函的公文格式

函的公文格式（精选9篇）

1.函的公文格式 篇一

多年来,如何使用Word文档精准处理公文格式一直是许多秘书工作者大伤脑经的问题。登陆百度搜索,类似“如何用Word处理公文格式”的提问为数不少。一些网友在百度文库上传《如何用Word制作常用公文》、《怎样用Word文档制作公文》、《Word制作公文模板》等文章,亦有学者就相关问题刊文或著书,惜之未能提供精确的公文格式设置法。有网友甚至认为Word是依据西方人的排版习惯设计和制造的软件,其长度单位用“磅”,而非我国通用的“毫米”、“厘米”,声称公文格式使用Word“要实现精准的排版操作很难”。此言不然。Word文档具有强大的排版功能,只要认真探索,就能找到既精确处理公文格式的方法。经过反复实践,本文认为表格定位法是设置党政机关公文格式若干要素最精准的方法。

二、公文若干要素的几种不当定位法

无论是新执行的《党政机关公文格式》(下称新《格式》),还是已废止的《国家行政机关公文格式》(下称旧《格式》),俱明确规定对各要素的排列位置。使用Word文档处理公文格式时,要求居于版心某行的很容易处理,但要求居于某厘米或某毫米的,就较难处理了,如发文机关标志、分隔线的定位。这两个定位也正是广大秘书工作者感到最棘手、最难办的问题。秘书工作者一般采用行距定位法或文本框定位法设置发文机关标志,用采用图片定位法设置分隔线。

1、行距定位法

山东外贸职业学院经济管理系谭书旺老师在《秘书》杂志2009年第5期36页称:“利用输入回车符并设置回车符的大小和行距,来精确地定位公文中某个要素的位置”,并举例:

下行文发文机关标识的上边缘至版心的上边缘距离为25mm(旧《格式》规定———笔者按),我们就可以在版心的第一行输入一个高度为71磅(即25mm)的回车符……在第二行输入发文机关标识的内容……这就使发文机关标识的位置完全满足《格式》的要求。

我们把这种利用调整行距大小来定位发文机关标志的方法称为“行距定位法”。细致考察磅值与毫米的等值关系,即发现1磅约等于0.35厘米,而非绝对等于,如此,71磅约等于24.85厘米,此法何谈精确定位发文机关标志?况且,发文机关标志之上若要输入相关要素,得依据实际需要计算上一要素与发文机关之间的磅值,岂非繁琐不堪。

主张此法的还有很多专家。傅祥和郑珺露编著的《电子公文制作与传输》主张在发文机关标志前调整行距倍数,以定位机关标志位置。实际上,这一做法是以三号字为标准加大行距倍数,而字号与磅值之间亦是约等于的关系,故两位专家主张的方法与谭书旺之主张虽有操作形式的不同,却有本质的相同性。

2、文本框定位法

百度文库有一篇名为《如何用Word制作常用公文》的文章,采用“文本框定位”制作发文机关标志。该法大概分三步,第一步插入一个横排文本框,第二步输入发文机关标志,第三步设置文本框格式。通过实践验证,若行文机关为单一或奇数,此法可行,但若为偶数个机关行文,则不好处理。

3、图片定位法

无论新、旧《格式》,均要求版头分隔线(旧《格式》指红色反线)距离发文字号4mm,谭书旺在《秘书》杂志2009年第6期36页称把文档第六行的行距设置为“固定值”11磅,再以“自选图形”的形式插入横线,并“设置自选图形格式”就可精确设置。本文将此法称为“图片定位法”。因11磅之值非绝对等于4mm,故“图片定位法”亦不妥。不止版头,一般格式和纪要格式的版记处需加印三条分割线,信函格式首页底部亦需加印上细下粗的红色双线,采用图片定位法设置这些分割线,不容易固定位置,往往随着文字增益而发生位移,导致定位失误。

综上,行距定位法、文本框定位法和图片定位法俱非发文机关标志、分割线精确设置之法。

三、表格定位法及其应用

经过反复摸索和实践,确定通过巧妙地设置表格属性,可以精确地将发文机关标志、分隔线等要素定位于规定位置,本文将此法定义为“表格定位法”。下文根据新《格式》的规定,介绍表格定位法的妙用。

1、精确设置版头

(1)单一机关行文的版头设置

分三步设置。第一步,插入单行单列表格。第二步,在表格内输入发文机关标志之内容,将字体设为小标宋体,字号调为二号,颜色改为红色。第三步,设置表格属性。第三步具体操作如下:

双击表格左上角的“”字符号,弹出“表格属性”对话框。在“表格”附签下依次单击文字环绕-环绕-定位,将水平设为相对于页边距居中对齐。新《格式》规定:信函格式发文标志上边缘至上页边为30mm,命令(令)格式则是至版心上边缘20mm,纪要格式和文件格式是至版心上边缘为35mm。故垂直位置上,将信函格式设置为相对于页面3厘米对齐,命令(令)格式设为相对于页边距2厘米对齐,纪要格式和文件格式设为相对于页边距3.5厘米对齐。同时,将距正文的所有数值设为0,全部去掉选项前的“√”。确定,返回表格附签。单击边框与底纹,颜色选为红色,然后单击预览处上、左、右线条以去掉表格相应线条的颜色,保留下线作为版头分隔线(命令格式无版头分隔线,此线无需保留)。信函格式还需将线型改为上粗下细的双线。返回表格附签,单击“列”附签,把信函格式的列宽设为17厘米,命令格式、纪要格式和文件格式的列宽均设为15.6厘米。

单击确定,退出“表格属性”对话框。信函格式直接在发文机关标志所在行执行格式-段落-间距,将段后设为0.4厘米。纪要格式和文件格式则在发文机关标志下空两行,按要求输入纪要编号和成文日期或发文字号和签发人信息,并在纪要编号或发文字号所在行行执行格式-段落-间距,将段后设为0.4厘米。至此发文机关标志与版头分隔线设置工作全面完成。

(2)联合行文的版头设置

命令(令)格式、纪要格式和文件格式联合行文时,需要自上而下依次排列合署机关名称。机关个数为奇数,仍适用表格定位法。在中间的机关名称后添加“文件”二字,其余机关名称以中间机关名称为基准左侧对齐,其余设置与上文无二。机关个数为偶数时,既要保证发文机关名称上下均匀排布,又要考虑“文件”二字在发文机关名称右侧上下居中排布,还要考虑发文字号和签发人的编排,使用表格定位法设置颇为复杂,需分两部分设置。

第一部分,设置发文机关标志。建立一个横排单行双列表格,在左格输入机关名称,右格输入“文件”二字,按规定调整字体、字号、颜色。把光标移到表格左上角“”符号处,执行右键—单元格对齐方式,单击垂直居中图标,随后拖拽表格左右边框,使表格与发文机关标志紧密结合。双击“”字符号,参照单一机关行文的版头设置法设置水平对齐和垂直对齐,返回表格页面后,再单击“文字环绕”下的“无”选项,以使发文机关标志表格左右两侧留出空白。单击边框与底纹,去掉表格所有线条的颜色。

第二部分,设置版头分隔线。合署发文时,只有纪要格式和一般格式需要制作版头分隔线。将光标移到发文机关标志之下第三行,插入单行单列表格,输入纪要编号和签发(通过)日期或发文字号和签发人,并于纪要编号或发文字号所在行设置段后0.4厘米。水平对齐、垂直对齐、边框与底纹及列宽设置与单一机关行文的版头设置一致。

2、精确设置版记

文件格式和纪要格式要求在末页底端设置版记。在末页插入一个1列2行及固定列宽为15.6厘米的表格,输入抄送机关(纪要格式是分送机关)、印发机关和印发日期的相关信息。将表格设为水平相对于页边距居中对齐,垂直相对于页边距底端对齐。边框和底纹仅去掉左右线条颜色,将首末二线之高设为宽度1磅,即接近0.35毫米,将中线之高设为宽度3/4磅,即接近0.25毫米。由于《格式》只推荐此三线高度之数值,且表格线条的粗细只能设置磅值,不能以厘米为单位设置,故此作接近式设置。

信函格式末页虽无分隔线印制要求,但要求在底端印制分送机关,可参照文件格式版记分隔线表格定位法处理,去掉所有边框的颜色。

3、精确设置信函格式首页底端的分隔线

在首页中部插入一个单行单列的表格,将表格定位为相对于页边距居中水平对齐和相对于页面底端垂直对齐,改变线条颜色,采用上细下粗的线型,去掉左、右、下三线颜色,最后将行高和列宽设为2和17厘米即可。

四、结束语

在Word文档里,表格定位法是唯一适用和精确实现所有发文机关标志及分割线排列规定的方法,广大秘书工作者若能多加训练,必然能够又快又精准地解决公文排版中的两大难题。

参考文献

[1]用Word制作标准格式公文(上)[J].秘书.秘书杂志社,2009年第5期.

