行政公文写作处理-行政公文格式

行政公文写作处理-行政公文格式（精选11篇）

1.行政公文写作处理-行政公文格式 篇一

版记部分

1.3.1.主题词。常见的问题是主题词、词目均用黑体标引，且词目之间空格不均。规范的标识“主题词”三字用黑体，词目用小标宋体3号字体，词目间空一字。此外，还有表外词不用“()”括起来的现象，《黄河水利委员会公文主题词表》规定表外词用“()”括起。

1.3.2.抄送机关。常见的问题是有的公文还将“抄报”和“抄送”分开，而不是统一为“抄送”;有的抄送机关较多回行时顶行，而不是与冒号后的抄送机关对齐;再有就是最后一个抄送机关经常不标句号。

1.3.3.印发机关和印发时间。印发机关和印发日期在抄送机关之下，印发机关左空一字，印发日期右空一字。但有的单位公文经常将二者左右顶格。

2.公文组成部分标识规则中常见的问题

2.1.排版装订。公文用纸应采用国标标准a4型，一般每个页面排22行，每行28个字，双面印刷，左侧骑马装订或粘贴。目前存有页面排版不整齐，行数和每行字数不一、左侧明订、坏订、订位不正等问题。

2.2页码。置于版心下边缘之一行，左右各一条4号一字线，单页码居左空一字，双页码居右空一字，目的是方便阅读。但有很多公文的页码一律居中，还有的页码两侧没有一字线。

2.3.表格。公文正文中如有表格，需要将其从中抽出作为公文的附件单独表述。正文中穿插表格，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。但有的公文中经常穿插一些表格。

★ 当前公文处理工作中的常见问题与对策

★ 公文处理制度

★ 公文处理流程

★ 行政公文写作格式

★ 行政公文 通知范文

★ 行政公文写作范文

★ 机关公文处理规章制度

★ 小议钻孔灌注桩施工中常见问题及处理措施

★ 面试中常见问题

★ 行政公文之批复

2.行政公文写作处理-行政公文格式 篇二

关键词：行政案例,公文写作教学,案例教学

近年来, 案例教学逐渐被引用到公文写作教学中, 成为一种常用的教学方法。案例教学是应用大批对实际情况与经历的介绍材料来训练学生的教学方法, 恰当的选择案例是案例教学的关键。在公文写作教学中引用真实、客观、针对性、可读性强的行政案例对提高公文写作教学质量具有重要意义。

一、行政案例与行政公文

行政案例是对行政管理活动过程中某个具有典型意义的真实事件的特定情景的客观描述。[1]行政管理可分为“公共行政”和“私人行政”[2]。所谓“公共行政”, 是指国家行政机关基于公共利益对社会事务的组织和管理;“私人行政”是指其他社会组织对其内部事务的组织和管理, 也叫一般行政。因此, 行政案例可分为公共行政案例和一般行政案例。一般认为, 公文有广义和狭义两种定义。广义的公文是指机关、团体、企事业单位等各级各类社会组织在行政管理活动中处理公务的、规范性的应用文。狭义的公文专指行政公文, 即按照《国家行政机关公文处理办法》 (以下简称《办法》) 的规定, “公文是指行政机关在行政管理中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。”公文写作教学中的“公文”主要是指行政公文, 教学内容为《办法》规定的13种行政公文。按照《办法》的规定, 13种行政公文的规范适用于国家行政机关, 即政府机关。虽然行政公文的主体限定为国家行政机关, 但由于没有自己独立的公文规范, 许多企事业单位和社会团体在行政管理活动中都自觉或不自觉地按照行政机关公文规范来处理自己的公文。公文作为各级各类社会组织在行政管理活动中使用的一种管理工具, 是与行政管理活动同步产生、运行的, 为组织管理活动服务的。[3]鉴于行政管理活动主体和内容的广泛性、复杂性, 在公文写作案例教学中, 引入的行政案例可以包括公共行政案例和一般行政案例。

二、行政案例在公文写作教学中的作用

1. 有利于在公文写作教学中使学生掌握党政工作相关知识。

公文写作是机关、团体、企事业单位等各级各类社会组织公务行为的书面形式, 与组织的行政管理活动同步产生、运行。公文写作的特殊性在于它是一项公务活动, 撰拟公文不仅是一个写作过程, 更是一个实施行政管理的工作过程, 即“文中有事, 事中有文”。它要求公文写作者不但要有扎实的文字功底, 还要有一定的政治修养、政策水平和行政管理知识及经验, 能够了解党政事务的最新动态, 领会组织的工作目标要求, 熟知部门岗位职责权限以及相关的法律法规规章限定, 这样才能用简洁流畅的文笔准确地表达出组织和领导的意图。因此, 在公文写作教学中有必要给学生传授公文写作涉及的党政工作相关知识。主要包括法律法规、政策规章、职权职能、办事程序、办事规则等相关内容的传授和指导[4]。我国的公文教学一直沿袭和照搬基础写作和文学创作的惯用教法, 忽略了公文写作的特殊性, 同时也由于公文写作教师知识面和实际经验的限制, 因而在教学内容上缺失了公文写作涉及的党政工作相关知识的传授和指导。公文写作课上只讲技能技法, 不讲实际情况具体要求;只讲拟稿行文, 不讲办事程序和规则;公文内容只讲“大胆创新”, 不讲职权职能法规规章等。以至学生写作脱离实际, 行文与行事相脱节。例如在学生的写作练习中, 省政府提交给省人大的议案, 主送机关写的却是国务院或全国人大;又如以本部门的名义发文去指挥另一个部门的人做事而毫无半点协商之意;撰拟文稿时也没有想过要去审定一下制订的措施的限制性和合法性问题等。我们的公文教学不仅缺失了具体实践教学, 更缺失了公文写作所涉及的党政工作相关知识的传授和指导。在公文写作案例教学中, 行政案例为教师传授党政工作相关知识提供了很好的素材, 行政案例是学习党政工作相关知识的有效切入点。行政案例是行政活动过程中发生的行政事件, 它反映的是行政管理实践中的计划、组织、协调、指挥和控制等问题。同时, 行政案例涉及的范围相对较为广泛, 它包括行政职能、行政组织、行政领导、人事行政、行政监督、行政决策、行政执行等内容。教师把行政案例中涉及到的公文写作任务教给学生之前, 在阅读和分析案例时可以及时补充法律法规、政策规章、职权职能、办事程序、办事规则等党政工作相关知识。

2. 有利于在公文写作教学中培养学生的逻辑构思能力。

公文在各级各类社会组织的公务活动中具有重要作用, 关注公文的逻辑诉求直接关系到撰拟公文的质量和效率。科学、有序的公文逻辑结构有助于更好地发挥公文的工具性作用。公文的逻辑内蕴于公文格式与公文正文内容的逻辑统一、公文正文内容与公文用语的相辅相成、公文用语与公文受众的有效呼应以及公文逻辑构思与管理活动开展的有机吻合[5]。其中, 公文逻辑构思与管理活动开展的有机吻合是指公文写作应围绕管理活动的开展符合逻辑地安排行文结构。公文写作实际上是一个实施管理活动的工作过程, 公文的逻辑构思与管理活动开展的有机吻合能为相关工作有条不紊地开展提供保障。以表彰性通报为例, 其正文内容自然要回答某人、某单位做了什么值得表彰的事情, 产生了怎样积极的社会影响, 因此给予何种表彰奖励, 并旨在号召学习先进、鼓励后进。实现公文逻辑构思与管理活动开展的有机吻合, 关键在于培养学生的逻辑构思能力。在公文写作教学中引入行政案例, 能够使学生观察问题的视角和思维方式实现转换, 提高逻辑构思能力, 进而撰拟公文时, 能够紧密结合管理活动的开展合理安排文章的写作结构。首先, 学生通过行政案例讨论和分析增强参与意识, 由置身事外变为主动进入, 由旁人的观察视角转变为组织和领导者的认识视角, 进而学会从微观的角度把握现实, 从宏观的角度考虑问题, 并使二者结合起来, 从而提高认识水平。

3. 有利于在公文写作教学中培养学生的求实精神。

公文具有极强的目的性和使用价值, 每一份公文都是根据实际工作需要, 为解决具体问题、布置具体工作而拟定的。因此, 公文的内容必须符合客观实际, 它对建立组织正常的工作秩序, 提高行政效率具有重要的作用。公文的求实性要求教师在讲授中始终渗透“求实”二字, 在指导学生写作过程中严格遵守“求实”原则, 在公文写作教学中培养学生的求实精神。公文写作教学中引入行政案例能够使学生接触到大量的实际工作环境, 更主要的是行政案例在引出公文写作任务的同时, 能够提供丰富的信息资料。缺乏足够的信息是公文写作训练的瓶颈问题之一, 结果只能导致肤浅的思考和脱离实际的写作。高质量的行政案例具有足够的赖以进行深入分析的信息, 而且能够引导学生搜寻与案例相关但又来源于案例以外的有关信息。依托丰富的信息资料背景, 学生在叙述事实, 介绍情况时能够养成核实材料的习惯, 把真实可靠的材料纳入所写的公文中;依托丰富的信息资料背景, 学生在说明道理, 揭示问题本质时能够更加客观准确, 在提出办法和措施时能够以实际情况为依据, 在写作中养成实事求是的作风。

三、行政案例的精心选择

恰当的选择案例是案例教学成功的首要因素, 精心搜集和选取案例能够为达到案例教学预期目标提供保障。

1. 行政案例素材的搜集。

在公文写作教学中引入的行政案例包括公共行政案例和一般行政案例。首先, 案例可以来自教师的个人经历。一般来说, 个人经历使教师熟悉案例内容和相关行业情况, 并且往往由于对案例中所述情境直接或间接的亲身经历而体会深刻, 在讨论和分析案例时拥有绝对优势。来自教师个人经历的行政案例素材更生动、丰富、具有真实感。其次, 教师可以通过调查活动获得第一手行政案例资料。这种案例素材的获得, 要求教师具有一定的调查研究、公共关系活动的能力和经验。关于调查对象的选择、调查线索和信息的获取, 往往要根据教师的经验来判断, 同时它需要获得各机关、团体、企事业单位的帮助, 这样才能较为有效的搜集行政案例的第一手资料。再次, 通过已有的文献资料的查阅是行政案例素材搜集的又一有效途径。这种资料收集方式要求教师具有较强的文献检索和资料综合运用能力, 通过各种媒体报道获取所需信息, 然后通过已获得初步信息进一步查阅更深层次、更多视角的信息。同时, 用这种方法获取资料还要求教师具有一定的资料审阅能力, 由于各种媒体的文献资料很多, 哪些可以用, 哪些不可以用, 哪些是有选择地用等, 都要经过审慎的筛选。

2. 行政案例的选取原则。

一个好的案例应该是一个开放的体系, 它所提供的是真实的情境和问题, 存在从各个侧面进行研究、分析的可能性。[6]公文写作教学中引入的案例应该是真实、客观、针对性、可读性强的行政案例。其一, 案例反映的事件一定是行政活动过程中发生的行政事件, 事件的主体是行政主体, 事件的内容是公务活动, 并在处理公务中产生公文写作任务。其二, 高度的拟真性是行政案例的关键。成熟的案例是对于一个特定的真实行政事件的记叙, 是在该事件发生后, 根据从各种可能的来源那里收集到的素材集合。同时, 教师在对行政事件进行书面或口头描述时要保证案例的客观性, 不能出现主观性评价或倾向性的意见。其三, 行政案例中所产生的公文写作任务要有针对性, 能够针对性地引出公文写作的理论问题, 如公文文种、公文格式、公文处理、公文撰写等。其四, 引入的行政案例要求具有一定的可读性。行政案例中涉及的事件发生在现实生活中, 好的案例描述不应该是干巴巴的报道, 而是一个有情节, 有人物活动, 有矛盾冲突和背景描写, 有丰富信息的故事, 让人看了开头就想继续看下去, 看完后又会进一步思考案例中的问题, 并依托丰富的信息资料进行写作。

参考文献

[1]钱海梅.公共行政案例[M].上海:上海大学出版社, 2003.

