公司档案室规章管理制度

2024-06-24

公司档案室规章管理制度（16篇）

1.公司档案室规章管理制度篇一

1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作;

2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存，建立统一目录，同时建立电子档备份。各类信息详细排列，以便查阅;

3、客户信息档案的内容包括：业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件;

4、专管人员须认真填写各项记录表，纸文档与电子文档同时进行。及时跟进业主档案的变更，保证信息的准确性;

5、业主档案信息应严格管理，注意保密。严禁非相关人员查阅，以保护业主的隐私，维护公司良好形象;

6、为确保文档安全，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作;

7、业主档案永久保存，及时与业主沟通，及时变更业主信息，保证其准确性。

2.公司档案室规章管理制度篇二

一、公司内部规章制度的性质探析

公司内部规章制度在员工日常工作规范上确实起到了一定的约束效力, 但是公司根据内部规章制度对员工做出的涉及法律层面的决定时, 公司规章制度有无法律效力的问题就存在两种不同的观点, 有效说与无效说。有效说认为公司的员工在工作期间不仅仅受到《劳动法》等一系列公法层面的法规的保护和约束, 还受到本人同意的自然契约性质的规范的约束, 在员工进入公司工作则代表其接受公司内部自然契约的约束;无效说认为, 公司内部规章制度并不属于劳动合同的范畴, 不当然具有强制约束的效力, 因此公司内部规章制度不具有法律效力。在基于认同公司内部规章制度具有法律效力的前提下, 公司内部规章制度的性质发展演变, 最终形成了具有代表性学说:契约性质说、法律规范说及集体合意说。

契约性质说认为公司内部规章制度是一种单纯的社会规范, 并不当然约束公司员工, 只有当公司员工对其有认可的意思表示才当然的具有法律约束力, 转变为双方的意思合意。法律规范说则强调公司内部规章制度的效力与员工的意思表示无关, 作为一种行为规范, 公司内部规章制度更多的等同于强制约束劳资双方的规范, 具有一定程度的强制力。而集体合意说认为公司内部规章制度是对整个企业劳动条件的统一规范, 劳资双方分别单独协商不切实际, 本来独立分散的劳动者的承诺可凝结为由劳动者集体作出的意思表示, 未经劳动者集体意见同意, 企业规章制度不具有法律效力。

综上所述, 公司内部规章制度的性质定义并不统一, 因此在实践操作中基于不同的劳资双方意思表示, 公司内部规章制度是否具有法律效力和效力的范围需要进一步分析。

二、公司内部规章制度效力分析

公司内部制度相对于国家法而言, 既具有严格的从属性, 又具有广泛的自主性, 这是由公司内部制度既要受到法律调控这一法治原则、又必须自主调处内部关系这一公司自治原则所共同决定的。

1. 对人效力。

公司内部规章制度的对人效力是指公司内部规章制度对哪些人具有法律效力。一般认为, 公司内部规章制度对公司的全体员工均具有约束力, 这种约束力确保员工在合同有效期内在公司的合法权益和义务履行。也是劳资双方在《劳动法》、《劳动合同法》等强制法规之外具体工作规范细则的明确。此外, 公司内部规章制度对公司员工的约束力并不当然于劳资合同终止时失效。对于某些岗位要求保密条款, 具有离职后脱密期的人员, 即使在双方劳动合同终止后, 公司内部规章制度制定的有关保密义务对于该些工作人员仍然有效。

在讨论公司内部规章制度对试用期人员是否有效时, 我们认为公司内部规章制度对试用期人员具有同等的约束力, 因为试用期人员的身份可以定性为准公司工作人员, 只有完成既定的工作任务, 遵循内部规章制度, 才可能成为正式的员工。

2. 司法效力。

根据司法实践操作, 公司内部规章制度可以成为劳资纠纷过程中法院或者仲裁机构的审理依据。2001年《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》中进一步明确了这一点, “通过民主程序制定的规章制度, 不违反国家法律、行政法规及政策规定, 并已向劳动者公示的, 可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。”

虽然公司内部规章制度可以成为审理劳动争议案件的依据, 但它在法律效力位阶上要弱于劳动合同和集体合同。根据2006年最高人民法院出台的《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释 (二) 》, 在内部规章制度与劳动合同或者集体合同冲突的时候, 可以优先适用关于合同的规定。因为集体合同和劳动合同是劳资双方意思表示最直接的体现, 公司在制定内部规章的时候, 集体合同和劳动合同应当成为制定规章制度的依据, 规章制度所规定的劳动者权利不得低于集体合同所规定的标准。因此, 在两者发生冲突的时候, 当然的以合同作为对员工合法权益的最优保障。

3. 无效解析。

公司内部规章制度并不当然成为劳资双方劳动关系保障的主要内容, 正当的劳资关系仍以《劳动法》等强制力法律为主。公司内部规章制度从制定到实施并不必然有效, 当其缺失某些要件时, 效力归于无效。

内容的合法性是规章制度有效的根本基础, 只有依法制定的规章制度才具有法律效力。

因此, 公司内部规章制度的法律效力和效力位阶都应当以不与制定法冲突为前提。公司内部规章制度在制定时与《劳动法》、《劳动合同法》、《公司法》及其他行政强制法规等内容有冲突时, 公司内部规章制度必然无效。

当公司内部规章制度虽不与现行法律法规、地方性法规相冲突, 但存在显性或者隐性不合理不公平的时候, 其效力是否归于无效呢?鉴于目前行政执法部分在审核公司规章制度还停留在形式审查上, 公司内部的员工组织对公司规章制度的制定和修改缺乏话语权, 因此, 即使存在一些不合理的规章条款, 其并不当然归于无效。

参考文献

[1]张羽君.公司内部制度效力研究.法学论坛, 2013年第1期

[2]刘志鹏.论工作规则之法律性质及其不利益之效力.律师通讯, 132期, 第35页

[3]张羽君.论公司内部制度与法律制度的衔接.北京工商大学学报, 2012年第3期

[4]赵德淳.论企业内部劳动规则的法律效力.辽宁师范大学学报, 2001年第2期

3.公司档案室规章管理制度篇三

关键词：规章制度；合规性；评价

一、问题的提出

“在现代社会的正式規则中，国家法律虽然密如蛛网，但仍然留下了大量的规则空白地带，将这些规则制定权交由社会组织来行使，不仅是可能的，也是有效的。”①作为社会组织的重要成员，在国家法律、行政法规、规章等正式规则存在盲区的情况下，公司自身无疑是内部规则制定的最适合主体，公司规章制度成为国家正式规则的演绎和延伸。在实践中，不论规模与性质，公司都有一套与企业业务相关的规章制度保证其正常运转。然而，在充分享有规章制度制定权的同时，公司也非法外之地，公司规章制度必然要遵循一定的规则，否则，将导致公司规章制度效力基础不稳，甚至给公司带来法律风险。

为了规避公司法律风险，推进依法治企步伐，近年来，公司规章制度的合规性评价工作越来越受重视，成为企业风险管理的一项重要内容。然而，与此相应的是，理论和实务界关于公司规章制度合规性评价的探索还处于起步阶段，相关理论研究尚未成熟，指导合规性评价的体系化知识比较匮乏。作为参与企业规章制度合规性评价管理的一员，本文旨在探索公司规章制度合规性管理的有效路径，以便抛砖引玉，提高合规性评价工作的规范化和系统化水平。

二、相关概念的厘定

（一）规章制度

公司规章制度，也称企业内部劳动规则，我国《公司法》、《劳动法》和《劳动合同法》等都采用了“规章制度”这一概念，同时，由于在计划经济时期我国企业规章制度大都用于规范劳动关系，严格劳动纪律，企业规章制度因此被长期称为“企业内部劳动规则”，学界至今仍有沿用。然而不论采用何种称谓，在我国现行的法律制度体系中对公司规章制度尚无明确的界定，学界对此也呈百家争鸣的状态。在对学界相关文献资料研究分析基础上，本文将规章制度概念界定为：公司为实现其设立之目的，在遵循国家法律法规的前提下，根据自身业务情况和管理需要，通过特定程序制定的调整公司内部关系的各类规范性文件的总称。

关于规章制度的性质，主要存在契约规范说和法律规范说两种主张。契约规范说认为，“公司所属员工之所以接受公司内部规则的支配，原因就在于他们同公司订立了劳动合同。公司内部制度作为劳动合同的附件应为雇员所默许接受，其法律效力和约束力源于双方的共同意志。”②法律规范说认为，“企业规章制度在事实上发挥着行为规范的作用，从法理角度观察，企业规章制度的强制力和约束力的基础是上述规范具有法律规范的性质。”③笔者认为，契约规范说将规章制度的效力归因于公司与员工双方的“共同意志”，不可否认，随着民主化程度的不断提高，规章制度所蕴含的“共同意志”成分确有提高，但公司与员工之间的利益并非总是保持一致，公司不可能毫无原则的迁就于所谓的“共同意志”，契约规范说对此缺乏说服力。法律规范说认为规章制度之所以具有效力在于其具有法律规范的性质。作为国家正式规则的演绎和延伸，规章制度是软法，是“原则上没有法律约束力，但是有实际效力的行为规范”，④“在我国现行法上具有‘准法律的性质”⑤如同国家法律反映人民意志一样，法律规范说在强调规章制度“法律规范性”的同时，其内涵深处并没有否定规章制度制定过程中“共同意志”的存在，因此，笔者认为法律规范说更为合理。

（二）合规性

“合规”指的是遵从、依从、遵守规定的意思。它是上世纪90年代以来，在国际金融领域逐渐发展为一个特殊意义的词汇。目前，学术界对“合规性”概念也没有清晰的界定，在规章制度的评价过程中普遍存在将“合规性”和“合法性”不加区分使用的情况，因此对“合规性”的认识无法绕开“合法性”这一概念。合法性普遍是指合乎既定的法律规则，其中“法”主要是指国家法律、行政法规、部门规章等正式规则。笔者认为对于公司规章制度制定而言，其受到的约束不仅仅限于正式规则，还包括公司章程、上级公司管理规定、特定的“立法”技术等非正式规则，因而仅仅进行“合法性”评价并不能保证评价活动的科学性和完整性，对规章制度的评价采用“合规性”的概念表述更为准确和恰当。

