高校公文处理及文件管理系统的分析与设计

高校公文处理及文件管理系统的分析与设计（精选7篇）

1.高校公文处理及文件管理系统的分析与设计 篇一

八、学习评价设计 本节内容较为简单，课前设计一个杂乱无章的文件夹，要求学生利用课堂操练的时间按照课堂所学的知识进行文件管理，做好之后教师进行检查，对操作又快又好的学生进行表扬。

九、课后评价和总结

另外，本节课一些细节的设计还不够恰当，重难点还不够突出，实际讲解的时候容易发乱，过程不清晰、不严谨。鉴于本节内容相对简单，知识点不多，操作比较基础，不少学生早已经掌握，比如复制、删除等操作，右键和快捷键都很熟悉，本节课设计以学生操作为主。课堂果然如此，在讲一些知识点的时候，不少程度比较好的学生抢着回答，也就是本节的一些内容大部分同学都知道，因此，在讲课的时候只好顺着学生的思路去讲，课堂气氛比较活跃，师生互动比较好，不过这样避免不了有些程度较差的学生并没掌握，没有照顾到整体，这是本节课的一个不足。

2.高校公文处理及文件管理系统的分析与设计 篇二

一、电子文件档案化管理的优势

(一) 电子档案存储量大, 形式多样

电子档案的载体虽小, 但存储量却很大。同时, 电子档案储存的信息具有多样性。信息化时代的一个重要特征就是不再单纯的以文字作为处理对象, 而可以将文字、图形、图像、声音、影像等多媒体信息综合处理。电子档案一改纸质档案只能存储文字的局限性, 它可以存储丰富多彩的多媒体信息资源, 使得档案信息更加丰富, 也更接近现实。

(二) 电子文档归档快速便捷, 准确完整

电子文件可以在文件办理结束后随时归档, 或在某一时间周期定期统一归档。随时归档符合电子文件自身的形成特点, 快速便捷, 可有效防止电子档案的流失和病毒的破坏, 并可以避免文件漏归, 保证了电子文件的归档率和完整率。

(三) 便于归档整理和检索查阅

电子文件归档后即为电子档案, 其管理方式与传统档案不同, 因为电子文件可以方便地实现文件级管理, 所以, 档案部门在接收到电子文件的同时, 就可以马上给每份文件编制唯一的文件号和相应的分类号和档案号, 同时根据上下级行文之间的联系, 再标出相关的文件号, 在归档的同时即可进行电子档案的主题词标引、著录。技术条件允许时, 还可以方便地编制多角度、全方位的检索工具, 便于检索查询电子档案信息。用户查阅时, 只需给出文件分类号或主题词, 即可以检索出相应的文件及附件, 从而大大减轻了档案工作人员的劳动强度。

二、电子文件档案化管理的弊端

(一) 电子档案的原始性难确定

电子档案不再是直观的纸质档案, 它是在办公自动化系统下由电子形式生成、由实态变为虚态的一种新型档案。对每个文本来说, 没有草稿与印件的区别, 也没有正本与副本的差异, 一经形成便存储在办公信息数据区, 由档案人员、技术人员等用户共享这些信息资源。不同的档案用户可以根据自己不同的需求, 通过计算机系统多角度地对电子文件重新进行自由分类、组合、整序, 电子档案的原始性难以确定。

(二) 电子档案的完整性难维护

电子文件的载体材料是磁质物质和光盘, 具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点, 一旦保存不好, 会影响信息再现, 而且它们极易受到外界磁场的影响而导致退磁、消磁。因此, 电子档案载体的保存寿命要比纸质档案载体短5~15年。

(三) 电子档案的长期可读性难实现

电子档案的内容是以数字形式存储于各种载体上的, 但由于电子档案形成单位的不同习惯, 所应用软件、媒体不同, 对同一项目所形成的电子档案格式都不尽相同。电子档案在以后的利用, 必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。而不兼容的电子计算机和应用软件生成的电子档案, 在电子档案利用时对信息的交换、显示会造成很大困难, 甚至导致电子档案打不开或无法显示而失去可读性。

三、电子文件档案化管理的对策

(一) 加大投入, 改变思路, 实现档案工作现代化

要保证档案工作现代化的实现, 主管部门一定要转变思路, 给予档案管理工作足够的重视, 投入必要的财力, 配置与档案信息化相适应的基础设施, 改善档案工作软硬件环境, 增加库房面积, 配置档案装具。