[2]用Word制作标准格式公文(下)[J].秘书.秘书杂志社,2009年第6期.

[3]国家质检总局、国家标准化管理委员会.党政机关公文格式[M].中国质检出版社(中国标准出版社),2012年第1版.

[4]柳新华、岳海翔.电子公文写作:制作.传输.处理[M].中国纺织出版社,2010年第1版.

[5]柳新华.实用电子公文处理教程[M].科学出版社,2009年8第1版.

[6]张江艳.电子公文写作实训教程[M].高等教育出版社,2009年第1版.

2.高职高专行政公文格式教学之我见 篇二

[关键词]公文格式 细节

公务的格式是指公文的各个组成部分在公文页面上所处的位置和书写的形式。行政机关的公文格式在规范性的同时，也有些复杂，考虑到高职高专学生就业及发展的实际需求，我们在教学中有几个小细节需要注意。

一、眉首部分

公文的眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项。

按照“格式”要求，发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

为什么要采用六角括号“〔 〕”，“格式”中并未明确说明。在实际工作中，目前大部分单位使用WORD处理文档，而在WORD文档中，六角括号“〔 〕”是作为特殊符号，需要通过“插入”—“特殊符号”—“标点符号”，才能调出。圆括号“（）”、方括号“[]”可以通过键盘直接打出，加之以前使用的是方括号“[]”，因此很多单位还是习惯于使用方括号“[]”。殊不知这违反了括号的使用原则。

二、主体部分

包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等项。公文标题、公文正文、印章、附注，“格式”规定得比较明确。这里简单说说主送机关、附件和成文时间。

（一）对于“主送机关”，“格式”是这样规定的：主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。在实际工作中，主送机关经常犯如下错误：

1.主送机关分类不明确，如某些高校的普发性文件中，用“各部门、各学院”来概括所有部门。实际上用各部门即可，部门指独立组织的某功能部分，可包括学院。如果为了区分部门类型，可使用“各职能部门、各学院”。

2.混淆“部门”和“单位”的用法。这二者可从下述几个方面区别：

（1）从概念上讲,“部门”和“单位”各自的定义不同：

单位和部门从概念本身而言，单位指某个独立的组织或机构，部门指独立组织的某功能部分；

（2）从性质上讲，“部门”和“单位”性质不同：

单位是相对与个人而言的，单位一般是法人，是一个比较完整的、相对独立的社会组织。而通常所说的部门是若干个性质相同或相似的某一类单位，当然部门也可以指一个单位内部的工作机构，也指政府的工作部门，如交通部、人事部等。

（3）从范围上讲，“部门”和“单位”各自的范围不同：

單位范围很广，不仅包括职能部门，也包括各级人民政府本身，还包括各级人民政府或职能部门的派出机构。

严格地说，在国家机关中，部门是指各级人民政府的职能机构，如公安局有时称公安部门、工商局有时称工商部门等等，是履行法律赋予的一方面职权的机构，是政府的一个组成部分。

“部门”和“单位”没有绝对的大小比较，都是相对而言的。有的部门下设的单位比较多，有的部门下设的单位比较少；反之有的单位是由很多部门构成，有的单位则是由较少的部门构成。

（二）对于附件的格式：“格式”是这样规定的：公文如有附件，在正文下空1行左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码，如：“附件：1.××××”，附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件（或带序号）。 在实际工作中，附件有序号时，经常会用大写阿拉伯数码标识。

（三）对于成文时间：“格式”是这样规定的：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”；成文时间的标识右空4字。由于受使用习惯的影响，大多数人在标识成文时间时，将“〇”用数字0来代替，非常不美观。最简单的方法是通过“插入”—“日期和时间”，“语言”选择中文，然后在“可用格式”中选择需要的成文时间即可。

三、版记部分

版记部分的主题词、抄送、印发机关和印发时间，印发机关和印发时间得都比较明确。对于印发机关和印发时间的位置，“格式”规定为“印发机关左空1字，印发时间右空1字”。个人认为，在讲授时，可以不做要求。

《国家行政机关公文格式》不仅适用于国家行政机关，企事业单位、社会团体和个人都可参照使用。高职高专办学方向是：坚持培养面向生产、建设、管理、服务第一线的高技能人才。高职高专的学生毕业后，很少到国家行政机关。

参考文献

3.请示函的格式 篇三

写法： 标题：（发文机关名称）+事由+文种，如：新筹办关于开展**工作的请示 开头：原因 主体：请示事项要写得具体、明确，条项清楚，要注意明确集中、切实可行。结语：“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”，“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行” 落款：标题有发文机关的可省署名，但要加盖单位公章，注明成文时间。注意：语气平实恳切，也不要低声下气。

##食品公司关于请拨购买南京牌货车资金的请示 ###食品公司： 在党和十一届三中全会以后，我县经济形势发生了根本性的变化，家副产品，生猪、家禽不断发展，运输量相应增大，因此我公司的运输力量越来越不能适应形势发展的需要。目前，我司只有一部载重2吨的#牌货车，是#市街道工业产品，质量较差，经常出毛病，早已破烂得无法再修。生猪、鲜肉、饲料等都是请搬运社的架子车和其他单位的汽车代运。每年要付出运费约9000余元，还经常出现供不应求现象；加之屠场离门市部约有5华里，职工中老弱病残又多，用架子车拉肉到门市面上部，困难也确实很大。为了贯彻招待搞活经济的总方针，促进大好形势，减轻职工劳动强度，改善经营管理，我公司急需购买货车一辆。现在县商业局分配我司一辆南京牌货车，需用资金15000元，但我们没有这笔固定资产基本折旧金。根据##号文件关于“由于业务（生产）而要，企业在一内购买一辆汽车，单价值超过10000元的，由主管地、市公司审批”的规定，请上级拨给15000元，以解决购买汽车的资金问题。以上意见妥否，请批示。

4.函的公文格式 篇四

这里的“函”，指公函，是商洽性公文，又称询答性公文，多用于平行或不相隶属机关之间，作询问、答复、商洽、联系以至请求批准之用，不具呈报与指示作用。但又是郑重的公务，所以才称“公函”，是正式文件，要单编发函号、按程序制发、归档；与日常事务中的“便函”，像介绍信、慰问信、表扬信、批评信、贺信等不同，与私人信函也不同。

(二)类别

1．商洽、询问、请求批准的。

2．知照性的，即主动告知一件事，不需要答复。

3．答复问题、回复请求的。

前两种是主动发出的，叫“发函”，后一种是受动答复的，叫“复函”。

(三)格式和写法

“函”的写法和书信大体相同，因为是郑重的公务，所以要有一定的格式，用语要得体，要讲礼貌，不亢不卑，不能用命令的口吻，粗暴的语气。

1．函头：印有“名头”的发函纸，单编发函号，“发文字号”中加“函”字。

2．标题：写发函机关，涉及事项，文种要写明是函还是复函。

3．上款：受函机关或领导人。

4．正文：“发函”大体是开头提出问题，说明是什么事或针对、根据什么。主体表示要求，商洽什么，告知什么，请求什么，即要对方做什么。结尾，要求何时答复及得体的礼貌用语，如“请大力协助为盼”，“望准予×x是荷”，“望能同意”；“请即函复”，“盼复”，“望早日函告”等等。有附件要写明，为送物品材料的附函，主体上写了，函尾可不再写。“复函”开头说明针对的来函，如“×月×日××号来函收悉”，有时有必要概括函的内容写进去。主体写对来函所谈事项的态度主张。结尾，如同意可写希望，不同意可提供另外的办法，也要用礼貌语词。

5．下款：发函机关，年月日，公章。

6．函尾：抄送机关。

(四)草拟公函应注意的问题

1．中心明确，不绕圈子。

2．因由清楚，不讲空话。

3．讲究礼貌，不来客套。

(五)例文简析

例文1：

关于拟派×××同志赴香港培训的函

××工委：

我部上海海运局海员医院，于一九八五年订购了一台美产高效液相色谱仪。现应卖方香港贝克曼仪器公司的邀请，拟派上海海员医院药剂师×××赴香港接受为期一周的培训。按订货合同规定，自广州至香港往返旅费及在港培训期间的交通、宿、膳费用，均由该公司提供。

妥否，请函示。

附贝克曼仪器公司邀请信、签报一份(复印件)

××部

一九八六年×月×日

简析：

例文l是商洽工作请求批准的“发函”，因为不相隶属而又是主管单位，所以用“函”。正文只四句话。前三句为一段，说明原委及条件，后一句另起，很有礼貌地提出，要求批准。写“请函示”“请电示”皆可，因为是不相隶属的关系。下面是附件备查。写得明白利落。