三、合规性的评价维度

在对“规章制度”和“合规性”概念作出清晰界定的情况下，如何保证规章制度的合规性是本文探讨的核心议题，通过多年的实践经验，笔者认为，以下四个维度可以为规章制度合规性评价工作提供有益借鉴。

（1）内容的合规性。内容的合规性评价是评价活动的核心，是判断规章制度可接受性的最重要的标准。由于规制公司管理的国家正式规则和非正式规则数量庞大、结构复杂，此项维度的评价难度无疑是最大的。在该部分内容的评价中，要根据评价对象锁定 “规”的范围，并熟悉“规”的内容。在评价过程中，要重点关注规章制度中权利、义务和责任内容的设定是否违规，尤其要注重对职工具有利害关系的相关规定的审查评价。

（2）程序的正当性。程序就是关于办事或者工作的方法、步骤和顺序，程序的正当与否是实质正义实现的基础，正当程序往往是法律工作的最低要求，“这种要求之所以是最低的，是因为它是克服一些人们普遍认为是不公正、不合理的情况而存在的，它只是确保程序正义得以实现的必要条件，而不是充分条件”。⑥对公司规章制度的程序合规性的评价注重的是规章制度产生过程上的合规性。例如，我国《公司法》、《劳动法》等法律法规明确要求 “公司研究决定改制以及经营方面的重大问题、制定重要的规章制度时，应当听取公司工会的意见，并通过职工代表大会或者其他形式听取职工的意见和建议。”

（3）体例的技术性。在规章制度制定合规性的评价中，一般对体例结构技术性的关注较少。“前苏联法学家凯里莫夫认为，立法技术是在一定的立法制度中历史地形成的最合理制定和正确地表述法的规定和条文以达到最完善的表达形式的规则的总和。”，“前苏联法学家科瓦切夫也认为，立法技术是确定如何建立法的结构的规则的总和。”⑦两者都认为立法技术是一种“规则”。美国12866号“管制计划与审查”行政命令也将“规章的简洁性与易于理解性”作为白宫信息和监管事务办公室（OIRA）进行法律审查的重要内容。⑧如同立法技术一样，订立技术在很大程度上决定的规章制度质量的高低，意图明确，结构清晰，内容协调的规章制度更便于执行和遵守。在规章制度的合规性评估中，充分借鉴立法技术，对规章制度进行体例的技术性评估，以便保证规章制度的质量。

（4）体系的协调性。“当多数的规范或规整相互竞合时，特别会显示出：只有从个别规范与其所属规整的关系，经常还必须有其与其他规整及各该规整之间的关系，才能真正理解各该规范的作用范围。”⑨体系协调性评价，主要是审查公司不同部门拟定的规章制度对同一事项的规定是否协调一致、是否相互矛盾冲突。由于公司内部职能部门相对独立，各有自己的专业管理范围，在对一些职能重叠和交叉的管理事项上，存在从不同专业角度管理思路不一样的地方，导致多头管理或内部管理文件不协调甚至相互冲突的情况，所以对规章制度进行体系协调性评价十分重要。

四、合规性评价的组织方式和评价技巧

（一）合规性评价的组织方式

在开展规章制度合规性评价的公司，此项工作一般由合规管理部门负责实施，合规管理部门一般具有专业的法务人員，其对法律法规的掌握程度较高，能够比较有效的识别规章制度存在的合法性风险。正如对规章制度的评价不仅仅局限在内容的“合法性”方面，合规性评价还包括程序正当性、体例的技术性和体系协调性等方面，仅由合规管理部门开展评价活动不能保证合规性评价的质量。因此，本文主张采取由合规管理部门牵头，其他职能部门代表参与的集体评估模式，做到对规章制度的评价维度全覆盖，提高合规性评价水平。

（二）合规性评价的技巧

尽管涉及公司管理的规章制度种类繁多，数量庞大，但不同的规章制度一般具有相同逻辑构造，采用着相同的“立法技术”。因此，采用对规章制度组成要素进行实证的方法分析，能够避免合规性评价缺项漏项的问题，提高合规性评价的全面性和完整性。

规章制度的逻辑构造主要包括三部分内容：①总则。包括制定目的、制定依据、制定原则、适用范围等。②分则。包括行为模式和奖惩措施等。③附则。包括解释机关、施行日期和废止条款等。在规章制度的合规性评价过程中，不同内容关注重点不同，采用的评价维度亦不相同。总则和附则部分主要侧重于对表达的技术性评价，正文部分更侧重于对内容合法性、程序正当性和体系协调性的评价，下面结合规章制度的逻辑构造就合规性评价中部分重点内容予以具体分析。

1.总则和附则部分的评价技巧

（1）制定目的。“目的是全部法律的创造者，每条法律规则的产生都源自一种目的。”⑩制定目的在规章制度中的功能主要有两个方面，一是彰显规章制度内在的价值取向；二是克服规章制度的滞后性和局限性，发挥规则的价值补充功能。在实践中，规章制度中关于制定目的表述问题主要表现在“表述过于空洞抽象，不能准确地表达其规范意义，难以理解；用语多系‘大词宏论，意识形态色彩浓厚，多不属于法言法语；内容层次差别较大，多者八九层、少者一两层，或过繁或过简；内容顺位不尽合理，各种法律价值之间的关系不够和谐，等等”，?对规章制度的制定目的进行评价，有助于提高规章制度的可接受性和权威性，有助于规章制度的遵守。

（2）制定依据。制定依据是规章制度是否有效的重要判断标准，一般位于规章制度首条的位置。对制度依据的评价重点关注两个方面，一是引用依据的有效性，避免将已经废止失效的制度作为引用依据，导致规章制度产生有效性危机。二是引用依据的相关性，引用依据必须要与制度制定的目的高度相关，否则可能导致规章制度缺乏合法渊源。

（3）适用范围。适用范围是指适用规章制度的条件和情况，主要解决规章制度在什么空间范围内对何人何事发生效力的问题。一般情况下，作为独立的法律主体，公司规章制度理所当然地只能对公司内部的人员和事务发生效力，但在一些管理链条较长的企业集团中，对规章制度的适用范围往往难以做出明确界定。有些对企业层级不加以区分，均要求所属企业“依照”执行；有些做了一定区分，要求只在公司内部发生效力，所属企业可“参照”执行。笔者认为，不论公司管理层级如何，都应尊重公司主体的独立人格，保证其享有充分的规则制定权利。就规章制度适用范围而言，除非确需母公司集中管控的事项外，应尽量采用“参照适用”这一概念，保证子公司管理的灵活性。

（4）施行日期。施行日期是规章制度的必备内容，常见的问题有两种。一是公布时间与施行时间间隔较短或者公布时间即施行时间，缺乏必要的宣贯时间，导致员工无所适从。建议在公布时间与施行时间之间保持一定的间隔。二是基于规范已经发生的事实，施行时间早于公布时间。鉴于“法不溯及既往”的法治原理，笔者认为公司规章制度应该避免此种现象。

（5）废止条款。此条款一般用于制定新法时，对一些旧法明示废止，不再适用。在使用废止条款时要注意三个问题：一是废止只能针对以前制定的同一内容的文件；二是只能废止与自身效力等级相同或低于自己的文件。三是不能用模糊语言搞一揽子废除，要明确被废止规章制度的名称。

2.分则部分的评价技巧

分则是规章制度最主要的部分，是规章制度被执行或遵守的直接根据，其主要包括行为模式和奖惩措施两部分内容。行为模式是对适用主体“应当做的、可以做的、允许做的和禁止做的实际事项，它对人们的行为进行直接的指引”?奖惩措施类似法律后果，其与行为模式相互依存，是对遵守或违反规章制度行为的价值评价。在具体的合规性评价活动中，从内容合规性的角度，重点关注分则内容是否与国家法律法规相抵触；是否违背公司上一位阶规章制度的规定；是否逾越权限；从程序正当性角度重点关注规章制度是否征求民主意见；是否需要履行特定的决策程序（股东会、董事会、总经理办公会及职代会程序）；对员工或组织的惩罚是否提供申辩或解释渠道等。从体系协调性角度重点关注规定内容是否与其他规定协调和一致，避免规定之间矛盾现象的发生。

五、结语

随着公司在社会场域中的深度嵌入，面临的社会关系日益复杂，发生风险的概率不断增大，可以说，对规章制度进行合规性评价是公司应对风险事态的有效举措。在对公司规章制度合规性评价的研究和总结相对缺乏当下，本文结合工作实际，对规章制度合规性评价的维度和技巧做了一定总结和探索，目的在于提高合规性评价活动本身的规范性和操作性。由于作者水平和资料所限，本文还有很多不足之处，希望读者批评指正。

注释：

①转引自张羽君.公司内部制度效力研究[J]法学论坛，2013，（1）.

②张羽君.公司内部制度效力研究[J]法学论坛，2013，（1）.

③杨继春.企业规章制度的性质与劳动者违法惩处[J]法学杂志，2003，第20卷.

④何伦坤.软法与高校规章制度的正当性构建[J].重庆文理学院学报，2010，（5）.

⑤黄建中，高圣平.用人单位内部规章制度的性质与司法控制[J].人民司法，2007，（4）.

⑥陈瑞华.程序正义论???——从刑事审判角度的分析[J].中外法学，1997，（2）.

⑦汪全胜.立法技术评估的探讨[J].西南民族大学学报，2009，（5）.

⑧刘权.论行政规范性文件的事前合法性审查[J].江苏社会科学，2014，（2）.

