文书档案的收集和整理

文书档案的收集和整理（共13篇）（共13篇）

1.文书档案的收集和整理 篇一

第三部分

文书档案的整理方法和步骤

文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法 立卷整理的方法和步骤

一、确定分类方案

分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。根据本单位的实际情况，设置分类方案。复式分类法

1、—机构—保管期限分类法

2009年：办公室……永久、30年、10年

业务处……永久、30年、10年

指导处……永久、30年、10年 2010年：办公室……永久、30年、10年

业务处……永久、30年、10年

指导处……永久、30年、10年 2011年： …… 复式分类法

—机构—保管期限分类法

永久

30年

10年

2009年：办公室…… 1-10

11-20

21-30 业务处……31-40

41-50 51-60

指导处…… 同上 2010年：办公室……业务处……

同上排列

指导处…… 2011年： …… 复式分类法

2、—问题—保管期限分类法

2009年：

党群类……永久、30年、10年

业务类……永久、30年、10年

行政类……永久、30年、10年 2010年：

党群类……永久、30年、10年

业务类……永久、30年、10年

行政类……永久、30年、10年 2011年：

…… 复式分类法

3、保管期限——问题分类法

永久：

2009年……党群类、业务类、行政类

2010年……党群类、业务类、行政类

2011年……

30年：

2009年……党群类、业务类、行政类

2010年……党群类、业务类、行政类

2011年……

10年：

2009年……党群类、业务类、行政类

2010年……党群类、业务类、行政类

2011年…… 复式分类法

4、保管期限——机构分类法

永久：2009年

办公室、业务处、指导处……

2010年

办公室、业务处、指导处……

2011年

……

30年：2009年

办公室、业务处、指导处……

2010年

办公室、业务处、指导处……

2011年

……

10年：2009年

办公室、业务处、指导处……

2010年

办公室、业务处、指导处……

2011年

…… 保管期限——机构分类法

不管采用哪种分类方法，同一全宗应保持分类方案的一致性。要做到类别设置合理，各类之间界限清楚，归类准确。

二、鉴定

确定文件是否留存，剔除没有保存价值的文件材料 确定留存文件的保管期限：永久、30年、10年

三、立卷及卷内文件排列

根据一定的主题等内部特征和外部特 征把具有密切联系的若干文件组合成一个案 卷，立卷的原则就是便于查找、利用和保 管。

立卷方法：

按公文的主要特征组卷：

问题、时间、责任者、名称 按公文类型组卷

会议、案件、信访、简报 避免出现以下情况：

归档的文件不齐全完整

归档过细、重复归档

杂卷

卷内文件排列：

卷内文件要求排列次序有条理，保持文件之间的联系，给每份文件以固定的位置。卷内文件可按问题、文件的重要程度、时间等方法排列。

无论采用那种方法排列，同一卷文件的不同稿本排列次序为：发文稿纸（文件批办单）、正文、附件、定稿、草稿。即： 正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后，原件在前，复印件在后；

转发文在前，被转发文在后，批复在前，请示在后； 有文件处理单的，放在最前面；

方针政策性公文在前、业务性公文在后；

上级机关公文在前、本机关和下级机关公文在后； 案件的结论及判决性公文在前、依据性材料在后等。

四、文件修整 修裱破损文件

复制字迹模糊或易褪变的文件 超大纸张折叠

去除易锈蚀的金属物(见图示)

五、编页 编页

（1）归档文件中有图文的页面为一页，页码用铅笔编写。（2）页码用阿拉伯数字，每卷从“1”开始流水编制。

（3）文件正面页码编写在右下角，文件反面页码编写在左下角。见图示

（4）案卷中如有领导批示的便条，便条上端应粘贴在卷页中，并需另编页码。见图示



（5）文书档案内与文件密切联系且不易装订的票证、照片、贺卡等特殊相关材料，应装入信封后与其他文件装订在一起，在信封上标注内容、数量和页号。

（图示）

填写卷内文件目录

卷内文件目录放在卷首，填写时应使用墨汁、蓝黑墨水或碳素墨水。

六、编制案卷封皮和备考表 案卷封皮： 立档单位名称 机构（部门）名称 题名

文件形成时间 保管期限

卷内件数、页数 案卷顺序号

如何正确拟写案卷题名 题名

文件标题。是表达档案中心内容、形式特征的名称，一个完整的题名应由责任者、受文者、事由、文种、时间、地点组成，统称六要素。一份文件的标题可以由责任者、事由、文种组成。一般情况下，文件的题名只有一个，填写题名项时应照实抄录。

有的文件还有副题名和并列题名，副题名即文件标题中破折号或冒号后面的部分，是对正题名进行解释说明，在正题名能够反映文件内容时，副题名一般无须抄录。题名案例分析

（一）没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容的，应根据文件的内容重新拟写或补充标题。没有题名的，如信。见图示

虽有题名但无实质内容的如通知、函等。见图示

题名案例分析

（二）批办单上的内容视重要程度加以反映，一般在批办单上会有领导的批示，标题中尽量把它揭示出来。对于文件的不同稿本要揭示，如：草稿、定稿等最好在题名内加以标注。若文件中附有照片也要在题名项中加以说明。

两份或两份以上文件组合在一起，在拟写题目时需要将两份文件的内容分别揭示出来。见图式 卷内备考表

卷内备考表放在案卷最后，用以登记卷内文件的基本状况，监督和保护文件，并便于管理人员和利用者

了解案卷的有关情况。

七、案卷装订

归档文件材料整理完毕后，需要使用符合档案保护要求的装订材料加以装订，可以起到固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。

页面过满时，则需在页面左侧贴上纸条以增加装订线。见图式

八、案卷排列 案卷的排列

对这些整理完毕的档案实体进行系统的排列，确定在本部门内案卷的前后顺序和排放的位置，保持案卷与案卷之间的联系。

一般来讲按照问题的重要程度排列，相同问题的案卷排在一起。

保管期限——机构分类法

十、编制案卷目录 编制案卷目录

是案卷的名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表。案卷目录的重要作用

第一，固定全宗内档案的分类体系和案卷排列顺序，最后完成档案整理工作；

第二，概括地介绍全宗内案卷的内容和成分，是查找和利用档案最基本的检索工具，也是编制其他检索工具的基础；

第三，它是档案登记的基本形式也是统计和检查档案的重要依据。案卷目录格式：卷号、题名、日期、页数、保管期限、部门、备注项目。案卷目录建议以Excel横版格式制表。

见图示

十一、档案装盒

1.将档案按室编卷号顺序装入档案盒。

2.档案盒盒脊设置全宗号、目录号、、起止卷号等项目，需用红色印章标明。

3.装盒应松紧适度

2.文书档案的收集和整理 篇二

1 单位重大活动档案材料收集范围

1.1 科研单位重大活动一般分为以下几类

1.1.1 行政管理重要会议:年会、协作会、专题会等。

1.1.2 学术活动:学术报告、学术交流、学术讲座等。

1.1.3 党、团重大会议:党代会、教代会、工代会、学代会、团代会等。

1.1.4 突发性或临时性的重大活动:抗“甲流”、三讲、保持共产党员先进性活动等。

1.1.5 各类庆典活动。

1.1.6 各类大型宣传活动等。

1.1.7 对合作交流、国际交流、重大外事活动、体育赛事等。

1.1.8 突发事件的调查、处理过程等。

1.2 以党代会为例归档文件包括

1.2.1 大会计划、通知、工作报告、议程、决议、

记录、总结、发言稿、领导讲话、照片、录音, 大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单, 候选人登记表和情况介绍, 大会选举办法, 选举结果和上级批复等。

1.2.2 提案及办理情况, 会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录。

1.2.3 会议文件, 工作人员名单, 代表证、列席代表证及选票式样。

1.3 其他各类活动的收集范围大概包括

1.3.1 成立筹备机构的有关材料:通知、主办单位、协办单位、参与单位及人员、分工、步骤和程序。

1.3.2 重要来宾签到册。

1.3.3 大会报告、重要领导讲话。

1.3.4 整个活动中形成的声像、图 (照) 片等资料。

1.3.5 实物赠品、各类新闻报道、宣传资料等。

1.3.6 外事活动中的函件、获奖实物等。以及整个活动中形成的其他相关材料。

2 重大活动档案材料的收集

2.1 建立规范和科学的规章制度

制定《单位重大活动档案管理办法》, 将科研单位重大活动档案工作纳入档案行政管理部门的监督范围, 落实相应的人员, 及时与筹备机构建立有效的沟通和联系渠道, 协助筹备机构建立必要的档案管理规章, 培训必要的专、兼职档案人员, 帮助建立规范的档案工作程序。在整个活动中一定是专人管理, 责任明确的。承办活动的各部门应严格执行规章制定, 严格掌握活动中各类文件资料的去向归属。

