试论秘书工作中的礼仪

2024-07-23

试论秘书工作中的礼仪（精选8篇）

1.试论秘书工作中的礼仪篇一

一、接待前的准备工作

（一）接待环境布置

1、环境布置

接待环境应该清洁、整齐、明亮、美观，没有异味。前台或会客室可摆放花束、绿色植物，表现出“欢迎您”的气氛，会使对方产生好感。办公桌上的文件、文具、电话等物要各归其位、摆放整齐。不常用的东西和私人物品，应该放在抽屉里固定的地方，以便用时马上能找到。

2、办公用品准备

（1）前厅。

应为客人准备座椅，让客人站着等候是不恭敬的。座椅样式应该线条简洁、色彩明快。还应配有茶几。

（2）会客室。

桌椅应摆放整齐，桌面保持清洁没有水渍、污渍。墙上可挂与环境协调的画。挂公司领导或国家领导的合影，或某次成功的大型公关活动的照片，可提高公司的可行度。桌上可放介绍公司情况的资料。另外，茶具、茶叶、饮料要准备齐全。接待一般客人可用一次性纸杯，接待重要客人还是用正规茶具为好。会客室应具良好照明及空调设备。要配备一部电话，复印机、传真机等即便不放在会客室内，也不要离得太远。

客人走后，要及时清理会客室，清洗茶具、烟灰缸，换空气，然后关好门。否则，会使下一批客人感到不受重视。

（二）前台值班

在前台值班室，当没有客人时，秘书应做好：

1、布置接待室

2、了解上次活动安排

3、填写公司职员出入登记表

4、填写客人预约登记簿

二、接待的基本礼仪

（一）接待客人的基本礼仪

秘书接待客人时应该注意以下几点：

1、无论接待什么样的客人，都需做到公平和礼貌，应按先来后到的原则接待每一个客人。

2、无论接待什么样的客人，都要和颜悦色、千万不能皱眉头。

3、接待客人时态度要郑重，但说话要留有余地。

4、对于有预约的客人要迅速转达他的要求，不让客人等候。

5、为避免出错，对于客人说的一些重要事项要确认一遍。

6、尽快记住客人的相貌和姓名，了解他们与本公司的关系。

7、要请客人填写接待登记簿。

8、上司没确认要见的客人，就不要让他进去。

9、在不了解对方身份时，若对方问到上司在不在甚至上司的整个工作日程安排，则不要直接回答在不在，而应尽可能地从对方那里了解一些有用信息。

10、陌生客人来访时，一定要注意听清有关他的姓名、所在公司等基本情况的介绍；根据情况的不同，对来客的意图和目的要打听清楚，但在打听时不失礼仪。

（二）介绍的礼仪

在作介绍的过程中，介绍者与被介绍者的态度要热情得体、举止大方，在整个介绍过程应面带微笑。一般情况下，介绍时，双方应当保持站立姿势，相互热情应答。

1、自我介绍

在某种场合自我介绍对秘书来说非常必要。介绍的内容以具体场合而定，公务场合除介绍自己以外还要介绍自己的职务。

2、为他人作介绍

当你要将某人介绍给别人时确认被介绍的双方哪一方更应该被尊重。按礼宾顺序应该是：向年长者引见年轻者，不论男女都是按这样的顺序作介绍；向女士引见男士，向职位高的引见职位低的人，同时连同双方的.单位、职称一起简单作介绍。在人数众多的场合，如果其中没有职位、身份特殊的人在场，又是年龄相仿的人聚会，则可按照一定的次序一一介绍。为他人作介绍时，应简洁清楚，不能含糊其辞。介绍时，还可简要地提供一些情况，如双方的职业、籍贯等等，便于不相识的两人相互交谈。如果你是单独介绍两人相识，应该事先了解一下他们彼此是否都有想认识对方的愿望，免得造成不必要的尴尬。在向他人介绍某人时，不可用手指指指点点，而应有礼貌地以手掌示意。

在社交场合，国际通行的是“女士优先”原则，即需要把男士介绍给女士。被介绍者正确的做法应是：如果原本是坐着，此时应站起来，走上前去，在距离对方一臂左右的距离站好，注视对方，面带微笑，待介绍以后，握手或点头致意。

3、被他人介绍

（三）握手的礼仪

1、握手的姿式。

一般地，握手的两个人手掌相握呈垂直状态，表示平等而自然的关系，这是最稳妥的握手方式。如要表示谦虚或恭敬，则可掌心向上同他人握手。而如果是伸出双手去捧接，就更是谦恭备至了。但切不可掌心向下握住对方的手，这通常是傲慢无礼的表示。握手时应伸出右手，决不能伸左手与人相握。

2、握手的顺序。

在上下级之间，应先上级伸出手后，下级才能接握；在长幼之间，应长辈先伸手后，晚辈才能接握；在男女之间，应女方先伸手后，男方才能接握。

3、握手的力度也应注意。

一般情况，相互间握下即可。如果是热烈握手，可以使劲摇晃几下，这是十分友好的表示

4、握手的时间通常以三至五秒为宜，除非关系亲近的人可以长时间握手外，一般都是握一下即可。握手时应两眼注视对方的眼睛，表示诚意。

（四）交换名片

1、名片的内容

名片分公务名片和社交名片

（1）公务名片

公务名片的主要内容主要包括所在单位和部门、姓名、职务或职称、地址、电话等联络方式。名片上数字不宜太多，名字在名片中应该是最大的几个字，头衔不应太多。名片颜色最好为白色，显朴素、大方。

公务名片上一般不印私人电话号码。若不介意私人时间被打扰则可以印。若他人名片上没有私人电话号码，则不必问对方。

（2）社交名片

社交名片用于社交场合。随身携带的名片应放在名片盒或名片夹，不要直接放在衣袋或钱包里，这样既不利于保存，也是对自己的不尊重。女性可把名片放在手提包里，男性可放在西服上衣内侧口袋里或公文包内。

2、交换名片礼仪

（1）递名片时机

初次见面的人在做完自我介绍或被他人介绍后，便可递交名片。告辞是递交名片也是常见。在谈话时如果提及公司地址、联系方式等内容也可递交名片。

（3）递名片礼仪

一般来说，应是来访者、男性、身份低者先向被来访者、女性、身份高者递名片，后者应在接到名片是回赠对方自己定的名片。递交名片时应站起来（在餐桌上就免了），以齐胸的高度递上。双手拿着名片上方，让名片上的字体正面朝向对方，以便对方接过后就能马上看清楚。如果对方也同时拿出名片，来访者、男性、身份低者应使自己的名片低于对方的名片，以示尊敬。如果对方不止一人，应按职位从高到低或按位置从近到远递上。

（4）接名片礼仪

当别人站起来递名片时，你应该马上站起来双手接过。接收对方名片后，不可立马放进口袋，而应看清楚对方姓名、身份。如果对方的名字中某个字认不准的话，应恭维地向对方请教。拜读完后要郑重的把它放在桌上，注意不要把文件压在上面。如果在会谈，可把名片按对方座次摆在自己面前，便于名片与人对号，加深印象。如遇到自己名片正好用完，无法回赠对方时，可说明原因，表歉意，并手写姓名、地址、联络方式送给对方。

3、名片保存与整理

事后把名片名片盒或名片夹，按一定次序把名片归档。

三、日常接待要领

（一）迎接、招待客人

接待客人要注意以下几点。

1、客人要找的负责人不在时

要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负责人到对方单位去。

2、客人到来时

我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志，如果可能，应该时常为客人换饮料。

3、接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。

（1）在走廊的引导方法。

接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。

（2）在楼梯的引导方法。

当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全。

（3）在电梯的引导方法。

引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。

4、客厅里的引导方法。

当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座（一般靠近门的一方为下座）。

（二）恭送客人

1、帮助宾客确认所携带的行李物品，帮助宾客小心提送到车上。安放好行李后，向宾客作一下交代，并施礼感谢光临和致告别语，如“祝您旅途愉快，欢迎下次再来！”、“祝您一路平安，同时希望我们合作愉快！”等。

2、帮宾客关车门时，时间要恰倒好处，不能太重，也不能太轻。太重会惊吓客人，太轻车门会关不上。还要注意不要让宾客的衣服裙裤被车门夹住。

3、车门关好后，不能马上转身就走，而应等宾客的车辆启动时，面带微笑，挥手告别，目送车子离开后才能离开。

（三）接待预约客人

在最初的问候之后，客人会做自我介绍，说出要见之人姓名，秘书首先应确定是否有预约。

（四）给上司挡驾

1、除个别极为特殊的情况外，上司在办公室时应向其请示，不要凭自己个人判断，将客人回绝，说上司不在。

2、即便是在拒绝对方时，也应该注意礼仪，说话留有余地。

（五）接待同时到访的客人

1、坚持先来后到，一视同仁原则

2、可在接待先到客人的同时，微笑着请后到客人稍等。

3、请先到客人作登记，然后问候后到客人。

4、切记以貌取人

（六）接待不速之客

1、首先问明对方来意，若对方不说，则应向其表明这是工作需要。

2、如来访客人点名要与某人员会谈，就应立即与当事人联系。但是，联系好之前，不应该给客人以肯定的答复。

3、不要当着客人的面就给当事人打电话，免得当事人拒绝接见时不好找借口。要让客人与秘书保持一定的距离，是客人听不清秘书讲话。

4、要用委婉拒绝客人

5、尽量不要让客人在前台久留。

（七）接待上门投诉的客人

1、把客人带到会见室，为客人创造一个良好的接待环境。

2、尽量满足客人的情感需求和专业需求。

（八）接待媒体记者

1、要热情配合，为其提供方便。

2、对于所要报道的内容要谨慎考虑，提供信息要实在。

3、没有把握的事情不擅自决定。

4、要注意内外有别，保守公司秘密。

秘书工作中的接待礼仪涉及的内容很广泛，需要秘书掌握好接待工作的各个流程中的礼仪工作，灵活应变，不断积累经验，提高职业素养。

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2.试论秘书工作中的礼仪篇二

一、文书工作概念及秘书工作特点

(一) 概念。文书是指表达思想、信息交流及处理事务的一种书面材料, 文书工作是秘书人员的一项重要职能活动, 一般是对公务文书进行制发、处理及管理。

(二) 文书工作特点。首先, 政治性。政治性是所有文书工作的主要特点, 新时期秘书工作需要坚持为党、国家及人民利益服务, 即便在改革开放后期出现的民营企业中, 文书工作的特点也没有发生改变。政治性是文书工作不可改变的一项基础性特点。其次, 高效性。文书工作在提高单位、组织工作效率方面具有重要作用, 通过文件及时、迅速收发等工作, 能够发挥文书承上启下、协调左右等功效, 正因如此, 高效性成为文书工作最为突出的特点, 且文书工作的负责人秘书执行力较强, 能够显著提高工作效率, 确保整个组织内部稳定运行。最后, 服务性。文书工作是一种服务工作, 主要为领导、机关及基层提供服务, 其不单是简单的收集、整理及撰写工作, 还能够为领导层科学决策提供相应依据, 也正是因为服务性特点, 文书工作要确保严谨性、准确性, 只有这样, 才能够提高领导决策科学、合理性。

