八大外贸商务信函的写作特点

八大外贸商务信函的写作特点（4篇）

1.八大外贸商务信函的写作特点 篇一

一 前言

二 写作原则

三 写作特点比如商务信函有格式化的特点，许多套语等等

四 商务信函写作时应注意的问题（加上你本来的内容，融合你的写作技巧）

五 结论与体会

商务公文文体和公文语言的这些特点以及商务活动

本身的特点决定了商务信函的以下特点。

1．正确性（correctness）

毫无疑问，这是商务信函最为重要的特点，且是其

它特点的基础。舍此而谈其它特点没有任何意义。

这一点很容易理解。只有正确了，才可能去谈完整

性（completeness），清 晰 性（clarity），简 明 性

（conciseness），具体（concreteness），礼貌（courtesy）

等特点。

这里的正确性不仅指使用的语言无拼写、标点、语

法等方面的错误，传递的信息（如时间、地点、价格、货号、数量、信用证号码等）准确无误，而且指要使用

正确的格式等等。

更有研究者（张彦，李师君 2005：171）指出，商

务信函的正确还应包括在翻译时译者必须对汉英的不同

表达习惯与方式都要有精确的把握。

2．完整性（completeness）商务信函的完整性指的是其必须包含所有必需的事 项和信息。

例如，报盘信就必须包括产品名称、数量、质量、价格、装运方式、付款方式等必要的信息。如果有所欠

缺，对方就很难还盘，使商务活动继续下去。

又如，如果写一封投诉信，则必须说明问题所在、为什么要写这封投诉信、给你带来了哪些不便以及你希

望见到的结果等，这样对方才能采取相应措施以解决问

题。

3．清晰性（clarity）

商务信函的清晰指的是所写信函必须清楚明了，让

对方很快了解信函所要传递的信息，不会产生歧义。

王晓英，杨靖（2005）指出，为达到这一目的，可

以采取以下措施：（1）使用简单的单词和简单的句子结

构；（2）避免使用有不同意义的单词；（3）把关系密切的单词放在一起；（4）使用主动语态。

例如，A letter was delivered to the company 和 They

delivered a letter to the company 相比较而言，后者就更清

晰明了，不会引起误解。

4．简明性（conciseness）

商务信函的简明性指的是用尽量少的单词或汉字将 事情说清楚。

我们常说，言简意赅乃语言之精华（Brevity is the soul of wit），商务信函更是如此。

这里的要求是：（1）用尽量少的单词或汉字；（2）

一定要将需要传递的信息传递出来，将需要说的事情说 清楚。我们既不能为了说清楚事情而牺牲简明性的特点，也不能为了简明扼要而牺牲完整性的特点。

为达到简明扼要的目的，（1）可以用常用的简单词

来替代较为正式的较长的词组，如用if来替代in the event that，用 for 来替代 for the purpose of 等等。（2）用单词 替代句子或词组。例如，我们可以把 We are returning all the machinery that is broken 中的 that is broken 用 broken 来替代，进而将句子简化为 We are returning all the broken machinery。

5．具体（concreteness）

商务信函的具体指的是在信函中应该提供具体的信 息而不是概括性和抽象的信息。

例如，The price of our product is about 100 dollars.这

其中的 about 100 dollars 就不具体，95 dollars 也可以，101 dollars 也行，让别人如何确定？

为了达到具体这一目的，（1）可以使用具体的修饰

词，如一些具体的数字。（2）避免使用抽象化的词，如 The price of gas has really skyrocketed recently。

6．礼貌（courtesy）

礼貌原则在人际交往中非常重要。在英语语用学界，研究人员非常重视礼貌这一原则的研究。Leech 于 1983 年（转引自何自然 1997：107－109）提出了礼貌原则，并指出这一原则包含 6项准则：得体准则（Tact Maxim），慷慨准则（Generosity Maxim），赞誉准则（Approbation Maxim），谦逊准则（Modesty Maxim），一致准则

（Agreement Maxim），同情准则（Sympathy Maxim）。事实证明，这些准则对更好地学习英语语用学、改

善人际关系起了非常重要的作用。笔者认为，这些准则 对于非常注重礼仪的商务信函自然也有非常重要的启迪 作用。

为了体现商务信函的礼貌这一特点，要求我们在商

务信函中：（1）使用礼貌用语，如使用 Thank you，Please 等词语。（2）从对方角度考虑问题或阐述问题，即 You-approach，而不是 I-或 We-approach。这样很容易 赢得对方的好感。（3）使用积极和正面的词以替代消极 和负面的词语，如我们可以用 The office is open until 5

o’clock 以取代 The office is closed after 5 o’clock。很明显，前者更容易体现礼貌的特点而给人以好感。（4）即使我 们的合理要求没有得到满足从而表达不满的时候，也要平心静气地来表述问题，而不能在商务信函中表达怨气。汉语里有句俗语，“生意不成情义在”，很有道理。再说 了，就算出现了问题，如果心平气和地解决好了，说不 定会为自己或公司赢得新的商机。

