文书档案整理

文书档案整理（共12篇）

1.文书档案整理 篇一

文书档案的整理方法

文书档案的整理方法

一、概念

文书档案主要是指各单位从事社会管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，即法规性文件和行政性文件。法规性文件是本单位制定和颁发的。具有法律性和强制性的文件。行政性文件是本单位为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。目前我国党政军机关、部门使用和形成的文件主要由：命令（令）、指令、决议、决定、指示、布告、公告、通知、通告、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。简单地说，就是各单位制发的“红头文件”和“白头文件”（如总结、领导讲话、情况汇报、合同、协议等等）。

归档文件材料：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

二、归档文件规范整理的基本要求和基本步骤

1、归档文件规范整理基本要求

归档文件规范整理是档案管理工作的核心和基础，是一项重要的、承上启下的工作，整理工作的质量直接关系到档案的保管和利用。归档文件的收集范围应按国家档案局第8号令公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和经区档案局审批的“三合一”制度执行。整理方法应符合《归档文件整理规则》（DA/T 22）和《湖北省归档文件整理实施细则》（鄂档[2001]45号）的规定，在计算机和专用档案管理软件辅助归档的前提下，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有关联系，区分不同价值，便于保管、利用和移交进国家综合档案馆。文件归档工作应按照国家“双轨制”管理的业务要求，将纸质归档文件与电子归档文件同步规范整理。

2、归档文件规范整理基本步骤

归档文件规范整理按《归档文件整理规则》、《湖北省归档文件整理实施细则》的规定进行。以“件”为单位进行规范整理。基本步骤为：收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等七个环节。

三、归档文件的整理方法

1、收集。即是对本单位应归档的文件材料的接收。如何确保文件材料的收集齐全完整？概括为十句话： 一是处理完毕的文件材料要随时收；

二是经常用的文件，要履行借用手续定期收； 三是本单位发文，在盖章时当时收； 四是会议材料，要事先做好工作及时收；

五是内部形成的材料，要注意掌握线索有针对性地收； 六是常规性的文件材料，要逐项收； 七是在机构人员变动时，要提前收； 八是结合年终检查，集中收； 九是年末立卷需要全面收；

十是在立卷过程中，发现不全要反复收。

那么，是不是所有收集起来的材料都要归档呢？回答是否定的。国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》明确界定了机关应归档的文件材料和不应归档的文件材料的范围。机关应归档的文件材料：

（1）上级文件材料。需要贯彻执行的政策法规性文件；代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印件；文件中涉及到本单位的文件材料等。

（2）本机关的文件材料。这是重点，也更加符合8号令关于收集的核心是“以我为主”的要求。包括各类红头文件和白头文件等。主要是指反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；本机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料等。（3）同级机关和非隶属机关的文件材料。主要包括虽不是本单位主管业务但需要贯彻执行的法规文件；对本单位检查的重要文件；重要的来往文件等。（4）下级机关的文件材料。如报来的重要工作计划，总结等法规性备案文件。

强调一点：凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。机关不应归档的文件材料：

（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

2、装订

（1）文件的修整。修裱破损文件、拆除金属物或塑胶壳，复制字迹模糊或易褪变的文件（主要指传真件）。（2）文件的装订。采用袋装结合线装的方法。袋装即是将金属排除后，放入梯形无酸牛皮纸（即斜口袋）中。较厚的文件，先线装（“三孔一线”），再装入斜口袋。

3、分类。即依据一定的标准，按照文件的来源、时间、内容和形式特征的异同点，对文件进行有层次的区分，并组成具有一定从属关系和平行关系的管理体系。分类方案的设置：

一般机关按“—机构或问题—保管期限”三级分类；归档文件少的单位可按“—保管期限”两级分类。保管期限最低一级类目，分为永久和定期。其中定期分为30年、10年。

如何准确划分保管期限？国家档案局8号令中也有明确规定： 永久保管的文书档案主要包括：

（1）本机关制定的法规政策性文件材料；

（2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；（4）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；（5）本机关机构演变、人事任免等文件材料；

（6）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（7）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；（8）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。定期保管的文书档案主要包括：

（1）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（2）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（3）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（4）本机关一般性事务管理文件材料；

（5）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（6）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（7）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（8）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（9）下级机关报送的或以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。这些门类档案的保管期限仍为永久、长期、短期。除科技档案中的设备类档案的保管期限为长期外，其他的都是永久保存。

4、排列

（1）盒内归档文件排列。在同一保管期限下，按“事由结合时间”排列。运用电脑和软件辅助归档的，可采用随办随归，按文件办理时间先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。一件文件的排列顺序：

发文与定稿为一件，发文在前；

收文处理签和文件为一件，收文处理签在前； 正件与附件为一件，正件在前； 请示与批复为一件，批复在前；

转发件与被转发件为一件，转发件在前； 原件与复制件为一件，复制件在前； 无定稿的发文与签发单为一件，发文在前。

（2）档案盒上架排列。按“三合一”制度中分类方案设置的顺序上架排列，按—类别—保管期限或—保管期限上架排列。注意排列顺序为从上到下，从左到右。

5、编号

（1）档号的编制。由全宗号—号—类别号—保管期限—件号组成。

在编制档号时，注意五点：

①全宗号是指区档案馆给各单位的代号。②号是指归档文件形成的。

③类别号用大写拼音字母和阿拉伯数字混合编制。拼音字母为档案的类代号，阿拉伯数字为类别号。如“W01”表示文书档案中的党群类（或办公室）④保管期限按照永久、30年、10年编制。用“Y”代表永久、“30”代表30年、“10”代表10年。

⑤件号（即文件的排列顺序号）规定为三位数阿拉伯数字标注，如“001”。编制方法：在同一保管期限内编写流水号。即同一个保管期限的，件号都是从“1”开始。也就是说，同一、同一保管期限、同一类别（或问题）的，从“1”开始编一个流水号；同一、同一类别（或问题）、不同保管期限的，从“1”开始编一个流水号；同一、不同类别（或问题）的，从“1”开始编一个流水号。这三句话，大家一定要牢牢记住。

档号举例：如“013—2009—W01—Y—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）永久保管期限的第1件；“013—2009—W01—30—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）30年保管期限的第1件；“013—2009—W01—10—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）10年保管期限的第1件。(2)、页数的编制：

页数指每件文件的总页数（包括处理签、发文稿纸、底稿等），在每件文件首页的右上角，用铅笔编写。（3）归档章的编制

归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号，以归档章的形式在归档文件上注明。归档章盖在每份文件首面上方的空白处。归档章统一用碳素墨水或中性笔填写，不得用红笔、原珠笔、铅笔、蓝色笔填写。归档章规范式样

规格：16＊45mm（全宗号）

（）

（室编件号）(机构或问题）

（保管期限）

（馆编件号）

2.文书档案整理 篇二

关键词：文书档案,整理方式,利弊,对策

一、文书档案整理方式的变革

2000年以前, 文书档案采用传统的立卷归档方法。传统立卷方法以“卷”为保管单位, 将具有保存价值的文件材料, 按照形成规律和内在联系分门别类组成不同的“卷”, 通过立卷可以使有相关联系的文件材料放在一起归档, 在以后的查阅中, 只要通过关键字, 便可以快速把含有相关字符的案卷查找出来。

2001年1月, 国家档案局发布并实施《归档文件整理规则》 (以下简称《规则》) , 《规则》以“简化整理、深化检索”为宗旨, 推行文书档案整理方式的变革, 也就是将传统的以“卷”为单位改为以“件”为单位进行整理。现就《规则》推行的文书档案整理方式, 结合笔者多年从事企业文书档案整理工作的经验, 提出一些见解, 以供大家进行探讨交流。

二、文书档案按“件”整理的利弊

1.简化方法, 提高效率

传统的文书档案整理是按照文件的形成规律和有机联系进行分类、组卷, 将反映同一问题的文件组成一个案卷, 其归档程序如下:对相关文件归并、拟写案卷题名、审核案卷质量、装订等。由于要将相关的文件合并在一起, 这就要求档案人员要有较高的业务水平与工作经验。但据我集团对档案人员的统计情况看, 新人较多, 且身兼数职, 再加之综合分析问题的能力较弱, 造成对文件的分类、组卷、拟写题名等随意性大, 致使档案的案卷质量良莠不齐。

《规则》实行后, 归档方法比较简单, 具体流程如下:装订→分类→排列→编号→录入系统→打印目录→装盒。文件随办随归, 这样就可以把归档工作分散在平时, 节省了组卷、拟写案卷题名等一系列工作, 简化了程序, 缩短了归档周期, 提高了工作效率。