二、新时期秘书开展文书工作的有效措施

(一) 加强专业知识学习, 提升秘书知识素养。秘书人员知识素养是影响文书工作的主要因素, 一名优秀的秘书需要具备扎实的基础知识, 并掌握计算机技术操作方式和方法, 充分利用网络资源, 丰富自身知识储备, 不断完善文书工作。另外, 还包括专业知识, 秘书专业知识一般包括单位和专业知识两方面, 前者是针对本单位业务相关内容, 如工厂企业, 需要掌握产品设计、技术引进等知识;而商业公司, 则需要了解市场营销、商品流通等内容;就后者来看, 主要由秘书学、文书学及工作方法等构成, 是秘书具备的基本能力。为了适应新时期发展, 秘书要树立终身学习理念, 不断摄取相关领域知识 (如管理学、公共关系学等) , 不断拓展自身知识面的同时, 提高文书工作质量和效率, 促使文书工作逐渐由单一化朝着信息化、智能化方向发展, 满足组织、单位现代化发展需求。

(二) 增强职业道德, 探索文书工作规律。秘书在组织中, 不仅是领导身边的重要工作人员, 更是连接上下、左右的桥梁, 其重要性不言而喻。因此, 秘书需要具备较高的思想政治及职业道德素质, 才能够胜任这份工作, 在文书工作中, 秘书要锻炼自身政治敏感性, 领悟领导精神内涵, 理解各项制度的本职, 并将其渗透至工作当中, 促使单位在国家政策指导下健康发展。另外, 秘书要热爱自己的工作, 明确认识自身职责, 为领导及基层提供服务, 并立足于时代发展需求, 积极探索文书工作规律, 挖掘文书工作与信息技术等方面的契合点, 认真、仔细完成每一项领导布置的工作, 与此同时, 文书工作是一项具有工作强度大、工作量多性质的工作, 秘书要保持身体健康, 协调工作、学习及生活之间的关系, 保持良好的心态, 在把握文书工作规律的同时, 有效提高工作效率, 确保组织内部有序运行。

(三) 强化自身综合能力, 提高文书工作准确性。秘书人员要想提高文书工作的准确性, 为组织发展提供支持, 需要具备一定能力。首先是一般能力, 秘书人员观察力不单表现在观察新事物方面, 更强调寻找各类信息的能力, 在接收任务后, 对任务落实各方面情况进行观察, 并将其及时反馈给领导。而具备较强的记忆力, 能够提高文书工作效率, 确保文书传达、整理准确性。其次是特殊能力, 信息时代背景下, 各类现代化传播手段逐渐成为人们接触信息的重要途径, 而文书工作更是离不开现代信息技术的支持, 为此, 秘书工作人员要具备一定的信息处理能力, 及时汇总各类信息, 为领导决策提供第一手资料, 提高决策针对性和有效性。此外, 应用创新能力作为适应新时期文书工作的主要能力, 秘书具备该项能力, 能够显著提高工作效率, 及时为各个部门工作提供指导, 促使整个组织协调发展。

(四) 努力学习党的方针、政策, 认真落实基础工作。众所周知, 政治性是文书工作的重要特点, 新时期, 秘书仍然需要强化文书工作政治性, 努力学习党的路线、方针、政策, 并将其作为文书工作的出发点。文书工作涉及组织各类信息, 对组织发展十分重要, 由此, 加强对文书收集、归档工作的管理十分必要, 秘书在处理文书工作时, 要严格按照公文具体要求执行工作, 确保文书质量, 且将文书工作涉及的重要资料进行归总, 确保文书准确性, 并及时进行整理, 将具有保存价值的文书及时归档、保存。综上所述, 秘书综合素质及专业能力高低直接影响文书工作质量和效率, 秘书要认清自身在组织内部承担的责任, 为领导及基层提供优质服务。

参考文献

[1]杨子江.秘书职业与人生的真实写照——评尹绪明的《秘书工作艺术》[J].秘书, 2010, 18 (03) :259~261.

[2]苑淑平.从文书工作入手促进档案工作规范化标准化[J].黑龙江档案, 2012, 20 (05) :12~14.

[3]吴静.浅论新时期下秘书人员的沟通协调能力[J].北方文学 (下半月) , 2011, 10 (8) :158~159.

3.试论秘书工作中的礼仪篇三

关键词：独立学院艺术类专业教学秘书工作职责

.教学管理是高校管理工作的重要内容，（院）系教学秘书辅助院系领导处理日常教务工作，协调教务处和院系教务工作，加强学生与教师之间的联系，在教育管理中担任着重要职责。独立学院艺术类学生有着一定的特殊性，教学秘书的工作自然与其它普通专业秘书工作有所不同。在独立学院办学规模越来越大的情况下，有必要进一步探讨独立学院艺术类（院）系教学秘书工作的特殊性，为艺术类专业教务工作的开展提供依据，以便这类专业院系做好教学管理工作。

一、独立学院艺术类（院）系教学秘书工作内容

从工作职责角度来讲，教学秘书是院系领导的得力助手，其主要工作职责是辅助院系领导办公。对独立学院而言，教学秘书实际上是各系基层的管理者、服务者和信息反馈者，也是学院各项规章制度的传达者和执行者，协助院系领导处理日常教务工作，是（院）系中重要的管理人员。鉴于教学秘书工作在整个教学管理中的重要性，其工作质量是否良好关系着院系教务工作能否开展顺利。为了帮助独立学院艺术类（院）系教学秘书做好本职工作，下面简要分析了艺术类教学秘书工作内容。

具体包括：督促教师编订并提供教学计划；每学期前落实教学计划，负责发放课表；及时征订教材并将教材送报教务处；每学期按照学院规定考核教师业绩；准备学期末一切考试工作，如印收试卷、审批试卷等；检查各项教务活动的开展情况；及时向学生传达学院各类信息，并为学生提供帮助，等等。

二、独立学院艺术类（院）系教学秘书工作特殊性分析

在高等教育改革不断深化，独立学院学生基础和素质普遍不高的当下，加强（院）系教学秘书工作研讨有着一定的必要性，尤其艺术类专业。对于独立学院而言，院系基本工作都要依赖教学秘书来执行和开展，研究分析他们工作的特殊性对各种教务工作的开展有着极其重要的作用。

（一）艺术类（院）系本身有着一定的特殊性

教学秘书的日常工作围绕着学生和学院展开，并根据学院基本工作安排和调整自身工作，艺术类院系自身的独特性必然赋予教学秘书工作一定的独特性。艺术类专业学生大多个性张扬、有着很强的表现力，学习自主性和积极性不高，英语等级考试、计算机等级考试或其它课程考试通过不了的情况普遍存在，考试通过率比较低，这是其它非艺术类专业所没有的特殊表现。针对艺术类专业（院）系存在的特殊现象，教学秘书应展开具有针对性的应对措施。第一，强化教务管理力度。为了让学生顺利通过考试，完成学业，教学秘书应尽早让学生明白一个道理，“要想顺利毕业就要通过各专业课程考试”，同时针对院系自身特性设置硬件毕业的硬件条件；第二，艺术类专业院系设置了很多的选修课程，专业课特点分散，一些学生不太喜欢上公共课程，教学秘书的工作职责就在于帮助学生上好公共课，既要让学生明白文化课的重要性，也要加强课堂约束，同时科学安排教务、督促学生上课、认真考察课堂出勤情况。由于艺术类专业学生比较喜欢轻松自由的环境，教学秘书应与学生“打成一片”，并善于通过学生干部传达院系工作，或履行教学秘书的一些工作，如出勤率考察，更能体现自身亲和的一面，更利于教务工作的开展。

（二）艺术类专业学生有着一定的特殊性

众所周知，艺术类专业学生有着很强的自我个性，行事我行我素惯了，且每个都有自身个性，这可能为教学秘书的管理工作带来不便，无形中加大了教学秘书日常工作量和管理难度。另外，大四学生有着毕业论文和毕业设计等方面压力，此阶段学生的毕业压力相对小一些，尽管如此教学秘书更要安排好教务活动，协调好毕业压力和学业压力两方面的关系，让学生顺利且成绩优秀毕业。毕业设计要求学生全身心投入，如果做不好不仅会影响毕业情况也可能影响将来的就业情况。同时毕业生有着严峻的就业压力，所有精力都投注在了就业方面，这种情况下他们可能忽略专业课，缺课、逃课的学生不再少数。鉴于毕业设计的重要性，教学秘书应为学生创造良好的就业环节、召开更多竞聘会，让学生减少出校门时间，不出校门也可找到可心工作，这就为毕业生创造了更多的专业学习实践机会。

（三）专业课教学有着一定的特殊性

艺术类专业方向较多，授课中遇到了许多问题。具体表现：授课形式分散，不能如其他专业一样进行大班教学，经常实施小班授课，甚至一对一授课，课堂教学有着很强的随意性，除此之外，有時还会在户外授课，如美术专业院系。这样一种授课方式考验的不仅是专业教师的教学能力，更是对教学秘书课程安排合理性的一种考验。一旦要在户外授课，教学秘书要考虑的问题就不单单是教学质量、授课时间安排，还要考虑安全、教学场所考核等方面问题。另外，进行实践教学是时候也要考虑许多问题，如市场调查课程。遇到此类课程，教学秘书应要求任课老师提供教案，并让其做好一切准备工作。从以上教学活动的设置和开展情况来看，这些无疑使得教学秘书工作更具有了一些独特性。

三、结束语

通过分析院系教学秘书工作内容，本文从艺术类专业院系本身、学生和课程设置等方面的特殊性探讨了独立学院艺术类专业院系教学秘书工作的独特性，客观揭示了教学秘书工作重要性。为了帮助教学秘书做好教务管理工作，除了做好日常教务管理工作，要求教学秘书具有一定的服务意识，激发创新意识，积极钻研业务知识，利于提升自身工作质量，为独立学院艺术类专业院系打造有序、良好的学习环境，进而提高独立学院办学质量。

参考文献：

[1] 周龙军.高校教学秘书职业素质与能力浅析[J]. 中国校外教育，2009年S5期.

[2] 高潮，陈曦.新时期高校系部教学秘书工作的再审视[J]. 科技资讯，2009年31期.

[3] 沈琳.浅谈独立学院教学秘书的职责及素质要求[J]. 法制与社会，2009年17期.

