档案的利用事例

档案的利用事例（共14篇）

1.档案的利用事例 篇一

档案利用效果典型事例汇编 1、2006年4月18日小学会计鲍尚梅查阅2003年会计管理站会计凭证和账薄，核对时集小学教学楼建设工程款支付情况，因工程施工方提出诉讼并对所欠工程款金额对争议，经查证落实支付工程款5笔计15万元，证明账务所记金额正确，为诉讼提供有利证据。2、2006年12月19日，组织科邢军查阅2005年6月政府凭证，核证退职村干部一次性补助发放情况和标准，经查白科村退职村干部李科中当年补助未发放，补发其一次性补助，有效稳定退职村干部思想。3、2007年7月17日镇审计站孙如品查阅2000年至2005年广播站和林业站账务，对两部门往来款和职工工资发放情况进行核证，解决镇级事业单位改革后遗留问题，职工非常满意。4、2007年11月21日镇组织科科长邢军查阅曹步文、丁开军、刘东华等农林一线浮动工资情况，为他们浮动转固定的调资提供依据。5、2008年3月11日水利站吴从永因承建镇农村公路工程，查阅2003年到2007年镇农村公路建设工程款支付情况，经查证落实了其所承建的公路支付情况，为政府化解地方债务提供翔实资料。6、2008年8月25日规划办主任鲍尚中查阅1997年政府会计凭证。1997年因政府拓宽大桥南路和建菜市场，拆迁时集村时秀丽家房屋和占用土地，现由于菜园市场重新扩建，该户因拆迁费问题阻止施工，经查该户拆迁费已补齐。为政府处理这起拆迁问题提供依据。7、2009年4月14日副镇长文德志查阅2008年政府经费会计凭证，对安泰公司电线厂占时集村二组土地补偿和新源板材厂债务偿还问题进行查证，经查实土地补偿2007已付清，新源板材厂债务已兑付60%，剩余债务计划在2009年6月付清，有效化解社会矛盾。8、2009年12月28日镇敬老院承建商周明查阅2006年到2008年民政账务，查证敬老院工程款支付情况，经查落实敬老院一期和二期工程款已结算结束，三期改造工程未决算。查阅人表示满意。9、2010年5月13日镇纪委杨杰查阅2008年和2009年涉农补贴资金发放清册，查证农户反映有关村组干部多报补贴面积，多领补贴的问题，经查证没有此类问题发生，有效化解干群矛盾，稳定农村工作。10、2010年11月24日时集村会计朱永甫查阅2008年政府经费会计凭证，因新建政府新街路有部分拆迁户反映时集村代发拆迁费情况不透明，经查证财政所所拨拆迁费金额与时集村代发金额相符，执行标准统一，不存在徇私情况，有效化解拆迁户误解，有关拆迁户表示满意。11、2011年7月8日时集镇规划办周青来查阅2011年政府经费帐，时集粮油市场二期的税务缴纳情况，为办证提供了证据。12、2011年11月27日山东村主办会计张明军查阅2009-2010年会计服务站账务，关于村组干部工资发放情况，为村级债务处理提供了依据。

2.档案的利用事例 篇二

在和语文老师多次交流后我们认为, 我班很多学生之所以写作薄弱, 主要原因是缺乏写作的兴趣, 激发他们的写作热情是当务之急。

怎样激发他们的写作热情?我在心里开始打起了“算盘”。

一天, 学校公告栏里贴了一条喜报, 原来我校初二的一名叫蒙蒙的学生加入了市作家协会!一名初中学生竟加入了市作家协会, 这确实了不起。每个学生在自己成长过程中都会遇到很多影响自己的“重要他人”, 正是基于这一点, 我马上产生了一个想法:我要让这个蒙蒙成为影响我班学生成长的“重要他人”, 我要我班学生“向蒙蒙学习”!

第一时间, 我向全班同学通报了学校的公告栏里有一条喜报, 至于喜报内容, 请大家自行去看!我这样吊胃口, 结果是全班同学很快就知道了喜报内容。我还看到很多同学对蒙蒙都流露出了敬佩之情。

接下来, 我很快联系到蒙蒙和他的语文老师, 我直接提出了自己的想法:希望蒙蒙能介绍一下自己的写作经历, 希望蒙蒙的语文老师能提供蒙蒙在写作过程中的真实案例, 最好能给大家读几篇蒙蒙创作的作品。

当然, 他们都爽快地答应了。

“蒙蒙将来我班!”

“蒙蒙将与大家一起分享他的写作心得”

“我们也要争取成为‘蒙蒙’”

“听说蒙蒙同学最爱读曹文轩的书”……

在蒙蒙还没来我班之前, 我不只一次在朝会、夕会、班会课上、寝室里、个别谈心等场合向学生们“言必称蒙蒙”!我知道, 我这样做, 是表达我的一种取向——蒙蒙是值得我们学习的!

终于, 在一个班会课上, 蒙蒙和他的语文老师如约来到了我班。其实, 这节课上他们向学生们讲什么对我来说已不很重要了, 作为一名策划者, 我已让学生产生了“向蒙蒙学习”最初动机了。

正是由于有了我的策划, 我的“向蒙蒙学习”落到了实处, 班上很多学生迷恋上写日记、写随笔, 有的还开始试着报刊杂志投稿了。我还想, 说不定几年之后, 在这些学生当中说不定真会产生向个“蒙蒙”呢!

我想, 作为一个策划者, 你先要为你的想法宣传造势, 让大家都能了解你的想法和决心。你要动用一切可能的办法大力宣传, 一方面营造气氛, 打心理战, 要让大家对“向XXX学习”不感到突然。等宣传到位, 准备工作做好, 学生也能认可了, 就可以进入操作阶段了。你的策划也算成功了一大半了。

要蹲下来做一个学习者。

“老师要求我们向XXX学习, 他却没那么做!”笔者在调查时经常听到一些学生这样说。

比如, 一些学生书写不工整, 老师叫大家要向书写非常好的学生学习。这个老师在课堂上的板书、在学生作业本上的留言却龙飞风舞让人实在不敢恭维。

比如, 一些老师要求学生要像XXX那样爱整洁, 要把书本要堆放整齐, 而他自己的办公桌去摆放得乱七八糟。

乍听起来, 感觉学生说的没什么道理:凭什么老师也要那么做?但学高为师, 身正为范。教师不应该认为学生苛刻。在我们的教育生活中, 事实上有很多类似这样“学生不认账”的事儿。而要想学生“认账”, 你也得真正地“向XXX学习”学习呢!

有时候, 我在想, 这样的教师为什么只让学生“向XXX学习”, 而自己却不“向XXX学习”学习呢?我觉得这样的教师是没有摆正自己的位置。“教学相长”, 我们的教育生涯也是自己的学习生涯。教师在育人的同时也是在育己, 这是一个提升自身修养的过程。不要总是把自己当作一个高高在上的教育者, 是一个布道者, 我们要蹲下来, 老老实实地做一个学习者。

记得早些年当班主任时我最害怕办黑板报, 无论是排版、色彩, 我都对学生不能够有什么指导。每次班级办黑板报都让学生自由发挥, 质量当然也就可想而知了。这样的情形一直持续到遇到小婷才算结束。

小婷是一个在绘画上很有天赋的孩子, 刚接手我就知道她在办黑板报上很有一套, 开学第一次为班级办的黑板报就获得了学校好评。

擅长绘画, 不用说, 这也是值得学生学习的一个优点。但我也有顾虑, 因为我不会绘画, 我提出“向小婷学习”这效果估计不理想吧?我想到小婷会办黑板报, 而我不会, 我为何不向小婷学习呢?

于是, 我还是在一些时候向学生提出希望, 希望他们也向小婷那样学学绘画, 而我则给小婷当起了“学生”——向她学习如何办黑板报。

很多学生办黑板报都用彩色粉笔, 缺点是颜色品种较少, 小婷却用的是水粉, 水粉可调色。因此, 她办出来的黑板报色彩鲜艳。但水粉调色是个技术活儿, 干湿、比例、用笔不好把握。小婷就将她的一些做法毫不保留地教给了我这个“学生”。

而我就把她教给我的很多方法像传家宝似地一届一届传给了自己的学生。现在我带的班级每次办的黑板报质量都很高, 每一届都有突破, 每一届都有创新。同时, 也因为我的带动, 一些原本不喜欢绘画学生有了绘画的启蒙, 每带一届学生, 我都要在学生中成立一个绘画兴趣小组。这或许就是我蹲下来当学习者所带来的效果吧!

