秘书如何做好时间管理

秘书如何做好时间管理（共12篇）（共12篇）

1.秘书如何做好时间管理 篇一

“身处兵位 胸为帅谋”——谈谈如何做好秘书工作的感想

秘书是领导和基层之间重要的沟通渠道和信息桥梁，秘书综合要求高，非常有利于个人综合素质的提升，现就如何做好秘书工作，谈一点点感想：

一、夯实三个基础素质。

（一）先做人，后做事。“德品不正，言行必歪”作为秘书人员，在领导身边扮演重要的角色，首先要从思想道德上端正自己，才能在做事的工作过程中见贤思齐、从善如流，特别在金融系统，只有培养良好品格才能成为领导可以信任的人，才能更好地发挥参谋作用，才能胜任传达领导意图。

（二）敏于知，慎于言。秘书要有敏锐的洞察力和政治鉴别力，要把日常工作想周全，能起到拾遗补缺的作用。慎于言，要以高度的责任感谨言慎行，不夸夸其谈，要根据工作需要言之有物，言中有理，言而有信。

（三）博于学，笃于行。秘书工作要有前瞻性、系统性和创新性，要勤于学习、善于学习，学以致用是决定秘书工作质量的关键因素，只有这样才能适应新形势越来越高的要求。

二、提升三个关键能力

（一）较高的文字水平。秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通各类文种、语法和逻辑知识，还要具有较好的领导意图把握能力,在撰写材料过程中，首要领悟领导意图，尽量写出领导心中所想，口中欲言的内容，这就要求秘书人员要随时注意积累资料，加强写作实践，好的材料不是一蹴而就，需要完整系统的构思、条理清晰的逻辑和反复修改和淬炼。

（二）较强的组织能力。根据职责的要求，秘书人员经常要按照领导的意图组织各类会议和活动，要加强科学的组织管理能力，提高办事、办会效能，统筹安排工作；同时，要加强过程汇报工作，让领导随时了解工作进展情况。

（三）较强的沟通能力。沟通、协调和社交对于秘书人员来说同样重要，在传达和布置领导意图的时候，往往需要协调各个部门，自身的沟通和协调能力就显得非常重要，同时，社交是办事的辅助，能够克服阻力，提高办事效率，这样在实际工作中才能更好的为领导当好参谋助手。

三、培养五个良好作风。

（一）忠于职守，自觉履职。要忠于职守，热爱本职。秘书要自觉履行秘书的各项工作职责，认真辅助领导做好各项工作，要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职。

（二）服从领导，当好参谋。作为领导工作的参谋和助手，应当严格按照领导的指示和意图办事，个人的积极性、创造性应该服从领导的前提下发挥，不能用个人不成熟的想法，去影响和干扰领导的工作及决策。

（三）刻苦努力，勇于创新。秘书人员的工作性质要求刻苦努力，踏实能干，秘书工作要围绕领导的工作来展开活动，要具体而紧张的工作中，不计个人得失；同时，秘书人员更应具有强烈的创新意识和开拓精神，在思想上是先行者，在实践上是实干家，不断提出新问题，研究新方法，走出新路子。

（四）谦虚谨慎，办事公道。不能因为在领导身边工作而自命不凡，自以为是，要平等地同各职能部门商量工作，要热情服务，虚心听取他们的意见，而不是命令式的开展工作。要善于协调矛盾，搞好合作，秉公办事，平等相待，把为领导服务、为各职能部门服务、为群众服务当作自己的神圣职责。

（五）恪守信用，严守机密。恪守信用，就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信、行必果。一经允诺的事情就要尽力办到，遇有变化，要事先说明原因，使人信服。严守机密，是秘书人员职业的最基本要求，也是必须具有的工作作风。自觉加强保密观念也是秘书人员必须遵守的职业道德。

2.秘书如何做好时间管理 篇二

近年来, 由于教育体制改革的不断深化, 教育事业发展迅猛, 高校扩招的现象普遍发生。高校学生数量的增加使得高校院系教学秘书的工作任务也越来越多。但是, 很多高校由于受到长久以来的“重科研、轻行政”思想的影响, 教学管理的队伍建设并没有得到高校领导的充分重视, 出现了诸多问题:

(一) 整体素质不均衡

从高校院系教学秘书的队伍构成来看, 他们有的是从专业技术岗位上中途转行的老师;有的是刚从学校毕业的硕士生、本科生;有的是身兼多职的学校在岗老师, 还有的甚至是学校为解决职工亲属就业难题而特聘的职工子弟。如此复杂的队伍构成, 使得教学秘书队伍的整体素质水平很不均衡。

(二) 忽视教学秘书队伍的建设

这是由于很多高校受到传统的“重科研、轻行政”思想的影响, 忽视了高校院系教学秘书队伍的建设导致的。在职称评定、职务晋升等方面与其他工作岗位机会的不均、福利待遇与其他工作岗位的差距, 还有繁重、复杂的日常工作, 都在很大程度上挫伤了高校院系教学秘书的工作积极性, 使得教学秘书的队伍不稳定, 人员流动性大。

(三) 队伍管理理念落后

教务秘书队伍教育管理理念无法适应现代教学管理发展。高校院系教学秘书工作任务的繁杂, 使其很难有精力去思考和总结自身工作的不足, 寻求自身教学管理理念的提升;很少有时间去进行先进高校教学管理理念的学习;更缺乏深层次学习和进修的机会。因此, 高校院系教学秘书队伍整体缺少开拓创新的精神和意识, 也落后于高等教育改革发展的脚步。

二、强化高校院系教学秘书队伍建设的策略

(一) 提升对于高校院系教学秘书队伍建设的重视度

高校的领导干部应当及时转变传统的“重教学科研、轻管理”思想的认识偏差, 充分认识到院系教学秘书对于学校的教学秩序管理和教学水平提升工作中承担的重要作用, 提升对于高校院系教务秘书队伍建设的重视度, 力求建设一支符合新形势要求的、能够适应教学改革现实情况的、高素质院系教学秘书队伍。

(二) 提升高校院系教学秘书的入职门槛

在进行高校院系教学秘书的选拔时, 我们要切实提升其入职门槛, 对于应聘者, 不仅需要懂得高等教育, 也要具备教学管理的相关知识, 会管理, 且能够做到语言文字的熟练表达, 能够进行办公软件的行规操作。与此同时, 我们也要拓宽教务秘书的招聘思路, 在优秀的院系毕业生当中选择合适人选作为教学秘书的培养对象, 或者干脆就向社会公开竞聘。

(三) 设置高校院系教学秘书专岗

近年来, 高校普遍扩招, 使得学生的数目迅速增加, 这也给高校的院系教务秘书带来了更为繁重的工作量。从教学计划的安排、教学评估材料的准备到学生的日常学籍管理、考聘管理, 再到教师的课表编排、工作量统计, 再到学生四六级英语考试、学生补考等, 教务秘书的工作越来越多。为了有质量地完成这些任务, 很多高校院系教学秘书常常加班加点。而且, 很多高校的院系教学秘书常常是一个人“身兼多职”, 这样就使得教学秘书很难有精力去全身心投入工作, 更别提向教学管理要质量了。因此, 高校有必要设置专门的高校院系教学秘书岗位, 按需设岗, 合理调配。

(四) 增加对于高校院系教学秘书的岗位培训

我们应该建立一套完善的高校院系教学秘书岗位培训制度, 采取短训班或进修班的方式, 对教学秘书进行定期或不定期的岗位培训。培训的内容既应该包括办公软件操作、教务管理软件应用、语言文字表达等基本功, 还应该有教学管理方法、先进的教学管理理念以及教学管理中涉及的管理心理学等。

(五) 提升高校院系教学秘书的工作积极性

对于高校院系教学秘书工作积极性的提升有两种方式:一是在职务晋升、职称评定等方面, 制订合理的政策, 使其与其他工作岗位的人员拥有同等的升值空间;二是有奖有惩、赏罚分明。通过绩效考核, 对于绩效表现优秀的高校院系教务秘书, 给予现金奖赏或者增加其福利待遇。对于绩效不佳者, 采取扣除适当工资的惩罚, 以此增强教学秘书间的竞争, 营造一个积极向上的工作环境和氛围。

三、结束语

对于高校院系教学秘书队伍的建设工作, 是一项具有重要意义的、需要长期开展下去的工作。这需要学校的高层领导干部从思想上转变观念, 提升对于高校院系教学秘书队伍建设的重视度, 提升高校院系教学秘书的入职门槛, 增加对于高校院系教学秘书的岗位培训, 提升高校院系教学秘书的工作积极性, 甚至是设置高校院系教学秘书专岗来逐步实现。

参考文献

[1]张恩旭.高校院系教务秘书工作的实践与认识[J].安徽电子信息职业技术学院学报, 2009年, 第5期.[1]张恩旭.高校院系教务秘书工作的实践与认识[J].安徽电子信息职业技术学院学报, 2009年, 第5期.

[2]吴代夫, 杨建华, 朱方枝.论高校创新型教务秘书队伍的构建[J].中国电力教育, 2010年, 第10期.[2]吴代夫, 杨建华, 朱方枝.论高校创新型教务秘书队伍的构建[J].中国电力教育, 2010年, 第10期.

