地方档案

地方档案（8篇）

1.地方档案 篇一

图书馆地方文献与档案化因素

「摘要」以图书馆地方文献与档案化因素存有关联为念，论述了图书馆地方文献与档案献之间的共同特征，指出地方性档案就是一种特定形态的地方文献，地方文献与地方档案工作之间并无“鸿沟”。

「中图分类号]G256

「文献标识码」A

[文章编号]1005一821401一0077一03

笔者以为，从历史环境与历史文化资源意义上考察，图书馆馆藏结构中的地方文献，在文献形态上与特定地方空间形成的档案虽不等同，但确有诸多类似。探究地方文献与地方档案的概念关系，有益于文献情报与档案工作的功能互补，从而有利于增强图书馆地方文献工作自身的社会服务功能。

l地方文献与档案文献的共同特征

图书馆的地方文献在区域性上有狭义与广义之分。狭义的地方文献，是指仅在内容特征上反映地方区域性的文献;广义的地方文献，是指除了在内容特征上，还在其他非内容的“本地”形式特征上反映地方区域性的文献，如本地(含籍贯)组织或个人撰写的文献，反映本地人物(包括原籍在本地的，或原籍虽不在本地但曾在本地任职、居住，并有影响的所谓“寓贤，”)或组织情况的文献，本地采用出版等形式形成的文献等。

无论是采用广义还是狭义的提法，地方文献最为本质的属性有二:一是对内容或形式特征反映上的地方区域性;二是在查考重复使用上的资料性。由于时代的进步，以地域特征为反映对象的地方文献除了传统的形式外，其记录知识的符号、手段及其载体形式已是多元化。此外，地方文献作为特定的文献类型，反映了特定地域阶段性发展的历史轨迹，因而作为一个体系的地方文献，还具有历史的累积性。

故而，笔者以为，地方文献可定义为:“是一种以内容或形式上的地方区域特征作为反映对象的、在查考与重复使用上具有资料价值的、在记录方式及载体的表现上文献形式较为多元的、在特定地域阶段性发展的反映上存有历史累积性的文献。”

按《档案分类标引规则》(GB/T15418一94)的定义，档案是“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。

其定义的基本含义有四:(l)档案是政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动的主体在特定社会活动中直接形成的，因而是原始的历史记录;(2)并非所有的活动记录都能成为档案，它必须是具有查考与利用价值的;(3)上述活动主体既有现在的，又有过去的，因而档案作为体系具有历史的累积性;(4)在记录方式及载体上，档案的形式又是多元的。

至于“地方档案”，将其形成一个特定概念反倒不妥，因为档案总是在特定的地方空间形成的，地方档案机构的馆藏在整体上总是一种对该区域自然与社会领域基本信息的原始反映。以笔者所见，档案也是“一种具有多种记录方式及载体的、在地方区域性特征上又是具有历史累积性与查考利用价值的特定社会活动的历史记录”。

地方文献与档案均为知识载体，都是人们在社会活动中形成的，它们之间的差异主要有二:一是地方文献并非都是特定主体在社会活动中直接形成的原始历史记录，地方文献所反映的内容，对其作者来说，更多地表现为间接经验，经过选择与加工，主要用于社会交流之目的;二是地方文献往往不全是原稿、原本、或“孤本”，其依据和凭证作用一般要逊于地方档案。

但从另一个角度来说，二者之间的差异又是相对的，因为原始记录性虽然是档案最重要的属性，充当依据与凭证虽然是档案的重要作用，却不是所有档案文献共同具有的、足以与其他非档案文献相区别的唯一标志。

但在一定空间范围的自然环境、人文地理、历史发展、人物、工业、农业、城乡建设、经济管理、政治、法律、社会、文化、教育和艺术等地方基础信息的反映上，地方文献

与档案各自都能形成相对独立的文献信息体系，它们在经济与社会特征、人文和文化传统的反映上都具有地方性区域性这个共同的基本特征。同时在区域性的自然地理、生产与经济、历史与政治、文化与艺术等内容的查考上，地方文献与档案在文献利用上又都具有重复使用的价值，因而“备以查考”又成了它们共同的文献基本特征。

2地方性档案是一种特定形态的地方文献

如前所述，档案就其形成主体社会组织与个人的活动范畴而言，总是和一定的地方空间密切相关的。由此，如果不拘泥于特定的概念因素，某一地区的档案在很大程度上就是这一地区的地方文献。而图书馆的地方文献就包含了那些直接反映特定主体社会活动的具有原始依据和凭证作用的历史记录，如本地历代各界著名人士的照片、手稿、日记、信函及本地区的宗谱、族谱、地方志、民族志、山川志等，以及其他记录自然资源、灾害、农作物、林业、畜牧业、渔业、手工业、人口变迁、政治斗争、历史人物、科举、教育、风俗、方言、宗教、名胜古迹等原始内容的文献形态就完全具备档案的属性。

因此，依据上文地方文献的定义，如果我们强调采用以下定义要素，即:具有重复使用及查考价值，在内容特征与其他非内容的“本地”特征上反映地方区域性，在记录方式及载体的表现上较为多元，在特定地域阶段性发展的反映上存有历史累积性;那么，作为特定主体在社会活动中直接形成的历史记录，地方性档案文献也具有以上属性，它是一种特定形态的地方文献。

由此，笔者以为，时下有关建立地方文献收藏中心地方文献检索和咨询服务中心、地方文献研究中心的设想与举措，虽说有益于地方文献事业的发展，但如若无视地方文献与地方档案在概念及文献类型上的从属关联，只是侧重于收藏正式和非正式出版的文献形态，那么，在地方文献情报资源开发与利用的过程中，上述“中心”，社会职能的发挥将必然是残缺而不充分的。

3地方文献与地方档案工作之间并无“鸿沟”

如若采用文献工作机构的属性作为划分标准，那么，在兼容的意义上，图书馆的地方文献会包含某些作为原始记录形态的成分，而且这种现象在非出版物形式的反映历史性活动地方文献中占有相当的比例。从另一方面说来，地方档案机构的文献形态也会包含某些经过选择与加工主要用于社会交流的成分，究其成因，一是来自档案编研工作程序的成果，二是由于某些文献资料因使用及属性上的转换而成为档案。

基于以上认识，就文献情报的工作角度而言，有必要以反映地方区域性和“备以查考”的共同文献特征来确定地方文献的文献范畴，从而对图书馆机构地方文献的收藏界域做出认定，进而对图书馆地方文献馆藏中的档案成分做出认定。

当然，上述种种认定并不是要以“径渭分明’，为目的在地方文献与地方档案工作领域之间开挖“鸿沟”，而是要从图书情报机构与档案机构不同的工作程序中，寻求对那些反映区域性基础信息文献共同处理的规范。

4地方文献工作与档案程序化方法

4.1采集

由于档案文献是社会组织及个人各项活动的直接记录，并且通常不具备出版物的属性，因此，档案的收集主要依赖常规的接收制度与特定的征集方法。而具有地方研究性质的文献，有的本身就是社会组织与个人活动的直接记录，许多较有价值的地方文献也往往不具备正式出版物的属性，因此在文献的采集上，非正式出版物形态的馆藏地方文献的主要来源与馆藏档案的补充源极为类似，即多数来自现行组织的文献、非现行组织的文献、散存在组织或个人那里的文献以及文献机构之间移交的文献。

除现时的图书、杂志等形式的地方文献外，非现时的图书、杂志及其他形式构成的地方文献，在采集制度上一般应采用档案程序化的文献呈缴与文献征集方法。如同归档是一种按照国家明文规定把档案交由档案部门集中保存的制度那样，为集中收藏、妥善保管和充分利用某一区域的地方文献，使其发挥应有的社会功能，有必要积极争取采用政府的政策、法规手段，建立图书馆地方文献采集方面的基本制度。

笔者以为，图书馆地方文献工作领域对某些历史记录性文献的采集，与地方历史档案文献间会出现“类无专属”的现象，但在通常情况下，图书馆地方文献的采集一般应侧重于区域范围内、反映地方特征的“非档案或非现行档案形态”的文献。至于图书馆地方文献馆藏中出现一些档案成分，那也是正常的，因为文献类型之间本无固化的界限，类型的转化则是绝对的规律。

4.2整理

档案的整理较为注重文件之间的历史联系，而历史联系又具体反映在来源(形成档案的社会组织与个人)、内容(档案所涉及的具体问题)、时间(档案文献的形成时间)、形式(档案文献存在与表达的形态方式)等方面。图书馆的地方文献在整理的过程中，也应当引进这个原

则。笔者以为，在具体的处理中应按如下观念“吸收”档案整理工作的“历史联系”原则:

来源―档案学理论认为，具有社会独立性的组织或个人作为立档单位，其所形成的全部档案可以构成一个“全宗”。如此，则有利于汇集、区分及检索不同社会主体所形成的档案。地方文献工作虽说不必采用“全宗’，概念，但在“文献集合体”的意义上，以某一社会组织或某一个人为“确立单位”，将反映某一“确立单位”的`地方文献汇集为一个“文献集合体”，如此，则在地方文献资源的价值利用意义上，有利于形成组织及个人的高效检索体系。

内容―涉及同一问题的档案文献之间必然具有联系。因此，虽说地方文献不必强调“解决同一问题、处理同一事务”的形成过程，但在涉及同一汇集性主题(如地貌水文、特产资源、自然灾害、名胜古迹、戏剧曲艺等)的地方文献之间，仍应建立某种文献集合或检索意义上的联系。时间―保持档案在形成时间上的联系，可以反映历史活动的完整与真实。地方文献在形成时间上虽说不必拘泥与历史活动的发生同步，但在特定地域阶段性发展的反映上存有历史累积性的地方文献，应当以“涉及同一历史发展阶段”为标准，结合有关主题内容，形成反映不同历史阶段性的“文献集合体”。

