英语商务信函信头范文

英语商务信函信头范文（精选8篇）

1.英语商务信函信头范文 篇一

1.We would appreciate it if you could send us the shipping instructions immediately.若贵方立即发予我方船运指令，我方甚为感激。

敬请贵方立即发予我方船运指令。

2.Would you please kindly advise us when our order will be shipped?

能否告知我方订货的发货时间？

3.We shall write and ask for their ceiling for the advertising project and then we can budget accordingly.我们将去函询问他们广告项目的最高费用，然后相应做出预算。

4.Your information as to the coverage you would like would be appreciated.敬请告知贵方希望的险种。

as to：至于，关于，就...而论

As to your brother, I will deal with him later.Coverage: 保险金额，覆盖范围，保险范围

Make sure your policy will give you adequate coverage in case of a break-in.务必使你的保单能在遭到入室盗窃时提供足够的赔付。

5.As to the affairs on negotiation of draft, we would like to have them performed at the Bank of Taiwan, Taipei.有关汇票之承兑事宜，本公司希望由台北的台湾银行完成。

Draft: 汇票

Negotiation of draft: 汇票交割，汇票议付

Please amend the credit accordingly to enable negotiation of the draft.请对信用证作出相应的修改以便能议付汇票。

Bank draft： 银行汇票

Sight draft： 见票即付汇票

Time draft： 远期汇票；定期汇票；期付汇票

7.The credit shall be payable against presentation of draft drawn on the opening bank and the shipping documents specified in Article 13 hereof.信用证凭开户银行所开汇票和第十三款规定的装运单据支付。

Credit: 信用证信用证是银行用以保证买方或进口方有支付能力的凭证，是银行有条件保证付款的证书，成为国际贸易活动中常见的结算方式。按照这种结算方式的一般规定，买方先将货款交存银行，由银行开立信用证，通知异地卖方开户银行转告卖方，卖方按合同和信用证规定的条款发货，银行代买方付款。Letter of Credit，L/C)

Documentary credit 跟单信用证

Credit department信贷部

Draw: to take money from your bank account

David had drawn $3,000 in cash from a bank in Chengdu.Draw a cheque(check)on sth.:开支票

Against: 凭

Opening bank: 开户行

装运单据（shipping documents）指的是信用证中规定的除了汇票之外的所有单据。你要把它们复印两套出来直接寄给开证申请人，然后把快递收据交单。

A check drawn on a Swiss bank

article 多用于描述和说明性条款,条文,项目,如:Aticle 1第一条;Articles of association 协会章程

provision 多用于规定性条款,条文,规则,如:General provision 总则;Provisions of agreement 协议条款

1.相同点:article和provision都可以用来指协议、契约或合同中的条款、条件,都是可数名词。在总起来提到协议、合同中条款时可通用,如协议条款可说成the provisions of the agreement,也可说成the articles of the agreement;

2.不同点:articles比较通俗,常用来列举具体的条款、条目,如第一条,说成Article 1,一般

provision比较正式,常用于法律文件中,译作“规定”,如遗嘱中之某项规定,可说成 a provision in the will。

clause: 条文, 例如法律、法规里的第1条,Clause 1;

hereof: 于此，关于此点。provisions hereof 本法规定

8.We should be obliged for your immediate amendment of the L/C to enable us to make timely shipment.敬请立刻修改信用证以便我方及时发货。

10.Your early reply is highly appreciated.承蒙早日回复，不胜感激。

11.We are pleased to advise you that your order N0.105 has been dispatched in accordance with your instruction.（according to）

我们高兴地通知你们：第105号订单货物已遵照贵方指示运出。

12.In reply to your enquiry of Jane 7, 1999, I respectfully offer my latest quotation herewith.兹回复贵方1990年6月7日来函，特随函奉上我方最新报价。

We wonder whether you are satisfied with our quotations.我们想知道贵方对我方报价是否满意。

Herewith: 因此；同此；用此方法

A cheque herewith.随信附上支票一张。

We enclose herewith an inquiry sheet.兹随函附上询价单一份。

13.敬请优先考虑上述请求。

Your priority to the consideration of the above request will be appreciate.教育也是我会优先考虑的东西。

Education is also one of my priorities.give priority to sth

his first priority.A prior consideration.优先考虑

14.恳请寄给我方贵方价格单和产品目录。

Please kindly send us your price list and catalogue.Would you please send us...Would you be kindly to....Kindly send us...We shall be grateful/obliged if you could...We shall appreciate it very much if you send us your price list and catelogue.It would be appreciated if you would send...15.(These goods are)To be covered by the Buyers/Sellers for the invoice value plus 10% against all risks and war risks.If the Buyers desire to cover for any other extra risks,besides aforementioned amount or exceeding the aforementioned limitation, the Sellers’ approval must be obtained beforehand and all the additional premiums thus incurred shall be for the Buyer’s account.由买方/卖方按发票金额加10% 投保一切险及战争险，如果买方要加投上述保险外其它保险或保险金额超出上述金额，必须提前征得卖方的同意，超出的保险费由买方负担。

如果买方要加投其它保险，其数量超过上述保险或保险金额超出上述金额 We wish you to insure the goods for the invoice value plus 10%.我们希望贵方按发票金额加10％投保。

2.英语商务信函信头范文 篇二

其次内容清晰, 文字简洁也是商务信函的一大特点。“时间就是金钱”, 我想这句话应该也是很多商业人士的深深感悟。大多数商务人士每天有很多的商务信函要阅读处理, 有很多事情需要解决。简单明了的信函对于他们繁忙的头脑犹如一阵清风吹过, 而啰唆繁琐的信件必定让读者费劲头脑, 并有可能丧失阅读的兴趣, 而延误时间。因此英语商务信函务必追求内容清晰明了, 切中要点, 最好只有简单的寒暄然后直入主题, 让客户在最短时间就可以明白你所要阐述的意思并快速做出反应。如果信函开头过多寒暄, 会让对方失去阅读的兴趣。内容清晰应该包含两个方面, 第一在拟文前知道自己要写什么, 第二在读者看到之后知道你写了什么。如果一封信件中想要表达多个内容, 最好每一个单独的意思用单独的段落来表达, 这样更便于读者快速了解信件内容。文字的表达中还要注意不同文化的差异, 以免发生误解。尽量表达准确, 避免使用一些含混不清、模棱两可的词汇。英语作为一百多个非英语国家的商务人员在商务书信中使用, 而这些商务人员也不是每个人都精通英语, 因此在选词上应该尽量选择常规的表达方式和简单易懂的词汇, 避免使用复杂句式和晦涩难懂的词语。最好可以用最少的语言表达最为完整的意思。但不可一味追求简洁, 书信内容也要具体详实, 完整。

如果本可以用60个字便可以讲清一件事情, 却用了上百个字来反复说明, 读者定会厌烦, 商务信函应避免使用陈旧的客套和没有多余的词语, 不要反复强调一件事情, 避免啰唆。减少没有实际意义词语的使用, 不仅可以提高文章的清晰度, 反而还可以突出重点, 从另一个方面起到强调所要传递信息的作用。并且在对方看到简洁的段落时也更容易阅读, 从而提高了效率。在最近几年里, 商务信函的格式也发生一些变化, 不必过于正式, 但务须简洁, 也可以使用一些约定俗成的英文缩写。缩略语的使用也可使文章看上去更加简洁, 但对于商务英语缩写的掌握一定要准确, 以免引起麻烦。一些涉及时间和数字的表达不妨直接用阿拉伯数字表达, 这样不仅一目了然, 并且可以引起重视。要注意在英语句子以数字开头的, 应使用单词而不是数字。涉及金额的表述一定要明确易懂, 没有歧义。并注意在表述金额时加上金额的单位如RMB USD等。

