学校办公oa管理办法

学校办公oa管理办法（精选11篇）

1.学校办公oa管理办法 篇一

OA协同办公管理系统

应用OA系统实行办公自动化已经成为很多企事业单位加强内部管理，提升办公效率和办公质量的重要手段，选择一套适合自己的OA系统则成了当务之急的事。OA的运行不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体信息的交流，实现信息快捷交换和高集成度的工作协同。OA的作用很简单，就是用来处理日常办公事务的管理软件。但是真正把日常办公事务处理好，很简单吗？当然不是。接下来让我们了解OA不简单的一面。

1、建立信息的发布平台，在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所。可以包括企业信息的发布、行业信息的发布、部门信息发布、领导讲话发布等等。

2、实现工作流程的自动化。首先能极大的提高工作的效率：办公人员不用拿着各种文件、申请、单据什么的在各部门之间跑来跑去，等候审批、签字、盖章，这些都可在网上进行。系统将会自动流转到下一结点，每一步都要走审批流程，而且会有修改留痕，这样便于责任的追溯。流转到领导那里，领导可使用手写签名，而且将自动生成发文阅办单。系统的流程是完全按照公司的情况定制的，如果流程有变动，可在后台对流程进行定制修改，操作便捷简单。其次是节省运营成本：包括时间和纸张等。第三就是规范单位管理：把一些弹性太大的不够规范的工作流程变得井然有序。第四是提高企业竞争力，凝聚力：员工与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。这样企事业单位内部的凝聚力将大大增强。

3、实现知识管理的自动化 传统的手工办公模式下，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的，而且文档的检索存在非常大的难度。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保存，按权限进行使用和共享。

4、辅助办公 会议管理、日程安排、即时通讯等。

5、实现协同办公 我们使用OA系统，最主要就是达到协同的目的。它可帮助企业事业单位实现信息资源的共享；增强员工协同工作的能力；强化领导的监控管理；有效管理起有形（办公用品、设备等）无形（业务信息、知识）资产，避免流失；实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理，促进管理电子化、规范化，完美结合了组织内部的信息流。

2.学校办公oa管理办法 篇二

社会发展日新月异, 信息技术广泛应用于各行各业中。办公室作为整个单位的枢纽部门, 不同部门之间联系的中心环节, 随着企业的不断壮大, 办公室涉及的业务也逐渐增多。传统办公室管理模式已经不能完全满足现代化发展需求, 这就要求在原来工作的基础上加以改进创新, 使办公室管理工作更加科学化和精细化。

将计算机网络同办公系统结合起来, 通过建立实施OA (Office Automation, 简称OA) 系统, 使办公室管理工作制度化、规范化、标准化、科学化、精细化和现代化。实践证明, 在满足办公的前提下, 可极大地提高办事效率。

1 办公室管理职能

十一届三中全会以来明确了办公室管理的指导思想[1], 即为中央服务、各级部门和领导服务、人民服务的“三个服务”。也就是说, 上情下达和下情上达是办公室管理最基本的职能, 具体来说, 办公室还包括以下管理职能。

1) 参谋咨询职能。参谋作为办公室的首要职能, 主要表现在通过调查研究获取第一手资料, 为领导决策提供真实可靠的依据, 做到以文辅政, 服务领导决策。

2) 指导职能。办公室是整个单位的“发动机”, 要确保全部工作正常有序运转, 就要求办公室必须提前谋划, 精心安排, 及时做到上情下达和下情上达。

3) 管理服务职能。服务是办公室的宗旨, 办公室人员要摆正位置, 实实在在做好“三服务”工作, 确保各项工作有序开展。

4) 协调职能。作为单位的“桥梁”部门, 办公室人员不仅应协调好不同部门之间的工作关系, 还应搞好单位同外部单位的关系。

5) 安全职能。安全是开展一切工作的前提, 对涉及办公室的人员、设施、信息、资料等方面, 应确保其安全, 以防发生意外和泄密事件。

2 办公室管理存在的问题

办公室管理中存在的问题主要体现在三个方面:管理观念缺乏创新[2]、办事效率有待提高、管理制度不够完善。针对上述问题, 进一步加强完善办公室管理工作, 可通过建立实施OA (Office Automation, 简称OA) 系统, 将计算机网络同办公系统结合起来, 使办公室管理工作制度化、规范化、标准化、科学化、精细化和现代化, 极大地提高办事效率。

3 OA系统的构成

OA系统的优越性主要体现在工作流程的自动化和知识管理的自动化。一是OA可实现公文在流转过程中的实时监控和跟踪, 规范各项工作, 提高单位协同工作效率。二是传统办公模式下, 文档的共享、使用、检索和再利用难度较大, OA使文档电子化, 用户可以按权限进行使用和共享, 尤其对于新员工, 在网上就能看到身份权限内企业积累的各种知识, 大大减少培训环节。

以某集团OA系统平台为例, 办公系统主要由公文处理系统子系统、信息发布平台子系统、综合办公管理子系统、内部通讯平台子系统、收藏夹子系统、电子印章子系统、移动办公子系统等构成。

3.1 公文处理系统

公文处理系统主要由四部分组成:领导交办、催办提醒、领导信箱和公文流转, 其工作界面见图1。

领导交办指领导交给下级的一些任务和工作, 领导和办理人只能看到和自己相关的文档和文件。领导信箱用来接收员工来信, 加强领导和员工之间的交流, 使上级领导及时了解和处理员工的反馈和意见。催办提醒主要催办指定用户需要按期完成的事件, 可通过邮件和短信两种方式催办。公文流转包括收发文、请示报告、流程定义以及基本操作等, 通过建立统一的标准, 将相关系统连接起来, 实现上下部门之间、平级部门之间快捷、便利的公文流转、交换和管理。

3.2 信息发布平台

信息发布平台主要公示集团公司内部所有发布类信息, 以便用户及时掌握和学习公司工作动向。

3.3 综合办公管理

该模块由车辆管理、会议管理、物品管理、图书管理、电脑热线和贺卡管理等六项内容组成, 这些功能同日常办公物品的使用密切相关, 其操作界面见图2。当用户需要使用相关物品时, 首先提出申请, 由管理员统一审批安排。

3.4 内部通讯平台

内部通讯平台由个人事物和个人邮箱两部分组成, 具体内容见图3所示。

3.4.1 个人事务

个人事务子系统主要为用户提供个人办公相关的功能, 包括待办事宜、委托办理、公文阅览、个人日历、个人设置、个人地址薄等六个子模块, 同个人日常办公紧密联系, 同时又与其它功能模块存在关联。

待办事宜主要为客户提供一个快捷的视图, 以显示当前用户需要及时办理的各种事务, 通过单击相应的链接, 就可直接打开相关文档进行处理, 当处理完待办事宜时, 事务信息自动从待办事宜中消失。委托办理就是当用户外出或遇到特殊情况而不能处理事务时, 可以通过该功能设置委托代办人, 暂时代替自己处理公文。公文阅览主要用于浏览当前用户接收到的公文的状态。个人日历可为用户安排个人日程, 实现提醒备忘功能等。个人设置子模块下包括邮箱设置、委托办理、个人信息、修改密码、BBS设置、收藏夹设置等设置页面的链接, 方便用户快速设置自己在本系统中的相关信息。个人地址薄是方便用户查看地址薄中的个人信息, 同时可以对联系人进行导入和导出操作。

3.4.2 个人邮箱

个人邮箱是办公自动化系统的关键模块, 为用户提供了强大的邮件服务, 日常事物都可以通过电子邮件来发送通知, 主要由写邮件、收件箱、发件箱、草稿箱、废纸篓、文件夹、邮件搜索、邮箱配置等十二个子模块构成, 具体用法同我们平时常用邮件系统一样, 在此不赘述。

3.5 收藏夹

同其它浏览器收藏夹功能相同, 用户可以根据自己的使用习惯, 将经常访问的站点或者同工作相关的网站收藏起来, 方便下次访问。

3.6 电子印章

除上述五项内容外, OA系统还支持电子印章和移动办公。电子印章是以数字技术模拟实物印章, 其管理、使用方式符合实物印章的习惯, 加盖的电子文件外观同纸质文件相同。当电子文件流转到盖章环节时, 选中需要盖章的正文进行电子盖章操作即可, 若印章加盖错误, 还可以撤销印章, 这都是实物印章无法匹及的。

3.7 移动办公

随着智能手机的普及, 该系统也支持在手机上处理日常公务。可根据手机系统, 安装对应的手机移动办公客户端, 安装完成后, 在网络条件具备的情况下, 就可以登陆OA办公系统, 用户名及界面同在电脑上一样, 极大地方便了在外出差人员办公。

4 结语

计算机技术已经渗透到各行各业中, 将OA系统用于企业办公管理中, 一是提高了办事效率和质量, 二是知识管理实现自动化, 三是可远程申请和审批, 四是实现无纸化或少纸化办公。实践应用表明, 其具有广泛的推广价值。

参考文献

[1]方鲁.我国办公室管理理论的基本特征[J].办公室业务, 1997 (4) :6-7.

