公司红头文件管理办法

公司红头文件管理办法（16篇）

1.公司红头文件管理办法 篇一

成都三国红光机械电子有限公司标准

质量管理体系工作文件

公司文件管理办法

Q/MH(C)W总4.03-2003/B公司自制文件管理

1．1公司文件的起草，由公司的主管业务部门根据生产经营的需要提出并负责起草，其他相关管理部门和执行部门负责参与审核并提出各自分管业务内容的建议，由总务部汇总报总经理审核批准后，总务部制作正式文件并保管起草过程的记录。传阅的记录按附录A《公司自制文件传阅、审核、批准表》。参与传阅、审核的部门，由总务部部长根据文件内容的具体情况确定。

1．2公司自制文件由总务部指定专人按部门发放文件，并作好签收登记。

1．3自制文件原稿经总经理签字后，由总务部归档保存。

1．4自制文件的编号参照《B》文件Q/MH（C）P4.01-2003/B中5.5.1.2执行。

2．外来文件管理

2．1由总务部负责公司外来文件接收并登记，在收文登记表上登记外来文件单位、文号、文件标题、份数、密级和收文时间。

2．2总务部应对外来文件进行分类建帐保存。

2．3文件由总务部部长根据文件要求的工作内容进行批示确定传阅部门（人）和承办部门（人）。按附录B《公司外来文件传阅、承办结果记录表》。

2．4 总务部文件管理人员，根据部长的批示送给传阅部门（人）和承办部门（人）并按时收回，将承办结果报告总务部部长签字确认后归档保存。

2．5因工作需要查阅文件，可在文件保管人处登记后，经总务部部长审核签字，同意后方可查阅。

3．文件的贮存、防腐和保密。

总务部负责公司文件、外来文件、重要合同以及重要档案的管理，保存文件要注意防火、防腐、防盗、和防失密的措施。

4．有不明确的文件处理内容时，参照Q/MH（C）P4.01-2003/B。

批准：陈永毅审核：余革编制：蒋春艳

2.公司红头文件管理办法 篇二

验收会上, 专家组听取了试点工作情况及管理系统建设情况汇报, 观看了电子文件管理系统现场演示, 审阅了工程建设相关资料, 进行了质询, 一致同意公司电子文件管理试点工程通过验收。

专家组指出, 国家电网高度重视试点工作, 将试点工作作为新形势下全面提升公司信息化水平、管理水平和社会服务水平的内在需要, 按照联席会议办公室提出的试点任务要求, 紧密结合工作实际, 作了大量扎实的工作, 取得了显著成效。工程顺利通过验收, 为其他试点单位的验收开了好头, 为推动国家电子文件管理事业健康发展提供了宝贵经验。

2012年年初, 国家电子文件管理部际联席会议办公室将国家电网公司列为国家首批14家电子文件管理试点单位之一。国家电网公司将试点工程作为促进企业管理提升的一项重要内容, 提出要“把试点变亮点”的目标追求, 建立自上而下的试点工程领导机构, 列支专项经费, 如期完成试点任务。国家电网公司初步建立了企业电子文件管理机制体制, 制定了电子文件管理制度和技术标准, 建成了贯通公司人财物管理、电网运行、客户服务等核心业务、包括所有应归必归业务数据的电子文件管理系统, 建立了统一的电子文件管控中心, 实现了公司信息资源的有机融合和高效利用。

国家电网公司电子文件管理系统自2013年1月31日成功上线试运行以来, 系统安全稳定运行, 截至4月底, 已获取各类电子文件约1 300万条、数据总量约1.1 TB, 为提升公司信息化工作水平、实现公司管理创新、提高社会服务能力奠定了坚实基础。

3.脱机文件管理好 篇三

允许使用脱机文件

在网络环境中，进行文件共享交流是常有的事情，为了提高交流效率，很多用户动足了脑筋，总结出了很多共享交流心得。不过，一些共享交流技巧，在网络传输不稳定的工作场合下，根本无用武之地，因为每次进行文件共享交流时，客户机都要通过网络重新访问共享内容。有鉴于此，Windows 7系统开始支持脱机文件功能，利用该功能，客户机只要访问过一次共享内容，就能自动在本地硬盘生成副本信息，日后即使网络不通，共享交流也能照常进行。但是，在使用共享脱机文件之前，我们必须进行如下操作，来让系统允许用户使用脱机文件：

首先依次点击“开始”|“运行”命令，弹出系统运行对话框，输入“gpedit.msc”字符串命令，单击“确定”按钮，展开系统组策略编辑界面。从该编辑界面左侧显示区域，找到“计算机配置”|“管理模板”|“网络”|“脱机文件”节点选项。

其次用鼠标双击目标节点下面的“允许或不允许使用‘脱机文件’功能”组策略，切换到如图1所示的组策略属性对话框，检查“已启用”选项是否处于选中状态，要是没有被选中，那就意味着Windows 7系统不允许用户使用脱机文件，只有重新选中它，再按下“确定”按钮，才能保证Windows 7系统在访问共享文件夹后，自动将副本内容存储到本地系统硬盘中。

创建脱机文件共享

一般来说，开启了脱机文件功能后，只要本地系统与远程共享主机相连，那么打开的就是远程共享主机中的内容，如果断开共享网络连接，也能访问共享内容，原来在脱机连接时，远程共享主机中的内容会在本地硬盘中创建好副本信息，这个时候访问的就是副本内容。当本地系统再次与远程共享主机连接时，修改后的共享内容就会自动与远程共享主机中的内容保持同步。

在Windows 7系统中创建脱机文件共享连接时，先将本地计算机正确接入到单位局域网，通过网上邻居窗口或网络窗口找到远程共享主机，用鼠标右键单击共享文件夹图标，点击快捷菜单中的“属性”命令，切换到共享文件夹属性对话框。

选择“共享”选项卡，在共享选项设置页面中按下“高级共享”按钮，弹出共享文件夹高级属性框，按下“缓存”按钮，展开如图2所示的共享文件脱机设置对话框，将这里的“用户从该共享打开的所有文件和程序将自动在脱机状态下可用”选项选中，同时一并选中“已进行性能优化”等选项，确认后退出设置对话框。之后，我们就能发现共享文件夹图标上，自动标有脱机文件标志。

当本地计算机与单位局域网的共享主机处于断开连接状态时，我们将无法访问共享内容，所以，还需要在网络连接正常的情况下，为脱机共享文件夹在本地系统硬盘中创建一个共享访问快捷方式。在进行这种操作时，可以用鼠标右键单击之前已经设置为脱机的共享文件夹，点击右键菜单中的“映射网络驱动器”命令，切换到网络驱动器映射设置对话框，设置好合适的磁盘分区符号，假设这里将“X”盘符分配给网络驱动器。设置操作结束后，打开Windows 7系统的计算机窗口，我们将能看到一个“X”盘，用鼠标双击该分区图标，就能快速访问到脱机状态下的共享文件了。

日后，在不同的工作场合下，访问脱机文件的情况是不一样的。例如，当将本地计算机连接到单位网络中时，那么访问“X”盘时，访问的其实是远程共享主机中的内容，当本地计算机从单位网络中断开连接时，那么访问“X”盘时，访问的其实是共享文件在本地硬盘中的副本内容，这一点，我们一定要分辨清楚，才能合理使用脱机文件提高工作效率。

调整脱机文件位置

在长时间工作之后，大家常常会感觉到C盘分区空间容量会越来越少，这将会严重影响系统工作性能。之所以会发生这种现象，主要是在缺省状态下，Windows系统会将脱机文件保存位置指向本地硬盘的C盘分区，时间一长，C盘分区空间自然会大幅度地减少。为了不让脱机文件功能占用C盘分区空间，影响系统工作性能，我们可以按照下面的操作，将Windows 7系统的脱机文件缓存位置转移到“E：＼111”文件夹中：

首先以系统管理员身份登录Windows 7系统，依次选择“开始”|“运行”命令，在弹出的系统运行对话框中，输入“regedit”命令，单击“确定”按钮，切换到系统注册表编辑界面。找到该界面左侧显示区域中的HKEY_LOCAL_MACHINE＼System＼CurrentControlSet＼Services＼CSC＼Parameters节点，检查该节点下面是否存在“MigrationParameters”双字节键值，如果没有找到该键值时，可以手工创建好该键值，同时用鼠标双击之，打开目标键值的编辑对话框，输入数值“1”，确认后退出设置对话框。

其次打开DOS命令行窗口，使用“cd”命令将当前目录切换到“c：＼windows＼system32＼migwiz”，再执行“migwiz.exe”命令，打开Windows系统轻松传送向导设置框，选中“外部硬盘或USB闪存驱动器”选项，按下“这是我的旧计算机”按钮，选择“自定义”选项，定义好需要转移的内容，这里我们只要选中脱机文件选项，之后点击“下一步”按钮，插入优盘后就开始转移了。

返回系统注册表编辑窗口，找到该窗口下的HKEY_LOCAL_MACHINE＼System＼CurrentControlSet＼Services＼CSC＼Parameters节点，检查该节点下面是否存在字符串键值“CacheLocation”，如果找不到该键值时，可以手工创建一个，同时用鼠标双击该键值，切换到该键值的编辑对话框中，设置好脱机文件新的保存位置，比方说，如果希望将脱机文件保存到“E：＼111”文件夹中，只要将“E：＼111”路径填写在这里即可（如图3所示），确认后退出设置对话框。