例文2(见下页)：

国家档案局办公室、轻工业部办公厅关于推荐两种圆珠笔油墨用于书写文件的函

各省、自治区、直辖市党委和人民政府办公厅、各省、自治区、直辖市档案局、档案馆，中央、国家机关办公厅(室)，中央档案馆、中国第一、第二历史档案馆：

1983年5月30日，国家档案局就两种圆珠笔油墨可以用于书写文件的问题，向中央办公厅、国务院办公厅作了报告，两厅领导批示同意。现将报告转发给你们，请研究并逐步推荐使用322(黑)、424(纯蓝)油墨灌注的笔芯，以利今后档案的耐久保存。其中，用322黑油墨书写的文件，更适合复印和缩微摄影。

关于两种圆珠笔芯的生产安排、商标设计等事项，轻工业部一轻局已于1983年12月9日函告有关单位，现将一轻局的函一并发去，供参考。

附件：1．国家档案局《关于两种圆珠笔油墨可用于书写文件的报告》；2．轻工业部一轻局第22号函。(略)

国家档案局办公室轻工业部办公厅

1984年元月24日

简析：

例文2是知照性发函，主动告知事项而不必复函的。标题三部、发函机关、事由和文种。上款收函单位多个用笼统式写法配合具体单位。正文，主动告知关于两种圆珠笔油墨可用于书写文件事情的来龙去脉、推荐使用，将报告批件转发去；接着两种圆珠笔芯的生产、商标等事项由生产主管部门函告有关单位，将函一饼转去。结论为“供参考”，很得当。把两份文件作为附件，注明在函末。最后是落款、单位和日期。

例文3：

国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给xx省人民政府办公厅的复函

xx省人民政府：

一九八。年六月三日电悉。关于县以上地方各级人民政府悬挂国徽和挂机关名称牌子问题答复如下：

一、县以上地方各级人民政府都悬挂中华人民共和国国徽。

二、省、自治区、直辖市人民政府悬挂的国徽，直径为八十公分；自治州、县、自治县、市、市辖区人民政府及地区行政公署悬挂的国徽，直径为六十公分。

三、县以上各级人民政府悬挂的国徽由国务院统一制发。

四、国徽一般应悬挂于机关正门上方正中处。

五、县以上地方各级人民政府的建制，由于行政区划的改变等原因而发生改变时，应将不需要的国徽缴回制发机关。

六、县以上地方各级人民政府应在机关正门挂出写有机关法定名称的牌子。行政公署挂的牌子上不冠省(自治区)的名称；自治州、县、自治县、市人民政府挂的牌子上不冠省(自治区、直辖区)的名称；市辖区人民政府挂的牌子上冠市的名称；民族自治地方人民政府挂的牌子上应书写汉文和当地通用的民族文字。

牌子的大小根据建筑物的大小确定，不作统一规定。牌子为白底黑字，可以竖写或横写，由县以上地方各级人民政府自行制作。

中华人民共和国国务院

一九八o年七月七日

简析：

例文3是“复函”。正文开头写来电已悉，概括指明请示询问的内容，即针对答复的范围，以“答复如下”引出答复的主体，主体分六方面完备地说明了涉及事项的政策、规定。前五条关于悬挂国徽的，包括哪级政府悬挂，哪级挂多大的，由谁制发，挂在何处和建制变动如何处置。第六条答复政府牌子的写、挂、制作问题，是标题上“等问题”的内容。答复已完，函文亦止。

(通用公文部分，选录自孙乃沅：《干部写作讲义》，中央党校出版社1986年版与】997年版．个别地方作了调整修订)

5.函的公文格式 篇五

一、错误地解读公文格式组成部分。第一部《全书》对“什么是公文的眉首”“什么是公文的主体”和“什么是公文的版记”等问题的解答 (书189~190页) 与新《格式》严重不符:一是版头部分, 将版头仍称作“眉首”;二是主体部分, 将成文日期错成“成文时间”, 而且和“发文机关署名”位置颠倒, 后面还缺少印章、附件等要素;三是版记部分, 将抄送机关错成了“抄送”, 将印发日期错成了“印发时间”。

第三部《全书》对“一份公文应由几部分组成?各包括哪些项目?”的解答 (书10页) 主要错讹:一是将份号仍称作“份数序号”, 将密级仍称作“秘密等级”;二是将成文日期仍错成“成文时间”, 将印发日期仍错成“印发时间”, 将“抄送机关”仍错成“抄送”;三是格式要素残缺, 标题后缺少主送机关, 正文后缺少附件说明和发文机关署名, 附注后缺少附件;四是要素位置不当, 如附注后的附件错置于正文后附件说明处, 造成了附件说明和附件的混淆。在解答“什么是附注”时, 将“附注”错成了“印发附注”, 而且解释与新《条例》的释义不符。在解答“如何标注公文份数序号”和“什么是版记”时 (书74~75) , 仍不使用党政机关统一后的要素名称, 如将“份号”仍说成“公文份数序号”;将“版记”仍说成“印制版记”等。

二、错误地解读页码的标注要求。第一部《全书》在对“页码的标注要求如何”的解答时说 (书190页) :“用4号半角白体阿拉伯数码标识……单页码居右空1字, 双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。”这明显是原《格式》规定。新《格式》已将页码数字改为了4号半角宋体阿拉伯数字, 并矫正了“空1字”“标识”等不规范的词语, 同时补充了“公文的附件与正文一起装订时, 页码应当连续编排”的规定。

三、错误地解读公文的特定格式。第一部《全书》在对“公文的特定格式包括哪些”和“什么是信函格式”的解答时, 仍沿用了原《格式》的表述 (书193页) :一是继续称三种特定格式为“信函式格式、命令格式、会议纪要格式”;二是继续称“武文线”和“文武线”等新《格式》已取消的概念。另外, 信函格式示例不规范:一是缺少发文字号, 二是抄送机关下面赘加了印发机关和印发日期及分隔线 (新《格式》明确规定信函格式不加) 。在对“什么是命令格式”的解答时, 完全是原《格式》的表述 (书195页) 。其主要错讹:一是概念上除格式名称有误外, 还将成文日期继续误称为“成文时间”;二是文字上继续使用“标识”和“2行”“2字”等不规范的词语;三是所述签发人职务、签名章及成文日期等位置, 也与新《格式》不符。示例仍不规范。在对“什么是会议纪要格式”的解答时, 同样用了不规范的名称, 而且对格式主要特点的表述不当 (书197页) 。示例也不规范, 如版记中缺少首条分隔线。新《格式》明确规定:“首条分隔线位于版记中第一个要素之上, 末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。”

第三部《全书》对“公文的特定格式包括哪些”的解答 (书35页) 、对“什么是命令格式”的解答 (书39页) 以及对“什么是会议纪要格式”的解答 (书39页) , 基本上沿用了第一部《全书》的表述。示例仍不规范 (书40页~41页) :一是不仅版记缺少首条分隔线, 而且版记中间的分隔线过短;二是版记中的要素未执行左右各空一字的规定。

四、错误地解读不同公文的行文格式。第三部《全书》在对“不同的公文是否应用不同的公文格式”的解答时说 (书11页) :“是的。比如内部运行的与公开发布的、法定 (即正式的) 文种与非法定 (即非正式) 文种以及批转、转发文件的格式等都是不尽相同的。”之后按“ (1) 法定文种的行文格式 (2) 非法定文种的行文格式 (3) 发布性、批转、转发性公文的行文格式”, 分别举例予以说明。

阐释和举例存在以下错讹:一是所说的“法定 (即正式的) 文种”当指新《条例》规定的15种狭义公文文种, 其中包括“公开发布的”, 也包括“批转、转发的”, 如此属种关系并列阐释有悖逻辑;二是“文种的行文格式”不确切, 而且混淆了“文种”和“公文”的概念;三是所举例文没有版头和版记两个部分的要素, 不能体现公文格式, 而且针对例文所进行的解读, 仅仅是对公文正文的分析, 混淆了公文格式与正文结构的区别。

五、错误地解读发文机关标志。第三部《全书》在对“公文的发文机关标志规格是怎样的”的解答时说 (书48页) :“新《标准》规定, 发文机关标志居中排布, 上边缘至版心上边缘为35mm, 推荐使用小标宋体字, 颜色为红色, 字号以醒目美观为原则酌定, 但最大不能等于或大于22mm×15 mm。”实际上, 新《格式》是这样规定的:“发文机关标志居中排布, 上边缘至版心上边缘为35mm, 推荐使用小标宋体字, 颜色为红色, 以醒目、美观、庄重为原则。”可以看出, 两者的表述后半部分明显不同, 解答有一半仍是原《格式》的表述, 而将新《格式》和原《格式》的规定杂糅了。

