高校学校档案管理办法

高校学校档案管理办法（共14篇）

1.高校学校档案管理办法 篇一

中专学校档案管理的电子档案管理论文

中专学校的持续发展过程中档案管理工作的重要性不言而喻。过去部分学校在档案管理工作中采用较落后的方式，现今电子档案管理的应用越来越引起中专学校的重视。

一、电子档案管理的意义

档案是人们生活活动的记载资料，具有十分重要的意义，档案的保管方法随着人类进步的脚步不断变更。部分中专学校采用的仍旧是传统的档案管理模式，然而伴随计算机技术的广泛运用，档案的保管办法已经产生了巨大的变革，中专学校的档案管理应摆脱传统的方式，采用先进的技术进行代替，扩大档案的保存领域。电子档案管理实现资源的共享，信息化的应用可以提供海量存储功能，资源共享功能和跨地域检索功能的实际应用将使得中专院校内的档案保存工作上升到新的水准。

二、保障中专档案管理中实行电子档案管理的安全性

中专学校应提升相关设备设施的安全性能，控制电子档案管理的专一性，对于该系统要进行有规划性的科学升级，对电子档案进行专项化的维护整理，控制设施设备的良好稳定运行。对于重要的档案信息进行必要的备份管理，防止发生意外状况时造成严重的损失。系统内部可以进行防火墙工作模式，通过系统杀毒、网络体检、指纹鉴定等多种科技手段提高系统运行的安全性，最大化地防止电子信息的流失和被盗取。控制电子档案管理的信息安全性是将电子档案管理引入中专学校档案管理中的重要基础和前提。

三、建立完善的规定细则，促进中专电子档案管理的规范化

中专学校内部应该建立一套完整的管理方案，构建具体的使用细则和规章，让档案管理工作逐渐向系统化规范化的方向不断发展。首先对于该部门的工作人员要保证其能力水平。聘用专业化的技术工作人员进行日常管理工作，提升工作人员的安全保密意识，保证自身的职业道德水准，熟悉地操作相关电子系统运行流程，实行灵活的管理，最大化地体现电子系统的便捷性和先进性。

四、提高学校相关领导对电子档案管理的认识

档案信息的性质是保持历史信息，不能直接为学校创造明显的利益价值，管理要求迫切且程度较低，许多学校领导无法认识到档案管理的重要程度。部分中专学校的档案管理数字化设备条件不足，部门内部缺乏相关专业人才。面对如此状况，学校领导首先要改变传统的思想，部门档案管理人员首先应进行电子管理相关方面的学习，提高自身素质，明白档案数字化管理的`先进性，积极向相关领导提出建议和想法，主动将现代化科技与档案管理相结合，进行反馈并提出可行的解决办法，学校领导应积极听取相关专业人士的建议，理解电子档案管理对于学校的文化发展和学生老师各级人员的重要性，提供相应的支持方法。从领导层做出相应的政策决定，提供资金和硬件设施方面的基础保障，加大对档案电子管理的重视度，加大人才投入力度和资金投入力度，从根本上改变传统的档案管理部门的地位。

五、提升中专学校的硬件软件设备管理水平

电子档案管理工作由于实现了信息的高速传递及大量存储，这些都要依靠现代化电子技术的发展和进步。在实行电子档案管理工作中不断实行技术的研究工作，提高学校内部的计算机网络技术管理水平。选择合适电子档案管理的安全性软件和设备，根据学校内部的实际情况对相关技术人员制订电子管理的计划，提出具体的实施方案。详细规定包括其具体需要的硬件设备需求，相关设备的购买要依据经济情况量力而行，确保所购买东西的实际应用性和完整性，保证设备的整体实用性。总而言之，中专学校的相关领导应提升对电子档案管理的认识，加大部门专业化人才的培养力度，档案管理人员运用先进技术的科学规划，加强档案管理准备工作，共同努力把握档案数字化管理的总体方向，提升中专学校的综合文化竞争力。

2.高校学校档案管理办法 篇二

“强化监管一个基本的视角就是要依法治档, 建构有序、有效、有力的监管体系。依法监管最基本要素在于监管标准的界定、手段的选择、绩效的激励、权利的救济。”这四者恰恰是困扰高校档案机构实务界的实质性问题, 也是高校档案机构贯彻《办法》、增强执法可操作性的基本路径。在贯彻《办法》的过程中, 结合本校考核实际, 我们作了一些学校内执法监管的样式探索, 取得一些经验, 为建构新型高校档案工作监管模式作了实证的研究。

近年来, 我校的档案工作发生了很大变化, 档案数量越来越多, 档案人员的队伍不断壮大;目前我校已形成了一支由28人组成的专、兼职档案人员队伍, 其中26人具有大学本科以上学历, 校综合档案室现有专职人员2名。学校档案工作领导小组制定《学校档案工作考核评比标准》对学校各部门年度档案工作考核已进行了三个年头, 取得了一些成效, 但考核中还存在一些问题和不足。如考核标准不够严谨、考核对象不够全面、考核方法不够科学、考核差距不够拉开。档案工作人员会认为干好干坏一个样、干多干少一个样, 体现不出竞争的合理性, 挫伤了大家的积极性。

一、创新学校档案工作考核模式

实行档案工作年度考核, 是做好学校档案工作的重要组成部分。我们在档案工作考核方法上进行大胆的改革, 积极探索和尝试新的档案工作考核模式, 取得了较好的效果。

1. 做好考核前准备工作。

聘请高校档案协作组专家参与考核评定。校档案工作领导小组聘请宁波市高校档案协作组专家对我校各职能部门和各二级学院共26个部门28位档案人员进行档案工作检查与考核。学校成立了档案检查评比小组, 组长由校长担任、组员由高校档案专家组成。在考核之前, 新颁《高等学校档案管理办法》颁布实施已有半年, 我们积极组织各部门负责人和全体档案人员认真学习《高等学校档案管理办法》精神, 深刻领会文件内容;对学校档案工作年度考核提出了创新意见, 以实际行动贯彻《高等学校档案管理办法》。学校档案工作领导小组在学校校园网上发布通知, 大力宣传《高等学校档案管理办法》的颁布, 并在全校范围内对档案工作考核的重要性和意义进行了宣传。各部门领导对档案工作考核很支持重视, 有的直接分管此项工作并制定部门档案管理制度, 落实了责任;各部门档案人员工作责任心较强、积极性较高, 这样, 部门领导与档案人员都调整好了心态, 出现人人争当先进、不甘落后的良好局面。

2. 完善考核标准。

我们把考核标准直接分解到部门领导和档案人员, 以完成当年归档移交情况和履行岗位职责情况为重点, 根据专、兼职档案人员的不同岗位的工作特点、性质和要求, 指标尽可能量化, 不能量化的则进行细化, 并标明每个等级各项指标的百分比例。既考核政治素质、专业能力、工作态度的量的情况, 也考核其履行的岗位责任的质的情况。在具体实施中既要准确评价专兼职档案人员的全面情况, 又要力求标准的可操作性。其中包括部门领导对档案工作的重视程度, 包括部门工作计划和会议记录的保存, 也包括对档案人员的以专业能力和工作态度及完成情况为重点的考核, 同时结合平时记录和归档的数据统计, 做到有据可查。 (1) 政治素质: (30分) 指部门领导对档案工作的重视和档案人员的思想道德。 (1) 部门有分管档案工作的领导, 档案工作是否列入本部门工作的议事日程和目标责任制; (2) 部门领导与档案人员至少每年一次学习档案法规和学校组织的有关档案规章制度; (3) 档案人员虚心好学, 要求上进有团队合作精神; (4) 有较强的安全保密和服务意识等方面情况。 (2) 专业能力: (30分) 指档案人员所具备的专业技术能力。 (1) 近三年部门档案人员至少参加一次学校组织的档案专业培训; (2) 部门档案人员保持相对稳定 (有三年以上档案岗龄) ; (3) 掌握档案专业知识和技能, 归档资料规范; (4) 档案提供利用准确等方面情况。 (上述分值以依据性材料和平时测评为准) 。 (3) 工作态度: (40分) 指档案人员对档案工作的态度和日常表现。 (1) 档案人员工作负责、积极主动; (2) 服务态度好; (3) 档案资料收集整理完整及时归档; (4) 日常工作中注意收集积累并保存本部门资料, 做到规范整理 (二级学院包括学生档案收集整理) 等方面情况。

3. 面向多层次的考核对象。

以往只对兼职档案人员考核, 而不对专职档案人员进行考核, 现在则按照公开、公正、公平的原则, 对所有专兼职档案工作人员都进行统一的考核, 目的就是通过实事求是地评价每位档案人员的工作情况、责任感, 使每个人都能尽职尽责地努力工作, 推动学校档案不断向前发展。我们根据不同人员的工作性质要求进行全面的评定。