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将Windows系统重新启动一下，进入DOS命令行窗口，使用“cd”命令将当前目录切换到“c：＼windows＼system32＼migwiz”路径，再次执行“migwiz.exe”命令，打开Windows系统轻松传送向导设置框，依照提示导入新的保存路径，同时进行文件转移操作，这样脱机文件的保存位置就能指向新的路径了。

解决脱机文件冲突

使用脱机文件功能访问共享文件的好处，主要是不管本地计算机是否连接到网络中，都能在本地系统中修改编辑共享内容，修改编辑的结果也存储在本地硬盘中，而其他用户也能通过网络修改远程共享主机中的相应共享内容。远程共享主机中的某一文件夹，还能与其他的计算机建立脱机访问关系，这样，当其他计算机与远程共享主机相互连接时，共享内容就能自动进行同步，不过这也容易造成脱机文件相互冲突。

这个时候，脱机文件功能会自动解决好共享内容的冲突。要是共享文件夹中只是增加或减少了文件，那么系统会自动以多的为标准，要是在脱机状态下编辑并修改了相同的共享文件，那么对应文件不同版本的冲突，会被脱机功能自动识别出来，同时会弹出提示，要求用户究竟选用什么版本的内容保存到远程共享主机中，提示内容包括哪个文件版本比较新，文件保存在哪一台计算机中，文件最后保存的时间是什么等。如果选中提示对话框中的“保存这两个版本”选项时，那么最新版本的文件将会被自动重新命名，新的文件名称一般为原始文件名称加上编辑修改过的那台计算机名。

保护脱机文件安全

由于在脱机连接的情况下，我们仍然能够访问之前调用过的共享文件。如果脱机文件功能被一些不怀好意的用户偷偷利用，他们只要打开脱机文件夹窗口，就能将一些十分重要的隐私信息从脱机文件夹中带走，这样就会发生安全泄密事故。为了保护脱机共享文件夹安全，我们应该对该文件夹进行加密保护，限制普通用户去随意访问其中的内容，下面就是具体的安全保护措施：

首先依次选择“开始”|“控制面板”选项，切换到系统控制面板窗口，将该窗口默认的查看方式调整为“小图标”方式，同时双击其中的“同步中心”图标，进入同步中心窗口，点击左侧显示窗格中的“管理脱机文件”按钮，弹出脱机文件设置对话框。

其次选择“加密”选项卡，进入加密选项设置页面（如图4所示），按下“加密”按钮，那么Windows 7系统就会利用内置的EFS加密功能，为脱机文件夹提供安全保护了，此时外人即使和我们使用相同的计算机，但只要他们使用与自己不一样的账号登录Windows 7系统时，就不能悄悄访问到脱机文件夹中的隐私信息。当然，这里的加密功能，只对本地硬盘中的脱机内容有效，而不会对文件的网络版本有效。

如果本地计算机中安装的Windows系统不支持EFS加密功能，那么打开脱机文件设置对话框时，我们将看不到“加密”选项卡。这个时候，我们应该临时关闭共享文件夹的脱机访问功能，以彻底保护隐私信息的安全。要做到这一点，只要先进入脱机文件设置对话框，选择“常规”选项卡，按下对应选项设置页面中的“禁用脱机文件”按钮（如图5所示），确认后保存设置即可。

集中管理脱机文件

为不同计算机中的共享文件夹开启脱机访问功能后，脱机文件默认保存的路径会不同，这无疑为用户的高效管理带来了麻烦。如果要经常查看脱机文件，不妨巧妙利用Windows 7系统的库功能，来对脱机文件进行集中管理。

首先创建脱机文件库。依次点击“开始”|“所有程序”|“附件”|“Windows资源管理器”选项，打开Windows 7系统的资源管理器窗口，用鼠标右键单击该窗口左侧区域的“库”选项，逐一选择快捷菜单中的“新建”|“库”命令，将新创建的库名称设置为“脱机文件”。

其次要让隐藏的脱机文件显示出来。在Windows 7系统的资源管理器窗口中，依次选择“组织”|“文件夹和搜索选项”命令，切换到文件夹和搜索选项对话框，点击“查看”选项卡，打开如图6所示的选项设置页面，取消选中“隐藏受保护的操作系统文件”选项，同时将“显示隐藏的文件、文件夹和驱动器”选项选中，确保后保存设置操作，这样就能正常访问脱机文件夹中的内容了。

下面添加脱机内容到Windows 7系统的“脱机文件”库中。打开系统资源管理器窗口，找到需要添加的脱机文件夹，用鼠标右键单击之，选择右键菜单中的“包含到库中”|“脱机文件”选项，就能将目标内容添加到脱机文件库中了。日后，通过Win7系统库功能，就能高效地访问和管理脱机文件了。

4.公司文件管理制度 篇四

第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合企业实际情况，特制订本制度。

第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。

二、收文的管理

第三条 公文的签收

1、凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

2、对政府部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告有关部门，并登记差错文件的文号。

第四条 公文的阅批与分转

1、凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2、一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。

3、为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。

第五条 文件的传阅与催办

1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2、阅读文件应抓紧时间，当天阅读完后应在下班前将文件交秘书处，阅批文件一般不得超过两天，阅后签名以示负责。如有总经理“批示”、“拟办意见”，秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。

3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4、文件阅完后应送交秘书，切忌横传。

5、行政秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放或分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得秘书同意予以复印或摘抄，原件应及时周转归档。

三、文件借阅和清退

第六条 各部门有关人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门主管签写便条，对有密级的文件须秘书同意后方可借阅。

第七条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。

第八条 各部门应具体指定责任心强的主管负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

四、文件的立卷与归档

第九条 文件的归档范围

凡下列文件统一由行政秘书归档：

1、企业领导发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的各类计划、统计、季度、年度报表等;

2、各种专业例会记录;

3、企业召开重要会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

4、有保存价值的客户资料及处理结果;

5、企业日志和大事记。

第十条 立卷要求

1、文件的立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

五、文件的销毁

第十一条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，秘书应定期清理造册并按行政有关规定，办理申请销毁手续。

六、附则

第十二条 本制度解释权归行政部。

5.公司文件档案管理制度 篇五

总则

为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。

一、适用范围

1、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。

2、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等

3、公司的请示与上级批复文件

4、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告

5、公司成立、合并、撤销、更改名称、股东会决议、董事会决议等相关文件资料

6、公司制定的章程、制度等文件材料

7、公司营业执照、税务登记证等重要文件 二．档案保管

1、公司各类文件应由总经理办公室安排专人保管。

2、保管人员需根据文件内容及其历史关系，合并整理，分类保存。

3、档案保管人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。

4、库藏文档要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。

三．档案借阅

1、借阅档案必须先办理借阅手续，登记《档案借阅审批表》由部门负责人签字。

2、借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改。

3、借出的档案要注意保密，不得将档案带入私人场所，不得让无关人员翻阅。

4、借阅的档案应如期归还，如因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。

4．归还档案时，由档案保管人员当面查点清楚，并在《档案借阅审批表》上及时注销。

5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。四．档案销毁

经确定需销毁的档案，由档案保管人员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。五． 档案保密

1、档案保管人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。

2、不得传播、议论有关机密问题。

6.公司证照及重要文件管理办法 篇六

为加强所有证照原件及其申办原始资料及其重要文件资料的管理，防止遗失并保证按时年检，特制订本制度。2.范围

1）营业执照、组织机构代码证、税务登记证、贷款证、行业资质证书、房产证、商标注册证书等证照原件及其申办原始资料；

2）所有资信类文件，如行业标准、验资报告、审计报告、评估报告等； 3）重要文件，如服务项目合同书、投资项目合同书、租户合同书等； 4）总经理指定要求专管的文件资料； 5）公司其他应重点保存的资料。3.职责: 4.1营业执照、组织机构代码证、税务登记证、行业标准等由公司办公室设专人负责保管。4.2 贷款证、验资报告、合同书等由公司财务部设专人负责保管。4.3 办公室负责相关证照的申办、变更、年审和延期等，财务部配合。

4.4 办公室和财务部要保证证照资料的完好无损，防止任何情况下的遗失损坏。4.5 严格交接转移手续。4.证照资料的查阅、借用、复印

4.1经部门主管领导批准后，可对以上证照、文件资料进行查阅，但合同书、验资报告需经总经理或主管副总同意方可查阅。

4.2 如因工作需要借用相关证照，经办人须填写《证照借用申请表》，经相关领导批复后持表办理借用手续。如遇特殊情况，可电话请示同意后办理借用手续。

4.3 经总经理、主管副总同意后可对相关证照复印，包括提供现成的复印件，需在复印件上注明用处。5 :违规责任

5.1 凡因保管不善或借用、借阅手续不齐，导致证照及重要文件资料遗失的，由证照保管人员承担补办费用及相关责任；

5.2 凡因借用、借阅人过失而造成的证照资料灭失，由借用、借阅人承担补办费用及相关责任；

5.3 如因机要员主观原因造成的证照逾期年检等行政罚款均由证照管理员自行承担。7.支持性文件与质量记录: 6 支持性文件

7.可信电子文件与电子文件可信管理 篇七

关键词：电子文件,可信管理,审计认证

电子文件本质上是档案,只是载体形式不同于传统档案,因此其本质属性必然也是原始记录性。从电子文件内容上看,是形成者在社会活动中直接形成的,原始地记录和反映着形成者从事某一社会实践活动的实际内容与客观过程;从电子文件形式看,是其形成者当时当事使用的原始文件的直接转化物,原样地保留着形成者当时的工作痕迹以及当时的照片、录音录像等,是形成者的原稿、原作、原声、原貌。因此,电子文件同传统档案一样,都是历史活动的最真实可信的原始记录,是后人查考历史事实的最确凿可靠的原始凭证。