3.浅析如何做好高校教学秘书工作 篇三

【关键词】高校 教学秘书 教学管理 高校教学秘书在高校教学管理者中起着至关重要的作用，是顺利开展教学管理工作过程中的关键性角色。

一、教学秘书的职责教学秘书工作的基本要求就是全面地服务教学、服务教师、服务学生，是教学秘书的中心任务和根本职责。教学秘书要做好上级相关部门特别是主管部门教务处的安排，这是高校教学秘书正确的角色定位，也是做好教学秘书工作的立足点和出发点。

1、助手参谋作用教学秘书直接管理教学事务，教学工作方案的制定与实施、落实与检查、评价与改进，还应该积极调查并发现新情况、解决新问题，研究新方案、采取新措施，主动为领导提供可靠的第一手资料，在必要的情况下提出合理化建议，为系领导的决策创造条件，起到参谋的作用。

2、教学管理涉及方方面面，教学秘书处于枢纽位置。在教务管理工作中，教学秘书负责组织、落实各项教学工作，教学主管领导的工作一般是决策性、全局性、统筹性的，而面向广大师生的、具体的工作却由教学秘书直接管理和落实。如排课、调课、征订教材、落实教学计划、安排各类考试、学生成绩管理、毕业生毕业资格审查、毕业证书和学位证书管理、核算教师工作量及课时津贴等等，都要由教学秘书组织完成。

3、服务保障作用管理也是一种服务。教学秘书从事的工作是教学行政管理即教学管理，是对教学计划实施过程中的常规管理，是提高教学质量的重要前提和基础，是院系教学秘书的一项日常性的工作，也是教学秘书工作的重点所在，其主要目的是维持正常的教学秩序、保证教学任务的顺利完成。

二、教学秘书的应具备的工作能力

1、较强的沟通协调能力 教学秘书接触的部门和人比较多，有学校机关各部门、学院、学院各位领导和 老师，以及学院的各位同学，这就要求教学秘书应有较强的沟通协调能力，及时保质保量传达各项信息，处理各项教学事务，保证各项教学事务井井有条地完成，努力为教学管理的顺利进行创造良好的环境。 2、信息处理能力 教学秘书应总结归纳，及时处理学院每天的来信、来电、红头文件等信息，整理归纳，并对整理后的信息进行分析、分类、总结和概括，积极向学院相关领导及时汇报，做到及时沟通，协助领导完成工作。

3、扎实的写作功底 教学秘书是秘书行业中的一个特殊岗位，而扎实的写作能力是秘书行业的一个必备技能。

三、如何做好教学秘书工作

教学秘书的工作是一项比较枯燥的工作，是有关信息的搜集、整理、传递，不只是“收发员”、“通信员”、“勤杂工”，必须认识到其在教学质量管理中的重要性。作为教学秘书不应存在自卑感，要充分发挥工作的积极性，主动性和创造性，充分发挥教学秘书在教学质量管理中的作用。

1、创新理念，提高认识和服务意识，增强使命感和责任感。从事教学秘书工作的人员要冲破长期以来部分人的偏见，热爱本职工作。在实际工作中，一些院系教学秘书放弃了所学的专业，把主要精力放在教学管理工作上，与从事专业的教师相比，他们要付出更多的努力，但部分高校的领导缺乏对教学秘书工作正确的认识和评价，轻视教学秘书在基层教学管理中发挥的作用，学校在教学秘书人员配备、业务学习、岗前培训、工作待遇、职称评定等方面不够重视，在客观上造成从事教学秘书工作的人员有自卑心理，不热爱自己的工作，也不安心自己的工作，寻找机会离开原工作岗位去谋求自身的发展。这种境况要求在学校解决其自身存在问题的同时，高校教学秘书必须具有高度的政治觉悟和高尚的道德情操，还必须有高度的责任感和强烈的事业心，认清自己从事的工作在高校生存和发展中所处的地位和作用，提高全心全意为教学服务，为教师服务，为学生服务的意识，忠于职守，在教学秘书岗位上不计较个人得失，乐于奉献，全心全意为党的教育事业服务，真正担负起管理育人、服务育人的重担，通过出色的工作实现自己的人生目标。

2、创新工作方法，科学的工作方法是教学秘书顺利完成教学管理工作的重要条件，也是教学秘书工作能力强弱的重要体现，有了科学的工作方法，教学秘书工作才能收到事半功倍的效果。

3、加强学习，提高自身的知识水平和业务工作技能。首先要明确职能，熟悉和掌握管理学的规律和技巧，不断掌握与人沟通的技巧，这样才能使得工作更加顺畅地完成。并对管理知识要不断完善和更新，对于具有悠久历史的管理模式和教学模式应予以肯定，但是更要注重新的教学管理的培养方式，不断地学习先进的东西，提高管理水平和综合能力教学管理。教学秘书还要熟悉本单位各门学科的基本知识、结构体系，了解各科教学大纲的要求和各门课程之间的联系，熟悉教学过程和教学规律，及时协助系领导解决教学中出现的问题，当好领导的助手、参谋。

四、结束语

在高校里，教学秘书工作是关系到学校的教学管理的重要环节，是十分重要的，是保证学校教学管理正常进行的保障。学校要充分肯定教学秘书的地位和作用，高度重视教学秘书工作，从政策上、思想上和工作上关心、支持教学秘书的工作。无论是在奖金发放、职务晋升、职称评定、表彰先进方面，还是在开展教学管理、科学研究等问题上，都要建立相应的激励机制，并不定期地组织教学秘书参加培训。使教学秘书充分发挥其在教学质量管理中的重要作用，共同为提高教学质量，培养高素质人才作贡献。身为教学秘书，应该在充分认识教学秘书这项工作的同时，充分认识自己的特点，结合工作岗位，不断提高自身的业务能力和思想觉悟，为教学管理工作做出应有的贡献。

【参考文献】

[1]任丽清.论校教学秘书专业化.宁波大学学报（教育科学版），2008.

[2]吴才秀.论高校教学秘书的作用及素质要求.科技信息，2006（3）.

[3]王诚怡.关于做好高等学校教学秘书工作的几点思考.黑龙江高教研究， 2004（3）.

4.如何做好总裁秘书 篇四

1、起草公司年度工作总结及总经理讲话稿；

2、起草公司股东会和董事会的会议材料；

3、做好公司重要会议的记录和会议纪要的整理；

4、起草、打印、等级和存档总经理签发文件；

5、协助行政部经理做好来宾的接待工作；

6、接听电话、妥当应答，如有必要，做好电话记录；

7、掌握总经理的日程安排，为总经理借鉴访客做好预约工作；

8、收发传真，并即使交给总经理处理；

9、完成总经理或行政经理交办的其他工作。任职资格： 教育背景：多种专业背景本科以上学历。培训经历：受过管理学、管理技能开发、公共关系、财务管理、文书写作、档案管理方面的培训。经验：2 年 以上高级秘书工作经验。技能技巧：

1、熟悉公司文档管理；

2、良好的中英文写作、口语、阅读能力。

3、熟练使用办公软件及办公自动化设备。态度：

1、良好的组织沟通协调能力；

2、工作细致认真，谨慎细心，调理性强；

3、责任心强，勇于承担挑战性的工作；

4、具有开拓精神和团队精神。工作条件：

1、工作场所：办公室

2、环境状况：舒适

3、危险性：基本无危险，无职业病危险。

总经理秘书工作概述

一、办公室内务

1、办公环境：明亮整洁、一尘不染、家具摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书摆 放整齐。

2、每天准时上班、开窗通风。

3、清洁办公室：每天将办工作、椅、文件柜、窗台擦拭一次；

4、清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草。

5、为董事长备好茶水（董事长到办公室的同时）

6、每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。

7、及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜、每两周洗尘一次。

二、文件管理：流程齐全、分类合理、处理及时、管理规范。

1、对所有文件进行识别，并分类登记，在分别办理；

2、外来红头文件：填写收文处理单，及时送批和传递发放，并留下记录。

3、内部红头文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于董事长看阅。

4、外来公函、通知及文字资料：及时送交总裁阅示，根据总裁批示正确办理（不急的文件资料放

置在待处理文件夹内）。

5、内部通知、报告：及时送交总裁阅示，根据总裁批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理 文件夹内）。

6、公司各部门（单位）送交总裁签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。

7、重要的和紧急的文件，需及时提醒总裁。

8、每天将送交总裁批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。

9、根据文件积累
的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查询。

三、来宾接待：彬彬有礼、热情接待。

1、笑脸相迎，茶水相待。

2、询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等；

3、索要名片；

4、及时向总裁请示。

5、按总裁意见引见，接待（按情况给予续茶水）。

6、根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。

如何做好总经理秘书工作？ 如何做好总经理秘书工作？
没做到位的表现是：上司认为你应该知道，问你时你却不知道，这就说明你这秘书做得还不到 位，还没做好。那么要怎么做到位呢，个人认为：