二、运用灵活的考核方法

结合学校工作实际, 我们聘请高校档案专家来校参与档案考核工作。作为第三方, 他们具有客观、公正和专业的优势, 能规范考核顺序, 严格按考核工作规定办事, 能够比较准确地反映真实的情况, 这就使我校档案年度考核工作过程更加透明。

1. 采取个人考核与部门考核相结合。

专兼职档案员根据各自的工作特点对照考核标准进行个人自评, 部门领导对照档案人员的自评和本部门的档案工作情况确定自评分写出本部门自查意见, 并由档案员和部门领导签名。

2. 采取实地检查与平时工作相结合。

学校办公室主任陪同高校档案专家对各部门档案工作进行实地检查, 在各部门自评的基础上, 结合实地检查各部门在本部门保存资料的情况, 再查阅各部门移交到档案室归档上交的资料情况;对专职档案人员的考核直接在档案室检查档案和有关数据, 高校档案专家对照评分标准采用百分制对各部门档案工作得出客观、公正的考评结果, 然后写出专家意见, 填写考评等次并签名。

3. 采取档案专家意见和学校领导意见相结合。

档案专家向学校档案工作领导小组反馈考核意见, 充分肯定了我校各部门档案工作的成绩方面, 同时也指出了不足之处, 并向学校推荐优秀部门和个人名单。学校档案工作领导小组对专家的反馈意见非常重视, 专门召开校长办公会议, 最后评出结果并由校长兼校档案工作领导小组组长签名。考核结束后, 学校档案工作领导小组在校园网上通报考核结果并发文公布先进部门和先进个人名单, 同时采用口头反馈的形式, 向每个部门反馈考核结果, 使大家了解部门和档案人员的考核情况, 以便发扬成绩, 克服缺点。首先是根据学校实际, 档案考核结果分为优秀、合格和不合格。考评分在95分及以上的为优秀, 80-94分为合格, 79分及以下为不合格。其次, 档案工作先进个人优先从优秀部门中评选, 其中考核总分为前五名的优秀部门和档案人员直接成为本年度的档案工作先进集体和先进个人。最后, 对优秀部门和个人给予奖励, 并对较好的部门未列入优秀的人员也给予适当的奖励, 考核为不合格的部门和表现较差的档案人员进行通报批评, 给一定时期的劝诫期, 期满后再进行考核。

下一步我校将在继续完善档案考核机制, 将其作为高校档案监管工作重心的同时, 积极探索将监管重心前置, 将档案业务标准化作业规范和保证体系质量作为业务工作的重点, 对档案来源进行前端控制, 对归档过程实施经常化检查。作为事后控制手段和威慑, 将学校领导干部离任和交流轮岗前的档案清缴纳入审计范围, 由部门档案机构出具相应报告, 明确规定档案清缴不清的行政责任, 设置档案移交追溯机制, 避免责任不清, 处罚无力的局面。

摘要：为贯彻《高等学校档案管理办法》, 我校对档案工作考核进行了改革, 积极探索和尝试新的档案工作考核模式, 为建构新型高校档案工作监管模式作了实证研究。

关键词：高校档案工作,监管模式

参考文献

[1]毛立群.做好年度考核工作的探讨[J].济南交通高等专科学校学报, 2000 (9) .

[2]舒凤英.浅谈专业技术人员考核创新[J].湖南有色金属, 2003 (6) .

3.浅谈学校档案管理 篇三

一、完善档案工作管理体制

完善档案工作管理体制，成立领导组，建立档案管理人员网络。根据国家档案工作标准，档案实行集中统一管理，建立综合档案室，完善管理体制，形成一把手总负责，分管领导具体抓，上下协调、齐抓共管、纵横制约的管理体系。配备受过档案管理培训、具有中级职称的人员作为档案管理人员，综合档案室建议归口在办公室。各处室必须配备1名兼职档案管理员，做好本处室的档案材料的收集、整理、移交等工作。在全校形成以综合档案室为中心，辐射至各处室的档案管理网络。建立健全档案工作管理体制，完善档案工作各项制度，如、、制定《档案人员工作职责》《档案室管理制度》《档案保密制度》、《档案利用制度》等工作制度。此外还要把档案工作纳入学校工作目标管理责任制的检查考核之中，做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，管理有措施，开发利用有目标，在细节上保证档案管理的顺利开展。

学校档案管理工作是一项专业性很强的系统工程，它集专业性、技术性、科学性于一体。在信息化社会中，学校档案管理人员必须是一个综合型的人才。要保证档案管理机制正常运转，档案员必须加强业务学习，强化素质提升。档案员要学习档案专业知识理论，会编制档案管理的各类检索工具，如：文书、教学档案全引目录、案卷目录、全宗介绍、专题目录等，实现计算机检索。了解国内外档案工作及其发展情况，更新知识，提高管理水平。同时还要具有一定的书法及装裱技能。档案员的工作常与文字打交道，因此必须要有较高的文字书写能力和较强的文字系统概括能力。只有具备了一定文字修养，才能将零散的文件与各种各类材料编纂成党政管理、教学活动、教育科研等活动中需要的文件、汇编等材料，为学校各项工作服务。信息技术在档案工作中广泛应用，计算机替代了传统的手工操作。档案员必须掌握计算机相关知识，对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理，迅速有效地收集信息，完整安全地保护信息，及时准确地提供信息，最大限度地运用信息。档案员要善于学习新知识，进行多途径、多形式的培训教育，不断更新自身的知识结构，提高自己的科学文化和专业理论水平。在干中学，在学中干，准确地把握档案事业发展面临的新形势、自身发展的新情况和所处的新环境，不断进行档案工作的探索和创新。

二、运用网络信息，使档案管理工作具成效

随着新的信息技术不断地在学校中应用，教师有可能针对学生的特性展开教育，同时每个学生也可以根据自身的意愿获取并再现知识，并向其他人发送信息。这就是教育信息化的最基本的特质。就其内涵，就是利用信息技术，实现信息资源高度共享，發掘社会智能潜能，在学校乃至社会各个领域、各个层面上促进教育的优质发展。以信息化校园为标志的教育信息化，既为培养学生创造性思维方式提供了可能，更为发现每一个学生的价值，开掘每一个人的潜能，发展每一个学生的个性，使其具备独立之思想、自由之精神提高了广阔的舞台。

档案管理信息化是学校信息化的重要组成部分，越来越成为学校工作的关键程序和环节。从发展的角度说，教育信息化的实质就是档案信息化。

信息化档案的预期效果表现为：校园各群体之间可以方便、快捷地相互交流。学校的各方面信息可以得到有效的利用，大大促进学校的科学管理，提高学校管理水平；学校领导可以全面及时地了解全校的各方面的信息；各部门可以便捷交流，更协调地为教学科研服务；利用互联网发掘社会智能潜力，形成社会资源与学校资源互补与整合。能更好地利用学校的多种教学设备，实现软硬件共享。可以减少学校在硬件上的开支，更好地发挥各种教学设备的效益；学校教育教学资源和图书资料信息可以得到最充分的利用。例如开放（解密）文件、各种电子图书可以直接在网上浏览，随意下载，不用归还。

三、提供有效服务，强化利用价值

做好学校档案管理工作，就是更好地为教育教学服务。换言之，就是强化学校档案室的服务功能，努力开发其教育功能，使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主。利用档案信息，为师生服务，为各级、各类查阅档案资料者服务。利用学校档案，为社会和各方面提供学生原始的学籍信息和学业证明。利用学校历年来在各种科研、教学、文体书画竞赛中所取得的实物档案材料，包括匾、奖牌、荣誉证书、奖杯、锦旗、照片等开展对外宣传，提高学校知名度，提高学校的社会效益和经济效益。档案人员还要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度，把学校档案工作做得更好，使之发挥出更大的作用。一所学校的档案管理水平，就是这所学校综合办学水平的缩影。作为学校档案管理员，要在实践中研究工作策略，不断提高档案管理水平，更好地为学校的管理、教育、教学工作服务，从不同层面实现学校档案管理创新，推动学校教育发展步伐。

四、树立先进工作理念，不断创新档案管理工作

长期以来受计划运行和行政模式等特点的，学校的档案管理模式存在着较为严重的传统性的倾向，其管理方式或手段是手工的，这对学校所带来的影响，已越来越多地为人们所认识。加强这一行为的转变，应成为学校档案管理改革的重点。要用化管理手段替代传统的手工管理，尽快做好库藏条目录入工作，实现档案条目检索自动化，以提高工作效率和服务质量。技术的更新已成为衡量档案工作现代化与否的标志之一。因此，档案部门要积极参与机关办公自动化系统的设计与建设，提出档案管理方面的要求和建设。认真解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接，研究解决文档一体化问题。采取多种形式，主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来，为教学、科研服务，使学校档案管理走上主导地位，实现管理手段方式的化、多元化和优质高效化。