从电子文件出现直到现在,虽然其研究取得了很多进展,得到了社会的广泛认可,然而还有许多档案人员甚至包括一些档案专家在内对电子文件依然不认可。问题的根本在于电子文件的真实性是否得到了保障,档案管理人员是否能提供电子文件真实的充足证明。

一、可信电子文件

可信的电子文件是指真实性、完整性与长期可用性得到确认的电子文件[1]。这里使用了“确认”一词,而非常见的“保障”。二者的区别在于“确认”不仅表明电子文件真实性得到了保障,还能对其真实性提供证明,从而满足社会对电子文件真实性要求的主观认知,电子文件是可信的,也就具有了法律效力。因此,可信电子文件是真实性、完整性、长期可用性得到保障并能进行真实性证明的电子文件。

二、电子文件可信管理工作内容

1. 档案管理工作的本质。根据档案的本质属性———原始记录性,可以明确档案管理的本质是保障其真实性、完整性,维护其长期可用性,档案管理的所有作用工作都应该围绕这个“保障”、“维护”来开展。只有真实性得到了保障,长期可用性才有意义。离开了真实性,长期可用性就是无源之水、无本之木。因此,档案管理的首要任务是保障档案的真实性并证明其真实性,其次是维护其完整性与长期可用性。

首先对传统档案管理进行简单分析。传统档案管理工作主要内容大体为八项:收集、鉴定、整理、保管、检索、提供利用、统计、编研。这八项内容从理论上划分为两个基本方面:即档案实体管理与档案信息内容的开发利用[2]。

这两大方面主要考虑的是档案的完整、齐全与可用性,基本没有涉及档案的真实性问题。内容信息的开发利用自不必说,实体管理依然没有考虑档案的真实属性问题。如收集工作主要是保证归档和进馆档案的齐全完整,维护全宗和全宗群的相对完整性。保管工作是指对已经整理好并排架入库存放的档案进行日常维护,一是维护档案实体的管理秩序,使档案在库房存放与使用时始终有序;二是保护档案实体不受损害,尽量延长档案实体的“自然寿命”。前者实际上是为了下次的查找利用方便,后者则是为了档案的长期可用。鉴定工作是指对档案价值的鉴定判别,以此来决定档案的存毁。

整理工作基本任务是建立档案实体的管理秩序,使档案实体有序化、条理化,最终目的是方便查找、方便利用,整理中的逻辑方法或历史方法均指的是如何实施实体档案有序化管理,即库房中档案的排列问题,实质上是档案分类方案的确定问题。可以说,整理工作关注的是实体的排列,而非档案信息的真实性问题。实际上,由于信息与载体的分离以及计算机强大的处理能力,电子文件可以同时有多个分类方案,当然,历史方法的分类方案应是最基本的方案,但完全可以同时具有逻辑方法的分类方案。从这个意义上,电子文件实体排列的重要性急剧降低,也就是说,其整理工作主要是制定分类方案。

从以上分析可以看出,传统档案工作关注档案的完整性与可用性,但基本没有考虑档案的最本质属性——真实性。这应该不是档案学者的疏忽。由于载体与信息不可分离的特性造成了纸质档案真实性不言自明。很可能正是这种不言自明、所见即所得的明显感觉, 使得档案学者没有考虑纸质档案的真实性管理问题,纸质档案管理工作也就忽略了真实性保障与真实性证明方面。但由于在档案工作没有做到真实性保障与真实性证明的同时,社会却依然认可了纸质档案的真实性,这种忽略并没有影响纸质档案的法律效力。因此传统档案管理可以不涉及真实性保障与证明工作,从管理理论到实践几乎都没有这方面的思考与行动。但电子文件呢?信息与载体分离的电子文件其管理工作是否还可以不考虑真实性问题呢?电子文件管理还按照传统档案管理的工作内容来进行就能满足需求吗?答案是否定的。

2.电子文件可信管理。

(1)电子文件管理的常规性工作。电子文件的本质是档案,必然遵循档案管理的规律。其工作也应该包含档案管理的八项内容,但有一定的变化。

收集,同纸质档案收集工作一样,其基本任务是将电子文件集中到档案机构中。不一样的是,后者除了收集电子文件本身,还要收集其元数据,这些元数据对以后的长期保存有着重要作用。考虑到电子文件对软硬件的依赖性,常用“捕获”一词来替代“收集”,以表明元数据收集、实时归档等方面的主动性与必要性。该项工作对电子文件全程管理具有重要意义,也是本课题重点分析的内容之一。

整理工作的重心不再是实体的排列上架,而是多种分类方案的制定与相关元数据的补充,并将这多种分类方案固化在管理系统中。

与传统档案保管工作极为重视载体不同,电子文件保管工作则将实体与信息本身均作为其管理对象,即不仅对载体进行保管、保护,更重要的是对信息内容进行保管、保护。实际上由于载体的容灾备份与可以在其寿命终结前将信息迁移到新的载体上,载体保管的重要性在电子文件长期保存中急剧降低。

鉴定工作除了对电子文件价值进行鉴定判别外,还需要实施技术鉴定,即“双重鉴定”。对于检索工作而言,最重要的是进行著录、标引工作。需要注意的是,该工作需对元数据与传统档案著录项进行区别、区分。

(2)电子文件可信管理必须包含的两个内容。除了传统档案工作的八环节外,电子文件管理还应包括两方面的工作:一是保障电子文件的自然属性——真实性、完整性与长期可用性,二是证明其真实性。相对于纸质档案管理工作而言,这两方面工作是全新的,也是至为关键的。

1对电子文件实施全生命周期管理。电子文件从生成开始,除了文件属性,还具有自己特有的文件类型、格式、生成环境等技术属性;在流转过程中,可能还会有数字签名、电子签章、流转的流程记录等;转化为档案后,可能还有保存位置、存储介质等属性;在长期保存过程中,还会有格式迁移、介质迁移等。这些因素都会对电子文件的真实性、完整性与长期可用性产生影响,必须用全生命周期管理来解决这三性的保障问题。

前述常规工作实际上就是全生命周期管理中的工作环节与工作内容。除了这些常规工作,至少还应有文件捕获、格式管理、元数据管理(非著录工作)、跟踪审计等和可信保障密切相关的工作。可信的收集与归档、可信OAIS电子文件库、可信保存流程等是电子文件生命周期管理中的关键环节与关键问题。

2对电子文件管理实施审计认证。前述分析,电子文件具有法律效力,要证明其真实性,就要对电子文件的真实性进行确认,常见方法是对电子文件管理过程进行审计跟踪,施加数字签名、水印、电子签章等技术手段,进行认证。电子文件管理依赖于软硬件系统,数字签名、水印、电子签章以及审计跟踪的信息也全部保存在电子文件管理系统中,为了确保这些信息能够产生并能被正确保存,电子文件管理系统就必须满足相应标准。证明系统满足管理标准, 首先需要有认证机构(可以是政府机构,最好是中立的第三方)对系统进行认证。如果使用了未经认证的系统,很有可能满足不了对电子文件的审计跟踪,这种系统产生与保管的电子文件其真实性就难以得到证明。只有满足了认证的系统,才可以实现对电子文件真实性的管理保障。

档案管理中需要档案管理人员大量的智力劳动,因此电子文件管理系统需要人机交互,不能完全自动运行。人机交互的程度、不同档案人员的操作能力不同,系统运行的结果存在不一样的可能。因此,满足认证的系统是电子文件真实性的必要条件,但不是充分条件,还需要对电子文件管理过程进行认证,也就是对电子文件管理系统运行进行认证。

最后一个认证是保管机构的文件保管能力认证,包括管理人员的职业能力、规章制度、软硬件条件、管理规范、运行维护等的投入资金等等。只有经过认证的机构才有资质、有能力管理电子文件。

8.铁路建设项目文件管理办法的编制 篇八

随着国家整体经济形势发展的需要,政府加大了铁路基本建设的投资规模,其中修建行车速度200-350公里/小时的高速铁路(客运专线)项目占较大比例。为实现铁路又好又快发展的战略目标,铁道部在工程施工质量控制上,建立了以施工单位为工程施工质量控制主体,建设单位、监理单位、勘察设计单位和咨询单位等各方按规定分工负责的质量保证体系,对工程施工质量进行全过程控制。建设项目文件是工程施工质量控制手段之一,既是有关参建单位实施过程控制的凭证,也是有关政府部门实施监督的依据。上至铁路建设主管部门,下到建设项目各参建单位,应把建设项目文件管理工作视为整个项目管理的重要组成部分,不可偏废。

一、目前铁路建设项目文件管理存在的问题及现状

1、据了解,目前各在建项目的建设项目文件管理工作仍以《铁路建设项目竣工验收办法》(铁建设[2001]117号)及《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》(办档[2002]8号)有关规定为主要参考性依据(而117号文件已于2008年3月1日废止)。原因是铁道部修订后的《铁路建设项目竣工验收办法》(铁建设[2008]23号)中取消了“竣工验收附表”和“铁路建设项目竣工文件及移交资料目录”,而文件中提到的“竣工文件内容及提交份数执行铁道部相关规定”却未明确是哪些规定。由此,项目文件管理工作出现了无“依据”的“空白期”,导致参建各方的无所适从。

