干部档案数字化管理

干部档案数字化管理（共12篇）

1.干部档案数字化管理 篇一

干部档案管理制度

一、干部档案查借阅制度

1、查阅干部档案的人员必须是中共党员，必须持有《查阅干部档案审批表》，任何人不得查阅本人及其亲属的档案。

2、《查阅干部档案审批表》由查阅单位填写，由单位负责人签署意见，并加盖公章。干部档案管理部门根据干部管理权限审核批准。

3、干部档案管理部门对提供查阅的档案要进行登记，并有查阅人签名。

4、查阅人要爱护干部档案，不得在档案材料上划圈、批注、涂改、折叠，不得抽换，拆散档案材料。

5、未经主管部门同意不得复制档案材料，不得把档案内容抄在笔记本上。摘录的材料要仔细核对，经主管部门签署意见加盖公章后方可使用。

6、干部档案一般不借出。因特殊需要须按查阅干部的审批手续办理并填写借条。借出的档案要妥善保管，不得交无关人员翻阅，不得复制，用后按期归还，借阅时间不超过15天。

7、“调查证明介绍信”、“函调证明材料信”及其它联系工作介绍信等，不得用于查阅干部档案。

二、干部档案转递制度

1、转递干部档案或干部档案材料必须做到及时、准确、安全。

2、县以上各级组织、人事部门可以直接相互转递干部档案。

3、干部档案转递应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮件寄出或交干部本人自带。

4、转递档案必须填写“干部档案转递通知单”，办理登记手续。

5、接受单位经核定无误后，在回折上签字盖章，及时退回。逾期未退还者，转出单位要查询，以防丢失。

6、建立“档案材料转进”、“档案材料转出”登记簿，并及时登记。

7、干部档案应随着干部的调动或职务的变动及时转递，其档案在15天内转出，避免人档分离。

8、凡是转出的干部档案或干部档案材料均应密封并加盖机密章。

三、干部档案材料收集补充制度

1、《干部人事档案材料收集、归档规定》收集干部档案材料，充实干部档案内容。

2、收集的材料必须是组织上形成的，或者是组织上审定认可的材料。未经组织审查核实、个人提供的材料不得收集。

3、所收集的材料内容必须完整，手续必须完备，外在形式必须规范。

4、圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝墨水和复写纸书写的材料必须经过重新制作或复制方可收集。

5、积极疏通与干部材料形成部门或单位之间的渠道，努力使收集工作经常化。

6、掌握干部档案材料形成的规律和特点，有针对性的、有重点的主动收集。

7、把好干部人事档案材料“入口关”。防止不符合归档要求的材料进入档案，对伪造、涂改档案内容的当事人员要严肃查处。

8、做好材料收集的安全保密工作。

四、干部档案保管、保密、检查核对制度

1、干部档案必须按同意由组织人事部门保管，保管范围原则上应与干部管理权限相一致。

2、干部档案工作人员必须政治上可靠，具有一定工作能力和文化水平的党员干部。

3、干部档案工作人员，不得保管本人及其亲属的档案。

4、各级干部档案保管单位都应配备专职和兼职人员，设立专门档案室，配置铁质档案箱，妥善保管干部档案。

5、对库藏档案应经常进行检查，发现问题即使报告，并采取措施予以处理。

6、严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》做好干部档案的保密工作。

7、干部档案室必须备有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等保安设施，确保绝

对安全。

8、非保管人员及无关人员一律不得进入档案室。

9、严禁任何人携带干部档案材料进入公共场所和娱乐场所。

10、干部档案工作人员不得向无关人员谈论、泄露有关干部档案的内容。在工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按保密纸处理或销毁。