六、错误地解读公文标题结构形式。第一部《全书》在对“公文标题有哪些结构形式”的解答时, 以《中纪委关于陈良宇问题的审查报告》为例, 作了如下阐释 (书201页) :“其发文机关是‘中共中央纪律检查委员会’……文种名称为‘审查报告’, 中间部分为事由。”这样阐释公文标题的结构是错误的。文种应当是“报告”, 而不应当是“审查报告”。其实, 原标题如果按常规结构拟制, 应是《中纪委关于审查陈良宇问题的报告》或《中纪委关于陈良宇问题审查情况的报告》。很明显, “审查”是事由中的动词, 而不是文种名称的组成部分。《全书》在解答此问题时, 曾说 (书202页) :“凡是有红色版头的文件, 由于版头中业已标明发文机关名称, 故在标题中可以省略。”据笔者所知, 从未有过这样的规定, 此说于法无据, 可谓是长期以来理论上的一种错讹, 而且“凡是……”说得太绝对, 根本不符合实际。《全书》还阐释了标准的公文标题以外的四种特殊形式, 说:“由发文机关、被批转 (或转发) 文件的标题、文种名称三个要素组成的公文标题, 一般称这种标题为‘转文式’的标题。例如《国务院办公厅转发农业部关于促进饲料业持续健康发展若干意见的通知》。”将“被批转 (或转发) 文件的标题”称作标题要素是错误的, 以此标题为例, “转发……意见”是事由, 事由才是标题结构三要素之一。

第三部《全书》再次对“公文标题有哪些结构形式”进行解答 (书51~53页) , 完全照搬了第一部《全书》, 自然也存在以上错讹。

第二部《全书》在谈转发性通知标题时, 称 (书42页) :为了防止重叠和烦琐, 按照惯例, 可以省略中间层次和自己所使用的两个“通知”, 只保留文件发源处的一个文种“通知”。实践证明, 按此阐释来拟制或评改标题, 往往会造成事由中的动词“转发”后面没有相搭配的宾语的语法错误, 而且会破坏公文标题正常的结构规范。“按照惯例”之说, 不过是对积非成是做法的错误总结。针对此难题, 应当依靠语法修辞手段解决, 而不应当以牺牲公文规范化为代价。

七、错误地解读公文标题中标点符号用法。第三部《全书》在对“公文标题中如何正确使用引号、括号、书名号三种标号”的解答时说 (书57页) :“某些非法规性的文件在批转、转发时, 其名称一般用引号加以强调, 而不使用书名号。”如此阐述违背《标点符号用法》国家标准, 因此是错误的。新《条例》和新《格式》对公文标题中标点符号如何使用未再作限制性规定, 书名号在公文标题中或许不会受到严格限制, 但并不等于可以违背国家标准的规定。

书中举例对《批转××县商业局〈关于深化改革, 振兴××县商业实施意见的请示〉的通知》标题进行了评改, 称“这个标题不仅书名号的使用不当, 而且位置也不当”, 将其按批复和通知分别修改为“对××县商业局《关于深化改革, 振兴××县商业实施意见的请示》的批复”和“批转《××县商业局关于深化改革, 振兴××县商业实施意见的请示》的通知”。如此评改和阐述, 与公文标题结构规范明显不符:一是未能指出原标题的主要错误, 原标题缺少发文机关, 事由中赘加了逗号, 被批转文错用两个文种 (应将“的请示”删去) ;二是评改后的两个标题均不规范。以笔者拙见, 可修改为《××县人民政府关于批转深化改革振兴××县商业实施意见的通知》或《××县人民政府批转县商业局关于深化改革振兴××县商业实施意见的通知》, 也可修改为《××县人民政府关于批转县商业局拟制的深化改革振兴××县商业实施意见的通知》 (从新《条例》和新《格式》对公文标题中书名号如何使用未再作限制性规定考虑, 似将被批转文标题“深化改革振兴××县商业的实施意见”加上书名号未尝不可) 。顺便指出, 上报的公文本来错用了请示文种, 故原标题不宜修改成批复。

八、错误地解读公文标题的排列形式。第三部《全书》在对“公文标题的排列形式有哪些”的解答时说 (书60页) :“按新标准的规定, 公文标题‘用2号小标宋体字, 可分一行或多行居中排布;回行时, 要做到词意完整, 排列对称, 间距恰当’。综括起来, 对公文标题的排列布局大体有如下3类13种……”实际上, 其阐释根本不是新《格式》规定, 而是原《格式》规定。新《格式》是这样规定的:“标题一般用2号小标宋体字, 编排于红色分隔线下空二行位置, 分一行或多行居中排布;回行时, 要做到词意完整, 排列对称, 长短适宜, 间距恰当, 标题排列应当使用梯形或菱形。”与原规定相比, 在回行要求上增加了“长短适宜”的表述, 并明确规定“标题排列应当使用梯形或菱形”。不知《全书》作者为什么总是习惯性地用已废止的旧规定解读新标准!

书中举例说明的3类13种公文标题的排列形式, 应当说是对过去实践中各种各样标题的综括, 大多已不符合新《格式》的要求。根据新《格式》规定, 多行标题应当采用上梯形、下梯形或菱形排布, 不宜使用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。

九、错误地解读发文机关署名、成文日期和印章等编排规定。第三部《全书》对“怎样编排发文机关、成文日期与印章”的解答 (书67页) , 将要素名称“发文机关署名”错成了“发文机关”。解答虽未再按原《格式》阐释, 但只是说了新《格式》的部分规定。在对“怎样编排附件说明”的解答时 (书69页) , 也只说了新《格式》有关规定的一部分。片面解答问题, 不如让读者自己看新《格式》原文。

十、错误地解读抄送机关标注位置。第一部《全书》在对“什么是受文机关”的解答时说 (书203页) :“抄送机关的书写位置在公文末页的最下端, 靠左空一字格……”这样阐释很不确切, 也与新《格式》不符。新《格式》的表述是:“如有抄送机关, 一般用4号仿宋体字, 在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。”

十一、错误地解读签发人标注规则。第一部《全书》在对“什么是签发人”的解答时说 (书208~209页) :“如有多个签发人, 主办单位签发人姓名置于第1行, 其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。”这明显是原《格式》规定。新《格式》已修改为:“如有多个签发人, 签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排, 一般每行排两个姓名, 回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。”新规定同原规定相比, 主要变化:一是增加了“一般每行排两个姓名”的规定, 不仅便于操作, 而且基本上可以消除完全竖排带来的“下移红色反线”的不便;二是2000年《办法》曾规定“上行文应当标明签发人、会签人姓名”, 新《条例》和新《格式》均只规定标注签发人姓名, 而删去了“会签人”的概念, 不再区分“签发人”和“会签人”, 显然比原规定确切、可行。这应当是解读签发人标注规则不可或缺的内容。

十二、错误地解读“文件头”概念。第一部《全书》在对“非法定文种的格式是怎样的”的解答时说 (书192页) :“总结、计划等常用应用文在行文时, 必须从法定公文文种中寻求一个文种来作为载体, 载运着它来行文, 我们通常称这种载体叫做文件头……”在对“什么是文件头”的解答时, 作了类似的阐述, 并进一步解释说 (书215页) :“文件头是一份文件的正件 (也叫主件) , 被载运着的非法定文种是这份文件的附件 (但不能称副件) , 这是从公文的运转程式角度上讲的。如果从实际内容上说, 附件恰恰是这份文件的主件所在。”第三部《全书》在讲析例文 (书27页) 和解答“什么是文件头” (书76页) 时, 再次照搬了第一部《全书》的阐释。

6.函的公文格式 篇六

关键词：公文格式；印发机关；印发日期；标注规则

中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布的 《党政机关公文处理工作条例》（下文简称《条例》）中规定，“印发机关和印发日期”是公文格式的构成要素之一[1]；作为《条例》的配套规定，国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合发布的国家标准《党政机关公文格式》（下文简称《格式》），将公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分，而“印发机关和印发日期”项目是“版记”部分的格式要素之一[2]。《条例》和《格式》发布实施以来，针对“印发机关和印发日期”这一格式要素是否确有必要设置，学界出现了争论并且一直在进行探讨研究。在笔者发表主张设置“印发机关和印发日期” 这一格式要素的《公文格式中印发机关和印发日期项目不可取消》（下文简称“笔者前文”）一文[3]之后，又有学界同仁提出一些取消“印发机关和印发日期”项目的理由，为明辨是非，本文对设置“印发机关和印发日期”这一格式要素的必要性和实际意义做进一步的探讨。

1 关于“公文的送印机关”的歧义

正如笔者前文所论，《条例》中“印发机关”是指“公文的送印机关”[4]这一表述存在歧义，“公文的送印机关”既可理解为“公文的承印机关”，也可理解为“把公文文稿送交承印机关的机关”即公文的起草、承办机关。主张取消“印发机关和印发日期”这一格式要素的专家学者（下文简称“取消论者”）正是基于这一歧义而认定《条例》中规定的印发机关是指公文印制的送交部门，而不是公文的承印部门；奇怪的是，取消论者在认定印发机关是指公文印制的送交部门的同时却又提出“条例称公文‘印发机关指‘公文的送印机关是正确的，用词含义是明确的” [5]，否认“印发机关”是指“公文的送印机关”这一表述存在歧义，但不知取消论者又该怎样解释他们和《格式》起草成员徐成华等人对“公文的送印机关”的不同理解是什么原因造成的？