[2]张国庆.公共行政学[M].北京:北京大学出版社, 2007.

[3]王健.文书学[M].北京:中国人民大学出版社, 2005.

[4]韦小晶.公文写作教学中一项重要内容的缺失[J].经济与社会发展, 2004, (11) .

[5]付传.公文的逻辑诉求及建构方略[J].黑龙江教育, 2009, (78) .

3.行政公文写作处理-行政公文格式 篇三

关键词：公文写作行政人员中职学校

1 从一则“请示”谈起

这是一则真实的“请示”。2012年某直饮水公司在笔者所在学校的办公楼、教学楼、学生宿舍区等场所安装了直饮水。但教学楼区域的水机一直只能是学生使用。教代会期间，职工代表建议学校给教师提供水卡，而方式是直接充值水费到教师的校卡上。于是，财务科、总务科、办公室三部门联合行文请示学校领导。原文如下：

学校领导：

学校第十三届教代会教职工建议第三条，要求学校提供水卡给教师在教学楼打水。经财务科、总务科、办公室调研，建议学校给上课的老师（含外聘），在直饮水公司凭校卡充值水费，每次10元，喝完可以续充，不限次数。充值时请提供老师本人的校卡，并签名确认。

总务科每月将充值签名表在下月初公示，以便监督水公司，并由总务科与水公司结算老师用水费。

充值的水费可以在教学楼水机叮水。

以上规定在2013年5月20日执行。

办公室、财务科、总务科（章）

2013年5月15日

分析“请示”，不难发现错误之处：一是错别字，“叮”应改为“打”。二是情理不符。如“以上规定在2013年5月20日执行”。言下之意，此制度的有效期有且仅有一天，即2013年5月20日当天。实际上是从2013年5月20日起执行。又如，“……在直饮水公司凭校卡充值水费……”。显然不是，实际上是在学校某充值点充值水费。三是语句表达不顺。如，“总务科每月将充值签名表在下月初公示”读来拗口，不妨改为“总务科每月初公示上个月充值签名表”。再如，“充值的水费可以在教学楼水机叮水”不妨改为“充值的水卡可以在教学楼水机使用”。又如，“喝完可以续充”可以删除“喝完”两字。四是名称排序前后不一致。正文是“财务科、总务科、办公室”；而署名处却是“办公室、财务科、总务科”。五是标点符号多余。如，署名处“办公室、财务科、总务科”中的两个顿号“、”应该删除。六是标题欠缺。此则建议实质上是“请示”，可加标题《关于给教师提供水卡的请示》。七是结束语欠缺。既然是“请示”，不妨套用“请示”的结束语，如，“以上请示，妥否？请批示。”

2 问题分析

笔者所在的学校在广东省属中职学校当中处于中等规模，目前内设机构12个，全体教职工160多人。其中，行政人员64人（科级干部22人、科员42人）。据了解，广东省属12所中职学校，每所学校内设机构基本在10个左右。可见，行政人员数目不少。而行政人员公文写作能力的高低在一定程度上影响了行政办公的效率；而行政办公的效率往往直接影响了学校日常的运转。

对内而言，部门之间的日常往来或多或少运用公文平台进行沟通协调。在办公信息化的当前，电子公文的使用越来越频繁。因而对公文的格式要求更加规范。对外而言，某一学校行政办公的效率也是对外宣传的重要名片。在很多场合，对外宣传的载体不外体现为两方面：一是行政人员的言行举止；二是行政人员公文写作能力的成果，如报送的各种材料。而纵观行政人员的公文写作能力现状，可谓良莠不齐。以上的“请示”便是典型的案例。概括起来，主要的问题表现为如下方面：

2.1 文种容易混淆

文种，直观地体现在公文的“眼睛”，即标题上。自2012年7月1日起，我国正式施行了《党政机关公文处理工作条例》（以下简称“条例”）。《条例》将行政机关和党的机关文种整合为15种，更加规范了每一文种的使用范围。对于相近或相似的文种，我们若不加以辨析，在实际运用时很容易混淆。譬如，某部门在处理学生违纪处分时误用“命令”，如《关于XXX等同学违纪处分的命令》。又如，某部门报送学生国家助学金自查工作情况时使用的标题为《XX职业技术学校关于我校学生国家助学金自查工作情况的汇报》。而公文没有“汇报”文种。在笔者看来，文种的正确与否直接关系到行文关系，关系到行文的语言色彩，关系到公文的生命力。如，“决定”的行文特点就不同于“请示”。前者，语言坚决，决策性强；后者，语言婉转，请示性强。

2.2 行文能力不等

《登徒子好色赋》在阐述描述人物时说，“增之一分则太长，减之一分则太短；著粉则太白，施朱则太赤……”。同样，公文的文段陈述也须恰到好处。因此，要求我们在公文写作时既要毫不客气地摒弃“无病呻吟”之习气，养成“惜字如金”的写作素养；又要全面把握公文整体，做到“运筹帷幄”。对于中职学校行政人员而言，行文能力参差不齐，表现为二：一是文字运用。比如，文字表达过于口语化。且看二例，某部门组织教师参加某项目评审时提出如下要求，即“……请大家务必于XXXX年XX月XX日前将申报材料报送办公室XXX老师处……”。显然，可以删除“大家”两字。又如，某部门在面向广大职工收集毕业合照时有这样语句，即“……照片翻拍之后我们会退回去”。不妨改为“照片翻拍之后将及时归还本人”。二是谋篇布局。譬如，“请示”的正文一般采用“陈述现状+提出需求”的思路；“批复”的正文则是“收悉信函+明确答复+提出要求”。可见，公文写作活动是“带着枷锁跳舞”。因此，要求写作时必须注重篇章的布局。否则，篇章之间的联系过于松散，整体合力单薄，势必影响公文的品质，凸现不出公文的公效力。

2.3 格式意识薄弱

公文格式分为两类：一是文面格式，二是书写格式。由于岗位工作原因，笔者经常要处理某些部门上报的材料，在公文格式处理时往往遇到这样或那样的问题。概括起来主要为三个方面：第一，字体字号使用不规范。如“标题”用3号宋体或4号黑体字等。而《党政机关公文格式》（以下简称“格式”）要求，标题一般用2号小标宋体字。第二，正文层次序号错乱。如，正文的第一层次直接用“（一）、”。而《格式》要求，正文的第一层次一般用“一、”。第三，采用纸张不规范。《格式》要求公文一般是A4纸，而某些部门提交材料时所用的打印纸张却是B5或16K等类型。假如说，A部门在公文排版时“标题”一直用3号宋体字，那算是“病入肌理”；那么B部门在公文排版时 “标题”一会用3号宋体字，一会用4号黑体字，那就是“病入膏盲”。

2.4 行文角色错位。按照《条例》规定，结合实际，中职学校收发文的部门一般是校办（综合办或行政办）。尽管校办（综合办或行政办）与学校其他内设机构处于同一地位，但在“上传下达”中心枢纽方面，工作性质却有所不同。因此，校内其余机构在行文时必须注意角色，即，如果面向全校发文必须通过校办（综合办或行政办）去处理，不能擅自发文。因为，角色变了，行文的语言色彩也会随之而变，进而影响公文的公信度。比如，某部门擅自以学校的名义印发学生违纪处理的文件。该部门的出发点是好的，但不被广大教职工或家长认可。

3 原因探讨

分析以上现状，笔者以为造成以上问题有如下四点原因：

3.1 学历不等

相对而言，中职学校行政人员的整体素质较专任教师偏低。就笔者所在学校，行政人员中，本科及以上学历约占72%、大专学历约占13%、高中（中专）学历约占10%，初中学历约占5%。而学历层次不等，在一定程度上影响了行政人员公文写作水平的高低。

3.2 专业与否

在行政队伍中，毕业于文秘专业科班的极少，仅有个别是相近专业，如汉语言文学专业。绝大多数行政人员是在实际岗位工作上才逐渐了解或接触公文。由于日常岗位工作任务繁重、事务琐碎，对公文写作顾不上深入的研究或探讨。以理工科毕业者为例，基于长期养成的思维和习惯的影响，对公文的格式等往往采取习惯思维去处理。如，在公文正文层次格式上，用“1.”表示第一层次；标点符号上，用“.”代替“。”；成文日期上，用“2013-06-21”标示。而文科出生的往往情感细腻，行文表达“行云流水”，却过于“喧宾夺主”，容易造成体例不符，公文不像公文。

4.行政公文格式 篇四

页面设为A4，即可实现每页22行，每行28字的要求。

二、发文字号 1不编为01)，在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空两行位臵。用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体。

函首页不显示页码，由第2页开始标注页码。

三、版头中的分隔线

发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线 标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位臵，分一行或多行居中排布。

四、主送机关

编排于标题下空一行位臵，居左顶格，回行时仍顶格，最后

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一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，至于抄送机关的上一行，与抄送机关之间不加分隔线。

五、正文

编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层六、附件说明

和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标附件顺序号(如“附件1.XX XXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标，附件格式要求同正文。

七、发文机关署名、成文日期和印章

(一)加盖的公文 印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章顶端应当上距正文(或附件说明)一

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(二)不加盖的公文

应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编为01)。

八、抄送机关

“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编为01)

九、页码

5.行政公文请示的格式 篇五

请示是我们常见的行政公文，这个时候，大家可以看看下面的.请示格式，欢迎各位阅读哦！

行政公文请示的格式

【文种说明】

请示是下级向上级请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公文。请示属于上行公文，应用范围较广泛。

【模板格式】

1、标题。一般写成“关于xxx的请示”

2、主送机关。只能写一个，如“人力资源处”；忌多头请示，如“人力资源处、行政管理处”。

3、请示的原因。

4、请示的事项。

5、结语。一般写成“以上请示妥否，请批示”

【参考实例】

关于购置无线麦克及扩音设备的请示

信息化部：

控股公司总部10楼会议室是总部最大的会议室，主要用于召开人员较多的培训和相关会议。最近一段时间通过使用发现，10楼会议室因较为空旷，若不使用扩音设备，讲课或发言人声音显得较小，会议效果难以保证，不能适应工作需要。因此为提高会议效果，拟请信息化于3月底前购进一套无线扩音设备（无线麦克和相关扩音设备）投入使用，费用约500元。

