文件档案管理规定

文件档案管理规定（精选15篇）

1.文件档案管理规定 篇一

文件档案管理制度

为保证公司文件的完整便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整，等制定本制度：

一、工程部设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图标簿册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、档案管理员要对公司相关文件资料分类建档，进行管理。

四、立卷应根据相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

五、文件资料档案的保管、查阅：

1）所有文档必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露和捆扎堆放。2）文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

3）公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；资料室档案一律不允许外界。不论是谁查阅、复印档案。查阅者须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、等相关内容。

资料管理流程

档案管理工作流程：

一、立卷归档

档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。

二、借阅

1、本单位人员借阅档案

由本人提出书面借阅申请表——部门领导审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

2、外单位人员查阅档案

查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——部门领导审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

三、收集、交接、整理、统计工作

1、立卷部门档案员根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整

2、档案员根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷

3、次年初，档案员对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）

4、档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导

5、档案员按立卷要求立卷

6、档案员填写移交清单，并向单位档案室移交档案

7、档案室对案卷进行分类、整理

8、编制档号

9、编制案卷目录等各种检索工具

10、入库

11、做好档案的统计、安全防护

12、开展档案的利用

13、进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工

四、鉴定销毁

档案销毁提出书面申请——部门领导审核——总经理签字批准——主管领导签字批准——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。

2.文件档案管理规定 篇二

一、电子文件档案概述及特点

各国权威机构对电子文件档案均有明确的定义。美国联邦管理法规中对其的解释是:“包括数字的、图形的以及文本的信息, 它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上, 并且符合文件的定义。”《美国联邦文件管理术语手册》将电子文件档案解释为:“其存储形式是只能由计算机处理的文件, 也叫机读文件和自动化数字处理文件”。2002年国家质监总局发布的《电子文件归档与管理规范》将电子文件档案定义为“在数字设备及环境中生成, 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机等数字设备阅读、处理, 并可在通信网络上传送的文件。”可以得出, 电子文件档案是以数字编码形式记录于磁盘、磁带、光盘等多种存储载体, 依赖计算机系统处理, 并可在通信网络上传输的文件。

电子文件档案依托于计算机的软、硬件系统。文件档案的接收、制作、处理、归档、检查等全部管理操作都必须通过计算机系统才能完成。电子文件档案在计算机系统中是按照数字编码的形式进行存储的, 并且一般的管理操作也基于数字编码来实现, 只有通过特有解码程序才能识别。在计算机系统基础上的信息管理能够很容易进行增删查改, 在信息数据不断增加的情况下, 适合文件档案的动态维护。综合以上, 电子文件档案主要具有以下几方面特点:

一是高效快捷。信息化的普及使得文件档案能够依托信息习惯进行方便、快捷、高效的管理。相比人工档案管理而言, 避免了检索查找、立卷归档等困难因素, 使得工作人员可以从繁重冗余的体力劳动中解脱出来, 极大地提高了档案信息检索的速度、档案信息的归档质量。文件档案通过信息化、网络化管理后, 能够实现按“件”归档, 改进了按“卷”归档的局面;通过随机管档, 能够实现平时整理立卷, 改进了集中立卷、顺序管档的局面。这些改进将集中的工作量转变为分散的工作量, 提高了归档效率, 实现了电子文件档案管理的高效快捷。

二是归档便捷。电子文件档案具有灵活的存储方式, 其存储位置包括磁盘、光盘、云存储等环境, 根据管理的需求而产生改变。其存储信息能够通过通信网络在不同的终端之间、不同的网络间相互传递, 也可以在不同的载体之间相互复制, 在不同的管理软件之间进行交互, 而电子文件档案的内容不会发生变化。传统的归档方法较为复杂, 当文件立卷遇到归档文件缺失时, 需要进行补漏增缺, 唯一的方式就得拆卷重新归档, 开销非常大。而通过计算机系统管理电子文件档案, 仅通过数据库的事务操作即可补漏增缺, 管理省时省力, 能够大大减少工作人员管理档案的工作量。

三是质量提升。文件档案管理并不仅仅是将档案信息进行保存, 做归档处理, 其本质目的在于二次开发和利用, 通过数据查询分析、数据挖掘等方式, 提取相关信息, 分析潜在数据。通过计算机管理电子文件档案后, 档案人员就可以把时间和精力放在档案编研上, 提升文件档案的质量和水平, 并有精力进行二次数据信息开发, 从而提高文件档案利用的效率, 能够发挥出时效价值, 更好提供服务。

二、电子文件档案管理面临的主要问题

电子文件档案在管理过程中也面临着一些问题:

一是信息技术发展过快, 电子文件档案保管面临难度加大。如果仅对电子文件档案中的文字进行管理, 标准化程度较高, 管理内容较为单一, 应用环境较为简单, 采取一定的安全管理等级, 并定期进行电子文件档案信息的备份, 长久保管并不十分困难。但是, 随着多媒体技术的发展, 在实际工作中, 电子文件档案就成了多种媒体信息的混合体, 各种格式、各种类型的影像、图像、声音资源使得电子文件档案的存储结构、技术环境、管理方式更加复杂。电子文件档案的格式并无统一的标准, 主要采用流行和广泛使用的应用程序中标准的电子文件格式:超文本标记语言 (HTML) 、可移植文档格式 (PDF) 、Word文档 (DOC) 、ASCII文本文件 (TXT) 、微软读书阅读器 (LIT) , 等等。而在电子文件档案管理中具体使用哪种格式依赖于应用程序、欲解决的问题、使用习惯和使用传统等因素。同时, 各单位各部门的信息化发展水平不一, 应用失衡, 信息化软硬件基础设施建设参差不齐, 即使同一政府部门, 从机关到基层没有统一的管理规范, 标准不能统一, 电子文档管理系统可能版本问题而导致接口不同, 无法在整个系统内部互联互通, 而在软硬件系统更新后可能导致电子文件档案信息的完整性受到破坏。

二是电子文件档案的原始性、可靠性容易被破坏。文件档案的传统载体是纸质材料, 其原始性不仅能够通过内容、纸张大小、纸张材质等形式展现出来, 而且可以通过字体、字迹、印迹、褶皱等方面对其原始性进行判断。而电子文件档案是“实态”的纸质形式到“虚态”的电子形式的转变, 判断电子文件档案的真实性、完整性、原始性和可靠性的技术难度较大。电子文件档案出错的概率远远高于纸质的传统文件档案, 单位内部管理的疏忽或恶意行为, 导致电子文件档案删改、复制或篡改, 内容难以识别。被篡改后的电子文件档案不会出现任何痕迹, 一旦出错就很难进行正确性的恢复。同时, 伴随着处理信息量的不断增大, 电子文件档案的内容更趋庞大、复杂, 背景信息、相关内容不断累加, 软件缺乏健壮性、硬件支持不足、管理疏忽等因素可能导致电子文件档案的可靠性很难保障。

三是电子文件档案信息安全问题。随着电信网、广播电视网、互联网在向宽带通信网、数字电视网、下一代互联网三网不断融合, 各种资源在网络空间漫天传播, 电子文件档案以办公自动化和信息网络为基础, 其传播不仅仅限于互联网络空间, 在传播过程中很可能遭受第三方攻击, 篡改、窃取甚至替换传输的电子文件档案内容, 破坏其原始信息。钓鱼网站、网络病毒、木马的威胁可能导致接入网络的设备受到感染, 病毒很可能在内网中渗透并感染其他终端, 导致内网中保存电子文件档案受到破坏。同时, 一些在网络中传输的档案信息可能在传输中被窃听、截取, 这些档案信息被不法分子获得后将严重威胁单位的建设和发展。

三、电子文件档案管理相关问题解决对策

面对上述电子文件档案管理过程中存在的问题, 可采取有以下对策:

(一) 采取技术措施, 保证电子文件档案的原始性、真实性、完整性、安全性。

一是进行身份验证、消息认证或数字签名。电子文件档案仅授权关键维护人员使用, 为了防止其他无关人员进入电子文件档案系统, 防止对电子文件档案中的数据信息进行访问、修改、复制, 进入文件档案管理系统时, 用户必须通过身份验证, 通过指纹识别或密码形式通过电子文件档案系统的系统验证, 合法身份才能登录系统;二是收集电子文件档案的元数据。元数据是形成电子文件档案的基础, 在形成电子文件档案的同时, 保存电子文件档案相关的内容、背景、结构等元数据, 一旦电子文件档案的某些信息被破坏, 这些数据将作为校验电子文件档案原始性、真实性、完整性和安全性的基础依据。

