档案管理条例及实施细则

档案管理条例及实施细则（共15篇）

1.档案管理条例及实施细则 篇一

党群、行政类 档案管理实施细则

第一条

为加强我校党群、行政类档案工作的业务建设，逐步实现我校党、政档案工作的规范化、科学化管理，有效地为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《机关档案工作业务建设规范》、教育部《高等学校档案工作规范》、国家档案局《归档文件整理规则》，结合我校实际情况，特制订本实施细则。

第二条 我校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像、电子材料，均属党、政档案。

第三条 我校实行文书处理部门归档制度。各文书处理部门在档案科指导下，定期向档案科归档。目前的归档部门是：党委办公室、纪监审处、团委、工会；校长办公室、人事处、保卫科、后勤管理集团、离退休管理科、信息中心。归档部门将根据各个时期的建制情况作适当调整。

第四条 学校党、政文件材料的归档工作应当纳入各单位的工作计划和规划，纳入各单位的管理制度，纳入各单位有关人员的职责范围；做好每年的布置、检查、总结、验收档案工作。

第五条 归档方法

一、每一个归档单位的文书处理人员或兼职档案员，平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据类目分别归档。

二、归档的主要内容和重点

１、归档的主要内容包括各党群、行政单位在日常工作中或由本部门组织的或由本部门代表学校组织的各项活动中形成的不同形式、不同载体的文件材料。具体范围见附件

一、附件二。

２、归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，要特别注意全局性、综合性的文件材料；上级针对我校的指令性、指导性来文和批复应视为学校文件材料归档；其次是上级和其他单位发来的文、电等材料。

三、归档原则

归档应按问题、时间和文件材料的自然形成规律保持其有机联系，并按文件的重要程度，区分保存价值，分类归档，使归档的文件材料能完整、准确、全面地反映学校的真实面貌和部门的主要活动，且便于保管、查找和利用。

四、归档方法

1、分类（1）分

归档文件应按其形成或针对的分开。一般来说文件应归入文件形成的；跨的请示与批复，应归入批复；跨的规划、计划，应归入文件内容针对的第一个；跨的总结、报告，应归入文件内容针对的最后一个；跨的会议文件，应归入会议开幕的；历经数年办完的文件，应在结束年归档。

（2）分问题

归档文件应按其形成（或承办机构）和问题归档，即按某一机构形成（承办）的某一件事（问题）分别归档。

（3）分保管期限

归档文件按规定的保管期限，即永久或长期或短期分别归档。（详见保管期限表）

2、组合

一般以问题特征为主，结合作者、名称内容等特征按归档。内容和排列顺序如下：

工作计划、总结等综合性文件，一般可按责任者或名称标题组合。 管理和业务活动形成的业务文件、调研材料，按问题组合。 统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合。 简报按名称或期号组合。

会议文件，按会议的届次进行组合。 非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合。 其他文件材料可根据规定的形式按归档原则组合。

3、排列

归档时，应按文件的重要程度和形成时间顺序进行排列： 批复、批示在前，请示、报告在后； 正件在前，附件在后； 印件在前，定稿手稿、修改稿、签发稿在后； 转发通知、决定、批示在前，被转发件在后； 非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后； 其他文件材料按其形成规律和特点，按归档原则排列。

4、对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与文件材料不可分割的照片、字条等，要加边、修补和裱糊以便保持原样，长期保存；对较大的表格、纸张要适当进行折叠，拆除文件材料上的易锈蚀金属物。

5、归档的文件材料应逐件加盖归档章；并填写归档章的各个项目，编制件号；归档章的位置在每件文件首页上端的空白处。文件的件数，一般以每份为一件；请示与批复，报告与批示，文件正本与不同稿本，正文与附件，正文与文件处理单，原件与复制件，转发文与被转发文，报表、名册、图册，来文与复文等可视为一件。

6、编目

归档时，归档文件应根据我校档案分类编号方案逐件编目。归档文件目录设置件号、责任者（制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者）、文号（文件的发文字号）、题名（文件标题，没有标题或标题不规范的可自拟标题，外加“［］”）、日期（文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20020202）、页数（每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页）、备注（注释文件需说明的情况）等项目应一一认真填写。

7、装盒

将归档文件按件号顺序装入档案盒。

8、填写备考表

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明（填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况）、整理人（负责整理归档文件的人员姓名）、检查人（负责检查归档文件整理质量的人员姓名）和日期（归档文件整理完毕的日期。）

第六条 归档验收及归档时间

一、文书部门整理好档案，经档案科检查合格后，填写移交目录一式两份，移交时交接双方按目录清点，并履行签字盖章手续，办理移交。移交目录各执一份备查。

二、党群、行政类档案于次年５月底前向档案科归档移交。 第七条 本实施细则由档案科负责解释。

第八条 本实施细则经云南医学高等专科学校档案工作管理委员会讨论通过后执行。

附件一：党群类档案归档范围和保管期限表 附件二：行政类档案归档范围和保管期限表 附件一：

党群类档案归档范围和保管期限表

一、党委办公室

１、上级党组织有关党的建设和党务工作的文件材料 长期 ２、党委召开的各种重要会议的文件材料

(1)会议计划、请示、批复、会议通知、工作报告、议程、参加会 议人员名单、领导讲话稿、会议发言稿、会议选举办法、候选人情况介绍和登记表、选举情况记录、选举结果、决议、上级批复(2)会议简报、提案及办理情况、小组会议记录、会议情况、重要 的贺电、贺信(3)参考文件、工作人员名单、工作证、代表证及选票式样 ３、各种会议记录

党委会、党委扩大会、党政联系会、书记办公会、书记校长碰

头会、党委民主生活会等会议记录 ４、党委工作规划、计划、总结（包括经验总结）、报告（包

括调查报告）５、党委发布的决定、批示、指示、批转、通报和通知 ６、党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料 ７、党委负责同志在校内的重要讲话和参加上级召开会议的发言稿 ８、党委工作简报 ９、党委大事记

10、党群系统机构设置、撤销、改名和启用、废止废除印章（包

括印章实物）的通知 永久 长期 短期 永久 永久 永久 永久 永久 长期 永久 永久

11、党群系统重要统计材料 永久

12、党委关于保密工作、秘书信息工作的文件材料 长期

13、校友总会会议记录及有关校友工作的文件材料 长期

14、重要的群众来信来访及处理情况材料 长期

15、党群工作的规章制度 长期

16、上级关于宣传工作的文件

17、我校宣传工作的计划、决定、报告、通知、总结和统计

18、教职工思想政治工作动态及调查材料

19、理论学习的决定、通知、计划、总结 20、《云南医学高等专科学校》简报合订本

二、组织人事处

1、各直属支部及党校的工作计划、总结、请示、报告及党委的批复

2、上级关于组织、干部工作的文件

3、我校组织工作的计划、总结、决定、报告及上级批复等文件材料

4、我校组织机构设置、变动的请示、报告及决定、批复、通知

5、落实政策的有关材料

6、副处级以上干部任免、调动和离休的报告、决定、批复、通知（若需要上级批准的，应附任免呈报表）

7、副处级以上干部名册

8、党员、党组织及干部统计报表

9、各分党委、总支、直属支部改选报告及审批材料

10、各直属支部委员名册

11、党员名册

12、吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党、开除

长期 永久 长期 长期 永久 长期 长期 永久 永久 长期 永久 永久 永久 长期 长期 长期 党籍的文件材料 永久

13、发展新党员、预备党员转正名册 永久

14、出国人员政审报告及上级批复等文件材料 长期

15、组织、干部管理工作的规章制度 长期

16、上级关于统战工作的文件 长期

17、我校统战工作计划、决定、报告和总结

18、统战工作情况调查、典型材料、统计报表

19、我校各级人大代表、政协委员名单及审批材料 20、台、港、澳和侨务工作材料

21、各民主党派成员和负责人名册及有关材料

22、统战工作重要会议记录

23、各民主党派重要活动的有关材料

三、纪监审处 

1、上级关于纪律检查工作的文件

2、纪委工作规章制度

3、我校关于纪律检查工作的计划、报告、总结、调查材料及重要统

4、校纪委会议记录

5、党员处分、复查材料

6、群众来信、来访及处理意见

7、上级有关监察、审计工作的文件

8、监察、审计工作方面的规章制度

9、监察、审计工作计划、总结、报告请示及批复

10、监察、审计工作统计年报表及重要报表 永久 永久 永久 长期 长期 永久 长期 长期 长期 永久 永久 长期 短期 长期 长期 长期 长期

11、审计报告及有关材料 长期

四、校工会

１、上级关于工会工作的文件 长期 ２、我校工会工作的计划、报告、决定、总结等文件材料 永久 ３、职代会、教代会有关文件(通知、代表名单、议程、工作报告、领导发言稿、总结、决议、选举情况及结果、批复等)４、表彰工会先进集体、个人的材料、名单 ５、基层工会干部名册 ６、我校有关工会工作情况的材料 ７、由校工会主办的全校性重大活动的文件材料

五、校团委

１、上级关于共青团、青年工作的文件 ２、团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）３、学代会通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲

话、大会发言等文件 ４、团委工作计划、总结、报告 ５、团委工作典型调查、调研材料 ６、表彰和奖励先进集体、优秀个人的有关材料 ７、处分团员、团干部的决定及复查材料 ８、批准入团、离团的材料及名单 ９、团干部名单

10、团员名册

11、团委会议记录 长期 长期 长期 长期 长期 长期 永久 永久 永久 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期

12、学生会工作计划、总结及开展重要活动的文件材料 长期

13、各种社团活动、勤工俭学、社会实践的有关材料 长期

14、各分团委、团总支的有关材料 长期

15、团委牵头组织重大活动的有关材料 长期

附件二：

行政类档案归档范围和保管期限表 

一、校长办公室

１、上级有关高校行政管理的综合性文件 长期 ２、全校性的规章制度 永久 ３、我校中长期规划，、学期工作计划、总结、报告 永久 ４、校长办公会、校行政办公会等会议记录、纪要 永久 ５、全校性的工作会议、座谈会文件 长期 ６、我校行政领导在校内外各种重要会议上的讲话、发言稿 永久 ７、我校教育事业规划、计划及上级批复 永久 ８、我校向上级的请示及其批复 永久或长期 ９、我校各部门的请示及学校的批复 长期

10、全校性工作的调查材料及经验总结 永久

11、高等学校基层报表 永久

12、我校行政系统启用、停用、更换印章的通知包括印章实物 永久

13、学校概况、简介 永久

14、学校大事记 永久

15、《校情简讯》、《行政会议纪要》 长期

16、校长办公室的工作计划、安排、总结等文件材料 长期

17、重要统计报表、统计分析报告及有关材料 永久

18、由校行政或校办负责主办的其他全校性重大活动

形成的文件材料 永久或长期

19、重要群众来信来访及处理情况材料 长期 20、上级有关档案工作的文件

21、档案工作的规章制度

22、我校档案工作的规划、计划、总结、请示、报告及上级批复

23、档案工作统计报表

24、有关学校情况的剪报

25、档案科指南、全宗介绍

二、组织人事处

１、上级关于人事工作的文件 ２、我校人事工作的规章制度 ３、我校关于人事工作的计划、报告、总结、调查材料、会议记录４、上级下达我校的编制及学校机构的编制规划、计划、报告

等文件材料 ５、关于校内机构设置、变化的文件材料 ６、行政干部任免等文件材料 ７、表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料 ８教职工的材料  ９、我校师资培养和教师队伍建设的文件材料