要诚心地做一个欣赏者。

提出“向XXX学习”, 表达的是教师本人的一种价值取向和审美情趣。但由于是以教师身份提出来的, 它对学生的影响是不可估量的。

我们曾有趣地发现, 教师喜好、情趣常常会影响学生的喜好、情趣。老师喜欢打篮球, 那个班上喜欢打篮球的学生数量较多;老师字写得好, 那个班上喜欢练字的学生数量不会少;甚至在穿戴上学生都会模仿老师, 一个女教师爱别发卡, 结果她的班上很多女生也爱别发卡……

所以, 当我们提出“向XXX学习”时, 一般来讲, 班上必然会出现一些向XXX学习的学生, 老师和XXX都成了改变学生的、影响学生的重要他人。同时, 这也对“XXX”也是一种激励, 真正能够实现教育的强大作用。

3.档案利用实效的统计 篇三

档案工作的根本目的是最大限度地发挥档案的作用，便于社会各方面的昶用。基层档案室在提供利用工作中，存在着不重视档案利用实效统计的问题，影响着社会档案意识的提升和档案工作的可持续发展。笔者认为在档案室基本利用情况统计的基础上，更重要的是着手了解和掌握档案利用的实际效益，了解利用目的和所产生的社会效益和经济效益。

一、档案利用实效统计工作的重要作用

(一)有利于判定档案的价值和作用

档案的价值和作用体现为它对现实工作所产生的影响和效益。如果档案不被利用，再有价值的档案都没有保存的意义。档案在提供利用过程中，可以检验出其是否具有保存价值，并判定其作用的大小，档案利用实效的统计工作可以有效地将这一检验与情况记录下来。

(二)有利于到期档案的再次鉴定

众所周知，档案的保管期限分为永久、定期两种，对于保管期限已满的档案，就要对它们组织再次鉴定，判定销毁与否。而档案利用实效的统计情况，是再次鉴定时必须考虑的一个重要因素。对于那些利用频率高、利用周期长的档案，即使已到规定的保管期限，也应继续延长其保管期限；反之，利用频率较低、利用周期短的档案，到期后即可进行销毁。

(三)有利于了解档案利用需求，拓宽利用渠道

通过对档案利用实效的收集与统计，可以进一步了解社会利用档案的需求以及利用者的心理，从而改进我们的服务方式，拓宽档案提供利用的渠道，使更多的社会公民了解档案，熟悉档案，利用档案。

(四)有利于编发档案利用实例，扩大档案宣传

通过调查和统计档案利用实效，将一个又一个的利用实例筛选与整理出来，并编印成册，发至单位领导和各个业务部门，使他们了解档案的作用，这要比空喊几句档案工作如何重要强得多。尤其对不了解档案、不熟悉档案价值的同志来说，更是一个有实际意义的宣传和教育，通过档案提供利用产生实际效益的例证，使他们了解档案并支持档案工作。

(五)有利于体现档案部门的工作实绩

档案工作的业务环节有多个，档案信息资源的开发利用是整个档案工作的终极目标。而要衡量档案部门的工作实绩，就是要看静态的档案信息资源产生了多大的动态效应，看利用者通过档案利用解决了多少工作中的实际问题。如果档案部门在统计工作中，既统计利用人次、卷次等基本数据，又统计档案利用所产生的实际效益，那么档案部门的业务工作实绩就会有血有肉，档案部门的生存和发展也就有了坚实的基础。

二、档案利用统计中存在的主要问题及原因分析

(一)存在的主要问题

1、局限于档案利用的基本数据统计，不求档案利用实效的统计。每到年终在要求基层档案室编制年报，了解档案利用情况时，只需统计几个利用数据，如利用人数、利用档案卷(册)数、页数及复印数等，而没有了解档案信息资源的开发与利用所创造出的社会效益和经济效益。例如2003-2008年，我公司档案室共接待查阅利用者6014人次，提供利用档案21000卷。这些基本情况的统计数据，虽然亦能反映档案的利用情况，但只是表面现象，说明不了档案给公司生产经营提供了多少帮助，产生了多大的效益。

2、在档案室提供借阅服务时，只要求利用者填写其利用目的，不求深层次了解利用需求。失去档案利用信息反馈的机会，也拿不出有利的证据说明档案的重要。在通常情况下，利用单位和利用人来档案室查阅档案时，均需填写一份登记表。登记表除需填写利用单位、利用人姓名和证件号码外，还要说明利用目的。而利用者在填写利用目的时都较简单，如“工作参考”、“提供产权依据”等，不利于档案部门了解和掌握利用档案所产生的实际效益。

3、只收集一个个零散的利用实例，不求汇编成册。我公司档案室虽也注重档案利用信息的反馈工作，收集有价值的档案利用实例，但只是作为档案目标管理认证的一个依据和手段，因此收集后就将其束之高阁，有关领导与其他业务部门无从知晓。作为一个大型房地产开发企业，每年到档案室利用的主要是工程档案，特别是竣工图。这些档案可以说解决了不少工作中遇到的疑难问题。例如在我公司开发的曙光小区建设中，施工单位挖断了一条光缆，导致整个小区有线电视信号中断。通过查找有关的地下管网图，施工单位配合歌华有线公司迅速找到了问题并修复了光缆。类似通过利用档案而解决了实际问题的案例有很多，直接为公司挽回了经济损失，但是档案部门缺乏的是对这些实际案例的系统总结和归纳。

(二)上述问题产生的原因

1、档案工作人员自身的问题。其一是人员少，兼职多。现有专职档案人员5名，基本上是一人多岗，同时兼着办公室文书、人事和党群工作，而档案工作内容在多项职责中所占比重最小，造成档案人员从事档案工作的时间与精力极为有限。其二是人员素质低，我集团有专兼职档案人员82人，其中有档案专业大学学历的不足1％。其三是社会上普遍对档案工作重视不够，档案人员待遇低，人员流动频繁，很多人不愿意从事档案工作，在档案人员中也普遍存在着看堆守摊的思想。以上种种造成档案人员工作不扎实、不细致，也就不可能对档案利用实效进行深入全面的统计与分析了。

2、档案工作自身的特点。档案工作是通过向社会传递档案信息为社会实践活动服务，以间接的形式促进社会经济效益的提高。目前，在我们房地产企业中，档案部门不同于设计施工部门，而是弱势部门，不会创造经济价值，企业领导也认为档案不能给本企业直接出效益、出成果。因此，企业对档案部门没有要求它必须产生经济效益，也不以档案部门产生的经济效益或社会效益来衡量和考核档案工作的好坏。

3、档案统计年报工作没有要求。作为市国资委下属的大型国有企业，我公司每年都要填写统计年报并上报到市档案局。在档案统计年报中，只要求统计每年提供利用的人次和卷数，不要求统计档案提供利用所产生的实际效益。因此，档案部门缺乏统计利用实效的客观机制和要求。

三、加强对档案利用实效统计工作的措施

(一)认真做好借阅登记工作

在提供利用档案的过程中，档案部门要督促利用者将查阅档案的目的填写详细，应填明查阅档案具体是为哪一项工作、哪一项工程服务，这些档案将起到什么样的作用、取得怎样的效益等内容，这样便于收集提供实际实效的线索和确定是否有必要进行跟踪调查等，为利用实效的统计工作积累素材。

(二)建立与利用者的联系制度

利用者查阅档案时，这些被利用的档案一般不会直接产生效益，而要通过在工作中发挥的作用来体现出档案的实际价值。笔者认为新时期的档案工作要和整个公司的工作进展同步进行，作为一个房地产开发企业，其档案工作特别要与工程进展同步，即项目施工到什么阶段产生什么档案，工程技术人员都会用到哪些档案，档案人员都要做到心中有数。为此需要建立用户联系制度，把利用者的姓名、单位地址、联系电话等一一登记在册，便于与利用者进行联系。同时，也可定期召开利用者座谈会。加强与单位内各部门的联系，改进我们的工作和服务。

(三)加强对档案利用情况的信息反馈

可以采取利用者填写信息反馈表、实地调查和电话采访等手段，加强对档案利用情况的信息反馈。信息反馈表主要内容包括利用单位、利用人、时间、案卷名称和获取的社会效益、经济效益。特别是效益要写得具体一点，应有时间、地点、人物和具体事例。实地调查和电话采访，是根据用户查阅时登记在案的线索，通过及时的实地调查或电话采访，掌握利用效果的第一手资料。因此，在提供利用档案之后，档案人员还应主动上门，加强对档案利用情况信息反馈的收集，随时了解和掌握利用档案所产生的实效。

(四)及时编发档案利用实效汇编

4.档案利用效率的提升方式探索 篇四

“双轨”制文件在流转过程中以两种载体的形式并存，有保存价值的记录成为档案以纸质和电子的形式移交档案馆。此外，档案馆在进行档案数字化处理，对纸质档案进行数字化扫描、文字识别处理形成纸质档案的电子版，也是馆藏档案的重要组成部分。电子档案既实现了纸质档案的备份又为档案利用提供便捷的服务，提高了档案的利用效率。

一、档案管理的现代化、信息化是提高

档案利用效率的重要保证档案管理是理论性与技术性紧密结合的一项工作，面对信息技术的发展和电子文件的膨胀，现代化信息技术对档案管理产生了深刻的影响。一方面，现代化的管理技术使档案信息的获得更加方便快捷，另一方面，管理对象的数字化、管理手段的现代化、管理模式的多样化为档案利用提供便捷、高效率的服务。

1.建设专题档案数据库和数字化档案，是提高档案利用效率的基础。国家档案局、中央档案馆关于《全国档案信息化建设实施纲要》中明确指出要积极推进档案数字化进程，加强对珍贵、重要档案的保护，提高档案利用的效率和水平。大力开展馆藏档案的数字化，建设数字化档案馆，提供数字化档案服务是今后档案工作发展的必然趋势。

2.档案网络是提高档案利用效率的重要手段。网络资源使档案馆的工作发生了翻天覆地变化。局域网、远程网、公众信息网、国际互联网，已经成为各级档案部门向用户提供档案的重要渠道。通过自主开发的档案管理系统，借助局域网、远程网利用者了解了档案馆的基本工作制度、档案利用制度、馆内新闻、档案馆现状以及档案工作人员发布的声音资料、影像资料、最新档案编研成果、最新展出的特色档案等。通过档案信息网络交流平台使档案利用信息需求和反馈信息即时在交流平台上实现，如对档案服务利用的需求、档案提供利用的.方式方法的评价、对档案工作人员服务态度的评价、档案利用工作中存在的问题和不合理之处、档案归档过程中的技术问题及档案工作人员对用户借用档案的超期提醒和催还等，从而使档案编研的方向和归档范围根据利用反馈的信息及时得到调整，工作中的疏漏可以随时纠正，档案库房盘点工作随时进行，不至于积压到年底。

二、高素质的档案队伍是提高档案利用效率的需要

1.档案馆主管领导的业务能力和领导能力至关重要。

网络时代，档案管理信息化对档案管理和档案利用提出了新的要求，档案馆主管领导对档案管理事业的长期发展应具有预见性，前瞻性。

(1)主管领导的专业技术能力。主管领导是档案管理的领军人物，不但要具备宽广的专业知识背景，还应深入基层，熟悉、钻研档案业务、善于接受新生事物、新的思想观念，发现档案管理过程和利用过程中存在的问题，并根据工作需要提出解决问题的策略。

