行政机关档案信息化管理

行政机关档案信息化管理（精选8篇）

1.行政机关档案信息化管理 篇一

2.1真实性问题

电子文件可以通过各类工具软件进行人工编辑处理，或修改，或替换，甚至直接删除的可能。使用计算机制作加工的电子文件，通常不会留下操作者自身的痕迹，不能像纸质文本那样，管理者可以在已经形成的文件资料上进行签发。如此，一旦有人因为自身的利益将存储于计算机中的相关文件资料进行篡改甚至直接删除，管理者如果不能及时发现，后来的使用者就无法确定档案材料的真实性，从而影响档案管理服务的实效性和权威性。

2.2保密性问题

网络技术越来越发达的时代背景下，网络终端设备可以对网络上存储的电子文件进行索取，更有甚至多个网络终端可以对同一终端的文件信息进行接收，这对需要进行保密的重要文件来说，根本不具有安全性。当前，各种网络技术日新月异，信息窃取与保密的斗争此消彼长，如何妥善处理好计算机信息技术在机关档案管理当中的保密性问题，是各级档案管理者必须严肃面对的重大现实问题。

2.3保存问题

伴随着社会进步，办公方式也正在不断进步。目前很多单位已经实现了无纸化办公，主要是依靠网络的力量。无纸化办公具备便捷的特性，依靠键盘对其进行操作就可以获得资源信息。但是无纸化办公也存在一定的缺陷，如果计算机网络崩溃，程序员、病毒就容易出现，这些问题将导致电子文件丢失，从而带来无法估量的损失。

2.4安全性问题

在机关档案管理工作中，计算机信息技术的应用，在带来便利的同时还是存在一定的风险。比如，一旦计算机软硬件出现故障或者损坏，就会导致保存的数据损坏。网络安全问题也对计算机信息技术在档案管理当中的应用产生了影响。虽然计算机用户端拥有防火墙、杀毒软件等安全防护措施，可是对程序员、木马病毒等非法入侵还是束手无策。电子档案材料一旦被恶意损坏或者删改，恢复的难度就很大，严重威胁到档案管理的安全性和可靠性。

2.行政机关档案信息化管理 篇二

一、档案管理信息化概述

档案管理信息化指的是在国家行政管理部门的统一组织以及规划之下, 在档案管理之中全面地应用现代化的信息技术, 对各种档案信息进行相应的处理、管理以及为社会提供全方位地服务, 从而使得档案现代化进行的步伐加速。

二、机关档案管理信息化现状

随着电子档案在各单位管理工作中应用的日臻广泛, 各单位的档案管理工作也逐步走向现代化和科技化。但纵观当前机关档案的信息化管理和利用现状, 一系列问题的暴露也说明了研究和探讨关于档案管理信息化管理的必要性。

(一) 思想重视不足

除却物质方面的保障和技术方面的支持外, 一些机关单位单位领导和相关人员对于档案管理信息化管的重视与关注是推动其发展的一个重要因素。随着档机关案的日益增多, 档案管理工作的难度也逐日加大, 机关单位的档案使用者从总体上对档案工作的重要性都能准确地认识, 并通过努力促使档案管理工作不断迈上正轨。

(二) 资金投入短缺

机关档案管理的有序推进离不开良好的软硬件环境的支持, 而这就对资金投入提出了一定的要求。但对于一单位而言, 其资金仅限于维持单位的正常运转, 难以抽调更多资金投入档案管理信息化建设方面, 没有充分的资金去支持档案管理信息化所需的技术、软件以及人员培训所需的开支。资金方面的匮乏使得一些单位的档案管理信息化建设只能停留在制度或规章层面, 相关设备无法引进, 信息化建设也就无从谈及。

(三) 专业人才匮乏

在当前的机关单位中, 档案管理工作往往由档案管理部门进行, 由于缺乏专业的培训和细致的讲解, 加之人员年龄结构普遍偏大, 档案管理人员很难适应机关档案管理现代化、信息化建设要求, 大多沿用传统的管理模式, 在管理工作方面以人工管理为主, 缺乏对科学管理档案的认知与水平

(四) 相关软件缺失

在现代科技的冲击下, 信息化已成为档案管理工作的主流趋势, 也是各单位改进和完善档案管理工作的风向标。对机关而言, 合理应用管理软件, 不仅能够有效提升机关档案管理的效率, 还能降低人工管理造成的错误率, 便于长期使用。

三、机关档案管理的未来规划

随着社会的发展, 大数据时代特征愈加凸显, 尤其是伴随着物联网、移动互联网、社会化网络的快速发展, 数据呈现几何级数的增长。而数据的爆炸式增长也必将带来电子文件的爆炸式增长, 并将成为新生文件的主体。对于机关档案而言, 要抓住大数据时代的有利契机, 以档案管理信息化为发展方向, 切实改进机关档案管理过程中的若干问题, 推动机关档案管理事业的发展向前。

(一) 提高思想认识

随着机关各类档案的不断增多, 相关管理人员面临着日益艰巨的档案分类、编目和检索等任务。加之各机关单位与外界的交流日臻频繁, 传统档案管理模式的滞后性已明显凸显。在电子办公理念的要求下, 加强和改进建机关单位档案管理信息化进程显得尤为重要。

(二) 加强资金投入

相关软件的引入和专业人才的培养工作都离不开坚强有力的资金支持, 而这也是推动机关档案管理信息化管建设工作的重要保障。

(三) 加大人才培养

充沛的人才队伍是实现机关档案管理信息化目标的重要保证。当前, 一些机关的档案管理人员队伍年龄结构不合理, 信息化水平匮乏, 难以适应档案管理信息化的要求。

(四) 合理引入软件

实现机关档案管理的信息化建设目标, 离不开相关软件的支撑。而当前, 软件的缺乏是影响和制约机关档案管理信息化建设的一大桎梏。为此, 一些机关要在立足本单位实际的基础上, 应合理引进适合本单位需要的软件, 并切实引用的日常的机关档案管理工作中。

四、结论

现代社会下, 完善机关档案管理信息化建设工作是一个系统而长久的过程, 要改变机关档案管理工作仍局限于传统管理模式方面的现状, 就需从存在问题入手, 这除了需要相关单位和领导的高度重视外, 还需要得到资金、技术、人才等方面的全面支持, 通过软硬件环境的改进切实革新传统的管理模式, 实现由传统向信息化的顺利转变。

参考文献

[1]郭姣.论档案管理信息化发展方向[J].办公室业务, 2013 (05) .