与取消论者的观点不同，徐成华等人是这样解释“公文的送印机关”的（以下简称“徐说”）：“印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门。有的发文机关没有专门的文秘部门，发文机关就是印发机关。”[6]在实际工作中，《条例》与《格式》发布实施以来，党政机关在其制发的公文正本上印发机关标注的正是公文的印制主管部门即发文机关的办公厅（室）或文秘部门，也就是说，党政机关的文秘人员对印发机关的理解与徐说一致，徐说切实可行。

笔者认为，取消论者对送印机关的理解与徐说不同是《条例》中的歧义表述导致的必然结果，同时，旨在“推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化”[7]的《条例》，其各项规定都不应存在歧义。因此，《条例》的发布机关应对“印发机关”是指“公文的送印机关”这一歧义表述进行修改，从根本上即从《条例》的规定条文本身消除歧义。由于《格式》起草成员徐成华等人提出的徐说含义是单一而明确的，也是切实可行的，所以《条例》的发布机关应删除现存歧义表述，将之改为“徐说”。《条例》中的歧义表述不能成为取消“印发机关和印发日期”项目的理由。

2 把“印发机关”标注为文秘部门是正确的

党政机关在对外发布的公文正本上把印发机关标注为公文的印制主管部门即文秘部门，“既是对文秘部门辛勤工作的记载，也是文秘部门对公文印制承担责任的标记”[8]。取消论者针对笔者前文的这一观点又提出，不能把文秘部门认定为公文印制的责任人[9]。但在笔者看来，文秘部门是法定的公文印制的责任人。因为按照《条例》规定，“各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作”，“公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作”，其中“公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序”，不仅“公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核”，而且“已经发文机关负责人签批的公文”在印发前也要由办公厅（室）“对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核”，对“需作实质性修改的，应当报原签批人复审”（笔者认为，文秘部门承担的这一任务就是为了避免在正式发布的公文中存在包括“签发人的意见”本身有欠妥之处等实质性问题），在公文印制完毕后，办公厅（室）还“应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查”。[10]显然，在各级党政机关公文处理工作的整个过程中，这一系列具体明确的规定正是文秘部门的法定任务和职责，文秘部门必须对公文的内容、格式、制发程序、印刷质量等进行审核、把关，换而言之，文秘部门就是各级党政机关公文处理工作（当然包括公文印制工作）的法定责任人，必须对公文的印制承担责任。简言之，党政机关在对外发布的公文上把印发机关标注为公文的印制主管部门即文秘部门，是必要的、正确的。

对于取消论者提出的在“各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作”这一条文中 “主管”和“承担办理”的差别问题，笔者认为，在各级党政机关公文处理工作的整个过程中，办公厅（室）既是公文处理工作的主管者，又是公文处理工作的承担办理者，当然在承担办理公文的过程中有时需要非文秘部门的协助、配合，也就是说文秘部门有时不是公文处理工作的绝对独立的承担办理者，但这与文秘部门在公文处理工作中的承担办理者这一法定角色并不矛盾。

至于取消论者用重大政策出台“往往安排文件起草人或相关专家对文件进行宣讲”来证明“一般文稿审核人对文稿的把握达不到起草人的程度，因此不宜由文稿审核人替代起草人对收文者疑问的解答”的论证[11]，显然是错误的。一方面，现实工作中的公文都是需要有关机关和有关人员理解、知晓的，而且绝大多数公文是需要有关机关和有关人员（包括社会公众）在理解知晓的同时去着手办理或贯彻落实的，这就从客观上决定了公文文稿必须做到“内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练”[12]，简单地说，公文的内容必须是准确明白易懂的；同时，《条例》明确规定“需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核”[13]，文稿审核人即文秘部门都无法透彻理解的公文文稿（包括发布重大政策的公文文稿），是不可能通过审核、正式印发的。另一方面，重大政策出台之所以安排相关专家对文件进行宣讲，是为了表明发文机关对某一重大政策的高度重视，因而借助公开集中的宣讲活动和专家本身的社会影响力在更短的时间内引起社会大众的普遍关注和重视，而不是因为社会公众都不能准确理解某一公文；如果发布重大政策的公文只有文件起草人或相关专家才能透彻理解，那么因没有机会亲自聆听相关专家宣讲而不能更准确地理解公文的广大民众（有机会亲自聆听相关专家宣讲的人员只可能是少数民众）就无法很好地贯彻落实重大政策，显然，只有文件起草人或相关专家才能透彻理解的公文缺乏“针对性和可操作性”，是不“讲求实效”的，这不符合《条例》的规定[14]。换而言之，对文稿审核人或者说是公文的审核、把关人即文秘部门来说，准确透彻地理解发文机关发布的公文并对收文者的疑问做出准确、明晰的解答，是不存在什么问题的。

3 在公文上标注“印发日期”是必要的

《条例》规定，“已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审”[15]，这就从客观上决定了公文的签发日期与印发日期之间必然存在时间差，其中部分公文不可避免地会产生较大的时间差，同时，下级机关转发上级机关公文时发布的转发通知的印发日期与所转发公文的签发日期和印发日期之间的较大时间差更是无法避免的，而且上级机关批复下级机关的请示或批转下级机关公文时同样不可避免地存在较大时间差；而这几种客观存在的较大时间差都必然会直接影响贯彻落实有关公文的时效。因此，按照“公文印制必须确保质量和时效”[16]的要求，在公文上标注印发日期“既可以使发文机关掌握制发公文的效率，也可以使收文机关掌握公文的传递时间，有利于公文的办理和工作效率的提高”[17]，也就是说，在公文上标注印发日期具有实际作用、是必要的。

公文标注印发日期在客观上具有督促发文机关尽量缩短公文的签发日期与印发日期之间以及转发上级公文、批转下级公文或批复下级请示时的时间差从而提高公文处理工作效率的作用，因此，我们不能因计算机普及应用后公文的签发日期与印发日期之间产生较大时间差的情况减少了就主张取消在公文上标注印发日期，正如不能因现实生活中违反法律法规的总是极少数人就要求取消法律法规一样。

参考文献：

[1][4][7][10][12][13][14][15][16]中共中央办公厅 国务院办公厅 党政机关公文处理工作条例[Z].2012-4-16.

[2] 国家质量监督检验检疫总局，国家标准化管理委员会 党政机关公文格式[Z]2012-6-29.

[3][8]赵建伟.公文格式中印发机关和印发日期项目不可取消[J] 档案管理，2014（5）：62～64.

[5][9][11]郑彦离.再论公文格式中印发机关和印发日期项目应该取消[J] 中州大学学报， 2015（1）：92～95.

[6][17]徐成华等. GB/T9704—2012《党政机关公文格式》国家标准应用指南[M] 北京：中国质检出版社 中国标准出版社 2012：57.

7.现代公文的写作与处理：公文格式 篇七

公文的书面格式

公文的书面格式，又称“文件式”公文，是指公文全部文面组成要素的排列顺序和标识规则。

《国家行政机关公文格式》将公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即 156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

一、眉首

眉首，又称文头、版头，处于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上（约占首页的 1 /3），包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等六个要素。

（一）公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第 1 行，采用红色号码套印。密级公文应当标识公文份数序号，其他公文可不标识。

（二）秘密等级和保密期限

秘密等级是指公文内容涉密程度的等级。涉及党和国家机密的公文都应标明密级和保密期限。党和国家机关公文的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。公文如需标识秘密等级，用 3 号黑体字，顶格表示在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，秘密等级和保密期限之间用“ ★ ”隔开。标明密级的同时应标注保密期限，保密期限根据实际情况确定，一般分一年以内、一年及一年以上、长期和期限不作标注。期限不作标注一般按保密期限 20 年认定。如：秘密 ★ 6 个月、机密 ★ 3 年、绝密 ★ 长期。

（三）紧急程度

紧急程度是指公文办理与传递的时效性要求。党的机关紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”，行政机关紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需标识紧急程度，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第 1 行，紧急程度顶格标识在版心右上角第 2 行。

（四）发文机关标识

发文机关标识又称文件名称或文件机关名称，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”（或加括弧标注文种名称）组成，如“江西省人民政府文件”、“江西省教育厅文件”。

联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布，标注主办机关的发文字号。

发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm。

（五）发文字号

发文字号是发文机关公文的排列顺序号，由发文机关代字、年份和序号组成。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“ [] ”括入；序号不编虚位（即 1 不编为 001），不加“第”字。如“国发[2005] 1 号”的意思是国务院 2005 年 1 号文件，其中，“国发”就是国务院的机关代字，“ [2005]”就是发文年份，“ 1号”就是发文序号。议案、批复和函，一般在发文机关之后加“函”字，如国务院这三种公文的发文字号便写作“国函[20××]１号”。