4.秘书办公室工作礼仪篇四

刘德洲

各位领导、各位同仁、朋友们：

今天，来这里参加学习培训的都是从事秘书、办公室工作的同志，或是负责这方面工作的领导。大家知道，秘书工作岗位特殊，责任重大，选一个秘书，先是单位人事部门层层物色，层层选拔，优中选优，最后还得领导拍板，你们说难不难。机关的同志开玩笑说：“选秘书比选女婿还难。”这是从组织上的重视程度上看，秘书工作岗位特殊，岗位重要。另一方面，我们从平时秘书们调侃的一些话上，也可以看出秘书工作的岗位特殊。一是“三前三后。”“开会前，领导不讲我先讲，试试话筒响不响”；“外出前，领导不行我先行，看看道路平不平”；“吃饭前，领导不吃我先尝，看看饭菜凉不凉”。二是“三个知道三个不知道。”“领导最近要讲什么话我都知道，但领导什么时候讲我不知道，”“领导到哪我知道，但是领导到那后干啥我不知道，”“领导每月工资多少我都知道，但领导家里有多少钱我不知道。”再一个从对秘书素质的要求上，也可以看出秘书工作岗位特殊，责任重大。对秘书工作者的基本要求是“三会”，即会办文、会办会、会办事。中央办公厅对秘书的要求是“四能”，即坐下来能写、站起来能讲、问策能对、遇事能办。也有的把秘书工作的职能概括为“三个作用”，即参谋作用、助手作用、桥梁作用（联系群众的纽带）。不管是“三会”、“三个作用”或是“四能”，其中之一都是要求秘书必须会办事。为了把事办好、办成功，其中重要一条，就是要懂礼仪，要学会交往的艺术。掌握了交往艺术，事就办的好，成功率就大，就能成为一个称职的秘书、办公室工作人员。所以今天，我们就着重研究讨论“秘书、办公室工作礼仪问题，”主要讲三点：

1、礼仪的本质是什么？

2、单位内部待人接物的礼仪。

3、对外公务接待礼仪。

一、礼仪的本质

礼仪这个词，内容广泛，包含的东西很多，我们今天主要研究和讨论的问题是交往艺术和有效沟通。

1.礼仪——就是交往艺术，待人接物之道

首先，我们先说一说交往艺术。所谓交往艺术，说白了，就是待人接物之道。

礼仪的“礼”，指的是什么呢？2500年前，我们的先辈孔老夫子讲到礼仪时，有句名言，孔子讲，“礼也者，理也”，就是讲为什么要这样做，道理是什么。孔子讲的礼仪就是做人之道，讲礼仪就是要处理好人际关系，就是要学会和别人合作，就是要让我们得到欢迎，这就是交往艺术。

礼仪的“仪”，指的是什么呢？是指怎么办、怎么操作，它的形式是什么、程序是什么。就是讲待人接物的规矩。没有规矩就不成方圆。要遵守约定成俗的规矩，按程序操作、按规矩办事。

2.礼仪的本质——就是有效沟通

为什么要讲礼仪，为什么要学会交往艺术呢？一句话，是为了有效沟通。“礼仪就是沟通之桥。”比如我们从郑州到新乡，要过黄河，有桥没桥都能过。你可以游泳过去，也可以坐船过去。但是麻烦，时间、人力、物力都用得多，甚至还有生命危险。如果有了桥，就简单多了，就能快速、安全通过。因此，礼仪是人与人之间交际的桥梁，是沟通之桥。这就是“有效沟通、实际成功。”但是说起来容易，实际操作起来就有不少困难。

假如各位和我认识，到了元旦或春节，你们给我发个短信，说一些祝福、安康的话，又怎么发呢？给大家两分钟时间。

去年中秋节的时候，我收到不少短信，有的说的很好听，“天上月圆，人间团圆，家庭情圆，心中事园，左右逢源，愿你在每一天中人缘、情缘、财源，源源不断，事事如愿”，等等，还有一个是，“圆圆的月亮红红脸，暖暖的笑容深深的缘，甜甜的月饼诚挚的愿，火火的好运伴永远。真诚地祝福你全家节日快乐，和美安康，利福两旺，圆圆满满。”可

是没有结尾，没有署名，不知是谁发的，很遗憾想谢人家都找不到头。

发短信要记住三条：第一，不能群发，也不能转发，最好单独特制，特别的爱献给特别的你；第二，要有抬头。比如“尊敬的刘老师，祝你节日快乐，全家安康！”第三，最好是发短信要有署名。发来短信一看，好亲切，好感动，却不知道他是谁。你知道什么叫劳而无功吗？你知道什么叫自以为是吗？这就涉及到沟通问题。联想说“沟通无极限，”我想说不掌握技巧，那沟通就很困难。

如果说“沟通很困难，”你交往就要注重沟通对象的感受，希望大家明白两个道理：

第一，世界不会因你改变。你不能改变天气、你要学会调节心情；你不能改变环境，你要学会面对现实。第二，当你面对别人的时候，重要的不是去挑剔他，而是要学会适应他，这就是做人之道。你能选择一个单位，你能选择这个单位的领导吗？如果你是一个年轻的女性，你能选择男朋友，但你能选择他父母吗？

那什么是礼仪的本质、礼仪的核心呢？其礼仪的本质、核心就是讲交往的艺术，有效沟通是根本。主要有三条：一是知己。人贵有自知之明，知己者明。二是知人。知人者智。古人讲，知己知彼，百战不殆。了解别人，理解别人者智。智者，有智慧之人也。三是欣赏别人。欣赏别人者大。大，即伟大。老子讲：“上德若谷。”上德者，最高境界。若谷，是指心胸宽阔，像山谷一样宽大。胡锦涛主席有句名言，“有容乃大。”会欣赏别人，能容纳别人，就伟大。海纳百川，能容天下之水。海就伟大。咱们不少人都到过寺庙，都看过弥勒佛，也称哈哈佛。哈哈佛两边都有对联，其上联是：“大肚能容容天下可容之事，”下联是：“笑颜常开笑天下可笑之人。”能赞美别人，欣赏别人，人家就高兴，喜欢你，你要办的事成功的可能性就大。你自己高兴，心情舒畅，办事、工作就有劲头，点子就多，事办成功的可能性就大。

二、单位内部待人接物的礼仪

我们上面讲了，礼仪的“礼”，就是讲道理、讲教养；礼仪的“仪”就是指怎么办，怎么操作。

下面我主要讲一讲单位内部待人接物的礼仪，重点说一说几个位次排序的问题，也就是日常工作中几个具体事项的操作问题：

1.谁先挂电话的问题

打电话应注意的礼节：一般要求是，主动问好，自报家门；用语文雅，口气温和；说话简明，节约时间；通话完毕，轻放电话。具体应注意以下礼节：①在铃声响后，应尽快接听，尽量使铃响不超过三遍；②应先向对方问好，随后作自我介绍；③万一对方拨错电话，不要责怪对方或一声不发把电话挂断；④遇有重要内容，可请对方重复一次，必要时应

当记录下来；⑤需要代为找人或代为转告他人时，尽力而为，热情友好，不要一推了之。讲话完毕，挂断电话。那么谁挂电话呢？

常出现的错误：（1）谁先打，谁先挂；（2）对方先挂；（3）自己说完了就挂。

正确的方法是：（1）地位高者（领导）先挂；（2）上级（上级机关工作人员）先挂；（3）长者先挂；（4）市场经济，顾客是上帝，工作对象先挂。

2.谁先进出电梯的问题

正确做法是：陪同人员先入后出。为什么？第一安全。秘书是要来引导的，引导就要走在前面；第二，秘书职责就是服务。电梯里有升降按钮，到时间了他就自动关，你先入后出，需按住那个按钮，人进完了再关，人出完了再关，这就是尽服务职责。

3.会客的座次问题

第一个问题，主人跟客人对面坐呢？还是并排坐呢？标准答案是：并排坐。因为平起平坐是基本礼貌，是规矩。待客有四种模式：第一，自由式，为熟人、朋友；第二，主席式。例如领导坐在上面，（本单位、本系统上下垂直关系）。第三，并列式。什么情况并列式呢？地位平等，关系友善。第四是相对式。什么情况下坐对面呢？上下级关系，公事公办拉开距离，如：商务谈判，被双规了等。并排坐是会客的基本礼貌。第二个问题，主人与客人并排坐，他应该坐在客人的哪一边？世界具有多样化，其实坐在哪边都成立，关键是看在哪种环境，什么场合。第一是政务交往。世界各国政府讲政治，都是讲传统的。我国的传统是什么？两个字，“左大”。中国遵循上下左右的规则，上下，上为大，左右，左为大，左和右是怎么确定的呢？市政府大楼门前挂两个牌子，一个是党委，一个是政府。这两个牌子哪个是左，哪个是右。我告诉你，按照出门的方向确定，进门为客，坐那是主，从里向外确定。

座次怎么确定，按当事人定，毛泽东接待尼克松，尼在左；邓小平会见撒切尔夫人，撒在左。中央高于两侧，左侧大于右侧。但是世界是多样性的，对外交往主要讲国际惯例。国际惯例与我们的传统正好相反。国际惯例是右为大。毛、周、邓请客人吃饭，都是把客人放在左侧。这是按中国的传统安排的。中国要走向世界，泱泱大国，要遵守国际惯例。从江泽民开始，接待都是把客人放在右侧。所以会客的标准座位，不仅要并排坐，还要让客人居右，右为上。在开会的时候，主席台并列坐，中央高于两侧。但也有双数的，双数也是左右的，从中间开始数，右大于左。

4.轿车的座次

双排座小车（司机一排，后面一排）。上座是哪个位置？车的类型不一样，上座的位置也不一样。如果是吉普车的话，上座是副驾驶座。轿车的话，要确定上座，那要看谁开车，如果是主人开车的话，一般上座是副驾驶位；如果是司机开车的话，上座是副驾驶座后面的座位。为什么是副驾驶后面呢？一是安全考虑，二是上下车方便（这个位置靠右，在路边，上下车方便）。

5.参加会议应注意的礼仪

（1）着装适宜。着装要整洁美观，稳重大方，隆重庄严的重要会议应着正装。

（2）准时到会。参加会议的所有人员应按时入场。（3）服从指挥。进入会场后，要按照会议安排入座。在会议中，要服从主持人的指示，不要来回走动，不要在未征得主持人同意的情况下随意发言。

（4）静听发言。在会议发言人发言时，要认真倾听，做好记录，不可与他人交头接耳、私下议论、玩弄手机、闭目养神，要将手机等通讯设备置于静音或关闭状态。

（5）善始善终。会议结束前，一般不能随便离席。若有紧急事情需要离开，时间较短时应注意不影响其他与会者；如果时间较长或者需要提前离开，应向有关人员说明原委，并表示歉意，征得主持人同意后再离开。在会议结束离开会场时，要听从会议组织者的指挥，有序离开会场。