再次完成一封成功的商业书信, 不仅要求写信人精通英语, 和外贸知识, 还应该通晓人的心理。贸易往来中, 追求利益是无可厚非的, 在进行商务信函磋商过程中遵循互利互惠的原则的同事应多从客户的角度行文, 突出积极的因素。在句式的使用上多加揣摩, 可以将对方所得利益放在句首, 这样读者对自己所得利益一目了然并且印象深刻。把积极因素放在句首更能激发对方的兴趣并得到认同, 当然对于其他事实情况不可避而不谈, 但可以弱化一些。商务信函是否能起到信息沟通的有效性很重要, 在发信后得到应有的反应信函才能体现其价值。在起草商务信函时只有站在对方的立场上思考和处理问题, 才能达到更有效的沟通。少使用否定的句子而多从正面强调积极的因素, 弱化消极的信息, 有利于更好的信息传达。

商务信函的信息要具体详实, 有头有尾, 讲清每件事情的起因结果。在表达一些时间, 数量时尽量使用具体数字, 避免使用含混不清、笼统的词汇。例如:“I will sent you the B/L soon.”不如改为:“I will sent you the B/L in one week.”Or“I will sent you the B/L before Sunday.”在后两种表达中时间变的明确, 信息就更有效。当然一定要在确保时间之后才可以这样说。在使用代词的时候, 更要指代明确, 以免产生麻烦。

最后在信函发给客户之前一定要反复检查是否有错, 因为商务信函往往涉及贸易双方的义务责任, 以及企业和个人的利益。一些不准确和错误的信息可能带来无法预料的麻烦和损失, 如果在写信函时遇到不确定的信息一定要积极核实。商务信函的质量好坏会直接影响到企业的形象, 信函写得好可能赢得新的业务, 有助于促进和发展与外贸伙伴的友好关系, 也可以及时消除误会解决问题。反之, 可能引发矛盾, 引起经济纠纷, 失去客户。

参考文献

[1]汤军, 商务英语典型礼貌语言机制初探[J], 外语教学, 2007。

3.英语商务信函信头范文 篇三

关键词：跨文化商务交际；商务信函翻译；商务活动

中图分类号：G424 文献标志码：A 文章编号：1002—2589（2012）25—0162—02

引言

由于经济的不断发展，不同文化背景的人之间的商务活动越来越频繁。在商务活动当中，商务信函在全球经济不断发展的年代，成为了人与人沟通的主要商务工具。通过商务信函，人们可以自由交流和沟通。在商务活动中，商务信函起到了极其重要的作用。本文从跨文化商务交际的角度，看待商务信函的翻译。分析商务信函翻译工作的重要性，探讨如何做好商务英语信函的翻译工作，以及在跨文化交际中如何提高商务信函的翻译水平等问题。

一、商务英语信函翻译工作的重要性

一篇好的商务英语信函应该是简洁、流畅而且非常有礼貌的。在商务英语信函也应该只限于单行打印纸。因为那看起来如此简洁，作为商务信函要简短，但重要的是要突出格式、语法、语气、开始以及结尾。这是对商务英语信函英语写作的要求，当我们进行翻译的时候，当然也要追寻这样的原则，进行认真的翻译。

在跨文化商务交际中，我们会写各式各样的信函，比如推荐信、申请信、感谢信以及推销产品的信函等。在写这些信时，我们也要顾及到对方的语言差异、文化差异以及审美情趣差异。这些差异都会影响你这封商务信函是否成功。例如，在翻译西班牙人和意大利人的信件时，他们会流露出他们民族的奔放和自由，有些词汇，可能作为东方人还是无法接受。我们作为笔译的翻译者，在翻译给中国人看时，就应该适当地去除一些类似的词汇，使阅读信件的人，没有任何的不适。当然在我们写回信的时候，我们也可以适当添加一定的幽默语言，与之相呼应。这样的情况需要看笔译人员的经验，而且要在翻译内容的准备和完整的前提下，才可以进行的。类似商务活动，也要做到具体情况具体分析。因为如果成功可以给双方带来非常高的舒适度，增加合作的意向。但如果相反，也许会造成不可估量的经济损失，这样也需要笔译者谨慎而行。由此看来，商务英语信函的翻译工作在跨文化商务活动中有着极其重要的作用。

二、商务信函翻译的技巧

在翻译商务信函时，首先要注意格式的转换，其次要注意运用商业套语，最后注意语言的简洁、准确和专业术语的表达。这都是我们作为译者应该知道的基本要求。由于汉英两种语言在表达和结构上的不同，我们必须根据汉语表达的需要把英语的某些词类转译为汉语的其他词类，比如把名词译成动词，把动词译成名词，把形容词译成副词等。在商务翻译中，适当注意词类转换有助于译文更顺畅、准确，更符合习惯。

例1：The board of directors will hold a consultation about the matter.

譯：董事会将商议此事。（名词转译成动词）

例2：The demand for foreign exchange arises because a country’s residents want to buy foreign goods.

译：外汇需求的产生是因为一个国家的居民想购买外国商品。（动词转译成名词）

例3：This is an airliner for Shenyang.

译：这是飞往沈阳的航班。（介词或介词短语转译成动词）

在英汉转换中，名词与动词的转换最普遍，英语使用名词多，汉语使用动词多，在翻译中应注意。以上展示的是翻译商务英语信函常用的方法和技巧，其实也就是我们翻译技巧中的转移法。

除了翻译的翻译技巧之外，我们在跨文化商务交际中，在翻译方面，也要注意到礼貌的原则。礼貌原则是商务英语信函翻译的基本要求。礼貌现象作为确保人类交际成功的基本手段之一，引起了语用学、社会语言学、心理学的广泛关注。在跨文化商务的交际中，主要包括商务活动的各种用语习惯和风俗习惯。商务活动中事无巨细，涉及礼仪都无轻重之分。掌握了解这些礼貌用语和礼仪，才能在商务英语信函翻译中游刃有余。在礼仪方面做得突出，也会提高我国在国际贸易中的声望。译者都不要小看我们所翻译的每一封信函。这些信函不仅是公司业务的需要，有时候也能代表我们中国在国际上的地位，中国人留给外国友人的印象。因此，译者们一定在翻译英语信函时，要注意礼貌用语。

在商务信函翻译中，不仅要注意礼貌用词原则，更要体现一个您为重（“you—attitude” not “we—attitude”）的角度考虑问题。也就是我们译者要从收信人的角度和立场来考虑问题。不能语气过于平和。要让收信人感觉到对方的诚意。不同的人文法习惯可能会有所不同，而我们译者作为他们两人之间的桥梁，应该能起到除了连接以外，还有稳固的作用，使他们双方都觉得踩在这座桥上，比较安心，当然也很舒心。如果语气过于平和，没有翻译出对方的诚意，使之有所疏忽，这其实也是我们译者的责任。有人这样说：“Remember that the word b—u—s—i—n—e—s—s contains both U and I， but the U comes before the I. This is a good sequence for you to remember.”

