公文处理及归档管理办法

公文处理及归档管理办法（精选16篇）

1.公文处理及归档管理办法 篇一

国家档案局令

第6号令

《电子公文归档管理暂行办法》已于2003年7月22日经国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自2003年9月1日起施行。

局长

毛福民

2003年7月28日

电子公文归档管理暂行办法

第一条

为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。

第二条

本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

第三条

电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。

机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。第四条

副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。

电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。

第五条

电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。第六条

电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。

第七条

电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。

第八条

需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。

第九条

电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。第十条

电子公文的归档应在全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统平台上进行，各电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。

第十一条

电子公文形成单位应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子公文，以保证归档电子公文的完整、安全。

第十二条

电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。

第十三条

电子公文形成单位应在电子公文归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。

第十四条

归档电子公文的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接。

第十五条

通过存储载体进行交接的归档电子公文，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

第十六条

归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般不加密，必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。

第十七条

归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。

第十八条

档案部门应加强对归档电子公文的管理，提供利用有密级要求的归档电子公文，应严格遵守国家有关保密的规定，采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文的设备上加装防火墙等安全保密措施。

第十九条

超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除，并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。

第二十条

其他类型电子公文的归档管理可参照本办法。

第二十一条

本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定。第二十二条

本办法由国家档案局负责解释。

2.公文处理及归档管理办法 篇二

一、文书处理

文书处理是唐代档案管理制度的基础和首要环节, 在中央, 文书处理大致上由中书舍人负责进行, 全面管理并执行诏旨制敕、玺书册命的草拟等工作。在中书舍人文书的制作过程中, 唐代政府规定了四项禁令, 即“一曰泄漏, 二曰稽绥, 三曰违失, 四曰忘误”[1]。

在文书处理过程中, 唐代十分重视和强调避讳, 并特别制定了避讳和平缺制度, 并通过律令等方式做了大量规定, 对于违反避讳规定的, 根据《唐六典》等文献记载, 唐代避讳的内容甚巨, 神灵、天地、皇帝、先帝、庙号、胜化、天恩、太子等大量的内容与词汇都属于必须避讳的内容, 稍有不慎, 即有犯讳的可能。而平缺制度则是要着重体现出皇帝的尊贵地位, 在文书中若出现“陛下、皇帝、皇上”等词, 必须重行提行顶格书写, 以表明皇帝无人可及的至尊地位, 这称为“平头”, 而下文则必须再重新提行, 低两格书写, 这称为缺行, 两者合称为平缺。避讳和平缺制度的出现, 对于唐代文档的书写格式以及内容有相当巨大的影响, 旨在维护皇帝的神圣和权威。

纸在唐代已广泛用于文档书写和整理, 唐代的公文和档案用纸种类繁多, 其使用的范围各不相同且有严格规定, 常见的文档用纸区分如表所示。

在文书写作完成之后, 经过审核 (唐代称为签押和判署) 合格, 便可以加盖印章, 对于多页文书, 唐代规定必须加盖骑缝印, 这表明唐代对于文档的管理比前代又前进了一步, 更加细致。对于加盖印章的文书, 日期和用印信息都要详细登记, 再将文书按照一定的尺寸折叠, 加上外壳, 合成一本, 便于运输、阅读和查阅, 这表明唐代对于档案管理在装订和印章管理等方面已经有比较成熟且细致的管理体系。

二、归档管理

1. 归档制度。

归档是档案管理的首要环节, 由于唐代对于公文推行的是“一事一文”制度, 因而归档也相应地按照一事一文的制度进行, 即根据不同的事务种类来归纳整理文书, 这有利于档案的查询和保管, 也有利于归档档案内容的统一。文档发出之日, 有勾司和监印官进行详细的标记和记录, 而对于文书的归档, 唐代则有严格的时间限制, 即“凡天下制敕计奏之数, 省符宣告之节, 率以岁终为断。京城诸司, 常以四月一日纳于都省。其天下诸州……常以六月一日……”[2]对于由于运输或者其他人文原因造成破坏或损毁, 文书无法及时归档的, 唐律有专门条款进行处罚。

在文档的归档过程中, 需要对档案进行进一步的相关检查, 以发现当中存在的问题并及时提出, 为此, 唐代建立了勾检制度。《唐六典》中记载“检者, 谓发辰检稽失, 诸司录事之类。勾者, 署名勾讫, 录事参军之类”[2], 由此可见, 执行勾检工作的人员的工作主要包括了两方面, 一是审查文书档案本身的问题, 有无犯讳、别字等重大错误, 相关印章加盖是否完整和正确, 文档本身是否存在纰漏等。除此之外, 还要对文档在办理和传递过程中的时限和流程等进行查验, 看有无超过归档时限, 有无办理失误或者迟延。勾检制度在唐代十分普遍, 从中央到地方都有专门的勾检机构和人员。在中央, 最高勾检部门是尚书省, 全面负责全国各级政府和官员相关文书档案的勾检, 不仅如此, 全国各司已经处理完毕的文书, 形成档案归档之前, 也都需要送至尚书省勾检, 以及时发现文书中的纰漏和相关人员失责。为了配合大量的勾检工作, 尚书省六部均设有都事、主事令史、书令史等官职, 尚书省也设有左右司郎中员外郎, 共同负责相应的勾检事务, “以举正稽违、省署符目, 都事监而受焉”[2]。

除了尚书省之外, 地方勾检部门在唐代也十分发达, 并且承担了主要的基层勾检工作: (1) 勾检内容, 包括文书档案的规范性, 有无犯讳, 传递是否超期, 相关手续是否履行完毕以及文档装订成册是否规范, 压缝是否完毕等。 (2) 勾检对象, 包括官府文书, 政府公文, 各州县户籍、账本等文书资料。 (3) 勾检流程, 主要包括登记、取文书、检查、复查等四个部分。以上三项内容便是唐代地方勾检制度的主要内容, 构成了档案构建制度的骨架。

2. 保管与移交制度。

文书档案的保管与移交是档案管理的重要组成部分, 古代对档案的利用和数据分析虽然有限, 但是在唐代仍然已经建立了比较完善的档案保管和移交制度, 对档案采取县、州、中央的三级保管制度, 并根据档案的重要性和保管级别, 决定其保留的年限。

由于纸张在文书档案中的广泛推广, 唐代的纸张保护技术有了很大发展, 对于档案的管理, 唐代十分重视防潮、防湿和防虫技术的推广, 英石和芸草具有良好的防潮驱虫效果, 在唐代逐步得到大规模推广。唐代的档案室中, 在书柜之间和底部都会放置英石与芸香草, 可以起到明显的吸湿与防虫效果, 这对于古代文档管理具有十分重要的意义。而在档案移交制度方面, 主管文书档案管理的相关人员离职时, 必须对其负责的文档造册设簿, 与接任保管人员进行较长时间的移交, 若因为管理不善或者移交问题而导致档案错漏, 相关人员将受到处罚。

3. 保密和安全管理。

在封建社会, 统治特权阶级对文化和档案是进行完全垄断的, 地方政府上报的文书和中央下发的命令、上谕等都涉及大量统治秩序和国家安全的机密, 因而档案的保密和安全管理工作显得十分重要, 古代文档管理技术有限, 档案失窃和损毁的事件多有发生, 因而在唐代, 统治阶级首次以国家法典的形式来确保档案的保密性。直接对皇帝负责的文档管理官员中书舍人, 制定了“四禁”;地方的档案管理体系中, 则制定了严格的署名制度, 各个环节的经办和经手人员都必须在文书档案上署名, 进入归档流程的文书, 只能由勾检官查阅, 其他人不得擅自取阅[3]。对于偷盗或伪造官文书或符宝印节等物的行为, 因其严重干扰了国家正常的统治秩序, 损害了政府的权威, 而且很可能泄露机密, 不利于文书档案的安全和保密, 唐代相应的处罚措施十分严厉, 泄露重大朝廷事件者, 绞刑;非重大事件者, 流放;如果是将档案泄露给别国, 则罪加一等;对于泄露的档案进行传播的, 杖八十。通过这些措施, 对泄露档案以刑罚的形式进行保护。

4. 档案的利用与销毁制度。

在档案的管理中, 需要对档案进行查阅, 而大量的档案也必须定期进行清理乃至销毁, 这就催生了唐代档案利用与销毁制度的发展。在唐代, 档案基本是无法查阅的, 只有编纂史书和类书的官员在取得许可后可以进入档案馆查阅, 包括户籍、天象、赋税、战争、州县废设等各方面的资料, 也就是说, 唐代对档案的利用主要是修史, 这使得唐代的修史工作有庞大的档案数据作为支撑, 因而唐代编史成就远超前代, 内容十分丰富。

对于档案的清理和销毁, 唐代制定了十分严谨的制度, 首先应该通过“检简”对档案进行分析和检查, 决定哪些档案应该永久保存, 哪些档案可以进行常规保存之后便销毁。唐代对文书档案销毁的规定和检查十分严格, “凡文案、诏敕、奏案及考案、补官解官案、祥瑞、财务、婚、田、良贱市估案, 如此之类长留, 以外年别检简, 三年一除之[4], 具录事目为记。其须为年限者, 量事留纳, 限满准除”, 可见对与文书的销毁, 唐朝的档案管理制度在这方面是十分谨慎的。

通过前文的分析和研究可以看出, 唐代的档案管理制度涉及了档案管理的方方面面, 已具备现代档案管理的雏形, 当中最为明显的便是文书处理与档案工作的分开, 这标志着唐代的档案管理已基本成型, 这不仅对有唐一代自身的信息传递整理起到了积极作用, 对后世也有很大的开创性, 贴黄制度、邮传制度和保密制度等档案管理的基本制度体系都是在唐代被确立下来, 对后世产生了深远影响。

摘要：唐代建立并形成了一套比较高效和与当时社会环境相适应的档案管理制度, 并配以相关的档案管理机构、人员。其档案管理制度可以划分为文书处理和后续归档管理两个层面, 二者紧密联系, 构成了唐代档案管理的整个流程。

关键词：文书处理,归档管理,唐代,档案管理

参考文献

[1]李浩.关于唐代文书管理制度的几点思考[J].四川图书馆学报, 2008 (1) .