⑨[德]卡尔·拉伦茨.法学方法论[M].陈爱娥，译.北京：商务印书馆，2003：144-146.

⑩[美]E.博登海默：《法理学：法律哲学与法律方法》，邓正来译，中国政法大学出版社1999年版，第109页.

?刘风景.立法目的条款之法理基础及表达技巧[J].法商研究，2013，（3）.

?全胜.立法技术评估的探讨[J].西南民族大学学报，2009，（5）.

参考文献：

[1]李建伟.公司制度、公司治理与公司管理[M].北京：人民法院出版社，2005.

[2]胡立峰.用人单位劳动规章制度研究[D].厦门：厦门大学，2009.

[3][美]E·博登海默.法理学：法律哲学与法律方法[M]. 邓正来，译.北京：中国政法大学出版社，1999.

[4][德]卡尔·拉伦茨.法学方法论[M].陈爱娥，译.北京：商务印书馆，2003.

[5]周旺生.立法轮[M].北京：北京大学出版社，1994.

作者简介：

楊秋凤（1982～），女，山东菏泽人，法律硕士研究生，经济师，中铁岩锋成都科技有限公司职员；

4.档案室规章制度篇四

一、非档案管理人员未经许可，不准擅自进入档案室，并禁止操作玩耍电脑。

二、查阅档案资料时，必须经矿长、总工允许，凭准阅证履行登记手续，并在指定地点阅览，阅览完毕立即归还。

三、档案室内严禁吸烟、点火、存放易燃、易爆等有害有毒物品。

四、经常检查档案资料的保存情况，如发现损坏、霉变、虫蛀，立即采取治理修复措施。

五、离开档案室时，必须检查好门、窗，加强防范措施，妥善保管档案室钥匙，同时把电源关掉，以免把电脑、打印机、复印机损坏。

六、档案室应保持清洁卫生，通风干燥，摆放物品整齐有序，不得乱堆乱放。

档案保管制度

一、为了充分发挥档案的利用率，入档时必须做到材料齐全、字迹清晰，装订结实、整齐、规范、排列有序。

二、对属永久、长期保存的档案，发现有破损，做到反复修复，保证档案的完好性。

三、严格执行档案借阅、保密等制度，防止人为散失、泄密和损缺，确保档案的完整安全。

四、为了便于查找和利用，做好档案分门别类、系统存放、集中统一管理工作，文件资料要有目录、有索引，以方便查找。

五、落实各项措施，切实做好档案的防潮、放火、防尘、防蛀工作。

档案借阅制度

一、凡查阅档案，必须办理借阅登记手续，（必须经矿长或总工及办公室主任批准）阅后直接面还保管人员。

二、外单位借阅档案，一律凭单位介绍信并办理登记手续，在档案室查阅，不得借出室外。

三、查阅档案资料时，不准在档案资料上划线、圈注、涂改、污损、拆页和拆卷。

5.档案规章制度篇五

为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。

对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。

2范围

本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。

本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。

3职责

3.1各过程管理部门职责：

3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。

3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。

3.1.3负责过程管理文件的(程序、规定、制度、表格)组织编制。

3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。

3.1.5负责文件更改内容等。

3.2生产部职责：

3.2.1负责管理手册的编制。

3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。

3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。

3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。

4程序内容

4.1确定文件种类

4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。

4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准(见法律法规的识别与评价程序);上级部门下发的通知、要求、规定和办法;相关方的期望和要求。

4.1.3综合管理体系文件

a.方针、目标和指标;

b.实现方针、目标和指标的策划;

c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。

4.1.4资料和记录

6.贸易公司档案现代化管理探析篇六

1 贸易公司档案现代化管理的意义

当前,互联网发展越来越快,过去的档案管理工作已经无法适应新时期的档案管理发展趋势了。特别是计算机、微电子、网络等技术的高速发展,使得利用计算机技术管理档案日益普及。现在,档案管理信息处理标准也越来越完善,通过和网络技术的有机结合实现了档案的现代化管理。当前,许多贸易公司在档案管理过程中主要存在以下问题:一是数量多。因为随着贸易业务的不断增多,相关的档案数量相应增加。二是手段落后。档案信息介质在变化,记录方法的种类繁多,怎样确保档案资源的时效性,对许多贸易公司的传统手工档案管理形成了很大的冲击,新的现代化管理技术运用将更加广泛。究其原因,过去的档案管理效率不高,工作内容繁多,随着日益增加的档案管理数量及利用范围的不断扩大,传统档案管理方式已经不能适应了。因此,在这样的情形下,档案现代化管理就成为许多贸易公司需要重点关注的问题,这也是做好贸易公司档案管理的重要方式。

贸易公司的档案管理承担着收藏与保护公司不同时期所形成的档案的任务,关系到公司经营管理成果与所积累的历史文件、资料,更是为公司的健康发展提供了参考依据。档案管理工作开展是按照贸易公司的现代化经营管理工作来进行,对档案资源的充分利用使得贸易公司能够有效地提升经济效益。许多贸易公司在档案管理中不管是管理技术还是理念,都发生了很大的变化,档案管理有了质的提升。随着公司档案管理内容越来越复杂,管理模式变得也比较繁复了,对档案管理技术的改进,有助于更加科学地促进档案的现代化管理。互联网信息技术的出现使得档案管理新模式渐渐为人们所重视,更成为贸易公司档案工作发展的必然趋势。

2 档案现代化管理的前提条件

2.1 做好组织协调管理工作

针对当前一些贸易公司档案管理比较分散的问题,加强其组织协调管理工作显得尤为重要。如此一来,能够使公司的档案现代化管理少走弯路,节约档案管理中所投入的人力、物力及相关技术。公司的档案管理部门要制定档案现代化管理机制,做好档案现代化管理的中长期发展规划,对档案的现代化管理进行监督指导,协调公司内部的档案管理现代化建设。对于贸易公司来说,档案现代化管理并非是一朝一夕就能够完成的,在管理档案的过程中应该根据档案规划,制定合适本公司档案管理现状的总目标及各阶段的工作任务。还有就是要利用先进的档案管理技术,及时解决档案现代化管理中的共性问题[2]。对档案进行现代化管理牵涉档案现代化管理理论及一些科学技术问题,因此无法靠某个人做好,需要公司全体进行配合,尤其是档案管理者需要加强分工协作。

2.2 利用计算机技术加速档案现代化管理

在档案现代化管理中,其重要的标志就是运用电子计算机技术,它主导着档案工作的现代化进度。当下,电子计算机技术在不少贸易公司的档案管理中得到了普遍的运用。随着计算机技术的不断进步,计算机性能不断提升,价格也不再昂贵,因而利用电子计算机进行档案现代化管理成为一种趋势。因此,作为档案管理者,必须充分利用计算机来加强档案现代化管理,提高自身的管理能力,为公司的档案现代化管理贡献自己的力量。

3 档案工作现代化管理方法

3.1 规范档案标准化管理

标准化是档案管理现代化一个很重要的衡量依据。在未来的很长一段时间里,许多贸易公司的档案工作都应该以标准化管理为主。具体来说,要将档案管理标准进行完善,使公司的各项管理环节都能够按照标准执行,并努力将档案标准化管理运用到管理实践中去。还有就是要做好档案业务的基础规范建设,这是贸易公司档案管理工作中一项长期性的任务。档案管理部门应该对营销贸易类档案进行统一领导、归口管理。让专职的档案管理者对档案业务进行监督指导、归口管理,使得相关档案能够被有效利用。贸易部、销售部等专人落实公司的各项销售、进出口贸易等业务过程中形成的文件,进行定期分类、整理,以便于确保公司的档案准确、完整。对业务中新接收的档案,需要进行规范的编目整理,为公司的档案现代化管理奠定良好的基础。还有一点值得注意的就是,应该认真进行档案著录标引,在著录标引工作中实施标准化著录、标引,以科学的方案为档案检索自动化提供依据。

3.2 打造档案信息完整的数据库

作为档案现代化管理的根基,数据库管理需要有完整的档案资料信息。比如,将贸易业务档案信息录入数据库的过程中,要先将业务档案归档合同金额与公司年终财务决算中的业务部销售收入进行核对。每年年初,档案人员到财务部门索取业务部上年度商品销售收入数据,并对照业务部上交的档案材料中的合同金额,吻合且有主管经理签字,然后接收归到档案室的数据库中。要注意的是,这些收录到数据库中的档案,必须要归档材料完整、系统,并经部门经理和主管经理核准,才能进入公司档案室数据库,以确保档案数据库存档资料信息更加完整。与此同时,再根据上述档案业务数据信息来建立“活库”,对于档案数据库以利用频率、使用效率来衡量其“活性”。按照档案现代化管理重点发展档案系统库[3]。换言之,就是要将手工档案检索转变成计算机模糊查询,以给定条件进行筛选,从而准确找出档案的存储信息。利用电子计算机把档案数据进行自动统计生成,以便于进行业务查询处理,最终将档案管理者从复杂的手工工作中解放出来,进一步做好档案的自动化查阅、开发、编研等一系列管理工作。

3.3 做好档案数据库安全

在档案现代化管理中,安全问题尤为重要。贸易公司的档案管理涉及公司在营销贸易中的一些机密信息。因此,需要严格保密档案信息,提高其安全性。有很多档案信息需要进行控制使用,故而档案现代化管理中必须想方设法采取有效的方法确保公司档案信息的绝对安全和保密。由于档案的现代化管理很大程度上依赖于电子计算机技术,所以从技术角度来看,应该运用先进而完善的信息技术方式,对档案数据进行安全储存,建立安全管理平台,使档案数据一直都处于安全保管状态。而对于档案的利用而言,则需要利用者有访问权限及访问范围,从而有效控制档案利用者对档案信息的安全使用。

3.4 符合效益型原则

贸易公司档案的现代化管理并非一朝一夕的事情,需要在这个管理过程中投入很多的财力、物力、人力,所以贸易公司的档案现代化管理应该要遵循效益原则。对于档案管理来说,现代化的管理理念及实践需要大量的投资,所以在档案管理资金的划拨使用上,应该做到依据项目管理来使用,对档案管理项目进行论证,然后跟踪考核档案管理费用投入的使用情况,以督促档案管理者能够科学、高效地使用管理经费做好档案的现代化管理工作。

4 结语

总而言之,贸易公司的档案现代化管理工作有着自身的系统性、连续性、复杂性等特征,基于公司档案管理者的职业素质、档案管理意识、领导重视程度等因素的影响,使得档案的现代化管理不能急于求成,而是要循序渐进地进行。应该有目标、有计划地根据本公司的实际情况为档案管理创造现代化发展条件。从当今社会现状来看,档案现代化管理问题已经成为贸易公司及档案管理者需要认真解决的事情,如何有效地促进档案的现代化管理则更成为相关管理者的重要任务。档案管理工作也需要与时俱进,紧密联系时代发展的需求,把传统的档案管理模式与现代管理理念有机结合,充分运用各种技术手段,积极探索适应新形势的现代档案管理模式,并做到正确运用。

参考文献

[1]兰祝刚,周艳华.基于知识服务的档案管理模式的实践与思考[J].中国档案,2011(6):45.

