、文明村民、好媳妇、好婆婆、见义勇为人员、在部队立功嘉奖、在学校荣获三好学生等情况。9.3出席党代会、人代会、政协会、妇代会、团代会等情况。9.4党内外处分、法律惩处、退党、退团等情况。10会计档案 10.1会计凭证 10.1.1原始凭证。10.1.2记账凭证。10.1.3涉外会计凭证。10.2会计账簿 10.2.1日记账。10.2.2总账。

10.2.3明细账、分户账。10.2.4现金出纳账。10.2.5银行存款账。10.3财务报告 10.3.1决算报表。10.3.2月、季报表。10.3.3其他财务报告。10.4其它

10.4.1会计档案移交清册。10.4.2会计档案保管清册。10.4.3会计档案销毁清册。11照片档案 11.1领导任职。

11.2领导视察（包括上级机关领导和社会著名人物来本村视察、检查工作）。11.3会议。11.4民风、民俗。11.5村容、村貌。11.6荣誉。11.7文体活动。12音像档案 12.1录像带。13实物档案 13.1锦旗。13.2奖状。13.3奖牌。13.4奖杯。13.5证书。13.6文物。13.7废止印章。13.8纪念品、宣传品。

10.文件的立卷与归档 篇十

第一条文件的归档范围：

1.凡下列文件统一的分别由两办负责归档；

a.上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；

b.党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、报告等；

c.厂党委会、厂长办公会、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；

d.厂党代会、职代会、工会会员代表大、团代会等一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报，会议记录等；

e.有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；

f.参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报发言材料等；

g.上级机关领导电来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料； h.反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品;

I.工厂日志和大事记；

j.工厂向上级批复的文件及上报的有关材料；

2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

第二条产卷要求：

1.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

11.煤炭企业归档文件整理实践与思考 篇十一

1  归档文件有些不宜合并

《实施细则》第二条第七款规定“请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书作为一件”。笔者经过长期的归档文件整理工作实践，认为这样不太合理，因为如果这些文件被视为一件，这样在输入档案管理软件系统或填写归档文件目录时，只能登录批复件的信息，而不能登录请示件的信息，手工检索或档案管理软件条目级检索时就检索不到请示件的信息，而且有些批复可能没有请示件归档，这样也造成了批复件里有无请示件的不清楚，形成了一笔糊涂账，给档案检索带来不必要的麻烦，建议以上情况两个文件共存时还是按两件来处理。

另一种类同情况是《实施细则》第二条第五款规定“转发文件与被转发文件作为一件”。文件在被转发时转发文标题中可能只会出现被转发文的文号信息或部分标题信息，一般不会把被转发文的文号、标题等信息全部体现，如果不登录被转发文的信息，这样在没有实现档案计算机全文检索的单位就容易出现被转发文查找不出情况，还是按两件处理较好。

2  归档文件整理还是编页码好

2001年《规则》颁布实施，新的规则对文书档案整理进行了比较大的改革，改“卷”为“件”，对归档文件的整理单位按“件”，而不再按“卷”，档案整理细节上也进行了变动，其中没有明确规定要编页码，而只用在归档文件目录里填写上“页数”。《实施细则》培训时也指出不必再编制页码，只用数一下页数，填在归档文件目录里即可，这样好多单位在归档文件整理时就不再编写页码，而是数一下页数，标注在文件的结尾处，以便登记归档文件目录时填写。笔者认为这样很不严肃，也很不科学。

首先，数页码工作本身有很大的随意性，不在页面上标注数字，就不能确定文件的准确页数。例如，一份文件，你数了是50页，他数了是52页，那如何鉴定谁数得对与错呢？或者有些不负责任的人根本就不去数，大致估一下说它有51页，那也只有天知道对错。如果日后此份文件原件借出了，归还时还需要再数一下页数的，如果归还时的页数跟原先标注的页数不符，那又该如何处理呢，是原先工作有误，还是借阅者少还了呢？因此只有标注了页码，才能知道页数是否数对了，才能分清责任，避免日后借阅可能产生的纠纷。其次，如果归档文件不编页码，就不容易排列文件的次序，特别是文件在提供利用需要复印时，不容易固定文件的先后顺序，给利用和管理带来不必要的麻烦。