10、人事统计报表

11、教职工名册 短期 长期 永久 永久 永久 永久 长期 长期 永久 永久 永久 永久 长期 长期 永久 永久 永久

12、教职工评定、聘任专业技术职称的材料及上级批复（按类

归档，并附审批表）长期

13、我校教职工工资调整材料、名册 长期

14、教职工转正定级的材料 长期

15、教职工校内调动的材料 长期

16、招收、录用教职工的材料 长期

17、教职工调出、调入的有关材料（含工资、行政介绍信及调动通知）长期

18、教职工办理退职、离职的有关材料 长期

19、教职工办理离休、退休的有关材料 长期 20、教职工办理病假、事假、探亲假、优育假、计算工龄

等的有关材料 长期

21、教职工办理自费留学，因私出国的申请及批复的材料 长期

22、有关教职工生活福利、劳保、伤亡抚恤的文件材料 长期

23、有关教职工离、退休后返聘、使用临时工的文件材料 长期

24、我校有关社会保障方面的文件材料 永久

三、保卫科

1、上级关于安全保卫工作的文件 短期

2、我校安全保卫工作的规章制度 长期

3、我校安全保卫工作的计划、总结、报告、请示及

批复等文件材料 永久或长期

4、要害部门的安全保卫、消防工作 长期

5、出国（境）人员登记材料 长期

四、后勤管理集团

1、上级有关后勤工作的文件 短期

2、我校后勤工作的规章制度 长期

3、后勤管理集团的工作计划、安排、总结、报告及上级批复 永久

4、后勤管理集团干部聘任的有关文件材料 长期

5、后勤管理集团与各下属部门签订的任务、经费包干合同、协议书 长期

6、后勤管理集团各下属部门给后勤管理集团的各种请示、报告及批复 长期

7、资产管理工作计划、总结、请示、报告、上级批复及其它有关文件 长期

8、我校有关车辆的编制及我校现有各种型号车辆的统计、登记表 长期

9、我校房屋、家具财产的管理、统计等材料 长期

10、我校校园绿化、膳食工作的有关文件材料 短期

11、资产管理工作计划、总结、请 示、报 告、上级批复及其他有关文件 长期

五、离退休管理科

1、上级有关离退休工作的文件 短期

2、我校有关离退休工作的计划、总结、请示、报告、上级

批复及有关活动安排 长期

六、信息中心

1、上级文件 短期

2、部门工作计划、总结、请示、报告及上级批系、批示 长期

3、部门规章制度 长期

4、部门其他有关文件材料

长期

2.档案管理条例及实施细则 篇二

1 档案实施与管理现状

1.1 基本情况

石家庄市除藁城市自2001年创建国家首批“无公害蔬菜生产示范县”开始就着手蔬菜生产档案的建立实施外, 其他各县 (市) 从2006年才开始着手蔬菜生产档案的建立实施, 经过近年“百村千户无公害蔬菜标准化示范工程”“蔬菜产业示范县”“部级标准园创建”项目实施、无公害绿色产品认证、统一印制发放田间记录本等措施推动, 大体形成了2种类型:一是标准化村、蔬菜专业合作社、蔬菜园区、无公害绿色产品基地蔬菜生产档案建立实施达到90%以上, 由专人负责、专人管理, 生产档案记录较为详细、完整。二是一家一户的生产, 由菜农各自记录保管生产档案, 生产档案建立的比例不足30%。

1.2 先进典型

调研发现, 石家庄市蔬菜生产档案建立、实施及管理覆盖面积较大的区域是藁城市和高邑县, 其中藁城市生产档案的覆盖面积约占蔬菜总面积的60%左右、达到2万hm2, 高邑县生产档案的覆盖面积约占蔬菜总面积的58%左右、达到4 667万hm2以上;生产档案建立管理工作开展较好的是蔬菜标准化示范村及有认证产品的合作社或企业, 全部开展了生产记录, 大部分配备专门人员进行记录[1]。

2 采取的主要措施

为了做好石家庄市蔬菜生产档案建立、实施及管理工作, 近年来石家庄市主要采取了以下管理措施。

2.1 大力开展技术宣传、培训活动

充分利用广播、电台、农业信息网络、科技人员下乡、进村、入户、聘请省内外专家讲座等形式开展宣传、培训, 让各级技术人员和广大种植者了解掌握设施农业配套技术;大力宣传《农产品质量安全法》, 增强广大菜农质量安全法制观念[2];加大对菜农蔬菜无公害生产新技术的培训力度, 做到“技术规程进棚、明白纸入户”, 推行技术干部包村包棚责任制, 随时掌握菜区生产动态、帮助菜农解决技术难题。逐渐提高农户的农产品质量安全意识, 逐步建立健全生产记录档案[3]。

2.2 实行无公害蔬菜质量监管员制度, 积极开展无公害蔬菜质量监管工作

依托“百村千户无公害蔬菜标准化示范工程”, 在基地及无公害标准化示范村设立1名无公害蔬菜质量监管员。无公害蔬菜质量监管员按要求开展无公害蔬菜质量监管工作, 负责指导本村蔬菜生产推广落实无公害标准化栽培技术;重点监管农业投入品的使用;组织推广应用节水、防虫网、黄板、无公害肥料、生物农药等新技术及新产品;督导田间生产档案的及时准确记录;配合有关部门进行参观、考察、培训、产品检测等活动;反映问题, 沟通情况, 提出建议。

2.3 突出重点, 逐步推进

按照突出重点、逐步推进的工作思路, 首先从认证基地、农业龙头企业、农民专业合作社、农业标准化生产基地、特色优势农产品基地着手建立农产品生产档案, 规范档案记录, 各县 (市) 农业局统一印制生产记录档案, 分发《田间生产记录本》, 健全生产资料进出使用登记, 要求蔬菜基地、合作社以及蔬菜种植户对蔬菜生产过程中各项农事操作进行档案记载, 实行“一户一档案”, 建立蔬菜生产的可追诉制度, 做到有案可查。《田间生产记录本》由基地派专人负责管理、检查, 当年的档案到年底整理成册并保管。各县 (市) 经作站 (蔬菜办) 技术人员不定期上门指导、抽查, 把建立档案情况作为评价基地 (企业) 的重要依据[4]。

2.4 创建高标准蔬菜基地, 完善蔬菜档案质量管理体系

按照“典型引路、辅助带动”的原则, 在全市发展创建特色区位优势明显, “五化”程度高, 产品质量达到食品安全国家标准的蔬菜示范基地。打造现代化的农业生产基地, 提高蔬菜生产的标准化程度, 建立蔬菜档案质量管理制度, 构建产品质量安全管理长效机制。从而调动农民的积极性, 使广大菜农自觉自愿诚实生产, 尽量实现统一的生产模式, 按标生产, 建立健全生产记录档案, 严格遵守国家禁止生产和销售不符合质量安全标准蔬菜的有关规定。

3 存在的主要问题

3.1 生产主体认识不到位

近年来, 蔬菜安全生产的观念已经被越来越多的人接受。但从总体来看, 蔬菜生产主体对安全生产的重要性认识依然不足, 对建立蔬菜生产档案的重要性认识不到位。多数农户认为蔬菜生产档案建立的责任在政府, 对建立蔬菜生产档案的积极性不高。

3.2 小规模分散的生产现状

目前, 我国蔬菜生产还是以一家一户的分散生产为主, 种植面积小、生产水平落后、生产专业化程度低, 直接导致生产记录管理较困难;许多小规模生产企业和合作社没有配置专门负责收集、记录的管理人员, 记录工作无法顺利开展。

3.3 市场准入和质量安全信息运作机制不健全

就当前的实际情况来看, 国内蔬菜在销售过程中对蔬菜的生产信息基本没有要求, 导致蔬菜产品生产记录制度实施的作用在消费环节没有很好体现出来, 不利于蔬菜产品生产记录制度的实施。

3.4 对生产记录制度的行政监管还不够有力

受生产分散、生产者素质不高等因素的影响, 当前对生产记录的检查主要是以检查台账的方式为主。同时, 对蔬菜生产记录检查没有配备专门人员。再加上农业执法的威慑力不高, 都制约了蔬菜生产记录工作的开展。

4 发展建议

从发达国家的经验来看, 实行蔬菜生产记录制度对提高蔬菜生产质量、明确责任、保障消费者的权益具有重要的作用。随着经济发展速度越来越快, 在我国建立蔬菜生产记录也迫在眉睫。为进一步推进石家庄市蔬菜生产档案建立、实施及管理, 要加强以下几方面的工作。

4.1 加强建立生产记录制度的宣传与指导

加大建立蔬菜生产记录制度的宣传工作。从蔬菜种植企业、种植大户、农民合作社入手, 配合农户的时间, 结合农业生产的特点, 采取多种形式, 开展宣传工作。农业技术人员要承担起推广和宣传的责任, 深入到田间地头, 积极推进相关工作的开展。

4.2 完善生产记录制度实施平台和载体建设

完善的生产记录制度实施平台和载体是蔬菜生产记录工作顺利开展的保障。一是设计和优化生产记录文本, 统一印制生产记录文本免费发放给生产主体。二是指导生产主体按时完成记录。三是加大生产记录电子化研究和推广, 实现生产记录信息联网, 与农产品生产企业信用档案数据库、农资监管系统等其他农业信息系统的有效对接。

4.3 把生产记录制度实施作为生产主体申请各类扶持政策和项目的必要条件

将生产记录制度纳入扶持政策和项目申请中, 通过申报前审查、实施过程中检查、项目完成时验收、日常运行中检查评估等, 增强生产记录制度实施的刚性要求和生产主体的自觉能动性。

4.4 及时开展生产记录检查

对蔬菜种植企业、农民专业合作社等未建立或者未按照规定保存农产品生产记录的, 或者伪造农产品生产记录的, 责令改正而逾期不改正的, 要坚决查处。

参考文献

[1]周洁红, 李凯.农产品可追溯体系建设中农户生产档案记录行为的实证分析[J].中国农村经济, 2013 (5) :60-69.

[2]李圣军, 孔祥智.蔬菜全产业链质量安全追溯机制研究[J].农产品质量与安全, 2013 (2) :13-19.

[3]陈亚先, 苏生平, 周连生.家庭农场档案的建立及利用要点[J].上海蔬菜, 2015 (2) :9-10.