[2]陈文.论我唐代档案管理制度的建设与发展[J].历史视窗, 2009 (9) .

[3]伍源德, 王崇举.我国古代档案研究[M].北京:中国计划出版社, 2008.

3.基层电子文件的归档管理 篇三

一、选择好电子文件归档方式和途径

归档移交可采用两种途径：１、利用计算机信息管理网络，开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统，将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，并认可几种通用性较强的文本、图像、视频电子文件格式，如ＸＭＬ、ＲＴＦ、ＴＸＴ、ＪＰＥＧ、ＭＰＥＧ等等。２、由计算机与信息管理部门负责归档。由于计算机与信息管理部门具有一定的技术设备及人才条件，由他们负责规划、统筹本单位信息管理工作，开发集中统一的信息管理系统，使之成为电子文件信息的汇集点，再由他们负责，将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件统一归档，效果会更好。

需要指出的是，无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件应一律存入光盘，最好不用磁盘存贮。

二、强化技能培训，实现相关部门职能的集中统一

由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像档案工作人员经过多年实践，掌握了相关的立卷归档业务知识，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，应建立一支以档案工作人员和各单位计算机与信息管理人员为一体的电子文件归档队伍。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的档案工作人员不能完全适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。

与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三方结合的方法。电子文件形成部门熟悉业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定归档文件价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，可完全保证电子文件归档质量。

三、正确认识“双套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、存储价值高的档案，采取以、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆（室）藏结构，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎验证，在万无一失的情况下实行。以确保电子档案的完好保存。

4.实验室资料归档及档案管理 篇四

实验室工作档案是实验技术人员、管理人员从事科学研究和实验管理所留下来的历史记录和经验总结，是进行实验室科学管理、决策的重要依据；是科研质量评估的重要依据。为加强我院实验室建设、完善实验室的规范化管理、加强实验室工作档案的管理、提高档案管理水平，提高科研水平，特制定本制度。

一、实验室工作档案管理的对象

实验室档案是指在我院实验室工作中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像及其它各种形式的材料。包括有关法规文件、管理制度、重要技术资料(含实验室发展情况与大型精密贵重设备资料)等均需分类建立实验室工作档案。

二、实验室工作立卷归档的内容

1、实验室及设备管理工作法规、制度文件卷(1)国家及国家部委有关实验室工作的法规文件。(2)学院有关实验室发展建设与改革等文件。

(3)实验室建制审批(含实验室建立、合并、调整、撤消等)文件。(4)实验室管理(包括本实验室制定)的各项规章制度。(5)实验室建设发展规划。

(6)实验室工作总结及实验室内工作人员考核表等。

2、以我院名义向上级部门定期或不定期报出的实验室工作的各种报告、报表或数据卷。(1)实验室基本情况类

①实验室基本情况(各实验分室名称、地点、面积)。②实验室任务及人员情况传送数据与报表。③实验项目传送数据与报表。

④专职实验室工作人员传送数据与报表。(2)设备管理类

①我院各实验室科研仪器设备传送数据与报表(单价800元以上设备)。②我院各实验室科研仪器设备增减情况传送数据与报表。③低值耐用品、低值易耗品的资料。

④仪器设备固定资产卡片；仪器设备及低值耐庸品的总台件数及金额、固定资产帐卡、随机技术手册；仪器设备的运行、维护保养、维修、报废等原始记录。⑤大型精密贵重仪器设备技术档案。

单价5万元以上大型精密仪器设备的档案管理，应包括每台仪器设备申购时的可行性论证报告、申购报告、领导批复；订货合同、开箱记录及装箱单、安装调试记录及双方签字移交文件、保修单、验收报告及其履历本、设备说明书、技术资料及全套随机文件；使用、维修、故障、事故记录和仪器设备的报损报废等资料(其中使用说明书和技术资料经校档案室建档后可由实验室借用保管)。大型设备管理人员名单、技术档案和开机使用记录。大型精密仪器设备在有效期时，完成课题数，取得的成果、功能的开发等。

⑥我院各实验室科研精密贵重仪器设备使用情况数据传送数据与报表(单台／套价为20万元及其以上之设备)。(3)实验室任务类

①实验室任务指标及完成情况统计资料。

②本实验室承担的实验课程名称、科研计划、实验报告。

③科研任务形成的文件材料(项目数、类别、经费、实验技术开发项目、成果资料)。④在社会服务中形成的文件材料。

⑤承担各种培训班、短训班的实验教学任务或测试、加工工作的内容、培训对象等材料。(4)实验室管理类

①实验室建设类：经我院批准的本实验室建设规划；本实验室工作计划、总结；反映本实验室历史沿革、现实规模、用房面积、环境条件等有关管理性文件；实验室用房及环境条件的各种技术资料。

②实验室环境条件的增扩与实验室改革方案文件；实验室工作的评估；实验室管理方面的重要实施细则；实验室主任工作守则与工作人员岗位责任制等。③实验室经费及使用情况。(5)实验室队伍建设类

①实验室各类工作人员情况表(姓名、性别、年龄、职称、专业分工、奖惩、培训等基本情况及其变更情况)。②实验技术人员考核情况。

③本实验室技术人员岗位职责及分工细则。④实验技术人员工作日志、记录材料。

⑤实验室人员在科学研究、技术开发等方面的全部技术文件资料(包括论文、专著、鉴定、专利、获奖等情况)、项目数及其工作量。

三、实验室工作档案的收集

1、实验室工作人员每天应记录实验室的仪器设备运行情况，年底将记录归档备查。

2、每个实验室应有设备仪器维修记录，实验室应有水电及动力维修记录，年底将各种维修记录存档。

3、实验室工作人员应做工作日志，年底将工作日志归档。

4、实验室安全员每月应进行一次安全检查记录存档。

5、年末应对实验人数，实验项目和设备使用率做统计，将统计结果存档。

6、实验室每年应对每位工作人员进行考核，工作人员考核表应归档备查。

四、实验室工作档案的管理

1、实验室指定专人负责实验室工作档案材料的收集整理、登记、分类编号、存档等工作。同时接受我院档案部门和实验室主管部门的领导、监督与检查。

2、每位实验室工作人员都有责任认真主动作好材料的收集和整理工作，并及时提供给实验室档案管理人。实验室工作人员及时将自己工作中形成的原件材料交给实验室档案管理人，实验室留复印件归档。

3、实验室工作档案的保管期限分长期、短期、与设备共存三种。

4、仪器设备的有关资料应与设备共存，即保存至设备报废之日为止。

5、除上条资料外，其它资料均应长期保存。

6、严格档案的查阅与管理

(1)实验室办公室负责职能范围内有关实验室工作档案管理。

(2)各实验室每应按要求按时上报有关归档资料，个人不得长期保存作为私有；(3)单位或个人因工作需要查阅或借用有关档案资料者，均按研究院档案管理的有关规定办理查阅或借用手续并按时归还。

(4)档案资料原则上应保留原件，特殊情况经主管领导批准后可使用复印件。

5.合同归档管理办法 篇五

印发《××镇政府合同归档管理暂行办法》的通知

各村（居）委会、部门、单位：

《××镇政府合同归档管理暂行办法》业经镇委、镇政府同意，现印发给你们，请遵照执行。

××镇人民政府办公室

二○一二年一月xx日

××镇人民政府办公室2012年1月xx日印

（共印80份）

××镇政府合同归档管理暂行办法

第一章总则

第一条为了加强合同管理工作，促进依法理财和各项事业的发展，按照《中华人民共和国合同法》以及国家、省、市有关规定，结合我镇实际，制定本暂行办法。

第二条本办法所称的合同是指××镇机关部门、镇属企事业单位，镇财政供养的市直属机关基层分局（所），医院、居委会以及各公办中小学校幼儿园（下称合同承办部门）作为独立的民事主体在参与社会经济和民事活动中与其他平等主体的自然人、法人和其他组织之间明确双方的权利、义务关系所设立的书面协议。具体包括：

（一）建设工程项目的勘察、设计、施工、监理等合同；

（二）物质、仪器、设备的买卖等合同；

（三）向外借款或在法律法规许可的前提下为其他单位提供担保的合同；

（四）物业租赁、土地租赁、委托管理合同、承包合同以及其他涉及镇政府利益的合同及服务合同等。

第三条合同承办部门签订本办法第二条所规定的合同，其归档管理均应遵守本办法。

第二章相关管理机构及职能

第四条镇政府办公室职责

（一）宣传贯彻《合同法》和国家有关法律、法规，制定并组织实施镇政府合同归档管理的规章制度；

（二）负责镇政府对外合同签字或委托签字的审核和盖章工作，如无合同编号的合同，一律不予盖章；

（三）督促合同承办部门及时将签订的合同送合同归档管理部门；

（四）负责已执行完毕的合同的归档管理。

（五）镇政府规定的其它职责。

第五条 合同归档管理部门职责

镇财政所是镇的合同归档管理部门，全面负责合同的归档管理工作。其主要职责是：

（一）对所有合同统一编号；

（二）按合同编号、内容、甲乙双方、要点摘要、时间、标的、履行完毕等项目分类归档；

（三）督促合同承办部门及时报送合同；

（四）负责对单位合同签订情况的日常抽检；

（五）协助有关部门对合同签订后的履行情况进行监督、监察；

（六）对合同执行期间的档案资料安全负责。合同执行完毕

3后移交至党政办档案室。

（七）镇政府规定的其它职责。

第六条各合同承办部门的职责

（一）签订合同前到镇财政部门领取合同编号，如承包部门签订没有合同编号的合同，财政所原则上不予补发合同编号及收付款项。

（二）签订合同后2个工作天内要将1份合同正本送合同归档管理部门；

（三）监督检查本部门承办合同的履行情况，发现问题及时解决，建立合同时限条款预警机制，定期向合同归档管理部门反映合同监督管理情况；

（四）发生争议的合同应及时向合同主管部门和镇相关领导汇报，参与争议处理，及时提供处理争议的有关证据；

（五）镇政府规定的其它职责。

第三章合同的签字和盖章

第七条对外订立的合同，原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁在空白文本上盖章，严禁我方签字盖章后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有特殊情况的，需经有关镇领导批准。