2.2 明确档案部门的职责

档案部门积极参与收集本单位重大活动档案工作的做法毋庸置疑, 但也应该清醒地认识到:重大活动是单位党政和各部门的共同行为, 档案部门要明确自身的权限, 摆正位置, 不能包办代替。档案部门具有档案管理和收集档案的双重职能, 一步情况下应主要负责单位重大活动档案收集管理的业务指导和督促归档工作。作为档案行政管理部门, 应准确到位地履行自身职责, 对重大活动的档案资料进行宏观调控, 使活动主办单位明确档案收集的重要性, 遵守相应的规章制度, 规范各单位在档案收集上的行为, 积极指导, 督促检查, 保证重大活动档案材料收集齐全, 归档及时。

2.3 承办单位的职责

重大活动反映的是单位的重要工作, 重大活动的开展涉及到方方面面, 重大活动档案的收集也应该是方方面面共同的工作, 而不是档案部门的单独行为, 各单位在筹备活动时就应该强调各部门之间的联系和协调, 明确各自的职责, 互相配合, 指定专人收集档案材料。为单位各类重大档案活动留存最原始、齐全、真实的轨迹。

2.4 档案部门做好提前介入

重大活动作为单位管理的中心工作, 涉及单位行政管理、党政建设、学术研究、文化宣传、各类庆典等。档案行政部门首先要及时与有关部门沟通, 了解和掌握单位将要举办的重大活动和重大事件。特别是一些非常有影响的重大活动, 档案部门应积极争取单位党委和主办单位的授权和支持, 将档案收集工作作为重大活动的组成部分, 提前做好相关准备工作, 配备专、兼职人员。一般应在单位重大活动筹备时就应有档案人员参与或介入, 随时进行监督和指导。

2.5 档案部门应做好重大活动中档案收集的指导工作

在单位重大活动的开展过程中, 档案材料不断形成和积累, 做好重大活动中档案材料的收集和管理, 这是档案收集的关键时期, 是做好重大活动档案工作的重要环节, 因此, 档案部门要直接对重大活动的档案工作进行监督和指导。一方面帮助承办单位按照重大活动档案管理工作的各项规章制定, 指导其确定重大活动材料的收集范围;另一反面, 对档案工作缺乏必要的了解, 要对档案形成部门的专、兼职档案人员进行业务指导, 宣传做好重大活动档案工作的重大意义, 充分发挥其主观能动性, 不断提高他们的业务技能。此外, 档案部门与重大活动主办单位的密切协作至关重要, 重大活动涉及很多部门, 档案部门应充分发挥主办单位的作用, 从源头确保学校重大活动档案的齐全完整。

3 单位重大活动档案的整理和移交

重大活动档案, 在内容上, 有报告、纪要、工作简报、工作人员名单、参会人员名单、工作计划、总结等;在载体形式有文件、图片、声像带、光盘、实物等多种多样;整个活动涉及的部门有主办单位、承办单位、协作单位等数个部门, 各阶段形成的材料分散在各部门或分管人员手中。如何整理形成的档案呢?笔者认为, 档案的整理应保持其内在的联系, 便于利用为原则。档案人员指导分管文件材料的专兼职人员, 督促他们在活动结束时, 临时机构撤销之前完成档案的收集和整理工作。

在整理过程中应尊重文件的来源原则, 按组织机构划分文件, 避免重复归档。移交档案部门后, 为保护各种图片、画册、实物的完整性, 部分档案著录目录后采用盒式装具保管, 不需装订。声像档案分别编目, 专门保管, 各种重大活动档案立卷、专题编目, 按所属类别归档。

实物档案应专门列类, 分级管理。重大活动中的实物档案是一种专门档案, 它具有与纸质、声像档案相同的作用和特点, 由于它具有生动的直观性和形意联想性的特征, 更具有政治意义、历史意义和纪念意义。一般分为:杯 (瓶) 、匾 (牌) 、旗、章、证及其他材料制作的实物赠品。

单位重大活动结束后, 主办单位或承办单位应及时在档案部门的指导下, 或会同档案部门, 依据本次活动确定的文件材料归档范围, 立卷整理, 分类编目, 经过档案部门验收合格后, 一般在活动结束后一个月之内移交单位档案部门。对不符合规范要求的应限期整改, 对差、漏、缺的重要材料要及时追补, 以保证档案材料的齐全完整。

总之, 单位档案行政部门不是重大活动档案材料收集主体, 而是指导、监督的主体。档案行政管理部门在重大活动档案材料的收集中, 要重点体现在提前介入, 前移指导、监督的关口, 把好重大活动档案材料收集归档关, 要对各单位承办的重大活动, 发生的重大事件等信息密切关注, 提前介入, 及时责成, 指导相关人员制订收集预案, 形成事前指导、事中监督、事后检查, 辅以备案制度, 以保证相关材料及时归档的良好机制。

参考文献

[1]柳瑛.改进文件传阅单的建议及其收集整理方法[J]浙江档案, 1994 (5) .

3.高校教学档案的收集与整理 篇三

高校教学档案是体现学校教育质量和管理水平的重要标志,是高校工作总结的重要内容和制定工作计划的重要依据｡教学档案是高校在履行其职能过程中产生的具有保存价值的业务材料｡本文就教学档案的收集整理的范围､收集整理方法,以及档案管理的具体要求等进行了详细的阐述,以期对高校今后的教学工作提供参考依据｡

一､教学档案收集与整理的范围

教学档案是高校教学部门在各自的职能中所产生的材料｡其收集整理应根据国家教委､国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》和《关于加强高等学校档案工作几点意见》的精神,结合本校教学工作实际,把教学管理和教学活动过程中形成的对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的,能反映教学管理､教学实践活动的全过程的,能遵循其自然形成规律并保持有机联系的､符合教学管理和教学实践活动成套性特点的文件材料,根据其性质的不同,按以下几个方面收集整理｡

1､综合类:①上级主管部门下达的有关教学工作的文件材料;②教学改革､培养目标､培养规格､学制等方面的指示､规定､办法;③学校的总体规划､实施计划､有关教学的规章制度､会议记录､调研报告､简报､经验总结;④教学检查､教学评估材料､各级优秀教学质量评奖材料;⑤非学历教学的培训班､进修班材料;⑥各类教学统计报表;大学生运动会材料;⑦迎新工作材料｡

2､学科建设与实验室建设类:①上级有关学科､专业设置及实验室建设的文件材料;②学科､专业､实验室论证､评估､申报､审批材料;③重点学科､专业､实验室建设材料;④学科､专业､实验室建设计划､简报､总结材料;⑤学科､专业､实验室建设统计报表等｡

3､招生类:①上级有关招生工作的文件材料;②招生计划､规定､生源计划;③新生录取材料及新生名册,通知书存根;④委培､代培､自费生计划､合同及学生名册;⑤招生宣传､招生工作总结;⑥研究生入学试题及指导教师名册｡

4､学籍管理类:①新生入学登记表;入学通知书存根②学生学籍卡片;③学生成绩总册;④在校生名册;⑤学生学籍变更材料(升级､留级､休学､复学､转学､退学);⑥学生奖励材料(奖学金､优秀学生､先进班级);⑦学生处分材料等｡

5､课堂教学与教学实践类:①全院各专业教学计划､教学大纲;②体现课程建设要求的教学安排､校历表､课程总表;③各院､部､系专业课程试题库,各类考试成绩统计分析和教学质量评定;④典型教案､重要备课纪录;⑤学校教学实习总体规划,教学实习､生产实习计划､总结及有关材料;⑥社会调查､社会实践计划､总结及有关材料｡

6､学位管理类:①上级有关学位工作的文件材料;②本校学位评定条例､办法､计划､总结;③学位委员会会议记录､决定;④学位委员会授予各层次学位清册;⑤本科生优秀学士学位论文;⑥博士､硕士研究生学位论文及评审材料｡

7､毕业生管理类:①上级有关毕业分配的文件材料;②毕业生工作计划､简报､总结;③毕业生供需统计､计划､合同;④毕业生正式分配方案及调配派遣名册;⑤毕业证､报到证存根,毕业证､报到证领取签收册;⑥毕业生跟踪调查､毕业生信息反馈材料｡

8､教材管理类:①自编､主编教材;②院､部､系各专业使用的教材目录;③自编､主编的教学指导书､实验指导和习题集;④其他具有保存价值的自编参考资料｡

9､附录类(存院､部系教学类档案):①本科毕业生论文及评审意见;②课堂教学材料､课程进度表;③教师任课安排;④优秀实习报告;⑤本专业教学检查､调查材料及总结;⑥教师工作量核算､登记材料｡

二､教学档案收集与整理的方法

高校教学档案收集整理工作可直接影响学校教学管理工作水平｡因此,在教学档案的收集整理过程中必须做到完整､准确､精炼､规范｡鉴于高校教学工作的连续性和长期性,在收集整理各类有关部门教学资料时,可抓住每学期开学､期中和期末三个关键时期定期收集整理,把教学档案的收集整理工作纳入经常化､制度化和正规化的轨道｡