三、提高商务信函翻译水平的建议

商务信函在外贸往来中扮演重要的角色。在翻译的时候，不仅要尽量使用书面语言，地道的商业用语，还要注意细节，力求专业和完美。所以商业信函的翻译，在跨文化商务交际中，不仅应强调译文在内容和文化上的准确，还要根据商务信函的风格和交际功能，使译文在风格特点和功能上与原文对等。在内容形式和文化方面，要求翻译时内容准确、形式规范、语气礼貌诚恳，能够符合译入语的文化习惯，也考虑收信人的心情，注意原文的语气。在风格和功能上，要求在译文中体现出商务信函的简洁严谨但不失具体，正式得体但不失亲切礼貌的风格，反映出原文的交际风格。简而言之，商务信函的翻译要注意形式的规范性、内容的准确性和措辞的得体性。

提到文化上的准确，就不得不提到我们要了解文化的背景。这也是翻译工作者经常会忽略掉的问题。在做翻译工作的时候，我们首先应该Reading for Background（了解背景），Choosing Subtitles（选择副标题）， Contrasting Cultures（对比文化），这几部分也是我们译者应该了解的环节。只是一味地字面翻译，运用翻译技巧，利用修辞，使之美观，还达不到真正成功的翻译，要真正了解语言的差异、背景的差异，才能翻译出我们称之为成功的翻译成果。

同一词语所在国家不同意义也不同。例如我们中国人喜欢仙鹤这样的词汇，表示长寿，富贵，但在法国仙鹤表示“妓女”的意思；ambition一词，本身具有褒贬两种含义。中国人用其贬义，表示“野心勃勃”，而英美人则取其褒义，表示“雄心壮志”；德文中“gift”的含义是“毒药”（poi—son）的意思；中国的拼音“皮鞋”一词注音为“pixie”，英文“pixie”一词意为“妖精”。而且英语中有很多不文明的语言，在单词之中加上“wonderful”也是一种骂人的方式。但我们大部分的人都不了解，也许只有当地人比较明白。

因此，即使在翻译信函的时候不会遇到不文明的话语，但我们在做汉译英的翻译时，不要考虑得太过简单，国家的背景和文化也都是译者的翻译的考虑范围。尤其很多词汇的运用上，明知道在不同地区有不同的意思，还要那样翻译。笔者曾经遇到过这样的译者，他知道这样翻译多少会有歧义，但他说对方肯定会理解的，毕竟现在都“地球村”了。但很不幸，他很快就被公司辞退了，理由很简单，工作不负责，不认真，造成公司巨大经济损失。我们大家在社会上工作，大部分人要的不只是金錢或者名誉，更加需要的是尊重。在做工作时，明知故犯，不尊重对方的文化背景，是让人不可原谅的。为了避免出现类似的情况，一方面是我们译者在做翻译工作时候，要认真负责，注重细节；另一方面译者也要提高自身的翻译水平，使之能圆满地完成翻译任务。

四、结论

跨文化商务交际是最近世界经济文化变化而出现的客观存在。我们译者应该正视这件事情。英语在世界上的广泛应用，缩小了人与人直接的差距，但因为背景文化的不同，也出现了很多误解。我们译者在工作的时候，应该注意到这些细节，使之避免这样的误会。即使商务信函只是很小的一部分，也许没有很多的技术含量，但我们知道每一封信在商业活动中都起着至关重要的作用。我们译者也要提高自身的能力，不能忽略小的细节，即使再简短的信函，也是商业成功的关键。只有设身处地地为他人着想，揣摩写信者的意图，尊重各国的风俗文化，正确运用翻译技巧，才能译出成功的翻译作品。

参考文献：

[1]贾方.跨文化交际中商标名称翻译的策略研究[J].辽宁广播电视大学学报.2012，（2）.

[2]汤静芳.商务英语翻译[M].北京：对外经济贸易大学出版社，2007.

[3]王珍平，俞婕.商务英语信函的写作与翻译浅析[J].中国商贸，2010，（19）.

[4]奚军秀.礼貌原则在商务信函中的体现[J].大舞台.2010，（4）.

[5]王维波，车丽娟.跨文化商务交际[M].北京：外语教学与研究出版社，2008.

[6]顾曰国.跨文化交际[M].北京：外语教学与研究出版社，2000.

[7]滕云.浅谈商品翻译的雅与信[J].中国商贸.2010，（19）

4.商务英语索赔信函 篇四

1.We have to ask for compensation of ￡6,000 to cover the loss incurred as result of the inferior quality of the goods.

我们不得不就货物劣质产生的损失索赔6,000美金

2.We are compelled to claim on you to compensate us for the loss, $20,000, which we have sustained by the disqualified goods.

我们被迫向你索赔20,000美金，其与不合格品价值相等

3.We are willing to accept the shipment only if you allow a 30% reduction in price.

只有你方降价20%，我们才愿接近这批货

4.We hope you will settle this claim as soon as possible.

我们希望你方尽早解决索赔

5.Claims for shortage must be made within 30 days after arrival of the goods.

短货索赔须在货到30日内执行

6.Kindly remit us the amount of claim at an early date.

请早日将索赔款汇给我们

7.On examination, we have found that many of the sewing machines are severely damaged.

检查时，我们发现许多缝纫机严重受损

8.Please dispatch, within one week, the replacement of another five refrigerators with a price reduction of thirty percent of the total value of the five refrigerators.

请一周内发货，更换另外5台冰箱并就五台总金额降价30%

9.We should be obliged if you would forward us a replacement for the machine as soon as possible.

若你方尽可能地更换机器，我们将不胜感激

10.We insist that you should send perfect goods to replace the defective goods.

5.12种商务英语信函 篇五

第一种、介绍信 Letters of Introduction 实例之一：

Dear Mr./ Ms.，This is to introduce Mr.Frank Jones, our new marketing specialist who will be in London from April 5 to mid April on business.We shall appreciate any help you can give Mr.Jones and will always be happy to reciprocate.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，现向您推荐我们的市场专家弗兰克·琼斯先生。他将因公务在四月15日到四月中旬期间停留伦敦。

我们将非常感谢您向琼斯先生提供的任何帮助，并非常高兴施以回报。

您诚挚的实例之二：

Dear Mr./ Ms，We are pleased to introduce Mr.Wang You, our import manager of Textiles Department.Mr.Wang is spending three weeks in your city to develop our business with chief manufactures and to make purchases of decorative fabrics for the coming

season.We shall be most grateful if you will introduce him to reliable manufacturers and give him any help or advice he may need.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，我们非常高兴向您介绍我们纺织部的进口经理王有先生。王先生将在你市度过三周，他要与主要的生产厂家拓展商务并为下一季度采购装饰织品。

如能介绍他给可靠的生产厂家，向他提供所需的任何帮助或建议，我们将不胜感谢。

您诚挚的

第二种、约定 Appointments 实例之一：

Dear Mr./Ms，Mr.John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m.about the opening of a sample room there.Please let us know if the time is convenient for you.If not, what time you would suggest.Yours faithfully, 尊敬的先生/小姐

我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎，有关在那开样品房的事宜，他会于 六月3日下午2：00点拜访您。

请告知这个时间对您是否方便。如不方便，请建议具体时间。

您诚挚的

< 以下为回信范文 > Dear Mr./ Ms，Thank you for your letter informing us of Mr.Green’s visit during June 2-7.Unfortunately, Mr.Edwards, our manager, is now in Pairo and will not be back until the second half of June.He would, however, be pleased to see Mr.Green any time after his return.We look forward to hearing from you.Yours faithfully, 尊敬的先生/小姐

谢谢来函告知我方六月2-7日格林先生的来访。不巧，我们的总经理艾得华先生现正在巴黎，到六月中旬才能回来。但他回来后愿意在任何时间会见格林先生。

希望收到您的来信。

您诚挚的实例之二：

Dear Mr/Ms，I represent the W/P Electronics Company in Dallas, and will be in Kunming from next Monday to Friday,(October 5-9).I should like to call on you to discuss our new monitor.Would 0930 hours on Tuesday, October 6 be convenient?