[2]将俭诚.对档案规范化管理认定标准的思考[J].中国档案,2011(9):87.

7.公司档案室规章管理制度篇七

关键词：电力公司；科技档案管理；制度化；科学化

一、新时期电力公司科技档案管理工作的简介

（一）企业管理涉及到的工作是方方面面的，它覆盖整个企业的全部日常工作，随着时代的进步，企业的档案管理工作逐渐受到越来越多企业的高度重视。而且现代企业的发展，要求企业管理人员不断的改变思想，构建新的管理模式，创立新的企业运行模式，新时期不断的推行企业改革，在这样的背景下，我们电力企业更应该不断的迎头赶上，推动自身内部改革。

（二）具体到我们电力公司，科技管理档案的重要性不言而喻，对公司的发展有着至关重要的作用。科技档案是一个企业生产经营活动最原始的记录，它涉及到的范围就更加的广泛，它包括的种类就更加的多，它包括的信息量就更加的丰富。也正是因为此，它对于电力公司的发展有着不可替代的影响。

二、新时期电力公司科技档案管理工作的具体措施思路

（一）不断的改变思路，树立新的观念，树立创新意识

1.任何工作都是一样的，想要做好这，首先就要了解它，熟悉掌握每个工作细节，最重要的是要从思想意识上认识到其重要性和必要性，只有思想意识先行，行动才会跟上。对于我们电力公司，在新时期更要树立新的思路和观念，而且要树立创新意识，改变传统的思想观念，不断的提高自身素质和能力，而且要将理论和实践相结合，不断的深入到基层，主动和技术人员交流，熟悉工作人员整个工作过程，为自己做好档案记录管理工作打下坚实的群众基础，同时要根据不断变化的市场需求不断的调整自己工作的方法，树立终身学习观念，提高自己的综合素质和能力。

2.档案既是企业发展过程的记录，在一定程度上也是企业所有领导员工智慧和辛勤劳动的结晶，它是整个企业无形的财富。档案的种类有很多种，包括科技内容、图书、影像文字等。它是企业发展的活化石，是对企业的一种记录，同时也是对企业的一种评价，对企业发展水平的一种衡量。

3.科技档案是企业独有的资产，我们必须要保证其安全，不能将其随意的泄露，这会给企业带来极大的损失，我们现在实行社会主义市场经济体制，企业在市场中激励的竞争，而且市场瞬息万变，每个企业都有自己的企业机密。科技档案是企业的原始记录凭证，是企业的机密，我们必须要树立保护意识。如果稍有管理不善就会给企业带来不可挽回的损失，由于我们电力公司的独特性，有可能会给社会带来负面影响。

（二）完善企业管理体制，迎合现代企业发展趋势

社会主义市场经济的不断发展完善，不断的要求建立现代企业制度，这既对企业是一种机遇也是挑战，现代企业制度产权分开明显，权责明确且统一，政企分开，采用科学的管理方法。为此企业的档案工作也要与此相适应，对企业的档案工作机构进行创新。我认为应该从以下几个方面入手：

1.精简机构，企业的高效运转必须建立在简练的机构的基础上，档案管理工作也是一样的，应该精简机构，精简工作步骤，把以前繁琐的工作，臃肿的机构变的简单精炼，同时可以采用现代化的技术，比如说信息网络技术，我们目前的时代是信息时代，互联网的使用大大提高了工作效率，而且信息化是企业精简机构的重要手段，同时也是一个企业现代化程度的重要标志。使企业每个部门之间相互联系，实现企业的资源共享，使企业真正形成一个整体，同时也可以保证企业档案管理的灵活性。

2.精简机构必须要注意效率，精简机构的目的是为了提高效率，构建高效的档案管理机制，来适应市场日趋激烈的竞争。企业档案管理要随着社会的变化而不断的变化，创新管理手段，转变管理机制，不断的完善企业的运行模式。而且要充分发挥人的作用，以人为本，满足人的需求，设立奖惩制度，调动广大员工的积极性、主动性和创造性。

三、小结

随着社会主义市场经济的不断发展，企业内部体制在不断的改革深化，而且国家对电力的投资力度不断的加大，再加上电力企业自身内部的不断调整，电力企业的科技档案在记录和管理的方面难度在不断的加大。而且我们目前存在管理观念落后等问题，由于科技档案对于企业发展具有不可言喻的重要性，因此我们必须要不断的改变思路，创新发展模式，不断推进改革，促使我们电力企业在新时期可以与时俱进，为社会发展、时代进步贡献自身力量。

参考文献：

[1]宋晓东，高森.浅谈电力企业班组安全活动的开展[A]，山东电机工程学会第四届供电专业学术交流会论文集[C].2007.

[2]刘建明.提高信息技术的应用水平以信息化带动电力企业的发展[A]，全面建设小康社会：中国科技工作者的历史责任——中国科协2003年学术年会论文集（上）[C].2003.

[3]甘建军.安全发展从自己做起[A]；2007云南电力技术论坛论文集[C].2007.

[4]于柠源.浅谈电力企业基层单位员工培训的开展[A]，山东电机工程学会第五届供电专业学术交流会论文集[C].2008.

8.档案馆规章制度篇八

一、努力学习马列著作和政治、时事，认真钻研档案业务知识和有关专业知识，不断提高自己的思想水平和业务水平。遵守《档案法》和各项档案工作规章制度.二、自觉加强职业道德修养，热爱档案工作，忠于职守，热情服务，团结协作，遵守纪律，树立良好的职业形象。增强档案意识和保密观念，做到爱护档案、保护档案、确保档案的安全。

三、服从领导工作安排，对工作认真负责，积极主动，及时优质地完成承担的各项工作任务，并对档案馆工作提出合理化建议。努力提高档案管理水平和档案保护技能。及时完成领导交办的各项工作。

四、刻苦钻研业务，不断提高业务水。

五、做好所负责档案的接收工作，严格履行交接手续，把好案卷质量。

六、严格按库房管理办法，做好库房防潮、防虫、防虫霉、防火、防盗、防鼠、防光、防尘等八防工作，确保档案安全。

七、树立“服务第一、用户至上”的思想，积极主动做好档案信息开发利用和编研工作。

八、做好档案的统计，鉴定和销毁工作，到期档案要提出鉴定销毁意见。

九、做好馆藏档案的统计和检查工作，熟悉馆藏。

十、树立为人民服务的思想，服务热情主动，耐心细致，提倡协作精神，团结互助，做到分工不分家。

十一、紧密结合档案工作实际，积极主动地开展档案学术研究，不断开拓、进取和创新。

档案馆档案安全管理办法

根据《中华人民共和国档案法》和《河南省档案管理条例》，结合我局（馆）的实际情况，现制定《柘城县档案局（馆）安全管理办法》。

第一条档案安全工作实行行政领导负责制，内紧外松，预防为主。既要方便群众和各单位工作人员来局（馆）办公事，又要保障局（馆）的安全。

第二条安全保卫保密工作实行以档案管理股、办公室为单位，对档案资料库房、空调、复印机、微机等重要设备负责管理，责任到人，列入干部、职工的考核、评选先进的条件之一。

第三条局（馆）成立档案安全领导小组，在局（馆）长的领导下，负责贯彻执行上级有关档案安全工作指示、规定；对干部、职工进行“五防”（防特、防盗、防火、防破坏和防治灾害事故）教育，检查督促工作人员对安全、保密保卫管理制度执行情况，发现不安全因素要及时报告，迅速处理。如发生重大治安灾害事故，要及时向公安机关报告，保护现场配合公安机关进行查处。

第四条局馆科室负责人要对本科室安全负直接领导责任；组织贯彻实施上级和本局（馆）关于搞好安全管理工作的指示、决定，制定本股、室的安全岗位责任制，确保本股、室的安全。

第五条责任划分

（１）局（馆）领导人因不重视对干部、职工进行法制、安全教育，不重视档案安全防范工作，或安全制度不健全，而导致火灾、事故、案件的发生，给国家造成严重损失的要追究领导人的责任。