形式―档案文献的存在与表达形式可以反映不同的作用、功能与任务。图书馆的地方文献之间，在形式上虽说不一定非要去反映什么特定的工作关系，但对于某些在存在与表达形式方面直接反映特定信息形态的地方文献，依据形式来组织“文献集合体’，反倒是切实可行的。杂志、唱片、标贴、报纸以及“文物”型的地方文献，如谱碟(家谱、族谱)、舆图、碑拓、刻石、印谱、图片、信函、传单、布告等，就是以外部形式作为分类标准，按载

体类型排列的。

4.3鉴定

在确定价值鉴定标准的情况下，档案鉴定主要是判定材料的价值，以保管期限表为依据，从而确认档案的保管期限。这种划分保存级次的方法，一是有效地确定了有价值的值得保存的档案范围，二是较为精选的档案其馆藏地位得到了切实的保证。 笔者以为，图书馆的地方文献工作，虽说不可照搬，但也可借鉴档案鉴定的某些方法，其要有三:

一是编制各种层次的“地方文献分类表”用以确定地方文献的类目体系，其类目等级一般拟展开为三级，从而解决什么样的文献才能列入地方文献馆藏范围的问题;

二是制定鉴定地方文献价值的有关标准，将入藏的有保存价值的地方文献划分为永久(重要)、长期(较重要)、短期(一般)三种保管期限，其时限依据图书馆文献的特点，宜短于文书档案的保管期限，如长期为10一30年，短期为以下，并慎重拟定永久保存的地方文献的范围，从而保证较为有价值的地方文献在馆藏结构中占有一定的优势比例;

三是以“地方文献分类表”为基础，将“类目”改造为“条款”，并设立“保管期限”、“附注”、“说明’，等项目，形成“地方文献保管期限表”，并使之与“地方文献分类表”配套，成为对地方文献的价值进行评价与预测、优化地方文献馆藏与检索结构的有效工具。

4.4编研

档案编研是一种以馆藏档案为基础的编辑和研究业务，对于档案信息资源的开发利用具有重要的作用。档案编研成果并不限于二次文献形态，相反，一次及三次文献形式的编研成果占有较高的比例。

为利于地方文献资源的开发与共享，图书馆地方文献的开发工作应改变以编制各种专题联合目录、提要、题录、索引等二次文献为主的状况，即便是进而形成地方文献的数据库网络，也不能称之为地方文献信息资源开发的最终成果。

因此，对一些确有价值、较为珍贵的地方文献来说，出于资源共享、便于传播、利于保护的目的，图书馆的地方文献工作必须建立一种充分利用馆藏地方文献，专门的“地方文献编研”业务。其主要内容有四:

一是依据特定的主题与形式，对地方文献的有关内容进行分析与综合加工，形成多种类型的三次文献形态的参考性资料;

二是提供地方文献的查找线索，编制二次文献形态的检索和报道性的目录、索引、文摘以及某些提要性的汇编;

三是按照一定的文献特征与逻辑次序，将地方文献的原文内容选编成一次文献形态的汇编、丛编、辑录或丛刊;

四是与档案编研一样，以馆藏地方文献为基础参与史志的编修与有关著述的编著工作。

图书馆建立“地方文献编研业务”，有利于在市场经济条件下深化对地方文献的开发与利用，有利于地方文献工作由单纯的“文献服务型”向“文献资源开发型’，转换，同时也有利于地方文献工作者基本素质的提高。

「参考文献]

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「2]冯惠玲.档案管理学「M].北京:中国人民大学出版社，.

「3」邹华享.中国公共图书馆地方文献工作概述「J」.图书馆，，(6):l一5.

「4」傅虹.关于地方文献信息服务工作的若干思考「J」.中国图书馆学报，，(6):80一82.

「5」张武耕，等.地方文献工作五十年之探讨「J」.图书馆论坛，1999，(l):49一54.

「作者简介」王金夫，上海大学情报学研究中心教授。

〔出处〕 图书馆理论与实践2004(l)

2.地方档案 篇二

一、背景

清代地方行政的一大特点是:衙门虽各自不同, 俱各延有幕宾, 形成了不亚于正式官僚队伍的庞大群体。幕友非官非吏, 独立于国家行政体系之外, 但它对于地方行政乃至整个国家的运行都很重要。这有其政治原因和环境要素。

1. 清代地方官员普遍缺乏行政能力与素质。

当时地方官主要来源是科举, 读书人埋头于儒家经典、八股文, 培养出来的官员, 绝大多数缺乏治国济民、办理政务、送往迎来能力。清代学者邵晋涵曾对地方官审案情形做过描述:“州县之长, 盛服坐堂皇, 吏抱文书伍伯环立, 哆口叱呵, 问以律则懵然莫能知, 悯然以为不足知。”[2]153。

2. 回避制度严密。

清代地区回避制度更加严密, 不允许官员在原籍或与原籍接壤地区任职。康熙四十二年 (1703) 规定:“选补官员所得之缺, 在五百里以内, 均行回避。”乾隆九年 (1744) , 又重申:“现任各官, 有任所与原籍乡僻销路在五百里以内者, 均令呈明该督抚酌量改掉回避。”大部分地方官是初入仕途, 不谙吏事, 又异地为官, 不了解任职地的风俗民情, 更增加了治理难度, 就很有必要延聘幕友, 以作顾问。

3. 地方官需要以幕友来监督吏胥, 防止书吏之害。

清代吏胥队伍庞大, 而地位、待遇低下, 大多唯利是图, 敲诈勒索, 为害甚烈。州县衙门书吏皆为当地人, 与地方事务关系密切, 往往假公济私, 流弊无穷, 一般官员往往被他们玩弄于股掌之上。因此, 官员就需要有内行的心腹来约束吏胥。汪辉祖指出:“衙门必有六房书吏, 刑名掌在刑书, 钱谷掌在户书。非无谙习之人, 而唯幕友是倚者。幕友之为道, 所以佐官而检吏也。谚云‘清官难逃滑吏手’, 盖官统群吏, 而群吏各以其精力, 相与乘官之隙, 官之为事甚繁, 势不能一一而察之, 唯幕友则各有专司, 可以察吏之弊。”[3]339有了幕友的辅助, 主官对于书吏的指挥监督便有效多了。

二、标准

1. 具备专业的幕学知识———文理兼通, 熟谙吏治。

专业的幕学知识不是一般读书人所具备的。读书人识得字, 会做文章, 只是基本条件。《佐治药言》说, “习幕一途, 与读书为近, 故从事者众焉。”因此, 许多书生, 开始学幕, 在当时又叫做“读律”、“学名法”、“习法家言”、“学刑名”、“学申韩之术”等。确切地说, 即学做刑名和钱谷幕友。这两种幕友, 必须是熟通法律和司法事务以及衙门惯例的专家, 需要经过专门的拜师学习方能学成。

从师学幕, 大致分为两个步骤或阶段:首先是读律, 尔后是学办案。这所谓“律”, 主要指《大清律例》。包括“文例”和“吏律”、“户律”、“礼律”、“兵律”、“刑律”、“工律”等部分。律例条文错综复杂。在这些律例条文中, 不仅包含着犯法或违制的界限, 而且包含着处理违犯事件的方法;不仅包含着司法的依据, 而且包含着处理公务的规定。它可以说是进入官场从业的入门必读书。因此无论是学刑名还是习钱谷, 都必须熟悉这些律例。其次是通过抄案、看文和学造各种簿册, 以熟练钱谷公务。

学习“刑名”和“钱谷”, 除读律和学写各种官文书二者相同之外, 还有一个共同点是学习批阅呈词, 然后是试核房科拟稿, 再次是起草通常文件, 进而拟办上行文件, 最后才是办理命盗案件勘词。这是一个循序渐进的过程。学幕虽然有章可循, 但需要一定的资质和努力, 经过数年的刻苦钻研, 方能出师。大抵天分高而为学勤者, 三年可望有成, 否则即须延长岁月。故“千人学幕, 成者不遇百人, 入幕者不过数十人”, 学幕的过程难度是可想而知的。但经过长期专门的幕学学习和训练, 出师后的幕友具有了专业的幕学知识, 具备特定的文化素养, 可谓是文理兼通, 熟谙吏治, 这为辅佐主官奠定了扎实的才干基础。

2. 良好的幕道———品端字醇, 人厚忠恕。

清代地方官员延请幕友, 不仅要求具有专业的幕学知识, 还非常注重幕道。清代名幕汪辉祖指出:“宾利主之脩, 主利宾之才, 其初本以利交。第主宾相得, 未有不以道义亲者。”官幕之间的道义都是一个“信”字。“信”乃幕业之本。还指出:“信而后谏, 惟友亦然……故欲行吾志者, 不可不立品。”因此要具有以下品行:

一要尽心尽言。《佐治药言》第一条就是“尽心”。汪辉祖在这一条中说:“幕友岁脩所入, 实分官之俸禄。食人之食, 而谋之不忠, 天岂有以福之?故佐治要以尽心为本。”认真执行幕友应承担的职责, 做好每一桩东家交办的公事。只要是衙门里的公事, 都应该替主人注意。《入幕须知·赘言十则》中称:“幕友既称佐治, 则惟主人私事不必与闻, 其他凡属在官之事, 以及官声之所系, 皆宜关心。例如门丁之有无舞弊, 书差之有无蒙混, 押犯之有无淹滥, 都应随时精神贯注, 留心稽查。”尽言, 就是要求畅所欲言, 不时指出幕主处理事务时的错误, 帮助主人渡过难关。《佐治药言》中称:“官为政一方, 百里之内, 惟己为大。”“其至亲骨肉未必尽明事理, 而从仆胥吏类皆颐指气指, 无论利害关系, 若辈不能进言, 即有效忠者, 或能言之, 而人威言轻, 必不能劝其倾听。甚目逢彼之怒, 谴责随之。惟幕友居宾师之分, 其事之委折既了然于心, 复礼与相抗, 能辩论明确, 自有导源回澜之力。”幕友旁观者清, 能够提出忠告, 完善处理公事。

