文书档案管理员岗位职责

文书档案管理员岗位职责（精选17篇）

1.文书档案管理员岗位职责 篇一

文书档案管理员岗位职责

1、负责全公司内外事务性的办公室的日常管理工作；

2、负责做好行政事务性工作，包括考勤、人事、财务、治安、保卫、消防、房管、工会、计生、卫生劳动、节假日值班安排、离退休人员等的慰问以及办公用用品的申报、领取、购置、报修等管理工作；

3、负责做好处内外各种会议的会务工作；

4、按照领导要求，做好会议记录，协助领导贯彻落实会议确定的各项工作任务；

5、负责各类文件的起草、打印工作，负责各类文件、公文、函件的接收、登记、保密、传递、保管、督办和文书归档工作；

6、做好文书档案的收集、整理工作，做到及时登记，及时归档，定期清理装订成册，案卷符合上级验收标准；

7、负责做好上情下达、下情上达的工作；

8、负责做好来访人员及对外联络的服务工作；

9、完成领导交办的其它工作。

2.文书档案管理员岗位职责 篇二

医院文书档案收集的是上级领导及部门的公文、医院的重大事件和活动的最原始的资料其是医院发展的见证, 记录医院每个辉煌的时刻, 证明每个工作人员的工作成绩。医院文书档案中保存着各种重要的资料, 其是构成医院的重要组成部分之一。医院文书档案具有规范性、标准性、服务性以及保密性等特点, 具体表现为:

(一) 规范性

医院文书档案的规范性是表现为各种公文的用纸、书写、书面等方面都要清洁、干净、整洁、工整。对于医院来说, 文书档案非常的重要, 其中含有医院各个科室的工作档案。对于文书档案提出规范进行的要求, 是提高文书档案应用价值最基本的要求, 也是做好医院文书档案管理工作最基本的保障。

(二) 标准性

医院文书档案中包括医院各种重大事件、部门的公文以及工作人员的个人成绩等等信息, 对文书档案进行统一的收集、管理、鉴定、保管等, 促使医院文书档案形成标准化, 这对于提高文书档案的应用价值有很大帮助。只有向医院领导层提供标准的文书档案, 才能有助于提高文书档案的利用。因此, 医院文书档案要保持标准, 规范。

(三) 服务性

在医院开始文书档案工作的目的有两方面, 其一是准确的记录下医院的发展、保存医院重要的资料。其二是为医院领导层决策提供参考资料。医院文书档案并不是医院的摆设, 其最大作用是服务于领导层, 如根据文书档案中相关资料进行编研或统计等工作, 促使文书档案资源得到合理的利用。可以说, 文书档案的构建就服务于医院的, 促进医院发展。因此, 医院文书档案具有较强的服务性。

(四) 保密性

由于医院文书档案中有很重要的公文或资料, 保证文书档案的安全非常的重要。由于当前医院文书档案有两种类型, 即单子文书档案和传统的纸制文书档案。纸制文书档案的保密, 是加强文书档案管理工作。对于电子文书档案的保密是设置保密措施, 如设置密码或加电子锁等等。

二、医院文书档案管理存在的问题

文书档案是医院重要组成部分之一, 有效的管理医院文书档案能够提高文书档案更加的规范、安全、标准。但是, 当下我国很多医院注重医院治疗方面的发展, 忽视文书档案管理工作, 促使其存在多种不足和弊端, 无法有效的监督和控制医院文书档案正规化、标准化进行。

(一) 文书档案意识薄弱

无论是医院领导层还是普通工作人员都缺乏文书档案意识, 认为文书档案仅仅是保存公文、员工个人成绩、医院重大事件资料等所展开的一项工作。未意识到文书档案的重要性, 这大大浪费文书档案资源。医院工作人员的文书档案意识薄弱将直接导致文书档案资源的应用价值无法发挥出来, 是一种严重的资源浪费现象。

(二) 文书档案管理机构不够完善

进行文书档案管理工作的目的是促使文书档案更加规范化、标准化、合理化进行。为了促使文书档案管理工作能够正规的进行, 通常医院都构建文书档案管理机构对管理工作的各方面进行约束, 从而保证医院文书档案管理规范进行。事实上, 我国很多的文书档案管理机构不够完善, 对于文书档案管理各方面工作没有标准的、明确的条款来约束, 如由病案室管理需要管理X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等, 文书档案管理机构没有对病案室管理提出详细的约束条例, 促使病案室管理比较混乱。

(三) 文书档案硬件设施投入低

随着科学技术的不断发展, 各种先进技术应用各行各业中。此种情况下, 文书档案硬件设施却严重缺乏, 主要在于医院对于文书档案硬件投入较低。文书档案硬件设施投入较低表现在多方面, 其中尤为严重的是档案存放空间有限, 这促使越来越多的文书档案无处放置。为了将文书档案都能够放置在档案室中, 管理人员往往将不同类型的文书档案放置在一起, 促使各种文书档案混淆在一起, 严重影响文书档案的收集、利用和开发。可见, 医院文书档案设施投入低, 文书档案管理的很多工作受到限制, 管理水平降低。

(四) 文书档案管理工作人员素质低

由于医院文书档案中包含重要的公文、工作人员重要的个人信息等。开展文书档案管理工作的目的之一是保证医院重要档案不被泄露出去, 避免给医院或者个人带来不不必要的麻烦。文书档案管理的主体是管理人员, 管理人员的素质在一定程度决定文书档案管理工作的质量和水平, 在一定程度上决定档案是否被泄露。目前, 我国大多数医院的文书档案管理人员素质较低, 理论水平不高、文化程度较低, 促使管理人员对文书档案的重要性不够了解, 对于如何有效的管理文书档案比较欠缺, 促使文书档案管理工作质量较差, 工作效率较低, 在一定程度上影响文书档案的合理利用和开发。所以, 文书档案管理人员素质低是导致具体管理工作出现问题的重要因素之一。

三、加强医院文书档案管理的对策

文书档案是医院重要的资源, 为医院领导层决策提供依据, 促使医院发展。为最大限度的提高文书档案的应用价值, 需要不断的优化和完善文书档案管理工作, 促使文书档案更加的正规、标准以及安全, 从而提高文书档案的应用性。因此, 加强医院文书档案管理显得尤为重要。加强医院文书档案管理的对策是:

(一) 明确归档范围

收集归档是医院文书档案管理的基础和核心工作, 而是明确文书档案的归档范围是文书档案收集的前提和保障。明确文书档案的归档范围能够提高管理工作效率和工作质量, 促使文书档案管理更加的方便快捷。重新明确文书档案归档范围主要包括三部分。

1. 确定归档主线。

从文书档案的特点和形成规律出发, 针对医院各个科室的档案进行合理的分析, 确定各个科室具有应用价值的文档, 从而规划各个科室档案的范围。就规划的档案范围与相应的科室进行沟通, 对规划的档案范围进行调整, 从而确定档案范围。

2. 档案的分类。

以往文书档案管理存在重复度和冗余度的现象, 在一定程度上影响文书档案管理工作质量和效率。对档案进行重新的分类, 按照各个科室进行合理的归类, 根据文书档案的重要性规划文书档案的保存年限, 从而将文书档案合理的分类, 避免相似的文档混淆, 影响文书档案的应用。

3. 档案的收集。

以新确定的文书档案的归档范围为标准, 进行档案的收集。档案管理工作人员要严格按照归档范围来收集各科室的文档, 对收集的档案进行检查和统计, 保证文书档案的齐全和完整。

(二) 重视队伍建设

上文中已经提及管理人员是决定文书档案管理水平高低的重要因素之一。医院需要建立一支高素质、高水平、具有知识内涵的文书档案管理队伍, 有效的、规范的、合理的进行各项文书档案管理工作, 提高管理水平。如何建立高素质的、高水准的文书档案管理队伍成为关键的问题。为解决此问题, 医院需要重视档案管理人员的素质培养, 将如何培养管理的人员素质作为医院会议讨论的内容之一, 从而提出具体的培养计划。例如, 医院定期开展的档案管理交流大会, 围绕文书档案管理进行探讨和沟通;开设文书档案管理学习培训班, 给档案管理人员进行专业的培训, 从而提高管理人员的管理能力;对档案管理人员进行文书档案管理理念宣传教育, 转变管理人员的观念, 促使档案管理人员意识到文书档案管理工作的重要性, 从而提高工作质量。

(三) 采用先进的手段

随着我国经济的发展, 科学的进步。在文书档案管理工作中运用先进的科学手段, 能够提高文书档案管理的水平。医院办公自动化系统的推行就打破传统人工管理的模式, 降低人力资源的浪费, 提高管理工作的有效性, 促使文书档案管理自动化发展。应用办公自动化系统进行文书档案管理, 首先是选择合适的医院文书档案管理软件, 应用计算机进行的档案的整理、立卷、编号、检索、存储和查阅, 并将文书档案管理软件与医院自动化办公系统有效的连接, 形成一个系统。其次, 将医院各个科室的档案及时存储在软件中, 应用软件的自动化功能, 能够有准确的将各种档案进行合理的分类, 保证各种类型的档案的合理分化。应用先进的软件系统管理文书档案, 能够大大提高管理工作的质量和效率, 促使管理工作正规化、高效化, 自动化发展。可见, 采用先进的手段能够实现优化和完善文书档案管理工作。

(四) 增强服务意识

档案管理人员应该深入到各职能部门及临床第一线了解医疗、科研、教学工作对档案信息的需求, 根据各类不同需求的特点, 有针对性地为医疗、科研、教学工作提供信息, 使各部门在实践中充分认识到档案对其工作。增强档案管人员的服务意识, 将能够明确文书档案的服务于医院领导层的重要性, 从而推动文书档案管理人员能够全身心的投入到管理工作中, 合理的分类的文书档案, 做好档案的封存。掌握各种档案放置的位置, 为医院领导层提供准确的文书档案等等。促使文书档案管理工作更加规范的进行, 提高文书档案的应用价值。

四、结束语

医院文书档案能够为医院领导层决策提供重要的依据, 促进医院发展。提高文书档案的标准性、规范性、保密性、服务性, 促使文书档案有效的服务于医院。这需要在医院开展文书档案管理工作, 其是以文书档案为中心, 对其进行有效的监督和控制, 能够提高文书档案的应用价值。但是, 文书档案管理工作受文书档案意识薄弱、文书档案管理机构不够完善、文书档案硬件设施投入低、文书档案管理工作人员素质低等因素的影响, 导致的管理水平不断的降低, 无法发挥档案管理的作用。对于此种情况, 需要明确归档范围、重视队伍建设、采用先进的手段、增强服务意识等加强文书档案管理, 从而有效的监督和控制文书档案。

摘要：文书档案是医院重要组成部分之一, 其是医院重要的资源, 合理的应用文书档案能够促进医院的发展。但是, 由于当前医院文书档案管理存在不足和弊端, 导致文书档案的规范性、标准性、保密性、服务性降低, 影响文书档案的应用。对于此种情况, 需要加强文书档案管理工作, 从而有效的控制和监督文书档案。才能提高文书档案的应用价值。本文就从文书档案阐述、文书档案管理存在的问题以及加强文书档案管理的措施三方面详细的分析医院文书档案管理。

关键词：医院,文书档案,管理

参考文献

[1]巩汉红, 吕海燕.医院文书档案管理工作的几点体会[J].中医药管理杂志, 2010 (6) .

[2]张媛.浅析如何做好医院文书档案管理工作[J].经济研究导报, 2012 (19) .

[3]李道逸.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].经济与社会发展, 2008 (01) .

[4]陈家义.医院文书档案管理工作[J].中国医学创新, 2012 (10) .