（２）凡不遵守工作规程、不执行安全保卫保密工作条件，有章不循，擅离职守，工作不负责任而造成火灾、事故和案件的，要追究直接责任者的责任。

第六条档案资料库房安全管理制度

（１）档案资料要指定专人负责，认真执行档案资料借阅制度，定期清点，做到帐与档案、资料数量相符。

（２）存放档案资料库量，要符合安全要求，要建立、健全安全保卫制度。

（３）库房范围内严禁吸烟，不准携带火种入库，无关人员不得入内。管理人员离库时要切断电源、关窗、锁门。

第七条安全防火管理

（１）安全防火管理分工是：局（馆）防火责任人是局（馆）长，股长是各股室防火责任人，按照要求，防火责任人要切实履行职责，认真抓好安全防工作。

（２）要严格执行易燃易爆化学物品的保管和使用的规定，档案资料库房电脑室等重点防火部位，配臵足够的防火器材，建立健全严格的防火安全措施。

（３）档案库房管理人员要经常检查电源线路，电器设备有无漏电，做好防范措施，注意用电安全。

（４）发生火灾应迅速向公安消防部门、局（馆）长、县委政府、保卫部门报告并采取措施及时扑灭。

档案保管制度

一、做好档案资料清点、检查工作。每年定期一次检查，两年一次全面检查，做到帐实相符。

二、做好每天定时对库内、外温湿度的测定记载。

三、保持库内清洁卫生，不得在库内存放食品、易燃、易爆等物品。

四、每半年对消防器材、设施设备以及照明电线等进行一次安全检查，及时排除一切不安全隐患。

五、库内杜绝一切火种，特别禁止在库内吸烟。

六、做好档案资料“进出”管理工作，认真履行手续，严格核对，准确无误。

七、做好重点档案的抢救工作。要采取抄录、复制、修补、裱糊等措施进行抢救，以维护档案的完整。

八、熟悉馆藏，对档案排列存放位臵了若指掌，提供利用准确无误。

九、做好档案资料检索工具的补充和完善工作，积极编制专题目录、分类卡片等参考资料，采取多种方式，拓展档案信息资源的开发利用。

档案库房管理制度

一、非本馆人员未经允许，不得进入库房；

二、严禁将易燃、易爆物品带入库房，库房内不得吸烟；

三、库房内不得存放食品和杂物，定期打扫卫生，注意保持库房整洁；

四、每日记载库内温湿度，并灵活运用通风、去湿、密闭措施，调节温湿度，使温湿度符合规定的标准、要求。

五、定期进行馆藏档案、资料的检查，安放和更换防虫药，防止档案虫蛀和霉变；

六、定期检查消防设备；

七、库房钥匙专人保管，每天下班前检查门窗，切断电源；

八、坚持值班制度，做好安全保卫工作。

档案利用的检查制度

为确保档案的齐全、完整与安全，特制订本制度：

一、本馆设专人负责档案的提供利用和档案利用完毕检查入库工作。

二、对利用完毕的档案，应及时当面与利用者逐卷逐页进行清点，检查有无遗失、圈点、勾划、批注、抽取、撕毁原件情况，确保借阅档案的完整与安全。

三、对特殊情况经领导批准外借的档案资料，归还时，要认真仔细清点。

四、对利用完毕检查中发现的问题，应及时报告领导进行处理，并依照《档案法》、《河南省档案法实施办法》进行处罚。

五、检查人员如因玩忽职守造成档案损失的，要视情节轻重给予适当处理。

档案统计制度

为便于准确掌握馆藏档案，积累基础数据，研究探索工作规律，提高管理水平，特制定本制度。

一、坚持实事求是，树立科学严谨的工作作风，一丝不苟，准确无误。

二、将档案统计纳入目标责任制，任务到岗到人，考核奖惩兑现。

三、建立健全档案登记的各种薄、册等，认真记载档案的收进、移出以及整理、鉴定、保管、利用等情况。

四、搞好统计年报、做到数据准确、帐实相符。

档案鉴定销毁制度

一、坚持历史唯物主义观点，确定档案保存价值。

二、接收档案进馆之前，应到移交单位进行鉴定审核，不符合要求不予接收。

三、对馆藏档案进行审查、甄别，对已过保管期限的档案提出存毁意见。

四、建立健全档案鉴定委员会，负责馆藏档案的鉴定工作。

五、准确制定档案保存价值。具体分析档案各方面特点，逐件逐页认真审查。

六、经过鉴定审查，确无任何价值，保管期限也满的档案，造具销毁清册，呈报销毁报告，经批准后进行销毁。

七、对已批准销毁的档案，除特殊情况外，一般均应缓期执行，经过一段时间，确认无利用价值，再销毁。

八、销毁档案必须有两人以上进行监销。监销人要在销毁清册上签字，并注明销毁日期。

九、销毁档案，一般送纸厂化纸浆，不得出卖和作它用。

档案馆突发事件应急处臵预案

一、总则

1、为迅速、有效地处臵我县辖内发生的突发事件，提高应急工作水平，并尽早予以防范，确保档案安全，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施细则》，及县委、县政府的相关要求，结合本县档案管理实际，特制定本应急处臵预案。

2、突发事件应急处臵是指可能危及档案安全的汛期警报、火灾警报、地震灾害、防盗保密事件等处理与防范措施，以期及时地组织人员，保证档案安全的活动。

3、突发事件应急处臵应按照预防为主、防救结合、常备不懈的方针，坚持集中领导、统一指挥、分工负责、分级指导相结合的原则，及时快速妥善处臵，使突发事件给档案造成的损毁减少到最低限度，甚至避免对档案损害

4、凡涉及档案保管的单位和个人，均应遵守本预案中的有关规定。

二、事件报告

1、一旦发生事件预警，应立即向局（馆）主管领导报告，同时应及时通报责任科室。

2、主管领导和责任科室应按照已发生、可能发生之事件性质和等级，赶赴现场，组织处理。必要时，应迅速报告县政府和上级业务主管部门。

三、应急处臵

1、本馆库房为特级应急处臵的区域；其它档案保管场所及一级建档单位的综合档案室为一级应急处臵的区域；二级建档单位及其它综合档案室为二级应急处臵的区域。

2、特级区域的应急处臵以本级馆为主，并视情请求县政府和公安等部门支持；

一、二级区域的应急处臵，以各单位自理为主，本局应予专业处臵指导。

3、突发事件发生时，建立以局长为总指挥、业务分管局长具体抓落实、其他中层以上领导协作配合的突发事件应急处臵领导小组，负责组织、协调和指挥事件处臵工作。

4、承担突发事件应急处臵的科室职责：

⑴档案管理股应按档案存放区域等级依次指导处臵：平时要加强馆内监测预警和信息报告，保证各类安全器材和安全设臵及自动报警系统装臵保持良好状态；汛警期查漏防潮，发生期不间断监控排查，危险期按要求立即组织力量把特级区域的档案向高位转移；火警期在报119火警电话同时，立即指派人员奔赴火警总控制室，确认必要时启动手控消防系统，迅速告知库区人员撤至安全区域；盗窃泄密发生期应迅速控制和保护现场，禁止一切人员进入，同时报告主管领导和公安部门查勘；重大突发事件预警期应做好珍贵和保密档案撤离准备，发生期应视上级要求和现实需要，及时组织档案抢救与转移，指导处臵人员搬运档案至设定区域。

⑵业务指导股应在汛警期电告档案保管条件较差的综合档案室做好查漏防潮工作，发生期视实情加强联络，指导档案转移，必要时赶赴发生地监督档案转移至安全区域；火警及泄密发生期应立即前往发生地，协助当地相关人员查验损毁情况，并向主管领导报告，以采取相应措施；整体性重大突发事件预警期应协助保管科做好珍贵和保密档案撤离准备，并指导各综合档案室做好珍贵和保密档案及一般档案的分类工作，发生期应按照上级要求和现实需要予以监督和指导。

⑶政策法规股应按领导小组指派任务到岗到位、协助处臵。

⑷办公室应在汛警期及时了解汛警情况，向主管领导和有关科室通报，并协助做好止漏防潮工作，发生期应按主管领导要求和现实需要通知人员到位；火警、失窃泄密发生期应及时掌握信息，协助做好联络工作；整体重大突发事件预警期应落实搬运装具、车辆和场地以应急需，发生期应按上级要求和现实需要，及时报警和报告上级与有关部门联系请求救援，保障后勤到位和信息沟通，正确调度车辆，做好善后工作。

四、奖励惩戒

1、在突发事件应急处臵工作中作出显著成绩的，应报由县政府或所辖主管部门给予表彰奖励。

2、因参加应急处臵致伤残或牺牲人员之善后事项按照国家有关因公(工)受伤致残或牺牲的规定办理。

9.城市建设档案管理规章制度篇九

第二条　本规定所称城市建设档案（以下简称城建档案）是指在城市规划、建设和管理中直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图表、图片、声像等各种载体的文件材料。

第三条　本规定适用于本市行政区域内城建档案的报送、接收、收集、保管、利用和管理。

第四条　市、县（市）人民政府应当加强对城建档案工作的领导，把城建档案事业的建设纳入城市建设发展规划。

第五条　市建设行政主管部门负责本市城建档案的统一管理工作；县（市）建设行政管理部门负责本辖区内城建档案的管理工作。

市、县（市）建设行政管理部门所属的城建档案馆对城建档案实行集中管理。市城建档案馆负责本市市区城建档案以及市区以外市级以上重点建设工程档案的接收、收集、保管和利用，县（市）城建档案馆负责本辖区城建档案的接收、收集、保管和利用。

市、县（市）档案行政管理部门应当对本辖区内城建档案管理工作加强监督和指导。

第六条　市、县（市）城建档案馆负责接收下列城建档案：

（一）各类城市建设工程档案：

1．工业、民用建筑工程档案，包括工矿企业，办公、商业用房，学校、医院、文化体育场所，住宅小区及市区七层以上、其他区域五层以上住宅楼等建筑工程档案；

2．市政基础设施工程档案，包括道路、排水、桥涵、隧道、水质净化厂、城市照明、泵站、大型停车场等工程档案；

3．公用基础设施工程档案，包括供水、供气、供热、供电、通讯、广播电视等工程档案；

4．交通基础设施工程档案，包括铁路客运站、铁路运输编组站、铁路货运场站、长途汽车客运站、机场、码头等工程档案；

5．园林绿化、风景名胜建设工程档案，包括名泉、公园、绿地、苗圃、纪念性建筑、名人故居、名胜古迹、古建筑、有代表性的城市雕塑等档案；

6．市容环境卫生设施建设工程档案，包括垃圾粪便处理场、大型垃圾转运站、公共厕所等工程档案；

7．城市防洪、抗震和环境保护、人防工程档案；

8．建制镇公用设施、公共建筑工程档案；

9．军事工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。

（二）城市规划、勘测、城管、公用、建管、园林、环卫等城市建设备专业管理部门形成的业务管理和技术档案。

（三）有关城市规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料。

第七条　本规定第六条第一项规定的建设工程档案，由建设单位会同勘察、设计、施工、监理单位负责编制，并于工程竣工后三个月内按本规定第五条第二款规定，向有关城建档案馆报送。