I shall be in Beijing, at the Great Wall Hotel, from Tuesday, September 29, until Sunday, October 4, where a message will reach me.If the day is not convenient, will you please suggest another.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐

我是达拉斯W/P电子公司的代表，将于下周一到周五（10月5-9日）住留昆明。我乐于请您商讨我们新的显示器。星期二即10月6日上午09：30是否方便？

从周二，即9月29日，我将住在北京的长城宾馆，直到周六，即10月4日，在那会有通知给我。如商讨日期不方便，请另外建议。

< 以下为回信范文 > Dear Mr/Ms，Thank you for your letter of September 26.We shall be very pleased to see you and discuss your new monitor, but October 6 is not suitable.We will be happy to meet with you at 9:30 a.m.on Wednesday, October 7, if the time is convenient for you.We look forward to meeting you.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐

我们将很高兴与您会面并与您商谈新的显示器，但10月6日不太合适。如方便的话，我们愿在10月7日与您会面。

期待与您见面。

您诚挚的 实例之三：

Dear Mr./ Ms，I am at present in Hamburg visiting the harbour with a view to making known our new type of container for use in Europe.I shall be in Antwerp on Wednesday, 4th June, and should like to call on you at 2.00 p.m.on that day.If I do not hear from you to the contrary, I shall assume that it will be convenient for me to call at that time.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐

我现正在汉堡参观港口，以让欧洲了解并使用我们的新型集装箱。

星期三即六月4日，我将到安特卫普，我会于当天下午2：00打电话给你。

对此约定如不来信，我将认为于这个时间打电话是方便的。

您诚挚的实例之四:

Dear Mr./ Ms，Mr.Jack Baron, our personnel director, has asked me to acknowledge your application for the post of accountant and to ask you to come to see him on Friday afternoon, 5th July, at half past two.I will appreciate your letting me know whether you will be able to come.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐

杰克巴伦先生，我们的人事主任，让我向你申请会计职位表示感谢，并请你于7月5日星期五的下午两点半来见他。

是否能来，请告知，多谢。

您诚挚的

< 以下为回信范文 > Dear Mr./ Ms，Thank you for your letter of yesterday inviting me to come for an interview on Friday afternoon, 5th July, at 2:30.I shall be happy to be there as requested and will bring my diploma and other papers with me.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐

谢谢昨日来信通知我面试，我将于要求的7月5日，周五下午两点半到达，并带去我的证书及其它书面材料。

你诚挚的

第三种、通知与确认Acknowledgments & Confirmations 实例之一： 通知对方接到来信Acknowledging receipt of letters

1.Dear Mr./ Ms，thank you for your letter No.A-3 of 6th May, offering us 6 UI-4 Viewdatas.We have passed it on to our Technical Department for their consideration.We shall reply as soon as possible.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐

谢谢您五月六日标号为A-3的来信，该信向我们提供6 UI-4 图像数据。我们已把该信转给了技术部，备他们考虑。

我们将尽快回信

你诚挚的2.Dear Mr/Ms，We have today received with thanks information concerning transactions on the New York Wheat Exchange which will be made full use of by our research department.We look forward to further cooperation with you.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐

我们今天收到了有关纽约小麦交易所的业务信息，非常感谢，我们的研究部门将充分利用这些信息。

期待与你进一步合作。

你诚挚的

实例之二： 确认达成的协议 Confirming agreements reached 3.Dear Mr./ Ms，Last Friday, when we were discussing the problems of defective containers.You suggested that I simply mail you a report each month on the number of return by customers rather than send the defective containers to you.I plan to put this into effect at once.But, I first want to make sure that I understand you correctly.If I don’t hear from you within the coming week, I’ll assume that you approve.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐 上周五，我们讨论了次品集装箱的问题，你建议我只需把顾客每月退回的次品集装箱的数量写个报告给你，而不是直接退集装箱。

我计划立即付诸现实。但我想确认我理解正确，到下周为止，如我不能收到你的来信，我即认为 你没有异议。

你诚挚的

4.Dear Mr/Ms，We write to confirm our agreement reached during our conversation on 9th June about special discounts on M-S Acoustical Partitions as described on page 8 of our catalogue.These prices will prevail through 30 June.Partition dimension Regular Price Each Special price Each(12 or more)4X4’ US$ 112.75FOB Bern US$98.20 FOB Bern 4x5’ US$132 115.50

5x5’ US$152.75 129.85

We will be happy to receive your order Yours sincerely

尊敬的先生/小姐

我们写信想确认六月九日谈话中就M-S声音隔板特别折扣达成的协议。这些隔板在我们目录泊第八页有描述。下列价格六月三十日前有效：

声音隔板规格 每只常规价 每只特别价（12及以上）

4X4’ US$ 112.75FOB 波恩 US$98.20 FOB 波恩

4x5’ 132 115.50

5x5’ 152.75 129.85

我们将很荣幸收到你的定单

你诚挚的

5.Dear Mr/Ms，As our telephone negotiation this morning was very brief and proceeded so smoothly, I thought it might be advisable to summarize the agreement: I offered US$56/kg CIF EMP You asked for US$60 I countered US$58/kg You accepted the figure

I look forward to signing the contract when we meet next week.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐

今天上午我们的电话协商简短而融洽，我想简单总结一下协议：

我报价为：US$56/kg CIF EMP，你还价为US$60，我让价为US$58/kg 你同意这个价格。下周见面时我期待能签定合同。

你诚挚的 第四种、告示 Announcements 实例之一： 开业 Opening of new business Dear Mr./ Ms，We have opened at the above address a sales office for our products here in New York.We employ a staff of consultants and a well-trained service department which makes routine checks on all equipment purchased from us.We would be pleased if you would take full advantage of our services and favourable shopping conditions.We fully guarantee the quality of our products.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，我们已在纽约上述地址为我们的产品开设了一家办事处。我们雇有一个谘询人员和一支受过良好训练的服务队伍，可以为从我处购买的设备进行日常检查。

如果你能充分利用我们的服务和良好的购物环境，我们会很高兴。我们全面保证产品的质量。

你诚挚的

实例之二： 建立办事处 Establishment of new branch Dear Mr./ Ms，Owing to the large increase in the volume of our trade with this country we have decided to open a branch here, with Mr.Wang Lo as manager.The new branch will open on 1st March and from that date all orders and inquiries should be sent to Mr.Wang Lo at the above address, instead of to our London office.We take this opportunity to express our thanks for your cooperation in the past.We hope the new arrangements will lead to even better results.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，因在该国贸易额大量增加，我们决定在这里开设一家分支，由王洛先生任经理。新办事处将于三月一日开业，今后所有的订单和询价请按上述地址送到王洛先生那，而不是伦敦办公室。