3  归档章的设置增加“页数”项

《实施细则》第三十二条规定“归档章设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、室编件号、馆编件号等项目”。根据要求，归档章的设置里没有“页数”项，而归档文件目录里设置有“页数”项，我们就在文件的结尾处标注上页数，然后在打印目录或输入档案管理系统时输入“页数”信息，这样问题虽然解决了，但很不方便，在输机时还要翻来翻去地看，建议在归档章里增设“页数”项，填写归档章时直接填上，更方便档案的整理和利用。

4  件号宜采用保管期限下流水编制

《实施细则》第三十一条规定“室编件号的编制办法为：按不同保管期限依文件排列顺序每年都从‘1开始编制。在同一保管期限内，类目与类目之间件号可以连编。企业事业单位过去按同一年度、同一类目、同一保管期限内从‘1开始逐卷流水编号的方法，在这次改革中可保持不变”。

由于笔者所属煤炭企业档案整理时采用的《煤炭工业企业档案分类规则》（试行）规定“党群类、行政类、经营类、生产技术类四大类档案均在一级类目内分年度整理档案，按二级类目进行编号排列，编号不考虑案卷的保管期限特征，在案卷排列时，应按照永久、长期、短期的顺序排列”，所以，我们集团在执行《实施细则》时按照要求没有改变编件号的方法，采用的是“大类——年度——件号”编制方法，不同保管期限间的件号是连编的，这样在需要插件时就出现了问题：由于各种原因不能按时归档的文件只能排列在大类该年度的后面，对档案管理非常不便。很多时候会出现该年度的最后又出现永久性档案的情况，造成档案整理编号的混乱，建议煤炭企业在编制件号时也区分不同保管期限分别编制，这样既便于档案管理，也便于发生特殊情况时对永久档案的及时抢救。

5  归档章的填写宜用铅笔

《实施细则》第三十三条规定“填写归档章项目应使用碳素墨水等符合档案保护要求的字迹材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写”，其实结合档案整理工作实际，对于归档章的填写要求完全没有这个必要。

在日常工作中，填写归档章时，经常会出现件号编错、其他内容写错、文件漏编、分错类、需插件等情况，如果用碳素笔或黑色水笔等填写，就不容易擦除和更改，再说归档章本来就是档案整理时加上去的，不属于档案的构成部分，只是为了便于查找档案而做的“标记”，同页码一样，都属于文件归档后对档案整理时的再加工，没有必要像要求档案制成材料那样去要求归档章要用符合档案保护要求的字迹材料来填写，既然编页码时用铅笔就是怕编错时好擦除，同样填写归档章也建议采用铅笔。

6  二套档案不宜装订成册

《实施细则》第十三条规定“归档文件实行两套制。一套按《规则》进行文件级整理;一套按不同发文字号进行整理，加封面、归档文件目录、备考表、装订成发文汇集”。众所周知，文书档案之所以要进行立卷改革，要改“卷”为“件”，因为“件”不管是在整理上，还是在提供利用上，都比“卷”有更多的优势，是适应现代化管理的有益尝试，“卷”在好多时候暴露出不少的弊端，因此，国家档案局才顺应时代发展推出了《规则》，进行文书档案的立卷改革。

在实际工作中，二套档案的利用其实比一套档案的利用更加频繁，一来是因为好多利用者来借阅档案时能直接提供文件的文号或标题、年度、发文单位等信息，从二套档案里很容易就能查找出来;二来是即使不能提供上述信息，档案人员通过检索查出文件文号信息后，为了保护一套档案原件，也习惯提供二套档案来利用;三来档案的利用一般都是单份文件利用，很少有需要查阅一个发文单位一个年度所有文件的。综上所述，如果把二套档案装订成册，不但违背了《规则》提倡的改“卷”为“件”精神，也不利于档案的复印和提供利用，建议二套档案也同一套档案一样，以“件”为单位来整理。