3.行政机关档案信息化管理 篇三

1  机关档案管理现存的欠缺与不足

1.1  社会效益不能充分发挥。机关档案工作是机关工作的组成部分，机关档案室是机关的内部组织机构。相关制度规定机关档案工作的任务中强调机关档案要为机关工作服务，强调机关档案工作要做好保密工作，确保档案和档案机密的安全。这使得机关开展档案工作时仅关注到了机关本身的利用，而忽略了来自社会的利用需求。只强调到了档案的保密，而没有强调档案的开放。虽然在《档案法》相关法规中，说明机关的现行文件在经过同级或上级机关批准后，可以对外提供利用，但因为手续的繁杂和保密观念的根深蒂固，对外提供利用往往不能实现。从机关档案室作为机关的内部机构角度来看，机关档案室必然站在机关立场上，因而对保管的档案信息理所当然采取保密状态，本能地限制甚至排斥对外提供利用。

1.2  提高档案管理水平的自我动力不足。档案管理工作的目的是为本机关和上级机关服务，可以说，机关开发档案工作的动力源于档案工作对机关参考、咨询、决策及保存机构记忆所起的作用。如果机关仅从为自身服务这一动力出发，完成相应的档案管理工作，并不需要进行太大的投入就能做到。很多机关对档案管理工作不积极的原因之一，是机关对档案管理水平没有过高的要求。机关档案工作是我国档案事业有机组成部分，机关档案工作肩负着为国家积累档案史料的任务，就这一点来说，机关档案管理工作属于公共事业管理的范畴。作为我国档案事业的基础，显然，机关档案工作的质量高低影响着整个档案事业管理水平的高低。

1.3  档案在整体工作中的地位不高。机关档案室作为机关的内部组织机构，其经费来源于机关内部资源的分配，而各机关因职权的不同，可支配的财力也有差异。机关档案工作相对前沿的业务工作而言，并不直接与机关的职能、职权相关，是机关幕后的服务工作。机关档案工作需要依靠机关领导的重视才能有效开展，但是，一般说来，领导重视程度欠缺，是机关档案工作长期面临的不争事实。机关档案室作为机关部门机构的附属性，是制约机关档案提供社会利用，制约档案管理水平提高的根本原因。可见，如果不改变机关档案工作对机关的附属性，要开展机关档案提供社会利用，提高管理水平，单依靠制度和监督的完善是难以做到的。

2  信息时代机关档案管理工作面临的新挑战

传统的档案管理，仅能实现单一数据的管理，存取不便，不利于管理与利用，不能适应科技发展的需要，以及方便快捷提供有效的信息。随着时代与科技信息的不断发展，传统的档案管理终将被网络化的档案管理所取代。系统化、网络化的档案管理，一方面可以节省更多的资金与劳动力成本，另一方面可以提高档案信息的利用率，从长远来看，具有不可估量的积极意义。所以，对于每一位管理人员而言，转变观念，树立现代化的档案管理理念，是一项迫切的任务。

2.1  对传统档案管理工作观念的挑战。传统的档案管理“重藏轻用”。信息化社会对知识的评价标准是知识对经济的推动力，档案工作者只有将所掌握的档案知识和资源转化为生产力，才能得到社会的认可。因此，要改变“重藏轻用”的观念，积极主动开发信息资源，使“死档案”变成“活信息”，转变服务观念，大力开发档案信息资源为社会和发展经济服务。

2.2  对传统档案管理手段和方式的挑战。当前，我们大部分的档案工作仍然沿用传统的档案管理手段与方式。虽然有些单位使用了计算机，部分也实现了网络化，但是网络上并没有多少可以传输的档案信息，难以达到传输的高容量和网络化，难以形成新的知识生长点，也难以为社会经济发展服务和供社会共享。档案管理部门要充分认识档案管理的重要性，健全档案管理制度，进一步提高规范化管理水平。从自身实际出发制定一套完整的档案管理制度;引进先进的档案管理软件，借助先进的档案管理技术，实行电子文件与电子档案一体化管理，逐步建立和完善档案管理机制，促进档案事业的发展。

2.3  对档案工作者自身素质提出的挑战。新时期的档案管理人员要树立档案管理信息化意识，熟练掌握计算机技术和网络信息技术。建立高素质的专业人才队伍，既要组织档案管理人员掌握基本档案管理理论，又要熟练掌握计算机技术，灵活运用档案管理系统软件，提高业务能力和综合素质。因此，运用档案来传播知识，促进经济发展，使档案中的知识转化为现实的生产力，成为新的经济增长点是档案工作者义不容辞的责任和义务。

3  如何建立适应信息化时代档案管理的新思路和新方法

在过去很长一段时间里，由于长期传统环境下工作所形成的思路和方法上的定式，档案工作者在思想观念上难以将现代化管理引入到档案工作中。近几年，信息技术的迅速发展和对社会生活的巨大影响，已经让档案工作者认识到计算机、网络等已成为档案管理工作不可缺少的技术工具之一。只有不断解放思想，更新观念，实现档案管理思想的现代化，才能抓住机遇，开拓进取，以开发的视角，积极寻求档案工作的生长点，在较高层面上来筹划档案管理的现代化建设方略。

一要主动创新服务社会。长期以来，档案部门塑造的是一个封闭、被动保守的服务形象。随着新技术的应用，现代管理方式也发生了变革，管理理念由传统的“人浮于事”向“人精于事”转变。整个社会对“以人为本”及社会创新意识的提倡，也影响着档案部门。同时，社会的需求与承认也会大大促进档案事业的发展。在市场经济条件下充分利用档案信息资源变得愈来愈重要。这就要求我们档案工作者积极探索行之有效的规范化的科学管理模式，改变封闭的现行管理方式为向外的“开放型”管理方式，使档案服务由内向型转为外向型，直接面向经济，面向公众和社会的需求。

二要积极引入新方法和新手段。档案管理工作现代化，不能简单地理解为买计算机，编程或买一份软件，输入微机“三部曲”。档案管理工作现代化是一个系统工程，它包括档案的整理、著录标引、数据输入和为它们服务的分类法等档案管理工作现代化的基础工作。档案原件是信息资源，是资源就有一个开发过程，计算机管理档案不能只停留在目录检索那种初步的不充分的信息开发阶段，而应更深入地发掘档案信息资源，变被动等待检索利用为主动提供各类信息服务，这就提高了开发档案的档次。