4.学校档案管理制度 篇四

档案管理是学校常规管理的一个重要部分。它既是学校管理和教育教学、财务工作的历史纪录，又是全校教职工工作成绩的客观见证，是教学常规管理的重要基础工程。为此，制定本制度。

1、成立档案资料室，由学校负责，档案资料员具体负责，其它各职能部门相关负责人协助工作。

2、健全文书档案，坚持专人收拆，及时登记、签批、承办，保证文件资料齐全完整，及时办理。

3、学校行政人事档案包括行政会议纪录、文书档案、人事档案各种计划与安排、各种学习记录。教代会材料等分别由相关部门干事负责收集整理交档案室，由档案资料员整理装订、归档。

4、学校教务档案包括会议记录、教师业务档案、学生学籍档案、教育教学档案、体育卫生档案、由相关部门干事负责收集整理交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

5、学校总务部档案包括会议记录、校舍、校产档案、财务档案、校园建设档案、人员考核档案、基建档案等由相关负责人收集、整理交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

6、学校的常规管理资料和财会档案注重平时收集，一般每学期或每学年整理归档。由职能部门交档案资料室，由档案资料员负责归档立卷。

7、积极做好档案资料的（收集、整理、鉴定、立卷）工作，按照档案立卷的原则和要求做好分类、组卷、编目、装订工作。

8、积极提供利用，严格执行借阅制度。借阅档案要办理登记手续，查阅档案不得随意借出、不得涂改、抽换和拆散，不得损坏。

5.学校档案管理制度 篇五

二、档案管理人员对档案资料分类存放，在存放中要做到防火、防潮、防霉变、防盗、防鼠防蛀。

三、档案的调阅要严格执行制度，办理必要的借阅手续。不经有关领导同意，任何人不得借用。

四、根据档案保密程度进行保密，对有关泄露档案机密的情况酌情追究其责任。

五、对档案资料根据保存期的不同，进行定期整理。对过期已无存档价值的资料进行清除时，必须经领导同意，否则追究当事人的责任。

6.学校安全档案管理制度 篇六

安全工作档案是学校档案的重要组成部分，反映了当时学校安全工作情况，为今后开展工作提供参考资料和文献。建立学校安全工作档案管理制度，完善学校安全工作档案，对于促进学校安全工作规范化、制度化具有重要意义。特制定学校安全工作档案管理制度如下：

1、学校安全工作建立安全档案，目的主要在于为学校各级领导，上级有关领导部门分析、总结、部署、调度学校工作和对学校工作作出决策提供准确、可靠的依据。校领导对此应高度重视，并确定一名校领导具体负责和指导资料的收集、分析、筛选、立卷、归档等建档工作，并设专人管理。

2、上级主管部门关于学校安全工作下发的文件、通知、通报、讲话、检查情况记录、整改意见、措施等必须归档备查。

3、学校制定的安全管理计划各种安全管理制度，突发安全事故应急预案和组织领导机构等材料都要装订归档。

4、学校自查安全隐患、整改措施、落实情况等材料必须及时归档。

5、对于突发安全事故，应同步介入收集相关材料归档备查。

6、学校和各部门及每一个教职员工层层签订的责任书，学校和家长签订的安全责任书都要装订归档管理。

7、学校每周的安全值班记录要装订好后归档管理。

8、学校安全工作档案实行借还登记制度，按档案管理条例进行

管理。

9、管理人员随时搞好安全档案的保管，注意防盗、防火、防蛀、防潮湿、防遗火。

10、管理人员随时注意收集整理安全管理材料并及时归档。若发生遗漏和失误要追究管理者的责任。

11、管理人员有权向安全事故处理小组提供有关方面的材料依据和被认可的证明材料。

7.高校学校档案管理办法 篇七

关键词：高校档案,集中统一,管理

高校档案是高校档案工作的重要组成部分。高校档案工作是衡量学校教学质量和管理水平的重要标志。近年来, 高校档案工作内涵越来越丰富, 社会作用越来越凸显。为了适应现代高校档案管理工作的需要, 2008年, 教育部和国家档案局公布了《高等学校档案管理办法》 (以下简称“新办法”) , 以取代《普通高等学校档案管理办法》 (以下简称“老办法”) , 《新办法》公布实施至今已有五年时间, 作为指导新时期新阶段高校档案工作科学发展的重要法规性文献, 它对高校档案工作的发展产生了非常重要的影响。

一、《新办法》公布实施以来, 高校档案工作取得的成效

1. 高校陆续将学生档案纳入高校档案馆 (室) 保管。

《新办法》增设了学生类档案, 并明确指出学生类档案主要包括学生在高中阶段和大学阶段所产生的历史记录, 如:学生在考入高校之前所产生的高中学籍档案、高考报名信息表、高考体检表、党团员材料;进入大学阶段后产生的入学登记表、体检表、学籍表、奖惩记录、党组织关系材料、毕业生登记表等。高校陆续将学生类档案作为高校档案的基本类别, 是对高校档案工作中所产生的新迫切需求的满足, 是以人为本和重视民生档案思想在高校建设中的重要实践, 体现了高校档案管理范围与高校发展同步拓展[1]15。

2. 进一步加强对教学档案的管理。

高校教学档案是大学师生在长期教学、科研实践活动中创造和积累的知识财富和劳动结晶, 其绝大部分是以长期形成的教学科研为基础, 在教学管理、教学研究、项目申报等工作中形成的。《新办法》进一步加强了对教学档案的收集和管理。部分高校已逐步制定和完善了《教学类档案的归档范围及保管期限表》及《教学类文件的归档流程》, 从制度上确保了教学档案信息收集的及时和完整。以安徽大学档案馆为例, 我馆保管的教学类档案前期一直属于文书类档案范围, 并由一位工作人员负责, 由于库房和人员等因素限制, 教学档案一直未明确分离出来。从2013年开始, 我馆开始逐步将教学类档案从文书档案中分离出来, 并于2013年6月增设一位工作人员专门负责教学类档案的收集和管理, 专人专管, 更利于教学类档案的管理和教学类档案信息的开发利用。

3. 高校档案信息化建设步伐加快。

《新办法》实施以来, 高校对档案信息化建设的重视程度进一步增强, 在经费、人员、技术等方面投入加大。高校档案馆 (室) 在实现内部数字化管理的基础上, 积极与相关部门合作, 逐步实现与校园网的对接。以安徽大学档案馆为例, 我校正在积极加强数字校园的建设, 目前, 已经基本实现了校园电子政务系统与档案管理系统的对接, 一个电子文件的流转到最终归档均可实现在线操作。从2011年开始, 我馆就已经积极投入到档案信息化建设中, 并对档案管理系统进行了升级和模块的修改、增设, 大大提高了检索的效率, 缩短了查找时间[2]52。

4. 重视对高校档案工作人员从业水平的提升。

《新办法》对高校档案工作人员的业务知识、文化知识以及管理技能、继续教育等进行了明确规定。高校拥有一支具有良好素质、较高技能、稳定的档案工作人才队伍是高校档案工作发展的关键。因此, 近年来高校积极组织档案工作人员参加本省市档案局等主办的学术交流和继续教育培训, 兄弟院校之间也开展了形式多样、内容丰富的业务交流与座谈, 增进了同行间的联系, 有利于日后高校档案工作的协同发展。以安徽大学档案馆为例, 从2010年至今, 我馆已分批组织工作人员参加省教育厅、省档案局、省档案学会等组织的各类档案培训、业务交流十余次, “走出去引进来”, 提高了工作人员的工作热情和积极性, 更极大地提升了业务能力和服务水平[3]21。

二、《新办法》背景下, 高校档案集中管理实践中遇到的问题

1. 多校区背景下, 学生类档案的集中统一管理特别是滞留档案的管理仍有诸多问题。

以安徽大学档案馆为例, 我馆办公地点一直在龙河校区, 主要负责文书、教学、科研、基建、财会、音像、本科生档案、研究生档案及历届遗留学生档案的保管;2008年根据学校指示, 为便于两校区办公以及本科生档案的政审、查询等, 我馆在磬苑校区设立了档案中转馆, 主要负责在校本科生档案的收集、整理和保管工作、校史馆以及部分财会档案的收集、整理和保管。自此我馆的学生档案开始分散保管于老区馆和新区中转馆。近年来, 随学校机关、直属单位、大部分院系及部分研究生陆续迁至磬苑校区, 这使得学生主体转移至了新校区。由于各种客观因素的影响和限制, 我馆的主体办公地点仍保留在龙河校区。由此, 学生档案特别是本科生档案的整理转递出现诸多不便。例如, 未能如期正常毕业的学生档案错过学校统一邮寄时间, 则将其流转至老区馆保管。此外, 目前大部分高校对学生类档案的管理侧重点都放在在校学生的保管以及毕业生的档案转递上, 对于已经毕业并滞留在馆 (室) 的学生档案的管理则重视不够。

