常用公文格式

2024-09-24

常用公文格式（精选11篇）

1.常用公文格式篇一

公司所属各单位工会、团支部(青年工作队)：

为庆祝2017年五一国际劳动节、五四青年节，丰富职工文化生活，营造团结奋进、昂扬向上的良好氛围，引领广大职工以饱满的热情投入到公司的发展之中，公司工会、团委拟在“五一”、“五四”期间开展系列活动，现在有关事宜安排如下：

一、活动内容

1.职工演讲比赛

2.职工征文比赛

3.职工仿宋字、书法、绘画、摄影作品展

4.职工趣味体育活动

二、活动安排

(一)“青春向党、匠心铸梦”演讲比赛

1.参加人员：各单位至少推荐一人

2.演讲内容：

(1)以“弘扬工匠精神、争做岗位能手”为主题，结合岗位特点和工作实际，诠释对“工匠精神”的理解和体会;

(2)以“扭亏脱困、我有责、我担当”为主题，讲述自己面对当前形势怎么看、立足岗位怎么办;

(3)以“录井铁军风采”为主题，讲述自己所熟悉的先进集体或个人的优秀事迹和受到的精神激励;

(4)以“身边的好人好事”为主题，讲述身边助人为乐、见义勇为、诚实守信、敬业奉献、孝老爱亲等方面的感人事迹和感想;

(5)其他展现录井职工奋发进取、昂扬向上的精神状态和积极作为状态的内容。

3.演讲稿件：演讲稿的体裁不限，可以是诗歌、散文等。

4.比赛规则：

(1)脱稿演讲

(2)选手演讲时间不超过5分钟

(3)选手按抽签次序依次上台演讲

(4)比赛采取十分制，现场评分，按照评委的最终平均得分确定选手的成绩。

5.选手奖励：设一等奖、二等奖、三等奖

6. 比赛节点

(1)4月7日前，报送选手名单

(2)4月15日前，第一次辅导(邀请油田作家协会辅导)

(3)4月18日前，第二次辅导(邀请油田演讲朗诵协会辅导)

(4)4月19日前，第一次彩排(邀请油田作家协会辅导)

(5)4月28日前，第二次彩排(邀请油田演讲朗诵协会辅导)

(6)5月4日，决赛

(二)职工征文比赛

1. 征文内容：征文内容不限，可以重点围绕以下五个方面构思作文：

(1)以学习党的和十八届三中、四中、五中全会精神及系列讲话精神为主题，从探索加强党建工作、理论学习等角度出发，撰写调研报告和个人心得体会。

(2)以“做合格党员”为主题，围绕学习党章、党规、党纪谈认识、谈心得。

(3)以“认清形势、主动作为、推动发展”为主题，辩证看待当前形势任务，从推进工作、促进发展的角度出发，畅谈建议与思考，为公司发展献言献策。

(4)以“身边的好人好事”为主题，叙述身边助人为乐、见义勇为、诚实守信、敬业奉献、孝老爱亲等方面的感人事迹和感想。

(5)以“不忘初心、逐梦前行”为主题，根据自身情况，谈谈个人的工作生活规划、人生理想和追求。

2. 征文数量：

(1)中原项目部、西南项目部等单位至少推荐5篇;

(2)西北项目部、陕北项目部、内蒙项目部、地质研究所、信息中心等单位至少推荐3篇;

(3)其它各单位至少推荐2篇。

3. 征文要求：

(1)根据表达内容选择适宜体裁。

(2)主题突出、观点鲜明，说理透彻、联系实际，内容新颖、文风朴实。

(3)严禁抄袭，字数在3000字以内为宜。

(4)一律WORD文档，A4纸，以公文格式排版，在征文文尾注明作者姓名、单位、联系电话。

4. 评选表彰：所有征文收集整理后，组织评出一、二、三等奖。

(三)职工仿宋字、书法、绘画、摄影作品展

1.作品内容：

(1)仿宋字、书法作品可以围绕歌颂党、歌颂祖国的相关文章节选、党章党规、社会主义核心价值观以及反映当前改革发展形势等内容。也可选择一些古典诗词做为书写内容。

(2)绘画作品可围绕工作、家庭、生活等各个不同侧面为创作内容。

(3)摄影作品以“我的岗位风采”为主题，用照片展示在岗工作时的精彩瞬间，展示公司职工爱岗敬业、辛勤奉献的精神风貌。

2.作品规格：

(1)仿宋字作品规格：A4尺寸纸张，单件作品以1-2幅为宜。

(2)书法作品规格：竖幅不超过6尺，横幅不超过4尺，以斗方、竖式为宜，无需装裱。

(3)绘画作品规格：国画竖幅不超过6尺，横幅不超过4尺，版画、水彩、粉画、漫画不超过整开纸。

(4)摄影作品规格：JPG格式，单幅或组照(每组不超过4幅)。作品须注明:作者姓名、联系电话、拍摄时间、作品名称、作品简介(不超过100字)。

3.作品数量：

(1)仿宋字作品：中原项目部、西北项目部、陕北项目部、西南项目部、内蒙项目部等单位报送数量不少于30件，其他单位报送数量不少于15件。

(2)书法、绘画作品：各单位报送数量不少于3件。

(3)摄影作品：中原项目部、西北项目部、陕北项目部、西南项目部、内蒙项目部、国际录井项目部等单位报送数量不少于20件，其他单位报送数量不少于10件。

4.作品要求：报送作品必须为近期新创作品。

5. 评选表彰：所有作品收集整理后，组织评出一、二、三等奖。

(四)“我们的节日”职工趣味体育活动

1.活动项目：

协力竞走、斗转星移、摸石头过河、自行车慢骑

2.活动规则：

(1)协力竞走

【项目类别】团队计时赛，3人一组，分男子组、女子组、男女混合组三类。

【比赛规则】3名队员站在起点线外协力竞走器上，依次将手搭在前一位队员的腰部上，裁判发令后，3名队员通过配合使协力竞走器在赛道上行进，以各队所用协力竞走器尾部跨过终点线所在垂直平面为计时停止，用时少者名次列前。

【处罚规则】在比赛中，任何一名选手脚离开协力竞走器即为犯规，原地调整好后继续比赛，每违规一次在总时间内额外加5秒。

(2)斗转星移

【项目类别】团队计时赛，4人一组。

【比赛规则】所有人排成一列，每个队员手拿一根球槽，将球连续传动(滚动)到下一个队员的球槽中，并迅速地排到队伍的末端，继续传送前方队员传来的球，直到到达终点，用时少者名次列前。

【处罚规则】在比赛中，球落地在原地调整好后继续比赛，每违规一次在总时间内额外加5秒

(3)摸石头过河

【项目类别】个人计时赛

【比赛规则】每名选手发放三块塑料砖，从起点出发，双脚踩在木块上，用手移动塑料砖向前行进。用时少者名次列前。

【处罚规则】：在比赛中，中途脚掌触地，在原地调整好后继续比赛，每违规一次在总时间内额外加5秒。

(4)自行车慢骑

【项目类别】个人计时赛(选手自备自行车)

【比赛规则】当裁判发出比赛信息后，参赛运动员支撑脚立即离地，在各自行车道内进行，当自行车后轮压在终点线时，比赛结束。用时多者名次列前

【处罚规则】参赛选手在比赛中，脚部落地在原地调整好后继续比赛，每违规一次在总时间内总时间内减去3秒。

3.活动说明

(1)积极组织倒休职工参加比赛，扩大一线职工参与面。每名职工仅限参加一项活动，不顶替他人参加活动。

(2)所有参加活动人员必须保证身体健康，常年坚持锻炼，防止意外情况发生。

(3)根据公司生产实际情况，将适时调整活动方案。

三、活动要求

1.高度重视，认真组织。本次活动既是丰富职工文化生活的重要载体，更是为青年职工展示才能搭建平台。各单位要高度重视，加强领导，鼓励更多的青年职工参与活动。同时，要正确处理好工作与开展活动之间的关系，做到开展活动与生产经营两不误。

2. 精心指导，确保质量。各单位要做好宣传发动工作, 把具有综合素质全面的选手推荐上来。要认真做好征文活动的征集工作，发掘一批有思想有潜力的青年人才。要树立精品意识，做好初审把关工作，确保上报的仿宋字、书法、绘画、摄影作品既有鲜明特色，又有较强观赏性。

3.把握节点、及时报送。4月7日前，上报职工演讲比赛报名表和职工征文比赛选手报名表(电子版);4月14日前，上报职工趣味体育活动报名表;4月18日前，上报职工仿宋字、书法、绘画、摄影统计表(电子版)和作品实物;4月20日前，上报征文比赛作品(电子稿和打印稿各一份)和统计表(电子版)。

附件：(点击下载)