联合行文的发文字号，只标注主办机关的发文字号。

发文字号的位置在发文机关标识下空 2 行，用 3 号仿宋体字，居中排布；发文字号之下4mm 处印一条与版心等宽的红色反线。

（六）签发人

签发人是发文机关核准并签发本份公文的主要负责人或主持工作的负责人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号左空 1 字，签发人姓名居右空 1 字；签发人用 3 号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。

二、主体

置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体。主体包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识和附注等 7 个要素。

（一）公文标题

公文标题一般由发文机关、事由（公文的主要内容或发文目的）、公文种类三部分组成。如《国家教育委员会关于改革和发展成人教育的决定》，“国家教育委员会”是发文机关，“关于改革和发展成人教育”是事由，“决定”是公文种类。

公文标题的四种写法。一是由发文机关、事由和公文种类组成。这是公文的常用标题，大部分公文都采用这种标题。如《国务院关于进一步推进西部大开发的若干意见》。二是由事由和公文种类组成，省略了发文机关名称。如《关于劳动能力鉴定有关问题的通知》。三是由发文机关和公文种类组成，省略了事由。如《中华人民共和国国务院令》。四是只写公文种类。如《布告》、《通知》等。

公文标题具体写作中，概括事由极为重要。概括事由的方法习惯上采用介词“关于”和表达公文主要内容的词组组成介词词组，格式为“关于 …… 的”，作为公文种类的定语。

公文标题位于红色反线下空 2 行，用 2 号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。

（二）主送机关

主送机关是指公文的主要受理机关，负责办理或答复文件中的事项。其位置在标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号；应使用全称或规范化的简称、统称。

上行的请示性公文，如议案、请示、批复、函等，只能有一个主送机关。公布性及法规性公文，如通告、布告、章程、条例等，一般不标主送机关。下行的公文，主送机关较多的，可采用概括性的统称，如：“各省、自治区、直辖市人民政府”、“各有关部门和单位”。有的公文除主送机关外，还需要让另外的机关了解其内容或协助办理有关事项，这时可以使用抄送的形式。对上级机关要用“抄报”，对同级机关、不相隶属的机关或下级机关可以使用“抄送”。

（三）公文正文

公文正文是公文的主体部分，由开头（导语）、主体和结尾三部分组成，是一份公文的核心。正文位于主送机关名称下一行，每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年份不能回行。用 3 号仿宋体字，每行 28 字，每页 22 行。

正文的人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。应当使用国家法定计量单位。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。用数字作为结构层次序数，其顺序为：

第一层用“一”、“二”、“三” …… ；

第二层用“

（一）”、“

（二）”、“

（三）” …… ；

第三层用“ ⒈ ”、“ ⒉ ”、“ ⒊ ” …… ；

第四层用“（1）”、“（2）”、“（3）” ……。

以上次序绝对不能颠倒，随意混合使用。

（四）附件

附件是公文的附属部分，起补充说明或参考印证的作用，如文件中的报表、统计数字等。公文如有附件，在正文下一行左空 2 字用 3 号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件名称后不加标点符号。

公文只有一个附件，只需标注其名称，不标序号。如有两个或两个以上的附件，则应在附件名称前标明序号，序号使用阿拉伯数码，如：

附件： ⒈ ××××××

附件： ⒉ ××××××

（五）成文时间

成文时间是指公文生效的时间。确定成文时间对公文的效力很重要，一般来说，成文时间以单位负责人签发的日期为准，联合行文的以最后签发机关负责人的签发日期为准，会议通过的以会议通过的日期为准，电报以电报发出日期为准。

成文时间直接关系到公文的效力，因此，要完整地用汉字写出年、月、日，年份中的“零”要写成“ Ｏ ”。其位置一般位于正文右下方，具体的上下位置依印章来定，左右位置由字数来定。

（六）公文生效标识

公文生效标识是表示公文生效的凭证，其表现形式为“印章”，包括“发文机关印章”和“机关负责人签名章”两种形式。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，或印制的有特定版头的普发性公文外，都应当加盖印章。

（七）附注

附注一般是对公文的发放范围、使用时应注意的事项等情况的说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等。公文如有附注，用 3 号仿宋体字，居左空 2 字加圆括号标识在成文时间下一行。公文附注不属于公文内容，标注公文附注一般在公文落款印章的左下方，用圆括号标注。

三、版记

版记又称版尾部分，主要包括主题词、抄送机关、印发机关、印发时间、印刷份数、反线等要素组成。版记应置于公文的最后一页（即封四，亦称封底），版记的最后一个要素置于最后一行。

• 主题词

主题词是反映公文内容特征、标示公文归属类别和文种的关键性词语。

主题词用 3 号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用 3 号小标宋体字；词目之间空 1 个字。

主题词应先标反映公文内容的词，再标反映公文文种的词。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，主题词先标“农业”（表类别），再标“水土保持”（表类属），最后标“通知”（表文种）。

行政机关公文主题词一般不少于 3 个词为宜，最多不要超过 5 个词。主题词位于公文尾部的横隔线之上，即成文时间的右下方以及抄送机关的左上侧。

• 抄送机关

抄送机关是主送机关以外的需要执行或知晓公文的其他机关，应使用全称或规范化简称、统称。

抄送机关应标注在主题词的下方，其上下用反线（与版心等宽）与主题词和印发机关隔开，形成一个栏。在两条平行线之间，要左空一格注明“抄送”二字，用 3 号仿宋体字，后边加注全角冒号，抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

抄送机关排列顺序一般为：上级机关排一行，党政机关、军事机关、人民团体、民主党派等排一行，人大、政协、法院、检察院等排一行，其他单位全排一行。

• 印发机关和印发时间

印发机关是指具体主办、制发公文的部门，一般是机关的办公室（厅）或秘书（科）处。

印发时间是为了反映公文的生成时效，它一般略晚于领导签发的时间，应以公文付印的日期为准。

印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占 1 行位置；用 3 号仿宋体字。印发机关左空 1 个字位，印发时间右空 1 个字位。

印发机关的名称如果字数太多，可以自行简化，以使它和印发时间只占 1 行的位置。印发时间应完整地标明年、月、日。

• 印刷份数

印刷份数一般位于印发时间之下或在末页边缘线下，右空 3 字，用 3 号仿宋体字和阿拉伯数字标识，用圆括号括住。

公文的特定格式

《国家行政机关公文格式》规定了三种公文的特定格式，它们分别是信函式格式、命令格式和会议纪要格式。

一、信函式格式

在制发公文的实践中，经常使用一种“信函式”公文，用于处理日常事务的平行文或下行文。这种“信函式”公文与“书面式”公文有以下不同：

（一）文机关标识只用发文机关全称，不加“文件”二字。发文机关名称上边缘距上页边的距离为 30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定。

（二）文机关全称下 4 mm 处为一条武文线（上粗下细），距下页边 20mm 处为一条文武线（上细下粗），两条线均为 170 mm。每行居中排 28 个字。

（三）份数序号、密级、紧急程度可以放在武文线下左上角顶格（很少同时出现这三项），发文字号放在武文线右上角顶格。公文首页不显示页码。页码以放在文武线之上右下角为宜。

（四）发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法均同于“书面式”公文格式。

二、命令格式

命令（令）可以说是国家行政机关发文的最高级形式。为维护国家政令的权威性和统一性，各级国家行政机关发布命令（令）的格式具体规定为：

（一）命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。

（二）命令标识上边缘距版心上边缘 20mm，下边缘空 2 行居中标识令号（不用发文字号），即“第 × 号”（可用 3 号黑体字）；令号下空 2 行标识正文，中间没有反线、公文标题和主送机关。

（三）正文下一行右空 4 字标识签发人签名章，签名章左空 2 字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。

（四）在签名人签名章下一行右空 2 字标识成文时间。

（五）不用抄送机关。而在抄送机关的位置标识分送机关，标识方法同抄送机关。其他要素与“书面式”公文相同。

三、会议纪要格式

会议纪要是建立在会议记录基础上的会议文件，适用于记载、传达会议情况和议定事项，起着重要作用。其格式具体规定为：

（一）会议纪要标识由“ ×××××× 会议纪要”组成，上边缘距版心上边缘 25mm，采用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定，但一般应少于22mm×25mm。

（二）会议纪要标识下空 2 行用 3 号仿宋体字居中标识发文字号，下空 1 行用 3 号仿宋体字标识 发文机关和成文时间，发文机关和成文时间之下4mm 处印一条与版心等宽的红色反线。发文机关放在横线之上左侧，成文时间放在横线之上右侧。