1、必须有更多的付出精神，不能太计较工作和个人报酬、时间；

2、常用电话号码、重要客户和合作者的联系电话尽可能熟记；

3、要学会摆弄文件，学会档案管理，重要文件能随时拿出来，需哦保存的文件能在 2 分钟之内找 到，近期（半月南北）过手的文件要迅速知道其去处；

4、学会记住认人，凡是见过一次面或找过你上司一次的人，一定要记住气容貌和姓名，最好能在 下次见到时，能立即知道这人姓什么，做什么的；

5、应酬活动，场合允许要站在总裁身边，轻声提醒上司对面过来准备与你上司打招呼的人姓什么、做什么的；

6、学会记录，只要在场能记录的一般都要记录详细，说不定什么时候有用；

7、开会一般你只是列席，要记住尽量少发言，如非上司问及，一般不发言，但是一定要将会议记 录记全面，尤其是重要发言和会议决议；

8、对内部各部门和人员有调查研究和了解情况的权力，但卖友指令权，若传达上司的指令一定要 在下达之前说明；

9、为了写东西，多做标准文本，以备不时之需；

10、对其他同事不可有骄骄之气；

11、无论对上、对下，多用“请”和“谢谢” ；

12、不上网做与工作无关的事，也许别的同事可以；

13、手机永远是振动，网上 QQ 也不要有唧唧的叫声；

14、要细心，学会在小事情上为上司补缺，必要时候需要为上司圆场；

15、上司的失误要适时地提示，温和地提醒；

16、常规性的琐碎事务，妥善处理，必要情况一跟到底，不要让人有半点不放心；

17、任何场合不议论公司、同事是非；

18、不是上司问及，不议论同事的不好；

19、少喝酒，不能醉； 20、对同事言语不能暧昧，对上司绝对尊重。不和上司短信商讨个人问题；

21、穿衣服有工装最好，不要为了取悦自己穿太性感的衣服；

22、切不可产生办公室恋情，如有萌芽立即走人；

23、向上司汇报工作或者接受上司安排、指令一定要记得带上笔记本，好记性不如烂笔头；

24、上司的任何安排或者指示，一定

定要在上司说完后，记录好，没挺清楚一定要问或者请上司重复 一次；

25、事很多，别着急，抓紧办，慢慢来。

总经理助理的三种类型
岗位分类：秘书型总助（基层）、谋士型总助（中层）、副总型总助（高层）对秘书型总助的最主要的能力和素质要求一般有这么几个：细致耐心/有条理（因工作繁杂之 故）、外貌端庄/气质佳/懂商务礼仪（需经常陪同老总参加对外上午活动），文笔好（代为起草各类重 要文件）、悟性强/外向善沟通和表达（为上传下达之必需）、服从性高/执行力强（将高层意图严格落 实）、学习与适应/压力承受能力（需主动应对困难和压力）。换言之，秘书型总助工作的突出特点是 单向性的命令执行和任务达成，基本还不具备反过来影响高层重大决策的可能。对于谋士型总助来说，其应具备的主要能力与素质包括：某一专业职能领域丰富的实操经验（如：财务控制、市场营销、生产管理、行政管理等）、有大局观/视野独特（兼顾整体利益与个人 优势）、心胸开阔/不恃才傲物（豁达、谦虚与能力同等重要）、极强责任感和事业心（以企业发展为 己任）、团队管理能力（能充分发挥集体合力）、具有监理在理性框架上的激情（理性为先，激情内 敛）、始终与公司立场保持高度一致（忠诚是事业长久的保证）。对于副总型总助的基本能力和素质就应该从“领导者”的角度来加以要求了：资深行业与专业 经验（领导者的基本资历要求）、卓越眼光（对未来趋势的领先预测优势）、博大胸怀（能容忍，也 能承认错误）、决断魄力（当机立断而勇于担责）、信念坚定（方向明确而百折不挠）、勤于学习（对 新生事物保持好奇心）、善于反思（永远从多个角度来考虑问题）。

总经理助理岗位职责

1、在总经理领导下负责办公室的全面工作，努力做好总经理的参谋助手，起到承上启下的作用，认 真做到全方位服务。

2、在总经理领导下负责具体管理工作的布置、实施、检查、督促、落实执行情况。

3、协助总经理做好经营服务各项管理并督促、检查落实执行情况；

4、负责各类文件的分类呈送，请领导阅批并转有关部门处理。

5、协助总经理调查研究、了解公司经营管理情况并提出处理意见或建议，供总经理决策。

6、做好总经理办公会议和其他会议的组织工作和会议记录。做好决议、决定等文件的起草、发布。

7、做好企业内外文件的发放、等记、传递、催办、立卷、归档工作。

8、负责保管使用企业图章和介绍信。

9、负责企业内外的公文办理，解决来信、来访事宜，及时处理、汇报。

10、负责上

5.如何做好总经理秘书？ 篇五

下面是几位“先行者”对于如何做个好秘书的经验之谈，相信会给想做秘书的朋友们一点帮助！全能秘书的全部内涵monica年龄：28岁任职：4年传统观念上觉得秘书是吃“青春饭”的，而我想澄清的是这是一种认识上的误区。

目前外资企业越来越多，秘书是一个企业运作管理中不容忽视的环节。所谓“行行出状元”，我认为做一个真正意义上的好秘书要具备很多潜力和素质。

现在不是流行复合型人才吗？我想我们秘书这一职业有时候也需要类似的人才，甚至可以说是“全能型”秘书。

首先，硬件条件是必不可少的。掌握一门外语——通常指英语，这是最基本的条件；做文秘的人工作在办公室，文字处理的工作特别多，所以对一些现代化机器的熟练掌握也是不用多说的最基本的能力，尤其是电脑。

其次，秘书的职业道德备受重视，每一行有每一行的规矩，秘书也不例外。平时工作中不可避免地会接触到公司的一些内部的文件，保守秘密就显得分外关键。另外，秘书是工作在老板身边最亲近的人，老板出差不便看邮件时，我们要处理一些文件，有时需要立即替他批复。所以一个好秘书，除了讲一口流利的英语、熟练使用计算机和拟写各种文件外，还有很重要的是应具备良好的沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预见能力、一定的决策能力以及随机应变的能力。这些有时候需要多年的锻炼和培养。所以很多大公司在挑选秘书时会视其工作经历。

最后，要讲究公私分明。千万别搞老板秘书恋，真正的好秘书是不会倚仗这种手段在职场上攀升的。

沟通最重要jessy年龄：22岁任职：1年时常听到一些对秘书的普遍性描述：聪明、细心、谨慎、考虑周到。除此之外，秘书还应该有灵气、有悟性、有团结能力；能提出有创造性的建议，并且凡事懂得分出轻重。而在我看来，最为重要的是交际和沟通能力。

我和领导在一间办公室，但是客户们一进门先瞅见我，形象当然很重要。其实不用穿得很时尚、另类，只要大方得体就行，仪表看上去舒服即可。我的工作要求我有很好的沟通能力，不仅要和客户打交道，还要和公司内部的人员保持良好的人际关系。领导常说我可以算作是领导和下属之间的桥梁，夹在上下两级之间，一定要寻求到好的一个平衡点，正确传达领导的意思表示，不能让双方产生不必要的误会和矛盾。

做助理、秘书这一行不仅仅等同于打杂、操办琐碎的事务，其实还要求人员有较广的知识面。在我的工作中，难以避免要打电话去催客户支付费用，说得难听点有点“讨债”的味道，但这是我工作的一部分，不得不直面。现在我也习惯了这些事务，总结了一套经验技巧，这也是一种沟通的能力。

小心那些潜在的危机艾小姐年龄：26岁任职：3年我曾经在一家公司做文秘，老板是个台湾人。工作辛苦点就算了，最怕上司是个好色的半老头。当我发现他想占自己便宜时，深觉女秘书不好当，特别碰着这么一个上司，自己再怎么端庄严谨，有时候也很无奈！上司不好伺候，更不好得罪，那时我就隐隐意识到潜在的危机：万一工作出了什么纰漏，被他抓到什么把柄，要么就受其以工作相威胁，要么就被炒鱿鱼。我不会因为想保住工作而失去原则，毕竟我知道我是为了什么而工作，所以我开始暗地寻找机会跳槽。

一个月后，我就递交了辞呈。现在我的老板是女的，让我安心许多。

我的工作重心是安排一些重大的会议和活动、衔接好各种差旅日程、起草财务或者人事方面的报告、有时候帮老板做一些决定。但也有烦心之事，我这个女老板性子急起来容易冲人发脾气，通常情况而言，往往与工作有关。

6.秘书该如何做好领导的约会安排 篇六

（1）如果客人主动提出要见领导，秘书应先记下客人姓名、单位、职位、电话等相关情况，请上司定夺。秘书一定要做好预约事宜，不要擅自做主；

（2）要区分轻重缓急，合理安排约见；

（3）秘书要提醒上司准时赴约；

（4）如果上司要约见客人，一定要协助上司做好联系工作。案例：

张秘书正在办公桌后埋头整理文件，进来一位衣着考究、身背公文包的男士，要见刘总经理，说已经约好。张秘书热情的招呼他入座，然后查了查经理的日程安排，发现今天并无约会。但他想可能是经理自己约定安排的。