3.OA办公系统实用性 篇三

关键词：OA系统核心应用 功能 性能 办公自动化

OA系统主要是为了政府机关以及事业单位的办公信息上下传达以及信息采集等服务的，能够将政府机关各个部门以及下属单位之间通过信息系统联系在一起，实现了党政机关单位的日常办公的信息化，规范化，标准化。

首先对于一家应用单位来说如何选择适合的OA系统是个主要问题， 选择OA系统时都应该遵循一个原则，那就是只选对的，不选贵的，适合本企业应用所需，不然什么都免谈，产品不仅具有传统OA软件的核心应用：文档管理、信息发布等功能，还提供了工作流等代表数字化办公发展方向的功能模块。在功能设置上不是追大求全，没有任何“花架子”模块，而是关注核心应用，使得用户的软件投资花到刀刃上。专业版和高级版不限制用户数，使得用户的应用规模不因价格因素而受到限制，同时，随软件免费赠送一定时间的服务与升级。软件价位充分考虑中国国情，通过内部研发与营销模式的优化改良，降低了运营成本，而不是将过高的自身成本转嫁给用户。软件实施、应用、购买成本低就是给用户省钱，面对越来越务实的企业与政府采购，低价优质顺应民心。

1 选择OA办公系统时应当注意的方面

1.1 首先在选择办公系统的时候，需要查看所选的OA办公系统能不能满足所要求的功能，如果不支持即时通讯的功能，那么，可以说这个系统对企业是毫无用处的，不仅无法帮助企业，还可能会造成企业的损失。采用先进的B/S结构，客户端简单便捷，运行的速度快，无论是在公司，还是在家里还是出门在外，这个系统都能够满足工作的需求。如果采用的服务器是公网IP的话，那么就能够通过路由器从外界访问，不需要任何其他的设置，就能够实现办公的信息化。在未来，也许OA还能够支持移动手机，那时候，就能够真正的随时随地办公了。

1.2 OA系统的易用性应非常强。系统最好采用简单便捷的，不用安装或者采用傻瓜式的安装，能够让用户非常方便的设置访问权限以及工作流。要发挥软件性能的优势，使得多台电脑能够组合成一套高性能的集群，并实现企业信息化。

1.3 OA系统的性价比要高，企业客户案例要多，服务支持要好。OA系统的稳定性很重要，因为大量企业信息资料存入其中，OA系统的不稳定造成资料丢失会对企业造成大的损失，无法弥补。因此要对数据进行集中的控制，避免数据的意外泄露。

1.4 OA系统的扩展性也要非常的强，最好采用积木式结构，可以按需选配，自由组合想要的功能，或者可以二次开发，提供第三方接口，这样也便于管理和查找疏漏。

如今，大部分组织内部人员年龄跨度较大，众口难调，只有易用性高的OA办公系统才能获得用户的一致青睐。而OA办公系统的严密性和健壮性是衡量软件优劣的重要指标，也是反映OA软件厂商实力差距的重要方面。此外，不实用的OA办公系统，无论看起来功能多丰富，性价比多高，都可能造成与企业和行业发展的不配套，无法达到提升效率的目的。

2 OA办公系统应具备的性能

2.1 开放性：把整合用到极致，从技术上看，万户OA采用整合性强的技术架构（J2EE）作为底层设计对软件的整合性会有决定性的帮助。如此，软件就能预留大量接口，为整合其他系统提供充分的技术保障。

2.2 易用性：学软件有难度，但上网人人都会。OA是目前国内唯一一款能真正做到彻底网络风格化的协同软件，平台从整体到细节，彻底坚持网络风格，甚至能实现与外网的全面打通，从而，让软件应用变得像上网一样简单。

2.3 健壮性：没有并发数上限的平台坚持网络风格是最大限度提升软件健壮性的一种有效手段，这样一来，决定应用并发数的并不是软件平台本身，而是硬件和网络速度；也就是说，从理论上讲， OA这样的软件平台没有严格的并发数限制。

2.4 严密性：“用户、角色、权限”三维管控还不够企业，尤其是集团型企业，从制度落地的现实需求来看，一方面必须有统一的信息平台，另一方面，又必须给各个子公司部门相对独立的信息空间。所以，OA办公系统不仅要实现“用户、角色和权限”上的三维管控，还必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一，也就是必须实现“用户、角色、权限+数据”的四维管控，具备全面的门户功能。而万户OA平台的权限分配就能成功实现严密的分级设置模式，彻底实现真正的门户应用。

2.5 逐级化：包括职级门户，如集团-公司-部门三级办公门户，各办公门户的入口统一但相对独立，需要协作的信息和流程也可以互联互通。还包括内外部门户统一，如OA（内部门户）和网站（外部门户）信息的整合。

2.6 平台化：提供一个易用、开放的协同应用平台，客户自己可以便捷的搭建个性化的功能模块，并轻松实现系统内部和外部流程、数据、人员、权限的整合，而无需编码，或只需极少量编码。

2.7 移动化：未来的OA系统在PC上操作的时间将

越来越少，人们将更多的使用手机等移动终端来操作OA，包括收发消息、审批文件、上传下载、安排日程等，OA系统在手机上的兼容性正在不断成熟。

2.8 业务化：OA系统将不再是一个纯粹用于行政办公的通用性软件，而是越来越多的和客户的业务管理相结合，结合的载体在于流程管理和任务管理，但OA不会像ERP那样管理具体的业务数据，还是侧重于业务协作过程管理。可能还有人想到了云化、流程化、智能化、知识化等这样的概念。

办公的信息化是一个不断发展，不断向前的过程，伴随着信息技术的发展，办公的信息化可以分为以下几个发展阶段：网络办公的智能化使得办公的工作变得越来越轻松和便捷；电脑化办公使得单位储存文件，保存数据以及一些软件的应用更加方便；网络的程序化在办公的网络化的基础上，能够实现对整个网络的全面有序管理。总之，办公自动化的应用和发展，使得企业节约办公时间，提高了办事效率。本文中提到的OA系统正是将以上这些阶段全部都串联了起来，发挥了各个阶段的作用，为企业提供了最便捷的服务。

参考文献：

[1]孙敏.办公自动化[M].北京：理工大学出版社，2010.4.1.

[2]王宇翔.计算机办公自动化应用基础教程[M].北京：西北工业大学出版社，2008.1.1.

[3]栾跃.软件开发项目管理[M].上海：上海交通大学出版社，2005.8.1.

4.OA办公自动化系统管理制度 篇四

第一章总 则

第一条按照集团公司的自动化办公的要求，办公自动化系统（以下简称OA系统）是以建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。

第二条 为了加强对公司OA系统的管理，提高工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件

和各种信息传递快捷通畅，根据公司的实际，制定本规定。

第二章OA的使用

1、员工上班后第一时间登陆OA系统，查阅邮件、信息等文件，并保持OA系统处于在线状态，确保信息通畅。

2、各部门、站上报的公文（包括文件、通知、请示等）必须经过上级领导审批后方可采用OA系统传送。

3、发出的电子公文必须具有符合规范的文件头和文件主体。

4、电子文件发送后，发送文件的人员要对发送的文件

情况要进行检查、催办、督办，确认发出的文件已落实到位。

5、接到电子文件的人员必须给发送电子文件的人员予

以反馈，确认已收到。

6、严禁利用OA系统的邮件等功能做与工作无关的事情。

7、严禁未经许可，IT管理员利用管理员权限私自查看他人文件。

第三章OA系统用户的开通和注销

1、由综合办公室负责现有用户、及新增用户的审核，并把需要开通的人员名单和使用权限，送至信息部办理开通。

2、由综合办公室提供需注销OA系统的人员名单，由信

息部管理员及时办理注销，注销前应备份用户OA系统文件。

第四章登陆规范

1、系统正式运行后，系统所有用户要在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送。如不按时查看，导致相关通知等未及时传达到位，致使发送文件的人员工作没能如时开展，则可告知综合办公室，综合办公室对收件人根据事情的严重性，给予20——100元的扣款。

2、多人共用一台计算机，如暂停OA办公需及时注销或退出OA系统，以免他人介入工作环境。

3、登陆OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。

4、涉及国家和公司秘密以及其它密级文件不在OA办公系统上进行工作流转。

第五章处罚规定

OA用户严格按照此文件相关规定执行，违反相关规定给予20元以上扣款，给公司造成重要经济损失的情况追究当事人的经济和法律责任。

第六章附则

1、本规定未尽事宜按法律法规和公司有关规定执行。

2、本办法由公司综合办公室负责解释。

3、本办法自发布之日起施行

5.学校办公oa管理办法 篇五

第一章 总 则

第一条杭州市房地产联合开发总公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是以通达OFFICE ANYWHERE网络智能办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是联合房产公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。

第二条 为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》、《国家机关公文处理实施细则》、《中华人民共和国保密工作规定》、《计算机系统管理规定》 等有关规定，结合公司实际，制定本办法。