2、随着铁路建设管理模式的变化,技术标准的提高,管理规章的修改及新技术、新工艺、新设备、新材料的采用等,曾经有统一要求的各种既有文件资料处在不断地补充、修改、更替中,有关主管部门又没有及时理顺,导致其杂乱无章。突出表现在一方面各种文件资料间出现交叉、重复,而同时一些关键文件资料又有不少缺项、遗漏,造成实际操作过程中的混乱。如“程检表”的使用问题,2003年前铁道行业的施工规范和验标同属强制性标准,对于保证工程施工质量而言,施工规范面向过程控制,验标侧重于最终检验。所以,仅有验标资料不能反映过程控制的内容,就有了配套的“程检表”。从2004年起,新的铁路工程建设标准强化了过程控制要求,验标变成了一个既有过程控制,又有最终检验的综合标准。施工规范逐步弱化为施工技术指南。“程检表”的内容在验标规定的文件资料中已经体现,按验标填写有关表格后,再填写“程检表”存在一定的重复,必要性不大。但一些关键工序的具体操作对实体质量有重要影响,验收标准的内容也存在一定的局限性,没有关于工序的具体要求。目前,各建设项目对“程检表”是否填写做法不一。

3、有些建设单位参考、借鉴其他项目的做法和文件格式,研究编制适合本项目的文件资料管理模式和要求,具有一定的实用性、系统性。但因与铁路行业既有管理要求不一致,缺乏权威性,某些情况下并不被认可。有的建设单位则要求参建单位按铁道部不同时期的规定分别做出多套文件资料,造成大量重复性工作。

4、2008年7月,铁道部编制了《铁路建设项目资料管理规程》(征求意见稿),目的是提高铁路工程资料管理水平,使工程资料的形成、收集和整理工作有所遵循,从而实现标准化;保证工程资料的系统性、完整性、真实性和可追溯性,规范建设过程中参建各方的操作;明确建设过程中工程资料的内容、范围和管理要求,适应和满足不同方面的需求;节省和充分利用资源,清理、整合交叉、重复的相近资料;做好与现行其他标准规范、建设管理规章及信息管理系统等的协调和对接。但由于其自身的局限性,还远没有达到上述目的。

二、铁路建设项目文件管理办法的编制

要编制一套既科学实用、便于操作又满足各项工作需要的建设项目文件管理办法,应处理好以下问题。

1、建立铁路建设项目文件资料及项目档案管理大概念。随着项目档案管理工作的逐步成熟,项目档案的重点已不能简单地理解为对接收的文件材料进行排序、编号、装订等整理工作,而侧重于对接收范围的把握。即在建设全过程中有保存价值的文件材料归齐了没有,归的内容是不是有效文件,这才是项目档案管理的精髓。铁路建设项目档案是铁路建设项目文件资料的直接转化物,在建设项目立项至竣工交付使用的全过程中,所有文件资料的形成均应符合归档的要求。因此,《铁路建设项目资料管理规程》应与铁路建设项目档案的要求相一致、相衔接,而不能出现脱节,甚至矛盾。同时,应以整个建设项目为管理对象,纠正只重视施工竣工阶段文件资料管理,忽视建设前期、工程管理等方面文件资料管理的倾向。

2、以满足“项目档案四个作用”为落脚点,吸纳多方意见。基于铁路建设项目建设环节多,涉及专业多,参与管理者多,形成文件资料种类多、数量多等特点,建设项目文件资料和档案管理是一项繁杂的工作。为此,铁道部主管部门应根据建设项目归档文件资料要满足原始凭证作用、原始科技与生产信息存储作用、技术管理作用、认识与参考作用等要求,组织有关部门、单位、专家组成编制小组,在广泛征询各方意见的基础上,编制一部包括立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收、养护维修等活动的“铁路建设项目文件资料及档案管理标准”。

3、准确把握编制“标准”的原则。一是要根据国家、铁道行业有关法律、法规,结合铁路建设管理特点,全面反映参建各方的过程控制、节点要素、目标管理等基本内容;二是“标准”应与现行铁路工程建设技术标准和管理规范配套,并体现铁路建设与发展的新要求,特别应把高速铁路(客运专线)建设的有关技术特点、质量要求、保证措施等内容体现出来;三是要明确铁路建设程序中各阶段、各专业必须形成文件资料的内容和归档的范围,力求做到内容详细具体、信息全面系统、格式规范实用,同时应具有较强的操作性,便于实现过程控制,满足各方面的需要;四是要适应铁路建设项目管理模式的变化,注意“标准”内容的开放性。

4、统一一套完整的工程资料用表,涵盖过程控制与质量管理的重要施工资料用表。结合高速铁路的建设特点和各专业、各施工过程的整体需要,保障落实质量责任制。按照项目类型、专业种类,对应不同的表格,给予编号,并以标准的格式固定下来,方便档案管理人员对项目档案归档范围、表格填写、法律签署等进行指导,真正做到标准性、权威性、科学性和可操作性。

5、明确档案馆在项目竣工前对项目档案进行预验收的要求。明确向各级档案馆报送项目档案的内容和组卷表。

三、京津城际铁路建设项目的文件管理

1、京津城际铁路建设项目文件资料管理情况

由于高速铁路在整个铁路行业是新事物,建设项目文件资料归档范围的确定也在摸索期。在铁路行业项目档案管理标准发布实施前,京津城际铁路建设项目采取了“粒粒归仓”、“宁多勿缺”的归档原则。具体实施中,项目建设单位主要是以《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28—2002)及铁建设[2001]117号、办档[2002]8号文件为基本框架,增加客运专线工程施工质量条件下的新内容(特别对路基、桥梁、通信、信号、电力、电力牵引供电、涉外等方面)加大收集力度。某些有特殊要求的专业则执行地方标准,如北京南站、天津站等房建工程均按当地城建部门地方标准的要求办理。

2、京津城际铁路建设项目档案管理新模式

按照铁道部指示,京津城际铁路管理模式为京津城际铁路有限责任公司作为产权单位,委托北京铁路局代其运营、维修。根据国家档案管理相关规定,京津城际铁路建设项目档案原件应由公司管理,但因公司的客观条件所限,也采取了由北京铁路局代其保管的形式。为分清责任,公司与北京铁路局签订了该建设项目档案代保管协议。协议主要条款规定,公司对档案内在质量及其完整、准确、系统性负责,北京铁路局按铁道行业档案管理要求进行整理上架,并对档案实体安全负责。京津城际项目档案管理的这一新模式,是个例还是今后客运专线档案的管理方向,还需要随着铁路改革的不断深入进行探索。

9.公司红头文件管理办法 篇九

公司所属各单位、各处室：

现将《xx公司文件制发、批转工作管理办法》予以印发，请各单位、各部门认真学习，遵照执行。

附件：xx公司文件制发、批转工作管理办法

综合办公室

xxxx年x月x日

xx公司文件制发、批转工作管理办法

为切实转变工作作风，改进工作方式方法，加强文件制发、文件批转工作的规范运作，进一步提高文件质量和传送的时效性、准确性，提高文书处理工作水平和效率，有效服务于公司建设，特制定本管理办法。

一、文件制发原则要求

“精文”。草拟各类文件应情况确实、观点明确、条理清楚、言简意赅；审核文件要坚持少而精的原则，严把内容关、政策法规关、文字关和体例格式关，确保文件的时效性、政策性、指导性，力戒照抄照转、内容空泛，坚决杜绝以文件贯彻文件的形式主义。

“减件”。制发文件应确有必要，注重实效，坚持从实际需要和解决问题出发，可发可不发的文件坚决不发。以下几种情况不再发文：可采用电话、传真等形式解决的事项；属各处室职权范围内工作的；过去已有明确规定，没有新的部署要求和实质性变化的。

二、文件制发流程标准

拟稿。根据文件内容涉及范围和管理权限，由主办单位或部门编制文件，并填写相应的发文卡，注明文件名称、主送、抄报、抄送、主题词以及拟稿单位、拟稿人等信息，并附于文件首页。信息填写一律使用碳素笔或中性笔，不得空缺、遗漏，发文卡做到字迹工整、填写规范，严禁字迹潦草

和涂改。

核稿。根据文件内容涉及范围和管理权限，按照由主办到协办、由下至上的原则，组织相关部门进行文件会签。会签过程中提出的修改意见在下一会签程序前必须订正完毕。

签发。部门会签完毕后，由分管领导进行审核会签，再由主要领导予以签发。属于公司全面性、整体性的或涉及两个系统以上的文件，必须由主要领导签发；涉及机构、人事重要方面的文件必须董事长、党委书记签发，属专项工作安排或单一系统工作安排的文件由公司主要领导委托分管领导签发，但必须由文件具体承办部门办理相关委托手续；上行文必须由公司正职领导签发。文件签发完毕后，由综合办公室主任进行审核，签署审核意见，包括文件下发形式、体例格式把关意见。

校对。文件审核完毕，由具体承办人员交综合办室文件管理员根据审核意见进行编号，按照国家行政机关及两级集团公司公文格式排版、发样稿。带有附件的文件，必须附有完整的附件资料，不得遗漏、空缺。文件落款时间以领导签发日期为准，印发日期以具体印制发放时间为准。样稿由主办单位负责校对，并在发文卡校对处签字确认后方可印刷，以确保文件组词规范，无错字、别字。