张秘书热情的给客人倒了一杯水，顺便问了一句：“请问您和刘总约好了吗？”那位男士回答说：“我今天是带很大诚意拜访贵公司经理，如果方便，希望能和他面谈一下。”小张一听，知道了他并无和经理约好。于是小张说：“真不巧，经理正在会见一个重要客户，这样吧，我现在想办法和他联系一下，请问我怎样向他介绍您的情况呢？”很快，小张搞清了对方身份，原来他是一保险公司的业务员，已经不是第一次来了。小张知道公司由于某些客观原因，近期并没有打算为员工买此公司保险。不出所料，经理的答复果然是：“不见。”

但小张不能这样说，因为并不排除对方来自媒体的可能。于是他对来客说：“先生，真抱歉，刘总正在和一个大客户商谈，实在不方便打扰。您看快中午了，再等下去肯定会耽误您吃饭时间。为员工买保险是一件很有意义的事情，我一定会请示经理尽快给您联系。麻烦您给我一张您的名片可以吗？”

“好吧。”来客掏出名片递给小张，但神情明显不悦。小张于是又说：“对了，我想起一件事情，我一个朋友在另一家大公司上班，他前几天还说他们公司老板有意给他们上保险呢，您可以去那里试试，这是他的名片，您可以打上边电话找他。”

来客接过名片，脸色稍稍缓和一些，张秘书又说：“先生，你们这个保险的资料能否给我留一份，下周我们有个同行联谊会，我可以帮您宣传一下。”来客听到这里，终于露出笑容，满意的离开了公司。

分析：

7.浅析如何做好高校教学秘书工作 篇七

教学秘书是高校教学管理团队中不可或缺的一部分, 在各项教学工作中起到重要的纽带和桥梁作用。教学相关信息的搜集、整理、规划以及对教师、学生的服务等一系列日常工作的有序开展都离不开教学秘书的劳动。教学秘书工作水平的提高, 直接影响到高校教学管理团队整体素质的提高。

1 教学秘书在教学管理中的重要作用

1.1 教学秩序正常运转的保证

课程时间和地点的安排及通知、任课教师能否按时开课、多媒体及机房的使用、调停、补课等情况, 直接影响着教学任务的完成和教学秩序的维护。教学秘书要做好教学管理中统计报表、基本数据的整理工作、收发教学管理文件、资料的归档和保存工作、制定好各个专业教学计划、记载重要的教学活动、总结教学工作及各项教学经验材料的整理和归纳。教学秘书作为这些日常工作的直接操控者, 每一项都不容忽视, 都需要认真实施和掌握, 以确保整个教学过程的正常开展、教学秩序的正常运转。

1.2 枢纽和桥梁的作用

教学秘书是连接上下级以及各部门的桥梁, 教学秘书既是学校教学管理制度的执行者, 又是各院系教学活动的安排、落实和检查的承担者。一个优秀的教学秘书, 应始终保持与主管领导、任课教师和学生之间的密切联系, 将单位的相关决策和主管领导的指示及时传达给任课教师和学生, 要得到及时落实。同时还要将任课教师和学生的意见、建议和要求及时地向主管领导反映, 真正地起到一个沟通上下级的枢纽与桥梁的作用, 以保证教学工作的顺利进行。

1.3 主管领导的助手

高校教学秘书作为学院主管领导实施教学管理的得力助手, 直接参与教学管理工作, 他们是高校教学管理队伍中的主力军之一。教学秘书帮助主管领导处理大量的教学日常事务, 在日常的教学管理工作中做到一旦发现问题, 及时与领导沟通并采取措施解决问题, 为主管领导提供准确直接的教务信息, 以便领导制定相关的教学政策。

2 教学秘书应具备的素质

2.1 脚踏实地, 严谨认真的工作态度

教学工作是各个高校的命脉工作, 教学工作的顺利开展对学校的发展起着至关重要的作用。教学秘书的工作繁杂, 涉及面广泛, 很多事情都要经过教学秘书的亲自处理, 这就要求教学秘书在工作中要有脚踏实地、认真严谨、细心的工作态度, 保证各项工作有条不紊地进行。

2.2 爱岗敬业, 吃苦耐劳的精神

教学秘书的工作处于高校教学管理工作的最基层, 从事具体的教学事务, 工作量大, 事务繁琐, 时间要求严格, 稍一疏忽就会直接影响高校教学活动的教学管理工作。因此, 爱岗敬业、不辞辛苦, 对于教学秘书来说是一项基本要求。教学秘书要时刻想到教学工作是为培养合格人才服务的, 一个人只有热爱自己的工作, 才能激发出强烈的工作动力, 就会发挥出持久的工作热情, 从而想方设法把工作干好。教学秘书只有充分认识到自己工作的重要性, 从为学校教学提供优质服务的立足点出发, 以强烈的事业心和饱满的工作热情, 积极努力、严肃认真对待工作, 这是优秀教学秘书的首要前提。

2.3 全心全意的服务意识

教学秘书在日常工作中, 除了协助各部门和院领导做好各项管理工作外, 还要树立全心全意为教学服务的意识。高等院校的主要任务是教学, 学校的中心工作是培养德、智、体全面发展的社会主义建设人才。因此, 教学秘书必须围绕学校这一中心工作, 为教学服务。教学秘书要有服务于师生的思想, 经常了解和掌握师生的意见和要求, 满腔热情地他们排忧解难, 以自己的行为赢得大家的理解和尊敬, 为高校的教学管理工作和高校的发展尽心尽力。

3 培养优秀教学秘书的建议

3.1 加强思想教育, 提高教学秘书的服务意识和创新思维

加强思想教育, 让教学秘书深刻认识到高校教学管理是为教学服务的, 教学秘书也应以服务教学为己任, 要把自己当成一个服务者, 抱着对师生认真负责的态度开展工作, 站在他们的角度上看问题, 为他们排忧解难, 切实增强服务意识, 树立良好的职业道德。基于当前的教学管理形势, 需要教务秘书在纷繁复杂的日常工作中, 潜下心来认真钻研, 在千变万化的形态里提取出新的教学管理方法, 理出新的工作思路, 从而让教学管理工作紧跟时代步伐, 不断创新。

3.2 定期组织专业培训, 提高教学秘书的专业素质

当今高校基本上都实现了信息化管理, 各类教学信息的传递和知识的更新都非常迅速, 就教学秘书来说, 承担许多教学管理工作, 需要与时俱进, 不断学习新知识, 掌握最新信息, 这样才不会停留在原有的、低效率的管理方法。所以, 定期组织教务秘书学习培训就显得非常重要。通过培训及时吸收新的教育理念、先进的管理办法, 并将学到的东西运用到实际工作当中, 提高工作效率。作为教学秘书本身, 首先要有改进的意识, 不能总是埋头苦干, 不思进取。在学校层面, 应积极为教学秘书创造学习交流的机会, 围绕他们实际工作的需要, 侧重提高教学秘书各方面素质。

3.3 制定合理激励政策, 鼓励提升管理水平

科学培养教学秘书的前提是分析和研究教学秘书的思想、情感与需求。要根据社会的需要和本校实际情况, 以提升教学管理水平为目标, 从制度上、政策待遇和工作环境等方面建立保障, 研究制定一系列工作制度和激励制度。同时尽量纠正以往的偏差, 要根据实际制定相应的岗位能力要求, 在职务晋升、职称评定以及业务进修等制度的制定上考虑教学秘书的发展需要, 并予以落实。在政策许可的范围内, 尽可能去帮助他们解决关系切身利益的问题, 给予他们正确的价值导向, 要充分肯定和正确认识教学秘书工作。通过教学管理评估等方法, 引入奖励机制, 对工作业绩有突出表现和取得教学管理科研成果的教务秘书加大奖励力度。在合理满足教务秘书需求的同时, 注重教务秘书素质和技能的提升, 激发他们的工作热情。

4 结语

总之, 高校教育教学质量的提高, 离不开教学管理人员自身综合素质和全面能力的提升, 教学秘书要从自身做起, 做好服务者和管理者的双重角色, 切实提高服务意识, 增强管理水平, 全心全意为教学服务。

参考文献

[1]吴贝贝.如何做好高校教学秘书的几点心得体会[J].散文百家·学术百家, 2011 (7) :90.

[2]王勇.如何做一名称职的教学秘书[J].佳木斯教育学院学报, 2013 (11) :199.

[3]吴小琼.浅谈新时期如何做好高校教学秘书工作[J].湖北函授大学学报, 2014 (9) :15-16.