11、每半年核对一次档案顺序号，发现编错号或放错位置的要及时纠正，按干部档案名

册检查一次档案，发现缺少的，应及时查找。

12、每年对干部档案必须清点，按人头核对一次，做到有人有档，有档有册。

五、干部档案材料鉴别、归档制度

1、鉴别归档干部档案材料，必须根据中组部《干部档案工作条例》等有关规定为依据。

2、对内容不实、字迹不清，不能反映甚至歪曲干部历史面貌、德才情况和显示表现的材料，不能归档。

3、对头尾不清，来源和时间不明或书写不符合归档要求的材料，均不能归档。

4、对需要组织审查盖章或本人签字的，都要经盖章签字后方能存入本人档案。

5、经过鉴别，凡属销毁材料，必须详细登记，并报请主管单位党委批准，未经批准，任何单位或个人不但擅自销毁干部档案材料。

六、送交干部档案材料归档制度

1、送交干部档案材料必须及时、准确、安全。

2、送交干部档案材料，应有材料形成单位派专人送交，不能交干部本人自交。

3、送交材料时，必须严格履行登记手续。

4、形成干部档案材料的部门，在形成材料的一个月内，按要求将材料送交主管干部档案部门归档。

5、干部档案管理部门，发现有关部门送交的归档材料不符合归档要求，应及时通知形成材

料部门补送或补办手续。

6、严禁任何人私自保存他人干部档案材料。

七、干部档案管理人员职责

1、保管干部档案。

2、收集、鉴别和整理干部档案材料。

3、办理干部档案的查借阅和转递手续。

4、为有关部门提供干部的情况。

5、做好干部档案的安全、保密、保护工作。

6、办理其他有关事项。

2.干部档案数字化管理 篇二

一、干部档案管理工作的现状

干部的档案管理对于做好干部工作具有至关重要的作用, 在档案管理过程中存在一些问题, 分析出这些问题, 才能有针对性的解决。一是干部档案管理软件的开发滞后。受到干部档案管理侧重于通用信息使用的限制, 干部档案管理软件的开发不被重视, 各自开发的软件不能交互使用, 规范、通用管理软件开发落后, 影响了数字化进程。二是干部档案管理的标准化、规范化程度低。受到管理人员学历、知识的限制, 出现档案管理混乱、质量不高的现象。三是干部档案管理方式较落后。干部人事档案管理技术尚未涉及到数字化多媒体管理, 现行的管理和分类方法不符合数字化的要求。四是干部档案管理人员的素质有待进一步提高。数字化的管理模式需要高层次的知识和较先进的技术水平, 而现今的许多干部档案管理缺少精通档案管理和信息技术的综合型人才。

二、运用数字多媒体技术管理干部档案的积极作用

手工管理难免会有不规范的情况, 采用现代化技术进行档案管理, 提高档案的规范程度和利用效率势在必行。首先, 数字多媒体技术能够为各部门及领导系统提供干部信息, 促进干部管理的科学化。多媒体技术的应用大大节省了工作时间, 提高了工作效率, 使干部的资料更详细、更系统, 为全方位的了解干部提供条件。通过它可以更清楚地了解到被任免干部的信息和现实表现。对干部的自然情况、自身素质和个人特长等一目了然, 干部的工作成绩和日常表现也可以随时查询。相关的文字、影响资料触手可及, 这些都利于对干部综合信息的掌握。从根本上改善干部档案管理工作, 还可以从根本上改善以前手工管理干部的情况, 周期性较长的工作利用这套系统, 短时间内就可以高质量地完成, 干部任免审批表、干部简历等常用材料可以自动生成, 并可以实现部门之间信函、文件的电子传递, 减少手工劳动, 提高工作效率和质量。其次, 利用多媒体技术管理干部档案可以在第一时间利用干部信息资源的共享还能使干部情况被准确的掌握, 保证工作效率和质量。在网络中随时更新部门人员信息可以为领导提供最及时的参考材料, 使干部的任免更加科学化, 为干部的任免提供现实依据并能对干部做准确地评价和使用。让通过干部档案管理选拔上来的人适应社会主义现代化建设的需要, 真正能为广大人民群众服务。