2. 教学类档案的管理需进一步规范。

大部分高校的教学类档案前期一直夹杂在文书档案中管理, 教学类档案归档的范围主要包括招生、教学中产生的材料、学生学籍表、硕博士论文等几大块。针对教学类档案的收集、整理和归档的要求等还在进一步完善中。以学生学籍表为例, 我校前期教务部门移交归档的学生学籍表为A3幅面 (仅中文) , 2008年变更为A4幅面 (仅中文) , 2009年开始, 学生学籍表变更为A3幅面 (含中英文) , 针对这样的变更, 为了更好地保存并提供利用, 在装盒、上架的时候就需要根据实际情况适时地改变档案盒的规格。

3. 人事档案的归口仍未清晰, 人员配备不足。

人事档案是个人经历的记载, 是为个人和组织提供相关人事服务的依据。高校人事档案作为高校档案的一个重要组成部分, 是高校考察、提拔干部人员的可靠依据。目前, 高校人事档案管理基本模式主要包括档案馆模式和组织人事模式。档案馆模式有两种模式:一种是将所有人事档案归入档案馆统一管理, 由档案馆工作人员负责管理;另一种是将学校人事档案划归档案馆, 但由组织或人事部门的工作人员负责管理。组织人事模式也有两种模式:一是在人事部门专设档案室, 负责学校的人事管理模式;另一种是组织部门和人事部门都下设档案管理科室, 分别管理学校干部和普通教职工的人事档案。以安徽大学档案馆为例, 目前采用的是在人事部门专设档案室, 由人事部门的工作人员负责管理, 但不同的是, 学校将人事档案室与档案馆的库房集中设置在同一楼层。这种形式上统一的管理模式是历史遗留造成的过渡性保管方式, 在今后的一段时间还将继续存在[3]27。

近年来随着高校师资队伍的不断壮大, 教职工人事档案数量增多, 个人材料进档频繁, 档案管理工作任务繁重, 但由于重视不够, 高校人事档案室很少设置有专职的档案管理人员, 少数有专职人事档案管理人员的, 也往往没有接受过系统的档案专业知识和技术培训。这将不利于高校人事档案管理工作水平的提高。

三、高校档案有效集中管理的对策

档案集中管理实际上是一个高校档案信息的综合体, 承担着高校全部档案信息资源的储存、管理和开发利用工作, 并且发挥统一管理档案和对内、对外组织档案信息交流的作用。针对《新办法》中所列出的高校档案的十一大类, 高校如何根据自身情况进行有效集中统一管理, 是一个逐步摸索的过程[2]51。

1. 建立制度, 规范程序, 加强对学生类档案的集中管理。

目前, 大部分高校学生类档案的管理主要包括在校生的档案以及毕业生档案的转递上, 针对已经毕业但却滞留在馆 (室) 的学生档案的管理则不够重视。笔者建议, 各高校应积极转变思想, 规范在校生档案、毕业生档案转递、滞留档案的管理程序, 并将三者真正纳入学生类档案的管理中, 同时认真做好学生档案的后期跟踪管理工作。要在高校档案馆 (室) 网站上, 建立专门的查询窗口, 利用网络、计算机手段提供检索, 让学生可以通过学号、姓名等检索关键词查询个人档案的转递去向。针对因单位地址不详、不符合机要通信寄送范围等情况产生的退档要及时整理纳入滞留档案的管理中。只有这样, 才能真正以学生为本, 实现对学生类档案的有效集中管理, 便于后期的查找利用。

2. 根据校情, 对教学档案实施分级管理。

分级管理是在“统一领导、分级管理”原则指导下, 高校档案机构进行的一个系统性工程, 并非高校档案机构的独立工作行为。这需由全校各个单位、部门共同参与、分工协作才能完成。分级管理的最终目的还是要进一步强化集中管理。分级管理可以采用以档案实体和档案工作流程为划分依据, 进行分范围、分阶段的管理。在实际工作中, 各高等学校可以根据具体校情灵活采用。教学档案主要产生于教学、教研以及其他各项教学活动, 作为高校二级单位的院、系、部应及时将这些活动中产生的具有保存价值的反映教学运行、教学管理和教学建设的重要标志性材料的各种文字、图表、声像、电子载体材料等不同形式的历史记录有效集中保管, 并根据《新办法》和高校自身制定的《教学类档案的归档范围及保管期限表》及《教学类文件的归档流程》及时向高校档案馆 (室) 移交归档[4]83。分级管理的机构主要由各院系、部门成立的档案分级管理机构组成, 统一管理本单位所形成的档案。这种分级管理方式, 可以有效地将《新办法》明确规定的归档材料移交至高校档案机构集中管理;有些虽未明确规定是否一定需要归档的教学类材料, 二级单位可以针对这种情况, 努力并适时做好一些相应的整理、保管工作, 便于后期的查考利用。

3. 采用最符合校情的人事档案管理模式。

人事档案纳入高校综合档案实现档案大融合管理不是简单的一加一问题, 高校档案管理工作要做大做强做好涉及方方面面的因素。因此, 在实践中, 高校特别是条件尚未成熟的, 不应急于求成, 应在不同的管理基础和状态下, 采用最符合本校校情的人事档案管理模式, 绝不能实行一刀切的管理模式。人事部门与档案部门的友好沟通与合作是人事档案纳入高校综合档案统一管理强有力的保障。基于这种现状, 人事档案已纳入档案部门的高校, 应考虑为人事部门开设一条绿色的查询利用通道, 利用人事档案时简化查档手续, 必要时要提供尽可能的方便, 节省查档者等待的时间[5]7。

高校档案集中统一管理的最终目的是为了更好地整合档案资源, 适应档案信息化建设需要, 也为实现档案资源共享奠定坚实的基础。因此, 高校如何稳步有序地推进高校档案的集中统一管理, 实现大统一、大综合, 仍任重而道远。

参考文献

[1]李银银.对《高等学校档案管理办法》增设“学生类”档案思考[J].档案与建设, 2009 (7) .

[2]曹勤民.从“独享”走向“共享”—论高校档案信息资源社会价值的实现路径[J].档案学通讯, 2012 (5) .

[3]李银银.教育部27号令对高校档案工作的影响[D].安徽大学, 2011.

[4]连红.论高校教学档案集成管理原则及其运作[J].档案学通讯, 2009 (3) .

8.中职学校学生档案管理思考 篇八

1 学生档案管理中存在的问题

1.1 学生档案管理归属不明确，档案保管分散。学生档案材料主要包括：学生入学材料、新生录取花名册、入学登记表、学生各学科成绩、学生奖惩材料等。学校招生就业处掌握着新生录取的基础信息，教务处保存着学生各科成绩，学生处记录着学生奖励、处分等信息。这样就形成了多头管理，使档案的整体性得不到有效发挥。这些部门又缺乏有效的沟通，致使学籍档案不能完整及时归档。有些机构撤销、合并后学生档案交接不及时还会造成档案材料的丢失。比如需永久保存的“新生录取审批表”就是学历认证必备的材料，一旦丢失，就给学历认证带来极大的麻烦。

1.2 学校、学生档案意识不强。学校教师和管理人员常常把学生的教育、教学及管理作为重要任务来抓，认为学生档案管理是软任务和辅助工作，做得好坏对现行工作影响不大。思想上不重视，归档材料不完整，整理不规范。有相当多学生对所填写的档案材料不够重视，比如在填写“出生年月、姓名”等重要信息时不认真、和毕业证信息不符带来不必要麻烦。

1.3 学生档案管理没有相对成熟的档案管理软件系统。学生档案具有归档内容多、量大、存放周期短、流动快的特点，目前还没有一套完整适用、统一规范的管理应用软件，学生档案管理基本上还处于传统的、手工操作管理模式，难以适应现代化职业教育发展需要，也制约了学生档案工作标准化、现代化进程。

1.4 学历认证需求阶段性强，学生扎堆来查阅，工作量大，疲于应付。近几年来，医师资格、护士资格等各种资格证考试报名都需要提供学历认证报告书，往往很多人快到报名期限才慌着查档认证。由于各学校档案室档案工作人员少，忙时一天能接待上百人查阅、复印、开具证明，工作量大。

1.5 满足外地学生的查档需求有一定的难度。学校面对全国招生，各个省市学生基本都有。本地学生在查档时能携带相关证件、证明，外地毕业生往往是急着用，说来就来，没有带齐相关证件。为不耽误学生，不论下班还是放假中，档案人员总能给予办理。更有外地毕业生嫌路程远代价高，大多数找熟人代理。联系不上熟人的靠打电话让档案人员给办理。提供材料、开具证明要非常谨慎，还需问明当年班主任后方能办理，如果清楚当时情况的老师不在，就没法办理。