三要积极拓展档案资源的新资源。档案资源的现代化是档案管理现代化的基础，数据库的建立则是档案资源现代化的标志。因此，档案部门要把数据库建设作为信息建设的基础工程和核心任务来抓。现行档案多以纸质、音像、声像材料为主要载体。电子文件和数字信息非常少，势必影响到数字档案信息的传输和信息的提供利用，造成经验停滞和利用需求的阻断。因此，加快档案原始信息的数字化转换进程和电子文件的积累，保证可传输数字信息的数量，并不断补充、更新和完善是档案工作满足社会需求、保持旺盛生命力的必不可少的一环。

四要实现信息共享，提高劳动效率与工作质量。档案管理信息网络系统提供了管理过程中所需要的全方位的信息，通过网络可以使信息共享，避免各部门重复录入相同的信息，减少重复劳动。另外，在日常的管理工作中，随时可能产生一些新的信息，各部门可以通过网络随时更新本部门业务范围内的信息，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资源。各部门也可以走出本部门业务范围，跳出自己业务局限性，在信息共享的基础上提高对全局工作认识的深度和广度。可以实现部门之间信函、文件的电子传递，减少手工劳动，提高工作效率与工作质量。

4  大力推进档案管理的信息化和数字化进程

源于对档案管理信息平台的重视不够，以及资金与人力资源的投入相对较少，大多数档案管理信息平台都是从软件公司直接购买的，虽然会根据单位业务的特点进行调整，但是在具体的操作中还是会遇到很多问题。所以，网络化的档案管理是需要一定的软硬件设施作为配套的，需要加大网络化档案管理的投入力度，增加相应的硬件设备，根据单位业务的实际情况，设计适合自身实际的档案管理信息平台。

一是建立“需求—开发—利用”的科学开发机制。首先，要立足自身资源，增加传统的编研力度，建立特色数据库，开展定向专题信息服务。其次，信息资源开发应充分分析并满足用户需求，档案信息资源开发反映出档案信息由保管向利用的一种高层次转化，这将是一项以实现档案价值为目的的信息服务工作，因此，必须处理好“需求”、“开发”“利用”三者之间的关系。

4.机关档案管理办法 篇四

第一章 总 则

第一条 为加强档案工作管理，妥善保管、利用好档案，为机关各项工作做好服务，根据《中华人民共和国档案法》、《天津市档案管理条例》及《天津市药品监督管理局档案管理实施细则》的有关规定，结合我局实际情况，制定本细则。

第二条 凡机关各科室在工作中形成的具有查考利用价值的各种文件材料，须按规定，统一管理，任何科室和个人不得将其据为己有。凡调离机关的工作人员必须在交结清档案文件资料后调离。

第二章 档案工作的组织管理

第三条 局机关对档案工作实行统一集中管理，档案室暂设在办公室，配置专门人员负责。各科室须配备兼职人员负责本科室文件材料管理、归档整理及上缴工作。

第四条 本机关档案受上级主管部门领导及同级档案行政管理部门的监督与指导。

第三章

文件材料归档范围

第五条 凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档材料范围，包括机关在工作活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书稿、照片、录音、录像、盘片、实物等各种门类和各种载体。具体有以下四个方面：(一)上级机关的文件材料：

1、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件。

2、上级机关召开的执行的会议主要文件材料。

3、上级机关领导视察、检查本系统、本机关工作时的重要批示、讲话、题词、照片、留言和具有重要保存价值的录音、录像等材料。

4、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。

5、上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）。

（二）本机关政务活动中形成的文件材料：

1、以局名义召开的工作会议、专业会议的整套文件材料（包括会议安排、通知、议程主席团名单、开幕词、工作报告、讲话材料、经验材料、技术材料、会议总结、会议纪录、会议简报、决定、纪要以及先进集体、个人名单和先进事迹等以及照片、录音、录像材料等）。

2、本局党组会议、局长办公会议和局务会议形成的文件材料（包括会议记录、纪要、决议、决定等文件材料）。

3、本机关制定的工作条例、章程、制度、规定、办法、细则等文件材料。

4、局印发的（包括转发及其它机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿。

5、本机关的请示与上级机关批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件。

6、本机关及其各部门形成的工作计划、规划、方案、总结、重要工作报告、调研材料。

7、本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析材料（包括计算机盘片等）。

8、本机关编印的情况反映、简报、信息等刊物的定稿和印件。

9、本机关形成的财务报表、凭证、账薄、审计等文件材料。

10、局党组、机关党组、团支部、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料。

11、内容重要的人民来信、来访材料，领导的批示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、调查处理报告等有关材料。

12、局领导在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录、会议文件及从上级机关带回的与本机关工作有关的文件材料。

13、本机关及上级机关批准的有关土地征用以及基本建设、设计、招投标、施工、竣工等整套文件材料。

14、本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印章及其组织简则、人员编制等文件材料。

15、本机关历史沿革、大事记、年鉴，反映本机关重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖励证书，有纪念意义的凭证实物和展览照片、录音、录像等文件材料。

16、本机关干部任免、调配、培训、聘任审批方案，党员、团员、干部、工人名册、报表、安全保卫、保密以及职工录用、转正、定级、调资、退休、退职、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料。

17、本机关办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根。

18、本机关财产、物资、档案等交接凭证、清册。

19、本机关与有关机关单位鉴定的各种合同、协议书等文件材料。

20、本机关外事活动中形成的重要材料，包括：请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、录像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等。

21、各种普查工作中形成的文件材料。

22、按有关规定应归档的死亡干部档案材料。

（三）本机关行政业务形成的文件材料：

1、批准药品零售经营企业开办、许可证项目变更、年检、换证有关申报、审查材料及批件。

2、批准医疗器械经营企业开办、许可证项目变更、年检、换证有关申报、审查材料及批件。

3、有关反映药品及医疗器械不良反应的有关重要材料、报告等。

4、市场监督检查中形成的执法文书及有关证明。

（四）同级机关和非隶属机关的文件材料

1、同级机关和非隶属机关印发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件。

2、有关部门对本机关工作检查形成的重要文件、材料。

3、同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要来往文件。

第六条 不归档文件材料范围包括以下四个方面：(一)、上级机关的文件材料：

1、上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件。

2、上级机关普发供参阅、不需办理的文件材料。

3、上级机关发来供工作参考的抄件、信息等材料。

4、上级机关征求意见未定稿的文件材料。

（二）、本机关的文件材料

1、无查考利用价值的事务性、临时性文件。

2、未经会议讨论、未经领导审阅、签发的未生效文件。

3、一般性文件的历次修改稿（重要规范性文件、定稿除外），铅印文件的历次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。