第八条属政府签订的合同，须由镇长签字或镇长书面委托

4相关人员签字，政府办方可盖章。属部门对外签订的合同，须填写《签订合同审批表》，经主管镇领导审批同意后，由部门法人或负责人签订。

第九条对于两页以上的合同须标明页码并加盖骑缝章。

第十条签订的合同一般应有一式四份，对方一份，合同承办部门一份，合同归档管理部门一份，镇财务会计一份。

第四章合同归档责任与纪律

第十一条合同承办部门所有对内、对外签订合同前，必须到合同归档管理部门领取合同编号；合同签订后要及时将一份送合同归档管理部门，一份送镇财务部门。如工作失误造成经济或其他损失，将依照有关规定追究相关责任人的责任。

第十二条合同归档管理部门必须依法并按规定的程序严格履行岗位职责，督促合同承办部门及时报送合同，开展日常抽检，做好分类归档工作，加强合同日常保管，确保合同不损坏或遗失，否则将依照有关规定追究责任。

第五章附则

第十三条本暂行办法与上级新的文件规定相矛盾时，按上级文件规定执行。

第十四条本办法自2012年x月x日起施行。以前签订正在执行的合同，合同承办部门须于x月x日前将合同复印件（盖合同承办部门公章）交合同归档管理部门。

6.竣工文件目录及归档 篇六

竣工文件按以下编制 第一部分：综合文件

（一）竣工验收文件

１、竣工验收鉴定书

２、交工验收报告

３、竣工验收申请、批准文件

（二）工程总结

１、施工总结

２、监理总结

（三）上级批准文件及有关指示

（四）建设项目承发包合同、协议文件

（五）工程交接表（工程名称、主要工程数量、固定资产价值）

（六）竣工文件缩图（比例１∶２０００）

第二部分：竣工决算

按交通部及国家有关规定编制竣工决算。

第三部分：竣工图表

竣工图表应在施工图设计文件基础上编制，施工中无变更时可直接采用施工图设计文件中的图表

第四部分：设计、施工文件

（一）技术、设计文件

１、审批的设计及有关文件

２、审批的设计变更及有关文件

３、设计、施工中重大技术问题的往来文件、会议纪要等

（二）施工文件

１、工程质量文件

（１）工程质量文件

（２）重大安全质量事故及处理情况报告

（３）原材料试验结果汇总表

（４）砼及砂浆抗压强度试验汇总表

２、试验、检测报告

（１）各种原材料试验报告

（２）砼及砂浆配合比试验报告

（３）砼及砂浆强度试验报告

（4）压实度试验报告

5）其他各种试验报告

（6）外购材料（产品）合格证书

３、隐蔽工程检查记录

（１）基坑（钻孔、隧道开挖等）检查记录

（２）基础（桩基等）检查记录

（3）预应力张拉、压浆等检查记录

（4）其他各种中间检查记录

４、成品、半成品检查记录

（１）预制件成品检查记录

（２）外购件进场检查记录

（３）各种现浇成品检查记录

（４）各种构造物成品检查记录

（５）各种分项工程完工后检查记录

（６）桥梁竣工验收荷载试验报告

（三）进度控制文件

（１）总进度图（表）、计划、批准文件

（２）分期进度图（表）、（月、季、半年、年）计划，批准文件

（３）开工报告和批复文件（开工令）

（４）有关进度的往来文件

（四）投资控制文件

（1）工程量清单

（2）支付一览表

（五）施工原始记录

１、施工日志、监理日志

２、开、完工记录

３、天气、温度及自然灾害等记录

４、各工序施工原始记录

５、各工点、各工序测量原始记录

６、施工照片集

７、其他各种原始记录（含音像资料）

说明：

7.公文处理及归档管理办法 篇七

UML(unified modeling language,统一建模语言)是一个通用的可视化建模语言，用于对软件进行描述、可视化处理、构造和建立软件系统制品的文档。使用UML建立模型的重要内容就是利用用例图、静态图、行为图、交互图、实现图来定义模型。建立用例图(Use Case Diagram)则是开发软件工程的第一步，以后的各项工作都是围绕着如何实现这个Use Case模型展开。

需求分析是软件工程开发中最为关键的一个过程，需求分析的质量决定着用户的满意程度、产品质量高低、系统开发的工期、功能的完整程度等。对系统需求进行建模时,要将需求分析首先转化为用例，即用用例图清楚、准确地表达系统功能需求，使系统投资者、项目开发人员和系统用户达成一致的理解，并且用来指导项目开发人员的后续工作，以后的各项工作都以Use Case图为中心去开展。可以说，用例图驱动着其他模型的开发，是整个系统需求的核心。

所以，通过使用UML的Use Case用例模型从系统的功能结构和行为出发对将要开展的系统进行建模，能够更好的了解到用户需求，帮助系统开发人员了解到“谁来做”、“做什么”，同时也能够避免因需求分析不清而导致的一系列问题，更彻底的了解用户对整个系统需求。

2 电子公文与电子公文归档移交系统

电子公文归档系统所作用的对象是电子公文，电子公文是公共机构产生的、专用于处理公务活动、具有法律效力和规范格式的文本型电子文件。电子公文归档移交工作的流程是从电子公文的收集和积累开始，再对电子公文进行整理编目，交付档案室进行归档，然后整理、登记、分类，之后存入档案室库房。档案室保管以归档的电子档案，并对本机构提供利用服务。档案室中的档案在本单位保存一定期限后，定期向档案馆移交有价值的档案。根据电子公文的归档管理流程，可以看出，电子公文归档系统是一个能够支持电子文件归档业务流全过程的自动化信息系统，它将办公自动化系统和档案馆的管理信息系统连成一体，是介于办公自动化系统与数字档案馆系统之间的自动化中间系统。

电子公文归档移交系统的核心功能是实现电子公文的顺利归档和移交。归档是与办公自动化系统的公文交换，而移交则是与数字档案馆系统的公文交换，电子公文从办公自动化系统中接收过来，经过电子公文归档移交系统的整理、验收，在完成待定期限的保管后实施相应的处置措施，并将具有永久保存价值的电子公文向数字档案馆移交。

3 使用用例图描述需求

建立用例模型(Usecase diagram)首先需要进行角色(Actors)确定，Actors代表一个系统的使用者或外部通信的目标。用例是系统中的一个功能单元，可以被描述为参与者与系统之间的一次交互作用。用例模型的用途是列出系统中的用例和参与者，并显示哪个是用例的执行。

3.1 确定参与者

参与者是系统的主体，表示提供或接收系统信息的人或系统，他们是与系统有交互作用的人或事物，通常代表了一个系统的使用者或外部通信目标。本系统的参与者有公文归档移交系统、文件负责人、档案室、档案馆。

公文归档移交系统，是生成、存储、传递文件的信息系统，也是为参与者提供辅助技术支持的辅助系统，由于它帮助参与了归档移交业务，其本身就可以看成归档移交业务的一个参与者。

文件负责人是在电子文公归档前，完成公文的收集、分类、整理、统计、数据修改维护的操作。在电子公文归档之后文件形成机构还能对电子公文进行查询、检索及目录与数据信息打印。

档案室完成在线接收各部门的电子文件(含文本文件、图像文件和多媒体文件等)和电子档案的业务。并与机关各部门实现网上信息交互传递，实现各部门电子档案的规范管理，定期将电子档案导入数字档案馆管理系统，通过数字档案馆政务网站和互联网站为各级党政机关和人民群众提供及时的档案信息服务。

档案馆通过政务网，完成对档案中心目录与原文数据的接收业务。远程对机关档案工作进行业务指导，帮助机关档案工作人员解决工作中的具体问题，做到业务监督指导的“零距离”、“零延误”。

3.2 使用用例图描述需求

3.2.1 公文分类业务用例图

电子环境中，系统首先判断公文的类别，给公文以分类标记。此分类标记由系统提供选择，可以与公文的登记号合一，也可不同。当不存在公文的类别时，需要创建公文集合，再将公文归类到相应的公文集合类别中。档案室的工作人员对文件集合的创建与文件归类情况通过电子公文归档系统进行核查。(图1所示)

1)公文分类标记用例的需求说明：

在系统下拉菜单中选择文件类别，选定后系统赋予文件以分类标记。

这个过程中要需要的需求有：(1)系统能支持类目两种以上的命名方法，并保证可以同时在某一特定层级上使用。命名方法包括依据分类方案中的分类名进行命名和依据分类方案中的分类编号进行命名;(2)保证分类标记在同一类目下的唯一性，允许在不同文件集合下文件分类标记有重复;(3)自动赋予该公文的上位类标记信息。