(二) 为电子文件档案系统部署网络监测和防火墙。

电子文档在网络中传输, 满足一定的协议, 具有特定的传输格式, 开放不同的端口。为保证电子文件档案的安全性, 可通过访问控制技术, 在内外网之间设置障碍, 防止外网的终端对内部信息系统进行非法访问。在网络边界部署入侵检测系统、防火墙、IP保密机等网络监控、验证设备, 检测内外网之间的访问流量, 设定网络安全检测规则, 对外网禁止开放特定的访问端口, 凡是符合事先制定的网络安全规定的信息允许通过, 阻止电子档案信息从网络上非法输出, 从而使被保护系统的电子文件档案不受侵犯。

(三) 设计开发功能强大的电子文件档案管理系统。

电子文件档案管理系统不同于相关电子档案辅助管理软件, 其能够有效集成多种类型的电子文件档案, 系统软件接口支持打印机、扫描仪、投影仪、传真机等各种多媒体设备及接口, 集成了电子文件档案的接收、保管、鉴定、验证使用等各项功能。电子文件档案管理系统不仅具有一般的管理功能, 而且还需具备实体档案管同等的存储能力、管理职能。因此, 配备功能强大的电子文件档案管理系统是对电子文件档案进行统筹管理, 保障档案管理有机运行, 可持续性发展的先决条件。

(四) 及时对电子文件档案进行归档。

各类信息归档是电子文件档案管理的基础。在电子文件档案管理运作中, 系统能够自动进行容错校验、更新联动等工作, 但人机交互的工作也必不可少, 信息管理员还需要对档案信息进行定期例行的检查、鉴定、验收和签署, 并有针对性地处理, 及时发现并解决存在的问题。对于一些系统无法自动处理的档案信息, 应在第一时间及时归档, 随时变更、补充, 保持电子文件档案动态有序的管理。

总之, 电子文件档案是信息化条件下经济社会发展进步的产物, 其发展水平还处于不断完善、不断规范的阶段。对该领域的深入研究能够及时发掘管理中存在的不足, 针对问题研究行之有效的对策, 改进电子文件档案的基础设施建设, 改进技术措施, 提高管理的规范性, 使档案资源得到安全、可靠的保护, 使电子文件档案准确、快速、安全、稳定地得到利用, 进一步提升单位的管理水平。

参考文献

[1]Electronic Document Management, Pros and Cons, Gartner Group, 1996.9.

[2]美国联邦文件管理术语手册.1993.

[3]电子文件归档与管理规范.GB/T18894-2002.

3.浅析电子文件与电子档案的管理 篇三

关键词：电子文件 电子档案 管理

中图分类号：TP39 文献标识码：A 文章编号：1007-3973（2012）001-055-02

随着信息技术快速发展，电子文件与电子档案大量产生。由于电子文件的某些性质与传统文件有着很大区别，对电子文件归档后产生的电子档案管理也有很大影响，因此有必要对电子文件真实与完整性进行分析。以下将结合笔者工作经验来阐述电子文件真实与完整风险管理。

1 电子文件及电子档案

1.1 电子文件与电子档案

电子文件（Electronic Records）是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。①

1.2 电子文件对档案管理的影响

文件归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存储在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘形式移交，归档范围也不能只是办理完毕具有保存价值的文件，还应包括该文件读取软件甚至操作系统。

2 电子文件真实与完整风险

电子文件管理中最致命的问题、最根本的风险就是真实性、完整性受到破坏，这是需要管理者动用一切办法加以防范的，以下是真实性与完整性这两种主要风险。

2.1 电子文件的真实风险

电子文件若真实性受损，就无法客观地反映原始事实，也就会失去利用价值。目前，这样的实例很多，比如，加拿大调查委员会对加拿大在索马里的驻军情况举行了听证会。调查委员会要求查看国防行动中心一个数据库中文件运行记录。在查看该文件运行记录时，委员会发现了许多异常情况，如空白信件、漏号或重号等。调查委员会认为这些记录不可靠，不能用于当时进行调查，也不能向未来研究人员提供利用。电子文件不真实具体表现包括：(1)文件是伪造的，即用户身份不真实；(2)无法证明电子文件未经改动，即无法排除文件不真实的可能性。主要原因在于系统没有生成、获取文件的背景信息。

2.2 电子文件的完整风险

电子文件完整性风险主要表现在应该归档保存的电子文件数量残缺不全或是文件构成要素不完整。完整性是电子文件价值的重要保障，残缺不全文件留给后人是支离破碎的社会记忆，会对电子文件利用带来很大障碍，也会严重影响电子文件应有价值。在电子环境下，介质脆弱，技术过时以及系统特性都会影响电子文件完整性。

3 影响电子文件真实与完整风险的因素分析

一般说来，影响 电子文件真实与完整风险主要有：(1)管理风险电子文件在形成、传输、接收、处理、保管、管理、利用等各个阶段，都与机构管理密不可分。管理机制不完善，或由于人的主观性、难以规范性和不确定性，都可能会威胁到文件的真实与完整。例如由于文件管理知识缺乏，可能使文件重要构成要素和文件系列没有保存齐全；操作失误；主观或无意的内容或形式改变；网络攻击或电子欺诈行为对文件造成的非法变更与摧毁；人为因素引起保管环境恶变而对电子文件载体产生破坏；管理规范缺乏和人为疏忽造成数据缺乏备份、备份媒体选择不当和没有异地备份等；以及本章第一节中探讨影响电子文件真实与完整的其他人为因素等，都是由于管理不当导致的风险。(2)信息技术风险电子文件形成和存在依赖于信息技术和设备，信息技术的不稳定也会使电子文件真实与完整面临风险。基础设施风险。基础设施包括硬件、系统软件、网络及机房等。缺乏信息技术基础设施应具有的基本条件，如硬件软件性能欠缺稳定性、安全性、容错性、可靠性与可维护性等，都会对电子文件真实与完整构成威胁；系统空间容量不足；备份过程、数据传输过程欠缺安全保护措施及准确性；系统功能对电子文件真实完整性需求的满足程度不够；机房的交流电源、备用电源设施及安全保护措施不当等等，都有可能导致电子文件信息变更与丢失。数据管理风险。电子文件数据本身具有极大不稳定性，这与电子文件内容与载体可分离性、载体不固定性以及技术寿命有限等因素相关。为保证文件内容持久可读，必须对电子文件定期迁移。在迁移过程中，文件信息有丢失和受损的风险。许多部门由于忽视了数据的不稳定性，未对其采取相应保护措施，由此造成的损失无法弥补。(3)固有风险在对电子文件管理中，总会有一些不可抗拒因素导致文件真实完整性受损。由这些不可抗因素引起的风险，称为固有风险。例如不可抵抗的自然灾害(如火灾、水灾、地震等)与意外灾祸(如失窃、鼠灾等)，恶劣环境(如强光、不适宜的温湿度、灰尘、磁场等)带来的影响等，都会导致文件损毁。电子文件整个生命周期各阶段(形成、传输、捕获、存储、处理、保存与利用等等)中，任何一个环节出现问题，都可能严重影响电子文件的真实与完整。

4 电子文件真实与完整的风险管理策略

4.1 对电子文件管理流程加以优化

文件管理流程是指文件生命周期中施加于文件一系列相关管理活动有序组合。电子文件管理流程不是对手工管理流程的复制和模拟，而应根据电子文件技术特点，利用计算机系统高效处理数据、一次输入多次输出、可并行作业等优势，构建更为科学高效新流程，具体落实全程管理和前端控制。相比手工管理流程，电子文件管理流程内容，以及组成流程各项管理活动开展时间、承担者相互关系都有变化。在内容上，有些管理活动需要增加，如确定文件存储格式、确定文件存储位置等；有些管理活动被简化，如实体整理、分发；另外一些则变得复杂，如鉴定工作中增加了技术鉴定内容，录入范围扩大等。在电子文件管理活动开展时间上，有些活动提前，如归档、鉴定、分类、录入等提前到文件形成阶段就开始；与此同时，著录、鉴定等延伸到整个文件生命周期。