第二章组织职责

第三条 OA系统的运行中，公司各单位各负其责，协同配合。职责如下：

（一）公司综合办是办公自动化OA系统的归口管理部门。主要职责为：

1、负责制定OA系统规章制度；

2、负责OA系统核心工作流程设计、修改；

3、负责OA系统各职能部室工作流程设计的审核；

4、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限；

5、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；

6、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；

7、负责组织各公司人员操作培训；

8、协助各部门搜集、整理优化系统的需求；

9、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督。

10、负责OA系统的数据备份；

11、负责公司领导、OA管理员和相关人员的培训和技术指导工作；

12、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；

13、负责系统用户注册、注销等管理；

14、负责文件柜功能模块各单位书写权限的设置。

（二）其他子公司主要职责为：

1、负责制定本单位OA系统相应管理办法；

2、负责指定部门（分公司）OA管理员，参与本单位工作流程的定制、文件夹的建立以及本单位OA系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作；

3、部门OA管理员负责本单位参与OA系统人员权限变更时，及时提供给公司办公室申请调整；负责处理OA系统中公文流转工作及文件夹属性和内容的变更工作；

4、负责根据本单位工作需要，提出优化需求。

第三章文件管理

第四条公司各单位发出、报送的各类文件（包括发通知、公告、报告、简报、报表、新闻等）原则上统一采用公司办公自动化OA系统发送。本系统不启用电子印鉴。

第五条OA系统中的公文也称电子公文，是通过公司统一配置的办公自动化系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。电子公文传输，是指电子公文的生成、发送和接收过程。

第六条公司办公室负责对电子公文传输工作进行指导和检查。各单位办公室负责本单位的电子公文传输工作。

第七条电子公文要素与纸质公文基本一致，包括公文版头、密级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注、主题词、抄送单位、版记等。电子公文与纸质公文工作流程、行文关系、归档管理基本相同。

第八条电子公文与纸质公文具有同等效力，不加电子印鉴。如需要对外提供纸质文件，各单位可向公司办公室申请正式文件。

第九条各类电子公文处理程序按照《公文处理暂行办法》的规定在公司办公自动化OA系统中办理。在 OA系统中，公司收文办理程序为公司

办公室起发领导批阅流程，公司领导批阅后转公司分管领导阅批，再转承办单位批办并择具体办理人办理。

第十条各单位在OA系统中办理公司领导批阅的文件由单位主管征求批阅文件的公司领导后归档。

第十一条在OA系统中，公司发文办理程序为各单位拟稿人发起发文流程，本单位领导审核，如需要会签单位协助办理由拟稿单位主管领导协调会签，会签后主办单位交公司分管领导阅批，分管领导确认后转公司办公室秘书科审阅公文，由办公室主任交公司领导签发。

第十二条公文签发后，由公司办公室编号、制作电子公文，使用OA系统文件分发流程发至公司二级单位党政领导、部门主要负责人和OA管理员各一份。并根据实际需要打印纸质文件若干份报出并归档。

第十三条办理工作业务使用本系统设定的工作流，根据文档管理一体化的原则，做好电子文档的归档，并妥善保管归档记录，备查。直接发送电子邮件可用于小范围内的信息沟通。

第四章系统模块

第十四条各单位按照系统功能模块的作用及相应管理程序发布相关信息。

第十五条本系统设定公告通知、信息发布专栏、OA相关通知、公司新闻、文件柜等五大主要功能模块。

公告通知模块：发布内容是经公司领导签发的公文、制度、通知，发布范围是OA系统所有用户。发布的审批由公司办公室审核并负责发布；

信息发布专栏模块：发布各单位相关信息到OA系统的所有用户。信息内容必须经各单位主要负责人审核后，由各单位OA 管理员负责发布；审批过程可使用工作流程。

OA相关通知模块：发布与OA系统有关的信息到所有用户。信息内容经各单位主要负责人审核后，由各单位OA管理员负责发布； 审批过程可使用工作流程。

新闻模块：发布公司新闻到所有用户，信息内容由宣传部负责审核并发布。

文件柜模块：此模块的权限由企划部信息中心自上而下设置，各单位OA管理员负责本单位信息共享设置，OA系统用户按查阅权限查阅。

第十六条各单位在OA系统中向本单位发布的信息，交本单位领导审核。

各单位领导对本单位在OA系统中对内、对外发布信息的可靠性和严肃性负责。

第五章用户权限

第十七条系统用户如不能正常办公，可设置工作委托，委托他人办理。

第十八条用户主要权限如下：

（一）普通员工

在系统中根据各级领导批示，及时办理业务回复自己的直接领导；可以使用点对点流程向直接领导汇报、请示工作；具有拟稿的权限；能够监控、查询自己参与公文的办理情况；负责电子公文的校对；接收需要本人待阅的文件，查询自己已阅公文的情况；对自己所需的公文申请借阅。

（二）科级员工

在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文、本部门发文中接收下属员工拟稿的公文审核，审核完毕返拟稿人或者送部门领导审核、审批。收文处理过程中，接收部门领导批示的公文，自己办理或批示给下属员工办理。综合科长（分厂办公室主任）具有查询通过部门收发文管理员办理后的收发文所有信息的权限。

（三）部门（分厂）领导

在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文中，接收下属员工拟稿的公文审核，审核完毕后，返拟稿人或者送相关部门会签（需要），会签后送公司分管领导审核、审批。部门发文中，对部门发文予以签发。收文处理过程中，接收公司领导批示需本部门办理的公文，批示给下属员工办理

（四）公司办公室秘书

在系统中具有普通员工的所有权限，并负责呈送公司领导签批文件的督办。接收发给本公司的公文，拟办后传送给办公室领导。根据公司领导批示传送相关部门或人员办理；负责将办毕公文即时归档。能够查询、监控公司收文的办理情况；负责公司收文的跟踪管理工作；在公司发文中，接收公司领导签发的文件，根据领导审批结果编号送文印室制作或退相关部门或人员；能够查询、统计、监控公司发文的办理情况。

（五）公司分管领导

在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文中，接收分管部门拟稿的公文审核，审核完毕后，返拟稿单位或者送公司办公室审阅。收文处理过程中，接收公司领导批示需主管部门办理的公文，批示给下属部门办理。

（六）公司领导

在系统中具有普通员工的所有权限；公司发文中，负责对公司发文的审批签发；收文处理过程中，对公司收文予以批示，批示给下属办理。

（七）OA管理员

1、部门（含分厂）OA管理

在系统中具有普通员工的所有权限；部门（分厂）发文、工作请示报告中，接收需报部门领导审批或部门领导已审批的公文；按照《公司公文管理办法》规定，负责分发、归档部门（分厂）电子公文的整套文件（包括报批文件和正式文件）制成纸质文件；收文处理过程中，负责将外来纸质文件通过扫描设备转换成符合规定格式的电子公文；接收发给本部门（分厂）的公文，传送给办公室（分厂办）领导审批，根据领导批示传送相关科室或人员办理；负责将办毕的公文及时归档；能够查询、统计、监控本部门（分厂）所有公文的办理情况。负责部门（分厂）收文的催办工作。

2、公司OA管理员

负责流程的定制及维护工作。系统投入运行后，涉及修改流程及内容，必须经过公司办公室确认方可实施。严禁擅自更改删除，避免电子数据的无法保真或丢失。

（八）公司办公室文印员

在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文中，负责将公司领导审批签发已经产生编号的电子公文按照《公司公文管理办法》的要求以规范化制作，经拟稿人校对无误后，进行排版，发送至公司各单位；负责将已分发的公司发文制作成纸质文件，以备归档及外派。

第六章登陆规范

第十九条系统正式运行后，系统所有用户必须在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送。

第二十条系统用户必须建立个人密钥，填写个人信息（公司二级单位班子人员必须填写手机号码，可设成不对外公开），保护好个人登陆密码、电子签名密钥，并定期更换。多人共用一台计算机，如暂停OA办公需及时注销或退出OA系统，以免他人介入工作环境。

第二十一条登陆OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。

第七章安全保密

第二十二条所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》，严格遵守公司《计算机信息系统管理手册》和公司《关于加强公司计算机管理的通知》的有关规

定。

第二十三条按照公司《计算机信息系统管理手册》和公司《关于加强公司计算机管理的通知》的规定，为了保证各单位的网络畅通，严禁使用BT、电骡、电驴、迅雷、pplive等占用网络带宽的软件，严禁在线观看与工作无关的网络视频；严禁对网络软件和硬件进行非法操作。系统用户必须安装企划部信息中心指定的杀毒软件，拒装者取消其上网资格（包括个人笔记本电脑）。

第二十四条OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

第二十五条OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

第二十六条涉及国家和公司秘密以及其它密级文件不在OA办公系统上进行工作流转。

第八章附则

第二十七条 为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理办法，违反者应承担相应责任并接受公司M5考核制度的处罚。

