客户投诉管理操作流程

2024-10-31

客户投诉管理操作流程（共11篇）

1.客户投诉管理操作流程篇一

客户投诉处理流程

一.目的

确立顾客投诉处理流程和职责，采取有效的纠正与预防措施，及时消除和处理产品不合格或产品服务对顾客造成的影响，防止再次发生，确保公司的产品质量和服务信誉，赢得顾客满意，确保我公司的质量在园林机械配件行业处于领先的位置。

二.适用范围

适用于本公司有签约或有业务往来的顾客投诉处理。

三．成立应对客户投诉处理小组，具体的组成人员如下：

组长：谭培前职务：营销部总经理组员：李西朋职务：生产厂长组员：余成群职务：技术部经理组员: 李培升职务：质检部经理组员：赵学富职务：物流部经理组员：姚景全职务：采购部经理组员：销售部全体人员

三.记录客户投诉内容

当顾客的投诉以信函、传真、邮寄、拜访或由相关人员携带的方式或顾客退货之产品以邮寄、快递、空运的方式到达公司时，有品质部/营销部接受，并将其统一汇总登记。利用《客户投诉登记表》详细的记录客户投诉的内容，如投诉人，投诉对象，投诉的要求等。

四.判断客户投诉是否成立

了解客户投诉的内容后，要判断客户投诉的理由是否充分，投诉要求是否合理。如果投诉情况属实，投诉成立，如果投诉不属实，向客户返回调查意见。

五.确定投诉处理部门

根据客户投诉的内容，确定相关的具体受理部门和受理负责人。品质部：负责质量方面的顾客投诉接收、调查和回复，具体由质检部经理李培协调处理。生营销部：负责非质量方面的顾客投诉接收、调查和回复，具体由营销部总经理谭培前负责协调。

六.具体投诉原因涉及部门分析：

1.客人退货

相关责任部门要根据顾客投诉的内容对其进行调查，对客户退货产品进行试验分析（对顾客退货产品的试验/分析必须在一周内完成），并依据调查和分析的结果判定其责任归属，查找是属于生产部的问题，还技术部的技术明细不足，还是质检的问题等。

2.不能按时交货和发货：要判定那个环节出了什么问题，是生产产能派单问题，还是销售没能按时提交订单，或者原材料的采购不及时等。

3.交货数量不足，没按时到货：要核查仓库出货记录，还有物流部发货计划，已经应对措施。

4..包装破损：仓库，包装部门，已经物流部门，核查细节！

5.没按时交样：核查技术部，原材料采购，生产部，质检部门，查找原因。

6.客户服务：没能按照客户要求按时提供相关辅助性的资料，已经订单信息跟踪，主要核查营销部负责服务客户的相关负责人，已经相关的配合部门。

七.客户投诉的责任判定

经调查和分析，如顾客投诉为顾客本身造成的责任，则由受理负责人根据调查和分析的结果直接记录回复说明，经主管领导审查核准后，直接由品质部/营销部回复顾客说明。如果是我司的责任，要用正式的电函做详细说明，并承担责任！

八.提出处理意见和实施处理方案方案：

根据实际情况，参照客户的要求，提出解决投诉的具体方案，如退货，换货，维修，赔偿等。处理方案及时与客户沟通，填写客户意见表。

1，质量问题：问题严重且客人不能不使用的，同意退货处理。2.发货错误：可以采取货物处理

3.不能按时交货：详细跟客人解释原因，跟客人协商，合理赔偿。4.包装破损：承担客人重新包装的费用。

5.交货数量不足：详细解释，补足数量，承担客人损失。6.客服问题：采取补救措施，做好后续工作。

总结：在处理问题的同时，要总结经验教训，建立和完善相应的制度，并严格实施！

九.客户回访

责任部门的方案实施完毕之后5个工作日内，由客户服务部进行第一次客户回访，并填写客户满意度调查表。（不同类型的投诉需要回访的次数不同：产品质量投诉的回访，至少回访2次；服务质量投诉需要回访1-2次。）

十.将回访意见返回责任部门

客户服务部将客户满意度调查表返回责任部门并存档。如果客户满意或非常满意，则投诉正式受理完毕。如果客户不满意，则重新从第四步开始。

2.客户投诉管理操作流程篇二

1 数据挖掘方法

1.1 数据仓库

数据仓库就是一个面向主题的、集成的、相对稳定的、反映历史变化的数据集合, 通常用于辅助决策支持。[1]

目前数据仓库的主要模型有企业级数据仓库模型和多维模型两种, 但由于企业级数据仓库模型建设过程较长, 难度和风险较大, 容易失败, 因此我们在本文中采用了查询速度快, 做报表也快的多维数据模型作为数据仓库的建模技术。

多维数据模型主要有星型、雪花型和事实星座模型三种形式, 在任何一种模型中, 度量值和维度的分析和确定都是至关重要的, 关系到能否挖掘出数据之间潜在的关系。

1.2 度量值

度量值, 即决策者分析的数据对象。决策者在查看数据信息时, 将以度量值为数据的显示依据对各种数据进行浏览。因此, 只有将度量值设置为决策者需要查看的数据信息, 度量值的存在才有其实际意义。

在对客户投诉信息管理的过程中, 决策者需要从投诉信息管理处了解的信息主要是某个项目的投诉信息、某个部门的投诉信息和对某个员工的投诉信息的数量多少以及具体相关内容。例如, 决策者需要查看Tools部门News项目关于使用方面的客户投诉情况, 那么投诉信息管理处就需要为决策者提供这样的信息供决策中查询。如果提供不了这样的信息, 那么投诉信息管理对决策者来说也就失去了其实际意义。

因此, 投诉相关是决策者分析客户投诉数据的关键所在。因此, 分析客户投诉模块的数据时, 我们将投诉相关作为度量值, 即作为客户投诉管理各数据的度量标准。

1.3 维度

维度, 即决策分析者分析数据的角度, 也是多维数据集中主要的组件。本文在对客户投诉的海量信息进行管理的过程中, 根据实际的应用情况, 将投诉项目、投诉部门和投诉员工作为投诉信息的度量值。同时, 主要从以下几个维度对投诉信息的数据进行分析:

投诉日期:和标准维度不同, 投诉日期属于时间维度。在客户投诉信息的管理过程中, 投诉日期维度可以使决策者看到截止某个时间对某个部门或某个项目的投诉情况。时间维度分为不同的级别, 本文在设置时间级别时将其设为:年、月、日。决策者可以查看客户投诉的具体日期。同时, 决策者也可以根据具体的需要在设置时选择不同的时间级别。

投诉相关:及投诉的信息是属于哪个方面的。设置该维度的目的旨在将各种各样的投诉信息按照某种特点分类, 使事物更有规律。根据投诉的实际情况, 我们将投诉信息分为服务、技术、使用三个方面。决策者可以从该维度看到投诉信息的归属状况, 进而确定下阶段工作的重心所在。

投诉客户:不同的客户因为对产品要求、了解和使用状况不同, 所以投诉的信息也会有所不同。根据该维度我们可以看到不同客户对产品的使用情况所产生的不同的投诉信息, 根据投诉的不同而有针对性的提供不同的服务。

投诉部门:一个企业有不同的部门, 分工不同, 工作重心也不同。将投诉部门作为一个维度, 决策者就可以通过该维度了解到各个部门各种项目的投诉信息, 使结果更具有可视性。

投诉项目:客户的投诉信息通常都是以项目为存在依据的, 因此设立投诉项目维度可以使决策者方便的通过该维度看到具体到某一个项目的投诉信息, 并且可以根据投诉的相关信息确定项目的弱点在哪里, 进而采取相应的措施解决问题。

2 客户投诉管理中的数据挖掘

在上述分析的基础上, 根据已定义的度量值和维度, 便可以对海量的客户投诉数据进行挖掘。数据挖掘的过程可以分为数据准备、模型构造、挖掘结果的解释评估及部署应用四个阶段。其中, 数据准备是实施数据挖掘的基础, 模型构造是数据挖掘的关键。最终通过整个过程使得挖掘结果能够达到及时动态查询、生成分析报表、数据汇总、整体分析和预测的预期目标。

根据已定义的度量值和维度, 我们便可以使用“多维数据集向导”和“多维数据集编辑器”建立多维数据集模型。建立的客户投诉多维数据集如图1所示。

在对多维数据集进行处理后, 我们便可以使用“多维数据集编辑器”在“分析管理器”中多维度的浏览这些数据。可以根据需要选择不同的维度以及维度的排列位置来得到需要的信息。

图1显示了在所有维度下的部分数据。决策者可以看到具体部门具体项目具体客户关于具体服务具体日期的投诉的部分数据。通过该数据可以清楚的看出不同时间内不同项目的投诉分布情况。

建立了多维数据集后, 除了在“分析管理器”中直接浏览数据外, 还可以在Excel中, 使用“数据透视”的技术进行分析。这样不仅可以通过移动“字段”制作数据透视表, 还可以导出数据透视图, 使分析结果更加直观, 更具有可分析性。

在Excel中, 按照指定步骤建立和多维数据集和分析数据源的连接。然后选择需要的表示项, 即可获得相应的数据透视图和数据透视表。以各项目在不同时间的投诉情况为例, 图3和表1分别显示了在该情况下生成的数据透视图和数据透视表。

通过图和表, 可以看到不同项目不同时间不同投诉相关的投诉数目和各个时间段的投诉汇总, 决策者可以清楚的了解到不同项目在不同时间内哪些方面出了问题, 需要从哪里着手解决, 哪些服务质量需要提高, 哪些技术水平需要提升, 下个阶段的工作重点在哪里等。同样, 决策者还可以根据需要调整显示的项目, 进而获得不同的信息和数据。

3 结论

使用数据挖掘对客户投诉管理中的海量数据进行挖掘, 发现数据之间的潜在联系并通过图和表相结合的方式显现出来。一方面可以使数据信息更加明朗化、清晰化, 为决策者做出正确的决策提供理论依据。另一方面还可以提高企业的客户服务水平, 提高客户满意度。

参考文献

[1]陈志泊.数据仓库与数据挖掘[M].北京:清华大学出版社, 2009.