以上建议妥否，请批示。

人事行政部

6.一般行政公文的格式要求 篇六

红头要求：宋体1号 加粗

标题要求 黑体2号字

正文要求：仿宋三号字，每行22字（含标点）页面设置边距为：上下2.54厘米；左右3.78厘米。行距为word默认的就行。

落款日期要用汉字书写 零写成“〇” 如“二〇一二年一月九日”。

基本上就是这些了

下面还有一些补充，希望对你有用：

二、公文种类

1.决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排。

2.指示

适用于上级机关对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。

3.通知

适用于转发上级机关、平级机关或不相隶属机关的公文；发布行政法规和规章；传达要求各部门办理和有关部门周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。

4.通报

适用于表扬先进、批评错误、传达重要精神或者情况。

5.报告

适用于下级机关向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级机关的询问。

6.请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

7.函

适用于不相隶属机关之间就较具体的问题相互商洽、询问和答复问题。向有关主管部门请求批准等。

8.会议纪要

适用于记载和传达会议议定事项和精神，要求与会单位或人员共同遵守、执行。

三、公文格式

公文一般由标题、发文字号、签发人姓名、主送机关名称、正文、附件、印章、成文日期、附注、发文机关名称、报（抄报、抄送）机关名称等部分组成。

1.发文机关名称应当写全称或规范简称；联合行文，主办机关名称应当排列在前；

2.发文字号应当在首页发文机关名称正下方标明；

3.上报的公文应当在首页公文标题右下方、发文字号下方注明签发人姓名。普发性公文一般不标注签发人；

4.公文标题应当准确简要地概括公文主要内容，并准确标明公文种类。标题中除法规，规章名称加书名号外，一般不用标点符号；

5.公文中使用简称，应当先用全称，再注明简称；

6.公文中必须使用国家法定计量单位；

7.公文中的层次结构序数，按“一”、“1”、“（1）”划分；

8.公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和词、词组、惯用语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数码；统计数字要准确；

9.引用公文应当先引标题，后引发文字号，日期应当具体年、月、日；

10.公文除会议纪要、会议通知外，应当加盖印章。用印位置应当上不压正文，下压成文日期；

11.成文日期，必须以签发的日期为准，会议通过的事项，以通过日期为准确性；电报，以发出日期为准；

12.当公文机关属名页无正文时，应当在发文机关属名上方标明“（此页无正文）”；

7.行政公文写作处理-行政公文格式 篇七

一、标题排版

标题：小标宋体2号居中（宋体加粗）

副标题3号小标宋体或黑体

正文仿宋3号字体

若分章节单独着重标明则加重处使用如下字体：

一、黑体三号

（一）楷体三号

1.仿宋3号加粗

（1）仿宋3号

①仿宋3号

二、公文版面尺寸

（一）公文页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白头）为：37mm±1mm 公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm

版心尺寸为：156mm×225mm（不含页面）

（二）排版规格

一般每面排22行，每行排28个字

（三）附件

公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。如有序号使用阿拉伯数字（如：“附件：1.******”）；附件名称后不加标点符号。

（四）行间距

段落行距：一般为固定值：28磅

8.行政公文处理规范 篇八

第一条　为使我校行政公文处理工作进一步规范化、制度化，提高公文质量和公文处理效率，保证公文的严肃性，根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》，结合我校实际情况，特制定行政公文处理规范。

第二条　行政公文是我校行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条　公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条　公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第六条　各单位的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本单位行政公文处理工作的领导和检查。

第七条　校办是校行政公文处理的管理机构，主管校行政的公文处理工作并指导各单位的行政公文处理工作。

第八条　各单位办公室主任（综合科科长）负责本单位的行政公文处理工作。

第二章　公文种类

第九条　行政公文的种类主要有：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销校内各单位不适当的决定事项。

（二）公告

适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。

（三）通告

适用于公布学校各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（四）通知

适用于批转、转发公文，传达要求有关单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（五）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（六）议案

适用于学校及下属单位按照法律程序向同级教代会提请审议事项。

（七）报告

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。

（八）请示

适用于向上级单位请求指示、批准。

（九）批复

适用于答复下级单位的请示事项。

（十）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十一）函

适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十二）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章　公文格式

第十条　公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。

（四）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。

（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送单位指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（九）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人签发日期为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注主题词。

（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十四）文字从左至右横写、横排。

第十一条 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

第十二条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mmX297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章　行文规则

第十三条　行文应当确有必要，注重效用。

第十四条　行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十五条　校内各职能部门依据部门职权可以相互行文和向各学院的相关业务部门行文。

各单位不得对外正式行文。

第十六条　同级单位可以联合行文；行政单位与同级党委可以联合行文。

第十七条　属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经校行政审批的事项，经校行政同意也可以由部门行文，文中应当注明经校行政同意。

第十八条　属于主管职能部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管职能部门处理。

第十九条　职能部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，校行政应当责令纠正或撤销。

第二十条　各单位的重要行文，应当同时报送校行政。

第二十一条　“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。

“报告”不得夹带请示事项。

第二十二条　除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第二十三条　受双重领导的单位向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位。上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。

第五章　发文办理

第二十四条　发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等过程。

第二十五条　草拟公文应当做到：

（一）符合国家法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文的目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十六条　拟制公文，对涉及其他单位职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办单位可以列明各方理据，提出建设性意见,并与有关单位会签后报请校办协调或校行政裁定。

第二十七条　公文送负责人签发前，应当由办公室（综合科）进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

第二十八条　以本单位名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本单位名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

第二十九条　公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第六章　收文办理

第三十条　收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十一条　收到校内各单位上报校行政的公文，校办应当进行审核。审核的重点是：是否应由校行政办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

第三十二条　经审核，对符合本规范的公文，校办应当及时提出拟办意见送校行政领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本规范的公文，经校办主任批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

第三十三条　承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回校办并说明理由。

第三十四条　收到上级单位下发或交办的公文，由校办提出拟办意见，送校行政领导批示后办理。

第三十五条　公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请校办协调或校行政裁定。

第三十六条　审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意。没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第三十七条　送校行政领导批示或者交有关部门办理的公文，校办要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第七章　公文归档

第三十八条　公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十九条　归档范围内的公文根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

第四十条　联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制或其他形式的公文副本。

第四十一条　本单位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。

第四十二条　归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第四十三条　拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章　公文管理

第四十四条　公文由专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第四十五条　各单位办公室（综合科）应当建立健全本单位公文处理的有关制度。

第四十六条　上级单位来文，除绝密级和注明不准翻印的以外，校内各单位经校办主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。

第四十七条　公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。

第四十八条　公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第四十九条　不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经校办主任批准，可以销毁。

第五十条　销毁秘密公文应当指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第五十二条　单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

9.国家行政机关公文处理办法 篇九

第九条行政机关的公文种类主要有:

（一）命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（二）决定

决定是各级党政机关普遍使用的一种下行公文。它适用于对重要事项和重大行动做出安排。这里的重要事项，是指带有全局性或具有重大意义和影响的事项，重大行动是指对社会产生巨大影响的行动。当然，重要事项和重大行动是相对而言的，并不是事事都是党和国家的重大方针政策。各级党政机关、企事业单位经常使用决定，比如一些表彰、处分、机构编制、人事安排等事项都可用决定行文。

由于决定的内容是“对重要事项或重大行动做出安排”，所以决定具有如下两方面的特点：

一是制约性：因为决定0比较集中地体现发文机关对重要事项或重大行动的指挥和处置意图，要求下级机关无条件执行，决定的制约性和强制性虽然没有命令那么严格，但比其他公文都要强，有些决定还有法规作用，在某些方面，决定往往是法规的延伸和补充，具有较大的强制性和行政约束力。

二是指挥性和指导性：因为决定是对重要事项或重大行动做出安排，这对下级机关就有指挥性和指导性。

××省人民代表大会常务委员会

关于批准《××市环境保护条例》的决定

(1990年5月10日)

××省第七届人民代表大会常务委员会第十五次会议决定：批准××市第×届人民代表大会常务委员会第××次会议通过的《××市环境保护条例》，望认真贯彻实施。

（三）公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

(四）通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（五）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

××市环保局关于转发《××县环保局关于开展环保自检互检工作的总结报告》的通知

各县(区)环保局，各直属单位：

××县环保局是我省环保工作的先进单位，积累了丰富的工作经验。近年来，他们通过开展环保自检和互检，有效地推动了环保工作的深入开展，并取得了良好效果。他们的经验基本也适于我市。现将《××县环保局关于开展环保自检互检工作的总结报告》转发给你们，望参照执行，以推动我市环保工作的深入开展。

××市环保局

一九九九年二月十六日 `

[简析]

(1)体式规范。文中已明确写出“现将《××县环保局关于开展环保自检互检工作的总结报告》转发给你们”，故不必再于正文之后落款之前标出附件标题；××县“总结报告”也不以“附件”出现，而是该“通知”的直接发出件，即为同一件。

(2)理由充分。××县与××市无隶属关系，但××县的环保工作做得好，并是全省的先进单位，而且“他们的经验基本也适于”××市。所以，予以“转发”是正常的。

（六）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（八）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（九）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

【政策性请示】

×××化工厂关于贯彻按劳分配政策两个具体问题的请示

省劳动厅：

按劳分配，是社会主义分配的基本原则，也是社会主义优越性之一。几年来，我厂由于认真贯彻了按劳分配政策，极大地激发了广大职工的社会主义劳动积极性，使得生产率成倍地增长，乃至几倍的增长。

为全面贯彻按劳分配原则，进一步调动职工的劳动积极性，现就两项劳资政策问题请示如下：

一、拟用1990年全厂超额利润的10%为全厂职工晋升工资。其中，1990年4月30日在册职工每人晋升一级，凡班(组)长和车间先进生产(工作)者及其以上领导和先进人物再依次晋升一级；全厂技术突击组成员每人浮动一级工资，组长每人浮动两级工资。

二、拟用1990年全厂超额利润的10%一次性为全厂职工每人增发奖金平均100元，具体金额按劳动出勤率和完成定额计算。

以上请示，妥否，请批示。

×××化工厂

一九九○年十一月十日

【简析】：

(1)“拟用”用得好，工厂“拟用”这笔资金给职工晋升工资和发奖金，先行请示，这是请示的关键一环。执行得好。

(2)注意政策的请示，政策问题是个原则性问题，凡把握不准时，都应及时请示，以便工作主动。

【嘉奖性请示】

省经济研究中心关于嘉奖刘××的请示

省总工会：

我中心是省政府的事业机构，负责全省的经济研究工作。由于中心尚无工会组织，故未能及时参加工会的有关活动。近闻总工会正在全省开展评奖活动，故将为我中心刘××同志立功一事请示如下：

刘××，男，52岁，1964年大学毕业，现为副研究员。该同志长期从事农业经济的研究工作，做出了许多卓著成绩，多次受到领导的好评，并为农业生产创造了显著效益。其中《×××××××》和《×××××××》两篇论文分别荣获全国农学会一、二等奖，《×××》一书被评为全国科普鼓励奖，其本人已被编人中青年科学家辞典。