第二十八条本办法未尽事宜按法律法规和公司有关规定执行。

第二十九条本办法由公司办公室负责解释。

第三十条本办法自发布之日起施行。

6.学校办公oa管理办法 篇六

推动OA办公系统与企业业务完美对接

扩张期企业在考察各家OA（万户OA官网：）办公系统产品时，经常会担心引进的OA办公系统不能与现有的各种IT系统，如档案系统、人事管理系统、即时通信系统等无缝整合集成，导致历史数据无法实现迁移、部门信息交流出现时间差等问题的出现，面临协同合作性大打折扣、企业日常管理运营出现混乱的窘境。哪些方案有助于推动OA办公系统与企业业务完美对接呢？

1、OA办公系统集成一体化

在OA办公系统内部部署大量的应用接口，通过门户引擎、消息引擎、工作流引擎和数据引擎技术，可以方便的扩展和集成各种上万个插件应用，如扩展ISO文档、手写签名、身份令牌等等；可以方便的与后续的其他子系统进行集成，如ERP、CRM、PM、HR。

2、OA办公系统集成技术路线

各信息、知识等页面可以方便地被其他系统调用和集成；业务部门制作的表单中，可以自动生成并展示数据库表，以方便被其他系统调用集成；表单中，拥有数据引擎，无须开发，可以从ERP、CRM等第三方系统中抓取数据，在OA（万户OA官网：）办公系统流程中引用、检索和级联。

3、OA办公系统集成服务系列

7.学校办公oa管理办法 篇七

在2013年, 随着党的十八大的召开, 在各个单位进行了深化地改革, 改变了以往的局面, 即不高的办事效率、繁琐的业务程序、不透明的信息等, 为了提高服务的水平, 从制度的建设开始, 还要提升在单位的信息化的建设等水平, 使得OA办公具有自动化的系统。

目前, 软件平台的特点为成熟的技术、低廉的成本、普及率高等, 被作为单位首先推进信息化的建设, 即作为第一个被推广的对象, 对于OA办公系统, 包括以下特点。

1.1 信息公开、信息共享

在单位, 每一天进行的工作, 包括:处理公文, 对公文进行拟稿、核稿、会签、审签、制文、盖章和归档等, 对于这些工作, 按照一定的工作流的方式来完成, 在以前各科室所收发的公文, 往往是经办的人员所能看到的, 在OA系统的使用后, 不包括那些密件、敏感件, 其他的公文, 在单位内部的人员均是透明的, 即在内部实行了监督和信息的共享。

1.2 优化流程、明确时限

之所以单位在办事方面的效率不高, 是因为一层一层进行审批, 在这个进程中, 上、下级之间的审批工作是避免不了的, 但是, 同一级别的审批能够优化进行, 即并联审批, 如同一等级的处室通过并发会签、梳理流程, 来忽略一些环节, 以及对每一个环节的办理时间给予设定, 以超时督办为方式而加速办文的时间, 进而提高整个工作的效率。

1.3 远程办公

对于任意一份公文, 在最终阶段均需厅 (局) 领导的签批, 而领导出现错误的时候也很多, 这样, 造成公文被积压很多, 工作的进度受到阻碍, 而在OA办公系统的使用之后, 方便了领导的工作, 即用平板电脑把远程与内部的局域网连接起来, 这样就能够及时及地进行批阅。

1.4 捆绑推送业务系统

对于OA办公系统的发展, 包括四个阶段:第一阶段, 单机阶段, 以个人事务为主, 其借助的是OFFICE办公软件, 这样使得个体工作形成自动化;第二阶段, 流程化的发展阶段, 通过计算机、网络技术的模拟的业务办理的流程, 使得群体能够协同工作;第三个阶段, 管理型OA阶段, 对于OA, 除了承担企事业单位在办公流程方面的管理, 还对知识进行传播与共享。第四个阶段, 业务智能型的OA阶段, 使得行政与业务在办公方面结合为一体, 这样形成了超越功能的、全面的信息与流程得到整合, 以及智能型OA, 这是未来发展的趋势。对于OA的特点, 除了具有第二、三阶段OA特点之外, 正朝着第四阶段进军, 而用户不好改掉以往的工作习惯, 尤其是业务软件的开发与完成, 受到束缚, 不好得到推广与应用, 对于单位OA系统, 通过深度的整合, 使得业务系统, 包括:行政审批系统、地籍管理系统、上地开发整理系统等, 通过使用捆绑的方式而进行推送, 而用户在平时, 在使用OA系统时, 方便接受业务系统[1]。

2 OA系统在单位的应用

2.1 OA系统功能设计

对于OA系统的组成, 包括两大部分, 即常用功能、收发文功能, 其中, 而常用功能, 包括:新闻、短信、邮件、通知、公告、任务的处理等功能, 还包括:领导的日程、问题的反馈等特殊的功能, 而收发文功能, 若按照政府部门在办公时候的特点来划分, 包括:发文、收文、请示、报告等。下面详细介绍常用功能的一些方面, 对于新闻, 可以引入的新闻是国际的、国内的、省内的、单位的、环境的等, 这些新闻, 任何用户均可以随便进行查寻或者观看, 从而把握单位系统在工作中的动态;而对于短信, 是在单位的OA系统中, 建立了组织机构树, 涉及到省厅、市 (县) 局、乡镇单位等, 人数大约是3 000人, 所有的人员均能够按照系统所授的权力来利用组织机构树, 即向少数人或所有人发出短信消息, 这样便于沟通和工作, 与此同时, 电子邮件的功能和短信一样, 能够解决一些不好的问题。

对于任务办理, 包括:个人需要执行流程的任务、领取流程的任务、己挂起流程的任务, 以及用户对公文进行批阅于处理等。而领导日程, 由于领导们公务多, 领导的秘书或本人通过这个功能来发布一周的日程, 这样便于工作。另外, 由于用户多, 利用这个模块来提问题, 确保问题及时响应与解决, 对于系统, 具有时效性、流程性、可追溯性等特点, 最后一个功能是收发文功能, 方便用户在网上进行签写、审批等, 另外, 通过行政许可审批系统、地籍管理系统、信访管理系统, 实现软件的复用[2]。

2.2 OA系统权限设计

对于OA办公系统, 按照纵向来分, 包括:省单位厅的OA办公系统、省单位厅下属事业单位的OA办公系统、市或者县单位局的OA办公系统、市或者县国上、局下属的事业单位的OA办公系统等, 每一个子系统, 在编辑、查询的设计上, 以上级对下级的查看为主, 而同一个等级之间不能查看, 对于省单位厅的人员, 对本级所收发的文件可以编辑与查看, 而省厅的下属事业单位的人员, 对事业单位所收、发的文件, 或者由市、县局所收、发的文件进行查看。但是一些公文敏感件, 仅仅由经办的人员进行查看, 若用户要看, 则凭借“公文借阅流程”, 待领导审核之后, 方可查看。对于这种做法, 往往与OA办公系统的功能不一样, 所以, 单位要设计OA系统的查看权限[3]。

2.3 OA系统内部建设与推广

在OA办公系统的初期, 针对内部建设与推广来看, 任务比较艰巨, 需要借鉴以下几点:第一, “一把手”, 即厅长、局长, 关注政府等机关所执行的负责制, 即“一把手”, 使得OA系统得以顺利运行, 同时, 对每一个部门的调研, 需要与负责人积极配合。第二, 在OA办公系统的过渡期, 采用的是纸质件、电子件来审批。第三, 建立了管理制度, 包括:用户管理、签章密钥等, 并有配套的工具、软件, 这样就提高了OA系统的权威, 对任一个用户所发放的是电子签章密钥, 其具有法律的效力, 而用户要妥善保管, 一旦用户入职、离岗、变换时, 均要办理相关手续。

3 结论

总而言之, 在OA办公系统中, 往往利用的是一些成熟的技术, 包括工作流的技术、电子签章的技术、文档批注的技术、网络的技术等, 给用户打造一种全新办公模式, 实现了信息的公开、流程的规范、效率的提升、成本的降低等, 借助OA办公系统, 使得单位内部员工观念得到转换, 而信息化建设、应用的水平也得到提高。

摘要：随着信息技术、网络技术、电子签章技术、文档批注技术和工作流技术等发展产生了OA办公系统, 而OA办公系统已经逐渐得到很好地建设、推广与应用, 使得单位的工作效率被提高了;同时, 办公所用的成本不高。在本文中, 通过分析单位在使用OA系统方面的特点, 以及简单分析了OA系统的一些方面, 包括:具有核心功能的模块、权限设计的思想、以及在推广、使用等过程中的经验。

关键词：办公自动化,单位,信息化建设

参考文献

[1]邓晋琦.OA系统使用现状浅析[J].中国高新技术企业, 2010 (1) .

[2]刘媛媛.OA办公自动化系统在医院信息化管理中的应用[J].西南军医, 2009 (3) .