（三）红色反线下空 2 行用 2 号小标宋体字居中标识会议纪要标题。标题下空 1 行为会议纪要正文，用 3 号仿宋体字，每自然段左空 2 字，回行顶格。

8.函的公文格式 篇八

2013年10月18日

（原创）

《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）在第7.5条、第8条、第10.1条中，对公文页码做了具体规定。主要内容是：

1．一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

2．A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致。3．信函格式中首页不显示页码。

根据《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）的规定，可以将页码设置分为普通页码设置、空白页页码设置、横排表格页码设置和信函页码设置。

下面分别介绍在Microsoft word 2010中，普通页码设置、空白页页码设置、横排表格页码设置和信函页码设置的具体操作。对于在其它文档中的页码设置操作，亦可以作为参考。

一、普通页码设置

1．设置页码格式

对话框中，单击“编号格式”下拉菜单，从中选择符合公文要求的“一字线阿拉伯数字”格式，单击“确定”按钮，完成页码格式设置。如图 2所示。

2．插入页码

单击“插入”｜“页眉和页脚”｜“页码”选项，在弹出的下拉菜单中，选择“页面底端”，将页码出入版心下边缘。偶数页选择“普通数字1”底端居左，奇数页选择“普通数字3”底端居右。这里选择的是奇数页底端居右（“普通数字3”样式），如图 3所示。

图 3 选择“页码底端”居右（奇数页）

每页中的指定位置上按顺序添加了页码后，自动进入页眉和页脚编辑状态，在功能区显示“页眉和页脚工具”。单击“设计”｜“页码”｜“页面底部”，在其子菜单中，选择相应的页码位置，完成偶数页（或奇数页）页码插入。

3．设置页码字体字号

选中插入后包括一字线在内的页码文本，在“开始”｜“字体”选项组内，选择

在“页面设置”｜“版式”选项卡｜“页眉和页脚”项目组中，页脚距边界值设为2.45cm。如图 6所示。

图 5 设置页码缩进值

根据实际测试，比较接近“一字线上距版心下边缘7mm”要求的页脚距边界值，在2.45cm～2.47cm之间。不同打印机，该值是略有差异的。适合自己的打印机适合值，具体可打印测试后确定。

特别提示：

1．在Microsoft word 2010中插入的页码下仍有一行。用回车键或Delete键删除这一行，以使页码位置准确。

2．数字和一字线要用4号半角宋体。

3．完成页脚编辑后，单击“设计”｜“关闭”｜“关闭页眉和页脚”，退出页脚编辑状态。的“分节符”选项组中，单击“下一页”命令。单击后，“分节符（下一页）”插入在光标所在处，即空白页上页页末。如图 7错误！未找到引用源。所示。

图 7 选择“分节符”“下一页”

3．单击“插入”｜“页眉和页脚”｜“页脚”，弹出下拉菜单。在下拉菜单中，单击“编辑页脚”，使页脚处于编辑状态。如图 8所示

图 8 单击“编辑页脚”

图 10 选中页码并删除 都需要分别操作。

2．版记一定在偶数页上，版记前一页的空白页是奇数页。

三、横排表格页页码设置

1．绘制竖排文本框

（１）将光标放在需要添加页码的横排表格页，单击“插入”｜“文本”｜“文本框”选项，弹出的下拉菜单。在下拉菜单中，选择“绘制竖排文本框”命令。如图 11所示。

图 11 选择“绘制竖排文本框”命令

（２）在横排页面左侧（页码位置与公文其他页码保持一致）版心外，绘制一个竖排文本框。如图 12错误！未找到引用源。所示。

图 13 “设置形状格式”对话框

3．设置文本框位置

选中文本框或将鼠标放在文本框内，单击“格式”｜“排列”｜“位置”，在弹出的下拉菜单中，选择“其他布局选项”命令，在弹出的“布局”对话框“位置”选项卡上：

图 14 “布局”对话框“位置”选项卡

16．设置字体和字号

将鼠标放在文本框内，在“开始”｜“字体”选项组，“字体”设置为“宋体”，“字号”设置为“四号”。

7．输入页码

将鼠标放在文本框内，从键盘上直接输入一个“-”符号和一个半角空格，然后输入相应的半角阿拉伯数字，半角阿拉伯数字后再输入一个半角空格和一个“-”符号。

8．取消边框

选中文本框或将鼠标放在文本框内，单击“格式”｜“形状样式”｜“形状轮廓”选项，在其下拉菜单中选择“无轮廓”命令，取消文本框边框。如图 16所示。

也可以单击“格式”｜“形状样式”选项组按钮，在弹出的“设置形状格式”对话框中，选中“线条颜色”｜ “无线条”项。

图 16 选择“无轮廓”

3横排表格的页后，如有需要显示页码的页，在表格页原页码被删除前，应先取消表格页后需要显示页码的第一页的“与上一节相同”。

四、信函首页页码设置

1．打开要设置页码的信函文档，单击“页面布局”｜“页面设置”选项组右下角按钮，弹出“页面设置”对话框。

图 18 “页面设置”对话框

9.函的公文格式 篇九

考试例题

1、公文写作题

请根据所给材料，以×××县委考察组名义写一则公示。

材料：1．某县即将对全县乡镇党政领导班子进行换届选举，县委特成立了考察组，对各乡镇领导班子进行全面考察。

2．从11月26日起，考察组进驻大和乡对其领导班子进行考察，包括现任领导班子成员和近期较成熟的乡镇后备干部。

3．考察组包括组长王××(县委组织部一组副组长)、成员张××(县委组织部基层组织组)、赵××(县纪委行政监察室)。

4．考察组设在乡招待所202、203房间，全乡干部群众如需反映情况，可直接与考察组联系，面谈、电话均可。

5．考察组电话：××××××××

要求：

(1)遵循“公示的写作格式”(只要求写明标题、正文、行文单位、成文时间)(2)内容清晰、结构合理。参考答案： 考察干部公示

鉴于全县乡镇党政领导班子即将进行换届选举，县委根据有关规定，决定从11月26日起，对大和乡党政领导班子进行全面考察。考察范围包括现任领导班子成员和近期较成熟的乡镇后备干部。

考察组组长由县委组织部一组副组长王××担任，成员有张××(县委组织部基层组织组)、赵××(县纪委行政监察室)。考察组办公室设在乡招待所202、203室。全乡干部群众如有情况需要反映，可直接与考察组办公室面谈或打电话进行联系。考察组电话为：××××××××。特此公示。

×××县委考察组

二○○二年十一月二十六日

2、公文改错题

××市人民政

府文件 ×府发〔2004〕第11号

关于表彰市××厂实现“安全生产年”的通报

市属各企业：

为确保企业生产和人民生命财产安全，我市××厂从各方面采取有力措施，花大力气抓各项安全生产制度的贯彻落实，并建立了安全生产各级岗位责任制，2003年实现全年无重大生产和伤亡事故，成为我市标兵企业。为此，市政

府决定给予市××厂通报表扬，以资鼓励。市政

府号召全市各企业学习市××厂的先进经验，结合企业实际，建立和健全安全生产岗位责任制，抓好安全生产，争创标兵企业，为把我市安全生产提高到一个新水平而努力。特此通报

主题词：关于表彰通报

××市政

府（印章）二○○四年元月 参考答案：

(1)发文号应为：×府发［2004］11号。(2)标题中不应出现引号，应去掉。

(3)标题中的“表彰”应与“通报”放在一起，为“关于„„的表彰通报”。(4)通报类属普发性公文，可不写收文机关。(5)结尾处不用写“特此通报”。

(6)发文机关应写全称“××市人民政

府”。(7)发文时间应规范，并具体到日。(8)主题词表中无“关于”词，应去掉。

3、公文写作题（15分）

请你就以下肉容代云南省县联社向省联社拟写一份300左右的分文：

2005年，县发生里氏6.2级地震，造成县联社房屋等财产的较大损失，部分员工生活学到影响。为了尽快恢复正常的工作，稳定员工情绪，县联社向上级行文要求经济上帮助支持。

参考答案：

XX县联社关于请求经济帮助的请示 省联社：

2005年x月x日二十三点十六分三十秒，云南省Xx县发生里氏6.2级地震，此次地震造成县联社地面建筑物及基础设施损毁较大损失、部分受灾员工生活受到影响、恢复建设资金短缺、余震不断灾害叠加，致使震区联社恢复重建工作面临重重困难，急需资金支援。

鉴此，我联社为了尽快恢复正常的工作，稳定员工情绪，特向省联社请求为救灾给于经济帮助，使我联社做好应急抢险工作，解决部分员工面临的生活困难。

专此请示，请批复。

Xx 县联社

Xx年x月x日 主题词：地震 损失

经费

请示

Xx 县联社

Xx年x月x日

印

共印x份

公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之一 函的写作格式

函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。

公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期、函告的事项、结语等。

①标题

一般由发文机关、事由、文种或者事由、文种组成。一般发函为《关于**（事由）的函》；复函为《关于**（答复事项）的复函》。

②正文

一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：“务希研究承复”，敬请大力支持为盼“等。函的写作范例