根据×总发【19××】××号文件精神，刘××同志符合立功条件，望予嘉奖。

以上，妥否，请批示。

省经济研究中心

一九九○年×月×日 `

（十）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

××市教委关于修建××师范学院教学楼的批复

××师范学院：

你院关于修建教学楼的“请示”收悉，经研究批复如下：

一、同意教学楼面积为8000平方米。

二、投资400万元，分二次拨款。不足部分请自行解决。

三、建筑材料和施工力量请自行组织。

请抓紧组织，并加强管理，降低成本，提高效率，力争明年底竣工使用。

特此批复。

××市教委

一九九○年三月十五日

（十一）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。“意见”可以上行、下行，也可以平行。“意见”作为平行文，一般是在答复不相隶属机关询问和征求意见时使用

（十二）函

适用于函，是平行机关或部门或不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

结尾，用惯用结语，一般不离开“函”字，如去函的结语为“特此函商”，“特此函告”，“请即复函”等；回函的结语为“特此函复”，等等。

××市统计局关于请求拨款的函

市财政局：

我局原有132m2砖瓦结构车库(平房)一处，因年久失修于今年雨季突然倒塌，急需修复。经测算，共需资金30万元。因我局除财政拨款外无另外资金来源，故请能予临时拨款为盼，以便解决车辆越冬之急需。

以上，望关照。

附：维修图纸与预算

××市统计局

一九九七年八月八日

[简析]

这则请求性函的优点就在于理由充分。

（十三）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项

注意事项：

（一）行政机关使用“规定”这一文种，和“条例”、“办法”一样，是用来制定行政规章的

例如：5.《中共××市委××市人民政府关于加强廉政建设的规定》

在例5中，是以市委和市政府党政两家名义共同制发的公文，这篇公文使用“规定”文种是错误的。这类问题在市、县的公文中出现次数很多，甚至在有些省一级的公文中也有出现。乍看起来，党政部门联合发个“规定”无何不可，但是，对照《中国共产党机关公文处理条例》(以下简称《条例》)和《办法》就可以发现它的问题所在。

《条例》中规定了14个文种，“规定”是其中的一个文种，“用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范”，和“条例”一样，用于制定党内法规、规章。所以，党的系统用“规定”这一文种是无可非议的。但在《办法》中规定的13个文种中却没有“规定”这个文种。所以，在行政机关的文件中，直接用“规定”这一文种发文显然是错误的。行政机关是否绝对不可以使用“规定”呢？也不是的。行政机关包括国务院、省政府和有立法权的市一级政府，在制定法规或行政规章时可以用“规定”这一文种。所以，行政机关使用“规定”这一文种，和“条例”、“办法”一样，是用来制定行政规章的。如果党政两家联合用“规定”行文，那么就表明此“规定”既是党内规章，同时也是行政规章，这显然是不合适的。

那么，这种情况应该怎么处理呢？笔者认为，可以有两种解决办法，一是只由市委发，因为党的文件，对于政府而言，是同样具有效力的。二是如果不是规章性文件，可以选择党政两个机关能够共同使用的文种，比如“决定”、“通知”、“意见”等，均在可以选择的范围之内。

（二）关于与“函”易混文种的辨析

公文写作，文种正确选择和使用十分重要。与函最易混淆的文种主要有：请示、通知、批复、意见等。

请看以下几份公文的标题：

1.××乡人民政府给县财政局的《关于解决修路所需经费的请示》；

2.××县电业局给县直各单位的《关于近期停电的通知》；

3.××市教育局给县政府《关于调整县职业教育结构的批复》；

4.《关于对<××市房产开发管理暂行办法>修改意见的函》。

例

1、例2和例3属文种错用。这三份文件标题的文种都应该用“函”，不应该用请示、通知和批复。因为例1中乡一级政府和上一级财政局，例2中县电业局和县直各单位，例3中市教育局和县政府，均属于不相隶属的关系，因此这些相关单位之间行文，只能用函。

例4有些特殊，在新《办法》中增加了一个“意见”文种。“意见”可以上行、下行，也可以平行。“意见”作为平行文，一般是在答复不相隶属机关询问和征求意见时使用。比如起草规范性公文时，往往需要有关部门对草拟的公文提出意见，有关部门在提意见时，过去用“函”回复，新《办法》发布后，就多用“意见”了。所以此例不宜用“函”，应该用“意见”。

(三)公告和通告的区别

公告：重要事项应该是那些国内外普遍关注，具有极大影响的事项，诸如宣布有关国家的政治、经济、军事、科技、文化、教育、人事、外交等方面重要事项，常见的有国家重要领导岗位的变动、国家领导人的出访或其他重大活动、重要科技成果的公布、重要军事行动的公布等等，如公布中国科学院院士名单，公布我国向太平洋发射运载火箭试验，公布确认全国人大代表资格，公布中国名酒和中国优质酒的品牌、商标和生产企业，公布国家货币出入境限额，公布实行夏时制等等。法定事项是指那些根据法律规定必须使用公告发布的事项，如《中华人民共和国专利法》规定，确认发明专利的，要予以公告；《中华人民共和国企业破产法（试行）》规定人民法院受理破产案件后，应发布公告；《中华人民共和国民事诉讼法》规定的需要公告的事项很多，有权利人登记公告、送达公告、开庭公告、宣告失踪公告、宣告死亡公告、财产认领公告、强制迁出房屋公告、强制退出土地公告等等。

而通告的事项一般都比较具体，诸如宣布交通、秩序安全方面的事项，行政部门宣布需要遵守公务管理方面的事项?熏职能部门宣布的业务性事项等等，常见的有税务局关于征税的通告、机动车管理部门关于机动车辆检验的通告、银行关于发行新版人民币的通告、房产管理局宣布对商品房销售面积进行检查的通告等。从内容上来区分何时使用公告，何时使用通告是很重要的。

（四）成文时间的书写及成文时间的标识位置

１．用汉字而不用阿拉伯数字。

２．年、月、日要标全，不能省略年份，也不能用简写。如“二○○二年”不能简写为“○二年”。

３．用汉字的小写数字而不用大写数字在标识成文时间时，最容易出错的是将“○”写为“０”，如将“二○○二年”误写为“二００二年”。“０”是阿拉伯数字，属于阿拉伯文字系统，应与其它阿拉伯数字“１、２、３”等搭配使用，而不能与汉字的数字“二”搭配使用。成文时间必须用汉字书写，所以“○”不能写为“０”。

二、成文时间的标识位置

依据《国家行政机关公文格式》，成文时间的标识位置有三种情况，下面予以说明。

１．单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空４字，与上面正文的垂直距离视印章而定。印章的上弧应距正文２ｍｍ～４ｍｍ，当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，印章的中心线压在成文时间上。也就是说后一种情况的成文时间与正文的垂直距离较前一种小。

２．当联合行文需要加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空７字，与上面正文的距离和第１种情况相同。

３．当联合行文需要加盖三个以上印章时，成文时间标识在最后一排印章的下面，右空２字。

公文标注主送机关必须注意的几个问题

国务院的某个部欲向“各省、自治区、直辖市人民政府”行文布置某项工作，但按照国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）关于政府各部门“除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文”的规定，只能把文件呈报给自身的上级机关——国务院，由国务院批转或者国务院办公厅转发给“各省、自治区、直辖市人民政府”。

(一)词表共由15类1049个主题，分为主表和附表两大部分，主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”、“财政、金融”类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等。第三层是类属词，如“体制”、“职能”、“编制”等。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。

(二)1988年12月和1994年4月修订的词表中曾列入本词表中而不再继续用作标引的主题词，用黑体单列在区域分类的最后部分。

三、标引方法

(一)一份文件的标引，除类别词外最多不超过5个主题词。主题词标在文件的抄送栏之上，顶格写。

(二)标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词，如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上“通知”。

(三)一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引；再对第二个主题内容进行标引。如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，先标反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再标类属词“企业”、“破产”；然后标反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再标类属词“就业”；最后标“通知”。

(四)根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。如《国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定》，可标“科技、体制、改革、决定”。

(五)当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面，并在该词的后面加“△”以便区别。

(六)列在区域分类最后，用黑体标出的主题词只供检索用，不再用作标引。

(七)附表中的主题词与主表中的主题词具有同等效力，标引方法相同，不同的是，如果附表中所列的国家、地区的实际名称发生了变化，使用本表的各单位可先按照变化后的标准名称进行修改和使用。国务院办公厅秘书局将定期修订附表。

练习题

（一）单项选择

1．国务院各部委承受北京市人民政府主送的公文属于()。A．上行文件 B．下行文件 C．平行文件

D．领导指令性文件

2．含有重要的国家秘密 泄露会使国家的安全与利益遭受到严重损害的文件属于()。A．秘密文件 B．绝密文件 C．机密文件 D．保密文件

3．北京市人民政府向国务院各部委制发(主送)的公文属于()。A．上行文件 B．下行文件 C．平行文件 D．呈请性文件 多项选择

1．可用来发布规章的文件有：()。A．命令 B．通知 C．通告 D．决定

2．公文是一种特殊的文体 这种特殊性表现在()。A．采用白话文形式 B．具有真实性、合法性 C．具有规范性、相对确定性

D．用议论、说明、叙述多种方式表达 判断

1．为减少发文 在向上级机关呈送的报告中 可附带请示问题。（c）2．撰写规定重要工作原则、办法的决定一般按条目形式安排内容。（d）3．公文具有的其他任何文献形式无法替代的功能是凭证性功能。（d）

公文改错

1．以上意见如有不当 请即批转有关单位执行。

2．我们要采取一切措施防止以后不再发生这种严重的错误。3．几个工人日报的记者 来我厂了解工会活动情况。4．经过刻苦努力 他这次五门课平均都在90分以上。

5．每一个有志青年将来都希望成为一个对社会主义建设事业有贡献的人。6．今年底前后 全县预计能速造公路约100多里左右。

7．他们本着保证质量 降低成本、便于服务为原则改革了处方、工艺和剂型。8．一个青年 如果确立了远大的理想 你就会有不断前进的动力。9．读了他的文章后 给我很大的启发教育。10．我国的科学技术水平正在飞跃前进。参考答案

四、公文改错

1．以上意见 如无不当 请批转各有关单位遵照执行。

2．我们要采取一切措施防止以后再发生这种严重的事故。3．工人日报的几个记者 来我厂了解工会活动情况。4．经过刻苦努力 他这次5门功课都在90分以上。

5．每一个有志青年都希望将来成为一个对社会主义建设事业有贡献的人。6．今年年底前 全县预计能修建公路50公里左右。

7．他们本着保证质量 降低成本、便于服务的原则改革了处方、工艺和剂型。8．一个青年 如果确立了远大的理想 就会有不断前进的动力。9．读了他的文章后 我受到了很大的启发与教育。10．我国的科学技术水平正在飞速提高。

练习题

（二）单项选择

1.公文的装订是在（）。A.左侧 B.右侧 C.正上方 D.左上方

2.国家教委与各省、自治区、直辖市教委之间属于（）。A.平行关系

B.不相隶属关系 C.业务指导关系 D.隶属关系

3.地方性行政法规，应由（）制发。A.全国人民代表大会 B.国务院 C.国家主席

D.地方人民代表大会和地方政府

4.当问题重大，确急需直接上级和更高层次的上级机关同时了解公文内容时，可采用（）的方式。A.越级行文 B.直接行文 C.多级行文 D.同时行文

5.办公室更改电话号码，可用（）公布周知。A.通知 B.通告 C.启示 D.布告

6.规范性公文标题的时间是（）。A.公文发布的时间 B.公文撰写的时间 C.公文打印的时间 D.公文讨论的时间

7.在命令这类公文结构中，没有或极少用到的是（）。A.发布机关 B.主送单位 C.发布日期 D.领导人签署 8.可以用“命令”、“令”、“通令”这三种名称颁发的是（A.发布令 B.行政令 C.嘉奖令 D.惩戒令