1､每学年､学期结束时,应进行阶段性的教学总结,布置下一段工作;某一项教学工作或活动结束时,有关材料如招生､教学评估､毕业生质量跟踪调查等工作均是收集整理建档的好机会｡

2､随时发现材料随时收集,特别是一些遗漏档案材料,如出国人员带回应归档的材料,有关人员外出开会及调动应归交的材料等｡

3､教学档案的收集工作应同计划管理相结合｡把归档工作纳入计划管理,是把教学材料归档集中,完成教学管理任务的一个重要标志,还要随时掌握教学活动动态,及时主动地做好收集整理工作｡

4､做好易缺材料的收集,如教学经验､典型讲义等材料的收集｡

三､教学档案收集与整理的经验及要求

笔者认为,教学档案是教学管理的重要组成部分,“三纳入”和“四同步”应作为考核教学质量和管理水平的标准之一｡“三纳入”即纳入教学计划和规划､纳入教学管理制度､纳入管理人员岗位责任制｡“四同步”为下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步;评审､鉴定教学质量､教材､毕业论文､优秀教学成果与审查､验收档案材料同步;毕业分配､上级评审材料､教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步｡还需要处理好以下四个关系:处理好档案材料的完整与简洁的关系;处理好归档保存与再利用的关系;处理好常规档案与特殊档案的关系;处理好专､兼职档案人员收集整理的积极性与调动各个方面收集整理工作积极性的关系｡具体地说表现在以下六个方面:

1､教学档案应集中统一管理｡检验一所学校教学档案收集整理工作质量如何,就要看其是否实行集中统一管理｡

2､遵循教学档案的自然形成规律｡教学文件材料是伴随教学管理和教学活动的进程自然形成的,收集整理工作必须遵循其自然形成的规律,根据形成过程,规定归档范围､时间,这样既能做到统一管理,又不影响正常工作｡

3､保证教学档案完整准确｡收集整理工作要严格注意教学档案的完整性和准确性,不完整的一定补齐,不准确的要严格核查｡否则,就不能发挥教学档案的凭证查考作用,甚至给工作带来损失｡

4､按归档范围进行收集整理｡凡是当前和今后具有查考依据作用的教学文件和材料都应划入归档范围,并且严格按归档范围收集整理,使教学档案系统完整｡

5､严格按照归档制度进行收集整理｡国家教委六号令和《关于加强学校档案工作的几点意见》是进行教学档案收集整理工作的依据,学校必须按照其制度开展教学档案的收集整理工作｡

6､高校应配备相应专(兼)职档案管理干部,统一管理本部门､本系统的教学文件材料,并按期向学校档案部门办理移交｡

总之,教学档案是高校档案的重要组成部分,是记述和反映高校教学管理及其活动的具有保存价值的载体材料,是衡量高校教学管理水平和教育质量的重要标志之一,是高校档案的主体､核心和重点｡高校教学档案收集整理的目的是开发学校教学档案信息资源,向社会､学校提供有价值的信息,为学校教学工作决策提供参考和依据,拓宽学校与社会间的广泛交流与合作｡高校教学档案收集整理,是学校教学档案管理工作规范化､科学化的需要,也是学校教学管理标准化的必然要求｡完整､及时地收集整理､建立完善好教学档案,不但有助于学校档案管理工作走向正常化和正规化,而且对于完善学校教学管理,更好地总结教学工作经验具有重要的意义｡

4.文书档案整理方法要点 篇四

3、确定装订顺序

4、装订方式和要求

五、归档文件的分类

1、确定分类方法

2、制定分类方案

3、七、1、2、八、归档文件的编目1、2、九、装盒1、2、3、第三章

文件实体分类

六、归档文件的排列 归档文件的编号 盖印文件归档章 填写归档章

编制《文书档案归档文件目录》 装订《文书档案归档文件目录》

文件装盒要求

填写备考表、盒脊、封面 档案盒盒脊填写要求

机关档案工作需要把握的几个基本原则

2、从制作手段来看，有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等；

3、从表现方式来看，有文字、图表、声像等。

4、根据我们在现实工作中档案的形成情况和用途，一般将档案分为：文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。

5、另外对于一些专业性、业务性较强的业务，也可以建立专门档案，如：税务档案、工商档案、诉讼档案、公证档案、海关档案等。(我们常说的业务主体档案）

五、档案的作用是什么？

一是凭证作用；二是参考作用。另外档案还是我们国家和民族文化建立历史记忆，传承文明的重要载体，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。

第二章 文件的收集工作

一、确立文件的收集(归档)范围

凡本单位在职能活动中形成的,办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料,均属归档范围。它包括三个方面：

1、本单位制发的正式文件(包括代上级机关起草的文件)。是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，具有利用价值、凭证价值、查考价值的文件材料。

2、外单位的来文。需要贯彻执行的上级机关同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料。

3、本单位形成的没有文号的文件，例如：会议纪要、通报等。

几种特殊情况，也在归档范围之内：

1、重要文件材料的历次修改稿，例如：大事记、组织机构沿革等。

2、有党和国家领导人重要修改意见和批示、指示的文件材料。例如：胡耀邦同志的亲笔信

3、还有就是机关文件的最后定稿，即使没有机关领导人的签批、审改意见，原则上亦应纳入机关文件材料归档范围，与正本文件、文件处理单一并归档。例如：

一般有以下几种文件可以不归档

（1）上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料；任免,奖惩非本机关工作人员的文件；供工作参考的抄件；征求意见未定稿的文件等。

（2）本机关文件材料中的重份文件；无查考利用价值的事务性,临时性文件；未经领导审阅、签发的未生效文件；一般性文件的历次修改稿,各次校对稿；无特殊保存价值的信封；不需办理的一般性人民来信,电话记录；机关内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等；本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料；为参考目的从各方面搜集的文件材料。

（3）同级机关和非隶属机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。

（4）下级机关的文件材料中,供参阅的简报,情况反映,抄报或越级抄报的一般性的文件材料。

2、分开

文书档案是按进行整理的,如果单位几年未整理了,那么首先要将各的材料分开,同一个的文件材料放在一起,注意几点：

(1)一般以文件形成日期为准。

(2)计划,总结,预决算,统计报表,表彰等统一以文件的签发日期判定所属。

2、复制字迹模糊或易退变的文件。

3、超大纸张折叠。

4、去除易锈蚀的金属物。

文书档案整理的方法步骤共分装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤,具体要求如下。

二、装订要求以“件”为单位

1、“件”是归档文件的整理单位，一般以每份文件未一件。在界定“件”的范围时应注意以下情况：

（1）正本与定稿为一件;（2）正文与附件为一件;（3）原件与复制件为一件;（4）转发文与被转发文为一件;（5）来文与复文可为一件；（6）文件签批单与正文为一件；（7）汉文本与少数民族文本为一件；（8）中文本与外文本为一件；

（9）报表、名册、图册等一册(本)为一件。

三、确定装订顺序

《文书档案整理规则》中，对于文件装订的顺序做了明确的规定，装订时应做到：

（1）正本在前,定稿在后;（2）正文在前, 附件在后;

2、机构(问题)分类法

3、保管期限分类法

在实际工作中，单纯采用一种分类方法的情况是比较少的 , 我们在市直机关推荐使用“——保管期限”和“——保管期限——机构（问题）”这两种分类方法。

1、二级分类法：即“--保管期限”分类法。这种分类法适用于“工作职能简单、机构规模较小、文件数量较少”的单位。例如：档案局、妇联、党史办等

2、三级分类法：即“--机构（问题--保管期限”分类法。机构(问题)可以任选其一，我们建议选择“机构”，即使用“—机构--保管期限”分类法。这种分类法适用于“工作职能复杂、机构规模较大、文件数量较多”的单位。例如：人力资源与社会保障局、农牧局、住建局等

二、制定分类方案：

1、二级分类方案：

XXXX年—-永久

30年

10年

2、三级分类方案：

2、分问题：在三级分类方法中，按照分类方案二级类目所设置的问题，根据文件所涉及的内容按问题分开。二级分类方法不涉及分问题。

第一、正常情况下，文件材料应归入其内容所涉及的问题类目中； 第二、同一文件涉及两个以上问题时，应归入主要问题类目中； 第三、综合性工作、综合性会议形成的文件，应归入行政类或行政综合类；

第四、专题性工作、专题性会议形成的文件，应归入相应的问题类目中；

第五、外来文件，应根据其内容所针对的问题，归入相应的问题类目中。

3、分保管期限：按照文书档案保管期限表的规定，根据文件的利用价值，准确判定文件的保管期限，将不同保管期限的文件分开。严禁将不同保管期限的归档文件混合在一起。文书档案保管期限分为“永久、30年、10年”三种。

第六章 归档文件的排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。

1、按“保管期限“排列。将同一保管期限内的归档文件排在一起。

2、:要求以4位阿拉伯数字标注公元纪年, 填写文件分类所属。如跨形成的文件应归入办结年 , 标时也应标办结,像 1999年的会议通知放在 2000年会议召开一并整理时,在一栏中一定要填 “2000”, 而不能按文件形成填写 “1999”。