2)创建文件集合用例的需求说明：

(1)系统提供分类方案的查询，机关公文负责人选定分类方案。

(2)系统将分类方案予以集成，建立文件集合，自动生成集合创建时间，授权用户自定义文件集合名称。

(3)当分类方案的设计和配置需要修改时，修改文件集合，并可将集合内公文重新分类。

(4)在创建文件集合过程中，禁止用户在已存在的文件集合中创建子类，避免文件集合与文件在同一层级出现。

(5)创建同时给文件集合自动编号，自动生成创建时间。

(6)创建新文件集合的同时在新的文件集合中标识其上位类的信息。

3)公文归类用例的需求说明：

(1)找到相应的文件集合，此文件集合必须是集合中的最低一级。

(2)向文件集合中添加电子公文，再确定完成电子公文添加之后，用户可以锁定文件集合使之状态变为可读。

(3)若发现有遗漏或需修改，则重新开放已锁定的文件集合。

(4)在文件集合发生变化时，允许文件集合下的公文重新归类。

(5)当电子公文归类需要修改时，允许公文重新归类。

(6)将此过程中的元数据进行著录，如果元数据有继承的，要与其上位类元数据进行动态链接。

3.2.2 鉴定业务用例图

如图2，机关公文负责人将要归档的公文数据提交到公文归档系统中，系统根据预定规则进行初步鉴定，识别此数据单元是否是公文。系统根据预定规则自动判断某文件是否具有保存必要，根据文件的信息类别，即其记录、支持的业务职能，参照《电子文件保存期限表》，自动判断文件的保存期限。档案馆工作人员对文件的真实性、完整性、可读性进行鉴别。

1)确定电子公文保管期限用例需求说明：

(1)系统根据公文元数据信息，参照《电子文件保存期限表》作出相应的运算。

(2)若以月为单位，系统以1-11个月进行计算;若以年份为单位，系统以1-100年进行计算;若为年份和月份的结合单位，则结合以上两种假设进行计算。计算后系统得出公文保管期限。

(3)若系统得出保管期限与《电子文件保存期限表》或人工判断不符合，则进行人工修改。

2)公文处置用例的需求说明，公文处置包含了三种措施分别是复审、迁移、销毁。

(1)复审是对初次鉴定的一次过滤，决定了电子公文未来的命运。复审结果分为三种一种是具有电子公文永久保存价值待移交档案馆;一种是继续保存在电子文件保管系统中有待本机构利用;还有一种是将电子公文销毁。复审带来一系列变化应记录在系统日志中。

(2)若电子公文需要销毁，在可擦写介质上保存的公文，其类目、案卷、公文的数据从介质上被完全删除，且不可恢复。在一次性介质上的公文，系统销毁与此介质的所有链接，使此介质无法链接到本系统或操作系统。系统最后保存一部分已销毁的元数据信息。

3.2.3 归档业务用例图

当登记的对象为公文时，系统根据编号规则，对公文进行登记赋予公文的唯一标识，系统同时记录文件的名称、形成部门、创建时间等信息。当登记的对象为公文集合时，由档案人员在系统中创建有关类目。系统根据文件鉴定结果，赋予文件以档案身份，形成电子档案的档号。进入电子公文归档系统的电子档案，进行按照移交档案的标准进行再次分类，电子公文归档系统将公文的在其生命周期内的所有信息包括背景信息、内容信息以及文件系统信息的元数据。并对电子档案进行维护。对于归档后的电子档案及其目录信息，机关负责人可以即使查询。

1)登记公文用例的需求说明：

(1)如果电子公文有多个版本，用户可选择将所有版本登记为一份公文，或仅登记其中一份版本，或将每一个版本登记为一个独立文件。

(2)选定，浏览公文登记表。

(3)系统根据电子公文的元数据，进行一些项目的自动登记。

(4)根据电子公文的元数据，系统向用户提供一些与项目所对应的公文元数据的可视化选择，同时也可人工录入登记项目。

(5)登记完成后，提交给系统。

(7)系统将登记的时间和日期作为元数据进行保存。

2)归档用例的需求说明：

(1)将公文划归为一个或多个案卷。

(2)系统根据公文的元数据列出相关类目和案卷目录。

(3)当同一份公文在同一个案卷中进行的登记时，系统给予提醒和阻止。

(4)接收公文，确定接收公文的所有内容，包括定义文件类型、文件格式、文件结构的相关信息，对公文的完整性、真实性、可读性是否具备加以提示。

(5)接收公文的相关元数据，并保证与电子公文的关联性。

(6)选择归档方式，即时归档或定期归档，选择即时归档则将选中公文状态即时变更为“已归档”，若选择定期归档则等到期时系统向用户发出通知提醒，再对公文状态进行更改。另外还可以选择网络归档和介质归档，选择介质归档，系统直接链接输出设备，将公文脱机保存于介质上。

(7)给公文赋予档号，成为电子公文的唯一标识。

(8)归档后系统将公文生成一份以系统默认格式存在的原电子公文文件转换本。

3.2.4 移交业务用例图

按照国家法律规定，将有社会文化价值的电子文件移交给档案馆。现阶段移交的情况有两种：一是信息系统根据文件的保存期限自动判断文件是否应该移交，并对应移交的文件通过安全网络传送到指导位置;二是档案人员根据系统的判断结果，将移交文件脱机保存在一定的介质上，将介质移交至档案馆。

公文移交资格判断用例的需求说明。在系统的决策支持下人工判断待移交的电子公文是否符合移交条件，移交条件主要有以下几点：

(1)电子档案是否是最后核定的定稿;

(2)电子档案是否具有永久保存价值;

(3)电子档案的真实性、完整性、有效性和可读性;

(4)电子档案包括的公文原件、相关元数据、归档时的日志文件、内容留痕和留真信息以及电子公文在本系统中的管理和使用日志。

(5)移交电子公文格式是否符合规定格式要求，专用软件产生的格式需要转换，无法转换的随文件一同进馆。

(6)电子公文与元数据关联完好，元数据格式符合要求。

3.2.5 电子公文系统用例图

在电子环境的公文归档移交业务与传统公文管理的区别就是著录需要贯穿于文件的整个生命周期之中，它需要记录文件形成、管理、利用的全过程。这样著录业务在内容和时间上都与传统公文管理活动有所区别。为了保证著录信息的准确性，在电子环境下著录被提前到了公文形成之前，由电子公文著录管理系统来完成对电子公文在整个生命周期活动的著录。在公文的不同阶段，所捕获的元数据不同，元数据在系统中不断被积累。跟踪是电子公文系统根据事先的定义自动记录电子文件生成、处理和保管过程。统计是根据预先定义自动生成有关的临时性报表。公文每个不同的阶段都在发生改变，在电子环境下文件系统也处于不稳定的状态，应对公文进行实时备份。权限控制用于控制各类用户的访问权限。

4 使用活动图描述关键用例

在需求分析中，需要用活动图对复杂用例加以描述。活动图实质上也是一种流程图，表现的是一个活动到另一个活动的控制流。其基本图形元素有动作状态、动作流、泳道、对象等。

4.1 电子公文归档用例

如图6归档公文验收与公文整理过程之间是靠“归档申请单”和“验收通知书”进行联系的。档案室首先接到来自机关公文责任人提交的“归档申请单”，根据申请单中所列目录调阅对应的公文进行检查验收，验收完成后，赋予公文以档案身份。这个活动在系统中表现的结果为系统将公文的状态变为已归档，自动生成电子档案帐目，显示档案存放的逻辑地址。同时，系统向机关公文负责人发送验收通过通知。如果验收没有通过，系统则向机关公文负责人发送返回修改通知，机关公文负责人可根据情况选择重新申请或者退出归档。归档结束后公文传送到机关档案室，等待登记、整理、入库。系统在此活动中著录元数据。

4.2 电子公文移交用例

如图7，电子公文的移交用例由档案室和档案馆负责，其最终结果是将电子公文、公文目录、元数据及其关联信息由电子公文归档移交系统进入数字档案馆系统中。根据实际移交工作流程，可以看出系统至少要满足两种移交方式的需求。一是在线移交，档案室向档案馆提交移交档案目录，档案馆调阅文样进行验收，符合移交条件的由档案馆负责选择公文存放的逻辑地址，通过安全网络进行在线移交，判断公文、目录信息元数据及其关联信息在移交过程是否受到破坏，数据完好则著录此过程产生的元数据，然后将公文、目录信息、关联信息及元数据一并进入数字档案馆管理系统中。二是脱机介质移交，移交公文符合移交条件，验收合格之后，档案室根据移交档案目录中的相关公文数据导出，一部分纸质档案通过打印输出，还有一部分文本文件、图像文件和多媒体文件等数据脱机保存于一定介质中，一并移交到档案馆。

5 结束语

电子公文归档移交系统是建立在电子政务网和数字档案馆基础之上的“虚拟”文件中心，为保证各部门形成的电子公文、电子档案其信息的齐全、安全、有效和长期可读，加强进馆档案的监控与移交，保证进馆档案质量提供了有效的保障。但是电子公文归档移交活动具有复杂性，系统参与的对象众多，对电子公文归档移交建设前的系统需求获取比较困难。运用面向对象的建模技术，特别引入对用例图建模的技术，可以有效的解决这个困难。通过对电子公文归档移交系统用例的建模与对用例的分析，软件开发者可以准确的了解用户需求与系统功能，档案工作人员也可对系统功能有更直观的印象，从而参与软件开发的专业指导之中。

当然，需求分析阶段是一个迭代的过程，需要不断的调查、分析和总结，只有不断的实践才可使获取的系统需求更加完善合理。

摘要：电子公文的归档工作是档案管理工作和电子政务建设的重要内容之一,电子公文归档系统作为一个连接办公自动化系统和数字档案管理系统的桥梁,在文档一体化管理体系中占据着重要位置。建设电子公文归档系统首先要从需求分析做起,确定系统“做什么”的问题。将UML(统一建模语言)的用例模型应用到电子公文归档系统的需求分析中可以更有效的获取系统需求,并清晰描绘出系统需求。

关键词：电子公文归档系统,用例图,活动图,需求分析

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[8]刘越男.建立新秩序——电子文件管理流程研究[M].北京:中国人民大学出版社,2005:185-273.