4、从正式文件，电报上摘录的供工作参阅的非正式材 料。

5、部门有关人员外出学习，开会向领导汇报材料。

6、无保存价值的信件。

7、机关内部互相抄送的文件材料。

8、外单位到本机关出差或办事的介绍信、证明信等。

9、本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料。

10、为参考目的从各方面收集的文件材料。

第四章 归档文件的整理

第七条 归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。

归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；行政审批事项中，申请、审查资料及批件为一件；简报、信息等参阅材料一期为一件；会议记录以每次会议为一件；案件以处理结论材料为一件；调查证明材料为一件；举报揭发材料为一件；个人交待材料为一件；表彰、任免登记表凡不作为文件附件的，一人（一单位）一页（含一页）以上的，一人（一单位）为一件；介绍信及存根可多人为一件。

第八条 文件（包括正式发文和其它应归档材料）定稿如果与正本内容一致，并且没有修改笔迹，可以只将公文处 理单和定稿中有领导亲笔批示的一页附在正本之后归档，定稿可不归档。

第九条 文件整理要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

文件整理的质量要求是要保持归档文件齐全完整。从整体上，归档文件全面系统地反映立档单位的历史面貌；从个体上，一份文件，一个事由其内容完整无缺；已破损的文件予以托裱、修复；应永久、长期保存的文件，用易于褪变材料书写的，如：用铅笔、圆珠笔、纯兰墨水、复写纸、传真等书写印制的，要予以复制，并将复制件附于原件后一并归档。

整理归档文件材料所使用的书写材料等要符合档案保护要求。

第十条 文件整理的分类原则是：局机关归档文件采取保管期限-------机构进行分类；一个全宗内只允许采用一种分类方法。

第十一条 文件排列原则是：归档文件以件为单位，在分类方案的最低一级类目内，同一事由按照时间、重要程度顺序或按事由具有的共同属性排列。

在一份文件中，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后，原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；批件在前，申请、审查资料在后。会议文件，统计报表、简报、信访件形成的材料可分别集中排列；有关同一、同一问题的文件（如关于同一问题的补充通知、更正通知、关于同一个的任免通知）可以排列在一起；同一份文件的不同稿本、按正本、定稿、草稿的顺序排列；收文处理单排在文件之前，发文的发文单放在正本之后。

不同，不同保管期限的文件一般不得放在一起，但跨的请示与批复，放在复文年；没有复文的，放在请示年；跨的规划放在针对的第一年；跨的总结放在针对的最后一年；跨的会议文件放在会议开幕年；非诉讼案件放在结案年。

声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和作者。

第十二条 文件装订的一般要求是：归档文件按件装订。永久和长期保管的，要去掉金属物。页数较少的文件可选用无酸信封角套封或塑料曲别针，也可用不锈钉,页数较多的文件仍可用棉线采取三孔一线装订方法，装订前要去掉金属物，短期文件可不拆除金属物，直接归档。大于A4纸的文件折叠成A4纸大小。

第十三条 文件编号方法是：归档文件要逐件编号。在文件首页上端空白处加盖归档章并填写相关内容，文件首页无法加盖归档章的要另附白纸，填写文件题名后加盖归档 章。编号要写明全宗号、、保管期限、件号、机构、盒号。

全宗号编写以档案馆确定的编制代号书写。前面标注“X”后面以四位阿拉伯数字标注。如：X0018。

文件形成以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如：1978。

归档文件保管期限的符号，永久用“Y”，长期用“C”，短期用“D”编写。

文件件号的排列顺序号编写，件号以包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。

室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序逐件编号。件号应在同一内，同一机构的一个保管期限内从“1”开始逐件流水编号，不能重复。如一个事由涉及几份文件，要按照重要程度或时间顺序排列后，对每份文件都要一一进行编号。

档案盒的排列顺序号，盒号包括室编盒号和馆编盒号。室编盒号由档案部门编制，以不超过三位（含三位）阿拉伯数字标注，馆编盒号按进馆要求编制，以不超过五位（含五位）

阿拉伯数字标注。

第十四条 编目的方法是：归档文件依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录及盒内文件目录。归档文件应 逐件编目。多机关联合发文的，只对本机关编目，无本机关的只对第一责任者编目。

件号填写按照第七条的要求编制。

责任者为制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

文号，即文件的发文字号。

题名，即文件标题。没有标题或标题不能客观反映内容的，要自拟标题，标题字数不得超过48个字，其中每个标点符号占半个字，自拟标题的外加“[ ]”号。

日期，即文件的成文日期，以8位阿拉伯数字标注，“月”“日”是一位数的在一位数前面加“0”，如：“20010101”、“20011231”。

页数编写要登记每一件归档文件的实际页数。文件中有图文的页面为一页，以文件原有页码为序，无页码的文件要编制页码。阅办单超过一页的要编页码，页数要计算在内。备注为填写文件需要说明的情况。盒内文件目录置于盒内文件前面，对盒内文件逐件登记。归档文件目录封面设置全宗名称、、保管期限、全宗号、目录号。填写全宗名称使用全称，目录号按保管期限各自流水编号，如，Y1，C1，C2，D2，其中Y，C，D分别表示永、长、短。归档文件目录要编制目录索引，置于目录前面，其内容包括：、机构、起止件号、所在页数等项。第十五条 装盒，即将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊、封面及备考表。

备考表置于盒内文件之后，备考表项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期、全宗号、保管期限、、件数等项。

盒内文件情况说明，说明盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

第十六条 档案盒封面应标明全宗名称。盒脊设置全宗号、、保管期限、起止件号、盒号。

第十七条 按文件整理要求，机关各处室每年六月底前将上办理完毕，需归档的文件材料进行整理，经本处室负责人审核签字。

第五章 档案保管期限

第十八条 档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期为16年至50年，短期是15年。

永久性保管文件包括：本机关制定的法规性文件；处理重要问题形成的文件材料；召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结、综合统计报表、机构演变、机关领导人任免的文件材料；直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。

长期性保管文件包括：本机关一般工作问题文件材料；一般会议的主要文件材料；直属上级机关颁发的属于本机关 主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料，下级机关报送的重要的工作总结、报告和统计报表等文件材料。