3、保管期限:填写归档文件具体的保管期限,即"永久“30”、“10”。

4、机构（问题）:此项为可选项,如是三级分类则必填,否则可不填。

5、页数:填写该份文件总页数,有图文的页面为一页。如二份文件(正文与附件、正件与定稿等)不止一个流水号时 , 可将文件各部分的页数相加, 如文件页码不全 , 数清页数或简单标注页码均可。

6、室编件号:在同一期限内按文件排列顺序从‘1’开始流水标注室编件号。

7、馆编件号:文件整理归档阶段不需编写。

8、盒号:一般单位不需填写。室藏档案数量很大的单位为了方便存取、倒架、统计等工作 , 可将档案盒流水编号，标于盒脊和归档章内。

第八章归档文件的编目

1、一般一盒装满后顺次装入下一盒即可；

2、同一事由的文件不必特意装人同一盒内;

3、不同类别的文件应装入不同盒中。即不同、不同期限的文件不应装人同一盒中 , 按机构(问题)分类时 , 不同机构(问题)的文件不应装入同一盒中。

二、填写备考表、盒脊、封面

1、填写备考表：盒内应附备考表,置于所有归档文件之后,用以对盒内文件进行必要的注释说明，同时填写检查人、整理人、整理时间。

2、盖印封面：应使用全称或规范化简称标明全宗名称;

3、盖印档号：盒脊各检索项包括全宗号、、保管期限、机构(问题)、起止件号和盒号等。各项目的填写要求与归档章中相同。

至此 , 整理工作全部完成 , 按顺序上架排列就可以了。

8、对档案进行有效的开发和利用，可以进行档案利用成果申报工作。例如：编写《大事记》、《组织机构沿革》、《全宗介绍》、《利用效果汇编》、《统计数字汇编》、《规章制度汇编》、《工作要点和工作总结汇编》、《专题文件汇编》、《表彰汇编》等。

9、档案库房建设争取达到库房、办公、阅览三室分设，并做到“八防”和安全保卫

10、做好档案著录工作

5.文书档案整理过程中应注意的原则 篇五

[摘 要]在文书档案的管理中，文书档案的整理是一个非常关键的工作环节，所以要想更好的提高工作质量，就一定要对文书档案整理过程中应该把握的原则予以更加清晰的认识，只有这样，文书档案整理的效果才会更好，工作的效率也会更高，本文主要分析了文书档案整理过程中应注意原则，以供参考和借鉴。

[关键词]档案;原则;整理

在档案管理工作中，文书档案整理占据着非常关键的位置，它也是档案工作中不容忽视的一个环节，只有不断的提高文书档案整理工作的质量，才能更好的提高档案查阅和利用效率的提高，所以在档案工作中，工作人员一定要仔细、认真的将这项工作顺利的完成。

一、重视档案管理和利用的便利性

(1)注意不同档案的保管期限、单位整理、装订

在整理工作中，应该按照文件材料自身的特点和使用价值的大小来确定其保管的期限，国家档案局已经做出了相关的规定，规定指出，文书档案的保管期限主要有两大类，一类是永久保存，一类是定期保存。前者就是说在不发生特殊的状况下，档案的保存期限可以无限期延长。定期保存的档案在年限上分成两种，一种是保存十年，一种是保存30年。

大家都知道整理单位一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等都按其原来的装订方式，一个自然本(册)为一件。

归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后;计算机及其网络环境中形成的文件。若定稿无重要修改手迹或无领导批示的，定稿无须保存的，正本在前，发文稿纸在后;(大家应注意的是发文稿纸;领导签字后，必须加盖单位公章)，正文在前，附件在后，原件在前，复制件在后;转发文在前，被转发文在后;有文件处理单位的来文，文件处理单在前，正文在后。

方式与用材的选择：应归档的文件，可根据件内文件的厚薄而定，文件较薄的全县统一，可采用无粮浆糊等方式粘贴文件左上角，件内文件较厚的，用原来三孔一线的装订方式，装订时按1：8：6：的尺寸，以文件的左侧为装订边进行装订;去掉金属物后文件应取左边和下侧对齐，线两头分别留线背后打死结。

(2)保证档案形成机关和部门之间建立良好的关系

在充分的保证文件之间形成有机联系的前提下，将上级机关，同一级的机关和本机关应该管理的材料进行科学的划分，将同一类的进行妥善的整理，但是需要注意的是对于一些联系非常密切的文件，如果其不属于同一个部门，不能随意将其分开，如果要分开，必须要请示上级主管部门，得到上级主管部门的批示以后才能将其分割开。

(3)做好档案利用中的保密工作

在档案保密性上，总是采用一种观点去看待它是不正确的，但是这并不意味着档案的使用者就不对重要的档案进行保密，在实际的工作中，应该强化档案使用者的保密意识，同时还要做出严格的保密规定，让档案信息的使用者知道什么样的情况下需要对档案信息进行保密，保密的范围又是什么。

二、要保持档案的自然联系

(1)维护档案原有的历史联系

档案是对历史的最为真实和客观的反映，所以在档案工作中，对档案进行严格的管理的缘由之一就是要将事物原本的面貌更加真实客观的还原。

(2)保持档案信息的来源联系

档案是社会实践活动的过程中，由不同的党委构成的，在档案接收的时候也必须要体现出档案自身的形成单位，这也就说明，每一个档案都是有其出处的，在文书档案的来源方面应该注意到的一点就是注意保持文书档案自身的形成机关或者时生效机关，这也是工作中需要注意的一个重要内容。

(3)注意档案承载物的形式联系

一般情况下，档案都是又很多文书材料构成的，但是对文书材料内容进行承载的物质却存在着一定的差别，同一个内容，可以用文字的形式展现出来，也可以用声音和图像的形式展现出来，这样也就形成了文字稿和录音带以及录像带等多种文字资料。当前计算机技术在文书档案工作中也得到了非常广泛的应用，所以也出现了电子文件的形式，在文书档案管理的过程中，电子文书档案和纸质文书档案在管理的方法上存在着非常大的差别，所以在实际的工作中也需要对其进行研究，做好电子档案保护工作。

(4)尊重档案反映的内在联系

在文书档案工作中，我们所填写的文字材料实际上都是为了可以更好的解决单位运营和发展中存在的问题，在单位进行了一些重要的活动之后也会形成文字材料，这些档案的内容都是有着十分紧密的联系的，有些材料甚至是相互补充的，也是因为文字材料上存在着非常明显的内在联系，所以在实际的工作中也逐渐体现出了文字材料的整体性，不同的案卷虽然不划归为一类，但是其内在的联系是不能忽视的，在对文书档案进行整理的过程中也应该得到高度的重视，只有做好了这一点，才能更好的在工作中提高工作的效率和质量。

(5)考虑档案形成的时间联系

档案中的各种文字材料实际上都是在一定的历史时期所形成的，所以，同一个时期形成的档案在反应的内容上一定存在着某些共同点，将同一时期的档案放在一定位置可以很好的展现出这一过程中存在的问题，这对整体管理工作质量的提升都有着十分重要的推动作用。

三、尊重、利用档案的原有基础

原有的档案能够反映历史面貌。历史的原始记录和客观的有机联系，使档案能够如实反映本单位社会活动过程和历史原貌，继而使档案对于工作查考、经验总结、科学研究等方面具有重要的凭证或参与作用。

档案管理的标准不断变化，原有的案卷总是无法符合新要求。然而，过去的案卷反映了过去的历史环境和技术水平，反映了过去的真实历史面貌，起到了历史凭证作用。

四、结语

档案整理工作在档案管理工作中是一项基础性的工作，它也是档案工作得以顺利展开的前提，所以工作人员一定要对这一过程中出现的各种问题予以总结，同时还要掌握工作中应该坚持的原则，只有这样，档案整理工作的质量才能得到有效的提升。

[1]李萍.浅谈档案管理的保密工作[J].陕西档案.2012(03)

6.浅论科技档案的收集与整理 篇六

科技档案, 即科学技术档案, 是国家全部档案的重要组成部分, 它伴随着科学技术的产生而产生。随着科学社会化和社会科学化的趋势日趋明显, 科学技术已经渗透到社会的各个领域。因此, 科技档案管理已逐步成为社会管理的重要部分, 发展并成熟起来。

一、科技档案的收集工作

1、科技档案的收集

科技档案是开展科技档案管理的物质基础, 也是科技档案信息资源开发的必要条件。因此, 科技档案的收集在整个科技档案业务管理工作中占有重要的地位, 是一个关键性的工作环节。做好科技档案的收集工作, 单靠科技业务部门的归档移交以及科技档案部门的协助与指导还不够, 还需要档案部门明确其指导思想与要求, 掌握收集工作的途径与方法, 积极、主动地开展科技档案收集工作。