8.学校办公oa管理办法 篇八

关键词:长庆石油;办公自动化;OA

中图分类号:TP317.4文献标识码:A文章编号:1006-8937(2009)10-0061-02

长庆石油勘探局办公自动化(OA)系统是长庆石油勘探局信息化建设规划中的一个重点项目和示范工程,做为该项目的主要实施和负责人员,笔者从系统的建设目标、实施背景、开发过程,到测试和运行中出现的主要问题及改进措施,做出了具体的描述和总结。同时,还对系统的功能模块和特点也做了概要介绍,最后对项目实施过程中出现的系列问题谈出了自己的体会和认识。

1项目开发目标

按照“传输网络化、信息资源化、决策科学化”的总体目标,为“长庆石油勘探局”各级领导、局机关办公人员及所属各二级单位间提供一个开放式的办公自动化应用平台,实现各部门之间信息资源共享,提高办事效率,为决策管理提供科学依据,这是长庆石油勘探局开发办公自动化(OA)系统的根本目的。为此,建成集公文流转、公共事务管理、辅助办公以及长庆石油勘探局与所属二级单位间的公文及信息传输等为一体的综合性办公系统是该

局信息化建设的一个重点项目和示范工程。

2功能模块和系统特点

2.1功能模块

该系统是在长庆石油勘探局日常办公模式的基础上,结合乙方软件开发公司历年来在各企事业单位OA的开发、实施经验,为长庆石油勘探局而定制开发的专用办公自动化系统。满足包括各机关处室在内的集公文流转、辅助办公、公共事务管理及决策信息等模块,实现与所属二级单位间的公文及信息传输的各项功能。

整个系统共有6个功能模块,50个栏目(其中41个应用栏目),共110个子栏目。基本能满足勘探局决策机关的办公需要,归类整理,大致可分为四种类型:

①办公类。包括公文处理、会议管理、值班、接待、信访、外事、保密、领导请销假等栏目。这部分主要满足领导机关的办公需要。②信息类。包括局领导主页、每日要闻、信息参考、数据浏览、战略研究、法律期刊、管理制度,这类栏目主要是为局领导办公提供必需的一些信息,供领导决策参考。③服务类。包括文件阅览、电子刊物、电子公告、图片管理、电子论坛、为您服务等栏目,主要是为使用者提供日常办公和生活方面的一些公共资源,增强系统的服务功能。④系统管理类。包括系统维护、系统帮助等。主要是对整个系统的管理和维护,由系统管理员掌握和应用,同时对操作者提供一些必须的帮助。

2.2系统特点

①基于纯J2EE平台方式开发,符合勘探局全局总体规划部署。②全面采用B/S体系结构(Browse/Server),完全免除客户端安装。③通过虚拟专用网(VPN),支持远程异地办公,使局、处两级领导能够在外享受OA系统的服务。④可定制出所需各类业务流程,能提供详尽的流程跟踪功能。⑤自动保存所有人员历次批注记录,能显示修改痕迹和修改内容。⑥提供用户待处理文件的红、黄、绿灯自动报警功能和紧急文件首页提示功能。⑦系统短消息(含语音)、电子邮件、手机短信三种方式的文件提醒方式。⑧可完成各类数据的动态发布,并实现与MS-WORD的无缝集成,可相互进行切换编辑,支持图片的即贴即显。

2.3系统构架及先进性

①系统体系构架:遵循Sun公司建议的J2EE-MVC模式,使得整个体系架构符合e时代企业应用的发展趋势。在实际开发中大量采用Java技术,例如:Servlet,JSPJavaBean,JDBC,JavaMail,XML等技术。

②系统层次结构:基于Oracle 平台,WEB应用服务器采用WebSphere;数据库服务采用ORACLE 9.0。系统层次结构从底至上依次为物理设备层、操作系统层、数据库层、应用软件层。

③该系统采用B/S模式的先进性:该系统采用纯 B/S 模式后,在安全性方面,采取了一系列web安全技术,确保纯B/S方式下的操作以及数据的安全;由于完全免除客户端安装,减少了繁重的维护工作、提高系统易用性;在网络畅通的前提下,支持远程异地办公,方便在外及时处理紧急事务;最大可能的优化流程和减少操作步骤,只要会上网,就会使用本办公自动化系统。

④采用在线编辑文档控件的先进性:采用基于web方式的在线文档编辑控件后,系统具有了电子签名(数字签名)、在线编辑、痕迹保留、电子印章、全文批注等功能。由于控件采用标准的HTTP上传协议,版本控制功能可以更精确的了解文件的历史改动。

⑤可视化的工作流自定义中间件的先进性:采用可视化的工作流自定义中间件后,系统管理员可以方便、直观地进行系统流程的编辑,减少了工作量。

⑥安全而又灵活的授权管理机制:“基于角色分配管理”的模块控制机制。首先,将各模块中各项权限,按各类具体人员的业务职能,归类到对应角色(权限==>角色)。之后,将具体人员划入所创建的角色,使之拥有该角色所对应的模块权限(人员==>角色)。这样做的优点是:既能够充分满足实际的模块权限分配需要,也可以减轻系统管理员维护工作量。

⑦最新的IBM和Oracle相关技术支持:该系统平台采用目前全球领先的IBM Websphere 5作为web服务器,Oracle 9i数据库系统作为后台数据存储,配合现在安全性最高,性能最强的J2EE构架体系,再加上IBM和Oracle相关最新技术的支持,使整个系统成为优秀的集先进性、灵活性、易维护性、安全性、开放性、模块化为一身的企业级知识管理信息系统。

3系统运行情况

系统自正式运行以来,每天在线用户数稳定在50余人左右,最多时达150余人。通过运行期间甲乙双方的努力,基本解决了系统中关键性和重要性的问题。如解决了系统中困扰用户已久的系统频繁死机、用户身份和权限识别混乱、公文流转编辑过程中死机等安全性和稳定性方面的问题。客户端通过下载安装中石油集团公司的专用文件阅读器,实现了与集团公司网上电子文件的对接。

4结 论

4.1软件的调研和招标工作是决定软件质量的关键

需求调研是系统开发的基础工作。OA系统的开发应用,是一种管理模式的变革,是一种工作流程的再造,其复杂性、艰巨性显而易见,做好需求调研,使OA系统既符合现代化办公的要求,又符合长庆石油勘探局的实际情况,至关重要。正是因为坚持从长庆石油勘探局办公系统的实际需要出发,改造流程、设计栏目、定制界面,才使它从一诞生就有石油味,长庆魂,得到办公人员的初步认可。

系统从2002年进入企业决策领导层的开发计划,到2003年7月确定中标公司,然后软件公司开发、测试,到2005年元月份正式投入使用,期间长达两年半就可以说明,一个适合本企业的能成功应用的软件不是一蹴而就的,其中的调研、招投标、开发、测试,直至能推广应用,其过程是漫长的,中途遇到的阻力也是不小的。这也从一个侧面告诉了领导和决策者,任何软件项目的开发不是按理想中人为设定的时间去完成的,软件项目有其许多不可确定和预知的因素。

4.2软件公司开发人员的素质和实施规范标准决定了软件的质量

在长庆石油勘探局OA的开发初期,乙方开发人员的素质和软件实施标准规范方面也出现了一些不应有的错误,这也或多或少地影响了软件的质量和进度。

例如开发人员过分依赖于用户测试后的意见来改进程序,而没有以软件开发人员应有的素质在诸如软件的易用性、可维护性、人性化设计上进行细致的自我预先测试,所以在软件某些模块的功能上不能达到让用户满意的程度。

另外,在开发前期,软件开发人员在对用户测试中提出的某些问题的解决过程中往往治标不治本,往往在解决某个问题后又导致新的问题的出现,或者为了消灭某个问题,而以降低系统的功能和易用性为代价。这与乙方的部分开发人员从业时间不长,经验不足有直接原因,但也和该公司的管理不细致和对软件的监督不力也有很大关系。

4.3领导的重视和用户的参与是软件能否成功运行的关键

领导重视是系统成功开发的前提。信息化建设投资大,效益显现于企业管理的变革之中,成败之间,荣辱相伴,风险极大,没有领导高度重视和大力支持,OA系统是不可能成功推广应用的。从软件开发开始,该局主管企业信息化建设局领导就经常过问和听取软件的开发汇报,在软件达到试运行的条件后,多次在局务会和生产会等场合要求各级领导和部门要重视软件的运行工作,并身先士卒,积极推广公文的网上流转。

各部门的积极参与和用户的大力支持是OA系统成功运行的重要条件。最了解办公系统的是参与办公的人员,最能发现问题的也是参与办公的人员。特别是在系统测试阶段,需要各部门的积极参与,如果仅靠软件开发人员是难以集思广益的。许多业务部门的人员从一开始的不配合到系统强制使用后逐渐的熟悉和喜欢上该系统,这其中有本职工作与OA测试的矛盾,困难重重,正是有了机关各部门的大力支持,积极参与测试,发现了许多问题,才使系统得以逐步完善。

4.4系统的顺利运行提高了企业的办公效率并带来了巨大的经济效益

通过正式运行,该局广大OA用户已从中得到了益处,许多用户已习惯于到办公室后的第一件事就是打开电脑,进入OA系统,查看待办文件,收发各种信息。使用OA系统后的最大好处就是实现了无纸化办公,过去处理文件时费工费力,一个文件签下来能让办事员跑断了腿,而且在流转过程要根据需要不停地修改,每修改一次就要重新打印纸质文件,造成了办公费用的巨大消耗。通过OA系统的实施,则完全杜绝了过去公文流转过程中的种种不便和浪费,现在网络已深入到企业的各级部门,用户在OA的“文件阅览”栏目中可以及时了解勘探局最新的文件和动态,这种变革带来的经济效益是巨大的、显而易见的。

参考文献:

[1] 陈欣办.公自动化系统的开发与应用[J].四川通信技术,2000,(6).