短期保管的档案其确定原则为：凡是较短时间内对本机关有参考价值的文件材料，列为短期保管。它主要包括：本机关一般事务性的文件材料，上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料，下级机关报送一般性工作总结、报告和统计报表等文件材料。

第六章

档案的借阅管理

第十九条 凡本机关各科室人员因工作需要查阅本机关档案时，要经档案管理人员同意后方可查阅，并需办理借阅手续，归还案卷时应按原样交回，档案室检验后办理注销手续。借阅档案的人员，应提出档案的年份、作者或文件标题。

第二十条 档案原则上不允许借出档案室，如必须借出时，需经办公室主任批准后方可借出，借阅期限不得超过三天，如需延长，须经档案管理人员同意并办理续期手续。

第二十一条 借阅党组会议记录、局长办公会议记录、有关人事方面材料等机密性较强的档案，由借阅部门提出申请，经办公室主任或主管局长批准。查阅时要严格控制查阅内容范围。

第二十二条 阅稿人员要爱护档案，保持案卷清洁，不准在档案上随意勾抹、描摹、涂改、剪裁或拆卷抽取有关材 料。

第二十三条 借阅档案的人员，不准翻看与借阅无关的档案，对机密、绝密档案和未公开的档案资料，仅供从事本项活动人员查阅。借阅档案的人员要注意档案安全与保密，凡借出的档案不得带回家中或公共场所，不得转借其它单位、部门或人员，对造成失密的追究当事人法律责任。

第七章 附则

5.行政村档案管理办法 篇五

第一条为了建立健全和加强行政村的档案工作，更好的为农村和农民服务，根据《中华人民共和国档案法》、《村民委员会组织法》、《**省行政村档案工作暂行办法（试行）》，结合我县农村实际情况，制定本办法。

第二条本办法所称档案是指村党支部、村民委员会、村办企事业单位以及其它村级组织在政治、经济、科学技术、文化、教育等活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。不包括驻在本村的上级所属单位（机关、企业、事业单位和其它组织）的档案。

第三条行政村档案工作是村民委员会工作的组成部分，村民委员会应将档案工作纳入有关负责人的目标管理责任制，切实解决档案安全保管、设备和工作人员等实际问题。

第四条行政村档案在县级档案行政管理部门和乡镇人民政府的监督指导下，实行集中统一管理，维护档案的完整与安全，便于有效利用的原则。

第五条行政村档案工作所需经费应列入村财务预算。第六条村民委员会应确定人员负责本村档案工作。管理本村党支部、村民委员会以及其它村级组织各种门类、载体的档案，并对村办企业、事业单位的档案进行监督指导。

第七条行政村从事档案工作的人员应具备初中以上

文化程度，具有一定的档案业务知识。

第八条行政村应建立、健全文件材料立卷归档制度。凡是本村村务活动中形成的具有查考利用价值的文件材料均应立卷归档、集中管理。

第九条行政村的档案作为一个全宗进行管理。全宗名称由乡镇和行政村名称组成。

第十条行政村的档案原则上自行保管不向乡镇档案部门移交，不具备保管条件的可由乡镇档案部门代管。

第十一条行政村应按照国家规定，制定本村档案归档范围和保管期限表，经村委会负责人批准报县级档案行政部门审批并报乡镇人民政府备案后执行。

第十二条行政村应定期对超过保管期限的档案进行鉴定。档案鉴定工作由村民委员会组成的鉴定小组负责进行。应销毁的档案编造销毁清册，经村委会负责人批准，由档案鉴定小组两名以上人员监销。

第十三条行政村每年对档案的接收、保管、利用等情况进行统计，并向乡镇人民政府报送档案工作基本情况统计表。

第十四条行政村应配备必要的档案保管，保护设施、设备，做好防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防高温等工作，定期检查档案的保管状况，对破损褪变的重要档案及时进行修复，确保档案的完整与安全。

第十五条档案人员变动工作应办妥档案移交工作。第十六条行政村应加大档案工作力度，逐步建设本村档案及有关资料、图书、信息中心。

6.行政机关档案信息化管理 篇六

机关单位档案管理制度

第一章 档案人员岗位职责

第二条 档案人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。

第三条 严格执行档案工作各项制度，加强档案的日常管理和保护、利用工作。

第四条 对本局各部门的档案工作进行业务指导。

第五条 维护本局档案的完整与安全，对违反《档案法》和违反制度的行为予以制止，直至拒绝提供利用，并提出处理意见，报本机关领导批准后执行。

第六条 机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后才能离开岗位。

第二章 档案归档制度

第七条 凡是本局在各项活动中形成的，具有备考价值的文书、图表、声像、电子信息等各种门类的有价值的材料及外出参观学习、考察和参加各种会议带回的.文件材料，均属归档范围。

第八条 归档立卷的文件资料及每份材料的页数均应齐全、完整。

第九条 归档的文件必须做到问题单一、类型鲜明、年代不混、保管期准确。

第十条 会计档案归档必须编制移交目录，交接双方按移交目录清点后签字。

第三章 档案保管制度

第十一条 档案库房实行专人负责管理，库房钥匙应妥善保管。

第十二条 要定时做好库房内温湿度记录，库房温度保持14—240c之间，湿度保持在50—65%之间。

第十三条 库房内有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施，档案库房内不得堆放杂物。

第十四条 综合档案室应建立全宗卷，积累和存储本局案卷的立卷说明，分类方案，鉴定报告，交接凭证，销毁清册，检查记录，全宗介绍等材料。

第十五条 定期组织人员对档案保管状况进行全面检查。对破损褪变的档案要进行修裱、复制和其它技术处理。

第四章 档案保密制度

第十六条 严格遵守党和国家的有关保密制度，查阅、借阅遵守单位的保密制度，确保档案的安全，严防丢失或泄密。

第十七条 查阅档案，原则上在阅档室。如有特殊情况确需借阅的，须经分管领导批准同意，并办理借阅手续，按期收回。

第十八条 档案人员不得泄露档案内容，借阅档案人员在借阅期间对档案要妥善保管，不得转借和擅自复制。

第十九条 外单位来本局查阅档案时，须凭单位介绍信、工作证或身份证，经有关领导批准后方可调阅。

第二十条 机密文件只能查阅，一律不得外借和复制。

第五章 档案利用制度

第二十一条 利用档案必须爱护档案材料，严禁在案卷上圈点、勾划、裁剪等，确保档案的完好，如需摘抄复制，须经档案人员审核，确认无误后加盖证明章方能有效，第二十二条 档案借阅期限一般不超过一个星期，如果需要延期，应办理续借手续。