9.（）是指对收文如何办理提出建议性处理意见。A.拟办 B.承办 C.拟稿 D.注办

10.以下注意事项为批办工作中特别强调要求做到的是：（A.认真研读公文，弄清对方意图、问题的性质与实际状况 B.不得越权批办公文

C.批办公文的方式有多种，如电话沟通、现场办公、面谈等 D.要求加强协商，努力协调各方关系 选择

1.使用描写这种表达方式，应注意（）。A.要具体真切

B.要抓住特点，避免雷同 C.要明确目的

D.应正确反映事物发展的规律和内在联系 2.常见的安排照应的方式有（）。A.首尾呼应 B.前后呼应

C.内容和题目呼应 D.主题和材料呼应

3.公文用纸的幅面尺寸一般为（）。A.8开型 B.16开型 C.A4型 D.B4型

4.具备法定效力的公文稿本有（）。A.副本

。））B.暂行本 C.定稿 D.试行本

5.制发公文应履地的法定手续是（）。A.审核 B.会签 C.审批 D.承办

6.下列属行政公文的有（）。A.请示 B.外交文件 C.命令

D.商洽性文件

7.下面说法错误的有（）。

A.公文的标题由作者、事由、文种组成

B.拟写标题时，为了简炼，可以不标明文种

C.所有的规范性公文的标题，都可以省略作者及事由部分

D.为了语意确切，不产生歧义，公文标题字数可以到60字以上 8.公文在写作上的特殊要求，除符合政策法规外，还包括（）。A.实事求是，讲究实效 B.主题突出，条分缕析 C.结构完整，格式规范 D.用语得体，表达简洁

10.在调查报告的写作时，有关其主题的说法正确的是（）。A.调查报告的主题要符合国家的方针政策

B.调查报告的主题由撰写人提出，主管领导同意 C.调查报告的主题要在深入的调查研究中逐步确立 D.调查报告的主题要求正确深刻，符合客观实际

11.答复询问的报告与其他类型的报告相比较，其特点 在于（）。A.被动制发 B.篇福短小

C.报告的内容主要围绕询问的问题组织

D.正文开头处要写明来文的日期及有关其他情况 12.确立公文的主题有哪些最基本的要求?（）。A.正确 B.集中 C.深刻 D.鲜明

13.文件的分办应注意（）A.分清公文的文章 B.分清公文的主次 C.分清公文的缓急 D.分清阅件与办件 14.在立卷范围内的文件，一般应同时具备（）诸基本条件。A.已经处理完毕 B.具有查考利用价值 C.反映了问题的本质

D.在本机关工作活动中形成或处理

15.在公文处理中，批办的具体要求是（）。A.在职权范围内批办

B.批办意见应明确，忌模棱两可

C.采用有效措施监督批办意见的贯彻执行 D.所有的文件必须批办

16.校对工作中注意的要点有（）。

A.适于公文校对的方法有：对校法、折校法、读校法

B.要使用与校样上字迹颜色不同的笔改样，以免产生错觉 C.要改正的错误应用引线引到页面的边处再加以批改 D.一般公文需经2-3个校次后方能付印 参考答案

二、多项选择题

1.ABC 2.ABC 3.BC 4.ABCD 5.ABC 6.ACD7.BCD 8.ABCD 9.ABCD 10.CD 11.ACD 12.ABCD 13.BCD 14.ABD 15.ABC 16.ABCD

练习题

（三）判断题

1.××市公安局与××工商局联合行文禁止非法传销活动，应使用公告。x 2.在我国，各级机关组织对重大事项都可以发布命令。x 3.试行本也是公文的正本。

4.在特殊情况下，下级机关可以越级请示。

5.公文印制单位在校对过程中，如果发现文稿有错漏或疑问之处应及时加以改正。

6.公文写作是撰写人代机关立言，是体现机关领导意图的写作活动。因此，公文写作不是创造性劳动。

7.《××企业是怎样改革经营运行机制》是一篇调查报告，其标题是公文式。x 8.海报讲求形式美和装饰美。

练习题

（四）单项选择题

17.运用说明的表达方式，应该做到朴实而简明、（）、周全而完整。A.准确而规范B.简短而客观C.真实而不夸张D.确切而客观 18.公文具有法定的权威性，其制发必须是（）。A.法律部门、B.上级机关C.部门领导D.法定作者

19.为了维护正常的领导关系，具有隶属关系或业务指导关系的机关之间应基本采取（）。A.逐级行文B.多级行文C.越级行文D.直接行文20.在公告的总体结构中，没有的一部分是（）。

A.标题B.正文C.主送单位D.成文时间

21.发文处理程序具有很强的确定性与不可逆性，以下各阶段的先后排序应为：（）。

A.会商→核稿→注发→发出B.核稿→用印→缮印→发出 C.核稿→会商→用印→缮印D.拟稿→注发→签发→发出 22.注办的作用说到底是为了（）。

A.备忘待查B.检查监督C.避免延误D.方便工作 23.以下活动，不属于注发流动的是：（）。

A.解决图表与正文，注码与注文的衔接和页码编排问题 B.向催办部门或人员销办

C.赋予发文字号D.明确公文制作方式与发送方式

24.由机关领导对发文稿批注核准发出的意见并签署姓名及日期的活动，是发文处理中的（）。

A.会商B.审核C.注发D.签发

多项选择题

10.常见的安排照应的方式有（）。

A.首尾呼应B.前后呼应C.内容和题目呼应D.主题和材料呼应 11.写文章用词要得当，要求（）。A.决不生造词语 B.决不滥用简称和略语

C.在词的词义、词性、使用范围、语法功能等不清的情况下不轻易选下词语 D.决不使用不规范的书写格式

12.可用来发布规章的文件有（）。A.命令B.决定C.通知D.通告

13.公文格式所具有的特点是（）。A.相对稳定性B.统一性C.规范性D.权威性 14.维护公文的简明性易出的问题是（）。A.赘言泛滥，大量重复B.语言含混，语义多歧 C.归类不准，文不对题D.主题不明，离题万里

15.公文有哪些不得随意减少或少略的数据项目?（）。A.正文B.发文机关C.印章或签署D.成文时间

16.下列关于工作报告正文的内容组合成立的有（）。

A.工作成绩+工作措施+不足之处+结尾B.工作进程+工作措施+下一步安排+结尾C.工作成绩+经验体会+缺点+下一设想+结尾 D.工作措施+经验体会+下一步设想+结尾 17.公文中忌用的文字是（）。

A.复合字B.繁体字C.标准简化汉字D.异体字 18.公文处理程序的特点是（）。A.强制性B.确定性C.连续性D.规范性 19.做好签发工作的基本要求是（）。

A.不越权签发B.打印时，可对签发文件内容进行修改C.必须坚持“先核后签”D.如为代签应注“代”或“代签”字样 参考答案

一、单项选择题： 17.D18.D19.A20.C21.A22.A23.A24.D

10.国家行政机关公文处理办法讲座2 篇十

管部门对秘书机构的设置、任务，公文的拟第一讲

应用写作概说

制等等，有一些规定，但都是专项的、零散

一、什么是应用写作 的，没有形成一完整的制度。1951年中央人1．应用写作 民政府发布《公文暂行处理办法》。应用写作和文学写作 2.1981年2月 国务院办公厅制发了2．应用文体 第一个较为系统的《国家行政机关公文处理应用文和记叙文、议论文、说明文 应用文和文学作品 3．应用文体的特点 4．应用文体的分类 5．应用文体的语言和文风

二、为什么要学习应用写作 意义、作用

三、怎样才能学好应用写作 1．学习应用写作必备的知识 2．学好应用写作必备的素质 3．学习应用写作必备的努力 第二讲 行政公文

第一节 公文概述

一、公文概念

广 义：公务文书，为公事所用文本。

次广义：是国家机关、社会组织和团体行使职权、办理公务所使用的文书。狭 义：法定公文（行政机关的公文和党的机关的公文）

行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。我们要讲的“机关公文”是指行政机关公文。

二、新中国行政公文的历史

新中国国家行政机关的公文处理工作，走向规范化、制度化，经历了一个较长的过程。暂行办法》。3.1987年2月 国务院办公厅修订公布《国家行政机关公文处理办法》。4.1993年11月 国务院办公厅再次对这个“办法”修订后发布。5.2000年8月 国务院发布了《国家行政机关公文处理办法》。经过多年的实践和不断修改完善，2000年的《办法》已经比较成熟。从2001年1月1日起，国家行政机关施行这个新的《国家行政机关公文处理办法》。这是我国国家

行政机关公文处理走向规范化、制度化、科

学化的一个重要标志。认真实施《办法》，对于国家行政机关提高工作效率，保证工作

质量，依法行政，推进国民经济和社会发展

顺利进行是十分重要的。

三、机关公文写作（制发）的依据

1．《国家行政机关公文处理办法》（国务院2000年8月24日发布）2．《中国共产党机关公文处理条例》（中共中央办公厅1996年5月3日印发）

四、法定公文种类

《中国共产党机关公文处理条例》（14种）

决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要 《国家行政机关公文处理办法》（13种）

命令(令)决定 公告 通告 意见 通知 通报 议案 报告 请示 批复 函 会议纪

要

第二节 公文种类

国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）第二章“公文种类”共确定了“命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”共13种。

下面就各个文种作一介绍。

一、命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

命令（令）有3个特点，即：具有强制性、有限定的发令机关、发布命令必须以法律和法令为依据。在具体使用中命令（令）可以分为公布令、行政令、任免令、嘉奖令等。

1．公布令 这是颁布法律、法令和法规时使用的令文。公布令正文比较简短，一般由颁布对象、颁布根据、颁布决定、执行要求4部分组成。颁布对象，指所公布的法规文件的名称；颁布根据，说明是经过什么会议通过或由什么领导机关批准的；颁布决定，即公布或批准的决定，一般有“现予颁布（公布、发布）”、“现予公布施行”等；执行要求，一般指公布的法规文件开始生效实施的时间要求。颁布令后面要附上所颁布的法规文件。

2．行政令

这是采取重大强制性行政措施时使用的令文。行政令的正文一般分为3个部分，即命令缘由（引言）、命令事项（主文）和执行要求（结语）。

命令缘由部分着重阐明发令原因，扼要写明发令的背景、形势和缘由，揭示发令的目的和意义，使受令方面了解执行此令的重要性，增强执行命令的自觉性。

命令事项是命令的主体部分，也就是命令所要采取的重大的强制性措施。要分条款或分层次地写明规定事项、工作要求、方法步骤。文字要写得具体、肯定、简明、庄重，不作议论。使受令方面一目了然，易于执行。

执行要求是命令事项的补充，对受令方面提出要求和嘱咐。有的令文执行要求已在前面两部分讲明，也就不必再单独写这部分了。也有的命令的正文没有明显地分为三个部分，而是篇段合一的。