我们籍此机会向您过会与我们的合作表示感谢，我们希望新的安排能产生好的结果。

你诚挚的

实例之三： 歇业 Discontinuation of business Dear Mr/Ms，With the demolition of our premises at the above address under a redevelopment scheme, the part of our business carried on there will be discontinued after the end of October.On Monday, 1st October, we are holding a closing-out sale.Stock on hand will be cleared regardless of cost.There will be substantial reductions in all departments and in some cases, prices will be marked down by as much as one half.Stock to be cleared is unrivaled in both variety and quality.As the sale is likely to be well attended, we hope you make a point of visiting the store as early as possible during the opening days.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，随着在经营重组计划下而取消的上述经营场所，该处的业务将于十月底后停止。在十月一日，星期一，我们将组织一次清仓销售，现有库存不论成本都将清售。所有部门都将大幅消价，有的商品折价会达一半。

清仓商品无论种类还是质量都无可挑剔。因此次销售参加人员可能较多，我们希望您在清仓销售期间尽早来。

你诚挚的

实例之四:更改名称和地址 Change of name and address

Dear Mr./ Ms，At our company meeting on 4 September, it was decided that the name of our company would be changed to CNMIEC Lee Co.At the same time, it was decided

to move the company from the above address to No3-6 Broadway Street.We will appreciate your informing the appropriate departments of these changes.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，在公司九月四日的会议上，我们公司的名称已决定改为CNMIEC李氏公司。同时公司由现在地址移到百老汇街3-6号。

如能把这些变化通知相关部门，我们将不胜感激。

你诚挚的

实例之五： 新的任命 New appointment Dear Mr./ Ms，We wish to notify you that Mr.Robert Smart, who has been our representative in Southwest England for the past seven years has left our service and therefore

no longer has authority to take orders or collect accounts on our behalf.We have appointed Mr.Fred Peterson in his place.Mr.Peterson has for many

years been on our sales force and is thoroughly familiar with the needs of

customers in your area.We trust you will have good cooperation from him.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，我们在此通知您，过去七年在英格兰西南任我们代表的罗伯特斯马特先生已离开我们公司，他不再代表公司接受订单收款。我们已任命弗莱德彼特森代替他的位置。彼特森先生已在我们的销售部门任职多年，完全熟悉你地区顾客的需要。我们相信您和他能有好的合作。

您诚挚的

实例之六： 公司的建立与重组

Establishment or reorganization of company Dear Mr./ Ms，We are pleased to announce that as of 1st June our firm will merge with D & W Co.of this town to form the new firm of CN/CW Co.The new firm will carry on

business at 6 Rue de Toqueville, Tripoli, to which address please send all

communications after 31st May.We appreciate the confidence you have placed in us in the past and look forward to continued dealings with you.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，我们高兴的宣布，由于六月一日我们公司将于该镇的D&W公司合并，成立新的CN/CM公司。新公司将在Tripoli的 Rue de Toqueville六号办公，五月三十一日后所有信息请寄新地址。

我们感谢您过去对我的信任并希望继续与您来往。

您诚挚的

第五种、谘询 Consultation 实例之一： 询问信息

Dear Mr./ Ms，We are much concerned that your sales in recent months have fallen considerably.At first we thought this might be due to a slack market, but on looking into the matter more closely, we find that the general trend of trade during this period has been upwards.It is possible that you are facing difficulties of which we are not aware.If so, we would like to know what we can do to help.We, therefore, look forward to

receiving

from you a detailed report on the situation and suggestions as to how we may

help in restoring our sales to their former level.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，我们非常关心你方销售近几个月大幅度下降。开始我们以为是市场疲软，但仔细研究问题，我们发现过去这段时间贸易的总趋势是上升的。有可能你方面临我方还不知道的困难，如是这样，我方想知道是否能帮助什么。我们期望收到关于问题的详细报告，及建议我们怎样帮助才能把销售恢复到原来的水平。

您诚挚的 第六种、道歉与解释Appology & Explanation 实例之一：

Dear Mr./ Ms，We are sorry we cannot send you immediately the catalogue and price list for

which you asked in your letter of March 10.Supplies are expected from the printers in two weeks and as soon as we receive them, we will send you a copy.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，对三月十日来信所要目录和价格单，很抱歉不能马上寄去。印刷商两周后供货，一旦收到，我们将给您寄去一份。

您诚挚的实例之二：

Dear Mr./ Ms，I was very concerned when I received your letter of yesterday complaining that the central heating system in your new house had not been completed by the date promised.On referring to our earlier correspondence,I find that I had mistaken the date for completion.The fault is entirely mine and I deeply regret that it should have

occurred.I realize the inconvenience our oversight must be causing you and will do

everything possible to avoid any further delay.I have already given instructions for the

work to have priority and the engineers working on the job to be placed on overtime.These arrangements should see the installation completed by next weekend.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，昨天收到你的来信，抱怨你新家的中央加热系统未按规定时间装好，对此我非常关心。参考较早的通信，我发现我搞错了完成日期。错误完全是我的，对此我非常抱歉。

认识到我们的疏忽给你造成的不便，我们将竭尽全力避免再耽搁。我已指示这项工作优先做并让工程人员加班。这样安排会于下周完成安装。

你诚挚的

第七种、提示Attention 实例之一：

Dear Mr./ Ms，On 14 November I submitted a bill for services rendered to your office at the Lille International Exposition.More than a month has now elapsed without payment or acknowledgment of my bill.Please check this oversight,and remit payment at your earliest convenience.I look forward to future services to your corporation.Thank you for your prompt attention to this matter.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，十一月十四日我向你办公室在Lille国际博览会上提供的服务提交了帐单。一个月过去了你既没有付款也没有认可帐单。请检查这一疏忽并在最方便的时候付款。期望以后还为你公司服务。

谢谢您能对此事尽快重视起来。

你诚挚的

第七种、提示Attention 实例之一：

Dear Mr./ Ms，On 14 November I submitted a bill for services rendered to your office at the Lille International Exposition.More than a month has now elapsed without payment or acknowledgment of my bill.Please check this oversight,and remit payment at your earliest convenience.I look forward to future services to your corporation.Thank you for your prompt attention to this matter.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，十一月十四日我向你办公室在Lille国际博览会上提供的服务提交了帐单。一个月过去了你既没有付款也没有认可帐单。请检查这一疏忽并在最方便的时候付款。期望以后还为你公司服务。

谢谢您能对此事尽快重视起来。

你诚挚的

第八种、感谢信 Thank-You Letter 实例之一：

Dear Mr./ Ms，Thank you for your letter of June 4, enclosing an account of the organization and work of your Chamber of Commerce and Industry.We are very grateful for such a detailed account of your activities.This information is certain to help increase our future cooperation.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，谢谢您六月四日的来信及随信附上的说明书，该说明书描述了你们工商总会的工作与组织结构。对给我们一个你们活动如此详细的描述，我们表示非常感谢。这一信息一定能帮助促进我们未来的合作。

你诚挚的 第九种、祝贺信 Congratulation Letter 实例之一：

Dear Mr./ Ms，On the occasion of the 35th anniversary of your National Day, please accept our heartiest congratulations.May the trade connections between our countries continue to develop with each passing day!Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，值此国庆三十五周年之际，请接受我们最真诚的祝贺。愿我们两国之间的贸易联系持续发展。

你诚挚的 实例之二：

Dear Mr.Minister

Allow me to convey my congratulations on your promotion to Minister of Trade.I am delighted that many years service you have given to your country should have been recognized and appreciated.We wish you success in your new post and look forward to closer cooperation with you in the development of trade between our two countries.Sincerely