7  文件单份装订不宜用缝纫机

《实施细则》第十八条规定“归档文件采用线绳装订，文件较薄（2页～39页）的用缝纫机装订”。根据笔者多年的档案工作实践，缝纫机装订对档案纸张的损坏极大，操作时掉落的纸屑也容易对缝纫机造成破坏，这种危害是双向的，特别是对档案纸张造成的危害是不可逆的，而且缝纫机装订不容易拆，不利于档案数字化处理和提供利用时的复印。我就曾遇到一个档案利用者，把借出的档案复印时，直接把缝纫机装订部分给裁掉了，破坏了档案原件，这引发了我对档案装订方法的思考。档案装订的原则是应尽量减少对档案纸张的损坏又便于档案的数字化、复印和利用等，现在档案数字化工作都提上了工作日程，但档案数字化是建立在档案规范整理基础上的，档案整理装订在前，数字化处理在后，建议较薄档案的装订可以采用三种易拆又牢固的方法：一是包边，在文件的左上角用牛皮纸包边后用细棉线线装;二是采用不锈钢钉装订;三是采用简单线装，就是像订书机装订那样，只不过把订书机改成缝衣针、订书钉改成细棉线。

8  文件排列、装盒不宜按文件来源“一刀切”

《实施细则》第二十六条规定“归档文件的排列，是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。上级来文集中排列在本级档案文件之前，下级来文集中排在其后”，第三十九条规定“装盒时，上级文件与下级文件，应分开装盒。一般不与本机关文件混装（针对本机关的文件除外）”。

依笔者看来，上述规定有前后自相矛盾的地方，可操作性不强：一方面，既然归档文件要“按事由结合时间、重要程度等排列”，那么，就是强调了文件排列首先应该按事由也就是问题来排列，而同一问题的文件，可能牵涉到上级、本级、下级。如下级单位就某一问题请示上级主管部门，就需要下级单位先出一份请示，再以本级单位名义向上级主管部门请示，最后上级主管部门才会出具批复，凡此种种，这样，就不可能实现“上级来文集中排列在本级档案文件之前，下级来文集中排在其后”，如果硬要按文件的来源排列，就割裂了文件之间的事由联系。另一方面，装盒是按照件号顺序来装的，而件号又是根据文件排列决定的，既然前面已经明确要求上级、本级、下级文件不能混排，那么，“针对本机关的上级文件与下级文件”也就不可能与本机关的文件排列在一起，怎么又会与本机关文件装在一个盒子里呢？为了便于档案的查找，建议归档文件排列、装盒时还要按问题，而不是按文件的来源。

12.科技文件归档的独特性 篇十二

一、科技文件归档时间的独特性

1. 归档时间的制度规定。

《科学技术档案工作条例》第八条规定:“一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目, 在完成或告一段落以后, 必须将所形成的科技文件材料加以系统整理, 组成保管单位, 填写保管期限, 注明密级, 由课题负责人、产品试制负责人、工程负责人等审查后, 及时归档。”这里的归档时间是指课题、产品、项目 (下文统称项目) “完成或告一段落”。项目完成, 一般指特定成果 (即技术报告、产品、工程图纸等) 形成后, 经过委托人验收合格, 即为完成。委托人, 即投资人, 在科研单位即最高技术负责人或代表人。还有一些大型项目, 从科研、环评到试车投产时间在三年或五年以上, 在项目进行告一段落时, 所发生的文件、资料应归档。大型项目的筹建工作均有相对独立的工作进程, 如准备阶段, 试车、投产阶段, 总结、申报奖励阶段等。每个阶段形成相对独立的一组科技文件, 均可作为科技文件归档的“段落”。另外, 新建项目暂时中断, 也可作为一个段落等。

