百货公司工程部档案管理制度

百货公司工程部档案管理制度（19篇）

1.百货公司工程部档案管理制度 篇一

工程监理技术档案管理制度

为了保证本公司工程监理技术档案管理的完整性、系统性、可追溯性，进而实现公司内部的资源共享、有效利用、总结经验，公司依据国家、行业工程建设档案管理的有关规定，特制订本办法。

第一条 本办法所称的档案是指过去和现在的公司依据监理委托合同所监理工程的过程中直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的记录。

第二条 公司及各部门、各综合部、各监理部、每一个员工均有保护档案的义务。第三条 档案工作实行统一领导、专人管理、总监负责、分级保管、分级查阅的原则。第四条 档案工作由工程技术部负责接收、收集、整理、保管，并监督各项目监理部的档案工作。

第五条 公司指定专人负责兼职档案管理工作。

第六条 工程技术部应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。档案室禁止吸烟，禁止存放除文件档案外其他的易燃物，档案室地面要保持清洁无杂物，存放档案的柜体要整齐光亮，做好防霉、防潮、防虫蛀工作。

第七条 工程监理档案依据国家标准制定的保存期限进行保存，区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。

第八条 公司档案应按工程性质的不同进行分类保存，并建立档案台帐。公司现场检查工作时应检查项目监理部档案的归档情况。

第九条 监理部在项目实施过程中应报送的资料：

1.监理规划、各专业监理实施细则、安全监理细则（或方案）、旁站方案； 2.项目监理部与建设单位签订的“目标责任书”，如安全、廉政责任书；

3.每月5日前报上月《监理月报》,每年1月10日前报上年《监理工作报告》、《监理业务手册》；

4.工程项目的重大变更(特别是增加监理工作量和延长工期的重大变更)，应进行定量分析并及时上报公司；

5.监理部阶段工作总结； 6.工程上获得的有关荣誉证书； 8.安全、质量事故处理报告。

第十条 各项目监理部资料员应做好平时文件的预立卷工作，并在工程完工后及时装订成册（包括经业主或档案局签字的移交清单）立卷移交公司工程技术部保管，任何人不得据为己有，案卷的整理按《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）和相关规定执行。

竣工工程监理资料清单如下（参考）

1.工程建设监理合同、监理部总监理工程师任命文件及人员名单 2.监理规划、监理细则、安全监理细则、旁站监理方案 3.工程进度控制资料

4.工程质量评估报告或工程验收签定书（监理）5.监理工作总结（竣工）或阶段验收报告 6.监理通知及回复单、会议纪要、监理报告 7.监理月报、监理日志、旁站记录

8.工程材料监理检查、复检、实验记录、报告，合同变更材料，见证取样记录，外委托试验单位资质材料

9.监理测量、外观复核资料

10.（单位、分部）工程开/复工审批表、工程开/复工暂停令 11.质量事故报告及处理意见、有关质量方面的报告

12.单位（单项）工程验收记录，分部、分项（单元）、检验批（工序）工程验收记录

13.工程声像资料、电子文档

14.工程延期报告及审批、费用索赔报告及审批、合同争议、违约报告及处理意见 15.监理部向业主（或其它部门）移交竣工资料清单

总监或现场负责人负责对竣工资料的整理归档，综合监理部负责督促指导，施工过程中已报公司的有关资料，竣工时监理部可向公司要回重新整理成册。保修期间的监理资料由总监或现场负责人负责整理。

第十一条 为了保证档案的保存期限，延长重要档案的保存寿命，所有文件材料在归档时要保证其清洁、完整、准确、系统、无破损、无灰尘、无杂质、装订整齐，零乱的、未经过系统整理的文件材料，不允许向档案室归档。

第十二条 工程档案的销毁须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。

第十三条 档案的借阅：因工作需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经工程技术部主任核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

第十三条 罚则

1．擅自向外界提供、抄摘监理档案或未按手续借阅、外带、越级查阅者（档案管理者同罚）。给予警告，二次触犯者处100-200元罚款。

2．毁损、涂改、伪造档案，给予记过并处300-1000元罚款。

3．擅自销毁监理档案者，给予记大过并处1000-2000元罚款。情节严重者开除直至移交司法机关追究刑事责任。

第十四条 本制度监督责任部门为总经理工作部。第十五条 本制度自公司经理办公会通过之日起执行

2.百货公司工程部档案管理制度 篇二

一、破损档案的表现形式及破损原因分析

(一) 破损档案的表现形式。

破损档案的表现形式主要有三种:1.污染性破损。污染性破损是档案受到的较轻程度的破损, 如档案在延续或转移运输过程中, 受到了灰尘、泥土、害虫、细菌和自然腐蚀的侵蚀, 产生了霉变、变色、轻微脱落等症状。档案一旦受到污染, 就像被催化剂催化一样, 档案加速老化、自毁、损坏, 严重影响档案“寿命”。2.破坏性破损。破坏性破损是比污染性破损更严重的破损, 就如档案遭到人为破坏、雨水冲泡等, 造成档案损坏。如, 纸质档案破碎、撕裂、字迹模糊, 录音录像档案信号失真、图像模糊、载体粘连、无法阅读等。3.毁灭性破损。由于档案的材质和载体有着易受损的特性, 当遭受一些大的灾害时, 档案无法抵御。如, 发生洪水、干旱、地震等大的自然灾难, 档案就有可能彻底被摧毁。档案的毁灭性破损, 造成档案不复存在, 留给人们的只有无限的遗憾和无法弥补的损失。

(二) 造成档案破损的原因分析。

造成档案破损的原因主要有档案载体质量、自然原因以及人为因素。档案载体质量是影响档案寿命长短的主要原因之一。档案载体大多是质量较差且易受损的, 如以毛边纸、牛皮纸、棉纸、皮纸、黄草纸、布、竹编等作为档案载体的居多, 这些纸张表面粗糙, 纸中含有较多的木质素和半纤维素, 颜色发黄, 材质脆弱、韧性较低, 当遇到破坏性外力的时候, 很容易断裂破碎;书写材料的选择也影响档案的寿命, 如, 书写颜料选择不当, 会出现字迹或图画容易扩散、褪色、脱落。因此, 随着时间的推移, 大自然的气候、环境等都会对档案造成不同程度的损害;查阅者对档案的不爱惜也是造成档案破损的原因之一;档案管理人员的不作为行为也会造成档案破损。档案管理人员是保护档案和预防档案受损的重要把关人员, 但由于部分档案管理人员的素质偏低, 缺乏档案管理安全知识和经验, 致使档案遭到损害。

二、破损档案传统修复工艺的局限性

随着科学技术的不断发展, 档案的形式已经不再局限于纸张、布匹之类的材质, 信息化档案等非传统材质档案逐渐成为档案的主要表现形式, 而传统的工艺和技术方法只是对纸质档案采用去霉、去酸、修裱、加固, 对相片档案进行翻拍、复制、加固等方法进行保护和抢救, 不能对新兴材质和电子信息化资源进行修复, 传统的工艺和技术方法已经不能满足对现代破损档案修复的需要。由于传统修复工艺和技术方法主要依靠人工来完成, 因此需要投入巨大的人力、物力、财力, 耗费时间过长, 虽然暂时将已破损档案修复到一定程度, 但不能从根本上延长档案寿命, 当再次遭受损害时, 档案的抵御能力不能增强, 而且会变得更差, 甚至可能因二次损害而导致无法修复。如, 对受到淤泥损害的档案, 我们会对它采取清洗的方法抢救, 档案放在一个持续低湿的环境中进行干燥, 使纸张中的水分迅速蒸发完, 保证纸张中的水分达到安全含水量的范围内, 能防止长霉, 但是在清洗过程中, 纸张可能变薄, 书写字迹的材质也可能变得更加模糊, 甚至会因不当操作字迹全部消失, 所以说很多传统抢救方法是一种冒险的行为, 被修复的档案也无法抵御第二次受损。

三、建立更加有效的破损档案抢救机制

(一) 防止档案破损从预防措施做起。

1.防止保护性损害。保护性损害是指档案管理人员在管理、保护档案的过程中对档案造成的损害。档案管理人员的初衷是对档案进行保护, 但由于技术缺陷和不当的管理和保护行为, 没达到档案保护的目的, 相反却对档案造成了损害, 要通过提升档案管理人员的专业技能以杜绝此类现象的发生。2.制定相关法律法规。目前, 我国相关法律只有《档案法》, 由于人们法律意识薄弱, 此法只能对造成破损档案的行为进行事后惩治, 并没有达到事前警示的作用, 因此, 相关部门可根据此法制定可行的实施条例, 以最大力度地保护档案。3.提高档案管理人员及利用者的素质。首先, 档案管理人员必须提高自身专业技能和素质, 通过理论的学习和实践操作来促进自我进步;其次, 要加强同行业之间的交流和国际之间的交流, 学习同行和他国的档案管理及保护的先进技术, 并结合当地档案的实际情况进行管理;再次, 相关部门在选用档案管理人员的时候要进行严格考核, 要选择真正有资格、有专业技术的人, 杜绝滥竽充数的现象发生。最后, 加强对利用者的监控。如, 利用者要严格按照借阅程序借读, 管理者也应提前告知借阅者有关保护档案的相关事项, 提醒利用者爱护档案。

(二) 研发新的抢救破损档案的方法。

一方面, 对还未破损的档案, 可以采用信息化技术将档案扫描备份, 当有人查阅档案时, 档案管理人员可以提供电子版或者复制版本, 这样可避免对档案造成的接触性损害;另一方面, 对于已受到不同程度破损的档案, 可应用信息化技术建立受损档案的数据库, 将破损档案的信息收集起来, 加以整理、分析, 总结经验, 得出结论, 针对破损档案有轻重缓急地进行抢救, 以达到对破损档案最有效最迅速的保护。

参考文献

[1] .毛惠芳.预警应急抢救——档案灾害管理系统的构建[M].安徽大学社, 2008

3.百货公司工程部档案管理制度 篇三

关键词：县级 供电公司 档案管理

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1674-098X（2013）04（c）-0195-01

1 我国县级供电公司档案管理现状

随着电网管理一体化进程不断推进，如何提高自身基础管理水平，成为了各个县级供电公司亟待解决的问题。档案管理工作作为企业基础管理的重要组成部分，更加引起了县级供电公司的重视。然而，只有首先找出问题所在，才能有的放矢，最终做好县级供电公司的档案管理工作，发挥其积极作用。

总的来说，我国县级供电公司档案管理工作主要存在以下几方面的问题：第一，公司职工以及领导档案意识差。档案的经济效益具有间接性、隐蔽性、潜在性，其经济效益往往在若干年后方会显示出来。因此，许多县级供电企业领导不能正确认识到档案管理的重要性，这直接影响到了档案机构的设置、档案管理人员的编制、档案库房的建立以及档案管理制度的建立与执行，使得档案管理工作无法很好的开展，档案的价值难以发挥；第二，档案管理制度不健全。许多县级供电公司并没有制定统一的、健全的档案管理制度，使得档案管理工作“无章可依，无法可循”。有的供电公司虽然建立了相关的管理制度，但却不能很好的贯彻实施，使得这些制度形同虚设，最终使得档案管理工作处于被动状态，不能很好的发挥其应有的积极作用。第三，档案管理人员的职业素养有待提高。许多供电公司的档案管理工作都是由本公司的退休职工担任，或者是由其他本门的工作人员兼职，这些非专业化的工作人员工作经验不足，管理能力有限，职业素养有待提高，使得档案管理工作欠缺专业化[1]。第四，档案管理工作信息化程度低。在计算机网络技术高度发达的今天，许多县级供电公司依旧采用传统的手工方式进行档案的管理，没有建立相应的档案管理数据库，这使得档案的查找、传递相当麻烦。

2 做好县级供电公司档案管理工作的有效途径

鉴于我国县级供电公司档案管理工作存在诸多问题，供电企业必须采取有效措施，有的放矢，端正管理态度，改进工作方式，做好档案管理工作，更好的发挥其应有的作用。

2.1 从思想层面入手，增强档案意识

思想决定行动，只有从思想上真正意识到档案管理工作的重要性，才能做好档案管理工作。然而，许多县级供电公司的职工、领导干部都没有正确认识到档案管理工作的重要性，档案管理工作通常是由一些退休人员任职，亦或者是某些职工兼职对档案进行管理，以致档案管理工作问题不断，且屡禁不止。因此，县级供电公司应加强对《档案法》的学习，增强档案管理意识。尤其是供电公司领导人员，必须改变旧有的观点，重视公司档案管理工作，增强档案管理意识，将档案管理工作纳入公司重要议事日程，作为公司发展的重要内容来抓。此外，供电公司领导成员还应加大档案工作重要性的宣传力度，将之与公司其他重要业务同步规划、同步实施、同步发展。总之，最终应在公司形成一种氛围，在这种氛围的影响带动下，每个职工的档案管理意识都得以增强，这对做好县级供电公司档案管理工作起着至关重要的作用。