在电子文件档案工作管理人员中，除了档案人员、文件形成者之外，信息技术人员、计算机系统人员成为电子文件管理队伍新成员。信息技术人员负责技术鉴定、迁移、备份等技术管理工作；如果设计和使用得当，文件系统可以完成和参与许多公务性、重复性的工作任务，如文件分发、鉴定、归档、录入、跟踪、统计等，使之自动化。在文件管理之间相互关系上，手工条件基本上是依次开展、顺序衔接、相互独立管理，而在电子环境中则逐渐变得同时开展、相互交叉、部分内容合成，从而使得电子文件管理流程具备并行化、非线性化、集成化等特征，如很多文件管理都可能自动记录到录入数据库中，从而导致录入同其他文件管理的集成。各单位应综合考察业务、技术、制度、标准、人员、文化等多个要素，通过合并、削减、前置、并行、自动化等手段，优化设计电子文件管理流程，并将电子文件管理流程的优化纳入机构业务流程整体优化之中。

4.2 以电子文件管理软件为中心实施管理

电子文件技术特点和随之而来的管理问题都直接或间接地起源于系统，而最后解决途径也都要归结到系统设计上。在电子文件管理体系中，管理系统(主要是软件)处于中心位置，没有系统管理对电子文件而言是不可想象的。设计合理的电子文件管理系统是相关管理制度、标准、方法的执行者，是电子文件管理活动重要的承担者，是全程管理、前端控制和流程优化的根本保证。承担电子文件管理功能的系统-主要由两部分组成：形成电子文件业务系统和独立电子文件管理系统。业务系统负责生成合格的电子文件并将之交付给电子文件管理系统，电子文件管理系统负责适时获取、采集电子文件并保证其长期真实、完整、可读、可用。这两个系统之间应该有数据接口，以保障数据顺畅、无损传递。当然，有些业务系统包括功能相对齐备的文件、档案管理模块，不过一般只能管理本系统产生的电子文件，而专业的电子文件管理系统则能综合管理多种电子文件。近年来电子文件管理软件的功能需求一直是国际关注热点，对于文件系统开发的参与也被档案部门看作是解决电子文件管理难题一条重要措施。独立的电子文件管理系统应该具备一般功能包括获取(归档)、分类、鉴定与处置、录入(数据管理)、存储与保护、检索与利用、安全与存取权限控制、日志、审计、报表设计及制作等。

4.3 采用基于职能的管理方法

职能是机构对于社会承担的主要职责，它包括完成一定目标的多项工作。有时多个部门联合执行某项职能，有时不同部门在职能中交叉。机构承担的职能相对稳定，而组织结构和部门设置则相对灵活多变。文件是机构履行职能记录，职能类别是判断文件类别的依据，职能重要程度是决定文件重要程度的依据，按照职能分类体系组织文件，可以充分反映文件的来源联系，说明其来龙去脉。职能分类法、职能鉴定法以及以职能为基础组织文件信息提供利用，是档案管理中极富特色的专业方法，为多个国家所采纳，并被国际标准IS015489确认，在电子文件管理中也应该采用这些管理方法。职能分析也是电子文件管理系统设计过程所必须开展的工作内容。以上要点的阐述都是在方法层面上展开的。管理好电子文件，仅有科学方法是不够的，还要构建覆盖观念、制度、组织、方法、手段在内的全面管理体系。

5 结论

因此，我们必须在对电子文件管理流程加以优化、以电子文件管理软件为中心实施管理、采用基于职能的管理方法等思想指导下，积极、慎重地应用较为先进与成熟的信息技术手段，监视电子文件生命周期全过程，抑制风险因子，通过监控、记录和审计与电子文件有关的一切活动，防止其不被修改、替代或破坏。同时，对电子文件生命周期每一阶段、每一环节，都要建立相应管理措施加以防范和制约，形成一个不间断的连续管理系统，以确保电子文件真实与完整。

注释：

① 出自国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)[S].

参考文献：

[1] 丁栋轩,刘海平.文书档案管理基础[M].科学普及出版社,2007.

[2] 陈智为,邓绍兴,刘越男.档案管理学[M].中国人民大学出版社,2008.

[3] 陈国云.档案信息建设的风险管理[J].档案管理,2008(1).

4.文件档案管理制度 篇四

通过对经营部档案的管理确保公司所有经营资料的完整性并保障公司经营活动的可追溯性,有效督导经营部职员严格执行相关工作程序并作为公开、公平考核经营部职员工作成绩的依据。

二、适用范围

适用于经营部所有工作人员的档案管理,并作为经营部人员文件处理程序指导文件。

三、管理职责

3.1经营部配备档案管理员运用专用电脑及文件柜开展档案管理工作。

3.2档案管理员负责经营部档案的电脑输入、输出处理及分类整理、保密管理,提供档案处理意见;负责对档案的完整性及审批程序与公司工作程序及制度的核对工作;负责管理档案的借阅、外调;负责客户定单的传真、确认工作。

3.3经营部主管负责档案管理员的工作指导、监督及档案资料处理的建议工作;负责经营部职员经营资料的监督管理及相关经营资料评审程序监督管理。

3.4经营部职员按工作程序开展工作并配合档案管理员工作及时提供准确、全面的经营资料,以便于转化为经营部档案。

3.5财务部负责经营部合同、定单、发货记录等经济类档案的审计、统计、报告工作;负责经营部档案管理专用电脑与财务部电脑联网的管理工作。

3.6总经理负责财务部与经营部档案管理工作的协调及监督;负责经营部经营资料归档情况的监督;负责经营部档案借阅、外调的审批及经营部档案处理的最终审批。

3.7董事长负责财务部对经济类档案管理工作的监督审核及报告的审批。

四、管理程序

4.1经营部合同必须依照公司相关要求逐级审批后签订并结合合同评审文件方可视为有效文件存档。

4.2客户订单经逐级审批后发货的文档方可视为有效文件存档。

4.3客户反馈情况的书面报告、经营部职员工作总结报告、经营部工作计划(工作报告)经有关人员或领导批示意见后方可视为有效文件存档。

4.4经营部会议记录由参会人员签名后作为有效文件存档。

4.5客户联系资料、客户经营情况由客户负责人签名后作为有效文件存档。

4.6经营部投标文件经公司领导确认标书内容之日起存档。

4.7量体订制的客户个人资料自客户验收产品之日起存档。

4.8发货记录自仓库发货并传真客户确认之日起作为有效文件存档。

4.9经营部职员出差记录、经营部制度及工作程序文件由经营部负责人签名确认后交档案管理员整理记录作为有效文件存档。

4.10档案管理员将1-9文件转化为档案时必须依据有效文件要求进行核对后方可进行文件转化处理。

4.11档案管理员发现不符合要求的文件应反馈至经营部负责人进行监督协调,保障文件的有效性。对于未按程序要求确立的文件经营部负责人应调查研究事情原因并出具说明性文件交总经理审批后作为该文件的补充资料一同交档案管理员进行存档管理。

4.12档案管理员应对不完整的文件监督并催促相关人员或领导补充完整进行转化并管理。

4.13档案管理员应先对有效文件进行分类整理编号,并就文件名称、文件编号、主题内容、归档时间、档案年限、存放位置等相关内容输入专用电脑并按数据库管理要求进行档案管理。

4.14档案管理员的.档案柜应进行分类编号并将档案按电脑内所示内容及存放位置放入专用档案柜。

4.15经营部打印资料由档案管理员于专用电脑及设备进行操作,便于文件的转换工作。未在专用电脑中处理过的合同文件必须原文输入电脑,合同原件放于档案柜内。

4.16财务部电脑与经营部档案管理专用电脑联网并进行维护工作。便于随时查阅、审核、统计合同、发货单、客户订单等相关经济类档案资料。

4.17借阅经营部档案须经营部负责人同意;外调经营部档案须经经营部负责人同意并有总经理签名同意。档案管理员应对借阅、外调档案进行登记并及时督促回收。

4.18档案管理员应参照《公司机密管理程序》保证经营部档案的保密工作,设置电脑密码、锁好档案柜,保管好钥匙。保障档案的整洁,进行对档案柜防潮、防虫处理,对电脑资料进行及时备份处理。

五、奖惩条例

5.1档案管理员恪尽职守,保证了文件转化为档案资料手续的准确正规,保证了档案资料的机密性、保证了公司经营的有效追溯的将进行表彰及相应的经济奖励。

5.2经营部职员能主动、及时、准确、全面的提供文件资料进行归档工作,全力配合档案管理员进行工作的将进行表彰并将能此工作配合和档案资料内体现的内容作为经营部职员工作考核、评定工资、奖金的主要依据。