三、对外接待工作礼仪

秘书、办公室工作人员实际上是机关的一个窗口，是领

导的一面镜子。领导用什么样的人，就知道领导是什么样的水平。

秘书、办公室工作的对外接待礼仪，从实际操作上来讲，主要涉及的是仪、食、住、行、访、谈、送这七个方面。

1.仪，就是自己的仪表

仪表非常重要，仪表端庄，礼节又周到，谁都喜欢。我在部队，领导的警卫，参谋，都招人喜欢。人长得帅，衣服又整洁，人见人高兴，领导的闺女嫁给自己警卫员的不在少数。

讲仪表，首先讲着装。衣服怎么穿？什么是正装，什么时候着正装，领带怎么带，什么时候领带什么颜色？这都有讲究。

衣服怎么穿？就是要穿得体。泱泱大国，要和世界接轨。贸易谈判，搞“WTO”融入世界规则。对外接待，穿衣着装也要和世界接轨，穿戴要符合TPO原则。TPO分别是英文中时间（Time）、地点（Place）、场合（Occasion）三个单词的缩写。穿着的TPO原则，就是要求人们在着装时以时间、地点、场合三项要素为准。得体的穿衣，要符合这三条原则：。（1）时间的原则。一是指每一天早、中、晚的三个时间段。二是指春、夏、秋、冬季节的更替。三是指人生的不同年龄段。时间原则要求着装考虑时间因素，做到“随时”更衣；（2）地点原则。地点原则代表地方、场所、位置不同，着

装应有区别，特定的环境应配以与之相适应，相协调的服饰，才能获得视觉和心理上的和谐美感。比如穿正式的职业正装去娱乐场所，或穿运动服，便装进入办公场所或社交场合，都是与环境不和谐的表现；（3）场合原则。不同场合会有不同的服饰要求，只有与特定场合的气氛相协调的服饰，才能产生和谐的审美效果，实现人景相融的最佳效应。比如在欢庆节日，结婚典礼，生日纪念，联欢晚会等喜庆场合，服饰应鲜艳明快，潇洒时尚一些。规范的着装“9忌”。①忌脏；②忌乱；③忌破；④忌露；⑤忌透；⑥忌短；⑦忌紧；⑧忌艳；⑨忌怪。

领导最难忍受的穿着：运动服、海滩服、跑步服、弹力泳衣、超短裤、无外套的吊带服、露脐装、写着标语的T恤、塑料凉鞋等。

总之，着装打扮，要做到端庄、自然、大方、简洁。下面重点说一说正装。

什么是正装？先讲上衣，有四个字的要求：有领有袖。这样的衣服就是正装。“领袖”这个词大家都知道，就是大人物的意思。这是从什么地方来的，从衣服上来的。很简单，衣服上最简单的地方就是领子和袖子，正装基本要求就是有领子、有袖子。

西服在我国是正装之一，怎么正确穿西服？主要是8个方面：

（1）拆除商标。新买的西服一定要先将商标除去。（2）保持西服外形的平整洁净。西服定期清洗，穿着前熨烫平整，西服的美感很大程度在于它的笔挺，皱巴巴的“抹布西服”只会让别人皱眉。

（3）注意内衣搭配。西装的标准穿法是西装里面直接穿衬衣，衬衣必须干净、挺拔，袖子比西装袖子长，而衬衣之内不穿棉纺或毛纺的背心、内衣，以免臃肿。西装内穿T恤更是大忌。

（4）慎穿毛衣。原则上不允许穿毛衣，为免在冬季寒冷难受，也只可穿一件薄型“V”领的单色羊毛衫或羊绒衫。

（5）不卷挽西装衣袖和裤管，以免给人庸俗的感觉。（6）正确系好西服纽扣。一是单排两粒扣西装，扣子全不扣表示随意，轻松。扣上面一粒，表示郑重，全扣说明无知。二是单排三粒扣西装，扣子全部不扣表示随意，轻松；只扣中间一粒表示正宗；扣上面两粒表示郑重，全扣表示无知；三是双排扣西装，可全部扣，亦可扣上面一粒，表示轻松、时髦，但不可不扣。四是就座之后，西装上衣的纽扣则要解开，以防其走样。五是起身时，西装上衣的纽扣应当系上，以示郑重。

（7）用好西装的口袋。西装的口袋，装饰作用多于实际价值。所以不能让口袋显得鼓鼓囊囊，使西装整体外观走样。

（8）凡正规场合，穿西装都应系领带，要穿皮鞋，不能

穿旅游鞋，便鞋或布鞋。

女士穿西服的法则：女西服没有固定穿着格式，穿着时，要注意无论哪种西服，首先要合身，能突出女性的体型美。一般要注意三点：一是西装的质地要好，一般要选择较好的纯毛面料。上下装不一定颜色相同，但颜色要和谐；二是要考虑年龄、体型、肤色、气质、职业等特点，年龄较大或较胖的女性可穿一般样式的西服；三是穿着要和服饰相和谐，里面穿高领毛衣时，可以佩戴精巧漂亮的胸花，应避免看到里面的保暖衣，同时也要注意皮鞋、皮包、发型和西服的协调。

衣食足而知荣辱。就女同志而言，着装要注意以下几点：①要避免过于暴露。透明、短小、紧身（即薄、透、露）；②在比较正规场合，可穿西装、套裙、连衣裙、旗袍及民族服装。裙子长度，至少要齐膝。另外有两个地方不能让男性看到，一个是内衣，一个是腋毛。下衣呢？有三个字的规定，很简单，“不光腿。”男性在正式场合不能穿短裤。女孩子也一样，不能光着脚丫子，不能光腿。这就是正装。

这里再强调一下，礼仪是什么？就是待人接物的规矩。为什么要讲礼仪呢？为了表现自己有教养。

下面说一说领带问题。领带是西装的“画龙点睛”之处，一定要高度重视。

关于领带的打法：①要把它打得端正、挺拔，外观上是

倒三角形；②在束紧领结时，有意在其下压出一个窝或一条沟，使其看起来美观自然；③领带结的大小，应大体上与当时所穿的衬衫领子的大小成比例。

关于领带的合适长度。成人所用的领带，通常是130-150厘米，领带打好之后，外侧应略长于内侧。其标准的长度应当是下端正好触及腰带扣的上端。这样，西装穿好后，领带下端便不会从衣襟下面“探头探脑”地显露出来。当然，也不能打的太短，不要让他动不动就从衣襟上面跳出来。正是这个原因，不提倡在正式场合选用难以调节长度的“一拉得”或“一套得”领带。日常戴领带易犯的错误，是把太长的领带塞入裤腰带，很不雅观；有的瞻前不顾后，衣领后的领带露出或歪斜着。

关于领带的颜色。一般来讲，有三种颜色可选。（1）紫红色领带，表示吉庆。接待客人，重大庆典活动，都是紫红色领带。表示喜庆。大家看电视，凡是节庆日重大活动，播音员、领导者的领带都是紫红色的，表示喜庆；（2）黑色领带，部队的领带，这与他们着绿色军装有关；（3）其他颜色。就是日常着装。日常着装的领带颜色要跟西装颜色相搭配，全身的颜色不能多于三种。一般西装颜色深的，鞋袜是黑色的，衬衫就是白色的。一般情况，一个人身上有三种颜色是正规军，四种颜色是游击队，五种颜色有点傻。

其次，讲一讲个人的言行

公共场合，坐要有坐姿。部队讲“坐如钟”，就是坐下后不能乱动，不能一会扣扣鼻子，一会摸摸耳朵，这都不行。坐下后，应尽量坐端正，把两脚平行放好，男士两膝之间可以放一个拳头大小的位置。女士两膝要合并。不论男女老少，两手都要放在大腿上，挺直端正，如果要挪动椅子的位置，应当先把椅子移到欲就座位，然后坐下去。坐在椅子上移动位置，会影响自己的形象。

站要有个站像。部队讲要“站如松”。不能前后左右晃。①要两脚跟要着地，两脚尖要保持45°；②腰背要挺直，胸膛要挺起；③脖颈伸直，頜微向下，使能清楚地看到正面脸；④两肩要自然下垂，不要耸肩，手指平伸，中指大概贴着裤缝；⑤身体重心在两脚之间。

行走要优雅。行走时，应昂首挺胸，收复直腰，两眼平视，肩膀不摇，双臂自然前后摆动，脚尖微向外或向正前方伸出，行走时脚跟成一条线。男女的走姿及步态风格应有所区别。男子的步履应雄健有力，潇洒豪迈，步伐稍大，展示出英俊、威武的阳刚之美。女子的步履应轻捷、蕴蓄、飘逸，步伐略小，展示出娴雅、娇巧的阴柔之美。不雅的走姿有四：①八字步；②摇晃。摇头晃脑，上颠下波，左右摇摆，大幅甩手，给人一种庸俗无知印象；③张望。东张西望，打量他人，给人一种轻薄无礼之感；④手乱放。双手插兜，尤其是插在裤兜，掐腰，倒背手，给人一种随意，傲慢的感觉。

握手要得体。①与人握手时要热情，要面带微笑，注视对方的眼睛，身体可稍微前倾，以示尊重，不能心不在焉；②握手时，一般是主人、长者、领导、女士先伸手，客人、年轻人、被领导者、男士后伸手；③握手时的力度要适当，不能太紧或软绵无力。

递交名片时，也要注意素养。①名片装的位置。应在西装的内袋里，不应放在裤子口袋；②名片的递交。如果对方职务较高，或年龄较长，应双手捧着递过去，或两只手捏着名片的上侧，把自己的名字正对着对方。对一般人，用右手递过去即可；③名片递交时的表情。应庄重大方，目视对方，动作要轻缓，也可以同时说“请多关照”，“欢迎指教”，“多多联系”；④名片接收。也要注意礼节。应站起，双手去接，接过后要认真地看一遍，然后郑重地装入上衣上方的口袋里，不要顺手扔在桌子上或装入裤袋里；⑤名片索取。若想索取他人名片，则不宜直言相告，而应采用以下几种方法：一是向对方提议交换名片。二是主动递上去本人名片，此所谓“将欲取之，必先予之”。三是询问对方“今后如何向您请教？”，此法适宜于向尊长索取名片。四是询问对方“以后怎样与您取得联系？”，此法适宜于向平辈或晚辈索要名片；⑥婉拒索取名片。当他人索取本人名片，而又不想给对方时，不宜直截了当拒绝，而应以委婉的方法表达本意，可以说“对不起，我忘了带名片”或“很抱歉，我的名片用完了”。

2.食，就是客人吃什么

陪客人吃饭，餐桌礼仪。这里我们必须记住，人不同，标准不同，人的位置不一样，感觉也不一样。所以，有经验的人都知道，不能按自己的标准要求别人，“礼仪是共同的标准”。食，就是陪客人吃饭，餐桌礼仪。我们一方面要强调贯彻中央精神，厉行节约；另一方面，也要让客人满意，文明待客，重点注意4条：

（1）让菜不夹菜。人家不爱吃，不卫生。

（2）敬酒不灌酒（辽宁来客人的接待，云南省接待江泽民的事（尊重客人、服务客人，让客人高兴）。我们敬酒，人家受不了，说为什么你们不喝，光叫我们喝。我们说这是河南的传统，先辈留下来的规矩。历史上，河南人总担心没让客人喝好，所以总让客人喝。