9.协同oa办公系统 篇九

协同OA办公自动化系统吸收了EAI（单位应用集成）和EIP（单位信息门户）的主要思想，着力为用户实现一个集内部通讯、信息发布、协同工作、知识管理、辅助办公为一体的协同办公体系。

协同OA办公自动化系统吸整合企业内部和外部的各种人、财、物、信息资源，建立群体竞争优势，提升管理水平和办公效率，创造企业发展的最优环境。在协同OA办公自动化系统中，每个员工都是一个办公节点，所有与自己工作相关的信息和资源都可以直接得到。各个节点连接在一起形成一张动态的协同工作网，以人为中心，以信息为血液，以工作流为桥梁，信息共通，反应敏捷，严谨高效，完全实现电子化协同工作与知识管理。

协同OA办公自动化系统最终会为用户提供一个协同办公平台，整合工作流，真正实现跨系统、跨应用、跨地域的协同办公。

整合企业资源

1、通过网络技术将企业的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用。

2、资源整合，实现各种资源的互相促进和增值，创造企业发展的最优环境，促进企业发展。

3、对人力资源、客户资源实现更加有效地控制和管理，保持稳定的工作团队和客户关系。

4、有效积累公司优秀员工的知识、技能、经验、心得并向所有员工开放，使员工互相学习，快速提高业务水平，达到事半功倍的效果。

5、将企业的产品、各种办公用品等硬件资源进行分类管理，更加方便、可靠、透明，发挥他们最大的功效。

6、建立正规、科学、开放的企业的制度和文化，保持企业旺盛的生命力，保证企业健康持续发展。

加快信息流通

1、下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员，无任何中间环节。

2、员工的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层，便于及时发现问题、改进过程和发现人才。

3、即使是外地的员工或分支机构也可以时时保持和公司的沟通，保持紧密的联系。

4、所有员工都可以在第一时间知道公司的最新动态和政策，更加关注公司发展。

5、所有员工都能及时了解公司产品的库存、价格、销量等信息，及时调整工作。

6、下属可以在第一时间将工作进度和市场信息反映给上级领导，使企业以快制胜。

7、工们能够在网上轻松、直接、公平的发言、交流，建立融洽的团队关系和企业文化。

规范办公流程

1、建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制，让企业充满活力，促进企

业持续发展。

2、使员工责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象。

3、公司的办公流程变得规范、有序，效率大大提高，执行力大大提高。

4、彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真，保证正确、及时的反应。

5、领导层可以清晰、准确的了解员工对某一事件的倾向性以做出正确的决策。

6、离职员工无法带走自己的客户资源，避免人员流动给公司带来的客户流失的风险。

7、通过网络而不是麻烦的电话来询问项目进度，从而节省大量时间、精力和电话费。

8、领导层可以及时关注下属的工作动态，及时发现问题，不会因为疏漏而丢掉重要的订单或客户。

9、员工们每天都记录下当天的工作内容和心得，领导层可以直接查看、指导。

10、企业可以免去比如诸如打印、分发、打电话、找人等诸多困扰，节约纸张、人力等办公成本，将资源和精力、时间用于核心业务。

11、员工与员工、员工与领导之间可以方便、直接、充分的进行交流，通过正确的手段而不是凭个人交际能力来沟通。

提高办事效率

1、有效协调多部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公。

2、信息流通速度成倍提高，带来员工反应速度的成倍提高。

3、可以快捷的同时给大量客户发送手机短信，保持密切、融洽、稳定的客户关系。

4、领导层能够方便的随时查看分配过的任务数量、领取人及其进度情况，跟踪监督以提高执行效率和力度。

5、员工能够清晰的查看到自己当前领取的各项任务状态以合理安排时间。

6、员工之间可以快捷的在线发送文件、通知和留言，不必打电话甚至亲自到处找人，时时沟通，节省时间，提高效率。

7、消除打印、复印、分发等诸多中间环节，沟通点对点，传递一指通。

10.OA办公软件模块功能 篇十

个人工作台：打造领导及员工个性工作台，能够针对不同岗位、职位灵活配置工作台上所展示的模块内容

门户管理：门户设置操作简单、灵活，轻松实现集团化多级门户管理，不同的用户权限访问不同的门户界面（支持多级门户，尤其适合多元化集团管理；有外网门户）

公文管理：电子化的收发文管理、电子公文的档案管理

信息发布：通知、公告、制度、新闻等信息的发布管理（信息发布内容阅读权限可精确到人，可控制只读）

信息交流：员工之间即时通讯、论坛、博客、邮件的应用模块（独有的‘网络寻呼’功能，即刻呈现组织架构,取代QQ、MSN、E-MAIL,同时可根据客户要求继承RTX：也是一种通讯平台）

流程管理：内部管理流程、业务流程的设置、维护、分析等

个人事务：个人日常计划、任务、日程、培训、日记、考勤等综合信息的处理 知识管理：内部知识的沉淀、共享、分类与转移 项目管理：项目新建、管理、成本、进度的综合管理

人力资源管理：考勤、绩效、合同、档案、离职的综合管理（涵盖从职位申请到人员离职的选、用、育、留全过程。工作分析功能方便管理者随时查看员工的工作情况）

客户关系管理：客户跟踪、客户销售、客户服务、经理工作、财务工作、统计分析 费用预算管理：费用预算执行、费用预算查询、费用预算分析、预算调整、财务查询（帮助企业做到事前明确、事中控制、事后分析，尤其适合于企业上市及预上市企业财务内控）

行政管理：用品、资产、会议、车辆、图书的综合管理 综合分析：对员工行为、效率、成本、业绩的数据分析

模块关联：各个管理模块之间是否能够形成有效的管理互动，数据的交互与信息的共享，达到模块功能横向应用、信息数据纵向关联

商业智能：汇总、统计多个业务系统数据、转化为智能图表，进行比较分析，为决策提供依据

11.学校办公oa管理办法 篇十一

关键词：居家办公,小型办公,无线互联平台,多功能无线办公系统

据调查统计,政府机关、企业管理层及市场人员在办公室处理事务性文案,电子邮件,内部通知的时间每周一般在6~10小时左右,当工作人员不在办公室时,工作流程就会陷于停顿,响应速度大大降低,邮件处理不及时,严重影响整个工作效率。要想提高办事效率,保证事务处理的及时性,必须将现有的办公系统延伸到MOHO。

一、什么是移动办公

移动办公也可称为“3A办公”,即办公人员可在任何时间(Anytime)、任何地点(Anywhere)处理与业务相关的任何事情(Anything)。这种全新的办公模式,可以让办公人员摆脱时间和空间的束缚。单位信息可以随时随地通畅地进行交互流动,整体运作更加协调。

移动办公(MO-Mobile Office)是当今高速发展的通信业与IT业融合的产物,它将通信业在沟通上的便捷、在用户上的规模,与IT业在软件应用上的成熟、在业务内容上的丰富,完美结合到了一起,使之成为了继电脑无纸化办公、互联网远程化办公之后的新一代办公模式。这种办公模式,通过在手机上安装企业办公软件,使得手机也具备了和电脑一样的办公功能,而且它还摆脱了必须在固定场所固定设备上进行办公的限制,对企业管理者和商务人士提供了极大便利,为企业和政府的信息化建设提供了全新的思路和方向。它不仅使得办公变得随心、轻松,而且借助手机通信的便利性,使得使用者无论身处何种紧急情况下,都能高效迅捷地开展工作,对于突发性事件的处理、应急性事件的部署有极为重要的意义。

移动办公系统是一套建立以手机等便携终端为载体实现的移动信息化系统,该系统将智能手机、无线网络、OA系统三者有机结合,实现任何办公地点和办公时间的无缝接入,提高了办公效率。它可以连接客户原有的各种IT系统,包括OA、邮件、ERP、以及其他各类个性业务系统,使手机也可以用以操作、浏览、管理公司的全部工作事务,也提供了一些无线环境下的新特性功能。其设计目标是帮助用户摆脱时间和空间的限制,随时随地随意地处理工作,提高效率、增强协作。