3.浅析文书档案规范化管理 篇三

关键词：文书档案；管理规范；措施

中图分类号：G275.2文献标识码：A 文章编号：1000－8136（2012）09－0115－02

随着社会科学技术的进步，档案工作的管理方式发生了变化，管理手段也日趋先进，但仍离不开人的操作。因此，提高档案工作者素质，是推动档案工作创新的基础，是加速档案科技进步、推动档案事业发展的关键。作为档案的管理部门，如何对档案进行规范化管理，以使档案得到充分利用，为知识创新、经济发展和社会生活服务，成为档案管理工作者必须认真思考的一个重要问题。

1文档一体化的必要性

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理，而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构。国内学者一致认为，它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们，文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程。这一过程可分为若干阶段，由于各阶段有其不同的价值、作用和特点，各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。

依据文件生命周期理论，文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所。其中暂时保存阶段文件尤为特殊，这一阶段的文件要经受时间的考验，有的可能没有价值可以销毁；有的一段时间内有价值然后再销毁；有的具有永久保存价值将来需要进馆保存。因此，需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生

了。国内外学者对文件中心的实践范围说法不一，但其管理的对象、内容是一致的。

文档一体化和建立文件中心具有理论依据，在理论上是成立的。在实践中是否切实可行、是否确有必要呢？回答是肯定的。

文档分离带来大量的弊端，造成大量失控的、具有重要价值的账外文件。档案部门由此馆藏质量降低，进而导致不能发挥参考服务作用，导致档案部门信息服务功能降低，也导致了档案部门地位的降低。

随着我国高新技术的发展，文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复，将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制，保证了档案的质量，从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期，从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎，这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的，也是解决现实文档分离的根本办法。

2从公文制发规范化抓起

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。因此，我们在公文制发中必须注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先，公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。其次，注意检查制发公文是否履行了签发手续、是否符合审批权限、公文标题是否准确、主送单位和抄送单位是否准确、落款是否与公文一致、有无日期等。再次，公文字迹要清晰。不论是草拟公文、缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。最后，使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

3严格立卷归档原则

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把好全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

4提高案卷质量

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索；另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

5实现文书档案管理工作的规范统一

5.1强化文档一体化意识

文档一体化的实质是把文秘工作和文书档案管理工作从组织制度到具体程序真正结合起来，加强文书档案部门对文件管理的超前控制，使文档工作流程科学合理。文秘人员必须具有较强的文书档案意识；文书档案材料是历史的折射和缩影，可以说没有文书档案就没有历史。对一个单位来说，要维护其历史的真实性，靠的是文书档案大量的文件材料，今天的文件，就是明天的历史。文秘人员要站在对历史负责的高度，规范办理好每一份公文。

5.2强化全过程管理工作

第一，要树立质量管理意识。不论是文秘工作，还是文书档案工作，都要确立质量第一的观念。第二，要严格遵循公文处理的基本原则、格式、行文规则、收发程序、公文管理要求及公文归档的规定。第三，要理顺管理体制，完善组织机构，建立一支优秀的工作队伍。文秘工作和文书档案工作都具有较强的专业性和技术性，要建立一支人员素质高、相对稳定的工作队伍。第四，要建立细化有效的管理制度和工作程序，按照规范程序办理公文。要执行公文行文规则，严格审核签发制度。要发挥随文卡片的控制作用，对“文件处理单”、“发文稿纸签”等填写要简明扼要，合理确定文件的发文范围。第五，要依靠先进的装备和技术。要与单位的现代化发展同步，配置性优良的设备和工具适应档案法律法规的要求，并强化其操作的熟练性和规范化。

5.3强化文秘部门立卷工作

文秘部门立卷是档案法早已明确的一个基本制度。公文办完后，由文秘部门及时整理、立卷、归档。公文立卷归档是文秘工作的最后环节，是文书档案工作的开始。办理完毕的文件材料，要由文秘人员集中统一保管，根据立卷的原则和方法，在文书档案工作人员的指导和帮助下，编写“案卷目录”，使文件的立卷工作日常化。

6结束语

档案管理作为传承人类知识信息资源的一项工作，对社会的发展和进步有着举足轻重的作用，档案管理的规范化是档案事业发展的必然趋势。做好档案的规范化工作，需要有相应的法律法规、完善的管理制度以及规范的工作程序等多方面因素，最重要的是要有一支高素质的档案管理队伍。只有这样，档案管理工作才能向着科学化、规范化的方向快速发展。

参考文献：

［1］荣花.对加强专业档案规范化管理的思考［J］.内蒙古民族大学学报，2010（05）.

［2］王云香.创建档案规范化管理的实践与探索［J］.四川档案，2010（05）.

（编辑：李敏）

4.文书档案管理 篇四

1.文书：有两种含义：一是指作为信息载体的文字材料，二是对从事文书管理工作人员的职务称谓。

文书是指作为信息载体的文字材料，是社会组织和个人在社会实践活动中用来记录、传递信息的书面文字材料，是以文字形式并使用特定文体格式处理各种事务的凭证性工具。

2.档案：是指过去和闲杂的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。简言之，档案是指社会组织与个人在其社会活动中所直接形成并具有保存价值的原始记录。

3.公务文书

4.事务文书

5.上行文

6.下行文

二、单项选择题

1.下列选项中不属于文书性质的是（）。

A.现实性 B.特定性 C.信息性 D.凭证性

2.下列选项中不属于文书特点的是（）。

A.作者的特定性 B.格式的规范性 C.文书处理程序的特定性 D.历史性

3.下列选项中不属于档案性质的是（）。

A.原始性 B.历史性 C.凭证性 D.考查性

4.下列选项中不属于档案特点的是（）。

A.原始性 B.价值性 C.系统性 D.考查性

5.下列选项中不属于古代公文的种类是（）。

A.章 B.奏 C.咨 D.呈

6.文书档案工作包括的一系列环节和程序不包括下列哪项。（）

A.文书形成 B.整理归档 C.交通 D.鉴定

7.下列选项中不属于公务文书特点的是（）。A.鲜明的政治性 B.很强的历史性 C.法定的权威性 D.格式的规范性

8.知照性公文主要是党政机关向一定范围通知事项、通报情况、联系工作、公布有关事项和要求的公文，下列选项中不属于此类公文的是（）。

A.决议 B.通知 C.公告 D.通报

9.（）适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

A.公告 B.通知 C.决议 D.函

10.下列选项中对发文字号表述正确的是（）。D A.国办发〔1996〕第2号 B.国办发（1996）02号

C.国办发〔1996〕第02号 D.国办发〔1996〕2号

三、问答题

1.请简述文书工作与档案工作的性质和任务。

2.试述文书与档案人员的基本素养要求。

3.试述公务文书的作用与特点。

4.如何恪守公文行文规则？

5.如何正确选定公文文种？

二、平时作业二

一、填空题

1.文书处理程序，包括文书处理的流程、方法和步骤，是按照公文制发、办理和管理的规律，对文书运转环节的科学合理安排。

2.文书处理流程通常由收文办理、发文办理、办结文件处理和文件运转管理四个方面构成。

3.批办是指机关领导人根据文件内容、拟办意见和部门职责，对来文所提出的批示性意见。

4.传阅的方式包括轮辐式传阅、接力式传阅、专人送达传阅以及阅文式传阅四种。

5.国家档案局2000年12月6日发布了《归档文件整理规则》，是我国机关文书和档案规则改革的一项重要举措，弥补了我国文书、档案工作标准体系中归档文件整理的空白。

6.《归档文件整理规则》将归档文件整理的基本单位确定为“自然件”（或称单份文件）。

7.文书人员在文件办理过程中，应及时对日常形成的、办理完毕的文件进行收集，重点把好的关口是：发文关、收文关、重要会议关、外出会议关、内部材料关、报刊材料关。

8.发文字号是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、、文件顺序号组成。

9.归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。

二、多项选择题

1.文书处理程序的基本特征包括（）。

A.程序性 B.历史性 C.连续性 D.规定性 E.时效性

2.文件签收的作用包括（）。ABC

A.确保文件运转安全可靠 B.明确双方的交接责任 C.表明文件的去向和下落

D.明确收文放的职责 E.确保发文方的权益

3.收文登记的方法包括（）。BCD

A.数码登记法 B.总流水号登记法 C.分类流水号登记法

D.口取纸分类登记法 E.数字登记法

4.文书整理归档是以件为单位进行（），并进行装盒、归档，使之有序化的过程，以便于保管、检索和利用。

A.装订 B.分类 C.排列 D.编号 E.编目

5.文书整理归档的原则包括（）。ABCDE A.保证整理归档的文件材料齐全完整

B.遵循文件材料形成的客观规律

C.保持文件之间的有机联系

D.正确区分文件的不同价值

E.整理后的文件要便于保管、检索和利用

6.《文件归档管理规则》提出了（）等方法。ACD A.分类法 B.归纳法 C.机构（问题）分类法

D.复式分类法 E.“自然件”分类法

7.归档文件编号使归档文件再全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作一级查找利用提供条件，编号中的号包括（）等。

A.全宗号 B. C.保管期限 D.件号 E.归档章

三、问答题

1.拟办的要求有哪些？

2.发文审核的具体内容及要求有哪些？

3.文书运转管理的基本原则包括哪些？

4.试述文书整理归档与文书立卷的区别。

5.简述文书整理归档的方法步骤。

平时作业三

一、名词解释

1.档案统计工作：P244

2.档案整理工作： P254

3.档案保管： P271

4.主题法： P283

5.专门档案： P304

6.大事记：P296

二、不定项选择题

1.档案收集工作的主要内容包括（）。ACDE

A.对本机关需要归档档案的接收 B.对其他机关需要归档档案的接收

C.对历史档案的接收 D.对历史档案的征集

E.对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收

2.档案鉴定工作室一项决定档案存毁的工作，包括的内容是（）。ABCD A.制定档案价值鉴定的标准和档案保管期限表

B.具体审核档案材料的保存价值，确定其保管期限

C.挑出不需保存和保管期满且无继续保存价值的档案予以销毁

D.档案鉴定工作的组织

E.档案统计资料的分析

3.档案室或档案馆对于按制度规定接收的档案，除验收时检查文件整理质量外，还必须根据本室（馆）库房管理的特点和需要，进行全宗及其文件组合的排列、（）的加工等简单的条理化、系统化的工作。B A.数量统计 B.检索目录 C.档案鉴定 D.档案盒 E.题名

4.档案整理工作中的所谓（），在档案整理阶段，由档案管理人员根据档案管理的有关规章制度和相关要求，对归档案卷进行必要的、认真的整理或加工作。D A.统计 B.鉴定 C.收集 D.立卷 E.归档

5.档案库房的类型包括以下（）。

A.综合档案库 B.科技档案房 C.图书资料库 D.基建档案房 E.新型载体档案房

6.档案检索语言的类型包括（）。

A.归纳法 B.馆藏法 C.分类法 D.主题法 E.演绎法

7.按档案检索工具的载体形式分类，包括以下（）。ABCD A.书本式 B.卡片式 C.缩微目录 D.机读目录 E.全宗式

8.（）在一定程度上体现了外界利用档案的需要，对整个档案工作具有一定的检验和推动作用，是档案工作中最富有活力的一个环节。

A.档案归纳 B.档案鉴定 C.档案提供利用 D.档案搜集 E.档案检索

9.科技档案价值的鉴定因素一般包括以下（）。

A.技术因素 B.功能因素 C.典型因素 D.时间因素 E.人物因素

10.同纸质文档相比，电子档案利用的特点和优点是（）。ABCD A.复用性好 B.服务形式多样化 C.便于传输 D.依赖性强 E.储存性强

三、问答题

1.档案为什么必须以全宗为单位进行整理？

2.请简述档案检索的内容。

3.请简述档案参考资料有哪些特点。

4.请简述人事档案的特点及作用。

5．试述电子文档管理的内容和原则。

6．试述文书与档案计算机辅助管理的特点。

平时作业四

技能测试题

一、将下列文件组成两卷，说明各卷的组卷特征，并分别给每卷拟定一个案卷标题。

1．××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作的函

2．中央广播电视大学关于××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作的复函

3．××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作情况的调查报告

4．××省广播电视大学关于请求拨款维修危旧校舍的函

5．××省财政厅关于拨款维修电大危旧校舍问题的复函

提示： 1、2、3组成一卷； 按内容和文种特征组卷；

××省电大与中央电大关于继续进行开放教育试点工作的往来文件4、5组成一卷；

按通讯者、内容和文种特征组卷；

××省电大与××省财政厅关于拨款维修电大危旧校舍问题的往来文件

二、将下列文件组成两卷，说明各卷的组卷特征，并分别给每卷拟定一个案卷标题。

1．某省人民政府就搞好鲅鱼圈总体经济开发工作给××市人民政府的指示

2．某省外事办公室关于召开全省外事工会会议的通知

3．某省外事办公室关于召开全省外事工会会议的请示

4．某省人民政府关于召开全省外事工会会议的批复

5．某省人民政府就鲅鱼圈月亮湾商业区建设问题给××市人民政府的指示

5.文书档案与管理范文 篇五

1.文书、文件、公文的联系与区别，文件与档案的联系、文书工作与档案的联系。（1）①共同点：内容上都反映了人们的社会活动，都是在处理事务过程中形成的凭证性工具，都有一定的格式规范。②区别：