5.3对于违反档案管理程序条例,未按程序进行文件审批,不准确、全面提供文件资料,未配合档案管理员工作的将进行批评、警告及经济处罚并作为工作不良记录存档,供工作考核、评定工资、奖金时的重要依据。

5.4对于未按照本程序进行操作的档案管理员按所造成的影响和损失进行批评、警告及相应经济处罚,并作为工作考核、评定工资、奖金的主要依据。

5.公司文件档案管理制度 篇五

总则

为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。

一、适用范围

1、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。

2、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等

3、公司的请示与上级批复文件

4、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告

5、公司成立、合并、撤销、更改名称、股东会决议、董事会决议等相关文件资料

6、公司制定的章程、制度等文件材料

7、公司营业执照、税务登记证等重要文件 二．档案保管

1、公司各类文件应由总经理办公室安排专人保管。

2、保管人员需根据文件内容及其历史关系，合并整理，分类保存。

3、档案保管人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。

4、库藏文档要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。

三．档案借阅

1、借阅档案必须先办理借阅手续，登记《档案借阅审批表》由部门负责人签字。

2、借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改。

3、借出的档案要注意保密，不得将档案带入私人场所，不得让无关人员翻阅。

4、借阅的档案应如期归还，如因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。

4．归还档案时，由档案保管人员当面查点清楚，并在《档案借阅审批表》上及时注销。

5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。四．档案销毁

经确定需销毁的档案，由档案保管人员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。五． 档案保密

1、档案保管人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。

2、不得传播、议论有关机密问题。

6.论电子文件档案化管理 篇六

论电子文件档案化管理

电子文件的档案化管理是信息化社会的客观需要和档案专业融入现代社会的.必然选择.围绕电子信息技术的发展、电子文件档案化管理的论述,提出了电子文件档案化管理与传统档案管理的区别.

作 者：唐育清 作者单位：茂名市房产档案馆,广东,茂名,525000刊 名：黑龙江科技信息英文刊名：HEILONGJIANG SCIENCE AND TECHNOLOGY INFORMATION年，卷(期)：“”(12)分类号：G27关键词：电子文件 档案化 管理

7.浅析电子文件与电子档案管理 篇七

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的, 以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。

1.1 对设备的依赖性与不可识别性

电子文件不能直观阅读, 必须依赖于电子计算机系统, 其信息才能识别利用。而纸质文件比较直观, 即使著录和整理质量不高, 也能翻找到。

1.2 信息与载体相分离

传统的纸质文件的内容与其所依附的纸质载体不可分离, 文件的原始性是高于文件的载体和信息形式的原始性之中, 给人们的原始记录更为深刻。而电子文件没有固定的物理位置, 由于其信息与载体相分离性, 信息的物理结构与逻辑结构的差异性、可变性及相对独立性, 己决定了电子文件不再存在“原件”概念的事实。人们可以通过拷贝, 轻而易举地制作与原件完全一样的复制件, 也可以对原件上的签名、印章进行修改。修改前后难以分清, 不像纸质文件那样, 修改后会留下痕迹, 容易被察觉。因此, 电子文件的原始凭证性正受到严峻的挑战。

1.3 存储内容不稳定性

电子文件相对于纸质文件而言, 对环境的温湿度、防磁性、抗破坏性、抗病毒等条件要求很高。电子载体, 特别是软磁盘比较脆弱, 易受损失或信息丢失, 电子信息不稳定, 易受计算机病毒的攻击, 或因操作不当, 管理不善以及各种技术原因, 造成文件的破坏、失真、泄密。纸质文件的稳定性大大高于磁盘、磁带等的稳定性能。

1.4 信息的共享性

电子文件能高速输入, 信息可远距离网上传递, 高密度大容量存储, 它不受时间和空间的限制, 可以多个用户同时访问一个文件, 实现真正意义的信息共享。所以电子文件保密方面存在缺陷, 很容易泄密。

1.5 肉眼不可识别性

纸质文件或照片文件等都是具有实实在物质性的字迹材料, 经手写、机器印制、化学显定影等手段把文字符号、图形、自然景观等与实实在在的物质的纸、胶片等结合齐一起, 是看得见, 摸得着的。而电子文件则不同, 它是借助现代高科技, 把文字、符号、图形和自然景观等信息先转换成二进制的数字信息, 是以电子或光子形式存在的。

2 电子文件的保管维护:

2.1 保证电子档案整体的安全

由于电子档案基本上是以脱机方式存储在磁、光介质上的, 所以, 要建立一个适合于磁、光介质保存的环境。比如环境温湿度控制、存放载体的柜、架及库房应达到有关标准要求;载体应直接排放, 并满足避光、防尘、防变形的保存条件等。

2.2 保证电子档案内容的准确

电子档案必须依赖于计算机软、硬件平台对其内容加以转换, 还原成人们能够直观理解与习惯阅读的格式来进行显示。由于电子文件在不同的电子计算机系统上形成, 且在内容格式的编排上也不尽一致, 这种技术与形式上的差异, 必然导致在以后的转换与还原时, 所采用的技术与方法上的不同。而电子档案在形成时所依赖的技术, 到了其保管阶段往往已经过时了。因此, 除了对电子档案本身进行很好的保存外, 还必须对其所依赖的技术及数据结构的相关定义参数等加以保存。但技术在不断更新, 这样不仅给档案部门带来了很多负担和不便之处, 还会随着时间的推移使这个“包袱”越来越重。所以, 必须采用积极的办法, 使保存的电子档案适应新的技术, 以达到永久保存和准确转换与还原的目的。

2.3 保证电子档案的可理解性

为了让人们能够完全理解一份电子档案, 就需要保存与其内容相关的信息。这些信息应包括:相关的档案文件系列名称、存储位置及相互关系;在档案内容中所引用的其它末被存储的参考资料出处;在自然语言中不常用的词语解释等。这些信息, 应在文件的形成或维护阶段通过著录完成, 并将这些信息变成相关文件系列加以保存, 以便在利用中查考。

3 电子档案的利用管理

3.1 电子文件的分类与甄别

我们首先应当解决电子文件的分类问题。电子文件由于与纸质文件形态的不同, 其分类原则与方法也应当有所区别。

在一台没有联网的几个部门共用的计算机中, 我们可以按照不同部门或时间先后顺序对机内文件简单划分一下。各自部门的文件以部门简称相互区别, 或以文件录入者的姓名或代码区别。而内部网络中的计算机文件, 就应当按行业、地区或系统相区别, 然后再给予每个文件的制发单位一个独立的数码。如果考虑到与归档后的电子档案类别相互协调, 也可参照档案全宗号和档案分类号划分电子文件的类别。

3.2 电子档案的利用

电子文件系统是电子信息系统中的一种, 它应该满足保存文件的各种特殊需要, 这些需要包括文件的产生、跟踪、检索, 把其作为活动凭证安全存储, 保护那些具有持续价值的档案能够不断提供利用。

电子档案提供利用方式多样化使得加强电子档案的利用管理更加重要。规范电子档案利用与管理, 应建立与各个环节相对应的措施、办法、章程、规范, 并在工作中严格执行、有效监督。电子档案的利用, 将是我们遇到的新问题, 做好这方面的工作, 不仅可以更准确、快捷、安全、完整地向用户提供各种方式的服务, 满足用户的需求, 也可以及时发现利用系统的弱点与不足, 调整和改进工作方法或技术措施, 达到既能使档案信息最大限度地利用, 又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。

4 档案工作者要积极应对电子文件管理的挑战

4.1 加强档案法规的宣传力度, 提高人们对电子文件的认识, 让他们认识到电子文件与纸质档案同样重要, 要注意保存, 按时归档。

4.2 建立健全电子文件管理的各项规章制度, 包括电子文件收

集的范围、收集的原则、分类编号办法、保管、利用等规定, 使电子档案管理工作做到有章可循。

4.3 结合本单位实际情况, 使档案管理软件与办公自动化系统衔接起来, 真正做到文档一体化管理。

4.4 加强学习, 提高档案人员的素质。

要通过各种方式对档案人员进行业务及现代化知识培训, 使他们在掌握好本专业的同时, 掌握计算机知识, 熟练操作技能, 积极参与档案管理软件的开发工作, 培养出复合型的档案管理人员, 切实做好规范电子文件归档管理工作, 以适应现代化管理的需要。

摘要：现阶段, 各部门产生出大量的电子公文、电子图像、电子表格、电子邮件和多媒体等电子文件。为了规范电子文件归档与管理工作, 保障电子的真实性、完整性、有效性和安全性, 根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国签名法》、《电子文件归档与管理规范》等, 现结合电子文件及其管理办法的实际, 谈一些自己的看法。

关键词：电子文件,电子档案,规范管理

参考文献

[1]丁华东, 张斌.电子文件研究的框架[J].兰台世界, 1994, 8.