2 解决以上问题的对策

2.1 必须建立以学校档案部门为主体，各部门配合的学生档案管理体制。学校档案管理部门要积极主动介入学生档案管理中去，学校各职能部门要确定一名兼职档案员，负责管理本部门形成的学生档案，并按规定向学生管理部门移交归档，做到统一归口，最后由学生管理部门向学校档案室移交学生档案，有效解决高校学生档案管理中各自为政的问题。

2.2 科学制定归档范围，保证学籍材料收集齐全完整。学生从入学注册到毕业这一期间形成的材料都要进行科学分类，规范管理，尽量保证材料收集要完整。比如新生入学时，应对照学校录取花名册逐一核对，以防错误。对在校生进行学籍填写方面培训，确保材料书写规范，内容准确，保存长久。制定严密的收集管理制度，明确归档范围和要求。档案部门还应加强和各部门沟通协调，保证学生档案材料完整准确。

2.3 学校应加大人员、资金的投入力度，采用现代化的档案管理软件。随着中职学校在校生逐年递增和毕业生就业制度的完善，学生档案管理工作量显著增加，运用数字化管理系统可随时对学生有关信息进行核实更新，确保信息完整准确并提供快速利用。

2.4 提高档案人员的素养。要树立从事档案工作的光荣感、自豪感、责任感，热爱档案工作，端正服务态度，变被动为主动，要有“送人玫瑰，手留余香”的心态，为利用者提供优质高效的服务。

9.学校资助档案管理制度 篇九

1、档案管理工作人员要忠于职守，刻苦钻研业务，严格按照档案工作的各项规章制度办事。

2、校学生资助管理中心，负责学生资助档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和利用等管理工作。

3、资助工作中形成的具有保存价值的文件资料，要以纸质和电子档案形式及时归档保存。

4、学生资助管理中心应接受教育行政部门领导和档案行政管理部门的业务指导。学生资助管理中心应建立学生资助档案，并由档案室集中保存。

5、学生资助管理中心应严格按《福建省学生资助档案整理方法》规定和程序收集、整理、立卷、归档、保管学生资助业务材料，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。

6、对档案资料进行分类、编目和鉴定后归档保存，存放要做到排列有序，便于查找。纸质档案要做好防潮、防尘和防虫等保护工作，电子档案要做好备份。

7、学生资助档案的保管期限分为永久和定期。

8、学生资助管理中心应依法为教育部门、相关学校、金融机构、受助学生和家长等提供档案信息查询服务。

9、纸质档案外借必须履行审批、登记手续，借出档案须在规定时间内归还。

10.“绿色学校”档案管理要求 篇十

第一部分 总体要求

1、创建“绿色学校”文字档案应分类收集、合理立卷、单独存放、便于查找。照片资料应一目了然、有代表性。

2、创建“绿色学校”档案内容要完整，保留原始资料，适合由个人保存或应纳入学校统一档案管理的证书、发票、照片等可复印（制）存档。

3、创建学校指定专人负责创建“绿色学校”档案管理工作，人员变更要做好交接手续，确保档案管理的延续性。

4、已命名的各级“绿色学校”和正在创建的各中小学校均按此规定整理档案，验收、复查时将作为考评重点。

第二部分 分类标准

组织管理

第一项 制度建设

1、档案中应有创建“绿色学校”的决定，学校环境教育领导小组成立文件、人员组成及职责分工，领导小组定期研究部署环境教育工作的会议记录。（包括宣传部、环保局、教育局联合下发评选文件以及最后命名文件）

2、档案中应有环境教育年初工作计划、年底工作总结，每项计划与完成情况要一一对应。环境教育可以单列计划、单独总结，也可一并列入学校工作计划、总结。

3、档案中应有学校内部的环保规章制度等有关文件。

4、档案中应有用于“绿色学校”工作和活动的财务报告。第二项 环保培训

档案中应有校领导和环境教师参加环境教育和“绿色学校”方面的培训证书(或复印件)。

第三项 教学研究

1、档案中应有组织开展教师环境教育学习研究的计划、记录、总结。

2、档案中应有开展教师环境教育教案、课件、论文评比、教学观摩等活动的通知、评比结果、声像资料等。（论文及课件等资料2—3份即可）

教育过程

第四项 课堂渗透

1、档案中应有开展全校性的多学科渗透环境教育的总体规划、工作要求。

2、档案中应有对环境教育教学渗透的评估要求、落实情况。

3、档案中应有各学科教师渗透环境教育内容的教案(可把主要渗透点重点标注、复印存档)。

第五项 专题教育

1、档案中应有《环境教育专题教育大纲》的学习和落实情况。

2、学校是否有环境教育校本教材，如果有，附教学大纲或

教材样本，并说明使用情况。

3、档案中应有班会课互动式环境教育资料（包括班主任工作计划、互动式教案、班会记录等）。（每学年教案、班会记录3—4份）

第六项 专题活动

1、档案中应有环保竞赛活动资料（包括活动通知、方案、小结、部分获奖作品等）。（每项活动获奖作品2—3份，照片2张）

2、档案中应有结合少先队、团队活动，利用环境纪念日开展环境宣传教育活动的计划、实施方案、活动小结及相关声像资料。（每项活动照片2张）

3、档案中应有学校环保小组的活动计划和详细记录（包括活动主题、开展时间、活动范围、负责人、参与人数和效果说明）。（小组活动每学期2—3份）

第七项 教育检验

1、档案中应有含有一定比例环保内容的各科试卷。（学生答过试卷每科一份，环保内容勾出）

2、档案中应有各类环境调查问卷及情况统计。（通知、问卷3—4份，照片2—3张）

第八项 教育氛围

1、档案中应有配备环保类图书、音像资料的目录及借阅记录。

2、档案中应有利用宣传栏、广播站定期开展环境宣传教育的资料。（宣传栏照片每学期2—3张，广播记录及内容每学期2—3份）

社会实践（环保行为）

第九项 珍惜资源

1、档案中应有节水、节电、节能情况统计（列表记录每月水、电、能源使用量），并附分析说明和相关发票复印件。

2、档案中应有开展节约、回收资源活动的记录，所获资金用于环境宣传教育的相关证明。

第十项 环保监督

档案中应有开展面向社会的环境监督活动的计划、记录、小结。

第十一项 家庭教育

档案中应有开展家庭环保教育的计划、记录、小结等。

第四条 环境建设

第十二项 垃圾分类

档案中应有开展垃圾分类收集的相关规定、如何分类、回收情况，实验室处理废弃物的规章制度及处理情况。

第十三项 绿化美化

1、档案中应有校园绿化百分比、树木种类及挂牌情况，近几年的绿化投入及效果并附相关照片资料。

2、档案中应有教学楼内部的美化及校园环境文化建设情况。

第十四项 卫生状况

档案中应有学校关于卫生健康的规章制度，食堂卫生管理情况，食堂废水废气排放达标情况，学校自身污染控制情况，校内学生饮水健康情况等。

教育效果

档案中应有开展社会实践活动促进辖区环境质量改善和环境问题解决情况，环保建议被有关部门采纳情况。

教学成果

档案中应有学校及个人获市级以上环境教育先进的获奖证书；应有组织学生参与省级以上环境教育活动的情况及获奖情况；应有教师环境教育教案、课件、论文等发表及获奖情况；应有学生环保文章发表及获奖情况。

宣传报道

档案中应有关于本校创建“绿色学校”方面的新闻报道资料（报刊、杂志留原件，网上报道可打印网页、注明网址，音频、视频报道可备份存档）。

访问记录

档案中应有市级以上“绿色学校”主管部门人员访问记录（说明何时、何人、何目的来学校检查、指导和评估“绿色学校”工作，并附相关照片资料）。

特色创新

本学校创建工作中的新思路、新做法、新经验可用文字和声

像资料形式存于档案中，验收时作为加分依据。

注：1.省级及国家级绿色学校需整理市级、省级及国家级创建到验收全套资料。

2.一张A4纸排两张照片，需写明活动时间、地点及活动内容。

11.浅析如何加强学校会计档案管理 篇十一

关键词：学校；会计档案；档案管理

学校的财务档案既是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，又是学校档案的重要组成部分。学校的财务档案是否真实、齐全、准确、完整，也就直接影响到学校财务档案管理的质量以及教育事业的发展。随着我国社会主义市场经济的进一步发展，会计档案工作中新情况，新问题不断出现，如何管理好学校财务档案，以及在管理过程中如何采取相应的措施，寻求解决的办法，是学校档案管理中所面临的一个重要问题。

1.学校的财务会计档案管理的内容

依据《会计档案管理办法》“会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据”，具体包括：

会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证；会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产帐、辅助帐、其他会计账簿；财务报告类：月度、季度、年度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告；其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册；电算化会计档案：是存储会计凭证、账簿、报告等的介质，包括磁盘、磁带、纸质等，还包括：①每年一次的数据库备份；②财务软件升级前的数据库备份；③打印输出的经过盖章签字的会计资料；④每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本；⑤所有版本的系统、网络、数据库、软件；⑥其他应该存档的有关资料或数据。