[2]杨路明, 巫宁.客户关系管理理论与实务[M].北京:电子工业出版社, 2009.

[3]姚家奕.多维数据分析原理与应用[M].北京:清华大学出版社, 2004.

3.客户投诉管理操作流程篇三

关键词：问题导向；CCSA；投诉管控

中图分类号：F626 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2015）15-0140-02

1 实施背景

近年来，电网企业内、外部环境的变化给供电服务带来了新的挑战。

1.1 外部环境

①来自市场的压力。伴随新能源的发展、低压分布式电源大量接入，增供促销压力越来越大；②政府监督的压力。随着公众维权意识的增强、社会监督力量逐渐强大。现行电网企业依靠买电、卖电获取购销差价收入的盈利模式即将改变；③来自客户需求变化的压力。消费者的个性化需求越来越多，新需求的涌现越来越快且期望越来越高，对客户服务提出了更高的要求。

优质服务越来越成为电网企业的“生命线”，提升对客户问题的及时感知、传递和响应能力，在当前形势下愈发重要。

1.2 内部环境

①电网企业自然垄断的特性决定了服务上的自然缺陷，内部提升服务意识和服务水平的原动力不足；②国网公司实施的“三集五大”改革解决了垂直专业管理和扁平化管理，但各专业部门之间壁垒高，横向协同难，客户服务很难进行全流程穿透和推动；③内部对标的压力。随着95598全业务的集中，使得各省服务水平更直观地展现在同一平台上。

2 内涵与做法

福建电力依据服务现实，进行问题深度分析和闭环跟踪，持续触发和发动服务管理改进，以期改变各自专业为政、解决流程穿透力不足的问题，实现服务管理的针对性、有效性，减少服务差错。

2.1 理论依据：CCSA工具原理与典型案例工作法

2.1.1 服务质量差距模型

引入服务质量差距模型，对客户期望和感知之间的五个差距以及它们造成的结果和产生的原因进行分析。

2.1.2 全流程客户满意度评价（Closed-loop Customer Satisfa-

ction Assessment，简称“CCSA”）

CCSA评价体系是以客户需求为中心，通过将各业务范畴由外部客户向内部服务层、内部支撑层逐层分解、逐级追溯，找到各流程节点间的交互点，依据客户感知五维度（即：质量高、办理快、态度好、信息准、够安全），梳理出外、内部评价点及其评价内容，查找引起客户不满意的质量标准不合理、服务水平不合格等内部管理问题，并指导后台业务改进，实现闭环管理，如图1所示。

2.1.3 典型案例工作法

典型案例是对实际工作中特别有效或无效的工作行为进行描述。当大量的这类小事例收集起来以后，按照它们所描述的情形进行归纳分类，推动对实际工作要求的了解。

2.2 组织保障：组建调查大队，写实服务现状

组建调查大队，通过预定调查方式，开展周期性、专题性、常态性及其他临时性调查，写实供电服务现状，传递客户声音，将问题解决在客户感知之前。

2.3 系统支撑：建立服务快速响应信息平台

整合配电地理信息GPMS系统、营销业务应用系统、配网生产抢修指挥平台等资源，建立服务快速响应信息平台，增强了辅助研判、停电管理等功能，实现“多种研判辅助信息一个界面调阅，多个监控界面同一窗口呈现”功能，提前发现问题和预警，并运用CCSA工具进行归因整改。

2.4 机制管控：准确定位关键问题，推动改进效果的提升

2.4.1 快速协同处理机制

投诉工单由省客户服务中心进行初步研判，提出处理要求，市县公司快响中心实时管控，协同会商。

2.4.2 典型案例全流程穿透分析机制

①研究应用CCSA工具开展典型案例全流程穿透分析的方法；②分层级对投诉工单进行逐单穿透分析。省公司对重复投诉、国网督办工单等典型事件逐单现场穿透，发布投诉警示录。市县公司通过专业协同网对所有投诉工单、不满意工单组织单单穿透，组织整改。

2.4.3 服务专题分析

汇总全省投诉问题，对突出问题和难点问题开展专题分析，通过综合监督例会的方式，触发至公司决策层，形成由总经办督办的改进事项，促使营销与生产专业协同改进，建立了跨专业管理协同机制。

2.4.4 帮扶指导

建立月度投诉督办机制，不定期对重复投诉等下发督办件。对投诉整改不到位的单位，由营销部和客户服务中心进行辅导，并召开投诉分析会。

2.4.5 约谈督办

对情节严重、问题突出的单位，由公司人董部约谈或通过高层会议重点督办。

3 实施效果

3.1 有力地推动服务突出问题的解决

2014年全年向公司月度综合监督例会提供了13个专题报告，被采纳并督办17个事项，在12月开展的“回头看”调查中，有显著改善的12项，正在改善的5项。

3.2 投诉量有效降低

2014年福建电力每百万客户投诉量位居国网公司正向第一名，比2013年减少了81.70%，如图2所示。

3.3 第三方客户满意度显著提升

2014年第三方客户满意度达到73.66，比2013年提升0.39，比2012年提升0.85，如图3所示。

3.4 得到政府部门的认可

2014年能监办转办的客户诉求件减少了41.18%，省消费者委员会主动组织实施消费者体验等活动，让消费者更多了解供电企业所做的努力。

参考文献：

4.房地产客户投诉处理流程篇四

一、目的

方便客户监督本公司提供的产品及管理服务的质量,促进产品及管理服务,对其中的不合格服务及时纠正,以提高产品及管理服务质量。

二、基本标准

2.1登记投诉:不缺项,详细认真,转呈及时。

2.2解释投诉:耐心细致,用语礼貌,用词准确,不含糊其词。

2.3处理投拆:及时,不刁难,不推诿,做到每件事跟进问题,解决问题。

三、内容

3.1本着“客户至上,服务第一”的宗旨,对客户的投诉热情接待,使用礼貌用语,不允许对客户有冷淡和不礼貌的行为。

3.2对于客户的投诉,客服人员要耐心询问,详细认真地进行登记。

3.3接到投诉问题客户服务部人员将客户反映的问题进行分析,分析问题的合理性,并将合理的问题进行分析问题所属部门,将内容登记《客户意见与投诉处理跟进表》,了解客户情况,与相关部门协调处理(一般投诉问题先通过电话或口头方式报告,重要投诉需要呈书面报告)再进行归档分类处理。

3.4客户未经管理处直接向总公司或客户服务部投诉问题的处理如下: 3.4.1首先将客户反映的问题做详细登记并了解相关情况,在征得客户同意的前提下,可以指引投诉者与管理处直接联系,将问题反映给管理处跟进。

3.4.2其次将客户反映的情况告知管理处,让管理处直接与客户联系,客户服务部在规定时间内追综检查投诉处理结果。

3.4.3客户服务部以电话或拜访的方式回访客户,体现公司客户反映问题的重视与关注。

3.5管理处未处理好客户反映的问题并投诉到客户服务部或相关部门的投诉处理程序: 3.5.1客户服务部明确投诉内容,并到管理处咨询事情的原因及跟进情况,在跟进时应判断事情的有效性并填写《客户意见与投诉处理跟进表》与涉及的相关责任部门联系,为客户解决问题。在规定时间内对客户进行回访。

3.5.2对于无效的投诉,客户服务部应在规定时间内与投诉者取得联系,做好相关工作。降低客户祈望值,从而让客户对企业的满意。

3.5.3对于有效的投诉,客服服务部应在规定时间内深入分析原因和责任,并填写《客户意见与投诉处理跟进表》,由投诉涉及的有关责任人按承诺机制相关规定处理客户投诉问题,经部门负责人认可后,进行实施,同时应与投诉者联系,给予答复。

3.5.4按照《客户意见与投诉处理跟进表》内的时间规定,对责任部门的服务进行跟踪,对于没有按时完成的事情转呈行政人事部处理。

3.6如投诉问题情况严重,应立刻汇报物业总监与总经办并联系有关部门的负责人,组织相关部门随客户到现场查看,记录实际情况,填写《客户意见与投诉处理跟进表》进行处理问题。

5.法人客户,贷款业务操作流程篇五

法人客户贷款业务操作流程

总则

本流程是指本公司办理法人客户信贷业务应遵循的基本运作程序，是规范单项信贷业务流程的基本依据。

本流程法人客户信贷业务是指本公司对法人客户提供的贷款信贷业务。

本流程所指法人客户是指经工商行政管理机关（或主管机关）核准登记的企（事）业法人和其他组织。

法人客户信贷业务基本流程遵循“审贷分离制和信贷部门岗位责任制，建立信贷工作横向平行制衡和纵向权限制约机制.规范信贷决策行为及程序化管理”的基本机理。（横向平行制衡是指根据审贷分离原则将信贷业务流程分解为受理、调查（评估）、审查、审议、审批、实施、信贷业务发生后管理、不良贷款清收等不同环节，由不同部门或岗位承担，实现部门（岗位、人员）间的相互配合、相互制约；纵向权限制约是指按照董事会股东授权要求，不对岗位或个人设置不同的信贷业务审批权限，有权审批权人为公司董事长或总经独立行使审批信贷业务。法人客户信贷业务流程应遵循审贷分离、权限制约、权责对称、风险共担、清晰高效的原则。

法人客户信贷业务流程

办理法人客户信贷业务的基本流程为：客户申请与受理（书面申请、填制贷款申请表、提供企业基本资料）→信贷业务调查与评估（双人调查并形成书面调查报告）→信贷业务审查、审议与审批（信贷与风险部门出具的贷款审查报告及贷款风险评价报告）→信贷业务实施（签订合同草本连同法律审查表送风险部审查）→实施贷款担保（办理抵质押物登记并取得权利证书）→发放贷款（填制借据移交质物移交信贷档案）→贷后管理（业务培训时专题讲课）→（不良贷款管理）→信用收回（撤押及归档）。

新拓展客户，应搜集企业基础资料初步调查形成简短资料在公司例会上汇报讨论决定是否同意准入。建议公司将逐步对各员工拓展的客户的绩效进行必要考核，完善对员工的激励机制；考核内容主要包括信贷规模、资产质量、利差收入、综合收益等因素。