2.与办公自动化系统应用与时俱进

随着计算机网络的普及与OA办公自动化的广泛应用, 计算机用于档案管理逐渐普及。《规则》推行以“件”为保管单位的归档方法, 更适用于计算机管理。因其整理方式是直接对单份文件进行加工, 与之相对应的检索是文件级检索。特别是实行了档案系统与OA系统接口的企业, 档案归档时除了录入页数、归档号, 其他几乎没有数据需要再录入, 而且电子文档还能直接挂接。档案查询时, 计算机直接定位于文件级条目上, 大大提高了档案的检索速度与准确率。以“件”整理的方式真正体现了“粗加工、细管理、精检索”的宗旨。

3.便于实行部门兼职档案人员归档

《规则》推行以“件”为保管单位后, 对于办理完毕、属于归档范围的文件材料可以做到随办随归, 避免文件材料滞留在个人手中, 或是人员流动造成档案丢失现象的发生, 将集中整理变为平时整理, 减轻集中整理的压力。归档文件材料的收集遵循“谁形成、谁收集、谁归档”的原则, 这样便于部门兼职档案人员归档, 其主要原因是承办人最了解文件的来龙去脉, 能够很好地理清文件的逻辑关系, 确保文件齐全完整。

4.便于档案的开放与利用

以“卷”为单位进行的归档方法, 若干份文件装订在一起, 而利用者往往只需要查阅其中的一份文件, 在查阅时就会看到其他无关的文件, 不利于文件的保密, 如需复印时有时要拆卷, 档案的多次拆装会人为地破坏档案。以“件”为单位进行的归档方法, 可以有针对性地进行单份档案的利用, 增加了档案的保密性, 复印时也无须拆卷。

任何事物都有两面性, 认识事物要一分为二。以“件”代替“卷”, 在体现自身优势的同时, 也凸显出一些不足。

(1) 不利于档案保管与保护

以“件”为保管单位, 档案失去了卷皮的保护, 在调档时稍有不慎, 就会出现档案被撕破或掉页的情况。另外, 有的文件往往只有一两页, 装订时易造成档案破损;在查找档案时也会出现翻乱、归位错位的现象, 给以后的档案利用带来不便, 不利于档案的保管与保护。

(2) 过度依赖于计算机管理

以“卷”为保管单位的档案, 以问题为主, 一事一卷, 在一定程度上能够保证同一问题的档案相对集中, 便于手工检索。而以“件”为保管单位的档案, 破坏了文件之间的有机联系, 从而造成对计算机系统有着强烈的依赖性, 一旦计算机系统出现故障, 档案的检索和利用将陷入瘫痪状态。

(3) 同一问题档案相对分散

以“件”为单位整理档案, 提倡文件随办随归。因同一事由的不同文件, 可能根据不同的来源, 由不同的部门来办理, 因此造成同一事由的文件按办理完成时间的先后存放于不同的档案盒内, 人为地破坏了文件之间的有机联系, 在提供档案利用时, 同一事由的文件材料分别从不同的档案盒中取出, 无形中增大了调阅的工作量。

三、按“件”整理档案缺点的对策

笔者认为, 档案工作的根本目的在于日后的利用, 为查阅者提供真实无误、有利用价值的信息, 弱化文件实体间的联系。按“件”整理的方式, 在文档一体化的时代更有利于档案信息的检索、开发与利用, 真正实现档案管理“弱化分类, 强化管理”的理念。

在日常档案管理工作中, 为防止因计算机发生故障造成档案检索和利用的不便, 建议应进行档案编研工作, 针对不同的需求编制各专题档案目录, 并将专题目录打印装订成册, 以此来削弱档案对计算机的过度依赖, 以及同一问题文件相对分散这一现象。

在办公自动化、常态化的今天, 电子档案正逐步成为我们各个档案室馆藏的主力军。就档案的利用而言, 多数利用者关心的是档案的内容而不是其形态。据我集团及集团下属单位年度档案利用统计情况看, 档案实体的借阅量远小于电子档案的借阅量。由此可见, 将馆藏档案进行数字化管理是今后档案管理工作的重点, 应引起各单位足够的重视。

四、结束语

任何新生事物都有一个产生、发展与认知的过程。以“件”代替“卷”也是档案工作的一种新生事物, 不可能尽善尽美, 需要不断地创新与完善。在实际工作中可根据实际情况, 实现新旧方法优化组合, 兼收并蓄, 改进它的不足, 使其日趋完善, 是每一位档案工作人员应尽的责任。文书档案的整理, 不管采用哪种方法, 都不能背离档案便于查找、方便利用这一宗旨。

参考文献

[1]马兰.文书立卷改革之我见——《归档文件整理规则》的应用与反思[J].档案, 2009 (4) :63-64.

3.文书档案整理 篇三

一

单就契约文书本身而言，多年来中国学界或许一直存在一个不大不小的“偏见”，即无论是就区域分布还是总体数量而言，中国南方地区如江南、江西、福建、安徽、贵州等一直保持着某种优势，其中因数量和规模得到国内外学者瞩目的有徽州千年文书、新近出版的贵州清水江文书等。学者们围绕这些契约文书，做了大量的研究工作，也使得研究者心目中对于契约地域分布差异显著这一印象愈加深刻。尽管近些年来有研究者开始注意到这个问题，并且开始以在中国北方地区搜集到的契约文书资料为依据开展研究工作，但是无论是地域性契约的总体数量，还是围绕地域性契约开展的学术研究，均无法抗衡或纠正学界已有的这个所谓的“偏见”。因此，解决该问题最直接最有效的办法，就是大量发现、搜集、整理中国北方地区的民间契约，在此基础上开展研究工作。笔者对清代山西民间契约文书的搜集整理工作即源于此。

2009年，笔者对山西民间契约文书的收集整理工作迎来一个良好的契机。在贵阳召开的第三届中国近代社会史国际学术讨论会上，蒙清史文献组专家陈桦教授相询，山西大学是否可以收集整理至少1000件以上的清代契约文书，如果可能的话，国家清史编纂委员会能够予以资助立项，以弥补当前契约文书搜集整理中存在的上述地域缺陷。自贵阳返回太原以后，我们便开始有计划、有目的的在山西各地开展清代契约文书资料的收集工作。最初，山西大学中国社会史研究中心和笔者个人手中收藏的清代山西契约文书总数不逾500件，想要完成千件以上，并且覆盖整个山西地域，似乎存在不小的难度。但是，我们经过五年不懈的努力，终于找到了开启山西民间契约文书资料的“金钥匙”，资料收集工作获得突飞猛进。目前，我们手头掌握的山西民间契约文书数量已逾2万余件，包含清代、民国、革命根据地以及建国初期等多个时代。在圆满完成清史工程项目“清代山西民间契约文书资料”基础上，笔者牵头的课题组从万余件清代契约中精选了5067件予以出版。

从区域分布来看，晋南2157件、晋北425件、晋中765件、晋东南155件、晋西1228件，归户契15套（总计337件）。从时间跨度来看，涉及清代、民国所有时段，顺治3件，康熙29件，雍正17件，乾隆492件，嘉庆609件，道光962件，咸丰318件，同治802件，光绪1550件，宣统134件，民国151件。从契约类型来看，包括了卖契、典契、借约、当约、兑约、换约、推约、让约、脱约、租约、佃约、分产文书、合同、执照、诉状、判决书、布告、拍卖文书、退股份文书、酌粮约、推粮约、移转证书约、纠纷合约、担保书、归并地约、承粮退地约、申告文书、公议文约、吊遥约、拦约、凭据、收帖、找帖、开粮银约、质业文书、卖身契、截头文约、委托书、遗嘱、过继文约、赡养文书、过割契据等将近40种不同类型。

依照地域，我们把契约文书分为晋北、晋南、晋中、晋西、晋东南等几个大类。除此之外，我们对15套归户契进行了单独分类，有些年代比较连贯，甚至延续到建国初，为了保持其完整性，将清代以后的部分也予以保留。这些归户契有些出自名门望族，有些是普通家族，是了解北方特别是山西地区社会变迁、家族盛衰的极佳史料。

笔者对山西契约文书的关注缘于1998年开始的“清代山西灾荒史”的研究。十余年来，从太原周边辐射到整个山西，从晋南的“尧都”到晋北的“平城”，处处留下我们走向田野的身影，三晋大地的清幽常常成为失落受挫、艰辛劳顿的调味剂。而这一切，都在收集到契约文书后化为无形。

最初的资料搜集工作时，我们首先选择从各自的家乡做起，这样既有乡土情感的联系，又有方言、人际关系的便利。于是，通过家乡远近亲友提供的资料信息，我们有目标地进行追踪和收集。最初受经费所限，我们很难完全靠“花钱购买”的方式获取资料，更多地依赖于亲朋师友的各种关系“网络”。相较于村庄基层档案而言，契约文书的搜集更为不易，一方面是因为年代早，经历过很多浩劫之后存世不多；另一方面是因为涉及经济协议和家族兴衰的历史，村民们往往“敝帚自珍”，不轻易出手。因此，与被调查地区和民众建立良好、互信的关系非常重要。与他们熟识后，他们不仅亲自帮助搜集，还联系各地的亲朋好友提供许多非常有价值的线索。正是由于他们的热心、质朴、好客，搜集工作得以在山西各地广泛、有效地展开。我的一些研究生开展田野调查访谈需要长期住在村里，他们也义务提供食宿，每每想起这些，我都感佩不已。在相互接触中我们和老乡们建立了深厚的友谊，他们对我们的态度经历了从怀疑、警惕到理解、配合再到大力支持的巨大转变。随着搜集地域的不断扩大，资料收集的立体式网络逐步建立，我们了解掌握了各地的资料留存信息，有步骤、有针对性地开展工作，契约文书的收集日渐精进。