第二十三条 档案归还时，档案人员必须检查案卷有否缺损，如果发现有损坏案卷现象，按有关规定予以处理。

第二十四条 任何人不得把档案占为已有。

第二十五条 对不遵守档案利用制度的借阅人员，档案人员有权拒绝提供利用。

第二十六条 利用档案必须填写利用效果登记表，写明利用目的和效果。

第六章 档案安全制度

第二十七条 本局档案工作实行统一领导、集中管理的原则，维护档案的完整、准确与安全。

第二十八条 对本局规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向综合档案室移交，集中管理，任何人不得将档案据为已有，也不得擅自销毁。

第二十九条 综合档案室保管的档案是现行档案，主要供本系统及有关单位使用，不属于开放范围，对外提供利用需严格按照本制度第四、五章执行。

第三十条综合档案室做到办公、阅览、库房三分开。

第三十一条库房内设密集架，配备空调、消防器材等设备，积极做好“八防”工作，杜绝事故隐患。

第三十二条 工作人员离开档案室时应切断电源，关好门窗。

第七章 档案统计、鉴定、移交和销毁制度

第三十三条 凡按规定接收进库的档案、资料都必须及时登记入册，以作统计入库数据。

第三十四条 建立档案、资料、设备等实物统计台帐，做到记录正确，帐物相符。

第三十五条 在各科室档案进档案室前，要对准备移交的档案进行鉴定、审查，对保管期限、密级确定不准的案卷提出升降意见。

第三十六条 对本局各科室收集的零散文件材料进行整理鉴定，剔除无保存价值的材料，确保档案的质量。

第三十七条 销毁文件必须慎重，对鉴定中剔除的文件要暂存一段时间，确实没有必要保存时，才予销毁。

第三十八条 凡需销毁的文件，要编造清册，写出书面报告，说明销毁理由，经本局领导审查后才能销毁，销毁文件时由两人监督，并在销毁上注明销毁日期、地点，销毁人要签名、盖章。

第八章 会计档案管理办法

第三十九条 会计档案是指本局各部门在工作中直接形成的会计凭证、会计帐册和会计报表等会计核算材料。它是记录和反映经济业务的重要史料和凭证。

第四十条 会计档案是本局的重要档案之一，应由机关综合档案室集中统一管理。

第四十一条 本局各部门应指定专人收集、整理会计档案，把归档工作列入本部门的职责范围，明确专人负责。

第四十二条 会计档案当年立卷，由所属部门保管一年后，向综合档案室移交。

第四十三条 档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，不得自行拆封，对个别需要拆封重新整理的，应当由原所属部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。

第四十四条 档案室对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序、查找方便。同时严格执行安全和保密制度。

第四十五条 档案室对保存的会计档案应为本单位积极提供利用，向外单位提供利用时，档案原件原则上不得借出。如有特殊需要，须报单位领导批准，但不得拆散原卷册，并限期归还。

第四十六条 会计档案保管期满，需要销毁时，由档案室提出销毁意见，会同档案所属部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，经本局领导批准后销毁。

7.行政机关档案信息化管理 篇七

一、档案信息化概述

档案信息化,作为信息时代发展的产物,是在国家档案行政管理部门统一领导下,在档案管理活动中积极引入现代技术,实现对档案信息资源的收集、管理等,从而实现档案管理现代化建设目标。简而言之,档案信息化就是由原来的实体管理转变为信息管理,深化对档案资源内涵及精髓的管理,突破形式化,继而提高信息资源利用率,为各领域发展提供更多支持。诚然,对于档案信息化管理是一项综合性、系统性工作,需要不断优化和改进现代技术,才能够达到事半功倍的管理目标。

二、行政审批档案信息化的重要意义

所谓行政审批,主要是指行政机关根据自然人等提出的申请,按照现有的规章制度发放证照等方式,允许其从事相关活动等行为。可见,行政审批是我国政府工作的基础性工作,自改革开放以来,我国经济社会蓬勃发展,中小企业、家族企业等组织与日俱增,无形中增加了行政审批工作量。而传统模式下,行政审批档案都采取人工方式、纸质文件进行保存,随着时间的推移,文件上的字迹会变得模糊,且纸质文件较易丢失,不利于行政审批工作的顺利进行。实现档案信息化建设,利用现代技术中的扫描、转化等信息技术,能够将纸质文件、图片等原始档案资源转变为电子资源,并按照信息构建相应的目录、全文等数据库。采取这种方式,能够将数字资源保存在电脑硬盘、光盘等介质上,为查询、利用等提供了极大的方便,不但如此,将原本的信息资源转化为数字形式,有效节省了档案存储空间,能够实现对信息资源的保护。

另外,实现行政审批档案信息化管理是电子政务建设的一部分,能够为公众提供更加优质的服务,缩短业务办理效率。同时,互联网技术的介入,能够形成信息网络化,将档案信息管理纳入到局域网当中,构建完善的文档一体化管理体系,节省人力、物力等资源,同时确保档案信息的完整度。

之所以重视档案管理,归根结底是信息具有利用价值,所以我们才给予了更多的关注。尤其是在信息时代背景下,充分利用信息资源,能够帮助我们更好地发现问题、改善自身,为构建服务型政府提供了科学依据,同时推进档案管理朝着一体化方向发展。现阶段,我国行政审批档案信息化建设及管理还有待进一步完善,但是它产生的积极效果已经十分明显。如提高档案利用空间,降低人们工作量,引导公众树立正确的社会档案意识。

三、行政审批档案信息化管理存在的问题分析

笔者在行政服务中心从事多年工作,深知档案信息对于行政工作的重要意义,虽然在党和国家的带领下,我国逐渐走向了信息化、现代化建设道路,但是就当前形势来看,受到观念、方法等诸多因素的影响,信息化管理工作仍然存在一些问题及不足,具体来说:

1、网络意识薄弱

互联网时代下,电子政务已经成为我国政务处理的基本模式,意味着我国正式步入到网络时代中,网络在各项工作中得到了广泛应用,特别是行政审批档案,已经离不开技术的支持。但是传统档案管理模式与新型方式存在本质上的差别,管理人员难以在短时间接受新模式,加之传统观念根深蒂固,针对档案信息化建设及管理的重要意义认识不够深入,网络意识十分薄弱,最后适得其反,导致管理质量及效率大打折扣。