A.文书与文件是同义的，只是在习惯用法上有差别。B.文书：一般用于表达集合概念，不用于表达某一份文字材料。如文书处理、文书部门、文书工作、文书材料。而不会说“这份文书”、“XX号文书”、“市政府文书”。文件一词既指单份文件，也指集合概念。

如市政府文件、中央1号文件，文件处理、文件材料。不会说文件部门、文件工作等。C.公文不包括私人文件、私人文书。D.当仅指“公务文书”时，文书、文件、公文三者可通用。（2）①文件是档案的前身，档案是文件的归宿。②文件是档案的基础，档案是文件的精华。③文书工作是档案的工作的基础。④档案工作是文书工作的延伸和发展。

2.公文的特点是什么？公文按办理时限、行文方向、机密程度可分为哪些类别？（1）公文特点1由法定作者制发2具有法定的权威性和时效性3公文具有特定的格式4特定的处理程序（2）分类

按办理时间要求分为特急公文、紧急公文和常规公文；按机密程度分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文；按行文方向分为上行文、平行文和下行文。

3.公文的稿本名称有哪些？交拟时秘书人员应注意哪些事项？（1）公文的稿本名称(试行本、暂行本、修订本)（2）注意事项：①领会发文目的，为什么要起草这份公文。即领会领导意图。②把握主题思想，即主要写什么内容。③明确行文对象，从而确定行文方向、选择文种及公文用语等。④明确行文的时间要求。

4.文书工作的主要任务是什么？收文、发文处理的程序包括哪些环节？1）文书工作的主要任务发文的拟制、收文办理、发文办理，文件办理过程和办毕的管理。还包括印信管理与使用、打证明、电话接听等工作。2）收文处理的环节：签收、启封、审核、收文登记、分办、拟办、批办、承办、催办、查办与注办、立卷或归档或销毁。3）发文处理程序：交拟、起草、会商、审核、签发、发文登记、膳印和校对、用印和签署、核发、传递、立卷或销毁或归档

6.哪些文件需要签收？传阅文件不要“横传”，应由文书人员“中转”。（1）签收的范围1机要部门送来的密件和急件都要进行签收；2邮局（或快递公司）送来的挂号件等；3外单位派人直接送来的重要文件。拟办和批办有什么区别？拟办人：办公室主任 拟办的作用：对收文如何处理提出初步的意见，供领导批办时参考 批办人： 单位领导 批办的作用：是对收文如何处理作出的权威性的最后决定。（3）拟办、批办中文书人员的职责是什么？①呈送：根据文件重要程度送拟办和批办②保密：要对拟办和批办的一件保密，特别是人事敏感问题。③检查：检查拟办批办人员有无署名和签上时间，督促及时办理④送达：根据拟办、批办意见，将收文送有关部门和人员落实办理并督促办理（4收文登记的范围和不登记范围：上级指导性、参阅性和需要办理的文件；下级机关的请示性、报告性文件；带有密级的文件 特别注意帐外文件B.不登记范围：公开的出版物；一般性的各类简报；事务性的通知、便函、介绍信、请柬等；注明领导亲启的文件（5）文件传阅的方式有哪些分送传阅：即将需传阅的文件直接送给阅读人员。最常用，可让阅读者看得比较仔细，但比较费时。集中传阅：把领导等阅读人员集中起来，利用开会时间等进行阅读，也较常用。设立阅文室，即将需要传阅的文件放在专门设立一个阅文室。

7.文件转化为档案需具备哪些条件？我国最早的档案是甲骨档案，产生于殷商时代。（1）文件必须完毕，即完成了文书处理程序； 2）文件需对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值;3）文件需按照一定的规律保存起来，即把文件按照一定的程序和条理集中保管起来。8.档案按内容和形成时间分，可分别分为哪些类别？按档案内容分：文书档案和专门档案。按档案形成时间分：建国前档案和建国后档案。建国前档案又称为历史档案—旧政权档案和革命历史档案

9.档案的基本价值包括哪些？档案作用的发挥有哪些规律？1）档案的基本价值-凭证作用：档案的凭证作用由档案内容和形式的所决定的，俗话说“口说无凭，立字为证”，就是对档案凭证价值的充分肯定。参考作用：档案作为过去各项社会活动的真实记录，为现实和今后各项社会活动的开展提供了参考借鉴的丰富资料。“前事不忘，后事之师”、“前车之覆，后车之鉴”、“察往知今”等都说明了档案的参考价值。2）档案作用的发挥规律1档案作用范围的递增律（扩展律）：档案的作用范围随着时间的推移而不断扩大。2档案机密程度的递减律3档案作用发挥的条件 10.档案工作包括哪8个环节？档案工作的原则是什么？维护档案的安全：①档案的物质安全，尽量延长档案寿命。②档案的政治安全，即档案信息安全，档案内容不失密。（1）档案工作的环节-档案实体管理工作：收集、整理、鉴定、保管档案信息管理工作：统计、检索、编研、利用（2）档案工作的原则①统一领导，分级管理②维护档案的完整与安全③便于档案的利用

11.档案工作的机构有哪些？档案馆、档案局、档案室.主要管理本单位档案并主要为本单位服务，是档案室与档案馆的最主要区别。

12.什么是归档范围？一个企业的归档范围主要包括哪些？1）归档范围：指一个单位收到或形成的所有文件材料中需要归档的有哪些2）企业归档范围-反映本企业主要职能活动和基本历史面貌的文件材料；具有凭证价值的文件材料，如合同、谈判记录等；本企业需要贯彻执行或具有重要参考价值的收文；下级报送的重要材料。无论来自上级还是同级或下级单位，只要与本企业工作有直接关系的，都应纳入归档范围。登载于上级简报、新闻媒体（网站、报纸、电视等）上的本企业需执行，或反映本企业工作活动的材料。如通过简报、新闻媒体发布的指导性文件、有关本企业工作活动的记述、奖励、表扬或批评等。

13.文书档案一般在形成后的第二年6月底前归档并移交档案室。档案室收集档案的主要途径是文件归档。14.文件之间的联系有哪些？（1）文件在来源方面的联系——文件之间的首要联系

同一单位形成的档案不能分散。因为文件都是由一定的机关单位及其内部机构形成的，形成文件的单位，构成了文件来源方面的联系。

2文件在时间方面的联系-人们的工作活动都有一定的过程和阶段，不同时期形成不同的档案文件，使文件间具有自然的时间联系。文件整理归档工作一般都分进行。（3）文件在内容方面的联系-文件是在工作活动过程中形成的，文件都记录了一定的工作活动内容。关于同一工作活动的文件必然有着紧密的联系。整理时把内容相关的文件材料集中放在一起，便于今后按问题查阅档案，也符合人们的查阅习惯。

如上级到本单位检查工作，必会形成：检查通知、接待方案、工作汇报、会议记录、新闻稿、照片等，这些材料因检查而形成，不同形式的文件材料内容上共同反映了检查活动的过程与结果。（4）文件在形式方面的联系：形式指文件的种类、名称、载体和记录方式等。特殊载体的档案应当单独保存，便于保管利用优先于保持档案文件之间的联系。

15.归档文件整理工作包括哪6个主要步骤？归档文件的固定排列顺序。步骤：装订、分类、排列、编号、编目、装盒 固定排列顺序：正本、定稿；正文、附件；原件、复制件；请示、批复；转发文、被转发文；中文本、其它文本。

16.归档文件的档号包括哪几部分？全宗号、、保管期限、件号

会填写归档章、归档文件目录，会对归档文件进行分类。

6.文书档案管理细则 篇六

每年年初机关文书部门或业务部门首先要制订出当年可能形成文件的案卷类目，根据案卷类目做好平时的文件收集、分类工作。在文件收集齐全的基础上，将文件按以下特征逐项分开。

①分年度。将文件按其形成的年度分开。

②分级别。将文件按其作者之间的关系分成上级、同级、下级。对互相联系紧密的文件，如上级的批复、下级的请示应放在一起。

③分机构。将文件按其产生或承办部门分开。

④分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。

⑤分期限。根据《文书档案保管期限的规定》，将文件按不同的保管期限分开。

在文书分类的基础上，根据实际情况，灵活运用文件各特征(问题、作者、时间、地区、文件名称、文件往来机关)，分别组合成若干个案卷。拟写案卷标题，简明、确切地反映卷内文件的内容。案卷正式确定下来后，根据卷内文件时间、重要程序、问题、作者、地区、文件名称、文书往来机关等具体情况系统排列。编写卷内文件的页号;填写卷内文件目录和备考表;拆除档案文件上的金属物，装订案卷;填写案卷封面，包括案卷标题、卷内文件的起止年月、页数、件数、保管期限、案卷编号等。

2、档案管理

将档案库房的档案柜、架科学排列编号。保持库房内外清洁卫生。学习和掌握档案保护技术。库房要有防高温、防潮、防盗、防光、防尘等安全设施，避免灰尘、有害气体、微生物、虫、鼠等对档案的危害。

3、档案利用

准备检索工具。编制案卷目录、全引目录、专题文件目录、资料卡片、档案资料存放索引、汇编有关文件、参考资料等，并积极开展档案史料的编研工作。查阅、借阅有关文件，需经秘书长批准;对摘抄、复制的档案资料进行审核、登记，然后在摘抄、复印件上注明出外、时间。借阅档案，应认真填写借阅登记薄《档案利用效果登记表》，以便存查。对借出的档案资料要按时收回入库。

4、档案统计

建立档案收进、移出登记簿。准确编制档案工作情况统计年报，及时上报有关部门。

5、档案鉴定

7.浅淡企业文书档案管理工作 篇七

从目前来看, 企业文书档案的作用正逐渐显现出来。一是为企业的正常生产经营提供保证, 文书档案对企业的经营管理、发展壮大等提供重要的凭证作用, 因此作为档案管理工作者, 要保证档案资料的完整性和真实性, 同时要做好整理、存储和利用等工作。二是文书档案具有历史记载作用, 通过文书档案我们可以知晓企业的历史, 后人可以引用和借鉴历史资料。三是文书档案的好坏, 将会影响企业的发展, 因为文书档案具有较强的参考性, 通过文书档案可以看出一个决策的正确与否, 同时, 可以借鉴一些成功经验, 有助于企业高层领导作出正确的决策。

二、文书档案管理工作中存在的问题

(一) 领导对档案管理工作重视程度不够。企业领导最重视企业的安全、生产工作, 很少关心档案工作, 在一些领导眼中, 档案工作说起来重要, 做起来次要;需要用档案时重要, 不用时不重要, 把档案工作想得很简单, 认为把文件收到档案室即可, 加之档案管理工作投入大, 不见效益, 所以领导不重视, 简单认为只要把文件保存起来, 需要时能够找到提供利用就行。

(二) 档案管理人员专业知识不强, 责任心不够。由于领导的重视程度不够, 很少招聘档案专业人员, 几乎都由办公室人员兼任档案管理员, 所以兼职档案管理人员的专业知识不够, 不能及时解决在文书档案管理工作中存在的问题, 收集档案不齐全、在归档过程中分类不合理, 不利于文书档案工作顺利开展, 最终导致文书档案管理工作人员与实际工作需要脱节, 缺乏系统性, 不能有效提供利用, 阻碍档案管理工作的有效进行。