由于这些契约文书通过很多路径搜集而来，质量上参差不齐，甚至存在造假行为。为此，我们在整理工作中，制定了严格的遴选标准，对搜集来的契约文书进行了辨伪、淘汰，剔除了一些“假冒伪劣”和破损严重的契约文书，从而保证了质量。为了能够最大限度地保持原貌，我们分批次有系统、有步骤地对这些契约文书进行了整理，即分辨伪、分类、编号、熨烫、扫描、考释工作等多个步骤，各步骤间环环相扣。

开始整理时，契约总量尚未达到5000件，后期搜集到的契约文书不断地补充进来，直至达到课题要求。鉴于此，我们采取分批整理的措施，最初按地区和家族进行分类编号，没有排列年代顺序，以保证契约文书的地域整体性。搜集到的契约文书总数量达到课题要求后，依照惯例，在每个地域和家族内把这些契约文书依年代先后排序，重新进行了编号。最后，把两个编号都予以保存，这样既可以保证地域上的整体性，又可以体现年代上的连贯性。编号以各地区或家族名称拼音缩写的首字母大写为准，年代在前，地域在后，如：晋南（JN-0000*-0000*）。

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在分类、编号的过程中，目录得以形成。目录包含编号、题名、性质、备注、规格、年代诸要素。编号便于检索，题名包含交易时间、交易地点、交易对象、契书性质等内容，如：同治六年（1867）代县王淇、王璧典地契。性质分为红契和白契，以有无钤印为判断标准。备注主要体现契书形制，规格以mm为单位，取契书的长宽相乘，如：707×520mm。年代为公元纪年。

由于年代久远，保存环境不佳，很多契约文书都褶皱不平甚至残缺破损。鉴于此，我们本着保存史料的宗旨，对这批契约文书进行了熨烫修复工作，这也方便了下一步的扫描工作。我们使用的是高清扫描仪，这样保证了契书的图像质量。在扫描的过程中，会出现有些契约文书过长或正反面皆有文字的情况，一张图片无法容纳。对此，采取A、B面的处理方法，在扫描图片编号后加英文字母A.B.C等，以示为同一份契书，如：晋南（JN-0000*-0000*A，JN-0000*-0000*B）。此外，扫描的同时，对前期的分类、编号进行校对，尽量把错误率降低。

考释采用繁体字，分为标题和内容两部分。标题与目录标题一致。内容包含有编号（与照片、目录编号一致）、规格、时间、性质、缘由、标的、价格、当事人、印鉴等要素。遇有“收粮串票”或红字批注，会在末尾附注。现将模板摘抄于下：

咸豐元年文水縣康崇良賣地連三契

編號JX-00002，規格1095×465mm。立契時間：咸豐元年正月廿九日、咸豐元年二月。交易對象“白地壹段”。出賣原因“手中不便”。交易貨幣制銀。絕賣契，“在伴人”見證，畫押，鈐印十二枚。附有“收粮串票”。

这样，一张完整的山西民间契约文书整理路线图便展示在我们面前，从刚开始的辨伪到分类、编号，再到修复、扫描，直至最后的考释。值得一提的是，这些契约文书中的“见证人”名称各异，可分为：①族人：家长、房长、家族人、族中爷、房族人、众儿女亲族、堂伯母、堂叔、堂侄、胞叔、伯兄、房亲、族弟、族侄等；②证人、保人、说合人：公证人、中知人、中证人、保人、保证人、中保人、保地人、中人、中见人、说合人、知见人、说合中人、中知人等；③士绅及乡村精英：公耆、乡耆、村长（副）、闾长、约保、乡保人、村中社首、乡地、乡保、乡长、乡副、公正、乡约、保正等；④其他：同乡、调解员、官中小甲、值年等。“见证人”体现了民间交易过程中的乡村秩序，对于理解地方脉络至为关键，对于这些类别，我们都是照录原文，所做的文字说明也经过了数次修改审定。

（作者系山西大学历史文化学院教授）

4.文书档案整理 篇四

柯善生 旬阳县档案史志局

归档月来临之际，旬阳县档案史志局认真贯彻落实《档案法》、《陕西省档案条例》，专门下发了《关于认真做好2011年度文件材料归档工作的通知》，要求各单位严格按照本单位的《文书文件材料归档范围和保管期限表》进行归档，收集完整、门类齐全、分类科学、整理归范、集中统一管理。同时做好本机关的《组织机构沿革》、《领导人名录》、《机关大事记》等编研资料的续编工作。各镇、各主管部门要负责抓好下属单位及辖区内项目建设资料的归档工作，切实抓好涉及民生的生育保险、社保、低保、医保、土地流转、社会主义新农村建设等档案的立档工作。

5.商务文书写作汇总整理 篇五

1固定格式的商务文书（：通知、报告、请示、批复、会议纪要、邀请信、总结）

2.非固定格式的商务文书（电子邮件）

二.按内容用途来划分：

1.通用的商务文书（通知、会议纪要、请示、批复、总结、备忘录以及报告）

2.礼仪性的商务文书(贺信、贺电、邀请书、请柬以及慰问信)

商务文书写作的作用: 其作用和最终目的都是为了与别人进行某种形式的交流与沟通。避免陷入单向沟通的误区，时刻站在读者的角度来思考问题并形成最后的文字表现，让文书接收方能够理解自己的意图，这样才能发挥出写作商务文书的沟通作用。

商务文书写作的关健核心内容：1.商务文书的写作步骤以及相应的重点；2.商务文书的写作技巧；3.商务文书写作的注意事项；4.商务文书写作应掌握的范例。

商务文书写作的特点：

1.简明2.准确（3.朴实4.庄重5.规范

商务文书写作的要素：

主旨（中心思想：正确，务实，集中，鲜明）、材料（收集要多，选择要严，使用要巧）、结构（具有良好的结构：篇段合一式、分层表达式、分条列项式）、语言（如果说主旨、材料以及结构构成了商务文书的骨骼，那么在其中行文的语言就是对其进行填充和丰富的血肉。风格平直朴实庄重，表达规范准确简练）

商务文书写作的步骤：1.制定正确的行动目标（1.被动目标与主动目标2.将被动目标转化为主动目标）2.决定文章的正式程度3.决定文章的总体风格4.选择文章的层次结构5.列出文章的大纲6.撰写初稿

一.正式程度的判定依据：.正式指数：1.特别了解目标读者2.上下级3.好坏消息。三个问题得分这和趆低，相应的文书趆正式。

二.正式程度的表现：1.形式：媒介形式：电子邮件、书信或便签

正式：宣传册、政府公文、带抬头的信件、请柬及行文正式的电子邮件。非正式：一般的电子邮件、便签。2.称呼3.语气

把握总体风格的依据：游说矩阵

简单型：罗列事实、短文即可、通知性质

说服型：多次沟通、强调利益所在、较长篇幅

解决问题型：有问有答、较长篇幅

艰难型：不值得花费精力

商务文书写作的技巧：

（一）运用情感指数增加商务文书的亲和力二）努力做到“读者为尊”

（三）进行有效的反馈

（四）增加商务文书的紧迫性

（五）增加可信度

（六）做到行文简洁（行文简洁的方式：1.采用电报文体2.另加附件3.词句力求简单精炼4.多用主动语式5.适当运用缩略语）

增加时间紧迫性的方法：1.时间的规范性2.时间的精确性3.时间的通用性（① 商务文书中一律要使用公元的全称② 在商务文书落款成文日期的部分，要采用中文的形式③ 尽量不要用农历；④ 注意汉字和阿拉伯数字之间的搭配使用规则。）

文章的层次结构：1.连贯式：是指商务文书的层次结构按照事情发展的时间顺序来展开（前因后果、发展脉络：报告（工作，事故调查、工程、安装程度说明书））； 2.并列式商务文书层次与层次之间是并列的关系。也可以被称为“天鹅下蛋式”（报告、总结以及建议书）3.分析问题式：实际上就是围绕问题的出现直到最终解决的逻辑关系而展开的一种层次结构。（“只有结果”：批复、指示以及命等。“提出问题并分析问题”：情况简报。“提出问题并解决问题”，公告和通知。“提出问题、分析问题，最后解决问题”：指导性的通报和决议。）4.问答式就是指运用问答的形式来组织商务文书的全篇（企业的内刊、内部通讯以及操作程序指南）。5.行动结果式就是在商务文书中先摆问题、而后突出结果以及结果的实现方式的一种层次结构。情感指数的内涵：对读者的关注程度，是用在商务文书中提到目标读者的次数减去提到撰写者自己或者公司的次数，如果结果为正值（即情感指数为正），说明文书是以读者为中心的；如果结果是负值（即情感指数为负），在商务文书中应尽量少提及撰写者自身，而应该更多的提到目标读者。