1.职工演讲比赛报名表

2.职工演讲比赛评分表

3.职工趣味体育活动报名表

4.职工征文比赛选手报名表

5.职工征文作品统计表

6.职工仿宋字、书法、绘画、摄影作品统计表

公司工会公司团委

2017年3月29日

2.常用公文格式篇二

多年来,如何使用Word文档精准处理公文格式一直是许多秘书工作者大伤脑经的问题。登陆百度搜索,类似“如何用Word处理公文格式”的提问为数不少。一些网友在百度文库上传《如何用Word制作常用公文》、《怎样用Word文档制作公文》、《Word制作公文模板》等文章,亦有学者就相关问题刊文或著书,惜之未能提供精确的公文格式设置法。有网友甚至认为Word是依据西方人的排版习惯设计和制造的软件,其长度单位用“磅”,而非我国通用的“毫米”、“厘米”,声称公文格式使用Word“要实现精准的排版操作很难”。此言不然。Word文档具有强大的排版功能,只要认真探索,就能找到既精确处理公文格式的方法。经过反复实践,本文认为表格定位法是设置党政机关公文格式若干要素最精准的方法。

二、公文若干要素的几种不当定位法

无论是新执行的《党政机关公文格式》(下称新《格式》),还是已废止的《国家行政机关公文格式》(下称旧《格式》),俱明确规定对各要素的排列位置。使用Word文档处理公文格式时,要求居于版心某行的很容易处理,但要求居于某厘米或某毫米的,就较难处理了,如发文机关标志、分隔线的定位。这两个定位也正是广大秘书工作者感到最棘手、最难办的问题。秘书工作者一般采用行距定位法或文本框定位法设置发文机关标志,用采用图片定位法设置分隔线。

1、行距定位法

山东外贸职业学院经济管理系谭书旺老师在《秘书》杂志2009年第5期36页称:“利用输入回车符并设置回车符的大小和行距,来精确地定位公文中某个要素的位置”,并举例:

下行文发文机关标识的上边缘至版心的上边缘距离为25mm(旧《格式》规定———笔者按),我们就可以在版心的第一行输入一个高度为71磅(即25mm)的回车符……在第二行输入发文机关标识的内容……这就使发文机关标识的位置完全满足《格式》的要求。

我们把这种利用调整行距大小来定位发文机关标志的方法称为“行距定位法”。细致考察磅值与毫米的等值关系,即发现1磅约等于0.35厘米,而非绝对等于,如此,71磅约等于24.85厘米,此法何谈精确定位发文机关标志?况且,发文机关标志之上若要输入相关要素,得依据实际需要计算上一要素与发文机关之间的磅值,岂非繁琐不堪。

主张此法的还有很多专家。傅祥和郑珺露编著的《电子公文制作与传输》主张在发文机关标志前调整行距倍数,以定位机关标志位置。实际上,这一做法是以三号字为标准加大行距倍数,而字号与磅值之间亦是约等于的关系,故两位专家主张的方法与谭书旺之主张虽有操作形式的不同,却有本质的相同性。

2、文本框定位法

百度文库有一篇名为《如何用Word制作常用公文》的文章,采用“文本框定位”制作发文机关标志。该法大概分三步,第一步插入一个横排文本框,第二步输入发文机关标志,第三步设置文本框格式。通过实践验证,若行文机关为单一或奇数,此法可行,但若为偶数个机关行文,则不好处理。

3、图片定位法

无论新、旧《格式》,均要求版头分隔线(旧《格式》指红色反线)距离发文字号4mm,谭书旺在《秘书》杂志2009年第6期36页称把文档第六行的行距设置为“固定值”11磅,再以“自选图形”的形式插入横线,并“设置自选图形格式”就可精确设置。本文将此法称为“图片定位法”。因11磅之值非绝对等于4mm,故“图片定位法”亦不妥。不止版头,一般格式和纪要格式的版记处需加印三条分割线,信函格式首页底部亦需加印上细下粗的红色双线,采用图片定位法设置这些分割线,不容易固定位置,往往随着文字增益而发生位移,导致定位失误。

综上,行距定位法、文本框定位法和图片定位法俱非发文机关标志、分割线精确设置之法。

三、表格定位法及其应用

经过反复摸索和实践,确定通过巧妙地设置表格属性,可以精确地将发文机关标志、分隔线等要素定位于规定位置,本文将此法定义为“表格定位法”。下文根据新《格式》的规定,介绍表格定位法的妙用。

1、精确设置版头

(1)单一机关行文的版头设置

分三步设置。第一步,插入单行单列表格。第二步,在表格内输入发文机关标志之内容,将字体设为小标宋体,字号调为二号,颜色改为红色。第三步,设置表格属性。第三步具体操作如下:

双击表格左上角的“”字符号,弹出“表格属性”对话框。在“表格”附签下依次单击文字环绕-环绕-定位,将水平设为相对于页边距居中对齐。新《格式》规定:信函格式发文标志上边缘至上页边为30mm,命令(令)格式则是至版心上边缘20mm,纪要格式和文件格式是至版心上边缘为35mm。故垂直位置上,将信函格式设置为相对于页面3厘米对齐,命令(令)格式设为相对于页边距2厘米对齐,纪要格式和文件格式设为相对于页边距3.5厘米对齐。同时,将距正文的所有数值设为0,全部去掉选项前的“√”。确定,返回表格附签。单击边框与底纹,颜色选为红色,然后单击预览处上、左、右线条以去掉表格相应线条的颜色,保留下线作为版头分隔线(命令格式无版头分隔线,此线无需保留)。信函格式还需将线型改为上粗下细的双线。返回表格附签,单击“列”附签,把信函格式的列宽设为17厘米,命令格式、纪要格式和文件格式的列宽均设为15.6厘米。

单击确定,退出“表格属性”对话框。信函格式直接在发文机关标志所在行执行格式-段落-间距,将段后设为0.4厘米。纪要格式和文件格式则在发文机关标志下空两行,按要求输入纪要编号和成文日期或发文字号和签发人信息,并在纪要编号或发文字号所在行行执行格式-段落-间距,将段后设为0.4厘米。至此发文机关标志与版头分隔线设置工作全面完成。

(2)联合行文的版头设置

命令(令)格式、纪要格式和文件格式联合行文时,需要自上而下依次排列合署机关名称。机关个数为奇数,仍适用表格定位法。在中间的机关名称后添加“文件”二字,其余机关名称以中间机关名称为基准左侧对齐,其余设置与上文无二。机关个数为偶数时,既要保证发文机关名称上下均匀排布,又要考虑“文件”二字在发文机关名称右侧上下居中排布,还要考虑发文字号和签发人的编排,使用表格定位法设置颇为复杂,需分两部分设置。

第一部分,设置发文机关标志。建立一个横排单行双列表格,在左格输入机关名称,右格输入“文件”二字,按规定调整字体、字号、颜色。把光标移到表格左上角“”符号处,执行右键—单元格对齐方式,单击垂直居中图标,随后拖拽表格左右边框,使表格与发文机关标志紧密结合。双击“”字符号,参照单一机关行文的版头设置法设置水平对齐和垂直对齐,返回表格页面后,再单击“文字环绕”下的“无”选项,以使发文机关标志表格左右两侧留出空白。单击边框与底纹,去掉表格所有线条的颜色。

第二部分,设置版头分隔线。合署发文时,只有纪要格式和一般格式需要制作版头分隔线。将光标移到发文机关标志之下第三行,插入单行单列表格,输入纪要编号和签发(通过)日期或发文字号和签发人,并于纪要编号或发文字号所在行设置段后0.4厘米。水平对齐、垂直对齐、边框与底纹及列宽设置与单一机关行文的版头设置一致。

2、精确设置版记

文件格式和纪要格式要求在末页底端设置版记。在末页插入一个1列2行及固定列宽为15.6厘米的表格,输入抄送机关(纪要格式是分送机关)、印发机关和印发日期的相关信息。将表格设为水平相对于页边距居中对齐,垂直相对于页边距底端对齐。边框和底纹仅去掉左右线条颜色,将首末二线之高设为宽度1磅,即接近0.35毫米,将中线之高设为宽度3/4磅,即接近0.25毫米。由于《格式》只推荐此三线高度之数值,且表格线条的粗细只能设置磅值,不能以厘米为单位设置,故此作接近式设置。

信函格式末页虽无分隔线印制要求,但要求在底端印制分送机关,可参照文件格式版记分隔线表格定位法处理,去掉所有边框的颜色。

3、精确设置信函格式首页底端的分隔线

在首页中部插入一个单行单列的表格,将表格定位为相对于页边距居中水平对齐和相对于页面底端垂直对齐,改变线条颜色,采用上细下粗的线型,去掉左、右、下三线颜色,最后将行高和列宽设为2和17厘米即可。

四、结束语

在Word文档里,表格定位法是唯一适用和精确实现所有发文机关标志及分割线排列规定的方法,广大秘书工作者若能多加训练,必然能够又快又精准地解决公文排版中的两大难题。

参考文献

[1]用Word制作标准格式公文(上)[J].秘书.秘书杂志社,2009年第5期.