3．嘉奖令

这是上级对下级授予荣誉称号，表彰、奖励时使用的令文。嘉奖令的正文一般包括4个部分：优秀事迹、性质和意义，嘉奖项目、号召和希望。

优秀事迹部分是构成嘉奖令的依据和基础，主要写被嘉奖对象的英雄模范事迹。

嘉奖项目是嘉奖令的主要成份。要交代是什么机构或什么会议决定给予嘉奖，嘉奖项目是哪些。然后，要根据嘉奖对象的事迹，扼要地写出对受奖者的勉励和对大家的希望。撰写嘉奖令应注意：第一，嘉奖令并不常用，凡发令嘉奖的，必须是相当突出的英雄模范人物，其功绩显赫，影响甚大，足以效法、学习。第二，嘉奖今既要叙述事迹，又要议论意义，还要有号召力，这就要求注意语言的运用，要实事求是地概括，不能夸张渲染。

二、决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

决定是领导机关发出的，带有制约、规范、指导作用的下行文。各类决定的写法：

1．表彰决定。这类知照性决定，就是把决定事项简要地传达给有关单位，极少有要求执行的具体意见，它的内容比较单纯，主要是决定依据和决定事项，即使有号召或者鼓动性的结尾，也很简短。在写法上往往开门见山，直接陈述，篇段合一，语句简练、明快。

2．处分决定。处分决定的写法有所不同，应写受处分人的身份、错误事实、错误性质、根源、本人对错误的态度、处分内容等。

3．关于重大行动或重要事项的决定。这类决定用于安排较大范围的重大行动或重要事项，一经发出，震动较大。如：《国务院关于全面推进依法行政的决定》（国发[1999]23号）等。这类决定大都经过一定的会议讨论通过。它的写法更强调把道理说清楚、讲透彻，以便尽可能地统一认识，增强执行决定的自觉性。

三、公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

公告可以分为三种类型。

第一类是向国内外宣布重大事项的公告。它通常以国家机关名义或者授权新华社向国内外庄重宣布某一重大事项。加宣布国家领导人的选举结果、出访、颁布法律、重要法令，公布重大科技成果等等。

第二类是宣布影响面很大的专门事项的公告。这类公告，是由有关职能部门，按法定程序发布的，有的也因涉外工作的需要而发布。如按《商标法》规定的注册商标公告，以及公布企业破产的公告，企业换证公告，质量监督公告等等。

第三类是向特定对象发布的公告。公告内容单一，篇幅一般比较简短，标题可以写成三种形式：由发文机关、事由、文体组成；由发文机关、文体组成；只有文体这一要素组成，如：《公告》。标题下可依公告单独编号。在公告的正文中，要简明扼要地写出公告依据、公告事项。结尾一般以“现予公告”、“特此公告”作结语。

四、通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

通告文种各行政主管部门使用的比较多，时常见诸报端。如公安部门发布的车辆年检、交通管制的通告，工商部门发布的企业许可证年审的通告等等。

通告的标题大体有三种：一是由发文机关、事由和文种三部分组成；二是只有发文机关和文种组成；三是只写文种《通告》。通告的正文主要是针对某些事项作出规定或限制，成为告知对象行动的规范，要求遵循。因此，正文一般由目的根据、规定事项和要求三部分内容构成。正文之后，习惯以“特此通告”、“此告”等词语结尾。

拟制通告要注意三点：一要突出中心。通告常常带有法规的性质，要明确“允许做什么和不允许做什么”。力求简明易懂、有章可循、有规可依。二要体现方针政策。必须正确地把握方针、政策，熟悉有关事项的具体情况。三要通俗易懂，切忌语言含糊，公众难以理解。

五、通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

通知是使用得比较多的一种公文。通知大多是下行文，因而有一定的指挥、指导性。和其它下行文种相比，通知应用范围更宽，具有广泛性。大多数类型的通知对受文对象总是有所要求，提出需要执行或办理的事项，它虽不同于命令，但也有一定的权威性。通知还有明显的时间性，有些通知，如会议通知，只是在指定的一段时间里有效。

按《办法》通知可以分为批转和转发性通知，传达、要求执行、周知性通知及人事任免通知三种。我们在办理公文中发现一些地区和单位在使用通知时存在这样几个问题：一是标题繁琐。比如出现几个“关于”或“通知的通知”等情况；二是转发和批转性通知的按语部分文字过多或态度不明确；三是要求执行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依据的事由。因此，我们在拟制通知时应当注意以下几点：

1．标题。一般由发文机关、事由和文种三部分组成，只使用一个介词“关于”再加事由和通知即可。如：《甘肃省人民政府关于印发 1997年国民经济和社会发展计划要点的通知》。另外，还要注意在标题中除引用法律法规和行政规章时可加书名号外，一般不加标点符合。在起草层层转发的通知时，要尽量把标题写得简明些。可以采取两种办法解决：一是对各个转发通知都提出了具体要求的，可以综合改写为一个新的“通知”，贯穿全部内容或主要精神。二是对非政策性文件，几个转发通知又无新要求的，可以减少中间层次，直接转发。如：关于转发市计委“关于转发省计委‘关于转发国家计委办公厅《关于批转<××日报>发行工作会议纪要的通知》的通知’的通知”，如果改写为：“××市计委关于转发国家计委办公厅批转《××日报》发行工作会议纪要的通知”，就简明多了。

2．批转和转发性通知。这类通知是针对被批转或转发的公文而发的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，组成了批转性或转发性通知。正文包括两个部分：转发对象和批注意见。转发对象要写明被批转、转发的公文名称及原发文单位。批注意见要写明对所转发公文的态度、意见和执行要求。批转性通知的批语和转发性通知的按语，可长可短，应看具体情况而定。有的照批照转，只极为简要地表明态度、作出评价、提出要求。如：“省经贸委《关于1998年经济运行调控方案》已经省政府同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。”有的强调重点，在写明态度、评价和要求之后，再结合实际情况，对所转发公文的重要意义或者某一方面的精神，突出加以强调，以引起重视。有的补充完善，对所转发的公文除作出基本肯定外，还就其本身不够完善的地方作些补充、说明。但一般情况下，批语和按语不易过多，以免与转发、批转文件内容重复。

3．要求执行和周知性通知。引言部分一定要写清楚行文的缘由、意义、目的和所依据的法律、法规、政策。

4．要根据转发公文的不同情况，恰当使用习惯用语。如表态的“同意”、“原则同意”、“基本同意”等词语；提出要求希望的“希遵照办理”、“请认真贯彻执行”、“请研究执行”、“请参照执行”、“供参考”、“请研究试行”等词语。

5．任免通知。除法定机关的主要领导人外，其他任免一般采用“通知”。任免通知正文只写明经某级组织决定，任命（或免去）某人担任某项职务即可。有的还写明任期和待遇。

六、通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

通报和通知都具有知晓性和指导性，但通知大都要求贯彻执行，具有一定的约束力，而通报只起引导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。、通报可分为表扬性通报、批评性通报、情况通报等。

（一）表扬性通报：正文一般包括先进

事迹及其意义、先进经验、表彰决定、希望和要求四个部分。

先进事迹是这类通报的主要内容。在直述式通报中，这部分内容直接在通报中叙述，写得详细些。在转述式通报中，这部分内容已出现在通报的附件中，就不必再重叙述先进事迹了，只须概括地强调或突出要点。直述式通报在介绍先进事迹时，应做到：第一，要把时间、地点、人物、事件、结果简明地交代清楚。第二，要实事求是，不能任意夸大、渲染。第三，要重点突出，涉及能体现先进的精神境界和突出通报中心的，就把事实写得详细些，无关紧要的可一笔带过或略而不记。先进事迹的意义和先进经验，是通报的主旨。着重表彰先进事迹的通报，应在介绍事迹的基础上，说明其意义。

表彰决定是写明领导机关对先进表彰奖励的决定，它通常写在通报的末尾部分。

希望和要求，既包括对被表彰者的勉励和期望，又包括对广大群众的号召和希望。这一部分要发掘先进的典型意义和时代精神，针对当时形势需要有感而发，力求符合实际，有针对性，概括、鲜明、不千篇一律。“

（二）批评性通报：这类通报是通报中使用得最多的，它的内容除在一定范围内公布对某单位、某人、某事的批评处理外，着重是要从被通报的事件中吸取教训，以典型事例对群众进行教育，以防类似事件的发生。其惩戒作用十分突出。

这类通报，有的是批评错误、公布处分决定，行文较短。有的除批评错误、宣布处分外，侧重于分析情况，总结教训，指导改进工作，篇幅就要长些。这类通报写法和前一类大同小异，正文包括错误事实、根源和教训、处理决定、希望和要求四部分

七、议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

议案格式比较简单，一般写明提请审议的事项名称、什么时间、什么会议讨论通过、目的、法定提交人和提交时间即可。

八、报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

报告种类多种多样，大致可分为工作报告、情况报告、答复报告、报送文件的报告等。

1．工作报告。这是用于汇报工作进程、总结工作经验、反映工作问题、提出工作意见的报告。这类报告是报告中应用最为广泛的一种。它的正文，一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、今后意见等几部分。格式上，每一部分可标出序数分项写，或列出小标题来写。

根据需要，工作报告可以写成综合性的，也可以写成专题性的。

综合性的工作报告，它是不同阶段、不周范围的全面工作总结或汇报。可以是各方面的综合工作，或者一个系统、一个部门的全面工作。专题性的工作报告强调专一性，它是就某一项或某一方面的工作向上级机关所作的报告。它可分为总结经验的专题工作报告和研究工作的专题工作报告。前一类就是呈报上级的专题工作总结，它不需要答复，后一类通常是就落实、开展、加强、发展、改进、改革某项工作向上级作的专题报告。它不一定在工作结束后才写，常常是在工作进程中，待工作告一段落时写好，待上级答复、批转。

2．情况报告。这是对工作中的重大情况、特殊情况、新情况进行调查了解后，向上级作出的报告。它不需要答复、主要是让上级了解、掌握情况，以便根据情况采取措施，指导工作。向上级提出工作建议的报告，也属这一类。

3．答复报告。这是答复上级机关的查询、提问或汇报执行上级机关某项指示、意见的结果的报告。正文包括答复依据、答复事项两部分，写法比较自由。有的先写依据，后答复；有的边写依据，边答复。

九、请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

请示可以分为三种类型。

第一种是请求指示的。对上级制定的方

针、政策、法律、法令、法规、规章或某项

指示有不同理解，希望上级明确解释，或者从实际出发需要对某项规定、制度、指示作出修订、补充。

第二种是请求批示、解决问题的。请求上级机关解决本单位的某些困难，或对本单位的某个问题提出处理意见请求上级批复而写的请示，就属这一类。

第三种是请求批转的。某职能部门针对新情况、新问题提出了解决的办法和措施，即因为不能直接要求平级或不相隶属的机关部门照办，而需要请求上级审定后批转有关方面执行，这样上报的请示，就属这类。这类请求批转的请示，容易同研究工作的专题报告混淆，写作时尤其要注意。

请示一般由请示事由、请示事项、结尾三部分组成。结尾常以请求语作结，习惯用的有”以上意见是否妥当，请批示“、”妥否？请指示“、”当否？请批复“、”以上意见如可行（或如无不妥），请批转有关单位执行“等。撰写请示应注意：