(2)主管领导决策利用人才、培养人才的能力。档案管理既需要档案意识强、业务能力高、计算机操作熟练的档案管理从业人员，又需要信息技术技能强，综合素质高的IT人员，这就要求领导在深入档案管理过程中，在选人、用人与培养人才方面要综合考虑，建立科学的人才评价机制，注重实践背景，选择能力强、懂管理、懂技术、懂业务的复合型人才。

(3)主管领导的组织公关能力。档案事业的发展依赖于方方面面，要搞好档案工作，需要社会各界的参与、支持和配合。档案管理资金、数字化专项资金筹措需要主管领导出谋划策做好各方面协调工作;购进先进的软硬件设备需要主管领导的积极参与和决策。主管领导要真正“融入”到档案事业长期发展的规划和决策中，不仅要把握档案事业发展的方向而且又要有开拓创新，以较强的领导能力、以较高的综合素质影响全馆人员，提升档案管理的水平，为档案利用创造良好的平台，促进档案事业的可持续发展。

2.加强档案队伍建设是提高档案利用效率的有力支持。

(1)精深的档案专业技术知识。档案特有的形成规律决定档案工作具有与其他管理性工作不同的一套科学的理论原则与技术方法，档案人员必须具备档案专业知识，掌握档案工作的理论原则和技术方法，具备较高的专业素质。档案主管领导具备宽广的档案专业知识背景，是为档案管理的宏观决策服务，而档案从业人员是日常档案工作的主力军，工作中要做到做真、做细、做实，因此档案从业人员要具备较为广博的档案学基本理论知识即档案整理分类知识、档案编研知识、档案鉴定和检索知识、档案文献编纂知识以及情报学知识、目录学知识等，还应系统掌握档案法规知识、信息化管理知识、档案保护知识等，并运用这些知识指导实际工作。

(2)团结协作的能力。档案工作是扎实、有序、规范的档案业务管理和提供有效档案利用的综合性工作。如果各科室各自为政、业务不衔接、信息资源不共享，档案业务工作则无法开展，档案从业人员之间要充分沟通、相互协作、相互支持、相互信任，处理好业务部门和技术部门之间的关系;要协调好内部人员与各利用单位人员之间、上下左右之间的关系，只有处理好各种关系，才能为档案工作的开展创造良好的环境。

5.档案利用者需求动机的性 篇五

必须强调指出的是,这种吸收与获取档案信息的社会渠道也必然是开放的、显现的、多领域的。

三、档案需求动机实用性的影响

档案利用者作为档案信息的“吸收者”与“获取者”,吸收与获取档案信息、解决实际问题是其实际参与档案利用活动的实用性表现,无疑对档案信息服务部门提出了更高的要求。

因而,要使档案利用活动切合社会需要,实现档案管理工作的职能,就必须充分了解不同档案利用需求的趋向、动机与目的,并在此基础上构建科学合理的档案利用工作体系。

惟有如此,才有可能达到有的放矢地开展档案利用活动的基本目标,才有可能唤起每一个潜在档案信息“吸收者”与“获取者”的档案利用需求,才有可能对每一个现实的档案利用者提供符合其特定需要、具有实用价值的档案信息。

参考文献:

[1]葛荷英.档案鉴定理论与方法[M].中国档案出版社,.

[2]刘南山. 大力推进档案馆的公共服务[J].中国档案,,(1).

6.档案的利用事例 篇六

随着网络技术的发展, 档案利用者对档案信息的利用需求, 无论内容还是途径都发生了深刻的变化。文章通过对电子档案与纸质档案的利用需求的共性与差异性进行比较, 以期对为在网络信息资源共享背景下如何更好地发挥两者各自的优势, 满足档案利用者新的利用需求问题提供一些参考。

一、电子档案利用与纸质档案利用的需求共性

1. 档案利用需求的社会性与层次性。

因此, 档案利用需求的社会性体现在具有广泛的社会作用和社会价值。档案利用需求的社会作用, 在于实现信息资源社会共享和促进社会进步的历史进程中, 电子档案利用与纸质档案利用都发挥着积极的作用。档案利用的社会价值, 在于档案信息资源的原始记录性借鉴作用。档案利用需求的层次性, 是指从利用档案信息的形式来看, 档案利用者因个体的差异在需求的档案信息内容方面存在差异。一般说来, 需要解决某些具体问题而查找真凭实据的, 表现为对一次档案文献信息的需求;需要完成某些研究任务或了解某一方面、某一地区的大致情况而查找参考依据的, 表现为对二次或三次档案文献信息的需求。

2. 档案利用需求的多样性与动态性。

一是档案利用需求的多样性。档案利用者需求可划分为多个种类, 如根据需求表达与否, 可分为表达的和未表达的需求;根据需求和客观要求是否一致, 可分为实际需求和非实际需求;根据需求表达方式, 可分为主题和指名需求;根据档案利用者的不同类型, 可分为管理人员、科研人员和公民个人需求等。档案利用需求的多样性, 与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系。社会越发展, 社会所拥有的职业越多;生活文明程度越高, 人们的爱好会越多, 爱好的层次会越高, 也就更加多样化。二是档案利用需求的动态性。档案利用者需求随着时间、地点、条件的变化而变化。档案利用者需求的满足方式和水平, 是由其所处的历史条件所决定的。随着社会发展和科学技术的进步, 档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化, 表现出一定的动态性。

3. 档案利用需求的重复性与可诱导性。

档案利用需求的重复性是指档案利用者利用档案的需求往往不只产生一次, 不只是相对的、暂时的, 在原有的需求满足后会产生新的利用需求。只要具备一定的条件, 档案利用需求就会多次重复出现。档案利用需求的可诱导性, 主要是对档案利用者的需求进行引导和调节。例如, 社会和档案部门本身加强档案宣传工作就能影响档案利用者的需求发生变化和转移, 使某些潜在的欲望变为明显的行动。若改变档案利用的政策和环境, 也能影响档案利用者的需求发生变化和转移。如使某些不能利用的档案变为可以利用, 使利用不方便变为方便等。档案利用者需求的可诱导性, 是以档案利用的巨大潜力为基础的。这种潜力表现为档案信息资源具有巨大的潜力, 又表现为档案利用者的需求具有巨大的潜力。

二、电子档案利用与纸质档案利用的需求差异

1. 档案利用需求载体的差异。

从档案利用需求的载体上比较, 电子档案利用与纸质档案利用有明显的差异。无论用什么样的技术和方法, 当把具有长期保存价值的信息刻录于载体后, 形成的纸质档案就可脱离其

技术和方法而独立存在, 而内容与载体就永远无法分离, 人们不依靠任何技术就能识别档案的内容、载体、结构形式。而对电子档案来说, 是依靠一定的技术和设备将具有长期保存价值的信息记录于存储载体, 并且永远离不开这种技术和设备, 也不能离开这种生存的特殊环境条件而单独存在。所以, 电子档案利用的需求, 其载体是通过计算机系统识别处理, 并按一定格式储存在磁带、磁盘或光盘等介质上, 在网络上传送的数字代码序, 是一种数字利用记录, 利用者需要依附在计算机上读取。

2. 档案利用需求方式的差异。

纸质档案利用需求的方式:检索工具的利用界面突出单一性, 档案利用者必须亲自到档案馆 (室) 检索, 需要通过人力去查找, 较为繁琐, 工作量较大;电子档案利用需求的方式:以计算机读取为介质, 在计算机上进行, 通过网络传输实现快捷查找与检索所需要利用的档案, 不用上档案馆 (室) 即可查找和检索到需要的档案资料, 操作方便快捷。

3. 档案利用需求原始属性的差异。

档案利用的价值, 在于档案原始属性的真实性。这种原始属性表现在档案利用需求内容形式上。纸质档案利用需求的原始属性, 始终有草稿与印稿之分, 有正本与副本的差异。这是纸质档案利用的需求体现了档案原始记录性和凭证作用的内容与形式特征的特点, 如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等表现出原始性, 而具有法律凭证的作用。电子档案利用需求的原始属性, 其从电子文件起草、修改、印发到形成电子档案都在计算机上进行, 可在电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存或复制转发送, 易于修改和改动后可以不留任何痕迹的特点, 对其原件的界定难于实现;无法区分其中哪个是“原件”和“复制件”, 是否具有法律凭证作用等, 便成为档案界的一系列新课题。

4. 档案利用需求途径的差异。

7.浅谈档案的利用工作 篇七

【关键词】档案;利用;管理

档案工作是通过科学地管理档案，来为党和国家的各项工作服务的。

近几年来，随着党的工作重点转移，社会主义建设事业蓬勃发展，社会对档案的需求量越来越大。怎样充分发挥档案作用，满足全社会需要？这个问题已提到我们档案工作者面前，现就此谈几点不成熟看法：

1.树立服务观念，搞好档案利用工作

档案工作是服务性、政治性、科学性相统一的一项专门事业，要更好地为文明建设服务，档案工作者必须热爱本职工作，不断加强自身建设。

首先，讲究职业道德。职业道德是对各行各业的从业人员在思想品德、工作态度、文化素养等方面的特殊要求。它是由行業性质、特点、规律而决定的，是衡量工作人员在道德品质上是否符合本行业的基本标准。档案工作者的职业道德是由档案工作的性质、特点所决定。就档案工作的服务性来说，它与其它服务有着不同之处。档案工作的这种服务性既要体现保守党和国家的机密，又要满足社会的利用需要，这两者是并征统一于这个岗位上的。它要求档案工作者要有强烈的革命事业心和较高的政治责任感。这种事业心和政治责任感来源于对档案工作的深刻了解和热爱。档案工作是一个平凡而重要的岗位，做好档案利用工作，档案工作者要付出大量细致、艰苦的劳动，要有对工作高度负责的精神。