科技档案收集, 就是基层科技档案机构和科技专业档案馆按照一定的规章制度, 通过接收、征集、征购等方式把科技档案集中起来的一项业务活动。其包括:基层科技档案机构的收集;科技专业档案馆的收集。

由于现阶段我国存在着多种形式的所有制, 科技档案收集工作与此相适应, 也有接收、征集、征购三种方式。

2、科技档案的收集的要求

遵守国家的相关法律法规, 集中统一管理科技档案是《档案法》的明确规定。任何企事业单位的科技档案都应该由科技档案部门依法进行收集, 实行统一管理, 这是国家全部科技档案实行集中统一管理的基础。

遵循科技档案的自然形成规律。基层科技档案机构的收集, 标志着科技文件在自身运动过程中发生了性质的变化;科技专业档案馆的收集, 标志着科技档案运动进入到一个新的阶段。由于科技档案是伴随着各项科技生产活动有规律地形成的, 这就要求科技档案收集工作必须遵循着科技档案的自然形成规律。

保证科技档案的完整、准确和系统, 也是保证科技档案质量的重要“关口”, 只有完整、准确、系统的科技档案才能发挥应有的作用。

3、基层科技档案机构的收集

3.1科技档案机构的收集渠道

部门归档的成套科技档案这是基层科技档案机构收集科技档案的主渠道;向科技部门或科技人员收集零散科技档案;向本单位人员征集非职务科研成果档案, 单位人员非职务活动形成的科技成果, 原则上大多属于个人, 其形成的科技档案从产权的角度看, 也应归个人所有的;收集外单位转让或移交的科技档案对于企事业单位而言, 科技档案并非都是本单位形成的。因此, 基层科技档案机构在收集科技档案时, 有时会涉及到其他单位。

3.2基层科技档案机构的收集方法

科技档案收集工作的目标, 是完整、准确、及时地集中科技档案。基层科技档案机构围绕这个目标, 再根据不同的收集渠道, 应采用灵活多样的收集方法。

科技人员档案意识的强弱, 对科技档案的收集有着重要的影响。为此, 增强科技人员的档案意识, 是做好科技档案收集工作的一个关键, 无论是成套接收还是零散收集都是如此。要增强科技人员的档案意识, 必须做好思想工作, 特别是要根据人的心理活动规律, 加以疏导和激励。在此过程中, 除了要调动科技人员的积极性之外, 更应当在收集工作中实行严格的监督控制。科技档案进入档案部门之后, 发现不完整、不准确的情况, 通常要进行的补充与纠正。

4、科技专业档案馆的收集

科技专业档案馆是国家保存科技档案的基地, 其宗旨是积累国家的科技资源, 为社会服务。这一宗旨突出了科技专业档案馆收集科技档案的社会性, 也明确了科技专业档案馆与基层科技档案机构在收集对象及其范围方面的不同。它的收集要本着价值原则、专业原则、层次原则和综合原则来进行工作。

二、科技档案的整理

整理, 是科技档案进入档案部门后经历的第一次技术处理过程, 即通过对科技档案的分类与归类, 确定其在科技档案库藏体系中的位置, 并以编号的形式将其固定下来。科技档案整理的内容包括:分类、排架与编号, 其中分类是科技档案整理的核心。

整理工作, 是科技档案业务建设的中心环节。整理是科技档案实行科学管理的基础。科技档案的整理, 其实质就是对科技档案进行有序的组织。前苏联学者列夫涅尔说:“并不是每个系统都是可控的。可控的必要条件是该系统是有组织的。”所以要通过对科技档案形式特征的系统化, 则可以达到对科技档案实体的控制。整理是科技档案查找利用的前提。科技档案是否经过整理, 以及整理得是否科学, 将直接影响到对它的利用。经过科学整理, 科技档案就能够保持内部相互之间的有机联系以及信息的准确揭示, 就易于科技档案工作者了解和熟悉所管理的科技档案, 从而能够准确、迅速地提供利用。

科技档案分类, 就是根据科技档案的内容性质和形成特点, 把一定范内的科技档案划分成不同的类别层次, 从而使库藏全部科技档案形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级的系统。为了做好科技档案的分类工作, 每个基层科技档案机构和科技专业档案馆, 都应根据库藏科技档案的实际情况, 编制科学的、切实可行的科技档案分类方案。科技档案分类方案, 是对科技档案进行类别划分和正确归类的依据性文件。它提供了一个完整的分类体系, 使科技档案的归类能够按部就班地顺利完成。同时, 科技档案分类方案提纲挈领地反映了库藏的全部内容。

我们知道, 一切科技生产活动都具有连续性、继承性的特点, 前一阶段形成的经验 (科技档案) , 往往是后阶段科技和生产活动的凭据。生产技术越复杂, 现代化程度越高, 越离不开科技档案。科技档案管理如果脱离了科技档案工作的实际, 那将是无源之水、无本之木, 所以科技档案管理也要仅仅的跟随实际工作的变化而变化, 与时俱进。

摘要：科技档案是人类认识自然和改造自然过程的原始记录, 科技档案, 即科学技术档案, 是科学技术和社会文明发展到一定历史阶段的必然产物, 是人类社会进步的一个重要标志。本文主要针对科技档案的收集与整理工作进行论述。

关键词：科技档案,收集,整理

参考文献

[1]王实:《新时期认识与加强科技档案工作的探讨》, 《湖南林业科技》, 2004 (02) 。

7.浅谈企业基建档案的收集与整理 篇七

关键词：基建档案；整理；收集；资料

随着我国经济建设的快速发展，基建工程项目的建设也得到了迅猛发展。作为工程建设项目中最为重要的工程质量控制，其档案的管理也有着举足轻重的地位。它不仅能从静态上反映出工程建设的全貌，也能从动态上反映该项目的变化与发展。要想让基建项目档案发挥真正的作用，就必须确保其基建档案的真实性和完整性。

一、强化人员对档案管理的认识和制度的健全

观念作为行为先导，在很大程度上决定了行为实行成效，故在企业基建档案收集整理工作中，必须对老旧观念进行改革创新，强化对基建档案管理工作的认识程度，积极同企业各部门和各级领导紧密联系，加强人与人、部门与部门间的配合，提高大家对档案管理的重视程度，借对档案有效利用事件的宣传来调动企业档案管理人员的工作责任感与积极性，使之肯定档案收集整理工作的重要性。

企业还需进一步完善其关于基建档案管理机制，结合本基建工程的特点和档案管理规则，要求各部门在施工前统一一套稳定的档案管理机制与实施细则。与此同时，还应配备专门的档案管理人员，逐步健全基建档案管理网络体系。建立科学的工作程序，完善相关制度，严格按照归档要求进行归档，坚决做到档案经审核不合格不接受，图纸资料不健全不归档。还要将相关基建档案资料收集、整理及归档工作在合同中明确体现，以发挥合同本身的法律效应和约束效果。

二、基建档案的收集工作

档案工作者在收集基建档案工作中，首先要了解本项目工程的基本概况，如条件允许，在收集档案前尽量参加工程在各环节中召开的工程会议，掌握工程进度。

档案人员还应通过查阅工程的可研报告、相关设计文件、招投标文件等档案资料，了解该工程的建设规模、建设内容及各参建单位的基本情况等工程概况。如发现该工程规模较大、建设周期较长、施工工艺工序复杂、涉及专业众多等情况后，档案人员应意识到等到施工结束时再筹划收集工作，施工单位的撤场势必会造成部分工程资料的缺失，这样就会对竣工档案的收集整理带来极大影响，也给工程完整性造成损失。所以在施工开始前和施工过程中就要提出符合该项目实际情况的相关归档要求，把收集工作从被动变为主动，适时组织相关参建单位对归档要求进行宣贯，还需定期组织相关专业人员同档案员一起对施工单位进行现场内业资料的检查与指导，发现问题及时整改，督促施工技术人员对资料进行初期立卷整理，确保现场资料要与施工同步，保证日后竣工档案的真实性。同时还可制定相关处罚制度，要求施工单位在工程结束时一定期限内务必按要求将竣工档案移交建设单位，如不能在规定时间内完成，建设单位不对其工程尾款结算等措施。

三、基建档案的整理工作

（一）清理遗留老档案

工程建设企业往往或多或少的都会存在一些老旧且未被整理的遗留基建档案，对这部分档案进行整理时，首先，查看其外观、图纸内部，核对是否有破损、残缺、少页等现象，检查字迹是否清晰，档案标题与图纸名称是否一致。如发现档案资料中主要部分缺失，必须向基建主管部门进行反馈，要求其对缺失部分给予补充。因字迹模糊不清造成的数字不准确，应及时向基建部门提出具体数据补正的完成期限。检查老基建遗留档案的移交清单是否完整，无移交清单的，需基建部门派专人填写并签字盖章。其次，对老基建档案进行分类。正确的分类是组织保管和编目的基础，并为录入目录及做好利用工作创造有利条件。此项工作需将全部档案按照其属性和内容，以各自内在联系和系统性为前提，将档案分成一定的类别。最后，重点划控。对档案重要级别的划分是鉴别档案作用价值的唯一标准，可为建立重点档案的安全制度、保密制度提供依据。