[2]用Word制作标准格式公文(下)[J].秘书.秘书杂志社,2009年第6期.

[3]国家质检总局、国家标准化管理委员会.党政机关公文格式[M].中国质检出版社(中国标准出版社),2012年第1版.

[4]柳新华、岳海翔.电子公文写作:制作.传输.处理[M].中国纺织出版社,2010年第1版.

[5]柳新华.实用电子公文处理教程[M].科学出版社,2009年8第1版.

[6]张江艳.电子公文写作实训教程[M].高等教育出版社,2009年第1版.

3.高职高专行政公文格式教学之我见篇三

[关键词]公文格式细节

公务的格式是指公文的各个组成部分在公文页面上所处的位置和书写的形式。行政机关的公文格式在规范性的同时，也有些复杂，考虑到高职高专学生就业及发展的实际需求，我们在教学中有几个小细节需要注意。

一、眉首部分

公文的眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项。

按照“格式”要求，发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

为什么要采用六角括号“〔〕”，“格式”中并未明确说明。在实际工作中，目前大部分单位使用WORD处理文档，而在WORD文档中，六角括号“〔〕”是作为特殊符号，需要通过“插入”—“特殊符号”—“标点符号”，才能调出。圆括号“（）”、方括号“[]”可以通过键盘直接打出，加之以前使用的是方括号“[]”，因此很多单位还是习惯于使用方括号“[]”。殊不知这违反了括号的使用原则。

二、主体部分

包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等项。公文标题、公文正文、印章、附注，“格式”规定得比较明确。这里简单说说主送机关、附件和成文时间。

（一）对于“主送机关”，“格式”是这样规定的：主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。在实际工作中，主送机关经常犯如下错误：

1.主送机关分类不明确，如某些高校的普发性文件中，用“各部门、各学院”来概括所有部门。实际上用各部门即可，部门指独立组织的某功能部分，可包括学院。如果为了区分部门类型，可使用“各职能部门、各学院”。

2.混淆“部门”和“单位”的用法。这二者可从下述几个方面区别：

（1）从概念上讲,“部门”和“单位”各自的定义不同：

单位和部门从概念本身而言，单位指某个独立的组织或机构，部门指独立组织的某功能部分；

（2）从性质上讲，“部门”和“单位”性质不同：

单位是相对与个人而言的，单位一般是法人，是一个比较完整的、相对独立的社会组织。而通常所说的部门是若干个性质相同或相似的某一类单位，当然部门也可以指一个单位内部的工作机构，也指政府的工作部门，如交通部、人事部等。

（3）从范围上讲，“部门”和“单位”各自的范围不同：

單位范围很广，不仅包括职能部门，也包括各级人民政府本身，还包括各级人民政府或职能部门的派出机构。

严格地说，在国家机关中，部门是指各级人民政府的职能机构，如公安局有时称公安部门、工商局有时称工商部门等等，是履行法律赋予的一方面职权的机构，是政府的一个组成部分。

“部门”和“单位”没有绝对的大小比较，都是相对而言的。有的部门下设的单位比较多，有的部门下设的单位比较少；反之有的单位是由很多部门构成，有的单位则是由较少的部门构成。

（二）对于附件的格式：“格式”是这样规定的：公文如有附件，在正文下空1行左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码，如：“附件：1.××××”，附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件（或带序号）。在实际工作中，附件有序号时，经常会用大写阿拉伯数码标识。

（三）对于成文时间：“格式”是这样规定的：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”；成文时间的标识右空4字。由于受使用习惯的影响，大多数人在标识成文时间时，将“〇”用数字0来代替，非常不美观。最简单的方法是通过“插入”—“日期和时间”，“语言”选择中文，然后在“可用格式”中选择需要的成文时间即可。

三、版记部分

版记部分的主题词、抄送、印发机关和印发时间，印发机关和印发时间得都比较明确。对于印发机关和印发时间的位置，“格式”规定为“印发机关左空1字，印发时间右空1字”。个人认为，在讲授时，可以不做要求。

《国家行政机关公文格式》不仅适用于国家行政机关，企事业单位、社会团体和个人都可参照使用。高职高专办学方向是：坚持培养面向生产、建设、管理、服务第一线的高技能人才。高职高专的学生毕业后，很少到国家行政机关。

参考文献

4.常用公文写作格式与篇四

会议地点：武塘村村部

参会人员：镇党政领导李国栋，武塘村支部全体党员，应到195，实到138

会议主题：关于章杰、杨政、王小武三位党员违反人口与计划生育法律法规的处分

会议决议：

1、支部要加大宣传力度，组织党员经常学习人口与计划生育方面的法律和政策，增强法律意识，学习党的章程，增强组织观念，严格执行和维护党的纪律，提高支部的战斗力。

2、对违反人口与计划生育法律法规规定的章杰、杨政、王小武三位党员根据支委和支部大会的讨论决定，报请上级党委和纪律检察部门给予留党察看一年的处分。

3、为严肃党的纪律，维护人口与计划生育工作政令畅通，杜绝党员违纪违规的案例重发，今后凡出现类似情况的，按党的纪律处分作最高开除党籍的处分。

4、以上纪要经支委扩大会和支部大会讨论表决实施。

武塘村党支部

5.公文写作常用行政公文的写作3 篇五

第一节公告

公告：是向国内外宣布重大事项时使用的一种公文。它具有周知性，一般都通过报刊、广播、电视公开发表，有时也用张贴的形式发布。

因不用书面文件形式，公告类公文一般不编发文字号。若同一事项或问题连续发公告，可编序号，即：第一号，第二号，等。若就某一事项发一次公告，什么号也不编。

公告的标题只有两个成分：一是制文机关，二是文种，不标事由；有的标题只标有文种。公告的正文：一是缘由与背景（或者是写作目的与依据），二是公告事项内容，三是结尾用语，多采用“特此公告”的写法，也可不写。

公告例文

新华社公告

新华社授权公告：中华人民共和国将于１９８０年５月１２日至６月１０日，由中国本土向太平洋南纬七度零分、东经一百七十一度三十三分为中心，半径为七十海里圆形海域范围内的公海上，发射运载火箭试验，中国舰船和飞机将在该海域进行作业。为了过往船只和飞机的安全，中国政府要求有关国家政府通知本国的船只和飞机，在试验期间不要进入上述海域和海域上空。

一九八０年×月×日

还有如：《国务院办公厅关于１９８７年夏时制的公告》

《中国民航局公告》

《铁道部公告》

《交通部公告》

第二节通告

一般可分为事项性通告、政务性通告两种。

通告一般由标题、正文、结尾三部分组成。

通告的标题有三种形式：

（1）发文单位+事由+文种

（2）发文单位+文种

（3）文种（省略发文单位和事由）

通告的正文一般由通告的缘由、通告事项、通告结尾三部分组成。

注意：

1、公布周知事项的通告，一般采用分段分条方式书写。

2、通告系普发性公文，不必写主送机关。

3、正文结尾处另起一行，写上特此通告、此告等；如果通告缘由部分结尾处已有了“特通告如下”之类引领句，则正文结尾处不再写“特此通告”等结语。

公告与通告的异同：

相同处：两者都是可公开发表的广泛告知性公文。

不同点：

（1）从所宣布告知事项的内容看：公告重于通告。

（2）从所宣布告知事项的范围看：公告大于通告。公告是面向国内外的，通告所面向的是国内或国内局部范围。

（3）从发布“两告”的机关看：公告发布的机关级别高，多是党和国家的高级机关；至于通告，上至中央下至基层机关以及国有企事业单位均可使用。

（4）从所发布的方式看：公告是采用新闻手段通过电台、电视台与报纸的形式予以发布；通告既可采用上述手段与形式予以公开发布，也可在内部行文。

第三节通知

通知是党政机关下行文中适应性最广、使用频率最高的一个文种。多功能性是通知的突出特点。

1、它可以像命令那样去发布法规，这种通知叫发布性通知。当然，它只局限于内部行文发布行政法规和规章，不像命令（令）那样在社会上公开发布。

通知是上级向下级传达、告知事项的一种下行文。它适用于批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属的机关的公文、发布法规性公文、传达事项、任免人员等。

2、它可以像指示那样向下级机关传达内容，这种这种通知叫“指示性通知”。当然，它与指示并不完全一样。它一般用机关办公部门名义行文，而指示则必须使用领导机关的名义；在内容上，前者是指示的原则性与通知的规定性的结合，而后者偏重于阐明工作上的原则。

3、它具有“中转”的功能。

如上级或同级、不相隶属单位的来文需要用它转发给所属下级，这种通知叫“转发性通知”；下级来文需要批转给所属下级单位时，也得靠通知来办理，这种通知叫“批转性通知”。通知用来告知上级规定应办之事，称作“规定性通知”；