三、数字多媒体技术应用于干部档案管理中要注意的问题

干部档案管理在实际操作中存在诸多问题, 要实际解决这些问题, 要从以下几个方面考虑。一是在利用多媒体技术对干部档案进行管理时要采用规范的软件。管理干部档案的人员需要具备专业的档案管理知识并能够对现代化的管理方法熟练使用, 另外还要对相关的系统有一定的认知度。对于管理干部档案的方法应进行统一, 保证管理的标准化和规范化。中央组织部《信息结构体系》中指出, 对人员和机构要进行科学管理, 具有较高的标准化和规范化。因此在使用软件时应选用相对安全的系统软件, 保证数据结构的安全、有序。系统涉及到的应用项应建立在相关的要求之上。对信息的采集要遵循相关的程序和标准, 降低转换和重新制作的难度, 实现信息共享。二是多媒体技术管理干部档案可以有效地构建信息网络管理系统。在干部档案管理过程中建立数字多媒体要求具备先进的技术, 包括计算机和互联网的使用、网络技术和多媒体技术。干部档案的多媒体技术管理要建立起专业的信息化数据库以保证干部档案的来源。三是信息系统的使用使干部档案信息网络系统管理效果更加明显。干部档案的多媒体管理实践表明:先进的多媒体技术以及优质的设备是良好管理的保证。建立起优质的网络系统能够有效的实现干部档案管理的高投入和高产出, 各级领导干部更能很好的以此为参考进行管理。四是多媒体技术在干部档案管理中的应用提出全员参与, 以应用为基础, 保证使用的效果。干部档案管理关系到很多领域和部门, 直接影响到领导班子的形成、干部的管理以及干部交流管理、培训等工作。五是建立安全防范系统保证档案的安全性。保密工作在干部档案管理工作中尤其重要, 信息一旦泄露, 就会影响到管理工作的安全进行。因此建立安全保密制度至关重要。保证计算机网络设备的正常运行, 避免因自然原因和人为原因遭到破坏。严格控制访问权限, 建立周全的用户管理体系, 保证只有在授权的情况下才能访问。在查询时保持如实记录:如信息查询人的姓名、查询时间、查询内容、查询方式等。

参考文献

[1] .韩晓伟.数字化干部人事档案管理系统设计.山东大学硕士论文, 2008.4

[2] .王梅.探索建立新形势下的干部人事档案管理模式.商业文化, 2012.3

3.解读干部档案的阳光管理之路 篇三

近年来，随着社会监督的不断加强，弹簧年龄、虚假学历、注水履历、不实身份等干部造假问题屡见报道，“三陪女”宣传部长、“舞女”法官、司机局长、死刑犯开发区主任、逃亡嫌犯党校副校长等造假干部纷纷落马获刑，而政坛“神童”“神女”一经公示则举报不断，见光就死，不仅引起了媒体的高度关注，也让业内外人士对加强干部人事档案阳光管理呼声如雷。

信息管窥：干部档案的基本内容及制度沿袭

干部档案也就是人们常说的干部人事档案，是指由具有干部档案管理权的国家机关、企事业单位档案室集中保存的以个人为单位的文字、表格以及其他各种形式的原始记录，记述和反映档案主体的学习及工作经历、德才水平以及工作表现等材料。

作为一种特殊的信息资源，小小的档案材料承载着人生的奋斗历程，浓缩了各个阶段的成长轨迹。一般而言，一份完整的干部人事档案主要由九大类基本元素组成，包括履历材料，自传及属于自传性质的材料，鉴定、考察、考核材料，学历、学位、学绩、培训和评聘专业技术职务的材料，政审材料，加入党、团组织的材料，奖励及处分材料，工资福利、职务任免、参加各种代表会议和出国审查材料，以及其他可供组织参考、有保存价值的材料等。

我国目前沿袭的干部人事档案管理制度，产生于延安整风时期，具有特殊的历史背景，而现行的人事档案制度则产生于20世纪50年代中期，实行的是严格的封闭式管理。《干部档案工作条例》《企业职工档案管理工作规定》《流动人员人事档案管理暂行规定》均明文规定，“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”，此举较好地防范了档案借阅过程中的人为漏洞。

政策解读：干部“三龄二历一身份”必须真实准确

干部档案中的“三龄二历一身份”（即年龄、工龄、党龄、学历、履历、干部身份）是反映干部基本情况的重要信息，是组织人事部门选拔任用干部的重要依据。为了确保干部档案的真实准确，组织人事部门对“三龄二历一身份”的认定有着严格的标准。

1.关于出生年月认定。根据中组部、人事部、公安部《关于办理干部（离）休手续时认定出生日期问题的通知》（组通字［1990］24号）和相关政策，以档案中记载的时间为准。如发现涂改或填写两个以上出生年月的，一般以干部人事档案中最早形成材料填写的出生时间为准，如本人能够提供原始出生证明的，以原始出生证明为准，现有户口或身份证只作参考。对于曾经因参军、参加工作等将年龄改动的，凡再要求改回的，一律不予办理。

2.关于参加工作时间认定。招工、招干参加工作的，以招工、招干登记表批准的参加工作时间为准。大中专院校毕业分配参加工作的，以参加工作进编核定时间为准。大中专院校毕业后，经公开考试录用参加工作的，以录用审批表中批准的时间为准。部队转业或退伍的干部、战士参加工作时间以批准入伍的时间为准。