(二) 解决好电子文件的保存问题

由于电子文件是新生事物, 产生的时间短, 目前还缺乏实际存储效果的验证。对于需要长久保存的电子文件, 应定期进行复制, 防止信息丢失。在电子文件长久性留存问题尚未彻底解决之前, 电子档案可与纸质档案并存。待电子档案存储技术进一步改进之后, 对那些参考作用大、情报价值高的档案, 可采取以磁、光介质归档为主, 纸质载体归档为辅的做法;对那些凭证价值较高的档案, 可采取以纸载体归档为主, 磁、光介质归档为辅的做法。这样不但能提高档案管理工作效率, 优化馆藏, 也能减少库存档案的体积, 缓解库房紧张状况。

(三) 做好归档电子文件的技术处理工作

档案工作者为保护电子文件的原始性, 可通过技术处理, 将已归档的电子文件改为“只读性”文件, 即只能读不能写、不可更改的文件。对于电子文件真伪的甄别问题, 笔者认为电子文件制发单位可在机内输入隐形条码, 使之与伪造或复制件相区别。当网上用户使用任何一份文件时, 只知道该文件内容, 而无法知道该文件的条码, 同样, 只有具备隐形条码的电子文件才是原件, 才能作为凭证或依据使用。档案部门应当将电子文件的隐形条码与电子文件一同归档, 以维护电子文件的权威性, 并作为电子文件原始性、凭证性和依据性的基础。

参考文献

[1] .刘新喻.电子文件档案化管理的影响及对策[J].青海师范大学学报, 2009.1

3.高校公文处理及文件管理系统的分析与设计 篇三

SCOUnix系统文件的授权处理

摘自《计算机世界》作者：张小军

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在SCOUnix系统管理中，常常会遇到这样的问题：如何让一个普通用户既没有超级用户权限，但还能执行个别超级用户命令或文件？其实，做到这一点并不难，我们可以通过对这些文件进行授权处理来达到这种目的，

例如：xtgl 是一个普通用户，主要做一些系统日常管理工作，但有时要执行一些 Root 命令，如shutdown、wall 等，而且还要执行自编的必须在超级用户下运行的文件（如：rcgl. sh等）。此时，除非xtgl是超级用户，否则只有通过对这些文件授权才能达到目的。具体步骤如下：

1．将被授权的文件拷贝到 /tcb/files/rootcmds 目录下；

2．运行 fixmog 命令修改文件权限，或直接改为555；

3．编辑授权文件 /etc/auth/system/authorize，把被授权的文件加到以 root 标识开头的行上，并用逗号分开；

4. 运行Scoadmin 选择aclearcase/“ target=”_blank" >ccount manager；

5．选定用户 xtgl；

6．在user下拉菜单中选择 Authorization;

7．除去“[＊] use system default authorizations for this user account”语句中的＊号，不使用系统默认授权文件；

8．在not authorized栏中选定要授权的文件并回车进行授权，同样，还可以在authorized 栏中除去已授权的文件；

9．在xtgl用户的.profile文件中加入/tcb/bin/asroot rcgl.sh，

这样，一个普通用户xtgl就可以在没有超级用户权限的情况下，具有了执行个别超级用户命令或文件的权限。

4.高校公文处理及文件管理系统的分析与设计 篇四

7zip 是一款开源的归档应用程序，开始是为 Windows 系统而开发的，它能对多种格式的档案文件进行打包或解包处理，除了支持其原生的 7z 格式的文档外，还支持包括 XZ、GZIP、TAR、ZIP 和 BZIP2 等这些格式。 通常，7zip 也用来解压 RAR、DEB、RPM 和 ISO 等格式的文件。除了简单的归档功能，7zip 还具有支持 AES-256 算法加密以及自解压和建立多卷存档功能。在支持 POSIX 标准的系统上(Linux、Unix、BSD)，原生的 7zip 程序被移植过来并被命名为 p7zip(“POSIX 7zip” 的简称)。

下面介绍如何在 Linux 中安装 7zip (或 p7zip)。

在 Debian、Ubuntu 或 Linux Mint 系统中安装 7zip

在基于的 Debian 的发布系统中存在有三种 7zip 的软件包。

p7zip: 包含 7zr(最小的 7zip 归档工具)，仅仅只能处理原生的 7z 格式。

p7zip-full: 包含 7z ，支持 7z、LZMA2、XZ、ZIP、CAB、GZIP、BZIP2、ARJ、TAR、CPIO、RPM、ISO 和 DEB 格式。

p7zip-rar: 包含一个能解压 RAR 文件的插件。

建议安装 p7zip-full 包(不是 p7zip)，因为这是最完全的 7zip 程序包，它支持很多归档格式。此外，如果您想处理 RAR 文件话，还需要安装 p7zip-rar 包，做成一个独立的插件包的原因是因为 RAR 是一种专有格式。