(三) 文书档案管理工作规范性不强。在企业文书档案管理普遍存在管理不规范的问题, 主要表现在档号不规范, 案卷标题不规范等现象, 一个管理员就是一个标准, 从而存在组卷混乱, 严重的卷内目录都存在缺失情况, 检索还靠手工检索等。

(四) 文书与档案之间联系不紧密。在企业实际管理工作中, 文书和档案实行分块管理, 一般文书由文秘进行处理, 一年甚至几年不交档案室, 使得文书和档案完全分离, 一定程度上造成文书管理人员对档案管理工作意识薄弱, 而档案管理人员只关注档案, 对文书工作缺乏考虑, 对文书内容不熟悉等, 导致文书与档案脱节。

三、提高文书档案管理工作水平的建议

(一) 增强领导档案意识, 转变领导对文书档案管理工作的认识。每项工作都离不开领导的重视和支持, 档案工作也如此, 由于企业领导大多重视安全生产经营工作, 而疏忽了档案工作, 作为档案管理人员, 要多向领导请示和汇报档案工作, 由此引起领导对档案工作的关心和支持, 只有领导重视并投入相应硬件、软件设施, 档案工作的地位也就得到相应提升, 档案工作的重要性也就得以体现。

(二) 配备责任心强, 懂专业的档案管理人员。档案管理工作外行看似简单, 实质专业性很强, 档案人员要有高度的责任心和具备相应的专业知识, 同时会利用现代科技进行管理和提供利用。因此, 单位要派档案人员到相应机构进行学习培训。为档案管理人员多提供学习、培训机会, 由于企业兼职人员较多, 所以企业要从单位实际出发, 按照不同岗位、分层次对档案管理人员进行培训, 如项目部档案管理人员应当参加项目档案专题培训, 管人事档案的参加人事档案专题培训, 文书档案管理人员则参加文书档案, 电子文件、照片档案等培训, 通过培训进一步提高文书档案工作水平, 进而提高档案管理人员的综合素质, 使其对工作有热情, 责任意识不断加强, 从而适应企业发展需要。

(三) 加强电子文件的管理。由于信息化水平的不断提高, 文书档案的载体也逐渐由纸质向电子存储, 因此, 在实际工作中, 我们不仅要注重纸质文件的收集、整理、归档工作, 还要重视电子文档的管理, 在文书档案管理中, 通过计算机及办公自动化系统的运用, 不断提高文书档案管理工作水平, 使文件的形成、运行、转换等各个环节实现无纸化, 从而提高文书档案管理的效率。掌握现代化管理技能, 利用现化技术整理档案, 利用计算机整理文件, 可以收到事半功倍的效果, 利用计算机的检索, 方便快捷, 降低了人为因素在文件归档工作中的影响, 又可发挥计算机管理优势, 提高了工作效率, 达到深化检索的目的。规范文书档案管理工作和编制电子检索工作, 档案管理人员要结合《档案工作标准》, 结合企业实际情况, 制定相应的分类、编目等办法, 以此规范分类、编目, 通过对文书档案工作的程序和方法进行规范, 有效提高文书档案工作的效率, 准确提供利用, 促进档案工作的发展。利用计算机等现代科技手段整理档案, 以此减少文件归档时的手工操作, 提高工作效率。

8.浅淡如何加强文书档案质量管理 篇八

关键词：文书档案；质量管理；措施

文书档案管理有着自己的研究领域,有不同于其他学科的规律性。深入研究其规律,并应用现代管理技术和方法,逐步实现档案管理的科学化,以达到更好地为两个文明建设服务的目的,是每个档案工作者的一项义不容辞的任务。因此, 必须加强对文书档案质量管理。本文主要对加强文书档案质量管理的几个方面进行了探索。

1.文书档案质量管理的特点

每个从事文秘工作和档案工作的人员必须树立对文书档案进行质量管理的思想，使档案质量不断提高。其核心是强调提高档案工作管理水平，以保证档案的高质量。它具有以下几个特点：

（1）领导的高度重视。领导要充分认识到文书档案在企业的经营和生产中的重要作用，并在全体职工中大力宣传，以增强全员的档案意识，在公司上下形成齐抓共管的局面，把文书档案工作作为提高公司整体管理水平的一个重要途径。在具体工作中，领导要经常督促指导、及时解决文书档案工作中的困难和问题，为搞好文书档案工作创造必要的条件。

（2）全体人员参加。文书档案全面质量管理要求与档案形成过程有关的工作人员，包括领导、拟稿人、校对人员、印刷人员、档案人员等密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和立卷归档管理工作。树立“档案质量，人人有责”的观念。

（3）全过程控制。从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、立卷归档、编研、开发利用的整个过程都实行质量管理。

（4）运用科学的手段。采用数理统计方法、现代科学技术和现代管理手段来解决档案的质量问题，不断提高档案质量和档案工作管理水平。

2.文书档案质量管理的要求

必须牢固树立档案质量意识。档案质量的提高,与工作人员的质量意识有着密切关系。其中，领导的档案质量意识最为关键，因此，要求从事文秘工作和档案工作的人员，特别是各级领导，要牢固树立档案质量意识，用较高的工作质量来促进档案质量的提高。要不断提高档案人员的素质。良好的政治思想和业务素质是搞好各项工作的基础。从事档案工作的人员要有良好的政治思想素质。

2.1政治意识

绝大部分的文书档案与党和国家的根本利益、人民群众的切身利益息息相关。这就要求管理人员要具有强烈的政治意识。在日常业务活动中，每处理一件文书档案，都要站在政治的高度来对待，把政治考虑放在第一位，在整理、保存、利用的每一个环节上首先确保文书档案的安全。

2.2质量意识

对文书档案从产生、收集、整理、保存到利用的每一个环节都要进行不同程度的参与，确保每一个环节不出纰漏。一份文书档案是由许多部门、许多人在不同的时间、地点共同完成的。因此，要树立“我直接面对的就是利用者”的观念，为下一个环节提供高质量的“半成品”，这样，整个文书档案质量就会有可靠的保证。

2.3全局意识

对整个文书档案的形成和利用要有整体意识，明白自己负责的某一环节工作质量的好坏，直接关系到整体的质量。要努力做好文书档案管理工作。提供文书档案质量的好坏，往往事关全局工作能否继续，这也是全局工作不可缺少的一部分。

2.4主动意识

即在新形势下，文书档案管理人员要树立主动服务的观念。一是开展编研工作。文书档案中蕴藏着丰富的有用信息，特别是一些年代久远、受当时历史条件限制，以及那些卷宗浩繁，在利用原始档案不易发现有效信息的情况下，就需要管理部门对其进行编研，形成方便利用的准确、简明的信息资料。二是打开大门，主动上网，积极热情提供服务。对一些可以公开的资料，要积极利用现代化的计算机网络系统，主动上网发布，让“死材料”变为“活信息”，提高利用率。

3.加强文书档案质量管理的三个原则

3.1保密原则

保密是文书档案管理、使用的最基本的原则。这一点在利用使用中要首先把握好。凡是涉及到一旦扩散，可能影响党和国家最高利益的或影响到本地区和本单位正当利益的文书档案，在对外开放使用，特别是对国外、境外的开放使用时，一定要按照严格的审批制度和程序进行。从事文书档案管理工作的人员，头脑中要始终绷紧保密这根弦，不能有丝毫的马虎。

3.2开放原则

在强调保密原则的同时，也要坚持开放的原则。文书档案管理的根本目的是提供使用，发挥它的作用。要根据形势的变化和发展，及时提出有关文书档案解密的建议，可以解密的就要及时解密。对一些实际工作中急需的、涉及密级又不高、保密时间要求比较短的档案，更要及时解密，积极提供利用。目前，要着重纠正那种不分主次、轻重，凡是进了我的门，一律都是重要机密的认识。不能守着大批价值连城的丰富资料，只当一个保管员，而要积极主动创造条件，挖掘对实际工作有利用价值的文书资料，为需要者提供有效的服务。

3.3服务原则

在新的形势下，文书档案管理部门要努力改变“权力机关”的作风，去除“衙门”习气，坚持“服务”的原则。在提供服务中，提倡热情、主动、积极、方便的态度，简化相关的审批手续。一些随着时间和形势变化而已经解密的文书档案，也可以按图书馆服务的方式提供给需要者。我们应解放思想，打破在文书档案利用上的一些传统禁忌，文书档案为实际工作服务就能走出更加广阔的路子。

4.加强文书档案质量管理的工作措施

在新时期文书档案至少在以下几个方面有裨于现代科学管理，才能更好的加强文书档案质量管理工作。

（1）文书档案为科学决策提供依据。科学管理的核心是决策，迅速、合理而科学的决策离不开事实前提和决策环境，它包括旧案所提供的经验参考、人文背景和各种必要的真实数据。文书档案方式就是取得这种支持的最佳途径。于是，文书档案被纳入信息一体化管理的模式，在颇具理性色彩的科学决策和信息观念的引导下，无论是国家宏观管理与决策，还是企业管理与决策部门，文书档案方式都逐渐被视为获取可靠信息的重要手段。传统文书档案管理方式下档案信息的零散、迟缓和重载体正逐渐变得系统可靠、及时快捷和重信息内容。这都缘于文书档案全面质量的提高。

（2）控制是指文书档案方式在现代管理控制中的预先控制和事后控制功能。控制在现代化科学管理中被视为保证各项活动达到预期效果的职能。控制的过程是否有效依赖于能否找到问题的症结。在出现偏差“不合格”以后，通过分析偏差“不合格”的原因，追溯责任，谓之事后控制或间接控制。直接或预先控制则强调控制事物的过程而不是结果，强调提高被控制对象的自我约束能力。对一个企业而言，重视全过程控制，有利于全方位、全过程地预防和控制经营过程，从而通过提高文书档案管理水平来提高企业的管理质量。需强调的是，文书档案的积累要立足于研究规律、预测未知和科学的决策规划。如果过于强调惩罚性控制，必然影响文书档案形成的客观真实性，失去文书档案在科学管理控制中的意义。

（3）激励是文书档案工作中的组织管理与开发的重要手段。新时期的文书档案工作，正在实现由封闭向开放的现代化转型。新时期的文书档案理念，也由实体保管向以信息组织和利用转型。随着人事管理的改革，人们已着意探讨如何把人事管理转变为人力资源的组织管理与开发。

（4）加强文书档案的法制建设，构建现代企业制度下的文书档案管理运作的法律框架，规范企业文书档案工作。在档案工作已有的基础上，科学管理，依法治档，不断完善文书档案的各项制度。文书档案行政管理部门要了解企业文书档案工作特点，研究企业文书档案工作遇到的新问题，有针对性地制定出台切实可行的企业文书档案管理办法，建立和完善企业内部执法监督保障体系，把文书档案法制建设纳入企业依法治厂工作程序中，完善企业内部各项监督机制，使文书档案管理工作更加适应新时期的要求，更好地推进企业全面质量管理工作的深入开展。

5.结束语

总之，文书档案实行全面质量管理，有利于实现文书档案管理的科学化、规范化、标准化。不断提高企业文书档案资料的质量与完整性，使企业才能切实发挥文书档案的作用，真正实现其应有的价值。

参考文献

[1] 张兰，浅谈企业文书档案的保密管理[J].环球市场信息导报,2011.01

9.文书档案、印章管理制度 篇九

为了规范本站文书档案、打字复印、印章管理，实行有效的内部控制，防范潜在风险，特制定本制度。

1、分工负责材料撰写。按分工负责的原则，综合性文稿由政办股拟定，专业性文稿由相关股室拟定。各股室草拟的文件及需印制的资料、表册等交政办股统一处理，经核稿修改、审核签发、编号登记后再打印。小型文稿由各股室自已打印，大型文稿由政办股统一办理，拟稿人负责校对。打印的公文交二份、资料交一份给办公室存档。

2、严格管理公文收发。严格公文收发管理，及时登记，并送局领导传阅。局领导传阅文件要及时签署办理意见，及时交办、转办、督办。传阅期间要妥善保管，防止丢失。凡因签收和办理不及时造成不良后果的，将追究有关人员的责任。急办件可在报告分管政办股领导的同时直接处理到相关股室办理，同时报告给站长和分管领导，办公室及时跟踪、反馈。