2. 归档的最佳时机。

我国科技文件的归档时间, 无论从现实情况或法规条款上看, 并没有采用西方国家或我国某些学者提出的在“半现行期”或“半现行期”以后归档的做法, 而是在项目完成后或大型项目告一段落后立即归档。这样的归档时间, 使我国科技档案工作具有很大的独特性和优越性, 使科技档案在性质上既具有现行性, 又具有历史性和真实性。从现行性上说, 既是最完善和最新的科技成果, 可供本单位有关部门工作利用, 又可以进行技术转让和学术交流。从历史性上讲, 它是真实的、完善的历史记录, 具有依据、凭证和历史研究价值。所以, 我国保存在档案室的科技档案, 是连续开展科技工作的接力棒, 是科技事业发展的“粮仓”, 从一定意义上说, 是科技工作的生命线。

3. 归档时间及时性的严格把握。

及时归档有利于科技文件的保密和安全。科技项目的完成周期一般在3年内, 大中型项目需要3-5年或10年以上。如果各科技项目形成的文件不能及时归档, 散存在个人手中, 不仅容易丢失、散失、损坏, 还会因保管条件或个人原因造成泄密事故。科技文件的安全或泄密是关系到个人、单位, 尤其是国家利益的重大问题。解决这一问题最好的办法就是及时归档, 由单位进行统一管理。归档时间的及时性, 使科技档案具有三种价值, 打破了普通档案的两种价值论。科技档案的第一价值是特定的利用价值, 即投资的回报价值和广泛的科学利用价值, 如科学研究的预研工作, 阶段性成果, 设计部门的竣工、定型图纸等。第二价值是除特定利用价值以外的现行利用价值, 如参考、凭证、交流、情报、科研管理、成果评定奖励申报价值等。历史研究是第三价值。许多科技档案成为中外学者编史修志的重要依据, 就是明显的证明。如果失去了及时性, 科技档案则失去了时效性, 不能准确反映当时的历史真实, 就会给科学利用增大误差, 降低利用效果与效率。

二、科技文件归档内容的独特性

1. 归档范围特殊性。

原则上讲, 在项目活动各个阶段中形成的具有日后查考、查证、利用、交流、转让和有史料价值的科技文件均应归档, 但一些特殊性和边缘性科技文件的归档问题更应引起大家的重视。 (1) 负结果项目的归档。科技活动, 特别是科研试验项目, 常常会出现一些失败的环节和结果, 即负结果项目。 (2) 协作项目的归档。协作项目的归档, 在《科学技术研究课题档案管理规范》中是这样规定的:“几个单位协作的科研课题, 其文件的归档要保证课题主持单位保存该课题的整套档案;协作单位除保存与自己承担任务有关的原件外, 将复制件送交主持单位保存, 并在协议中明确科研课题文件的归档和归属。”这是一般原则, 如果协议中规定协作单位将全部应形成的文件移交主持单位时, 协作单位则不应保存任何文件。 (3) 综合性和专门性文件的归档。根据档案分类的一般原则, 综合性文件应归入综合类档案, 专门性文件归入专门类档案。科技文件的归档也应遵循这一原则。

2.科技文件归档内容的严密性。

科技文件归档的及时性, 使档案利用的效益大大提高, 同时也改变了许多繁杂的工作环节, 使归档工作规范化、科学化、高效化。科技档案人员为了高质量档案的形成, 需要进行科学的建档管理, 做好建档业务指导与监督, 对应该形成的科技文件均按规定要求及时整理归档。例如, 项目建设时由于各施工单位技术力量的参差不齐及人员素质的差异较大, 为保证竣工档案的质量, 档案管理人员必须根据归档制度、归档范围的要求, 对施工单位竣工材料的整理全过程进行指导、监督, 把好关。从这个意义上讲, 科技人员档案意识越强, 形成的档案越完整、准确、系统、规范, 就越有高的文献价值, 借鉴价值, 指导价值, 示范价值和科学利用价值。