增加情感指数的方法1.增加第二人称代词2.增加第三人称的专有名词3.增加读者的姓名4.增加对读者的暗指，对祈使句的使用。

读者为尊”的内涵是运用情感指数提升对读者的关注程度的观念的一种延伸；其核心意思就是要求从对方的角度来表述问题。读者为尊”要站在目标读者的角度和立场来看待分析问题。最先提及读者而非自己”的原则。

不同的反馈会收到不同的效果，具体有以下几种类型：1.正面反馈2.修正性反馈3.负面反馈和没有反馈

如何使文章更加规范：

（一）数字的使用规范

（二）部分结构层次叙述的规范性

（三）计量单位的使用规范

（四）综合校对的注意事项

（五）词语的使用规范

（六）标点符号的使用规范 标点符号的种类：分为点号和标号两大类：

点号包括“句末点号”和“句内点号”两种，句号、问号和叹号为“句末点号”；而逗号、顿

号、分号和冒号为“句内点号”

标号包括了以下9种：① 引号；② 括号，在商务文书写作范围内我国承认的括号主要有3种；（表示一个文件的正式程度）③ 破折号④ 省略号（表示引文的省略）⑤ 着重号⑥ 连接号⑦ 间隔号⑧ 书名号⑨ 专名号

标点符号的点放位置点号可以放在一行文字的末尾。标号中的引号、括号和书名号，前半个不能放在一行文字的末尾，而后半个则不能放在一行的开头；标号中的省略号和破折号，不可以一半在前一行文字中同时另一半在后一行文字中；引文结尾处的句号和引号，如果引用语是作为一个独立整体存在，则句号在先；反之，则句号在后。

通知的种类:会议通知、指性通知、批准性通知、发布性通知、知照性通知、周知性通知（企业单位、事业单位、党政机关，甚至学校都可以发通知）

通知写作格式：标题、送与对象、正文、署名、附件

报告的种类：工作报告、情况报告、答复报告、建议报告

2.报告的写作格式报告的写作格式基本与通知一样，但以下几点需要特别注意：

（报告的名称同样可以包含三个部分--发文机关、事由及文种，但其中的发文机关可以省略；报告的开头应该首先写“关于××事情现做如下报告”； 报告的内容中有一些套话必须的，例如在报告的结尾应该说“以上报告请审阅”或者“报告如无不妥，请批转执行”等与开头相互呼应。）

请示的特点1.事前行文，事后行文叫报告，事前行文即为请示；2.一事一请3.需要批复(即强调请示都是需要批复的)(加上“妥否，请批示”； 加上“以上如认为可行，请批准有关单位执行”；在署名和时间部分必须要加盖印章。）

批复是上级答复下级的请示的一种下行文。

批复特点 指令性强、针对性强、态度鲜明、政策性强

批复的写作格式1.在批复的正文中含有隐语，即是针对某一个请示而予以的批复；因此，正文中应该包括“××号文收悉”或者“某年某月某日关于××事项的请示收悉”；2.给出答复意见应该写“经研究答复如下”或者“特此批复”；3.与请示一样，批复也必须要有公章。会议纪要的作用和目的（决定性的会议纪要和消息性的）其作用在于：1.传达会议精神；2.记录议定的事项，即归纳、提炼和整理会议中的决议些内容。

会议纪要的写作格式1.会议纪要的标题中没有发文机构；2.将会议的目的、时间、地点、参加人、缺席人、缺席原因、主持人、报告人以及议程等内容在导语中进行说明；3.会议纪要的主体为决议事项或者主要认识和意见； 4.在会议纪要的最后要对未来进行展望。

邀请信：1.邀请信的标题在纸张正中间，其字体比正文要大；2.邀请信中的称呼格式为名称、职称以及冒号，需要特别注意的是，对博士、大使、外交官以及西方国家的贵族等人，一定要在称呼中加上他们的头衔；3.当出现多个职称、职位以及学术头衔时，应把握最高称谓原则；4.邀请信的用纸应该特别正式。

总结撰写过程应该要注意：1.总结的内容通常包括经验教训、心得体会等；2.总结都是第一人称的；3.依据内容范围的不同，总结可以分为综合性的总结以及专题性的总结；4.总结的标题中一定要加入时间。

词语的使用规范

固定格式的商务文书：

（一）通知

（二）报告

（三）请示

（四）批复

（五）会议纪要

（六）邀请信

（七）总结

数字的使用规范及要求1.真实准确，表现在商务文书中的数字通常对实际工作有着极大的指导作用和意义，因此其中所援引的数字数据务必要来自于稳妥的出处，这样才能确保是真实准确的。2.各个分数之和与总数相等也是运用数字的基本要求之一。3.统计口径一致，在商务文书中援引的数字的统计口径也是非常重要的，不同统计口径的数据放在一起示没有任何意义的；只有在统计口径一致的前提下，才能进行数据之间的对比。4.列举数字有可比性，除了明确数字比较的基准之外，根据我国公文写作的法规规定，按惯例“××以上”以及“××以下”都应该示包含该数字在内的。5.注意倍数关系，在商务文书中，数字之间的倍数关系反映在“降低”、“降低了”以及“降低到”等表示数字变化的用语上。需要强调的是，“降低70%”与“降低了70%”表达的是同样的倍数关系，即原来为100%，现在变为了30%；而“降低到70%”则不同，它表示原来为100%，现在变为了70%。6.分清楚汉字与阿拉伯数字的使用场合，具体的规定为：“商务文书中的数字，除成文日期、部分结构层次叙述以及在词组惯用语、缩略语和具有修辞色彩语句中作为词素的情况必须为汉字外，其它情况应当使用阿拉伯数字”。

等”和“等等”这两个词的用法：1.表示列举未尽且后面再无其他词语的时候，“等”和“等等”都可以使用，而当后面有其他词语的时候则只能用“等”；2.无论是“等”还是“等等”，其前面所列举的名词或词组一般都不得少于两项，但其中有一个特例，即当前面这个词是一个专有名词或者人名时，可以只列举一个后面用“等”概括；3表示.列举未尽且细指人的名词和专有名词的时候，一般只能用“等”；4.“等”与其前面所列举的名词或词组之间不能出现停顿，而“等等”与前面的词语之间则可以用逗号隔开。

商务合同书写的22个原则：采取封闭型的写法、采用结果性的语言、确定合同双方的简称、前后指代保持一致、并列使用“包括”与“但不限于、采用主动语态、避免相近词语的重复

使用、不要创造词语、对术语进行准确地定义、善用限制词、不用公司带抬头的信纸打印合同、禁用一些词语、采用描述性的方式、用汉语代替符号、准确使用标点符号、文字与阿拉伯数字并用、留下争议解决地的约定条款和适用法律、每个段落只写一个主题、克服日常理解与合同用语的距离、尽量写短句子、进行拼写检查、采用书面语、一定要记住：合同是永恒的书面语。

6.文书档案 篇六

（2）本机关文件。凡本机关形成的，反映本机关工作职能活动和基本情况，并且在今后工作中还需要查考的文件，均应归档。

（3）下级来文。凡下级机关报送来的有关方针政策性的、请示性的或反映重要活动、全面工作的文件，应当归档。如有关重要问题的请示、备案材料，重要的或以上的工作报告、工作总结、统计报表等。

（4）平级或非隶属机关来文。平级机关或没有隶属关系的机关来文，凡有重要参考价值的也需归档。

（5）关于各种稿本的归档范围。在拟制文件过程中形成的各种文件稿本，应视其具体情况而定。对于人代会、党代会历次修改稿件，应归档。

2、不归档的范围

（1）重份文件；（2）无查考利用价值的事务件、临时性文件；（3）未经签发的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（定稿除外），铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改和负责人签字的最后定稿除外）；（4）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般建议或意见的人民来信；（5）单位内部互相抄送的文件材料；

（6）本单位负责人兼任外机关职务形成的文件材料；（7）为参考目的从各方面搜集的文件材料；（8）参加非主管部门召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料:（9）下级机关送来的不应抄报或不必备案的文字材料；(10)上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料；(11)越级和非隶属机关抄送的一般的、不需办理的文件材料；

7.文书档案工作的思考 篇七

医院文书档案是包括基建项目资料、会议记录、人事调动资料、工作计划、年度总结及病人病历等在内的重要资料, 是医院开展各类管理活动的重要历史凭证。文书档案管理作为医院档案管理工作的重要组成部分, 担负着医院公文的收集、分类、传递、归档等重要的责任, 其管理水平的高低会对于档案资料的完整性和质量都有很大的影响。为了提高医院档案资料的利用率加强文书档案管理, 实现文书档案工作的科学化和规范化是必然的。做好医院的文书档案工作不仅能使医院各部门和患者能够及时方便的获取所需信息, 还能够促进医院在新时期的和谐持续发展。