2.学校财会档案管理存在的问题及原因

A.对财务档案管理的重要性认识不够，意识淡薄

财务档案工作是保存历史，服务现实，承上启下的一项重要工作。有的单位领导和财务人员对财务档案工作缺乏充分的认识，不够重视，存在应付思想，特别是当前学校财务工作过程中大量原始凭证的整理被认为是件浪费时间和精力的事情，根本不把财务资料的整理归档工作列入议事日程。

B.财务档案人员操作技能有待提高

目前许多单位没有专职的财务档案管理人员，大多数是由会计人员兼管，没有经过档案业务知识的专门培训，缺乏档案管理工作经验。对财务档案的归档范围和标准不清楚，不懂得档案的基本操作规程，使得整理出来的财务档案案卷质量不高，装订不规范，难以保证档案的完整性和安全性，就我校以前情况来看，会计档案管理人员都是会计兼职管理，由于会计人员工作量大，内部人事变动，都是各自保管自己经手的年度会计档案，导致1983年建校后的部份会计档案资料没有及时向学校档案管理机构移交会计档案。严重违背了“会计档案管理办法”规定。

C.财务档案管理不完善、不规范

财务档案管理机构是进行财务档案管理工作的组织保证，设置财会档案管理机构是工作的需要，也是法律规章的需求，但实际工作中各学校财务档案工作均不完善，不规范，都未设置此机构，档案工作由不同人员兼职，如会计档案的装订由各会计人员完成，档案的归档由办公室人员完成，档案的查询由资料的形成人员负责等，由于工作的分散，管理环节的分散造成档案管理工作一系列的不规范，设施也不完善，财务档案没有专门库房，不符合“七防”要求，没有档案检索工具，查找不方便。纸质档案和磁质档案未能同步归档。致使向学校档案管理机构移交的仅为纸质会计档案，还有会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视，大有无人来销、无人敢销的局面。即使超过保管期限数年，也不愿销毁，由于种种原因导致学校会计档案的鉴定销毁工作难以开展，从而影响了档案整体工作的质量和效果。

3.学校财务会计档案管理存在问题的解决办法

A.提高认识，加强领导

主管领导要高度重视财务档案工作台，实行一把手负责制，明确专人负责会计档案的收集、整理、归档、查阅等日常会计档案工作。牢固树立起良好财务档案意识，按照《关于财务档案管理工作的规定》的办法实行谁财务，谁立卷，边财务边收集整理，审结卷成的原则，认真来做好这项工作。

B.优化管理手段，提高现代化管理水，服务学院建设

财务档案信息化是社会信息化發展不可缺少的组成部份，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。因此，大力改善财务档案工作的硬件设施，确保档案的安全完整。一是及时添置、更新档案室部门设备，如防盗门、空调、温湿度计、灭火器、窗帘等；二是加快档案工作现代化步伐，配备计算机、打印机、复印机、去湿机、扫描仪等现代化办公设备，并对财务档案基础信息实行计算机存贮。加强管理，方便查阅，利用大量的会计档案资料为各类财务检查提供最真实的依据

C.加强会计人员会计档案管理及操作技能培训

面对千人千面的档案收集装订现象，使用专人负责，无疑是一个很好的解决问题的方法，但在不具备人才条件的情况下，加强会计人员培训，无疑是一个具操作性的方法。会计人员是会计档案整理的第一责任人，会计人员对会计档案规范化管理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，将会计档案管理及操作技能培训作为会计人员的岗位培训及继续教育内容，且长抓不懈，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识及操作技能，进而从源头上做好会计档案管理的规范化与标准化工作，提高案卷质量。

D.会计档案管理工作应根据会计制度体制的调整而做及时调整

加强档案管理，会计制度体制的调整不能忘了会计档案管理制度的调整，会计档案管理工作应始终作为会计人员职能的1部分。加强会计人员业务的学习不能忘了档案知识、档案意识的培育，只有建立了合理及时的管理制度，及具备了充分档案意识档案技能的会计人员，才能有了实行档案管理的基础。同时学校档案管理部门应主动介入，加强同财会部门的合作，进行业务指导与监督。

E.充分发挥财务档案的潜在作用。方便利用，更好地为财务工作服务

一是编制档案检索，编制案卷目录，全引目录，专题目录，文号目录等档案检索工具、索引；二是运用计算机进行检索，确保调档迅速准确，提高财务档案管理的效率；三是建立财务档案统计台帐，如财务档案查阅登记簿、文书档案汇总登记簿、财务档案数量统计台帐、财务档案移交清册等；四是将基建会计档案分开编号存放，并将各项基建合同、协议等资料作为原始凭证，一同归档；五是利用各种财务基础数据资料分析学校经济发展，财务运行中的特点、存在的不足，研究预防对策，为领导决策服务，为学校服务。

参考文献

[1]财政部，国家档案局.会计档案管理办法.1998

12.高校学校档案管理办法 篇十二

1. 与时代发展相匹配。

在我国现代化信息技术高速发展的大环境下,教育领域已经充分引入了这项技术,学校不仅已经全面实现了多媒体教学、电化教学、办公自动化等,而且也在积极推进电子档案管理工作。实现电子档案管理在一定程度上能够与现代化教学管理节奏相匹配,更好地满足时代发展要求。

2. 为学校制定正确的发展决策奠定坚实基础。

发展决策是否正确会直接对学校稳健运营造成一定影响,而正确发展决策的制定离不开正确的数据信息。若是一个学校在面对机遇和挑战的时候学校领导能够根据正确的数据信息对现有的发展决策做出适当调整或制定出新的发展决策,那么就能够对学校未来稳健发展起一定的促进作用。在学校信息数据管理中档案管理是重要内容之一,实现档案管理的信息化能够充分实现信息数据快速整合,进而能够为学校领导的正确决策提供信息支撑。

3. 使档案管理效率得到提升。

一个学校在开展日常教学、科研以及管理等工作过程中难免会产生大量的文书档案、教学档案、教务档案以及学籍档案等,其中有相当一部分档案都具有重要的保存价值和使用价值。传统档案管理方式具有一定封闭性,这些档案中的一些重要信息难以被充分发掘,而实现电子档案管理使一些档案变活,档案中的信息能够通过计算机被提取出来,进而使档案管理的效益得到充分发挥,对学校事业和教育事业的发展起着重要的促进作用。

4. 全面实现信息资源共享。

学校传统档案管理方式主要以纸张为载体,相关人员在使用档案时复制和修改的成本都很高,不利于信息资源共享。而实现电子档案管理之后管理载体由纸张变为计算机,相关人员要想使用某一档案时不再需要通过复印、抄录等方式进行使用,只需要被授权后通过网络调取相关信息,使不同地点的人们进行自由交流、信息传递和协同工作,全面实现信息资源共享。

二、学校档案管理工作开展过程中应用电子档案的优势与要求

1. 电子档案管理的优势。

相对于传统档案管理方式来说,电子档案管理不仅具有存储容量大的特点,而且更具便捷性和灵活性。使用电子档案管理系统进行档案信息检索更加智能,而且由于电脑内存大可以大批量存储各类档案资源。同时,学校还可以根据自身实际情况对电子档案管理平台进行修改,使系统更能够满足档案使用需要,促进档案管理工作效率的提高。

2. 电子档案管理的要求。

学校传统档案管理并未对档案管理人员的专业技术水平提出一定要求,因为传统档案是纸质的,档案管理人员只需要具备基本的素质做好分类、日常管理等基本工作就可以了。但是实现电子档案管理之后单纯具备基本素质已经不能满足实际需要,不仅需要具备计算机操作能力,能够熟练运用档案管理软件,而且还需要掌握一些统计、法律等相关知识才能满足电子档案管理要求。

三、学校开展电子档案管理工作过程中存在的几点问题

1. 档案管理理念存在滞后性。

目前,一些学校还没有树立正确的档案管理理念,管理层没有认识到实现电子档案管理的重要性,对此项工作的进展不太关注,没有对如何全面实现电子档案管理提出一定要求,难以提高档案管理人员的工作积极性。同时,一些档案管理人员将电子档案管理工作的侧重点定位在对档案进行分类、整合方面,没有意识到电子档案的安全保存、有效利用和信息化管理的重要性,自身工作主观能动性较差,难以起到推进全面实现电子档案管理的作用[1]。

2. 电子档案管理规章制度有待完善。

现阶段各级学校都在不断完善自身档案管理工作,努力构建一套较为完善的档案管理系统,并制定了相应的电子档案管理制度。但是很多学校现有的电子档案管理制度还不能完全满足实际工作需要,有的学校存在着管理员权限责任不明的情况,一旦出现电子档案丢失、篡改等情况难以落实到个人。还有的学校在电子档案规章制度中没有对一些新增的电子档案类型进行准确定位,对于一些较为特殊的党政活动、教学和科研档案管理较为随意,对电子档案管理效率的提高非常不利。