13.建设项目文件材料的归档范围 篇十三

由于建设项目规模大，涉及领域多，所以产生文件材料的数量越来越多，成份越来越复杂。根据实际情况和国家的有关规定，现将建设项目文件材料收集归档的范围归纳为12个方面：

1、依据性文件，主要包括六个方面：

（1）项目建议书及其报批的文件；

（2）项目选址意见书及其报批的文件；

（3）可行性研究报告及评估报批文件；

（4）项目评估（包括借贷承诺评估）、论证的文件；

（5）环境预测调查的报告、环境影响的报告书和批文；

（6）设计任务书、计划任务书及其报批文件。

2、设计基础文件，主要包括三个方面：

（1）工程地质和水文地质的勘察报告、地质图、勘察记录、化验报告、试验报告、重要的土样岩样及说明；

（2）地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测的记录；

（3）其它与建设项目有关的水文、地质、地震、气象等设计基础资料。

3、设计文件，主要包括九个方面：

（1）总体规划设计文件；

（2）方案设计文件；

（3）初步设计文件及其报批文件；

（4）技术设计文件；

（5）施工图设计文件；

（6）技术秘密材料和专利文件；

（7）工程设计计算书；（8）关键技术试验的文件；

（9）设计评价、鉴定及审批的文件。

4、管理性文件，主要包括四个方面：

（1）有关征地、移民、拆迁的文件，其中有征用土地的申请、批准文件，红线图，坐标图，行政区域图；征地移民拆迁、安置、补偿的批准文件和协议书；建设前的原始地形地貌图和照片；施工执照。

（2）有关计划、投资、统计、管理的文件，其中有投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划；概算、预算管理文件和差价管理文件；合同变更与索赔等涉及法律事务的文件；规程、规范、标准、规划、方案、规定等文件；招标文件审查、技术设计审查、技术协议等文件；投资、进度、质量、安全、合同等控制性文件。

（3）有关招标投标文件和承包发包工程的合同协议，其中有招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件；投标书、资质材料、履约类保函，委托授权书和投标澄清文件、修正文件；开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、评标报告；中标通知书；合同谈判纪要、合同审批文件、合同变更文件、合同书。

（4）有关专项申请与批复的文件，其中有环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划的文件材料；供水、供电、供暖、煤气、通信、排水等配套设施方面的文件；原料、材料、燃料供应的协议文件。

5、施工文件，主要包括三个方面：

（1）有关建筑施工的文件。有开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；施工组织设计、施工方案及审批文件、施工计划、施工技术及安全措施文件、施工工艺文件；原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单；建筑材料试验报告；设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录；施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探；土（岩）试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录、地基验槽记录；施工日记、大事记；隐蔽工程验收记录；各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录和事故处理报告；工程质量检查、评定的文件材料；技术总结、施工预算决算；交工验收记录及证明材料；竣工报告、竣工验收报告；竣工图；音像材料。

（2）有关设备及管线安装施工的文件。其中有开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件；原材料及构件出厂证明、质量鉴定单与复验单；建筑材料试验报告；设计变更通知、工程更改洽商单、材料零部件设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录；焊接试验的记录与报告、施工检验与探伤的记录；隐蔽工程检查验收记录；强度、密闭性试验报告；设备、网络调试记录；施工安装记录、安装质量检查评定文件、事故处理报告；系统测试、试验记录；管线清洗、试压、通水、通气、消毒的记录；管线标高、位置、坡度等的测量记录；中间交工验收记录、工程质量评定文件；竣工报告、竣工验收报告、施工预算决算；竣工图；音像材料。