代码如下:

$ sudo apt-get install p7zip-full p7zip-rar

在 Fedora 或 CentOS/RHEL 系统中安装 7zip

基于红帽的发布系统上提供了两个 7zip 的软件包。

p7zip: 包含 7za 命令，支持 7z、ZIP、GZIP、CAB、ARJ、BZIP2、TAR、CPIO、RPM 和 DEB 格式。

p7zip-plugins: 包含 7z 命令，额外的插件，它扩展了 7za 命令(例如支持 ISO 格式的抽取)，

在 CentOS/RHEL 系统中，在运行下面命令前您需要确保 EPEL 资源库 可用，但在 Fedora 系统中就不需要额外的资源库了。

代码如下:

$ sudo yum install p7zip p7zip-plugins

注意，跟基于 Debian 的发布系统不同的是，基于红帽的发布系统没有提供 RAR 插件，所以您不能使用 7z 命令来抽取解压 RAR 文件。

使用 7z 创建或提取归档文件

一旦安装好 7zip 软件后，就可以使用 7z 命令来打包解包各式各样的归档文件了。7z 命令会使用不同的插件来辅助处理对应格式的归档文件。

使用 “a” 选项就可以创建一个归档文件，它可以创建 7z、XZ、GZIP、TAR、ZIP 和 BZIP2 这几种格式的文件。如果指定的归档文件已经存在的话，它会把文件“附加”到存在的归档中，而不是覆盖原有归档文件。

代码如下:

$ 7z a

使用 “e” 选项可以抽取一个归档文件，抽取出的文件会放在当前目录。抽取支持的格式比创建时支持的格式要多的多，包括 7z、XZ、GZIP、TAR、ZIP、BZIP2、LZMA2、CAB、ARJ、CPIO、RPM、ISO 和 DEB 这些格式。

代码如下:

$ 7z e

解包的另外一种方式是使用 “x” 选项。和 “e” 选项不同的是，它使用的是全路径来抽取归档的内容。

代码如下:

$ 7z x

要查看归档的文件列表，使用 “l” 选项。

代码如下:

$ 7z l

要更新或删除归档文件，分别使用 “u” 和 “d” 选项。

代码如下:

$ 7z u

$ 7z d

要测试归档的完整性，使用：

代码如下:

5.高校公文处理及文件管理系统的分析与设计 篇五

GIS在辅助公路设计及管理中的应用与分析

GIS由于自身的.特点特别适合于应用于表征公路信息的空间特征.本文将分析GIS系统在辅助公路设计及管理中的应用,首先分析了基于GIS的辅助公路设计及管理系统的构建目标及总体结构,随后对其具体的功能实现进行了详细分析,研究过程和结果为GIS在辅助公路设计及管理中的应用提供了理论支持和技术指导.

作 者：马刚 周丽  作者单位：新疆公路规划勘察设计研究院,乌鲁木齐,830006 刊 名：科技资讯 英文刊名：SCIENCE & TECHNOLOGY INFORMATION 年，卷(期)： “”(4) 分类号：U412 关键词：GIS   辅助公路设计   公路管理  

6.高校公文处理及文件管理系统的分析与设计 篇六

关键词：文件流转,角色判别,系统分析

1 系统功能结构分析

1.1 系统功能分析

通过对我校公文流转方式的细致分析，发现流程中有些因素是变化的，有些因素是不变的。比如流程中审批领导的职务是相对不变的，而审批领导是变化的。因此，系统按职务定义了各类型公文的流程，即根据公文的类型和起草人的职务定义不同的流程。

根据对实际系统的需求分析，拟建立系统应实现以下功能：

实现办公自动化系统中各种信息数据资料的录入;用户的添加、删除、编辑;用户角色分配;用户权限设置;用户管理;各种申请、登记的公文流转;教研室、学员队信息的查看;灵活的系统后台管理，实现导航和分类管理。