第一，要控制使用，当用才用。必须办理而在自己职权范围内又不能解决，确实需要请示上级的才可行文请示。不要动辄请示，把矛盾上交。

第二，要一文一事为宜，切忌把不相关联的问题放在一个请示里，使上级无法批复，影响工作。

第三，要按级请示，确实必须越级请示的，也应同时抄送直接的上级机关。如果一项请示涉及不止一个上级机关，应当以主管此项请示的上级机关为主送单位，其他为抄送单位，避免职责不明，耽误处理时间。除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级机关。

第四，它的格式也包括标题。正文和结尾，它的标题一定要写明事由，不能光写”请示“，以提请上级机关注意，及时处理。

十、批复

适用于答复下级机关的请示事项。

批复具有针对性、权威性、鲜明性。它是对某项具体工作发表指示、意见，对受文的下级有约束力，特别是关于重要事项或重大问题的批复，往往有明显的法规作用。批复中对答复的问题应态度鲜明，观点明确，不能模棱两可，使人无所适从。

批复的正文分为批复根据、批复事项两部分。

批复根据，要极其简要地引述来文的请示事项，或引述来文标题，都是一句话就可以说清楚的。

批复事项是主要部分，要针对请示的内容，给予明确答复或具体指示。有些批复，不是简单地就请示事项表明态度，还应根据需要给予具体指示。

批复如果不同意下级的请示，则应简要说明理由，以利对方接受，及时作出相应安排。撰写批复时应注意：

第一，批复要紧扣请示明确作答，不要答非所问，复非所求，节外生枝。有时以有关法规、文件精神为依据答复问题时，应写明引据出处，以备执行中查考。

第二，批复内容若涉及其他部门，起草批复时应同有关部门会签或商量，但不能互相推倭，造成公文旅行。

第三，批复一定要有明确的受文单位。有的在标题中就标明了受文单位。正文结尾可写上”特此批复“、”此复“，也可以不写。

十一、意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

意见是《办法》中新增加的文种。主要用于对重要问题提出见解和处理办法。从行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。作为上行文，可用于向上级机关报请批转或转发有关事项。作为下行文，可用于领导机关或某些重要问题提出处理的方针、原则和措施、办法。

意见一般由引言、正文和结尾三部分组成。引言要写明提出意见的事由、依据和目的。正文部分是意见所提出的具体见解和措施办法，可采用小标题或围绕问题分条列项进行撰写。结尾，对贯彻意见提出具体要求。意见的标题由发文机关、事由和文种组成。

十二、函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询

问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

函的应用范围比较广泛，在上下级机关之间、平级机关之间或不相隶属的机关单位之间，涉及各方面的公务联系，都可使用。

较为正规的公函，格式可分为三部分：

开头，包括标题、编号和受文单位。标题可由发函单位、事由、文种组成。

正文是函的主要部分，要看不同用途来确定写法。去函要把商洽的原委、询问的问题、请求的事项、告知的情况等写清楚，以便得到对方的支持、理解或回答。复函，要针对来件所询问的问题、商请的事项给予明确答复，不能含糊其词，模棱两可，不着边际。

结尾包括结束语及署名、日期。结束语如去函的”为要“、”为盼“、”为感“、”为荷“，复函的”待此复函“、”此复“等。也可不写结束语，正文写完即结束。

撰写函件应注意：

第一，要写得内容专

一、集中、中心突出，一般要一函一事。

第二，要有分寸。对上应尊重，对下应谦逊，对平行或不相隶属机关，应以礼相待。语气应力求平和、礼貌。要摒弃不必要的客套、无须讲的道理、空洞的套话。

第三，恰当使用习惯用语。

十三、会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

根据会议性质的不同，会议纪要可以分为办公会议纪要和其它专题会议纪要两大类。

办公会议纪要的标题，可写为会议名称加纪要。专题会议纪要的标题可写为事由加会议纪要。如：关于减轻农民负担问题的会议纪要。一般政府机关的办公会议、常务会议都有固定的文头。如：甘肃省人民政府省长办公会议纪要、甘肃省人民政府常务会议纪要等。正文可以分为两个部分。

第一部分简要叙述会议组织情况，可以写出会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员（办公会议的列席人员通常写在正

文之后）等。若会议只有一个议题，可以写明专题研究讨论的议题名称。如：专题研究了农业问题等。

第二部分是写会议精神和议定事项，这是纪要的主要部分。办公会议纪要的这部分。可以写对议题的讨论情况、各种意见、建议、会议作出的决议、决定，布置的工作、任务，将要采取的措施和要求等。

若只有一个议题，常采用贯通式的纵式结构，不分条款。专题会议纪要也可采用这种写法；若多项议题，可依会议议程的先后顺序安排组织材料。

撰写会议纪要应注意：

第一，会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼，因此，要定好纪要必须做好处理材料的工作。要广泛搜集会议材料，全面掌握会议情况；要按照会议精神和领导工作意图，对材料进行分类和筛选；要对选用的材料进行分析和综合，围绕中心组织好材料。

第二，纪要篇幅不宜过长，语言要简明扼要。纪要常用第三人称进行叙述，如“会议认为”“会议强调”“会议指出”“会议号召”“会议决定”之类。

第三，会议纪要必须全面准确地反映会议情况和基本精神，其内容必须真实、准确。因此，会议记录人员一定要聚精会神，尽最大努力作好会议记录。

第三节

公文格式

2000年8月份，国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称新《办法》），规定，公文中的要素主要为：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。

按照国家质量技术监督局1999年12月27日发布的《国家行政机关公文格式》，公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

下面，对公文各要素和标识作一简单介绍。

一、眉首部分

主要标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。

1．公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。标识时，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

2．秘密等级和保密期限。秘密等级是指涉密公文的保密程度，分秘密、机密、绝密三级。《办法》规定，涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，绝密、机密级公文还应当标明份数序号，秘密、机密、绝密公文均应标注保密期限。标识秘密等级时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用”★“隔开。

3．紧急程度。急件公文分为特急、急件两种。其中，电报应当分别标识：特提、特急、加急、平急。标识时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧密程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

4．发文机关标识。发文机关标识由发文机关名称和“文件”二字组成，如“××省人民政府文件”等。对一些特定公文可只标识发文机关名称。发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。标识位置是上边缘到版心上边缘25mm处，上报的公文发文机关标识在上边缘到版心上边缘 80mm处。国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》还规定，发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于22mm×15m。联合行文时，主办机关名称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。

5．发文字号。由发文机关代字、年份、序号组成，如：“×政发〔2003〕82号”，“×政发”指发文机关代字，“〔1999〕”指年份，“82号”指发文序号。整个意思就是××省人民政府在1999年所发的第82号文件。标识位置在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年代应用全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位，即不编为001，不加”第“字。

6．签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空l字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人从第2行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排，同时，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行，并下移红色反线，使红色反线与发文字号继续保持为4mm。

二、主体部分

主要标识公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、发文机关印章、附注等要素。

1．公文标题。一般由发文机关名称、概括而成的公文主要内容和公文种类组成。几种公文标题的形式：

（1）发文机关名称+事由（主要内容概括）+文种

如：河北省人民政府关于实行省直管县财政体制的通知

（2）事由（主要内容概括）+文种 如：关于完善农村户籍管理制度的意见

（3）发文机关名称+文种 如：北京市人民政府通告

（4）文种 如：通告

公文标题是文件内容的高度概括，文字要求准确、简要、概括，书写时要居中书写，用2号小标宋体字。回行时要注意做到词意完整，排列居中对称，间距恰当，做到既有美感，又要避免产生异义。除法规、规章名称加书名号外，公文标题一般不用标点符号。

2．主送机关。指公文的主要受理机关，书写时应当使用全称或规范化简称、统称。上行文一般只写一个主送机关，必须同时报送几个主送机关的，可以用抄送形式；下行文可以有两个以上的主送机关，但是，如果主送机关过多，则一般用规范的统称，如“各市、自治州人民政府，省政府各部门：”等。标识位置在标题下空1行处，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。

3．公文正文。标识在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

4．附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字处，用3号仿宋体字标识，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码，如“附件：1.××××××”。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

5．成文日期。以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期需要完整写出年、月、日，而且必须用汉字书写（“零”写为“0”）。如：“二〇〇九年十一月二十四日”

成文时间标识时，右边要空4字。

6．发文机关印章。公文除以电报形式发出的加盖发报专用章外，其他公文一律加盖印章。单一机关制发的公文盖印的位置一般应上距正文2mm～4mm。，以端正、居中、下压成文时间为标准。当印章下弧元文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。联合行文的印章：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。最后一排印章之下右空2字标识成文时间。这里需要注意的是，《办法》规定，联合上报的公文，由主办机关加盖印章。

7．附注。指需要说明的其他事项。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。上行文的”请示"文种中，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

三、版记部分

主要标识主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素。

1．主题词。是进行文献标引、存储、检索等工作的工具，位于附注之下，抄送机关之上，它是实现机关办公自动化，提高办公效率和质量的一个重要环节。一般的排列次序为：反映公文内容的主题词在前，反映公文形式的主题词在后。在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词在前，反映公文分述内容的主题词在后；在多主题词公文中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。

2．抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后标句号。

3．印发机关和印发时间。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

第四节 公文写作

一、公文的主题

 1.公文主题是公文的灵魂，要做到正确、鲜明、集中。 2.怎样才能使公文主题做到正确？ （1）符合党的方针政策，特别是现行的方针政策 （2）符合领导意图 （3）符合实际，切实可行

二、公文的语言

1．语体和公文语体

公文语言有其独特的风格和特点。人们运用语言进行交接（包括写文章），不仅要遵守语音、词汇、语法上的一般规范，而且要善于使用各种相应的语体，否则就与语言环境不协调，影响表达效果。语体对个人运用语言的活动有一定的约束作用，即一个人在选择语言材料和修辞方法的时候，应当遵守某种语体的一般要求，否则即为不得体。

随着人们交际目的、内容、对象、环境等因素的不同，人们使用的语言材料在功能上出现了分化。当这些因素比较一致时，人们在选择语言材料方面就会出现一些共同的特点，根据这些特点划分出来的类别就叫语体。

从大的方面来看，现代汉语的语体可分为口头语体和书面语体两大类。一般说，口头语体生动、活泼，但不严谨、不庄重；书面语体严谨、庄重，不易产生歧义。书面语体还可以按功能的不同分为文艺语体、科技语体、政论语体和公文语体。如下图：

语体包括：①口头语体：谈话语体和演说语体

②书面语体：文艺语体，科技语体，政论语体，公文语体。

不同的语体在运用语言材料和修辞手法等方面的特点，是不同语体之间相互区别的依据。但由于各种语体相互影响、相互渗透，也有可能出现语体交叉的现象。例如杂文小品就是政论语体和文艺语体交叉的结果。

公文语体是国家机关、社会团体以及人民群众之间相互处理事务的一种语体。公文语体适用的文体范围较广。党和政府的文件、法令、条约，社会团体和企事业单位的规章、合同、协议书、总结、计划、调查报告，个人书信、借条、请假条等文体都离不开公文语体。总之，公文语体适用于我们常说的应用文体，当然也包括机关公文。