3.关于入党时间认定。党的十二大以前入党的，有预备期的，按当时党章关于预备党员预备期开始日期的规定认定。无预备期的，按上级党委批准入党日期认定。十二大以后入党的党员，按支部大会通过其为预备党员的日期认定。

4.关于学历认定。以毕业证和学校学籍材料为准。学籍材料包括招生管理部门签发的报考、录取审批表与就读学校签发的毕业生登记表。材料不全或缺少材料，不承认学历，只作为干部学习经历。要求更改学历的，凭毕业证、学位证向所在单位申请，填报干部学历变更申请表，经所在单位同意、教育主管部门查证、组织人事部门认定，方可确认。

5.关于履历认定。主要是学习经历和工作经历的认定。学习简历以小学为起点，直至最高学历，包括参加电大、函大、夜大、职大或自学考试等学习的经历，取得学位的同样要一并注明。工作经历从参加工作开始，包括招工、招干、参军、机关事业单位考试录用等，在同一单位职务、职称及部门发生变化的也是履历的重要内容，因脱产学习间断的，要写明情况，前后要衔接，不得出现空段，“文化大革命”中因冤、假、错案间断的，可表述为“文化大革命”中受冲击或受迫害。

6.关于干部身份认定。干部身份的来源包括8种途径：第一，国家计划内大中专毕业生（以《派遣证》为标志，包括计划内统招、定向、自费、委培）。第二，2001年以前经地市级政府人事部门批准录用为国家干部的人员（以《录用干部审批表》为标志）。第三，军队转业干部（以军队任职、转干材料和《军队转业干部审批表》为标志）。第四，解放前参加革命的担任干部职务的人员（以相关档案材料为标志）。第五，解放初自然形成的干部（以任职材料为标志）。第六，被转为公办的原民办教师（以《民办转公办审批表》为标志）。第七，上世纪70年代末经地方革命委员会批准招录的教师（以《教师录用审批表》为标志）。第八，经地市级政府人事部门或厅级以上系统人事部门批准转为干部的工人（以《工人转干审批表》为标准）。凡是没有经过以上程序的，均不具有干部身份。

问题解析：加强干部档案信息审核认定

纵观媒体曾经报道过的“三假”干部，无一不是在档案作假上做足了文章。官至共青团石家庄市委副书记的王亚丽，“除了性别是真的，其身份、年龄、履历、档案均涉嫌造假”；骗取江西省吉安地区行署副专员职务的周叶，是一名仅有小学文化程度的农民；已经当上内蒙古集宁市市委副书记的郭爱宏，其实只是内蒙古某单位一个普通职工；骗得广东省揭阳市普宁华侨管理区政法委书记的蔡登辉，实际上只是韶关市的一个个体老板；曹忠武自从进入国家干部队伍后，一路作假，仅仅6年时间就当上了全国特产经济开发中心主任，官至正司局级；金华税案嫌犯史宝月一路逃亡13年，变身“高山青”，竟然当上了张家港市委党校副校长……如果在这些“假干部”的使用过程中对人事档案进行认真细致的严格审核，这些官场丑闻也许就不会发生！

日常工作中，档案人员在对干部档案信息的审核中也发现了一些问题，主要表现为基础材料不完备和填写内容不规范。

基础材料不完备集中反映在四个方面：一是入党材料不完备。不少干部曾在多个单位工作，但入党时所在的单位并没有将他们的入党申请书、转正申请书等材料放入个人档案。二是学历材料不完备。由于干部取得学历的学校不一样，各个学校对入档材料的要求不同，导致某些干部档案中的学历材料不齐备，且无法补办。三是工龄材料、工资表不完备。有的干部的工龄材料没有及时归档；由于政策原因，个别工资表中有空白年份，工资资料不齐全。四是表彰及考核资料不完备。对受部队团以上嘉奖、地方县处级以上综合表彰的，相关资料应纳入个人档案，但不少单位对此重视不够。机关事业单位工作人员年度考核表缺失现象更是十分普遍。

填写内容不规范集中表现在三个方面：一是“三龄两历”填写随意。个别干部的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。二是“三龄两历”涂改现象较为严重。少数人员档案涉及出生时间、参加工作时间多处涂改，同一档案材料前后不一致。三是档案用纸规格不一。虽然规定档案材料统一使用16开办公用纸，但现行的公文材料和高等院校印制的学历材料绝大部分都是A4纸，直接导致入档材料大小不一，即使裁剪，也难免出现偏差。