8.秘书如何做好时间管理 篇八

2004年底，牛根生先生发起成立老牛基金会之时，我即当选兼任秘书长一职。主要因为我在其麾下兼任董事会秘书，出于对我专业能力和品行的了解与信任，牛先生做出了这一决定，并将我推荐到理事会，而后由理事会决议通过。直至2008年下半年，我才专职担任这一职务。

后来，他曾对我说：“我觉得你做秘书长挺好。原因：一是你曾在财政部门工作过11年，花纳税人的钱，担任老牛基金会秘书长后，花牛氏家族捐赠的钱，两者都需要讲究花钱的程序和效益。二是你曾在大学任教5年，学习能力强，且做事认真谨慎，哪怕暂时不熟悉公益慈善行业，也可摸索着去做而不至于出什么大乱子；企业出了事最多是企业自身倒闭，基金会一旦出事儿则可能影响到整个公益慈善界的‘清誉’。”牛先生调侃性的分析是颇具道理和高度的。

今年是我担任专、兼职秘书长的第十二个年头。随着机构的发展和自身实践的深入，我也在不断地学习、思考和探索：究竟该如何做好家族基金会的秘书长？一个优秀的家族基金会秘书长应该具备哪些“软件”和“硬件”？

总结起来，我认为，家族基金会的秘书长应该是一个“职业经理人”，说得“高大上”一点就是“总裁”、“CEO”。与其他类型基金会的秘书长相比，其难度主要在于兼顾和平衡好家族、基金会以及社会三方面的权益；既要有过硬的专业能力，又要认同家族的慈善理念和价值观，具备事业心、责任感乃至牺牲精神，以及和善而坚韧的性格特质。

有这样一个经历，给我留下了非常深刻的印象：2011年，我随团赴美学习交流，期间参访洛克菲勒兄弟基金会，当时其总裁斯蒂芬·海因茨先生患白血病尚在治疗期，但为了参加这次交流活动，放弃了当天下午的治疗计划，带病出席会议，令人为之动容。而从中映射出的“闪光点”，也正是作为家族基金会秘书长应该具备的“软件”。

至于“硬件”方面，通过自身的长期实践和思考，我认为“沟通”和“权衡”能力尤为关键，对于妥善处理好“家族与基金会”、“基金会与社会”、“社会与家族”三大关系至关重要。

家族与基金会的关系

虽然家族基金会成立后便独立于家族，其财产所有权不再属于家族而属于全社会，但是，家族基金会秘书长作为机构管理者，仍然应当充分尊重创始家族的捐赠意愿，了解并重视其对基金会发展方向与项目运作方面的意见和建议。

如我之前所说，牛先生在老牛基金会仅担任荣誉会长，全程参与理事会活动，但并不干预基金会的日常业务开展；此外，牛氏家族的其他成员之前也没有担任基金会理事（一般来说，家族基金会的理事会中应该有家族代表，代表家族发表意见并参与表决），而只是列席理事会活动，并参与一些重大公益慈善项目。

如此背景下，为协调好牛氏家族与老牛基金会的关系，作为秘书长的我和牛先生之间便有了我之前谈到过的定期会商机制，我与牛先生会就基金会运作进行沟通并听取他的意见、建议和战略指导。如果在会商中发现某些工作存在一些问题，便由我将会商的建议和意见转达或提交到理事会，然后组织大家进一步讨论和决策；作为家族代表，牛根生先生也会把一些问题带回去，与家族其他成员进行沟通。

基金会与社会的关系

作为家族基金会的秘书长，维护家族基金会与社会关系的关键之处在于建设一个优秀的工作团队。因为直接负责家族基金会理念的传播和项目的落地，这个团队的重要性不言而喻，它既要有一流的执行力，能够在慈善资金使用和公益项目运作的结果上对社会负责；又要有良好的精神面貌（包括价值观、事业心等），能够把家族基金会的公益慈善理念向社会传播。就好像它面对的是整个社会，而其背后是一个家族。

如何建设一个这样的工作团队？我认为，应该从人员招聘、企业式制度化管理以及公益式亲情化管理三方面入手。

因此，我们在招聘人员的时候，除了硬件上，例如在专业技能、性别比例（公益圈女性居多）、年龄段组合（60—90后）等方面有所考虑，在最后一个环节，还要由分管人事的领导，通过一对一深度交流来考察应聘者是否了解牛氏家族和老牛基金会，是否认同我们的价值观及理念，是否发自内心喜欢公益慈善事业。

如果应聘者能够把公益慈善作为一项改善社会环境的事业来看待，我们非常愿意将其融入团队，哪怕工作能力暂时欠缺，我们也可以慢慢培养；但如果其仅仅是为了“找工作”，恐怕难以长期适应公益慈善行业清贫而艰苦的工作环境，我们只能为其提供暂时的实践、实习机会。

招来了“对的人”，还得有良好的管理以促进团队的工作热情和执行能力。我认为，社会组织员工管理和企业员工管理没有多大区别，都要考虑业务能力和文化认同的问题；都要重视团队的学习氛围和能力培养。在老牛基金会，我们设置了各种激励机制来鼓励员工学习行业知识和各类职业技能。这里列举一二：

例如，每人每月要互相分享、推荐两到三篇行业优秀文章，内容不能重复；每年我们会就这些文章进行评选，“优秀文章”的推荐者将获得奖励。再如，针对80后、90后员工，每周组织两次业余时间学习外语，同等条件下，谁先“过关”，谁的工资就先提一级，并择机送往国外学习交流。

另外，耳濡目染于牛先生蒙牛时期对员工的关怀之举，加之受公益慈善行业自身理念的熏陶，我认为还应该推行公益慈善式的亲情化管理，这对培养工作团队的向心力很重要。

我觉得基金会就是个大家庭，而自己就像是个家长，对团队成员既有要求，也有关爱。现代日常办公长期久坐对身体健康损伤很大，为了鼓励大家下班后锻炼身体，同时也能避开交通拥堵高峰，基金会与所在办公楼的业主沟通，将一处闲置空间改造成了健身房；北京的雾霾天气很频繁，我不止一次自掏腰包购买防霾口罩送给北京的同事和他们的家属。

凡此种种，都能够促使员工快乐地工作、快乐地生活。这样的团队便可以在日常的工作乃至生活中，将“正能量”传递到全社会，用快乐感染更多的人。也就是说，建设一支优秀的团队，可以使基金会能够通过慈善理念的传播与公益项目的开展，与社会产生良性互动。

社会与家族的关系

家族慈善这种“子承父业、代际相传”的模式，不仅使基金会的使命和财富得以传承，也使得家族的慈善理念与高尚价值观得以形成和延续，家族的品牌和荣誉得以世代相传。

作为家族基金会的秘书长，应该意识到家族基金会是创始家族与社会沟通的一座桥梁。家族基金会的最终目的是解决社会问题而非家族问题，所以把家族捐赠出来的财产有效、透明地用于社会，并将家族的慈善理念和高尚价值观传递给社会，使之在促进和推动社会良性发展的过程中，正能量得以不断放大、倍增，这是一个不可动摇的立足点。

另一方面，家族基金会秘书长也要能够把公益慈善行业里好的东西输送回家族，帮助一代代家族成员吸取新鲜的行业理念和知识。至于能否认可和接受这些理念和知识，还要取决于这个家族是不是开明、睿智、阳光；同时，也与家族基金会秘书长的沟通能力密切相关。

如果家族内部在“情-理-法”上有着与社会主流价值观不符的想法，而家族基金会秘书长不能够及时引导或劝阻，那么，作为家族基金会秘书长来说，这就是一种“不作为”了。

所以，在我看来，担任家族基金会秘书长的最大挑战就在于能否与创始家族进行良好沟通。这也是家族基金会秘书长比其他类型基金会秘书长难度更大的原因所在。一旦家族基金会（包括治理层面的理事会和管理层面的执行团队）的想法与家族的想法不一致，到底以谁的想法为主？事事都站在家族的角度考虑，或者完全不考虑家族的意愿和需求，都是不合适的；如果与创始家族沟通不畅，家族基金会很多工作的推行将会受阻，容易影响创始家族的捐赠情绪而产生不愉快，甚至令其后悔当初的善举。

预先约定好基金会的治理和沟通机制，并随着基金会的成长、家族的发展和社会环境的变化，对所有机制不断改进、优化和完善，无疑能够有效地避免以上矛盾，为家族基金会的健康、有序和持续发展保驾护航。但是，在实践中，家族基金会秘书长的“驾驭能力”和“权衡作用”不容忽视，尤其重要的是，他要能够清晰地界定个人、家族、基金会以及社会四者“权、责、利”的边界，并妥善处理好它们之间的关系。（整理：徐会坛）

9.浅论如何做好国有企业秘书工作 篇九

内容摘要：国有企业秘书岗位是一项综合性工作岗位，对从事秘书工作者的要求愈来愈高。本文围绕如何做好国有企业秘书工作，从应该树立的意识、锤炼的能力以及必须做好的具体工作等三个方面进行了深入浅出的论述。

关键词：国有企业秘书意识能力工作

国有企业秘书是服务领导、联系职工、协调各方的“枢

纽”，也是协助企业领导制定和实施决策的参谋和助手。秘书工作的好坏，直接影响到一个公司工作质量和工作效率的高低，甚至直接影响着一个公司的形象。要做好秘书工作，总的要求是要做到围绕中心、服务大局、当好参谋、抓好落实。具体来说，要树立五种意识、锤炼五种能力、做好五项工作。

一、突出重点，牢固树立五种意识

一是服务意识。秘书的主要职责就是服务，只有强化服务意识，才能作出优异的成绩，让领导满意、让职工群众满意。一要全方位做好各项服务工作，增强服务的主动性。秘书人员要主动适应各种变化，不断拓宽服务领域，提高服务水平。二要正确处理好各方面的关系，提高服务质量和效果。