（3）有关电气、仪表安装施工的文件。其中有开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件；原材料及构件出厂证明、质量鉴定单与复验单；建筑材料试验报告；设计变更通知、工程更改洽商单、材料零部件设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录；系统调试记录；绝缘、接地电阻等性能测试、校核的记录；材料、设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定和事故处理报告；操作、联动试验；电气装置交接记录；中间交工验收记录、工程质量评定文件；竣工报告、竣工验收报告、施工预算决算；竣工图；音像材料。

6、监理文件，主要包括三个方面：

（1）有关施工监理方面的文件、资料。主要有监理合同协议、监理大纲、监理规划、监理工作细则及批复；施工单位和设备器材供应单位资质审核文件、设备材料报审文件；施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核材料、施工进度、延长工期、索赔及付款的报审文件；开工令、停工令、复工令、返工令、许可证、中间验收证明书；设计变更、建筑材料、零部件、设备代用审批文件；监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令指示以及来往信函；工程材料监理检查、复检、实验的记录和报告；监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录；各项测量成果及复核文件、外观、质量、文件的检查抽查记录；施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告；工程进度计划、实施和统计分析的文件；变更价格审查、支付审批及索赔处理的文件；单元工程检查及开工（开仓）签证和工程分部分项质量认证评估的文件；主要材料及工程投资计划、完成报表。

（2）有关设备采购、监造工作的监理文件资料。主要有设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划；市场调查、考察的报告；设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表；原材料、零配件等的质量证明材料和检验报告；开工、复工报审表、暂停令；会议纪要、来往文件；监理工程师通知单、监理工作联系单；监理日志、监理月报；质量事故处理文件、设备制造索赔文件；设备验收交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件；设备采购、监造工作总结。

（3）有关监理工作的音像材料。如照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等。

7、工艺设备文件，主要包括七个方面：

（1）工艺说明、规程、路线、试验和技术的总结；

（2）产品检验、包装和检验的记录及工装图；

（3）设备、材料采购招标投标的文件、合同和出厂质量合格证；

（4）设备材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单；（5）设备的图纸、使用说明书和零件部件目录；