3. 对电子档案管理的监管力度不够。

一些学校的管理层对自身电子档案管理力度不够,没有实现电子文件的形成、收集、处理、归档等工作过程的全方位监管,主要体现在以下几点:第一,学校没有安排相关人员定期或不定期检查档案管理工作人员业务进展情况,监督其相关档案信息是否及时进行录入、分类和归档。这样一来就会间接导致一些人员不认真开展工作,难以确保电子档案的准确性、真实性、安全性和共享性,不能使电子档案的价值得以充分发挥;第二,有的学校管理层及时发现了电子档案管理问题,但是由于缺乏相应的惩罚措施,不能够切实改变一些工作态度不端正人员的错误行为,这样也有可能导致电子档案管理工作难以顺利推进[2]。

4. 电子档案管理设施有待进一步优化。

电子档案的特性决定了对它的存储、归档和使用离不开计算机设备和网络技术,要想更好地开展电子档案管理工作必须重视软硬件设备上的优化。但目前我国很多地区的学校在电子档案管理设施上的投入不够,有的虽然已经构建了电子档案管理系统,但是由于现代化信息技术的不断进步,一些系统已经被淘汰不能满足实际工作需要,而学校方面没有安排专业技术人员对系统进行升级和完善,进而使电子档案管理工作效率低下。同时,一些学校没有投入一定资金用于电子档案管理系统的安全防护措施建设,没有安装和升级杀毒软件和防火墙软件,难以保证电子档案在相对安全的环境中存储和使用。还有的学校虽然能够在电子档案管理系统上下功夫,但是硬件设备存在着老化的情况,难以带动系统运行,如果不及时对这些设备进行更新换代,那么电子档案管理工作将会面临着瘫痪的危险。

5. 电子档案管理人员的综合素质有待提高。

在这个现代化信息技术蓬勃发展的大环境下,学校实现电子档案管理对相关工作人员的综合素质提出了更高的要求。但是一些学校的档案管理人员综合素质偏低,不能掌握和运用电子档案管理系统对档案进行录入、分类、处理及归档,严重影响了此项工作效率。同时,学校也没有加大对档案管理人员专业技术能力及相关法律知识的培训力度,致使一些工作人员对于新升级系统的操作方法及档案管理法律知识一无所知,不利于其顺利完成档案管理的任务[3]。

四、对学校开展电子档案管理工作的几点建议

1. 树立正确的电子档案管理理念。

目前,学校应当积极树立正确的档案管理理念,管理层要认识到实现电子档案管理的重要性,加大对此项工作进展情况的关注力度,加强对相关人员档案管理重要性的宣传力度,采取会议等方式落实档案管理精神,明确电子档案管理工作的侧重点,探究合适的电子档案管理模式和方法。同时,学校还应当对自身电子档案管理提出一定要求,督促档案管理人员积极开展工作调动其工作积极性,确保电子档案管理工作顺利开展。

2. 完善电子档案管理相关规章制度。

建立健全电子档案管理机制是解决电子档案管理问题的重要途径。对此,各地区学校应当仔细研读国家相关部门颁发的《全国档案信息化实施纲要》《电子文件归档与管理规范》以及《电子公文归档管理暂行办法》等文件,在此基础上完善自身电子档案管理相关规章制度。首先,学校应当对档案管理人员的权责进行明确,给予相关人员管理员权限,一旦在某一环节出现问题能够责任落实到个人,有效控制和防范电子档案丢失、篡改等情况的发生。同时,学校还应当完善电子档案规章制度中的内容,对一些新增的电子档案类型进行准确定位,使较为特殊的党政活动、教学和科研档案准确归档,进而提高电子档案的管理效率[4]。

3. 加大对电子档案管理的监督力度。

首先,学校应当安排相关人员定期或不定期检查档案管理工作人员业务进展情况,监督其相关档案信息是否及时进行录入、分类和归档,并将其业务进行情况与其绩效相挂钩,提高其工作的主观能动性,确保学校电子档案的准确性、真实性、安全性和共享性,使电子档案的价值得以充分发挥;其次,学校还应当针对电子档案管理工作制定相应的奖惩措施,对于一些工作完成出色的人员要给予其一定的精神和物质上的奖励,树立典型,对于一些工作拖拉的人员要严惩,从根本上杜绝其工作态度不认真情况的发生,进而提升电子档案的管理效率。

4. 优化电子档案管理设施。

学校应当投入一定资金用于电子档案管理设施的优化。在软件方面,应当专业技术人员定期对电子档案管理系统进行升级和完善,使系统能够紧跟时代发展,间接起到提高电子档案管理工作效率的目的。同时,学校还应当重视自身电子档案管理系统的安全防护措施建设,安装和升级杀毒软件和防火墙软件,保证电子档案能够在相对安全的环境中存储和使用。在硬件方面,学习应当对一些已经老化和淘汰的设备进行清点,根据实际需要购进一些先进的硬件设备,使硬件设备能够与系统相匹配,为学校电子档案管理工作顺利开展奠定坚实基础。

5. 提高电子档案管理人员的综合素质。

学校应当重视对电子档案管理人员综合素质培养,加大对档案管理人员专业技术能力及相关法律知识的培训力度,邀请专业人士采取讲座或实地指导等多样化方式来提升档案管理人员对于新升级系统功能的认识、运用能力并普及档案管理相关法律知识。同时,学校在档案管理人员的选聘上也应当严格要求,不能只看其学历,更应当通过面试及实习等方式考察其实务能力,尽可能地选择一些业务能力强的人员担任相应职务,为学校电子档案管理工作全面推进提供一定保障。

参考文献

[1]郑长彬.浅谈电子文件的真实性特点以及由此引发的法律地位问题[J].学校档案,2012(3).

[2]张辑哲.浅析电子档案管理在中专学校档案管理中的应用[D].中国人民大学出版社,2014.

[3]刘敏.论高职院校电子档案的管理与保护[J].东方企业文化,2013(14).

13.学校档案管理之我见 篇十三

幼儿园档案是进行幼儿保教、科研和交流总结、探索幼教规律的必要条件和可靠依据，是全体幼教工作者辛勤劳动和智慧的结晶，是幼儿园科学管理的重要组成部分。幼儿园档案工作的好坏，将直接影响着幼儿园各项工作的开展，并在一定程度上反映了幼儿园管理水平的高低。因此，幼儿园必须树立档案是资产的观念，增强档案意识，建好档案、管好档案、用好档案，使幼儿园档案工作走上科学规范化的发展之路。

[关键词]

幼儿园档案归档范围档案检索开发利用

借阅管理

提起幼儿园，人们首先想到的是活泼可爱的儿童和播洒爱心与知识的教师，把档案工作与之相提并论，有人说是画蛇添足。他们认为抓档案工作抓不出效益，只有抓教学才能收到掷地有声的实效。其实不然，幼儿园虽然不同中小学，没有教学成绩等硬性指标，但幼儿园担负着保育和教育的双重任务，尤其是随着教改的不断深入，对幼儿园的保教工作和教科研工作提出了更高的要求，其中档案管理的作用更加不容忽视。它反映了幼儿园贯彻党的教育方针、培养全面发展的社会主义建设人才和开发早期幼儿智力的真实记录，是进行幼儿保教、科研和交流总结、探索幼教规律的必要条件和可靠依据，是全体幼教工作者辛勤劳动和智慧的结晶，是幼儿园科学管理的重要组成部分，它的科学化、制度化、规范化，可以有效地发挥档案的利用价值和作用，更好地为幼儿园各项工作服务。现本人根据我园的实际，谈谈幼儿园如何加强幼儿园档案管理。

一、树立规范的管理意识

我园是一所县级公办幼儿园。自1956年建园以来，档案管理是我园的薄弱环节，没有专用的档案室和专职的档案管理人员，每学期积累形成的各类资料也只是粗略的分类随意的摆放，没有对资料实施统一的管理和归类。

随着教育改革的深入发展，我园的管理和教科研等工作都发生了巨大的变化，各类规章制度逐渐完善、教学活动内容丰富多采、卫生保健细致入微、家长工作形式多样、幼儿园有了园本课题、教师人人参与研究，大家开展教育研究的积极性、主动性越来越高，因此，各方面所形成的资料也越来越多、范围也越来越广。特别是申报湖南省示范性幼儿园后，我园的资料管理已不再适应我园的现状，加强幼儿园档案管理势在必行。