本规定第六条第二项规定的业务管理和技术档案，在本单位保管、使用一至五年后按本规定第五条第二款规定，向有关城建档案馆移交。

本规定第六条第三项规定的基础资料，由市、县（市）城建档案馆负责收集。

第八条　向市、县（市）城建档案馆报送和移交的城建档案应当是原件或者原件的缩微胶片，并符合国家档案案卷质量标准。

第九条　编制和报道建设工程档案，应当遵守下列规定：

（一）建设工程档案资料齐全，包括规划文件资料、建设文件资料、施工技术资料、竣工图与竣工测量资料和竣工验收资料、声像资料。

（二）建设工程档案必须在施工过程中按照落成实体同步编制，不得在工程竣工后补绘。

（三）隐蔽工程档案应当附有重要部位状况的图片或录像。管线工程覆土前，建设单位应当委托具有测绘资质的单位进行竣工测量。

（四）绘制工程竣工图，须采用统一座标系、高程系实测数据。工程竣工图与工程实体相符，并加盖竣工图章。

（五）建设工程档案应当完整、准确、系统，字迹清楚，图面整洁，纸质优良，规格统一，并有编制单位技术负责人签章。

第十条　新建、扩建、改建地下管线工程的单位，应当对本单位的地下管线专业图进行修改补充，并于工程竣工后三个月内将修改补充后的地下管线图按本规定第五条第二款规定报送有关城建档案馆，由市、县（市）城建档案馆对地下管线总图进行综合、修改和补充。

第十一条　凡在城市道路、道沟、各种管线附近地段进行开挖、爆破、钻探等施工活动，建设单位在该建设项目规划定点前，必须到市、县（市）城建档案馆查询利用该施工地段的地下管线档案，凭市、县（市）城建档案馆出具的地下管线技术数据证明书到规划行政管理部门办理规划定点手续。

第十二条　对列入城建档案馆档案接收范围的建设工程，建设单位在组织建设工程竣工验收前，应当向市、县（市）城建档案管理部门申请对该工程档案进行预验收。属于市级以上重点建设工程的，应当通知市档案行政管理部门参加预验收。预验收合格的，由城建档案管理部门出具建设工程档案认可文件，作为工程竣工验收的必要条件。

管线工程的竣工验收，须有城建档案管理部门参加。对重要的管线工程，城建档案管理部门要进行现场核验，建设单位及有关部门应当给予配合。

第十三条　停建、缓建的建设工程，建设单位应当妥善保管工程档案，不得遗失，待工程竣工后按本规定向市、县（市）城建档案馆报送。撤销单位的建设工程档案应当向其上级主管部门或者市、县（市）城建档案馆报送。

第十四条　市、县（市）城建档案馆应当建立健全城建档案保管制度。保管城建档案应当具有专门库房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施，对损坏和变质的及时修复，确保城建档案的安全完好。

第十五条　市、县（市）城建档案馆对馆藏的城建档案，应当依照有关规定向社会提供利用。

第十六条　公民和组织持有合法证件可以利用城建档案。在查阅利用城建档案时可进行复制，不得损坏城建档案，不得将档案带出档案馆。城建档案馆及其工作人员，应当为城建档案的利用简化手续，提供方便。

第十七条　提供社会利用的城建档案可按国家有关规定收取费用。

利用本单位或者本人形成、报送、捐赠、寄存的城建档案，城建档案馆不得收取费用。

第十八条　城建档案管理工作人员在提供利用档案时，应当严格遵守法律、法规有关保密规定。

第十九条　损毁、丢失、涂改、伪造、销毁、擅自提供城建档案的，依照《中华人民共和国档案法》的规定处罚。

第二十条　违反本规定第七条第一款规定的，由建设行政主管部门责令限期改正，逾期不改正的，处以一万元以上十万元以下罚款。

10.公司档案室规章管理制度篇十

物业管理作为房地产市场消费环节之一, 是对房地产开发建设等环节的延续和完善的一种综合性经营服务, 物业管理在国外广受欢迎被称为现代化“朝阳”产业。广义的物业管理指一切有关房地产开发、租赁、销售及售后服务。狭义的物业管理以维修养护楼宇和管理所使用机械电气设备和公共设施, 以治安保卫与环境绿化, 分发信报与传呼电话, 清洁卫生等为主要任务的服务行业。一般而言, 物业管理在管理层面上主要包括物业发展及施工, 绿化环卫, 道路及车辆停泊, 租约事务, 物业装演;管理公共设施及设备运行, 对财产权利与财产登记和业主及用户进行管理等。

房产市场迅猛发展产生大量房产档案, 房产档案属于专业档案, 具有保存价值和重要法律凭证价值, 是进行房产权属登记与房屋交易, 房产抵押与处理房产纠纷, 城市拆迁规划的主要依据, 业主与用户的个人信息具有明显私密性, 房产档案工作是重要基础业务建设。但目前物业公司涉及的档案管理的现代化与信息化处于起步阶段, 远远没有达到科学化水平。房产档案主要包括从房屋建造到消亡整个过程形成的台账与图, 卡与照片, 文件及一切能证实房屋历史变化过程资料, 是房屋真实缩影和全部历史记录。人们一直使用传统方式管理文件档案, 大多还停留在纸介质基础上, 这样的管理效率低下, 保密性差, 并费时费力, 如发生意外则很难弥补。

2 物业公司在房产档案管理方面存在的突出问题

物业公司在房产档案管理观念方面与发达国家存在较大差距。我国长期实行福利制住房分配制度, 物业管理还没有从财产与契约及消费角度得到充分认知, 导致契约精神缺失和公共权利漠视, 使得业主缺乏主动参与和守约意识, 造成物业管理服务主体错位和缺位。对业主而言, 少数业主对现代物业管理服务理念不认同, 对物业公司提供的包括档案管理在内的各项服务持漠视态度, 对自己的信息缺乏足够的重视和保全意识等。对物业公司而言, 在档案建设中增强透明性, 提高专业化, 更好感化广大业主, 树立自身良好公共形象等意识不够强烈。

物业公司房产档案建设责任界定不清晰。物业公司房产档案建设的服务观念不强。部分物业公司依然以管理者自居, 没有定位自己服务业主位置, 淡化了服务特征。有些物业公司违背合同, 不给业主提供相应档案建设与保密等服务, 引起业主强烈不满。物业公司房产档案建设的行业自律人才队伍储备不够强。《物业管理条例》及配套政策在执行过程遇到诸多阻力。国内尚未建立物业公司与业主诚信档案记录, 物业公司专业化和社会化的程度偏低。物业管理的档案市场缺乏活力, 需要必要监督和竞争, 管理水平低下, 运作不规范, 必要监管机制体制缺失, 造成了物业管理档案建设市场的持续混乱。物业公司档案建设管理队伍素质良萎不齐, 相对缺少人才储备, 队伍建设跟不上行业发展需要, 缺乏称职的职业经理人, 房产档案建设专业人员的技能培训也跟不上行业发展需要。

3 物业公司适应物业特性对房产档案进行科学管理

首先, 要适应物业管理的适时性和无形性对房产档案进行管理。物业管理的实质是产品生产和提供, 物业公司提供管理、劳务服务等产品, 业主支付费用, 双方成为相应产品的提供者和消费者。生产与销售和使用消费是产品必备环节, 三个环节顺序发生, 但是物业服务没有流通环节, 物业公司应随时随地做好满足业主潜在物业服务需求各项准备。无形性是物业服务产品重要特征, 使业主在消费物业产品时, 难以感觉到物业服务产品真实存在, 档案管理与建设得好坏更多的是依赖于业主的主观评判。行政管理部门应制定物业管理的相关档案与信息建设得政策。

其次, 要适应物业管理的公共性与广泛性对房产档案进行管理。物业公司与业主是在物业服务合同基础上形成的契约关系。从不同交易关系看, 物业管理主要对房屋及其配套设施设备和相关设施的管理与维修维护, 但物业共用部位和机电设施设备是由业主共同所有, 提供服务商品所满足的是特定社会群体的事务和信息档案建设需求。当事人权利和义务等约定, 依据全体业主整体意见制定, 相关的档案建设具有公共性与通用性。

第三, 适应房产档案时空数据变化规律进行科学管理。房产档案管理主要业务包含房地产权属档案归档, 查档与档案服务, 纸质档案库存管理与房屋产权限制等。房地产权属档案具有专业性与动态性, 历史延续性, 真实性与法律性。房地产权属电子档案包括数据库数据和纸质档案扫描图像资料 (如申请书与申请人身份证明, 土地使用证与规划许可证, 权证附图等纸纸档案资料扫描图像) 和影像资料以及该房屋的其它信息。产权信息包括的收件材料所形成的电子表单, 如产权房屋与房地产业务受理单, 房地产登记申请书与房屋产权转移登记审批表, 房屋共有权证存根与房屋所有权证存根, 房屋共有权证与房屋所有权证, 收费统一票据与商品房按揭备案登记证明, 房屋他项权利审批表, 在建工程抵押 (按揭) 备案登记证明与在建工程抵押登记审批表等。

总之, 物业公司房产档案建设是一项兼具私密性与公共性, 时空性很强的长期持续的服务管理工作, 需签订期限较长合同, 物业公司在房产档案建设过程中应该接受客户长期监管和考验, 业主委员会和行政职能部门应长期协调解决房产档案建设过程出现的新情况和新问题。

参考文献

[1]朱爱华等.物业管理[M].北京:社会科学文献出版社, 2007.