1 医院文书档案工作现状及面临的困境

1.1 文书档案管理人员综合素质偏低

随着信息化时代的发展, 无论是企业、单位还是各类社会组织, 其竞争力的高低归根结底取决于其人才综合素质水平如何。尤其是对于医院文书档案管理工作来说, 专业化程度比较高, 特别是在竞争日益加剧的知识经济时代, 对档案管理人才更是提出了高要求, 既要有专业的档案管理专业知识, 又要熟练基本的计算机操作等。然而, 从目前医院文书档案管理工作队伍来看, 这种高素质、高水平、专业的复合型人才还比较缺乏, 综合素质普遍偏低, 这很不利于医院档案管理工作效率的提高。

1.2 部分单位不能有效地利用医院文书档案

目前, 还有部分医院管理人员和相关工作人员缺乏档案意识, 对于档案资料的保存和利用认识不到位, 常常造成文书档案的毁坏与人力浪费。另外, 有些医院由于对文书档案的管理工作不够重视, 因此缺乏必要的档案管理部门, 或者在档案管理的职责上分配较为混乱, 档案存放和管理职责不明确, 档案的传递是使用过程中缺乏规范性, 甚至有些医疗档案不统一存放于综合档案室进行管理, 而是存放于各个科室, 很容易造成档案的混乱和丢失, 为后期文书档案资料的使用带来障碍, 影响医院各类工作的正常开展。

1.3 缺乏硬件设施, 信息化程度低

很多医院由于缺乏对文书档案管理工作的重视, 而缺乏对档案管理相关硬件设施的建设, 导致医院档案室硬件设施达不到相应标准, 比如缺少档案存放位置或档案管理条件差等, 大大降低了医院文书档案管理工作的效果。并且, 目前还有很大一部分医院的文书档案工作仍然为传统手工操作, 使文书档案资料不能及时整理归档, 更容易造成档案的损坏和丢失, 影响档案资料的真实性和完整性。如今, 我国大部分医院还没有意识到档案管理信息化建设工作的重要性, 缺乏对于信息化建设的人力、物力、财力等各方面的投入, 导致文书档案信息资料搜集不全面、更新不及时等问题, 最终导致文书档案管理工作的混乱, 降低工作效率和文书档案的使用效率。

2 做好医院文书档案管理工作的对策

2.1 提高对医院文书档案工作的重视

首先, 医院要想切实提高文书档案工作的效率, 档案管理部门就必须取得领导的理解与支持, 让领导意识到档案管理工作对于医院现代化建设发展的重要性。档案管理工作人员要多多汇报工作, 以此来提高领导的档案意识, 使档案工作更好的为领导的决策提供帮助。其次, 要不断提高档案工作人员的自我觉悟, 选配专业对口、工作认真负责、职业道德良好的员工担任文书档案管理工作人员, 要求档案工作人员认真务实, 能够自觉学习不断提高综合素质水平与档案管理水平, 从而更好地为医院工作服务。然后, 医院应该加大资金投入, 为文书档案管理工作提供必要的经费和物质保障。比如对档案室进行装修改造, 配备铁质档案密集柜、计算机、打印机等现代档案管理需要的硬件设施, 进而保证医院文书档案的安全性和保密性。另外, 医院档案部门要积极争取各方面支持与协助, 最为重要的是要获得其他科室同事的支持, 加强他们对档案工作的了解, 使他们积极配合文书档案工作的顺利开展。

2.2 提高医院文书档案管理人员的综合素质

新的社会形势对医院文书档案工作人员提出了更高的要求, 要切实做好档案管理工作, 需要相关工作人员不仅要有丰富的档案管理专业知识, 还需要熟悉现代计算机技术, 即要具有较高的综合素质。因此, 首先医院必须加强对文书档案管理人员的专业培训, 也可以通过加强职业教育的方式, 丰富其档案管理专业知识, 提高档案管理的技能水平和信息素质。其次, 医院要建立和完善档案管理工作体制, 建立一套规范的、系统的文书档案管理程序, 实现医院文书档案的科学化管理, 进而方便切实解决档案管理中出现的各类问题。此外, 医院档案部门还要积极引进高水平的文书档案管理人才, 特别提高对那些掌握现代档案管理专业知识和操作技能的高校档案专业人才的重视, 为医院档案现代化建设工作储备人才。

2.3 加强文书档案管理设施建设, 实现信息化

基于信息时代大众的要求, 医院文书档案管理工作迫切需要进行信息化建设。文书档案信息化建设工作是一项具体的管理工作, 需要严格的技术和完备的软硬件设施作为支撑, 对医院文书档案资料内容定期进行管理和维护。因此, 医院必须加大对文书档案信息化管理的投入力度, 配备档案信息资源建设所需的完善的软硬件设施。只有完善了与档案信息资源建设相配套的设备仪器和软件系统, 才能为实现档案管理的信息化提供很好的基础保障设施, 才能实现科学化、规范化、现代化的档案管理, 保证医院文书档案的真实性、完整性和保密性, 进而更好的为医院和患者提供优质方便的档案服务, 在很大程度上提升医院的工作效率。

3 小结

综上, 目前部分医院在文书档案工作方面还存在一些问题, 需要医院及各部门提高对文书档案工作的认识, 加强档案管理工作必要的软硬件设施建设, 最终实现医院文书档案管理工作的信息化。同时, 还要不断提高档案工作人员的综合素质, 提高文书档案工作的科学性和规范性, 使得文书档案更好的为医院各项工作的顺利开展服务。

参考文献

[1]王勇.浅谈新形势下医院文书档案的管理[J].科技创新导报, 2015 (06) :176.

[2]朱月恒.医院文书档案的规范化管理措施新论[J].办公室业务, 2015 (07) :55-56.

8.文书档案整理 篇八

一、系统实现目标

开发目标。本系统主要由内网及外网两个部分组成，文书工作（登记发文、登记收文、登记信访）、文件著录、案卷著录（文件组卷）、文件扫描、创建档案、文件借阅归还、文件鉴定销毁、更正变更文件以及综合查询等功能都是由内网部分进行实现。实现性能网络化、权限角色管理化、流转流程化、对操作日志进行相应的操作并且预留接口和实现共享综合业务系统中其他子系统的信息。综合业务系统中独立性较强的子系统由其来实现。网上预订和预订情况查询、业务流程办理情况查询由外网部分实现。内外数据库的数据实现数据共享。

应用目标。能够让单位有效的掌握、共享文件资源，对文件进行保护，促进文件管理、档案管理的信息化、规范化和集成化，实现计算机的智能化管理，使工作效率和资源的利用率得到大幅度的提高，在单位的决策方面提高有力的数据依据。

用户特点。产品用户：本单位领导、办公室和档案室一般员工以及有借阅权限的单位职工。

一般对于员工的要求，具备以下技能：熟悉WINDOWS操作系统环境；熟悉一般图形界面应用软件的操作方法；能够录入汉字；对相关业务最好有所了解；能够对扫描仪熟练使用；有流程化意识。

二、系统的设计与实现

档案管理的大量工作主要花费在档案检索上，所以档案管理系统的质量优劣，是否有较高的效率就主要体现在检索功能的强弱和检索效率的高低上。而档案管理系统实际上就是把档案信息存入计算机内、外存储器中按照数据的某种逻辑关系以某种组织形式，之后再以某种方式进行检索操作。所以，档案检索信息中的各项信息的组织方式和逻辑关系，以及选择什么样的硬件环境和软件环境，采用何种语言编写程序，这些都是会直接影响到整个系统质量和效率的重要因素。

目前，各种各样的信息检索系统在国内层出不穷，但绝大多数都是用高级语言编制的，甚至有的使用DBASE-2或者DBASE-3编制的。这样使得内存利用率较低，文件控制也不甚灵活，特别是在检索速度方面也很不理想。該文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//www.ems86.com总第543期2014年第11期-----转载须注名来源由于ZDGX系统所具有的中文操作系统、中文编辑程序、中文调试程序以及中文汇编程序等中文支持软件，故能方便的用汇编语言进行中文信息处理。由于汇编语言的采用，对于内存空间和磁盘空间的管理进行起来更加方便快捷，控制和存储档案文件更加灵活。与此同时，与其他语言编写的同类系统相比较，检索速度得到大幅度的提高，从而存在于档案检索系统中致命的效率偏低的缺点基本得到了克服。