关于鄂穗两地携手联合打捞”中山舰“的函 湖北省人民政

府：

现沉于长江金口赤矾山江底的”中山舰“，是中国现代革 命史上的重要历史文物，尽快将其打捞、修复和陈列展览，是海内外同胞的共同心声。

”中山舰“是重要的革 命历史文物。该舰192喀年参加”保卫大武汉会战“时被日军炸沉。尽快打捞”中山舰“，使其重展英姿，是一件深得海内外同胞和两岸有识之士拥戴的义举。这对于充实完善中国现代革 命史文物，并重现其历史价值，加强爱国主义教育和革 命传统教育，增强整个中华民族的凝聚力和向心力，改善**，促进台

湾回归祖国大业的早日实现，都具有重要的意义和作用。

由于”中山舰“在广州的时间长达21年，且围绕”中山舰“的几次主要历史事件都发生在广州。因此，”中山舰“是把广州建设成为中国现代革 命史教育基地，向广州、全国乃至海内外同胞进行爱国主义教育和革 命传统教育不可缺少的文物。近几年采，广东省、广州市**、政协、民革，黄埔军校同学会中的不少代表、委员、成员，各界有关专家学者、人民群众，以及港澳台同胞、海外华侨、华人，纷纷向广州市政

府采电来函．希望广州市政

府主动与贵省联系章一起尽快组织打捞”中山舰"，并进行修复和陈列。为此，我们经过认真研究．提出由两地政

府本着相互合作、相互支持的态度，协商联合打捞，修复。展出的办法和有关问题。

专此函达，请答复。

广州市人民政

府(盖章)

X X年x月X日

公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之二 通知格式：（指示性通知）

北京积水潭医院关于××××××的通知 各科室：

×××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××。北京积水潭医院二○○五年三月十日 例文(指示性通知)国务院关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通知 国发(1996)×号

各省、自治区、直辖市人民政

府，国务院各部委、各直属机构: 改革开放以来，我国证券交易市场有了很大发展，证券交易规模不断扩大，证券交易印花税也有了较大幅度的增长。为进一步规范证券交易市场，妥善处理中央与地方的合配比例，增强中央宏观调控能力，国务院决定，自1997年1日1日起，将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50%，调整为中央80%、地方20%。有关地区和部门要从全局出发，继续做好证券交易印花税的征收管理工作，进一步促进我国证券市场的健康发展。中华人民共和国国务院

一九九六年十二月十六日 通知格式：（会议性通知）

关于×××××××××××××××会议的通知 各职能处室：

定于×月×日召开××××会。现将有关事宜通知如下：

会议议题××××××××××××××××××××××××××××。参加人员××××××××××××××××××××××××××××。会议时间×月×——×日（会期×××，×××××报到。）

会议地点××××××××××××××××××××××××××××。

有关事宜

（一）××××××××××××××××××××××××××××。

（二）××××××××××××××××××××××××××××。

（三）×××××××××××。

联系人：×××，电话：××××××××，传真：××××××××。北京积水潭医院 ××××年×月×日 例文(会议通知)关于召开全区宣传部长会议的通知 各市委宣传部，柳铁党委宣传部：

定于9日9-10日召开全区宣传部长座谈会，现将有关事项通知如下：

一、会议议题传达学习中宣部召开的部分省区市宣传部长座谈会精神；总结交流我区前八个月宣传思想工作；研究部署下一步工作。

二、参加人员各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长。

三、会议时间9日9-10日(会期一天半，9日8日下午报到)。

四、会议地点报到及住宿地点：南宁市七星路广西宣传干部培训中心。会场：区党委办公楼三楼会议室。

五、有关事项

（一）请参加会议人员准备约15分钟的发言。请将发言材料打印50份，在报到时交会务组(打印要求：16开幅面，在左上角用四号楷体注明“全区宣传部长座谈会发言材料”)。

（二）请各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长安排好会议期间的各项工作，准时出席会议。在外出差、学习的，加无特殊情况，务请回邕参加会议。

（三）请各市委宣传部、柳铁党委宣传部于9月5日下午下班前将参加会议人员名单报到自治区党委宣传部办公室。

联系人：×××，电话：××××，传真：××××××。广西壮族自治区委员会宣传部 二○○三年九月四日 《通知》写作要点

通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。

一、标题：制发机关＋事由＋通知。

二、正文：㈠通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题，经×××批准，现将×××，具体规定通知如下。㈡通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。

三、结尾：三种写法：㈠意尽言止，不单写结束语。

㈡在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。

㈢再次明确主题的段落描写。

公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之三 报告格式：（建议报告）关于××××××的报告 院领导：

根据×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：

一、×××××××××××××××××××××××××××××。

二、××××××××××××××××××。以上意见如无不妥，请批转各部门执行。北京积水潭医院××处 ××××年×月×日 例文(建议报告)关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告 国务院：

脊髓灰质炎(俗称小儿麻痹)是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标，国家决定开展强化免疫活动。现将有关情况报告如下：

一、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种率提高，发病率显著下降，取得了可喜的战绩。

二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此，决定从现在起至一九九五年一月期间，每年的十二月五日和一月五日，对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。卫生部

一九九三年十月二日 报告格式：（情况报告）关于××××××的报告

根据××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：

××××××××××××××××××××××××××××××××针对××××××，提出以下建议：

一、×××××××××××××××××××。

二、×××××××××××××××××××。北京积水潭医院××处 ××××年×月×日 《报告》写作要点

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。

一、标题：制发机关＋事由＋报告；报告前可加“紧急”。

二、正文：㈠事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。㈡事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。

三、结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。注意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。

公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之四 请示格式：（事务性请示）

关于在我院开展×××工作的请示 院领导：

近一段时间来，我院××××××××××，为了×××××××××××，拟在我院开展×××××××××。具体意见如下：

一、×××××××××××××××××××××××××××××。

二、××××××××××××××××××××××。

三、××××××××××××××××××××。

以上意见已经各分会同意，如无不妥，请批转各部门执行。北京积水潭医院工会 ××××年×月×日 例文(事务性请示)关于在全国开展基本农田保护工作的请示 国务院：

为了全面贯彻落实党的十三届八中全会精神，巩固和发展划定基本农田保护区这项工作的成果，拟在全国推广这一做法。具体意见如下：

一、明确指导思想，加强组织领导。„„„„„„

二、根据不同地区确定保护重点。„„„„„„

三、建立基本农田的保护制度及地方补偿制度。„„„„„„以上意见已商得国家计委、财政部、建设部等部门意见，如无不妥，请批转各地区、各部门执行。国家土地管理局 一九九一年一月二日

院长办公会请示格式：主管领导批示： 关于××××的请示 院领导：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。此文是否提交院办公会讨论，请指示。积水潭医院××处 ×年×月×日 《请示》写作要点

请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。

一、标题：制发机关名称＋事由＋请示。

二、正文：㈠请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。㈡请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。

三、结尾语：多用“上述意见，是否妥当，请指示”。“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。

注意事项：一文一事；一个主送机关；逐级请示。规定格式：

北京积水潭医院××××的规定（××××年×月×日）

第一条××××××××××××××××××××××××××××××××××××。第二条×××××××××××××××××××××××。例文（行政法规类规定）

北京市关于禁止燃放烟花爆竹的规定

（一九九三年十月十二日北京市第十届人民代表大会常务委员会第六次会议通过）

第一条为了保障国家、集体财产和公民人身财产安全，防止环境污染，维护社会秩序，根据国家有关法律、法规，结合本市情况，制定本规定。第二条本规定由各级人民政

府组织实施。„„第十一条本规定具体应用中的问题，由市人民政

府负责解释。

第十二条本规定自一九九三年十二月一日起施行。《规定》写作要点

规定是由机关、社会团体和企业事业单位对某一方面工作或行为做出具体规约的文件。

一、标题：地域＋内容＋文件种类（规定、管理办法、细则、规则等）。

二、正文：

（一）正文的内容通过“条”的形式表述，按顺序依次排列。“条”是法规的基本单位。

（二）“条”的内容较多时可分为“款”，“款”的内容较多时可分为“项”。

（三）根据内容的需要，可以在“条”上设“章”。规约性公文的结构包括：依据与目的、适用范围、主管机关、行为规则、违法处理、解释机关、施行时间、其他条款。某一文件不一定全部包括上述各部分。书写要求 字号规格

公文标题居中排一行或数行。公文标题用2号宋体。正文用3号仿宋。一般每页22行，每行28个字。用A4纸打印。结构层次序数，第一层为“一”；第二层为“㈠”；第三层为“⒈”；第四层为“⑴”。成文时间用汉字，“零”可写为“○”，右空4个字。印章上不压正文，下压日期，“骑年盖月”。