二要立品洁身。幕友要做到尽心尽言, 不合则去, 首先要求幕友能够“立品”, 并且能洁身自好。所谓立品, 就是指要自己看得起自己, 既不要妄自菲薄, 也不要自高自大。汪辉祖在《佐治药言》中特例“立品”一条, “自视不可过高, 高则意气用事;亦不可自视过卑, 卑则休戚无关”。幕友要把自己摆在主人朋友的位置上, 时刻考虑到与主人一起为国家效力治民, 不能自认为是个受雇人。“卖文度日, 以才佐人, 并非快意事, 但决不能有寒气相, 使主人菲薄”。尤其不能唯利是图, 见钱眼开。否则遇有不和, 势必不得洁身而去。

洁身自好首先要厉行节俭, 齐家戒奢。要事以积蓄才对, 告诫家人勤俭持家。幕友单身处馆, 报酬也较丰厚, 家人不能体会其挣钱之不易, 往往大手大脚。这样一来, “得馆仅足以济, 失馆必至于亏”, 应了一句谚语, 叫做“搁笔穷”。所以幕友要洁身自好, 还应“范家”, 才可以立足稳固, 可进可退。[4]43其次, 幕友必须事出公心, 不受贿赂。

3. 国内名流、名幕———一技之长, 经验丰富。

清代地方官员延请幕友的人才观是专业的幕学知识和良好的幕道, 帮助处理各项公务, 成为智囊和代办。除此之外, 地方官员也会延聘一些名幕、国内名流。

在清代幕业中, 所谓“名幕”, 大抵指督、抚二司幕府的刑钱师爷和奏折师爷。此类多为具有一技之长的文人学士, 他们或精通水利, 或纵横文苑, 或善于“制器”。为应付不测, 点缀门厅, 光大政绩, 各级行政官员多聘用此类文人学士入幕。就某一时期来说, 即使所有的督、抚二司幕的刑钱师爷和奏折师爷皆为“名幕”, 其数量也相当有限, 娄春藩就是其中一位。

娄春藩是清末光宣年间的著名“绍兴师爷”。光绪十五年 (1889) , 他受直隶总督李鸿章之聘, 始入直隶督幕。历佐王文韶、荣禄、袁世凯、端方等, 一生备受礼遇。任李鸿章师爷时, 凡折奏、刑钱、河工、盐务等重要公务, 均非娄不办, 足见其权位之高。《清史稿·娄春藩传》说他在八国联军围攻津埠, “日夜炮声震天地, 弹下如雨”的险恶环境中, “勿为动, 仅以何永盛所统练兵千余名, 与敌军相峙”, 并“屡获大胜”, 英勇抗击外国侵略者的大局进犯。同时, 他“力主早日停战, 以促成和局”, 希冀尽早结束战争, 维持和平安宁的局面, 以巩固清廷统治。[5]

三、影响

纵观有清一代地方官与幕友, 二者相辅相成、相互影响。清代名幕张廷骧在为《幕学举要》一书所作序言中说:“官与幕相表里, 有能治之官, 尤赖有知识之幕, 而后可措施无失, 相与有成。”幕友为主人尽心尽力, 尤其是要替主人考虑, 辅佐主人获得良好官声。官员获得循良清廉的名声, 也就是替自己作了招牌, 以后不愁失馆赋闲, 可谓“官声日著, 幕名亦显”。儒家早就有“君子成人之美”传统, 幕友作为佐治儒士, 对这一传统必须身体力行。而官对幕友不摄之以威, 而结之以恩, 迁以好官, 调以美缺。

总之, 清代地方官员的这种延聘品学兼优之人的档案人才观, 在帮助处理地方政务中发挥了较大的作用, 产生了积极的影响, 是地方政治乃至整个国家平稳运行的有力保障, 有利于主官的仕途发展。

参考文献

[1]王衍梅.绿雪堂遗集·卷一七[M].

[2]鲍永军.绍兴师爷汪辉祖研究[M].人民出版社, 2006.

[3]史仲文.中国全史·档案史[M].人民出版社, 1994.

[4]郭建.绍兴师爷[M].上海古籍出版社, 1995.

3.对我国地方档案立法原则的探讨 篇三

关键词：地方档案立法立法原则立法研究

吴化、谭必勇、耿俊三位学者近期对我国1980年至2005年档案立法状况进行了调查和分析。在列举的不同层次和类别的档案法规中，地方档案法律法规与规范性文件有976项，占总量的73％，成为目前我国档案法律法规体系的主体。

地方档案法律法规的增加很大程度上是由上阶位法律法规的立法工作带动起来的。自从1987年《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)颁布以来，截止2006年初，除西藏自治区以外。各省、自治区和直辖市都发布了各自的档案(管理)条例或《档案法》实施办法，部分省会城市也制定了相应的档案(管理)条例。各省、自治区和直辖市还根据形势的变化，及时调整和修改了各自的档案(管理)条例。在我国现有的31个省级行政区域中(不包括港澳台地区)，共有20个区域至少修改过一次档案(管理)条例。

随着大量地方档案法律法规的出台和修改，对地方档案立法、执法和司法问题的研究也随之开展起来，立法原则的研究是其重要组成部分之一。

1、地方档案立法原则研究概况

早在1992年阿明就提出了地方档案法规建设的六项基本原则：一是合法性原则。地方档案法规与《档案法》等法律是从属关系，在内容上，地方档案法规必须以《档案法》等法律为依据。与国家档案工作的基本方针政策一致；在程序上，地方档案立法行为必须依照法定权限规定，并按照法定程序规则进行，不得逾越；在形式上，地方档案立法也必须采取规范化文件形式，以免引起法律执行上的混乱。二是主体性原则。地方档案法规建设必须维护地方档案事业主体，这是地方档案法规建设的核心。违反了这一原则，地方档案法规建设就失去了主要对象，三是适应性原则。制定地方档案法规，必须根据地方特点，符合地方档案事业发展实际和档案管理工作的现实要求，从实际出发而不是从抽象的原则出发，既要考虑到档案工作的本质，又要从地方的具体情况出发，并借鉴外地、外行业的共同经验，这样就可以保证制定的法规具有较强的可操作性和针对性。四是科学性原则。地方档案法规建设必须建立在对档案行政管理的客观调查、预测的基础上，遵循行政法学的科学调控规则，正确使用各种法律规范，语言准确简洁、无歧义，便于操作。五是系统性原则。地方档案法规作为我国整个档案法律规范中的有机组成部分，必须遵循法制统一的精神，贯彻系统性原则，使每一地方性法规既保持内部之间的协调，又与其它法规和谐统一，下一级的规范在效力上从属于上一级的规范。六是相关性原则。地方档案法规建设会涉及到相关部门和相关领域，要认真理顺其与地方其它事业立法的相互衔接与配合。

刘胜华认为，地方档案立法原则应当包括三个原则：一是纵向统一的原则。首先，地方档案立法必须坚持与宪法相统一，这是地方档案立法得以发生效力的根本所在：第二。地方档案立法必须与《档案法》相统一，尤其要与《档案法》所确定的基本原则相统一：第三，地方档案立法必须与行政法规相统一，既不能与国家行政法规的内容相抵触，更不能与行政法规的基本原则相矛盾。二是横向协调的原则。地方档案法规既要与国家法律、法规相统一，又要充分反映本地实际情况。由于各地经济、社会发展不平衡，导致各地档案工作发展不平衡。因此。在制定地方性档案法规、规章时，也往往表现出较大的差异。为维护国家法制的统一，又充分反映地方的特点，在地方档案立法时必须注意横向的协调。这就要求地方档案工作者对国家法律法规的基本原则有深刻的理解，并加强横向联系，互通信息，交流情况，通报各地立法信息，交流各地立法经验，以保证横向的协调。三是体现地方特色的原则。地方档案立法既要注重全局的、整体的实际，更要反映本地的实际和当前的现实。这是地方立法的根本所在。

马素萍认为，地方档案立法应当遵循的基本原则是维护国家的法制统一，具体体现为不抵触、不重复、不越权等原则。所谓不抵触，是指地方档案立法不与上位法的规定相冲突或相矛盾。不抵触原则包括两个方面：第一，地方档案立法应当结合本行政区域的实际情况和需要，对上位法的一般性、原则性的规定作出细化的具体规定：第二。对于上位法未作出规定而地方又需要规范的档案事务，应当在法律、行政法规允许地方立法的范围内作出规定。所谓不重复。是指地方档案立法除必要而合理以外。不应重复上位法的内容。所谓“必要而合理”的重复是指：第一，作为地方立法的依据而引用上位法的有关条款：第二，作为地方立法的适用条款而引用上位法的有关规定，以量来表示。一般以不超过法律文本总字数的20％为宜。所谓不越权，是指地方人大权力机关和行政机关应当依据国家有关法律法规赋予的立法权限行使立法权。不越权原则包括三个方面：第一，不属于中央专属立法权的事项，在国家尚未立法而需要地方根据本地区实际情况制定法规时，原则上应当制定地方性法规，地方人大及其常委会认为有必要授权政府予以规定的，可以授权政府制定规章。第二，凡属于长远的、重大的、需要普遍遵循的事项。可以由地方人大及其常委会制定地方性法规：凡属应时的、一般性的、局部性管理的事项，则可以由地方政府制定规章。第三，凡涉及依据法律、行政法规规范政府行为的事项，应当由地方人大及其常委会制定地方性法规：凡属于应由地方政府自行决策的事项，则可以由地方政府制定规章。