其次，为利用者做好服务工作。档案室是一个单位的窗口部门，通过档案室为查档者服务，是现阶段提供档案利用的一种主要形式。凡是到档案室查档的同志都希望能及时、准确地查到自己所需要了解的问题，并拿到可靠的依据或凭证。查阅者能否达到预期目的，主要看档案室是否有所需要的档案、接待人员是否具有有优质服务的思想与相应的业务水平等等。因此，我们在接待工作中要做到：一是环境的优雅性。档案是直接同利用者发生联系，要把环境布置得优雅、庄重、朴素，较好的工作环境使查档者心情舒畅，产生良好感；二是讲究语言的艺术性。接待人员要态度和蔼，礼貌办公，详细询问利用者查阅情况。如：利用目的、要解决什么问题以及有关情况。根据利用者提供的情况及时、准确地查调档案。接待工作要有灵活性，要正确处理利用与保密之间的关系，取得利用者的谅解。

2.加强档案工作基础建设，掌握提供利用的主动权

要把档案自身价值变成使用价值，服务于各项建设，必须做好档案基础工作。

第一，熟悉档案收藏情况，做到心中有数。

做好利用工作，要全面熟悉档案收藏情况，达到了如指掌，如数家珍。要做到利用这需要什么，就知道档案室有没有，存放在什么地方，这是提供利用的一项基本功。熟悉档案大致可通过三个环节：其一，在收集、整理档案过程中熟悉档案。通过划分全宗、分类、编目、理顺档号，熟悉档案。整理档案过程也就是熟悉档案的过程。其三，通过建立各种档案统计、各种登记帐来熟悉档案收藏情况。

第二，做好基础工作，为提供利用打基础。

开展好利用工作，必须做好基础工作。基础工作与利用工作紧密相联，相辅相成。利用工作建立在基础工作之上，同时，积极开展利用工作，又能促进基础工作不断完善和加速进行。基础工作做得越好，就越便于利用工作顺利开展。要做好基础工作必须做到：

（1）加强收集和征集工作。收集是档案工作的基础，没有收集就没有档案工作。因此必须做好文件材料的收集工作。要按照立卷、归档范围进行收集，确保立卷归档文件材料的齐全完整。通过收集和征集，丰富档案收藏内容，既为档案工作的各项建设储备资源，有为提供档案利用，发挥档案效用打下基础。

（2）做好档案的整理和保管工作。档案整理是提供利用，发挥档案作用的前提条件之一。要按照档案整理原则加以整理。整理质量直接关系到案卷质量，要充分利用原有基础，保持档案材料之间的历史联系，保证整理质量。所有档案要以全宗为单位，进行科学的分类、排列、编号和保管，要注意改善保管条件，保证档案的完整与安全，延长档案寿命，使其充分发挥长远的利用价值。

（3）编制适应需要的检索工具。档案检索工具是揭示档案室保存档案的内容和成分，积累档案线索，查找档案的手段，是进行档案管理和利用的一种工具。档案室是历史文化的宝库，而检索工具恰似开启宝库的钥匙。档案室保存的档案卷迭浩繁，而利用者来自四面八方，所需要利用档案内容有不同，在浩如烟海的档案中查找局部材料，若没有检索工具，真可谓大海捞针。随着社会主义现代化建设和科学理论、历史研究等各方面工作的开展，对档案利用内容的要求日趋广泛，需要量不断增加，这势必要有适应从各个不同角度查档需要的检索工具。过去的工作实践也充分地证实了这一点。我局档案室先后编制案卷目录、航道档案全引目录、干部任免索引、文件号索引及各种专业档案目录共计一百余册，极大地方便了调阅。由此可见，检查工具种类多少以及是否适用，直接影响利用工作的好坏。检索工具越齐全，查阅档案的查全率、查准率就越大。调卷迅速、准确，既节省时间，又节约人力，大大减少了大批量调卷而增加的劳动强度。同时，由于减少不必要重复提卷，降低了档案的磨损程度，从而延长了档案寿命。

3.掌握利用信息，主动提供利用

信息、能源、材料是当今社会发展的三大支柱，而信息工作显得更为重要。档案是一种信息资源，档案利用工作的好坏很大程度依赖于信息预测和信息的开发。

一方面要搞好档案信息反馈，促进利用工作。收藏档案的目的是为了利用，而利用效果实际就是档案利用情况的反馈信息。只有对反馈信息加强收集，认真分析研究，才能发现档案作为信息资源所发出的能量大小以及客观对这种信息的需求程度，进而促进利用工作。在信息反馈过程中，要注意档案利用率和拒用率的统计，它是开展档案利用工作一个问题的两个方面，二者缺一不可。作为一名档案管理工作者要经常学习党的方针、政策，了解党的中心工作和机要活动，搞好利用预测，以便及时准确地位利用者提供服务。

另一方面要开辟利用途径。编研工作是开辟利用工作的重要途径。把“死”档案变成“活”财富，通过主动提供档案编研成果直接为各项工作服务，是利用工作发展的必然产物。

4.提高档案工作者的素质，做好档案利用工作

档案队伍的素质高低，是档案学科水平及档案事业成就的关键因素，没有一个具有较高的文化水平、严谨的治学态度、崇高的理想和甘于奉献精神的档案管理队伍，就不可能提高档案科学管理水平，档案事业的发展也就无从谈起。档案管理人员应具备如下条件：

（1）对档案管理工作的热爱和甘于吃苦的奉献精神。

（2）具备丰富的档案管理业务知识和广博的科学文化知识。做好档案利用工作，档案工作者不仅要掌握丰富的档案专业知识，把握档案管理的发展规律，还要掌握一些与本专业有关的其它学科知识，做到一专多能，以博济专。

（3）较高的理论素养和思维能力。档案学是一门综合性的边缘学科，这就要求档案管理者有一定的档案学基础理论修养，这是其做学问题的基础。另外还应当有较强的思维能力。这是因为档案学不同于一般自然科学研究，可以通过实验设备和手段得出成果，在许多情况下，要从大量的材料中，利用分析、比较、综合、归纳演绎等方法，对材料去粗取经，去伪存真地整理编撰，由此进行推导、加工，读出正确结论。这就要求档案管理人员要有清醒的头脑和较强的逻辑思维能力。

8.档案馆档案利用情况调研报告 篇八

作为区（县）级档案馆，其档案利用更多的是与广大人民群众的生活相联系着的，那么，近几年来其档案利用的现状又如何呢？笔者试图以所在**区档案馆近几年来的档案利用现状为例，作一分析，通过分析、思考，提出问题，并以期解决问题。

一、本馆基本状况

本馆是一个位于大中型城市并处于中心城区的区级综合档案馆。馆藏档案从20xx年的3万余卷（件）增加到2007年5.6万余卷（件），馆藏结构在近几年来的变化情况见下二表：

表一 20xx年初区档案馆馆藏档案结构比例一览表

表二 20xx年区档案馆馆藏档案结构比例一览表

从以上二表的比较中可以看出，馆藏档案的数量以年平均9.95%增加；其中文书档案所占比例下降，专门档案和科技档案所占比例均有所上升。馆藏结构发生变化，得到改善，趋于合理。特别是关连着人民群众生活方方面面的婚姻、城建执照、房屋拆迁、独生子女等内容的档案，即一部分民生档案的种类与数量都增加了。随之而来的是档案利用的人数、范围、目的等也相应发生了变化。见本馆从20xx至20xx年档案利用状况综合统计表。

表三

区档案馆20xx至20xx年档案利用状况综合统计表

分析此表可以看出：

1、每年利用档案人数以年平均约8%递增上升。说明馆藏档案数量增加、结构优化是档案利用增加、利用范围扩大的前提。

2、调阅卷数相对于利用人数却减少下降，说明了二点：一是档案信息化正在不断发挥作用。本馆在20xx年底建成了馆藏档案文件级目录约80万条的数据库，到20xx年底增加至93万条。因此，检索速度及查准率都有所加快和提高，减少了档案案卷的调用与翻阅查找，保护了档案。二是公民利用档案需求在随着社会的发展变化而增加，但其所需档案的查到率还不高。

3、关系到人民群众生活的档案，即民生档案，其利用需求在不断增加。表中的“其他利用”一项包括招工名册（包括干部职工调动）、知青下放（包括学历证明）、婚姻登记、独生子女、房产权属、房产管理档案、建筑执照等。

4、表中的另一个“其他”项则包含了公证档案、审计档案、名人档案等的利用。从整个利用情况看：涉及到个人待遇、身份证明的招工名册、婚姻登记、学历、独生子女登记、建筑执照等内容的档案利用率较高，而以学术研究、经济建设、宣传教育为利用目的的档案利用率较低。当然民生档案的的概念是近几来提出的，还没有准确的定义。但从一个侧面反映出一个问题，即所谓的民生档案是与广大人民群众生活的方方面面的切身利益息息相关，密不可分的。

二、档案利用中出现的的问题

随着社会公众对档案利用需求的扩大，档案利用的内容和方式在发生着巨大的变化，对档案利用的要求也日益提高。档案利用依据的法律法规、档案利用理论及方式都面临着新的考验与挑战，档案利用工作中不可避免会出现种种问题。现将本馆档案利用中出现的问题一一提出。

1、公民利用档案的权利与档案利用限制的关系

根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）第十九条及《中华人民共和国档案法实施办法》（以下简称《实施办法》）第二十二条规定公民有查阅开放和未开放档案的权力，但查阅未开放档案是有限制的。在具体的接待利用档案中，如何把握对未开放档案的提供利用与限(！)制利用的关系，是有一定的难度的。如本馆接收了区建设局1964年至1993年形成的建筑执照档案，对于这部分档案的提供利用，工作人员会遇到二个问题：

一、是否作为开放档案来提供利用？因为按照《档案法》第十九条“经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年”。

二、是否作为部分限制利用档案？因为在接收时，档案形成部门并未对不宜开放的部分提出限制。因此在档案提供利用的具体操作中，工作人员难以把握；作为公民其自由利用的需求没有满足而失望或不满。这种情况同样出现在房产档案及拆迁档案的提供利用过程中。