（6）设备测试、验收的记录及索赔文件；

（7）设备安装调试、数据测定、性能鉴定的文件。

8、科研项目文件，主要包括十个方面：

（1）开题报告、任务书和批准书；

（2）协议书、委托书、合同；

（3）科研方案、计划和调研报告；

（4）试验的记录、图片、照片；

（5）实验分析、计算和整理的数据材料；

（6）实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书；

（7）实验装置操作规程和安全措施、事故分析的文件；

（8）阶段性报告、科研报告和技术鉴定文件；

（9）科研成果申报、鉴定、审批及推广应用材料；

（10）重要的课题研究报告、考察报告。

9、外事文件，主要包括十四个方面：

（1）询价、报价、投标的文件；

（2）合同及其文件；

（3）谈判协议和议定书；

（4）谈判记录；

（5）谈判过程中外商提供的文件；

（6）出国考察及收集来的材料；（7）国外各设计阶段及设计联络文件；

（8）各设计阶段的审查议定书；

（9）有关技术问题的来往函电；

（10）国外设备、材料检验安装的手册、操作使用说明书等随机文件；

（11）国外设备合格证书、装箱单、提货单、商业发票、保险单证明；

（12）设备开箱检验记录和商检、海关及索赔的文件；

（13）国外设备、材料的防腐、保护措施文件；

（14）外国技术人员提供的有关文件。

10、生产技术准备和试生产的文件，主要包括十个方面：

（1）技术准备计划；

（2）试生产管理和技术责任制的文件；

（3）开车停车方案；

（4）设备试车、验收、运转、维护记录；

（5）试生产产品质量的鉴定报告；

（6）安全操作的规程和事故分析报告；

（7）运行记录；

（8）技术培训材料；

（9）产品技术参数、性能的文件材料和图纸；

（10）工业卫生、劳动保护材料、环境保护和消防运行的文件。

11、财务和器材管理文件，主要包括四个方面：

（1）财务计划及执行、计划及执行和投资统计文件材料；（2）工程概算预算、标底、合同价、决算、审计及说明等；

（3）主要材料消耗和器材管理的文件；

（4）交付使用的固定资产、流动资产、无形资产和递延资产清册。

12、竣工验收文件，主要包括十个方面：

（1）竣工验收报告；

（2）项目设计总结；

（3）项目施工总结；

（4）项目监理总结；

（5）项目质量评审文件；

（6）工程现场音像文件；

（7）项目审计的文件材料和决算报告；

（8）环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等专项验收的审批文件；

（9）竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案的文件；

（10）项目评优报奖的申报材料、批准文件及证书。

建设项目文件保管期限的划分

（一）凡是反映项目主要建设、管理情况和基本历史面貌的，对本建设项目、国家建设和经济、科技研究有长远利用价值的文件材料，列为永久保管，主要有：

1、前期依据性文件材料，如项目建议书及其报批文件；项目选址意见书及其报批文件；可行性研究报告及其评估、报批文件；项目评估、论证文件；环境预测调查报告、环境影响报告书和批复；设计任务书、计划任务书及其报批文件。

2、设计基础文件，如工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土（岩）样及说明；地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录；水文、气象、地震等其他设计基础资料。

3、设计文件，如总体规划设计、方案设计、初步设计、技术设计、关键技术试验和设计评价鉴定及审批文件。

4、项目管理文件，如征地、移民文件，投标中标文件，合同文件，环保、安全、卫生、消防、人防、规划等专项申请批复文件。

5、建筑施工文件，如设计变更通知、工程更改洽商单、材料零部件设备代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录、施工定位测量、复核记录、地质勘探、土（岩）试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录、地基验槽记录、隐蔽工程检查验收记录；各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录和事故处理报告；工程质量检查、评定文件；技术总结、施工预算决算；交工验收记录及证明材料；竣工报告、竣工验收报告；竣工图。

6、设备及管线安装施工文件，设计变更通知、工程更改洽商单、材料零部件设备代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录；焊接试验的记录与报告、施工检验与探伤的记录；隐蔽工程检查验收记录；中间交工验收记录、工程质量评定文件；竣工报告、竣工验收报告、施工预算决算；竣工图。

7、电气、仪表安装施工文件，如设计变更通知、工程更改洽商单、材料零部件设备代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录；材料、设备明细表及检验记录；施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告；中间交工验收记录、工程质量评定文件；竣工报告、竣工验收报告、施工预算决算；竣工图。

8、科研项目文件，如开题报告、任务书和批准书；协议书、委托书、合同；科研方案、计划和调研报告；试验的记录、图片、照片；实验分析、计算和整理的数据材料；实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书；阶段性报告、科研报告和技术鉴定文件；科研成果申报、鉴定、审批及推广应用材料；重要的课题研究报告、考察报告。

9、涉外文件，如合同及其附件；谈判协议和议定书；国外各设计阶段及设计联络的文件；各设计阶段的审查议定书；有关技术问题的来往函电；国外设备和材料检验安装的手册及使用说明书等随机文件；设备开箱检验记录和商检、海关及索赔的文件。

10、生产技术准备和试生产文件，如产品技术参数、性能文件和图纸。

11、财务、器材管理文件，如工程概算预算、标底、合同价、决算、审计及说明材料；交付使用的固定资产、流动资产、无形资产及递延资产清册。

12、竣工验收文件，如竣工验收报告；设计总结；施工总结；监理总结；质量评审文件；工程现场音像文件；审计文件；决算报告；环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等专项验收的审批文件；竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案的文件。

（二）凡是反映建设项目一般建设、管理活动的，在较长时间内对本建设项目有查考利用价值的文件材料，列为长期保管，主要有：

1、设计文件中的施工图设计；工程设计计算书。

2、项目管理中文件中的投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划；概算、预算管理文件和差价管理文件；合同变更与索赔等涉及法律事务的文件；规程、规范、标准、规划、方案、规定等文件材料；招标文件审查、技术设计审查、技术协议等文件；投资、进度、质量、安全、合同等控制性文件；招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件；开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、评标报告；中标通知书；供水、供电、供暖、煤气、通信、排水等配套设施协议文件；原料、材料、燃料供应的协议文件。