2.2 从制度层面入手，建立健全档案管理机制

档案管理制度不健全、不统一、不规范是我国县级供电公司档案管理工作中普遍存在的问题，因此，做好档案管理工作必须从制度层面入手，建立健全档案管理机制，使得档案管理工作“有法可依，有章可循”。供电公司在制定档案管理相关制度的过程中，应结合公司的实际情况，引进先进的管理制度，如三级网络档案管理方法，三纳入、四参加、四同步等先进的管理方式，同时还要借鉴其他公司的先进管理经验，为我所用，做好本公司的档案管理工作。为保证档案管理制度的贯彻执行，供电公司还应制定相关的奖罚机制，将责任落实到个人，做到分工明确、责任明确、奖罚分明，在确保档案管理制度得以贯彻实施的基础上做好本公司的档案管理工作，发挥档案管理应有的积极作用，促进企业的发展。

2.3 从档案管理人员入手，提高其职业素养，实现档案管理的专业化

档案管理人员职业素养的高低直接决定了档案管理工作的好坏，通过对我国县级供电公司进行考察发现，大部分的县级供电公司没有专门的档案管理部门，也没有专门的档案管理人员，档案管理工作要么是由一些退休的公司职工任职，要么是由公司其他部门职工兼职，使得档案管理工作非常不专业化。因此，我国县级供电公司领导部门增强档案管理意识，成立专门的档案管理部门，建设专业化的档案管理队伍，并对档案管理人员进行专业化培训，提高档案管理工作人员的职业素养，实现供电公司档案管理工作的专业化。同时，县电业局应对县级供电公司档案管理工作进行跟踪检查监督，及时发现其档案管理工作中存在的问题，并给予必要的指导意见，以促进县级供电公司档案管理工作步入正轨[2]。

2.4 从技术层面入手，实现档案管理的信息化

在计算机网络技术高速发展的今天，许多企业的各项工作都实现了信息化，然而，我国仍有很多縣级供电公司依旧采用传统的手工方式进行档案的管理，没有建立相应的档案管理数据库，这使得档案的查找、传递相当麻烦。鉴于此，县级供电公司应加大对本公司档案管理工作的资金投入，引进先进的计算机设备，实现档案管理的信息化。在新员工入职之初，以其原有档案为基础，为每一个员工建立一个电子档案，形成包含公司全体职工档案信息的电子数据库。随着时间的推移，不断对职工电子档案中的各项信息进行更新、完善，如此一来，可以大大提高职工档案的利用率，加大职工档案流转的便捷性。同时，电子档案的存在也会大大降低纸质档案易丢失的风险，提高了档案的安全指数，避免了因档案丢失引起的各种不必要的麻烦，使得档案管理工作更加便捷化、规范化，充分发挥了档案管理的积极作用。

3 结语

总之，只有做好县级供电公司档案管理工作，才能从整体上推进电网管理工作一体化的进程。因此，县级供电公司应及时总结自身在档案管理工作中存在的问题，总结经验教训，并有针对性的采取有效措施，改进管理方式，做好本公司的档案管理工作，发挥其应有的积极作用。

参考文献

[1]赵玲，乔聚玲.强化档案目标考核 促进全面发展[J].山东水利，2002（7）.

4.百货公司工程部档案管理制度 篇四

建设工程声像档案管理实施细则（暂行）

第一章 总 则

第一条 根据《建设工程文件归档整理规范》GB/T 50328—2001、《城市建设档案管理规定》、《吉林省建设项目档案移交办法》、《吉林省建设工程声像档案管理整暂行办法》、《长春市城市建设档案管理办法》等，结合长春市轨道交通建设项目声像档案收集、整理、编制、移交的具体情况，制定《长春轨道交通集团有限公司建设工程声像档案管理实施细则》（以下简称《实施细则》）。

第二条 轨道交通建设工程声像档案主要是指在规划、前期准备、建设、运营活动中，直接形成的具有保存价值的照片档案、底片档案、录像档案、录音档案等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。

第三条 本实《实施细则》面向轨道交通建设过程中的各施工单位、监理单位、第三方咨询机构等（以下简称各单位）；各单位需在建设过程中按本《实施细则》形成系统、完整、准确的声像档案。

第二章 归档范围和内容

第四条 声像档案的归档范围包括设计和概算范围内签订建设合同的全部工程、监理及第三方机构（见附件一《工程建设项目归档范围》）。

第五条 归档范围内的工程应按照规定的《声像档案文件结构》（见附件二）进行档案建立。

第六条 施工过程中声像档案内容的要求：由于各单位施工特点不同，施工过程的声像档案要遵照“提前确定、按需拍摄”的原则。各单位在进场前应根据施工组织设计编制《施工过程拍摄细化表》（模板见附件三），此表经施工单位、监理单位、业主代表确认后作为拍摄整理、检查存档的重要依据。

第七条 编制《施工过程拍摄细化表》时要合理划分工区和标段、涵盖全 部的工法、细化至具体工序和质量控制点。

第三章 管理形式和培训机制

第八条 各单位必须依照签订的合同及本《实施细则》进行声像档案拍摄、整理、归档、存储、制作和移交工作，各分包单位的声像档案管理由总承包单位负责管理，联合体投标的由主办人负责管理。

第九条 各单位必须指派专人负责声像档案工作，在合同签订后、施工进场前向工程管理部填报《声像档案管理初始登记表》（见附件四）。

第十条 各单位声像档案负责人，在工程开工前需接受由长春市城建档案馆、公司档案室和工程管理部组织的业务培训和考试。

第十一条 声像档案负责人更换的需提前报工程管理部备案，通过培训和考试后予以确认。

第四章 质量要求

第十二条 设备要求：

1.数码相机必须采用1000万像素以上的主流品牌设备，地下工程、夜间施工或光线不足环境下的各单位需配置单反相机； 2.数码摄像机必须支持高清1080P格式的主流品牌设备，其水平扫描线不低于1080线、动态模式下有效像素不少于300万、十倍以上光学变焦；

3.工程管理部将在进场前对各单位的数码相机、摄像机型号进行检查，符合条件后登记在《声像档案管理初始登记表》（见附件四）。

第十三条 基本要求：

1.数码相机、摄像机的时间日期等参数设置正确、不在照片上显示日期、图像比例为4：3；

2.反应工程整体全貌性质的照片应体现出进场前和竣工后的变化、设计特点、地理参照物等；

3.拍摄照片应符合施工现场安全管理和文明施工要求； 4.声像档案与其工程建设进展相适应。第十四条 视频档案质量要求：

1.视频档案要求主题突出、画面流畅、焦距变换缓慢匀速、图像 清晰、音质清楚；

2.视频拍摄必须采用三角架，严禁用手直接托举，确保画面稳定； 3.地下工程或光线较暗的情况下要采取必要的照明措施；

4.视频采用高清模式下进行拍摄，录制文件格式为MPEG4 AVC/H.264；

第十五条 照片档案质量要求：

1.主题明确，画面完整，影像清晰，不应有模糊，抖动； 2.对同一拍摄对象应提供不同角度、距离、阶段的照片；

3.使用数码相机拍摄，其影像不能进行后期加工，严禁使用软件修饰、剪裁、拼接，严禁使用视频资料截屏等；

4.每张照片的光学分辨率不得小于1000万有效像素(不允许插值)，形成文件大小为3M以上。

第五章 整理存储和组卷要求

第十六条 各单位对于拍摄的声像档案要及时筛选，同部位、同角度不应有重复。

第十七条 声像档案资料应按照《声像档案文件结构》（见附件二）和各单位编制的《施工过程拍摄细化表》进行归类存档，不得任意更改各层次结构；视频档案和照片档案分别放置；档案中每一文夹均需要，在其名称前面标序号，在其后面标注文件数量，如“1.1现场文明施工（12）”。

第十八条 声像档案应添加中文描述方法：设备默认影像编码后面添详细反应档案内容的、准确的中文描述和序号，如“IMG_1372_钢筋笼焊接_1”、“DSC00480_ATP车载设备调试_2”。

第十九条 存储要求：电子档案编辑整理后立即进行存储备份，各单位位应准备专用硬盘进行存储（平时该硬盘要严格进行物理隔离、杀毒、严禁存放于声像档案无关的内容）。

第二十条 建设项目声像档案案卷单位：卷(照片、底片、幻灯片)、盘(影片、录音、录像)、张(渲染图)；建设项目声像档案数量统计单位：盘(影片、录音、录像)、张(照片、底片、幻灯片、渲染图)。

第二十一条 建设项目声像档案收集整理必须遵循客观形成规律，保持声像档案内在联系，并由形成单位负责立卷，建设项目监理单位负责检查认证声像档案的系统性、完整性、准确性，确保声像档 案的案卷质量。

第二十二条

建设项目声像档案归档立卷督导工作，由轨道公司及长春市城市建设档案馆会同公司建设项目业务部门，对归档声像文件材料及案卷质量进行全面检查和技术指导，提出整改意见，加强督导管理。

第二十三条

按照载体类型编制组卷(册、盘)，分别编制案卷名称、卷内目录、卷内备考表，制作文字说明标签。各单位声像档案的案卷档号依照公司档案分类大纲和编码细则中的规定执行。

第六章 制作和移交

第二十四条

各单位声像档案在交工验收（预验收）通过后应按照公司和长春市档案馆统一要求的形式制作声像档案相册。

第二十五条

声像档案的制作流程：各单位声像档案提报，经监理单位及工程管理部确认合格后，报长春市城建档案馆预检，预检合格后进行档案制作。

第二十六条

移交建设项目竣工声像档案要求一式五份：公司两套、工程管理部一套、城建档案馆一套、施工单位一套。

第二十七条

移交声像档案要求填报案卷目录册一式三份。建设项目声像档案案卷目录册的构成(见附件五)： 《档案移交清册》 《工程档案概况表》

《建设工程声像档案验收审核表》

第二十八条

通过质量检查验收合格的建设项目声像档案，要及时向长春市城市建设档案馆办理档案移交手续。

第七章 监督检查评比

第二十九条

各单位应严格按照本《实施细则》进行长春市轨道交通建设的声像管理。

第三十条

各单位在工程建设阶段应接受工程管理部、公司档案室、长春市城建档案馆的监督和定期检查。

第三十一条

定期检查将根据各专业工程建设的进展情况提前通知各单位，施工单位经监理和业主代表初审后，报送至工程管理部。具体检查办法和评分标准（见《声像档案检查表》附件六），针 对检查中存在的问题各单位应在规定时间内整改到位。

第三十二条 历次检查的平均分数将按相应权重作为公司组织的各单位综合评定排名的依据。

第八章 附则

第三十三条

本实施细则自发文之日起实施。第三十四条

本实施细则由长春轨道交通集团有限公司负责解释。

附件：

(一)工程建设项目归档范围(二)声像档案文件结构(三)施工过程拍摄细化表(四)声像档案管理初始登记表(五)档案制作移交说明(六)声像档案检查表

长春市轨道交通集团有限公司

5.公司档案管理制度 篇五

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅

1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4.档案借阅者必须做到：

① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

6.公司档案管理制度 篇六

《机关档案管理规定》的颁布施行是国家档案局在新形势下推动机关档案工作的一项重大举措，是进一步依法加强机关档案科学规范管理的一个重要抓手。《机关档案管理规定》具有很好的普适性、实用性和创新性，为机关档案工作转型升级提供了重要依据。全国人大机关以学习贯彻落实《机关档案管理规定》为契机，深入开展档案法治宣传教育，以规范档案管理工作流程为目标，贯彻落实依法依规治档的本质要求，将标准化、精细化、流程化作为档案工作的重要任务，进一步完善档案管理体制机制。

全国人大常委会办公厅秘书局高度重视，及时召开座谈会组织机关兼职档案员进行学习讨论。档案处认真学习领会《机关档案管理规定》，结合全国人大机关档案工作的实际情况，启动《全国人大机关档案管理办法》的修订工作。

在修订工作中，档案处坚持加强宣传、集思广益，广泛征集修订意见。通过举办档案工作学习班、召开座谈会、印发征求意见稿等形式，使机关32家立档单位和各单位、各部门兼职档案员广泛参与到此次修订工作中。征求意见稿经历了“三上三下”的修改过程，充分吸收了国家档案局档案馆(室)业务指导司机关档案业务指导处的意见。此次修订工作共对现行办法进行了42处修改，新增条款15条，对19条条款作出重大调整，保证新修订的《全国人大机关档案管理办法》适应当前和今后一段时期机关档案管理工作需要。