3.如何有效实施档案管理现代化 篇三

【关键词】档案管理 现代化 问题 措施

随着科技的发展和计算机的普及应用，人们在工作的时候自动化程度不断的提高。档案管理工作也应该根据实际的需要，将新的手段更好地运用进来，帮助档案管理更好地实现现代化，满足档案管理的需要，实现管理现代化。

一、档案管理现代化过程中存在的一些问题

（一）档案管理的标准化程度非常低

档案管理实现现代化的一个重要条件便是档案工作标准化的实现。我国在进行档案管理的时候，其体系比较的复杂，管理也比较的分散。并且由于历史等方面的原因在进行档案管理的时候各个单位都各自为政，管理的水平差别也比较的大。而且现在研究出来的软件没有统一的标准，这也导致了档案管理的标准化程度比较的差，数据也不够完整，这对档案管理现代化的实现是非常不利的，这种情况也会导致档案管理低水平以及重复建设的情况不断地出现，档案管理现代化水平提高非常的缓慢。

（二）档案管理人员的素质比较低下

档案管理现代化的实现是离不开现代化设备的，而在使用现代化设备的时候，相关的人员素质必须比较高，并且观念比较新。只有档案管理人员的技术水平以及知识层次都比较高，在进行档案现代化管理的时候，效果才会比较明显。但是就目前而言，很多从事档案管理的工作人员，在进行档案管理的时候采用的依旧是以往落后的知识和方法，这些人员也不具有先进的管理知识，自身的技能水平也比较差，无法满足现代化操作的需要。

（三）在进行档案管理的时候，投入比较少，满足不了现代化管理需要

在进行档案管理现代化的过程中，最大的问题便是经费比较少。而经费投入的多少是由领导对档案管理现代化的认识决定的。现在很多单位的领导对档案管理的重要性认识都不足，投入的资金也比较少，这些资金根本不足以购买那些现代化的设备。特别是一些基层单位，进行档案室建设的时候，条件比较差，安全设施也不够到位，档案室的建设本身便不够规范和标准，而档案室建设的自动化和数字化更是不可能的事情，这也给档案管理现代化发展造成了不良影响。

二、推动档案管理现代化的一些措施

（一）重视档案管理的规范化和标准化建设

在进行档案管理实践的时候，想要真正地确保档案工作标准化的实现，必须根据需要制定一系列的实施标准，确保档案管理的秩序以及效益能够达到最佳。这是档案管理现代化实现的一个重要手段和前提，若是在进行档案管理的时候仅仅有技术方面的保证，专业化以及标准化的程度不够，那么档案管理的质量以及速度便很难真正的提高，所以在进行档案管理现代化的过程中，必须先进行档案管理标准化以及规范化的建设，这样才能给档案管理现代化奠定一个好的基础。

（二）提高档案管理人员的素质

在档案管理现代化建设中，人的作用是非常重要的，想要现代化管理真正的实现，必须变革人的思想。档案管理人员必须真正地认识到档案管理现代化是档案管理的发展趋势。在新的形势下各种新的档案不断的形成，想要保存好这些新档案和以往的档案，必须利用先进的技术和手段来进行管理。而管理人员也必须认识到自身工作的重要性，不断地提高对自己的要求，不断地接受各种培训，提高自己的知识水平和专业技能。与传统的档案管理人员所需要的简单技能不同，现代化的档案管理人员需要掌握丰富的理论知识，拥有较强的技术水平和管理水平，最好还能具备较强的开拓创新意识，进而加快档案管理的现代化进程。在这样的情况下，首先要建立严格的选拔制度，选拔合适的档案管理人才，这些管理人才要拥有较高的道德水平和职业素养[1]。其次要通过各种有用的形式加强对人才的培训，例如聘请专门的老师教授他们计算机方面的相关知识，开展讲座的形式教给他们档案管理方面的知识等。通过教育培训，使得这些管理人员逐渐拥有全方位的能力，能够应对现代化档案管理中的任何问题。从而提高档案现代化管理的质量，确保档案管理现代化建设的顺利进行。

（三）对管理意识进行强化，加大对档案管理现代化的投入

想要真正实现档案管理现代化，必须将大量的资金以及先进设备投入进来。各级领导也必须真正地意识到档案管理的地位和重要性，积极推动档案管理现代化地进行。加大对档案管理现代化资金、设备方面的投入，在进行档案室设置的时候，必须做好通风、采光、安全以及防潮方面的措施，根据实际的需要还可以将电脑、监视设备、空调等设备运用进来，这样不但能保证档案的安全，还能确保不出现资料丢失的情况。现代化的档案管理与传统的档案管理不同，对于设备和技术的依赖性较强，在这样的情况下，给档案管理部门及时配备相关的办公设备，加强现代技术在档案管理中的应用，能够有效提高档案管理的现代化水平。为此，各级政府应加大财政投入的力度，给档案管理部门提供更多的经费支持，帮助他们引进先进的技术和设备。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，在很大程度上有利于档案利用工作水平的提高，从而创造出一定的经济效益[2]。

在新的时期，做好档案管理现代化建设是档案管理发展的必然，我们在推动档案管理现代化建设的时候，必须真正地认识到其中存在的问题，并根据实际的需要采取措施，对档案管理现代化手段进行完善，提高档案管理的质量。

【参考文献】

[1]张永宽.如何有效实施档案管理现代化[J].科技创新导报，2014（05）.

4.文书档案管理细则 篇四

一、文书档案管理体制

1.建立以综合档案室为核心,以各职能部门兼职档案员为基础的档案管理体系,并根据上级有关规定,实行文书处理部门(即各处、室职能部门)整理归档制度.

2.由部门负责人指定专人(以下称为文书兼职档案员)管理本部门形成的文件材料,并完成整理归档工作.

二、文书档案管理职责

1.文书档案管理人员必须认真贯彻执行《档案法》,遵守各项档案规章制度,忠于职守,维护党和国家的机密,保证本所档案的完整与安全.

2.收集、整理、保管、利用和统计本所文书档案.

3.指导、组织完成本所文件材料的整理归档工作.

4.积极开展档案的利用服务,提供档案信息资料,为科研、管理及各级领导服务.

5.负责本所文书档案的鉴定、销毁工作,定期向上级档案馆移交具有永久保存价值的档案.

三、文书档案兼职档案员职责

1.了解本部门工作业务,掌握文书归档文件整理的基本方法.

2.负责本部门文件材料的收集、积累,对具有保存价值的文件材料,统一集中保管.

3.主动做好预立卷工作,按归档范围类目及时“对号入座”,专柜存放文件并遵守保密制度.

4.认真做好本部门文件材料的整理、归档工作,做到完整、准确、系统,按时移交档案室.

四、文件材料的收集和归档

1.各部门在其职能活动中形成的、并已办理完毕、具有保存价值的的、应作为文书档案保存的各种文件材料,必须收集齐全,分类整理.

2.各职能部门平时建立预立卷,按年度归档.

3.每年6月底前将上一年度形成的文书档案移交综合档案室.

五、文书档案的归档范围和保管期限

1.文书材料的归档范围原则:凡是反映本所工作活动、具有查考利用价值的文件材料(包括所有应归档文件的电子版文件材料)和照片、录音、录像(以下简称声像材料)均属归档范围.

2.文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种.永久为50年以上,长期为至50年,短期为以下.

3.确定档案保管期限的原则:

3.1 凡是反映本所主要职能活动和基本历史面貌的,对本所、对社会和历史研究有长远利用价值的档案,列为永久保存.它主要包括:本所制定的属于法规政策性的文件,处理重要问题形成的文件材料,召开重要会议的主要文件材料,重要问题的请示、报告、总结、批复,计划、规划,综合统计报表,机构设置及演变、本所干部任免、人员编制等文件材料;直属上级机构颁发的属于本所主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级机关针对本所主管业务并要贯彻实施的重要文件材料.

3.2 凡是反映本所一般工作活动,在较长时间内对本所工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管.它主要包括:本所科研、管理活动中形成的一般工作问题的文件材料,一般会议的主要文件材料,人事管理工作中形成的一般文件材料,直属上级机构颁发的属于本所主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料,下级单位报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料.

3.3 凡是在较短时间内对本所有参考价值的文件材料,列为短期保管.主要包括:本所各职能部门一般事务性的文件材料,上级机关和同级机关颁发的非本所主管业务但要贯彻执行的文件材料,下级单位报送的总结、报告和统计报表等文件材料.

3.4 根据本所各职能部门管理工作实际,文书档案按问题归纳为六大类:⑴综合管理类, ⑵党群工作类, ⑶人事教育类, ⑷科研管理类, ⑸基建资财类, ⑹后勤企业类.

六、文书档案整理要求

1.整理原则

归档文件整理应遵循文件形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用.

2.质量要求

2.1 归档文件应齐全、完整、准确.已破损的文件应予以修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制.

2.2 归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求.

3.整理方法

3.1 本所文书档案分类方案采用“年度m问题m保管期限”方法;保管期限分为永久、长期、短期.

3.2 归档文件以“件”为单位进行整理,一般以每份文件为一件.文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;报表、名册、图纸等一册(本)为一件;来文与复文各为一件;重要文件(如法律法规)须留历次修改稿的,其正本与历次稿(包括定稿)各为一件.

3.3 归档文件按“件”装订.装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;批复在前,请示在后.

3.4 归档文件按所属年度区分,一般以文件签发日期(落款日期)为准.跨年度会议形成的文件材料放在会议闭幕年整理归档;跨年度处理的非诉讼案件形成的文件材料放在结案年整理归档.

3.5 归档文件的排列方法,在分类方案最低一级类目内,按事由结合文件形成时间顺序排列.

3.6 归档文件依分类方案和排列顺序逐件编制室编件号.根据分类方案的最低一级类目,按文件排列顺序从“1”开始标注.

3.7 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录.

3.8 归档文件应逐件编目.针对同一问题的来文与复文,应在备注栏内,互作备注.

3.9 责任者:填写制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者.

3.10 文号:体系文件的发文字号.填写时应照实抄录,不能省略.

3.11 题名:填写文件标题.文件没有题名或题名不规范的,应根据文件内容重新拟写或补充,并外加“ [ ] ”.会议记录须重拟题名时,应写明会议的时间和重要内容.

3.12 日期:填写文件形的成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,中间以短杠隔开,如-01-09.

3.13 页数:填写每一件归档文件的总页数.计算页数时以文件中有图文的页面位一页,空白页不计.

3.15 备注:注释文件需要说明的情况.

3.16 备考表:备考表置于盒内文件之后.填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,并填写归档文件的整理人、检查人和日期.

3.17 不同归档年度、不同类别、不同保管期限的归档文件,不应放入同一档案盒.

3.18 档案盒应标明全宗名称全称.填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等项目.

3.19 归档文件整理完毕,应按年度填写“年度归档文件整理说明”.

七、文书档案的归档

1.文书档案由各部门兼职档案员按规范整理后,才能向综合档案室移交归档.

2.归档时间:归档部门应在次年六月三十日前向档案室移交归档.

3.归档时,应编制好归档文件移交目录,一式二份,由归档部门和综合档案室履行签字手续后,各存一份.移交档案时,双方应认真办理交接手续,仔细查点和验收.

4.文书档案归档后,综合档案室要进行再整理,按有关工作程序进行分类与编目,使之便于查找和利用.

八、文书档案的保管和利用

1.本所各类文书档案由所综合档案室集中统一管理.

2.档案部门要配置适宜档案安全保存的专用库房,落实“八防”措施,保持库房整洁,保证档案存放安全.

3.定期检查清点库存档案,发现问题及时处理解决.

4.建立必要的文书档案检索工具,积极为档案利用者提供便捷的服务.

5.自觉遵守档案借阅及保密制度,严格履行查、借阅手续.

6.每一位工作人员都必须爱护档案,自觉维护档案本来面目,任何人都不得涂改、损毁档案.违者将追究其有关责任.

7.档案管理人员调动工作或退休时,必须认真办理交接手续.

九、文书档案的鉴定和销毁

1.根据文书档案保管期限,定期进行档案鉴定.

2.文书档案必须经文书档案鉴定小组鉴定,报所分管领导审批后方能销毁,并办理相关备案手续.

3.档案销毁,须编制销毁清册;销毁时,应指定两名以上人员监销,监销人须在销毁清册上签字.

十、奖励和处罚

1.把档案归档工作纳入所年度考核工作之中,半年检查一次部门预立卷情况,每二年进行一次检查评比.对能完整、准确、系统和及时完成文书整理归档工作的部门和兼职档案员,予以表彰和奖励.

2.凡没有完成年度归档任务或归档不符合要求的部门及个人,取消年终评先资格.由档案室提供归档证明,通报人事处和所综合办公室,由人事处负责把关执行.

十一、本细则适用于本所文书档案工作,由综合档案室解释.