3、搞好文件立卷归档。各股室的资料、文件须做好电子档案备份存档，纸质档案年终由各股室清理后，按要求做好档案整理，到政办股统一编号立卷，存放档案室以便工作查阅。

10.2.文书档案管理课程 篇十

一、单选题

1.按我国现行规定，文书档案保管期限“定期”的年限一般是（）。B、30年和10年

2.单份文件整理的最终“产品”是（）。C、件

3.本单位职工和党员名册、大事记、党务或行政会议记录，其保管期限为（）。A、永久

4.（）是公文办理过程中的中心环节。C、承办

5.承办是公文处理过程中的（）。C、中心环节

6.对上文书文件材料的归档时间一般要求在翌年的（）完成。A、1～2月份或6月份

7.20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料，其保管期限为（）。C.永久

8.不论收文还是发文，其处理过程的最后一个环节都是（）。

A、处置办毕公文

9.2000年发布实施的《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种有（）种。B、13

10.（）是机关管理与保存文件的基本方法，通过它建立起文件收进运转记录，它是催办、查阅的索引和档案检索的工具。B、登记

11.（）可不用去除文件上的金属钉。B、10年以下保存的文件

12.本单位领导人、决策机构、综合性办公机构、主要业务职能机构、人事机构、外事机构制发的文件保存价值（）一般行政事务机构、后勤机构及辅助性机构制发的文件保存价值。B、大于

13.按我国现行规定，文书档案的保管期限分为（）。C、永久、定期

14.（）是指需要办理的重要来文，由机关综合部门、主管业务部门提出初步的处理方案或建议，供领导人审批时参考。

D、拟办

15.本单位综合性的、和以上的工作总结、报告、计划、规划、统计报表，其保管期限为（）。A.永久

二、多选题（共 6 小题，每题 5 分）

1.凡反映本单位()等方面具有长远利用价值和凭证价值的材料应该列为永久保管。

A、主要职能活动 B、基本历史面貌 C、在维护国家、单位和职工权益 2.公文构成要素中的收文单位包括（）。

B、主送单位 C、抄送单位

3.公文结构的必备要素包括）。A、公文的标题、正文C、成文日期D、公文制发责任者

4.归档的时间一般设定为（）。

A、1至2月份B、6月份

5.公文结构的必备要素有().A、标题B、正文C、成文日期 D、责任者

6.根据国家档案局8号令的规定,机关文书档案保管期限分为()两种.A、永久D、定期 7.归档时每份文件必须齐全完整，即（）必须完整齐全。

A、文件的定稿与正本B、主件与附件D、转发件与被转发件

8.归档文件的特点是（）。A、办理完毕B、应归档 C、系统整理

9.归档就是（）的文件经（）交档案室保存的过程。

A、办理完毕C、系统整理

10.各单位制定文书档案的保管期限表的依据是（）。

A、国家档案局发布的《文书档案保管期限表》 B、本地区档案行政管理部门发布的《文书档案保管期限表》

C、本行业档案部门发布的《文书档案保管期限表》 D、本单位主要职能和主要业务工作的实际

11.广州市档案局2006年印发一份文件，这份文件的发文字号表述正确的是（）。

B、穗档〔2006〕1号 C、穗档办〔2006〕1号

12.对于本单位收文，是以是否（）为归档判断标准的。

B、本单位是否贯彻执行（办理）C、与本单位工作有直接关系的文件

13.归档时每份文件必须齐全完整，即（）必须完整齐全。

A、文件的定稿与正本 B、主件与附件D、转发件与被转发件

14.公文标题由（）组成。A.公文的责任者 B.公文的事由 C.公文的文种

15.凡反映本单位()有查考利用价值的材料，应列为定期保管。

B、一般工作活动D、在一定的时间内

三、判断题（共 8 小题，每题5 分）

1、本单位形成的文件中大部分都要归档。

对

2、采用单份文件整理方法整理归档文件时，正本与定稿组成一“件”归档文件，此“件”文件材料正确的排列顺序为：正本居首，文件处理单居二，定稿居后。

对

3、编制本单位文书档案保管期限表可以照抄国家的有关规定。错

4、采用“单件归档”的前提是必须使用国家档案局推荐的优秀档案管理软件。对

5、“有文必档”和“有档不归”都是错误的。

对

6、采用单份文件整理归档方法时也要经过分类。

对

7、采用单份文件整理方法整理归档文件时，收文与文件传阅单组成一“件”归档文件，采取“收文在前，文件传阅单在后”的方式装订较合理。错

8、本单位应归档的纸质文件材料中，有文件发文稿纸的，应与文件正本、定稿一并归档。

对

9、采用单份文件整理方法整理归档文件时，跨的党务或行政会议记录本应归入其终止的归档；跨的会议文件应归入会议闭幕归档。

对

10、草稿不具备正式公文的效用，均不用归档。错

8、办理完毕是指文件所指工作全部办理完毕.错

11、“函”是上、下、平级机关之间都可以使用的商洽性、问答性公文，不具有指挥的作用。对

12、本单位形成的规章制度、统计表不应属于归档的范围。

错

13、草拟时如需引用公文，应当先引文号,后引标题。

错

14、本单位在修订《文书档案保管期限表》时，可照搬照抄《广东省机关文件档案保管期限表》。

错

15、采用单份文件整理方法整理归档文件时，收文与文件传阅单组成一“件”归档文件，采取“收文在前，文件传阅单在后”的方式装订较合理。:错

11.浅谈文书档案管理的特点 篇十一

关键词：文书档案；管理

作为服务型及高技术型的工作，文书档案管理不仅在各单位和企业具有重要的作用，还因为时代的进步有着巨大的发展空间。为了保障档案质量，发挥其服务性能，就需要在安全、操作等方面进行优化，完善其制度和规范，从而确保档案的完整性和安全性，加强信息资源的开发和利用价值。

一、文书档案管理概况

1.文书档案管理概念。档案管理是企业管理工作中最基础、最根本的工作，是信息化建设的重要部分。文书档案管理作为档案管理中的重要内容，在业务决策、企业发展上都承担着重要的作用。文书档案管理表面上可以理解为对企业事业单位等历史资料的总结和保存，实际上还肩负着行政管理、科学研究、业务开展以及宣传教育等多项职责，是企业和单位实现科学管理发展的基石。目前，文书档案的重要作用不断被人们发现，其通过收集和归档进行服务工作的价值也越发受到社会的关注，在现有基础上完善管理制度和方法，提升其技术水平与保密等级等，已成为企业事业单位发展的一项核心内容，因此规范文书档案的保密管理、创新管理手段和方法，不仅是时代潮流，也是一种必然的现实需求。

2.文书档案管理存在的问题。文书档案由于资料繁杂，管理过程设计人员较多、标准化过程难以控制，因此实际工作中常出现各种问题。研究文书管理方法必须对现有问题进行充分认识，以实现深入的结构调整和改进。文书档案管理的概念产生已久，但部分人员对文书档案的管理意识还十分不足。档案管理工作人员过于重视红头文件而忽视普通的编号文件，使得档案时间不连贯、准确性低、工作效率和工作质量低下，难以满足信息查找和处理工作的要求。其次，一些企业或单位档案意识淡薄，缺乏文书档案的收集、整理、归档工作流程，也缺少对文书档案保密管理原则、方式的设计和规定，无法保证文书档案归档率、完整性和准确性，使得相关人员在实际工作中得不到有效的借鉴和指导，降低了档案的利用效率。此外，在很多企业当中，档案与文书分属不同的管理条块，两部分人员若不能得到及时的信息沟通和一致的管理规范，就极容易出现衔接方面的脱节与不顺畅，造成漏归、错归等现象的产生。

3.未来文书档案管理特点及发展趋势。文书档案具有稳定的传承性，是企业创新和发展数据来源，同时作为行政管理中的后台基础工作，又决定着企业的各项事务能否顺利开展。在各种文书档案中，一些重要的档案承载着企业的核心价值，因此具有极强的保密性。不同企业对此采取了不同的保密方法，但保密原则基本相同。文书档案管理的保密原则主要包括全过程标准化控制、分级管理两个方面。前者通过对文书档案实行前端控制和全过程的保密管理，在收集、鉴定、分类等多个环节实行标准化控制，确保档案的安全和完整性。后者则采用划分保密等级的形式，将责任落实落实到具体个人，从而保证档案管理的质量。除了传承性和保密性，信息化逐渐成为现今文书档案管理的新趋势。传统的方法采用纸质档案和人工填写，对环境和人员有较高的要求，且随着时间的发展，必然出现一定的问题和弊端。现阶段企业电子文档虽然普及，但部分企业和单位仅仅局限于将手写内容转化为电子文本，并未完全实现档案管理的信息化，文书档案的信息化管理还未得到真正的开发和利用。

二、新形势下文书档案管理改进方向

1.健全文书档案管理规章制度。为了实现文书档案管理工作的科学开展，需进一步细化档案收集保管流程，明确档案管理职责，同时根据企业或单位的实际情况以及相关的法律法规，对关键问题如归档期限等进行规范和管理。各单位在制定文书档案管理规章制度时，应对突发情况做出充分考虑，避免由于管理漏洞造成不必要的损失。此外，相关领导档案管理意识不强，资金和人员投入较少，导致档案管理人员素质及薪资待遇普遍低于其他员工，造成其管理意识较差、责任心不强，因此，适当加大档案管理支持力度 ，制定文书档案管理的监督考核机制，将促进档案管理人员工作积极性，从而提高其工作效率。信息化时代使得信息的安全性得到极大的弱化，完善的信息化建设和系统管理应具备完整的防御能力，能够有效地对档案的实体安全和信息安全做出保证。建立这一科学的档案管理规章制度，就要充分考虑其保密性，做到总体设计和具体环节的安全信息管理，以适应不断发展变化的文书档案收集及保密需求。

2.强化档案管理人员专业技能。作为一名优秀的档案管理人员，专业水平和专业技能直接决定了能否应对档案的分类整理立卷等工作，而管理人员的积极性则决定了其是否具有资料的安全保密意识以及责任感。企业或单位在招聘档案管理人员时，从人才引进的角度，应甄选优秀的档案管理专业人才加入企业，提升专业化人才当量。而在日常培训时，可以通过培养管理人员对资料的敏感性树立其管理理念，通过专业技能的学习来实现整体素质的提高。培训的内容和形式可以多样化，例如聘请相关学校的老师现场讲解、开展团队竞赛活动等，通过加深学习体验达到强化专业知识的目的。此外，档案管理部门应当主动与企业文化建设部门及相关部门积极配合，加强部门之间的联系，通过文化宣传来提高企业或单位内部对文书档案管理工作的了解，从而将强档案管理人员的工作积极性和责任感。档案管理人员的整体素质决定着文书档案收集及归档工作效率及质量，多维度的培训不仅有利于个体的自我提升，还有利于充分发挥文书档案的最大价值。

3.搭建信息化文书档案管理平台。传统文书档案收集及归档工作存在过于被动且资源遗漏严重等问题。为此，企业或单位应对传统文书档案收集模式进行改进，在原有模式的基础上搭建新的信息化文书档案管理平台。在平台的研究和建立过程中，除了科技投入，还可以引进信息收集、保管的技术方法，例如图像、声音与文本的转换方法，以此加深对资料的连续性和历史性的了解。在信息保密制度下，通过相关的保密级别，对信息进行数据化处理，加强数据化档案的安全性。最后，企业在选择合适的管理软件时应慎重，目前已较为成熟的办公自动化系统和档案管理系统为企业或单位提供了更多的选择，新技术的发展也使得数据录入等更为简洁，选择管理软件时应对其操作难易程度、后期维护以及保密性能作出充分考量，建设与时俱进同时适合自身发展的信息化文书档案管理平台，充分发挥文书档案的服务性质。信息化的管理平台代替人工，在工作效率、失误频率上都有了显著地提升，但不可避免的存在众多安全隐患，只有管理人员加强日常的软硬件设备维护，完善信息应急措施，才能从根本上发挥信息化平台的优势，确保档案的安全。

三、結语

文书档案是企业发展过程的记录者，也是核心技术和数据的承载者。明确文书档案管理工作的特点，充分意识其价值，是各单位及企业不可缺少的任务之一。未来的文书档案管理工作将在信息化的道路上不断发展，其保密性和传承性也将不断被强化。完善文书档案收集和归档等工作，建立科学的档案管理平台不仅是个体需要，也符合时代和社会发展的需求。

参考文献：

[1] 朱鸣 . 文书工作与文书档案管理系统的设计与实现 [D]. 电子科技大学，2013.