2、档案利用的方式

按照《实施办法》第二十二条“《档案法》所称档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。”为利用者提供利用档案，采用阅览、复制的这二项方式不存在问题，只要公民符合利用条件即可。而采用摘录方式提供利用档案，在具体操作中也存在一定的难度和风险。仍以建筑执照档案为例。该专业档案在其形成部门的利用有二个便利条件：一是其“部分限制”的政策很容易自行掌握与操作；二是采用何种利用方式即出具何种方式的档案证明就能满足公民的需要，档案形成部门也容易自行掌握。而这二个问题是由专业档案的特性所决定的，其档案形成部门对专业档案提供利用方式及提供利用程度、范围掌握的准确度、方便度肯定比较高。对于区级综合档案馆在提供这些专业档案时难免会遇到种种问题。如有的利用者要求本馆提供摘录式档案证明，那么在一张“建房申请表”上，有许多公章、签字、简易建筑图、标注的各种数据等档案信息，遇到这种情况，采用复制方式出证，可以保证档案证明的真实性。但却不能满足利用者的需求。

3、档案利用中的出证问题

在档案提供利用中会遇到单位或公民个人对未查到所需档案提出开具未查到档案证明的要求。档案馆依据所查到的档案应该为利用开具其所需证明；但对未查到档案是否也应该按其要求开具未查到证明呢？这在《档案法》及《实施办法》中并未明确规定。

但有关档案利用理论则提出“档案证明是指档案馆根据有关档案用户的询问和申请为核查某种事实在馆藏档案中记载情况（有无记载和如何记载）而编制的一种书面证明材料.制发档案证明是档案收藏部门开展档案提供利用服务的方式之一”，以及由**师范大学出版社出版的《档案信息化工作实用手册》中“档案工作基础术语”，解释档案证明:“档案馆发给查询者的一种认证文件。说明馆内有无所查询的文件、文件中有无所查询的有关问题与事实的记载，以及该文件的存放地点”。那么，如果按照这种说法，如有单位或公民个人要求档案馆为其开具未查到档案证明是应该开具这种证明的。

但是作为档案馆是否有必要担此之责和风险呢？近年来各级各类档案馆利用馆藏档案出具的证明,在解决户口、工龄、工资、土地纠纷等问题中发挥了不可替代的凭据作用。一些人正是看中了档案证明的这种独特作用，想方设法到档案馆骗取证明。这种现象的出现，有人的因素。但出证制度不健全，特别是出证程序不完善也是重要原因。这就提醒我们应当不断完善档案馆出证程序，以规范出证行为，保证档案证明的真实性。

因为依据所查到的档案开具证明是由档案固有属性及其价值决定的。档案证明应该是依据档案的记载出具的凭证性文件。而没有查到档案被要求开具证明，则似乎有些不妥。但在本馆的档案利用中却经常会遇到这种情况。如有些单位来档案馆查询单位职工的招工通知书，如未查到，则会要求档案馆为其开具未查到证明。有些个人来馆查阅有无婚姻关系，经查而未查到，也会要求出具无婚姻登记档案证明。这让接待人员很为难。但又没依据性文件说服利用者，因而引起利用者的不满。

4、档案提前进馆与方便利用的问题

《中华人民共和国婚姻法》(20XX年修正)第十七条“夫妻在婚姻关系存续期间所得的下列财产，归夫妻共同所有”，第十八条“有下列情形之一的，为夫妻一方的财产：

（一）一方的婚前财产”，法律规定让人们认识到确定婚前财产的重要性。而当今社会人们的生活中会不断地涉及到婚姻状况的证明问题。如本馆的婚姻登记档案接收从五十年代形成之初到20XX年12月31日止已全部进馆。那么凡是户口在本区范围内的到法定婚龄的公民，如果需要开具婚姻状况证明，则至少要到两个地方，即先到档案馆查证有无婚姻登记档案（结婚或离婚或未婚），再到婚姻登记处查阅20XX年12月31日以后的婚姻登记档案。这确实造成利用档案的不便，而产生怨言。还有一些户口迁进迁出的公民，其户口所在地的时间段不一定全在本区内，但其会要求本馆为其出具未查到婚姻登记档案证明，这也在一定程度上让查档人员为难。

三、对档案利用现状的几点思考

以上所述，是本馆档案利用工作之现状，也许是个案。但经笔者与同级同类档案馆的沟通、交流与探讨，了解到这种现状有一定的代表性，具有共性。区（县）级档案馆中或多或少地出现上述档案利用中问题。而目前一方面广大公民利用档案的需求在日益增长，另一方面相关的法律法规存在着某些缺失或不配套，以及档案工作标准化程度不够高，都制约着公民利用档案的权力不能全部实现。那么就区（县）级档案馆而言，如何严格实施法律法规，保障可以利用的档案能够最大限度地为广大公民所用，以满足公民不断增长的、多方面的、多层次的利用档案的需要呢？笔者针对区（县）级档案馆档案利用的现状做了以下几点思考：

1、要加强对于档案利用理论的研究，建立完善配套的档案利用制度。既要简化档案利用的手续，又要让档案馆工作人员有法规可依，这样不论是对于档案利用者还是提供档案利用的档案工作人员，都是公平合理的，双方的权利和义务都能得到保证。

2、对于档案馆来说，要做好档案利用的各项基础工作。一是要确定馆藏档案可利用范围及利用程度的划分，使属于可利用范围的档案确实能够被利用；二是对于档案的接收进馆，在按照档案法规进行的前提下，要与档案进馆单位就档案进馆的时间、限制性利用、利用方式以及是否提前或推迟进馆等达成协议；三是对于一些专业性较强的档案,且在形成部门提供利用更方便(既对档案形成部门而言,又考虑到利用者的方便),则应该根据实际情况,确定这类档案是否有必要接收进馆或确定适当的进馆时间。

9.档案利用制度 篇九

为了进一步加强党风廉政建设遏制腐嵊现象发生，做到早发现、早预防、早根除，保持班子纯洁，现将班子集体风险点，告知各位班子成员，望切实加以防控。

风险点一

大额资金使用、干部推荐人事任用，资金审批、重大计划的制度方面不民主、不公开，存有少数人说了算的风险。

防控措施

（1）大额资金使用实行使用情况报告制，集体决策制；

（2）干部任用实行主要领导末位发言制，票决制和公开制；

（3）严格资金审批程序；

（4）重大计划、决策实施实行集体讨论决策制。

风险点二

对村监管不力，存有财务管理混乱，工程建设管理混乱，资产资源处置随意，套取惠农补贴项目资金风险。

防控措施

（1）“三资”管理实行村账务、资金“双代管”、村集体资金预决算制度；资产资源实行台账制、处置报告制和公开发包制；

（2）严格工程招投标，一并签订廉政合同，凭合同拔付资金；

（3）认真执行财务管理制度，做好财务审计，严肃财经纪律；

（4）开展专项检查，加大对项目资金使用情况的审计。

风险点三

违反廉洁自律的规定，存有损害群众利益的风险。

防控措施

（1）机关财务核销实行“同意核销”四字合章制，由分管机关领导、纪委书记、财

务会计和一名群众代表共同会审；

（2）加强班子廉政教育；

（3）请人大代表、党风廉政监督员开展监督；

（4）畅通纪检监察、信访举报渠道；

（5）抓好财务公开；

（6）开展述职述廉；

（7）健全问责制。

风险点四

存在因不正确履行“一岗双责”导致计划生育、安全生产、信访维稳等经济社会出现重大失误的风险。

防控措施

10.浅析档案利用的信息反馈问题 篇十

档案利用时档案一系列工作的最终目的，从档案的收集开始到整理工作，保管工作以及编研工作等等，都是为档案的利用打下基础，档案利用是档案工作的核心。然而我们在讨论档案利用的时候，似乎总是把重心放在档案部门为用户提供什么样的档案，以怎样的方式提供服务以及提供什么层次的档案信息服务，而忽略了信息反馈这一重要环节——信息反馈，我们在档案利用的工作中，就很难找到准确地定位，开放什么，怎么开放，对谁开放，这些问题不做准确的调研，档案的价值没有被体现，那么档案的开发利用工作就等于白做了。针对信息反馈问题，笔者从以下几点进行浅析。

一、档案利用中收集反馈信息的问题

1、收集的意识薄弱

虽然现在已经是二十一世纪，但是我国大部分的档案部门还处在自我封闭的阶段，不与社会进行接触，不会主动去创造效益，靠财政拨款过着“舒适”的日子。很多部门都不能正确看待档案利用的价值，就更不可能去花心思理解信息反馈问题，提高档案利用的效率。

2、收集的内容单薄

在档案利用的过程中，比较重视利用者信息反馈的收集，但是对于档案部门内部人员的反馈信息的收集显得没有那么注意；在档案利用者反馈信息收集方面，只注意了利用者利用效益的收集，但是对利用者在利用过程中提出的意见、评价，批评都给予了忽略，即使是效益方面也没有准确的数字统计，很多数字都存在不确定性，对以后的工作方针参考价值打了折扣；对于档案利用效果的信息收集上，层次不明显，没有进行详细的分类，比如对于档案利用过后产生较大经济效益的，有地方特色的等等，都没有进行系统的分类，对档案今后的利用都产生阻碍。

3、收集渠道比较单一

一般档案部门在收集利用的反馈信息都是靠一张“档案利用登记表”，利用者来利用档案时，只是简单的填写那张表，表的内容仅仅包括：姓名、单位、联系地址和电话和目的。利用者并不能也不会仔细填写利用的目的。这样会导致档案部门收集的信息内容不完整而且单一，难以掌握利用者的需求和利用趋势，这对档案部门调整档案利用的政策上产生一定的障碍。二是，档案部门与利用者联系并不紧密。虽然档案利用者留下了联系方式，但档案部门的工作人员并不会适时的联系利用者，對他进行信息反馈，让他主动就各个方面进行信息反馈。再是，我国的大部分档案部门的门户网站并没有将信息反馈放在网站上，成为网站的一个内容，网站的主要主用还是停留在宣传上面，与利用者或者网民没有互动的活动和信息。