5.企业安保档案管理细则 篇五

第一条为加强企业安保台帐资料档案管理，夯实安全管理基础工作，合理利用安保台帐资料档案信息资源，根据《中华人民共和国安全生产法》、国务院《企业事业单位内部治安保卫条例》和《广东安全生产条例》等法律法规，按照《广东××安保档案管理办法》的要求，结合我市××企业实际，特制定本管理细则。第二条安保档案是

指将企业安全保卫、安全生产管理工作，用文字、图表、声像等不同形式的载体，进行收集、归纳和存放保管，即将安保工作台帐资料收集整理归档。内容包括：依据国家安全保卫、安全生产的法律法规，结合企业特点制订的安全保卫、安全生产规章制度和安全操作规程，安防和消防设施状况、安全检查、培训教育、发破案、事故调查和处理、经警和枪支管理等。

第三条建立健全市、县（市、区）局以及支局（班组）三级安保台帐资料档案管理制度，并作为工作考核内容之一。市、县（市、区）局安全主管部门以及支局（班组）应明确管理人员（台帐档案管理责任人），对本单位安全生产、安全保卫台帐、档案资料的收集、登记、整理，规范管理台帐资料档案。

第四条安保档案管理工作实行统一领导，分级管理。在省局和地方政府主管部门指导下，市局监督保障部负责对全市××企业安保档案实施监督考评管理。

第六条市、县（市、区）局安全管理部门应依据有关规定将安保台帐资料档案管理工作纳入评选安全保卫、安全生产先进单位或个人的条件之一。

第七条安保台帐资料档案归档的范围：

一、市、县（市、区）局和市局直属单位范围：

（一）安全管理机构，包括：机构设置；安全责任人、专（兼）职安全管理人员（含注册安全主任）名册。

（二）安全责任制，包括：各级领导、职能部门和各岗位的安全职责；领导履行安全职责考评的情况；上级单位与本单位签订的安全责任书；本单位与所管辖的二级单位签订的安全责任书。

（三）各级领导对安全保卫、安全生产工作的批示、讲话的文书或声像。

（四）安全保卫、安全生产的管理规章制度；枪支、设备等安全操作规程。

（五）日常工作台帐记录，包括：工作计划和总结；消防设施（设备）、经警、枪支、金库、仓储等安全检查；安全教育、隐患整改、事故调查和处理等记录。

（六）安全教育，包括：安全教育的计划；参加地方政府有关部门组织的安全培训、知识竞赛活动记录；安全责任人、安全管理人员参加安全培训、持证记录；职工安全教育记录；特种作业人员培训、考核、持证上岗记录等。

（七）工程建设项目中安防设施审查（验收），包括：新建、改建、扩建和技术改造等工程项目的安全设施“三同时”报建与审批资料，各种证照领取资料。

（八）安全检查记录，包括：历次（本单位和上级单位）安全检查记录；重点部位、专项安全检查记录。

（九）事故隐患整改，包括：事故隐患登记；应急防范措施；整改要求、计划措施；整改结果等记录。

（十）事故调查和处理，包括：事故上报、登记记录，事故调查报告、处理结案材料和防范措施等。

安全检查和事故隐患整改的记录必须有被检查（隐患整改）单位负责人和检查（负责隐患整改）人员签名。

（十一）发破案记录，包括：发案报告、破案经过、处理结果等。

各单位可根据上述范围结合本单位管理权属范围进行安保档案材料收集归档。

二、支局（班组）范围：

（一）安全管理机构，包括：上级安全机构设置文件和本支局安全工作分工；安全责任人、兼职安全员（副支局长担任，无设副支局长的由支局长负责）及支局人员分工名册。

（二）安全责任制，包括：上级下发的各级领导、职能部门和各岗位的安全职责文件和本单位负责人、各岗位职工安全工作职责；上级对本单位履行安全职责考评的情况；上级单位与本单位签订的安全责任书；本单位与岗位职工签订的安全责任书。

（三）各级领导对安全保卫、安全生产工作的批示、讲话的文件材料；上级下发的安全工作总结、工作要点；本单位工作计划和总结；

（四）安全保卫、安全生产的管理规章制度、检查规范；各种设备的安全操作规程；上级制订以及本单位结合实际制订的遇突发事件的应急处置的救援预案和防范措施，包括如：遇盗抢、诈骗、火灾、洪涝、地震等突发事件的应急处置预案、办法。

（五）日常工作记录台帐，包括：有关消防设施（设备）、电源线路及电器、物品堆放、门（锁）重点部位等上级安全检查隐患及整改（必须有被检查单位检查人员签名）、本支局（班组）每日班前班后自查整改隐患等记录；网点（金库）出入登记簿、值守登记簿；防入侵报警设（撤）防登记簿（卡）等。

6.居民健康档案管理实施方案 篇六

一、背景

根据省政府农村新五件实事内容，“农民健康工程项目”为其重要实事之一。该项目的目标是，力争到2010年建立适应农村经济社会发展和广大农村居民健康需求的新型农村卫生服务体系，建立农村公共卫生政府投入的保障机制，确保广大农村居民享有基本公共卫生服务。2009年，《中共、中央、国务院关于深化医疗卫生体制改革的意见》（中发[2009]6号）颁布，更明确提出了人人享有基本医疗卫生服务的目标，促进了城乡居民基本公共卫生服务的均等化进程。我区以国家、省、市相关文件、方案为依据，以科学发展观为指导，结合地区实际，制订了楚州区《农村基本公共卫生服务项目实施细则—居民健康档案管理实施方案》，以指导我区的居民健康档案管理工作的开展。

二、目标指标

1、统一居民健康档案的格式，健康档案主要信息包括：居民基本信息、主要健康问题及卫生服务记录等；为重点人群建立健康档案，60岁以上老人2010年城市≥85％、农村≥55%，2011年城市≥90％、农村≥60%。2011年其他人群建档率≥40%。

2、以县（市、区）为单位，健康档案计算机动态管理率≥80％；35岁以上居民、残疾人、慢性病人的健康档案内容每年至少更新一次，60岁以上老人每年至少更新4次。

三、对策措施

1、建立组织

我区居民健康档案管理工作由区政府牵头、区卫生局组织、区疾

控中心具体实施。并层层成立组织机构，完善居民健康档案管理网络。

各乡镇要按照区工作方案要求，建立组织管理制度，制定工作计划，形成工作小结。

2、充分利用健康体检、临床资料，结合主动上门服务，逐步为社区居民建立动态的健康档案，并开展有针对性的健康干预。

（1）各乡镇要负责为辖区居民建立家庭健康档案、居民健康档案、60岁以上老人健康档案，具体建立档案及随访工作由各社区卫生服务站（村卫生室）承担，各乡镇防保所须动态掌握各村具体统计数字及随访情况，同时对档案管理工作进行质控。

（2）建档对象及要求：对60岁以上老人建立健康档案，建档率达90%，每年有4次的随访更新；对妇女、儿童建立健康管理卡，具体管理要求根据区妇幼保健院要求，乡镇妇保、儿保责任医生做好管理和统计；对于慢病病人按具体病种要求建立健康档案，建档率达90%，规范管理率达90%；以上人群以外的居民也要积极建立居民健康档案，居民所在家庭也要建立家庭健康档案，实现一户一档规范管理，每年至少有一次信息更新，每两年对他们进行一次体检；以上所有人群总体建档率达总人口数的50%。

（3）档案管理：60岁以上老人档案、妇幼档案可单独存放，也可与普通居民健康档案一起同家庭健康档案整合，实现一户一档管理，档案按村组顺序编号存放。死亡、失访档案单独存放。逐步实现健康档案的计算机动态管理，管理率达80%。

（4）随访内容：除定期体检内容及就医记录外，随访要突出对管理对象健康知识的宣教，膳食、运动、生活方式的指导，促进良好生活方式的建立。随访记录真实、规范、完整，各类健康服务、检查

单据及时归档。

（5）乡镇慢防医生按社区健康档案季度报表、慢病管理季度报表格式要求，汇总各村的建档、随访更新情况，次季度首月5日前上报汇总结果到区疾控中心。

3、建立特困残疾人、低保家庭、五保户等的登记，具体人员、户按居民健康档案、家庭健康档案同样建档。档案单独存放。每年上门随访检查2次以上。

四、进度安排1、1-2月份，全面启动居民健康档案的管理工作，制定工作计划，召开村医会议，安排布署各项工作。

2、日常对居民开展健康管理，对未建立档案的群众建立健康档案，对于死亡的或失访的居民进行分类，单独放置。并做好动态管理，数据的更新，完成每季度的报表。

3、7月份，完成半年工作小结。

4、12月份，完成全年工作总结。

五、考核评估

区卫生局每季度对项目工作实施情况进行一次考核，对项目各项指标进行评价。考核严格按照《楚州区农村基本公共卫生服务项目工作考核细则》进行。考核结果直接与经费挂钩。

六、经费兑现

7.档案管理数字化的实施对策 篇七

一、相关资源配置

档案管理数字化是一项系统工程, 不仅需要全方位、多层面的筹措, 还应持续、长期的开展。与传统的档案管理模式相比, 数字化的档案管理在精度、效率、质量等方面的特征, 决定了其实现必然对硬件、软件、网络等核心资源具有较高的要求, 因而, 在以一定的资金投入作为保障的情况下, 各种资源的有效、合理配置就成了首要问题。

对于档案管理数字化所需的硬件设备, 应采取分类的原则进行配备和更新;对于档案管理人员日常操作和使用的硬件 (计算机、扫描仪、打印机等) 应以配置和性能作为主要的参考指标;对于档案管理单位整体应用的系统设备 (存储设备、备份设备、服务器、交换机等) 应以稳定性、安全性作为主要的参考指标;对于一些与主设备配套的工具 (硬盘、磁带、磁盘等) 应以便捷适用为主要的参考指标。当然, 档案管理数字化除了需要在硬件设备方面进行资金投入外, 还需要进行科学有效的管理。

档案管理数字化的软件要求包括应用软件和专业软件两部分。应用软件主要包括操作软件、扫描软件、文字软件、图像处理软件等, 专业软件主要包括用于电子档案存储、检索、处理、分析等的各类信息系统和应用平台。档案管理数字化要求各种软件能够在兼容的基础上实现有效整合, 因此, 数字化档案管理的软件原则上应由统一的专业部门 (通常为上级部门或监管部门) 制定技术规范、明确功能要求、提供业务指导, 然后各个单位自行进行软件的研发和配置, 以便在规范化的基础上实现个性化。

档案管理数字化对于网络的要求主要包括网络的互联互通和网路间的信息交互两个方面, 涉及内部网络和外部网络。整体而言, 数字化档案管理的网络搭建应以高质量、安全化的网络设备和设施为基础;对于网络的互联互通而言, 档案管理应具备一定的独立性, 与外部的公共网络实现物理隔离, 以保证数据的隐密性;对于网络数据交互而言, 应对用户进行分级授权, 并由专业团队进行监控, 以保证数据的安全性。

二、体制机制建设

在档案管理数字化的体制机制建设中, 科学地处理保密性与开放性的关系是至关重要的, 即应建立一套能够在开放环境下保障档案安全的数字化管理体制。档案管理数字化的本质应是开放的, 能够吸收和输出各种各样的信息资源, 但同时数字化也应能够为信息资源的使用提供安全保密措施。首先, 要制定电子文档的安全管理制度、检索安保鉴权管理制度等规章制度。其次, 应根据规章制度匹配相应的技术措施进行控制, 并辅以相应的人员进行监管, 以保障体制正常运转。再次, 建立和实施一系列的激励机制和考核机制。例如, 系统的培训机制能有效促进档案管理人员对数字化和信息化进行学习和体验;完善的研发机制能鼓励档案管理人员对数字化的应用进行研究和创新;运营管理激励机制能激励档案管理人员进行数据的收集和积累, 以便进行数据分析和挖掘。对于考核机制而言, 可通过制定相关人员数字化使用频率、效率、效果的评价机制, 促进档案管理工作数字化的应用;或者将数字档案的归档等工作与归档负责人的绩效进行挂钩, 以提高档案管理数字化的使用效率, 逐步深化档案管理数字化的使用程度。