用来任免工作人员的职务，称作“任免性通知”；

用来通知会议，叫做“会议性通知”；

用来告知一般应办事务，名叫“事务性通知”，还有知照性通知、印发性通知等。

如：

发布性通知：××市国家税务局关于印发《××市国家税务局金税工程考核暂行办法》的通知指示性通知；《××市国家税务局关于开战２００２年度税收执法检查的通知》

事务性通知：《××市地方税务局关于抓紧做好２００２年组织收入工作的通知》

知照性通知：《××省国家税务局关于开展２０００年度税务登记验证和增值税一般纳税人年审工作的通知》

会议通知：《关于召开全省高等教育工作会议的通知》

任免通知：《中华人民共和国关于×××等工作人员职务任免的通知》

批转性通知：《国务院批转国家体改委关于治理整顿中深化企业改革强化企业管理的意见的通知》

转发性通知：《××省委办公厅关于转发省信访办１９××年信访工作要点的通知》

1、标题。一般由发文机关、事由、文种三部分组成。

注意：当主送机关较多时，要注意排列的规范性：同级机关用顿号间隔，不同级别、类别的机关用逗号分开。

2、正文。是通知的主要内容，包括通知的依据和目的（导语）、通知事项（主体：什么事情和具体要求等）、通知结语（即正文结束语）三部分。

通知一般由标题、主送机关、正文、署名和日期几部分组成。

3、署名和日期。在正文右下方写明发文机关名称和发文日期。

见例文：

财政部国家税务总局关于出口复合竹地板有关事宜的通知

财税[2005]93号

各省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅(局)、国家税务局、新疆生产建设兵团财务局：

根据《财政部国家税务总局关于调整出口货物退税率的通知》(财税[2003]222号)规定，从2004年1月1日起取消了部分木材产品的出口退税，其中包括海关商品代码的头四位“4409”章节项下的木材、木地板。由于当时竹地板没有单独的商品代码，与木地板一同归入“4409”章节中，使出口竹地板不能取得出口退税。2005年国务院税则委员会决定在《中华人民共和国进出口税则(2005年版)》的“4409”章节中增加竹地板商品名称，税则号为“44092011”，将木制地板与竹制地板加以区分。为体现出口退税政策的调节作用，现将多层复合竹地板有关出口退税事宜通知如下：

一、对税号44092011项下的“一边或面制成连续形状的濒危竹地板条、块”(海关商品码为4409201110)的出口退税率核定为0％；

二、对税号4409201l项下的“一边或面制成连续形状的其他竹地板条、块”(海关商品码为4409201190)的出口退税率核定为13％。

三、上述规定从2005年1月1日起执行。

特此通知。

财政部国家税务总局

二00五年五月二十三日

财政部国家税务总局关于暂免征收尿素产品增值税的通知

财税[2005]87号

各省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅(局)、国家税务局，财政部驻各省、自治区、直辖市、计划单列市财政监察专员办事处，新疆生产建设兵团财务局：

为支持农业发展，经国务院批准，现将尿素产品增值税政策明确如下：

自2005年7月1日起，对国内企业生产销售的尿素产品增值税由先征后返50%调整为暂免征收增值税。

请遵照执行。

财政部国家税务总局

二○○五年五月二十三日

第四节报告

报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、回答询问时使用的单方向的上行文，不需要上级机关给予回复。

报告一般由标题、主送机关、正文、成文日期组成。

1、标题。报告是上行文，可采用省略发文机关名称的两项式标题结构形式，即“事由＋文种”

2、主送机关。报告的主送机关一般只有一个，即有隶属关系的上级机关。可用规范化的简称。报告常见写法

3、正文（通常采用总分式的结构）：

（1）前言—概括叙述工作的内容和成绩，并用“现将„„报告如下”开启下文。

（2）工作情况和成绩—详略得当地汇报开展工作的基本情况和取得的主要成绩（常采用“总—分”或“总—分—总”的结构形式）

（3）工作经验—说明取得成绩的原因，介绍行之有效的办法，总结带有规律性的体会。

（4）存在的问题—本着一分为二的态度，如实汇报工作中存在的缺陷和不足，但写得较简略。

（5）今后的打算—针对存在的问题，提出改进和加强工作的办法或措施。一般也很简略。

4、成文日期—通常排列在正文后右下角（右空四字），用汉字书写。

报告种类

（1）工作报告：《××省商品交易市场税收征管工作报告》

（2）情况报告：《××省国家税务局关于纠正××市国家税务局截留中央税收问题的情况报告》

（3）答复报告：《××规划建设委员会办公室关于县拟建工业开发区的报告》

（4）建议报告：《××省国家税务局关于××年全省国税系统纪检监察案件分析报告》

其中工作报告又分综合性报告和专题报告两种：

专题（专项）工作报告：《关于２００１年个人所得税的报告》

综合性工作报告：《××市国家税务局关于２０００年度工作的报告》

注意：

（1）报告在汇报工作、反映情况时，所表达的内容和使用的语言都是陈述性的。

（2）报告中不得夹带请示事项或要求上级机关答复的事项。

（3）拟写报告，一要实事求是，既不夸大成绩，也不回避缺点和问题；二要重视选材，突出主题。既不让内容空洞，也不能简单地罗列事例和数字。

（4）报告的主送机关一般只有一个，即有隶属关系的上级机关。可用规范化的简称。

（5）最忌两点：一怕流于形式，言之无物，大话套话连篇，应付交差了事；二怕内容繁杂，剪不断理还乱，大事小事都想言及，结果既无中心又无重点。

第五节请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

凡本机关无权决定、无力解决，按规定必须由上级主管部门审核、批准后才能办理的事项，都必须向上级请示。

请示由标题、主送机关、正文、成文日期组成。

请示按内容可分为税政业务请示和行政事务请示两类。例：

税政业务请示：《关于减征××塑料包装有限公司企业所得税的请示》

行政事务请示：《关于撤销××县地方税务局直属第二征收管理分局的请示》

注意：

（1）不要多头请示，只能主送有隶属关系的一个上级机关。若需同时送其他机关（如双重领导），应当用抄送形式。主送机关负责答复请示事项。

（2）正文必须具备三个部分：请示缘由、请示事项、请示结语。

（3）请示的结语另起一段空两格写。

（4）请示要坚持“一文一事”的原则，切忌“一文数事”。

（5）请示缘由要充分有力，给上级一定的紧迫感，以引起重视和关切，促使请示事宜及时解决。

（6）请示事项要明确、具体，以利批复。

（7）语言要简明扼要，行文语气要谦恭。

（8）请示与报告不能混用。

第六节批复

适用于答复下级机关的请示事项。下级有请示，上级才会有批复，因此，批复是被动行文；批复的针对性极强，下级机关请示什么上级机关就批复什么，不能答非所问。批复由标题、主送机关、正文、成文日期组成。

1、标题。标准标题。

2、主送机关。一般只有一个，即发出请示的下级机关。

3、正文。一般由批复依据、批复事项、执行要求三部分组成。

4、日期。要求同上。

税政业务批复：《××省国家税务局关于减征××塑料包装有限公司企业所有税的批复》

行政事务批复：《××省地方税务局关于撤销××县地方税务局直属第二征收管理分局的批复》

深圳市国家税务局

关于纳税人销售出租使用的固定资产征免增值税问题的批复

盐田区国家税务局：

你局《关于纳税人销售出租使用的固定资产征免增值税的请示》（深国税盐发[2003]52号）悉。根据《国家税务总局关于印发〈增值税问题解答（之一）〉的通知》（国税函发[1995]288号），对于深圳市兴火星实业有限公司销售的对外出租的六台套钻机、六台空压机，可视为销售自己使用的固定资产，同意免征增值税。

此复。

深圳市国家税务局

二00三年九月十二日

国家税务总局关于在京外国商会征免营业税的批复

国税函[2005]370号

北京市地方税务局：

你局《关于对在京外国商会是否免予征收营业税问题的请示》（京地税营〔2005〕48号）收悉，批复如下：

根据《财政部、国家税务总局关于对社会团体收取的会费收入不征收营业税的通知》（财税〔1997〕63号）第一条的规定，对在京外国商会按财政部门或民政部门规定标准收取的会费，不征收营业税。对其会费以外各种名目的收入，凡属于营业税应税范围的，一律照章征收营业税。