4、收集方法比较被动

信息收集的主要来源是档案利用者。因此，对于档案部门而言，档案信息工作就会处在一个比较被动的局面。但是以信息反馈的重要性而言，要求档案部门的工作人员转变思想，变被动为主动。不能总是坐着等利用者进行信息反馈，要主动出击，收集新鲜的信息，在收集手段上，更是被动的接受利用者的信息反馈，对于利用者也没有通过电话或便函进行访问具体情况，且在收集过程中，重视数量轻视质量。重普遍性浅层次的反映，对于比较专业有层次的反映比较轻视。

二、档案利用的反馈信息处理

1、重收集而轻处理

多数档案部门对于利用者的信息反馈只是为了收集而收集。以为只要把信息收集齐全，进行分类就可以了，信息反馈工作就算做好了，缺少必要的技术分析，收集来的数据只能放在那里落灰，没有发挥出应有的作用。

2、缺乏组织和制度的保障

档案部门并没有设立专门的部门和组织来进行信息反馈活动，也就是说，他们并没有把信息反馈当作档案管理的环节，只是作为档案利用的伴随物，认为不需要花费人力和物力在信息反馈上。这样，使得档案信息反馈工作难以展开，没有相关部门负责，就会产生互相推诿的事情，这样就是致使信息反馈得不到及时有效地处理，并且工作程序也会杂乱无章，这样不仅把时间浪费了，同时也浪费了人力和物力，工作还做不好。

3、重经验而轻理论，重定性轻定量

档案部门对于信息反馈的问题并没有上升到理论的层次，只是用他们的经验来处理问题。他们依靠经验将信息分类，这种方法虽然很灵活，也很实用，但是很容易被主观影响，档案人员的情绪也会左右他们的分类。使得准确性打打打折扣。在笔者查阅的相关文献来看，对信息反馈始终是停留在实践的地位，并没有上升到理论的高度。这样，我们对反馈信息的分析很难达到普遍性，只能停留在各说各话的层面上。对于收集到的反馈信息很难做定量分析，因为计算过程比较复杂，现在只是停留在用简单的数学公式来进行计算，得出的结果并不精确，只能作为定性研究的补充和辅助。

4、缺乏反馈信息的再反馈

当档案有关部门收集到信息相关实例，并不会将这些信息进行编研汇编，反馈给社会，而是将他们束之高阁，从而错过向社会和大众宣传档案的作用和价值的大好机会；同时，得到的反馈信息执行的程度，也不会向利用者进行在反馈，让他们有所跟进，有所了解，久而久之，就会降低利用者对信息反馈的积极性。

参考文献：

[1]周晓英．档案信息论[M]．中国人民大学出版社，2000．

[2]冯惠玲．档案信息资源在经济社会发展中的综合贡献力及开发利用．档案与建设，内刊选登．

[3]李金峰，史江．开展档案利用信息反馈工作的理论依据与价值讨论．浙江档案．2007，（3）．

[4]李金峰，史江．档案利用信息反馈工作的现状、问题与原因探析．档案学研究，2007，（2）．

[5]史江，李金峰．档案利用信息反馈工作的问题与对策讨论．档案学通讯，（3）．

[6]燕辉．信息反馈意识及其在信息服务系统中的作用．图书馆学研究，2003，（7）．

[7]吴青丽．我国档案信息传播障碍的原因分析及对策．湖北档案，2003，（8）．

[8]党岁娴．浅谈企业档案信息资源的开发利用与档案利用信息反馈的收集研究．陕西档案，2007，（3）．

[9]冯敏．浅谈如何做好档案利用信息反馈工作．黑龙江档案，2007，（6）．

[10]闫莉书．档案利用数据统计与实际效益．兰台世界，2008，（9）．

[11]仇雁．档案利用数据统计与实际效益分析．城建档案，2009，（8）．

[12]李明贤．档案信息开发利用反馈机制构建研究．档案学研究，2002，（2）．

[13]郭红英．浅谈信息反馈在档案中的作用．湖北档案，2002，（3）．□

11.档案的利用事例 篇十一

1 总体功能结构图

档案利用是用户利用档案资源进行工作,也就是各部门、各单位使用档案的过程。包括档案的搜索、借阅、报表、编研四个子模块。如图1。

2 各个子模块功能

2.1 搜索

系统不仅可以利用档案名、档号、类别、归档单位、归档日期等项结合进行高级搜索,还支持全文搜索。

2.2 借阅

系统除了可以借阅实体档案以外,还支持电子档案的在线借阅。电子档案的借出和归还都是由系统自动完成,无需用户手动操作。包括我的借阅、借阅审批、借阅办理等标签页。图2是档案的借阅/归还流程图。

2.2.1 我的借阅

用于实现用户的档案借阅以及个人借阅管理的功能,是用户自己的工作区。

包括我的借阅单、未归还档案和已归还档案三个标签页。

1)我的借阅单:保存在借阅列表中,但没有上交审批的借阅档案;

2)未归还档案:已通过审批借出,但未归还的借阅档案;

3)已归还档案:用户曾今借阅过,并已归还给档案馆的档案。

2.2.2 借阅审批

是对用户提交需借阅档案的审核过程。

审批部门包括用户本单位、归档单位、档案部门和指定的业务主管部门。系统规定了三种审批流程:

1)借阅无密级档案或借阅本部门有密级档案,如图3;

2)跨部门借阅有密级档案(归档部门是一般情况),如图4;

3)跨部门借阅有密级档案(归档部门为空或归档部门和档案保管部门是同一部门),如图5;

2.2.3 借阅办理

是由档案馆用户进行管理,主要管理档案的登记、借出、归还、催还、借阅查询等操作。

2.3 报表模块

固定报表模板有档基表、人员基本情况统计表、档案利用统计表、历年各类档案库存统计表、档案库藏情况统计表等。系统还支持自定义报表模板,档案工作人员可以根据自己的需求定义报表的行和列。

2.4 编研模块

编研模块是为编研人员提供的一个讨论平台,其中包括编研编写、汇编、参与等工作。

档案编研的流程是:档案管理部门人员填报“新建编研课题”→档案管理部门领导审核→档案编研。标签页包括待审批编研、进行中编研和已完成编研三部分。编研模块的流程图如图6。

3 结束语

中国石油档案管理系统目前已在中石油多家下属单位上线。其中的档案利用模块以其强大的搜索功能、严密的借阅审批流程、方便快捷的电子档案在线借阅、灵活的报表模板自定义功能以及高效的在线编研平台,赢得了广大单位用户的好评。

参考文献

[1]邵彬,李莉.黄河档案利用软件系统分析设计[C].OA'2000办公自动化国际学术研讨会论文集,2000(11).

[2]马娟红.浅谈档案利用中存在的几个问题[J].档案天地,2000(7).

[3]赵屹,陈晓晖.中美档案利用若干问题比较[J].山西档案,2002(12).

[4]王秀霞.中国石油档案管理系统应用架构的分析与设计[D].兰州:兰州大学,2010.

12.13、档案利用效果 篇十二

【编辑说明】档案是历史的真实记录，在社会实践中具有重要的参考和凭证作用，随着社会的发展，档案的这种作用越来越被更多的人们所认识，实践证明，社会主义现代化建设、教育改革与发展离不开档案和档案工作，该《档案利用效果实例选编》一书中记录的大量实例又一次证明了这一点。在编辑过程中，我们本着实事求是的原则，注重入选实例的典型性，代表性和真实性。编辑和使用好《档案利用效果实例选编》对于教职工进一步了解档案的作用和价值，增强档案意识，从而进一步重视支持档案工作，促进档案事业的发展具有重要的意义。

编者：汪涛 二○一六年十月

【利用效果实例之一】

为教育管理、教育科研提供参考

（一）利用时间：2009年11月 利用单位：花庄完小 利用者姓名：李际刚

利用案卷：花庄完小教学类档案

利用目的：语文组承担“湖北省初中语文写作课题研究”教研课题

利用效果：通过翻阅教育教学档案（如语文教学常规、教案、备课、语文教学成绩、科研统计表、《沮水论坛》等），取得了大量与研讨会相关的数据，有力地反映了档案对学校教育教学工作所带来的成效，此次课题研究已圆满完成，现已结题。