针对上述问题，档案管理专业人士结合工作实践，提出了干部档案信息审核认定的“四要诀”，即“严”“细”“准”“慎”。

突出一个“严”字。一是实行调入干部人事档案审查制和学历变更审批制。对拟提拔干部和拟调入干部先调档审核，把“三龄两历一身份”作为审查重点，确保在档材料的真实性。二是严格按照有关规定，对干部“三龄两历”信息进行认定。对已形成的入档材料，查准核实后，经本人认可，形成认定材料，加盖档案部门公章后再装入本人档案。三是严把归档材料收集关，确保应归档材料齐全完整。

狠抓一个“细”字。一是对干部人事档案中记载的“三龄两历”信息进行全面、慎重、细致的审查和登记。根据档案中的原始记载，反复核对干部的档案材料，逐一审核出生日期的记载，发现有不一致的地方，立刻做好详细记录，并认真填写《干部出生日期需认证人员登记表》。二是把好归档材料鉴别关，做到归档材料真实可靠、准确翔实。对新接收的信息资料，逐页逐项核对，保证材料完整、齐全、内容真实。发现材料缺少形成日期、本人署名、单位印章等情况的，应及时退回补齐手续再接收。对信息材料凡是有疑问、有差错的，尤其是成套材料，立即组织调查，核实清楚。对涂改档案的，要查清责任，并对篡改内容及时予以纠正。

注重一个“准”字。一是摸清情况，全面掌握信息认定的标准。对年龄较大、参加工作较早、档案情况复杂的干部，除认真审核档案原始资料外，应向相关单位查找较早的原始材料或证明作为依据，并及时与本人沟通，综合分析各种资料，确保万无一失。二是相互印证，完善资料鉴别制度。对“三龄两历”问题加以认真核实，如对年龄的确定可采取档案中最早的记载、表中的记载和身份证三方统一的原则，对出现前后年龄不一致的情况，可根据档案中的最早记载反复推测，合理排除各种因素，从而确定最终的年龄。

强化一个“慎”字。一是出生日期有一处描笔的，可采取与本人谈话核实、填写“三龄”审核确认登记表、个人签字、组织认证的程序完成确认工作。二是有一处涂改造成前后记载不一致的，如《入团志愿书》《入学登记表》或《入伍登记表》等，可反复核查档案材料，认真分析逻辑关系，本着科学合理的态度，对此类人员以档案中出现次数最多的年龄记载为依据进行认定。三是多处涂改的，应当及时与本人见面谈话核实，由个人上报出生日期更改情况说明并出具原始户籍证明，提交组织研究后认定。

信息公开：干部档案“阳光之路”该怎么走

随着政府信息公开条例的颁布施行以及公民对知情权的认知，对干部人事档案信息进行适度公开的话题愈发引人瞩目，触目惊心的案例更给我们敲响了“揭开干部档案神秘面纱”的警钟。

其实，公开干部人事档案并非政策禁区，现在各级党委对新任用干部都要进行任前公示，党和国家领导人的简历在网上也可以随时查找。事实上，只要对涉密的内容加以屏蔽，对包括“三龄两历一身份”在内的基础信息对外公开，有百利而无一弊。

笔者认为，就档案的形成和利用而言，一是要扩大档案形成程序的透明度，不论是当事人自己填写有关材料，还是单位或主管人员填写有关材料，应尽量做到公开透明；二是社会、个人和用人单位之间应形成相互监督、相互制约的互动机制，严格杜绝档案材料“弄虚作假”或“故意不作为”两种极端行为，最大限度地保障干部人事档案内容的真实性；三是要履行严格的审查手续，可以设立人事档案事务所等专门的评估机构，定期或不定期监测人事档案材料的真实性和合法性，并对个人或单位就材料真假提出的异议做出权威性鉴定；四是要制定严格的处罚措施，对篡改档案、危害档案、歪曲事实的行为，给予严厉的制裁，并上升到法律层面，依法追究当事者的法律责任。

《公务员法》明确规定，公务员应当“具有良好的品行”，应当“模范遵守宪法和法律”，不得“弄虚作假，误导、欺骗领导和公众”。《行政机关公务员处分条例》第22条规定，“弄虚作假，误导、欺骗领导和公众，造成不良后果的，给予警告、记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。”