三、人员能力打造

档案管理要实现数字化, 就需要培养和打造一批具有现代化档案管理能力的从业人员。档案管理数字化人员能力打造的内容, 主要包括管理者意识的转变、工作人员观念的培养、从业者工作素质的提升三个方面。

对于档案管理者而言, 首先, 要具有忧患意识和全局意识。数字化档案管理的开展, 要求管理者重视对工作人员在培训、进修、学习、福利、待遇、环境等方面进行投入, 为档案从业者创造良好的工作条件, 使他们能够尽快适应数字化档案管理工作, 不断提升档案管理信息化业务水平和工作能力。其次, 要具有创新意识, 将应用数字化和信息化逐步实现档案资源的共享、管理服务能力的提升作为主要方向。再次, 应树立产业意识, 以信息化带动档案管理产业化, 以数字化推动档案管理集聚化, 创造实际效益, 形成产业优势。

对于档案具体工作人员而言, 应主动根据信息化技术与手段的变化, 与时俱进地实现自我提升。首先, 档案从业者应有意识地强化信息化的相关知识和数字化的相关技能, 主动进行学习和研究, 充分发挥“干中学”的精神, 尽快适应档案数字化管理的工作要求。其次, 专业档案管理者应创造条件, 有计划、系统持续地开展信息化和数字化应用的培训与研讨, 扩充从业人员的知识结构, 培养在职人员的应用技能, 向着知识多元化架构、技能多样化的方向努力。再次, 档案部门应注意引进部分较高素质的信息化和数字化的专业人员, 加速推进档案管理数字化的进程, 同时充分利用其辅导和带动其他人员共同适应数字化档案管理的要求

参考文献

[1].马秀英.试论网络环境下的网络创新服务.城建档案, 2011.1

[2].许平.浅谈档案管理数字化与高素质人才队伍建设.基层工作, 2009.9

[3].富玉.关于建设数字化档案管理的几点思考.现代商业, 2010.10

8.档案管理条例及实施细则 篇八

关键词：电子文件；有效管理；档案

近年来，随着社会经济的发展，档案事业也取得突出成绩，以電子档案为主的档案工作新思路、新方式逐渐被人们认可。面对不断增多的电子档案文件，如何才能在管理中更好的对这些档案资源进行收集、归类、归档已成为当今档案部门工作重点。这里我们就具体电子文件的管理职责、原则做详细分析，并得出了下面结论。

1、电子文件含义

伴随信息技术的广泛应用而产生的电子文件和电子档案，同传统的纸质文件、档案一样，都是非常重要的信息资源和珍贵财富。《电子文件归档与管理规范》CGB/T188942002）中对电子文件的界定是：电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

从上述电子文件档案含义中我们得知，在目前工作中，不管是办公自动化系统中产生的各类文件，还是用各种智能电器拍摄的视频、音频以及照片文件，他们都隶属与电子文件，同时这一文件还包含了计算机在运行中所发出的指令、运行环境记录等内容。

2、明确电子文件的管理职责

目前，随着电子文件数量的不断增多，要想合理开展电子档案工作，就必须要明确电子文件的管理职责，确保电子档案的真实性、完整性与有效性，通过电子文件管理部门与档案形成部门、收集部门之间的良好合作以及协调方式开展工作，并正确的划分每一个部门需要担负的档案管理职责，具体的工作重点包含以下方面：

2.1档案行政管理部门的工作职责

行政部门档案管理工作是国家对档案事业发展的大力支持，在具体管理工作中深刻引入信息化技术，且同信息化管理部门沟通交流，让本区域的电子文档在信息传输的每一个过程都得到科学管理与监督。由于当前我国电子档案管理模式出现时间不长，各项工作都处于摸索阶段，受经验不成熟、制度不完善等因素的影响，使得电子档案管理工作中难免会产生一定的问题。因此，在具体管理中我们需要引入新技术对档案管理方式进行优化，从技术、理念等方面提高管理效率，强化档案工作质量。

2.2电子文件行政单位的工作职责

电子文件是一个系统、综合的内容，它的管理属于全过程管理体制，从档案系统的设计、档案的收集到档案的归档，是一个系统过程，它的全过程涉及到档案部门、信息部门等多个不同部门，它在具体管理中不仅要各单位相互协调，而且要各单位都做好自身职责，制定科学的管理规范，从而确保档案管理工作的正常开展。

2.2.1档案部门

由于电子文件本身是一种新技术、新产品，其管理方法和模式都处于摸索阶段，这就要求档案部门在工作中不断加大管理力度，并且科学、合理的引入信息技术，让档案部门的工作同信息技术、计算机技术形成一个有机整体，建立一个科学、合理的电子档案文件管理制度。在该部门的工作中，整个工作内容包含了电子归档要求、电子文件的管理期限、档案形式等。同时，在管理中还需要强化本单位与社会之间的联系，确保档案管理系统能满足时代发展、行业进步的需求。

2.2.2信息化工作部门的职责

实现电子文件的真实性、完整性、安全性、有效性和科学性是当今档案管理工作的核心内容，也是不断引入各种新技术、新方法对档案管理策略进行优化的主要手段。在具体的管理中，整个工作内容包含了档案部门与系统开发单位的交流与沟通，由系统开发单位根据档案管理部门对档案管理工作提出的要求进行设计，并与系统开发的公司进行沟通，使其理解这些需求并在系统中得以实施；在系统日常运行中进行维护，确保安全；对系统内的电子文件进行备份；在系统软硬件环境发生变化时对电子文件进行迁移，并记录电子文件的格式，其所依赖的硬件环境、软件、操作系统、数据库系统等信息。

2.3电子文件形成部门的职责

电子文件形成部门在实际工作中，必须严格按照本单位档案部门的规定要求，要对电子文件的积累、归档等工作进行完成。

实际上，电子文件有效管理工作并不是一个人、也不是一个部门就能够做好的，这需要每一个相关部门的参与，只有真正意识到电子文件管理工作的重要性，积极主动的参与进来，才会为日后电子文件形成、保管、累积等工作奠定良好的基础。

3.明确电子文件的管理原则

档案部门对电子文件要实行前端和全程的控制，即要遵循“确保电子文件的真实、完整、安全、有效，并对电子文件实行全过程管理，确保电子文件归档的质量”这一管理原则。

电子文件的真实性是指对电子文件的内容、结构、背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。即不论电子文件是由业务部门管理，还是由档案人员管理，它白身的文件内容和相应的元数据、背景信息都要与刚办结时的情况完全一致（管理时形成的新的元数据和背景信息除外），内容上没有被非法修改，形式上也没有发生改变。真实性是保证电子文件行政有效性和法律证据性的基础。

电子文件的完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。电子文件的完整性涉及：完整地收集、归档记录社会活动真实面貌所产生的全部电子文件；完整地收集每一份电子文件内容全部信息及相关元数据、背景信息。

电子文件的有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。有效性是电子文件存在和保存的基础，若保存的电子文件无法还原输出，不能被识别和读取，文件中的信息便成为了“死信息”，失去了其存在的意义。

所谓的电子文件安全性主要是指电子文件在运行过程中，对系统安全和自身数据安全的一个过程。通常情况下，电子文件安全管理具体包括了三个方面：首先，电子文件的修改十分简便，并不会留下任何痕迹，这种便捷性也为很多非法操作提供了较大的便利。因此，由于电子文件是依赖于网络环境生存的，而在当前复杂的网络环境中，很容易发生事故，遭到非法人员的入侵，这就极大威胁了电子文件的安全性，很容易发生文件丢失、篡改等情况。最后，因为身份认定技术水平较低，还无法对操作者身份进行准确的认定，致使电子文件合法操作者很难对权限进行有效控制。因此，上述这些问题都是影响电子文件安全性的重要因素，也是我国当前电子文件管理工作中需要亟待解决的几点问题。

4.结束语

综上所述，可以得知，只有加强做好电子文件管理工作，才能充分保障电子归档工作的有效开展，确保电子档案信息的真实、完整。

参考文献：

[1] 纪立芳，张峰，李华娜，逄真. 文件、档案一体化管理工作存在的问题及对策[J]. 山东档案. 2001（01）

[2] 胥青云，尹承宏，王培兰. 电子文件的特性及其对传统文档工作的影响[J]. 档案天地. 2002（02）

9.局机关档案管理达标实施方案 篇九

为贯彻落实好《**省国家税务局关于做好争创最佳档案管理系统工作的通知》，提高档案管理工作水平、规范档案管理，根据省、市局要求，**县国税局拟成立机关档案工作领导小组,并结合我局工作实际，特制订实施方案如下：

一、指导思想

围绕税收中心工作，进一步加强档案管理的制度建设、基础业务建设、档案管理信息化建设，推动档案工作健康有序开展，提高档案工作为税收工作服务、为国税员工服务、为领导决策服务的能力。

二、工作依据及目标

以《档案法》等为法律依据，以《河南省机关档案工作规范化管理认证办法》和《河南省机关档案工作规范化管理认证标准》（豫档[2006]54）为标准，以申报省二级达标工作为契机，增强全体干部职工的档案意识，提高档案管理人员的综合素质，建立长效机制、加强日常档案管理，确保在2010年达到省二级标准，力争实现省一级目标管理标准。

三、建立档案管理网络体系 组长： 副组长： 责任领导： 档案管理员：

下设办公室，办公室主任由**担任，由**具体负责组织实施我局档案升级达标工作。领导小组主要负责全局人员的统一协调、项目论证、任务安排、经费使用监督和协商联系等全局性工作。

四、档案整理范围

1、文书档案

包括文件材料、收文、发文、总结、请示（报告）、政策法规性材料、重要会议材料。

2002年前是按照卷级来整理的，按照问题整理出来的档案每一本装订成册称为一卷，有《案卷目录》、《案卷文件目录》封皮、备考表、封底，三孔一线装订。2002年以后至今，按照《归档文件整理细则》，将文件以每份为一件，进行整理，以件为单位进行装订扎线、分类、排列、编号、编目、装盒。

2、科技档案

包括基建档案和设备档案

办公楼、家属楼、宿舍楼等施工全过程，形成的项目书、施工图纸、审批文件、报告、竣工等等纸质材料。按照国家规定的《基本建设项目档案资料管理规定》进行整理保管，并且编写总目录和分类目录。

设备档案主要是交通设备和办公设备相关的材料。

3、专业档案

包括会计档案和税收征管档案

会计档案的整理又包括会计凭证、会计账簿、会计报表的整理。

征管档案的整理需要征管、法规、税政、纳税服务科、稽查局以及各分局依据豫洛国税发„2006‟233号《关于印发<洛阳市国家税务局税收征管档案资料管理办法（试行）的通知>》的具体标准整理。

4、声像档案

包括对重要照片、录像带、光碟、录影带的整理。分别编写目录及说明。

5、实物档案

实物档案现存的是获得的各类奖项，荣誉证书、奖牌、奖杯、作废印章、字画等，把每年的获得的奖项牌匾，进行收集和编号，编号按照分类，各编各的流水号并且按照从高等级到底等级来排列，并编检索目录、编制标签（编号）。