约束标准

运行环境：单位局域网内的装有WINDOWS操作系统的电脑，装有IE浏览器，配有内网软件系统的客户端。

外部接口需求

用户接口。 操作界面使用第三方控件设计出来的，布局合理、单独支持鼠键操作、设有大量快捷键，合理易懂的操作思维真正做到人性化设计。

硬件接口。现有的普通PC机即可作为客户端，服务器端配置在小型机上，另外需要配备打印机和扫描机。

软件接口。客户端软件运行于普通配置的PC机，服务器端软件和数据库配置在小型机上，对于数据库的接口可以由服务器数据库进行提供，进行访问数据库的所有操作，配置客户端和连接服务器端数据库，在服务器端服务器编写批处理文件添加到操作系统的计划任务中，以便进行备份数据的操作。

通信接口。需要有局域网畅通的保证，使客户端电脑和服务器时刻处于连通状态。

安全性

内网部分是在不与Internet连接的局域网中运行的，网络安全不存在问题。外网部分与外界的沟通只通过发布机进行，只有发布机才能访问数据库，数据安全也不存在问题。软件操作实现流程化、权限分配、记录操作日志以及输入规范提醒等功能，也保证了操作的安全性。

通过实际的应用表明，本系统的实现具有非常重要的意义，首先，本系统基本实现了信息化建设在单位文书工作和文书档案工作方面，当前单位文书工作和文书档案工作在信息化方面的需求基本得到了满足。其次，流程化管理得到了实现，业务实现规范化，节省大量人工输入量，很多不必要的输入错误得到了规避，文书工作和文书档案工作的枚举得到统一，并且使两项工作得到了有机的结合。

本系统就ZDGX系统仍需完善，所以对于以后的系统拓展还需要做相应的需求调研和设计。最后在今后可能出现的一些新的问题和新的诉求，都需要实现和完善在今后的维护与开发中。

9.文书档案总结 篇九

档案工作十分重要，镇党委、政府长期把这一工作列入议事日程，始终坚持以邓小平理论，“三个代表”重要思想，十八大、十八届三中全会精神为指导，深入落实科学发展观,紧紧围绕“档案为经济发展服务”的目标,在县档案局的领导和指导下，通过努力工作，较好地完成了目标任务。现将一年来的工作总结如下：

一、高度重视，注重宣传培训。高度重视，注重宣传培训。为了适应新时期档案发展的要求，进一步加强我镇档案工作，我镇在年初就把档案工作列入党建目标考核，列入全镇工作计划和发展规划，准备用 1—2 年时间，以管理为抓手，以培训为重点，逐步规范镇综合档案室的管理，延伸基层档案的管理。一是落实了档案室 1 间，新增制档案柜。二是加大档案工作重要性的宣传、贯彻力度，努力推进全镇档案工作规范化建设的稳步发展。通过广泛宣传，提高了干部对做好抓实档案管理的思想认识。三是狠抓了档案业务人员的培训 工作。要求业务人员勤学习、勤动手、尽快赶上工作进度。把握归档文件整理原则、要求及方法；结合我镇机关档案工作规范化管理创建 情况实际，对今年全镇新农村建设档案规范化工作进行了安排。高度重视，狠抓宣传，注重教育，开展培训，安排部署，加大投入，为我镇档案工作逐步规范化提供了保障。

二、健全制度，强化管理工作。健全制度，强化管理工作。制度管理工作 为使我镇档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化。我镇结合实际情况，建立健全和完善了档案管理的制度。制定了档案工作人员岗位职责、档案保管、档案查（借）阅制度、档案鉴定销毁等制度，为档案工作进入科学规范的管理创造了有利条件。我们在实际工作中，严格执行档案工作的各项制度，保证了我镇档案工作的有序开展。一是落实专人加强对归档文件材料的保管力度，由档案人员统一集中管理，任何个人不得擅自挪用、传阅和私存。二是做到以人为本，努力提高档案管理人员的业务素质，积极参加上

三是档案工作人员认真做好文件的收、发工作，坚持档案的收集整理工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

四是做好档案的统计、利用工作, 对各类档案库存、接收、利用等进行准确统计；积极做好档案信息资源的开发利用,严格按照保密法和档案法管理档案，保证档案的安全和利 用。

五是完善机构，健全制度，增强责任，强化管理，加以利用，真正发挥了我镇档案为领导决策提供了依据，为全镇各项工作提供了参考、借鉴的作用。

存在问题：

1、部分人员对档案工作意识认识不到位。

2、基础设施差，经费紧缺，档案室的消防安全设施等达不到上级部门对档案室管理的要求。经济制约，致使我镇的档案管理工作只能依据传统的方式进行归档。

3、档案资料收集不齐全。有办公室形成的文件材料，各自存放的现象。部门及个人，不按时上交所持有的档案资料，这对档案收集整理、归档等造成了相当的困难。

4、我镇一直以来没有专业档案员，而由办公室主人兼任，村官借调协助档案收集、整理，所掌握的档案知识不够，平时工作又比较繁忙，致使档案素质质量不高。

整改措施。整改措施：

1、进一步加大《档案法》的宣传教育工作，使全体工作人员 树立“依法治档”的意识，把档案法制化建设抓好做实。

2、把档案工作列入党政考核的目标责任，严格考核，奖惩兑现，认真落实。

3、进一步开发和利用好档案，积极对档案信息资源加以开发利用，使之真正为领导决策提供依据。

4、加强自身档案知识修养，提高业务水平。积极参加市、县档案 局组织的培训，认真学习有关档案方面的知识。提高档案管理业务水平。

渤海镇 2013年文书档案工作总结

档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何和档案工作，实现文书档案管理的规范化、科学化，是新时期文书和档案管理人员的历史责任。结合实际工作谈谈对做好文书和档案工作的认识和体会。

一、争取领导重视是做好文档工作的前提

1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。

2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上级机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。

二、实施档案管理现代化是加强文档管理工作必由之路

随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。

1、掌握现代化管理技能，提高综合素质文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。

2、利用现代化技术整理档案。按照新的《归档文件整理规则》，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。

三、加强业务教育，提高文书档案管理人员的整体素质

文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作人员的积极性、主动性和创造性，努力提高文档人员的知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力待方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。

进一步提高文档管理人员对文档工作的认识，提高档案业务管理水平。增强管理意识。文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化籍贯结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。

渤海镇 2012年文书档案工作总结

随着社会的发展，就渤海镇档案来说，在县档案局的指导与支持下，在本镇领导的重视下，渤海档案工作顺利开展。

我们充分认识到档案工作的最终目的是为了提供利用，今年我们继续坚持档案工作为全镇发展服务的宗旨，遵循档案资料查(借)阅制度，主动对外界提供服务，积极开发档案信息资源，为领导决策提供依据，为现实工作提供参考、借鉴、凭证作用。

就目前而言，档案工作中存在的主要问题有以下几方面：

1、档案意识淡薄，思想未到位。尽管现在把档案列入乡镇责任制考核中，但领导对档案工作意识仍不够重视，认为档案工作是软任务、软指标，既费时费力又费钱，有些干部对文件资料归档不及时，一定程度上影响了档案工作的开展。

2、基础设施差，经费落实难。由于财政困难，档案装具、材料、消防设施等达不到上级部门对档案管理的要求，使档案保管利用受到影响，特别是随着社会发展，办公自动化技术的应用、电子文件应运而生，传统的归档方式已不能满足社会需要，但受到经济制约，本镇的档案管理工作只能依据传统的方式进行归档。

3、档案收集不齐全，室藏档案贫乏。镇里许多召集会议布置工作往往只是口头形式，各办公室形成的文件材料，各自存放，特别是一些专业档案和照片档案易散落在各个办公室，收集、整理它们也就特别难，造成档案收集完整率、归档率低。

4、档案人员专业知识不强，队伍不稳定。一直来没有专业档案员，而由文书兼任，虽然经过市、县档案局的业务培训，但所掌握的档案知识还很肤浅，平时也无睱钻研档案业务，工作岗位也经常要变动，档案工作缺乏连续性，致使档案管理质量不高。

针对以上这些问题，将有的放矢地采取一些措施：

1、深入宣传，增强档案意识。档案工作是乡镇工作中的一个重要组成部分。随着社会的发展，档案工作越来越显示着它独特的价值，在今后我们将加强档案法规宣传力度，使领导干部和各职能办都能形成共识，提高档案意识，减少私自占有而使档案遗失，防止工作调动而引起的档案丢失，为立卷部门做好档案工作创造一个良好的氛围。

2、为档案工作争取加大资金投入。档案事业的发展离不开各级领导的关心、重视和支持，今后将以各种方式使领导充分认识到档案是农业农村现代化建设的需要，是经济建设的迫切需要，能为党和政府决策提供历史依据，从而使档案工作列入工作日程上，增加其投入力度。