1为领导服务、为基层单位服务、为职工群众服务，三者相互联系，不可偏废。对上服务和对下服务是一致的，在做好为领导服务的同时，要不断加强为基层单位和职工群众服务的工作，如实反映基层单位和职工群众的意见，更好地沟通领导与基层单位和职工群众之间的联系，真正起到桥梁和纽带作用。

二是责任意识。秘书工作无小事，每一件工作都容不得半点虚假，一旦出现疏漏，都可能捅娄子、误大事。因此，秘书人员要增强责任意识，做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前、在处理任何事上，都要从严要求、从优服务，确保工作万无一失。

三是奉献意识。秘书工作的服务性就决定了秘书工作突发事情多、应急事项多、需要加班加点的任务多，工作既苦又累。“有节无假，有假无闲”是秘书工作的真实写照。因此，秘书人员要保持一种平静的心态、平和的心态，勤勤恳恳，任劳任怨，谋事而不谋利，奉献而不索取。

四是效率意识。在科学技术突飞猛进、知识经济日新月异的今天，秘书人员尤其需要增强效率意识，要时刻关注和把握重点工作，做到早介入、早思考、早研究，增强工作的主动性。对领导交办的事情，要说办就办、不能推诿扯皮、拖拖拉拉。对领导的决策部署，要全程跟踪，全程督察，将落实决策的各个阶段、环节以及存在的困难和问题及时、准

确地反馈给领导，为领导进一步完善决策、制定下一步措施提供第一时间的服务。

五是保密意识。保守秘密是秘书工作的重要职业道德规范。秘书在信息传递过程中，要牢固树立保密观念，严格执行有关保密法律、法规和制度，切莫以得知“内情”而炫耀，更不可以“秘密”讨好于人，做到不该看的绝对不看，不该听的绝对不听，不该说的绝对不说，不该问的绝对不问，自觉养成保守秘密的好习惯。

二、立足岗位，着力锤炼五种能力

一是调查研究能力。协助领导搞好调查研究是国有企业秘书的一项重要工作。在搞调查研究时，要有高度负责精神，深入实际，采集信息，掌握第一手材料，去伪存真，去粗取精，并本着不夸大、不隐瞒、反映实际情况的原则，写出调研报告，为公司领导决策提供有价值的信息材料。

二是语言表达能力。语言表达能力包括文字表达能力和口头表达能力。国有企业秘书经常有些文字工作要做，如撰制公文、起草调查报告、回复往来函件等，这就要求其具有扎实的文字功夫，会运用各种文体写出不同的文字材料。秘书在处理上传下达、迎来送往等门面性工作时，多是靠口头来完成的。话语得体，条理清晰，具有良好的口头表达能力，不仅反映出秘书本人的素质，对公司形象的树立也会起到不

可忽视的作用。

三是协调沟通能力。国有企业的机构相对来说比较庞大，部门多，人员多，事务多，工作中会产生一些难以避免的矛盾。为了确保公司领导能够集中时间和精力处理解决重大问题，秘书应具备一定的协调沟通能力。在做协调工作时，应顾及左右，联系内外，从全局利益出发，多方听取意见，了解实际情况后，制定出可行性协调方案，利用各种沟通渠道和方法进行有效的协调沟通，最终化解矛盾，使各方力量步调一致，各项工作顺利运转。

四是办事应变能力。国有企业秘书大部分工作都是处理具体繁杂的事务，大到协助领导决策与管理，小到一个标点符号的处理，面面俱到，没有灵活的头脑以及精明干练的办事应变能力是不能胜任秘书工作的。秘书处理事务时，应力争做到有条有理，大事不误，小事不漏，尤其在突发事件发生的紧急情况下，更应沉着冷静，分清轻重缓急，及时有效地进行妥善应急处理，为领导的决策做好准备。

五是日常管理能力。办文、办会、办事等日常事务性工作几乎是国有企业秘书每天都要做的事情，如何对各项事务进行科学有序的管理，已成为提高工作效率的关键所在。因此，秘书在工作实践中要多学习、多思考，积累管理经验，培养管理能力，增强管理才干，适应现代办公多元化管理的需要。

三、尽职尽责，全力做好五项工作

一是做好参谋。做好经常性的调查研究，掌握各方面信息材料，把握领导的意图，提出具有建设性的设想和意见，为领导决策提供服务。

二是把好文字关。为领导撰写材料是秘书的基本职责，同时，秘书还要把好公司文件与各种材料质量关，把好材料信息的保密关。

三是做好督查。积极认真地对公司作出的决定、指示及工作部署的贯彻、执行、落实情况进行督查，并将结果及时、如实的向领导反馈。

四是做好服务。经常深入基层单位、深入生产一线、深入职工群众，了解司情民情、体察民心民意，在为领导服务的同时，最大限度地为职工群众服务，为基层单位服务。

五是做好日常管理。严格按制度办事、按章程办事，努力提高工作效率和工作质量，做好业务范围内的日常管理工作，为公司领导分忧解难。

作者姓名：辛明强联系电话：***

工作单位：华亭县中煦煤化工有限责任公司

10.秘书如何做好时间管理 篇十

同时，本人还根据总经理指示负责综合管理部的部分工作，一是负责协助制定公司本部及下属公司人力资源咨询方案，经公司*会议纪要决定自*年*月起由*人力资源公司负责三家公司的

1人力资源咨询工作，本人主要负责与*公司沟通，提供相关资料，配合该公司了解三家公司人力资源实际情况，经过双方多次反复修改，先后完成三家公司的《组织架构方案》、《岗位说明书》、《绩效考核管理办法》等方面内容，目前已将修改终稿提交总经理审阅；*年*月根据工作需要，本人负责协助制作《*公司12周年纪念画册》的相关工作，包括筛选广告设计公司，传达《画册》设计理念及制作要求，参与修改《画册》组织结构与文字内容，收集《画册》编篆所需的文字、图片材料，将设计初稿提交领导审阅并传达修改意见等，目前画册已进入第二次修订阶段；除上述工作外，本人还根据领导指示，负责综合管理部相关文件的起草、协助总经理召开办公会议并提前准备会议材料并做好会议记录、遵照公司规定认真完成领导交办的其他任务。

虽然在日常工作中我努力做好本职工作，但深知自己的能力有限，离领导的期望和要求还相差甚远，在今后的工作中，我决定从以下几个方面入手，认真做好本职工作：

一是必须提高自己的思想政治觉悟。作为一名共产党员，应该自觉学习和掌握科学的理论，世界观和现代科学文化知识，提高自己的思想政治觉悟、政治辨别力和业务素质，经常对照党内先进性典型和优秀党员的事迹来对自身的言行、思想作自我检查、剖析和反思，不断进步和完善。要坚持从现在做起，从日常小事做起，脚踏实地的做好眼前的各项工作。

二是要用服务大局的意识来对待工作。胸中无大局，不能成大事，更不足谋一隅关乎到公司的大局。因此，要认真做好本职工作就必须有服务大局的意识，认真研究公司的发展方向，准确把握大局，眼界要宽，想问题、办事情，当参谋、提建议都要站在公司大局的角度，把注意力都集中在那些牵动全局、涉及长远利益的大事上，只有将个人命运与公司发展大局相联系，增强自身的服务意识，才能为公司发展做出更大的贡献。

三是始终坚持把创新作为工作的动力。在社会飞速发展的今天,在工作中不创新就难以适应,不创新就难以发展。为此,必须适应形势发展的需要,认真研究新情况、新问题,探索新思路、新办法。要有意识地把创新的意识融入工作的全过程,通过各项工作的不断创新,确保自己的工作始终充满生机和活力。

四是在工作中要充分发挥主观能动性。秘书一职具有参谋和服务的工作性质，具有从属性和被动性，但在具体工作中，决不能被动应付，必须被动中求主动，想问题、办事情，要尽可能的早、尽可能的快、尽可能的准确，充分发挥主观能动性，增强工作的预见性，想领导之所想,谋领导之未谋。一个时期、一个阶段,应抓哪些大事,该解决哪些问题,都要主动考虑,及早提出意见和建议,供领导决策参考。切实做到多未雨绸缪,少亡羊补牢。总之,凡事往前赶,宁可人等事,不让事等人。

五是要增强工作的时效性。秘书的工作往往时效性很强，必须加快工作节奏。工作指令一旦下达要迅速行动,不拖拉,不延误。一是遇事反应要快。特别是对一些紧急情况,要立即反应,马上行动,不能有丝毫的拖延,否则就可能误大事、出大问题。二是工作节奏要快。当今社会,各方面的节奏都在加快,在工作中要做到快而有序,忙而不乱。另外,为加快工作节奏,要在保证质量的前提下,尽量减少环节,简化程序,提高效率。

六是准确把握工作的灵活性。我们常说,碰到大事要冷静,碰到难事要思考,碰到敏感性问题一定要讲政治。这既是对不同问题的态度,其中又隐含着处理问题的方法。在工作中遇到的问题式多种多样的。这就要求我们要讲求工作方法,什么问题,怎样处理,不能一成不变,要保持灵活。急事就要急办、快办,缓事则要稳办、妥办;大事要保持冷静,慎重处理,小事则要认真办、细致办。只有准确分清事情的轻重缓急才能顺利、高效的完成工作。