[2]孙芳芳.关于档案工作者进行电子文件和自动化技术培训的需求评估 (续) [J].浙江档案, 1995, 12.

8.文件档案管理规定 篇八

一、文件档案资料内容

建设工程监理文件档案资料应以施工及验收规范、工程合同、设计文件、工程施工质量验收标准、建设工程监理规范等为依据填写，并随工程进度及时收集、整理，认真书写，项目齐全、准确、真实，无未了事项。表格应采用统一格式，特殊要求需增加的表格应统一归类，按要求归档。

建设工程监理文件档案资料包括：

勘察设计文件、建设工程监理合同及其他合同文件； 监理规划、监理實施细则； 设计交底和图纸会审会议纪要； 施工组织设计、（专项）施工方案、施工进度计划报审文件资料； 分包单位资格报审会议纪要； 施工控制测量成果报验文件资料； 总监理工程师任命书，工程开工令、暂停令、复工令，开工或复工报审文件资料； 工程材料、构配件、设备报验文件资料； 见证取样和平行检验文件资料； 工程质量检验报验资料及工程有关验收资料； 工程变更、费用索赔及工程延期文件资料； 工程计量、工程款支付文件资料； 监理通知单、工程联系单与监理报告； 第一次工地会议、监理例会、专题会议等会议纪要； 监理月报、监理日志、旁站记录； 工程质量或安全生产事故处理文件资料； 工程质量评估报告及竣工验收监理文件资料； 监理工作总结。除了上述监理文件资料外，在设备采购和设备监造中还会形成监理文件资料，内容可详见《建设工程监理规范》GB/T 50319—2013第8.2.3条和8.3.14条规定。

二、管理职责

根据《建设工程监理规范》GB/T 50319—2013，项目监理机构文件资料管理的基本职责如下：

应建立和完善监理文件资料管理制度，宜设专人管理监理文件资料；

应及时、准确、完整地收集、整理、编制、传递监理文件资料，宜采用信息技术进行监理文件资料管理；

应及时整理、分类汇总监理文件资料，并按规定组卷，形成监理档案；

应根据工程特点和有关规定，保存监理档案，并应向有关单位、部门移交需要存档的监理文件资料。

三、管理要点

建设工程监理文件资料的管理要求体现在建设工程监理文件资料管理全过程，包括：监理文件资料收发文与登记、传阅、分类存放、组卷归档、验收与移交等。本文对建设工程监理文件资料的分类存放和组卷归档这两个重要的关于文档档案管理的过程进行论述。

建设工程监理文件资料分类存放。建设工程监理文件资料经收发文、登记和传阅工作程序后，必须进行科学的分类后进行存放。这样既可以满足工程项目实施过程中查阅、求证的需要，又便于工程竣工后文件资料的归档和移交。

建设工程监理文件资料的分类原则应根据工程特点及监理与相关服务内容确定，工程监理单位的技术管理部门应明确本单位文件档案资料管理的基本原则，以便统一管理并体现建设工程监理企业的特色。建设工程监理文件资料应保持清晰，不得随意涂改记录，保存过程中应保持记录介质的清洁和不破损。

建设工程监理文件资料的分类应根据工程项目的施工顺序、施工承包体系、单位工程的划分以及工程质量验收程序等，并结合项目监理机构自身的业务工作开展情况进行，原则上可按施工单位、专业施工部位、单位工程等进行分类，以保证建设工程监理文件资料检索和归档工作的顺利进行。

项目监理机构应备有存放监理文件资料的专用柜和用于监理文件资料分类存放的专用资料夹。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//www.ems86.com总第543期2014年第11期-----转载须注名来源大中型工程项目监理信息应采用计算机进行辅助管理。项目监理机构信息管理部门应注意建立适宜的文件资料存放地点，防止文件资料受潮霉变或虫害侵蚀。资料夹装满或工程项目某一分部工程或单位工程结束时，相应的文件资料应转存至档案袋，袋面应以相同编号予以标识。

建设工程监理文件资料组卷归档。建设工程监理文件资料组卷归档，应根据《建设工程监理规范》GB/T 50319—2013、《建设工程文件归档整理规范》GB/T 50328—2001以及工程所在地有关部门的规定执行。

1）建设工程监理文件资料编制要求：归档的文件资料一般应为原件；文件资料的内容及其深度须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准的要求；文件资料的内容必须真实、准确，与工程实际相符；文件资料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等；文件资料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备；文件资料中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面。纸张应采用能够长时间保存的韧力大、耐久性强的纸张；文件资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作，主要技术指标（解像力、密度、海波残留量等〉要符合国家标准，保证质量，以适应长期安全保管；文件资料中的照片及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确；文件资料应采用打印形式并使用档案规定用笔，手工签字，在不能使用原件时，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。

应用计算机辅助管理建设工程监理文件资料时，相关文件和记录经相关负责人员签字确定、正式生效并已存入项目监理机构相关资料夹时，信息管理人员应将储存在计算机中的相应文件和记录的属性改为“只读”，并将保存的目录名记录在书面文件上，以便于进行查阅。在建设工程监理文件资料归档前，不得删除计算机中保存的有效文件和记录。

2）建设工程监理文件资料组卷方法及要求：组卷原则及方法：组卷应遵循监理文件资料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用；一个建设工程由多个单位工程组成时，应按单位工程组卷；监理文件资料可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；组卷要求：案卷不宜过厚，一般不超过40mm；案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷；卷内文件排列：文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列；图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列；既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

最新颁布的《建设工程监理规范》GB/T 50319—2013，相对于旧版的规范而言，有较大的改动，在实施细则内容方面更为明确和合理，是建设工程监理文件档案资料规范化管理的依据。本文通过对建设工程监理文件资料的分类存放和组卷归档这两个过程进行重点论述，提出了建设工程监理文件档案资料的管理要点及相关内容。

9.如何进行企业档案文件归类管理 篇九

要看企业的性质和经营范围

一般的分法是：

1、行政工商资料为第一分类;

2、人事资料为第二分类;

3、项目资料为第三分类;

以上三个只是大的分类，每个分类下还要有细分：

1、行政工商资料细分

(1)工商资料(章程、执照正副本、组织机构代码证正副本、法人身份证复印件等)

(2)财务资料(验资报告、税务登记证正副本、每年审计资料等)

(3)生产企业还会有生产许可、卫生许可证、专利证书等等

(4)房地产公司就有施工许可证、预售许可证、国土证、产权证等等

2、人事资料细分：

(1)招聘面试入职资料(含员工个人信息及相关证照)

(2)每月考核资料

(3)培训资料(培训台账等)

(4)薪资标准资料

(5)员工工作计划及总结等

(6)劳动合同、试用期合同、培训合同、其他与公司特殊签订的合同

3、项目资料细分

项目资料根据公司经营性质分法不同，比如生产性的和销售型的，资料区别很大，在此就不一一列出了。

管理要点:

1.文件分类存放。

2.文件分等及存放。

3.部分文件不可以正本借出,应建立副本。

4.部分文件禁止复印。

5.建立文件借出与归还登记本。

6.文件架应依据分类明确标示。

7.活页夹应依据内容明确标示。

8.文件应赋予编号,并按照编号依序存放。

9.各类文件应订定保存期限,年终必须将过期文件进行整理销毁,空出空间给后续文件存放。

若有专人管理,文件未达一定规模,可不需采购软件管理。

10.安全生产文件档案管理制度 篇十

1、安保部负责制定本制度，并负责综合监督管理。

2、各部门负责本部门文件档案的管理，并负责监督检查和考核。

3、各部门安全员负责本部门文件档案的收集、归档和保管，并适时将安全生产档案上报公司安全职能部门备案。

四、内容

1、文件资料的收集

安全生产文件档案内容如下：

(1)国家有关安全生产法律法规、标准规范及其它要求。

(2)上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等。

(3)公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、住建指示材料等。

(4)安全生产工作计划、总结、报告等。

(5)各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等。

(6)供应商、承包商、施工单位相关材料等。

(7)安全设施检测、检验报告、记录等。

(8)食品安全、职业卫生评价报告等。

2、立卷归档

(1)、文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用。

(2)、应根据文件资料的.重要性，立案时间分永久、长期和短期三种，进行时间整理、分类归档。

(3)、安保部在每年1月份前对上年度的文件资料进行归档，统一保存。

(4)、各种文件资料按一定特征进行排列和系统化，应层次分明、编写页码、标定卷内文件资料目录。

(5)、不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。

3、档案保管

(1)、档案应入架、科学排列，避免暴露和捆扎堆放。

(2)、应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏。

4、档案借阅

(1)、文件资料档案借阅，必须履行借阅手续，借阅档案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续。