8.搞好新形势下电子文件的归档管理 篇八

随着现代科学技术的迅猛发展，以电子计算机技术、现代通信技术、现代网络技术相融合的现代办公技术得到了广泛应用，纸质文件日益减少，取而代之的是大量的电子文件。对于海量的电子文件如何进行归档与管理，是摆在档案管理工作者面前的一个新课题。

一、电子文件的定义及其独有的特点

电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。（采用国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894——2002））它主要包括文本文件、数据文件、图形文件、“多媒体文件”、“程序文件”等等。所以电子文件有其自己独特的特点：

（一）它不再是直观的纸质文件，只有通过计算机特定的程序解码、解压或解密，使之还原为输入前状态，人们才能识读它。

（二）电子文件中的信息不再对原记录载体“从一而终”，不再具有物理意义上的固定实体状态，也不再具有固定的物理位置，而是可以在不同的载体上同时存在或相互转换，可以根据需要随时改变或扩展或缩小其存储空间，从而进一步简化了固定实体状态的物理需求，节省了大量的空间及时间。

（三）电子信息和特定载体的分离性导致载体不再具有对信息的固化作用，计算机系统中信息的相对独立性，使人们对信息的增删更改十分方便。

（四）电子文件的信息存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，随着信息压缩技术的进步，磁、光介质存储设备存储文字、图像影像、声音等信息的能力大大增加，实现了所谓的“海量存储”。

（五）电子文件中的数字信息不再是静止、固态、消极的信息，而是动态、可变、积极的信息。

（六）电子文件可以将文字、图形、图像、影像、声音等各种信息形式加以组合称之为“多媒体文件”，能够更加真实地再现当时的活动情况，从而强化了文件对社会活动的记忆和再现功能。

二、电子文件归档方式和途径的选择

纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差、易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘或用脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失；质量较差的磁盘，还会影响文件的可读性。为防止数据丢失，需制作多个备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量。简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。

网络移交的途径有两条：

（一）借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了其职能活动的概貌；上网前，又按照信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，也应由电子文件形成部门编目整理，利用网络技术向档案部门传输，可借助信息管理网络，在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经过与办公自动化和信息管理部门协商后，再对归档的电子文件提出格式要求，但这种要求不能是唯一性的，还需认可几种通用性较强的软件才行。

（二）选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人与人的界限，使之能更好地收集整理职能活动范围内所形成的电子文件，同时也为基于某一方面或几方面职能活动的内容建立系统创造了条件。选择该系统某一环节作为电子文件信息的汇集点也成为可能。

无论利用何种途径归档，必须由计算机和信息管理部门负责归档，即由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件数据的真实性、准确性。档案部门接收的电子文件应一律存入只读光盘，最好不要用磁盘进行存贮，更不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存载体。

三、电子文件归档的弊端

由于电子文件来源广泛，形成一个电子文件，不仅要有业务管理部门的承办人，而且还要有数据录入者、信息管理者与计算机技术人员等人员的参与。将头绪繁多的电子文件收集归档，失泄密的情况随时可能发生，因此，除了必须有一套严格的保密措施外，还必须具有一套严密的归档程序。一方面，与纸质文件相比，这是一项艰苦、细致、难度较大的工作。另外还因为大多数电子文件形成者囿于传统观念，误以为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作。另一方面，由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人员来讲，不像从事纸质文件立卷工作那样驾轻就熟，容易产生畏难情绪，尤其对于日益先进的电子窃密手段望而却步。因此，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实。作为相关部门的负责同志和工作人员，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，尽快将电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，并与上级档案管理部门相配合，结合自身实际，着眼于未来发展，努力建立起一套完善的归档制度，并从保密方面加以严格制约。

四、电子文件对档案业务管理工作的影响

（一）传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据库，被档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的立卷归档工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

（二）由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是基于手工管理档案的需要。而在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那样庞杂的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

（三）由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，由于当前实行的是纸质文件与电子文件并行的“双轨制”，因此，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限。而电子文件，一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件。另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地被修改和补充，因此很难划定固定的保管期限。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

9.2014免疫资料归档管理明细 篇九

疑似异常反应监测与处理： 疫苗管理 冷链管理

入托入学验证 安全接种 报表 资质管理

 疑似异常反应监测与处理档案盒：

盒内首页为目录表，内分小档案夹，每个小夹的首页为封面，里面为内容。疑似异常反应监测方案

疑似异常反应监测报告制度（内容要有设专人管理，上报的上级电话等）上级专项培训的通知、培训内容

本级或对下级培训资料（包括通知、签到、培训内容、答卷、小结、照片）疑似异常反应监测一览表

疑似异常反应个案报告卡（已报的个案原始登记或空白表）疑似异常反应报告调查表（已报的个案原始登记或空白表）群体性疑似预防接种异常反应登记表（原始表或空白表）

 入托入学验证档案盒：

盒内首页为目录表，内分小档案夹，每个小夹的首页为封面，里面为内容。入托入学查验接种证方案

入托入学查验接种证管理制度（内容要有本单位管理人员，如何分配管理此项工作等）上级专项培训的通知、培训内容

本级或对相应单位培训的通知、签到、培训内容、小结、照片 管辖单位的查验登记表 管辖单位的补种记录 入托入学查验的相关报表

 疫苗管理档案盒：

盒内首页为目录表，内分小档案夹，每个小夹的首页为封面，里面为内容。疫苗管理制度 一类疫苗使用计划

二类疫苗购买计划 疫苗的质检报告

疫苗验收记录（注射器可含在内）疫苗运输记录

疫苗出入库记录（注射器可含在内）疫苗破损记录

 冷链管理档案盒

盒内首页为目录表，内分小档案夹，每个小夹的首页为封面，里面为内容。冷链管理制度

冷链设备档案

冷链温度监测记录（手写原始记录）冷链维修维护记录（手写原始记录）

 安全接种档案盒

盒内首页为目录表，内分小档案夹，每个小夹的首页为封面，里面为内容。夹1：上级专项培训的通知、培训内容

夹2：本级或对下级培训资料（包括通知、签到、培训内容、答卷、小结、照片）夹3：上级对本级的督导报告，本级对下级的督导报告（注：AEFI及验证督导要单项列出或单写一份）夹4：主动搜索记录 夹5：消毒记录 夹6：垃圾处理记录

 报表档案盒 日常报表 年报（上一年的）

 资质管理档盒

盒内首页为目录表，内分小档案夹，每个小夹的首页为封面，里面为内容。夹1：医疗机构许可证（含承担预防任务或管辖分区）；

免疫人员一览表

免疫人员的资质材料（医师证、护士证或乡村医生证明）复印件 上岗证复印件 夹2：固定资产档案

夹3：各项管理制度，上级发文等

 其它：

知情同意签字（定期装订，前面附一页打印的接种记录单）卡片

市疾控中心免疫科

10.党务公开资料归档管理制度 篇十

党务公开资料归档管理制度

为了完整地保存我办在党务公开工作中形成档案资料，特制订本制度。

一、归档范围

凡是我办党务公开工作领导小组的公文以及会议资料、反映我办党务公开工作，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。具体分两大类。

（一）文件档案：

包括上级党务公开工作领导小组的公文、会议资料、来函，我办在党务公开工作公务活动中形成的公文、图表、会议材料、信函等；

（二）专门档案：

我办在党务公开工作各项活动中形成的各种档案。

二、归档材料的要求

（一）归档的文件材料原件、复印件均可；

（二）归档的文件材料必须完整、系统、准确；

（三）归档的文件材料必须字迹清楚、工整、纸张及文件格式附合国家要求。严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水笔等书写材料。

（四）归档的文件材料必须进行分类。

三、归档材料的管理

（一）归档材料统一由局党务公开办公室档案工作人员管理。

11.数码照片归档管理的实践与思考 篇十一

关键词：数码照片；数码照片档案；归档管理

随着计算机、数码照片的普及和应用2005年以来，企业科研生产活动中形成的数码照片越来越多，其应用价值也越来越广泛。如何对数码照片进行收集、整理、归档和保管，成为我们面临的新课题。

目前，国家还没有出台数码照片的管理办法，文献中也没有统一的数码照片管理规范，企业档案室为了适应新时期档案工作的需要，按照企标《声像档案管理规定》结合企业的具体情况制定了《数码照片整理归档要求》，对数码照片进行收集、归档、等管理工作，现结合工作实践，谈谈数码照片的归档与管理。

一、数码照片档案的特点

数码照片是用扫描仪、数码相机等设备获得的，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖于计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。没有底片。

数码照片具有许多优势：1、成像快、处理快、传输快、编辑快、查阅快。2、存储久，质量不变。数码照片只要存到计算机磁盘或光盘上，就可以长期保存，不褪色，不变形。3、连接块，应用广泛。数码照片可以在相机和计算机上显示、游览、处理，还可以与打印机、刻录机、幻灯机、电视机等多种外连设备连接传输，更能与局域网中的多台电脑或各个网站互相联体工作，通过网上发布，从而大大扩展了应用范围。

由于数码产品的特性，数码照片也存在以下几个方面的缺点：1、对软、硬件的依赖性。数码照片依赖计算机硬件、操作系统和应用软件，从形成、处理到归档的全过程管理活动必须通过计算机实现。同样，计算机的硬件损坏、数据误删等，软、硬件错误也会造成数码照片的毁灭性损坏。2、信息易改性。通过计算机对数码照片的增、删和修改十分容易，而且一般情况看不出痕迹。因此需要从制度、技术等方面采取措施对数码照片进行安全保护，维护其真实性。3、缺乏数据标准，导致数据不能兼容共享，影响进一步的开发利用和移交档案室工作。需要统一数据标准来保证数码照片的完整性、有效性。4、数码档案信息与载体的可分离性。数码照片不在具有传统照片那种固定的物理位置，也不在对原载体从一而终。他们可以根据需要随时扩展、缩小或改变存储空间。如果原照片没有备份就很难遍其真伪。