（二）利用时间：2008年3月 利用单位：花庄完小 利用者姓名：吴明兰

利用案卷：花庄完小党政类档案

利用目的：重新修订《花庄完小学校管理制度》

利用效果：总结办学经验，参考已有的规章制度档案，重新修订了《花庄完小学校管理制度》，为学校“依法治校、依法治教、依法管理”，提高教育管理质量打下坚实的基础。

【利用效果实例之二】

为后勤工作提供参考

（一）利用时间：2013年3月 利用单位：花庄完小

利用者姓名（单位）：南漳县建筑勘察设计院 利用案卷：花庄完小基建类档案（学校食堂设计图纸）利用目的：学校原计划在现食堂上面加盖一层。

利用效果：通过查阅原设计图纸，设计院了解了这座食堂的结构，原设计只有一层，不能在上面加层。学校只好在食堂傍边请设计院重新设计了学生就餐大厅。

（二）利用时间：2008年3月 利用单位：花庄完小 利用者姓名：周良东

利用案卷：花庄完小财会类档案 利用目的：普九债务化解工作

利用效果：学校落实普九债务化解工作，通过调阅学校财务档案进行核实，使普九债务化解工作圆满完成。得到了省市县各级普九债务化解领导小组的充分肯定。

【利用效果实例之三】

为师生提供参考、证明

（一）利用时间：2011年7月至2015年7月 利用单位：花庄完小

利用者姓名：周金龙、许永秀、周华 利用案卷：花庄完小教学类档案 利用目的：教师专业技术职称评审

利用效果：通过查阅、核对自己的教学成绩、年度考核、承担公开课情况等资料，顺利的通过了此次专业技术职称评审。

（二）利用时间：2010年10月 利用单位：花庄村 利用者姓名：冷孝飞

利用案卷：花庄完小学籍类档案

利用目的：为儿子冷有亮查阅学籍、毕业证应征入伍 利用效果：因遗失毕业证书，通过查阅学籍类档案、核对自己的学籍，当年顺利的考上了中国人民解放军。

【利用效果实例之四】

为学校的升级、发展提供参考、证明

（一）利用时间：2000年3月 利用单位：花庄完小 利用者姓名：许永秀、周华 利用案卷：花庄完小教学类档案

利用目的：参与南漳县教研室“先进教研组”评选

利用效果：从学校的档案资料中组织了与等级学校评估相关的评估档案，这些材料有力地证明了学校工作的成效，花庄完小英语组、化学组被省教研室评为“先进教研组”。

（二）利用时间：2011年10月 利用单位：花庄完小 利用者姓名：吴明兰、周金龙

利用案卷：花庄完小全宗档案、教学科研类档案 利用目的：“课内比教学 课外访万家”推进会

利用效果：作为一所山区学校，在短短的一个星期档案准备工作中，迅速从已有档案中组织了学校具有特色的教育教学工作材料，并用档案中的资料编辑了一份宣传片和一本《高效课堂改革成果集》。

得到了与会的各位领导的好评，为今后的发展打下了良好的基础。

【利用效果实例之五】

为学校的教育、宣传工作提供参考

（一）利用时间：2009年10月 利用单位：花庄完小 利用者姓名：郭海东 利用案卷：花庄完小全宗档案 利用目的：花庄完小家长学校开学

利用效果：利用档案中的图片、文字资料编制了四张展板。该展板图文并茂，生动的展现了花庄完小的历史与近几年的发展，对宣传花庄完小起到了很好的促进作用。得到了与会家长们好评。

（二）利用时间：2008年9月1日 利用单位：花庄完小 利用者姓名：郭海东、周金龙 利用案卷：花庄完小全宗档案 利用目的：办花庄完小宣传橱窗

利用效果：从档案资料中组织了一批文字、图片等材料，制作了花庄完小宣传栏，让人们了解学校沿革，办学理念、发展愿景，效果

很好。

【利用效果实例之六】

为上级部门与外单位的工作提供参考、证明

利用时间：20010年7月 利用单位：花庄完小 利用者姓名：郭海东、何佳 利用案卷：花庄完小全宗档案 利用目的：编写《南漳县教育志》

13.档案价值发掘及其利用 篇十三

档案是人类历史活动的产物,是历史的真实记载,它记录着过去,服务于未来。

随着市场经济的不断发展,档案查考方式、范围发生了巨大变化,档案的价值越来越引起人们的高度重视,在维护人们的根本利益,创建和谐社会的同时,档案的利用发挥了不可替代的作用,我们既要重视档案的现实价值,又要重视档案的历史价值,档案管理工作的重点逐渐由单纯保管型向保管利用型转变,档案的利用效率不断提高。

实践证明,档案的收集、整理、保管和开发利用,为单位的发展决策起到了参谋作用,为单位的经营管理、文化建设发挥了巨大作用,逐渐受到社会广泛重视。

1档案价值的作用

档案是社会历史文化发展的真实记录,蕴藏着丰富的科学技术信息及文化资源,在促进先进生产力发展、行政管理、教育养成、文化传承、业务承接、法律服务、丰富群众物质文化生活、帮助群众解决实际问题等方面具有重要价值。

只有牢牢把握服务主体,找准服务切入点,开展卓有成效的服务,才能真正实现档案自身的价值。

1.1 关注重心,为领导决策服务,充分发挥档案的行政作用把为领导决策服务作为第一职责,深入挖掘区域历史文化,突出时代特色,编研有价值的资政资料;积极开展调研研究,围绕区域发展撰写调研报告,提出合理化建议,为领导决策提供参考,增强地方决策的科学性。

1.2 贴近大局,为经济和城市化服务要努力将档案服务向和谐社会建设的各个领域拓展,特别是将民营企业档案、新农村建设档案、拆迁档案、重大活动和重点项目档案、教育档案、旅游节庆档案以及涉及民生的档案做大、做强、做亮。

要不断丰富档案服务的内容,改进服务形式,提高服务水平,使档案工作更加贴近社会、贴近群众、贴近生活。

1.3 坚持以人为本,为社会百姓服务重视档案馆的政务公开功能和文化功能建设,利用档案信息为人民群众提供服务,通过开展已公开现行文件利用、文档服务送下乡等活动,保证社会百姓的知情权,密切党和政府与人民群众的联系,使档案工作由机关大院的深闺走向社会、走向开放。

1.4 发挥优势,突出档案价值的文化教育作用,为精神文明建设服务充分发挥馆藏丰富优势,积极开展丰富多彩的宣传教育活动,如举办内容健康、形式灵活的档案展览、爱国主义教育周活动,组织开展爱国主义知识竞赛、区情教育,为构建和谐文化发挥应有的作用。

1.5 以史为鉴,依托档案资料的实物价值,在法律事物中发挥不可替代的作用当今社会是一个法制社会,一切都需要尊重法律秩序和价值判断,特别是涉及经济和社会价值纠纷等方面,更需要历史过程中形成的有价值的档案资料,甚至是档案实物作见证,才能确定正确的符合法律效力的结论。

1.6 业务的专业性、延续性也需要档案价值的充分展现,才能为业务的持续性推动贡献力量在社会各个领域,很多属于专业性很强的业务工作,都是带有延续的特点,这种延续性无论在一个单位还是在一个地域,后来者的工作大都是继承了前期甚至前代业务积累以后取得,因此很多有价值的研究基础资料都是以档案的形式存在,这也从另一个侧面反映了档案价值的又一重要作用。

2影响档案价值发挥作用的条件

2.1 社会档案意识:所谓社会档案意识是指整个社会,包括党政机关、社会团体、企事业单位和公民对档案和档案工作的认识水平、了解程度和由此决定的对档案工作的重视、关心程度,支持程度以及利用档案的水平和程度等,它是社会文明程度的重要标志之一。

社会档案意识的强弱直接影响档案价值的发挥和利用。

古往今来,无论是国家还是个人,凡是成功者,无一不是重视利用档案,善于总结和借鉴历史经验的;凡是失败者,往往就是那些不懂得或不善于利用档案,不注意吸取前人失败的教训而重蹈覆辙的。

任何一个有远见卓识的人都是在研究整理和充分利用档案资料的基础上获得事业成功的,决不会置前人经过长期艰苦探索,经过无数次挫折和失败换来的宝贵经验而不顾,去瞎碰乱闯,去从头做起,干“钻木取火”,“茹毛饮血”之类的蠢事。

我们也应清醒地看到,社会的档案意识仍比较薄弱,这与快速发展社会需要很不适应,就更谈不上价值发挥,其主要表现是:有少数人时至现在还对什么是档案、档案工作是干些什么不了解;一些人不关心档案和档案工作,认为是档案部门的事与己无关;有的部门和单位的领导不重视档案工作,把档案工作看成软任务,没有提到应有的位置;少数单位不懂得或不愿意收集、保存档案,甚至有损坏、涂改、盗窃,倒卖档案的现象发生;不少人还不知道利用档案资源等等。

2.2 档案管理水平:档案价值的实现受到档案管理水平的限制。

档案管理水平的高低也直接影响档案价值的实现。

如果档案工作做得比较好,收集齐全,整理科学,鉴定准确,检索工具多样,人们利用档案就非常方便,档案的价值就比较容易得到实现;反之,如果档案管理混乱,检索工具单一,查找档案十分困难,那就势必会影响人对档案的利用,从而档案的价值也就无从实现。

综上所述,档案是原始的记录和历史的证据,是人们进行社会活动的必要条件,是国家宝贵的物质财富和精神财富。

档案工作者应当了解档案的价值与作用,掌握档案价值实现的客观规律性,认真做好档案工作,以使档案的价值能够得到充分的实现。

3正确处理档案保存与实际利用的关系,最大限度地发挥档案的价值贡献

3.1 收集和管理档案的目的是为了利用因此,没有利用价值的档案,只能是一堆废纸;而具有保存价值的档案,一定具有实际的利用效益。

反之,具有实际利用效益的档案,也一定具有保存价值,两者是相辅相成的。

当然,保存价值的大小,需要通过档案的开发利用,即有利用者来利用档案后,才会产生一定的社会效益和经济效益。

而效益的大与小、多与少,不仅仅是原档案本身潜在保存的价值,这也只是一个未知数,可能是数百数千,也可能是数万,甚至是上百万;同时,也表现在利用者的利用形式、利用深度及利用技巧方面。

在档案整理、鉴定时要考虑保存价值与实际利用效益的因素,以利提高档案的质量,优化馆藏,最大限度地发挥档案的社会效益和经济效益。

3.2 档案的保存价值在于开发利用档案只有通过利用,其保存价值才能得到充分的发挥,才能出成果、出效益。

有人对此否认、也有人怀疑档案具有的社会效益和经济价值。

下面,笔者不妨列举实例来充分说明档案的价值作用和给单位带来的效益。

如,某城市兴建的一座大桥于4 月动工兴建,总投资2300余万元,但使用一年后, 桥上的路灯大多熄灭,给行人车辆带来不便,急需修复。

当地政府委派用电管理总站对其进行全面检查。

由于原电管站工作人员调离岗位,给修复工作带来一定的困难。

电管站派人到城建档案室借阅大桥路灯线路图,由于明确了线路的走向,不仅使修复工程的时间大大加快,而且使该座大桥重放旧日神彩。

上述最简单的实例客观地说明档案的保存价值靠人们的开发利用。

否则,其价值永远被禁锢在档案之中。

所以,明确了利用与不利用的效果和作用,就会主动地加大档案信息资源的开发利用力度,促使其充分利用,产生最佳的社会效益和经济效益。

参考文献:

[1]柳英.试论档案保存价值与实际利用效益[J].浙江档案,,(2).