2、缺少制度支持

任何事物的稳定都需要时间和过程,信息化建设及管理进程中常常会遇到诸多挑战,其中创新、安全及制度化方面表现最为突出。就前者来看,传统档案管理制度强调快速查询及安全性。但是技术的发展,管理系统也会进一步发展,存在系统兼容问题,需要协调系统间、软件间等方面的矛盾。另外与网络技术共同发展还有黑客、病毒等不利于档案安全的元素,一旦忽视对信息资源的保护,势必会威胁到资源的完整性和安全性。而就后者来说,通过对我国现有法律制度进行调查和研究后,并未发现有一部针对性档案信息化管理的制度,现存的《档案法》还需要完善,增加一些信息技术方面的内容,无法为实践工作提供制度依据,且影响档案管理规范化进程。

3、技术水平有待提升

在实践工作中,我们针对档案的保存主要采取电子文档的形式,具有易修改、易复制等特点,无形中增加了信息资源的管理风险。基于此,为了保护档案信息的真实和准确性,需要提出一些防范措施。但是目前针对彻底消除管理风险的措施并未被提出来,仅能够通过一些加密技术进行防范。另外,档案信息保存具有长期特点,针对载体寿命提出了更高要求。因此只有不断提高技术水平,才能够为档案信息化管理工作奠定坚实的基础。在实际工作中,笔者经常观察档案信息化管理工作的细节,总结了上述几点问题,并认为只有强化细节问题,才能够从根本上提高档案信息化管理水平。

四、提高行政审批档案信息化管理水平的策略

笔者结合自身实践工作经验,针对上文总结出来的问题提出以下几点建议:

1、增强网络意识

思想、观念作为人们行为的先导,只有人们思想层面的转变,发自内心认识到了信息化管理的重要作用,才能够发挥主观能动性去学习和了解管理技术。因此在实际工作中,笔者认为领导树立现代管理理念是首要前提,一般来说,领导的思想、行为都会对员工产生深远影响。领导具备网络意识后,会让有关部门加强在单位内部的宣传,促使员工们能够逐渐转变工作方式,支持并参与到档案信息化建设过程中来,确保该项工作按照既定的方向发展,达到预期目标。

不仅如此,档案信息化作为一种新兴事物,推广过程中势必会面临诸多困难,所以领导要深入研究传统与现代方式的不同点与共通处,逐渐突破传统管理观念,形成网络意识,为后续工作提供支持。同时,我们还需要加大对信息化管理经费的财务管理,充分考虑档案保存数量、存储载体形态变化等,为该项工作的持续开展提供强大的资金支持。新时期行政审批工作既复杂又简单,前者是工作量大、覆盖范围广,后者是在计算机、扫描仪等设备的支持,形成了一种良性循环格局。

2、重视创新与安全

面对挫折和困难,我们不能够逃避,更不能退缩,而是要迎难而上,最终突破困难,获得新生。同样适用于档案信息化管理工作,在日后工作中,我们应将挑战视为机遇,促进管理工作顺利开展。

第一,就创新来说,我们应尽最大努力协调各方面的矛盾,促使档案信息化管理工作能够在曲折中前进。因此在工作中,我们应针对行政审批面广、点多的特点,融合全新的管理概念,提高现代技术利用率,真正意义实现上行政信息化、现代化建设目标。一般来说,行政审批文件包含文档、图像及音频等多种类型,所以应加大对不同文件特点的研究,对它们进行分类保存,为日后查询和使用提供更多支持,促使档案信息能够以多元化形式呈现出来。同时,还应积极构建有关部门及制度,利用新型理念指导工作,保证行政审批档案完整度。

第二,安全性,作为基本要求,在数字化建设趋势下,网络安全危机问题逐渐成为困扰我们工作的一大问题。为了能够确保海量信息的安全性,我们务必要树立安全意识,适当增加资金、人力投入,加强对网络安全技术的研究,采取行之有效的措施,确保信息资源不被外界盗取和篡改。我们在防范外部环境对信息构成威胁时,也需要注重对单位内部的管理,如制定电子文件安全管理机制,实现对电子文件流转跟踪登录的管理,从根本上避免信息泄露。在具体工作中,要充分结合信息安全、管理制作的等诸多因素,实现对管理系统的操作和科学细分,协调软件与工作模式,增强二者结合度,及时升级和引进安全认证、病毒查杀及防火墙等技术,从根本上为档案信息构建一道安全的屏障。另外,我们还应依托省级专网及政务信息资源内网,构建系统化网络,实现档案资源共享。

3、重视标准化建设

无规矩不成方圆,面对大量的行政审批工作,如果缺少规范化,将造成工作混乱。因此针对不同部门及工作特点,应制定具体性工作标准,为档案信息化管理提供依据,以此来提升工作有效性。不但如此,还需要引导基层工作人员严格执行标准,避免各自为政等不良工作现象的产生,逐步推进档案信息化建设及管理工作。由于档案信息化管理工作是一项新兴事物,尚未达到全面普及程度,而随着它的发展,其背后存在的问题也逐渐暴露,如果不加以重视,将会产生不良后果。所以针对这一问题,相关部门要制定并完善管理法律,如岗位职责、数据流转及资源整合等,促使管理工作能够在法律庇护下顺利发展。此外,还应及时完善配套法律制度,真正做到档案信息化管理工作各个环节都能够实现有法可依。

4、提高技术水平

信息技术作为档案信息化管理的核心,缺少信息技术的支持,信息化管理无从谈起。随着行政审批工作的发展,对信息技术将会提出更高要求。因此提高技术水平势在必行。在未来工作中,笔者认为我们要重视对技术的研究,针对现有技术存在的薄弱点及基本配置等都需要着手探索,如为了避免电磁干扰,应配置更高端的硬件设备,同时改善软件系统,促使其能够更好地服务行政审批工作。最为关键的是,行政审批自身具有动态性特点,而档案信息资源也多种多样,对此需要维护人员重视对系统的更新,促使确保系统始终保持在最佳工作状态,能够在行政审批业务办理完成时,及时录入档案信息,逐渐完整的档案信息数据库,从而促进我国电子政务进程发展。