尊敬的部长先生，请允许我向您升任贸易部长表示祝贺。多年来你对国家的贡献被认可，欣赏，我非常高兴。我们祝愿您在新的职位取得成功，期待我们两国在贸易发展上进一步合作。

诚挚的

(以下为回信范文)Dear Mr./ Ms，Thank you for your letter conveying congratulations on my appointment.I wish also to thank you for the assistance you have given me in my work and look forward to better cooperation in the future.Sincerely

尊敬的先生/小姐，感谢你来信对我的任命表达的祝贺。我也感谢您对我的工作给予的支持，并期望未来能有更好的合作。

诚挚的

第十种、邀请与答复Invitation and Reply 实例之一：

Dear Mr./ Ms, We should like to invite your Corporation to attend the 1997 International Fair which will be held from April 29 to May 4 at the above address.Full details on the Fair will be sent in a week.We look forward to hearing from you soon, and hope that you will be able to attend.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，在上述地址，我们想请贵公司参加于四月二十九日到五月四日举办的1997国际商品交易会，关于交易会的详情我们一周内将寄给你。希望不久能收到你的来信，并能来参加。

您诚挚的

如果是肯定答复的话，可以参照下列写法： Dear Mr./ Ms，Thank you for your letter of March 20 inviting our corporation to participate in the 1997 International Fair.We are very pleased to accept and will plan to display our electrical appliances as we did in previous years.Mr.Li will be in your city from April 2 to 7 to make specific arrangements and would very much appreciate your assistance.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，感谢三月二十八日来信邀请我们公司参加1997国际商品交易会。我们乐于参加并计划展示我们前几年生产的电子设备。李先生将于四月二日至七日去你市做具体安排，非常感谢你的协助。

你诚挚的

如果是否定答复的话，可以参照下列写法：

Dear Mr./ Ms，Thank you very much for your invitation to attend the 1997 International Fair.As we are going to open a repair shop in your city at that time, we are sorry that we shall not be able to come.We hope to see you on some future occasion.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，非常感谢您邀请我们参加1997国际商品交易会。由于我们将于同一时间到你市新开一家维修店，非常抱歉我们不能前去。

希望以后在某些场合见到您。

您诚挚的

第十一种、宣布访问Declaring A Visit 实例之一：

Dear Mr./ Ms, Mr.William Taylor, President of our Corporation and Mr.James Rogers, Marketing Manager, would like to visit Beijing to continue our discussions on a joint venture.They plan to leave in the second half of April and stay in China about a week.Please let us know if the planned visit is convenient for you and what itinerary you would suggest.If the time of their visit is agreeable, will you kindly request your Embassy here to issue the necessary visa? Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，我们公司的总裁威廉·泰勒先生和营销部经理珍姆士·罗杰斯先生，想拜访北京继续商讨合资企业之事。他们计划四月下半月出发并在中国停留一周。请告知我方该访问计划对你方是否方便或您要建议什么行程计划。如对他们的访问时间无异议的话，可否要求使馆签发所需签证。

您诚挚的

第十二种、活动安排Activity Arrangement Dear Mr./ Ms，We are very pleased to welcome President William Taylor and Manager James Rogers to Beijing and Shanghai in thesecond half of April for about a week.As requested，we propose the following itinerary for your consideration.Monday, April 18

4.00 p.m.Arrive in Beijing by Flt.xx, to be met at the airport by Mr.President of Asia Trading Co.4.15 Leave for Great Wall Hotel 7.30 Dinner given by President x

Tuesday, April 19

9:30 a.m.Discussion at Asia Trading Co.Building

2:00 p.m.Group discussion

8:00 p.m.Cocktail reception given by the British Commercial Counselor in Beijing Wednesday, April 20

9:00 a.m.Discussion

12:00 noon Sign the Letter of Intent 1:30 p.m.Peking Duck Dinner 3:30 p.m.visit the Summer palace 6:00 Departure for Shanghai

Would you please confirm by fax so that we can make arrangements accordingly.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，我们非常高兴威廉·泰勒总裁和珍姆斯·罗杰斯经理能于四月下半月到北京，上海访问一周，根据要求我们提出下列活动安排供参考：

星期一，四月十八日

下午4：00 乘航班XX到达北京，由亚洲贸易公司的总裁X先生

到机场迎接

4：15 乘车去长城宾馆

7：30 总裁X先生举行晚晏

上午 9:30 a.m.在亚洲贸易公司讨论

2:00 p.m.小组讨论

8:00 p.m.英国住北京商务领事举行鸡尾酒招待会

上午9：00 讨论

中午12：00 签订意向书

下午1：30 吃北京烤鸭

3：30 参观故宫

6：00 乘机去上海

请传真确认，以便我们做相应的安排。

6.商务英语信函道歉信 篇六

With reference to your letter dated 3rd May 2004, I am writing to apologies for the mistake we made.

The mistake was made because our computer broke down on 29 April. I can assure you we will send the cheque of $200 to you in two days. We will offer you 20% discount for you next stay.

Please accept our apologies for the inconvenience this error has caused you and we look forward to meeting you again.

7.商务英语信函的文体特征分析 篇七

作为一种正式的文体, 商务英语信函的结构, 主要包括信头 (Letter Head) ﹑写信日期 (Date Line) ﹑封内地址 (Inside Address) ﹑称呼 (Salutation) ﹑正文 (Body of the Letter) ﹑结尾敬语 (Complimentary Close) ﹑签名 (Signature) 等几个标准部分, 除了这几个必要部分以外, 有时候还会包括附件 (Enclosure) ﹑再启 (Postscript) ﹑经办人名称 (Attention Line) ﹑事由 (Subject Line) ﹑参考编号 (Reference Number) ﹑抄送 (Carbon Copy, 简写为CC) ﹑姓名字首缩写 (Name Initials) 等特别部分, 这几个部分可以根据写信的具体情况进行增减 (诸葛霖, 2007) 。

二、词汇特征

(一) 缩略语 (Abbreviation) 的频繁使用

缩略语和相关商业术语的大量使用是商务英语的一个突出特色, 营造了一种专业的商务语境, 言简意赅, 便于大家更加简洁方便的沟通。

如:WTO (World Trade Organization) 世界贸易组织

L/C (Letter of Credit) 信用证

F.B (freight bill) 运费账单

CERT (certificate) 证明

(二) 准确具体的表达

商务环境下的语言交流强调效率, 体现在词语的使用上就要做到具体明确, 避免表意不明, 更不能拐弯抹角, 这样才能达到更好的沟通效果。例如:

模棱两可:We hope the machines could be shipped as soon as possible.

准确具体:We hope the machines could be shipped before 24th December.

(三) 多使用日常词汇

商务英语信函中避免使用陈腐、艰深的词汇, 商务信函的宗旨在于以最简洁明了的语言传达最有效的信息 (诸葛霖, 2007) 。

e.g.艰深晦涩:You may peruse the contract and find the solution.

通俗易懂:You may read the contract and find the solution.

(四) 多使用单个词语

商务信函中要尽量使用单个词汇代替词组、短语和从句, 如:

冗长的表达: 对应的简洁表达:

Take into consideration Consider

At this moment Now

In the near future Soon

Due to the fact that Because

又如:

In the event that you speak to Mr.Wood in regard to production, ask him to give consideration to the delivery schedule.

If you speak to Mr.Wood about production, ask him to consider the delivery schedule.