7．商务信函中经常出现专业性较强的专业术语和行 业术语

有研究者（张煜等 2006：151；寥瑛等 2005：111

－113）指出，商务信函中会大量出现专业性强、准确度 高的外贸专业术语和行业术语。例如，常见的有 B/L（提 单），L/C（信用证），FOB（装运港船上交货），CFR（成 本加运费）等等。

而且，由于使用了这些专业术语和行业术语，会使 商务信函变得更加正式，书面语的特点显得更加突出

（二）用语正式庄重，礼貌

因为商贸函电主要用来洽谈业务，所以

用词较为正式，语句显得诚恳、自然、有礼

貌。礼貌(Courtesy)：礼貌指有礼，它不单

表现在文章的语句上还表现出对对方的态

度，即用语文雅有礼，不伤害对方积极面

子，对待对方的态度真诚、合作、体谅。

（三）文中多用专业术语和贸易行话

1．商务信函多用于贸易谈判，谈判的主

要内容涉及产品质量、价格、包装、装船标

志、保险、等国际贸易知识。在贸易活动

中，为了交往的方便快捷，形成了一系列的贸易术语(commercial terms)，如：

F.A.Q.(Fair Average Quality)产 品 品 质

术语，其意为“中等品质”

G.M.Q(Good merchantable quality)产

品品质术语，其意为“适销品质”。

G S P(G e n e r a l i z e d S y s t e m o f

Preference)，国际贸易政策术语，其意为

“普惠制”。

CIF(Cost，Insurance and Freight)是

价格术语，表示“成本、保险加运费”。

O/C(Outward Collection)是付款方式术

语，表示“进口托收”

TPND(Theft pilferage and Non-

Delivery)是保险术语，表示“盗窃及提不着

货险”

2．同时在信函交往中也形成一些常用的套语行话，如：

We are in receipt of„(兹收到)

We are willing to establish business

relations with your company(我们愿与贵公 司建立贸易联系)。

We should be oblidged if you would

send us catalogue and price list of(如 蒙 赐 寄„的目录册和价目表，我们将不胜感激)。We are looking forward to your early

reply(盼早日复函)

（四）商贸信函有相对固定的格式

商贸信函格式相对固定，大体上由以下

几 部 分 组 成 ： 信 头（heading）、日 期（date）、称 呼（Salutation）、正 文（body）、结 束 语（the complimentary close）、签名（the signature）。

以下是一封拒绝承兑交单付款方式要求的信函，从中我们可看出商务信函文体特 点。

2.英语商务信函应遵循的写作原则 篇二

[关键词] 商务信函；写作；原则

【中图分类号】 H05 【文献标识码】 A 【文章编号】 1007-4244（2013）12-303-1

21世纪是经济日益全球化的世纪，中国与世界各国的交往日益频繁，国际贸易事业发展迅猛。但随着科学技术的发展，国际间的贸易往来更多地使用传真与电子邮件来传递商务信函。因而，英语商务信函成为一种便宜而有效的沟通媒介。英语商务信函是一种最常见的商业联系媒介，它是一种通过电脑或者打字机“书信”来完成的人际间交往。实际上商务信函是一种“推销”函，写信人总是在推销着什么，可能是一种产品、一项服务、一项专利、一个观念，甚至是推销自己或树立自己所在公司的形象等。

一、礼貌原则（courteousness）

在商务信函写作中乃至所有商务活动中，礼貌都发挥着重大的调节作用。它是有效的自我推荐名片，有助于老关系的加强和新关系的建立。礼貌意味着在信函中非常巧妙的表示出诚挚的友情，诚挚的感谢，真诚的礼貌，体贴的理解和由衷的尊重。

商业信件要简洁明了，既要注意信件的措词得体，又要符合商业信件礼貌周到的原则。写信时要注意礼节，不要盛气凌人，避免出现命令或粗鲁等不恰当的口吻。写信过程中除了多使用诸如please；your kind inquiry；I would appreciate it if you would等短语外，还需做到以下几点：语气要真诚、善解人意以及考虑周全；避免使用伤害、贬低的短语，如：your neglectful attitude；impatience；we deny your claim 等；避免使用含有性别歧视的词语，如 businessman；chairman 等。