（3）红酒不加杂。喝红酒什么都不加。

（4）拿不准的事要多请示。（洪学智副主席来视察，宴会安排的事，到登封视察的事。）

以上讲的，是有所为，有所不为，即什么叫可以干，什么叫不可以干这就要礼貌待客。

下面我们重点说一说宴会。这里要注意三点：第一，不搞多边宴请。一次只请一个领导，一个单位。特别的爱给你特别的你。第二，要有菜单。菜单是宴会的标志。没有菜单的宴请是便宴，不能叫公务宴请。这里是无形胜有形。有菜

单的好处：一是郑重其事。有准备。二是向客人通报我们要吃什么菜，客人可以心中有数的吃。概括起来，公务宴请按国际惯例要做到六条：一是钱花多少。力所能及的情况下档次适当高一点，钱多花点，客人就会认为你对他的重视程度高。二提供陪同人员名单。请客吃饭前一天，至少提前三个小时把陪同人员的名单提供给客人；三是环境。私人宴请，吃特色；公务宴请，要吃环境，涉外宴请，吃文化；四是举止动作要得体；五是音乐（要演奏最重要客人喜欢的音乐，或者本地有特色的音乐）；六是菜单。正式宴请要有菜单，同时问客人，你不能吃什么？有什么忌口；这就是封闭式的问，不能问开放式的，你吃什么？第三，要有席次签。没有席次签，为便宴。.住，就是客人驻地的安排

一般情况下，应将住房地点、房间号码、用膳方式、日程活动安排、联系方式、联系人等事宜打印成文字材料，等客人一到，发到每个人手中。对于主要领导，发给其秘书即可，这样既可避免不必要的混乱，又可使客人做到心中有数，主动配合。在客人到达之前，客人下榻的地方，我们一定要看，主要有三条：(1)洗涤用具，（2）卫生纸；前几年，到美国参观考察，人家所有宾馆卫生间都有三种纸：面巾纸；手纸；坐便池上的铺纸。（3）拖鞋、浴鞋。教养体现细节，细节展示素质，细节决定成败；国际惯例，礼貌待客讲什么？

主要三点：第一是站起来，起身相迎是基本礼貌；第二是眼要看着客人；第三是面带微笑，礼多人不怪。严格讲，这三点要求不高，反之就没教养，就不能留下好印象。

4.行，就是出行

领导不行我先行，看看道路平不平。这里是指客人不行我先行，看看道路平不平。安排车辆，谋划出行路线，准备好饮用水，途中用餐等。重要客人，还要安排警卫。

5.访，客人访问地方的安排

客人访问的地方，要事先给对方打招呼，做好准备，对重要客人，还要事先踩一踩点。让当事方做好准备，避免冷淡客人。同时，还要安排好摄像。

6.谈，和客人谈什么

就是与客人谈话。主要是交往艺术和有效沟通。什么是有效沟通呢？要下定义，就是“既要了解别人，又要我们被对方了解”。严格地讲，有些人只能做到第一层，这是很不够的。只做到第一条，往往劳而无功。有些同志，活也干了，人也得罪了。就是没有沟通意识。了解自己者明，了解别人者智，欣赏别人者大。这里关键是欣赏别人。有些人，做人方面有两条非常不好，一是爱挑别人的毛病，他不知道挑毛病是不能解决问题的；对国家、社会做贡献不是吹毛求疵，而是解决问题。二是喜欢埋怨，看不惯别人，不懂得理解欣赏别人。陪同客人游览，和客人交往，其礼仪主要有：第一

条，是少说多听。中国有句古话：“智者善听，愚者善说”。言多必有失，说那么多干啥。当然你不能一句话不说。第二条：注意赞扬客人。东汉著名学者崔远有句话：“莫道人非，莫言己长”。第三条，选好话题。（1）对方感兴趣的问题；（2）对方擅长的问题（在接待广东客人时，介绍河南，我们讲河南是中国的缩影，人都多，底子薄，相对贫穷；河南是中华文明重要发源地之一。宋朝以前，国都都设在河南。中华人文始祖伏羲，创八卦，预测兴衰、成败；制丽皮以利婚嫁；制网古，以利渔猎；制龙师，以设官制；创绳结，以利记事；创文字，为三皇之首。皇帝出生在河南，创业在河南，建都在河南等。客人很满意）。

7.送。就是客人走时送什么

这里有几条原则：公务活动的送礼，一是送特色，最好是地方特产（不是送贵重）；二是送赏心。这和礼品贵重不贵重不要紧，但客人见了心里喜悦，认为吉利、赏心；三是送方便。客人便于携带。客人要坐飞机，如果送液体的，超重超大的都不行。这就是说送的礼品要便于携带。

5.试论秘书应该如何做好公关工作篇五

很多人听到“秘书”一词，对它的形象犹如一团迷雾，因为秘书工作可以说包罗万象，有些人认为他就是一个长相漂亮，陪在领导左右，为领导出谋划策的人，也有人认为他是一个终日做着单一乏味，没有创造性的工作，说法可谓众说纷纭。简而言之他就是协助领导人、联系接待、办理文书和交办事项的工作人员。主要为领导决策的制定与贯彻服务的各项事务工作，他的基本职能是辅助与协调，其具有助理，参谋，信息枢纽以及公关的作用。目前也有相当一部分的秘书工作者从事的就是公关工作。

然而当今市场竞争是一种注意力的竞争、人心的竞争、传播的竞争、关系的竞争。公共关系是提高企业形象竞争力的法宝。公共关系工作是一种组织行为活动，又称为公共关系活动。它是指社会组织为了与公众良好的关系而开展的各项活动，公共关系工作体现着组织的管理职能，它是人们在公共关系意识下，通过沟通协调，在公众中树立良好的组织形象，优化组织运作环境的实践活动，可以说世界上任何一家企业都少不了公共关系部门，其包含展会，记者招待会，庆典，赞助等诸多活动。而秘书工作者在一次公关活动中起到的作用是不可小视的。他或许不是一个人，是多人参与一个活动项目，也可以说，一个公关活动项目中参与的人员或许都有秘书角色的成分存在。

那么秘书应该如何做好公关工作呢？

1提高自身素养

（1）拓展知识面

一个人生活在世界上，就需要与人沟通，而沟通的范围便是他的知识层面，一个缺乏知识的人，其思维定会缺乏创造力、竞争力、灵活性，谈吐单一乏味。工作是一个理论与实践结合的过程，没有知识基础作铺垫，工作不可能完美完成。如今是一个信息化的社会，信息传播的媒介无处不在，电视、报刊、杂志、书籍、网络天地也无限大，一个优秀的社会工作者，从事任何工作都要拥有不断学习的意识，这样不仅可以不断优化工作内容，而且还能丰富自身精神层面。

（2）培养较好的外语能力

语言是沟通的桥梁，她是我们随心所欲的一位朋友,是我们沟通的必要工具。尤其公关活动中很多都是协调沟通的工作，接触到的人非常多，拥有一口流利的外语，可增强企业对外开放程度，吸收西方的先进思想，促进双方的交流与发展，对于自身也可增强自信心，更具竞争力。

（3）增强综合能力

如今技术+语言复合型人才备受欢迎，一般企业的招聘信息上都会要求面试人员具有较好的文字和语言沟通能力、综合协调与合作能力、逻辑思维能力和分析能力等综合性能力。所谓一人多职，老板绝不会雇一个只会打字的员工，每个老板都希望他的员工一专多能，一人多职，实现效益最大化。因此一个各方面综合能力都非常优秀的人才，才是老板需要的员工。

（4）提高对公关重要性的认识

任何一家企业都是需要公关部门的，具资料显示，21世纪公共关系职业仍然是20中热门职业之一。它的形式多种多样，它是企业经营活动的“润滑剂”，良好的公共关系是决定着一个企业经营成败的关键因素。每个员工，每个部门，这里不仅仅指秘书工作人员，都要树立强烈的公关意识，形成自己的特色，积极宣传自己的优势，自觉维护企业的形象。

（5）提高人际交往能力

任何工作都需要沟通，在企业里必不可少，做好人际关系。建立良好人际关系也是提高处世能力的关键，主动与人沟通，平等对待上下同级，不上恭下倔，以真诚、友善、平等、平和、落落大方、不卑不亢对待每一位同事。真正做到热情有度，稳健为本。

（6）做一个诚信守秘的人

很多公关活动，它都具有一定的商业机密，一般只有企业内部人员知道，守秘也就包

含在工作范围内。

（7）懂得包装自己

一个懂得包装自己的人，也是一个懂得如何塑造个人及企业的良好形象。人如商品需要包装，但切忌过分包装。要善于展示个性的独特品质。在随意与自然中表现人的个性美，重要的是认识自己，包装的高手在于不留痕迹，外在的一切应与自身浑然一体，这时你不再是商品，而是活生生的人。包装可以从自身的外貌，礼仪着手，聪明的公关小姐都知道化妆一定是淡彩、体现自然美，身着的服饰可以体现青春的活力，也可注重成熟，庄重、富有内涵，切勿穿着不伦不类，浓妆艳抹，有失礼仪。礼仪择则是企业形象、文化、员工修养素质的综合体现，只有做好应有的礼仪才能为企业在形象塑造、文化表达上提升到一个满意的地位。

2做好文书处理工作

（1）熟悉电脑软件

现在很多公司白领的工作内容中，电脑绝对是必不可少的硬件。大多的工作需要工作人员掌握字、表处理、电子表格和演示文稿等办公自动化软件的使用，以及因特网应用的基本技能。操作这些软件也是熟能生巧，边工作就是在边学习，这是做好所有文案工作的前提。

（2）具有一定的文化修养

一个公关活动，其包含公关策划，项目编制，拟定合同关系等，其中秘书工作者必定会涉及到文书处理工作，然而文字及其传播的制作需要有一定的文化基础，文字功夫的高低也会直接影响它的传播效果。因此，此时秘书工作者必须具有相当的文化知识以及语法修辞方面的专业知识。并且从受众来看，理解文字一般比理解言语困难，所以在识字的基础上，也需要更高的文化修养。这对于公关秘书来说，能说会写，构筑扎实的公关平台，实现有效地公关沟通是获取公关秘书与公关组织的双赢是十分必要的。平日多阅读报刊杂志，勤于练笔，锻炼逻辑思维能力与表达能力。

3具有高度的市场敏锐感

在这竞争激烈的社会中，很多企业面临倒闭等问题，每家企业都想在其脱颖而出，那一个秘书工作者在为企业出谋划策的前提就是一定要对市场具有敏锐感，掌握市场脉搏，且有能把握市场动态及方向的能力，才能对事物做出深刻的剖析，建立高度灵活、富有弹性的动态组织形式，对于公关策划真正做到面面俱到，不断优化工作流程。并且也可以适应变革时代的要求，这样企业才能在激烈的市场竞争中立于不败之地。