当然，传统照片与数码照片可以互相转换。传统照片经扫描可转换成数码照片，方便管理利用。对丢失底片的传统照片，可以扫描方式数字化，方便易行、成本低，又可以最大限度的保留原照片信息。数码照片可以冲印成纸制照片，也可以生成底片。

二、数码照片档案的管理

（一）完善数码照片的档案的收集，实施前端控制

数码照片的收集范围参照企标《声像档案管理规定》的要求，凡是记录企业重要职能活动和重要工作成果、具有查考利用价值的数码照片均属于收集范围。

数码照片形成的数量比较多，反映同一场景的数码照片只收集1-2张，并对每一张数码照片配有文字说明便于今后利用。对有重要保存价值的数码照片应加洗成纸制照片与数码照片光盘一并保存到档案室。

数码照片是电子文件的一种，其格式遵循《电子文件归档与管理规范》的要求，采用JPEG、TIFF格式，为了保证数码照片的清晰度和冲洗质量，数码相机的像素数应在300万以上，扫描照片的线数应不低于600dpi。

（二）数码照片整理方法，实现数码照片档案管理的规范化

数码照片形成后，由摄影者或承办部门及时将数码相机存储卡的数据转存到专用计算机内，并通过筛选对确定属于归档范围的数码照片进行分类、整理，保存在下面每年年初即建立本年度的文件夹内（见下图1）。整理时要求：

1.按时间排序。

2.按照片内容分组，每次活动所形成的照片为一单元，每个单元建立一个WORD文档即本单元说明（时间+事由+地点+人员+背景+拍摄者），单元说明是对本次工作照片的一个简要总结。时间写法：例20090728

3.每张照片必须写出照片说明+拍摄地点。对会议、视察类照片尽量写出参会人员姓名+职务+单位，重要领导的姓名、职务务必写清；对产类的说明请写明所拍摄零部件的名称，所属具体型号、批次及加工组装车间；對设备仪器类照片写明设备具体名称（不要以拍摄的设备标牌代替）；民品类照片参照产品类；事件、事故类照片写明发生时间+地点+处理事故的主要人员（如有重要领导写出姓名、职务）+事件情况简要说明。

（三）将整理后的数码照片录入公司局域网照片档案管理预立卷系统

将建立好的下图的文件夹内容录入企业局域网照片档案管理预立卷系统，对每一张照片进行著录，将每一张原版照片调整大小后（应用软件ACDSee 6.0）高度800，宽度600自动调整200KB左右挂到网上提交。从而，数码照片归档的预立卷工作完成了。

（四）数码照片进入企业局域网档案管理系统

档案室管理人员在企业局域网照片档案管理系统上按单元逐张检查、接收照片，对分类不合理的照片与预立卷人员沟通后调整。经检查无误后在档案管理系统中著录档号，并对每一张照片给出刻录数码照片光盘的包装的条形码号，便于数码照片离线归档后，再利用原版照片时查找方便。至此，数码照片存储到照片档案管理系统中，建立了数码照片的全文式管理，实现了数码照片的逻辑归档。

（五）数码照片与纸制照片的有机衔接

重要的数码照片加洗成纸制照片归档，纸制照片档案管理仍参照按照企标《声像档案管理规定》执行，所有数码照片与纸制照片记录数据著录在同一个数据库系统中，从而建成完整、统一的照片档案数据库管理系统。实现照片档案的统一管理与检索，达到查找利用方便的目的。在实际查找利用中，通过检索照片题名，游览检索结果，就可以知道该照片是数码照片形式、纸制照片形式还是既有数码照片形式，又有纸制照片形式。

三、数码照片的保存

将调整后的原版数码照片文件夹（图1）刻录光盘，一式二份，一套用于查阅利用，一套用于保管封存。盘盒表面注明内容标题、文件格式、移交单位等。刻录后的光盘按《电子档案管理规定》规定管理。

为保证光盘刻录的质量，并确保光盘及其数码照片信息长期保存，数码照片档案保管必须注意以下几点：1.注意选用档案专用光盘或品牌好的光盘刻录，并使用带有“校验”功能的刻录软件进行光盘刻录，这些软件能自动检查光盘上的资料是否正确；2.光盘的标签应粘贴在光盘包装物上，不能直接在光盘上写字或粘贴标记，以免化学物质渗透光盘的保护层损害光盘数据层。墨水等书写材料可能存有损害光盘的溶剂，铅笔里的石墨回影响光盘的阅读。3.光盘要远离强磁场并与有害气体、强紫外线隔离，环境温度应控制在17℃～25℃，相对湿度应控制在35%～50%，以减缓光盘退化，并防止霉菌滋生；4.注意操作规范化。如果觸摸光盘应带绵制手套裸露手指不应触到光盘的反射面；5.认真作好数码照片档案读取设备的检查和维护。光盘存储的数码照片档案信息只能通过计算机处理和阅读，这就要求档案管理部门对有关计算机等设备和软件使用情况及时进行登记，如果读取设备或软件过时了，光盘存贮的信息要及时复制和迁移。光盘每四年转存一次，从而保证数码照片档案信息长期、有效地保存。

四、结语

照片档案是国家机关、社会组织以及个人从事各种活动形成的对国家和社会有保存价值的并按一定原则和方法加工整理，集中保管起来的各种照片（包括底片和文字说明），是各单位档案的重要组成部分。随着经济社会的不断发展、数码照相机的普及和广泛应用，用照片记录现实、反映历史也显得越来越重要，也越来越普遍。数码照片时代与传统纸质照片时代有很大的差别，过去都是有底片照片，而现在的数码照片都没有底片；原本一年只有几十张照片，而现在需要存档的每年有几百张；照片档案整理过程环节很多，非常繁琐，单纯依靠人工整理，需要几天，甚至几个星期，花费很多精力。今天数码照片的普及速度正以令人瞠目的速度增加着，数码照片以其即拍即现、方便共享等特点为人喜爱。然而，数码照片不如传统感光照片那样可靠，档案工作者为照片档案管理制定管理规范及数码照片的管理要求，是新时期档案工作的需要，在数码照片的管理与实践中进行深入思考与探讨，形成了比较满意的管理模式。

【参考文献】

12.统计资料归档及保密制度 篇十二

一、专人负责，集中统一管理本单位统计资料，任何个人不得据为己有。各部门统计员即本部门统计资料保管员，负责对部门内部原始记录、基层统计报表进行整理、归档、保管。统计处综合统计负责对内部单位上报的统计资料及对外报送的统计资料的保管。

二、统计资料专柜存放，排列有序。对档案材料要及时、完整地收集、分类整理、排列、编号、编写卷宗目录，做到存放有序、查找方便，做好各种数据的统计、登记。

三、保持档案整洁，做好防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等工作。每季度对所有保管的档案进行一次检查、核对，做到目录与室藏档案相符。如发现丢失、损坏、变质等意外、事故，及时向主管领导报告，并采取相应措施。

四、统计人员调离本岗位，要与接收人办理严格履行档案移交、接收等手续。办理统计工作交接手续，必须有部门负责人（监交人）负责监交。交接手续一式四份，交接双方及监交人签字，一份本部门归档，交接双方各留一份，一份交统计处归档。

五、认真做好统计资料的鉴定工作，公司的各类统计资料要长期保存，不得擅自销毁统计资料。确需销毁统计资料，各单位出具书面报告，需经统计处和公司分管领导批准。

六、严格执行保密制度，有权拒绝各种不正当的行为，以维护档案的完整和安全。

七、严格执行借阅制度，档案归还时要仔细检查，发现缺张少页或其它损坏档案的情况，要及时追究责任并采取补救措施。

八、统计资料保管不善，造成毁坏和丢失，要追究有关人员的责任直至法律责任。

附件：

统计人员工作交接书

移交人张X X因工作调动，经（部门）决定，将其担任的统计岗位工作移交给李X X接替。现按《统计资料归档制度》的规定，办理如下交接手续：

（一）自 年至 年，统计原始记录 本，保存完好。经点收无误。

（二）自 年至 年，统计报表 本，保存完好，经点收无误。

（三）移交的台账有： 1． 2．

3.…………………(四)…………………

（十）交接日期：200X年X月X日

（十一）移交后，如发现原统计业务中有违反统计制度等问题，仍由移交人负责。

（十二）本交接书一式四份。移交人、接管人、本部门各一份，统计处存档一份。

移交人：张XX（签章）

接管人：李XX（签章）监交人：王XX（签章）统计人：赵XX（签章）

统计资料保密制度

一、认真学习宣传贯彻执行《保密法》，维护档案的安全和完整，加强对统计人员的保密教育，严格纪律，增强保密意识。

二、对保密档案资料的密级划分及密级的变更，必须按国家有关制度的规定处理。

三、未经批准，任何单位或个人一律不得对外提供和公开发表统计资料。凡属绝密、机密、秘密的统计数字和资料，要严格按照公司保密制度的规定执行。

四、严格对保密统计资料的查阅审批手续。如需查阅保密统计资料，必须由保密员或专职档案员专人监督，在阅档室进行。

五、阅档时，绝密统计资料一律不得摘抄，机密、秘密统计资料如需摘抄，要抄录在专用记录本上，用后交综合档案室妥善保管，以防失、泄密事故发生。

13.公文处理及归档管理办法 篇十三

2018年二建施工管理考点：施工文件归档管理内容如下：

1.施工文件归档管理的主要内容

(1)施工单位在建设工程档案管理中的职责。实行技术负责人负责制，逐级建立、健全施工文件管理岗位责任制。可按照施工合同的约定，接受建设单位的委托进行工程档案的组织和编制工作。按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕，再移交建设单位进行工程竣工验收。负责编制的施工文件的套数不得少于地方城建档案管理部门要求，但应有完整的施工文件移交建设单位及自行保存，保存期可根据工程性质以及地方城建档案管理部门有关要求确定。