贷款业务申请与受理

客户申请。客户以书面形式向客户经理提出信贷业务申请，其内容主要包括客户基本情况、申请的贷款品种、金额、期限、用途、担保方式、还款来源及方式等。

信贷业务申请的受理。客户经理负责受理信贷业务的申请，对客户基本情况及项目可行性进行初步调查，认定客户是否具备发放信贷业务的准入条件。根据初步认定结果和公司资金规模等情况，在公司业务例会上提交，由有关负责人决定是否受理申请的信贷业务。对不同意受理的信贷业务，应及时通知申请人。

正式受理贷款业务，客户经理通知客户填写统一制式的借款申请表，同时需提供以下基本资料原件或复印件。

（1）营业执照复印件（正副本）。年检合格的营业执照或事业单位登记证。

（2）组织机构代码证复印件（正副本）。（3）税务登记证复印件（正副本）。

（4）国家规定的特殊行业，须提供有权部门的许可证、核准书或备案文件。按规定需取得环保许可证明的，必须提供有权部门出具的环保许可证明。

（5）开户许可证复印件。

（6）公司章程（从工商部门提取资料）

（7）验资证明（从工商部门提取资料）、股权证明等。（8）人民银行颁发的贷款卡。（9）法人代表证明书原件。

（10）法人代表和全体股东（必要时提供其配偶身份证、户口簿、结婚证复印件）。

（11）上二及上期税务部门纳税证明资料复印件。（12）印鉴卡原件；主管部门任命书及必要的个人信息；对委托办理授信业务的，须提交书面授权委托书；客户公章与法定代表人、财务负责人签字样本（客户经理二人现场收取）。

（13）董事会（股东）同意申请信用的决议、文件或具有同等法律效力的文件或证明。

（14）近二财务年报与近期财务报表，原则上应提供会计师事务所出具的审计报告。

（15）贷款用途及还款来源证明，如生产经营计划、资金来源与使用计划、购销合同或其他经济、商务合同书、招投标协议等.（16）房产证、土地证复印件。

（17）根据风险管理需要，要求客户提供不动产及其他主要资产的权证、发票的复印件，价值评估报告书（固定资产明细、应收帐款明细、水电费发票）。

（18）人民银行的企业征信报告。同时提供其他债务明细表。（19）如有必要应提供家庭财产承担连带责任承诺书原件。上述资料原件与复印件核对，查验客户资料是否年检、执照是否被吊销、内容是否完整，将复印件与原件核实后签署“与原件核对相符”字样并签名确认。非初次申请贷款的客户，公司已有上述资料且至申请日仍有效的，可不要求重复提供。

客户经理对提交的相关资料进行登记后向信贷业务部负责人汇报，受指派后牵头进行信贷业务调查。应由2名或2名以上信贷人员（客户经理）共同调查。贷款调查

信贷业务部（客户经理）是信贷业务的唯一调查部门，负责对客户情况进行独立调查核实，获取真实、全面、客观的客户及担保信息，提出信贷业务实施的可行性意见和建议。

信贷业务调查应综合运用实地调查和间接调查手段，以实地调查为主，间接调查为辅。实地调查是指调查人员进行现场调查，通过实地核查、面谈、核实账务等手段获取客户有关信息；间接调查是指调查人员通过有效手段从客户之外的第三方（包括社会征信系统、政府有关部门、金融业、中介机构、客户上下游企业、公开媒体等）获取客户的有关信息。

客户经理调查的主要内容：

（一）客户基本情况调查。主要包括对客户提供的资料的完整、真实、有效性进行调查核实；对客户历史沿革和关联企业情况进行调查核实；对客户信用、与各银行合作关系及有关人员品行状况进行调查核实；对客户所处行业、产品市场、市场占有率、核心技术和生产工艺、产品质量、产销率、供销渠道、发展前景等非财务因素进行调查核实；对客户长短期偿债能力、盈利能力、现金流状况等财务因素进行测算分析；分析未来可能对客户生产经营和财务状况产生重要影响的因素，合理预测客户未来的现金流，对还款计划的合理性及可行性进行调查分析。

（二）具体信贷业务调查。重点对客户借款合法性手续是否齐备、借款需求是否真实合理、借款人的生产经营计划是否合理、购销合同是否真实，借款人未来的现金流是否足以偿还借款等情况进行调查分析。

（三）担保调查。主要调查保证担保的合法、有效性及担保能力；抵（质）押担保的合法性、充分性和可实现性。

（四）综合效益调查分析。包括信贷业务带来的直接收益（包括利息收入和手续费收入等）以及通过信贷业务可能带来的间接收益，包括客户关系维护、代理保险、可能带来的其它优质资产业务以及贷款产生的社会效益等。

调查报告的主要内容：

（一）客户主体资格及基本情况（企业基本概况、占地面积、房屋面积、主要设备、人员结构、生产规模、主要产品、原材料供应、生产技术、销售渠道、经营效益等）。历史沿革、法人治理结构、主要股东和核心管理人员的背景、品行等情况的评价和分析。

（二）非财务因素分析。客户所处行业属性、行业地位及市场占有率、生产技术和工艺、产品质量及供销渠道、经营发展战略和策略等。

（三）财务因素分析。资产负债状况、经营效益、或有负债及现金流分析与预测。长期偿债能力、短期偿债能力分析。

（四）客户在金融机构的授信及用信情况、历史信用记录、银行用信条件、与我公司的合作关系分析。

（五）本次申请借款的合规性、真实性、合理性及还款来源充足性分析与评价，包括本次借款申请是否符合法律法规、产业政策及其他内外部监管规定；本次借款申请用途是否反映了客户的真实信用需求；本次借款申请是否与客户的经营规模、经营特点、发展计划和生产周期等因素相一致等，是否超出了客户的支付能力；本次借款还款来源是否充足，还款计划是否合理，是否能够与客户现金流预测相对应等。

（六）担保情况评价。采用第三方连带责任保证方式的，重点分析保证人的保证资格、资信状况、代偿能力及对其他企业现有的有效担保情况；采用抵（质）押方式的，重点分析抵（质）押物的物类、权属、价值、流动性（变现能力）、可控性、抵（质）押率；同时应对客户在他行用信的担保情况进行比较分析。

（七）本次信贷业务的综合效益分析，包括信贷业务带来的直接收益（包括利息收入和手续费收入等）以及通过信贷业务可能带来的间接收益等。

（八）风险防范与措施，简要分析借款申请人生产经营风险状况及相应的防范措施。包括借款申请人在生产经营过程中存在的行业、市场、经营等风险，管理层已经采取或准备采取的措施及效果；其他风险及拟采取的措施以及针对借款发放后的主要风险因素，我公司拟采取降低或规避风险的措施。

（九）结论。是否同意办理此项信贷业务；对信贷业务种类、币种、金额、期限、利率（费率）、还款方式、担保方式、风险形态预分类和限制性条款等提出初步意见。

调查报告中应对采取何种调查手段和调查方式进行说明，并对应取得而未取得的资料及未取得的原因进行说明。主要侧重对客户情况的最新变化分析及单笔借款的具体分析。

调查第一人和调查第二人在调查报告上签字后，填制信贷资料交接清单，连同全部信贷资料移送风险管理部审查，并办理信贷资料交接、登记手续。

调查第一人，对调查的真实合法性承担主责任，调查第二人承担次责任。

贷款审查

风险管理部是信贷业务的合规、合法及风险防控审查部门。风险管理部应对客户经理移交的客户资料和信贷调查（评估）资料（以下简称信贷资料）进行审查。

风险审查以客户经理移交的基本资料为基础，依据相关国家行业、环保政策、公司业务经营规划以及信贷政策制度等，通过财务分析与非财务分析等手段，对客户贷款业务的合规性、安全性、效益性等进行复核和审查，充分揭示借款人业务风险，并提出可行的风险控制措施，为借款审议和审批提供依据。风险管理部对客户经理移交的信贷资料与信贷资料交接清单进行逐一核对无误后，重点审查以下内容：

（一）基本要素及信贷资料完整性审查：

1.客户、担保人（物）及单项信贷业务有关资料是否齐备； 2.信贷业务内部运作资料是否齐全，是否按规定程序操作，调查程序和方法是否合规，调查内容是否全面、有效，调查结论及意见是否合理。

（二）客户主体资格及基本情况审查： 1.客户主体资格及经营资格的合法性；

2.客户的股东出资情况及股东实力、产权关系是否明晰，法人治理结构是否健全；

3.客户申请用信是否履行了法律法规或公司章程规定的授权程序；

4.客户的银行信用、商业信用记录以及客户法定法定代表人和核心管理人员的背景、主要履历、品行和个人信用记录。

5.客户提供的各种证照是否存在瑕疵，是否存在非法或违法问题。

（三）信贷政策审查：

1.信贷用途是否合规合法，是否符合国家宏观经济政策、国家产业行业政策、环保和节能政策、国家货币信贷政策等；

2.客户准入及信贷用途是否符合我公司关于区域、客户、行业、产品等信贷政策； 3.参考客户在贷款主办行的信用等级评定（客户分类）、授信额度核定、定价、信贷用途、期限、方式、利率或费率等。

（四）财务因素审查：主要包括对客户基本会计政策的合法性、财务报告的完整性、真实性和合理性进行逻辑判断，要特别重视通过财务数据间的勾稽关系（合理性）分析、趋势分析、同业（行业）对比分析等手段判断客户的真实生产经营状况，并通过收集必要的公开信息资料，查证客户提供的财务信息。

（五）非财务因素审查：包括客户所处的行业市场分析、行业地位分析、产品定价分析、生产技术分析、客户核心竞争能力分析等；

（六）担保审查：对保证、抵押、质押等担保方式的合法、足值、有效性进行审查。

（七）信贷风险审查：

1.分析、揭示客户的财务风险、经营管理风险、市场风险等； 2.分析、揭示我公司提供借款后可能存在的各类风险； 3.提出风险防范措施。

（八）审查结论、限制性条款及管理要求。提出明确的审查意见，并针对揭示的风险提出可行的风险控制措施，包括借款是否实施的审查意见以及贷款业务的种类、币种、金额、期限、利率或费率、还款方式、担保方式、风险形态建议分类和限制性条款、管理要求、审批有效期等。