12.文书档案管理改革若干问题探讨 篇十二

一、目前文书档案管理中存在的问题

1. 传统的文书档案管理理念和管理方式依然存在。

文书档案管理不是简单地将文书整理后建立档案目录，而是要将文书分类和归库以方便提取的管理过程。档案的前期整理工作是琐碎的，需要科学的设计，投入大量的工作。但文书档案管理工作一直存在“重藏轻用”的传统思维方式，档案人员将大部分精力都集中在档案的收集、整理、鉴定、保管等业务上，而忽视了对其他工作的渗透及体现现实价值的服务。同时，许多单位的文书档案管理仍然沿用传统的手工管理模式，暴露出查询费时费力、登记整理繁琐、执行效率低和保管不易等很多问题，同时也增加了档案管理人员的劳动强度。

2. 文书档案难以收集齐全完整。

目前，有些单位对收集归档工作的重要性认识不够，没有专人对文件材料进行管理。有些工作人员对档案工作认识不足，对文件及形成过程缺乏了解，对保存档案的目的缺乏了解。还有文书档案管理人员责任心不强，缺乏责任感，不积极主动上门收集，自己手里有多少文件就立卷归档多少，档案工作停留在“你交我收”、“你查我找”的层面。

3. 文书档案缺乏硬性的机制化管理。

因文书档案管理机制不畅，在实际工作中产生了诸多问题，如长期以来，碍于同事或领导关系，档案管理人员无法催促，许多档案不能在规定时限内按时归档，容易使一部分材料漏登、漏报，有的甚至丢失，最终不能准确地统计汇总。

4. 文书档案管理电子化应用有待加强。

在目前文书档案管理工作中，档案管理人员过多依赖于手工操作，在文件资料收集、储存和查阅等环节都比较繁琐，文件信息查找困难，难以做到信息共享，部门之间缺乏及时的沟通和了解。

5. 文书档案管理人员整体素质有待加强。

目前，许多单位的文书档案管理人员多是办公室秘书兼职管理，没有经过档案管理的专业技能培训，对如何科学地从事文书档案管理工作不甚了解，对档案信息化管理的新技术更是知之甚少。此外，由于文秘人员的主要工作是文书处理，日常工作多，投入到档案管理方面的精力有限，档案工作停留在“收好公文”的阶段。

二、进一步加强文书档案管理的措施

1. 加大对文书档案的重视程度。

要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视。文档工作人员要勤向领导汇报文书档案工作情况，努力做好档案服务工作，为领导提供档案利用信息。通过加强宣传等有效服务，增强领导的档案意识，使档案工作始终有人管、有人干。其次，要对信息时代文书档案工作有较为准确的认识。在信息时代，文书档案管理人员必须要有强烈的信息意识，迅速从传统文书档案的手工操作管理转变为依托计算机技术和网络的信息管理，引进并使用电子文件、光盘、多媒体、缩微载体和声像载体等先进技术手段，从文书档案的保管职能转变为有效控制和合理开发，实施单位档案联网管理并共享资源。

2. 做好文书档案的收集工作。

档案人员必须及时收集整理应归档的文书材料，做到嘴勤、脚勤、脑勤。即经常主动了解业务部门又开展了什么新的工作;加强与各部门的协调与沟通，经常到业务部门走动，保证档案收集信息渠道的通畅;常常根据本单位的工作实际，思考档案如何围绕单位的中心工作、如何做好收集利用服务工作。

3. 建立有效的管理制度和工作程序。

建立严格的归档制度、保管制度、借阅制度、利用制度、统计制度及保密制度等，尽可能细化要求，并具备较强的操作性。尤其要加强对文书档案的借阅管理，可购入自动化借阅设备，对每一份文件贴条形码，单位员工必须有借阅磁卡，可记录借阅信息及归还日期。涉密的文书档案一般不准外借，只允许获查阅许可的阅档者在阅览室内查阅;在管理过程中可对每一份文件进行图片扫描备份，借阅人员可阅读电子扫描件或复印件，这样做既有利于保护档案材料，避免损失、磨坏、延长档案寿命，又保证了档案的机密性，防止失密泄密。

4. 推进文书档案管理的自动化。

以计算机网络系统运行为支撑，引入办公自动化软件，建立覆盖全单位的档案网络系统，实行部门网上归档、计算机管理与检索，达到实时归档、简化整理、深化检索、利用便捷的目的，最终实现文档一体化管理。

5. 加强文书档案管理人员的培训。

由于文档种类和载体的日益多样化，管理方法在不断更新，对文档工作人员的整体素质如在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面，提出了新的更高要求。文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。同时，要建立长效培训机制，一是要建立健全在职教育的长效管理制度;二是要建立在职教育的约束和激励机制。

参考文献

[1].刘银华.浅谈高校文书档案管理[J].河南机电高等专科学校学报, 2004.12

13.文书与档案管理——实习总结 篇十三

习

总

结

姓名： 周 剑平班级： 文秘09（01）班 实习课程：《文书与档案管理》

院／校：青海畜牧兽医职业技术学院 系部／专业：农业经济管理系／文秘 班级：文秘09（01）学号：200909119 姓名：周剑平

实习单位（部门）：青海省畜牧总站办公室 指导老师：雒文捷、齐晨、张积英 任课教师：吴瑞华

实习时间：2010年11月22日—2010年12月14日

这是我第一次来校外的单位实习，起初对这里的一切还很陌生。学会去适应它，是一种锻炼自我的过程。我的心情是非常地激动，因为学校和贵单位能给我这种实习的机会，让我不断地补充自己，完善自己，实习时间虽不长，但我心得甚多。

首先，做一个办公室秘书人员，必须熟练操作电脑，尤其是打字技术与Word、Excel的掌握，否则，你就会延误一份重要的任务。而我所在的单位，是对文字要求较强的，因此，要准确无误地处理好文字，其中包括文章的段落层次的划分，句子结构的合理，词语搭配的准确等多个方面的要求。我想不管是文书性秘书，还是操作性秘书，文字的表达准确、清晰、条理对任何一个企事业单位都是最基本的要求。

其次，要做一个好的秘书人员，就必须很好地掌握言语交际学，因为你不是一个人的，你必须要学会与周围不同的人打交道。我依然相信只要你真诚地与人为善，你周围即使对你有某种偏见的人在时间的冲洗中也会慢慢地走近你。在贵单位，我也领略了一些冷漠的眼睛，但我内心问心无愧，我会较主动地融化其间的隔阂。

我相信，真诚所至，金石为开。我相信我的未来是美好的，只要给我一个机会，我会适时地抓住它，成为一名适用型人才（秘书）。

“实践是检验真理的唯一标准”，通过这次实习，我深觉自己有许多不足之处，在今后的生活中，我会朝着自己的目标，做好工作计划，不断努力学习，弥补不足，为自己的理想而奋斗!

一、实习目的：巩固文秘专业的主业知识，提高实际操作技能，丰富实际工作和社会经验，掌握操作技能，将所学的文书与档案知识用于实际工作。

二、实习主要内容：按照老师的安排，我制定了相应的实习计划。注重在实习阶段对所学的文书档案理论知识进行进一步的巩固和提高，以期达到根据理论知识，指导日常的工作实践的目的，并且收到了较好的效果。

三、主要实习情况报告：在不同的办公室具有不同的工作内容和不同的职责范围。而作为畜牧总站办公室，是一个综合性的部门，由站长直接领导，工作范围大，任务也比较繁杂繁琐。在实习阶段，我主要的侧重点是文书与档案管理工作。

秘书工作是办公室的主体工作，领导要做到决策科学化，离不开秘书人员的协助。因为秘书人员一方面处理着大量的日常事务工作，使得领导能集中精力考虑决策问题。另外，还能发挥他们了解全面情况，掌握多方面信息的优势，辅助领导决策，提供合理合适的建议。

秘书工作头绪多，任务重，我认为要必须抓好以下几个方面：

第一，主动做好领导之间、部门之间的协调工作，帮助领导有计划、有步骤、有重点的抓好各项工作，做到忙而不乱。并从过去偏重办文办事，转变到既办文办事，又出谋划策，实现秘书工作的四个转变。

第二、开展调查研究，了解基层群众的学习、思想、工作、生活情况，及时向领导反映，并提出合理的建议。对一些急需解决的问题，应及时与有关部门协商解决。

第三、检查督促各种行政法规和本单位的各项决议、制度、办法、规定的执行，验证决策是否科学合理，是否符合实际。发现问题要及时向领导反映，防止并纠正偏差。

第四、组织起草本单位的工作计划、报告、总结、规划、决议和规章制度，对需上报、下发的文稿进行政策、文字上的把关。

第五、对上级机关的来文和下设部门的报告，要及时转给有关领导，根据领导的批示，具体落实承办单位和负责人，并负责催办，如期上报办理结果。

文秘人员除了需要具备以上工作人员的基本条件外，还应有自己独特的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养。因此，文秘人员要自觉、全面地加强

这四个方面的修养，努力把自己造就成为德才兼备，既合格又称职的工作人员和复合型工作人员。

我认为秘书人员尤其需要掌握以下原则：

1、要有充分的政策依据和事实依据。秘书人员办文办事，绝大部分都是针对现实状况的，或是为了解决某个问题，或是指导某项工作。因此，必须以党和国家的政策和客观事实为依据，坚持实事求是的原则。实事求是是我党的思想路线和传统作风，是秘书部门一切工作的准则，也是秘书人员必须具备的品质。如果有些领导交办的事不符合党和国家的方针政策，秘书人员应有勇气提出意见，请领导重新考虑，以保证正确贯彻上级的指示精神，把工作做好。

2、要有准确性。准确，是对工作质量的要求。文秘管理的准确性是指正确体现政策，正确表达领导意图，正确地办文办事，言行有分寸，文字能达意。它在一定程度上保证领导工作的准备性。文秘管理的准确性，涉及的方面很多，简要地说，就是：办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎。而要做到这些，必须态度认真，作风过细，不能疏忽大意，不能马虎潦草。比如说办理公文，就要保证文件的质量，用词要准确，材料要真实，誊写要认真，校对要仔细，力求每一个环节都不发生差错。否则就会贻误工作，甚至酿成难以弥补的损失。

3、要雷厉风行。这是对工作效率的要求。任何目标的实现，都离不开两个因素，一是准确，二是时限。其中任何一个失误，都会使事情办不成或办不好。时限就是尽可能缩短周期，减少中间环节。秘书人员办文办事必须具有很强的时效意识，要迅速行动，不可拖拖拉拉，要制定科学的工作制度，理顺关系，分工明确，充分发挥工作人员的重要性和创造性。要简化办事程序，减少不必要的行文和礼节，消除“文山会海”的现象，提高工作效率。要利用电脑等现代技术改变工作手段，实行办公自动化，例如用电脑传递信息、检索资料、编辑文稿等。

4、严守纪律，保守机密。文秘管理要制发文件，处理文件和管理文件。在各种文件中，大部分具有不同程度的保密性，而且各级秘书人员经常接近领导，看一些重要文件，参加一些重要会议，所以，秘书人员在公共场合活动时要注意内外有别，把握分寸，对什么应该说什么不应该说要心中有数。我国已经制定了《保密法》，秘书人员要认真学习，模范执行，切实做好保密工作。

实习阶段我参与的主要工作：

一、按照办公室老师（雒文捷、齐晨、张积英）的安排与布置，按时清理办公室卫生，及时呈送上级下发的各类文件，并对由站下发各基层单位的各类文件及时进行打印、校对、存档，保证各项工作及时高效。