修订工作同时坚持统筹协调、与时俱进，积极创新机关档案管理工作体制机制。新修订的《全国人大机关档案管理办法》首次明确了由全国人大常委会副秘书长牵头的机关档案工作协调机制，协调处理全国人大机关档案工作重大事务和重要事项，要求机关各立档单位建立以主要负责同志、分管档案工作领导、专职或兼职档案员、业务人员组成的4级档案工作机制，为机关档案工作的明确责任、分级管理、齐抓共管提供了有力的制度保障。按照新时代机关档案工作信息化要求，针对全国人大机关数字档案室建设情况，结合《机关档案管理规定》的精神，《全国人大机关档案管理办法》明确规定了全国人大机关档案信息化建设的技术要求和工作部署，保证全国人大机关档案信息化建设有规可循、安全规范。

7.百货公司工程部档案管理制度 篇七

(一) 供水公司供水管网技术档案不全面

对于我们现在的供水公司而言, 由于我们的供水管网技术档案管理多数是由我们的管理员人工操作, 用来记录的载体也多为纸质载体, 但是我们城市中供水公司的供水管网档案使用的频率越来越高, 因此纸质的载体在很大程度上会出现破损的问题, 这样的话就造成了我们的供水管网技术档案的不全面性。另外对于档案管理来讲, 修改也是较为重要的一部分, 然而纸质载体修改不易, 所以造成很多方面的档案不全面问题。

(二) 供水公司供水管网技术档案未更新

在我国经济飞速发展的今天, 城市化进程不断加深, 我国供水公司的供水管网也变的越来越复杂, 其也在进行不断的扩充和修建。然而在此过程中, 供水公司供水管网技术档案并不会引起施工队伍的过于重视, 所以在以后的修建或者扩建过程中, 我们不能及时的知道我们现存的供水管网的具体情况, 所以给我们供水公司供水管网技术档案管理的更新也带来很大的麻烦, 扩建的工程也会陷入僵局。

(三) 供水公司与相关设施配合不够

随着我国的城市化进程加快, 整个城市中的基础设施建设也在同步的进行, 当然我们的供水公司的供水管网建设也是其重要的一部分, 在整个的基础设施的修建中, 我们应该形成良好的沟通, 在城市有关部门的统一规划开发下, 有序的完成我们的基础设施修建工作。然而, 目前各基础设施的修建之间, 没有形成良好的沟通, 没有做好足够的配合工作, 在施工建设的工程中, 会给彼此之间带来一些不必要的麻烦。

二、加强供水公司供水管网技术档案管理

(一) 完善供水公司供水管网技术档案管理制度

为了加强供水公司供水管网技术的档案管理, 我们首先必须建立和完善相关的管理制度, 在以后的事务管理中, 以我们的具体制度行事, 便可有条不紊。我们的供水公司方面应该重视起供水管网技术档案管理, 责令相关部门提高供水管网技术档案管理的质量, 为我们整个供水公司的供水工作顺利进行。然后便是应该形成以我们的档案管理为主的管理机构网络, 同时在此工作的进行中, 我们还应该拥有专门的技术型人才来具体操作, 务必要保证我们供水管网技术档案的准确性与规范性。

(二) 同步供水管网档案管理与具体施工

随着城市化进程的不断加快, 对基础设施的建设也在不断的进行, 所以供水管网的建设也越来越频繁。因此我们的供水公司供水管网技术档案管理工作也变的日益复杂, 因此为了保证我们具体工作的顺利实施, 我们需要在工程竣工的时候, 同时对其档案管理也应该完成, 否则在以后的统计中, 会有较大的问题出现。还有就是我们供水管网技术档案管理的具体工作人员要有专业素质以及熟练的专业技巧, 要具体的根据供水管网的建设工作, 准确的跟进技术档案的管理工作。因为在我们的城市建设中, 我们的供水管网大多都在道路的两旁, 因此在道路的扩建过程中, 会是我们的供水管网具体位置发生变化, 这就需要的我们的专门从业人员具体的跟进供水管网的信息, 不断的完善我们的供水管网技术档案管理。

(三) 完善供水公司供水管网技术档案管理信息

通过上文的分析, 我们能够看到, 在我们的供水公司供水管网技术档案管理中, 其具体的信息存在着较大的遗漏和不完善, 这给我们的具体工作带来较大的不便, 因此为了加强我国城市供水公司供水管网技术档案管理, 必须不断的完善和补充供水公司供水管网技术档案管理的相关具体信息。对于我们目前的情况, 我们需要进一步的摸清我们城市中供水管网的具体位置, 不断的进行完善和补充我们的相关档案管理信息。特别是我们的老城区的部分, 要金慈宁宫一次彻底的排查, 要了解在我们的旧城区的改建过程中, 我们的供水管道具体有了哪些的调整, 为我们以后的修建, 扩建工作打好基础, 因此, 我们供水公司供水管网技术档案管理的信息完整性, 就显的格外的重要, 是我们必需重视的问题。

三、结束语

就我们目前城市中的供水管网建设情况来说, 其供水管网档案技术管理存在较大的问题, 供水管网技术档案不全面, 供水管网技术档案未更新, 供水公司与相关设施配合不够, 这些问题在很大程度上影响了我们供水公司的顺利工作, 因此我们采取了相应的措施, 完善供水公司供水管网技术档案管理制度, 同步供水管网档案管理与具体施工, 完善供水公司供水管网技术档案管理信息, 相信我们的供水公司供水管网技术档案管理工作定会得到加强。

摘要：随着社会的进步, 科技的发展, 以及当今社会对水资源的紧缺状况日益严重, 对因此将我们的高新科学技术运用到供水公司供水管网中, 加强其供水管网技术档案管理, 就显的尤为重要。同时还应该采取措施, 不断的发展和完善我国目前供水公司供水管网系统, 保证我国城市个方面的用水。在供水公司的管理系统中, 供水管网技术的档案管理是一个非常重要的环节, 是我们处理供水问题必须重视起来的环节。本文就结合当前供水公司供水管网技术档案的现有问题, 分析其具体管理措施。

关键词：档案管理问题,档案管理措施

参考文献

[1]张欣.站场管网施工中单线图的重要性[J].科学之友, 2011 (14) .

8.工程档案管理工作探讨 篇八

关键词：档案管理；问题；对策；作用

1 工程档案管理工作存在的主要问题

1.1 工程档案人员素质有待提高

工程档案资料应包括招投标、勘察、设计、施工、监理等单位形成的档案资料，涉及面广，专业性强。但就工程现场的情况看，大多项目部都未配备专职的档案管理人员，往往是其他人员兼职或临时抽调人员担任，大多没有参加过正规的档案业务知识培训，专业知识欠缺。加上现场工作繁忙，人员调动频繁，原始资料丢失、损毁严重，档案管理处于一种被动应付状态，这必然影响到工程档案的质量。

1.2 档案意识淡薄

部分施工单位对工程档案管理的重要性认识不够，重施工轻档案管理的现象普遍存在，如工程技术资料的收集整理，本应始于工程开工，终于工程竣工验收，列入工作日程，同步施工进展。在工程项目中，平时不重视工程档案的收集整理， 档案工作与工程建设不能同步管理，资料不规范、收集不齐全。甚至出现为应付竣工验收或有关检查搞突击、“做”资料的现象，造成原始资料失真，工程档案造假，甚至对档案管理人员反映的问题未引起重视，使工程档案管理工作处于被动局面。对于施工单位来讲，一般都未配专职人员，更没有专门的资料室与相应的设备，往往使应该归档的资料分散在专业技术人员手中，很容易丢失或损毁。

2 做好工程档案管理工作的对策

2.1 制定工程档案管理规范

2.1.1 实施四同步原则

我们在贯彻执行国家有关基建档案项目管理，验收方面的规定和办法时，结合广汽菲亚特克莱斯勒汽车有限公司实际情况，制定出符合该司的规定，以便于遵照执行，同时还应把档案资料管理职责纳入有关的部门和专业技术管理人员的岗位责任和业务检查考核程序中，要保持建设项目资料管理与工程建设的四个同步：即签订合同时同步提出项目档案资料归档份数与质量要求，落实好档案资料归档验收的经济责任；工程开工建设与档案资料形成积累同步，落实好建设单位、设计、施工单位相关部门和人员的管理责任；工程建设过程与档案资料跟踪指导管理同步，落实好建设单位主管部门和人员监督指导责任；工程交工竣工验收与档案资料整理交付验收同步，落实好施工单位保证交工技术资料完整准确和业主单位的质量验收把关责任。保证工程建设项目档案管理资料管理、登记、验收等环节工作的规范和有序控制。

2.1.2 工程档案归档责任书文件的签署

不仅影响工程形象，而且影响到操作、维护、管理、更新、扩建和技术改造等。通过一年多前的项目档案工作实践，笔者认为由于工程档案不及时是主要原因，多数参与单位的领导、工程技术人员和管理人员要重点抓好项目的进度和质量，对项目档案工作不落，把档案工作作为“软”，造成难以归档的项目。由于多项目参与单位，如果不是一个强制性的管理手段参与单位备案工作，项目文件归档会出现很多问题，会影响项目档案归档时间和档案质量。笔者认为对项目文件归档和管理责任书的形式，加强参与单位领导下的档案管理意识是一种行之有效的方法。因此，我们应采取项目文件归档和管理责任书的“办法和参与单位”，明确规定了参与单位档案工作的要求，项目档案，档案质量，违约处罚，参与单位领导真正从思想价值工程档案归档。这种方法可以从源头上把住工程建设的施工单位归档，档案损失情况的有效控制，使它在工程建设中不仅注重材料的积累，还要注意档案材料的质量，才能保证档案工作的顺利进行。

2.2 实施工程档案专项检查工作制，做好工程档案的业务指导工作

建设项目的特点是任务繁重、工作量大、施工周期长、参与单位多、文字材料、图纸、图表、声像资料等。任何一个参与单位，一个部门，一个工程技术人员，在工作的某些方面一个工作时间没有做好在关键项目档案的形成、积累、整理工作中可能对项目文件的管理造成困难甚至损失。为了使施工和监理单位可以在工程竣工验收后三个月内公司档案传输完成完整的、准确的和合格的数据文件，我们应对工程档案归档工作做专项检查，一是指定档案工作者和工程专业技术人员负责检查和指导工作的项目文件，对施工单位的工程文件的收集整理工作，及时跟踪。二是档案部门定期参加项目监理会议，一方面要了解整个项目的进展情况，另一方面要参加相关单位会议，对工程档案专项检查工作进行专项检查，及时协调和解决备案工作中出现的问题。这种方法可以对发现的问题及时进行整改，归档档案的质量也提高了。

做好档案专项工作检查的同时，为确保工程档案的质量，应优质、高效做好工程档案的业务指导工作。例如该司所有工程可从可行性研究报告审查会、初步设计审查会、工程管理工作例会，到其他有关专题工作会议以及单位工程划分工作、工程交工验收等，档案部门都应参与进去。通过深入参与工程建设的有关工作，档案部门能及时掌握、了解工程建设的主要内容、进展情况、材料形成情况，并有效地监督、指导职能部门，做到及时发现问题，及时了解指导、解决问题，做到档案工作与工程建设“四同步”，确保审理档案时做到情况清楚、心中有数。同时，档案部门参与工程管理也有利于档案人员与其他部门人员联系沟通，得到他们的配合、支持。

2.3 监理发挥工程档案审核检查中的作用

在工程实际项目档案管理工作中，由于人事档案并没有亲自参与到工程建设中；二是档案人员不是工程技术人员，对项目文件的质量检查是有限的，对施工过程中的一些具体问题和环节的监督也只有更多的理解。签名和监理人员由于熟悉工程的每一个环节，每一个过程，掌握每一个隐患和质量事故的原因，发现过程和结果，所以我们需要监督单位提交的建设单位项目文件，认真负责地审计，检查。如发现问题应及时返回施工单位整改资料档案，直至项目文件质量符合归档要求后才能签名，这对提高工程文件的质量，确保工程项目完成后的项目及时传递起着重要作用。

参考文献：

[1]肖永福.加强重点工程档案管理，努力做好服务工作[J].云南档案，1992.