3、进一步开发和利用好档案。积极主动为现实工作提供参考、借鉴、凭证。同时积极对档案信息资源加以开发，使之为领导决策提供依据。

10.2、文书档案管理 篇十

一、单选题（共 15题）

1、单份文件整理的最终“产品”是（）。A、册 B、案卷 C、件 D、张

2、承办是公文处理过程中的（）。A、首要环节 B、重要环节 C、中心环节 D、次要环节

3、（）是公文办理过程中的中心环节。A、拟办

B、批办 C、承办 D、催办

4、（）是指需要办理的重要来文，由机关综合部门、主管业务部门提出初步的处理方案或建议，供领导人审批时参考。A、审核 B、批办 C、催办 D、拟办

5、按我国现行规定，文书档案的保管期限分为（）。A、进馆和不进馆 B、永久、长期和短期 C、永久、定期

6、按我国现行规定，文书档案保管期限“定期”的年限一般是（）。A、16年和50年 B、30年和10年 C、30年和15年

7、本单位职工和党员名册、大事记、党务或行政会议记录，其保管期限为（）。A、永久 B、30年 C、10年

8、本单位综合性的、和以上的工作总结、报告、计划、规划、统计报表，其保管期限为（）。

A、永久 B、30年 C、10年

9、本单位领导人、决策机构、综合性办公机构、主要业务职能机构、人事机构、外事机构

制发的文件保存价值（）一般行政事务机构、后勤机构及辅助性机构制发的文件保存价值。A、等于

B、大于 C、小于 10、20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料，其保管期限为（）。A、10年 B、30年 C、永久

11、（）可不用去除文件上的金属钉。A、永久保存的文件

B、10年以下保存的文件 C、30年保存的文件

12、对上文书文件材料的归档时间一般要求在翌年的（）完成。A、1～2月份或6月份 B、3月份或9月份 C、6月份或12月份13、2000年发布实施的《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种有（）种。A、12 B、13 C、14

14、（）是机关管理与保存文件的基本方法，通过它建立起文件收进运转记录，它是催办、查阅的索引和档案检索的工具。A、传阅

B、登记 C、签注

15、不论收文还是发文，其处理过程的最后一个环节都是（）。A、处置办毕公文 B、分发 C、签注 D、用印

二、多选题（共 14 题）

1、根据国家档案局8号令的规定,机关文书档案保管期限分为()两种.A、永久 B、长期 C、短期 D、定期

2、凡反映本单位()等方面具有长远利用价值和凭证价值的材料应该列为永久保管。A、主要职能活动 B、基本历史面貌

C、在维护国家、单位和职工权益 D、所有活动

3、凡反映本单位()有查考利用价值的材料，应列为定期保管。A、在较长时间内 B、一般工作活动 C、重大活动

D、在一定的时间内

4、归档的时间一般设定为（）。A、1至2月份 B、6月份 C、8月份 D、12月底

5、归档就是（）的文件经（）交档案室保存的过程。

A、办理完毕 B、正在处理 C、系统整理 D、简单整理

6、归档文件的特点是（）。

A、办理完毕 B、应归档 C、系统整理

D、来文机构的规格很高

7、归档时每份文件必须齐全完整，即（）必须完整齐全。A、文件的定稿与正本 B、主件与附件 C、正本与副本

D、转发件与被转发件

8、各单位档案部门应结合（），制定本单位的归档制度。A、国家档案行政管理部门关于文件归档的有关规定 B、本地区档案行政管理部门关于文件归档的有关规定 C、本行业（系统）主管部门关于业务文件归档的有关规定 D、本单位工作职能及文件产生情况

9、各单位制定文书档案的保管期限表的依据是（）。A、国家档案局发布的《文书档案保管期限表》

B、本地区档案行政管理部门发布的《文书档案保管期限表》 C、本行业档案部门发布的《文书档案保管期限表》 D、本单位主要职能和主要业务工作的实际

10、公文标题由（）组成。A、公文的责任者 B、公文的事由 C、公文的文种 D、公文的

11、公文结构的必备要素包括（）。A、公文的标题、正文 B、发文字号、主送机关 C、成文日期

D、公文制发责任者

12、公文构成要素中的收文单位包括（）。A、上级单位

B、主送单位 C、抄送单位 D、下级单位

13、对于本单位收文，是以是否（）为归档判断标准的。A、上级文件

B、本单位是否贯彻执行（办理）C、与本单位工作有直接关系的文件 D、红头文件

14、广州市档案局2006年印发一份文件，这份文件的发文字号表述正确的是（）。A、穗档函（2006）1号 B、穗档〔2006〕1号 C、穗档办〔2006〕1号 D、穗档字〔2006〕1号

三、判断题（共 14题）

1、采用“单件归档”的前提是必须使用国家档案局推荐的优秀档案管理软件。答案：对

2、采用单份文件整理归档方法时也要经过分类。答案：对

3、采用单份文件整理方法整理归档文件时，跨的党务或行政会议记录本应归入其终止的归档；跨的会议文件应归入会议闭幕归档。

答案：对

4、采用单份文件整理方法整理归档文件时，正本与定稿组成一“件”归档文件，此“件”文件材料正确的排列顺序为：正本居首，文件处理单居二，定稿居后。答案：对

5、采用单份文件整理方法整理归档文件时，收文与文件传阅单组成一“件”归档文件，采取“收文在前，文件传阅单在后”的方式装订较合理。答案：错

6、“以我为主”，就是以本单位各项活动形成的文件材料为主。答案：对

7、本单位形成的文件中大部分都要归档。答案：对

8、本单位形成的规章制度、统计表不应属于归档的范围。

答案：错

9、本单位应归档的纸质文件材料中，有文件发文稿纸的，应与文件正本、定稿一并归档。

答案：对

10、编制本单位文书档案保管期限表可以照抄国家的有关规定。答案：错

11、本单位在修订《文书档案保管期限表》时，可照搬照抄《广东省机关文件档案保管期限表》。

答案：错

12、草拟时如需引用公文,应当先引文号,后引标题。

答案：错

13、“函”是上、下、平级机关之间都可以使用的商洽性、问答性公文，不具有指挥的作用。答案：对

11.如何做好企业文书档案工作 篇十一

【关键词】企业；文书档案；制度建设；管理现代化；归档

文书档案是企业发展过程中形成的具有保存价值的重文件，对于企业发展具有重要的参考作用。近年来，文书档案工作模式发生了较大的变化，因此需要重视文书档案管理，保证文书档案信息的有效性和及时性，使其能够更好的与企业的发展需求相适应，为企业的发展发挥出重要的作用。

一、争取领导重视是做好文书档案工作的前提

要想取得领导对文书档案的重视，需要文书档案管理人员要努力提高自身的专业素质，热爱本职工作，能够忠于职守，吃苦耐劳，在工作中充分的发挥主观能动性，从而让领导满意，为企业的发展提供优质的服务。同时还要加强文书档案的宣传，进一步增强企业领导的档案意识。在日常工作中，档案人员需要及时向领导汇报文书档案的各项工作，同时做好文书档案服务工作，及时为领导提供档案利用信息，使其意识到文书档案工作的重要性。

二、加强档案制度建设

企业在文书档案工作中，需要进一步建立健全档案规章制度，遵循档案法及企业的实际情况来制定与企业档案工作相适应的规章制度，进一步对档案工作制度进行完善，确保各项制度的有效落实，为文书档案收集、整理和保管等工作制定一系列办法，及时对原始档案进插收集，并理顺归档程序，避免档案资料出现丢失和毁损的问题。

三、重视文书档案资料的收集工作

企业无论是专职档案人员还是兼职档案人人员都需要对档案资料收集工作给予充分的重视，扩大档案收集范围，特别是对于一些重要会议、重大事件、重要研究成果、科研项目等档案资料更要及时进行收集。同时还要增加信息收集渠道，提高资料鉴别能力。在文书档案收集工作中，各部门之间还要加强协作，档案人员要做到嘴勤、脚勤和脑勤，确保档案收集信息渠道的通畅性，侧重于收集能够体现企业发展阶段的资料，从而为企业各项工作的顺利实施提供重要的参考，更好的发挥档案部门在企业经济发展中的重要参谋作用。

四、做好收发文的登记工作

在实际工作中，需要根据收发文件的不同种类来分别进行登记，单独使用一个收文登记本，对于红头文件，在收文时需要对收文日期、收文号、机密等级、来文单位及文件号、标题及数量等进行列明，最后还需要分别交各主管领导进行阅示，对于需要在企业内部进行宣传的文件，需要对承办单位、收件人及归档时间进行详细记录，为全程跟踪提供有效的便利。另外，还需要做好备案登记，备案可以在每季度或是半年做一次，并在年终时将备案表装订成册，使其形成一本档案明细账。

五、实施文档管理现代化

当前文书档案管理中已普遍运用计算机管理，而且文件形成、运行、积累及转换等各个环节都与自动化办公有效的实现了衔接，这就需要文书档案管理人员要有效的掌握现代化管理技术，并与自已的岗位工作有效的结合，确保业务素质的提升。一直以来纸质档案整理工作都较为繁琐，档案人员劳动强度较大，利用计算机技术来对文件进行整理，有效的提高了工作效率，而且计算机检索更为方便快捷，使文件归档工作中人为因素影响较小，实现了整理的真正简化，并进一步深化了检索的目的。