虽然三位作者对地方档案立法原则的表述方式和方法不同，但一些认识是基本一致的。首先，三位作者都强调维护国家的法制统一，大家提出的合法性原则、纵向统一原则和不抵触、不越权原则的精神实质是相同的：其次，三位作者都提到地方特色问题。适用性原则、地方特色的原则、不重复原则的思想内涵是一致的，只是表述的方式、方法还有待取得共识，还需要逐步使之规范化。至于其它原则应当纳入地方立法的上位法原则，即档案立法的基本原则之中。

2、地方档案立法原则及其表述

《中华人民共和国立法法》(以下简称《立法法》)第六十三条对地方立法权限规定中的第一项是“为执行法律、行政法规的

规定，需要根据本行政区域的实际情况作具体规定的事项”这一规定是指在有上位法的情况下，为保证法律和行政法规在本行政区域内的实施，地方立法机构可以制定执行性的规定。实践中这种立法可以说属于实施性立法或者说叫二次立法，也就是用地方立法的形式，弥补中央立法之不足，更好地满足地方的需求。二次立法既要不违背宪法、法律和行政法规，又要使所立之法具有较强的针对性和实用性，能解决本地突出的而中央立法没有规定或者不宜解决的实际问题，这就必须坚持两个原则：不抵触原则和有地方特色原则。

地方档案立法作为实施性立法，首先应当遵循《立法法》规定的立法基本原则：一是宪法原则：二是法治原则；三是民主原则：四是科学原则。其次还应当遵循《档案法》所确立的立法专业原则，如集中统一管理原则、保护档案的原则、档案开放或为社会提供服务的原则、档案机构的独立性原则、奖励与惩戒原则等。在此前提下，确立和彰显自身的立法原则。

2.1不抵触原则

坚持不抵触原则，维护国家法制的统一，是地方立法必须遵循的首要原则，也是地方性档案法规具有可操作性的法律基础。

《立法法》对地方立法的权限作了具体规定，对什么是抵触情况没有作出明确的界定。全国人大常委会提出的以下五种情况通常被认为属于与法律、行政法规相抵触的行为：

①上位法有明确的规定，与上位法的规定相反的：

②虽然不是与上位法的规定相反，但旨在抵消上位法的规定的：

③上位法没有明确规定，与上位法的立法目的和立法精神相反的：

④违反了立法法关于立法权限的规定，越权立法的：

⑤下位法超出上位法规定的处罚种类和幅度的。

我国宪法、全国人大、政府组织法和立法法都规定，制定地方性法规以同上位法“不抵触”为原则，而制定行政法规和政府规章以“根据”上位法为原则。显然，立法者的用意是使这两种立法形式在其立法权力渊源、立法权限范围、立法效果等方面有所区别。对“不抵触”原则，有人认为是指作为下位法的地方性法规不得与国家的法律、行政法规的主要精神、宗旨相矛盾：也有人认为，不抵触是指不得与国家的法律、行政法规的具体条文规定相抵触。前者的理解过于宽泛，后者则过于严苛。可否按照全国人大常委会提出的上述五种情况分层理解：①国家的法律、行政法规已有明确规定的，地方立法不得有与之不一致或相反的规定；②不得作出与国家的法律、行政法规的基本精神、原则、宗旨相矛盾的规定；③不得超越国家法律规定的立法权限和范围进行立法。只有坚持上述三点，才有可能既不破坏国家的法制统一，又能保持地方立法的特色。

不抵触是地方立法的权限边界，不可超出。“根据具体情况和实际需要”是地方立法的指针，可以灵活运用。《立法法》第六十四条规定了地方性法规的立法事项。第一款规定了两个基本事项——为执行上位法而作出具体规定的事项和属于地方事务管理性的事项。第二款规定，除全国人大专属立法事项之外的其他事项，国家尚未立法的，地方可以根据本地的具体情况和实际需要先行制定地方性法规。《立法法》对地方性法规权限范围的规定，有其理论根源和现实意义。从理论上说。我国是单一制国家，这决定了我国的立法权必须相对集中于中央。国家权力由人民直接赋予，地方享有的权力不是本身固有的，而是由国家自上而下授予的。地方立法权来自于中央的授权，必须由法律明确规定，法律未明确规定的，地方不能擅自立法。从现实原因看，全国各地的地方立法工作经过20余年的发展，在取得成绩的同时，也暴露出不少的问胚。主要表现在：一是越权立法：二是重复立法：三是有些地方性法规与国家立法相抵触，损害了国家法制的统一和尊严：四是有些地方性法规质量不高，不问是否需要，盲目制定，片面追求大而全。

我们在实践中认识和把握不抵触原则总体上应当实事求是，深刻领会上位法的立法原则和精神实质，在坚持法制统一的前提下，可以比照上位法作出必要的有创意性的延伸，适当扩大一些调整的范围，增设一些自主性内容。

①从地方立法调整的范围角度。一是地方法规调整的范围比上位法有所扩大，也就是上位法对某一方面内容没有作出规定，地方法规就这一部分内容作出了合理性规定，那么扩大的这部分内容可以理解为根据地方需要作出的创制性规定，反之则视为抵触。地方档案法规中对有关村民委员会、街道办事处、居民委员会档案管理的规定：对中外合资和外资企业档案建立的宏观管理规定：优先利用权及限制利用的规定等等，均属于创制性规定。同时，《立法法》第九十三条对特定部门的立法做了规定，即军事法规由中央军事委员会根据宪法和法律制定，在武装力量内部实施，地方立法不得涉及这些事项。《中华人民共和国档案法实施办法》(以下简称《档案法实施办法》)第三十条对此作了明确的解释：“中国人民解放军的档案工作，根据《档案法》和本办法确定的原则管理。”而《广西壮族自治区档案管理条例》第三条规定：“本自治区行政区域内的一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企事业单位(以下简称各单位)和个人。均应遵守本条例。”此规定显然与上位法规定相抵触。二是地方性法规调整的范围等于或小于上位法调整的范围。这类法规属于执行性地方法规。制定这类法规的最大难点在于行政处罚的设置。《档案法实施办法》第二十八条规定，《档案法》第二十四条第二款规定的罚款数额，根据有关档案的价值和数量，对单位为1万元以上10万元以下，对个人为500元以上5000元以下。《行政处罚法》第十一条第二款规定：“法律、行政法规对违法行为已经做出具体规定的，必须在法律、行政法规规定的给予行政处罚的行为、种类和幅度的范围内规定。”《安徽省档案条例》(1997年安徽省人大常委会制定，2004年修正)作出对三项档案违法行为处罚的额度低于上位法幅度的规定。其规定为：“对单位可以并处2000元以上10000元以下罚款：对个人可以并处200元以上1000元以下罚款，”抵触之处十分明显。全国人大常委会提出的属于与法律、行政法规相抵触的第5项中对处罚种类和幅度的“超出”与《行政处罚法》相关规定中的“范围内”是不一致的。因此。法律学者建议全国人大常委会修改《行政处罚法》第十一条第二款的规定。

②从国家总的立法精神和价值取向的角度。符合国家总的立法精神和价值取向的地方规定是对上位法有创意性的延伸，反之则为抵触。其一，遵循有关法律的原则和规定。为与国家《行政许可法》的基本精神相吻合，

《辽宁省档案条例》等众多法规均把省档案行政管理部门对档案中介服务机构进行“资质认定”的内容加以删除。但出台于《行政许可法》生效之后的《山东省档案条例》(2004年修正)第十一条第二款规定：“管理属于国家所有的档案的工作人员应当持证上岗。”这显然与《行政许可法》第十五条第二款“地方性法规和省、自治区、直辖市人民政府规章，不得设定应当由国家统一确定的公民、法人或者其他组织的资格、资质的行政许可”的规定相抵触。其二。立足于解决档案工作中出现的新情况、新问题。广东省毗邻港澳台地区。华侨众多。《广东省档案管理规定》第十九条规定：“香港特别行政区居民、澳门、台湾同胞和华侨凭回乡证、身份证等有效证件，可以到档案馆利用涉及本人或亲属的档案资料：经档案馆同意，可以利用已开放的档案。”《四川省<档案法>实施办法》将原《实施办法》第二十八条“中国公民凭个人身份证或工作证，单位凭组织介绍信可以到地方的国家档案馆利用已开放的档案”修改为“个人凭有效身份证件，可以到地方的国家档案馆利用已开放的档案”，废止了在档案利用中对外国人和外国组织制定的双重标准与歧视性政策，使WTO规则的国民待遇原则得以充分体现。其三，富有创设性的规定。如《上海市档案条例》第十六条第二款规定：“市、区、县政府及各部门制定的行政规范性文件，应当在报送备案的同时，送交同级综合档案馆。”首次明确将市和区县综合档案馆是同级人民政府公开信息的集中查阅场所的内容纳入地方档案法规之中。