(2)施工文件档案管理的主要内容。施工文件档案管理的内容主要包括：工程施工技术管理资料、工程质量控制资料、工程施工质量验收资料、竣工图四大部分。①工程施工技术管理资料包括：图纸会审记录文件;工程开工报告相关资料(开工报审表、开工报告);技术、安全交底记录文件;施工组织设计(项目管理规划)文件;施工日志记录文件;设计变更文件;工程洽商记录文件;工程测量记录文件;施工记录文件;工程质量事故记录文件和工程竣工文件等。②工程质量控制资料包括：原材料、构配件、器具及设备等的质量证明、合格证明、进场材料试验报告;施工试验记录;隐蔽工程检查记录等。③工程施工质量验收资料包括：施工现场质量管理检查记录、单位(子单位)工程质量竣工验收记录、分部(子分部)工程质量验收记录文件、分项工程质量验收记录文件和检验批质量验收记录文件。④竣工点击【二级建造师学习资料】或打开http:///category/jzs2?wenkuwd，注册开森学（学尔森在线学习的平台）账号，免费领取学习大礼包，包含：①精选考点完整版 ②教材变化剖析 ③真题答案及解析 ④全套试听视频 ⑤复习记忆法 ⑥练习题汇总 ⑦真题解析直播课 ⑧入门基础课程 ⑨备考计划视频 图是真实、准确、完整反映和记录各种地下和地上建筑物、构筑物等详细情况的技术文件，是工程竣工验收、投产或交付使用后进行维修、扩建、改建的依据，是生产(使用)单位必须长期妥善保存和进行备案的重要工程档案资料。

某建设工程项目形成的图样会审纪要，属于施工文件档案中的(B)。

A.工程质量控制资料

B.工程施工技术管理资料

C.工程准备阶段资料

D.工程设计变更记录资料

2.施工文件的立卷

施工文件档案的立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内工程前期文件、施工技术文件和竣工图之间的有机联系，便于档案的保管和利用。

施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷，竣工验收文件按单位工程、专业组卷。竣工图可按单位工程、专业等进行组卷，每一专业根据图纸多少组成一卷或多卷。

某工程在总包单位和一个不属于总包管理范围之内的专业分包单位之间进行工程交接时，交接检查记录中的见证单位应该为(C)。

A.总包单位

B.该专业分包单位

C.建设单位

D.其他专业分包单位

3.施工文件的归档

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关于归档文件质量要求的说法，正确的有(BCE)。

A.工程文件应采用耐久性强的复写纸

B.归档的文件应为原件

C.图样一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图

D.竣工图章应使用红印泥，应盖在图标栏上方空白处

E.竣工图可以利用施工图改绘

关于施工文件立卷要求的说法，错误的是(A)。

A.案卷不宜过厚，一般不超过50mm B.竣工图可按单位工程、专业等进行组卷

C.案卷内不应有重份文件

D.不同载体的文件一般应分别组卷

根据《建设工程文件归档整理规范》(GB/T 50328--2001)，建设工程文件一般包括(ABCE)。

A.施工文件

B.工程准备阶段文件

C.监理文件

D.工程决策阶段文件

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+1V1直播教室+智能题库+月考+一对一助学老师辅导+内部资料+直播密训 +赠送新版教材及教辅二级建造师施工管理考点：施工合同索赔专项。索赔近三年分值在12分左右，是占分比较多的考点。而索赔问题考点的难点在于工期索赔、费用索赔。

二级建造师复习资料:二级建造师考试考点-学尔森

提供二级建造师考试辅导资料、复习笔记、讲义等内容。欢迎广大考生访问学尔森二级建造师考试网，获取更多关于二级建造师考试的信息。

14.公文处理及归档管理办法 篇十四

1黑龙江省农业机械化技术推广总站；2黑龙江省农业机械试验鉴定站

传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，建立了文件立卷归档制度。纸质文件形成后，由单位文书进行收集、整理，移交到档案部门进行管理、归档，一般一年归档一次。而电子文件是在电脑上直接形成的，能随时进行修改，使得文件的真实性、完整性受到了限制，因此电子文件一旦形成定稿要及时存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员共享，从而保证文件的真实性。电子文件文书档案的应用在发展历程中存在着诸多利弊，但随着科学技术的发展，无纸化办公的要求，电子文件文书档案管理就具有相当重要的意义。

一、电子文件档案管理存在的问题

1、技术发展和更新过快，造成电子文件长久保管的困难

日新月异的多媒体技术使电子文件的技术环境及存储结构更加复杂。如果只限于单纯的字处理范围，电子文件信息处理的标准化程度还比较高，而且技术环境的复杂程度也有限，但是伴随着多媒体化，电子文件就成了很复杂的多种信息的混合物。例如，为适应办公习惯，在字处理文本上，可以签署具有图形属性的手迹批示，甚至声音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地点或不同的数据库中。又由于技术更新太快，非标准信息必然增多，使电子文件离开了特殊环境就失去了可读性。

2、保证电子文件的真实性。完整性、可靠性的技术难题很多

影响电子文件的真实性。完整性，可靠性的因素很多，而能有效解决问题的方法却很少。实际工作中，影响这些性质的因素有，从电子文件的生成到归档缺少规范的程序化管理；收集电子文件时，忽略采集背景信息和元数据）一些草稿性电子文件处于自生自灭的状况；多数电子文件与其相对应的纸质文件之间未建立统一的管理方法；还有部分电子文件已实现无纸化，只对其进行了逻辑归档；存储电子文件选用的载体不耐久；保证电子文件真实性的技术过于复杂，难以采用等。

3、保密性差

由于电子文件易于修改，改后不留痕迹，虽然可进行加密处理，但由于病毒、网络黑客等技术手段的存在，造成了电子文件的篡改与被窃，使得文件的保密性变差。特别是电子文件不具有特定的字迹，无法做到纸质文件那样通过辨认笔迹就可以进行辨认改动与否。

4、电子档案管理员水平要求偏高

纸质文件档案管理，对档案管理员的要求相对来说不是很高，但电子文件档案管理员则要求工作人员不仅懂得纸质文件存档的知识还要懂得计算机知识，信息办公自动化知识，而目前许多档案管理员大都由单位年纪偏大的人员充任，很难胜任新形势下的档案管理工作。

二、电子文件文书档案管理的建议

1、探索推进数字档案室建设。实施传统纸质档案和新增电子档案“双套制”管理模式，经过三年多的探索实践，初步形成了具有先进技术标准、较大数据规模和稳定运行机制的市直机关数字档案室雏形，实现会计档案、基建档案、照片档案和音视频档案等各类型档案的信息采集、著录和管理利用功能，并在全省开展电子照片档案在线收集、整理和移交。

2、建立健全配套制度机制。将电子文件归档管理工作纳入档案工作年检内容，实行电子档案审核员制度，利用平台对市直各单位档案收集整理情况进行实时在线监控，并针对性开展监督指导。在全省率先出台《电子公文归档与电子档案管理办法》，并以政府规范性文件形式印发，为规范电子文件归档管理模式提供刚性制度保障。

3、提高档案人员的综合素质

首先要改变档案管理工作的偏见，抛掉以往档案工作谁都可以干的观念，充实一些计算机知识丰富的人员从事档案管理工作。其次不断提高档案工作人员业务技能，要多参加各种培训活动，通过学习不断提高自身水平。同时，对本单位的档案人员建立学习激励机制，将档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。第三经常组织档案人员进行交流与学习，多到兄弟单位进行学习对比，从而发现自己工作的不足，通过交流也可以实现不保密档案共享，从而提高档案的利用效率。第四对本单位计算机等现代化设备应及时进行更新，只有接触到更先进的设备才能通过对这些设备的认识与了解，达到更新知识、储备知识、使用知识的目的，从而熟练运用，达到增强业务技能、提高管理水平的效果。

4、电子文件的技术处理。在电子文件接收前，传递者应做到将电子文件进行加密处理，采用技术手段將文件改成只读性文件，使得文件只能读不能改写，从而提高了文件的安全性。还可以使用电子签名技术，这也是提高档案安全的重要手段。另外，由于电子产品更新快，要及时将以往使用磁盘、VCD、dCD光盘等设备存储的电子文件改用新设备进行保存，防止因设备更新而无法使用。在保存电子文件时一定要进行定期备份，防止因外在因素导至档案丢失。

5、办公自动化系统要实现内、外网隔离

在网络发达的今天，网络病毒、黑客无时无刻不在干扰入侵各个主机。档案网络安全也存在着这样的忧患。而档案大多数为保密性文件，更需要安全的管理环境，因此，如何保证档案网络安全显得更为重要。一是实现内外网隔离，在内网和外网之间，设置物理隔离；二是访问控制，采用访问控制的安全措施，减少外部攻击，实现双重保护；三是病毒防治，可在办公自动化网络系统上安装网络病毒防治服务器，并在内网服务器上安装网络病毒防治软件，在单机上安装单机环境的反病毒软件，经过网络病毒防治服务器的检测与过滤，保证网络病毒的实时查杀与防治；四是数据备份与恢复，根据系统安全需求对系统数据进行必要的备份。备份不仅在网络系统硬件故障或人为失误时起到保护作用，也在入侵者非授权访问或对网络攻击及破坏数据完整性时起到保护作用，同时亦是系统灾难恢复的前提之一。

总之，对电子文件和电子档案的管理问题已经引起了很多档案工作者的重视，有关的研究工作正在逐步深入进行，相信将会有更多的经验产生。总之，对电子文件和电子档案的管理问题已经引起了很多档案工作者的重视，有关的研究工作正在逐步深入进行，相信将会有更多的经验产生。