二、准确原则（correctness）

准确表达不仅仅指英语语法、标点符号和拼写层面，更重要的是书信的内容要叙述正确，买卖双方的权利、义务、违约条款、付款方式、重要数字等信息都属于准确表达的范围。一封表达准确的商务信函，不仅能够促使商务活动的有效进行，还能够避免不必要的纠纷。

三、完整原则（completeness）

商务信函的内容力求完整，需回答来信所提出的所有问题和要求，或是包括写信人希望收信人做出积极反映的一切问题及情况（when、where、who、what、how ）。在书写商务信函时，应该对信函的内容做到心中有数，避免一件事分多次书信传递给对方。一封商务信函只有包含了所有必要信息才能达到它的理想效果，不完整的信函不仅有失礼貌而且会令收信人对你公司产生不好的印象。

四、清楚原则（clarity）

清楚是商务英语信函写作最重要的原则。一封含糊不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义，造成贸易损失，甚至会引发诉讼纠纷。清楚表达应注意选择正确、简练的词，避免使用一些含糊不清、模棱两可的词，条理清晰，表达准确。一般地，商务信函的撰写者必须将自己的意思清晰地表达出来，以便对方准确理解。

五、简洁原则（conciseness）

简洁指的是信函内容完整，语言简单而不失清楚，用最少的语言表达最为丰富的内容。简洁被视为商务信函写信的第一要义。故撰写商业信件时要摒弃传统信函中的陈词滥调和套话，采用简洁、直接的句式进行写作，简明扼要，精炼丰富，长话短说，避免罗嗦，用尽可能少的简单的文字，完整清楚地表达需要表达的意思。

六、具体原则（concreteness）

信函应该写得具体，明确，而不能含糊，抽象，笼统。尤其像报盘，询问贸易条款这类需要具体答复的信函，就更加强调写作时的具体。这样会使所表达的内容准确而又生动，使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。例如，商品的某些质量和特征要用准确的数字，避免使用“长”，“短”，“好”这样的词语。时间用年月日标明，必要时甚至要注明小时，分钟，避免使用诸如“昨天”“下个月”“马上”等表达用语。

七、体贴原则（consideration）

體贴原则强调对方的情况而非我方情况，要体现一种为他人考虑、多体谅对方心情和处境的态度。当撰写商务英语文书时，要站在对方的立场去考虑他们的各种不同的愿望，要求，兴趣和困难，充分理解对方的心情、处境，寻找一种最好的方式将信息传递给对方。

八、结论

商务信函是买卖双方索取、传递信息，处理贸易活动中相关事宜、沟通联络感情的重要方式，同时也体现着一个公司或机构的商务形象。商务信函在商务活动中起着沟通桥梁的作用，它能够具体而快捷地传递双方各类相关商务信息，节约双方的时间，从而实现商务活动的便捷与高效。因此，商务信函对内容、形式、措辞等各方面都有要求。在日常的商务活动中，撰写商务信函时，应遵循商务信函写作的基本原则，有效传递信息，从而使商务信函更有利于双方的沟通合作。

参考文献：

[1]程润明.国际贸易交际技巧[M].上海：上海外语教育出版社，1994.

[2]张燕彬.国际商务礼仪[M].沈阳：辽宁教育出版社，2001.

[3]祈寿华.新世纪实用英语交际指南（旅美）[M].上海：上海外语出版社，2003.

[4]曹菱.商务英语信函[M].北京：外语教学与研究出版社，2007.

3.商务英语外贸英语信函 篇三

1.For the success of our joint venture, it’s extremely important for us to acquire the information concerning the product design and the production processes.

对我们合资企业的成功而言，获得产品设计和产品工艺而言尤为重要

2.You should give us as soon as possible the blueprint plan for the introduction of the equipment and a report on a survey of the feasibility entire plan.

你应该尽早地给我们设备介绍的蓝图计划和整个计划可行性调查的报告

3.Please turn over these technical data to our side at the earliest possible time.

请尽早移交这些技术数据给我们

4.Shall we discuss technology transfer brief now?

我们现在可以谈论技术移交概要吗

5.We want to import advanced technology from you in order to compete successfully on the international market.

我们想从你方进口先进技术以在国际市场上成功竞争

6.Since the existing know-how transferred by your company will soon become obsolete,

we expect that you will continue offering us your improved technological expertise.