1、政府、集团、中小企业均适用

根据具体应用方式的不同,“移动办公”大致可以分为两种类型。一种需要在掌上终端安装移动信息化客户端软件才能使用,另一种则无须装载软件,借助运营商提供的移动化服务就可以直接进行移动化的办公。前一种能实现的功能非常强大,对于掌上终端的要求也较高,如中国移动提供的MAS产品、数字天堂的MIP移动办公产品、中国电信提供的综合办公产品等,一般需要以智能手机为终端载体,它通过在公司内部部署一台手机和电脑网络信息对接服务器,使得手机可以和企业的办公系统、财务系统、ERP系统、CRM系统、HR系统等等几乎所有的企业级业务和管理系统联动,其业务主要面向大中型企业和政府部门。而后一种方式则能实现一些常规的企业办公功能,如中国移动的ADC移动办公业务,它不需要企业架构任何服务器,也不需要在手机上安装软件,可以通过租赁中国移动等提供的一站式OA服务,实现包括如“公文流转、日程管理、企业通讯录、手机硬盘、即时通信、企业资讯”等等在内的常规企业办公功能。

对于目前国内的众多中小企业而言,移动办公为其提供了企业信息化建设的最佳方案。它采用托管租用的运营模式,企业用户不用担心后台系统的接入、实施与运营情况,使用统一、稳定、可靠、安全、易操作,可以让企业在业务快速发展的同时享受信息化系统带来的便捷。它为企业变化快、信息化资金相对缺乏、缺少专业信息化人才,但又希望提升管理水平的中小企业,提供了一种更好、更为便捷高效的管理工具,也为它们在企业发展过程中提供了一套全新、优秀的管理思想。

2、未来政企信息化建设的重点内容

目前,移动运营商,手机制造服务商,通讯设备商,信息化软件商等已开始抢入这一市场,并逐步形成一条完整的产业链。这其中既有像中国移动、中国联通等移动通信企业,也包括微软、英特尔、诺基亚、IBM等跨国公司,而像数字天堂等在核心软件研发、解决方案提供方面拥有优势的新技术企业也开始走上舞台,此外,如用友、金蝶、有生博大等传统的企业信息化软件公司也跃跃欲试,开始了自己产品在办公方面的布局。

作为信息化科技发展的最新成果,“移动办公”的出现,为现代社会提供了一种全新的工作模式。它使政府和企事业单位的领导、办事人员不用再全天困守在办公室中批示和处理工作事务,它使信息指令能更快传递,使得工作场所变得没有局限。它的使用简便,适用性广、功能性强等特性,使其在改造和提升各产业竞争力,更大程度发展社会生产力,推动节约型社会建设等方面都有出色的推动作用,正在受到政府各界和社会各产业越来越多的重视。

3、目前现有的移动办公方式

(1)笔记本+无线网卡

这种方式的移动办公是由笔记本电脑使用GPRS/EDGE/CDMA无线网卡,通过VPN防火墙访问单位内部的INTRANET,实现公文办理,库存查询、客户资料查询、内部文件察看等功能。

优点:软件开发工作量少,客户端界面表现和信息量都很强大,接入较容易。

缺点:硬件费用昂贵(笔记本、无线网卡、VPN部署),终端携带不方便,待机时间短,在很多场合不方便公开使用。

(2)短信+彩信

这种方式的移动办公主要以短信和彩信作为数据传输方式,将单位内部应用信息转换为特定的格式后通过短信和彩信通道发送到工作人员手机端,实现信息提醒功能。

优点:硬件成本低,支持终端多。

缺点:安全性差(信息明文传输和存储),信息量很小,界面表现力差,通信费昂贵,使用不方便,需要一定的软件开发工作。

(3)WAP(无线互联网)

这种方式的移动办公主要依靠GPRS/EDGE/CDMA作为数据传输方式,将单位内部办公信息转换为WAP网页的形式进行浏览,实现办公邮件、公文办理、通知通告、信息查询等一般性功能。

优点:支持终端较多,信息量和界面表现较好,使用较方便。

缺点:安全性较差,数据传输量较大,数据传输和解析速度慢,支持文件类型少,需要大量软件开发工作,无法充分使用手机资源,信息及时性差。

(4)手机智能客户端程序

是基于推送(PUSH)技术的行业应用平台,主要依靠GPRS/EDGE/CDMA作为数据传输方式,通过安全连接将客户应用服务器上的内容(数据)请求推送到客户手机端,使得用户可以随时随地的实现移动办公和移动应用。

优点:支持推送办公(PUSH),安全性高,速度快,功能强大,界面美观。

缺点:只支持特定的终端;建设成本高与使用成本较高。

二、移动办公的好处

1、使用方便

不需要电脑,不需要网线,只要一部可以上网的手机.免去了携带笔记本的麻烦,即使下班也可以很方便地处理一些紧急事务。

2、高效快捷

无论在外出差,还是正在上班的路上,您都可以及时审批公文,浏览公告,处理个人事务等等。将以前不可利用的时间有效利用起来.自然就提高了工作效率。

3、功能强大

随着移动终端PDA和手机功能日益智能化,以及移动通信网络的日益优化,大部分电脑上的工作都可以在PDA和手机上完成。

4、灵活先进

针对不同行业领域的业务需求,可以对移动办公进行专业的定制开发,大到软件功能,小到栏目设置,都可以自由组装。

5、信息安全

通过移动VPN、专有APN、SSL、CA数字签名、GUID与远程自毁等安全措施,足以保证系统通讯数据的安全性。

三、发展历程

从通讯角度看,办公自动化系统建设主要经历了以下四个时代:

第一代传统办公;

第二代有线互联办公;

第三代有限移动办公;

第四代随时随地办公。

第一代工作模式,就是传统的工作模式,主要是“面对面”的工作,能借助的工具有电话、传真、信件、黑板、会议室、传达室等等。这种模式所面对的问题不再赘述。从第一代到第二代,是办公领域的一场革命。借助软件和互联网,人的工作能力大大提升了:办公桌上的文件不再堆积如山;文件保存、查找非常方便;不再靠秘书提醒,电脑会提醒我们有哪些工作;我们可以方便地按优先级来签审各项工作……我们好象有了“千里眼、顺风耳”,软件和互联网让我们有了“超能力”,与第一代模式相比,我们好像成了“超人”。

但是,这种“超能力”是受限制的,即只有当我们在电脑前边时,我们才有超能力。可我们不能总在电脑前边坐着啊?事实上,我们什么时候需要利用OA处理业务,与我们所处的地点并没有必然联系,只是由于使用电脑的缘故,这种联系变得“客观存在”了。电脑限制了我们的工作地点、扭曲了工作随时随地发生的本质,使我们费尽心血开发的OA系统只能在不到1%的地点和不到50%的时间内发挥作用。

为了解决这个问题,办公模式进入了第三代。

第三代办公模式是第二代办公模式的升级。既然离开了电脑会不方便,我们随手拿着能移动的电脑不就行了吗?手提电脑的出现,很大程度上解决了台式电脑不能移动的问题,并且通过无线上网,手提电脑也可以很方便的利用互联网。

但手提电脑的问题也是明显的:携带不便:体积大、份量重;电池使用时间短;开关不便,每次开机关机都需要较长时间;使用不便:必须坐下来、把电脑放在某个地方才能使用。

以上问题导致第三代办公模式只能实现“有限移动”,人们一般是在办公室、会客室、会议室、家庭等室内环境使用手提电脑办公。

通过实施手机工作系统,客户不用新增任何设备,就可以通过手机来使用原有OA系统。这样,现有的OA系统既可在电脑上用,也可在手机上用,我们就可以随时随地工作,实现了“无限移动”的第四代模式。

四、移动办公的影响

1、市场诱人

2006年,IDC曾对亚太地区10个国家和地区进行调查表明,移动办公解决方案在提高效率和生产力方面确实行之有效,各个国家的企业在移动办公方面的投资也有较大增长,预计到2010年将达到250亿美元。Gartner的研究报告更打动人心:如果企业将移动电话变成自身通信系统的一部分,可以节约50%的国内话费和25%的国际话费。

2、物流加速

单从降低成本的角度讲,将移动办公纳入企业内部通信策略是不错的选择,尤其对传统的物流业。物流公司高管需要在随时了解货物流的动态信息的同时,掌握公司运作情况,如存货量、资金运作等,公司与网点的数据传输十分重要。杭州邦达物流公司不仅是医药物流服务商,也是中国较早介入电子商务的物流企业,拥有可辐射全国八百余座大中城市的物流配送网络。为提高物流配送效率,邦达物流采用了中国电信“商务领航”中的移动办公组网业务,实现了物流配送信息系统的互联。统一的信息化平台使传统货物流与现代信息流有机结合,数据的实时共享使物流途中的消息和总部数据库对接,加快了物品的周转速度,在提高公司效率的同时,有利于客户了解运程、规避风险。

3、掌上飞行

随时随地都能办公向来是航空公司高层迫切的希望。海航集团的信息化建设相对成熟,企业内部已形成了以海航集团E网为门户,多业务系统共同服务的信息化体系。但是,固定的信息化系统终端管理半径较小,对需要飞来飞去的航空公司而言,难以满足高效管理和优质服务的需要。此时,掌中的移动终端成为海航领导充分利用信息资源、合理安排时间的工具。

海航选择了手机作为实施移动办公的平台。在原有固定的管理半径基础上,海航通过Windows Mobile 5.0操作系统并配合以Windows Server 2003软件和GPRS/CDMA网络,增加了移动应用半径,使原有系统的管理范围和灵活部署能力增强,领导或者员工可以同步审批未处理的(或新的)公文,并进入公司系统内部配置系统维护,“掌上海航”初具规模。