五、文字材料的编写

1、档案认证达标申报材料：（1）申请报告；（2）自查报告；

（3）《河南省机关档案规范化管理认证申报表》，一式三份。

2、制定各项制度（1）档案员岗位制度（2）立卷归档制度（3）档案统计制度（4）档案保管制度（5）档案保密制度（6）档案利用制度（7）库房管理制度

3、《全总卷》材料（1）全总介绍（2）本机关立卷说明（3）档案分类方案（4）鉴定报告（5）交接凭证（6）销毁清册（7）检查记录（8）机构沿革

（9）归档范围和保管期限表

4、编研材料

（1）专题材料（地方志、自然灾害、名人人物）（2）大事记（3）会议简介（4）基础数字汇编

5、管理验证材料

（1）成立档案领导小组文件（销毁、综合档案室文件等）

（2）工作计划、总结（3）档案发展规划

（4）局里目标管理和岗位责任制（涉及档案工作其中占一条）

（5）局会议记录（其中有领导小组、安排、宣传档案工作活动记录）

（6）对下属单位档案指导检查（下发文件、通知、信息、通报）

（7）档案保管、安全应急处置方案文件和信息应急方案文件

（8）编有5年档案卷件统计表（9）建立借阅登记簿

（10）建立收进移出档案登记簿（11）建立利用效果登记簿

（12）编辑近10年本单位利用典型事例汇编（3—5个）

六、硬件设施的整改

按照《河南省机关大难工作规范化管理认证标准》的要求对档案室、阅览室及荣誉室进行整改。

1、库房、阅览室、办公室、荣誉档案室（一级）

2、档案防护设施：档案框架、防盗门、灭火器、防虫药、温湿度计、防磁柜、吸尘器、去湿机、空调机、排气扇，达到有关部门关于档案室防盗、防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防霉、防高低温、防光、防污染的 “十防”要求。

3、办公设施：照相机、摄像机、复印机、计算机、扫描仪

四、实施步骤

（一）准备阶段（2010年3月）

1、考察学习，借鉴经验。由局分管档案工作的领导带队，办公室相关人员参加，到档案管理水平达到省二级标准以上的单位学习。同时已联系**县档案局，确定其帮助具体计划实施。

2、严格执行和完善各项制度。根据国家档案局《机关文件材料归档与不归档范围》，结合我局实际，在深入调查的基础上，完善《局文件材料分类方案、归档范围和保管期限表》等各项制度，为归档文件材料的收集整理提供参照依据和标准。

3、成立档案管理达标领导小组。

4、召开动员大会。召开由相关责任领导、中层以上干部和责任人组成的档案达标成员参加的档案升级达标工作动员会，安排部署我局档案升级达标工作。同时，组织相关人员学习《档案法》和相关档案业务知识以及《河南省国家税务局关于做好争创最佳档案管理系统工作的通知》（豫国税发[2009]281号）。

（二）实施阶段（2010年4月－2010年7月）

四月至五月：

1、制定**县国税局档案分类说明（见附件一）；完善基础设施，改善档案保管条件

一是重新按照档案部门要求布置档案室，其位置、防护结构达到国家规定要求。二是合理安排档案库房、阅档室（荣誉室）和档案人员办公室；配齐档案柜、防磁柜、空调、抽湿机、装订机、刻录机、电脑、吸尘器、温湿度计、防光窗帘等设备设施，达到防尘、防光、防鼠、防虫等八防要求。三是将档案管理的相关制度上墙，整理好的各门类档案上架入库保管。

2、邀请县档案局的专业人员来我局培训指导；收集整理各门类档案资料

（1）文书文件材料的收集整理

按照归档范围对2009以前的文书文件材料进行收集整理，对已经归档整理的历年文书案卷，按照标准进行全面系统检查整改，进一步规范。

（2）科技档案

对以前的基建图纸等科技档案进行进行重新装盒、编号整理。

（3）会计档案收集齐全，进一步规范。

（4）声像、图片文件材料的收集整理

对我局在工作中形成的反映历史面貌及工作职能的重要会议、重大活动、工作成果等类型的声像、图片资料进行收集和规范整理。

（5）电子文档文件材料的收集

对以前产生的的电子文档等进行收集和保护，规范整理。

（6）征管业务档案的整理

征管业务档案涉及征管、法规、税政、稽查等多个科室（局），需要责任领导统筹安排、具体规划，对历年档案材料进行收集和整理。

（7）监察档案的收集整理（8）实物材料的整理

对我局历年获得的奖证、奖牌、奖杯、奖品等具有保存价值的实物进行收集，分类存放档案室。

六月至七月：

1、制定和完善七项档案管理制度

根据《中华人民共和国档案法》、《河南省机关档案工作规范化管理认证办法》和《河南省机关档案工作规范化管理认证标准》等有关文件规定，建立健全归档、保管、保密、统计、借阅、岗位（责任）、防护等档案规章制度。同时结合本局工作实际，制定相关门类资料的管理办法，如会计档案、电子文本及图片等，进一步规范各门类档案资料的整理。

2、做好档案信息编研工作

编写《全总卷》材料（包括全宗介绍、立卷说明、档案分类方案、档案鉴定报告、交卷凭证、销毁清册、检查记录、组织沿革、归档范围和保管期限表）和编研材料（包括专题资料、大事记、会议简介、基础数字汇编、管理验证材料，其中管理验证材料又包括12种）。

3、档案规范入盒，按保存期限分类上柜。

（三）申报验收阶段（2010年8月至9月）八月：自查；申报

1、自查。各科室、分局对照上级有关机关档案工作目标管理考评标准，每项进行自查打分，查缺补漏，统计档案数据，撰写自查报告、升级工作报告等。

2、申报。编写档案认证达标申报材料，完善各类申报和验收材料，整理汇编成册，向档案部门正式申请验收评审。

九月：验收

2010 年9月接收省局及市局检查，2010报告月底前接受档案部门评审验收。

四、工作专班及任务分解

（一）文书档案工作专班

责任领导： 责 任 人：

工作任务：负责文书档案的收集整理，对现行收发文处理进一步规范。

（二）制度及编研材料工作专班

责任领导： 责 任 人：

工作任务：负责档案管理的各类制度的制定及修改完善，各类编研材料的编写、总结，申报材料的撰写以及整理汇编等。

（三）会计档案工作专班

责任领导： 责 任 人：

工作任务：负责历年财务档案的收集整理。

（四）科技档案专班

责任领导： 责 任 人：

工作任务：负责基础建设（文字、图纸等）档案和单位设施（办公设施、交通设施）档案的收集、整理。

（五）声像档案专班

责任领导： 责 任 人：

工作任务：负责局历年来大型活动的电子文档、图片资料等实物进行收集整理归档。

（六）基础设施工作专班

责任领导： 责 任 人：

工作任务：负责局档案室各类硬件设施的购置，落实各类防护措施，改善档案保管条件。

（七）荣誉实物档案专班：

责任领导： 责 任 人：

工作任务：负责全局荣誉实物档案的收集、整理工作。

（八）监察档案专班 负责领导：

工作任务：负责监察档案的收集和整理

（九）征管业务专班 责任领导： 责任人：

工作任务：负责有关征管业务的各项档案的收集、整理。

五、工作要求

（一）统一思想，形成共识。

开展档案目标管理达标工作，是适应档案工作发展，进一步夯实档案工作基础，是国税事业发展的迫切需要，是改善我局档案工作面貌，进一步规范管理、提高工作效率的重要举措。全体机关干部职工都要高度重视此次档案升级达标工作，充分认识档案管理的重大意义，增强档案意识，自觉配合和支持档案升级达标工作，并在今后的工作中规范各门类档案管理。

（二）各负其责，有序推进。

档案的升级达标工作周期长、头绪多、任务重，是一项复杂而系统的工程，涉及局各分局、各科室，必须齐抓共管，密切配合才能完成。局办公室要做好各项工作的统筹协调，聘请档案局专业人员进行具体业务指导，解决各种具体问题。各责任领导要在认真研究、明确职责任务，弄清所分管的相关门类档案管理现状的基础上，及时召集工作专班成员开会，研究具体措施，安排具体工作。对过去不规范的档案要查缺补漏，集中时间和人员花大力气进行收集整理，并及时建立规范的管理制度。各专班在档案收集整理过程中，加强与局办公室的联系，办公室要联系专业人员进行业务指导，确保档案整理质量。

（三）严肃纪律，规范管理。

凡按照本方案以及文件材料归档范围的规定需收集、整理的档案资料，局属各分局、各科室要不折不扣、毫无保留地收集整理，移交档案室，集中统一管理，任何人不得据为己有或拒绝归档。凡因档案资料收集不配合，不支持，移交不及时、不完整而发生的遗失、损毁、泄密等问题，要追究相关责任人的责任。

（四）加强督办，确保进度。

局档案管理工作领导小组要认真履行工作职责，定期进行检查督办，随时掌握各门类档案收集整理进展情况，检查整理质量，协调解决各种具体问题，确保档案升级工作顺利进行，按时达标。

10.档案管理条例及实施细则 篇十

为确保全国干部人事档案工作目标管理考评工作的质量，根 据《干部人事档案工作目标管理暂行办法》和《干部人事档案工 作目标管理考评标准》（组通[1996]55 号）的要求，特制定本细 则。

一、检查验收的组织形式

1、各省、自治区、直辖市党委组织部和中央国家机关各部 委申报干部人事档案工作目标管理的等级，由中央组织部组成检 查验收小组直接进行检查验收。

2、其他申报干部人事档案工作目标管理等级的单位，采取 下列方式进行检查验收：

①申报干部人事档案工作目标管理一级标准的单位，由省、自治区、直辖市党委组织部和中央国家机关有关部委干部人事部 门组成检查验收小组进行检查验收。

②申报干部人事档案工作目标管理二级、三级标准的单位，由省、自治区、直辖市党委组织部和中央国家机关有关部委干部 人事部门组成验收小组，或委托下一级组织干部人事部门组成检 查验收小组进行检查验收。

3、检查验收小组一般由3—5 人组成。组成人员主要是各级 组织干部人事部门干部人事档案工作的负责同志及所属单位干 部人事档案业务骨干，根据需要也可以吸收同级档案部门工作人 员参加。

4、各地区、各部门根据申报等级单位的数量，可组成若干 检查验收小组进行检查验收。

二、申报等级的材料和时间

申报干部人事档案工作目标管理等级的单位，在自查和评估 的基础上，应向负责审批的主管部门申报以下材料：

1、申请评定等级的报告。主要内容包括：

（1）基本情况（如成立档案工作机构的时间，保管干部人 事档案数量，档案管理人员的数量，档案室管理设备的情况等）；

（2）组织领导、管理体制、制度建设和队伍建设情况；

（3）档案材料的收集、整理、保管和利用情况；

（4）宏观业务指导情况。

2、填写《干部人事档案工作目标管理等级申报审批表》（以 下简称《审批表》）。《审批表》一式三份，表中所列各项要填写 清楚，“申报单位自检意见”一栏要简写。

3、申报单位一般行每年第一季度向审批部门申报等级，各 单位原则上首次只能申报三级，个别条件具备的单位也可直接申 报二级或一级，但具有宏观业务指导任务的单位，在下属管档单 位没有达到规定的等级比例以前，原则上不得申报一级。定级后，满一年方可再申报晋升上一个等级。

三、检查验收工作程序

负责审批的主管部门，接到申报单位报送的材料后，工作程 序如下：

1、对申报单位的《审批表》和申请评定等级的报告进行审 核。对《审批表》所列项目填写不正确，申请评定等级的报告内 容不齐全的，退回原单位，重新填写申报。

2、制定检查验收工作计划，将检查验收日期通知申报单位。

3、组成检查验收小组，并进行认真的培训学习。

4、检查验收的具体步骤：

（1）听取全面汇报。即扣取申报单位干部人事档案工作负 责同志关于实施干部人事档案工作目标管理情况的全面汇报。

（2）查看有关资料和基础设施建设。即看档案室内文件夹 资料、规章制度、簿册表格等是否健全；“六防”措施是否落实； 所申报等级必备的设备是否齐全；干部人事档案管理工作中使用 计算机的情况等。