二、负责办公室打印机的使用。

三、注意自己在办公自动化方面的锻炼。作为现代化的畜牧总站，计算机使用和办公自动化是办公室人员必备的素质。目前，利用计算机录入文字和文件处理，我都能够得心应手。复印、传真、公文处理等文秘工作基本熟练。文字录入速度能达到100字左右，同时，也能够利用互联网查询、传递、接收、储存有关信息。另外，办公室配备了多功能一体机，在此过程中我熟练地掌握了多功能一体机的使用。还有一些方面尚有欠缺。如，业务方面的知识不熟练等

五、实习体会

通过实习，我对文秘工作的重要性有了更深一歩的了解。特别是在新的形势下，文秘工作人员更要努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和三个代表重要思想，以及科学发展观等。运用马克思主义基本原则和方法，认真学习钻研党和国家的各项方针政策，充分把握政策的精神实质，及时了解和掌握上级领导不同时期的工作部署和要求，把政策具体落实下去化为实际行动，并强化组织协调能力，专业工作能力，检查指导能力，参谋咨询能力、文字表达能力和熟练使用各种自动化办公设备的技能，努力提高自身素质，加强世界观和价值观的转变，成为政治过硬，业务精通的复合型文秘人员。

14.文书档案管理一体化探讨 篇十四

摘要：实现文书档案管理工作一体化，是现代企业科学管理的必然趋势。文书档案作为综合档案里的一个重要组成部分，它的管理模式和管理方法也要发生变化，提高文秘工作的质量和文书档案的计算机数据化处理以及快速、准确的利用文书档案信息等方面，不断体现了文书档案一体化的优越性和科学性，给文书档案工作者带来一个科学化管理的新定位。

关键词：文书档案 管理一体化

一、文书档案一体化服务向纵深发展的障碍分析

1、从思想观念上分析：

目前，文书档案管理一体化服务并没有取得理想的效果，办公过程中引入计算机管理系统，必然会对现行的体制产生影响，尤其是现行的手工文件处理方式已经运行多年了，也有一套完善制度和行之有效的方法，机关工作人员也习惯了这种公文处理模式，要改变原有的工作方式和习惯，应用计算机进行公文处理，对某些领导干部和工作人员之间产生疑问和抵触情绪，妨碍办公管理系统的应用，因此做好宣传工作，转变观念统一认识，是推行办公自动化的必要条件，而有的单位虽然投入计算机不少，但对于办公自动化概念的宣传和理解产生了误区，过于片面强调办公过程的自动化。

2、从实践理论上分析。

写“案卷类目”，“及时整理（立卷)、归档”，使文件的立卷工作日常化。会议文件应该在会前收集全材料，会后及时立卷归档，切忌拖拉积压。联合办理的公文，原件由主办单位进行分门别类的管理，要及时收集归档，协办单位只保存复印件或副本，既方便平时查阅，又利于年终立卷。当遇到工作人员因故调离工作岗位时，主管单位要负责将本人暂存、借用的公文材料，按照有关规定全部及时进行清交，确保档案材料的完整性。

三是强化制度建设，实现全过程管理。建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范程序办理公文，要树立质量管理意识，这是“全过程管理”的前提。在建立一支有较强的政治觉悟和专业技术水平的优秀文档工作者队伍的同时，要配置“文档一体化”计算机管理系统，这是实现“全过程管理”的关键。

15.浅谈企业文书档案管理工作 篇十五

关键词：文书档案,管理工作,公文管理,电子技术

随着社会经济的快速发展, 我国企业的规模不断扩大, 并且取得了显著的成绩。与此同时, 企业在档案文书方面也投入了更多的精力, 以此来保证企业决策的正确性。在新的发展形势下, 企业文书档案管理工作越来越重要, 已经与企业未来的发展不可分割。然而, 由于各种因素的影响, 当前企业在文书档案管理中还存在很多问题, 导致文书档案管理水平低下, 甚至给企业的发展带来了阻碍。因此, 对文书档案管理工作进行探讨非常有必要。那么, 企业文书档案管理工作存在哪些问题呢?下面进行详细论述。

1 当前企业文书档案管理中存在的问题

1.1 对文书档案管理工作不重视

当前的市场经济环境给企业带了更多的机遇和挑战。与此同时, 也加剧了企业之间的竞争力。为了应对激烈的竞争, 企业往往更重视产生的直接经济效益。久而久之, 日益忽略了文书档案管理的重要性。除此之外, 在新的发展形势下, 企业纷纷建立了现代管理制度, 以此来提高内部管理的水平。此时, 企业职工在很大程度上受到了新管理方式、新思想的冲击, 进而忽略了提供历史经验的文书档案管理工作。

1.2 传统文书档案与电子版公文制作管理脱节

在传统的文书档案管理工作中, 以纸质的公文为主, 其内容庞杂, 管理难度大, 工作任务繁重。同时, 给管理人员带了很大压力。近年来, 网络信息技术的发展不断促进了电子档案的发展。电子档案实现了无纸化办公, 与传统的手工作业相比, 具有很大优势。然而, 由于目前传统的文书制作还处于向电子档案转变的过程, 在各方面还很不成熟。比如, 企业档案部在管理这些电子文书、资料时, 往往缺乏设备, 无法有效的保存电子档案。其次, 制作文书的部门不承担档案管理的职责。在这种情况下, 很可能导致大量电子文书、档案的丢失, 最终给企业带来很大损失。

1.3 公文管理与档案工作失衡

当前, 企业为了获得更多的收益, 往往采用精简效能的办法, 不断精简办公室文员的岗位。部分企业在文书档案管理工作中, 甚至没有专门的负责人, 而是临时由其他部门的人员来兼顾。在这种情况下, 必然导致文书档案工作的不规范、不合理化。除此之外, 档案管理工作属于二线岗位, 与一线岗位的薪资相比, 明显比较低。所以, 这些人的综合素质也就比较低, 缺乏责任感。同时, 在专业知识、技能学习中, 往往缺乏动力。工作人员在日常工作中, 不能严格按照要求执行国家相关的归档文件制度。表现为:档案管理不达标, 电子、音像档案缺失等。

1.4 文书档案管理设备的滞后性

在现代企业文书档案管理中, 要求传统的纸质文书、电力文书并存, 数字与音像并存。为了满足上面的要求, 企业必须建立内部网络, 实现文书、档案的电子检索、保管等。然而, 从实际情况来看, 企业在配制设备的过程中, 往往只重视一线自动操作系统, 而将二线岗位需要的设备放在从属地位。在这种情况下, 由于网络传输系统缺乏设备, 导致文书档案无法实现快速检索、储存、传递等。所以, 与现代化的文书档案管理要求存在很大差异, 应该引起重视。

2 加强企业文书档案管理中的措施

可以看出, 当前企业在文书档案管理中还存在很多弊端。因此, 企业必须引起重视。本文在分析上述问题的基础上, 结合实际的工作经验, 提出解决的具体办法和措施。包括以下几个方面。

2.1 提高对文书档案管理工作的重视度

企业领导层应该从长远的发展角度出发, 改变以往片面追求经济利益的观念, 本着溪流长流的原则, 提高对文书档案管理工作的重视度, 以此推动企业的可持续发展。具体来讲, 可以从这几个方面着受手: (1) 加大资金的投入, 补充足够的工作人员, 不断完善管理设备。同时, 制订有效的考核机制, 对文书档案管理人员进行严格的考核, 充分发挥文书档案管理工作在企业中的价值。 (2) 整理企业在生存、发展、改革中形成的系列文件, 在此基础上, 总结经验与教训, 然后将其运用到今后的工作当中, 以此提高工作效率。 (3) 借鉴以往经验, 对企业未来的发展作出详细的规划, 根据其发展的实际情况, 对当前的经济结构作出合理的调整, 促进企业的深化改革。在此基础上, 为企业的发展增加更多的动力支持。只有这样, 才能充分发挥文书、档案在企业发展中的重要作用和价值。

2.2 建立健全制度

无规矩不成方圆。在文书档案管理工作中, 企业需要建立完善的制度, 规定各项工作的流程, 明确人员的职责。只有这样, 才能促使文书制作、档案归档、保管、调阅的规范化、标准化。一般而言, 基于工作的需求, 应该建立多种制度, 包括文书制作制度、档案归档制度、档案保密制度、档案借阅制度以及对管理人员的制度。除此之外, 在企业日常管理中有效地纳入文书档案考核机制, 定期对管理人员的工作能力、绩效、态度进行评价。根据评价的结果, 落实奖惩制度。针对表现优异、工作绩效突出的人员, 应该给予物质或者精神上的奖励;对于工作业绩差、应付差事的人员, 要给予严厉的批评或扣除奖金。在必要的情况下, 直接辞退。在此基础上, 提高员工的积极性。

2.3 利用电子技术实现文书档案管理现代化

首先, 在企业内部建立电子网络系统, 将各个部门办公系统连接起来, 便于进行文件、资料的传递、收集、借阅等。其次, 依赖于计算机硬件系统加快电子档案的建设, 将传统的纸质资料录入到其中。再次, 借助电子办公系统快速地查阅、检索文书与档案。最后, 安装多样化的电子监控设备, 对室内的温度、湿度进行控制, 实现档案管理的自动化。图1为某企业的电子档案管理系统。

3 提高档案管理人员的综合素质

当前, 在文书档案管理工作中, 工作人员的素质普遍不高。因此, 提高档案管理人员的综合素质, 建立一支专业的档案管理队伍已经成为当务之急。只有这样, 才能保证文书档案管理工作的顺利开展, 并落实各项工作。要积极引入专业能力强、工作经验丰富的管理人员, 充实到档案管理部门当中, 为该项工作的发展注入新鲜血液。除此之外, 定期对文书档案管理人员进行知识、技能的培训, 提高他们的思想政治素质和业务能能力, 比如计算机网络知识、文书档案保管方法、电子档案的制作等。

4 结束语

本文首先分析了当前企业在文书档案管理中存在的问题, 然后提出了提高对文书档案管理工作的重视度, 建立健全制度, 促进文书档案管理的规范化、标准化, 提高档案管理人员的综合素质, 利用现在电子技术增强文书档案管理的现代化等一系列加强企业文书档案管理的办法和措施, 希望可以起到参考的作用。

参考文献

[1]刘红英.浅谈企业文书档案管理工作存在的问题与对策[J].河北企业, 2016 (08) .

[2]陈黎.信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务, 2013 (01) .

[3]张惠敏.浅谈办公室人员如何做好文书档案管理工作[J].经营管理者, 2016 (02) .

[4]何凤葵.浅析电力企业文书档案的管理及合理利用[J].建材与装饰, 2016 (19) .

[5]周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务, 2013 (23) .