七是要做到求真务实。在工作中要坚持重实际、说实话、务实事、求实效的作风,反对和克服形式主义和官僚主义。汇报工作、反映问题,要言之有物,言之有据;做每件事情,要有始有终,确保落实;贯彻上级指示,要从实际出发,求实务实,真抓实干。工作要扎扎实实,认真细致,严谨周密。我们常说,工作上的事无小事，哪一件工作、哪一份文件出现疏漏都可能捅漏子、误大事,哪怕是一条信息一个数字出了问题,都可能造成不可挽回的政治影响和经济损失。

在今后的实际工作中，我将从上述几点入手，注重自身能力的培养，加强学习，提高业务能力，提高自身综合素质；主动承担工作责任，坚持尽心尽责，乐于奉献的精神；工作中细致认真，尽心尽责，出现问题及时发现，并为工作献计献策，勇于实现工作中的创新；结合自己岗位的特点，树立自己正确的事业观、价值观，规范自己的行为，满腔热情地对待工作，专心专意地做好工作。

11.秘书如何做好时间管理 篇十一

关键词：独立学院；教学秘书；高校管理；职能

一、独立学院教学秘书的工作性质

教学秘书是高校教学管理人员中最为基层的岗位，是教学管理工作的执行者和教育教学活动的组织者，也是学校教学管理机构（教务处、教科部、教务办）、教师和学生之间的纽带。教学秘书的任务就是从杂乱无章的高校管理工作中找出其条理性和逻辑性，承担最基层、最具体、最活跃的管理工作。

近年来，独立学院面临竞争激烈、生源减少等问题，为节省教育经费支出，精减部门人员，造成教学秘书事务多、岗位少的尴尬局面。再加上独立学院内部体制机制等原因，政策稳定性差，造成教学秘书工作阻力大，主要体现在事项的处理方式随人员变动、学年变化而变化；事情大，权力小，事情件件要请示；历史工作、档案材料积累不够，随人员调动丢失等。因此，独立学院教学秘书在高校管理中的工作性质具有其自身的特点。

1．政策性。普通高等学校的教育教学管理与国家的高等教育政策紧密相连，独立学院教学秘书作为普通高等学校的教育教学管理人员之一，与其他高校一样，无论是在贯彻领导工作意图时还是在处理日常的教学管理事务中，都要严格执行国家及学校的相关政策与规定。

2．服务性。教学秘书是教学管理中最基层的服务性岗位。独立学院教学秘书主要服务于以下几个方面：学院、分院和部门领导、分院所有任课教师及所有学生。教学秘书的服务面广又要求为领导的工作决策、教师的教学活动、学生的学习创造条件，解决各方的困难和问题，提供的服务既要有工作效率又要有工作质量。

3．辅助性。独立学院教学秘书的辅助性特点尤其突出。由于事务分工不够明确，一些分院内系秘的岗位形同虚设，教学秘书承担了系秘的绝大多数工作。教学秘书作为行政人员，工作时间内、工作时间外都能随叫随到，这使教学秘书承担起行政秘书、系秘三重角色，是分院领导的有力助手。分院领导的工作千头万绪，一般都是教学、行政双肩挑，因此不可能事事周全，需要教学秘书从旁协助、提醒。

4．参谋性。教学秘书的工作具有很强的参谋性，主要体现在以下三个方面：第一，熟悉并熟练掌握与教学教务管理相关的各项政策和要求。在独立学院，教学秘书特别要适应各种新的政策导向，随时因为政策的变化而灵活处理各项具体事务；第二，熟悉教学资源的实际配置。在实际工作中能够有效、迅速、合理地进行资源配置。第三，熟悉教学人员的脾气、秉性，在处理各项实际事务或矛盾中能够游刃有余。

5．综合性。教学秘书的工作具有高度的综合性。独立学院教学秘书的工作涉及学院和分院的全部教学教务工作，在协助领导管理学院及分院教学教务的同时，又要处理教学教务各方面的具体事务。

二、如何更好地发挥独立学院教学秘书的职能

独立学院教学秘书的管理工作涉及范围大、层面广，沟通的纵向和横向部门多，同时，由于体制、制度结构不健全等客观原因，造成工作任务重，事件处理随意性突出的问题，对教学秘书的工作提出了更高要求。独立学院教学秘书在高校管理中的职能大体分为教学管理、档案管理、协调组织三个方面。

独立学院要更好地发挥教学秘书的职能，不仅要提高教学秘书的整体素质，建立一支专业性较强的教学秘书队伍，运用内在激励，着力培养教学秘书，还要为教学秘书提供政策上的支持和帮助，尽量创造条件满足教学秘书的基本需要。

1． 加强教学秘书各项素质的提高。独立学院教学秘书要更好地发挥其教学管理、档案管理、协调组织等职能，必须加强综合素质的提高。首先，在思想上要培养较高的政治觉悟，较强的责任感和良好的职业道德，树立服务、协调、管理、改革的思想和不计名利得失的献身精神。在工作中以礼待人、以身作则，为教师提供热情服务，为青年学生树立榜样。教学秘书的职业道德具有特殊、具体的要求，做事要讲究责任性、原则性、准确性和工作效率，对人要讲究周到性、合作性、客观性和谨慎性。其次，要培养良好的心理素质，提高教学秘书的心理调试能力和沟通协调能力。由于教学秘书的工作繁杂，同一时间段经常要处理多项事务，面对的工作对象多，事情头绪多、任务重。在这种情况下，有时还会遇到各种误会、不理解、不配合，工作时难免出现情绪波动，所以教学秘书只有提高自己的心理素质，抱着良好的心态、热情开朗的心情主动与教师、学生、其他部门交往沟通，才能为自己和他人创造良好的氛围，在良好的心境下工作。

2． 教学秘书应加强学习，努力成为研究型的专业实践人才。独立学院的发展现状特别需要教学秘书研究教学管理，创新实践，使教育管理更加有序、规范，这使教学秘书队伍需要兼具教育教学管理者和教育教学研究者的双重身份。教学秘书作为教育管理者，群体中鲜有教育管理专业背景，教育管理理论知识欠缺。教学秘书应主动利用课余时间加强学习，结合教育管理实践不断总结，提高教育管理水平。其次，教学秘书要不断学习运用计算机软件和网络信息技术进行教学教务管理，改进工作方式、提高工作效率。第三，教学秘书有复合型的知识结构，学习教育学、心理学、公共关系学、领导科学、法律、公关、文学艺术等知识，向老一辈的教育教学管理人员取经，才能使沟通协调更加顺畅，管理工作更加顺利。

3． 独立学院要为教学秘书开展工作创造条件，提供好的职业发展平台。独立学院应完善各项体制机制，提高政策稳定性，做到按章办事而不是按人办事，同时应制定教学管理岗位的岗位职责，明确教学秘书的岗位分工，减轻教学秘书多余的负担。教学秘书在教育教学管理工作中扮演着任劳任怨、“俯首甘为孺子牛”的角色，但是教学秘书没有党政机关秘书的地位和身份，也不像任课教师那样工作具有主动性和自主性，进修锻炼的机会极少，因此，学院应考虑教学秘书的职业发展方向，尽量满足教学秘书群体的基本需要。要提高教学秘书工作能力最直接的方式就是提供岗位培训和进修深造的机会，组织教育教学管理人员学习现代管理学理论和技能，计算机、网络等现代化技术；组织聆听同行专家的讲座，互帮互学，为改进工作向学院有关部门提供合理化建议，激发工作责任感和创造力；采取内在激励的方式，提倡针对实际问题开展理论和实践研究，鼓励教学秘书撰写学术论文，对优秀教学秘书的工作给予荣誉和奖励，特别是在职务职称晋升上给予一定的支持，为教学秘书提供一个良好的职业发展平台。这对稳定独立学院教学秘书队伍，提高教学秘书的专业化职能，改进教学秘书的工作质量都会起到有效的促进作用。

参考文献:

[1]仇伟.二级管理体制下高校教学秘书工作的落脚点[J].佳木斯教育学院学报，2011（1）.

[2]丁晓丽.论高校院（系）教学秘书的档案意识[J].宁夏大学学报（人文社会科学版），2009（6）.

[3]王黎黎.高校“80 后”教学管理群体职业素养论析——以院系教学秘书为例[J].徐州师范大学学报（教育科学版），2011（5）.

[4]冯妍.浅析高校教学秘书在教学管理中的职能[J].齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版），2009（9）.

[5]刘德成.浅谈高校教学秘书和谐教学管理理念的构建[J].长春师范学院学报（自然科学版），2010（4）.