此复。

国家税务总局

二○○五年四月十九日

抄送：各省、自治区、直辖市和计划单列市地方税务局

注意：

（1）要及时作出答复，以免贻误工作；

（2）批复内容如涉及其他部门，应协商一致后再行批复；

6.公文常用词语篇六

一、常用排比

新水平新境界新举措新发展新突破新成绩新成效新方法新成果新形势新要求新期待新关系新体制新机制新知识新本领新进展新实践新风貌新事物新高度

重要性紧迫性自觉性主动性坚定性民族性时代性实践性针对性全局性前瞻性战略性积极性创造性长期性复杂性艰巨性可讲性鼓动性计划性敏锐性有效性系统性时效性

法制化规范化制度化程序化集约化正常化有序化智能化优质化常态化科学化年轻化知识化专业化

热心耐心诚心决心红心真心公心柔心铁心上心用心痛心童心好心专心坏心爱心良心关心核心内心外心中心忠心衷心甘心攻心

政治意识政权意识大局意识忧患意识责任意识法律意识廉洁意识学习意识上进意识管理意识

出发点切入点落脚点着眼点结合点关键点着重点着力点根本点支撑点

活动力控制力影响力创造力凝聚力战斗力

找准出发点把握切入点明确落脚点找准落脚点抓住切入点把握着重点找准切入点把握着力点抓好落脚点

必将激发巨大热情，凝聚无穷力量，催生丰硕成果，展现全新魅力

xx工作有新水平队伍建设有新境界廉政建设有新举措自身建设有新发展 xx院管理有新突破

不动摇不放弃不改变不妥协不折腾政治认同理论认同感情认同

—1— 是历史的必然现实的选择未来的方向多层次多方面多途径；

要健全民主制度，丰富民主形式，拓宽民主渠道，依法实行民主选举民主决策民主管理民主监督

二、常用短语

立足当前着眼长远自觉按规律办事抓住机遇应对挑战量力而行尽力而为

有重点分步骤全面推进统筹兼顾综合治理融入全过程贯穿各方面

切实抓好努力减轻扎实推进加快发展持续增收积极稳妥狠抓落实从严控制严格执行坚决制止明确职责高举旗帜坚定不移牢牢把握积极争取深入开展注重强化切实规范不断改进积极发展努力建设依法实行良性互动优势互补率先发展互惠互利做深做细做实

全面分析全面贯彻持续推进全面落实大力实施逐步扭转基本形成普遍增加基本建立更加完备(完善)明显提高(好转)进一步形成不断加强(增效,深化)大幅提高显著改善(增强)日趋完善比较充分

三、常用动词

推进，推动，健全，统领，协调，统筹，转变，提高，实现，适应改革，创新，扩大，加强，促进，巩固，保障，方向，取决于，完善加快，振兴，崛起，分工，扶持，改善，调整，优化，解决，宣传，教育发挥，支持，带动，帮助，深化，规范，强化，统筹，指导，服务，健全确保，维护，优先，贯彻，实施，深化，保证，鼓励，引导，坚持

深化，强化，监督，管理，开展，规划，整合，理顺，推行，纠正，严格满足，推广，遏制，整治，保护，健全，丰富，夯实，树立，尊重，制约适应，发扬，拓宽，拓展，规范，改进，形成，逐步，实现，规范，坚持调节，取缔，调控，把握，弘扬，借鉴，倡导，培育，打牢，武装，凝聚激发，说服，感召，尊重，包容，树立，培育，发扬，提倡，营造，促进唱响，主张，弘扬，通达，引导，疏导，着眼，吸引，塑造，搞好，履行倾斜，惠及，简化，衔接，调处，关切，汇集，分析，排查，协商，化解动员，联动，激发，增进，汲取，检验，保护，鼓励，完善，宽容，增强融洽，凝聚，汇集，共筑，考验，进取，凝聚，设置，吸纳，造就

四、常用名词

关系，力度，速度，反映，诉求，形势，任务，本质属性，重要保证

—2— 总体布局，战略任务，内在要求，重要进展，决策部署，结合点

突出地位，最大限度，指导思想，科学性，协调性，体制机制，基本方略理念意识，基本路线，基本纲领，秩序，基本经验，出发点，落脚点要务，核心，主体，积极因素，水平，方针结构，增量，比重，规模标准，办法，主体，作用，特色，差距，渠道，方式主导，纽带，主体，载体，制度，需求，能力，负担

体系，重点，资源，职能，倾向，秩序，途径，活力，项目，工程，政策项目，竞争力，环境，素质，权利，利益，权威，氛围，职能，作用事权，需要，能力，基础，比重，长效机制，举措，要素，精神，根本地位，成果，核心，精神，力量，纽带，思想，理想，活力，信念，信心风尚，意识，主旋律，正气，热点，情绪，内涵，管理，格局，准则网络，稳定，安全，支撑，局面，环境，关键，保证，本领，突出，位置敏锐，针对性，有效性，覆盖面，特点，规律，阵地，政策，措施，制度保障，水平，紧迫，任务，合力。

五、其他

以求真务实的态度，积极推进综合调研制度化。以为领导决策服务为目的，积极推进xx正常化。以体现水平为责任，积极推进xx工作程序化。以畅通安全为保障，积极推进xx工作智能化。以立此存照为借鉴，积极推进xx工作规范化。以解决问题为重点，积极推进xx工作有序化。以服务机关为宗旨，积极推进xx服务优质化以统筹兼顾为重点，积极推进xx工作常态化。

以求真务实的态度，积极参与综合调研。以为领导决策服务为目的，把好信息督查关。以体现xx水平为责任，进一步规范工作。以畅通安全为保障，全力指导机要保密工作。以立此存照为借鉴，协调推进档案史志工作。以安全稳定为基础，积极稳妥做好信访工作。以服务机关为宗旨，全面保障后勤服务。以整体推进为出发点，协调做好xx工作。以周到服务为前提，xx工作迅速到位。以提高服务水平为目标，开始推行xx。

一、求真务实，积极推进xx工作制度化

二、建立体系，积极推进xx工作正常化。

—3—

三、规范办文，积极推进xx工作程序化。

四、各司其职，积极推进xx工作有序化。

五、注重质量，积极推进xx服务规范化。

六、统筹兼顾，积极推进xx工作正常化。

一是求真务实，抓好综合调研。二是提高质量，做好信息工作。三是紧跟进度，抓好督查工作。四是高效规范，抓好文秘工作。五是高度负责，做好保密工作。六是协调推进，做好档案工作。七是积极稳妥，做好信访工作。

八是严格要求，做好服务工作。

一、创思路，订制度，不断提高服务水平

二、抓业务，重实效，开创工作新局面

（一）着眼全局，充分发挥参谋助手作用

（二）明确分工，充分搞好统筹协工作

三、重协调，强进度，信息化工作有新成果

四、抓学习，重廉洁，自身素质取得新提高

一、注重学习，自身素质取得新提高

二、围绕中心，不断开创工作新局面 1.着眼全局，做好辅政工作。2.高效规范，做好文秘工作。3.紧跟进度，做好督查工作。4.提高质量，做好信息工作。5.周密细致，做好协调工作。6.协调推进，做好档案工作。

一是建章立制，积极推进xx管理制度化。二是规范办文，积极推进xx工作程序化。三是建立体系，积极推进xx督查正常化。四是注重质量，积极推进xx工作规范化。

五是各司其职，积极推进xx工作有序化。

首先要树立正确的群众利益观，坚持把实现好、维护好、发展好最广大人民群众的根本利益作为促进社会和谐的出发点，在全社会形成和谐社会人人共—4— 享的生动局面。

其次，是要树立正确的维护稳定观，坚持把确保稳定作为xx促进社会和谐的生命线。

第三，是要树立正确的纠纷解决观，坚持把xx结合作为有效化解不和谐因素增加和谐因素的有效途径。

第四，是要树立正确的司法和谐观，最大限度地实现xx效果与xx效果的高度统一。

机关公文常用词汇集锦

一、动词一字部

抓，搞，上，下，出，想，谋

二、动词二字部

分析，研究，了解，掌握，发现，提出，推进，推动，制定，出台，完善建立，健全，加强，强化，增强，促进，加深，深化，扩大，落实，细化突出，建设，营造，开展，发挥，发扬，创新，转变，发展，统一，提高提升，保持，优化，召开，举行，贯彻，执行，树立，引导，规范，整顿服务，协调，沟通，配合，合作，支持，加大，开拓，拓展，巩固，保障保证，形成，指导

三、名词

体系，机制，体制，系统，规划，战略，方针，政策，措施，要点，重点焦点，难点，热点，亮点，矛盾，问题，建设，思想，认识，作风，整治环境，秩序，作用，地方，基层，传统，运行，监测，监控，调控，监督工程，计划，行动，创新，增长，方式，模式，转变，质量，水平，效益会议，文件，精神，意识，服务，协调，沟通，力度，领域，空间，成绩成就，进展，实效，基础，前提，关键，保障，动力，条件，环节，方法思路，设想，途径，道路，主意，办法，力气，功夫，台阶，形势，情况意见，建议，网络，指导，指南，目录，方案

四、形容词一字部

多，宽，高，大，好，快，省，新

五、形容词二字部

持续，快速，协调，健康，公平，公正，公开，透明，富强，民主，文明和谐，祥和，优良，良好，合理，稳定，平衡，均衡，稳健，平稳，统一现代

六、副词一字部

狠，早，细，实，好，很，较，再，更

七、副词二字部

—5— 加快，尽快，抓紧，尽早，整体，充分，继续，深入，自觉，主动，自主密切，大力，全力，尽力，务必，务求，有效

八、副词三字部

进一步

九、后缀

化，型，性

十、词组

统一思想，提高认识，认清形势，明确任务，加强领导，完善机制交流经验，研究问题，团结协作，密切配合，真抓实干，开拓进取突出重点，落实责任，各司其职，各负其责，集中精力，聚精会神一心一意，心无旁骛，兢兢业业，精益求精，一抓到底，爱岗敬业求真务实，胸怀全局，拓宽视野