9.公司业务档案管理制度 篇九

第一章

总

则

第一条 为了维护XXXXXXX有限公司及委托单位的利益和合法权益，规范本公司的业务档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，结合本公司的具体情况，特制订本制度。

第二条 本制度中所称档案是指各部门在对项目进行市场调查、数据分析等绩效评价活动中形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。

第三条 本公司各类业务档案的所有权归本公司所有。各类业务档案由办公室统一管理，对各类业务档案进行日常管理、分类、整理、编目、借阅、销毁等工作。

第四条 本公司业务档案实行集中统一管理，接受同级档案行政管理部门、山东省财政厅等有关部门的监督、指导。

第二章 业务档案的收集与管理

第五条 档案收集：业务档案是本公司业务活动中形成的凭证底稿和文件资料，它是反映本公司业务活动的真实记录。业务人员在办理业务过程中，所需文件，权属证明、会计资料和其他相关资料应收集充分，以备核查和调阅。

第六条 归档收集范围：各项绩效评价报告印稿，绩效评价工作底稿及业务资料、报表等，包括综合类、业务类及备查类工作底稿。

第七条 业务档案管理的基本内容包括：按照业务档案管理规范化、科学化、制度化要求，对业务报告、工作底稿等业务文件材料进行收集、分类、整理、编目、立卷、归档、保管、利用、鉴定和销毁。

第八条 各业务人员在业务工作结束后，必须将业务工作过程中形成的文件材料和工作底稿按归档要求进行收集、分类、整理后及时向档案管理人员移交，任何人不得拒绝归档或将信息私留。

第九条 各业务项目小组，在每个业务项目完成后，由项目负责人指定专人，按照业务类工作底稿和备查类工作底稿分别进行整理。业务类工作底稿按照业务工作底稿目录的顺序排列装订，永久性工作底稿（备查类）按永久性工作底稿目录的顺序整理装订。装订后的工作底稿要规范整洁。

第十条 各类业务档案归档内容包括以下四类：

1、相应项目当期档案纸质版。

2、永久性档案纸质版（即备查工作底稿档案）。

3、留存正式的绩效评价报告。报告已正式签字盖章生效。

4、底稿电子版。

第十一条 业务档案的立卷程序包括以下工作：

1、组卷：按照委托单位项目号划分，原则上组成一个案卷。

2、公司承接绩效评价项目按照及项目号排序，卷内的材料按照工作底稿目录的内容排序。

3、业务档案复核：档案归类、整理完成后，项目负责人对工作底稿全面审核确认无误后，在相应位置签字；立卷人将项目复核后的档案交至档案复核人，在相应位置签字。

4、业务档案装订：业务档案复核完毕后，去除所有文件材料附带物。要求统一填写案卷封面，注明客户名称、业务类别、期间、册书、归档日期、归档人等相关信息。永久性档案需单独装订成册，并注明档案类别。

5、业务档案移交：业务档案立卷完毕后，应及时将业务档案交公司档案管理员保管，并办理档案移交手续，档案管理员需验收确认无误后归档。

第十二条 各业务类档案，由立卷人编制档案清单向档案室移交，档案室验收后，按照业务项目和业务报告文号顺序编制案卷目录。凡不符合立卷归档要求的则令其退回，重新按要求立卷归档。对验收合格的业务档案，移交人和接交人要在移交清单上签字确认。第十三条 移交后的各业务类档案，档案室人员根据移交清单，按照档案的类别编制《皓诚投资咨询有限公司档案目录》，编制好的档案目录，验收合格后正式归档保存。

第十四条 公司业务档案管理人员因工作需要发生变动时，应办理档案交接手续，安排有关人员监交。交接手续办理完毕后，移交人、接受人、监交人均在移交表上签章。移交人必须办理完移交手续后方可一离开。若有一方未按照规定移交档案，将追究其责任。

第十五条 业务人员调（离）职之前，须有档案管理员在问询业务人员所在部门经理意见后在《人员调离签单》中签署业务档案移交检查是否符合规定的意见。凡有未交业务档案的，应补交相应的业务档案；凡造成业务档案丢失且无法弥补的，按照有关规定办理；业务档案移交检查没有问题，或检查出的问题全部处理完毕后，档案管理员方可在《人员调离签单》中签署业务档案移交检查符合规定的意见；否则，签署不符合规定的意见，人力资源部不办理调动和解聘手续。

第三章 业务档案的保存

第十六条 为保证业务完整性、保密性和方便实用性，本公司业务档案统一存放于档案室。

第十七条 正式归档后的各类业务档案，由档案室管理员进行分类整理，统一编写案卷目录。做到存放合理，排列有序，查找方便。

第十八条 档案室要保持存放档案的清洁卫生，做到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防磁等，确保各类业务档案完好无损。

第四章 业务档案的利用

第十九条 业务档案的利用是指对业务档案的借阅、复印和摘录等。

第二十条 事公司内部人员借阅业务档案要严格执行借阅手续。档案的借阅需填制《业务档案借阅审批表》，经经理和项目负责人审批后方可借阅。借阅责任人及部门经理应对所借阅档案负完全责任（包括安全性、完整性、保密性等）。

第二十一条 对借阅的业务档案及本公司内有关文件，需做到严格保密，对失密、泄密并造成有损客户利益和本公司信誉的，应追究当事人的责任，并视其情节的轻重给予通报批评和经济处罚。

第二十二条 对于继续为上年客户提供服务的项目，永久性档案可在借阅使用后在档案负责人监督下将内容进行更新，随本期项目重新立卷归档；同时注销以前永久性档案存档记录编号。

第二十三条 本公司以外人员，如法院、检察院等因业务工作需要查阅公司档案时，须经该项目负责人所在部门的部门负责人审批，其他咨询类公司人员等因业务工作需要查阅事务所档案时，须经该项目负责人所在部门的部门负责人审批后，由有关部门代为办理借阅手续方可借阅，但不得带出公司以外，不得复制相关档案。借阅的档案由代办人负责催收。

第五章 附则

第二十四条 本公司绩效评价等咨询类业务档案参照本制度执行。

10.物业公司档案管理制度 篇十

档案管理制度

物业管理公司档案管理制度提要：

一、公司工作人员需要借阅档案，须经总裁办负责人同意。借阅时间原则上不超过一天。如特殊情况借阅量大的，要坚持勤借勤还，防止丢失、泄密。

二、外单位查阅档案，必须持介绍信经分管副总裁批准后方可查阅。

物业公司档案管理制度

第一章 总则

档案管理是企业管理的重要内容之一，公司总裁办指定专人负责档案管理工作，为规范公司的档案管理，特制订本制度。

第二章

档案分类

一、综合类

（一）公司发起人协议书、批准公司设立的政府批文、验资报告、可行性报告，各种请示、申请报告、评审意见书、认股书等；

永久

（二）公司编文号的全部文件；

永久

（三）公司股东会、董事会、监事会、专业委员会、总裁办公会、业务联席会等会议文件；

长期

（四）公司大型活动策划方案及有关资料，制订实施的规章制度、机构设置改变，启用新印章的通知批复；

永久

（五）公司的各种请示报告及上级部门的批复；

永久或长期

（六）集团内各单位主送我司有关重要问题的文件；

长期或永久

（七）政府各级部门发送的文件；

长期

（八）公司领导班子会议纪录，办公会议记录，党委会议记录及其它研究重大问题的会议记录；

长期

（九）介绍信、信函存根、电报底稿；

短期

（十）公司档案的交接清册和销毁清册；

长期

（十一）各职能部门、综合类档案目录。

永久

二、经营管理类

（一）各职能部门管理文件、重要资料目录；

永久

（二）公司下达的考核经济指标及完成情况；

永久

（三）公司各部经济考核指标；

短期

（四）公司和业务部门对外签订的协议、合同；

永久或长期

（五）上级部门制定的政策、规定等指导性文件。

长期

三、财务类

（一）审计报告；

永久

（二）年初预算报告；

长期

（三）财务分析报告；

长期

（四）财务存档资料、文件目录。

永久

四、人事类

（一）公司领导成员的任免申报及上级批复；

永久

（二）公司中层干部的任免、部室人员编制及花名册

永久

（三）职工奖惩情况记录；

永久

（四）职工的转正、定级、调资、离退休、退职、抚恤、死亡等有关资料；

永久

（五）劳动工资报表（年报）；

永久

（六）有关奖励基金和福利基金的开支情况资料

短期

五、行政类

（一）固定资产登记，产权移交、清册报表和资料；

永久

（二）基建工程的申报、批复，以及图纸、施工、竣工交付使用的全套资料（包括水、电、气在内）；

永久

（三）购买固定资产计划、资料。

永久

六、工程类

接管物业的工程资料，在退出时交还下个物业公司。

备注：保管期限中：永久指10年以上，长期指5－10年，短期指5年以下。

第三章 档案保管

一、集团公司的全部工作资料必须将原件按归档要求交档案室存档。原件如有两份的部门或二级公司、控股公司可存一份原件。档案室在立卷的基础上，按照分类大纲、归档范围和保管期限的要求整理归档。

二、档案要做到系统排列并建立案卷目录和索引，以便于查找和利用。

三、各职能部门和二级公司、控股公司管理的档案报送目录到档案室备案。

四、档案室门窗及档案柜应符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘的要求，档案室内严禁烟火和存放易燃易爆物品，保持整洁、卫生。

五、档案管理人员每半年检查一次档案的保管情况，如发现生虫、破损、被盗、失泄密现象，应及时向分管领导汇报，采取有效措施进行处理。

六、建立健全档案进、出登记制度，对每年收进送出的档案材料按照保管期限分别进行统计。

第四章 档案借阅

一、公司工作人员需要借阅档案，须经总裁办负责人同意。借阅时间原则上不超过一天。如特殊情况借阅量大的，要坚持勤借勤还，防止丢失、泄密。

二、外单位查阅档案，必须持介绍信经分管副总裁批准后方可查阅。

三、查阅和借阅档案的人员，必须对档案的安全负责，不得任意拆卸、转借、涂改、损坏和泄密。其中的机密事项只能在档案室内查阅。如系案件调查取证需要复印者，公司内部的由总裁办主任批准，外单位由分管副总裁批准。

四、查阅档案的人员，必须遵守档案室的各项规章制度，自觉办理借阅手续，认真填写档案使用登记表。

第五章 立卷归档

一、公司实行部门立卷，各职能部门、二级公司、控股公司按照档案分类大纲，将文件、资料（包括照片、声像）整理后交档案管理人员归档。

二、归档时间：各部门、二级公司、控股公司的文件、资料和自存档案目录（包括上级下发的承办和阅存的文件），于次年三月底以前移交公司档案室，在六月底以前整理归档完毕。会计档案资料由财务部存档。

三、归档的文件、资料，必须完整、规范，符合耐久要求。

第六章 其 他

一、以上制度规定各职能部门和二级公司、控股公司须认真遵守，如未按要求办理，造成损失者要给予经济和行政处罚，造成重大损失者予以除名，直至追究刑事责任。

11.浅析如何加强工程档案管理 篇十一

关键词：工程档案；管理措施；人员管理；

中图分类号：C931.6 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2014）-08-00-01

工程档案在进行城市规划设计、建设以及管理维护过程中发挥了重要的作用，其中记载的文字、图像以及声像是工程建设的载体，是比较宝贵的信息资源和知识宝库，屬于潜在的生产力，为城市规划和建设以及发展起到了非常重要的基础作用。首先，工程档案可以为城市建设提供必要的经验，真实记录其中的生产活动，为提高工程建设水平提供借鉴和帮助。同时工程档案包含工程建设的各种因素，能够为以后工程建设提供帮助和建设。近些年来，随着城市化水平不断提高，城市发展速度越来越快，为了有效缓解城市在发展过程中人多地少的矛盾，地下建筑和隐蔽工程比较多，对这些工程管理和维护以及扩建就要需要大量的工程资料，才能有效避免盲目性，最大限度地减少浪费。下面就如何做好工程档案管理展开论述。

一、要不断完善工程档案管理制度

在进行实际的档案管理过程中，要明确管理的载体、主体、任务以及要素，要严格依照法律法规进行管理，要建立相应的档案预验收和执法制度，严格控制备案和报送过程，保证工程档案的内在和外在质量。因此，管理人员要熟悉掌握有关工程档案管理的法律和规定，提高自身素质和综合管理水平，同时在实际管理过程中不断完善各种制度，明确各种程序，提高管理质量和效率；同时还要进行必要的监督，避免出现重大失误的情况或者管理事故。

二、要实现管理的规范化和现代化

为了提高工程档案的管理水平，提高管理人员自身的道德素质，根据工程档案管理的现状，明确工程建设单位、设计单位、施工单位以及建立单位资料管理人员的职责，保证整个工程资料搜集的完整和规范，保证与整个工程施工过程步调一致，同时工程资料和档案在维护各个参建单位合法权益过程中发挥着重要的作用，是非常重要的依据。