(2)、借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他人。

(3)、归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销。

5、档案销毁

对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录。

五、相关记录

《文件档案清单》

11.文件档案管理规定 篇十一

关键词：10号令保管期限表归档范围

2012年12月，国家档案局以第10号令的形式颁布了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（以下简称《规定》），用来统一指导全国企业档案管理工作。《规定》主要对各类企业的文件材料归档范围和档案保管期限表（以下简称《保管期限表》）进行了规范，作为服务企业各项活动的重要参考。笔者曾参与国家档案局对企业贯彻执行《规定》情况的审核工作，发现部分企业在执行该规定时存在的普遍问题，针对这些问题，提出相应的解决措施。

一、《规定》的特点

《规定》主要包括正文和附表两大部分。其中，正文主要涉及《规定》的目的、意义等说明；企业文件材料归档范围及要求；企业文件材料具体内容及保管期限；档案保管期限表的编制及报审要求；《规定》的适用及附则等内容。附表则为《企业管理类档案保管期限表》。与《企业档案工作规范》、《国有企业文件材料归档办法》相比，其特点如下：

（一）立足现代企业特点，划分文件材料归档范围

在文件材料归档范围上，《规定》与《企业档案工作规范》提供的参考性的文件材料归档范围基本一致，主要包括：经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类等。不同的是，与前者相比，《规定》对文件材料归档范围的划分更为细致，并结合现代企业经营管理的新特点，强调从企业产权制度、所有制形式、业务活动等方面着手，明确划分文件材料的归档范围。具体如下：

1.《规定》遵循现代企业制度和企业所有制形式多样性的特点，依据《公司法》将企业股东大会、董事、监事会等企业治理过程中形成的文件材料及公司设立、变更、改制等过程中形成的文件材料进行细分并纳入归档范围。

2.《规定》对企业资本经营业务产生的文件材料进行重新梳理，按照资本经营工作的内容设置条目，将资本经营分为融资和资产管理两部分并进一步细分。

3.《规定》为突出企业经营管理变化的趋势，强调对企业资本经营、证券业务等文件材料的归档，同时，为顺应我国政府逐渐加强规范企业内部控制工作力度的趋势，将项目审计、内部控制、风险控制、社会责任等过去在企业文件材料归档过程中被忽视的文件材料纳入归档范围。

（二）适应企业发展新形势，引入“管理类档案”概念

与《企业档案工作规范》相比，《规定》引入“管理类档案”概念，重新定义为企业行政管理、生产管理、经营管理、党群工作四类档案，以便对企业业务活动和管理活动产生的文件材料进行明确划分。另外，党群工作类档案在过去仅作为政府机关、事业单位及国有企业档案（见《国有企业文件材料归档办法》）的专属类别而存在，非公有制企业在这方面一直处于空白。伴随着改革实践的不断深化，个体、私营等各种形式的非公有制经济已经成为社会主义市场经济的重要组成部分。鉴于此，《规定》将党群工作类档案纳入企业管理类档案范畴，要求公有制、非公有制企业均重视对各项管理类档案的归档工作。

（三）结合企业实际需求，革新保管期限设置方法

《规定》沿用《企业档案工作规范》参考附录中的企业档案保管期限设置方法，将企业档案保管期限由永久、长期、短期改为永久、定期。其中，定期实行30年、10年的标时制。企业在经营业务及日常管理活动中形成的档案并非同等重要，相应地其所需保存的期限也不尽相同。体现在《规定》中就是它明确要求对企业档案的保管期限进行具体的时间标注。同时，与《企业档案工作规范》相比，《规定》强调企业设置保管期限时可在保证最低保管期限要求的情况下，根据自身业务及长久保存利用需要自主设置保管年限，不仅仅局限于30年和10年。如证券、股票业务作为金融投资企业的主营业务，在其业务活动中形成的文件材料对该企业具有重要的参考价值，企业可以适当上调对该类文件材料的保管期限，如从30年延长至40年、永久等，以充分发掘档案价值为企业长期发展服务。

二、企业贯彻执行《规定》过程中存在的普遍问题

（一）文件材料归档范围划分不清晰，条目表述笼统

由于部分企业档案部门独揽编制工作，与业务部门缺乏沟通合作，在未摸清企业活动特点、组织机构设置、业务流程等状况，以及未征求业务部门意见的情况下开展制定工作，或者部分企业各业务部门自行编制本部门的《保管期限表》，最后由档案部门汇总。上述情况直接导致《保管期限表》中文件材料归档范围划分不清晰，条目表述过于笼统。例如：一级条目“办公厅”下设置“中央、国务院发文”条目。“中央、国务院发文”有普发性的，也有针对本企业的，究竟二者全部列入须永久保管的文件材料归档范围还是有所区别并不明确。同样，其他一级条目“审计部”、“人力资源部”下均设置“中央部委发文”条目，该条目与“中央、国务院发文”所指文件材料归档范围之间是否存在相同或差异并未指明，致使各部门工作人员在归档工作中对文件材料归档范围的划分感到困惑。

（二）对文件材料组织体例把握不准，致使编制主线模糊

《保管期限表》中文件材料组织有两种体例：一是按职能或问题组织，二是按部门组织。企业依据文件材料组织体例选择相应的编制方式，即以职能或以部门为编制主线。由于企业对文件材料组织体例把握不准，致使《保管期限表》的编制主线不清晰，归档范围条目混乱。部分企业按职能设置条目，出现遗漏非红头文件、各部门职能交叉造成文件材料权属混乱等现象。部分企业虽然按部门组织设置条目，但是一级标题下却出现部门不全、组织层次不清的现象。部分企业甚至混用“部门”“职能”两种标准设置条目，致使《保管期限表》中条目的设置缺乏统一性和条理性。

（三）《保管期限表》在内容、格式等方面存在的错误问题

1.格式错误。《规定》中管理类档案保管期限表的表头主要包括序号、归档范围及保管期限。而企业实际提交《保管期限表》的表头往往与此不符，出现“归档文件材料”“保管年限”“编号”等错误。在序号的编制上，《规定》要求《保管期限表》的编号必须反映文件材料的分类层级，因此采用分层编号法，即第一层用“1”，第二层用“1.1”、“1.2”的标注方式。并且编号最好不要超过四级。如超过四级，第五级可用（一）（二）（三）的标注方式。而企业实际提交的《保管期限表》中常出现五级编号或编号格式错误等现象。

2.条目设置的问题。一是《保管期限表》中条目的设置出现重复、交叉、关联性低、描述过于抽象等问题，如上级条目“人力资源管理工作文件材料”与其下属条目“职工健康与医疗保险文件材料”之间的关联性较低，隶属关系不明确。二是《保管期限表》中次要条目排列在重要条目之前，条目排列次序缺乏逻辑性。

三、企业改进编制工作的相关建议

（一）强化部门合作，明确细化文件材料归档范围

通过建立部门合作协调机制，成立编制领导小组，实现档案部门与企业内其他业务部门之间的联动合作，从而准确判断各部门需要归档的文件。具体来说，首先，由档案部门或企业综合办公室下发文件材料调查表，“各部门根据实际业务流程及法律法规和规范性文件提出记录保存要求”[1]如实填写，汇总后报送给档案部门。其次，档案部门依据其他各业务部门报送的文件材料调查表，对企业各部门进行职责分析，提出各部门应归档文件材料的参考范围，并确立《保管期限表》的编制框架。再次，各业务部门参考档案部门意见并在专业档案工作人员的协助下初步形成部门《保管期限表》。最后，档案部门在汇总各部门《保管期限表》并形成初稿后，下发各部门征求意见。

（二）结合企业自身特点，选择恰当的编制方式

《规定》中管理类档案保管期限表模板是以职能为主线进行编制的，这种编制方式“可参考的样表较多，编制工作量相对较小，对编制人员要求相对较低，且可应对企业机构的频繁变化”。[2]但是它很容易造成文件材料形成、归档责任不清，并易遗漏重要非红头文件。部门变化频繁或第一次编制保管期限表的企业比较适用这种编制方式。以部门为主线编制《保管期限表》需要对企业部门机构设置及业务活动有较为深入地了解，对编制人员要求较高且工作量大，编制周期较长。这种编制方式更适用于部门调整不频繁，有业务能力较强的档案人员承担编制工作的企业。特别是专业性强的企业，如金融财团、信息技术研发、电商等企业就可以按照职能主线编制《保管期限表》。

（三）开展学习培训，提升档案工作业务水平

邀请国家档案局分管企业档案工作的专家开展《规定》解读学习及《保管期限表》编制经验交流等系列培训活动，以增强企业各业务部门及档案部门员工的档案业务知识和技能。针对企业在《保管期限表》制定过程中遇到的普遍问题，企业之间可以通过交流、合作等方式进行探讨，在必要时可向国家档案局寻求业务指导和帮助。同时，由行业内的龙头企业牵头，联合行业内企业，开展《保管期限表》编制工作，设计出可供行业内企业参考的模板。

注释及参考文献：

[1]蔡盈芳.编制企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限表（二）[J].中国档案，2015（4）：30-31.