2.2地方特色原则

坚持地方特色，一切从实际出发是地方立法生命力之所在。也是地方立法的特点。地方特色越突出，其实用性、可操作性就越强，法规的执行效果就越好。

地方立法长期以来没有解决的一个技术问题，就是法规体例的大而全、小而全，不论法规内容如何，总则、分则、附则、章节条款一应俱全，地方档案法规体例也不例外。同时。地方档案法规内容与上位法及彼此之间高度趋同。从立法主旨、法规效力范围，到档案管理体制：从各级各类档案机构设置及职责，到档案人员的任职条件和要求：从文件的移交归档，到档案管理的各环节：从档案的开放利用要求及限制，到档案公布权限及形式：从违法行为的各种表现，到承担的相应法律责任……这些几乎涵盖了法规各方面的全部主要内容，在各地区档案法规中无不表现出惊人的相似。其结果是：1、地方特色普遍未能彰显。地方档案法规视《档案法》及《档案法实施办法》为圭臬，导致内容极近雷同。据统计，《北京市实施<档案法)办法》共40个条款，其中与《档案法》、《档案法实施办法》相同或基本相同的条款有16条。重复内容约占40％；《上海市档案条例》共51个条款，其中与《档案法》、《档案法实施办法》相同或基本相同的条款有17条，重复内容约占33％。除少数地区外，包括个别少数民族地区在内，完全可以把法规内容相互置换。这样一来，地方法规就失去了应有的功能和作用。2、可操作性不强。多数法规条文偏重于原则性，有些则过于笼统模糊。《贵州省档案条例》、《河南省档案管理条例》、《浙江省实施(档案法>办法》都没有对违法行为作出确切的罚款数额的规定。大多数做了相关规定的法规，其数额空间极大，很容易造成执法的随意和偏差。3、对档案事业急需解决的时代性问题把握滞后。如在法律中确立档案的信息属性，应对电子文件管理的策略和保障机制，对档案所有权和开放档案公布权的重新界定，现行文件利用中心的归属及其运行机制，集体、个人或私人档案的公共属性的确认等等，这些都需要地方档案法规及时作出回应。

当然，2001年施行的《山西省档案管理条例》和同年施行的《贵州省档案条例》在体例上别具一格。它们都没有构筑“标准”体例，不分章节，法规条文采取大流水排列，不搞《档案法》、《档案法实施办法》和地方法规的“三世同堂”，对上位法中一些已经规定的比较具体、不影响贯彻执行的条款，不再纳入地方法规中，不再重复规定，而是集中解决严重影响和制约地方档案事业发展的重大问题和新的情况。这样可以更好地体现地方档案法规的作用，更好地实现地方档案立法的目的。

4.地方档案 篇四

2012年全省档案地方志工作暨表彰先进会议在贵阳召开。省人民政府副省长谢庆生出席会议并作了重要讲话；省档案局（地方志、档案馆）王传福局长（主任、馆长）做了工作报告；省档案局（地方志、档案馆）曾健副局长（副主任、副馆长）作总结讲话。各位领导的讲话精神涉及地方志工作内容如下：

一、谢庆生同志讲话精神

谢庆生在讲话中对2011年全省档案工作取得的成绩给予充分的肯定。指出：省级档案地方志机构整合顺利推进，做到了机构整合和业务工作“两不误、双促进”。新机构的职能集档案、地方志、年鉴编纂管理于一体，进一加强了社会服务功能和拓展服务领域。

谢庆生强调，今年是实施“十二五”规划承上启下的重要一年，全省档案地方志系统要突出重点，抓好落实，努力提升我省档案地方志工作的水平，要认真贯彻国发2号文件精神，认真制定与国家相关部门的对接方案和本部门的实施方案，抓好对接落实。要把档案工作摆上重要议事日程，加快档案地方志资源体系建设，打造出具有贵州特色的档案地方志文化品牌，积极为发展繁荣贵州的多民族文化作出贡献。全省各级档案方志部门要抓住发展契机，促进文化大发展大繁荣。

（一）档案方志部门要以贯彻国发2号文件和全国档案工作会议精神为契机，认真谋划好今年的工作，为贵州经济社会又好又快、更好更快发展多作贡献。

（二）档案方志部门要自觉积极投身服务社会主义文化大发展大繁荣的主战场。党的十七届六中全会和中共贵州省委十届十一次全会作出了推动社会主义文化大发展、大繁荣的重大决策。档案地方志是一个文化传承的重要载体，特别是有文字记载以来，记载和反映一个地方的历史恐怕最可信的还是档案和地方志。我省档案方志，包括年鉴，一方面既是我省多民族文化资源的重要载体，另一方面也可以理解为是我省的重要文化资源。因此，要深刻认识到自身的责任，高度的文化自觉，积极投身文化建设的主战场。

我省馆藏档案、地方志、年鉴资源比较丰富，不能让其束之高阁。要采取编辑出版、陈列、展览、数字化等多种形式开发出具有较高价值的文化产品，提供给社会各个方面利用；要打造出既有贵州特色的档案方志文化品牌，积极为发展繁荣贵州的多民族文化作出贡献。

（三）广大档案方志工作者要忠实履行好为党管档、为国守史、为民族修志的神圣使命。中央领导同志赋予全国档案工作者的神圣职责是“为党管档、为国守史”，对我省的档案方志工作者来讲，还应该加上“为民族修志”这一条，一定要有这种强烈的责任感和使命感，履行好职责。

二、王传福同志工作报告精神

王传福同志从省级档案、地方志、年鉴机构顺利整合，全省档案地方志事业发展重要目标和项目列入政府“十二五”专项规划，以及档案、地方志各项业务工作稳步推进方面对2011年全省档案、地方志工作开展情况进行了总结。强调2012年全省各级档案方志部门要重点做好7个方面的工作：

（一）切实抓好国发2号文件精神贯彻落实。要把深入学习贯彻国发2号文件精神与贯彻落实党的十七届六中全会和省的十届十二次全会精神、贯彻国家档案局和中指组的要求、实施《贵州省档案事业发展“十二五”规划》和《贵州省志二轮编纂计划》相结合，找准影响档案事业发展主要问题，积极争取政府和相关部门的重视与支持，进一步解放思想、大胆开拓，努力探索档案、地方志事业发展的新路子，开创我省档案、地方志工作的新局面。

（二）围绕省委、省政府中心工作，创新服务观念、拓展服务领域，积极主动为贵州经济社会建设服务。要充分发挥档案、地方志的资政参考作用，积极主动为省委、省政府的工作大局服务。

（三）加强公共服务能力建设，努力提高档案地方志利用服务水平。要广泛运用编辑出版、展览、网站、新闻媒体等各种手段开放档案、地方志文化产品，为社会提供服务。要积极推进档案、地方志公共服务能力建设，最大限度地发挥档案、地方志工作在社会各项建设中的作用。

（四）加强全省地方志信息化建设。继续抓好贵州省综合电子文件管理系统平台建设，进一步加强方志信息化标准和规范建设，继续开展示范点创建活动，完善地方志资源数据库。加强地方志信息网站建设和管理工作，改变上网信息少、信息陈旧、报送信息质量不高的状况，要按照国家档案局的统一部署和要求，加强推进全省档案、方志信息化建设。

（五）推进档案、地方志法制建设。要继续开展档案、地方志行政执法检查及专项督查工作，限期整改重大安全隐患，及时查处违法案件。要结合纪念《档案法》颁布25周年和国务院《地方志工作条例》颁布6周年，全面部署实施“六五”普法工作，加强法制宣传教育阵地建设和队伍建设，组织开展针对性强、形式多样的法制宣传教育活动。

（六）抓好全省地方志编修、综合年鉴编辑出版工作。要把编纂志书作为一项重要任务，加强组织领导，及时解决修志工作中存在的问题。编修好《贵州省志〃档案地方志》分卷编修工作。要继续做好市（州）、县级二轮志书的编修。进一步做好志书知道审验工作。做好2012年《贵州年鉴》的编辑出版工作，进一步提高《贵州年鉴》质量。

（七）加强、地方志干部队伍建设。要加强我省档案、地方志干部队伍建设，根据工作需要，积极争取有关部门支持，选拔、充实一些具有多专业背景的复合型人才，改善和优化档案、地方志干部队伍结构。

三、曾健同志讲话精神

曾健同志作总结讲话，对全省档案、地方志机构设置，贯彻落实国发2号文件，地方志书编修工作，地方综合年鉴编纂工作等十二个方面的问题进行了进一步强调和说明，其中涉及地方志工作的有8个方面。

(一)关于全省档案、地方志机构的设置 强调虽然省档案局和省地方志办机构整合，形成了一个机构一支队伍、一个班子三块牌子两项事业，但考虑到全省各市、县级档案、地方志机构及干部队伍现状，不要求大家都按省里的模式整合。省地方志办对于档案与地方志机构的整合态度是既不反对，也不强求，视各地具体情况确定。不整合的要注重它的专一性，整合的要发挥它的共享性。希望整合后的档案、地方志部门，大家一定要树立全局观念，大局意识，自觉遵守纪律，做到不利于档案、地方志事业发展的话不说，不利于档案、地方志事业发展的事不做，一心一意谋发展，聚精会神搞建设。要充分发挥资源共享、属性相同的优势，着力克服工作差异，同心同德共事，同心同向谋事，同心同行干事，着力实现档案、地方志工作“两手一起抓、发展双促进”。

(二)关于贯彻落实国发2号文件

全省上下正把贯彻落实国发2号文件作为中心工作和经济社会发展的总抓手，档案、地方志部门既不能置身局外，更不能有等靠要的思想。要按照谢庆生副省长的要求，找准定位，抓紧拿出切实可行的贯彻实施意见，大力推进我省档案、地方志事业实现跨越发展。