风险管理部对客户经理移送的信贷资料不全、调查内容不完整、不清晰的信贷业务，可要求客户经理进行补充完善；对不符合国家产业政策、信贷政策的信贷业务，经有权审批人批准后，不再提交贷审会审议，将材料退回客户经理，并做好记录。

审查结束后按规定撰写贷款风险审查报告和填制风险审查表，形成风险审查意见。呈交贷审会审议。

风险审查人对客户资料的合规合法性，承担审查主责任。

贷款审批

贷审会通过对信贷业务集体评议和论证，全面、客观、准确评价信贷业务风险与收益，为为董事会（长）审批信贷业务提供智力支持。

按规定应提交贷审会审议的信贷业务，风险管理部应将审查报告连同信贷资料呈交贷审会。向全体委员报告。

贷审会审议的主要内容包括：

（一）信贷业务是否合法合规，是否符合国家产业政策及恒生贷款公司信贷政策制度；

（二）客户是否具备核心竞争力，发展前景是否广阔，财务是否安全；

（三）信贷业务定价及其带来的综合效益等；

（四）信贷业务的风险和防范措施；

（五）根据信贷业务特点，需审议的其它内容。

贷审会会议纪要的内容包括会议召开的时间、地点、参加人员、审议事项（信贷业务概况、风险和不确定因素揭示、贷审会评议）、审议结果等。

董事长行使贷款一票否决权。审批结果为否决的信贷业务，由信贷业务部通知客户经理，终止信贷业务运作；审批结果为复议的信贷业务，由原客户经理就复议问题补充调查核实，形成复议调查报告，连同初始的信贷资料，重新上贷审会审议；审批同意的信贷业务，由信贷业务部组织实施。

对否决的信贷业务，不允许重新提交贷审会。

各部门及有权审批人在信贷业务审批表上或贷审会审批表上签批，或行文下发批复文件。

信贷业务实施

信贷业务实施环节主要包括落实限制性条款、签订相关合同（协议），办理抵、质押登记手续，落实必要的保险手续，办理权证类资料入库手续，核对印鉴与发放贷款等。

对于审批附有限制性条款的，原则上应在签订信贷合同前落实合法合规性手续和限制性条款。在未落实全部合法性手续和限制性条款之前，不得向客户提供贷款。

合法合规性手续和限制性条款经风险审查岗审核并出具《限制性条款落实清单》后，与客户签订信贷合同。

所有信贷业务品种都应与客户签订信贷合同。信贷合同由信贷业务合同和担保合同组成，信贷业务合同是主合同，担保合同是从合同，主从合同必须相互衔接。

信贷业务合同内容包括：信用种类、币种、用途、金额、期限、利率或费率、还款方式、担保方式、合同双方的权利、义务等内容。信贷业务合同全部采用我公司统一印制的标准类合同文本。使用非标准格式合同文本、对标准类合同文本条款进行修改或增加合同条款的，须交风险管理部进行法律审查，并报有权审批人审核同意。

客户经理是公司对外签订信贷合同的经办人，客户经理根据批复结果、《限制性条款落实清单》及其他有关材料填制信贷合同。

信贷业务合同和担保合同的填写和签章应符合下列要求：

（一）合同必须采用签字笔书写，内容填制必须完整，正副文本的内容必须一致，不得涂改；

（二）信贷业务合同的信贷业务种类、币种、金额、期限、利率或费率、还款方式和担保合同应与信贷业务审批的内容一致；

（三）客户经理必须二人当场监督借款人、保证人、抵押人、质押人的法定代表人或授权委托人在合同文本上签字、盖章，核对预留印鉴，确保签订的合同真实、有效。

对信贷合同进行统一编号，客户经理应将统一编制的信贷合同号填入信贷业务合同和担保合同。主从合同的编号必须相互衔接。信贷业务部负责对合同统一编号。

客户经理填制上述合同后，送风险管理部审查，重点审查以下内容：

（一）合同文本的使用是否恰当；

（二）合同填制的内容是否符合要求，主从合同的编号是否衔接；

（三）合同的补充条款是否合法合规，是否符合制式合同文本的基本条款；

（四）需要在用信前落实的合法合规性手续和限制性条款是否在合同中进行了约定；

（五）借款人、保证人、抵押人、质押人的法定代表人或授权委托人是否在合同文本上签字、盖章。

审查完毕后，出具合同法律审查表。将信贷合同交客户经理，送总经理签章并加盖公章。

合同签订后，客户部门应区别不同担保方式，与客户、抵押人或质押人共同办理抵质押手续：

（一）以抵押、质押担保的要到相关的房地产、车辆、海关、外汇管理、工商行政、证券登记管理部门等有权登记的职能部门办理抵押、质押登记手续；

（二）以存单、国债、债券、保单等质押的权利凭证应办理止付手续；

（三）对于应收账款质押贷款，应根据规定在人民银行应收账款质押登记公示系统中登记和查询；

（四）质押担保的质物交接应填制“质物交接清单”，客户经理要与出质人共同签章办理质物交接手续。

办妥抵押登记手续取得的他项权利证明、抵押物保单及存单、国债、有价债券、股票等权利凭证，客户经理应按有价单证入库保管要求，填制有价单证入库保管凭证，办理入库交接手续。

信贷合同中对用信的合法合规性手续和用信前的限制性条款有特别约定的，风险管理岗应逐条落实放款手续后方能办理用信手续。客户经理应依据信贷业务审批批复、信贷业务合同、《限制性条款落实清单》及其他材料，根据客户申请和合同约定的用款计划，填制借款借据。

借款凭证填制要求：

（一）填制的借款人名称、借款金额、还款日期、借款利率等内容应符合信贷业务合同的约定；借款日期不得早于信贷业务合同生效日期；

（二）借款凭证的大、小写金额必须一致；分笔发放的，借款凭证的合计余额不得超过相应信贷业务合同的金额；

（三）借款凭证的签章应与信贷业务合同的签章一致。客户经理将有权签字人签字后的借款凭证，送交会计结算部门办理账务处理。

公司内部财务部会计为放款审查岗，审核内容是：

（一）合同签订金额与放款金额是否一致。

（二）有权签字人是否签齐。

（三）借据要素是否填齐，是否有涂改，合同与借据链接条款是否一致。

（四）抵（质）押物止付手续是否办结，权利凭证、他项权证、国有土地使用证、保险单等是否交财务部门登记入库保管。

审查无误后，办理信贷业务账务手续。

会计部门办理账务手续后，应将纸质借款凭证第五联单返回客户经理。

贷后管理

信贷业务发生后管理（简称贷后管理）是指从贷款发放或其他信贷业务发生后直到本息收回或信用结束的全过程的信贷管理行为的总和，包括账户监管、贷后检查、风险预警、贷款风险分类、档案管理、有问题贷款处理、贷款收回和总结等。

根据客户经理的职责要求，客户经理承担客户的整体风险控制与把握，承担客户的日常贷后经营管理。制定贷后按月检查管理方案，并组织实施。

客户经理在信贷业务发生后，按规定进行首次跟踪检查，填制贷后首次跟踪检查表，并将检查结果及时形成书面材料。

（一）检查限制性条款是否完全落实；

（二）检查客户是否按照信贷业务合同规定的用途使用信贷资金；对未按信贷业务合同规定用途使用的，应查明原因并提出处置的意见和建议。

（三）客户整体风险状况。包括客户生产经营、财务状况是否正常；客户原料市场、生产技术、组织管理、主要产品的市场变化是否影响产品的销售和经济效益；了解掌握客户、担保人机构、体制及高层管理人员人事变动等重大事项，分析这些变动是否影响或将要影响客户生产经营；客户是否有违法经营行为，是否卷入经济纠纷，与其他债权人的合作关系；客户对外担保等或有负债情况；客户母公司及主要子公司经营管理情况，关联交易情况等；

（四）担保情况。担保人保证能力；抵（质）押物的完整性和安全性。抵押物的价值是否受到损失，抵押权是否受到侵害，质押物的保管是否符合规定；

客户经理和风险管理部应建立健全风险预警机制，通过客户资金账户信息、人行信贷管理系统、贷后检查、客户财务报表及公开信息、上下游企业、行业及国家宏观经济政策、客户信用等级复测及贷款风险分类等及时发现并处理风险预警信号，控制、化解信贷风险。

客户经理和风险经理在贷后管理中发现风险预警信号，要填制《风险预警信号处理表》，及时报告总经理。

首次跟踪检查、每月定期检查、风险预警等表格的填制必须按时填写。

对客户挪用信贷资金，擅自处理抵（质）押物，逃废本公司债务等预警信号，经总经理同意，要及时采取限期纠正、要求补充担保物或增加担保人、收回已发放贷款等经济及法律措施控制风险。

对客户财务状况恶化，或发生其他可能影响客户还款能力事项的，客户经理应及时查明原因，对临时性、季节性财务指标恶化或其他临时性风险因素，经总经理同意后，列入重点观察名单，同时采取要求补充担保物、增加担保人等风险防范措施。

若三个月内预警信号未消除或预计三个月预警信号不能解除的，要及时将《风险预警信号处理表》报告信贷业务部和风险管理部，共同制定化解风险方案。建立重大风险信号应急处理机制。出现同时符合以下特征的重大风险信号公司应视情况采取电话、电传、传真等方式于当日或次日报告总经理，牵头组织风险管理部、信贷业务部等部门及有关人员成立风险处理小组，具体负责研究制定并组织落实风险控制措施，尽可能控制风险，减少损失；