常见好标题类型

一、总结归纳型

要做“三观”明晰的干部，主要指权力观、地位观、利益观

要做“四关”牢固的干部，守住金钱观、美色关、亲情关、责任关要做“五官”端正的干部，最要正、手要正、腿要正、心要正、身要正

二、辩证对比型

抓大不放小，管外部放内，主动不盲动，进位不越位 “进”固可喜，但不可沾沾自喜 “退”也光荣，但不可“退”而无为 “留”诚可贵，但不可妄自菲薄 “转”当益壮，但不可患得患失

三、形象比喻型

第一，要打好促产培财的“活算盘” 第二，要打好节约开支的“铁算盘” 第三，要打好强化征管的“硬算盘” 第四，要打好跑项争资的“巧算盘”

四、引经据典型

吕端大事不糊涂——学习习总书记系列重要讲话（诸葛一生唯谨慎）

—6— 注重小事不大意——严格落实八项规定不放过细节平安无事不抹黑——主义保持机关良好形象

五、设问回答型

我的缺陷在哪儿？总体评价是：基本洁净中有瑕疵，基本端正中有欠缺存在这些缺陷的根源是什么？总的根源是：缺乏“镜鉴”的自觉性和经常性，时而放松自己的党性约束

我该怎么修补自己的缺陷？总的设想是：“镜子”面前正衣冠，尽职尽责兴事业

六、短促有力型

一要熟悉底层——了解底层之情、倾听底层之声、体悟底层之难

二要掌握底数——向上看掌握全局、低头看掌握实情、朝前看掌握方向三要坚守底线——道德底线、法律底线、廉政底线、四要保持底气——明辨是非的正气、迎难而上的勇气、与时俱进的锐气

七、反话正说型

三心二意：信心、恒心、决心，创意、乐意

八、直接陈述型

追求崇高，立志才能立业脚踏实地，吃苦才能吃香心系群众，服务才能服众人情自我，自省才能自立

7.常用公文格式篇七

一、错误地解读公文格式组成部分。第一部《全书》对“什么是公文的眉首”“什么是公文的主体”和“什么是公文的版记”等问题的解答 (书189~190页) 与新《格式》严重不符:一是版头部分, 将版头仍称作“眉首”;二是主体部分, 将成文日期错成“成文时间”, 而且和“发文机关署名”位置颠倒, 后面还缺少印章、附件等要素;三是版记部分, 将抄送机关错成了“抄送”, 将印发日期错成了“印发时间”。

第三部《全书》对“一份公文应由几部分组成?各包括哪些项目?”的解答 (书10页) 主要错讹:一是将份号仍称作“份数序号”, 将密级仍称作“秘密等级”;二是将成文日期仍错成“成文时间”, 将印发日期仍错成“印发时间”, 将“抄送机关”仍错成“抄送”;三是格式要素残缺, 标题后缺少主送机关, 正文后缺少附件说明和发文机关署名, 附注后缺少附件;四是要素位置不当, 如附注后的附件错置于正文后附件说明处, 造成了附件说明和附件的混淆。在解答“什么是附注”时, 将“附注”错成了“印发附注”, 而且解释与新《条例》的释义不符。在解答“如何标注公文份数序号”和“什么是版记”时 (书74~75) , 仍不使用党政机关统一后的要素名称, 如将“份号”仍说成“公文份数序号”;将“版记”仍说成“印制版记”等。

二、错误地解读页码的标注要求。第一部《全书》在对“页码的标注要求如何”的解答时说 (书190页) :“用4号半角白体阿拉伯数码标识……单页码居右空1字, 双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。”这明显是原《格式》规定。新《格式》已将页码数字改为了4号半角宋体阿拉伯数字, 并矫正了“空1字”“标识”等不规范的词语, 同时补充了“公文的附件与正文一起装订时, 页码应当连续编排”的规定。

三、错误地解读公文的特定格式。第一部《全书》在对“公文的特定格式包括哪些”和“什么是信函格式”的解答时, 仍沿用了原《格式》的表述 (书193页) :一是继续称三种特定格式为“信函式格式、命令格式、会议纪要格式”;二是继续称“武文线”和“文武线”等新《格式》已取消的概念。另外, 信函格式示例不规范:一是缺少发文字号, 二是抄送机关下面赘加了印发机关和印发日期及分隔线 (新《格式》明确规定信函格式不加) 。在对“什么是命令格式”的解答时, 完全是原《格式》的表述 (书195页) 。其主要错讹:一是概念上除格式名称有误外, 还将成文日期继续误称为“成文时间”;二是文字上继续使用“标识”和“2行”“2字”等不规范的词语;三是所述签发人职务、签名章及成文日期等位置, 也与新《格式》不符。示例仍不规范。在对“什么是会议纪要格式”的解答时, 同样用了不规范的名称, 而且对格式主要特点的表述不当 (书197页) 。示例也不规范, 如版记中缺少首条分隔线。新《格式》明确规定:“首条分隔线位于版记中第一个要素之上, 末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。”

第三部《全书》对“公文的特定格式包括哪些”的解答 (书35页) 、对“什么是命令格式”的解答 (书39页) 以及对“什么是会议纪要格式”的解答 (书39页) , 基本上沿用了第一部《全书》的表述。示例仍不规范 (书40页~41页) :一是不仅版记缺少首条分隔线, 而且版记中间的分隔线过短;二是版记中的要素未执行左右各空一字的规定。

四、错误地解读不同公文的行文格式。第三部《全书》在对“不同的公文是否应用不同的公文格式”的解答时说 (书11页) :“是的。比如内部运行的与公开发布的、法定 (即正式的) 文种与非法定 (即非正式) 文种以及批转、转发文件的格式等都是不尽相同的。”之后按“ (1) 法定文种的行文格式 (2) 非法定文种的行文格式 (3) 发布性、批转、转发性公文的行文格式”, 分别举例予以说明。

阐释和举例存在以下错讹:一是所说的“法定 (即正式的) 文种”当指新《条例》规定的15种狭义公文文种, 其中包括“公开发布的”, 也包括“批转、转发的”, 如此属种关系并列阐释有悖逻辑;二是“文种的行文格式”不确切, 而且混淆了“文种”和“公文”的概念;三是所举例文没有版头和版记两个部分的要素, 不能体现公文格式, 而且针对例文所进行的解读, 仅仅是对公文正文的分析, 混淆了公文格式与正文结构的区别。

五、错误地解读发文机关标志。第三部《全书》在对“公文的发文机关标志规格是怎样的”的解答时说 (书48页) :“新《标准》规定, 发文机关标志居中排布, 上边缘至版心上边缘为35mm, 推荐使用小标宋体字, 颜色为红色, 字号以醒目美观为原则酌定, 但最大不能等于或大于22mm×15 mm。”实际上, 新《格式》是这样规定的:“发文机关标志居中排布, 上边缘至版心上边缘为35mm, 推荐使用小标宋体字, 颜色为红色, 以醒目、美观、庄重为原则。”可以看出, 两者的表述后半部分明显不同, 解答有一半仍是原《格式》的表述, 而将新《格式》和原《格式》的规定杂糅了。

六、错误地解读公文标题结构形式。第一部《全书》在对“公文标题有哪些结构形式”的解答时, 以《中纪委关于陈良宇问题的审查报告》为例, 作了如下阐释 (书201页) :“其发文机关是‘中共中央纪律检查委员会’……文种名称为‘审查报告’, 中间部分为事由。”这样阐释公文标题的结构是错误的。文种应当是“报告”, 而不应当是“审查报告”。其实, 原标题如果按常规结构拟制, 应是《中纪委关于审查陈良宇问题的报告》或《中纪委关于陈良宇问题审查情况的报告》。很明显, “审查”是事由中的动词, 而不是文种名称的组成部分。《全书》在解答此问题时, 曾说 (书202页) :“凡是有红色版头的文件, 由于版头中业已标明发文机关名称, 故在标题中可以省略。”据笔者所知, 从未有过这样的规定, 此说于法无据, 可谓是长期以来理论上的一种错讹, 而且“凡是……”说得太绝对, 根本不符合实际。《全书》还阐释了标准的公文标题以外的四种特殊形式, 说:“由发文机关、被批转 (或转发) 文件的标题、文种名称三个要素组成的公文标题, 一般称这种标题为‘转文式’的标题。例如《国务院办公厅转发农业部关于促进饲料业持续健康发展若干意见的通知》。”将“被批转 (或转发) 文件的标题”称作标题要素是错误的, 以此标题为例, “转发……意见”是事由, 事由才是标题结构三要素之一。