5、构建高素质队伍

虽然,我们已经基本上实现了行政审批档案信息化管理,但是管理意识、方式的改变远远不够,仍然需要档案人员的支持。在新形势下,单位领导要重视对高素质人才的培养,结合工作现状,科学、合理安排培训工作,提高管理人员综合素养,在工作中发挥能动性及创新力,提高对档案的信息化管理水平。另外,档案管理者还需要增强自身服务意识,整合已掌握的知识,为公众提供优质的服务,缩短业务办理时间。法治社会,档案管理人员应及时学习和补充《档案法》,协调各方面工作,提高整个团队的工作能力。档案管理人员是该项工作的协调者和组织者,他对信息化操作技术的掌握程度等均将影响档案管理工作,可见,构建高素质队伍十分必要,我们必须要落实到实处。

6、未来发展趋势

我国致力于打造服务型政府,而行政审批工作作为政府工作的一部分,同样会朝着更远的方向发展。越来越多的互联网、信息技术将逐渐参与到此过程中。如互联网技术作为核心的云计算。所谓云计算,主要是将分散在网络上的各类存储设备有机结合到一起,为用户提供更广阔的存储空间。通过云计算技术,行政审批档案工作能够将数据库中的电子信息存储到云端,减少档案数据库的维护成本,且上文提到的安全性问题也得到了有效的改善。诚然,我们已经做出了预想,但是理论到实践的距离还很长,任何事物发展都是在曲折中前进,遇到的各类问题也多种多样,如云端空间安全型、差异性等问题,但是无论如何,云计算势必会成为档案信息化管理工作的必然趋势。

在此趋势下,公众到行政服务中心办理业务时,能够实现一站地服务目标,将档案信息等内容整合,并在阅览大厅设置阅览终端,为使用者提供自助服务,为加强对档案信息的编研、综合加工等提供更多便利。

五、结论

根据上文所述,行政审批档案信息化管理工作是一项综合性、系统性工程,也是电子政务建设的具体要求。档案信息化建设及管理的发展充分证明了人类文明进步,也预示着行政审批工作面临着更大的挑战。目前,档案信息化管理工作存在很多问题,在很大程度上制约了该项工作的持续发展。因此笔者在阐述了档案信息化管理工作的重要意义后,深入分析和找到了具体问题,并结合实践工作从构建复合型管理团队、完善有关制度、技术创新等多个角度提出了提高行政服务中心管理有效性的措施,从而促使档案信息化管理工作在社会主义社会建设中的积极作用得到最大限度发挥。

摘要：随着科学技术快速发展,计算机、信息技术逐渐渗透社会各领域,为电子政务建设提供了极大的支持,其中行政审批作为政务工作的一项基础性工作,涉及方法、重点及内容等多个方面,特别是在新时期下,行政工作量日渐增加,传统手工工作模式已经无法满足档案管理需求,构建行政审批档案信息体系已经在全国范围内开展,但在信息化管理工作中存在一些不足,在一定程度上影响了管理水平的提升。本文从档案信息化概念入手,分析行政审批档案信息化的重要意义,并围绕着笔者工作中遇到的问题提出相应解决对策。

关键词：行政审批档案,信息化管理工作,要点分析

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8.也谈档案行政管理的特征 篇八

1 档案行政管理模式的条块并存性

随着我国社会主义市场经济体制的建立，改革的深入，改革前那种条块分割的行政管理体制已渐渐退出历史舞台。除少数关系到国家经济与社会发展命脉的行业实行条化的垂直管理外，大多数行政管理内容实行的是区域化的属地管理。但由于档案工作内部行政事务性的特征，无论是实行条化垂直管理的行业，还是实行区域化属地管理的行业，都存在档案工作。这就使得档案行政管理仍处于条块并存的状态，而且，这种状态，在《档案法》中有明确的条款给予规定。

对实行区域化属地管理，《档案法》第六条这样规定：“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。”这一条，是对地方档案行政管理机关对本行政区域内档案工作实行属地管理的法律授权，也是地方档案行政管理机关对本行政区域内档案工作实行属地管理的法律依据。

对实行条化垂直管理，《档案法》第七条这样规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。”这一条，在行政管理的某一层级中，看起来，只是对某一机关单位对其下属机构负有行政管理职责的授权。但从整个行政管理的层级体系来看，就是对条化垂直管理在法律上的认同。

这两条法律条款，使档案行政管理的区域化属地管理与条化垂直管理在同一个单位具有相同的法律地位，但没有说明地方档案行政管理机关与上级行业档案行政管理部门的关系。使档案行政管理的条块并存成为合法存在。

2 条块并存性对档案行政管理目标的影响

《档案法》中，使用“档案行政管理部门”一词来指明档案行政管理的主体。但并没有明确说明，这里的“档案行政管理部门”是指国家档案局和地方县级以上各级人民政府的档案局，还是国务院所属部委及县级以上地方人民政府所属各厅局的档案处、科、室。这就使得一个地方的档案行政管理的最终目标的责任者，可以是地方县级以上各级人民政府的档案局，也可以是上一级地方人民政府所属各厅局的档案处、科、室。这种共同责任的目标管理模式，一方面，在“条”与“块”彼此都松懈的情况下，非常容易导致共同负责又共同不负责的情况出现，使管理责任落空，档案行政管理最终目标无法实现。另一方面，由于在《档案法》中，只有对全国档案行政管理条块并存模式认同的条款，没有对冲突情况下仲裁及仲裁机制的相关规定，在“条”与“块”彼此都认真履责，却又缺乏沟通与协调的情况下，就会出现明显甚至严重的“条块分割”，最终影响到档案行政管理最终目标的实现。

3 条块并存带来的立法技术问题

按立法技术的要求，《档案法》中对于“条块并存”的认同至少存在以下问题：一是对同一行政管理对象的管辖权必须明确且不能重复。而《档案法》中，对于“条块并存”的认同是对管辖权授权的重复，会造成行政管理相对人对双重管辖的无所适从。二是行政管理主体应当对其行使的行政管辖权负法律责任。而《档案法》中，由于管辖权授权的重复，使行政管理者有在应当负责的情况下，将责任推给另一责任者的可能与机会，从而导致法律责任的无法落实。三是行政管理主体应当具备相同的法律主体资格。而《档案法》中，将档案行政管理权授予了具有法人资格的单位、单位的内设部门等多种不同法律资格的主体。四是法律中涉及的概念、专用名词应当给予说明与界定。而《档案法》中，对“档案行政管理部门”、“档案机构”、“档案工作人员”、“保管”、“监督”、“指导”等概念、名词没有给予说明与界定。

（刘东斌组稿 作者单位：开封市规划勘测设计院 来稿日期：2011-10-16）