（3）抽查档案。即500—1000 卷的抽查10 卷，1000—1500 卷的抽查 15 卷，1500 卷以上的抽查 20 卷。抽查档案要看材料 收集是否齐全、鉴别分类是否准确、编排是否有序、目录是否清 楚、装订是否整齐等。（4）反馈意见。即检查验收小组在检查验收结束后经过小 组评议，及时向申报单位反馈意见，指出存在的问题，提出改进 工作的具体意见。

（5）评定审批。即负责审批的主管部门在严格依据《干部 人事档案工作目标管理考评标准》和检查验收小组情况报告的基 础上进行评审，审批结果以文件的形式下达。各省、自治区、直 辖市和中央国家机关各部委批准的目标管理一级单位，须抄报中 央组织部备案，并代中央组织部颁发等级证书（目标管理二级、三级单位的等级证书，由省、自治区、直辖市和中央国家机关各 部委颁发）。

四、检查验收应注意问题

1、要突出重点检查项目。检查验收小组在检查过程中，对 以下项目应重点检查：队伍建设、制度建设、收集与鉴别、归档 与整理、保管与保护、利用与转递。

2、严格按照所申报的等级进行检查验收。在检查验收过程 中要严格按照所申报的等级逐项逐条进行检查打分，总分达不到 申报等级规定的分数，不能定级，更不能下降到所申报等级的下 一个级别（如申报一级，不能因为检查未达到规定的分数而降到 二级）。

五、几点要求

1、各级检查验收小组成员要认真学习有关文件，熟练掌握 各项检查验收工作标准。

2、检查验收工作必须严格按照《暂行办法》和《考评标准》 执行，实事求是，公道正派，防止弄虚作假和走过场。

3、检查验收小组必须认真履行职责，严格遵守组织纪律和 廉政建设的有关规定，各申报单位要积极支持配合检查验收小组 的工作。

11.档案管理条例及实施细则 篇十一

关键词：高校档案 档案管理创新 档案管理数字化

创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，要发展就要有创新，档案事业也是如此。高校档案管理只有不断创新，才能使档案事业适应和服务于社会，跟上当今和未来世界发展的步伐，才能适应社会主义市场环境对档案工作的需要。

一、档案信息时代发展的要求

首先，数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一台联网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。美国经济学家迈克尔·戈德海伯于1997年指出：在以计算机网络为基础的信息社会中，面对浩如烟海的信息，对人们来说，信息已不再是一种稀缺的资源，而是相对过剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”。 高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。

以往档案人员为开发档案资源，为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少，甚至平时查阅工作中可取消，档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。其次，使高校档案业务工作变得方便、快捷、高效。数字化档案信息使档案能及时归档，尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中，各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆减少了档案数据录入工作。

二、高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果

首先，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变。 许多高等院校建立了校园网，并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、 学术交流、筹备各种会议等等。计算机网络化管理的出现，使计算机从辅助性的工具很快发展成一种工作环境，并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。伴随工作方式的变化而产生的大量机读文件，即电子文件也就应运而生。

三、数字化、辅助管理方面存在的问题

事实上现有的高校档案工作计算机管理模式，多数是建立在原有的手工管理模式基础上，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作，而且是大大的增加额外手工劳动的投入。表现在：首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息，比如，这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作，常常须先手工做好著录或填写好手工目录后，再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系，它只为档案部门内部服务，作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。这样做档案工作计算机辅助管理发展也失去了外在的动力。

四、高校档案馆网络化建设中存在的问题

1、缺乏统一的网络化协调机构

由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散管理体制无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要，但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式，无论是软硬件的购置，还是数据库的建设，都处于各自为政的低水平重复状态，这不仅造成了人力物力的巨大浪费，也影响了我国档案馆的标准化、自动化和网络化的进程。

2、标准化水平低

由于历史的原因，高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循相应国家标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。

3、数据库建设滞后

经过多年的努力，高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，各馆均存在浮躁情绪及急功近利倾向。主要表现在建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与Cernet和Internet联网，但只能访问其主页，根本无实质性的资源司共享。

4、经费保障率低

目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌，但档案馆网络化的实现仍然需要投入大量的资金。目前高校档案馆的经费投入较少，用于档案馆网络化建设的经费非常有限，无法购置好的硬软件，建立高起点的档案馆网络，更谈不上对设备的及时更新。目前经费仍是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍。

12.也论企业档案管理工作的科学实施 篇十二

企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。其是企业科技发展的催化剂、是企业经济效益和社会效益的表现形式、是企业文化的重要部分,是企业生存与发展的关键。加强企业档案管理有助于企业管理工作的开展,促进企业管理目标的实现。以企业设备档案管理为例,企业设备档案管理工作的科学开展能够为企业设备养护与维修、设备折旧以及企业资产管理提供基础的材料,促进其工作的开展。由于企业档案管理工作的重要性,现代企业必须以科学的管理体系为基础,开展企业档案管理工作,促进企业的健康发展。

2 企业档案管理工作的科学实施

2.1 构建科学的档案管理体系,促进档案管理工作的科学开展

科学的企业档案管理体系是实施企业档案管理工作的基础,其对档案管理工作的科学开展有着重要的意义。现代企业必须以档案管理基本原则为基础,结合企业自身管理结构与实际情况,构建科学的档案管理体系,以此保障档案管理体系的适用性。在档案管理工作开展中常有企业照搬其他企业档案管理体系进行档案管理工作的情况出现,但是由于每个企业的生产经营特点不同、管理体系的不同以及技术水平、资产情况的不同,会使照搬档案管理体系在实际应用过程中不能与企业实际情况相结合,影响档案管理工作的开展。因此,以企业自身情况为基础,构建科学的档案管理是企业实施档案管理工作科学实施的基础,其对企业档案管理工作的科学开展有着重要的意义。

2.2 注重档案管理基本原则,促进企业档案管理的科学实施

企业档案管理要遵循统一领导,分级管理的基本原则。企业档案管理部门要对本企业的档案工作实行归口管理和统一领导,建立统一的企业档案管理制度,对企业的全部档案实施综合管理。由档案使用部门对档案进行基础整理后,归集管理部门进行统一管理与领导,促进档案管理工作的科学实施。另外企业档案管理工作还要遵循维护企业档案的完整与安全的基本原则。维护档案的完整要以保证企业档案在内容上齐全配套为基础,保持企业档案的系统性和内在的有机联系,并涵盖企业全部工作活动所产生的各种类别、各种形式的档案文书,杜绝档案人为割裂和零乱堆砌造成的档案不全等情况的发生,保障企业档案的完成性。同时还要加强对企业档案管理的保护工作与保密工作。防治企业档案的丢失和失密、泄密现象的发生,严守企业档案中所含的涉密事项,保护知识产权,维护企业的合法权益。在注重企业档案管理的基本原则实施的同时,企业还要认识到档案的有效利用对企业发展的促进作用,以企业档案管理工作为基本出发点,实现企业档案的综合利用。以企业档案的利用贯穿于企业档案管理工作的各个环节和始终,保障企业档案在企业生产经营中的可利用价值,促进企业的健康发展。

2.3 以企业档案管理标准化建设为基础,开展企业的档案管理

工作加强企业档案管理标准化建设时实施企业档案管理工作的重点。其首先要明确档案归档制度,明确企业档案归企业所有,企业每一名员工都有建立档案、保护档案的义务。企业档案管理标准化建设过程中要注重对行政管理、劳动人事、经营管理、生产技术管理类文件按年度归档、或按季度归档的制度建设。同时注重产品开发、设备仪器、基本建设、科学研究类文件材料应在项目完成后15日内归档。以此保障企业档案的完整与安全。对于企业财务文件的归档应由财务部门整理归档并保管一年后交由档案室进行管理。对于企业员工外出学习、考察、开会所得文件材料必须在返岗10天内交由档案室进行工艺管理。

另外,企业还要加快完善企业档案管理制度的脚步,对档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制、档案统计制度、文件材料立卷归档制度等进行完善。以制度化管理确保企业档案管理的科学实施。对于档案管理工作流程也要进行标准化建设,对管理部门、文件点收等进行标准化建设,并通过严格执行,促进档案管理工作的开展。

3 注重现代技术在档案管理工作的应用,促进企业档案管理工作的科学开展

在现代企业档案管理的实施过程中,企业要注重现代技术在档案管理中的应用,以此促进档案管理工作的科学开展。现代企业要加快档案管理工作新技术的应用,以此促进企业档案管理工作的科学开展,促进企业档案管理工作效率的提高,促进企业的健康发展。

综上所述,现代企业档案管理工作是企业发展过程中企业历史资料、有关文件的管理过程,其对企业的经营活动的开展以及企业的发展有着重要的意义。企业在注重档案管理体系建立与实施的过程中还要注重企业档案管理人才的培养。注重对档案管理人员现代档案管理理论知识的培养、现代方案管理技术的培养,通过档案管理人员专业技术水平的提高以及企业档案管理新技术的应用提高企业档案管理质量,促进企业的健康发展。

参考文献

[1]王梓欣.现代企业档案管理工作现状分析[J].企业管理资讯,2009,10.

[2]杨彤,李丽.生产型企业档案管理工作的科学开展[J].工业企业管理信息,2009,2.

[3]朱卫国.企业档案新技术发展与应用[J].档案管理,2009,6.

[4]郑丽萍.深化企业档案管理工作,促进企业的健康发展[J].企业经营与管理,2008,11.

[5]张雨宁.企业档案管理工作实施细则与实施重点[J].企业管理论文资源信息,2008,7.

13.档案管理条例及实施细则 篇十三

关于《城乡居民健康档案管理项目》实施方案

为加快推进医改任务的实施,促进基本公共卫生服务逐步均等化,认真贯彻落实镇坪县卫生局关于《镇坪县基本公共卫生服务项目实施方案(试行》的通知文件精神,于2009年启动了国家基本公共卫生服务项目,以加强信息化建设,建立农村居民健康档案为突破口,围绕“建档是基础,管理是关键,使用是目的”的三大原则。

一、服务对象

辖区内常住居民,包括居住半年以上的户籍及非户籍居民。以0~6岁儿童、孕产妇、老年人、慢性病患者等人群为重点。

二、服务内容

(一居民健康档案的内容

居民健康档案内容包括个人基本信息、健康体检、重点人群健康管理记录和其他医疗卫生服务记录。

1.个人基本情况包括姓名、性别等基础信息和既往史、家族史等基本健康信息。

2.健康体检包括一般健康检查、生活方式、健康状况及其疾病用药情况、健康评价等。

3.重点人群健康管理记录包括国家基本公共卫生服务项目要求的0~36个月儿童、孕产妇、老年人、慢性病和重性精神疾病患者等各类重点人群的健康管理记录。

4.其他医疗卫生服务记录包括上述记录之外的其他接诊记录、会诊记录等。

5.农村地区在居民个人健康档案基础上可增加家庭成员基本信息和变更情况,及家庭成员主要健康问题,社会经济状况。

(二居民健康档案的建立

1.辖区居民到乡镇卫生院、村卫生室接受服务时,由医务人员负责为其建立居民健康档案,并根据其主要健康问题和服务提供情况填写相应记录。同时为服务对象填写并发放居民健康档案信息卡。