印发。文件由综合办公室负责统一印制，任何单位或个人不得擅自承印。文件发放一律走办公室机要程序，即由办

公室登记填表，由具体承办人负责发放，并将“xx有限公司发文登记表”交回综合办公室予以存档。紧急文件通过机要系统以传真形式提前发放。各单位传真系统必须保证24小时畅通，传真设备确保完好无损，能够正常使用。

修改。文件印制成型后，原则上不得修改。因客观因素确需修改时，必须提出书面申请并由签发领导签字认可方可更改。

三、文件批转流程标准

㈠、第一阶段：公文的收受与分流

签收。履行规定的确认、清点、核对、检查手续后，由机要人员分别从发文单位、机要部门、邮政部门或通过传真机、计算机等通信设备收取公文。

启封。密封公文统一由机要人员签收后，统一启封或呈送有关领导亲启。

登记。将公文标题、密级、发文机关、发文字号、收文日期逐项登记清楚，相应填写“xx有限公司文件批(传)阅单”并附公文原件。

㈡、第二阶段：办理收文

拟办。由办公室主任或相关负责人对公文进行认真阅读分析，提出建议性办理意见，并提供必要的背景材料，供有关领导审核定夺，做出指示。

批办。领导对公文(包括公文的拟办意见)进行认真阅读

分析之后，提出处置意见。机要部门根据有关规定或者领导人批示意见，将公文分送有关领导人和部门。

承办。属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门在三个工作日内答复来文机关；涉及其他部门业务范围或需要报请上级审批的事项，承办部门应当提出处理意见或直接代拟文稿，并送请领导审批，于一周内完成。

㈢、第三阶段：组织传阅与催办

传阅。以负责公文传阅的机要人员为中心点，以阅读审批公文的领导人为外圈，由中心点开始传送第一个人阅看，第一个人看毕退回中心点，再由中心点传送第二人阅看，依次推进，随时掌握公文去向，避免中途积压和传递断线，避免漏传、误传和延误。

催办。由机要人员对紧急或者重要公文进行及时催办，对一般公文定期催办，并将催办落实情况及时报公司企管法事处，由企管法事处负责在班前会上通报，并拿出相应考核处理意见。

㈣、笫四阶段：处置办毕公文

立卷。将办理完毕且有利用价值的公文编立为案卷，便于查找和利用。

归档。将编立好的案卷及案卷目录按规定的时间和质量要求移交档案部门保存和管理。

暂存。一时难以准确判定是否应予销毁的公文要暂时留

存保管。

10.公司技术文件及资料管理制度 篇十

第一章 总则

第一条为建立、健全公司技术文件及资料管理工作，完整地保存和科学地管理公司的技术文件及资料，充分发挥技术文件及资料在公司发展和调整中的作用，更好地为公司各部门服务。制订本管理制度。

第二条技术文件及资料是指各部门在经营业务活动中形成的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。

第三条把技术文件及资料工作纳入公司的技术业务管理工作中。建立资料库保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档。以保证全公司技术档案工作的顺利开展。

第四条资料库集中统一管理全公司的 技术文件及资料。建立、健全技术档案工作，达到全公司技术文件及资料的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第二章 技术文件资料的归档

第五条每个品牌、每个型号、每台设备技术项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料要及时移交资料库归档。

第六条各部门或工作人员在移交技术文件资料时，交接双方应办理交接手续，签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，管理人员应协助当事人整理齐全入库归档。

第七条凡需归档的技术文件资料，做到书写材料优良，字迹工整，图纸按规格绘制，电子文件齐全。严禁用笔和复写纸圈划，修改和删除电子文件。

第八条凡外来、外购回公司的图纸资料，随仪器、设备的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前，必须通知资料管理人员参加清点，如数归档。

第三章 资料室的任务和管理人员的职责

第十条资料室的任务：

一、集中、统一、科学地管理好技术文件资料，维护技术文件资料的完整、系统、准确和安全，并及时、准确地提供利用。

二、协助各部门和有关技术人员做好技术文件资料的正确整理、立卷归档工作。

三、负责设备档案资料（设备图纸、使用说明书、机械或电器原理图、验收文件等）的保管、借阅与管理工作；

第十一条技术文件资料管理人员的职责：

一、认真贯彻公司技术文件资料管理工作的方针政策。钻研业务，提高管理水平，保证工作任务的完成。

二、科学地管理全公司技术文件资料，承办技术资料和技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴

定、统计以及绘制检索工具等工作。

三、遵守公司保密制度，做好安全保卫工作。

四、严格执行技术文件资料的保管、借阅、发放制度。

第四章技术文件资料的保管和借阅

第十四条资料库应对接收来的技术文件资料进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制电子版《技术文件资料查阅目录》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。

第十五条资料库应认真执行技术文件资料的保管检查制度，每年年底全面检查、清理一次，做到帐档一致。

第十六条资料库应做好技术文件资料的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。

第十七条技术文件资料的保密制度：

一、技术文件资料的借阅者及管理者须妥善保管资料，不得转借他人、不得遗失。

二、非涉密人员严禁翻阅、查看机密技术文件资料。

三、机密技术文件资料的借阅者及管理者必须严守机密，维护技术文件资料的安全，所借资料必须当日返还，不得过夜。不准在非保密本上和U盘上摘录机密事项或私抄机密技术性文件和资料内容。

四、技术文件资料如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理。

五、任何人未经允许，不得随意开启资料库电脑，翻阅技术

文件资料。

六、将离岗人员需在离岗前办理交接单，归还资料、工具等物品，没有交接单不准离岗。

第十八条技术文件资料的借阅和传送：

一、凡本公司工作人员，因业务需要都可借阅技术文件资料。由管理人员填写《技术文件资料借阅登记表》，借阅人员签字后，方可使用。用后按期归还，经管理人员检查后，方可办理注销手续。电子文件未经公司领导批准不得复制。

二、技术文件资料和各种说明书等，均在公司内控制使用，档案原件不得借出。

三、技术文件资料到期还未归还的按丢失处理，由资料员根据所借资料的价值（各类书籍按标价的2倍，零件图及工艺规程等资料按每张A4纸20元折算）报主管部门审查、批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。

四、借阅者应保持技术文件资料的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、更改、抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负责，如发现有问题或损坏而不能继续使用时按报废处理，由资料员根据所借资料的价值（各类书籍按标价，零件图及工艺规程等资料按每张A4纸10元折算）报主管部门审查、批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。

五、传送的技术资料只能在个人QQ号和电子邮箱，未经许

可不得转发，下载打印。发现违反者按泄密处理。

第六章技术档案的复制和技术资料的发放

第十九条凡归档的技术文件资料，都建立电子文件。重要的和使用频繁的应复制备份一份，供日常借阅或发放使用，备份文件发放后，应及时复制补充完整。

第二十条需加工制作的工装类图纸文件，都应形成电子文件。第二十一条用作指导生产的工艺卡片、工序卡片、生产作业指导书等，发放制造部、分管技术员及资料室存档。

第七章技术档案和受控技术文件的更改

第二十四条当文件提供部门需对技术文件资料实施更改或补充时，应有更改通知单。更改人员根据通知单的内容对技术文件资料实施更改。并将修改通知保留备查。

第二十五条技术文件资料更改后，资料员应及时将更改通知单发放各相应的文件受控场所，以保证文件的使用得到有效控制。

第八章附则

第二十七条本制度由青岛爱尔节能科技有限公司制定，其解释权与修改权归技术研发中心所有。

11.电子文件管理的“双套制” 篇十一

【关键词】电子文件；双套制；归档

一、“双套制”概念阐述

“双套制”的概念由来已久，到了电子文件管理时代，为弥补电子文件真实性、长久保存等缺陷，在文件归档环节中特别强调“双套制”归档。

首先，纸质环境中的“双套制”是基于档案的安全和利用的方便，要求归档文件一套按规定移交进档案馆，另一套由文件生成机构自己保存，即同样载体、异地实行备份；再后来，“双套制”归档是指保存一套纸质文件的同时，又以缩微胶片等形式予以保存另一套，即不同载体、本地或异地实行备份。到了电子环境中，“双套制”是专业针对归档保存状态而言，亦称为“双套归档”。即对同一份文件，在归档保存其纸质版本的同时，又保存一份电子版本，使两者共同处于存储和可利用的状态。

相对“双套制”还有一个“双轨制”的概念，“双轨制”是针对文件的运行处理阶段而言的，纸质文件和电子文件同步随业务流程运转，在文件进入运转程序时就形成了电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。在现行期结束后，“双轨制”便导致了“双套”归档。“双轨制”包含了“双套制”，初步实现了对电子文件的全程管理，电子文件也是“原始文本”，参与相关的事务处理，如果管理过程完善，可以形成全面的元数据，也就产生了完整意义上的包括内容、结构、背景信息的电子文件。