三、要加强对工程竣工资料的验收

在进行工程竣工验收过程中，建设单位和资料管理人员要严格按照建筑工程档案管理的要求进行资料的搜集和整理；同时对工程建设过程中的文件和资料进行严格全面的审核和检查，及时发现和解决现实中存在的问题，不断查漏补缺，保证竣工材料的搜集有效及时，做好最后工程的验收工作和档案资料验收工作，保证二者同步，避免出现不协调的情况。

四、要加强对工程资料管理人员的培训

近些年来，随着我国建筑工程迅速发展，工程资料在管理过程中出现许多新的特点和变化，给管理人员提出了更高的挑战和要求，要提高工程资料管理人员的工作意识、质量以及水平。同时在实际管理过程中，要认识到资料管理的重要性，采用先进的科学技术和系统进行管理，引进先进的管理方法和手段，提高自我管理意识，能够真正领会和掌握相关法律、法规的规定，增强责任心，保证工程档案的质量。

五、做好工程建设资料编制工作

在很大程度上工程的技术资料可以反映施工质量，因此，施工资料管理人员要根据实际情况，严格按照施工进度进行资料的搜集和整理，尤其做好工程技术资料的搜集整理，做好跟踪的搜集工作以及各种质量评定的原始记录，保证整个内容的连贯性和连续性，在工程竣工以后，要避免出现缺少资料的情况，明确各项资料管理人员的职责和责任，避免出现遗漏或者错误的情况，这就要求资料管理人员要对资料进行详细的手机，进行分部和分项工程资料的分类整理，同时还要加强监督，对出现的漏项或者错误情况，要及时进行补充和纠正。

六、要利用各种手段开发工程资料的信息资源，做好工程资料信息统计工作

因此，资料管理人员要实现信息资料管理的微机化管理，对资料管理的时间、地点进行严谨的管理，保证在使用过程中能够及时调出，避免出现人力物力财力的浪费，最大限度的降低管理人员的工作强度，实现工程档案管理的标准化、微机化以及信息化，大力建立电子文件类的资料。同时还要做好各方面的协调工作，提高管理工作的效率；按照标准和资料的性质进行科学合理的分类编号。另外，要做好材料的传递和变更记录。在实际的管理使用过程中，进行频繁的变更，就会对材料和档案的完整性产生一定程度的影响，因此，要对做好相应的记录，避免出现丢失或者损坏的情况。

综上所述，在进行工程档案管理过程中，要制定有效完整的制度，根据实际管理过程中存在的问题采用先进的管理技术和手段，不断总结经验教训，保证工程档案的完整性和有效性，从而为以后工程建设提供必要的借鉴和帮助。

参考文献：

[1]贺远程.工程档案管理对促进建设工程质量作用的研究[J].中外建筑.2010（11）

[2]闫亚珍.目前工程档案管理工作中存在的问题及对策[J].福建建筑.2009（11）

[3]李秀红.关于建设项目工程档案管理的思考[J].工程与建设.2010（05）

[4]范英媛.浅议工程档案管理中应注意的问题[J].陕西水利.2009（05）

12.档案信息化与工程档案计算机管理 篇十二

一、档案信息化的涵义

档案信息化可理解为是以现代信息技术在档案工作领域的实际运用为基础, 以档案信息的资源化为主导, 以实现资源共享为目的推动档案工作发展的进步过程。这一描述包括以下3个过程:一是以现代信息技术在档案工作领域广泛而实际的有效利用来作为技术应用过程;二是将档案“信息化”中的“信息”通过各种方法、手段进行整合、开发、使之“资源化”并为社会广泛使用的转“化”过程;三是将档案信息化逐步纳入到整个社会信息化之中的发展过程。

综上可以看出, 档案信息化具有以下两方面涵义:一方面, 档案信息化是一种社会发展形态, 是档案工作发展到某一特定社会进程的概念描述, 而不是某一时刻的结果。在这一过程中, 档案信息化在其自身发展过程中涉及社会的各个方面, 因此, 要把其作为整个社会信息化进程中的一个方面或是缩影来看待, 它属于社会信息化中的应用性工程之一;另一方面, 档案信息化又是一个不断完善和发展的过程, 在这一过程中信息技术的发展与广泛应用是推动档案信息化进程的动力, 开发与有效利用档案信息资源的能力, 进而实现资源共享是目的, 为此, 这一过程需要多种社会力量的参与和良好的档案工作内部条件和外在环境。总之, 档案信息化作为一个运动过程, 它是一个动态概念, 它的内涵在不同的历史发展阶段会呈现出不同的特点。

二、档案信息化的实质

档案信息化中的“信息”实质上指的是“档案信息资源”。它是档案信息本身和支持档案信息运动的物质基础, 也就是说, 我们要运用一定的技术手段, 创造适宜的社会条件, 将其视为一种社会资源加以开发和利用。从深层意义上说, 档案信息化就是给人们对档案“资源”利用提供一种非常有效的手段, 使人们能以更快更便捷的方式获得并传递这一“信息资源”, 实现真正意义上的信息利用社会化, 这也就是档案信息化的实质问题所在。这一问题的实现需要具备以下要素:

(1) 档案信息资源作为档案信息化活动的基本资源, 在量的积累上要达到一定高度, 经过整合之后能普遍地应用于社会生活的各个领域, 且能产生并创造出越来越多的物质与精神财富是档案信息化的基础。

(2) 信息技术在档案工作实践领域的有效利用, 使档案信息能够实现技术意义上的资源化 (数字化) 是实现档案信息化的前提。

(3) 档案信息观的普遍提高是社会各方面广泛利用档案信息资源, 实现档案信息化的重要条件。

档案信息化的核心是档案信息资源的建设, 在档案信息资源建设量的积累过程中, 使档案信息不断“资源化”是档案工作追求的价值目标。

三、档案信息化改变传统的档案管理方式

计算机辅助设计在我国工程设计领域的广泛应用, 利用计算机这种先进的技术工具, 产出规范、准确、美观的设计成品, 即工程图纸, 是设计人员心血的凝聚、智慧的结晶, 也是社会的宝贵财富, 妥善保管与有效利用是至关重要的。

历来, 设计者要花费大量的时间和精力查找已有的图纸档案, 对有些相同工程或修改极少的图纸, 为了提高设计效率, 只能用调底图再晒蓝图的方法, 在蓝图上进行修改。这样成本高, 图纸不美观, 设计人员带来不便, 增加重复劳动时间。随着档案信息技术的深入推广, 网络技术的普遍应用, 光盘存储技术的日益成熟, 使得档案信息的生成、发行、传递、复制、更改、存储变得十分方便, 一种产品的几百页资料和图纸浓缩在一张光盘上, 联网传递时间以微秒计, 而且准确无误。

四、档案信息化具体运作——工程档案计算机管理

(一) 运用计算机管理工程档案对数据库的要求

计算机的管理程序中必须有专门用于实现各种文字资料、各种幅面的工程图纸、文件、图片等计算机管理的综合系统;它集档案管理、图纸录入、净化、修改、输出、矢量化等图像处理于一体, 建立无纸档案库。该档案库可以放置在硬盘上或光盘上, 可通过分类检索或条件组合检索快速查到所需资料;可以随意移动、放大、缩小图纸和文字资料, 档案人员可以对相关数据进行修改、编号, 并对各种资料进行无失真输出。实现文书档案与科技档案的互通渠道, 解决单位内有关生产、技术部门对各种文件图纸的网络共享、查阅等问题;通过良好的接口界面, 使得设计部门的设计图纸、生技部门所出的竣工图纸传送到档案室, 由档案人员进行整理、归档, 并通过网络进行借阅;经过生技科的核准, 提供竣工图给生产技术人员进行检修后的修改, 使得技术人员在施工现场就能借阅工程图纸及有关档案。

(二) 档案管理数据库应符合以下几种技术指标

(1) 该系统标准符合档案的有关标准和规程。

(2) 支持包括图纸、文档等在内的多种类型的档案。

(3) 可擦写光盘压缩存储。

(4) 图纸幅面不限, 能通过扫描仪迅速方便地进行输入和处理。

图纸档案既可以在喷墨绘图仪上输出, 也可以在打印机上迅速方便地输出, 输出后的图纸档案可以大小不限。

(5) 系统对图纸进行数据库管理, 并可进行查询、浏览、编辑、数据维护及输出;同时具有档案的保密机制, 使不同用户按授权访问不同图纸。

(6) 提供图纸处理工具箱, 可以对图纸进行灰度及彩色过滤、净化、缩放、修改、拼接等操作;具有多窗口编辑能力, 可对图纸的误差进行调整和修正。

(7) 网络吞吐量大, 系统支持大型投影设备, 可将图像清晰地显示在大屏幕上。

(三) 实现工程档案计算机管理必须解决的问题

(1) 用户授权及保密机制, 不同的用户具有不同的权限, 以防止非法侵入。

(2) 多种检索方式, 提供灵活的分类检索及模糊检索方式。

(3) 档案记录的显示与漫游。

(4) 档案统计、用户借阅管理, 可对数据库中的图纸、文字材料进行跟踪管理, 记录图纸的借阅历史, 统计图纸的使用频率, 明确图纸的损坏、遗失的责任;借阅图纸时, 建立图纸借阅记录, 对借阅进行检索和统计。

(5) 可无限量保存图纸;文档、工程图纸等可以打印输出。

(6) 档案库的维护;可任意创建档案库;有完善的备份与恢复功能。

(7) 可以进行档案销毁管理, 并且可以预先对需要销毁的档案进行鉴定。

13.物业公司档案管理制度范本 篇十三

为规范物业公司和项目客服中心档案管理工作，特制定本制度。

查阅档案：向办公室申请填写《档案查阅登记表》经办公室主任批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。

调阅档案：向办公室申请填写《档案调阅登记表》经办公室主任批准方可调阅，所调阅档案可以带出档案室，规定期限内完整归还，不得复印。

（二）项目档案查/调阅

查阅档案：向档案管理员申请填写《档案查阅登记表》经综合部经理批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。

调阅档案：向档案管理员申请填写《档案调阅登记表》经综合部经理批准方可调阅，所调阅档案可以带出档案室，规定期限内完整归还，不得复印。

（三）密件档案查/调阅

密件档案查、调阅、摘抄、复印须经公司总经理批准，并有办公室主任陪同。非物业公司内部工作人员查看业主档案时，须有档案管理员在场，并不得把业主档案带出档案室外。

14.公司档案保密制度 篇十四

一、公司的档案管理人员为保密工作的直接责任人，应自觉对公司的档案材料进行保密。

二、在正常的工作业务中，需要提供属于公司机密事项时，必须经集团董事长同意后，方可提供。

三、对公司下发的保密文件及重要会议材料各单位进行妥善保管，并进行登记管理，不得乱扔乱放。

四、保密文件的复制必须履行审批、登记手续。要严格按照批准的份数，不得擅自多印留存。复制文件应按原文密级进行管理，复制中形成的废页应作为密件销毁。

五、绝密级文件、资料不得全文抄录，确因工作必须摘抄的，须经集团公司主要领导批准，并履行登记手续。未经同意，不得擅自复印、翻印和摘抄。

六、保密文件在发送装封时应按批准份数认真清点、装封，切忌将不同密级的文件混放于同一信封中。密级的信封上要以戳记标明文件的密级。封口时，不应用钉书钉封口的方式，应采用密封的方式。

七、涉及国家机密和公司商业秘密的文件，原则上不用传真方式发送，确因紧急情况需要时，要用密码传真传送，不允许用普通传真机和电子邮件传送；绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。

八、保密文件接收时应由公司保密人员拆封，其他人员

一律不得拆封。保密文件的登记、编号，要与一般文件分开进行。

九、传阅保密文件时，必须由指定的人员统一掌握。不经过集团主要领导批准，不得擅自扩大秘密文件的阅读范围。公司工作人员应在办公室阅读秘密文件，公司领导确需在家中阅读秘密文件时，应按照有关规定，做好保密工作。