12.文件档案管理规定 篇十二

一、电子文件的特点

电子文件有以下几个特点:1) 电子档案可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递。2) 电子档案不再是直观的纸质文件, 它需要借助档案管理系统才能阅读利用。3) 电子档案的保存条件和环境要求与纸质档案不同, 它对保存场地的面积要求不高, 而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。4) 电子档案的利用是可共享的, 也不再受时间和距离的影响。

二、电子文件档案化管理

电子文件档案化管理, 就是采用先进的计算机和局域网, 对电子档案实行文件级的管理, 对本部门、本单位形成的电子文件实行自动化、网络化管理, 从而实现高效快捷的电子档案管理模式。档案部门通过电子政务系统、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对各部门产生的电子文件信息进行集中统一的管理, 并保管、存储, 电子文件形成部门以定期或不定期的方式, 把日常产生的电子档案通过电子政务传递给档案部门, 由档案部门进行整理、编目, 分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里, 并做多个备份, 避免自然因素损坏。发挥档案部门的管理和技术优势, 相对集中地保存和管理电子文件, 为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间, 为利用者提供真实、准确、快捷的档案信息服务。

三、电子文件档案化管理区别于传统档案管理的五方面

第一, 电子文件的归档时间。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档, 或在某一时间统一归档, 由文件形成部门通过档案管理系统传送给档案部门, 由档案工作人员接收, 按部门原则给出档案归档号, 以便将来用户查找利用。这样随时归档, 一方面可以避免文件漏归, 保证归档率和完整率, 另一方面也符合电子文件自身的特点, 快速便捷, 还可以避免档案的流失和病毒的破坏。传统的档案管理模式是, 档案由文书处理部门立卷, 档案业务部门接收, 文件一年一归档。

第二, 电子文件的归档方式。电子文件由于采用电子编码技术, 可以编辑修改而不留痕迹, 载体无法固定, 某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改, 这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此, 电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护, 保证文件在传输、处理过程中不会出现错误, 以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性, 保证电子文件的法律凭证地位。

第三, 电子文件的保管方式。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展, 都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后加以备份, 但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合, 档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换, 以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案, 以便将来计算机技术发展后, 仍能读取以前存储的档案, 保证信息资源方便利用。

第四, 电子文件的分类、编目等管理方式。因为电子文件的特殊性, 可以达到文件一级的管理, 所以, 档案部门在接收到文件同时, 可以马上给每份文件编制一个唯一的归档号, 按机构以一份文件为一件存放。利用者只须给出文件编号或关键词, 即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件, 从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

第五, 电子文件的查询利用方式。只有符合一定条件, 利用者装上档案管利软件就可以通过远程登录等方式, 经确认身份并确定查阅权限获得许可后, 才可以查询有关的电子档案信息, 并要进行借阅登记和缴纳查询费用。电子文件档案化管理对档案部门、对电子文件形成部门都具有现实意义。档案部门在积极参与电子文件档案化管理的同时, 应和技术部门、法律界和文件形成部门等各行各业人士密切配合, 增强他们的档案管理、档案法制意识, 共同推进电子文件的社会化、标准化、自动化、网络化管理, 加强电子文件的档案管理工作, 以确保电子文件档案化管理工作顺利开展, 为电子文件档案信息资源共享做出应有的贡献。

四、档案电子化管理的几点建议

(一) 建立电子档案管理制度

建议由上至下建立统一的电子档案管理制度, 统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容, 定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管, 避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散, 确保历史档案资料的完整。

(二) 建立电子档案应用共享平台

建立电子档案应用共享平台, 在内部局域网服务器上开辟专区, 以科室为单位分业务类别建立档案目录, 目录下按发生时间存放相关电子档案资料。共享平台按级次设置查访权限, 以供机关各科室自行查询所需资料, 避免各岗位人员的相互打扰, 消除影响资源共享的其他因素, 促进整体工作效率的全面提高。

(三) 积极培养电子档案管理技术人员

一是要吸纳专业人才充实干部队伍, 如计算机专业人才, 对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入, 对与档案管理工作有关人员, 进行比较系统的档案管理基础知识、计算机知识、数字通信技术培训, 使他们掌握电子档案管理的基本知识技能, 解决电子档案管理人才缺乏的现状。

(四) 及时做好硬件设备的更新维护

由于, 计算机不断地更新换代, 对所有的电子档案来讲, 它在形成时所依赖的技术, 往往是已经过时的, 这是科技进步所带来的必然结果。因此, 电子档案也要不断地“迁移”、“复制”, 以适应新的“生存环境”而不被“淘汰”。同时, 还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存, 或采用其它方法和技术加以转换, 防止新技术不能处理旧问题情况的发生。

五、结语

随着信息化时代步伐的加快, 档案工作也必然要进入数字化发展阶段, 以数字化采集技术为手段, 以档案业务管理系统为依托, 档案电子化管理发展将是必然趋势。要加强档案电子化管理, 就要提高认识, 增强做好电子档案管理的责任感和紧迫感, 借鉴正确的文件管理的方式和方法, 全面提高电子档案管理的质量和效果。

摘要：作者根据多年工作经验对电子档案管理的相关问题进行了分析。

13.文件档案资料的日常管理和使用 篇十三

一、保管

文件档案要科学排列，按编号顺序存放于档案盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。

对已归档的文件档案应按目录建立明细账，做好存档、使用等情况统计；办公室每年至少全面清点一次，做到账物相符。

办公室负责对各部门档案管理情况进行例行检查、监督，各部门也应做好自查。各专业部门按相关法规、规定和目录负责相关文件档案的归档与保管。办公室和各部门根据文件档案实际存放条件做好防火、防盗、防潮、防有害生物等措施。使用审批权限

1）总经理：审批一级文件档案使用申请； 2）办公室主任：审批二级文件档案使用申请；

3）申请人所属部门经理：审批三级文件档案使用申请。

二、借阅

本制度所指借阅为广义借阅，包括查询、借阅、复印等使用方式。

档案借阅申请部门须填写文件档案借阅审批表，按权限完成审批程序后，办公室档案管理员填写文件档案借阅登记表。借阅文件档案原件原则上只限在办公室，不能带出，档案外借原则上只提供复印件。有特定需要必须将文件档案原件带出办公室的，需在文件档案借阅审批表中写明，经公司领导批准后可带出。借阅人员必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。对在办公室现场阅档的，办公室档案管理员应全程监督。

借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续。

归还借阅的文件档案时，必须当面点交清楚，并在文件档案借阅审批表和文件档案借阅登记表中记录归还情况，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级。不需归还的借用复印件等情形，由办公室直接做好记录。外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按权限完成审批程序后方能借阅，但不能将文件档案原件带离办公室。