（二）强化相关专业知识，利于档案整理

一项工程要列入优质工程行列，其基建档案也必须是优质的，因为基建档案是该工程的真实记录，它真实地记载了该工程的全貌，如实的反应了该工程质量的优劣。由于工程资料专业技术比较强，而档案人员平时的工作不能深入到建设项目中去，所以专业知识相对缺乏，整理起来有一定的难度，至此档案管理人员就应采取先学习后运用的方法，做到先学会看工程资料内容和技术数据，然后把学到的知识运用到整理工作中，才能保证工程档案的质量。因此，档案工作者在具有专业的档案知识基础上还要拓宽业务知识，要向工程施工、监理、审计等专业技术人员学习相关知识，全方位掌握各行业对本工程技术上的需求。

（三）加强基建档案信息化建设

档案工作主要内容就是保存原始资料，虽然资料原始，但管理理念必须创新，档案工作者要用创新的思维，勇敢大胆的探索与理论实践相结合，充分利用现代化信息平台。结合工程实际情况，选用适合本企业档案的管理软件，构建基建档案信息化管理制度，打破部门与地域局限，充分运用计算机技术，加快档案全文数字化和多媒体数据库建设，将基建档案图纸、竣工资料等逐步扫描，让技术人员足不出户就能在企业局域网上查询到所需资料，提高档案的利用率和服务质量。此外积极鼓励档案管理人员学习计算机应用知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等相关专业知识，提高档案管理人员掌握和运用现代化技术的技能。

参考文獻：

[1]建设工程文件归档整理规范，GB/T 50328-2014.

8.文书档案的收集和整理 篇八

【关键词】邮政企业；档案；收集整理；归档

邮政企业档案收集整理归档是档案工作的一项基础性工作，如何及时、准确、系统、完整地归档，为档案的利用创造条件，以满足邮政企业的需求，笔者结合工作实际谈几点体会。

一、规范公文处理，把好公文形成关、档案入口关

1.公文是档案的前身，是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。公文处理要规范，把文秘工作和档案工作很好地衔接起来，能不断提高企业文书档案管理质量，提高其利用率。公文拟制是公文形成的关键环节，要注意公文的拟稿、核稿、会签、签发、缮校、封发等环节，确保公文质量和文书档案质量。

2.文件的归档工作是文书工作和档案工作结合点，是档案工作流程的起点。归档文件是指邮政企业在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的材料，包括纸质和电子文件材料。邮政企业各部门在公文承办过程中将相关联的文件，如正件与附件、印件与定稿、印件与依据性文件、请示与批复、转发件与原件等成套收集，才能保证归档文件材料齐全、完整，反映问题的全貌。对文件收集应注重细节，对于邮政企业自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，做好档案入库前的各项准备工作。

二、确保邮政企业档案材料完整归档，把好档案收集整理关

1.收集、整理文件材料要齐全。档案的收集工作，是实现邮政企业档案资源建设的基础和前提，它是按制度通过接受和征集，将分散各部门文件材料进行集中保存的工作。档案整理是档案资源建设的重要环节，它所反映的是文件材料形成的来源、内容、时间、形式等方面联系。根据《新疆邮政文件整理实施细则》进行整理，将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目；纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等使之有序化的过程。文书档案的整理要遵循自然形成的规律，保持文件材料之间的有机联系；区分不同的价值，便于保管和利用；符合一体化管理要求，便于计算机管理；保证纸质文件与电子文件协调统一。

2.认真实施好《新疆邮政文件整理实施细则》，采用以件为单位的整理方法，以每份文件为一件，正文、附件为一件；正文在前附件在后。落实《新疆邮政企业档案分类实施细则与保管期限表》的要求，将文件材料进行分类和划分保管期限，按年度分类、机构（问题）分类、保管期限分类等三级分类；按机构分类应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部们形成的归档文件，归入文件主办部门。邮政企业档案分为党群工作类（A）、行政管理类（B）、经营管理类（C）、生产技术类（D）、基建建设管理类（E）、设备仪器类（F）、工业产品类（G）、科技技术研究类（H）、会计档案类（J）等九大类。将归档文件的保管期限分为永久、定期（30年、10年）两类。将同一事由文件按文件形成先后顺序排列。归档文件编号以分类方案和排列顺序编写档号。编目依据档号顺序编制归档文件目录。对不符合要求的文件材料进行修整，以件为单位装订，编页纸质归档文件以件为单位编制页码。对装盒归档文件要按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。归档文件整理完毕装盒后，上架排列应与档案文件分类一致，排架应避免频繁倒架。

3.严格执行《档案法》归档要求，邮政企业归档文件材料收集对企业收、发登记的“红头文件”收集要齐全完整，对企业形成的“账外文件”如各类会议记录本、会议纪要、召开会议或举办重大活动材料及大事记，年度工作计划和总结、调研（查）报告、情况汇报、工作简报，统计年报、干部职工花名册，党、团员组织关系介绍信，干部、职工调动通知书、介绍信存根，合同、协议、责任书等对反映邮政企业历史全貌和活动规律的档案，收集整理归档也要齐全完整，防止遗漏和缺失。

4.归档文件材料移交要及时。档案管理人员对邮政企业在生产经营活动中形成的具有保存价值的文件材料收集要主动及时，特别对一些请示性文件材料的后续答复、上级企业要求报送的相关材料、通知下属企业报送材料汇总以及开展工作检查、验收形成的情况报告、统计等要追踪到位，防止公文处在运转程序或未及时上交，造成文件材料遗失的损失。

三、加强质量监督，把好档案立卷归档关

1.在档案立卷归档过程中加强质量监督。严格按照程序，保质保量将文书档案接收归档。要履行好档案监督指导职责，层层把好档案归档质量关。专职档案人员定期对各部门文件资料，从文件分类、表格填写、签字盖章、文件材料声像资料和电子文件收集归档情况等方面进行全面检查。各部门产生的文件资料必须经过部门负责人审核、检查后才能归档，对存在的问题，限期整改。

2.把好立卷归档关。只有严格按照国家档案局发布2016年6月1日实施的《归档文件整理规则》进行操作，按照科学的方法进行分类、整理、立卷、编目、归档，通过收集、移交、审核、复核等程序，才能形成高质量的文件材料，才能有高质量的档案归档。

四、做好档案收集整理归档的总要求，把好档案思想意识关

1.加大档案法律、法规的宣传和贯彻力度。邮政企业全员要认真学习有关档案法律法规，进一步提高全员档案意识，树立档案法治观念，增强档案工作的紧迫感和责任感，严格落实办文程序和档案《归档文件整理归则》，完善档案各项规章制度，促进档案规范化、标准化建设。真正做到档案归口负责，各方面共同参与，分工明确、各司其职，密切配合、形成合力的机制，促进档案工作协调有序的开展。

2.运用计算机技术提高档案技术管理水平。随着计算机及网络技术的进一步发展，可以集中收集和科学整理邮政企业档案。档案由微机目录式检索为电子内容检索归档。档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实的记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，具有经济效益和社会效益。可以不受空间的限制，保证很高的查全率和查准率。邮政企业档案在为企业工作提供利用服务的同时也客观真实，多方面反映了邮政企业发展的全貌和历史演变过程。

3.提高档案人员的综合素质。从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。以自学为主，培训为辅，强化档案人员责任意识，职业意识。结合邮政企业的职业特色，不断接受新信息、新创意，扩大知识视野，提高鉴别能力，有效地做好档案收集整理归档工作。

五、结论

9.试谈人事档案材料的收集与整理 篇九

一、人事档案材料在收集和整理过程中存在的问题分析

(一) 不具备良好的档案管理意识。就我国目前实际情况来看, 人才的档案信息都会有专门的人员负责, 由人事管理部门进行统一管理, 而对于个人来说, 在日常工作过程中, 其本身不能直接接触到自身的档案材料, 再加上我国对于档案管理的重要性宣传力度不足, 使得大部分人群未意识到档案材料对自己的重要性。这样一来, 由于在工作与学习中, 没有给予档案管理足够的重视, 需要及时进行处理和存放的档案资料不能进行正常保存, 致使对个人的实际情况不能作出正确且有效地判断。由于缺乏人事档案管理的意识导致相应群众的个人档案材料不能对其做出相应的评价, 并且也会对人才评价和有效管理造成一定的影响和限制, 使得相关部门的工作也受到干扰, 不能在第一时间内准确客观地对个人信息进行统计, 从而给今后档案信息的发展带来不利的影响。