4具有良好的心里素质与身体素质

很多秘书工作者认为自己的工作是非常单一乏味的，其日复一日的重复相同的报表，打印等琐碎的事。其实不必看重自己工作与其他工作的相似性和重复性，否则它就是“作业”了。整天愁眉苦脸的面对工作，对于工作充满抱怨，是不可能高效的完成工作的。抱着对生活中任何一个工作都要做到一样精彩的心态，工作便是巨大的乐趣，在丰富了精神层面与物质层面之外，油然而生的还有巨大的成就感。这样工作才能不断创新，不断追求卓越。很多秘书工作者总是陪在领导左右，时常有饭局，加班的工作，并且长时间对着电脑，甚至会有很多自己不情愿的文娱活动，公关秘书更少不了这一点。健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。良好的身体素质可以带给工作活力，让工作更有创造力，身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。

5关注细节，注重实效

在通晓整个公关策划流程中，细节决定着公关活动的成败。公关活动中涉及到大大小小

很多方面的内容，必须对那些平时工作中被忽略的小节，见怪不怪的小事，引起了高度的重视。但是我们大多数的人或多或少犯有大而化之、马马虎虎的毛病，生活的周边“差不多”先生比比皆是，好像、几乎、似乎、将近、大约、大体、大致、大概等等，成了差不多先生的常用词。百分之一的疏忽，就可能导致百分之百的失败。

所谓的不简单，就是把每一件简单的事做好就是不简单。什么是不平凡，能把每一件平凡的事做好就是不平凡。所以，无论做人、做事，都要注重细节，细节乃决定成败。6懂得有效的人力资源管理与配置

许多大型的公关活动项目时间短，人员用量大，许多岗位除安排正式的工作人员外，还需大量的志愿者配合工作，许多公关活动也需要具有高素质的人员参加，例如医生、电脑工程师、翻译等专业人员。如2008年北京奥运会的志愿者选拔，从组织报名、人员选拔、人力资源配置及职业道德培训的工作各环节的管理，都是直接关系到项目活动的成功与否。懂得充分调动和发挥人的主观能动性，做到人尽其用。具有一定的法律意识

任何比賽或游戏一定要有规则，才可以公平竞赛；如果没有规则，不但容易产生冲突，甚至最后可能无法进行。同样的，社会也有法律，作为共同的规则，规范大家的行为，社会才能持续运作下去。因此秘书从业人员必须具备一定的法律意识，企业在公关活动中，经常会遇到一系列法律纠纷，合同订立的工作。例如了解公司法、保险法、知识产权法、公关活动中组织者的审批与管理法律制度以及市场管理法律制度等一系列相关法律条文。这样可以更有效地说服大众，使公关活动更加顺利的进行。

8具有高度的团队凝聚力

很多公关活动成员都是兼职者，一个活动结束后或许就解散了，成员变动性较大，所以如果不具备高度的团队凝聚力，各管各的工作，工作时就少些士气。一个团队对成员的吸引力越强，成员坚守规范的可能性越大。一个有效地项目团队，必定是有高度凝聚力的团队，它能使团队成员积极热情地为项目成功付出必要的时间和努力。并且高度的凝聚力也是团队成员相互信任、有效沟通的前提。

9提高公共关系中的危机处理与管理能力

一个秘书工作者，他的基本职责中一定包括协调沟通，尤其在公关工作中，这一项显得尤为重要。沟通是人与人之间的，人与企业之间，也有企业与观众之间的。在人际关系的管理中有着很多艺术技巧。如何让别人信服自己，如何让千万观众信服自己的主张，不懂得有效沟通，等于不会开口讲话。处理公关中的危机也就是如何有效与大众沟通。

首先与人沟通，它取决与自己的态度，承认彼此之间一定会有差异，但是不要因为自己的性格，在沟通时出现不解的误会，导致相互的不信任。人与人产生危机，那就是公关关系没有处理恰当。凡是对于事物都要保持平和的心态，理智思考，有时可换位思考，以第三方角度再来评价，到底对方是需要一个怎样的合作伙伴，那么这样才能适时地走进他人的思维中去。其次是与亿万人民沟通，要知道，面向全世界的观众沟通是最难的一件事。最难做的工作就是人的思想。尤其是当一个企业的公共关系面临危机时，如何让企业与观众之间创造一个和谐的，充满理解和信任的生存和发展空间，公共关系中的危机处理就是相当关键的一步。然而处处存在危机，无时不有。几乎所有的公共关系危机都是人们无法预料的情况下突然发生，往往让组织措手不及。它很有可能让组织陷入强大的社会舆论压力之下，严重损害组织的声誉和形象。此时首先要做出快速的反应，对于事情的一切状况都要抱着真诚坦率的原则，就算外界有更大的猜疑和混论，始终保持沉着冷静统一的心态。做好与企业内部公众、受害者、新闻媒介、上级领导部门、业务往来的企业以及外界所有消费者的一切沟通协调的工作。

10及时进行公关活动的收尾工作

一个公关活动结束，也许是全部活动都结束，也许是一个活动分阶段进行，但当完成某一个阶段或者合同时，都是需要及时进行收尾工作的。且应对活动过程也进行进一步的分析与评价，这样可能会带来实际收益。有时一个活动的目标已经实现，或者大众参与程度不高，资源不足，企业对活动的期望值过高以至无法达到，或者外部环境的剧变都应该及时对于活动终止。否则对自己的组织，企业都是一种损失。

6.秘书礼仪：商务礼仪篇六

商务礼仪

说到商务礼仪，有的人认为它是整个员工职业化培训课程中最容易理解的一门课程，但也有人认为，它是整个培训课程中最难以掌握的一门课程，之所以说它容易理解，是因为商务礼仪并没有什么高深的、难于理解的定理或者结论，它是在我们日常的商务活动当中，经过长期的积累及总结，达成了共识的一种行为的标准。为什么又说它难以掌握呢？是因为商务礼仪贯穿在我们日常工作生活的方方面面，养成良好的商务礼仪习惯，需要一个长期的艰苦的过程，需要我们不懈地努力，才能够取得成效，

（一）、商务礼仪

在日常生活和工作中，我们经常会提到商务礼仪，那么，什么是商务礼仪？它的核心问题是什么？

商务礼仪是在商务活动中体现相互尊重的行为准则。商务礼仪的核心是一种行为的准则，用来约束我们日常商务活动的方方面面。商务礼仪的核心作用是为了体现人与人之间的相互尊重。这样我们学习商务礼仪就显得更为重要。我们可以用一种简单的.方式来概括商务礼仪，它是商务活动中对人的仪容仪表和言谈举止的普遍要求。

仪容仪表是指个人的形象。

言谈举止是指每一个人在商务活动中的职业表现。

（二）、商务活动中仪容仪表的标准

我们首先谈的是仪容仪表方面需要注意的问题。下面我们将分为男士的仪容仪表以及女士的仪容仪表两部分进行介绍。

男士的仪容仪表标准

7.试论“秘书能力”的运用篇七

行政人员和秘书是领导的助手，是领导开展日常工作、进行决策和实施的最紧密的服务者。行政人员和秘书对上级领导工作的理解程度，以及其自身职业水平程度，直接影响到对领导者的服务效果。

全球经济一体化进程的加快，给行政人员和秘书赋予了新的时代特征：职业化、现代化、国际化。提高行政人员和秘书的工作水平与效率，推动企、事业单位整体工作的不断发展，通过高层次的研修更新理念和知识已成为当务之急。

（一）行政管理中的秘书角色。

随着我国经济和社会的全面发展，各领域各层次的从业人员的职业分工更加细化，以往单纯的管理工作需要多人分工与合作才能保证其快速和有效，领导层的决策活动已经在决策者层面上逐步与相关的信息加工处理等辅助性活动相分离。这种情况下，具有行政管理协助者性质的秘书职业已经在各个工作领域中占据重要地位，起到至关重要的作用。秘书已经不是以往人们眼中“打杂”的角色，而是日渐成为各类企业内参与行政管理特别是办公管理的特殊人才。由此秘书的职业角色向着以管理为主转换，这就不难理解有些公司在招聘秘书时将其岗位职责描述为办公管理或助理而不直接称之为秘书。

秘书或办公管理或助理岗位，不仅要求就业者具备较强的口头表达与文字表述能力、组织协调与分工合作能力、创新思维、分析判断能力，具有熟练处理办公室事务综合工作的掌控技巧，还要有对待本职工作高度的责任感和积极主动性。

（二）作为主管或领导的助手。

随着我国社会主义现代化建设事业的不断发展，各行各业都对秘书工作提出了新的更高的要求，行政人员和秘书工作者必须迅速提升综合能力，如此才能跟上领导者的步伐;建立忠于职守、自我负责的意识，不断寻找差距并付诸行动，才能为领导者持续提供更加优秀的服务;了解一流团队的管理技巧，学习辅导与帮助他人的技能，促进构建一个和谐的、团结的、富有成效的、信息畅通的团队，是新时期对行政人员、秘书提出的更高要求。如今的秘书已经不是传统意义上负责抄写、端茶送水的小人物，而是被赋予更多的职能：主管的左右手、沟通的桥梁、公司的门面……也因为如此，秘书必须不断加强学习沟通和管理能力，为秘书工作的新要求作准备。

二、秘书能力

秘书的能力是影响秘书工作质量和秘书发挥作用的关键因素，也是满足领导需要的重要条件。秘书工作是在多种条件和特定环境下的综合活动，一个成功的秘书只有具备较强的辅佐能力、办事能力、观察能力、创新能力、协调能力、心理承受能力、表达能力和写作能力，才能在较大范围内创造性地完成工作任务。

秘书要胜任工作，必须具备相当的基础知识、专业知识和适应各种工作的能力。

秘书人员的能力结构是一个多层次、多因素的综合体。建立合理的能力结构，决不是一件轻而易举的事情，需要终身为之奋斗。

在信息化、网络化迅速发展，社会竞争日趋激烈的今天，秘书工作被赋予了许多新的内涵和新的要求，秘书工作人员面临的压力越来越大，要创造性地做好秘书工作，不仅需要具有良好的身体素质、心理素质、道德品质素养，而且需要具备良好的能力素质。能力素质，是指一个人完成某项工作任务、从事某种活动所必备的本领。能力素质的高低，直接关系到工作效率、工作业绩的优劣。当一个人能顺利完成某种活动或工作时，也就表现出了相关的能力。

1.秘书的知识结构要求秘书知识具有博与专的兼容性，呈“T”型展开。秘书应有三层知识结构：基础知识、专业知识、相关知识。

2.秘书的能力结构包括秘书的表达能力、秘书的信息处理能力、秘书的活动能力、秘书的应用能力、秘书的创造能力、理解领悟能力等。

三、秘书能力的运用

（一）作为参谋和助手的秘书角色。

秘书是领导的参谋助手，是领导机关联系上下、沟通左右的桥梁和纽带。秘书人员的能力建设事关秘书的工作水平，事关参谋的服务质量。新形势下加强秘书人员的能力建设，提高其综合素质显得尤为迫切。