[2]张春玲.谈企业档案的价值作用[J].中小企业管理与科技,,(10).

[3]李光泉,许素海主编.《档案学基础知识教材》,2000.

14.论档案利用的理论基础 篇十四

从认识论的角度看,档案利用是一种不断发展中的认识活动。

1.档案是社会实践的记录,也是人们认识世界不可或缺的间接经验。自从人类社会开始使用文字符号后,人们的认识和经验就以档案、书籍等文献的形式记载下来,不断被利用和传承。尤其是档案作为人们实践活动的直接记录,包含着人们所获取的对客观事物本质的反映。从认识论的角度看,这些记录对于档案形成者来说,是通过自己亲身实践得来的直接经验,对于其他众多的档案利用者来说,则是可供借鉴的间接经验。因此,利用档案就是从他人那里学习和获得间接经验的认识活动,这是一条认识世界、积累知识的重要途径。人们在认识和改造世界的过程中,都应该重视通过查考利用档案、书籍等文献途径获得间接经验和知识,不断丰富和发展个人的智慧。借助档案利用,人们可以认识过去、把握现实、预测未来。系统完整地采集和获取档案信息、科学深入地组织和利用档案信息,是扩展和深化人类的认识、促进人类的认识不断完善和发展的重要途径。

2.实践是认识发展的动力,档案利用也在实践中不断发展和完善。自古到今,档案利用活动本身不断在发展变化,在利用内容、利用方式、利用权利等各个方面不断地突破和创新。这些变化与社会生产力的突飞猛进相关,也同科学技术的日新月异相伴。从档案利用发展的根本源泉看,是社会实践不断提出需要和要求,推动着其不断向前运动和发展。在社会实践的发展过程中,档案信息利用系统是开放的、动态的,它与外部环境之间存在着复杂的信息交换关系,它在不断地适应现实实践活动的需要而改变着自身的存在状态和表现形式。

二、档案利用的信息科学基础

从信息科学独特的研究方法———信息方法来看,档案利用实践就是一种信息共享现象。

1.档案的本质是信息,共享是其基本属性。作为信息家族的一员,档案同其他形式的信息一样可以被收集、传递、存储、检索、处理、交换和利用,档案利用正是建立在认识档案信息共享属性的基础之上的,共享档案信息也是人们利用档案的最原始的动机。信息共享机制的建立,使得档案信息和信息产品可以通过多种渠道传播扩散,提供多个用户共同分享、交流和使用。共享的规模越大,档案信息利用的价值功能就越高。

2.档案利用活动是一种信息变换流程。从信息方法的角度对档案利用活动进行分析,可将档案利用看做是一个大的信息系统,这个系统存在着档案信息接收、传递、处理、存储和使用的变换过程。档案利用过程的各种基本要素:主体要素(档案利用者)、客体要素 (档案信息资源)以及条件要素(政策、技术、档案工作人员等)之间的联系和运动规律都可以运用信息方法来加以研究。运用信息方法对档案利用的信息流程加以全面的、综合性的考察,着眼于该系统各个要素在与环境交互作用过程中的动态功能和作用机理,可获得关于档案利用活动的本质规律。

三、档案利用的法学基础

从法学的角度来看,档案信息可作为一种权利形态而存在,信息利用与知情权是档案利用的法律依据。

1.档案利用是公民从所有权人处取得的使用权利。

(1)社会公众享有国家档案所有权的部分权能。档案所有权是指档案所有人依法对自己所拥有的档案财产享有占有、使用、收益和处分的权利。在私人领域内,档案所有权人通常以合同转让的方式行使其权能,国家也鼓励私有档案权利人向社会开放信息资源, , 转让或者赠予信息持有权或利用权,以使档案信息资源得到更广泛的社会利用。对于国有档案,其占有权和处分权由国家授权各级各类档案管理机构行使,这些管理机构主要由综合档案馆、文件中心和组织内部档案机构等构成,它们代表公众和国家履行对国有档案进行管理的责任并有义务向为公众提供信息服务,而公众对国有档案享有在一定范围内利用的权利,档案管理机构和社会公众都享有国家档案所有权的部分权能。具体而言,档案管理机构的信息权利主要包括档案信息存档与捕获权、档案信息管理权、档案信息公布与开发权、档案信息开放决定权、档案信息加工处理权、有限的知识产权和信息服务权等;社会公众的信息权利包括档案信息知情权与获取权、档案信息使用与获益权、用户的信息消费质量保障权、用户对档案信息的再开发权和相应的知识产权等基本权利[1]。

(2)《档案法》等法律法规对公民档案利用权的确立。社会公民对档案的利用权通常有两种获得方式,一是依法获得,二是依合同获得。就法律渠道而言,《档案法》等相关法律用立法的形式确立了公民利用国家档案的权利。如《档案法》中第四章“档案的利用和公布”对公民利用档案的权限作了详细规定。如第十九条规定“:中华人民共和国公民和组织持有合法证明,可以利用已经开放的档案。”第二十条又补充规定公民可以经批准“利用档案馆未开放的档案以及机关、、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案”[2]71。还要求超过封闭期限的国有档案及时向公众开放提供利用。规定档案馆定期公布开放档案的目录,为档案的利用创造条件,简化手续,提供方便。

2.档案利用是实现公民知情权的重要途径。信息知情权是指公民知悉、获取信息的自由权利。2008年5月1日起施行的《中华人民共和国政府信息公开条例》,从法规层面规定了公民有权获取政府信息,可要求政府依申请公开信息,还规定了行政复议、行政诉讼等法定救济途径。这些有关知情权的法律条款奠定了我国公民知情权的法律基础,也是档案利用的重要法律依据。知情权享有与行使的基本形式之一是公民可依法要求义务人为其获知信息提供服务,因此到档案馆查阅利用档案信息也是实现公众知情权的重要手段。

随着公民的法律和信息意识不断增强,信息知情权的地位也愈显重要,随之公民也对档案管理部门满足公民知情权、最大限度地开放档案信息提出了更多更高的要求。近年来,各级各类档案管理部门也为公民的档案利用创造了更为宽松的条件,在公共信息领域公民也享有更多的权利,如对于法律规定不可以利用的档案,公民也能享有知晓限制利用原因的知情权,而档案保管机构在提供利用服务中损害利用者权益也要承担相应的法律责任等。

四、档案利用的档案学基础———档案价值论

档案价值论认为,档案的价值从其产生到发展都与档案利用实践密切相关。从本体论视角,档案价值是档案属性与社会需要的统一;从认识论视角,利用者通过对档案的认知活动发现档案的潜在价值;从实现论视角,利用者的社会实践是档案价值得以实现的关键因素[3]43-46。

1.档案价值是档案属性与社会需要的统一。(1)档案价值实质是一种与利用活动相关联的关系范畴。从档案价值本体论的角度看,档案价值是由两个方面决定的:一是档案的本质属性,二是档案主体对档案功效价值的社会需求。档案价值实质是一种关系范畴, 档案价值“就是档案的属性与人们社会需要的统一”[4]61。在这种关系中,客体———档案及其属性,是档案价值的物质基础;主体及其利用需要,则是档案价值得以体现的必要条件。相同的档案对于不同的人或对于同一人在不同的时间、地点、状态下会具有不同的价值。 (2)档案利用者的社会实践决定档案的利用价值。档案价值论认为档案价值可分为形成与发展的两个阶段。在形成阶段,档案形成者起主导作用,形成者的社会地位和职能作用决定档案的保存价值; 在发展阶段,社会需求起主导作用,社会各界对档案的需求和利用决定档案的利用价值。档案主体通过档案利用使档案的保存价值转变为利用价值,为社会发展和时代进步服务。

2.人们对档案的认知活动发现档案的价值。对档案价值的认知是人们利用档案的前提和基础,也是档案利用需求产生的一个基本动因。不同类型和层次的档案利用者,在档案价值认识角度、方式层次以及认识范围上各有不同。其中,社会公众对档案价值的认识代表着一个社会的档案意识,其认知度决定和制约着档案利用者的数量和质量,也是衡量一个国家或民族文明程度高低的重要尺度。随着社会的发展,人们的认识领域也在不断扩大,对档案价值内涵的认知也在不断深入。

3.利用者的需求是档案价值得以实现的关键因素。(1)档案利用实现档案潜在价值向现实价值的转化。档案价值形成后,基本上处于一种隐含静止状态,需要通过人们的所识、所用才能转变为现实价值。因此,档案只有被放到社会实践的大环境中,与人类认识和改造世界的实践活动相结合,才能充分发挥和实现其应有的价值。 (2)档案价值的实现具有社会性递增规律。随着时间的推移,档案的保存价值逐步向利用价值转变,同时原始价值也向社会价值过渡。档案利用主体和利用范围不断扩大,从主要面向档案形成机构拓展到社会生活的各个层面;档案价值不断向外围辐射扩散并适应不同利用需求表现出多种用途,广泛地为人类服务和为社会所共享。随着社会的发展和现代科学技术在档案利用中的广泛应用,档案为社会提供的服务范围越来越广阔,档案价值的社会性也越来越突出。

综上所述,哲学、信息学、法学、档案学等许多学科领域的理论都可为档案利用实践活动的开展提供思想上的阐释和指导,而从不同的纬度对档案利用活动进行理性的分析和认识,能够系统全面地揭示档案利用的运动与发展规律,为档案利用活动奠定坚实可靠的理论基础,促进档案利用工作不断发展和创新。

摘要：档案是社会实践的记录,也是人们认识世界不可或缺的间接经验。本文主要就档案利用的哲学基础、信息科学基础、法学基础以及档案学基础进行讨论。