贯彻落实国发2号文件，概括起来就是8个字：“主动衔接、积极作为”。一方面，我们将根据文件明确的支持政策，正确把握国家政策导向，深入分析我省档案、地方志事业发展面临的机遇和挑战，进一步加强与国家档案局、中国地方志指导小组的沟通和衔接，争取国家层面在县级综合档案馆建设、国家重点档案抢救和保护、档案地方志人才培训等方面对贵州给予倾斜支持，使国家支持贵州省的各项措施实现政策最大化。另一方面，希望各级档案、地方志部门要积极发挥档案方志服务经济社会发展的独特功能，围绕国发2号文件对全省的定位，自觉把工作放到全省经济社会发展的大局中去思考、去谋划、去推动。不断延长工作手臂，做到经济社会发展到哪里，档案、地方志工作就覆盖到哪里，努力开辟档案、地方志事业发展新空间。

(三)关于地方志书编修工作

各市(州)地方志部门要认真履行组织、指导、督促和检查本地区地方志工作的职能，加快对二轮修志进展缓慢县级地方志部门的督促、指导力度。

特别强调质量是志书的生命。一定要把二轮志书的质量作为全部修志工作的重中之重来抓，加强志书编纂和出版质量管理。包括各地的部门志在内，都要严格志稿省、市、县三级审查制度，确保志书编纂和出版质量。凡未完成初稿的地方要从写初稿着手，重视编辑质量问题；已评过稿的地方，要按照评稿提出的意见建议认真修改，不成熟的不得送审；已审定过的志书，要按照志书出版要求反复检查，努力把志书打造成经得起历史检验的精品佳志。总之一句话就是：快成稿，慎出书，保质量。

(四)关于地方综合年鉴编纂工作

各市、县级地方志部门要坚持志书编修与年鉴编纂并举，在做好志书编修的同时，积极推动地方综合年鉴编纂工作。凡尚未出版年鉴的县级地方志部门，要尽快启动年鉴工作，将年鉴编纂工作列入地方志部门的一项经常性工作。并立足本地区实际，从自然环境、历史文化和经济社会发展情况等出发，突出特色，抓住当地的优势和独特之处，设计出具有当地特色的年鉴。今后，我们将加强对市、县级综合年鉴编纂工作的指导力度，使全省年鉴工作水平有新的提升。

(五)关于档案、地方志法制建设

2012年将加大档案、地方志行政执法检查和专项督查工作力度。在对省直各单位开展大规模的档案工作和二轮修志工作行政执法检查的同时，还将对部分市(州)档案资源建设、县级综合档案馆建设和二轮修志工作进行专项督查。请受检单位要认真做好自查工作，并及时上报自查材料；各级档案部门要围绕纪念《中华人民共和国档案法》颁布25周年，积极开展有声有势有影响的档案法制宣传活动；各市(州)、县(市、区、特区)档案部门和省直各单位，要认真做好档案法制建设典型事例、档案利用效果实例和违法案例的收集、报送工作。

(六)关于档案、地方志信息化建设

印发《贵州省档案方志信息化建设实施意见》，请各地区、各部门在认真学好《意见》的基础上，结合自身实际，抓紧制定本地区、本部门档案、地方志信息化建设工作计划；已明确为县级档案馆档案资源数据库建设示范点的县(市)档案馆，要认真按照示范标准，积极做好创建工作，确保年底前通过验收。各市(州)档案局要积极配合我们做好示范点的督促、指导工作；已建成和今年即将建成二、三级档案方志信息网站的档案、地方志部门，要认真做好信息管理和上传工作。从今年起，我们将对二、三级档案方志信息网站建设情况进行定期检查和定期排名通报；各市(州)档案馆应积极创造条件，尽快实现重要档案资源数据的异地备份。

(七)关于档案、地方志宣传工作

各级档案、地方志部门要进一步加强对宣传工作的领导，合理设置和配备档案、地方志宣传机构和人员；要围绕工作大局，充分利用媒体、网络、爱国主义教育基地等宣传阵地，广泛开展档案、地方志宣传活动，为发展造势，为事业鼓劲；要主动报送反映本地区、本部门工作亮点的信息，积极组织推荐稿件，群策群力，共同办好《贵州档案》、《史志林》；要认真做好《中国档案报》、《中国档案》、《中国地方志》的征订发行工作。今年，我们将加强全省档案、地方志宣传队伍建设，适时召开全省档案地方志宣传工作暨通讯员培训会。

(八)关于档案、地方志干部队伍培训工作

根据工作需要，今年，贵州省档案地方志干部教育培训中心将举办各类业务培训班11期。各市(州)档案、地方志部门在配合省档案地方志干部教育培训中心做好培训组织工作的同时，要认真履行自身职责，积极搞好档案、地方志干部队伍培训工作，尤其是要办好本辖区内档案业务人员持证上岗培训班，从而减轻身处偏远、基层一线档案工作者的负担。有关举办培训班的相关事宜，大家可直接与省档案地方志干部教育培训中心联系。

5.地方档案 篇五

文心苑新三年级王玺霖

时间如白驹过隙，文心苑十五个半天的学习很快就结束了。再见吧，文心苑!

再见，吴老师!谢谢您课堂上带领我们诵经典，学作文。听您的课真有趣，您肚子里装满了故事、笑话，“哈哈哈!”笑声常常回荡在我们的教室。您带领我们做“扳手腕”的游戏，让我们观察荔枝，品尝荔枝，给我们看一幅幅生动的图画。您这里指指，那里点点，我们轻轻松松学会了写作文。

再见，文心苑!我会想念你的，想念像天空一样蓝的墙壁，想念美味可口的小点心，想念一天天赢取的乐学币，想念琳琅满目的礼物柜。

文心苑，下学期再见!

乐在文心苑

文心苑新三年级徐杨挺

暑假，爸爸妈妈牵着我的手，把我送到了文心苑。一走进文心苑的大厅，我就被这里的环境深深吸引了，哇!多么明亮，多么美丽啊!

走进教室，我看见了一位和蔼可亲的老师，她笑眯眯地看着我，亲切地说：“你叫什么名字?欢迎你来文心苑学习!”

“我叫徐杨挺!”

“很好听的名字哦!”我一下就喜欢上吴老师。

吴老师的课很有趣。她会给我们讲好听的故事，跟我们一起玩“扳手腕”的游戏，奖乐学币，分小点心。原来我一听到写作文，我的头都要炸了，在这里，我爱上了作文课。上课，我认真听，老师表扬我，奖励我，我听了心里甜滋滋的，觉得学习是一件多么快乐的事。

我本来是个胆小的男生。在这里，和同学们一起玩游戏，上台吟诵，我变得活泼自信了，成了一个快乐的男生。

文心苑真好，在文心苑学习真快乐!

6.地方档案 篇六

我们党和人民政府历来十分重视地方史志工作的开展，毛主席、周总理都曾作过多次重要指示，强调编史修志的伟大作用。中国自古有“盛世修志”之说。今天，伟大祖国蒸蒸日上，百废待兴，随着四化的大规模进行，随着各门科学的飞跃发展，编纂新的地方史志己成了历史赋予当代人不可推卸的责任。

编纂地方史志是个承先启后的事业，需要认真细致地整理、研究大量原始资料。如果离开了第一性的物质资料，历史研究将成为无源之水、无本之木。我国有五千年的文明史，历史资料非常丰富，仅就文字记载的文献而言，就有汗牛充栋、浩如烟海之叹。在这些历史文献中，无论是在总数上，还是在种类上，地方文献部占有很大的比重。但是，由于地方文献有一定的适用范围，每种印刷数量比其它类型书籍少，有相当数量还是抄本、稿本，再加上兵乱、水火等灾祸，故而零散、亡佚现象非常严重。即使幸存于世的，保藏亦很分散，有的在古书中，有的在档案中，有的在报刊上，有的还零落在不同地方。这大批庞杂的历史资料倘若没有目录来“纲纪群籍，簿属甲乙”，使用者必然会迷茫无律，如坠云雾。可以说编辑地方文献，目录工作就是先头部队的尖兵。有一部好的目录作为开门的钥匙指向的路标，对于编纂地方史志工作，功比架桥铺路。

目录学是图书馆科学的一个基本领域，目录学实践与目录学理论研究同样是图书馆学会的基本任务之一。鉴于当前编史修志工作的迅速开展，作为本地图书馆学研究中心的图书馆学会，为本地编辑一部地方文献目录，义不容辞，刻不容缓。

地方图书馆学会编辑地方文献目录有三利。其一，有利于调查统计地方文献情况。图书馆学会会员分别是图博、档案系统各个行政具体单位或具体业务部门的工作人员，在同行业的工作联系或学术交流中，有着程度不同的熟悉和信任。这对于了解地方文献情况颇有方便之处。其二，有利于调度、集中参考资料。图书馆学会虽然是个学术性的群众团体，但毕竟是党和人民政府领导下的为社会主义建设服务的学术机构，它完全可以对本地图博、档案系统的所有单位施加影响。这对于统一管理和整理地方文献是大为有益的。其二，有利于鉴别、考证地方文献的性质和类型、本地的目录学、版本学专门人才相对地讲在行政编制上比较分散，有的属文化系统，有的属教育系统，还有的属于国家机关或其它系统，而图书馆学会在地方上几乎联系了这类专门人材的全部。

地方图书馆学会编辑地方文献目录的人员组织方法有三种。一、学会组织集体编写，从有关单位借调有关人员，组成学会直接领导下的编写组。借调时间半年至一年，借调人员最好脱产，亦可半脱产。二、由学会责成某一单位图书馆、资料室、研究所或学术情报部门编写，学会配合具体单位顶导对编写组工作加以指导、协调。三、学会责成某一热爱目录学，且学有专长，事业心较强的会员编写。由学会出面和所在单位领导商议，从时间上物质上对这样的同志予以支持，也是切实可行的。以上这三种人员组织的方法，各地图书馆学会可根据具体情况选择。当然也不排除还有其它更好的方法，例如，两个或两个以上的单位、个人通力合作等。不过，有一点应该强调的.是，该工作必须取得有关党政领导部门的赞成和支持，否则，将难以维持。