出现以下情形之一，可能对客户生产经营造成严重不利影响，导致我公司债权处于严重不确定状态且极有可能发生较大风险的：

1、客户实行租赁、承包、联营、合并（兼并）、分立、合作、重组等重大体制变更；

2、客户主要股东或实际控制人发生变更或客户的核心管理人员（主要指法人代表、董事长、总经理、财务总监等）突然死亡、失踪或涉及重大人事变动；

3、客户涉入重大诉讼、案件、违规事项或客户实际控制人或核心管理人员卷入刑事案件或重大民事纠纷；

4、政策、市场条件发生重大不利变化；

5、生产经营财务状况发生重大不利变化；

6、抵质押资产灭失、重大物理毁损、经济价值下降或出现法律瑕疵（如被有关机关查封、冻结）等，使其代偿能力遭受严重削弱并无法提供其他合法、足值、有效的第二还款来源，或者担保人丧失担保能力或担保能力严重削弱；

7、投资项目无法顺利完工或与预期目标有重大差距；

8、市场上出现对客户有重大不利影响的传言；

9、客户出现恶意逃废债行为；

10、发生自然、社会、卫生等重大不利突发事件等。风险管理部负责信贷风险分类的基础工作。按要求对全部信贷业务进行风险形态分类，填制信贷风险预分类认定表及认定报告，报总经理（贷审会审议），由有权审批人审批认定；

客户经理根据认定结果，及时调整信贷业务风险分类形态。风险管理部对客户贷后管理的检查。

建立统一的信贷档案管理制度。信贷档案包括客户和担保的基础资料、贷后管理资料、法律文件和信贷运作资料的纸质和电子档案。

信贷档案库由人统一管理，保管重要法律文件、客户和担保基础资料原件、贷后管理资料等原始信贷资料以及审批的信贷业务内部运作资料。

实行信贷档案交接制度。客户经理原则上在贷款发放当日，将信贷档案资料移交档案保管员，信贷业务部门负责人要负责监交，明确档案资料管理责任，确保档案资料管理的延续性。

贷款到期处理

客户经理要在信贷业务到期前的20天，填制一式三联的《信贷业务到期通知书》，一联发送客户并取得回执，一联发送保证人、抵押人或质押人并取得回执，一联作为信贷档案留存备查。客户账户资金不足以还款的，及时通知客户将足额资金存入我公司指定的开户银行。发生合同约定事项导致贷款提前到期的，报经总经理同意后，由客户经理向借款人和担保人发出《贷款提前到期通知书》，办理相关还款手续。

信贷业务到期归还要按照信贷业务合同约定的期限和还款方式，由客户主动归还。客户与我们合作银行签订《划款授权书》的，要按《划款授权书》的约定，委托银行从客户的账户或银行卡中予以扣收。客户还清全部贷款后，客户经理配合会计人员应将抵押、质押的权利凭证交还抵押、质押人并作签收登记，设定抵押、质押登记的要及时与抵押、质押人共同向登记部门办理登记注销手续。

信贷业务到期之日尚未归还的信贷业务列入逾期催收管理，客户经理应填制一式三联信贷业务逾期催收通知书，分别发送到客户和担保人进行催收。会计部门从信贷业务到期的次日起计收信贷业务逾期利息。

逾期仍不能偿还或预计逾期仍不能偿还的，风险部门要及时按规定调整风险分类。

客户到期不能及时偿还贷款，符合我公司贷款展期条件的，可申请办理贷款展期申请，并按以下要求办理贷款展期手续。

（一）客户应提交书面展期申请。客户应在贷款到期前15天填制并提交《贷款展期申请书》，原贷款的保证人、抵押人或质押人应在《贷款展期申请书》上签署“同意展期”的意见并签章；

（二）贷款展期的调查、审查、审批。客户经理应对客户贷款展期的原因、金额、期限、还款措施和还款资金来源进行调查，写出书面调查报告，送风险管理部审查，报有权审批人审批。

（三）签订贷款展期协议。贷款展期批准后，客户经理与客户、担保人（保证人、抵押人或质押人）签订《贷款展期协议书》，并由总经理签章。

（四）贷款展期账务处理。客户经理打印贷款展期通知单并签章后送会计部门办理贷款展期账务处理；

不良贷款清收与认定

贷款到期未能按时收回均认定为不良贷款。不良贷款清收是公司各部门共同责任，上门催收由信贷业务部牵头，依法清收由风险管理部牵头，信贷部门全力配合。

6.客户投诉管理办法篇六

1.1.目的

本程序明确了公司进行投诉处理的程序及要求,确保相关人员及时有效地处理各类客户投诉。1.2.适用范围

本程序适用于本公司客户对服务提出的投诉处理。

2.职责

2.1.投诉受理人

接受用户投诉的第一受理人，即为投诉受理人。投诉受理人有可能是服务台，也有可能项目经理或其他人。

A）将投诉上报到营销中心备案并填写《服务投诉记录单》； B）将投诉反馈到相关业务部门。

3.客户投诉管理流程

3.1.设立投诉电话

3.1.1.公司设立统一的客户投诉电话，并在《服务目录》上标明。3.2.接收客户投诉

3.2.1.由服务台或其他部门接受到的投诉后将投诉内容转到营销中心并电话告知营销中心经理。

3.2.2.投诉受理人接到任何客户投诉, 应将下列内容在《服务投诉记录单》登记。

a)b)c)d)客户姓名；客户联系电话；投诉内容概要；投诉受理时间。

3.3.客户投诉处理

3.3.1.由营销中心推进跟踪，并立即反馈给管理者代表，由管理者代表协调处理完毕并知会总经理。由营销中心将该次事件写成案例，全公司讨论。3.4.投诉处理要求 3.4.1.受理投诉阶段

a)控制自己情绪，保持冷静、平和。

b)先处理客户的情绪,改变客户心态,然后处理投诉内容。

c)应对客户的投诉行为进行实事求是地判断，不应加个人情绪和喜好。d)抱着认真负责的心态，真正关心客户投诉的问题。3.4.2.接受投诉阶段

a)认真倾听，保持冷静；同情理解并安慰客户。b)给予客户足够的重视和关注。

c)不让客户等待太久；当客户不知道等待多久时，告诉客户明确的等待时间。d)注意对事件全过程进行仔细询问，语速不宜过快，要做详细的投诉记录。e)立即采取行动，协调相关部门解决。3.4.3.解释澄清阶段

a)不得与客户争辩或一味寻找借口。

b)注意解释语言的语调，不得给客户有受轻视，冷漠或不耐烦的感觉。c)换位思维，易地而处，从客户的角度出发，做合理的解释或澄清。d)不得试图推卸责任，不得在客户面前评论公司/其他部门/同事的不是。e)在没有彻底了解清楚客户所投诉的问题时，不得马上将问题转交其他同事或相关部门。

f)如果确实是我方原因，必须诚恳道歉，但是不能过分道歉，注意管理客户的期望；实现提出解决问题的方法。3.4.4.提出解决方案阶段

a)根据投诉类别和情况，提出相应的解决问题的具体措施。b)向客户说明解决问题所需要的时间，及其原因。

c)如果客户不认可或拒绝接受解决方法，坦诚向客户表明公司的限制。d)按时限及时将需要后台处理的投诉记录传递给相关部门处理。

3.4.5.跟踪回访阶段

a)根据处理时限的要求，注意跟进投诉处理的进程。b)及时将处理结果向投诉的客户通告。c)关心询问客户对处理结果的满意程度。3.5.纠正和预防措施

3.5.1.对客户提出的每宗投诉, 服务质量推进应在投诉处理结束后进行原因分析, 并根据原因分析结果提出防止问题再次出现的纠正措施。3.5.2.投诉相关的责任人根据纠正措施进行整改。3.6.客户投诉处理汇报

3.6.1.由营销中心负责将客户投诉处理情况上报给公司管理层。

4.相关记录

7.客户投诉管理操作流程篇七

关键词：网络经济,客户投诉,客户投诉管理,投诉预警系统

引言

从20世纪90年代初期开始人类社会进入了一个信息空前丰富的阶段, 人们相互之间进行信息交流的效率大幅度提高, 但获取信息的成本却急剧降低。获取信息的高效率低成本性使经济活动出现了新的特点, 人们把这种经济状况称作网络经济。网络经济的出现, 为传统经济环境下企业的经营管理带来了新的挑战。客户对企业的产品和售后服务要求越来越高, 加之网络所特有的一些有利于客户投诉的特征, 近年来客户投诉时有发生, 并呈上升趋势。

1 网络经济环境下客户投诉的特征

在网络经济环境下, 客户投诉除了具备传统渠道的一些特征外, 还出现了一些新的特点。

1) 随时性。伴随着网络的出现, 消费者不用出门就可以浏览各个商家的网页, 购买商品;即使是在实体店购买的商品, 如果有不满意的地方, 也可以及时通过网络与商家沟通。网络经济是随时经济, 它为人们提供了一种不间断的服务, 消费者随时随地都可以进行投诉。

2) 传递速度快。网络经济是快节奏互动经济, 它克服了时间和空间的约束, 信息传递效率高, 所以一旦消费者对不满的商品或服务提出投诉, 这个信息都会迅速传递给商家。

3) 影响范围大。网络经济是全球化充分信息经济, 一旦消费者的不满上传至网上, 这个消息就会瞬间传遍世界。由此可见, 在网络经济环境下, 客户投诉对企业的影响力大大增强。如果企业没有及时对其进行适当的处理, 给企业带来的损失是不可估量的。

4) 客户投诉渠道广。现在人们不仅可以通过专门的客服网站进行投诉, 而且可以通过其他信息交流平台, 比如一些专业论坛、微博等。投诉工具也由电话扩展到电脑、智能手机等。可以说, 网络经济的出现为客户提供了更加便捷的投诉渠道[1]。

2 网络经济环境下客户投诉管理现状

2.1 客户投诉管理理念缺失

虽然有些企业设立了网络客户服务中心, 专门处理客户投诉。但是服务人员的素质不高, 并没有把为顾客解决问题作为自己的责任, 并没有树立起“圆满解决客户投诉就是为我们创造更大的赢利空间”这样一种理念, 处理客户投诉耗时较长。对于顾客的投诉要么迟迟不予回复, 要么压根不予理睬。有的企业甚至还空设投诉网站, 无人真正处理客户投诉问题[2]。