借阅电子档案时，借阅人员除按规定办理借阅手续外，对一级和二级文件档案，还应填写电子档案借阅保密承诺书。

借用证件的单位或当事人，应妥善保管所借证件，未经相应权限负责人批准不得挪作他用，否则须承担由此产生的一切经济损失及法律责任。

三、保密

14.医学伦理委员会文件及档案管理 篇十四

1、建档：

(1)伦理委员会工作制度，操作规程，审查程序，伦理委员会工作人员职责；

(2)伦理委员会成员任命文件，伦理委员会委员声明，保密承诺，利益冲突声明，伦理委员会成员专业履历，独立顾问聘请书，伦理委员会成员通讯录；

(3)申请者提交的伦理审查申请表，以及所有申请材料的一份副本；

(4)伦理委员会审查受理通知书，会议日程，伦理委员会会议签到表，投票单，会议记录，伦理委员会审查批件的副本；

(5)伦理委员会成员与申请者或有关人员就申请、决定和跟踪审查问题的往来信件。跟踪审查期间收到的所有书面材料。研究暂停或提前终止的通知。研究的最后总结或报告；

(6)伦理委员会成员培训计划，培训资料。(7)伦理委员会工作总结。

15.浅议电子文件档案化管理重要性 篇十五

面对当今社会电子档案文件数量急剧增加,网上利用档案文件信息的要求越来越高,档案部门应该在数字化、网络化方面多做文章。如何改进档案管理工作?根据“全国档案信息化建设实施纲要”及许多档案专家的建议和多年档案工作的实践经验,主要应该遵循:“适应国家信息化建设和档案事业发展的要求,把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局,以档案建设为基础,以档案信息资源建设为核心,以扩大档案信息资源开发利用为目标,加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程,促进档案事业持续快速健康发展,为改革开放和现代化服务。”

(一)加快档案信息化基础设施建设

建设数字化档案馆,大致包括档案馆库房建设、档案馆馆藏建设、检索工具建设、规章制度建设、专兼职档案干部队伍建设及档案服务利用,等等。继续推进运用计算机管理档案,提高档案室计算机和网络技术的应用程度,逐步提高档案信息化水平。

(二)促进档案信息资源建设

要建设数字化档案馆,首先要用现代信息处理技术对档案馆中存储的档案包括纸质档案,照片底片档案,录音、录像档案等各种载体的档案进行数字化和存储,及进行数字化档案馆馆藏建设。

(三)加强档案目录数据库建设

高校数字档案馆最核心的问题是信息资源库的建设。资源库应成为高校资料存储中心和档案处理中心。充分利用计算机技术,加快档案目录数据库建设,提高档案检索利用服务质量。各部门向档案馆移交档案时,要尽量做到同时移交机读目录。

(四)加强电子文件归档管理

档案部门要根据档案管理的要求,加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导,保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法,制定电子档案管理方法。最后实现档案信息处理计算机化、信息存储数字化、信息采集实时化、信息服务利用网络化。

(五)加强电子文件档案化管理

电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的磁性材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸,等等。与纸质文件相比,电子文件有以下几个特点:(1)电子文件不再是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用;(2)电子文件可以直接由计算机等现代办公设备阅读利用;(3)电子文件的利用是可共享的,也不再受时间和距离的影响。

二、加强电子文件档案化管理的人才素质培养和制度管理

电子文件档案化管理与传统的档案管理有着明显的不同,电子文件档案化管理是在借鉴传统的档案管理经验和形式的基础上,结合电子文件自身的特点,采用计算机先进技术和网络技术,做好电子文件的归档工作。

(一)电子文件档案化管理需要专业技术人才

纸质档案是将已处理完毕的文件材料经过鉴定后,将其中具有利用价值的部分收集齐全,按照文件来源、内容、时间、形式等方面的情况进行分类、组卷后保存管理。而电子档案的管理是电子文件在转化为档案的过程中,在计算机上进行分类、组合、检索,电子档案在接受方式上可采用向档案部门移交。尤其要注意招聘一支有档案管理知识,有档案管理专业技术、技能的人才充实干部档案管理队伍。

(二)加强对现有干部的管理

一方面,学历低的人员需要补充专业知识,提高政策水平;另一方面,根据知识的更新,增强管理能力。要结合工作实际需要和未来发展趋势,与实际工作紧密配合,对不同的层次、不同的需求,按需施教,学以致用,讲究实效。要着力从培养职业道德、实际工作技能和干部人事档案管理基础知识等方面加强培训,以提高档案工作人员的整体业务水平素质。

三、完善网站设计,加强网站调查,实现在线交流

(一)突出高校档案网站特色

高校档案网站应该利用自己的馆藏优势,充分挖掘档案信息,体现特色,增强网站的对外宣传功能。应加强本校“校史沿革”栏目的建设。因为每个高校有着自己不同的历史,都曾举行过重大的校庆活动,把有关校史、校庆的文字、图片、视频、音频档案集中起来展示将会形成自己的特色,给人留下深刻印象。

(二)方便师生利用

首先,高校档案网站是为普通师生服务的,而不是仅仅是为档案专业人员服务的。网站建设应以用户需要为宗旨,把利用工作做到实处。因此,档案网站应提供多途径检索,最好支持非正式用语的检索。因为,普通师生一般不会懂得按档号、文号、分类号等相对专业的检索方式。

(三)各高校档案馆(室)应尽自己的可能为广大师生提供多种形式网上查询服务

如档案馆网站在线提供英语通级查询、历届毕业生去向查询、学历证书查询、学生信息查询、教授信息查询、毕业生优秀论文目录查询,等等。目前国内高校一般仅限于馆(室)藏档案文件目录查询,而很少涉及其他内容查询。

(四)网站只有与用户经常沟通,才会发现自己的问题

完善自己的网站,满足用户的需求大多以发E-mail的形式,体现在“和我联系”、“我们联系”、“留言信箱”、“联系我们”等栏目中。或者专门的在线调查统计,由访问者投票进行选择,察看投票结果。笔者建议可以增设“平台论坛”栏目,每位访问者可以通过发帖子与论坛中的其他人进行交流。交流方式灵活,交流内容不仅仅涉及网站内容,还可以涉及档案专业的相关知识,由档案工作人员在线答疑解惑,不但达到调查的目的还可以普及档案知识,提高广大利用者的档案知识。

(五)档案事务服务内容广泛,涉及面广

至少包括档案业务咨询、档案信息开发、用品提供、档案资料整理专业报刊、书籍发行,等等。通过建立事务服务机构,为社会各界开展提供全方位服务,既是档案部门义不容辞的责任,又是连接档案部门与社会各界的桥梁。总之,档案工作要走出弊端,就要以改革求加强,以创新求发展,以有为求有位。只有为在其中、为显其中,才能功建其中、威树其中。

四、以科学发展观为指导,推动高校档案管理工作的建设和发展

(一)高校档案管理工作是高校改革与发展不能缺少的重要管理工作

它在高校人才培养、知识贡献中发挥着不可替代的作用。首先,从动态下观察,高校的教学、科研、管理和对外的重大活动,只有齐全完整地归档、存档,才能圆满地画上一个句号。如果没有存档、归档,就说明学校教学、科研管理活动尚未完结。这对高等教育来说是非常危险的。其次,从档案看,档案具有资政、育人、存史和凭证等功能和作用,是其他任何工作不可代替的。离开档案是寸步难行的。不重视档案工作的结果将可能导致一个学校失去历史,后患无穷。

(二)充分发挥档案的功能和作用

主动为高校中心任务服务。高校档案工作必须讲效益,要尽可能把档案功能、作用由隐性状态转变为公开状态。档案工作的宗旨就是围绕学校中心工作搞好服务,需要与时俱进、开拓创新。

(三)加强档案工作队伍建设,真心实意地帮助他们解决工作、生活、学习交流难的问题

“坚持以人为本”是科学发展观的基本要求。高校档案事业改革,最终取决于高校档案工作队伍的状况。长期以来教育战线从事档案工作的干部辛勤耕耘,为学校档案事业的发展作出了重要贡献,形成了爱岗敬业、无私奉献的作风,为今后档案工作提升到新的水平奠定了坚实基础。

(四)推进档案信息化建设

高校档案工作要抓住当前大力(下转第43页)(上接第45页)推进信息化建设这一历史机遇,努力提高档案信息化的管理水平,推动档案工作迈上一个新的台阶。使档案信息化服务由被动向主动转变,实现档案信息化可以解放和发展生产力,有利于提高档案管理利用的工作效率。为此,应以培养复合型人才为目标,大力加强档案人才队伍建设。

总之,高校档案事业的发展可以促进和带动整个管理水平上一个台阶,它们的关系是相辅相成的。因此,高校挡案管理工作对教学建设和发展具有重要的意义,对高校的建设和发展起着重要的作用。

摘要：文章论述电子文件档案化管理的特点及其重大意义,对电子文件实行档案化管理进行初步探讨,并在提高档案管理人员素质的基础上改进档案管理手段、转换档案管理工作指导思想等方面给出具体措施。

关键词：电子文件,档案化管理,信息化

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