编辑地方文献目录的工作程序大致有四个步骤。首先是调查了解。这是整个工作的基础，面广量大，得失成败是整个工作的关键。在调查了解的同时，调查者就可以把摸清楚的情况摘抄或者编制成卡片，以备后用。其次是分门别类。为了防止许许多多的卡片杂乱，需要按一定的科学体系将它们排列起来。在学科上有交叉关系的亦可在其它类做互见卡。接着就是，补充核实。一部索引类型的工具书其质量如何，最起码的一点就是看它所搜集的资料是否全面，它所反映的情况是否正确。这步工作或粗或略会直接影响到全书的质量。最后是汇集成册。这是小心细致的一步工作，需要一校再校，反复订正。这四个步骤并不是呆板的工作程序，在时间上，前二步可以同时交叉进行;在人员上，前三步亦可分工进行;但最后一步工作必须在前二步工作全部就绪后方能进行。

编辑地方文献目录在体例上大致有四个组成部分。卷首的说明或几例，用以对编辑的目的、意义、取材、断限、格式、特殊情况等作简要地介绍。主要部分是正编―分类目录。分类体系要科学、合理。所收的文献每一篇都应尽可能详细地注明：书名、著者、册数、版本(或报刊之年、月、日)、收藏者等情况。次要部分是附编，即书名目录和著者目录。其目的是便于使用者从多种途径获得所需要的资料。书名和著者的编次，可按首字笔画亦可按汉语拼音音序。著者目录如无必要，可以从略。卷未的附录部分编者可根据情况因事制宜，总之，编辑地方文献目录在体例上应掌握一条包含着三个基本要点的总原则即：科学、准确、方便。

编辑地方文献目录其功利不仅在于地方史志编纂工作，而且，能为本地政治、经济、文化等各项事业提供历史依据，能为本地各有关企事业单位和科学工作者提供参考，还能为目录学理论的进一步发展提供实践经验。这确实是一桩造福桑梓、一举多得的善事，图书馆学会何不乐而为之?况且，它还可以使主编单位在地方和人民群众中产生积极的影响呢!

7.地方高校档案数字化外包策略研究 篇七

随着档案信息化建设的逐步展开, 大多数档案部门, 由于自身技术力量有限, 很难顺利进行有关档案信息化内容的建设, 都不同程度的进行了信息技术外包 (IT outsourcing) 。常见的信息技术外包涉及信息技术应用开发和维护、通信网络管理、数据中心的运作、信息系统的开发和维护、备份和灾难恢复、信息技术培训等。地方高校档案部门在面临现代信息技术所带来的机遇与挑战时, 选择信息技术外包不失为一种新的尝试和有益的探索, 而且随着地方高校办学规模的扩大, 高校档案事业的发展, 高校OA系统的运行对档案信息化的要求, 以及档案数字化巨大的工作量, 档案部门人员、设备紧缺等因素, 档案信息化业务外包的紧迫性和必要性日益突出。

一、地方高校档案数字化业务外包的内容

地方高校档案数字化, 包括档案数据库建设、管理, 档案网络、网站建设与维护, 软件开发与设计, 计算机、网络硬件设备的管理与维护, 缩微设备的管理与维护等内容。具体操作起来有以下几个方面:

1. 档案数字化的前期准备工作。

由于地方高校档案绝大部分是由各个部门的兼职档案员整理立卷的, 案卷质量参差不齐, 所以在确定要数字化的档案案卷以后, 要对案卷认真地检查一遍。比如:有遇到装订比较深的, 遮住文字或者比较厚不易扫描的案卷, 要先拆卷;检查卷内档案内容, 如果没有页码的, 要将页码标上, 以免卷内页码在扫描、著录的过程中发生混乱。

2. 档案数字化处理的文件格式要求。

对档案进行扫描后形成的图像的存储要选择占空间少, 存储、浏览快捷方便, 后期也有利于网上的信息传输和提供利用的文件格式, 以便与地方高校的学校OA系统相衔接。

3. 数字化档案的编辑和著录规范。

在著录时依照《档案著录规则》 (DA/T18) 的标准, 著录格式力求做到统一规范, 能够准确地检索利用。比如:照片档案著录清楚了, 检索时就可以将相同事件或主题的文档和照片一同展示出来。

4. 数字化档案的存储和备份。

对于纸质档案数字化转换以后, 检验合格的完整数据库应及时进行备份, 刻录光盘或存储于能脱机保存的载体上。备份过程中也应检查备份的质量, 检查图像文件能否打开, 图像信息是否完整、文件数是否准确等。数据备份后应在载体上标注好文件内容、类别、存入日期及磁盘标号等, 如需保密的还要标明密级[3]。

5. 档案数据库的关联和验收。

将档案数字化过程中产生的目录数据库和全文数据库进行技术上的关联, 注意档号、文件名、页数、图像总数等著录项目上达到一致, 通过每一份图像文件名与档案目录数据库中该份文件档号的一致性和唯一性, 建立一一对应关系。

6. 数字化后档案实体的处理。

将拆了的案卷重新装订, 要保持原貌, 因为涉及流程统一的问题, 这个工作也应该由外包公司来做。

二、地方高校档案数字化外包的风险

档案部门业务外包存在一定的风险和弊端:

1. 外包档案的保密问题。

地方高校档案数字化业务外包涉及多个方面, 不可走外包极端, 否则, 将导致馆藏档案文献的泄密和档案部门公益性的减弱, 使档案部门丧失其保存文化遗产的功能。

2. 外包商不能很好地提供服务的风险。

这个风险来源于两方面, 一方面信息服务商不能很好地理解档案部门的业务需求而引致的风险。这主要是由于档案部门与服务商之间缺乏必要的沟通而造成对服务需求的不同理解。另一方面则是信息服务商的不确定性引致的风险。信息服务商的不确定性涉及服务商的技术能力、财政支持能力、持续发展能力、经营策略、管理思维等方面。如果服务商的职员间缺乏团队合作精神, 组织结构杂乱, 即使它拥有对高新技术深入理解的专家和超群的管理人员, 信息技术项目外包给这样的公司也会存在很大的风险[2]。

3. 数字化外包的管理问题。

一般情况下, 用户在外包调研、决策、评价、外包商选择、合同谈判、合同验收等不同阶段, 成立的临时性机构, 处理相应外包业务, 赋予模糊的决策权限和管理权限, 与其他机构协调能力差, 制定合同不全面, 且执行不到位;多数用户容易忽视外包项目实施过程中的监督作用, 管理组织的不稳定性, 影响了项目质量和进度, 削弱双方的合作和信任基础。

4. 档案人员学习和创新能力的削弱。

档案部门将档案数字化外包之后, 虽然弥补了本部门人员在技术上的不足, 但同时也失去了获得关键技能的机会, 档案部门人员可能忽视对外包部分技术的研究和掌握, 限制内部人员的实践机会, 因而有可能阻碍新技术和业务的结合, 削弱档案部门的学习和创新能力, 引起他们对自身地位和未来发展的焦虑, 影响档案部门服务工作质量。这就违背了档案部门最初实行业务外包的初衷。

三、地方高校实施档案数字化外包的策略

地方高校档案部门实施业务外包必须确立全新的管理理念, 要有战略眼光、追求变革和相互信任的胸怀, 要建立充分的评估和监测机制。实施档案部门数字化业务外包是一个科学管理的过程。

1. 确定业务外包内容。

地方高校档案部门实施档案数字化的第一步, 便是选择外包的内容。地方高校档案部门应根据主要工作目标和自身的情况确定外包的内容, 制定方案, 统筹安排档案数字化的先后顺序。此外, 密级档案一定慎用业务外包方式, 可采取传统的档案保存方式, 或者由档案部门工作人员对之进行数字化。

2. 选择业务外包商。

考虑选择哪里的外包商、是选择一个外包商还是选择多个外包商以及选择外包商的依据等问题都是要慎重考虑的。地方高校档案部门在选择信息技术外包服务提供商时, 必须对服务商支持外包业务的技术能力、关键人员的业务能力、业务处理的操作和控制能力、服务商的财务状况、对新技术的研制与开发能力等进行全面评估, 选择业务能力强、信誉好的服务商。选择业务外包是双方的事情, 如何评估自己的需求、选择外包商、签合同、控制质量、定价等是一个很复杂、很慎重的事情。选择外包服务商时, 地方高校档案部门要认真听取内部与外部专家的意见, 这支专家队伍至少要覆盖档案、法律、人力资源及财务等领域。

3. 加强对业务外包的管理。

档案部门业务外包的管理是一个复杂的过程, 具体而言, 地方高校档案部门要从技术开发者和业务实施者向业务技术应用管理者和鉴别者转变。

首先, 制定适合的信息技术外包合同。合同必须明确服务边界和具有一定的灵活性, 合同须明确指出服务范围, 以便服务商明确自己的职责, 同时, 外包合同应具有充分的弹性以允许在技术和操作方面进行改革或应对技术;合同必须明确赔偿责任与争端解决程序, 声明档案部门对各种资源, 如信息、硬件、软件等安全性和机密性的要求, 制定偶发事件的应对计划, 保留稽核权利和终止合同的权利。一般情况下, 由于多种不确定因素的存在, 外包合同不宜签的时间过长, 以已有的档案部门数字化外包的经验来看, 以三年为宜。

其次, 有效地监督信息技术服务商。在外包合同执行期间, 档案部门应重视对服务商的持续监督, 应成立由各方面专家组成的监管组, 定期和不定期地对服务商的情况进行监督, 以及时发现问题, 采取措施, 减少风险, 监管组应将监管中发现的问题记录存档, 以便更好地管理外包关系, 也给日后的外包实践提供参考。