(二) 收集和整理方式仍需加强。随着科学水平的逐渐提升, 使得计算机技术、互联网技术的应用范围在不断扩大, 例如, 教育学历信息领域、个人身份信息领域等, 都使用了信息化管理的方式。然而, 我国现阶段的人事档案管理水平长时间得不到提升和完善, 究其根本原因, 就是档案管理工作依然使用传统方式进行管理。虽然信息化技术应用范围广泛, 但真正落到实处还是受到一定限制, 因此人事档案材料管理水平的提升受到了制约和影响。而在现阶段人事资料管理和收集过程中还是使用纸质载体进行保存, 这样一来不仅是给档案检索带来一定困难, 使得收集和管理的工作效率长时间的得不到提升, 使得档案材料管理和收集工作不能正常进行。

二、完善人事档案材料收集和整理的有效途径

(一) 提升档案管理意识。我国现阶段人事管理工作重要性意识不强的现象给人事档案管理带来的诸多不便, 要使用有效措施和途径提升公众对档案管理方面的意识。首先, 要加强对人事档案宣传工作的力度, 通过媒体提升对档案管理的重要性的宣传, 使社会上的公众更加了解人事档案, 从而使其能够更加重视人事档案管理工作。其次, 还要在高校内设置相应的档案管理课程。这是因为只有让学生认识到档案管理的重要性, 熟悉其相关的工作程序, 使学生在步入社会以后还能对人事档案进行关注, 并且及时将档案递交给有关部门, 补充其个人信息。此外, 通过有关的宣传和相应课程的设置, 进而提高社会公众对人事档案的重视, 推动人事档案管理工作质量的有效提升。

(二) 构建信息化的收集和整体档案材料系统。随着科技水平的发展, 我国档案管理的最终目的是实现档案材料管理的信息化以及无纸化, 因为只有这样才能保证其工作效率稳定地提升和发展。在收集和整理人事档案的时候, 一定要了解现在认识档案的实际管理状况, 然后应用分阶段方法对工作进行开发。其一, 应该收集人事档案的系统和整理人事档案的辅助系统进行开发, 应用计算机系统来帮助人事档案的管理人员对资料进行收集和整理, 利用此系统可以准确地了解有关公民的实际学习情况和工作状况, 针对那些未及时提供人事档案的人员, 给予相应的提醒, 促使人事档案部门顺利地实施材料收集以及管理工作。其二, 在由计算机系统来收集和整理人事档案资料的同时, 还应该开发与公民信息相互联系的系统, 使公民的身份信息以及学历认证等系统可以得到相应的开发, 进而使人事档案管理可以实现信息化, 利用有关的信息系统可以对人事档案材料进行自动的收集和整理, 使公民的人事档案变得更加充实。

三、结论

总而言之, 对人事档案材料有效、良好的收集和整理, 能够保证人事档案管理工作有效地开展和进行, 不仅可以为档案信息的检索和翻阅提供方便, 还能有效保管好人事档案, 帮助有关部门做好相应的统计工作。虽然现阶段我国档案管理中还有一定的不足, 但是通过有效完善措施能够推动人事档案管理良好地发展。

参考文献

[1]刘红芹.浅谈人事档案材料的收集与整理[J].档案管理, 2015 (4) :82-82.

10.浅谈文书档案整理改制后的优越性 篇十

1 降低了工作量, 提高了效率

以“卷”为整理方法的文书立卷工作是一项既烦琐又有难度的工作, 它利用文件的主要特征或类型区分和初步组合本单位形成的全部文件, 然后进行调整卷内文件、拟写案卷题名、排列卷内文件和编号、填写卷内文件目录和备考表、编制案卷封面并装订等步骤。全部案卷整理完毕后, 再按保管期限、组织机构或保管方法来排列和编制案卷目录。从划分类别到编制案卷目录需要超过10道工序, 不仅程序多, 而且难度高, 再加上文书立卷人员的岗位变动较频繁, 很难要求其达到编制标准。自实施《归档文件整理规则》以后, 以“件”为标准的整理方法使档案工作人员摆脱了烦琐的传统整理工作。按照分类大纲程序编制, 省去了拟写案卷标题、装订封面卷皮、抄写卷内目录和案卷目录等一系列工作。改制后的方法对档案实行文件级管理, 全部档案分类后按形成时间和重要程度排列, 避免了人工造成的排序不规范现象, 极大地提高了档案文书整理的准确性。

2 提高了进馆质量, 节约了馆藏空间

对于以“卷”整理的立卷方法形成的档案文件, 往往在档案馆接收时还需要检验:遇到分类不准确的档案, 要返工整理;出现组卷不合理的档案, 需要拆卷;出现案卷标题拟写不正确的, 要重新拟写标题并更换卷皮, 以上现象均会造成人力和财力的浪费。按《归档文件整理规则》以“件”整理的档案, 在进馆时不需要再做任何加工处理工作, 而且可将利用多种文件分类方法分类的档案放入同一盒中。这样既节省了档案盒, 又节约了档案馆的储存空间, 不仅提高了进馆档案的质量, 又提高了进馆工作的效率。

3 有利于档案的收集、保管和利用

“卷”改“件”的立卷方法给档案的收集工作带来了很大的便利。在“卷”改“件”之前的档案收集整理过程中, 由于每个人对文件的理解各不相同, 对分类标准也没有很好的掌握, 所以, 多数人在分类过程中会出现对文件问题无法处理等现象。整改后, 档案员只要掌握了归档文件的保管期限, 就可以轻而易举地对文件进行分类整理。这样不仅降低了工作量, 还使档案员获得了更充足的时间来钻研档案利用工作, 从而更好地去协调保管工作与利用工作的关系。

在以往以“卷”归档立卷的整理方法中, 一个卷宗由多个文件组成, 当借阅人要查阅其中的一份文件时, 整体调出的案卷中其他的文件也会被借阅者看到, 这样就难以保证档案的机密性。由于基层档案人员的责任意识淡薄, 往往在调档时会把案卷拆开, 这样会给档案带来很大的损害。实行按“件”整理后, 借阅者可以有针对性地借出某一文件, 这样既方便又安全保密, 也降低了档案员的工作量。另外, 需要补归的文件在归档时也无需拆卷、再装订, 只需将其插入在相关年度、类别的卷盒中, 然后在备考表中补充说明即可。

4 促进了文档一体化的实现

现代化的工作离不开电脑程序。在传统的整理方法中, 当归档文件录入计算机打印归档文件目录、收发文登记簿时需要多次录入同一内容, 但整改后的整理方法只需输入一次所要归档的文件, 便会随机生成目录, 为文件检索功能、全文扫描、网络检索和缩微等现代化工作带来了便利, 也符合了文书处理和档案管理之间的关系。将文书处理和档案管理很好地结合起来, 可以促进文档一体化的实现。

5 有利于档案员掌握档案工作

基层档案人员的工作调动比较频繁, 其对档案工作缺乏长期和连续的了解, 对档案工作的重要性也缺乏足够的认识。以“卷”归档的方法不仅要求档案人员要具备专业性很强的理论知识, 还必须熟悉、掌握规范的立卷要求, 同时, 还要具备一定的综合分析能力。“卷”改“件”后, 既简化了文件的整理程序, 又大大降低了工作难度, 不仅使专业的档案业务指导人员的讲解变得轻松, 还使档案人员在掌握和理解时也变得更加容易, 也更加有利于档案工作的顺利开展。

6 结束语

文书部门立卷作为一项制度性的工作, 在党和政府机关中全面实行。随着档案事业的发展, 文书档案制度不断趋于完善, 《归档文件整理规则》中的指导精神也促进了文书工作与档案工作的密切协作和健康发展。

参考文献

[1]郭树银.归档文件整理工作指南[M].北京:中国大百科全书出版社, 2001.

11.培养学生收集和整理信息的好习惯 篇十一

一、营造氛围，激发兴趣

教育家布鲁纳认为：“知识的获得是一个主动的过程，学习者不应是信息的被动接受者，而应该是知识的主动参与者。”为此，教师要善于从学生的年龄特点出发，抓住学生感兴趣的问题，激活学生主动探究，引发其获取信息的欲望。因此就应该借助各种外部条件来刺激学生的求知欲。做为教师，要善于为学生营造一个良好的学习氛围，培养学生的学科兴趣，及时对学生予以肯定和表扬，增强其自尊心、自信心，使其爱学、乐学，乃至成为一位研究者、探究者。一开始，我让学生收集信息时，学生总觉得很麻烦，只有少数的同学进行了收集。为了调动学生的兴趣，我采用了积分制，对每次能在学习新课前主动收集资料的学生，除了给予精神上的奖励外，还在他们的积分册上加一分。

二、创造条件，认真收集

学生有了兴趣，可大部分人处于享受状态，并没亲自去查。究其原因是部分人忙于家庭作业，如做练习题、听写、背诵等，无时间查找资料；另一部分，家长阻止学生上网查找，心存猜疑；还有一部分，不知如何收集查找；还有一部分，根本就没有去调查。了解到这些情况后，我采取了以下措施，为学生查找资料创造条件：（1）以小组的形式，（2）寻求家长支持，（3）教给收集方法，教会学生通过网络获取信息、分析信息、提取信息，将使学生终身受益。勤动笔墨是积累信息的好方法。为此，让学生每人备一本积累本，用于搜集自己認为有趣、有价值的东西。指导学生，一边读书、读报、看新闻，一边有目的、有选择、有重点地简要摘录阅读中发现的新信息、新方法以及自己所需的有关信息。（4）教师帮助学生收集和打印学生很难收集到的相关的资料，然后发给各个小组。（5）引导学生在确保安全的情况下走向社会进行一些社会调查，根据教学内容先确定所要调查的范围、地点、人物等以及调查的内容等。