2.2 客户投诉管理体制不健全、投诉量呈上升趋势

以淘宝网为例, 淘宝网对外披露的2013年全年网购投诉情况显示, 网购投诉案件处理量较上一年提高一倍。其他企业也称网络客户投诉量较上年有明显上升趋势。由于没有健全的客户投诉管理体制, 使得企业不能及时有效的处理客户投诉, 已有的投诉得不到解决, 这又进一步加剧了客户对企业的不满, 引发更加频繁的投诉行为, 这也是客户投诉量上升的一个重要原因。

2.3 客户投诉管理缺少法律支持

网络经济的出现使很多消费者选择网上购物, 但由于网络法制建设还不健全, 网上欺诈行为时有发生。如消费者收到的商品与网站陈列不一样, 付钱后收不到货物、延迟发货、泄露消费者的个人信息等。

由此可见, 当今基于网络经济环境下的客户投诉管理还处于初级阶段, 还没有形成完善的管理体制。

3 网络经济环境下客户投诉管理对策

针对以上客户投诉管理存在的问题, 本文提出如下应对策略:

3.1 注重客户投诉的过程处理

根据公平启发理论我们得出:对待客户投诉, 要尽力作出对客户最有利的结果;但当不易实现这个目标时, 就要尽量在处理过程上满足客户, 这样即使处理结果不太令客户满意, 但过程的满足感会抵消一部分对于结果的不满足感, 有时甚至可以实现完全的弥补。所以当我们接到客户投诉时, 要耐心听取;之后不管是否是我们的过错都要首先向客户道歉, 之后要及时处理, 如果不是我们的过错也要耐心的解答;最后当问题顺利解决后还要向客户道谢。由于网络环境的特殊性, 我们可以通过E-mail定期向为我们提出问题的客户寄送答谢信或一些精心制作的动漫, 这对于我们与客户建立稳定的关系具有一定的促进作用, 这样我们就可以以较低的成本获得较大的收益[3]。

3.2 建立一个专门的客户投诉处理中心

现在虽然也有一些企业网站设立了客户投诉处理中心, 但是大多数是留于形式的, 没有起到真正的作用。造成这种现象的原因首先是这些处理中心的人员综合素质比较低;其次是责任不明确, 遇事得过且过, 不负责任。实施这一策略的具体做法如下:

1) 提升客服部门人员素质。首先要向该部门人员灌输“从服务补救中学习”的观念。把这种观念融入到企业文化中去处理客户投诉。很多企业的员工总是从心理上讨厌前来投诉的客户, 他们总是认为这些客户是存心来找麻烦的, 因此他们觉得处理客户投诉是一件烦人的事。要想真正把补救工作做好, 关键在于改变企业员工的观念, 让他们认识到客户投诉对于企业来说是宝贵的信息。通过顾客的投诉, 企业可以及时发现经营过程中潜伏的问题, 提高管理水平, 这样可以从失误中获得学习的机会。

其次, 在网络经济条件下处理客户投诉, 要求该部门人员具有一定的计算机操作能力, 所以要组织专门的培训, 并制定通过标准。

再次, 通过网络处理客户投诉, 处理人员与客户并不是面对面的, 这就对沟通造成了一定的障碍。所以该客服部门人员还应该在语言上进行一些培训。针对网络特定的形式灵活选择各种沟通方式与不同的人进行交流。

2) 为客服部门安排专门的管理人员、制定考核标准。对进行过投诉的客户进行定期回访, 了解投诉处理过程和现在客户对企业的满意度, 以此作为对部门负责人进行考核的依据。部门中不同的人安排不同的处理项目, 将客户投诉的问题进行分类, 并交由专门的负责人进行处理, 并且规定处理时间。对于一般通过在线就可以解答的问题应当在线解决, 对于一些较复杂的问题, 可以在征得客户同意后在最短的时间内予以解决, 并可通过邮件及时向客户提供对该问题进行处理的进度。

3.3 建立一系列客户投诉系统

1) 建立客户投诉预警子系统。企业不仅要通过客户的抱怨和投诉来确定企业产品质量或服务的问题所在, 更要主动地查找潜在的失误, 即在问题出现前能够预见问题, 从而避免投诉的发生。客户投诉预警子系统就是将企业以往接到的投诉输入系统中, 分析进行某类投诉的人群特征及易引发这类投诉的产品或服务特征, 以这些特征作为预警指标而建立的客户投诉系统。

2) 建立投诉活动响应子系统。一个良好的客户投诉管理体系应该能够提供快速的、个性化的响应。一旦问题发生, 企业必须迅速解决, 否则失误会逐步扩大并升级。为了达到快速响应目的, 企业可以将一些常规的投诉处理过程转化为一个系统在短时间内就可以处理的程序, 这样不仅节省人力, 让这部分人去处理一些非常规的更加复杂的客户投诉问题;还可以大幅度提高企业的客户投诉管理效率。

3) 建立服务绩效监督子系统。企业要制定客户投诉管理目标, 为判定投诉管理过程是否达到此目标的要求, 企业需要定期对客户投诉数据、客户满意度指标、目标达成情况等进行评审, 以此作为考核管理人员的标准。此外, 企业还可以用这些指标对服务人员的绩效进行定期考核[4]。

3.4 构建客户交流平台

在客户服务网站上构建客户交流平台, 让客户可以与企业直接沟通, 也可以与其他客户沟通。网络社区给予了顾客社交和被尊重的体验, 能够增加他们对商家的满意度和忠诚度。客户还会积极的将他的不满反馈给企业, 帮助企业改进, 避免引起更大范围的客户投诉行为。这部分人还可以在社区中帮助企业对一些投诉行为进行“现身”解释, 这样企业利用口碑效应成功的化解了可能产生的客户矛盾, 避免客户投诉的发生。

3.5 制定网络客户投诉处理法

规定客户投诉处理时间和处理程序, 如果不及时处理或不按规定的程序处理, 将会受到法律的制裁。轻者罚款, 造成重大损失的还要承担民事和刑事责任。

4 结语

客户投诉作为客户购后行为的表现形式之一, 为企业带来过失弥补和商业挖掘的重要机会, 重视投诉处理工作已成为各类企业的必然选择。而网络作为一种新的营销渠道, 基于其特有的一些性质, 如果运用得当将会给企业在客户投诉管理方面带来意想不到的收益。

参考文献

[1]周洁如, 周朝民.顾客投诉及其管理研究[J].上海管理科学, 2004, 26 (6) :30-31.

[2]范秀成, 刘建华.顾客关系、信任与顾客对服务失败的反应[J].南开管理评论, 2004, 13 (7) :9-14.

[3]杳金祥, 王立生.网络购物顾客满意度影响因素的实证研究[J].管理科学, 2006, 20 (1) :50-58.

8.客户投诉管理制度篇八

为迅速处理客户投诉案件，维护公司信誉，促进质量改善与售后服务，特制定本制度。

第二条：范围

包括客户投诉表单编号、客户投诉的调查处理、追踪改善、成品退货、处理期限、核决权限及处理逾期反应等项目。

第三条：适用

凡本公司产品遇客户因质量异常而申诉时，依本制度的规定办理。如未造成损失，业务部或有关部门前往处理时，应填报“异常处理单”并督促有关部门予以改善。

第四条：处理程序

(略)。

第五条：客户投诉分类客户投诉处理作业依客户投诉异常原因的不同区分为：

1.非质量异常客户投诉发生原因(指人为因素造成)。

2.质量异常客户投诉发生原因。

第六条：处理部门

客户投诉的处理部门。

第七条：处理职责

各部门客户投诉案件时处理职责为：

1.业务部

(1)详查客户投诉产品的订单编号、料号、数量、交运日期。

(2)客户投诉要求及客户投诉理由的确认。

(3)协助客户解决疑难或带给必要的参考资料。

(4)迅速传达处理结果。

2.质量管理部

(1)处理客户投诉案件的调查、报批与职责人员的确定。

(2)发生原因及处理、改善对策的检查、执行、督促，并提出上报。

(3)客户投诉质量的检验确认。

3.总经理室生产管理室

(1)客户投诉案件的登记，处理时效管理及逾期反应。

(2)客户投诉资料的审核、调查、上报。

(3)客户投诉立案的联系。

(4)处理方式的拟定及职责归属的判定。

(5)客户投诉改善方案的提出、执行的督促及效果确认。

(6)协助有关部门与客户接洽客户投诉的调查。

(7)将客户投诉处理中客户所反应的意见提交有关部门追踪改善。

4.制造部

(1)针对客户投诉资料详细调查，并拟定处理对策及执行检查。

(2)上报职责部门、职责人员、受诉产品信息。

第八条：客户意见处理表编号

1.统一编号的格式为：YYMMCC。

(1)YY：年度。

(2)MM：月份。

(3)CC：流水编号。

2.编号周期以年度月份为基准。

第九条：客户反应调查及处理

1.业务部人员于接到客户反映产品异常时，应即刻查明该异常状况(编号、料号、交运日期、数量、不良数量)、客户要求，并立即填具“客户意见处理表”连同异常样品签注意见后送交总经理室。

2.客户投诉案件若需会堪者，业务部在未填立“客户意见处理表”前为确保处理时效，业务人员应立即与质量管理部人员(或制造部品保室)会同制造部人员共同前往处理，若质量管理部人员无法及时前往时由总经理指派有关人员前往处理，并于处理后向总经理报告。

3.为及时了解异常资料及处理状况，由质量管理部或有关人员于调查处理后三天内提出报告交总经理批示。

4.案件追踪流程;

(1)总经理室生产管理室接到业务部门的“客户意见处理表”后，应编列客户投诉编号井登记于‘：客户投诉案件登记追踪表”。

(2)质量管理部追查分析原因并判定职责归属部门。

(3)制造部分析异常原因并拟定处理对策，然后送经理室征求意见。

(4)个性异常状况送研发部征求意见。

(5)经总经理室查核后送回业务部拟定处理意见。

(6)经总经理批复后执行。

5.业务人员收到总经理室发回的“客户意见处理表”时，应立即向客J说明、交涉，并将处理结果填人表中，报本部门主管核阅后送回总经理室。

6.总经理室生产管理室接到业务部填具交涉结果的“客户意见处理岩后，应于一日内就业务部的意见加以分析构成综合意见，依据核决权限送媚务部经理、副总经理或总经理审批。

7.判定发生单位，若属我方质量问题应另拟定处理方式，对于改善方刮是否需列入追踪(人为疏忽免列案追踪)应进行明确的判定，并依“客户诉损失金额核算基数”及“行政处分标准”拟定职责部门损失金额和个人苦处种类，报主管批示后，依罚扣标准办理。