1.2 系统功能结构图

功能结构如图1所示。

2 系统设计

2.1 公文流转设计

以学员队请假为例，其公文流转过程如图2所示。

在此公文流转方式中，文件起草人可以通过查看回复信息得知公文当前的审核状态。此请假过程实现了请假条的起草、审批、回复、查看功能。要求通过数据库的链接，实现数据的存入与提取，使公文以上传、下发的形式在系统中流转，简化办公程序。

2.2 电子请假条文件流转

模块实现用户输入请假信息，提交后，根据写请假条的用户角色，自动选择下一级审批角色。在模块中，为减少用户的不必要操作，根据实际情况，在该模块上将单位信息自动绑定上登陆用户的相应单位信息。为防止失误操作，将单位信息的enable属性设置为false，使其不可被用户操作。在处理请假人姓名上，考虑到学员队队干可以承担为学员请假的任务，因此，除了学员队角色的姓名可以选择外，其他角色在该TextBox均为不可操作。代码如下：

2.3 自动判定审批角色

在用户写请假条时，页面首先获得该用户的用户信息，得到登录用户的权限，再根据当前登录用户的权限，判断下一级审批用户的权限。代码如下：

3 结束语

目前应用的文件流转系统是办公自动化系统的重要组成要素，其主要完成发文管理、收文管理和公文跟踪等三个任务。系统地研制对于信息资源的整合、零散繁杂的数据管理起到了保障作用。同时，也能完成对网上涉密信息的加密处理，确保数据信息能够安全、有序地网上传递。

参考文献

[1]贾宗星.基于工作流的协同办公系统的设计与实现.杭州:计算机时代,2009(3).

[2]杨德友,朱博.网络办公自动化系统的设计与实现.成都:四川大学学报(自然科学版),2009(3).

[3]崔玉兰.办公自动化系统中的数据加密传输.武汉:湖北经济学院学报(人文社会科学版),2009(4).

7.高校档案的电子文件管理分析 篇七

关键词：电子文件,档案管理,高校

随着我国各界人士对高校教育的重视程度不断上升,高校学生数量越来越庞大,对学生信息管理的工作也变得越来越困难。我国科学技术在不断发展,信息化已经成为当前社会发展的主流趋势,它是指各种活动和行业利用信息技术促进生产的过程。电子文件就是一种在信息技术发展下的产物,是和传统纸质文件有很大区别的一种文件形式,对高校档案电子文件的管理可以提高管理的效率,对学生档案进行更系统科学的管理,有效地高了整体管理水平。

一、对高校档案电子文件管理的必要性

(一)提高了高校档案管理的质量和效率

随着信息量不断增加,高校档案管理工作越来越繁杂,传统的档案管理面对繁重的管理工作其弊端也显示了出来。由于档案管理的工作量大,在纸质档案管理中,管理员每天都要机械性的做重复的动作,而且单从一项档案管理的步骤来看,从编制目录到整理完毕,需要进行十多项管理程序,这些无疑使管理员的工作增加了压力。而对电子档案文件的管理把档案管理员的工作简单化,从而提高了档案管理的效率。

(二)有利于档案管理、保护和利用

高校档案的电子文件管理,减少了繁杂的工作量,让高校教师可以投入更多的时间对学生的生活以及学习进行管理,因此档案管理的科学性更高,有利于人们更好的使用档案资源。传统纸质档案管理中的档案是对纸质材料进行管理,在翻阅时容易破坏档案,不利于档案保存。而高校档案的电子文件管理,方便查阅,且安全性高,也有利于保护其档案不被损坏。

(三)适应现代化档案管理的进程

随着信息技术的不断发展,很多档案都通过网络进行管理,现代化的纸质档案管理正朝着一体化的方向发展。通过在网络上建立档案管理系统,将档案的信息录入电脑,人们在需要时只需要检索就能够获取自己需要的档案资料,方便了档案管理。电子档案管理规则比传统的更加简单、易懂,管理者不用耗费更多的时间学习怎么管理,而是在实践中逐步掌握了档案管理。以往基层档案管理员的电动较频繁,因此对新的管理者的管理带来了较大的麻烦。电子档案管理需要管理者掌握较高的信息化管理技术,简化了以往管理的复杂程序,从而让管理者很快就接受管理工作。

二、高校如何加强对档案的电子文件管理

随着信息化技术的不断发展,各大高校都建立了自己的校园网络,使得网络信息资源可以充分被同学以及教师使用,可以提高了高校整体工作效率与工作水平,高校该如何提高对档案电子文件的管理成了所有高校管理者需要考虑的问题。