16.如何做好企业的文书档案管理工作 篇十六

关键词：文书档案；管理；探索

文书档案是我们了解国家和行业政策法规、执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一。国有企业尤其是中央企业，规范的文书档案管理是单位各级党组织、行政实施领导开展工作的重要依据，也是单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现，文书档案是一项繁琐、严密的工作，档案材料记录了各项工作制度和相关工作要求，为今后有序开展工作奠定了坚实的基础，是领导决策的重要依据。在文书档案已走向网络化和数字化形势下，如何做好文书档案的管理工作，使之规范化、程序化、数字化、网络化，不断适应办公室工作变化的需要，也是摆在矿区物业服务企业面前的一个值得研究和探讨的热门话题。总结以往的工作实践，本文就如何进一步做好文书档案管理工作，谈几点粗浅的认识和体会。

一、规范管理是做好文书档案管理工作的基本条件

我们严格以档案管理制度为依据，规范管理，加强文书档案材料的收集签别和归档整理工作，具体把好“三关”。一是把好材料“入口关”。根据文书材料分类，及时完善档案收集网络，做好档案材料收集归档工作，提高收集网络人员的业务知识，将《档案材料收集归档的要求和范围》印发给有关科室和相关部门，确保了材料能够及时归档，严格按照《档案材料收集归档规定》确定的收集范围，认真遵循“取之有据，舍之有理”的原则，进行材料收集，做到集中收集、主动收集、避免错收和漏收，对符合归档要求的材料方可分类归档，不符合归档要求的材料不予归档，以高度负责和严肃认真的态度，把好材料入口关。二是把好档案“整理关”。为了使档案整理工作做到全面系统，条理清晰，标准统一，做到了分类明确、编排有序、目录清楚、装订整齐、标准统一。 三是把好材料“登记关”。使档案的提供利用符合程序。先后建立健全各类登记簿，真实、及时地登记了档案材料的直借阅等基本信息。做到档案无特殊情况不出档案室。对因工作需要查（借）阅的档案，必须持有本单位的审批单，同时填写查（借）阅登记册，经部门领导批准后，方可查（借）阅，做到在制度面前人人平等，秉公办事，坚决维护了制度的严肃性。

二、创新思维是做好文书档案管理工作的关键环节

我们在实际工作中抓住关键环节，加强和提升了档案基础业务建设。1、是在收集上下功夫。认真研究和制定归档范围，建立健全文件材料收集工作体系，按照谁产生、谁录入、谁负责的原则，将档案的形成、积累、整理、归档、移交等责任落实到人，使应归档的文件材料处于受控状态。2、是在整理上变思路。随着档案管理系统的上线及推广应用，本着简化整理、提高效率的原则，实现了由繁琐为简化的转变。对文书类档案实行按“件”管理，并采取纸质文件与电子文件同时归档的方法，大大减轻了整理工作量、提高了整理效率。3、是在保管上谋安全。以满足“八防”要求为主要内容，积极采取有效的防范措施，加强内部治安管理，关键部位都安装了视频防盗监控系统，添置了专用设备，档案人员定期做好安全检查和库房内外温湿度检查，不断改善保管条件；同时积极创造条件，压缩办公用房，使档案库房、档案员办公室分开，定期检查保密制度落实情况，多年来无失泄密事件的发生。

三、制度完善是做好文书档案管理工作的重要保证

我们以《中国石油天然气集团公司档案工作规定》、油田公司《档案工作实施办法》为指南，结合服务处档案工作实际，制定了《兴庆路综合服务处文书档案管理实施细则》，对档案工作的管理职责、管理内容、工作流程、工作要求及考核标准都做了详细的规定。同时，我们始终坚持以规范化、科学化和有效利用为目的，从完善和落实档案管理制度入手，建立了相关制度和两项职责，即：保密制度、档案收集制度、档案整理制度、档案保管制度、档案销毁制度、查（借）阅制度等，档案管理部门工作职责及档案工作人员职责，并在工作中严格执行，杜绝失密、泄密事件的发生。

四、平时积累是做好文书档案管理工作的有效途径

档案材料的收集是文书档案管理工作中最重要的一个环节，也是整个文档整理的第一步，收集要及时、全面，并注意做到以下三点：1、是健全规章制度，2、是加强催收，对领导忙于其他事务而容易忘记返还的文件进行催收，必要时给领导提个醒；3、是年终归档，根据文档登记表，检查是否有缺漏归档资料，如有缺漏务必想法补齐。所以，平时就注意收集，并根据预立卷制度将档案资料整理齐全，按时间顺序或文件内容归档，这样对归档工作具有事半功倍的作用。坚持把服务作为档案工作永恒的主题，积极改进服务手段，促进档案利用高效便捷。

17.文书工作与档案管理期末考试答案 篇十七

1、校队：是指以签发的原稿（即定稿）为底本，对膳印的校样进行格式和文字核对校正工作。

2、签发：是机关单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定后，在发文稿纸上签署批准发文意见，并签注自己的姓名和日期的环节。

3、文书文体：是为适应行政工作、公共事务管理的需要而形成的语文体式。就表达方式而言，它是一种兼有议论文、说明文、记叙文的一般特点的应用文体。

4、检索工具体系：是档案管理部门为满足不同需要而编制的各种类型的在功能上相互联系、相互补充的档案检索工具的集合体。

5、档号：是档案室在整理和管理档案的过程中，对档案的编号。

6、文书：是指行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应该性的和特定格式的文字材料。

7、文书的现实执行性：一是说文书有执行性。在有关职权范围内，文书一旦制发，就要贯彻执行，就要 处理有关事务。二是说在一定的时间内有执行性。

8、定稿：是文件的标准稿，是经过修改审阅后，由机关领导人签发或会议正式讨论通过的最后完成稿，它是膳印和发出的正式文件的标准和依据。

六、简答题

1、简述归档制度的内容

答:归档范围、归档时间、归档的质量要求、归档手续。（1）归档范围：对于本单位、上级单位、同级单位，非隶属单位、下级单位形成的有保存价值的文件材料需归档保存。（2）归档时间：办理完毕的文件，一般应该在第二年上半年或6月底之前由文书部门整理后向档案室归档。（3）归档要求：①归档文件系统性方面的基本要求是：应归档文件要收集齐全，遵循文件的形成规律，按照文件之间的历史联系、文件的特征和价值分类立卷，使案卷能正确地反映机关活动的基本面貌，以便于保管和利用。②归档案卷在技术加工方面应符合下列具体要求：案卷封面和各个项目均应填写清楚，特别是案卷题名（即标题）要确切简明地反映卷内文件的责任者（即作者）、内容和形式；要根据“档案保管期限表”注明每个案卷的保管期限；需要永久和长期保存的案卷，卷内文件应按一定次序排列好，并逐张逐页编号，填写“卷内文件目录”和“卷末备考表”。

③向档案室的所有案卷，都要按照一定的次序进行系统的排列，编以案卷顺序号，并编制案卷目录一式数份（一份经档案室签收后由移交单位保存）。

2、什么是“件”？“件”是如何定义的? 答：归档文件整理的单位

一是以“自然件”为一件，即一般的每份文件为一件；二是文件正本与定稿（定稿过厚的，也可单独为一件），正文与附件（附件数 量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件），原件与复印件，转发文与被转发文为一件；三是报表、名册、图册等可按其本来的装订方式，一册为一件；四是来文与复文（指联系密切的来往性质的文件材料，如请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等）合为一体。

3、审核公文的重点是什么？

答：⑴是否应由本机关办理⑵是否符合行文规则⑶内容是否符合国家法律、法规及其他有关规律⑷涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签⑸文种使用、公文格式是否规范

4、案卷目录和归档文件目录的区别有哪些？

答：案卷目录是由案卷对象编制的，反映每个案卷的情况，按照案卷排列顺序的；归档文件目录是以案卷内每个文件为编制对象，反映每个文件的情况，需要编制两份。

5、如何选用文种？（网）

答：应根据行文目的、发文的职权和主送机关的关系确定。

6、简述分送的方法？

答：⑴对于重要文件以及文书人员不能判定由哪个部门承办的文件应及时附送办公室部门负责人或领导人进行拟办或批办，然后根据批示意见进行分类⑵对那些属于日常事务性的已有明确分工的文件，按主管业务的分工范围直接分送给有关部门或承办人。

7、简述签发的原则？

答：⑴以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的 负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发⑵由部门拟稿，以机关单位名义的发文，应先由部门负责人审稿和文秘部门负责人审核，再交领导人或主管该部门事务的副职领导人签发；以部门名义的发文，由部门负责人签发，其中涉及重要问题的或部门把握不准的发文，还应报领导人核签，或者报请领导人签发⑶经会议通过的发文，由会议主持人或秘书长签发；机关单位内部会议通过的，可由正职或副职领导人或者办公厅主任签发⑷与其他机关单位联合发文，应与有关机关单位会签。党政联合发文，凡属政府主管的工作事项，先由政府领导人签发，再送党委按规定审核后发文。

8、如何建立良好的库房管理秩序？

答：建立库房编号，装具排列编号，档案存放方式；维护位置索引、标示牌、代理卡

9、控制和调节温湿度的方法有哪些？

答：⑴对库房进行严格密封⑵使用增温增湿或者降温降湿等机械设备⑶通风⑷其他措施：可放置水盆、挂置湿纱布等来增湿；放置木炭、生石灰等来降温

10、请示与报告的区别？（网）

答：⑴内容要求不同。请示的内容要求一文一事；报告的内容可一文一事也可一文数事。⑵侧重点不同。请示属于请示性公文，侧重于提出司题和请求指示、批准；报告属于陈述性公文，侧重于汇报工作，陈述意见或者建议。⑶行文目的不同。请示的目的是请求上级机 关批准某项工作或者解决某个问题；报告的目的是让上级机关了解下情，掌握情况，便于及时指导。⑷行文时间不同。请示必须事前行文；报告可以在事后或者事情发展过程中行文。⑸报送要求不同。请示一般只写一个主送机关；受双重领导的单位报其上级机关的请示，应根据请示的内容注明主报机关和抄报机关，主报机关负责答复请示事项；报告可以报送一个或多个上级机关。⑹篇幅不同。请示一般都比较简短；报告的内容涉及面较为广泛，篇幅一般较长。⑺标题写作不同。一般来讲请示的标题中不写报告二字，就是x x x关于x x x x x x的请示；报告的标题中不写请示二字，就是x x”x关于x x x xx x的报告。⑻结束用语不同。请示的结尾一般用“妥否，请批示”或“特此请示，请予批准”等形式，请示的结束用语必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求；报告的结尾多用“特此报告”等形式，一般不写需要上级必须予以答复的词语。⑽处理结果不同。请示属于“办件”，指上级机关应对请示类公文及时予以批复；报告属于“阅件”，对报告类公文上级机关一般以批转形式予以答复，但也没必要件件予以答复。

11、举例说明案卷标题的基本结构是什么？ 答：发文机关+事由+文种

12、档号的结构有哪些？

答：全宗号、暗盒目录、暗盒号、页号或件号

七、技能题

1、答：⑴特点：简单、运用广泛、用于档案数量少的单位

⑵文件所属确定：①文件上有属于不同的几种 日期，以最能说明该文件特点的日期作为分类根据②法规性文件以批准日期为依据③领导性文件以签署日期为根据④会议记录以开会日期为根据⑤计划、总结以内容针对时间为依据⑥文件上没有注明日期，判定和考证文件的准确日期或接近日期⑦通过分析文件内容来判定日期。2、3、4、组织机构分类法。

两级：组织机构+ 规模不大

三级：保管期限+组织机构+

5、文件传阅，是指将公司收进的非办理性文件，按特定的范围，组织有关人员进行阅读，借以学习、了解有关方面的工作情况。这一工作通由秘书人员负责组织。主要方法是逐人送阅，即由秘书人员统一管理，各传阅对象在收退文件时，都直接与秘书人员发生联系。第一个人阅完后，直接退还秘书人员，再由秘书人员送给第二个人，第二个人阅完后再退还，再送给第三个人，依次，直到传完为止。这种传阅方法好处很多，第一，可以有效地控制文件，掌握文件的去处；第二，可以避免文件丢失、乱丢和积压等问题发生；第三，可以随时合理地调整阅文次序，加强阅文周转速度。除上述传阅方法外，有条件的公司应建立专门的阅读室，由文书工作人员进行管理，有关阅读对象尽量到阅读室阅读文件。可以减少往返传递的时间和手续，提高阅文效率，安全保密，应提倡这种方法。

八、论述题

1、题目上

2、试述档案价值鉴定的程序？

答：

3、档案库房“八防”措施的具体内容？

答：⑴防火—要求在装具的选用、电器及其线路的安装等方面消除一切隐患，还必须设置消防器材⑵防盗—要求库房门窗坚固（最好安装防盗门），尽量安装防盗报警装置，离开库房时严格检查并锁好房门⑶防水—要求库房建在地势较高、有利于防洪的位置，库房内及附近不能有水源⑷防潮—要求每天测量库房湿度，发现湿度过低时及时调整⑸防霉—要求定期检查档案文件，放置防霉药品，发现有霉变迹象应及时通风⑹防虫—要求入库时对档案进行灭菌消毒，在库房内定期检查，放置防虫药品，搞好库房卫生，破坏虫子的生存环境⑺防尘—要求库房及装具有良好的密封性，并搞好库房及装具卫生，保持清洁⑻放光—要求库房尽量无窗；若有，也应尽可能的小，安装磨砂玻璃、带花纹的或有色的玻璃，并配置窗帘，照明灯具应为白炽灯。

4、文书整理归档的基本步骤和方法？