秘书人员作为领导的参谋和助手，一方面要积极主动地献计献策，另一方面要具备把自己的聪明才智融进领导者的决策过程之中的能力。这就要求秘书人员不仅要掌握全面的知识，还要具有合理的能力结构。合理的能力结构，是一个广义的概念，它主要是指由基本能力和专业能力组成的立体的能力结构。

（二）秘书人员在行政管理过程中要掌握一定的工作原则、方法和艺术。

工作原则是在工作中应遵循的规律并是我们行为的准则，工作方法是为了达到工作目标而采取的手段和途径。比如过河，你可以选择游泳、划船、架桥等，关键是要选择切实可行的方法。而工作艺术是通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法, 顺利地完成工作任务，同时给人以美的感觉和享受。

伴随着社会主义市场经济体制的建立和完善，领导的职能发生了重大转变，科学化、民主化是领导决策的重要前提。为确保领导决策的正确性，作为辅助领导决策的秘书，要在体制转轨过程中，以积极态势快速跟进，更新观念，大胆创新，从而为秘书工作开辟一个新天地。

（三）秘书能力之“悟性”。

秘书工作的悟性是指秘书在“办文”、“办会”、“办事”过程中体现出来的能充分领悟工作事理，能充分发挥自己的才能，能把事情办得既遵章守法又使领导满意、大家认同的一种良好的内在素质。

秘书的职能是辅助管理、综合服务，因此对秘书的要求必然是辅助得力、服务到位。在服从大局，准确贯彻领导意图的基础上，充分发挥主动性，在“办文”、“办会”、“办事”的手段、过程和方法上做得更完满，为准确达到目的和结果服务，是秘书工作悟性的体现。自古以来人们对秘书的参谋性、智能性和出谋划策的能力非常重视，而把悟性问题放到相当重要的位置，是当今社会发展对秘书这门职业提出的更高要求。办公手段的现代化使秘书的部分程序化的工作被现代设备所替代，人们对秘书工作提出了从事务化向智能化转变的要求。

秘书和行政人员要准确领会秘书工作，在“辅助决策”和“提供服务”过程中既坚持原则又灵活有度，娴熟而又缜密地处理好方方面面的关系，公平并高效地办好各项事务。

参考文献

[1]于俊英.论秘书的能力.秘书之友, 2006, (5) .

[2]李丹.秘书人员的能力素质新论.现代企业教育, 2008, (4) .

[3]杨群欢.从中西方秘书教育比较看我国高职秘书教育机制的创新.黑龙江高教研究, 2007, (10) .

[4]石咏琦.五星级秘书.北京大学出版社, 2007.

8.涉外秘书礼仪篇八

“礼“是人们在社会生活中相互交往时的一种行为规范。礼是怎么产生的？有人认为：人类在狩猎时代就已经知道要有礼貌，因为在打猎时，打猎者相互间必须保持适当距离。随着人类历史的前进，随着社会经济、政治和文化的发展，人际交往日趋平繁，社会生活更加复杂和多样化，“礼”也不断丰富和发展。

“礼”是上层建筑的一部分，它的发展以物质生产和社会发展为基础。自从有了阶级和国家，“礼”的发展也达到了一个新阶段。这时候，“礼”已不仅是个人之间的交往的“私人礼节”，而是成了国家统治的一种手段。在西方，“礼”一词，也往往指上流社会中的行为规范或宫廷礼仪，以及官方生活中公认的准则。至于平民百姓，则只要求他们遵循统治阶级的法律，供权贵们奴役驱使就可以了，达与中国古代封建社会“礼不上大夫，礼不下庶人”，其是不谋而合。国际礼仪与交际礼仪是各国在长期的国际交往中逐渐形成的，受到各国的普遍重视与广泛使用。无论在官方的或民间的友好往来中，都具有相当重要的作用。当然，在国际上，礼宾与交际活动都有一定惯例，不少国家则保持着各自传统的礼仪形式和礼节，有自己独特的做法，具有民族特色，或根据特殊的需要，灵活变通。

国际礼仪和交际礼节总的发展趋势：逐渐简化，更加灵活，更加注重实效。(三)学习国际礼仪知识的必要性

一个国家的领导人、公职人员、涉外工作人员在涉外场合的行为举止，不仅仅是一种私人行为，更会产生一定的对外影响。一个公司、企业、社会团体的代表在对外场合的言谈行为，不仅关系到本公司、本社团的形象，影响到买卖交易的成败，有时甚至影响到国家的荣誉。

每个公民应遵循一条基木准则：当你在自己国家时，你不过是成千上万公民中的普通一员，而在国外，你就是“中国人”，是中国人的代表，你的言谈举止，决定他国人对我们国家的评价。

为了维护我们个人、单位、国家的对外形象，我们都应当学习礼仪知识，了解、重视并遵守国际上的通用的礼节与礼仪规范。

有人认为，我们中国是有悠久文明历史的“礼仪之邦”，接待国际客人，只要遵从我们自己的礼仪习俗就行了，不必去学那些“洋规矩”。的确，各国都有自己的礼仪做法、传统和特点。按本国的礼仪习俗办事，外宾容易理解，但有时也难以接受。例如：中国有劝酒的礼仪习俗，但是如在涉外交际场合，一再劝酒，致使有些外宾勉强应付，往往酒醉误事。所以，应当注意我们传统做法与国际通用礼仪之间的异同情况，避免外宾所不容易接受和习惯的做法，以免使他们感到尴尬和难堪。(四)现代国际礼仪的基本准则和特点

1.现代国际礼仪的基木准则。

联合国宪章在《序言》中阐述了“大小各国平等权利”的信念，并规定了各会员国应当遵循的7项原则。其中第一项为：“本组织系基于各会员国主权平等之原则”。

现代国际关系以公认的“主权平等”为基础。“主权平等”包含两方面的涵义：一方面，每个国家都享有平等权利，不受他人侵犯；另一方面，每个国家都有尊重别国主权的义务，不得借口行使自己的主权而侵犯他国的主权。国家不论大小，都应当具有独立自主处理自己内外事物、管理自己国家的权利。国家与国家相互之间是平等的，所有国家都是国际社会的平等成员。

“主权平等”既然是现代国际关系的基本准则，作为国际交往中行为规范的现代国际礼仪，当然也必须

遵循这一准则。

“主权平等”常常体现在以下几个方面：

(1)国家的尊严受到尊重：国家元首、国旗、国徽不受侮辱。

(2)国家的外交代表，按照国际公约的规定，享有外交特权和豁免。

(3)不以任何方式强制他国接受自己的意志；不以任何借口干涉别国的内部事务。

(4)在交往中，实行“对等”和大体上的“平衡”。

所谓“对等”实际是上就是“礼尚往来”，交往的双方人员，身份要大体相当；代表团互访时，双方的接待规格应相差不多；“投之以桃，报之以李”，是“对等”原则的正面引用。在国际交往中，有时也从负面运用这一原则。如：你赶走我的武官，我就驱逐你的参赞；你怠慢了我，我也请你坐一坐“冷板凳”等。

所谓“平衡”，也可以理解为“一视同仁”或“不歧视”的原则。但是，所谓“平等”、“平衡”都是相对的，不是绝对的。在国际交往中，在礼仪上给予“破格接待”的，也有诸多先例。可见国际礼仪程序的运用也是

一种外交艺术。

(5)“主权平等”的原则，在国际组织中和国际会议上，表现为每一个参加国都有同等的“代表权”和“投票权”，每一个国家所投的票在法律上具有同等效力。

(6)在“礼宾序列”问题上，也应当体现各国“主权平等”的原则。在国际会认上，各国代表的位次，不是按国家大小强弱的原则来排列，一般是按会议所用文字的国名字母顺序来排列。在签定条约协定时，应遵守“轮换制”，既每个缔约国在其保存的一份文本上名列首位，它的代表在这份文本上首先签字。在国际活动中，各国代表的序列，应以代表的职务高低或就职时间的先后作为排列的依据。在文字的使用上，每个国家都有使用本国文字的权利。在签定国际条约协定时，本国文字与别国文字具有同等效力。

国际惯例的几个特点：

·能用性，为大多数国家和地区通用。

·稳定性，不受政策调整和经济波动的影响。

·重复性，一般都是反复运用。

·准强制性，受到各国法律的保护，具有一定的法律约束力。

·效益性，被国际交往活动验证是成功的。

2.现代国际礼仪的特点。

(1)必须以相互尊重、主权平等为基础。现代的国家关系应当是完整的主权国家之间的关系。这与封建割据、闭关自守的封建国家之间的关系、宗主国同殖民地附属国之间的关系不同。国家不论大小强弱，主

权应当一律平等。

(2)国家间，除双边关系发展外，多边往来大量增加的趋势十分明显。从而在礼仪做法上也提出了许多

新问题，产生了新的做法。

(3)国际礼仪的内涵更加丰富，包括政治外交、经济贸易、文化教育、军事国防以及民间往来等各方面、多层次的国际往来，也都通过一定的礼仪形式来进行活动。特别是国际经济贸易的发展，许多公司企业都

设有专职礼仪人员或公关部门。

(4)礼仪活动更加讲求实效，活动的形式更加多样，具体安排更加灵活。例如，领导人之间的实质性会谈更加受到重视：日程安排更加紧凑合理，举行宴会讲究礼仪但不事铺张；参加宴会的人数有所压缩；宴会上发表正式讲话的次数有所减少；动员群众参加的大规模场面很少；互访代表团人数减少；生活接待更

加注意安全、舒适、方便等。

(5)“川礼仪简化”成为趋势。由于国际交往和活动急剧增多，繁文缛节势必成为人们不堪负荷的重担，分去人们的许多时间和精力。因此，外交礼仪简化在国际上成了一种必然趋势。(五)外交礼遇的三条原则

和四条标准

1.外交礼遇三原则。

对等的原则：即一方出场与来访者在级别、职务、以及待遇、费用等方面，大体上要对等。除非有特

殊的安排，外交礼遇不宜随便提高或降低；

破格的原则：有的来访者身份虽然不高，但有较深背景，或一方对另一方有特殊要求，或为了达到某

种目的而给来访者以破格的较高接待礼遇。

从简的原则：即重精神、重友谊、重实效、不重形式，不讲排场，不事铺张。从简不等于冷落，要注

意生活照顾，尽量做到热情周到。

2.四条基本标准。

举办任何一项对外交际活动，都需要大量的具体工作。因此要求每一个礼宾工作人员既要有高度政治责任感，又要熟悉各方面的业务，并且还要有既严谨又灵活的工作作风。一般来讲，衡量接待工作完成得好与不好，有四条基本标准：礼遇、宣传、安全、服务。(六)我国礼宾改革及特点

礼仪与礼节在一定意义上反映了一个国家的文明程度、文化状况和社会风尚。然而，随着国际交往的日益发展，各国礼仪形式与交际礼节都在不同程度发生变化和改革。面对迅速发展的对外开放形势，我国在确保做好外宾接待工作的前提下，既考虑到国际惯例的需要，又从我实际出发，对接待来访的外宾的礼节礼仪等方面作了一系