第三部《全书》再次对“公文标题有哪些结构形式”进行解答 (书51~53页) , 完全照搬了第一部《全书》, 自然也存在以上错讹。

第二部《全书》在谈转发性通知标题时, 称 (书42页) :为了防止重叠和烦琐, 按照惯例, 可以省略中间层次和自己所使用的两个“通知”, 只保留文件发源处的一个文种“通知”。实践证明, 按此阐释来拟制或评改标题, 往往会造成事由中的动词“转发”后面没有相搭配的宾语的语法错误, 而且会破坏公文标题正常的结构规范。“按照惯例”之说, 不过是对积非成是做法的错误总结。针对此难题, 应当依靠语法修辞手段解决, 而不应当以牺牲公文规范化为代价。

七、错误地解读公文标题中标点符号用法。第三部《全书》在对“公文标题中如何正确使用引号、括号、书名号三种标号”的解答时说 (书57页) :“某些非法规性的文件在批转、转发时, 其名称一般用引号加以强调, 而不使用书名号。”如此阐述违背《标点符号用法》国家标准, 因此是错误的。新《条例》和新《格式》对公文标题中标点符号如何使用未再作限制性规定, 书名号在公文标题中或许不会受到严格限制, 但并不等于可以违背国家标准的规定。

书中举例对《批转××县商业局〈关于深化改革, 振兴××县商业实施意见的请示〉的通知》标题进行了评改, 称“这个标题不仅书名号的使用不当, 而且位置也不当”, 将其按批复和通知分别修改为“对××县商业局《关于深化改革, 振兴××县商业实施意见的请示》的批复”和“批转《××县商业局关于深化改革, 振兴××县商业实施意见的请示》的通知”。如此评改和阐述, 与公文标题结构规范明显不符:一是未能指出原标题的主要错误, 原标题缺少发文机关, 事由中赘加了逗号, 被批转文错用两个文种 (应将“的请示”删去) ;二是评改后的两个标题均不规范。以笔者拙见, 可修改为《××县人民政府关于批转深化改革振兴××县商业实施意见的通知》或《××县人民政府批转县商业局关于深化改革振兴××县商业实施意见的通知》, 也可修改为《××县人民政府关于批转县商业局拟制的深化改革振兴××县商业实施意见的通知》 (从新《条例》和新《格式》对公文标题中书名号如何使用未再作限制性规定考虑, 似将被批转文标题“深化改革振兴××县商业的实施意见”加上书名号未尝不可) 。顺便指出, 上报的公文本来错用了请示文种, 故原标题不宜修改成批复。

八、错误地解读公文标题的排列形式。第三部《全书》在对“公文标题的排列形式有哪些”的解答时说 (书60页) :“按新标准的规定, 公文标题‘用2号小标宋体字, 可分一行或多行居中排布;回行时, 要做到词意完整, 排列对称, 间距恰当’。综括起来, 对公文标题的排列布局大体有如下3类13种……”实际上, 其阐释根本不是新《格式》规定, 而是原《格式》规定。新《格式》是这样规定的:“标题一般用2号小标宋体字, 编排于红色分隔线下空二行位置, 分一行或多行居中排布;回行时, 要做到词意完整, 排列对称, 长短适宜, 间距恰当, 标题排列应当使用梯形或菱形。”与原规定相比, 在回行要求上增加了“长短适宜”的表述, 并明确规定“标题排列应当使用梯形或菱形”。不知《全书》作者为什么总是习惯性地用已废止的旧规定解读新标准!

书中举例说明的3类13种公文标题的排列形式, 应当说是对过去实践中各种各样标题的综括, 大多已不符合新《格式》的要求。根据新《格式》规定, 多行标题应当采用上梯形、下梯形或菱形排布, 不宜使用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。

九、错误地解读发文机关署名、成文日期和印章等编排规定。第三部《全书》对“怎样编排发文机关、成文日期与印章”的解答 (书67页) , 将要素名称“发文机关署名”错成了“发文机关”。解答虽未再按原《格式》阐释, 但只是说了新《格式》的部分规定。在对“怎样编排附件说明”的解答时 (书69页) , 也只说了新《格式》有关规定的一部分。片面解答问题, 不如让读者自己看新《格式》原文。

十、错误地解读抄送机关标注位置。第一部《全书》在对“什么是受文机关”的解答时说 (书203页) :“抄送机关的书写位置在公文末页的最下端, 靠左空一字格……”这样阐释很不确切, 也与新《格式》不符。新《格式》的表述是:“如有抄送机关, 一般用4号仿宋体字, 在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。”

十一、错误地解读签发人标注规则。第一部《全书》在对“什么是签发人”的解答时说 (书208~209页) :“如有多个签发人, 主办单位签发人姓名置于第1行, 其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。”这明显是原《格式》规定。新《格式》已修改为:“如有多个签发人, 签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排, 一般每行排两个姓名, 回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。”新规定同原规定相比, 主要变化:一是增加了“一般每行排两个姓名”的规定, 不仅便于操作, 而且基本上可以消除完全竖排带来的“下移红色反线”的不便;二是2000年《办法》曾规定“上行文应当标明签发人、会签人姓名”, 新《条例》和新《格式》均只规定标注签发人姓名, 而删去了“会签人”的概念, 不再区分“签发人”和“会签人”, 显然比原规定确切、可行。这应当是解读签发人标注规则不可或缺的内容。

十二、错误地解读“文件头”概念。第一部《全书》在对“非法定文种的格式是怎样的”的解答时说 (书192页) :“总结、计划等常用应用文在行文时, 必须从法定公文文种中寻求一个文种来作为载体, 载运着它来行文, 我们通常称这种载体叫做文件头……”在对“什么是文件头”的解答时, 作了类似的阐述, 并进一步解释说 (书215页) :“文件头是一份文件的正件 (也叫主件) , 被载运着的非法定文种是这份文件的附件 (但不能称副件) , 这是从公文的运转程式角度上讲的。如果从实际内容上说, 附件恰恰是这份文件的主件所在。”第三部《全书》在讲析例文 (书27页) 和解答“什么是文件头” (书76页) 时, 再次照搬了第一部《全书》的阐释。

8.常用公文格式篇八

关键词：公文格式；印发机关；印发日期；标注规则

中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布的《党政机关公文处理工作条例》（下文简称《条例》）中规定，“印发机关和印发日期”是公文格式的构成要素之一[1]；作为《条例》的配套规定，国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合发布的国家标准《党政机关公文格式》（下文简称《格式》），将公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分，而“印发机关和印发日期”项目是“版记”部分的格式要素之一[2]。《条例》和《格式》发布实施以来，针对“印发机关和印发日期”这一格式要素是否确有必要设置，学界出现了争论并且一直在进行探讨研究。在笔者发表主张设置“印发机关和印发日期” 这一格式要素的《公文格式中印发机关和印发日期项目不可取消》（下文简称“笔者前文”）一文[3]之后，又有学界同仁提出一些取消“印发机关和印发日期”项目的理由，为明辨是非，本文对设置“印发机关和印发日期”这一格式要素的必要性和实际意义做进一步的探讨。

1 关于“公文的送印机关”的歧义

正如笔者前文所论，《条例》中“印发机关”是指“公文的送印机关”[4]这一表述存在歧义，“公文的送印机关”既可理解为“公文的承印机关”，也可理解为“把公文文稿送交承印机关的机关”即公文的起草、承办机关。主张取消“印发机关和印发日期”这一格式要素的专家学者（下文简称“取消论者”）正是基于这一歧义而认定《条例》中规定的印发机关是指公文印制的送交部门，而不是公文的承印部门；奇怪的是，取消论者在认定印发机关是指公文印制的送交部门的同时却又提出“条例称公文‘印发机关指‘公文的送印机关是正确的，用词含义是明确的” [5]，否认“印发机关”是指“公文的送印机关”这一表述存在歧义，但不知取消论者又该怎样解释他们和《格式》起草成员徐成华等人对“公文的送印机关”的不同理解是什么原因造成的？

与取消论者的观点不同，徐成华等人是这样解释“公文的送印机关”的（以下简称“徐说”）：“印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门。有的发文机关没有专门的文秘部门，发文机关就是印发机关。”[6]在实际工作中，《条例》与《格式》发布实施以来，党政机关在其制发的公文正本上印发机关标注的正是公文的印制主管部门即发文机关的办公厅（室）或文秘部门，也就是说，党政机关的文秘人员对印发机关的理解与徐说一致，徐说切实可行。

笔者认为，取消论者对送印机关的理解与徐说不同是《条例》中的歧义表述导致的必然结果，同时，旨在“推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化”[7]的《条例》，其各项规定都不应存在歧义。因此，《条例》的发布机关应对“印发机关”是指“公文的送印机关”这一歧义表述进行修改，从根本上即从《条例》的规定条文本身消除歧义。由于《格式》起草成员徐成华等人提出的徐说含义是单一而明确的，也是切实可行的，所以《条例》的发布机关应删除现存歧义表述，将之改为“徐说”。《条例》中的歧义表述不能成为取消“印发机关和印发日期”项目的理由。