从两句的对比中可以很清楚地看到第二句更加简洁明了, 能以最有效的方式传达信息。

三、句法特征

不同于其他文学类文体讲究文采、重视辞藻的特点, 商务英语信函重在最有效传达最必要的信息, 因而所使用的语言更加简洁准确、清晰明了。

(一) 套话

商务英语信函中会出现很多套话, 或者被称作“语块”。商务英语信函语言的地道性和真实性就体现于商务英语信函的语言具有语块性特征, 即表现在长期实践中形成的大量固定的文句及专业用语 (周正钟, 刘志聪, 2007) 。如:

在信函的开头清楚的点明来信目的:

I am writing to confirm that…

在信函结尾表明希望尽早得到回复的期待:

We look forward to your early reply.

希望对方能够满足提出的要求:

We would be very grateful if you could / we would greatly appreciate it if you could …

在回复对方来信的时候, 回信的开头往往会出现以下的表达:

We are in receipt of your letter dated 16th September and, as requested, are sending you our latest catalogue and sample books for the Printed Shirting.

“in receipt of”, “letter dated…”, “as requested”这些都是回复对方来信时常用的表达, 指出收到对方具体哪次的来信, 以便对方在繁多的商务信函中快速区分出对应的那一封, 同时开门见山地回应对方上次来信提出的要求, 简洁的语言清楚地传达了必要的信息。

(二) 多使用肯定表达语气

以肯定语气传达的信息更容易产生积极正面的效应, 从而更易让对方接受。反之, 否定语气更容易造成消极负面的情绪, 可能引起不必要的沟通障碍。即使无法避免, 也应尽量少地使用否定词, 并且委婉的传达, 在语气上让对方感到充分的尊重, 如:

We can not offer you any refunds because the goods you returned had not remained clean and usable.

You could obtain a refund if the goods you returned had remained clean and usable.

第一句表达直露, 语气居高临下, 而第二句从对方的得失出发, 婉转的表达了拒绝的语气。

四、篇章布局特征

(一) 连贯词的使用

商务信函的篇章结构、段落关系、句子与句子间都有着明晰的逻辑关系, 它们之间通过各种连贯词贯穿起来, 可使接受者更明晰地接受信息。如表示补充说明的in addition, moreover, furthermore;表示转折关系的however, otherwise, on the contrary;表示因果关系的due to…, therefore, as a result (of) ;表示举例的for example, for instance, such as…;表示比较的similarly, compared with;表示概括归纳的in brief, in summary, in conclusion等。

(二) 逻辑性

商务英语信函段落写作的一个基本原则就是“one paragraph, one idea”, 即一个段落一个中心要点, 让接受者能以最快速度找到所需要信息, 提高工作效率 (羡锡彪, 2009) 。下文是很简短的一封商务信函:

Dear Prof.Wang Ping

Thank you for asking us to estimate the cost of printing your manuscripts.It is our pleasure to serve you.

You letter specified that the manuscripts are 50 pages long and printed on A4 white paper.You need 50 copies.

We have 2 estimates for you to choose from:10 a copy with an ordinary cover, or 12 a copy with a specially designed cover.

We are looking forward to the pleasure of hearing from you again soon.

以上例文中, 第一段感谢对方的询盘, 第二段确认对方咨询的内容, 第三段给出我方报价, 第四段进一步表达与对方建立商务往来的愿望。每个段落相当简短, 条理非常清楚, 既包含了所有必要信息, 也不浪费对方的阅读时间。

(三) 视觉辅助

为了清楚明了, 一目了然地传达信函内容, 商务英语信函中往往在列举要点的时候用到一些视觉辅助的手段, 如Bullet points, tables, highlights等, 每个要点只列举最核心的词语, 短语或者简短的句子, 使要点明晰。

五、You-Attitude原则

无论是什么形式的商务英语信函写作, 都需要体现一个很重要的原则:“You-Attitude”。也就是处处为对方着想, 让对方感到亲切, 与对方拉近距离, 使其感觉到要传达的信息更易于接受。

这一原则不仅体现在语言的选择上, 如:

“we-attitude”:We must receive your receipt before we can process your refund.

“You-attitude”:Please enclose the sales receipt, so that we can process your refund promptly.

该原则同时也体现在篇章段落结构上, 比如针对不同写作目的的信函, 段落的架构会不一样, 这其中也体现着“You-Attitude”的原则。

摘要：随着国际商贸往来的日益频繁, 作为商务沟通的主要手段之一, 商务英语信函的重要作用日益凸显。作为一种专业正式的文体, 商务英语信函所表达的内容应具体、明确、谨慎且语言简洁, 句法严谨, 语篇连贯, 逻辑性强。通过分析商务英语信函的结构和格式﹑词汇特征﹑句法特征﹑篇章布局特征以及You-Attitude原则, 认清这些文体特征, 并在写作中加以遵循, 可清楚明了地表达商务意图, 彰显职业素养, 从而提高在国际商贸交流中的工作效率, 进一步促进国际商贸的发展。

关键词：商务英语信函,文体特征

参考文献

[1]柳青军.商务英语词汇特征分析及翻译刍议[J].山东外语教学, 2010 (3) .

8.英语商务信函信头范文 篇八

关键词：报忧类 商务英语信函 人际功能

商务英语信函是当前在商务英语应用中的一个主要的领域，随着国际商务合作程度的不断加深，合作双方在彼此商务信函往来方面的发展也不断的频繁。商务英语信函的种类有很多，不同的商务英语信函所具有的人际功能也存在着一定的差别。因此，本文主要以报忧类的商务英语信函为研究对象，分析其人际功能表达的内涵以及具体的提升路径。

一.报忧类商务英语信函的基本内涵

商务英语信函，从表达诉求的不同将其进行了不同层面的划分。在诸多的商务英语信函种类中，报忧类的商务英语信函在最近的信函写作中的比重在不断的加大。所谓的报忧类的商务英语的信函，从其字面的意思上来看是一种内在主观情绪的表达。在表达的过程中，围绕合作中出现的某一时间，一般都是一些具有一定负面影响的事件来进行相关担心及关注情绪的表达。因为，报忧类的商务英语信函在表达的过程中具有比较突出的人际功能，所以，在进行写作表达的过程中，需要遵循下列的规范或者要求。

首先，语言的委婉性。无论是对于自身利益的维护还是对于对方损失的关切。在进行报忧类的商务英语信函的写作与表达的过程当中，要注意语言表达的委婉性。因为只有从语言修辞的角度来进行相关观点的陈述其所具有的语言的表现力及价值才会更加的彰显。

其次，意图的明确性。在进行报忧表达的过程中，要通过简洁的语言来对在自己的表达意图进行明确的展示。要避免过于繁冗的文字铺垫，在做到语言得体的基础上，最大程度的将自己的中心思想进行表达。当然，在表达的过程中要注意礼貌性原则的使用。

再次，表达的真实性。从人际表达的属性上来看，报忧类的商务英语信函是带有一定的情感传递诉求的。因此，在情感的表达过程中，情感表达的真实性是最基本的要求。任何带有一定的功利心的表达，虽然在文字之间可以进行一定方向的隐藏，但是，一些事情在信函之外的现实社会中都会最终呈现出事物的最终面目。所以，在报忧类信函的写作与表达中做到真实性是一个基本的也是一个最为重要的要求。