既然你方移交给我们的现有技术很快过时，我们期望你方继续提供先进的技术

7.By advanced technology, we mean both industrial property and know-how.

至于先进的技术，我们是指工业财产和技术

8.If the documents you send us cannot be used, or if one item or more mentioned in the packing list should be lacking, you have to send all the documents or the lacking items at your cost , within 45 days from the date you receive the written notice from us.

如果你发给我们的文件不能使用，或者如果箱单注明的`一款或多款遗漏，你必须在接我方书

面通知日起45日内将所有文件或遗漏的文件发给我们，费用自理。

9.If any serious difficulties arise with regard to the working of the engines which we built, and if it is proved that such difficulties are at fault in any data, drawings or documents you sent us, you would , at your expense, correct such faulty data, drawings or documents.

如果任何关于我们生产的由发动机工作引起的严重困难，或这些困难是由你们发来的任何错

误数据、图纸或文件引起，你必须纠正这些错误的数据、图纸或文件，费用自理

10.If the technical documents provided by you are not applicable to our actual production condition, you are obliged to assist us in modifying the technical documents.

4.八大外贸商务信函的写作特点 篇四

1、不管是客人首次给发邮件或询盘还是后续的，客户称呼你“DearA”，你的回复也当对应为“DearB”，若你回复客户“HiA”，就会让人感到发“顿”。以此类推，如客人邮件“HiA”，你的回复也当对应为“HiB”。其他，同理。

2、客户邮件称呼你“DearMr.名+姓”，你回复客户也当是“DearMr.名+姓”。若你回复客户“DearMr.姓”或“Dear名”，就不规范(规范性就是对应性);若你回复“DearMr.名”，那就是错的，因为无此表达(我知道有不少朋友对此无意识)。

二、有问必答

1、客户询盘中，明确要求你报盘，明确要求你提供产品参数、参考图片、价格、相关条款、等。你的回复，应当是全部都提供;不能提供也没关系，但你当说一声，为什么不能提供及什么时候可提供。

普遍的是，只报价，即使有产品参数也不全面，更不用说不附参考图片或相关条款了。要知道，对大多数行业而言，一个特定的价格，是必须要对应特定形式的产品(参考图片)，以及特定规格的产品(产品参数)，以及报价基于的交易条件、付款条件等(相关条款)，而且可能还包括安规等认证了。你少了哪样，能说的过去?让客户去猜?我告诉你，对大多数客户而言，客户不会猜，也不会再重复问你，你没有做到有问必答了，只会因你的“不专业”而不理你了。

客户对于货源有更多、更好的选择，来源于比你更加专业的同行。现在不是“价格为王”的时代，价格重要，质量重要，服务也重要。你丢三落四，客户有理由相信你不会在你们公司内部时传达定单信息时也丢三落四?就不要说你的丢三落四是不尊重客户了。

2、客户邮件中，提了五点要你回答的问题，

备考资料

你回答了其中三点。客人楞了，且不管你这三点回答的质量，为什么另外两点不回复，也不交代为什么不能回复，更不交代何时能回复。若你是客人，请问：你又作何感想?

3、与上类似，客户邮件中，有三点需要你确认的事项，你确认了其中两点而不言其他。如果是紧急确认，后果可能很严重。

4、客户热情地说了一大堆，他是如何喜欢你们的城市的风景(如杭州西湖)的，你回复时总该礼貌性说一句“是啊!西湖好美啊!”吧。你如果只字不提，那客人不是“热脸贴了你的冷屁股”了吗?与这一点具有相似意味的是，客户邮件一开始就是“Howareyoudoing?”或“Itwasgreatmeetingyouatyourboothonthe100thCantonFair”，你回复的邮件中却找不到与此所对应的字句。

三、问题回答的顺序

1、任何条目性的问题点或确认点，你要回复或确认，顺序上也最好与客户的问题点或确认点相对应。人与人是有区别的，更不要说中西文化差异了，那么客人的思维模式了。

客人在列出问题点或确认点时，是有一套他认为合理或自然的逻辑或习惯性顺序的，你乱先回答3、再回答1、再回答5...客人会不习惯或觉得不符合他的逻辑。有人说了，这有什么，反正问题都回答了。咳!这就是问题的根源!

2、与上类似的道理，客户写邮件整体的顺序，也有其自有的逻辑或习惯性顺序的，客户一开始寒暄问候，接着做自我介绍和公司介绍，然后是要报盘，然后是问你几个问题，最后是说表明哪天要来中国。你的回复，也应是基本按照客户邮件中体现的逻辑或习惯性顺序去回复，这样才是对应。