2.通过入户服务(调查、疾病筛查、健康体检等多种方式,由乡镇卫生院、村卫生室组织医务人员为居民建立健康档案,并根据其主要健康问题和卫生服务需要填写相应记录。

3.将医疗卫生服务过程中填写的健康档案相关记录表单,装入居民健康档案袋统一存放。农村地区可以家庭为单位集中存放保管。有条件的地区录入计算机,建立电子化健康档案。

(三居民健康档案的使用

1.已建档居民到乡镇卫生院、村卫生室、复诊时,应持居民健康档案信息卡,在调取其健康档案后,由接诊医生根据复诊情况,及时更新、补充相应记录内容。

2.入户开展医疗卫生服务时,应事先查阅服务对象的健康档案并携带相应表单,在服务过程中记录、补充相应内容。

3.对于需要转诊、会诊的服务对象,由接诊医生填写转诊、会诊记录。4.所有的服务记录由责任医务人员或档案管理人员统一汇总、及时归档。

三、基本原则。

1、政策引导、居民自愿。加强政策宣传,积极引导城乡居民自愿参与建立健康档案工作。

2、突出重点、循序渐进。优先为老年人、慢性病患者、孕产妇、0-3岁儿童等建立健康档案,逐步扩展到全人群。

3、规范建档、有效使用。规范健康档案的建立、使用和管理,保证信息的连续性、完整性和有效使用。

4、资源整合、信息共享。以基层医疗卫生机构为基础,充分利用辖区相关资源,共建、共享居民健康档案信息,逐步实现电子信息化。

14.档案管理条例及实施细则 篇十四

小左轮整理

为进一步巩固提升我局档案管理成果和工作水平，根据省机关档案工作目标管理考核要求，在市档案局业务指导下，结合三年来我局“省一级”档案管理工作实际，提出我局档案工作目标管理省一级复查工作实施方案，具体如下：

一、工作目标及工作机构

2012年底，我局力争通过档案工作目标管理省一级复查。为此，特成立档案管理“省一级”复查工作领导小组和工作专班：

组长：

副组长：

成员：

领导小组设办公室，负责档案复查各项协调、督办以及具体的规范、健全和整理档案资料的工作。申杰任办公室主任。

科、科、科、科、政工科、规划财务科应明确专人协助档案管理复查工作，全局其他科室应积极配合做好档案的归集归档和整理工作。

二、复查基础条件

根据省机关档案工作目标管理工作要求，“省一级”

复查必须符合的基本条件为：

（一）硬件设施

1、房间条件：必须达到四室分开，即办公室、阅文室、独立档案库房和荣誉室（实物陈列）分开；

2、库房不能顶天立地，且满足预留10年存档空间，恒温、恒湿，且必须达到“八防”要求，即防火、防盗、防高温、防潮、防霉、防尘、防鼠、防虫。

3、必备的设施设备，包括密集架、铁质档案柜、铁门、铁窗，除湿机，温湿度记录仪，消毒机，防磁柜，灭火器，空调；专用电脑，档案管理软件，扫描仪等。

4、档案装具必须符合国家规范，整齐划一（由我市档案局监制）。

（二）管理制度

制定文件材料分类方案、归档范围、保管期限表及档案保管、保密、借阅利用、档案人员岗位责任制等管理制度。

（三）业务建设

1、室存档案500卷以上。建立全宗卷，编写全宗介绍、组织沿革、大事记、专题汇编等编研材料；

2、应归档文件材料全部进行整理；

3、实行电脑管理，建立2年以上全文数据库；

4、档案装订统一、组卷合理、排列有序、管理规范。

三、实施步骤

2008年，我局成功达标“省一级”，各项硬件设施配备到位、使用正常，档案管理制度在原有基础上予以完善，复查最主要的工作加强业务建设，尤其是08年升级达标后的档案的规范、整理、健全情况，并对达标升级过程中提出的有关问题予以整改的情况。具体思路如下：

（一）加强业务建设

1、整理科技档案

对2008-2012年的基建档案和设备档案进行编号、编目、装订。

责任人：

完成时间：

2、整理文书档案

对2008—2012年的文书档案进行编号、编目、装订 责任人：

完成时间：

3、计算机管理档案

将08年以来的文书档案进行全文扫描，建立7年全文数据库。

责任人：

完成时间：

4、整理财会档案

对2008年—2012年的凭证类、账本类、报表类的财会

档案进行编号、编目、装订等。

责任人：

完成时间：

5、完善声像、实物、电子档案

对2008—2012年的声像、实物以及电子档案按照新要求进行整理、编号、编目。

责任人：

完成时间：

（二）自查整改

对照“省一级”标准严格进行自查，并对08年达标升级提出的有关问题进行逐条整改，确保整改落实到位。

责任人：

完成时间：

（三）完成材料汇编

档案工作目标管理省一级复查的材料汇编包括函、情况汇报、自查考评记录表、成立领导小组文件、利用效果选编等备检的材料汇编。

责任人：

完成时间：

四、工作要求

档案管理复查是我局今年一项重要工作，全局各科室要按照本方案要求积极做好有关工作，要求如下：

一是提高认识，加强协调。全局上下应统一思想，切实认识到档案管理复查的重要性和必要性，举全局之力通过档案管理复查目标。领导小组和工作专班要切实加强各项工作的协调和组织，在规定的时间内完成各项复查准备工作。

二是分步实施，把握进度。档案复查工作时间紧，工作量大，领导小组以及工作专班应合理安排好工作进程，按照预期进度做好各项工作。

三是集中精力，重点突破。档案整理耗时耗力，工作专班以及有关科室人员应有紧迫意识，集中一段精力，全力以赴按时完成工作任务。积极联系市档案局业务部门，寻求业务支持，及时解决复查准备过程中出现的技术困难和问题。

15.高速公路档案管理规范化的实施 篇十五

一、高速公路档案管理的基本情况

随着高速公路开通运营时间的延续, 档案室收集存储的档案越来越多, 在工程养护、运营管理等各项业务中对档案的查阅利用率越来越高, 特别是在大中修、桥梁加固、道路改扩建前期设计等工作中, 档案的查考价值进一步凸显。实践工作中, 很多单位的档案虽能基本满足查阅利用的需要, 但也暴露了四个问题:一是亟待建立一套完善的档案组织领导体系, 把档案工作纳入日常工作, 通过规范化管理抓好抓实。二是一线基层单位档案工作体系尚未建立, 只有历年资料的简单积累, 未能按标准进行收集、鉴定、归类、存档;三是档案门类尚不够齐全, 需把运营养护中的科技与文书档案收集全、整理好, 并对声像档案、实物档案进行补充完善;四是档案信息化程度不高, 检索利用工具主要为单机版软件, 在检索与查阅等方面需要进一步提高效率。

二、规范化管理的组织领导

(一) 单位要建立组织领导机构。成立以公司主管领导为组长, 办公室负责人为副组长, 档案局和相关档案专家为指导, 各基层单位主要负责人为成员的档案晋级领导小组, 全面负责档案晋级工作的组织领导。组织召开专题会议, 听取工作情况汇报, 进行研究分析, 部署调整工作安排, 对阶段工作进行总结讲评, 确保工作扎实、有序推进。

(二) 明确档案工作专家负责档案业务的培训、具体操作的指导和工作标准的把关。办公室负责晋级工作的组织协调、检查落实以及工作进度控制。各级制定详细的工作计划, 明确工作目标和标准, 提出保质量、保进度、保效果的总要求。

(三) 安排相关人员到基层各单位进行档案管理工作座谈调研、摸底分析, 广泛听取基层意见和建议, 全面掌握各单位档案管理工作现状。同时, 组织档案管理工作人员到兄弟路段, 就高速公路档案管理工作进行参观学习、沟通交流, 借鉴好做法, 吸取好经验。

三、档案晋级工作的实施

按照“分层进行、以点带面、统一行动”的规范化管理思路, 统一部署、统一标准、统一模板、统一操作, 实现档案工作“体系统一, 制度统一, 形式统一, 内容统一”。公司档案室作为全公司重要档案材料的收集与利用中枢, 要提升标准与要求, 实现最高程度的规范化;一线基层单位的档案主要是本单位日常运营管理产生的档案资料, 要按照基本标准来实现规范化管理。以点带面, 统一行动:高速公路点多线长, 基层单位的业务内容大致相同, 且档案基础较差, 为确保规范统一、高质高效, 选择试点单位先行, 逐条对照档案标准, 予以大力指导, 形成样板, 再将试点单位的成功做法迅速推广到各单位, 由各单位按统一的标准、统一的模板、统一的步骤, 进行统一的操作。

(一) 统一规章制度。

印发适合所有基层单位的《关于成立各基层单位综合档案室的通知》、《关于印发基层单位档案规章制度的通知》、《各单位档案材料归档范围、保管期限表》、《档案交接文据、移交目录》、《档案综合利用效果登记表》、《综合档案室档案统计表》、《档案库房温湿度记录表》等制度和表格, 要求各单位严格贯彻执行。

(二) 统一设备物品。

在鼓励各单位充分利用现有设备设施的基础上, 详细调查统计基层单位档案升级所需硬件设备, 统一为各单位制作安装档案上墙制度展牌, 配发档案盒、档号章、装订机、温湿度计、档案室门牌等各种装具。

(三) 统一方法和模板。

邀请省档案局和上级档案专家深入试点单位进行指导, 统一制定档案分类标准, 明确档案整理的17个步骤及每个步骤的操作方法, 规范各类表格的填报要求, 并结合基层单位实际情况分类起草组织沿革、大事记、全宗介绍等编研成果的模板。档案内设机构的分类、材料保管期限的辨别、档案的归档顺序、档号章与档案盒的填写、材料的装订方式、组织沿革、大事记、全宗介绍、统计表的内容等都编写成规范的模板, 基层单位只需照模板操作。

(四) 统一业务指导。

试点单位档案整理工作初步成型后, 组织全线办公室负责人及档案员进行档案基础培训和现场观摩学习;为解决基层单位多、距离远的难题, 在网络上开设“档案交流群”, 随时答疑解惑, 共享好做法、好经验;档案人员随时到基层单位进行现场指导, 发现问题及时纠正;根据实际及时印发文件进行指导, 如关于基层单位档案升级工作的通知、关于认真落实档案工作规章制度的通知、关于做好档案编研工作的通知、关于补充完善有关档案工作的通知、关于准备档案升级迎检材料的通知等进行详细指导。

(五) 统一组织实施。

在统一部署下, 各单位按照试点单位的做法, 积极组织力量, 统一步调, 统一行动, 加班加点, 短时间内快速整理了积累下来的档案材料, 完成组织管理、基础建设、信息开发、成果编研等各项预定任务。之后, 公司逐一进行自检验收。

(六) 统一信息化建设。

对重要且利用频率较高的科技档案和永久类文书档案进行电子扫描, 存储为电子档案;将公司档案室计算机联入公司办公自动化系统, 并安装网络版档案软件, 实现档案分权限共享, 异地快速查阅。

(七) 统一声像与实物档案。

对高速公路成立以来的所有照片、录像进行收集、鉴定、分类、归档, 并将电子材料统一刻成光盘存档;收集整理实物档案, 并拍照存入照片档案;将以往停用的各类印章收集齐全、归档, 放入印章专用装具中保存。

四、档案规范化管理的效果

结合实际, 分层进行;以点带面, 统一行动的做法可确保基层单位不走弯路, 顺利高效完成档案升级工作, 也可确保全公司档案工作科学规范、整齐划一。规范化管理实施后, 高速公路运营养护档案工作体系变得系统完善, 规章制度规范有效, 硬件设施配备齐全, 档案人员业务熟练, 档案材料齐全完整, 查阅利用快捷高效, 可实现规范化、制度化、信息化。收集、整理的档案能够较全面地反映公司和各单位工作的历史面貌, 为公司及相关单位在京石路运营管理和改扩建工程中查阅利用档案提供高效平台, 详实的档案资料、数据信息使运营养护和道路设计工作更加顺利, 也使得高速公路的道路桥梁更加安全, 并可为使用单位节约大量的资金。

摘要：高速公路档案工作特点鲜明, 统一部署、统一标准、统一模板、统一操作的规范化管理模式是提高档案工作水平简捷高效的途径。

关键词：高速公路,档案管理,规范化

参考文献