2.公文语体的特点  以说明和叙述为表达形式  以实用为目的  不追求语言的艺术化  也不以语言的生动性为标准  把准确和简介作为最基本、最高的要求  把规格化当做手段  准确性

简洁性

规格性

公文语体的语言特点  严谨庄重

恰当准确

 朴实得体

简明生动

三、公文的材料

 1.公文材料的要求

真实可靠  典型  生动新鲜

2.公文材料的来源

（1）党的方针政策、领导指示 （2）上级机关的文件精神 （3）有关部门和行业的信息 （4）本部门的工作文件材料 （5）基层单位的具体情况 （6）新闻媒体材料 

（7）特别要掌握新情况、新材料

四、公文的结构

 公文的结构一般可分为：开头、主体、结尾三部分。

1．开头—引叙、引据、依据

2．主体

序列式、递进式、总分式

3．结尾

总结式、强调式、请示式、要求式、号召式

五、公文的表达方式

 1.有五种形式：记叙、描写、抒情、说明和议论。

 2.最常用的表达方式主要是记叙、说明和议论。

六、公文写作的基本要求

（－）符合党和国家的路线方针政策和法律法现

（二）符合上级机关的有关指示

（三）同现行有关公文相衔接

（四）完整准确地体现发文机关的意图



（五）全面准确地反映客观实际信况 

（六）提出的政策、措施切实可行



（七）表述准确严密 

（八）文字精确简练 

11.行政公文写作处理-行政公文格式 篇十一

正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。

国务院关于发布•国家行政机关公文处理办法‣的通知

国发[2000]23号

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：

现发布•国家行政机关公文处理办法‣，自2001年1月1日起施行。1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的•国家行政机关公文处理办法‣同时废止。

中华人民共和国国务院 二○○○年八月二十四日

国家行政机关公文处理办法

第一章 总 则

第一条 为使国家行政机关（以下简称行政机关）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本办法。

第二条 行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第六条 各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。第七条 各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。第八条 各级行政机关的办公厅（室）应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。

第二章 公文种类

第九条 行政机关的公文种类主要有：

（一）命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（二）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（五）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（六）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（八）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（九）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（十一）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十二）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十三）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。

（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。电报以发出日期为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十四）文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。

第十一条 公文中各组成部分的标识规则，参照•国家行政机关公文格式‣国家标准执行。

第十二条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mmX297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十三条 行文应当确有必要，注重效用。

第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十五条 政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

第十六条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。第十七条 属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。第十八条 属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

第十九条 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。

第二十条 向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

第二十一条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。

第二十二条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。第二十三条 受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

第五章 发文办理

第二十四条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等过程。第二十五条 草拟公文应当做到：

（一）符合国家法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十六条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

第二十七条 公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

第二十八条 以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

第二十九条 公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第六章 收文办理

第三十条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十一条 收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由杜机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

第三十二条 经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公厅（室）负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

第三十三条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。

第三十四条 收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。

第三十五条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。第三十六条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意。没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第三十七条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第七章 公文归档

第三十八条 公文办理完毕后，应当根据•中华人民共和国档案法‣和其他有关规定,及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十九条 归档范围内的公文根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

第四十条 联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制或其他形式的公文副本。

第四十一条 本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。第四十二条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第四十三条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章 公文管理

第四十四条 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第四十五条 文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。第四十六条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。第四十七条 公开发布行政机关公文，必须经发布机关批准。经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。第四十八条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第四十九条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第五十条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅（室）负责人批准，可以销毁。

第五十一条 销毁秘密公文应当指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第五十二条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作有员调离岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第五十三条 密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。第九章 附则

第五十四条 行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。

第五十五条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。统一规定发布之前，各级行政机关可以制定本机关或者本地区、本系统的试行规定。

第五十六条 各级行政机关的办公厅（室）对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。有关规定另行制定。

第五十七条 本办法自2001年1月1日起施行。1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1月起施行的•国家行政机关公文处理办法‣同时废止。

家行政机关公文格式GB/T9704-1999 发布时间:07-5-20 8:25 点击: 1862 1 范围

本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。

本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关可参照执行。

使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。2 引用标准

下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用面成为本标准的条文。本标准出版时，所标版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。GB/T148－1997 印制、书写和绘图纸幅面尺寸。3 定义

本标准采用下列定义 3.1 字word 标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。3.2 行line 标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。4 公文用纸主要技术指标

公文用纸一般使用的纸张定量为60g/m2～80g/ m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％～90％，横向折度≥15次，不透明度≥85％，PH值为7.5～9.5。5 公文用纸幅面及版面尺寸

5.1 公文用纸幅面尺寸

公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm，尺寸允许偏差见GB/T148。5.2 公文页边与版心尺寸 公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm（下35mm）公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm（右26mm）版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）6 文中图文的颜色

未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。7 排版规格与印刷装订要求 7.1 排版规格

正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。7.2 制版要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。7.3 印制要求

双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实，均匀；字面不花、不白、无断划。7.4 装订要求

公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90o，无毛茬或缺损。8 公文中各要素标识规则

本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。臵于公文首页红色反线（宽度同版芯，即156mm）以上的各要素统称训眉首；臵于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；臵于主题词以下的各要素统称版记。8.1.1 公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。8.1.2 秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级各保密期限之间用“★”隔开。8.1.3 紧急程度

如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。8.1.4 发文机关标识

由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。

联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字臵于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，保证公文首页显示正文。8.1.5 发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“„‟”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。8.1.6 签发人

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名臵于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为4mm。8.2 主体 8.2.1 公文标题

红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。8.2.2 主送机关

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。8.2.3 公文正文

主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。8.2.4 附件

公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。8.2.5 成文时间

用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”；成文时间的标识位臵见8.2.6。8.2.6 公文生效标识 8.2.6.1 单一发文印章

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

8.2.6.2 联合行文印章

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。8.2.6.3 特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。8.2.7 附注

公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。8.3 版记 8.3.1 主题词

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。8.3.2 抄送

公文如有抄送，在主题词下1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。8.3.3 印发机关和印发时间

位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位臵；用3 号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。8.3.4 版记中的反线

版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。8.3.5 版记的位臵

版记应臵于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素臵于最后一行。9 页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。公文中的表格

公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码臵于表的左下角，双页码臵于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封

三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。1 公文的特定格式 11.1 信函式格式

发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐使用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条武文线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行距中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。11.2 命令格式

命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下一行右空4字标识签发人名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人名章下一行右空2字标识成文时间。分送机关标识方法同抄送机关。其他从本标准相关要素说明。11.3 会议纪要格式

会议纪要标识由“××××会议纪要”组成。其标识位臵同8.1.4，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准规定。12 式样

A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1；公文首页版式见图2；上报公文首页版式见图3；公文末页版式见图4；联合行文公文末页版式见图5；联合行文公文末页版式见图6。

附：新国家行政机关公文格式简要介绍

一、新•格式‣的几个主要特点

1、改变了名称，确定了适用范围

原•公文格式‣（98版）称为•国家机关公文格式‣，而新•公文格式‣（99版）名称改为•国家行政机关公文格式‣。确定了•国家行政机关公文格式‣的适用范围。保证了公文的统一性，名称的变化不影响非国家机关的单位和部门采用该标准。

2、改变了公文用纸幅面尺寸

公文用纸的幅百尺寸是这次修订主要调整的内容。原标准中，用纸采用16开型（260 mm×184mm）。新修订的标准中规定一般采用A4型（297mm×210mm）这是公文新标准的最大特点。

3、实行了新的定位方法

在新修订的标准中，为使公文制作者能够比较方便清楚地掌握标准。采用了比较通俗易懂的形式来确定公文中各要素的定位，即采用了“字“和“行“的概念,然后按定义的字和行确定公文中各要素的具体位臵。同时，新标准将公文分为眉头、主题、版记三部分。并把各要素进行了归类。

4、缩小了图文区

新修订的标准时，将左右白边增加19mm,，天头地角增加了45mm。这样的版心制作公文一方面为领导阅示发文留有相对宽余的批示空间,另一方面也使公文更加美观。

5、增加了内容

新修订的标准在原标准的基础土增加了一些内容，主要有：公文的排版规格、印刷要求、装订要求、公文中表格的处理。还增加了公文的特定格式，即信函式公文格式、命令格式、会议纪要格式。增加新内容的出发点就是从开始制作到最后形式公文的全过程能够有统一的依据。使公文制作的水平和质量有较大提高。

6、提高了公文的防伪性 公文具有法定效力，目前社会上伪造公文招摇撞骗的犯罪活动时有发生。新标准对公文防伪性做了一些硬性规定。例如：不得出现空白印章;不得再使用“此页无正文“、空白页不标识页码等等。这样不给别有用心伪造公文可乘之机，从格式上维护了法律地位，是新标准最显著的特点之一，也是掌握和执行新标准时特别注意的一个重点。

7、有利于计算机的处理

新标准主要目的有两个,一个是行政机关公文格式达到规范和统一，提高公文制作的水平和质量，二是有利于办公自动化的实现。

二、“文件式“公文的格式变化

1、尺寸的变化

行文：凡上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，也就是说发文机关红头上边缘至上页边为37十80=117mm。下行文:凡用于平行文或下行文的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，也就是说发文机关红头上边缘至上页边为37+25=62mm。

2、各标识中部分要素变化

发文字号：凡是上报的公文，发文字号一律在红线上方左侧，左空1个字，签发人右空1个字，发文字号与签发人同处在红反线上同一行。

3、增加的要素标识

①新标准中增加了发文的保密期限，按照国家保密局的要求，在密级后标注保密期限，中问用“实心五角星“隔开。如“绝密空一个字实心五角星6个月“。根据国家机密保密期限规定，如不标识保密期限，就等同于“绝密“为三十年，“机密“为二十年，“秘密“为十年。

②上行文应当注明签发人、会签人姓名，其中“请示“性公文在“附注“处注明联系人姓名和电话。

4、公文格式中应注意的几个问题 ①上行文的标识位臵及文头。

②上报公文必须注明签发人或会签人姓名。

③除“会议纪要“和以电报形式发出的外都应加盖印章。④联合上报公文,主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。

⑤除两个以上机关联合行文外,任何公文的落款处不落发文机关名称,下发的公文标题一般冠发文机关名称。⑥公文中不得出现空白印章(指三个以上联合行文)。

⑦印章要与正文同处一版面,如不处在同正文一百,应采用缩短或加宽行距、字距办法解决,不得使习“此页无正文“字样。⑧公文如有空白页，不标页码。

三、特定公文的格式变化

1、信函式公文格式

发文机关标识用全称，但不加“文件“二字，发文机关名称上边缘距土页边的距离为30mm，用红色小标宋体字(20mnm×14mm)，发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm 处，为一条文武红（上细下粗）,两条线均为170 mm，每页排22行,每行居中排28个字,首页不显页码。其他各要素的标识方法均同“文件式“公文格式标识（发文文号、秘密等级和紧急程度标识在红线下右或左项格标识）。

2、命令格式

发文机关名称加“令“组成,不能用简称,用红色标识。命令标识上边缘距版心边缘为20mnm,下边缘空2行居中标识令号†用黑体字‡,令号下空2行标识正文;正文下空1行右空4字标识签发人签名章,签名章右空2字标识签发人职务。签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。其他要素均同“文件式“公文格式相同。

3、会议纪要格式