十、保密文件必须存放在有保密设施的办公室及设备中保管，并经常检查。常用的秘密文件随手入柜加锁。

十一、建立公司保密文件清退制度，每逢重大节假日前两天各部室需将所传阅的保密文件清退给办公室。如发现遗失，要及时追查处理。

十二、如保密人员因工作调动或其它原因而长期离开岗位前，必须把自己经营的秘密文件全部移交清楚。移交时，要造册、清点、核对，并且要履行签收手续。

十三、保密人员每年对办理完毕的保密文件收集齐全，对有查考价值的要整理立卷，其他文件可按有关规定处理。调阅公司的保密档案，须经公司主要领导批准。

十四、保密文件销毁前，必须逐一登记，并在报集团主要领导批准后派两名以上工作人员进行销尽。绝密文件应指定专人在公司内销毁。

十五、以上保密文件拟制、处理、管理的各个环节，要建立严格的登记制度，在工作过程中保密文件管理人员要注

意不要谈论文中的机密事项，不让无关人员随意浏览，不得在无保密措施的无线电话中谈论机密事项等等。

十六、公司印制各类简报、刊物及向宣传、新闻出版单位提供公开发表的稿件、信息，承办人应经公司主要领导审批，不得涉及和泄露国家及公司秘密。

15.水利工程档案管理 篇十五

根据国家法律、国标、水利部规范、规定和办法, 对监理部档案资料管理科学规范化进行探讨。

1 相关法规

水利工程监理部档案资料管理相关法律、规范、规定和要求主要有:《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001, 《水利工程建设项目档案管理规定》水办[2005]480号, 《水利工程建设项目档案验收管理办法》水办[2008]366号, 《科学技术档案卷构成的一般要求》GB/T11822—2008, 《中华人民共和国档案法》。

2 档案管理体系

监理部设置档案管理人员一名并制定相应岗位职责;制定包括文档资料收集、分类、整编、归档、保管、传阅、查阅、复制、移交、保密等的制度;制定包括文件资料签收、送阅与归档及文件起草、打印、校核、签发、传递等在内的文档资料的管理程序。

监理人员按规定程序起草、打印、校核、签发监理文件, 按规定格式编写监理文件。常用报告、报表格式采用《水利工程建设项目施工监理规范》所列的和水利部印发的其他标准格式。文件格式遵守国家及有关部门发布的公文管理格式, 如文号、签发、标题、主送与抄送、日期、纸型、版式、字体、份数等。

3 文件的形成过程

监理部与发包人和承包人以及其他人的联络以书面文件为准, 特殊情况下先口头或电话通知, 但事后按施工合同约定及时予以书面确认。发出的书面文件由总监理工程师或监理工程师签字后按要求加盖公章。发出的文件做好签发记录, 并根据文件类别和规定的发送程序, 送达对方指定联系人, 并由收件方指定联系人签收。监理部对所有来往文件均按施工合同约定的期限及时发出和答复。监理部收到政府有关管理部门和发包人、承包人的文件, 均按规定程序办理签收、送阅、收回和归档等手续。

在监理合同约定期限内, 发包人就监理部书面提交并要求其做出决定的事宜予以书面答复;超过期限, 监理部未收到发包人的书面答复, 则视为发包人同意。对于承包人提出要求确认的事宜, 监理部应在约定时间内做出书面答复, 逾期未答复, 则视为监理部认可。

4 文件的传递及归档

承包人向发包人报送的文件均报送监理部, 经监理部审核后转报发包人。发包人关于工程施工中与承包人有关事宜的决定, 均通过监理部通知承包人。不符合文件报送程序规定的文件, 均视为无效文件。文件传递过程由各单位分别做好签发和签收的记录、分类存储, 并更新分类档案目录。

5 工程档案形成

工程施工过程中形成的主要文件资料包括:工程合同文件;施工方案、施工计划报审文件;工程业务、技术联系单;各种主、辅原材料出厂合格证和质保书以及检验试验资料;设备安装使用说明书、合格证明文件;成品、半成品的试验检验资料;工程质量检验评定文件;工程计量;施工图、竣工图, 声像资料等。监理工程师采取抽检的方式对各标段的档案资料进行控制;监理的档案资料主要有监理规划细则;会议纪要;监理通知;监理指示单;监理联系单;监理报告;监理月报;监理抽检资料等。书面文件均采用耐久性强的碳素墨水笔进行记录, 字迹清楚, 图样清晰, 图表整洁, 签字盖章手续完备。纸张幅面尺寸均采用规格为A4幅面 (297mm×210mm) , 符合长期保存归档的要求。工程资料的内容真实、准确, 与工程实际相符合, 并符合国家有关方面的技术规范、标准和规程。

水利工程竣工图纸采用国家标准图幅。图纸中应修改的地方均已在更改部位注明, 并用补绘法在蓝图空白处绘成大样, 并用箭头的引出线标明更改依据。所有设计变更联系单及图纸会审纪要中的图纸变更内容按要求进行编制。编制完毕后所有竣工图均加盖竣工图章, 并由施工单位的编制人、审核人、技术负责人以及监理单位的现场监理、总监等签字, 注上编制日期。竣工图章尺寸采用50×80的图章, 采用不易褪色的红印泥盖于图标栏的上方空白处。所有竣工图纸按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面, 尽量使图标栏露在外面。

6 结语

水利工程从开工至竣工验收前, 监理部专人负责档案资料的收集、整理、分类归档要符合规定程序, 档案资料要真实、齐全, 要符合档案管理规范要求和合同要求, 才可以具备工程档案验收条件。档案验收是工程接近尾声的工作, 需要各参建单位通力合作, 需要平时施工过程对档案整理工作的重视, 这样才能顺利通过工程档案验收, 为工程竣工验收打好基础。

参考文献

[1]建设工程文件归档整理规范.GB/T50328-2001

[2]水利工程建设项目档案管理规定.水办 (2005) 480号

[3]水利工程建设项目档案验收管理办法.水办 (2008) 366号

[4]科学技术档案卷构成的一般要求.GB/T11822—2008

16.市政工程设计档案管理研究 篇十六

一、工程设计档案的主要特性

（一）组成的成套性

设计单位是以一个独立的工程项目作为设计工作对象，各专业的设计人员按照设计程序开展设计工作，形成具体设计文件材料整体，从而决定了设计档案的成套性。一项工程设计最终组成一套完整、准确、系统的档案，其中的图纸、文字或表格都是该套档案不可缺少的组成部分，这就是它的成套性。工程设计档案的收集、配套整理、保管和开发利用等管理工作，按照工程项目将设计文件材料收集齐全归纳、有头有尾、完整无缺，如实地反映一项工程各个设计阶段、各种设计专业技术活动的历史过程，维护其历史全貌；不同项目的图纸文件一般不能混淆在一起，按项目完整、系统地保存。

（二）形成的阶段性

根据设计工作的基本程序，一项工程一般都要经过设计准备前期阶段、初步设计阶段、施工图设计阶段和配合现场施工安装阶段，前后不同阶段的设计文件之间，既有密不可分的有机联系，又有明显的严格的阶段区分，因此，每个设计阶段各个专业的设计文件分别组成各自互相联系的有机整体，并决定设计文件材料形成的阶段性。

（三）内容的专业性

一项工程设计是由多种专业和设计人员按不同专业分别开展具体的设计作业，又相互配合共同完成的，因此，一项工程的设计文件材料其形成过程是多学科、多专业联合集体创作的过程。因此，工程设计档案在分类、编号、编制检索工具时，都要考虑设计文件材料的专业性，以及专业间的联系特点。不同专业的技术文件材料一般不能混淆在一起，在确定分类、编号的结构层次时，要考虑图纸文件所属专业与工程项目与设计阶段之间的隶属关系，比如齐齐哈尔市政工程设计研究院主要有给排水、道路桥梁、工业民用建筑等专业工程设计，对于档案人员管理就要熟悉本院各个专业的特点，掌握必要的专业知识，才能更好地管理本院工程设计档案。

（四）修改补充的多变性

工程设计图纸文件是设计人员科学技术构思的产品，在施工过程中经常出现设计变更，需要对设计文件进行必要的修改和补充。设计图纸文件的这种频繁的变更修改是不可避免的，这是工程档案有别于其他一些档案重要特点。当设计变更时，必须按照有关规定及时修改原底图或补充绘制新图，并相应地做好施工现场和库存蓝图的修改工作，做到底图和蓝图一致，图纸与施工安装现场一致。做好设计变更材料与该工程设计技术文件材料的配套整理，使工程设计档案准确、完整。

（五）使用的通用性

设计是一项继承性和创造性很强的工作，一般都是在继承和借鉴前人设计成果的基础上进行创造，往往是量大、面广、共性多、通用性强，使有关图纸文件具有广为复用的条件，这也就决定了工程设计档案通用性的特点。借鉴套用其中一部分甚至全部图纸文件，这样大大避免了重复劳动，缩短了设计周期，可加快设计速度，为整个工程建设赢得时间，提高工程效率。

（六）数量的浩繁性

工程建设产品本身具有整体性的特点，内容繁多，它们千差万别，各自有它独特的结构、形式和要求，并相应形成多种多样独立设计的图纸文件。因而设计单位在设计技术活动中形成的图纸文件必然具有数量大、递增快的特点。所以，在管理上需要考虑有较大、较多的库房；要有足够的橱、柜、架、盒、夹等设备及装具；现在已经采用自动检索及光盘技术等现代化管理手段，提高了贮存密度和检索效益。

（七）效益的社会性

工程设计档案，是为工程项目的建设提供设计图纸文件，作为施工的必要条件，也是可供开发利用的设计技术资源，对内可参考复用，对外可供技术转让和交流。为此保存工程设计档案完全是为满足生产建设的需要向社会提供服务的。设计档案的这一特点，在档案管理中必须克服技术封锁、保护主义。面向社会技术市场及时准确方便有效地提供档案资料，让工程设计档案最大限度充分发挥经济社会效益。

（八）使用价值的时效性

工程设计档案用于工程项目第一次实现使用价值后，还会若干次地被利用，因而说它具有长期使用价值。工程设计档案按其使用价值有它的活跃到衰减规律。即其利用价值和它保管的时间成反比例。这说明工程设计档案的使用价值不是无限期地保持不变，而是具有一定的时效性。

综上所述，工程设计档案的特点是由设计单位的性质和设计活动的规律所决定的。认识并掌握设计档案的这些特点，有利于不断改进管理方法和提高服务质量，以便最大限度地发挥工程设计档案的作用。

二、工程设计档案管理发展趋势

档案管理信息化。只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务，资源共享，提高档案信息利用的时效性。档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用工作量大，效率很低，费时费力。实行信息化后，数据只需一次录入可以多次利用，可在档案管理内部进行数据共享，提高工作效率。

检索查询便捷化。传统的检索方式，档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高工作效率和竞争力，使档案管理的职能不再单纯是档案的保管，而成为设计研究院内部的信息中心。

原工程设计档案管理是用记账式管理的，只记录卷册信息用于各种档案类型的帐目、卡片以提供工程设计人员的查询、检索,档案信息的管理只停留在档案室内部执行，管理的只是纸质档案，计算机所生成的图形文件及文字类工程文件均未收集。将纸质档案信息转化为数字化信息，就是为了让档案信息变成流动的有生命力的资源，要实现这一点，必须依靠网络，必须配备统一的管理设备。

档案信息化在档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行了处置、管理和提供利用服务的工作。具体可以理解为档案信息实现“三化”：一是档案信息数字化；二是档案信息接收、传递、存储和提供利用一体化；三是档案信息网络化。档案信息实现“三化”是企业现代化的重要标志，是档案管理发展的必然趋势，而档案是各种有价值信息的核心，它不只是对各种资料、数据、文件和信息的储存和记录，而且要对归档的大量信息进行分类、组织和整编，以便于更好的利用。所以，电子档案管理系统是企业信息管理系统的重要组成部分，也是目前信息管理系统当中的薄弱环节。作为设计单位工程设计所带来的大量电子文件都具有可参考的再利用价值，对这些文件的存储管理和网上利用已成为信息管理所急需解决的问题。

17.公司档案管理标准 篇十七

为合理、有效地收集、整理公司各项经营管理过程中所形成的档案，并有效地保存、利用档案，使之服务于公司各项经营管理工作，特制订本标准。1 范围

本标准规定了公司各项经营管理档案的形成、归档保存、利用，以及检查考核等内容。本标准适用于*****有限公司。2 规范性引用文件

无 3 定义

档案：指公司经营管理活动中需分类保存的文件和材料。4 管理职责

4.1 档案室是公司档案的归口管理部门，其职责是：

a)负责档案的分类、编目、鉴定、保密等工作。

b)负责档案的收集、保管、销毁及相关部门查询借阅登记管理工作。c)向集团公司办公室上报需由集团公司备案、保存的相关档案。d)接受集团公司档案管理部门的指导、检查。