三、指导方法，有效筛选

对于五、六年级的学生来说，资料的收集还处于起步阶段，不少同学拿来长达三、四页的电脑资料，课堂交流时，长篇大论，听的同学则不知所云，最重要的是浪费课上宝贵的时间。此时老师应让学生以授课内容为载体，以所学的主要内容紧密相关来收集各种信息。如学习人教版五年级下二单元《呼穿住话古今（二）》时，学生不仅找到了不同时期服装与建筑的图片，还找到了服装的相关的视频，收集和整理这些资料帮助学生准确、深入的理解不同时期出现的服装与建筑不同风格，而且在脑中留下深刻的印象。他们惊喜的发现知识可以通过自己动手动脑去获取。这样就为他们自己学会读书，终身学习打下了良好的基础，也更好的收到了情感态度价值观的教育。

四、交流信息，资源共享

在收集信息过程中只有加强群体内部信息交流、集众人之力，才能更好地捕捉信息、驾驭信息，利用信息；才能信息共享。比如教学六年级下册《只有一个地球》说说自己了解到的人口状况、资源状况时，我让学生搜集相关资料，课上，我充分让学生交流，先小组交流，再推选代表发言，不是走过场，而是让学生都能有展示收集到的信息的机会，让他们感觉自己没白忙活，而且和其他同学分享了自己的劳动成果，乐在其中。这样一节课下来，学生了解到好多人口状况、资源状况的相关知识，视野顿时开阔了。

五、注意积累，习惯养成

12.文书档案的收集和整理 篇十二

重新整理说明

一、概况

1984年1月3日司法局成立，1995年1月10日年更名为XXX司法局。主要工作职能是：

（一）贯彻执行国家司法行政工作的方针、政策和法律、法规，组织实施上级司法行政工作的中、长期规划，编制全区司法行政工作的计划并监督实施。

（二）负责法制宣传、普及法律常识及司法行政对外交流工作，参与指导依法治理和司法协助工作。

（三）管理、监督、指导律师、企事业法律顾问和法律援助、公职律师工作，综合管理社会法律服务机构。

（四）管理、监督、指导公证机构和公证业务活动。

（五）管理、监督、指导基层司法行政工作、1

法律服务、法律援助和人民调解工作，搞好组织制度、业务和装备建设。

（六）指导、管理司法行政系统的计划、财务、车辆、服装等物资装备工作。

（七）指导全区司法行政系统队伍建设和直属行政单位的人事工作。

（八）负责组织、管理、指导全区司法行政系统干警和基层法律服务人员的政治、业务培训工作。

（九）指导和协调刑释解教人员的安置帮教工作及“148”法律协调服务工作，负责社区矫正工作，参与社会治安综合治理工作。

（十）承办区政府和上级司法行政部门交办的其他事项。

二、组织机构及领导情况

1992-1999年，局内设办公室、宣教股、基层股、公证处、公律股、政工办6个股（室）。

1992-1993年领导班子成员：局长XX，副局长XXX、XXX；1994-1998年领导班子成员：局

长XXX，副局长XXX、XXX，期间1996-1998年XXX为纪检组长；1999年领导班子成员：局长XXX，副局长XXX、XXX，纪检组长XXX。

三、文书立卷情况

13.文书档案的收集和整理 篇十三

一、民政单位属性

民政单位,是政府主管社会行政事务的职能部门。主管灾后灾民安置、民间组织管理、基层政权建设、城乡居民最低生活保障、社会福利和社会事务、区划地名等工作。由于其分管的事项涵盖面广,资料存档量大,因此资料的整理会被单独对待,它的重要性不言而喻。一般来说,民政单位资料的归档流程是非常严格的,一旦出错会直接导致其他相关部门也出错,所以说一旦民政资料归错档,其相关责任会被追查,必须要严格执行。

二、民政单位档案管理难

民政档案各个时期民政工作文件材料的记录,是为人们的生活提供了便利。由于民政档案工作中采集的信息范围广,内容杂,给我们的工作人员带来了很大的不便。而档案的细致与真实性不容马虎关乎我们群众的切身利益,因此民政企业不仅要维护群众的档案资料记录性安全,还要保障档案的真实性,努力找出档案工作中出现的问题,解决面对的问题,合理优化管理途径。

(一)资料归档的收集与整理。

国家出台《归档文件整理规则》规定归档文件必须以件为单位整理,以此来迎合现代档案管理新需求,并在此基础上对整理方法加以规范,为我们的资料归档提速。归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒都是以每份文件为一件,文件的定稿与正文为一件,原件与复印件为一件等都重新定义为一件。计算机打印的文档应在没有修改笔记的情况下,需与文本一致,届时只需将头版和领导签字附页与文本正文贴附一起交于归档。归档资料不仅要求完整齐全,对于出现破损、残缺或字迹模糊的文件拒绝归档,重新打回,而且易褪变的文件也需要特殊处理。整理归档文件所使用的材料纸张等都应符合严格的档案保存管理条例。整理归档文件时,要遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,划分文件联系的紧密性,区分不同价值,便于保存和利用。

(二)流程各细节的必要性。

新时期,大数据来临,民政档案管理迎来了信息化、现代化,相对的民政档案资料也出现新高,因此,资料的管理变得尤为烦琐。科学的管理手段是保证档案管理顺利进行的基础,也对民政事业的发展有着极大的意义。

三、收集、整理归纳要点分析

由于民政企业缺乏完善的档案工作规范,档案资料存在收集不全、人员意识不够以及档案的利用率低等问题。部分落实全面从严主体结合业务工作实际不够,拘泥于上传下达的工作状态。少数人员对档案建设工作重视程度不够,对部分单独分管建档工作存在疏职;其次,存在档案收集不全面、分类不合理、装订不规范、内容单薄等较多亟待解决的相关事项。因此,我们重点对资料的收集、整理方面提出了几点建议。

(一)细化档案资料收集工作。

收集工作作为首要任务,我们要严把质量关,档案资料的收集关系我们的切身利益,档案的归档对于我们今后一系列的工作都有示范作用,信息的入库是真真切切与我们民生具有一定关联性的,所以我们要打好档案收集这一开局之战,确保其接收范围、利用价值和完整性。档案的收集工作作为档案管理的基础,同时也是档案能否入库的重中之重。新时期新挑战,高速发展的互联网给我们带来了便利同时也带来了挑战,目前档案也因技术的发展有了很多的载体。面对载体的多样化,民政企业首先要加强档案的前期管理和控制,疏通收集渠道使之更加顺畅,确保档案资料的齐全;其次,要在以前的基础上进一步完善档案管理工作制度,为了确保各项工作的衔接有度和保持档案工作和企业各项工作同步以及保证档案的系统、准确和完整,一方面我们在档案管理工作制度上要严格规范单位的收集、归档、移交以及日常的保管、借阅和利用工作,另一方面还要建立有效的档案管理网络体系,使企业内部关系得以协调发展,发挥传递档案的协同作用。

(二)规范档案的整理。

民政单位一直沿用以前的档案的整理模式出现了严重的滞后现象,旧时期缺乏完备的档案工作规范,档案的工作规范标准不严格,导致工作人员得过且过不思进取。为了统一完善档案的规范整理,落后的档案管理制度已跟不上当前档案工作的发展水平,急需制定一套完善先进的管理制度来规范档案工作。现如今民政档案资料需收集和整理人民群众的婚姻登记、收养、复退役军人安置等多种新时期的记录,涉及大、涵盖面广,所以需分门别类的进行归档。对于一些专业性较强的档案,可以另行管理,同时在档案管理的薄弱环节,要加强对此的复查并早日对档案进行复原,减少档案查找的难度大特点,使资源共享更简单。

四、结语

综上所述,爱乎民生不只是切切实实关心民意,而要呵护民众的切身利益。民政档案的管理关乎民生,民政单位资料的收集工作无不关系每个人民的切身利益,只有努力规范好民政工作才能为民谋福,为己造福祉。

摘要：通常情况下,了解和熟悉民政档案资料的收集与整理有助于我们更高效、更精准的管理档案资料。民政部门的管理工作和该部门的性质有很大的关系,很多管理工作的开展都是为了实现广大人民的利益,随着时间的不断推移,民政部的档案越来越多,这就对其管理工作提出了更高的要求。

关键词：民政单位,收集,整理

参考文献

[1]王真.民政档案的重要性及科学管理方法[J].商,2015(15).

[2]张文东.基层民政档案管理存在的问题及对策[J].科技资讯,2015(10).