双套制的实现，可以是对电子文件制作纸质拷贝，也可以是对纸质文件进行数字化。对于传统环境下纸质文件的数字化归档情形不在本文讨论范围之内。

二、实行“双套制”的原因

电子文件和纸质文件相互依存，两者优势互补、劣势互抵，是实行“双套制”归档的根本原因：

1.电子文件较之纸质文件的优势

相对纸质文件利用方面的种种不便和限制，电子文件具有操作的方便性，利用的高效、便捷、灵活和共享性，信息存储密度大、空间小。恰恰满足了社会对文件、档案信息的利用需求上涨，对信息的系统性、时效性要求提高的趋势，为利用者提供了纸质文件所不能及的便利，由此，电子文件的优势更加突出，使其日益普及并得到广泛认可。

2.电子文件天生固有的缺陷

这也是限制电子文件目前作为唯一的归档文件形式的可行性的根本原因。

首先，安全性：电子文件的软硬件技术设备依赖性强，设备更新换代导致的信息难以读取风险大；存储载体脆弱，稳定性和耐久性不足；信息传输过程中容易泄露。而纸质文件则因为纸张与字迹的结合，有较强的稳定性，保存时间相对也较长，安全可靠性强。

另外，法律凭证性：电子文件由于其内容和载体的可分离性，易更改，易复制，对信息的真实性和原始性构成极大威胁。如北京市档案馆对电子文件的分类管理办法中规定：当前所有OA系统中产生的电子文件只能当作传统载体的数字副本，因为电子文件还不具有足够的法律要素，对电子文件的真实性认证缺少约定，电子文件的安全性可以由技术由系统来保证，但真实性的保证和认同却不是一时能够解决的。虽然我国法律中并不排除电子文件的证据资格即可采性，但是其证明力却有待加强并通过相关制度进行完善，加上法律上对电子证据的归类不明，也导致其无法作为直接证据来使用。而纸质的内容和形式集于一身，不可分离，原始记录性强，被广泛认为是一种真实可靠的法律证据。并且法律规定：书证完全可以单独作为认定案件事实的证据，所以纸质文件的归档保存还是人们的一颗“定心丸”。

虽然从理论上，信息加密技术、签署技术、防火墙、身份认证、元数据等技术性措施可以在一定程度上弥补电子文件易更改的缺陷，但要从根本上避免电子文件易删改且不留痕迹是极其困难的。

3.目前的档案管理现状

现阶段，关于电子文件的管理，体制尚未理顺、配套机制还未形成、法律法规有待建立健全、计算机应用水平亟待提高，以及文化背景和利用习惯的根深蒂固等等诸方面，都限制着电子文件独立存在、全部取代纸质文件，出于对文件证据性的要求和长久可读的考虑，将电子文件转换成纸质版本，将延续相当一段时间。

三、“双套制”的评价

任何事物都有两面性，处于得失之间，“双套制”归档在解决已存在问题的同时也带来了新的问题。

优点是“双套制”归档融合了纸质文件和电子文件两者的优势，既可以发挥文件的高效存取检索利用功能，又可以保障档案的凭证价值和永久保存的需要。这也是文件介质转换时不可避免的现象，“双套制”中纸质副本存在的根本目的一方面是为了保证电子文件的真实性，以保证其查考凭证的法律效力，另一方面是档案记忆长久保存的保障。

缺点是“双套制”又带来了不可忽视的经济成本问题，制作成本、保管成本、人力、物力和财力，再加上电子文件高技术要求性的保管条件，使得电子文件带来的便利和迅捷等优点，在双套制庞大的纸质副本的保管成本面前大打折扣。

电子文件进行纸质备份花费的人力、物力和财力，与确保电子文件信息真实地、长久地流传下去，这两种价值，究竟哪一种更大、更值得我们追求呢？笔者认为，作为档案工作者，我们有责任、有理由为国家和社会记忆的长久流传服务。

四、“双套制”的完善和发展趋势

在现阶段，我国的电子文件管理实行“双套制”管理有其客观必然性，我们关注的焦点也应该从应否实行“双套制”转移到如何有效做好“双套制”的层面上来：

1.根据国家相应的标准规定，制定本单位档案双套制管理措施，完善电子文件归档程序和管理方法。

2.当前为了节约成本，最紧要的是精简双套制打印范围。

《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）规定：具有永久保存价值的文本及图形电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》第7条规定：“电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互连。”可见，关于双套制的范围为具有永久或长期保存价值的电子文件。具体到实施过程中，具有永久长期保管期限的电子文件要实行双套归档，短期的则可以量力而行。此外，各单位还可以根据其工作职能、文件保密与否、成本效益、文件属性、业务特点和利用需求等实际情况，来确定电子文件的双套制适用范围。

3.“双套制”实施过程中特别强调纸质文件和电子文件的“一一对应”。如根据北京市档案馆的规定，现阶段要切实落实“双套制”，过去强调纸质文件要进行数字化，而现在要强调电子文件形成纸质副本。

从全球来看，电子文件管理的发展历程可以归结为三个阶段：主要依存于纸质文件的电子文件管理阶段，纸质文件和电子文件“齐头并进”，脱离纸质文件上升为独立的电子文件管理系统

纵观世界各国，唯有中国仍然在全面推行“双轨制”和“双套制”模式管理电子文件。而美国、英国、德国、法国、澳大利亚、加拿大、新加坡、日本和韩国等均逐步推进或已经实现了“单轨制”与“单套制”模式，不仅与其技术成熟有关，更重要的是，在法律上认定电子文件证据的证明效力。

例如，美国国家档案与文件署对联邦政府机构档案的接收已完全实现电子化，对于相同内容的文件只接收电子文件。法律上通过扩大文件内涵，认定不管形式如何都可以作为证据，结合非歧视原则、最佳证据原则和传闻例外规则规定了电子文件的证据可采性和证明力。

加拿大国家图书与档案馆只接收电子文件进馆。加拿大的《统一电子证据法》规定电子文件系统也是电子证据的一部分，系统的真实性可以替代文件的真实性，只要生成系统是真实可靠的，电子文件即可作为证据被采纳。

历史上每一种新的记录形式产生之后，都与此前存在的记录形式有一个共存共用的阶段，逐渐取而代之。目前，纸质文件和电子文件不宜相互取代，应有机结合扬长避短，协调发展。电子文件与纸质文件管理共存的二元格局将会持续相当长时间。

但是，共存的态势将持续地处于变化之中，主要表现在双方的数量、功能方面。大的趋向是纸质文件与电子文件的此消彼长，从以纸质文件为主到基本对称再到以电子文件为主。随着理论和实践的发展完善，技术系统开发的成熟突破、相关法律的健全完备和用户的成熟，待到电子文件的局限得到根本克服、法律地位得到完全确认，纸质要逐渐向电子过渡。

参考文献

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[3]宋煦东,王阿陶.文件双套制管理之“双套制鉴定”[J].档案与建设,2006(7)

[4]李京琴.数字化时代档案双套制问题[J].机电兵船档案,2006(4).

[5]王健.电子时代“双套制”归档的新内涵[J].中国档案,2004(12).

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[9]国家档案局科研所邱晓威.《电子文件归档与管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》(6号令)讲解.

[10]加拿大《统一电子证据法》.美国《联邦证据规则》《统一电子证据规则》.

作者简介：庞萍（1988—），中国人民大学信息资源管理学院硕士，中国海洋大学图书馆助理馆员。

12.电子文件管理问题探析 篇十二

随着全球化、信息化和网络化时代的到来, 因特网的全球性、开放性、共享性、动态性发展, 使得任何人都可以自由地介入Internet。电子政务系统中大量的政府公文通过Internet发布、高效流转, 档案已不再仅仅以单一的纸质形式存在, 以磁、电、光等介质为主要信息载体的文件应运而生, 产生了大量的电子文件。电子文件是社会进步的产物, 确保电子文件的安全是21世纪档案工作遇到的新课题。不断地研究、探索这方面的工作, 不但能够及时发现计算机操作系统的不足, 改进电子技术措施, 增加电子文件的安全性, 使档案资源得到安全、可靠的保护, 更能加强档案信息交流, 准确、快速地向社会提供有利的信息资源, 促进经济建设的稳步发展。由于电子文件的出现和发展时间短, 暴露的问题较多, 网络环境下电子文件管理正面临非授权访问、信息泄漏或丢失、数据完整性被破坏、利用网络传播病毒的威胁, 因此, 对电子文件的科学管理已成为一个全球面临的急待解决的重要课题。

一、电子文件管理中存在的问题

1. 电子文件管理过程中出现的漏洞。

首先, 对电子文件原稿保存的忽视。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施, 随意对其进行删改, 不是被清除就是被新文件覆盖, 使具有原始性的电子稿件面目全非, 失去了归档保存的意义。其次, 信息安全与保密问题。电子文件存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性, 造成电子文件与载体的可分离, 使电子文件信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。互联网的开放性, 使电脑病毒和蓄意破坏的电脑“黑客”对档案存放载体构成威胁, 载体一旦被电脑病毒感染或被“黑客”闯入, 就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失, 甚至造成整个信息系统瘫痪。再次, 电子文件的接收格式问题。由于电子文件的应用尚没有全国范围内普及, 档案文件在转手移交过程中, 会出现因两部门存储档案方式不同, 使用软件不同, 而使电子文件在转交过程中出现困难。