4. 加强档案部门的学习与创新能力。

档案部门加强对信息技术的学习, 以外出培训或者引进专家讲学的方式, 使档案部门的工作人员获得与信息技术接触的机会, 使得他们切身体会到信息技术的利用价值并且发现新的信息技术, 增加对信息技术的了解, 一方面能保证信息技术外包合同签订的合理性, 保证有效地对信息技术外包过程进行评估, 对信息服务商进行监督。另一方面, 能加快新技术与档案业务的结合, 最大限度地发挥信息技术外包的效能。`

档案部门业务外包是一种新型的管理理念与方式, 它不仅是一种技术手段, 同时也是一种管理手段与管理策略, 是档案部门摆脱目前经费短缺、人力有限、技术落后困境的有效方法。它促进了档案部门资源的合理配置, 提高了档案部门的工作效率。数字化业务外包工作在档案部门中的广泛推广和应用, 要求寻找一种适合我国地方高校档案事业发展的业务外包策略, 突破地方高校档案事业发展的“瓶颈”, 为我国档案事业的发展探寻一条新路。

摘要：本文通过对地方高校档案数字化业务外包的内容及其风险的分析, 提出地方高校档案数字化业务外包的具体策略。

关键词：档案数字化,业务外包,风险,策略

参考文献

[1]黄力.档案部门信息技术外包潜在风险及防范[J].档案时空, 2004 (8) .

[2]孙丽婷.浅析档案部门业务外包的可行性与风险性[J].兰台世界, 2008 (9) .

8.浅谈地方高校文书工作与档案管理 篇八

关键词：地方高校；文书工；档案管理

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）35-29-2

1 地方高校文书档案管理存在的问题

1.1 领导对档案工作重视程度低，管理意识不高

我国高等学校档案管理办法明确规定，高等学校档案工作实现校长负责制，可是高等学校档案工作真正实现校长负责制的又有几所呢？这充分说明了文书档案管理工作领导重视程度还是不够，档案管理工作仅仅停留在最初的管理水平，对档案管理部门要求不高，这种对文书档案管理不重视，直接影响到档案管理工作人员的积极性和创造性，导致档案工作管理粗放、质量不高，管理效益上不去。

1.2 文书工作与档案工作脱节

文书工作与档案工作的脱节，这无形中拉开了文书工作与档案工作两者之间的距离，导致文书工作人员档案管理意识薄弱，而档案工作人员也很少关注文书工作，是两方面存在着脱节现象，档案部门工作人员没有做好公文形成的前端控制工作，对公文格式和前端处理方面做得不到位，导致公文格式、纸张质量、用墨要求等出现不规范情况，使现有的文件内容烦琐，形式多样，不利于档案的分类和保管。

1.3 文书部门与档案部门缺乏协作精神

各部门之间对档案工作缺乏配合和协作，文书材料形成后分散在各部门科室，这严重造成归档时人力、物力的浪费，需要耗费大量的精力去收集散落在各部门科室的文书档案，往往一些处室和科室不太配合、协作，这给归档工作部门专职档案员或兼职档案员带来了收集难度，导致一部分文书材料无法准确及时收集归档。

1.4 文书档案形成不规范，滞后档案收集整理工作

首先是收集的文书材料不规范，主要表现在我们文书工作人员在制作文书材料时没有按照公文规定进行公文制作，公文形成错误千姿百态，给档案工作管理带来了很大不便，直接影响到档案的质量和使用效果，也给专（兼）职档案员归档前期鉴定造成较大困难。要熟悉一个部门的各项业务，对一个专（兼）职档案员来说是非常困难的，特别是面对一个机构庞大的高校，要想熟悉各机构的业务，可以说这是根本不可能实现的事情。

1.5 重藏轻用，管理模式陈旧

许多单位对档案“重藏轻用”的习惯未得到根本改观，受传统思维习惯的管理模式影响，只重视档案的收集、整理、鉴定、保管和检索编辑等业务环节，而没有根据单位和社会的需求，将档案用活；换句话说无视了对档案资源的开发利用，使档案的价值未得到发挥，完全失去了档案的社会价值和凭证依据。

2 加强文书档案管理是顺应时代发展的需要

2014年中央、国务院两办出台了有关档案工作的《中共中央办公厅、国务院办公厅印发<关于加强和改进新形势下档案工作的意见>的通知》（中办发〔2014〕15号）文件，同年8月贵州省委办公厅、贵州省人民政府办公厅联合下发了2014年的31号文件《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》等文件，文件涉及档案工作的具体工作思路和技术规范要求，这为我们今后档案工作的发展指明了方向和工作要求，《实施意见》明确肯定了档案工作的重要作用，这是档案社会价值的回归，充分肯定了档案原始属性的凭证依据和参考价值本真体现。

3 文书与档案的关系辨析

文书是指地方高校在行政事务管理活动中利用书面形式表达意愿，进行交流沟通，说明情况和留作凭证的一种文字记录材料，其本质属性是现行效用。档案是指学校或个人在社会活动中直接形成的，具有凭据价值和参考价值的各种形式的历史记录，其本质属性是原始记录性。文书的功能在于传播形成者的意图，实施形成者的目标活动；档案的功能则在于把处理完毕的文书经过区分保存价值鉴定后，并按照一定的形成规律、事由和时间的先后顺序集中整理归档，方便日后参考使用。[1] 从文书与档案的属性和功能上不难看出，他们两者间有千丝万缕、密不可分的有机联系。文书是现行工作中正在使用的文字材料，档案这则是已经失去现行效用并经文书管理员按照一定方法和规律整理归档后的文件。因此我们可以说，文书与档案实际上是同一事物在不同使用阶段的不同表现形式，二者的关系可以表述为文书是档案的前身，也是档案的重要来源之一；档案则是文书的延续，也是重要文书的最终归宿。[2]

4 文书档案实体的原始记录性是实现社会价值的途径

从个人层面上看，从国家开展干部人事档案专项审核工作以来，干部人事档案在专项审核中发现了很多问题，这些干部人事档案个人存在的问题，都是通过利用文书档案实体的原始性记录获得解决。就贵州省铜仁市铜仁学院在开展专项审核中，就学籍、党团材料、工作经历等审核事项发现的问题约两百多起，这些问题解决的途径绝大部分都是通过查阅高校文书档案，来完善人事档案存在的问题。近两年来，该校综合文书档案室也面向社会提供很多服务，其中向社会人士提供文书档案查阅解决人事档案存在的问题和社会纠纷问题利用次数达四百余次，这些问题都是通过查阅利用文书档案来解决的。

从社会和国家层面上看，利用档案实体的原始记录性可以维权。档案可以上升到维护国家利益的地位，可以上升到外交领域。2014年中央政治局常委领导曾对档案做过批示，这在历史上还是先例，因为档案部门公布了48个日本战犯的审判记录，公布了日本警备队遗留在华的档案，从这些档案证明了慰安妇、南京大屠杀的存在，在与日本进行外交斗争中起到了重大作用。这就是档案实体原始记录性的魅力所在。

5 地方高校文书档案管理改进办法

5.1 提高公文质量是基础

公文书写材料对档案质量的影响。公文书写材料质量不仅影响公文的阅读，而且决定着档案的保存寿命。公文用纸选择是基础，要选择质地坚韧、耐老化的纸张；墨质使用是关键，必须使用不易褪色的墨水，是保证档案字体清晰的前提条件；公文规格是国家的更性要求，不符合国家公文格式规定的文件，是需要及时清除，并重新制发文件，公文格式不规范，直接关系着档案的生命。

5.2 摆正观念认识，重视文档管理工作

要想提高文档管理工作效率，首先要做到的是摆正观念认识，重视文档管理工作。其次在工作上，要围绕工作重点、难点，寻找突破口，找准攻克的方向，才能事半功倍。

5.3 完善文书和档案工作的衔接

在文书档案管理中，文件质量的好坏决定着档案质量的高低。文书部门规范处理文件是文书工作和档案管理水平高低的基础，这就要求工作人员做好文书工作和档案工作的规范衔接，协调文书和档案工作，并最终实现文书、档案工作一体化管理。

5.4 顺应时代发展，提高员工素质

对员工进行统一的专业培训，为员工的交流和学习提供一个平台，此外，可以参考国外有效的管理经验和单位自身的实际情况结合起来，挖掘出员工最大潜力。而作为员工，必须好好把握单位提供的平台，努力的充实提升和完善自己。

5.5 加强各部门协调，做好文档收集工作

文书档案中的许多利用价值较高的档案往往来源于各部门。高校各职能部门是高校档案形成前沿阵地，各学院是形成教学档案的责任者，教务处既是学校教学文书档案的形成责任者，又是教学档案归档的责任者，党政办是校级文件和外来文件归档的第一责任者，人事处、组织部是人事档案形成的主体，也是归档的第一责任者，财务处是会计档案形成的主体和责任者等。为此，积极主动与各部门处理好关系，是档案员工的一项重要工作。

6 结束语

作为一个单位、部门的秘书工作人员，必须正确掌握文书与档案之间的有机关系，正确处理好文书工作与档案工作的互相关系、互相渗透、互相影响，真正实现文书与档案工作的内部统一。不管是在文书工作岗位上的兼职档案员，还是在档案工作岗位上的专职档案员，都需要不断提升自己的综合素质，要本着高度负责和爱岗敬业的精神去做好我们应该做的每一件事，在工作中发挥出最大、最好潜能，最大限度地为社会、学校、师生服好务。

参 考 文 献

[1] 高金愚，唐明瑶.档案管理务实[M].北京：科学出版社，2010.