8.经核签结案的“客户意见处理表”第一联存质量管理部，第二联存翻造部门，第三联送业务部依批示办理，第四联存财务部，第五联存总经理室。

9.“客户意见处理表”会总后所构成的结论，若客户不能理解，业务部应再填一份新的“客户意见处理表”附原意见表一并上报处理。

10.总经理室生产管理室每月十日前汇总上月份结案的案件，填具“客户投诉案件统计表”经制造部、质量管理部、研发部及有关主管判定职责归属，对各客户投诉项目进行综合处理，提出改善对策。

11.业务部不得超越核决权限给客户以任何处理的答复。对“客户意见处理表”的批示事项应以书信或电话转答客户。

12.各部门对客户投诉处理决议有异议时可向主管部门反映。

13.客户投诉资料若涉及其他公司，或原物料供应商等的职责时由总经理会同有关部门共同处理。

14，客户投诉不成立时，业务人员于接获“客户意见处理表”时，以规定收款期收回应收账款，如客户有异议时，应报上级处理。

第十条：客户投诉处理期限

1.“客户意见处理表”处理期限自总经理室受理起十四天至二十一天内结案。

第十一条：客户投诉职责人员处分及处罚

1.客户投诉职责人员处分

总经理室生产管理室每月十日前应审查上月份结案的客户投诉案件，凡经批示为行政处分者，经整理后送人事部并公布。

2.绩效奖金处罚

制造部、业务部及质管部的职责归属部门或个人由总经理室依客户投诉案件发生的项目原因判定，并开具“处罚通知单”报总经理核准后复印三份，一份自存，一份送财务部核查，一份下发处罚部门或个人。

第十二条：成品退货账务处理

1.业务部于接到已结案的“客户意见处理表”第三联后依核决的处理方式处理：

(1)折让、赔款：业务人员应依“客户意见处理单”开具“销货折让证明单”一式二联，报(副)经理、(副)总经理核签及送客户签章后，一份存业务部，一份送财务部。

(2)退货处理：开具“成品退货单”注明退货原因、处理方式及退回依据后，报上级核准，除第一联自存外其余三联送成品仓库据以办理退货。

2.财务部依据“客户意见处理表”第四联中经批示核定的退货量与“成品退货单”的实退量核对无误后，即开具传票办理转账，但若数量、金额不符时依下列方式办理。

(1)实退量小于核定量或实退量大于核定量于必须比率以内时，应依“成品退货单”的实退数量办理转账。

(2)成品仓库收取退货，应对业务部送来的“成品退货单”核对无误后，予以签收(如实际与成品退货单所载不符时，须请示后依实际状况签收)。“成品退货单”第二联成品仓库存，第三联财务部存，第四联业务部存。

(3)因客户投诉之故而影响应收款项回收时，财务部在于计算业务人员应收账款回收率的绩效奖金时，应依据“客户意见处理表”所列之应收金额予以扣除。

(4)业务人员收到成品仓库填具的“成品退货单”应在下列三种方式中选取一种取得退货证明：

①收回原统一发票，在发票上盖统一发票章。

②收回注明退货数量、单价、金额及实收数量的原统一发票的影印本，且务必由买受人盖统一发票章。

③填写“销货退回证明单”，由买受人盖统一发票章。

(5)客户投诉处理结果为销货折让时，业务人员依核决结果开立“销贷折让证明单”时应依下列两种方式取得折让证明：

①收回注明折让单价、金额及实收单价、金额的原统一发票影印本，影印本上务必由买受人盖统一发票章。

②填写“销货折让证明单”，由买受人盖统一发票章。取得上述文件之后与“销货折让证明单”一并送交财务部。

第十三条：时效逾期处理

总经理室在客户投诉案件处理过程中，对于逾期案件应开具“催办单”催促有关部门处理，对于已结案的案件，应核查各部门处理时效，对于处理时效逾期案件，应开具“查办单”送有关部门追查逾期原因。

第十四条：实施与修订

9.银行客户投诉管理制度篇九

第二条本办法中所称的客户投诉，是指我司工作人员在为客户办理业务过程中，客户对工作人员的服务态度、服务质量以及对我司所提供的业务产品、业务流程、服务环境、服务设施设备等不满意，通过我司各受理电话、各部门、客户意见簿、服务质量监督员、新闻媒体、举报信件等渠道向我司提出的现场或非现场意见、建议或投诉。

第三条本办法适用于我司所有从业人员。

第四条各一级支行、营业部（以下简称一级行部）设置“客户援助电话”，银行卡（电子银行）部设置“客服热线”，人力资源部设置“服务监督电话”，各受理电话公布于营业网点，明确专人负责，保证24小时接听客户投诉。形成客户援助电话、客服热线、服务监督电话三级联动的格局，各级电话均可接听客户投诉，并做好相关记录，及时反馈至服务监督电话。

(一）客户援助电话：负责接听客户投诉，处理本级客户投诉。

(二）客服热线：负责接听客户投诉，将客户投诉转至客户援助电话或服务监督电话处理。

(三）服务监督电话：负责接听客户投诉，处理全行客户投诉，酌情回访客户。

第五条客户投诉按照业务类别实行“对口处理、分工负责”的管理体制。

(一）总行人力资源部负责全行客户投诉的指导、协调、督促等工作，总行优质服务工作领导小组具体负责全行客户投诉的调查、甄别和处理工作。

(二）总行各部室负责本条线业务范畴的客户投诉的协调处理工作。

(三）一级行部为本级服务管理部门，负责对客户投诉涉及相关部门、网点关系的协调，并全程督促相关部门、网点在时限内进行处理。

(四）各营业网点负责处理职责范围内、相关部门或通过服务监督电话和客服热线转接、信访等客户投诉的调查和协助处理工作。

(五）对客户投诉涉及纪检监察室处理的内容，由总行纪检监察室负责调查处理。

(六）由于服务工作差错被媒体曝光的，由总行人力资源部会同相关业务部门，按照规定对责任单位和责任人进行调查处理。

(七）各支行、各部室，要安排专人负责客户投诉工作，并建立客户投诉登记制度、重大投诉报告制度和处理结果反馈制度。

第六条客户投诉分为有效投诉和特殊投诉。

有效投诉：由于员工主观原因或我司网络、产品、流程及其他硬件方面存在缺失，给客户造成精神上和物质上实际损失，并对我司形象和信誉造成不良影响的客户投诉。

特殊投诉：经过总行相关部门调查取证判定的在操作规范情况下所发生的客户投诉，以及其他与事实不符的投诉。

第七条受理客户投诉工作程序及处理时限。

(一）营业网点直接受理的客户投诉。

1.投诉登记。营业网点接到客户的现场投诉后，要耐心听取客户投诉，对投诉情况进行详细登记（详见附件），积极做出正面解释，不要与客户争论，避免矛盾激化产生不良影响。同时应把客户请离业务区，尽可能减少负面影响，网点负责人要主动出面调解（网点负责人不在场的情况下，可由会计主管或大堂经理出面调解），进行个别处理；若超出处理权限，应及时转交给本级服务管理部门处理。

2.投诉调查。通过询问当事人、查阅查看相关资料和现场录像，了解客户投诉的原因，并做好相关记录；涉及重大责任事故或案件时要及时上报，并注意保密。

3.投诉处理。属营业网点内处理的客户投诉问题，应在职责范围内妥善解决；需要上级部门协调解决的问题，应及时报告本级服务管理部门。现场投诉属有效投诉的，应当场向客户赔礼道歉，取得客户谅解；属特殊投诉的，也应耐心做好客户的解释疏导工作，不可顶撞客户。

4.投诉反馈。由营业网点负责处理的投诉，可即时回复的`即时回复，不能即时回复的，应在一个工作曰解决并回复客户；处理完毕后，填写“客户投诉处理单”，反馈至一级行部及总行。

(二）一级行部及客户援助电话受理的客户投诉。

1.投诉登记。接到客户投诉或相关部门转接的投诉，要做好相关记录。

2.投诉调查。根据客户投诉的情况进行调查，酌情转至营业网点或自行处理，查明原因，分清责任，重大问题应报服务监督电话。

3.投诉处理。根据客户投诉调查情况，提出对相关问题的处理意见，并将调查和处理结果及时向客户反馈，力求客户满意。对有效投诉的责任人提出处理意见，报总行优质服务工作领导小组。内解决并回复客户；处理完毕后，填写“客户投诉处理单”，反馈至营业网点及总行。

5.投诉总结。一级行部要帮助被投诉的单位和个人认真总结，找出不足，不断改进，避免类似事件再次发生。

(三）客服热线受理的客户投诉。接到客户投诉后，要认真对投诉情况进行登记，根据情况及时转至客户援助电话或服务监督电话。(四）服务监督电话受理的客户投诉。

1.投诉登记。接到客户投诉或相关部门转接的投诉，要做好相关记录。

2.投诉调查。根据客户投诉的情况进行调查，酌情转至营业网点、客户援助电话或自行处理，重大问题报总行优质服务工作领导小组。

3.投诉处理。根据客户投诉调查情况，提出对相关问题的处理意见，并将调查和处理结果及时向客户反馈，力求客户满意。对有效投诉的责任人提出处理意见，报总行优质服务工作领导小组。对重大的投诉问题及时向监管机构报告。

4.投诉反馈。属总行协调解决的客户投诉，由服务监督电话负责协调，指定主办单位及协办单位，在三个工作曰内解决，并将处理结果回复客户（对暂时不能解决的投诉要明确给出承诺解决时限)；处理完毕后，填写“客户投诉处理单”，反馈至营业网点及一级行部。