3、建筑施工文件中的开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；施工组织设计、施工方案及审批文件、施工计划、施工技术及安全措施文件、施工工艺文件；原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单；建筑材料试验报告；声像材料。

4、设备及管线安装施工文件中的施工组织设计、施工方案及审批文件、施工计划、施工技术及安全措施文件、施工工艺文件；原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单；建筑材料试验报告；强度、密闭性试验报告；设备、网络调试记录；施工安装记录、安装质量检查评定文件、事故处理报告；系统测试、试验记录；管线标高、位置、坡度等的测量记录；音像材料。

5、电气、仪表安装施工文件中的开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；原材料及构件出厂证明、质量鉴定单与复验单；建筑材料试验报告；系统调试记录；绝缘、接地电阻等性能测试、校核的记录；音像材料。

6、施工监理文件中的监理合同协议、监理大纲、监理规划、监理工作细则及批复；施工单位和设备器材供应单位资质审核文件、设备材料报审文件；施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核材料、施工进度、延长工期、索赔及付款的报审文件；开工令、停工令、复工令、返工令、许可证、中间验收证明书；设计变更、建筑材料、零部件、设备代用审批文件；监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令指示以及来往信函；工程材料监理检查、复检、实验的记录和报告；监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录；各项测量成果及复核文件、外观、质量、文件的检查抽查记录；施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告；工程进度计划、实施和统计分析的文件；变更价格审查、支付审批及索赔处理的文件；单元工程检查及开工（开仓）签证和工程分部分项质量认证评估的文件；主要材料及工程投资计划、完成报表；

7、设备采购监造工作监理文件中的设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划；市场调查、考察的报告；设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表；原材料、零配件等的质量证明材料和检验报告；开工、复工报审表、暂停令；会议纪要、来往文件；监理工程师通知单、监理工作联系单；监理日志、监理月报；质量事故处理和设备制造索赔文件；设备验收交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件；设备采购、监造工作总结；照片、录音带、录像带、磁盘、光盘。

8、工艺设备文件中的工艺说明、规程、路线、试验和技术的总结；产品检验、包装和检验的记录及工装图；设备、材料采购招标投标的文件、合同和出厂质量合格证；设备材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单；设备的图纸、使用说明书和零件部件目录；设备测试、验收的记录及索赔文件；设备安装调试、数据测定、性能鉴定文件。

9、科研项目文件中的实验装置操作规程、安全措施及事故分析文件。

10、涉外文件中的谈判记录、谈判中外商提交的有关材料、外国技术人员提供的材料。

11、生产技术准备和试生产文件中的设备试车、验收、运转、维护的记录；安全操作的规程和事故分析报告。

12、竣工验收文件中的评优报奖的申报材料、批准文件及证书。

（三）凡是在较短时间内对本建设项目的运行管理和维修保养有参考利用价值的文件材料，列为短期保管，主要有：

1、设备及管线安装施工文件中的管线清洗、试压、通水、通气、消毒的记录。

2、电气、仪表安装施工文件中的施工组织设计、方案及报批文件，施工计划、技术措施文件；操作、联动试验；电气装置交接记录。

3、涉外文件中的询价、报价、投标文件；出国考察及收集的文件；国外设备合格证书、装箱单、提货单、商业发票、保险单证明；国外设备、材料的防腐保护文件。

4、生产技术准备和试生产文件中的技术准备计划；试生产管理材料；开停车方案；试生产产品质量鉴定报告；运行记录；技术培训材料；工业卫生、劳动保护材料和环保、消防运行检测记录。

5、财务器材管理文件中的财务计划和执行的统计文件，主要材料消耗和器材管理文件。