（作者简介：魏晶晶，女，浙江理工大学硕士，温州大学城市学院，研究实习员，研究方向教育管理。）

12.试谈如何做好高校教学秘书工作 篇十二

1.教务秘书的主要工作职责

1.1及时准确地做好教务处与学院的上传下达、沟通协调工作, 督促教师及时完成各项教学任务。

教学秘书是学校教学管理的基层岗位, 其岗位职责就是将学校、教务处等上级教学管理部门的各项规章制度、相关规定及各类通知及时、准确地传达到院系各位教师及全院学生, 使教学常规工作正常运转。 教务秘书岗位是协调和沟通的桥梁, 上下左右关系的协调都要由教学秘书承担, 是学校职能部门、院系主管领导、教师和学生之间的信息传递的重要渠道。例如, 教学教学计划及教学任务的落实, 教学检查的通知, 调 (停) 课的通知, 教师监考安排、实习安排、学生各类考试安排, 重修、补考、公共选修课报名通知, 等等, 都必须及时、准确地通知到教师和学生, 使教学工作正常有序地开展。

1.2合理有序的完成教学管理的各项日常工作

1.2.1考务及试卷管理工作

考试管理工作主要包括每学期期中、期末及重修、缓考考试、自行组织考试, 落实考试通知, 提前安排监考教师, 通知学生查询考试时间、地点及考试课程, 办理学生与考试相关的免考、缓考等手续。 试卷管理;试卷打印、集中安排教师正考、补考阅卷、运送试卷, 严格按照保密制度, 杜绝泄密, 确保试卷的安全。

1.2.2等级考试工作

常规等级考试包括:全国计算机等级考试, 自治区计算机等级考试, 教育学心理学考试, 全国大学英语四、六级等级考试, 汉语水平考试、自治区计算机加试等。 主要工作包括:协助上级教务部门组织各类等级考试报名, 缴费等工作, 考试前一周发放准考证及成绩单及证书的发放及统计存档。

1.2.3学籍预警及学籍清理工作

学籍清理及预警工作包括:成绩审核、上报、办理学籍清理中学生降级、退学、跟班试读以及办理后续重修、免修等手续。 学籍预警时先向各班主任发放各班学籍预警成绩单让其了解班级成绩和学生学分情况, 向班主任下发学生及学生家长预警通知书并做好回执存档工作。

1.2.4教学管理工作、常规教学检查工作及教学活动

教学秘书要协助领导做好日常教学管理工作和常规教学检查工作并处理好具体事务, 及时向上级领导汇报有关情况并提出建议。 如做好教学会议记录, 计划和安排期初、期中、期末的教学检查, 起草各项检查的实施方案和总结及其他教学管理文件。 完成教学活动比如:实验教学竞赛、青年教师讲课竞赛的计划安排、听课安排、评分汇总、总结、上报参赛人员名单等工作。 做好大学生创新创业训练计划项目的申报、安排指导教师、开题、中期检查及项目结题工作。

1.2.5建立科学、准确、齐全的教学档案

在日常教学管理工作中, 教学秘书要注意有关资料的收集、整理、统计和归档。 在档案管理中要有计划地对资料分门别类进行整理, 并及时收集和补充以保证有关资料的连续性与全面性, 尽量做到不遗漏、不出错。 不仅要把纸质材料立档, 而且要实现计算机统一管理, 以便查找利用, 重要的文件应另保存在移动硬盘, 还可按一定的原则和方法将档案分门别类组成电子档案, 使之成为具有记载功能和利用价值的电子档案。

1.3收集信息与反馈信息的职能。

教学秘书要及时、准确地收集信息, 这些信息包括教务处传达的教学信息及通知, 教学领导下发的教学管理通知及教师、学生反馈回来的教学执行情况等。 教学秘书要主动收集、整理各方面信息, 耐心听取各方人员具体的意见和建议, 积极发现问题并提出相应解决方法及应对措施, 同时要及时准确地把相关情况反应给相关部门、领导和个人。

2.新时期教学秘书必备的素质要求

2.1保持优良的职业操守, 凸显服务意识。

作为教学秘书要有高尚的职业道德和优良的职业操守。教务秘书从事的工作多是一些日常的、具体的, 甚至是繁琐的事务, 但教务秘书必须具有强烈的责任感和敬业精神。 “教务无小事”, 工作中的任何疏漏都可能带来一些严重后果, 这就要求教学秘书恪尽职守, 增强工作的计划性、 主动性和预见性, 从全局出发考虑问题。 教学秘书要牢固树立服务意识、合作意识及大局意识, 使自己真正服从服务于教学工作。

2.2要有扎实的专业技能素质。

教务秘书既是教务管理的具体执行者和实施者, 又是各项教学活动的组织者和安排者, 更要协调教学关系。 这就要求高校教学秘书不仅熟悉自己本职工作的专业知识, 而且熟悉自己服务对象的专知识, 不仅掌握足够的知识, 而且有合理的能力结构, 胜任组织与教学相关的活动。 要充分认识到提高业务素质的紧迫感, 学习运用现代化的办公技术, 使自己的理论水平和业务水平适应不断变化发展的新形势, 跟上时代的步伐。 在此基础上, 还要广开视角, 向群众学习, 在实践中打牢理论、业务和文字功底, 努力提高自身素质, 迎接时代的挑战。

2.3要有统筹规划的能力。

教学秘书工作是一项计划性强、内容丰富、繁杂琐碎的综合性服务工作, 教学秘书要处理好日常各项教学事务, 保障教学工作的顺利完成, 这就需要教学秘书在工作中懂得区分轻重缓急, 统筹规划教学工作。

2.4要有创新意识和勇于创新的能力。

创新是时代的要求, 是学校兴旺发达的不竭动力, 作为高校教学秘书, 要紧紧跟上高等教育发展的新形势, 解放思想, 树立全新的意识和观念, 通过学习和研究, 在日常工作中提取出有价值的新思想与新方法, 不断创新, 在工作中发挥主动性、积极性和创造性, 具备较强的创新能力, 以适应知识经济时代的发展需要, 推动教学管理工作。 教学秘书要在不断的学习中与时俱进, 在实践和探索中敢于创新, 勇于创新, 逐步产生新的工作感悟, 产生进步的工作能力。 工作创新能力, 会使教学工作做得更有特色。

3.如何做好高校教学秘书工作

3.1提高心理素质, 保持良好的心态。

教学秘书的工作性质, 决定了我们的工作既繁杂琐碎又枯燥劳累。 面对看似简单但内涵复杂而又重要的工作, 仅靠业务能力和业务水平是胜任不了的。 在实际工作中, 由于工作千头万绪, 临时性工作繁杂, 工作内容单一, 每天都会面对众多的教师和学生, 难免会产生一些烦躁、抱怨等不良情绪。 这就要求教学秘书用平和的心态化解心中的不快, 注重减压方式, 用积极乐观的心态面对工作, 有助于提高工作效率和质量。

3.2要有较强的服务意识。

作为连接领导、 教师和学生的桥梁, 协调各方关系的纽带, 这一客观地位决定了教学秘书在工作中必须具有服务意识。 教学秘书是管理者, 更是服务者。 而管理从本质上讲也是服务, 因为整个学校的工作最终都要落实到为学生服务。 因此, 全心全意地服务教学、服务教师、服务学生是我们工作的中心任务。 通过热忱周到的服务、高效的工作, 通过不断提高自身修养赢得师生的理解、支持、尊敬和信任, 做到寓教学管理工作于育人之中, 为高校的教育管理事业尽心尽力, 作出自己的应有贡献。

3.3具备较强的协调和沟通能力。

现代教学管理活动处处离不开有效的协调和必要的沟通。 在日常的教学管理中, 经常有不和谐的因素存在, 教学秘书要在协调的基础上沟通信息, 化解矛盾, 融洽关系, 统一认识和行动, 保持良好的教学秩序, 达到较好的教学效果。

3.4勇于创新、 大胆实践, 是做好教学管理工作的重要方面。

教务秘书具有创新精神, 是现代高校发展的客观要求。 随着高校改革的进一步深化, 现代教育理论的大量引进, 今天的教学管理不断出现新观念、新理念, 这就需要教务秘书在熟悉本身业务的同时, 努力掌握新知识、发现新规律、善于研究创新、敢于实践, 把诸多工作经验上升到理性认识, 以教育理论为指导, 不断创新、改进, 从理论层面上认识和总结自己的工作。 教务秘书不能仅仅满足于应付一般性的日常管理工作, 要有开拓创新精神, 对教学管理工作要有见解, 善于发现问题, 积极思考和努力探索教学管理的新途径与新方法, 做到与时俱进, 这样才能将平凡的工作做出新意和特色。

4.结语

高校教学秘书是秘书队伍中的一个特殊群体, 是教学管理的执行者, 其工作具有鲜明特点。要具备良好的综合素质, 并非一日之功, 而是靠不断地学习和实践, 日积月累地慢慢完善。 只有树立扎实的工作作风, 并不断探索, 服务好各个阶层的人员, 做好本职工作, 才能成为合格的教学秘书。

参考文献

[1]王丽珍, 杜永光.浅谈如何做好高校教学秘书工作[J].中国集体经济, 2008 (2) .

[2]胡晓萍.论新时期高校教学秘书的素质要求[J].宁波工程学院学报, 2007 (3) .

[3]游佩林.试论高等学校院 (系) 教学秘书队伍的建设[J].平原大学学报, 2003 (4) .