目前,各主流智能手机基本都能支持Windows Mobile 5.0系统,用户可以自行安装适合需要的客户端,“掌上海航”让海航办公随时随地成为可能。公文开始在“掌上飞行”。

4、零售织网

移动办公的优越性在零售业发挥得淋漓尽致。据统计,国内大型快消品或者家电厂商平均拥有30000个销售人员,而这些销售人员分布在全国各地,他们工作的环境有商场、超市、便利店等多种形式,如果销售人员人手一部移动终端,用来分享销售信息、库存现状、商品价格波动情况,那对于企业提高运营效率、简化管理流程绝对是一件大好事。相比西方零售业而言,中国的零售市场变化快,企业组织机构或者管理流程比之西方还不够成熟。但是,中国的信息化手段并没有落在西方后面,移动网络为零售业的发展织了一张网,为信息在跨地域终端间的传递开辟了快速通道。

为提高效率,伊利集团采用了至德讯通提供的移动办公业务,信息在导购员和公司间双向传递。一方面提高了伊利的信息流效率,及时了解全国销售计划完成情况,另一方面有效管理了终端促销费用中人员工资投放,有效控制了费用支出,提高销售业绩。零售网络在移动办公的助力下,越织越密。

5、新竞争力

2002年《经济学人》提出的即时经济(Now Economy or Real Time Economy)概念十分具有前瞻性———无边界信息流通与交换的年代已经来临,企业将利用资讯科技即时反映市场变化,并利用有线网络与无线网络与商业客户、消费者、合作伙伴及出差在外的员工进行即时互动与沟通。移动办公以操作系统为依托,智能终端是系统载体也是办公平台,无线网络则是将智能终端和公司OA系统连接的纽带。对于快消品行业,采用移动办公手段,能加快处理信息流、提高物流效率并至少帮助企业减少15%的库存。移动办公帮助行业管理的金字塔逐渐扁平化。

信息技术的突飞猛进为移动办公的发展拓宽了道路,智能手机责无旁贷的成了企业进行移动办公的利器。移动运营商、手机制造服务商、通讯设备商、软件开发商等纷纷开始了移动办公市场布局,并逐步形成一条初具规模的产业链。产业链的末端,即移动办公的应用者们,正在以前所未有的速度膨胀,移动办公手段正在成为企业的新竞争力。IDC预测,到2011年,全球移动办公人员将上升到10亿左右。企业间的竞争将由产品或者服务的竞争逐渐演化为时间和效率的竞争,快速变化的外部环境、不断更新的信息资源、企业间即时的信息交流促使越来越多的企业把移动办公加入信息化进程。

经济的紧缩是移动办公的催化剂,越是艰难的时候,企业越是需要信息化手段来降低成本和提高效率。对于传统企业而言,移动办公具有更大的价值,因为其在节约成本的同时,改善了原有的业务流程,使信息及时传递到最需要的人那里,从而刺激传统企业的应变能力和创新力。在这个信息无处不在的世界,巧妙借助移动办公,或将助力企业谱写出更为轻快的办公乐章。

五、移动办公的安全问题

基于移动互联网的应用呈现出井喷的趋势:更快的上网速度、视频通话、手机电视,甚至移动办公。就在人们对花样繁多的移动应用充满期待的同时,关于移动安全的话题,也被再一次提起。

“手机的病毒可能突破上千种”、“手机病毒的年度增长数量将有可能超过过去10年的总和”、“移动安全问题将成为梦魇”……悲观的预言总是不绝于耳,引发人们对于移动互联网安全性的担忧。

1、移动中的危机

事实上,手机病毒的威胁一直存在。早在2005年芬兰赫尔辛基举行的田径世锦赛上,一款名叫Cabir的手机病毒通过使用近距离蓝牙无线信号在手机间传播,短短几天内其变种上升到55种。同一年,手机病毒首次在企业大爆发。这款名叫Commwarrior.B的病毒将攻击对象锁定在运行Symbian Series60操作系统的手机,利用蓝牙技术和彩信传播。北欧地区某公司的一名员工收到了Commwarrior.B并激活了它,很快该病毒将自己发送给了地址簿中的所有地址,导致更多的员工打开了该病毒,造成病毒传播的大规模爆发。该公司的运营商不得不临时关闭彩信服务,员工关闭手机蓝牙,病毒传播的势头才被遏止。

伴随着智能手机和移动互联网的流行,用户使用手机访问网络资源的习惯正在逐渐形成。中国互联网信息中心报告显示:中国的移动互联网用户数量在2008年的增幅高113%,并预计在未来数年会进一步大幅度增长。越来越多的手机用户利随时随地访问公利用多种接入技术,教育系统用手机进行办公、理财等活动,如用手机收发邮件、存储重要数据、手机钱包、移动商务等等。

一项由赛门铁克公司发起的调查显示,受调查的600名智能手机用户中有60%的人将自己的商业机密数据储存在他们的智能手机中。各种移动应用的实现,让手机病毒具备了合适的传染源、传染途径以及传播目标,为黑客对于手机安全的进攻提供了机会。手机病毒发展到今天,主要通过蓝牙、多媒体服务、手机bug等方式传播,攻击手机提供的互联网内容、工具、服务项目和WAP服务器、网关等,导致用户的话费损失、移动办公信息和私人信息被窃、远程盗号、局部网络通信瘫痪,甚至损坏SIM卡、芯片等硬件设备。

2、病毒与防病毒的较量

一面是移动办公优越的便利性,另一面则是潜藏的移动安全“炸弹”,这两者之间是否真的是鱼与熊掌,不可得兼?

为了解决数据丢失和未经授权访问所带来的业务风险,确保远程访问的安全性是IT部门的重要工作。对于大多数应用程序,基于安全套接层协议(SSL)的虚拟专用网络(VPN)是解决方案之一,它采用加密隧道协议在内部网络和远程用户之间建立一个安全的连接,不需要使用第三方客户软件和低成本的优点,易于支持和维护。

“保护IT资源和用户身份是安全企业运营的基石。安全的远程访问网络、应用程序和数据对移动员工十分必要。只部署VPN并不能一步到位解决问题。维护远程办公的安全还有许多工作要做,其中重要的一环是身份认证,只有授权人士才能进行访问,VPN方案及公司内部网络的安全才能得到保障。因此,引入双因素认证系统,通过结合用户基本信息以及用户拥有的安全设备如安全令牌、一次性密码生成器或智能卡来鉴定身份。

目前国内市场上,卡巴斯基、赛门铁克、瑞星、Mc Afee等安全软件厂商都已经开始针对手机病毒推出杀毒解决方案。与PC反病毒类似,在个人手机的安全防护方面,手机反病毒软件可以做到实时拦截、提示不安全信息、来电防火墙、文件夹加密、杀除已确认的病毒、恢复感染文件等众多安全功能。

当然,这场较量只是刚刚开始。直到2年前,中国的手机安全市场才出现启动的迹象。而且,除了手机病毒、信息外泄等问题外,还有不少手机安全问题尚待解决,如信息在空中被拦截可能造成的数据泄密等。

3、呼之欲出的市场

手机病毒危害性还未引起大多数人重视,不少手机用户并不清楚手机病毒的危害;其次,由于市场上手机型号和操作系统繁多,加上硬件条件如内存的限制,使得移动安全技术门槛升高,手机反病毒软件厂商的研发成本大大增加,从而制约了产业发展;第三,手机安全软件的盈利模式并不完善,软件提供商生存压力大。与安全厂商在电脑反病毒软件靠免费推广的方式一样,手机安全产品还处于免费试用期,市场远没有达到收费的成熟期。

尽管如此,这个市场还是令人期待。目前,网络安全专家已发现的手机病毒超过500种。未来手机病毒的发展,将会伴随移动互联网的发展呈现出爆炸式的增长,而手机安全市场蕴藏的巨大商机已经逐渐显现。市场研究公司Juniper Research一份研究报告预测,2011年手机安全市场的收入将达50亿美元。

营造安全的移动市场,不仅要靠手机安全厂商提供的相关软件,同样需要电信运营商、手机制造商和手机安全软件厂商等整个产业链上下游的密切配合。例如,智能手机厂商推出Symbian、Windows Mobile以及Android、Linux等开源系统,令五花八门的手机应用轻松装入手机,而黑客同样可以采用下载、信息链接等无孔不入的方式,将黑客软件装载进手机,对企业及个人的信息安全造成不可估量的损害。

已开通3G国家的市场研究表明:在中小国家,3G产品通常在第3年就会达到一个成熟的规模。业界普遍预计,在中国,手机安全软件市场将在5年内发展为相对成熟的规模。目前,这种产业链上下游企业的合作正在渐渐增多。例如近期,中国联通和中国电信两家运营商正在和多家安全厂商商谈,询问包括杀毒软件报价及相关手机安全软件性能等相关事宜。

六、移动办公应用—结论