2. 电子文件自身的缺陷。

首先, 电子文件的内容与形式是相对独立的, 不但内容易于变化, 而且失去了固定的形式, 使档案部门在对电子文件进行检验时, 很难对电子文件的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。其次, 电子文件极易失真。如将纸质档案转化为电子文件的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实;电子文件的真实性问题伴随其生命的始终, 维护其真实性是一个不间断的过程, 信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案。再次, 电子文件经常处于流动状态, 如不及时捕获, 可能会导致信息丢失。电子文件结构复杂, 储存方式多样, 也容易造成信息的缺损, 以致电子文件内容的完整性很难保障。此外, 随着电子技术日新月异, 计算机更新换代很快, 常常只能隔代兼容, 不同软件、硬件环境形成的电子文件载体互不兼容, 难以互换, 对于需要长期归档保存的电子文件来说, 长期可读性是一个比档案载体寿命更为重要的问题。

3. 电子文件存储栽体的特质与缺陷。

高温可加速各种有害化学杂质对电子文件保存载体的破坏作用。库房潮湿还会促进空气中的有害气体、灰尘等不利因素以及滋生有害生物对电子文件保存载体的破坏作用。光向外辐射时会产生热量, 这种光辐射热就会影响电子文件保存载体的耐久性。阳光中的紫外线长期照射能使磁性载体消磁或退磁, 造成信息难以读取。空气中的有害气体在一定环境下会产生臭氧等, 导致电子文件保存载体耐久性削弱。灰尘在给电子文件保存载体带来机械损伤的同时也是微生物寄生与繁殖的良好场所。磁场和机械震动就会造成载体磁粉脱落、磁性减退或消失, 使记录信号丢失, 记录信息被破坏, 从而影响档案数据的读出效果, 缩短电子文件载体寿命。

二、加强电子文件管理的对策

1. 加强电子文件全过程管理。

电子文件的特性决定了电子文件的收集、积累的方法和要求不同于纸质文件。草稿文件由于不具备正式文件的功能, 一般情况下可不保留。但是, 如果出于保留文件重要修改过程的目的, 则应对原稿进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件, 应及时收集和整理, 并与其相应的纸质文件之间建立标识关系。必要时, 应在收集、整理过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品, 以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。

2. 采取切实可行的信息保护措施。

信息安全技术对于维护电子文件数据的原始性和真实性至关重要。电子文件上网后必须从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前, 为防止档案信息被窃取、删除和修改, 防止网络“黑客”的进入, 常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等。这些技术措施对于证实电子文件内容的真实、可靠, 确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密, 防范对电子文件的非法访问和随意删改, 都具有很好的效果。

3. 加强对电子文件所依赖的计算机软硬件设施管理。

软件管理上, 要积极开辟电子文件存储的新途径, 为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备, 对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞, 对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级, 搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上, 要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境, 强化防磁设施的完善和维护, 有条件的单位应及时配备升级服务器主机和数据库的硬件设施, 确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。

4. 重视和加强对档案管理人员的培养。

在电子文件日益普及且重要的今天, 培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急。档案部门和各级政府要重视和加强对档案管理人员的培养, 一方面, 要多渠道引进专业技术和管理人员, 使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面, 要对现有的档案人员进行专业培训, 特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。

13.广告公司设计部文件管理制度 篇十三

一、纸质文件

(一)、客户或业务提供的说明文件

1、客户或业务提供的纸质说明文件需妥善保管，未完成项目的纸质说明文件需使用本夹夹在一起，项目完成后将纸质说明文件按月份保存在档案单中。

2、每季度末集中销毁上一季度保存的纸质说明文件，由设计部和业务部共同监督执行。

(二)、印刷品成品

1、印刷品成品送至门店后需至少留存1张存档。

2、从印刷品成品中并挑选部分优秀设计及行业分类设计作为模板样品留存。(三)、设计单

1、设计单需按照日期倒序排放，夹于设计联单本夹中。

2、每月整理装订后与粉色设计联单共同放入档案袋保存。

二、电子文件

(一)、客户或业务提供的电子文件

1、客户或业务提供的文件类型分为以下三类 电子文裆如txt、word、excel、ppt、pdf等； 图片文件如：jpg、png、bmp、tif、gif等；

设计文件如：psd、psb、ai、eps、cdr、dwg、tif等；

2、客户或业务提供的电子文件禁止重命名文件及修改文件内容；

3、客户或业务提供的电子文件需存放在项目文件夹内，如需更改内容需复制并按照标准进行重命名后更改。

4、临时客户提供的文件如打印文档、图片除客户要求删除外禁止使用后立刻将文件删除，需将文件存储在临时文件夹内，定期清理。(二)、文件储存和命名规则

1、设计部文件存储采用服务器模式，设计师电脑仅留存必须的软件及进行中项目的文件；所需的素材、原始文件从共享服务器中获取；设计完毕的所有文件按照文件命名制度命名后上传至共享服务器相应的个人文件内，新建文件夹命名为项目名称储存；设计部主管每周审查已完成的设计文件，并将文件转移至服务器内‘已完成项目’文件夹存档。

2、服务器内文件分为以下几个文件夹：

项目文件：进行中项目、已完成项目、取消项目底稿； 素材：软件安装包、Windows系统安装包、字体、素材；

文档：新奇迹广告、新奇迹装饰、晨讯商贸及文件夹内部门子文件夹；

3、设计师个人电脑分为以下几个文件夹： 项目：进行中项目； 素材：素材；

文档：公司制度、部门制度、公司下发的文件； 临时文件：客户临时文件

4、统一命名存储客户文件资料，新项目需按照：首字母-客户全称的格式新建文件夹存储，公司名之前有地区名不写，除地区名外禁止缩写；例如：公司全称为

‘三河市新奇迹广告有限公司’文件夹命名为‘X-新奇迹广告股份有限公司’禁止简写为‘新奇迹广告公司’或‘新奇迹广告’。

5、新建文件命名格式为：项目名称-材质-尺寸-数量-日期

例如：XX超市-喷绘布-2000X3000-1张-170101 XX酒店-门头-6500X2000-170101

6、转制作的文件命名格式为：新奇迹-项目名称缩写-材质(特殊要求)-尺寸-数量-日期

例如:新奇迹-XX-相纸写真四角打扣眼-80X180-2张-161010 新奇迹-XX-157克铜版纸单面覆亚膜-A4-5000张-正面-161010

7、分店人员每周二例会时将上周一至周日的设计文件使用移动存储设备及相对应联单带至1店进行存档备份。(三)、设计稿件规定

1、PS文件除非必要禁止合并图层，如必须合并才可编辑，可编组复制后隐藏原编组在新编组进行编辑；尽量使用智能对象、图层蒙版、调整图层等方法对图层进行非破坏性编辑；矢量文件需留存一份可编辑文字的文件后才可转曲；目的在于最大化保留文件的后期可编辑性。

2、发光字、雕刻的矢量文件需去除无用的路径和图片，仅保留雕刻路径。

3、禁止随意更改其他设计师的设计稿，如有需要则需另存为：原文件名+新日期后进行编辑；已有原稿且无需改动进行制作的文件需重命名为原文件名+新日期后发送。

(四)、设计稿的发送

1、转制作的文件通常为JPG图片或转曲后的矢量文件，如有需要发送其他格式时需另存为发送文件名格式后对文件进行处理，去除其可编辑性。

2、客户如需设计稿，只可提供截图或低分辨率版本，经部门主管同意方可提供给客户制作文件或设计文件。(五)、文件安全

1、客户所携带的移动硬盘、手机、U盘等移动存储设备连接电脑后需先进行查杀后才可进行操作，不运行可疑的未知exe(可执行程序)、bat(批处理文件)、ink(快捷方式)文件;

2、设计师电脑必须设置显示文件后缀名，显示隐藏文件。

3、设计师软件必须设置自动保存功能。

4、拔出移动存储设备前必须先弹出。

5、公司提供专用存储设备（U盘、移动硬盘），禁止擅自携带存储设备拷贝公司文件。

14.装备部规范公司管理学习文件大全 篇十四

一、定置管理：名字·帽子·凳子·水杯的摆放。

二、料箱·滑板+前面胶档板·滑板四轮划四个圈定位。

三、数码相机：拍照回放究正，持续改进。

四、定位：工具·扫把-划线。

五、设备旁边制作相应机台工具箱：放置工具及工艺文件资料。《设备点检表》《产品质量》《TPM全员保全表》。

六、质量活动月：

1.培训（质量·安全·技能·装备）

2.岗位劳动竟赛

3.QCD合理化建议，自查自纠，奖励--肥皂·洗衣粉·卫生纸······总结：表彰。

15.电子文件可信管理的内容 篇十五

1.对电子文件实施全生命周期管理。电子文件从生成开始, 除了文件属性, 还具有自己特有的文件类型、格式、生成环境等技术属性;在流转过程中, 可能还会有数字签名、电子签章、流转的流程记录等;转化为档案后, 可能还有保存位置#存储介质等属性;在长期保存过程中, 还会有格式迁移、介质迁移等。这些因素都会对电子文件的真实性、完整性与长期可用性产生影响, 必须用全生命周期管理来解决这三性的保障问题。2.对电子文件管理实施审计认证。电子文件具有法律效力, 要证明其真实性, 就要对电子文件的真实性进行确认, 常见方法是对电子文件管理过程进行审计跟踪, 施加数字签名、水印、电子签章等技术手段, 进行认证。电子文件管理依赖于软硬件系统, 数字签名、水印、电子签章以及审计跟踪的信息也全部保存在电子文件管理系统中, 为了确保这些信息能够产生并能被正确保存, 电子文件管理系统就必须满足相应标准。证明系统满足管理标准, 首先需要有认证机构 (可以是政府机构, 最好是中立的第三方) 对系统进行认证。只有满足了认证的系统, 才可以实现对电子文件真实性的管理保障。