4.2 其他各部门负责公司经营管理过程中涉及本部门的档案的收集、整理与及时归档，接受档案管理部门的指导、检查。

4.3 档案管理员应严格遵守保密规则，不得泄露档案内容及严格按规定办理档案归档、保存、查询、借阅登记等管理工作，档案管理员工作有变动时，必须办好移交手续。5 管理内容与要求 5.1 档案的种类及收集 5.1.1 经营管理方面

a)公司成立的各种资料：公司申请注册有关资料、公司章程、公司发展变更资料、验资审计报告、公司高层管理机构人员名单（董事会、监事会、法人代表）等； b)公司主要经营性证件：公司组织机构代码证、法人代表证、公司营业执照正副本、开户许可证、税务登记证（国地税正副本）、统计登记证等经营许可证及土地、房屋所有权、使用权证、专利权证、商标权证等；

c)公司其他各种经营性资料：董事会决议、股东会决议、董事监事会议纪要、公司申报项目资料、公司财产保险单证、车辆资料（保险、年检、牌照等）及公司级会议纪要、各种合作项目、验资报告、财务审计报告、各类红头文件及对公司发展具有重大改变的历史性资料、图片等等；

d)各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知及颁发的各种奖杯（状、牌、章）。5.1.2 人力资源管理方面

a)应聘的相关资料：包括员工招聘登记表、个人简历表、学历证书复印件、专业资格证书复印件、身份证复印件等；

b)与公司的各种协议：劳动合同、竞业限制协议、委外培训协议、劳动合同解除协议等其他合同协议；

c)日常工作中产生的资料、证件：新员工试用期工作鉴定表、养老保险手册、养老转正鉴定表、奖励或处分通告、任免或调动通知、辞职报告、离厂确认单、人事户口代办资料及养老保险等福利证件、岗位竞聘资料、绩效考评资料等；

d)教育培训资料：包括公司自行组织的员工教育培训计划、资料和技术教材、考核结果及由公司委派专人参加的社会性培训的邀请函、领导批文、教材、取得的培训证书复印件等。5.1.3 财务管理方面

财务管理方面包括：财务管理中的各种账册、报表、凭证、公司方针目标管理协议、公司的股权证和国家或各级地方政府部门下发的财务管理方面政策及各种物资库存保管形成的文件资料等。5.1.4 技术质量方面

a)各种对外签订的技术项目合作协议、合同及相关的技术资料、标准化信息资料等；

b)各种产品、项目的设计、试制的图样（包括外来图样）、产品标准和设计、工艺等技术性文件； c)各种原材料、半成品、成品的检验资料及产品生产过程中形成的其他技术资料等； d)专利申请、受理及证书等资料。5.1.5 营销管理方面

a)内贸包括：销售合同、供货协议、产品运输招标的资料、顾客财产的资料、各种报表、市场调研资料、客户满意度调查资料、广告宣传和用户服务中所形成的文件资料。

b）外贸包括：单证资料（托单、提单确认件、装箱单、合同、发票、形式发票、报关单等）、客户来访申请表、报价、客户回访、合同等资料。5.1.6 物资采购方面

物资采购方面包括：供方档案、各种物资的采购合同、协议、质保单、保修单、说明书及管理中形成的其他文件资料。5.1.7 设备仪器方面

设备仪器方面包括：各种设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的所产生的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行维修记录、设备改进、改装和报废的等文件资料。5.1.8 质量、环境管理体系方面

质量、环境管理体系方面包括：公司质量、环境管理手册和程序文件（ISO9000质量管理体系文件、ISO14001环境管理体系文件、TQM文件）及相关认证证书等文件资料，管理评审资料。5.1.9 基建工程方面

基建工程方面包括：基建工程设计合同、基建工程施工图、工程预算表、工程承包合同、工程主要材料质保单、工程主要项目施工记录、水电安装图、工程竣工图、工程竣工验收记录、工程决算表等文件资料。

5.1.10 外来文件方面

包括各种法律、法规，外来标准及各种参考资料、书籍。

5.1.11 其他应列入档案管理的资料由相关部门业务主办人员负责收集、整理。5.2 档案的归档

5.2.1 档案的保管部门及归档时间

5.2.1.1 经营管理方面形成的档案，都应在档案形成后的15天内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理，以下档案同时应报集团公司档案室管理。(上报集团公司的资料应由集团公司档案管理员签收后返回收单存档)a)公司成立的各种资料（复印件）； b)公司主要经营性证件（复印件）；

c)公司的董事会决议、股东会决议、公司申报项目资料（复印件）。

5.2.1.2人力资源管理方面形成的档案，除员工培训计划、资料、技术教材及由公司委派专人参加的社会性培训的邀请函、领导批文、教材、取得的培训证书复印件由人力资源管理部门负责保存外，其他档案都应在档案形成后的7天内由负责收集、整理的责任人归入档案室管理。公司高管、人力资源管理部门负责人、办公室负责人、人事管理人员、档案管理员的劳动合同、补充合同（原件）等档案同时归入集团公司档案室管理。

5.2.1.3 财务管理方面形成的档案，由财务部门负责按本标准相关规定专柜、专人保存，不归入档案室管理，以下档案同时归入集团公司财务审计本部管理：

a)公司方针目标管理协议资料（原件一份）； b)公司股权证（复印件，同时再复印档案室留存）。

5.2.1.4 技术质量方面形成的档案，要求在档案形成后的20天内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理，属质量检验性质的档案由品质管理部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。5.2.1.5营销管理方面形成的档案，除营销有关的合同、协议，顾客财产资料、每期印刷的产品样本、外贸报价、单证资料应在档案形成后的次月统一由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理外（营销部门、财务部门留存复印件），其他的档案由营销管理部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。5.2.1.6物资采购方面形成的档案，除供方档案、资本性支出物品的采购合同、协议、质保单、保修单、说明书应在档案形成后的次月统一由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理外（资材课留存复印，），其他的档案由采购管理部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。

5.2.1.7 设备仪器方面形成的档案，除设备仪器的运行日常维修记录由设备维修部门负责按本标准相关规定保存不归入档案室管理外，其他的档案都应在档案形成后的15天内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理，进口设备或其他重大设备、流水线的随机资料（复印件）等档案同时应归入集团公司档案室管理。

5.2.1.8 质量环境管理体系方面形成的档案，除各种认证证书、手册、程序文件应在形成后的7日内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理外，其他档案由体系管理归口部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。

5.2.1.9 基建方面形成的档案，应在形成后的7日内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理。5.2.1.10 外来文件由相关责任人负责收集后直接交档案室存档。5.2.2 归档档案的基本要求

a)必须准确反映档案记载的各项活动的真实内容和历史过程； b)必须层次分明，符合其形成规律；

c)归档档案的正式文件、底稿、领导签批意见、附件等必须齐全； d)必须整洁整齐、编制流水页码；

e)归档档案一般用碳素墨水、蓝黑墨水书写、签批，不得用铅笔、圆珠笔、红墨水书写、签批； f)归档档案必须拆除金属装订物。5.2.3 档案归档手续及鉴定

5.2.3.1 所有档案归档，需由负责收集、整理档案的主办人员填写QG/HX19.03表1《部门归档资料台帐》（图样归档按公司相关技术文件管理规定办理），经部门主管审批后交档案管理员签收。各部门主管应经常督促本部门负责收集、整理的档案及时办理归档。

5.2.3.2 各部门归档资料台帐由档案室统一制订，指定专人负责保管，所有部门归档资料应统一登记在该台帐上，如发现本台帐以外的资料丢失，由该部门自己负责。该台帐应妥善保管，如有丢失或损坏，将对台帐保管人按工作质量进行考核。

5.2.3.3 档案管理员接收归档档案时，必须认真验收归档档案的完整性、整套性及与审查归档申请表手续等方面的一致性。

a)对符合归档要求的办理归档手续；

b)不符合归档要求的应说明原因后，退交负责收集、归档的主办人员重新收集、归档。5.3 档案的标识

5.3.1 档案立卷：为便于档案的保管和查找利用，保持档案内各资料之间的历史联系，如：请示与批复、正文与附件等同一事件形成的资料可为一个立卷单位。

5.3.1.1 公司成立的各种资料、其他各种经营性资料及各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知等可按公司、档案的时间规律立卷。

5.3.1.2 公司主要经营性证件（见5.1.1 b）款）、各种奖杯（状、牌、章、证）可按时间规律立卷。5.3.1.3 人力资源管理方面的各种资料可按部门、个人分类立卷。5.3.1.4 设备仪器方面的各种资料可按设备编号分类立卷。

5.3.1.5 各类采购、销售合同、协议及相关资料可以按部门、档案的时间规律立卷。

5.3.2 档案编目：按档案的分类不同及不同的立卷单位，档案管理员应根据归档档案编制各分类立卷档案的卷目，填写QG/HX19.03表2《卷内文件目录表》。5.3.3 档案登记：新归档的档案由档案管理员按档案的不同分类、编目进行归档登记于相应的卷目中，并在QG/HX19.03表3《归档档案（分类）台帐》中做好登记。5.4 档案的存放

5.4.1 存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找，档案柜、架上应写明内存档案的种类、卷目等明细。

5.4.2 存放档案必须符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防霉变和通风避光条件，尽可能选择中高层楼房作为档案室。

5.4.3 技术性图纸底图存放以平放为宜（大幅面的可以卷放）。

5.4.4 对特殊载体档案：如光盘、录像带、录音带、胶片、照片应根据载体的不同特点进行保管，必要时作备份，胶卷应装入专用盒中，并做好编号及图片文字说明。

5.4.5 档案资料总目录应予以共享，并每季度更新一次，方便大家了解档案资料，以提高其利用率。每半年应进行一次库藏档案的全面清理核对，做到帐物相符。5.5 档案的保管期限

5.5.1 日历年概念：除档案归档的当外，应保管的一个完整的数，如规定档案保管期为一个日历年，若档案为2000年10月1日建立，则该档案必须保留2001年一个完整后于2002年1月1日以后方可销毁。使用日历年概念，以便于档案保管期满后可统一销毁。

5.5.2 档案保管期限分永久性、长期、中期、短期四种：永久性保管为档案跟随企业永续经营，长期保管为10个日历年、中期保管为5个日历年，短期保管为2个日历年以下。5.5.3 永久性保管的档案有如下：

a)公司成立的各种资料（见5.1.1a款）； b)公司主要经营性证件（见5.1.1b款）； c)公司董事会决议、股东会决议、董事监事会议纪要、； d)公司在职、非在职员工档案； e)公司股权证；

f)新产品开发档案、技术文件底图、技术更改记录 g)产品企业标准。5.5.4 长期保管的档案有如下：

a)各种奖杯（状、牌、章）； b)公司红头文件； c)公司申报项目资料；

d)与公司有关的各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知； e)车辆牌照资料（车辆报废1个日历年后，可销毁）；

f)设备仪器方面各种资料，含设备仪器的采购合同、协议、质保单、保修单（该设备报废1个日历年后，可销毁）； g)用户服务中所形成的文件资料(保管至该用户撤消或项目设备报废2个日历年后，档案可销毁）； h)质量环境管理体系相关认证证书。5.5.5 中期保管的档案有如下：

a)车辆资料（保险、年检等）； b)各种合作项目合同协议；

c)质量环境管理体系方面的各种体系文件依时间推移不断更新。5.5.6 短期保管的档案有如下：

a)公司财产保险单证（按保险期，到期1个日历年后，可销毁）； b)各种采购合同协议； c)公司级会议纪要；

d)除5.5.4 b)款中规定外的各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知； d)成品的检验资料；

e)技术项目合作协议、产品设计、试制、工艺等技术开发文件合同； e)销售合同、供货协议； f)其他各种技术资料。

5.5.7 财务管理方面：财务管理档案的保存期限按国家有关规定执行。5.5.8 对确认保管期限有疑问的档案，档案管理员应请示部门主管确定，若也无法确定，可请示总经理。

5.6 档案的利用，详见QG/HX19.03 附录A《档案借阅、复印规定》 5.7 档案的编目分类，详见QG/HX19.03附录B《档案分类编号方法》 5.8 档案的销毁

5.8.1 档案销毁按日历年原则实施，每年元月初由档案管理员负责依上第四季度进行的库藏档案的全面清理核对情况及档案保管到期情况报部门主管。5.8.2 档案销毁审批、实施

5.8.2.1 凡因过期、更改过多、换版或污损等原因作废的管理文件，在文件封面加盖“作废文件”红印章，销毁时由档案室填写QG/HX19.03表4《文件销毁清单》，经部门主管审核，管理者代表批准后销毁。

5.8.2.2 凡因更改过多、换版等原因作废的技术文件由档案室保管，定期列出清单报技术部门主管审核，主管经理批准后销毁。作废底图应永久保存不作销毁处理。5.8.2.3 文件销毁时应由档案管理部门派人监督。