5.投诉总结。帮助被投诉的单位和个人认真总结，有必要全行通报、吸取教训的要及时通报；有改进服务和管理价值的，要及时向相关业务部门反馈，进一步修订完善我司服务和管理制度。

(五）其他业务部门受理的客户投诉，可按照上述工作流程进行，属部门内部处理的客户投诉问题，应在职责范围内妥善解决；需要服务监督电话协调解决的问题，应及时报告。

(六）客户投诉处理可采取处理单或电话联系的方式进行，处理时限以处理单送达或接到电话通知之时算起。超出期限造成影响或损失的，要追究相关单位、人员的责任。投诉处理传递时限为：本部门不能解决的投诉应在1个小时内传递，接到处理任务的部门应在两小时内启动工作。

第八条在投诉处理过程中严禁出现以下情况：

(一）与客户争吵、谩骂客户。

(二）让客户有受轻视、冷漠或不耐烦的感受。

(三）强行让客户接受处理结果。

第九条客户投诉处理中各相关单位、人员应尽职尽责，密切配合，不得积压、推诿和拖延。处理过程中，需其它部室、其它营业网点配合的，应及时提供有关资料或信息，积极协助，不可推诿、拖延。因客户投诉引起一级行部之间、营业网点之间服务争议的，由上级服务管理部门负责协调处理，一级行部、营业网点要执行上级服务管理部门的协调处理结果。

第十条对有效投诉，按以下规定处罚：

(一）对因服务态度恶劣或服务效率低下而导致客户投诉，经调查情况属实的，将视情节轻重对直接责任人及网点负责人分别处以100元至1000元的罚款。

(二）对因违规操作而导致客户受损，经调查情况属实的，将视情节轻重对直接责任人及网点负责人分别处以200元至20xx元的罚款。情节严重的，对相关人员按有关规定给予行政处分。

(三）对被新闻媒体曝光、监管部门问责，给我司声誉造成严重不良影响的单位和个人，经调查情况属实的，往上追究两级领导责任，直接责任人扣发绩效工资，对相关责任人、网点负责人及其上级服务主管部门负责人分别处以300元至3000元的罚款；对服务质量特别差的员工，要予以下岗，造成重大损失或恶劣影响的，要开除或责令辞职。

第十一条客户投诉处理中出现争议的问题，可向总行工会提请申诉。

第十二条本办法由总行人力资源部负责解释。

第十三条本办法自印发之日起开始执行。附件：XX银行客户投诉处理单

10.客户投诉补偿管理办法（范文）篇十

问题客户补偿管理办法

1、目的

1.1提高客户投诉处理效率，提升客户满意度；

1.2保证在房屋销售过程中和在工程质保期内，发生的补偿过程受控。

2、适用范围

2.1 适用于商品房买卖合同和两书约定的保修期内的维修整改因我司原因无法进行或整改过程中对业主造成影响，期望通过经济补偿与客户达成谅解时。

2.2 适用于业主所购房屋存在与合同约定、销售承诺不同的明显影响房屋品质的因素，由业主提出的补偿要求。

2.3 适用于当出现群体性业主投诉事件时，为处理个别有影响力的客户而做出的针对其提出的争议性问题的妥协性赔偿。

3、各部门职责

3.1 营销客服部：客户补偿的唯一发起部门，负责根据适用范围、客户诉求和相关依据对是否需要补偿进行初步判断。

3.2 项目部、设计部、工程部、法务人员：为客户补偿要求是否成立的专业判断部门，负责根据实际情况判断是否需要补偿。3.3 财务部：客户补偿方案审批完整性的审核和执行部门

4、补偿支付方式

原则上以物业费、再购房（含住宅、商铺、车位）优惠等非现金方式补重庆朗福置业有限公司

偿，如补偿金额较大，业主不愿意接受时，由相关审批人在审批权限内酌情审批后支付现金。

5、补偿金额审批权限

客户的补偿请示由营销客户部书面发起，营销总监审核，经由补偿原因产生的设计、工程、法务（必选）等部门会签后，补偿金额在5万元以内（含5万元）由朗福公司总经理审批，补偿金额大于5万小于20万（含20万元）由朗福公司董事长审批，大于20万的补偿金额报董事会商讨决定。

6、支持性文件

11.保险公司客户投诉管理办法篇十一

第一章总则

第一条为切实有效提高投诉案件处理时效，维护公司的整体利益和形象，保证投诉案件及时、有效地得以处理、解决，结合工作实际特制定本细则。

第二条本细则适用于总、分、支理赔追偿事业部所有部门和人员。

第三条本细则根据总公司相关要求制定了对工作人员的奖惩制度，并从本办法发布之日起正式实施。

第四条投诉处理的基本原则

（一）保密原则。公司对投诉人及相关案件信息进行严格保密；

（二）合法原则。应当遵照法律、法规和监管政策要求，以合同约定为基础，查明事实、分清责任、公平协商；

（三）合理原则。以事实为依据，综合考虑多重因素，合理妥善解决；

（四）诚信原则。不得曲解合同约定，损害客户及销售人员的正当权益；投诉处理中不得向客户作出不能兑现的承诺和超越权限的承诺；

（五）效率原则。投诉处理遵循时限规定，事实清楚、要求合理的需投诉迅速解决。

第二章组织架构和职责分工

第五条组织架构

客户理赔投诉管理体系，组织架构与组成如下：

一、投诉管理领导小组：组长：

副组长：成员：

二、投诉处理小组：

组长：总公司相关部门负责人、分公司理赔事业部负责人。

成员：总公司投诉管理相关人员、分公司投诉专员、各业务管理条线主管。

第六条工作职责

一、投诉管理领导小组工作职责：

（一）启动投诉应急预案，协调处理客户投诉及重大、紧急、突发投诉事件；

（二）督促、催办投诉处理部门及时处理客户投诉；

（三）对客户投诉情况进行汇总，并定期进行分析，向相关部门提出改进服务的意见和建议；

（四）沟通、协调理赔事业部各部门处理相关投诉案件。

二、总、分公司投诉管理岗主要职责：

（一）主动处理投诉问题、跟进投诉处理的进展情况，了解投诉产生的原因，督促重大紧急投诉的妥善处理；

（二）根据投诉内容应尽快查询案件状态及阻滞原因并提出解决办法，督办相关人员做出处理；

（三）做好与客户及相关部门的沟通工作并在必要时与机构相关负责人联系，尽快为客户解决问题；

（四）投诉处理应当根据投诉理由和获取的关键证据，围绕客户要求，提出综合完整的处理意见；处理意见应当最大限度减少客户和公司的经济损失、减少公司品牌形象损失，在答复客户请求的同时妥善处理相关保险合同，避免遗留隐患；

（五）各分公司投诉专员每月初将上月的投诉受理清单与分析汇总发至总公司投诉管理室；

（六）总公司投诉管理室根据分公司反馈意见与结果，定期分析总结，提出改进意见和建议，尽快降低投诉率；

（七）及时向领导汇报重大投诉处理情况及落实结果；

（八）投诉处理必须经过完整调查，具备关键证据完整，事实清楚，论证合理，办案过程记录及档案完整。

三、总公司理赔部业务部门投诉负责人主要职责

总公司理赔部各业务条线部门领导，为各自对应工作的投诉处理监督责任人，主要工作职责：

（一）立即安排人员调查、核实被投诉事项，做到当日投诉当日处理；

（二）对投诉事项在规定的时间内提出处理意见，落实处理结果；

（三）及时向总公司投诉管理部门反馈投诉处理情况和结果。

四、分公司理赔部投诉负责人主要职责

分公司理赔部负责人为分公司层面投诉案件处理监督责任人，其主要职责：

（一）负责贯彻执行总公司客户投诉管理政策与办法；

（二）负责分公司所有客户投诉的处理与监督；

（三）对投诉事项提出处理意见，落实处理结果；

（四）及时向总公司投诉管理部门反馈投诉处理情况和结果。

五、投诉主要责任人职责

投诉的主要责任人是指投诉的内容所对应的岗位人员（如果投诉针对的是一个组织，责任人为这个组织的负责人）。投诉案件涉及的相关岗位责任人有义务配合投诉处理人员处理好相应的投诉。

第三章投诉处理流程

第七条接到客户投诉之后，进入投诉处理流程。

一、总、分公司投诉处理部门收到×××××转来的投诉信息后，要立即查询案件信息，根据投诉内容与该案件投诉的主要责任人联系，安排并督促其进行处理，并向投诉主要责任人进行了解，询问原因，解决投诉问题，在客户投诉系统中跟进处理结果，向客户提出解决措施与建议。对于有一定难度的投诉案件应及时上报机构负责人或总公司相关人员获得支持，将投诉尽快妥善处理完毕；

二、投诉主要责任人接到投诉后不得以任何理由推诿，应立即根据投诉内容及案件信息查找原因，并根据具体情况进行解决，并向投诉管理人员进行反馈。原则上自接到投诉后3个工作日处理完毕，并回复客户处理结果；

三、总、分公司投诉处理人员在接到投诉材料后，应在12小时内最长不超过24小时将投诉处理进展情况在系统中备案，便于客户致电×××××时，热线人员可以给予客户咨询解答，直至投诉案件处理完毕。

四、投诉的结案标准

（一）客户接受我司提出的处理方案；

（二）客户不接受我司的处理方案，但有足够的法律、法规支持我司的处理意见；

（三）投诉管理部门认定的无效投诉。

五、总、分公司投诉管理岗将处理结果存至投诉处理系统，点击结案。

六、提出管理改进意见

投诉处理过程中发现公司经营管理问题时，总公司投诉管理岗（或分公司投诉专员）应当以书面方式向相关部门和领导小组反映，积极提供改进意见，沟通建议情况应当在投诉处理档案中记载。

第四章危机应对

第八条针对紧急、重大的投诉，由分公司理赔执委会进行讨论并出具处理意见后上报总公司投诉管理室，总公司投诉管理室根据分公司意见进行协调处理，必要时上报主管领导，或召集总公司核心业务执委会领导进行讨论决定。最终处理意见要在当日进行反馈。

第五章奖惩措施