16.公司红头文件管理办法 篇十六

关键词:电子文件;纸质文件;同步归档;管理模式

中图分类号:C93 文献标志码:A文章编号:1002—2589(2010)29—0119—02

在充满希望和挑战的21世纪,随着经济、科技、社会条件和外部环境的深刻变化,档案工作遇到了许多新情况、新问题,档案工作要如何应对新形势的挑战,是摆在档案工作者面前的一个严竣课题。信息技术和通信技术的飞速发展,各种信息处理新技术、新设备的大量应用,正悄悄改变人们的思维方式和工作方式。它的影响也渗透到档案工作中,使现阶段的档案工作发生了深刻变化。采用高新技术不仅是提高档案工作现代化水平的手段,更是社会发展的必然趋势,自动化、数字化、网络化是现代档案工作的发展方向。

一、电子档案、纸质档案长期并存

目前,在各机关企事业单位中形成了电子和纸质两种文件,其中有些文件只有纸质形式,它是传统文件——档案管理模式的产物;有些文件只有电子形式,如各种类型的数据库文件等;也有些文件同时以两种形式存在,在同时保留两种文件的单位中,将两种文件双双归档形成了两种介质的两套档案。对两种不同介质的档案采取不同的管理方法:对于纸质文件按照传统的做法将其归档案保存,使其依然保留毋庸置疑的“档案”身份;对于各种电子文件则用新的理论、新的方法进行管理,通过实践积累经验,为档案机构规范化管理电子文件—电子档案奠定理论和实践基础。这种纸质文件、电子文件同时归档、同时进行管理的模式,我们称它为档案管理的“双轨制”。

“双轨制”形成的原因大体有两种情况:一种情况是为现有的一些纸质档案制作数字化副本,其主要目的在于改进利用和改善保护。在档案利用方面数字化文件给利用者带来的方便是十分明显的,它使全文检索和异地查阅成为现实。在档案保护方面数字化文件也有很大的优越性,根据目前的技术水平,为原件制作的模拟副本的质量总是低于原件,而且复制一次,质量就下降一次。而在对原件进行数字化时可以根据需要制作出不同分辨率的副本,甚至获得比原件更好的质量。专家们认为,“对于许多正日益腐朽的信息载体来说,唯有数字储存才能够做到信息保存数千年而不失真。”在客观上就形成同一档案以不同介质保存,以两种不同的方法管理的“双轨制”管理模式。另一种情况是将计算机生成的电子文件转换成纸质文件,用以“生效”,履行文件功能或仅仅是用以保存。这种“慎重”是完全必要的,档案工作者必须对历史负责,尽最大努力保存反映历史真实面貌的可靠记录。在证实电子文件的证据性、长久性之前,不能轻易放弃传统的文件形式,这种“固执”所表现的正是一种职业精神。同时将电子文件保留下来是因为电子文件在检索、利用、传输、存储等方面具有特殊的“能力”,以此构建一个新的信息系统,可以更加高效、方便地满足利用者的信息要求。于是就又形成了电子文件——纸质文件的双轨制。

双轨制带来的直接影响是需要分别建立两套管理系统,二者既有联系,又各有特点,这给各级档案管理部门提出了许多新的课题。各级档案工作者应积极地将电子档案的管理纳入现行档案管理体系,在两套管理系统中分别操作、分别保管、分别利用。但要特别注意在两个系统之间建立必要的通道,使人们可以容易地从一种文件找到相同内容的另一种文件,以便在有关业务处理上协调一致,并方便利用。

双轨制是文件介质转换时期不可避免的一种现象,可以预见,这种模式将持续相当一个时期,原因之一:电子文件——电子档案管理规范的建立还需要广大档案工作者进一步探索、总结、建立,这需要一个过程。这个过程长短,不但取决于档案人员的不懈努力,而且取决于国家以至企事业单位对人力、设备的投入能力,取决于整体发展的水平。原因之二:由于电子文件的易更改性,电子文件——电子档案的真实性、凭证作用从技术上还需要进一步完善。随着技术的成熟和各方面条件的具备,会有越来越多的电子文件独立地转化为电子档案,但硬拷贝仍将是一个安全的备份形式。纸质档案的数字化则为档案的利用、档案保护开拓了更广阔的天地。多种介质档案并存的状况将长期存在。

二、纸质、电子档案同步并行管理

“双轨制” 同步并行管理的确切含意是:在继续坚持纸质档案管理的操作流程的前题下,积极地开拓、建立电子文件——电子档案的管理流程。为此,我们制定了《电子文件的收集、归档的有关规定》,对电子文件管理、利用作了相应的要求。

1.归档范围。对于电子文件归档范围的规定,是电子文件归档以至于今后电子档案管理的关键环节。这是由于电子文件——电子档案有着与纸质文件——纸质档案截然不同的特点和属性。纸质档案的直接性,决定它不用任何中介物。人们可以在书写载体上直接输入信息,也可以直接读出信息,并理解它的意思。

电子文件是人们操作计算机过程中生产的,它是若干数字化码(01码)的组合,烦琐的编码、解码过程全部在计算机里完成,离开计算机人们将无法读取所需的信息。因此在电子文件归档时,对产生电子文件的硬件平台的说明是必不可少的。

电子文件的产生,不但要靠硬件平台支持,还要靠软件平台支持。所谓软件平台包括操作系统和生产电子文件的应用系统。档案室对本地区、本单位普遍应用的操作系统软件、应用系统软件应留有备份。同时对于特殊的应用系统生产电子文件在电子文件归档时应一并归档保存。

2.归档。电子文件的归档基本上有两种方式,一种是介质移交,另一种是网络移交,介质移交方式是指机关各部门将本部门工作中形成的电子文件转存在某种存储介质上,上交档案室保管。网络移交则是各部门通过网络传输文件向档案室移交。为了慎重起见,目前我们采取的方式是软盘归档。每年按纸质档案归档时间,各部门同时向档案室移交归档电子文件软盘。在电子文件归档过程中,各部门要按电子文件移交目录及有关说明归档,主要内容有:盘号、电子文件题名(实际文件名)、电子文件机读名、发文号或图纸号、计算机型号、操作系统名称及版本号、应用软件名称及版本号。

3.电子档案管理与利用。在电子文件归档后由档案室写入硬盘,在局域网中进行整理后写入光盘进行保存。在双轨制的情况下,要在电子档案与纸质档案之间建立必要关联,使纸质档案与电子档案既处于不同模式的管理下,又存在着一条联系纽带。

加强电子档案的转换工作,如果说档案馆(室)对不同时期、不同版本的操作系统应用系统软件还有可能保存,但对不同硬件平台即不同型号的计算机都进行保管,则是不可能的,否则档案馆(室)将会成为计算机博物馆。因此,对于档案工作人员,在电子档案管理工作中,大量的、经常性的工作是数据的转换工作。这种转换工作主要体现在把数据从低平台(硬件平台)向高平台转换,不同版本间文件格式(软件平台)向统一文件格式的转换。

三、在“双轨制”时期档案工作的任务

纸质文件——纸质档案、电子文件——电子档案同时并存的机制将存在相当一段时间,但这个时期延续的时间长短,不完全取决于档案工作者的主观因素,还要受信息技术、计算机技术、网络技术发展的影响,受本单位、本地区办公自动化发展水平的制约。因此,这段时间对档案工作者而言,不是宽松而是紧张。档案工作者要抓住这个契机,完成大量的工作。

进一步明确档案馆(室)在电子文件管理中的地位,从法律上赋予档案馆(室)转化电子文件为电子档案的职能。当前,国际、国内档案界对电子文件——电子档案收集、管理、利用的重视程度越来越高,业内人士在理论上、实践上也总结出一套电子文件——电子档案收集、管理、利用的理论和方法。但是,档案机构利用计算机管理档案和档案机构管理电子文件——电子档案这是两个不同的概念。前者在档案系统内部即可完成,后者则涉及到信息产业、专业技术机构,它需要国家立法机关在档案和信息的法律中作出相应的规定。

在“双轨制”时期要加快电子档案的制作规程、保管要求、保护措施、提供利用制度的制定和完善工作。1998年初,我国完成了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》的国家标准和《电子文件归档与电子档案管理方法》的试行标准,在征求意见的同时,先后在上海市政府、杭州市政府、云南省政府、国务院秘书局等单位办公自动化系统中进行试点工作。这些标准草案的出台,对档案界管理电子档案无疑是个极大的促进。但是,各地区、各企事业单位如何根据“标准”的原则、思路,建立完善本地区、本单位的实施办法和制度,对于广大的电子档案的具体管理者又是刻不容缓的。

积极培养复合型人才,建立电子档案管理队伍是“双轨制”管理过程中刻不容缓的任务。在电子环境中,如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程,文件将很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或提供利用。档案工作者必须掌握现代化信息技术,熟练运用电子计算机以及现代化通讯设备来进行电子信息的制作、使用、维护和管理,否则就根本无法介入文件的形成和保管,也不可能参与电子文件管理、检索系统的规划、设计,当然也谈不上充当电子文件的合格管理者。

总之,纸质、电子档案同时并存将是长期的,但在这个时期内档案工作者的任务也是繁重的。“双轨制”管理不是目的,只是一种方法,我们的最终目的是接受时代的挑战,建立具有现代化水平的电子档案馆(室)。