(一)建立档案电子文件管理制度

高校对档案电子文件管理首先就是要建立档案电子文件管理制度,把电子文件的收集管理工作纳入到日常管理工作中来,对于电子文档的形成、收集、整理以及归档工作都要有明确的规定,要有专门的管理工作人员严格按照归档的要求进行收集和整理,将归档后的文件交给档案部门,保证电子文件的完整和正确性,在整个管理工作中应该保证文件的安全有效。在对电子档案的管理工作中,档案部门应该建立严格的归档流程,并且实行物理归档与逻辑归档相结合的方法来共同运行。逻辑归档就是指在不改变计算机网络中的存储方式和位置将需要的电子文件的管理权移交给档案部门的过程,物理归档就是把电子文件刻制成光盘或者转化为纸质的文件交给档案部门。

当对网上形成的电子文件进行归档的时候,电子文件的实体应该归档在档案部门,这是为了保证电子文档的安全性和完整性,交接的形式可以通过网络来捕获采集然后归档到档案部门的服务器,也可以用储存载体,最后再实施物理归档。

(二)采取现代化的信息管理技术,对电子文件档案进行归档

在对电子文件的管理中运用现代化的管理技术可以保证电子文件的真实性以及原始性。电子文件本事就是信息化背景下的产物,它的数据储存以及传输的过程中只有采取相应的信息安全技术才能保证文件的安全性,防止泄密,同时也可以有效防止非法访问或者随意改动等。所以对文件管理时一定要设置访问权,这是最基本的,只有正确的用户名称以及密码才能进行访问,同时也可以运用身份验证等技术来对访问者的身份进行验证,保障电子文件的安全有效,做好保密工作。除此之外,市场上还出现了一些例如防火墙技术以及加密技术等可以保障电子文件的安全可靠。电子档案文件管理就是为了使管理工作可以更加科学有效。而做好电子文档的归档工作就是一个重点工作,只有这样才能对种类多样数量众多的电子文件进行有效的管理。对高校电子文件归档可以根据文件的特点来划分,例如教师科研活动、学生档案管理以及行政工作等来进行分类。

(三)将档案信息化纳入到学校信息化系统中进行统一管理

档案电子文件的管理与传统的纸质档案管理不同,可以有效提高管理效率以及管理水平,但同时对于档案管理工作者的素质要求也更高。电子档案管理要求管理人员一定要具备熟悉计算机技术,尤其是网络安全技术以及数据处理技术。但是在高校档案部门的工作人员大多仅仅具备档案专业知识,同时又精通计算机知识以及信息处理技术的复合型人才是非常有限的,为了解决这一问题,可以将学员档案的信息化建设纳入到学员的信息建设中来进行统一管理,这样就可以充分利用学院的专业计算机人才。当档案部门提出档案管理要求时,计算机技术人员来组织实施,把档案管理的理念和学校校园网建设统一规划,使电子档案网络化管理可以更加有效的实施。

(四)对电子文件进行前端控制

文件的生命周期是指文件从形成到永久保存或者最终销毁的一个过程,我们可以根据文件价值的不同运用不同的文件管理方法对文件进行控制,电子文件的管理可以参照文件的生命周期。对档案电子文件的管理就是要充分利用计算机以及网络技术,对文件的管理工作进行统筹规划,使整个管理更加系统化和规范化,优化管理。电子文件的设计、形成以及保存是管理工作中最关键的工作,将档案文件管理工作的需求嵌入软件,在形成文件的时候举要考虑其一档案工作的联系和是否有长期保存的需要,在档案工作之前就要介入电子文件的运作和管理。所以档案部门应该对部门的档案管理工作者进行严格的培训,在对电子文件的形成、管理等过程中药及时登记,使电子文件归档的质量得到保障,实现文档一体化。

对高校档案电子文件的管理,有效地解决了传统纸质档案管理繁难的状况,提高了档案管理者的工作效率。在档案管理中,要注重科学管理档案,保证档案管理的时效性、准确性和完整性。由于电子文件是信息化背景下的产物,因此管理者要不断加强自身的素质,提高计算机技术以及信息管理技术,完善管理方法。

参考文献

[1]王燕.电子文件对高校档案管理模式的变革与思考[J].北京建筑工程学院学报,2014,20(06):63-64.

[2]徐晓华.档素工作中的电子文件管理浅析[J].邢台学院学报,2013,26(02):45-46.

[3]粟竹英,雷志萍.高校电子档案的管理特点与要求[J].黑河学刊,2014,11(172):56-57.