11.公司规章管理制度篇十一

为有效地实行经理负责制和健全民主管理，特制订各种会议制度。

可分为经理办公会议、工作会议、职工大会和业务会议等。介绍会议召开的周期和会议内容等事项，以及一些必要的总结。

第二章人事管理制度

为了加强我公司工作人员的管理，调动全体成员的积极性、主动性和创造性，不断提高工作效率，保证公司以工程工作为中心的各项工作的完成，特制订本制度。

一、职工的使用、考核与晋升

二、档案是公司的集体财产，由综合部负责统一管理和保管。

三、所有资料要有专人负责管理，档案的管理人员，要做好以下工作：1、按档案类别，制定各类的编号规定;

四、凡档案材料均要求字迹工整、审签手续齐全，禁用字迹不牢固和易褪色的书写工具。

五、材料的整理与归档期限

六、行政文书类材料的归档范围介绍。项目工作类材料的归档范围介绍。

七、其他如人事、劳资、经营、财务、资产设备类档案材料的范围另行补充。

八、保守机密，防止泄露有可能损害本公司利益的资料信息。

九、遇到有关人员查寻资料要随时予以协助。

第三章工程部管理制度

一、工程部由主任负责全面工作，对上做好经理安排的所有工作项目，对下做好人员的协调工作，调动各方积极性，充分创造出最大的积极效益。

二、部属各工作人员要严格执行国家和省工程建设工作政策、法规、维护国家利益。认真执行国家和省颁布的设计、施工规范、工程质量验评标准，建筑安装工程施工技术资料管理规定。

三、各专业人员间要团结协作，、密切配合。

四、要积极、热情、主动、诚恳，以第三方的公正立场维护单位和施工单位的正当合理利益。

五、坚持原则、秉公办事、自觉抵制不正之风。

六、努力学习工作业务，按时参加每周一次的工作业务学习，不断提高工作业务水平。

七、认真执行工作服务协议，不得从事授权范围外的工作。

第四章财务管理制度

为加强财务管理，根据国家有关法律、法规及建设局财务制度，结合公司具体情况，制定本制度。

第五章合同管理制度

为加强合同管理，避免失误，提高经济效益，根据《合同法》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。

第六章安全管理制度

一、组织安全生产领导小组的活动，定期不定期的开展对监理组及项目部职工进行遵纪守法教育，不断增强职工的安全生产意识，并经常对工地安全员进行灌输实施，现场的安全指挥知识。

二、负责制定好安全生产管理制度，操作规章制度及各项安全制度，并监督实施。

三、领导编制安全技术改造计划，合理安排安全技改经费，并认真组织实施，保证安全技改经费的及时落实。

四、组织创建“安全企业”活动，强化“班组安全建设”工作。

五、加强对施工现场的消防设施的检查管理，及交通复杂的施工现场管理。

六、安全员上岗必须经上级主管部门严格培训考核，做到持证上岗。

七、牢固树立安全第一的思想，搞好安全、文明试生产，坚持交接班时必须交清安全情况。

八、遵守劳动制度，认真执行安全员工作制度，制止他人违章操作。

12.公司规章管理制度篇十二

保洁工作的职责

第一条：

责任范围：适用于本物业全部所辖园区。

第二条：

主要职责：物业管理公司通过宣传教育、监督治理和日常清洁工作，保护物业区域环境，防治环境污染，定时、定点、定人进行生活垃圾的分类收集、处理和清运。通过清、扫、擦、拭、抹等专业性操作，维护辖区所有公共地方、公用部位的清洁卫生。保洁工作的主要职责，是防治“脏乱差”。“脏乱差”具有多发性、传染性和顽固性。例如，随手乱扔各种垃圾、楼上抛物、乱堆物品堵塞公共走道、随意排放污水废气、随地吐痰和大小便，以及乱涂、乱画、乱搭、乱建、乱张贴等等。而我们的工作就是在“脏乱差”发生或为发生时及时清理或制止，从而让辖区所有公共地方、公用部位的卫生整洁有序。

第三条：

岗位职责:保洁管理岗位的职责负责物业公司所辖物业小区等场所的环境卫生工作。并根据需要临时制定工作方针，同时负责保洁人员的培训及指导。

具体细节如下：

1.负责全园区的卫生清理，同保洁员一起维护好园区环境。

13.公司档案室规章管理制度篇十三

数字化档案信息是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态,档案信息的数字化,使得档案信息资源跨部门跨系统共享,实现各类系统中数据库的互联互通,为档案利用者提供有效、快捷的信息获取渠道,为企业领导决策、管理提供有力的信息支撑,在企业中发挥着极为重要的作用。

1 电子档案管理系统的实施背景及意义

陕西宝鸡第二发电有限责任公司(宝二公司)原来全部采用纸质档案,档案管理人员在进行档案的检索、查阅时需翻阅大量资料,查阅工作结束后还应进行重新归档,工效较低。在对纸质档案进行数字化转化后,整理好的材料通过OA等系统传送到指定地点,通知档案管理人员将其进行归档即可,需查阅时只需按照关键字进行检索,在出现疑问时(极个别情况)才需要查阅原始纸质档案,从而大大提高了工作效率,节省了大量的人力物力。

经多次现场考察及到兄弟单位学习,宝二公司选用了TH-AMS2000电子档案管理系统。该系统投入运行以来,数万条数据已被导入数据库中。大量的查阅、查询、借阅工作充分显现出纸质档案数字化后的优势:档案管理人员只需非常简单的几步操作,就可以通过网络等现代技术实现档案信息的异地远程利用,为需求者提供了方便快捷的档案信息服务,彻底将档案管理人员从日常繁琐的事务中解放出来,优化了档案管理流程,提高了工作效率;并为企业管理层的决策提供了历史财务、人事变动等原始数据,为管理层更好地把握企业发展趋势提供了坚实的数据支撑[1]。

2 现阶段电子档案管理模式与工作流程

2.1 管理模式

宝二公司各部门兼职档案管理人员按照要求将档案进行网上预归档,检验合格后,将整理好的档案通过网络发至公司档案室,档案管理人员将整理好的档案进行分类,无保留价值的予以销毁,其余的统一编号后入库,成为档案库中的资料[2](见图1)。

2.2 工作流程

将原有纸质档案数字化的工作流程主要包括:档案出库、案卷整理、批量扫描、图像处理、质量初检、生成文档、再检、存储、装订回库等。经过以上工序后将原有纸质档案转换为电子档案系统可识别的电子文件,原有档案即可封存,以备不时之需;生成的电子文件与通过公司OA系统流转的电子文件一样,在与电子档案系统中的对应目录进行挂接后,就可使用电子档案管理系统的查询、借阅、报表统计、光盘制作等功能(见图2)。

3 管理系统的软、硬件组成

3.1 管理系统的构成

电子档案管理系统由下列子系统构成[3]:1)系统设置子系统;2)权限设置子系统;3)检索子系统;4)数据录入子系统;5)借阅管理子系统;6)统计报表子系统;7)收集整编子系统;8)数据转换子系统;9)销毁子系统;10)光盘制作子系统;11)数据维护子系统;12) Web查询系统。其功能结构如图3所示。

3.2 软件配置

(1)系统软件。网络操作系统/文件服务系统:Microsoft Windows 2000 (2003)Server;数据库系统:Microsoft SQL Server 2000;满足企业要求的电子档案系统管理软件。

(2) OA接口。OA数据库OA接口程序档案数据库。

(3)灾难备份恢复管理软件。

3.3 硬件配置

(1)输入设备。AO幅面工程扫描仪,用于扫描大幅面图纸;A3幅面彩色扫描仪,用于文档、文件的扫描录入;带语音录入的写字板,用于不规范的图纸、资料的输入。

(2)输出设备。A0喷墨绘图仪,用于大幅面图纸的打印输出;A4打印机,用于文档或文件等小幅面档案的打印输出。

(3)存储设备。由于档案数据不断增加,所以存储不仅要考虑能够满足当前的存储任务,还应考虑到扩容以后的后续存储需求。

(4)网络服务器。用于整个网络的数据库服务,存放企业档案的数据库,并连接光盘存储设备。

(5)档案管理机。用于完成日常的档案管理工作。

(6)不间断电源。为了避免数据在工作状态下因突然断电而致数据丢失的事故发生,需要配备不间断电源,以保障数据不丢失。

主要硬件配置见图4。

4 应用中存在问题及解决措施

4.1 存在问题

(1)宝二公司近期出现一次由于档案管理人员误操作造成电子档案管理系统的数据紊乱。

(2)宝二公司建厂初期的老图纸、资料多为手写体,不规范、不清晰,将其录入并挂接于新的系统中时难度很大。

4.2 解决措施

(1)电子档案管理系统的档案服务器应定期进行数据备份,同时还应添置挂接于档案网络中、可定期备份档案数据库数据、且在物理上与档案服务器隔离的灾难备份恢复系统,以便在档案系统崩溃时,在最短时间内对系统进行恢复。在近期电子档案管理系统出现数据紊乱时,该恢复系统仅用30min就将档案管理系统完全还原至误操作前,从而使电子档案的安全性得到了极大的提高。

(2)针对手写体无法正确识别、手工录入效率极低的情况,经调查研究并吸取其他单位经验,添置了带语音录入的写字板;在经过系统要求的语音训练后,将一些字迹模糊、不好识别的资料重新进行了语音录入,不仅识别率较高,且输入效率远远超过手动输入,解决了老资料挂接难的问题。