2007年至2009年，我园虽然人员少，没有设置专职的档案管理员，对幼儿园档案的整理和归类有没有接受过专门的培训和学习，但是，兼职的副园长亲自挂帅，虚心请教，勤学好问，多次去姐妹幼儿园取经，认真学习了周丛笑老师编写的《幼儿园档案》，并结合我们园所的实际，对全园所有的档案资料进行重新整理和归档，从档案资料的目录建立，到资料的分类整理，从案卷的建立，到资料的规范装订等，全部力求达到规范化，标准化，使我园的档案管理逐渐走向了正规，形成了自己独有的风格。在2009年的省级示范园复查验收中，我园展出的大量齐全的文书档案、照片档案、教育教学档案资料，深受专家们的赞赏。

目前，我园不但成立了档案库房，配备具有档案专业知识、本科学历、熟悉幼儿园保教业务的副园长兼职档案管理员，而且形成了一整套自己的档案管理操作程序，建立健全了幼儿和完整的档案网络管理体系，制定了一整套规范合理的档案管理制度。

二、及时收集，确保资料真实完整

档案工作的基础是资料的收集，而收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，最重要的是要注意保存原始的、真实的第一手资料，所以我们的资料收集都是从平时的积累开始，从点点滴滴的工作做起的。首先，在全园教职工中宣传档案的作用，使大家了解和认识到保留档案的重要性。其次，制定各类档案交存的负责制度，要求各部门平时的原始资料都要保存好，活动结束、每学期结束时，必须及时将资料送办公室存档，从而确保档案收集的完整性。

三、规范归档范围和内容

（一）明确归档范围与时间：在园务管理、教育教学及课题研究活动中，凡是具有查考、利用、保存价值的文字和声像等各种形式和载体的文件材料，我们采取随时归档与定期存档的方法，及时归档。如文书档案中开展庆祝“六一”儿童节活动的材料，我们对“六一”节活动的通知、活动的安排、家长邀请书、家长签到表、活动总结等文字资料和所拍的照片和录象等图片资料和声像资料，我们会在活动结束后马上整理，随时归档。每学期的班级当班记录、一周活动安排以及自主性幼儿记录等资料我们在学期结束的时候上交，整个归档时间则按学年度整理，实行定时归档。

（二）结合实际，将全园的档案进行有特点的分类。如上级行政部门和教育主管部门颁发有关幼教的方针、政策、指示、决定等方面的文件材料；行政管理中形成的计划、总结、考核、人事管理等文件材料；园务产生的会议记录等文件形成的文书档案；各个班级形成的教学工作、保育管理、科研课题、教师培养、园本教研、教科研成果等文件材料；家长委员会形成的家长工作、会议记录、家访、问卷调查等文件材料；保健方面形成的幼儿健康、消毒管理、环境卫生、膳食等文件材料形成的幼儿卫生保健管理档案；幼儿体检表、幼儿花名册等文件材料形成的学籍档案；各类活动的图片资料形成的照片档案；各类录像带、录音带及课件形成的声像档案进行分类，然后根据它们在形成和处理过程中的联系，按永久、长期、短期分别组卷，编成各个案卷。这些丰富的原始档案资料真实地记录了我园自创办以来在探索幼儿园的科学管理、争创一流的真实历史。

目前，我园已建立健全了各类档案资料：党群档案（党务工作、纪检、组织、统战、工会）、行政档案（目标管理、人事管理、制度管理、民主管理、文化建设、寻求支持）、人事档案、保教档案（卫生保健、园本教研、家长工作、保教成果）、后勤工作（安全工作、财产管理、财务工作、服务家长、基本建设）、图书资料档案、音像资料、照片资料，为便于提供利用，我园应用了多种档案检索工具，如：全引目录、案卷目录、专题目录等。丰富的编研材料，全面反映我们幼儿园的档案情况。

四、规范立卷归档基本功

（一）案卷的外观美

注重案卷的外观美，其一是案卷的装订。卷皮的厚度与文件材料的厚度应相适应。

其二是案卷封面和脊背上的项目的书写。我园采用统一型号字体打印成纸条，粘贴在上面，让人一

目了然，使案卷更加整洁、美观。

（二）案卷材料的收集整理

1、收集资料分工合作。从前，我园的档案管理零散、不系统，为了改变以往分散的管理模式，建立统一的档案管理体系，即材料的收集要分工负责、落实到人，及时移交、及时入档，然后由专门的档案管理人员统一管理。在做好纸质档案管理的同时，实行档案的微机化管理，把所有信息全部输入计算机，2、收集资料立足全面。幼儿园开展的各项活动（运动会、节日联欢、毕业典礼、开放日、对外交流等）以及各部门所做的一些人事、劳资、财会、医务、考核等日常工作，只要有保留价值的均列入存

档范围，力求全面真实地反映幼儿园的历史。

3、整理档案注重完整。将同专题、同项目、同内容的文件材料编排在一起，杜绝或避免卷内文件材料“插

花团”的现象。

（三）案卷的装订

案卷装订力求安全、整齐、美观，方便管理，避免重复劳动，克服了整卷装订费时费工，使用（如需要复印查阅）时只能整卷提供而不能单份提供，不如散装方便的弊端。我园的经验是：①卷内文件材料分班装订，尽量减少卷内文件材料之间的磨损，延长档案寿命。②为复印方便，案卷装订时，采用合页夹。

（四）明确归档的文件材料要求：凡归档或上报材料应做到书写材料优良、字迹工整、图形清晰，并要注明题目、时间，以利于长期保存和利用；打印材料用纸应尽可能统一纸张。

五、增设照片档案及录像档案

随着档案工作的不断深入，照片、录像带作为特殊载体的档案，在我园已成为不可缺少的两个档案新门类。我园照片、录像档案具有以下特点：①按专题收集。幼儿园每组织一项重要活动，均精选出有代表性的照片，拍摄出完整的全过程录像，按专题进行归档，完整地记录一次活动的全过程。②注意收集底片和加注文字说明。以照片档案为例，我园的照片档案由底片、照片和说明三部分组成。底片放电脑里保存，照片标上文字总说明、照片存放栏组成，以文字形式表述每次专题活动的整体面貌。

六、善于开发，充分利用

为了做好档案工作，让它为全园的各项工作服务，我园十分重视档案的开发利用。一是，想方设法提高幼儿园档案利用率，无论是领导在决策之前，还是在各项工作筹备、开展之前，我们都常常要翻阅已有的档案，以便更好地决策，更加精心地策划各项活动，以期达到更高的水平。比如：每年的六一庆祝活动、家长学校开学典礼、毕业典礼、运动会、教师技能技巧比赛、玩教具的制作比赛、班级常规检查评比、教师工作能力考核等都是我园的传统活动，在筹备计划之前，我们都要翻阅档案记录，从往年的计划、总结中取往年之长，同时，又避免往年活动的不足，精心策划，精心设计，使得我们每次活动都能做到心中

有数，并达到预期目的，收到良好的效果。

二是，我们建立了自己的网站，把幼儿园的基本情况。重大事件和教育教学理念及孩子的档案信息发布上网，让家长在办公室或家里就能浏览到自己孩子的信息，了解孩子在幼儿园的学习和生活情况，让

家长通过互联网的形式进行家园沟通，合理利用了幼儿园档案资源。

三是，注意做好保密工作，上传的信息都经过慎重考虑，如家长的一些个人信息和幼儿的缺点方面的内容，不在网上发布。

四是，将幼儿园开展各种活动时拍摄的照片以宣传招牌的形式向家长展示。

七、档案材料的借阅管理

为了规范档案借阅，我园各类档案均配备了借阅登记本，对一些保密性档案（如会议记录）划定借阅人范围；对查阅、借用者照章办事，对借出的档案要填写借阅单（包括借阅人姓名、借阅时间、案卷名

称），并规定归还日期，逾期不还的要及时催要。

14.学校档案管理工作总结 篇十四

一、认真学习国家和省档案局有关文件，领会上级精神，不断提高本校档案管理水平。

学校档案工作是学校工作的组成部分，由于档案工作涉及面广、保密性强、工作量大，为使学校档案工作能与学校的各项工作协调发展。档案室的同志十分注重自身的政治理论水平的提高，认真学习关于科学发展观的政策理论和《档案法》及有关档案工作的政策法规，以提高自己的政治理论水平和业务能力。为此，我校积极与市档案馆进行了多方位的学习与交流，通过与上级单位的交流合作，我校工作人员取人所长，补己所短，积极高效地开展了各项工作。

二、加强宣传，增强档案意识，做好档案工作基础业务工作。 按时完成学校年度各门类档案的移交、整理立卷、目录录入和提供利用工作。

三、其它工作：

1.向兄弟院校学习先进经验，积极参加业务培训，不断提高档案业务管理水平。

2.做好保密、安全工作。

3.按要求及时做好整理、归档、鉴定、分类、编目、排架、入库，做到管理规范、利用方便。

4.清理积压档案，按要求完成鉴定、立卷、归档工作。

5.对超过保管期限的档案进行鉴定，按严格的组织程序予以处理。

6.在做好档案实体基础工作的同时，开展内部检查、评估、评比工作，为优秀教学评估做好档案工作方面的准备。