5.8.2.4 若因法律需要、具有保留和参考价值、历史状况追溯（适用于产品）等原因要保留作废文件的，应在文件盖“作废留存”红印章长期保存。6 检查与考核

本标准由人力资源部门组织各部门实施，由品保部会同办公室检查与考核。7 附录附表

QG/HX19.03附录A 档案借阅、复印规定 QG/HX19.03附录B 档案分类编号方法 QG/HX19.03表1 部门归档资料台帐 QG/HX19.03表2 卷内文件目录表 QG/HX19.03表3 归档档案（分类）台帐 QG/HX19.03表4 文件销毁清单 QG/HX19.03表5 档案借阅、复印登记表

18.公司档案管理制度 篇十八

2、一般性发文由办公室起草制发。业务性发文由具体负责该项目工作的科(股)室起草，局办公室负责审核把关，登记编号后报局长或局长授权的主管副局长签发。

3、打印的文件初稿由起草文稿的单位进行校对后，由办公室印刷、装订、发放、存档。

4、积极推行办公自动化，除公文和较大型综合材料、外，一般性简单材料尽可能由各科室自己承担。

5、凡需打印的材料，须经各业务主管局长同意，明确印制数量、完成时限后，交办公室主任转签微机室工作人员办理，并做好登记。微机室工作人员不直接接收需打印各种材料。

6、收到上级机关或交办的公文，由办公室提出拟办意见，报局长批示，按照批示意见送有关领导或责任部门办理。

7、办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

8、公文办理完毕后，由办公室根据《档案法》及其他有关规定，及时整理(立卷)、归档、个人不得保存应当归档的公文。

9、办公室对上级机关和本机关下发的公文的贯彻落实情况进行督促检查并建立督查制度。

10、文书人员在办公室主任的具体领导下，全面负责文秘工作。业务工作同时接受政府办、档案局的监督、指导和检查。

11、收受文件后，一般性文件由办公室主任签批，重要文件由主管常务副局长签批，然后按签批顺序传递、承办。

12、文件收受及传阅要及时，一般性文件两天之内必须传阅完毕，两天之后文件未传完时，文书可直接向传阅人催要。特殊急办文件，办公室必须当时送达相关领导，及时落实。

13、日常文件处理做到收、发、传、归及时准确科学有效。

14、严把印信使用关，发文时必须由分管局长同意，然后由局长签批后才可打印并使用公章，平时使用公章，必须由办公室主任或分管常务副局长签字后方可使用，并做好公章使用登记，介绍信使用必须由办公室主任签批。

15、文书要严格执行借阅，保密等项规章制度。

16、除属名信外，公务信件均由文书拆阅，重要信函，由主任或主管常务的副局长签转。

17、一般业务性工作，各科自行建档保管，重要档案需送办公室统一管理，办公室要将重大活动、事件、奖励等事宜主动进档，统一管理。

19.百货公司工程部档案管理制度 篇十九

关键词：集团公司,计算机技术,档案应用管理系统

一、引言

随着计算机技术的快速发展, 越来越多的企业开始推动信息化建设, 以此提升集团企业的管理效率。由于集团企业员工数量较多, 流动率相对较大, 档案管理就显得尤为重要, 不仅在优化人力资源管理方面提供了必要的信息保障, 同时也对员工的潜力挖掘具有非常重要的作用, 所以近些年集团企业对于档案管理的重视程度越来越高。但是由于传统的人工管理方法, 不仅需要构建较大的高级别的存储空间, 而且对于数据的收集和分析往往相对较弱, 在优化人力资源结构方面的作用并不明显。所以越来越多的集团企业开始广泛的应用档案应用管理系统, 从而提升集团企业档案管理的效率, 为集团企业的发展提供必要的数据基础。本文研究的重点就是通过分析集团公司应用档案应用管理系统的必要性, 并在基础上提出促进档案应用管理系统效果的几点措施, 从而为档案应用管理系统在集团公司的合理有效应用提供一定的建议。

二、集团公司应用档案管理系统的必要性分析

(一) 有助于提升集团公司的管理水平

集团公司的档案管理涉及到诸多方面的内容, 比如员工的基本资料、集团企业的历史发展轨迹, 技术文档资料等等, 这些文件档案的管理不仅仅能够为企业文化的建设提供非常丰富的数据资料, 同时在这些资料中, 能够帮助集团企业不断总结丰富的经验, 从而提升集团企业的管理能力和决策水平。传统的手工档案管理显然很难发挥档案管理的重要作用, 因为对数据的分析和检索相对困难, 而且这方面的专业人才也相对较少, 所以从这点上来说, 应用档案管理系统就显得极为重要——档案信息管理系统具备强大的数据分析能力, 能够有效的提升档案数据在集团企业管理方面的支持力度。

(二) 有助于革新集团企业的管理意识

应用档案管理信息化系统, 不仅仅是计算机技术在管理方面的应用, 同时也是全新的企业信息化理念的应用, 这对于集团公司的信息化管理水平的提升都具有非常重要的作用。基于档案应用信息化系统需要相关管理体制的配合, 比如需要组织结构的扁平化, 信息传递的效率化等, 同时还要构建文档一体化管理流程, 从而提升档案管理的效率。在档案管理应用系统的推动下, 集团企业的管理效率能有效的得以提升。

(三) 促进集团企业核心竞争力的提升

档案信息化的管理能够最大限度的整合集团企业各种数据资源, 而且随着计算机数据挖掘技术和智能数据库技术的不断成熟, 通过挖掘这些档案数据就能够有效的为企业的决策和管理提供非常重要的数据支持。通过对档案信息数据的挖掘, 还能够有效的为企业的发展总结重要的经验。例如, 对于人力资源的数据进行挖掘, 就能够充分挖掘人力资源本身所具备的潜在技能, 然后在实际工作中应用这些技能, 就能够充分发掘人力资源的潜在能力。而人力资源无疑是企业发展过程中最为重要的资源, 提升了人力资源的竞争力, 对于集团企业来说其核心竞争力自然就会得到提升。

三、加强集团企业对档案信息化系统的应用策略

(一) 目前集团企业在应用档案信息化系统存在的一些问题

随着档案管理系统的重要性被充分发掘, 越来越多的企业都纷纷重视档案信息管理系统的应用, 但是由于某些集团企业在管理模式和理念上还存在着一些认识上的问题, 因此当前的档案管理应用系统的使用还存在着不少的问题, 主要体现在下面几个方面:

第一, 对档案管理的重视程度依然不够。由于过去在计划经济时代, 档案管理仅仅是数据的存储工作, 对于档案的数据挖掘做的明显不够, 所以档案管理工作一直都是集团企业的看似可有可无的工作, 在这种认识下, 自然造成了很多集团企业对于档案管理工作的重要性认识不深入, 虽然在实际管理中, 很多集团企业也引入了档案管理应用系统, 但是却并没有进行深入的使用和管理, 管理体制也不配套, 所以并不能够发挥档案管理应用系统的重要作用。

第二, 档案管理应用系统的数据管理不够完善。档案管理应用系统管理核心就在于保障数据的准确性和及时性, 这是档案管理在促进集团企业管理水平提升中的关键要素。不过从目前很多集团企业来看, 对于档案数据的管理从录入到审核方面并没有进行严格的控制, 数据录入相对随意, 特别是在纸质档案进行电子化档案转化过程中, 没有进行有效的审核和控制, 造成很多数据出现精度上的问题, 还有存在着漏输入, 或者输入不及时的问题, 这些都会影响档案管理应用系统的应用。

第三, 档案管理应用系统的应用人才还相对欠缺。由于我国档案管理应用系统还刚刚起步, 这方面的专业性人才水平还相对欠缺, 特别是很多集团企业的档案管理人员都是从传统档案管理人员直接转接过来, 在管理模式上和技能上还达不到档案管理应用系统所具备的专业人才的要求, 对于管理应用系统的使用和操作还不够熟悉, 对于数据的安全性保护认识程度不深, 也没有基本的数据安全防范技能, 而这些都会影响到集团企业在档案管理应用系统的使用。

(二) 促进档案管理应用系统的几点措施

为了提升档案管理应用系统在促进集团企业核心竞争力提升方面发挥重要作用, 就需要从下面几个方面来促进集团企业应用档案管理信息系统。

1. 加强档案信息数据库的建设。

档案管理应用系统的核心就在于数据库的建设, 这需要从两个方面来完善:第一完善档案信息目录数据库的建设。档案目录的数字化能够有效提升档案数据的查询和分析效率。对此很多油田公司档案馆在应用档案管理系统方便就是以加快档案陌路数据库构建为第一要素。建立文书和财务以及勘探开发和人事等各类档案目录数据库, 同时利用计算机档案管理应用系统实现档案数据的检索, 这样就能够有效提升档案的检索效率, 提升档案馆对相关数据档案的查准性。第二要以抢救档案数据为先、利用档案数据为先以及分批分期的方法实现手工纸质的档案数据数字化。也就是说在纸质档案数字化的过程中, 要优先对特定时期以及特殊原因造成的由于形式和保管条件限制而出现的已经开始出现损毁或者即将出现损毁的档案和纸质较差和酸度较高的档案给予第一时间的数字化处理。对于即将利用的档案数据也需要在第一时间进行数字化。第三在以上两项工作完成之后, 还需要在每年度对电子档案进行归档工作, 要求对档案的数据格式进行统一, 接收单位移交的电子数据和文件导入到数据库, 同时将电子文件或者数据转化成电子档案。第四要根据国家相关规定以及本地区及图书馆的具体情况, 要对馆藏中准备公布的档案数据也要进行分门别类的进行数字化处理。

2. 构建统一的企业信息化管理系统, 实现文档一体化管理。

目前很多集团企业都构建了全面的信息化管理系统, 比如ERP系统和OA自动化办公系统等。这些信息系统的应用极大地提升了企业的管理效率和工作效率。同时这些信息系统的使用也产生大量了的电子文件。档案管理应用系统完全能够和这些信息系统进行对接, 从而将这些信息系统形成的电子文件直接转化成电子档案, 进行同步归档进行管理。很多油田企业的档案管理已经做到了档案管理应用系统与其他信息系统的有效对接。比如齐鲁石化、扬子石化等企业就基本实现了档案管理的一体化。让电子文件从起草到传阅再到审核和会签等完整的流程之后, 便自动归档并收录到档案数据库中, 这从一定程度上实现了办公的无纸化。通过和信息管理系统的有效融合, 能够有效提升档案管理的效率, 同时也能够提升数据录入的精确度和准确性。

3. 提升档案管理工作人员的综合素质。

应用档案管理系统最为重要的前提就是档案管理人员的技能能否满足需求。由于我国集团企业档案管理很长时间以来都是通过手工作业模式, 而档案管理人员的整体素质相对低下, 现在让这部分群体应用档案管理系统, 往往会产生技能和思维模式上的瓶颈, 从而造成档案管理系统难以有效推行的问题, 对此集团企业要通过加强培训的方式来提升档案管理人员在管理思想、计算机网络知识、数据库管理和电子文件管理等方面的水平。这就需要通过外请相关的专家到集团企业内部进行针对性的培训。另一方面需要构建石油行业档案管理的交流平台, 让档案管理人员在这个平台上交流心得, 相互总结经验, 从而提升档案管理系统的应用水平。最后还要从人才市场上引入相关的专业人才加强集团企业档案的管理。

4. 对电子文件进行全过程管理。

电子文件是档案管理系统管理的重点。对于集团企业来说, 由于档案管理系统往往会经过互联网来推行, 这样就必不可少会出现数据安全问题。有些档案资料属于绝密文件, 一旦出现泄密对于企业来说也会造成严重负面影响, 所以加强电子文件的安全防护, 通过构建防火墙以及安全网络, 就能够有效提升文件安全管理。此外还需要对档案管理人员进行安全培训, 对档案数据进行定期备份, 从而实现对电子文件的安全保护。最后还需要使用现代化的管理制度, 对数据的录入准确性进行严格审核, 通过软件的授权制度加强对档案数据使用的安全管理, 只有这样才能够有效促进档案管理系统的高效应用。

四、总结

总而言之, 随着计算机信息技术的不断发展, 档案数据的高效管理对于集团企业的核心竞争力的提升起到了越来越重要的作用。在这种大背景下, 集团企业要彻底改变过去忽视档案管理的陈旧陋习, 要从思想意识上重视档案工作, 加强档案管理人员素质的提升, 应用档案管理系统来实现档案数据的电子化, 通过完善安全管理措施保障档案数据的安全稳定, 只有这样才能够促进档案管理应用系统对企业管理方面的数据支持, 提升集团企业的核心竞争力。

参考文献

[1]高玉芬.浅议如何加强企业档案管理工作[J].黑龙江档案, 2011 (01) .

[2]安尔华, 屈新伟.?对档案工作保密安全问题的几点思考[J].机电兵船档案, 2010 (06) .