2 把“印发机关”标注为文秘部门是正确的

党政机关在对外发布的公文正本上把印发机关标注为公文的印制主管部门即文秘部门，“既是对文秘部门辛勤工作的记载，也是文秘部门对公文印制承担责任的标记”[8]。取消论者针对笔者前文的这一观点又提出，不能把文秘部门认定为公文印制的责任人[9]。但在笔者看来，文秘部门是法定的公文印制的责任人。因为按照《条例》规定，“各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作”，“公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作”，其中“公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序”，不仅“公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核”，而且“已经发文机关负责人签批的公文”在印发前也要由办公厅（室）“对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核”，对“需作实质性修改的，应当报原签批人复审”（笔者认为，文秘部门承担的这一任务就是为了避免在正式发布的公文中存在包括“签发人的意见”本身有欠妥之处等实质性问题），在公文印制完毕后，办公厅（室）还“应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查”。[10]显然，在各级党政机关公文处理工作的整个过程中，这一系列具体明确的规定正是文秘部门的法定任务和职责，文秘部门必须对公文的内容、格式、制发程序、印刷质量等进行审核、把关，换而言之，文秘部门就是各级党政机关公文处理工作（当然包括公文印制工作）的法定责任人，必须对公文的印制承担责任。简言之，党政机关在对外发布的公文上把印发机关标注为公文的印制主管部门即文秘部门，是必要的、正确的。

对于取消论者提出的在“各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作”这一条文中 “主管”和“承担办理”的差别问题，笔者认为，在各级党政机关公文处理工作的整个过程中，办公厅（室）既是公文处理工作的主管者，又是公文处理工作的承担办理者，当然在承担办理公文的过程中有时需要非文秘部门的协助、配合，也就是说文秘部门有时不是公文处理工作的绝对独立的承担办理者，但这与文秘部门在公文处理工作中的承担办理者这一法定角色并不矛盾。

至于取消论者用重大政策出台“往往安排文件起草人或相关专家对文件进行宣讲”来证明“一般文稿审核人对文稿的把握达不到起草人的程度，因此不宜由文稿审核人替代起草人对收文者疑问的解答”的论证[11]，显然是错误的。一方面，现实工作中的公文都是需要有关机关和有关人员理解、知晓的，而且绝大多数公文是需要有关机关和有关人员（包括社会公众）在理解知晓的同时去着手办理或贯彻落实的，这就从客观上决定了公文文稿必须做到“内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练”[12]，简单地说，公文的内容必须是准确明白易懂的；同时，《条例》明确规定“需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核”[13]，文稿审核人即文秘部门都无法透彻理解的公文文稿（包括发布重大政策的公文文稿），是不可能通过审核、正式印发的。另一方面，重大政策出台之所以安排相关专家对文件进行宣讲，是为了表明发文机关对某一重大政策的高度重视，因而借助公开集中的宣讲活动和专家本身的社会影响力在更短的时间内引起社会大众的普遍关注和重视，而不是因为社会公众都不能准确理解某一公文；如果发布重大政策的公文只有文件起草人或相关专家才能透彻理解，那么因没有机会亲自聆听相关专家宣讲而不能更准确地理解公文的广大民众（有机会亲自聆听相关专家宣讲的人员只可能是少数民众）就无法很好地贯彻落实重大政策，显然，只有文件起草人或相关专家才能透彻理解的公文缺乏“针对性和可操作性”，是不“讲求实效”的，这不符合《条例》的规定[14]。换而言之，对文稿审核人或者说是公文的审核、把关人即文秘部门来说，准确透彻地理解发文机关发布的公文并对收文者的疑问做出准确、明晰的解答，是不存在什么问题的。

3 在公文上标注“印发日期”是必要的

《条例》规定，“已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审”[15]，这就从客观上决定了公文的签发日期与印发日期之间必然存在时间差，其中部分公文不可避免地会产生较大的时间差，同时，下级机关转发上级机关公文时发布的转发通知的印发日期与所转发公文的签发日期和印发日期之间的较大时间差更是无法避免的，而且上级机关批复下级机关的请示或批转下级机关公文时同样不可避免地存在较大时间差；而这几种客观存在的较大时间差都必然会直接影响贯彻落实有关公文的时效。因此，按照“公文印制必须确保质量和时效”[16]的要求，在公文上标注印发日期“既可以使发文机关掌握制发公文的效率，也可以使收文机关掌握公文的传递时间，有利于公文的办理和工作效率的提高”[17]，也就是说，在公文上标注印发日期具有实际作用、是必要的。

公文标注印发日期在客观上具有督促发文机关尽量缩短公文的签发日期与印发日期之间以及转发上级公文、批转下级公文或批复下级请示时的时间差从而提高公文处理工作效率的作用，因此，我们不能因计算机普及应用后公文的签发日期与印发日期之间产生较大时间差的情况减少了就主张取消在公文上标注印发日期，正如不能因现实生活中违反法律法规的总是极少数人就要求取消法律法规一样。

参考文献：

[1][4][7][10][12][13][14][15][16]中共中央办公厅国务院办公厅党政机关公文处理工作条例[Z].2012-4-16.

[2] 国家质量监督检验检疫总局，国家标准化管理委员会党政机关公文格式[Z]2012-6-29.

[3][8]赵建伟.公文格式中印发机关和印发日期项目不可取消[J] 档案管理，2014（5）：62～64.

[5][9][11]郑彦离.再论公文格式中印发机关和印发日期项目应该取消[J] 中州大学学报， 2015（1）：92～95.

[6][17]徐成华等. GB/T9704—2012《党政机关公文格式》国家标准应用指南[M] 北京：中国质检出版社中国标准出版社 2012：57.

9.常用的批复公文篇九

1、标题。批复的标题除了通常写法外，一般还包括请求单位名称和请求事项。这也是批复针对性强特点的具体体现。

2、称呼。即受文单位，在标题下面一行顶格写。

3、正文。批复的正文主要有批复的根据和批复内容两部分，有时还有批复要求。批复根据。一般就是批复正文的开头语，有几种形式，一是极其简要地引叙来文的请示事项，如“你们关于XXXX 问题的请示收悉”；二是引叙来文的日期和文号，作为批复的根据，如“XX 年X 月X 日X 号文收悉”，三是引叙来文日期和来文名称，如“收到你们X 月X 日《关于XXX 同志任职的请示》”；四是引叙请示日期，如“XX 年X 月X 日号来文收悉”。批复内容。要针对请示内容给予具体批示，明确答复。这部分要写得具体、简要、准确，要态度鲜明。如果不同意下级单位的意见，一般要简要说明理由，使下属单位明白原委；如果同意，就不必写理由，倘有必要，需给予具体指示。批复要求。这是批复的嘱咐和希望，同意下级某项请示和要求后，可以写上“希注意总结经验”等字样，一般批复无此部分，只在必要时才用。批复结尾用语。一般用“此复”、“特此批复”等惯用语结束，有时不用结尾用语，自然结束。

落款。在正文下面写上批复发文机关的名称和日期。

函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。写作要求：正规公函应当由版头、标题、主送机关、正文、印章、发文时间以及主题词等格式组成。因此制发时也应当严格按照公文的行文要求执行。函的正文分三个层次，一是发函原因，即何事致函。如果是答复函，通常采取引用函发文字号来函临日期代指函主题的写法，比如“你单位XX[XXXX]X号函悉”或是“贵处X 年X 月X 日来函收悉。”二是具体事项，内容较多时可以分条列项陈述，答复时则应逐一答复清楚。三是结束语。去函的结束语常用“特此函达”、“盼复”、“专此函达，见复为荷”等；复函的结束语常用“特此函复”、“此复”等。

会议纪要：会议纪要是一种应用非常普遍的通用公文，无论党政军机关、企事业单位、社会团体等组织，只要运用会议这一工作形式民主决策、研究问题、听取意见等，就会使用会议纪要记载和传达会议情况和议定事项。会议纪要的一般结构可分为标题、开头、正文、结尾几个部分。

1、标题会议纪要的标题要完整和明确，要在“纪要”前冠以会议的名称，使人一目了然。会议的名称要写全称，“纪要”的具体名称也要写明白。具体形式一般包括单标题和双标题两种，大多数的公文中的会议纪要都采用单标题。

2、开头一般介绍会议的基本情况，包括会议召开的根据、目的、起止时间、地点，参加会议的单位、人员、主要领导人，会议的议程和主要活动等等。这一部分主要是会议自然情况的介绍，要用简短的文字把会议的概貌叙述出来，给人以总的印象，对会议有总的了解。

3、正文这是会议的主体部分，包括会议所讨论的工作的意义、会议研究的问题、讨论的意见、今后工作的指导思想、工作的要求和具体措施。其主体安排通常有三种：一是分项式。二是发文记录式。三是综合式。