最后，写作的正式性。作为商务英语信函的一种，报忧类商务英语信函在写作的过程中，要符合一般的商务英语信函在语言、格式、内容及表达方面的较为统一性的要求。这些要求具有一定的普遍性，因此，在今后的报忧类的商务英语信函的写作过程中，要从形式到内容上做到正式性。这也是商务英语作为一种专业英语的基本诉求。

总之，在报忧类商务英语信函的写作与表达中，需要从语言的表达，格式的呈现以及内容的真实等诸多层面来进行提升，当然，在这个过程中要注重彰显其作为商务英语信函的应有的人际功能的表达。

二.商务英语信函的人际功能

在探讨报忧类商务英语信函人际功能的表达之前，有必要从宏观的角度来探讨商务英语信函的人际功能。所谓的人际功能，就是个体在社会环境中与他人之间进行的一种互动。这种互动从本质上来看，可以划分为两个层面的互动。一种是信息的交换或者共享。另一种是在双方情感方面的互动。商务英语信函作为一种正式的应用文，其在日常的使用过程中，进行信息交换或者分享的人际功能表现的比较突出。但是，这并不意味着其在进行情感表达方面的功能比较弱化。因为，在商务合作领域，两个不同的合作方，建立长期的合作关系，除了在利益方面存在着很大的交集之外，双方在长期的合作过程中所建立起来的信任感也是其今后开展更大范围合作的一个基础。在促进双方贸易关系不断向前发展的过程中，各种不同类型的商务英语信函所扮演的角色也存在着一定的差异，但是，无论不同的商务英语信函在表达中存在着怎样的差异，其最终的落脚点或者是归宿都是基本一致的。那就是最大限度的促进商务合作双方关系的和谐发展。

所以，在进行商务英语信函的表达过程中，要在改善与提升贸易双方的人际关系作为一个主要的工作方向。只有在方向层面进行不断的强化与提升，商务英语信函在人际方面的价值与功能才会得到最大程度的彰显。当然，在这个过程中，一方面要从商务英语的一般要求出发避免在语言的表达方面出现一定的偏差。另一方面，要从商务英语信函的自身属性与特点出发，有针对性的进行人际功能的提升。

三.报忧类商务英语信函的人际功能的发挥策略

报忧类商务英语信函是商务英语的主要内容与素材。从理论的层面上来看，报忧类商务英语信函主要包含着两个方向的内容。一个是正式的文本。这种相对比较正式的文本主要出现在官方的相关资料，随着网络媒体及网络平台的出现，报忧类商务英语信函的发布渠道也更加趋向于广泛化与多元化。另一个方向是非正式报忧类商务英语信函，这种文本大都通过私下的形式来进行表达与使用。

首先，报忧类商务英语信函使用的标准性。这一点是从商务英语的专业性角度而言的。在商务英语的表达中，虽然在报忧类商务英语信函的内容方面存在着一定的差异性。但是，在表达方式的统一性方面还是有着比较高的要求。因此，从这个层面上来看，在报忧类商务英语信函的商业过程中，尽量做到报忧类商务英语信函的标准性是一个重要的出发点与落脚点。

其次，报忧类商务英语信函的进步性。在进行报忧类商务英语信函的写作过程中，有两个因素一直是处在一个动态的变化过程之中的。一方面是报忧类商务英语信函的阅读者，他们在文化背景、心理以及风俗习惯等诸多方面都存在着一些具体的差异，因此，对报忧类商务英语信函需求也是存在着一定的不同之处的。另一方面，在商务不断发展的过程当中，一些具有一些时代特点的报忧类商务英语信函也在逐渐的出现。因此，从这两个层面出发，报忧类商务英语信函需要不断的与时俱进，才能在今后的人际功能的发展中更好的适应的发展诉求。

最后，报忧类商务英语信函的差异性。在报忧类商务英语信函中进行必要的差异化处理，也是为了彰显各自的语言及文化层面的特色。在报忧类商务英语信函的基本要求中曾经提到，要注意表达的礼貌性。这一点就意味着在进行表达的过程当中，保留并展现出原有文化的特色与魅力是多么的重要。因为，从心理学的层面上来看，照顾到报忧类商务英语信函阅读者这种内在的心理诉求，进行语言的异化处理，其在人际功能价值才会更加彰显。

四.报忧类商务英语信函的人际功能的发挥中需要注意的问题

首先，突出礼貌。商务贸易是当前经济发展的主要内容，由于贸易双方在沟通的语言层面存在着一定的差异。这就要求在进行沟通与洽谈的过程当中，需要借助一定的商务语言来进行沟通与互动。从英语的语用层面来看，这就需要商务英语来发挥作用。作为英语的一个重要的发展分支，商务英语信函在形成与发展的过程当中逐渐形成了自己的一些语言风格与语体特色，并且这些特色实践的过程当中更具有了一些时代与人文的发展特点。例如，更加注重商务英语信函语言在词汇选择与句法表达中的礼貌性原则与合作性原则。

其次，表明立场。在报忧类商务英语信函中一个非常突出的一点是将信函使用语言所要表达的基本意义诉求进行了很好的诠释。特别是将语言所要传递的个人情感及情绪进行主要的凸显。这一功能意义的实现是报忧类商务英语信函所要表达的重要出发点。在这一基础上投诉着个体的语言符号特征就得到了强化。同时，需要突出的是，在功能语法意义的角度来进行的报忧类商务英语信函的撰写，表达的内容要比表达的形式重要。换句话来说，所要宣泄的情绪与要提出的不满意见要比语言措辞本身的意义重要。

再次，尊重差异。中西之间在表达礼貌方面是存在着一定的差异的。无论是通过肢体语言来进行表达，还是通过口头语言或者是书面语言来进行表达，都需要在这个过程中，从商务英语交流对象自身的语言特色及文化理念出发，避免发生经常见到的在商务英语沟通与表达中的一厢情愿的事情。例如，在商务英语的沟通中，双方对于沟通中存在的一些文化差异是影响其正确使用礼貌这一原则的重要影响因子，所以，应该从减少沟通中的文化差异入手，来进一步的发挥礼貌原则在商务英语沟通中的使用价值是今后商务英语在应用过程中所需要注意的一个重要问题。

最后，在商务英语沟通中，特别是书面沟通中，大量使用委婉语与谦词。委婉语是中西所有的语言体系中一个重要的词汇组成部分，也是一个重要的语言特色。在商务英语的沟通与表达中，难免会不经意间进行一些话题的讨论与表达。例如，某一公司的经理去世。关于人的离世，在商务英语中会根据对象的不同来进行一种委婉的表达。这种表达就体现了委婉语的使用。关于谦词的使用也是商务英语沟通中一个重要的表达。所谓的谦词就是贬低自己来抬高别人。通过这种语言表达方式技巧的使用来达到一个很好的商务沟通效果。

商务英语在部分意义的使用性上往往会根据不同的贸易内容发生变更，而商务英语在其功能语法上对于人际关系的分析则更加充分的表达了当前商务英语在商务贸易中发挥的实际作用，一定程度上来说当前的商务英语的运用也在对着时代的变化不断发展，通过实际之中的商务实践不断增多，商务信函的案例的研究数量增加，在其内容的发展上显然会有更进一步的变化，在人际语境的交流上会更加细分其相关的要求和区别，这一点还有待于未来的相关内容的不断增强来促使研究更加深入。

参考文献

1.刘件福；外贸英语函电的语言特征及教学探析——兼论英语基础教育与英语应用写作能力培养之间的关系[J]；广东外语外贸大学学报；2003年04期

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