5 结语

电子档案管理系统一方面规范了宝二公司整个基建期的各类档案管理,避免了重复性工作,在纸质档案生成的同时就按规范收录电子档案;另一方面与该公司现有的OA系统无缝衔接,真正做到企业文档一体化。电子档案管理系统不仅以更优质迅捷的信息资源服务于企业的管理工作,而且也为今后的项目管理服务和系统内档案信息资源共享打下了坚实的应用基础,为档案利用者提供了有效、快捷的信息获取渠道,真正实现信息资源的共享,从根本上提高了档案信息综合服务效率和质量,充分发挥了档案信息在领导决策、生产科研等工作中的支撑作用。

摘要：分析了电子档案管理系统在宝二发电公司的实施背景及意义；介绍了电子档案管理系统的管理模式、工作流程以及管理系统的软硬件组成；探讨了其在应用中存在的问题并提出了相应的解决措施。

关键词：电子档案,管理模式,工作流程,软硬件组成

参考文献

[1]丁海斌．档案学理论与历史研究[M]．香港：香港同泽出版社．1997．

[2]霍振礼，王思汉．现代科技档案管理[M]．北京：国防工业出版社．1996．

14.公司管理规章制度篇十四

现代公司规章管理制度的核心现代公司制度的核心是建立符合我国国情的公司管理结构，随着经济全球化，国际竞争日趋激烈，最大程度挖掘公司的潜力，发挥公司的效能是我国需要解决的重大课题。到目前为止，不少国家公司法都规定了职工参与公司机关制度，但法无通法，由于各国社会经济条件和文化历史背景不同，各国职工参与公司管理都有自己的特色。我们有必要在借鉴西方国家先进经验的基础上，探讨我国职工参与公司管理的主要方向和制度安排。在公司制度创新过程中找出适合本土国情的中国职工参与公司管理模式。职工应该参与公司制度的建立西方国家在长期的探索中引入了职工参与公司管理制度，体现了劳动者参与公司所有权分配原则，形成了资本所有者与公司劳动者共同管理公司的新型公司管理结构。所谓职工参与公司管理是一种由公司法规定的，职工以特定方式参与公司决策机构、介入公司决策程序，影响公司决策结果、监督公司决策实施的民主管理制度。“职工参与”一词最早出现在德国，与之相关的立法可以追溯到19世纪末。至今职工参与公司管理已经发展成为各国普遍关注的热点。我国职工参与公司管理的必要性在我国职工参与权源于国家的社会政治经济制度，该权利的功能在于树立职工对公司和公司的主人翁意识，以公司利益的获得为轴心，全面实现公司设立的目的。该权利与其他主体的权利（如股东权利、经理的经营管理权）既可能对抗又可能合作，在公司诸多权利主体所形成的权利体系中具有衡平与制约的功能，因此在公司经营与管理的不同场合，该权利对于股权与经营权具有矫正和推进的双重功能。我国是实行生产资料公有制的社会主义国家，职工群众枪液凸镜闹魅恕６怨泄臼敌忻裰鞴芾恚仁抢投叩幕救ɡ彩巧缁嶂饕逯贫扔旁叫缘闹匾硐帧?我国公司中职工参与公司管理的立法缺陷我国职工参与制度作为原来公司职工民主管理制度的延续和重塑，与原来的职工民主管理制定相比在某些方面有了一些进步，突破了我国传统公司采取较为单一的职工代表大会作为职工民主管理的基本形式的局限，公司法中规定了职工参与公司董事会和监事会的制度，借鉴了西方国家的先进经验，积极的拓宽了在职工参与公司管理的渠道。但推行公司制后，职工参与管理呈日益淡化的趋势，这与职工参与在制度设计上的偏差有关。研究公司规章管理制度：路径与方法研究公司规章管理制度可以有多种路径和方法。但如果仅仅从公司规章管理制度本身去解构，或单单从公司法律规范去解读，都难以全面审视公司规章管理制度的建构，而只能是一个或几个侧面剖析，得出的结论也就难免失之偏颇。如果我们从公司法的上位法律制度的基本理念来俯视公司法或公司规章管理制度，也许能较为清晰地看到公司资本制度的全景和前景。

15.企业档案管理规章制度篇十五

第十一条文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

第十二条确定公司档案保管期限的原则

(一)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

(二)凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

(三)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

第五章档案的鉴定与销毁

第十三条公司办公室对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

第十四条档案鉴定工作由办公室主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

第十五条档案材料鉴定小组审定，并经公司有关领导批准后，方可销毁。

第十六条销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

第六章档案的借阅

第十七条公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，方可借阅。

第十八条公司各部门借阅非本部门的业务档案经档案所属部门同意或公司领导批准。

第十九条借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

第二十条借阅档案的同志，不得泄密、涂改、折散、转借复印携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经单位负责人批准。

第二十一条借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

第二十二条借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。

第二十三条凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

第七章惩戒

16.公司档案室规章管理制度篇十六

众所周知, 延长油田丰源实业总公司档案纵连公司诸多历史阶段, 横贯企业各个领域, 记述了延长油田丰源实业总公司各类活动的全过程, 具有不可替代的凭证和史料参考作用, 她是企业重要的无形资产, 是企业生产、经营和管理活动的基础, 是企业各项活动得以承前启后的保障, 在企业做大做强的不断发展过程中, 尤其需要不断强化档案管理。如何对延长油田丰源实业总公司档案工作进行科学管理, 使档案管理水平再上一个新台阶, 我认为应当主要做好以下几方面工作:

一、各单位领导要重视支持档案工作

档案工作是公司各项管理工作的基础, 各单位领导一定要重视支持档案工作, 要以对历史高度负责、对职工高度负责的态度, 切实加强对档案工作的领导, 做到对档案工作重视到位、投入到位, 对档案工作人员关心到位。要定期听取档案工作汇报, 及时研究解决档案工作中的重大问题, 为档案工作的顺利开展创造良好环境;加大对档案工作的经费支持力度, 为档案工作的开展提供必需的物质条件, 在生活上关心、工作上关注、政治上关爱档案人员, 重视档案干部队伍建设, 增强档案干部队伍的生机和活力, 真心实意帮助档案工作者解决实际困难和问题, 使档案工作者感到有温暖、有希望、有奔头, 使干事创业的积极性、主动性、创造性得到更好发挥。

二、收集收齐归档文件材料

“巧妇难为无米之炊”, 做好归档文件材料的收集工作, 是确保档案齐全、完整、准确、系统的基础。要做好收集工作, 公司档案人员必须熟悉和掌握收集工作的各种渠道和方法, 处理好档案形成过程中各个环节、各个部门的关系, 对档案形成的全过程进行动态监督与检查, 同时要不断提高全员档案意识, 实现全方位的有效管理, 采取各项有力措施, 做好企业档案材料的收集工作, 档案的归档率、完整率、准确率、查全率、查准率才有可能达到高标准。

三、档案集中统一管理

集中统一管理本单位形成的全部档案, 是企业档案工作的基本原则, 是档案法律法规对企业档案管理的基本要求, 也是我们做好档案工作的前提和重要基础。集中统一管理有三层含义一是档案实体集中, 企业各部门形成的各种门类、各种载体的档案, 都要集中到本单位综合档案室统一管理二是人员集中, 各部门档案管理人员都要纳入本单位档案管理部门管理;三是管理集中, 各单位的档案、人员要在档案部门的统一管理下开展档案工作, 提供档案利用。

四、建立健全企业档案工作管理体制

建立健全企业档案工作管理体制, 包括建立档案工作机构, 成立档案工作领导小组, 明确档案工作的领导和直接负责人, 建立健全专兼职档案管理网络, 制定本单位档案管理办法、归档范围、分类方案、保管期限表、各项档案管理制度及“三纳入”、“四参加”、“四同步”制度, “三纳入四参加四同步”是《企业档案工作规范》中明文规定企业必顺建立的制度。如果一个单位没有落实“三纳入”制度, 就难以保证档案工作的组织领导与健康发展, 使档案工作无法与企业的改革和发展同步。如果不落实“四参加”“四同步”制度, 就无法把企业生产经营管理活动所形成的重要档案全部保存下来, 无法保证归档文件材料的齐全、完整、准确、系统。

五、搞好档案工作标准化、信息化建设

档案工作信息化, 是促进企业信息资源全面收集、整合、开发的重要基础, 通过档案信息化建设, 能够实现对企业信息资源的集中管理, 成千上万倍地提高利用效率, 全方位地支持企业决策和各级信息服务, 潜在的经济和社会效益难以估算。

六、强化档案保管条件及措施

随着时间的推移, 档案保护显得愈来愈重要, 日前, 国务院总理温家宝和中央政治局候补委员、书记处书记、中办主任王刚都对档案保护问题做出了重要指示。

加强档案保护, 包括对纸质档案、电子档案的保护:一是对纸质档案, 要加强库房“八防”设施的配备, 使档案库房做到防火、防盗、防高温、防湿、防光、防虫、防有害气体、防尘的安全防护要求, 杜绝档案霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬现象及各类事故的发生;二是对电子档案, 一方面要采取必要的措施, 加强对电子档案的载体保护, 另一方面要加强对电子档案的信息保护。

七、深化档案信息开发利用

笔者通过对有关利用数据的分析与研究, 认为可以采取如下3项措施, 以档案利用来带动和推进档案业务建设:一是对历年来档案利用数据分析, 着力了解档案利用所产生的社会效益和经济效益。通过分析, 可以了解档案的自身价值和潜在的利用资源, 有利于进一步拓宽档案利用工作的渠道, 最大限度地发挥档案的价值和作用;二是开展档案利用跟踪服务。档案工作只有“有为才能有位”, 而地位的取得有赖于档案人员的自身努力, 积极开展送档上门, 及时掌握档案利用的新动态、新动向, 及时做好跟踪服务。三是结合数据对比分析, 紧紧抓住档案利用的热点和中心工作, 积极开展档案史料编撰工作。抓住档案的利用与信息开发工作, 并根据归档材料编写大事记、组织沿革、年鉴、产品简介等编研成果, 为各部门更好地利用档案服好务。

八、提高档案人员素质

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