六、遵循归档原则

就企业日常管理来说，其往往要面对不同形式的文档资料，每种文件涉及到的内容也是各不一样的，如：工程文件、财务文件等等，若不及时分类处理则会给企业的文件管理带来很大的困难。因而，对文档资料归档管理则是不可缺少的工作。虽然电子文件与纸质文件有着很多的不同，但二者都是文件，因而归档时可以参照纸质文件的归档范围来确定电子文件归档范围，并根据单位的具体情况和电子文件的特点适当调整归档范围。在归档过程中要遵守相应的原则，以保证文件资料保存其原有的使用价值。一般情况下，归档需要坚持的具体原则主要有：将电子文件归档提前介入到系统中，实现前段控制；在电子文件的归档时保证文件信息保持不变，保证文件信息的真实性；归档时保证电子文件没有缺损，其相关文件也保证齐全；在归档后，要保证电子文件借助必要的工具能够可读以及有效的利用。

七、提高文书档案管理人员的综合素质

文书档案工作的质量与文书档案管理人员的素质具有直接的关系，因此在文书档案管理工作中，还应该全面提高文书档案管理人员的综合素质。所谓的综合素质，主要就是指文书档案管理人员不仅应该具有较强的专业素质，还应该具备积极向上的思想意识，较全面的前瞻意识等。另外，还需要加强对现有的工作人员的继续教育，也就是需要加强对现有文书档案管理人员进行培训，不仅培训档案管理人员的素质，还需要对档案管理人员的其他方面进行培养，像对工作的热情、责任意识等等。文书档案人员还应该不断地进行自我学习，进一步拓宽视野，并且全面了解文书档案管理工作的发展前景，根据文书档案管理工作的发展趋势，努力提高自身的专业素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进文书档案工作，实现单一型向多样复合型转变，不断推进文书档案的规范化、现代化、网络化管理进程。

八、结束语

目前文书档案管理工作加快向科学化和现代化的进程，这不仅有效的提高了文书档案工作的效率和准确性，而且进一步提升了文书档案管理的水平。在这种情况下，文书档案管理人员更需要不断充实自已的专业知识和专业素养，在工作中勇于奉献，提高档案服务意识，在文书档案工作中不断进行创新，从而使档案更好的服务于企业的发展。

参考文献

[1]刘云.大型企业文书档案管理要点分析[J].办公室业务，2013-07-05.

[2]袁艳云.新形势下企业文书档案的管理与发展[J].东方企业文化， 2015-02-23.

12.谈文书与档案的异同 篇十二

1 文书与档案的共同之处

1.1 文书与档案是同一事物的不同发展阶段

文书与档案同为人类社会实践活动的产物。现行文书与档案是一个统一的发展过程, 是同一事物的两个不同发屉阶段, 它们在来源、形成者、内容、物质表现形态和社会本质等方面都是相同的, 都是记录在物质上的具有本源性和原生性的固态信息。因此, 它们有时又被泛称为“文字材料”。文书是什么样, 档案就是什么样。正像曾三同志所说的, “档案是昨天的文书, 文书又大半是明天的档案”。

1.2 文书与档案在形成和作用上相互影响、相互制约

由于文书与档案属于同一事物的两个不同发展阶段, 所以各个时期文书质量高低又直接决定和影响着后一阶段档案的作用和价值的大小、质量的高低。譬如文书的书写材料、记录方式、处理质量, 以及齐全、完整与否等, 都直接影响着其转化为档案后的“命运”, 可以说, 有什么样的文书材料, 就有什么样的档案。反过来, 后一个阶段的档案又对前一阶段的文书有反作用, 它可以通过档案的收集、整理、鉴定、保管与利用等诸环节, 发现文书工作阶段的成效与不足, 对未来的文书发展相关的各项活动产生影响, 使之改进与提高, 以便现行作用已经消失但仍有凭证与查考价值的文书材料, 得以长久保存于世。

2 文书与档案的差异

2.1 发挥效用的阶段与特点不同

文书是处在最初形成和现行使用阶段, 主要是发挥现行效用, 属于文书的前期发展阶段, 尚处于形成、传递、运转、承办之中;在其完成了传达和记录等现行效用后, 就要由文书部门收集归档, 暂时保存于档案室, 其中一部分移交至档案馆长久保存。而档案却是处于后期发展阶段, 也即保存备查阶段, 处于这阶段的文书材料相对处于稳定状态, 只是在档案整理鉴定时, 将已失去继续保存价值的档案文书材料剔出, 登记造册销毁。因此, 文件是档案的“前身”, 档案是文件的“归宿”。

2.2 形成和转化的条件不同

文书是人们在进行社会实践活动中为了更好地管理国家政务、联系和处理工作、交流思想和情况而逐渐形成的, 经历了规范的文书处理程序。但不是每一件文书都可以无条件地转化为档案。有些文书随着现行功能的完成, 失去了保存价值, 便可及时销毁;只有那些对今后社会实践活动具有凭证和查考价值的文件材料, 才有保存的必要, 才能转化为档案。由此可见, 档案是文件的“精华”, 文件是形成档案的“基础”。文件转化为档案, 一般需要三个条件:

2.2.1 办理完毕的文件才能成为档案, 正在承办中的文件不是档案。

文书作为行使职权、联系工作、处理事务、交流情况的一种工具, 具有现行效用。一般地讲, 档案是完成了传达和记述等现行使命而备留查考的文件材料。所谓办理完毕, 是相对而言的, 主要是指完成了文书处理程序, 不能理解为把文中所说的事情全部办完才算“办理完毕”, 而是指文件的承办告一段落。事实上, 承办完的文书, 也并不都失去现行效用。主要有两种情况:一是文件中所说的事情很快就能够办理完毕, 或者是只需要经过文书处理程序, 就算办理完毕的文件;二是虽己完成了文书处理程序, 但仍有现行效用的文件, 它同时具有文件和档案的双重作用和性质。例如, 有效期未满的合同、协议书、公证书, 以及一些未失效的法规性、指导性文件、经济建设远景规划等文件, 有的有效期长达十年、几十年、甚至上百年、不需要等失效后才归档。所以, 对档案是否丧失了现行效用, 要作具体分析才能确定。

2.2.2 对日后实际工作和科学研究等活动有一定查考利用价值的文件才有必要作为档案保存。

文件不能都作为档案保存, 其中只有一部分才保存下来转化为档案, 以备日后查考和作为凭据。因此, 文件是形成档案的基础, 档案是文件的精华。文件不归档是不对的, “有文必档”也是不必要的, 留存与否要经过科学的签定和挑选。

2.2.3 按一定的规律集中保存起来的文件才能成为档案。

这也是档案的特点和优点之一。文件是逐日逐件形成的, 处于分散和凌乱的状态, 只有按照一定的原则和方法整理保存起来才能成为档案。未经整理、杂乱无章的历史文件也属于档案的范畴, 但不是科学意义上的档案。现代档案是经过整理立卷和归档集中保存起来的历史文件。因此可以说, 文件是档案的因素, 档案是文件的组合。

归档和集中保存既是文件转化为档案的必要程序和条件, 也是一般标志和界限。通过归档集中保存, 形成一个个有内在联系的档案“组合体”, 是档案与文件的重要区别之一。

2.3 价值和作用不同

文书是交流情况、记录事情、表达意图、处理事务的一种工具, 是现行的、有行政约束力的管理手段。文书对其制发者来讲, 具有记忆、表达、联系的作用, 而对于其接收者来讲, 则具有凭据作用。同时, 文书还可以借助本身的固有信息能力和传递方式, 缩小文书制作者和接收者的时空距离, 充分行使管理社会某方面工作的权利, 从而实现文书的现行效用。当文书实现了现行效用之后, 有的己丧失了历史查考的一切作用, 无继续保存的价值, 可以销毁;有的日后则仍有使用和查考利用价值, 必须作为档案保存起来。在文书转化为档案以后, 一般已失去了文书现行的行政和法律效力, 但其中有少部分文书仍然具有现行时效, 这一部分文书其现行作用是文书属性和作用的继续的体现, 并非单纯是档案的作用。档案一般不具有文书的现行效用, 只具有档案的历史凭证和参考作用。档案的价值和作用也是在不断变化的。有一部分短期保存的档案只在一定时期内具有查考利用价值, 过了一定时期将失去继续保存的价值, 便可鉴定销毁。只有具有长久保存价值的档案, 才最终进入各级各类档案馆长远保存起来。档案在档案室阶段, 更多的是体现本单位的价值, 为本单位开展工作、进行生产活动提供服务, 实现其第一价值;当档案进入档案馆以后, 更多体现的是社会价值, 即为社会生活各方面提供信息服务, 实现第二价值。这时, 档案既是其形成者的财富, 又是全社会的文化财富和重要的信息材料。

参考文献