列的规定和改革。

涉外秘书：涉外礼仪对于秘书本人

涉外通则是指中国人在接触外国人时，应当遵守并应用的有关国际交往惯例的基本原则。它包括以下十一个主要内容：

1.维护形象。首先是个人形象，都真实的体现个教养和品味。比如：一名男子身穿深色西服套装时上衣左袖口上的商标必须拆掉，而且不能穿白色的袜子。其次个人形象还反映个人的精神风貌与生活态度。第三，个人形象展现他对待交往对象所重视程度。第四，个人形象代表其所在单位的整体形象的有机组成部分。第五，在国际交往中个人形象往往还代表其所属国家、所属民族形象。所以我们在涉外交往中必须时时刻刻主意维护个人形象，特别是在正式场合留给外国友人的第一印象。在维护个人形象时，注意这样六个要素1，仪容2，表情3，举止4，服饰5，谈吐6，待人接物。仪表礼仪在人们交往中,仅容仪表最先引人注目。它不仅仪是个人之所好,而且体现了对他人、衬社会、对职业的态度,表现出一个人的精神状态和文明程度,甚至可以反映出民族文化和精神风貌。仪容仪表的总要求是高稚整洁,与弄作相称。男士服装讲究合身.领带的颜色和图案应与衬衣和外衣相配。如素色无纹衬衣最好配有图案花纹的领带;若衬衣本身有图案花纹,配一条单色无花纹的领带就显得和谐。在正式场合,男士一身深色西装给人以庄重而深沉的感觉。夏日代穿衬衣时,衬衣要掖在裤内。任何时候都要把鞋擦亮。女士的服装要体现出职业妇女的风度,通常以朴尖、大方、实用为原则,佩戴饰物要简单。工作场合应进免穿色彩艳丽、样式奇特的服装。即使在舞会上,也不要穿祖胸露肩的夜礼服以获下摆开叉过高的衣裙,否则与职业不相称。在夏季,即使天气炎热,也要穿长林。另外,化壮要自然,不要过分浓艳。

2.不卑不亢。是涉外礼仪的一项基本原则。它的主要要求是：每一个人在参与国际交往时，都必须意识到，自己在外国人的眼里，是代表自己的国家，是代表自己的民族，代表着自己的所在单位。

3.求同存异，从国际交往中大体有三种方法可行：

一、是以我为主。所谓以我为主，即在涉外交往中依旧基本上采用本国礼仪。二，是兼及他方。所谓兼及他方即在涉外交往中基本上采用本国礼仪的同时，适当地采用一些交往对象所在国现行的礼仪。

三、求同存异是指在涉外活动中为了减少麻烦，避免误会，最为可行的做法，是既要了解对交往对象所在国的礼仪与习俗，并予以尊重，更要对与国际上所通用的礼仪惯例认真地加以遵守。

4.入乡随俗，是基本原则之一。它的主要含意是：要真正做到尊重交往对象，首先就必须学习尊重对方所独有的风俗习惯。而在涉外交往中要注意两个问题1是必须充分地了解与交往对象相关的习俗。作到“入境而问禁，入国而问俗，入门而问讳”。2是必须无条件地对交往对象所特有的习俗加以尊重。

5.信守约定，这是国际礼仪中严格要求自己的原则之一。要作到信守约定主要在下列三个方面：

1、在人际交往中，许诺必须谨慎。

2、对于自己已经做出的约定，务必要认真地加以遵守。

3、万一由于难以抵抗因素，致使自己单方面失约或是有约难行需要尽早向有关各方通报，如实解释，并且还要郑重其事的向对方致以歉意并且主动的负担按照规定和惯例因此而给对方所造成的某些物质方面的损失。

考试用书

6.热情有度，作到热情有度的关键在以下四个方面：

1、关心有度。

2、是批评有度。

3、距离有度。

4、举止有度。距离有度中我们还要知道这样的几个要求，其一，是私人距离。其距离在小于0.5米之内，它仅适用于家人、恋人与至交。其二，是社交距离。其距离为大于0.5米，小于1.5米，它适用于一般的交际应酬。其三，礼仪距离。其距离为大于1.5米，小于3米，它适用于会议、演讲、庆典、仪式以及接待，意在向交往对象表示敬意。其四，是公共距离。其距离大于3米外，使用于公共场所头脑感陌生人相处。

7.不必过谦，在涉外场合要作到这样几个要求：

1、当外国友人赞美自己的相貌、衣饰、手艺时，一定要记住落落大方地道上一声：“谢谢”。

2、当外国友人称道自己的工作、技术或服务时，同时要大大方方的认可。

3、在涉外交往中当需要进行自我介绍或对自己的工作、学习、生活、服务、产品、技术、能力、特长进行介绍时要敢于并且善于实话实说。

4、当自己同外国友人进行交际应酬时，一旦涉及自己正在忙什么、干什么的时候，无论如何都不要脱口而出，说什么自己是“瞎忙”，“混日子”，“什么正经事都没干”等，这样，对方会认为你是不无正业的人。

8.不宜为先，它是基本要求之一，在涉外的场合中遇到一时难以应付、举棋不定，或者是不知道到底怎样作才好的情况下，最好的做法是尽量不要急于采取行动。另外，不宜为先具有两层含义，一、它要求人们在难以确定如何行动才好时，应当尽可能地采取任何行动，免得出丑露怯。二它要求人们在不知道到底怎么做才好而有必须采取行动时，最好是先观察其他人的正确作法，然后加以模仿，或是同当时的绝大多数在场者在行动上保持一致。

9.尊重隐私，在国际交往中，下列八个方面的私人问题，均被海外人士视为个人隐私问题

1、收入支出。

2、年龄大小。

3、恋爱婚姻。

4、身体健康。

5、家庭住址。

6、个人经历。

7、信仰政见。

8、所忙何事。

10.女士优先，在一切社交场合，每一名成年男子，都有义务主动自觉地以自己的实际行动，去尊重、照顾、体谅、关心和保护妇女，以后还要想方设法、尽心竭力的去为妇女排扰解难。

11.爱护环境，在涉外交往中主意两点：

1、光有爱护环境的意识还是远远不够的；

2、与外国人打交道时，在爱护环境的具体问题上要好自为之，严于自律。

12.以右为尊，是国际礼仪中最基本的一项礼仪。

二、介绍引见礼仪介绍和引见要大方自如,以使各方都感到无构无束,产生愉快之惑。自我介绍时必须充满自信,才能显出魅力并使人产生信祯和好惑。相反,含糊不清的介绍或吞吞吐吐的语言会使人感到你缺乏信心而被轻视,甚至会给彼此的交往制造障碍。

社外秘书礼仪使用的目的有三：

第一、提升个人的素养，比尔．盖茨讲“企业竞争，是员工素质的竞争”.进而到企业，就是企业形象的竞争，教养体现细节，细节展示素质。

第二、方便我们的个人交往应酬。我们在商业交往中会遇到不同的人，对不同的人如何进行交往这是要讲究艺术的，比如夸奖人也要讲究艺术，不然的话即使是夸人也会让人感到

不舒服。

第三、有助于维护企业形象。在商务交往中个人代表整体，个人形象代表企业形象，个人的所作所为，就是本企业的典型活体广告。一举一动、一言一行，此时无声胜有声。

商务礼仪的三个基本理念

商务礼仪的基本理念：

商务礼仪与公共关系之一：尊重为本。

商务交往中，自尊很重要，尊重别人更重要。有三点主要事项，一、对交往对象要进行准确定位，就是你要知道他是何方神圣。然后才能决定怎样对待他。国际交往中礼品包装的价值，不得低于礼品的1/3，接受外国人的礼物时，要当面把包装打开，而且要端详一会，并要赞扬一下。和外国人一起就餐，有三不准，一不能当众修饰自己；二不能为对方劝酒夹菜，不能强迫别人吃；三是进餐不能发出声音。这是尊重别人，另外要讲规矩，比如接受名片，接受名片时如何做才是尊重别人，专业要求是有来有往，来而不往非礼也。要是没有也要比较委婉地回答，可以告诉对方，没带或用完了。商务交往中有时是需要一种“善意的欺

骗”。

商务交往与公共关系之二：善于表达。商务礼仪是一种形式美，交换的内容与形式是相辅相成的，形式表达一定的内容，内容借助于形式来表现。对人家好，不善于表达或表达不好都不行，表达要注意环境、氛围、历史文化等因素。

商务礼仪与公共关系之三：形式规范。第一、讲不讲规矩，是企业员工素质的体现；第二、是企业管理是否完善的标志；有了规矩不讲规矩，说明企业没有规矩，比如作为一个企业，在办公时间不能大声讲话，不能穿带有铁掌的皮鞋，打电话也不能旁若无人。讲形式规范就是要提高员工素质和提升企业形象。商务场合通电话时谁先挂断电话？地位高者先挂。客户先挂。上级机关先挂。同等的主叫者先挂。

职场着装六不准，第一过分杂乱，制服不是制服，便装不象便装，非得穿出点毛病来。第二过分鲜艳（三色要求），第三不能过分暴露，女同志不能超低空，影响办公秩序；第四过分透视，里面穿的东西别人一目了然，这不是时尚，是没有修养；第五过分短小；第六过分紧身，女同志较多，公司在交往中尤其不允许。讲不讲规矩就是企业的形象问题。

以上是商务交往中的三个基本理念，这三个理念相互融合的，有礼貌不规范不行，在商务交往中怎样才能做到礼貌，礼貌不是口号，是有实际内容的，那就是要把尊重融入其中。就是要把尊重、礼貌、热情用恰到好处的形式，规范地表达出来。

商务礼仪的基本特征有三：

一、规范性。规范者标准也。是标准化要求。商务礼仪的规范是一个舆论约束，与法律

约束不同，法律约束具有强制性。

二、区分对象，因人而异。

三、技巧性。如何问客人喝饮料。要问封闭式的问题。

商务礼仪的作用。一言以蔽之，内强素质，外塑形象。

第一个作用就是提高我们商务人员的个人素质。市场竞争最终是人员素质的竞争，对商务人员来说，商务人员的素质就是商务人员个人的修养和个人的表现。教养体现于细节，细

节展示素质。

第二个作用有助于建立良好的人际沟通。交往中不懂礼貌，不懂规矩有时会把事情搞砸。（比如接电话）。拜访要预约，预约要准时。

第三个作用维护形象。个人、企业和国家形象。商务礼仪就是要维护企业形象。减灾效应，经济学概念。少出问题，少影响人际关系。

秘书在商务交往中，见面时的礼仪是要讲究的，前面讲过首轮效应，第一印象非常重要，说一个日常生活中的事，一个年轻的小姐与一位先生握手，有的小姐自认为很淑女、很懂礼貌，相反表现的却是不懂礼貌，没有见过世面、不够落落大方。（握手的表现）。握手要用2公斤的力。见面礼仪的几个重要细节：