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发展阅读群，还更大程度地满足了读书爱好者多样化的需求，让如东城乡飘荡起浓烈的书香。

（三）培养了公民契约精神的养成，增进了社会和谐。在开展“图书漂流”活动之初，确实会出现回漂率低的情况。但是，当大家真正了解了“图书漂流”的潜规则，随着和谐社会的健康和发展，公德意识的提高，人格的进一步健全和完善，“图书漂流”活动定会更趋完善，回漂率会越来越高。借助“图书漂流”活动不仅让书香溢满如东，更为如东的诚信社会建设提供了一个很好的平台，传播了知识、传播了文明。

（四）向社会宣传推广了图书馆，取得了良好的社会效益。“图书漂流”活动的开展使我们收获了喜悦，得到了社会的广泛赞誉。如东县图书馆将“图书漂流”工作作为今后服务工作的一个重点，努力让更多的优质图书加入漂流大军，让更多的人享受到阅读的乐趣，以此助推全民阅读活动的开展，促进图书馆建设事业朝着更加完善、更加方便、更加快捷、更加高效的服务目标发展。

五、结语

阅读，因漂流而芬芳；知识，因传播而美丽；心灵，因交流而贴近。“图书漂流”传播的是知识，留驻的是文明。“图书漂流”是一种社会需求，也是图书馆创新的一种动力。“图书漂流”弘扬的是“平等”、“自由”、“共享”、“交互”的现代图书馆的事业精神。“图书漂流屋”是人们身边的微图书馆，塑造全民健康向上的精神面貌的知识工程。我们相信，随着“图书漂流”活动的推广，未来遍布如东县城乡的“图书漂流屋”必将推动我县图书馆的公共文化服务水平跨上一个新台阶。

参考文献：

[1] 郑妙莹.图书馆人性化管理的一些建议[J].大众文艺.2014（10）.

[2] 孙会清.高校图书馆开展图书漂流活动的意义和途径[J].图书馆学研究，2007（10）：66-68.

[3] 傅亚珍.图书漂流——资源共享的一种形式[J].图书馆研究与工作，2007（2）：17-18.

15.出院病历归档管理规定 篇十五

为促进病案管理质量的持续改进，保障出院病历及时、完整地归档，保证各项医疗数据及时统计，更好地发挥病案的服务和利用功能，根据我院实际情况，制定本规定，请遵照执行。

一、病历实行三日归档制

1、出院病人的完整纸质病历必须在病人出院后三个工作日内归入病案室。出院日期以病案首页填写为准。

2、死亡病历七日内归档（必须完成死亡病例讨论并填写有关资料）。

二、病历归档采取收、送结合的方式

1、病案管理员负责按时收取病历并及时归档。

2、病案管理员在收取病历时若发现有缺页、缺项、填写不全和破损等问题，有权拒收，由病区完善后当日送交病案室，归档时间不得延迟。

3、病历已到归档时间，如有检查项目未出报告单者，可列出项目名称随病历先归入病案室，病区在收到报告单的24小时内送达病案室。

4、病历归档过程中，病区与病案室应有书面交接记录。

三、病案室负责登记、归档和管理

1、病案室及时对出院病历进行检查、核对并上架入库。

2、归档病历上架时应保持整齐美观，按顺序排放，防止错位归档。

3、严格执行病历的借阅登记制度，及时催还外借病历。

四、病历未按时归档或遗失者，按照以下措施处罚：

1、病历每迟交一日扣病区100元，由病区主任负责落实并将扣款明细于7个工作日内上报病案室，逾期未报者从病区主任工资中扣除。

2、不合格病历通知责任人到病案室完善，限期三日，超过一日扣罚100元。

3、医务部负责检查每月出院人数和病历归档数，若发现病案室未报、漏报、错报，则处罚病案室100元/份。

4、遗失一份病历处罚相关责任人500元，归档病历由病案室负责落实，运行病历由病区主任负责落实。如病历在交接中遗失，无法明确责任方时各处罚500元。

五、本规定自2016年10月1日起施行。

武汉长峰康复医院

16.公文处理及归档管理办法 篇十六

关键词：工程资料；整理归档；基本要求；问题；方法

工程资料的收集、整理和归档工作是工程施工管理工作中的重要组成部分。良好的工程资料能够为单位的各项基本工作提供坚实的基础，对施工过程和管理流程进行有效控制，优化资源配置，确保工程质量，以便于顺利竣工验收。工程资料是与工程的施工过程同步形成的，在很大程度上反映的是工程项目实体，是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，对于工程质量标准、工程施工细节等都有详细的记载，是工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。因此，工程资料的整理归档工作对于提高工程质量、加强对工程的监督以及竣工验收等都具有十分重要的意义。

1 工程资料整理归档的基本要求

①真实性。要求工程资料必须要真实反映工程建设的情况。②准确性。要求工程资料必须填写准确，评语准确、无误。③及时性。要求工程资料必须要与工程施工同步。④完整性。要求工程资料不得有缺项和漏项。

2 工程资料的重要性

2.1 工程资料是竣工文件的重要组成部分 随着高性能混凝土的普遍使用，预计建筑工程使用年限大都为100 年，但是施工单位在工程竣工验收、交付使用后，一般只在前两年负责维修，由于施工不当导致的工程质量问题往往在多年以后才显现出来，需要进行维修和整改，但是由于施工单位人员流动性大，导致难以进行工程修复工作。因此，为了延长工程使用寿命，保证维修质量，确保工程使用人员的安全，维修人员必须通过查阅该工程的相关日志、检查记录等资料档案，以便采取有效的补救措施，提高工程维修质量，从而保证工程的使用寿命。由此可见，只有规范了工程资料的整理归档流程，使工程资料保持完整性和准确性，才能为有效解决工程的后期问题提供资料支持。

2.2 工程资料是反映工程质量的有力证明 工程资料是对工程施工的各个环节、各项材料等的真实记录，是对整个工程实际情况的客观、真实地反映，包括施工过程中使用的工程材料的质量、相关材料及工程质量的评定资料等，为工程施工过程中控制和提高工程施工质量提供了客观、真实的依据，可以帮助施工人员及时发现错误并积极改进，促进工程质量得到有效提高。

3 现阶段工程资料整理归档存在的问题

3.1 重视力度不够 我国的《建设工程质量管理条例》、《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》等法规条例，对工程资料的整理归档都做出了相关说明和规定。但是，由于部分施工单位领导对于档案资料的整理归档工作不够重视，相关工作人员也缺乏管理意识，再加上相关部门监管力度不够，导致在工程竣工之后，工程档案资料不够完整，不仅延误了建筑工程档案的递交，也无法很好的反映建筑工程的施工质量。

3.2 缺乏科学的工程资料保存机制 目前，很多施工单位在整个建设工程结束之后，对于相关资料文件的收集整理不够重视，对于竣工后的工程文件资料没有按照相关规定进行规范的装订和管理，缺乏科学的工程资料保存机制，极易造成工程资料的混乱和丢失。工程资料保存机制不健全，使得资料的整理归档工作并不能为工程资料的完整性和准确性提供保障，甚至给单位造成经济损失。

4 工程资料整理归档问题的解决办法

4.1 提高对工程资料整理归档的重要性认识 为了提高施工单位对工程资料整理归档的重视，提高相关工作人员的工程资料管理意识是关键。首先，要切实加强工程资料整理归档的有关规章制度建设，并通过开展不同形式的宣传教育活动，来提高人们的工程资料管理意识，学习相关方面的专业知识，使其充分认识到工程档案资料管理的意义与价值，并按照相关制度规定逐步规范自身的行为，不断提高建筑工程管理人员的档案资料管理意识。最终使得档案资料整理归档工作能够顺利进行，为提高工程的质量，提升企业形象打下坚实的基础。

4.2 注重对工程施工资料和物资试验相关资料的整理 施工的过程也是工程资料形成的过程，因此，单位要根据工程开展的进度和环节进行资料的整理。首先，施工过程中要根据施工和报检资料的顺序进行工程资料的积累和分类存放，一直到整个工程竣工验收；其次，还要对施工过程中使用的水泥、钢筋等原材料的试验数据资料进行收集整理，并按施工时间顺序和试验类别分类存放，保证工程资料的真实性；然后，还要对竣工图表、会议记录、相关影像资料等进行整理，保证工程资料的完整性和多样性。

4.3 规范资料的收集过程，保证工程资料的完整性和真实性 为了确保工程资料的完整， 工程资料表格的填写、收集和整理必须按工程资料管理的目录来进行，对于遗漏、破损的工程资料文件需要補齐，并确保后补资料的真实性，这样才能有效保证工程资料不丢项， 并且与工程质量实际情况相符，只有保证工程资料的完整性和真实性，才能方便对工程质量的控制，也为后期的质量监督检查工作提供可靠的依据。

4.4 加强对工程资料整理人员的培训 目前，由于单位领导不够重视，相关的管理制度还不够完善，没有规范的、完整的资料整理手册，标准也很难统一，导致工程资料整理归档工作难以科学高效的进行。因此，单位可以组织一批资深的老资料员在单位内开展资料整理培训讲座，或者举办新老资料员交流会，帮助新手解决工程资料整理归档过程中遇到的实际问题，从而提高工作效率。

4.5 要严格把关竣工验收资料的收集整理归档过程 在工程竣工验收阶段，工程项目管理监督部门要严格把好审查验收关，对各承包商单位编制的竣工图、文字资料、施工报告要进行认真审查，着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程变更设计的落实情况，认真审查工程资料是否完整，签证是否完备，组卷排列是否合理等。确保竣工档案的真实性和准确性，使其竣工档案资料在工程项目合同决算时，真正发挥凭证作用，达到收集整理档案的目的。

5 结语