2012年3月，山西省委组织部出台了以干部“三龄两历一身份”为重点、对拟提拔或调整干部实行干部任前档案审核制度，提出对干部本人档案涂改造假的，追究干部本人责任；对审核不严或违反规定认定“三龄两历一身份”的，追究主管负责人及相关人员责任。此举进一步表明了组织部门打击干部人事档案作假的决心。

笔者呼吁，查处“假干部”，打击真靠山，让造假者、护假者受刑获罪、身败名裂，还干部档案的权威性，实乃当务之急！

4.干部人事档案管理办法 篇四

第一章 总则

第一条

为加强……干部人事档案管理工作，提高科学管理水平，有效地保护和利用干部人事档案，更好地为干部人事工作服务，依据……等法规制度，结合实际，制定本办法。

第二条

干部人事档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。

第三条

系统内干部人事档案按照干部管理权限实行集中统一和分级负责的管理原则。

第四条

干部人事档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，确保干部人事档案的完整与安全。

第二章 档案管理机构职责与分工

第五条

人事处负责机关以及其余所属事业单位班子成员的人事档案集中统一管理，负责对所属事业单位人事档案管理工作的检查指导。

第六条

所属事业单位人事部门负责本单位除领导班子成员以外人员的人事档案集中统一管理，其人事档案管理工作接

－１－ 受……人事处的检查指导。

第七条人事处和各所属事业单位人事部门须配备1至2名专职或兼职档案管理人员。

第八条

干部人事档案管理部门职责：

（一）收集、鉴别和整理干部人事档案材料。

（二）收集、整理干部职务、工资的变动材料。

（三）办理干部人事档案的查阅、借阅和转递。

（四）为有关部门提供干部的情况。

（五）做好干部人事档案管理的安全保密、保护工作。

（六）定期向档案馆（室）移交死亡干部的人事档案。

（七）办理其他有关事项。

第三章 档案的内容和分类

第九条 干部人事档案分为正本和副本，副本根据工作需要建立。干部人事档案正本由历史地、全面地反映干部情况的材料构成，内容及其分类：

第一类 履历材料； 第二类 自传材料；

第三类 鉴定、考核、考察材料；

第四类 学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）；

第五类 政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）；

－２－ 第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料； 第七类 奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹）；

第八类 处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）；

第九类 录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；

第十类 其他可供组织上参考的材料。

第十条 干部人事档案副本是干部人事档案正本主要材料的复制件。干部人事档案副本的具体内容，由正本中以下主要材料的复制件（或重复件）构成：

第一类的近期履历材料；

第三类的主要鉴定、干部考核材料；

第四类的学历、学位和评聘专业技术职务的材料； 第五类的政治历史情况的审查结论（包括甄别、复查结论）材料；

第七类的奖励材料；

第八类的处分决定（包括甄别、复查结论）材料； 第九类的任免呈报表和工资、待遇、出国审批材料。其他类别如有重复的材料，也可归入副本。

第四章 档案的保管与保护

第十一条

干部人事档案管理部门，应设立专用档案库房

－３－（室），配置铁质档案柜，妥善保管干部人事档案。

第十二条

干部人事档案库房（室）必须备有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应经常检查，保持库房的清洁和适宜的温、湿度。

第十三条

保管干部档案，应建立登记和统计制度。干部人事档案管理人员工作变动时，必须办理好交接手续。

第十四条

干部人事档案管理人员及其在本单位直系亲属的档案，应另指定专人保管。

第十五条

严禁非管理人员进入档案库房（室）。

第十六条

严禁通过电话或者网络等方式索取或提供有关干部的人事档案材料。

第十七条

严禁向无关人员泄露有关干部人事档案的内容。第十八条

在档案管理工作中形成的有关干部人事档案信息的草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按保密纸处理或销毁。

第五章

档案材料的收集、审核与归档

第十九条

干部人事档案管理部门应及时通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映干部德、能、勤、绩、廉的材料，充实档案内容。

第二十条

档案管理部门应与干部人事档案材料形成部门建立联系沟通机制，及时掌握干部人事档案材料形成的信息。干部人事档案材料的形成部门，应在材料形成十五日内及时送交干部人事档案管理部门归档，并填写《干部人事档案材料送交单》。－４－ 对未能按时送交档案材料的部门，干部人事档案管理部门应主动联系、索要归档材料。

第二十一条

任何组织与个人，不得以任何理由积压、滞留应归档的材料。

第二十二条

凡新参加工作的国家干部、地方新安置的部队转业干部，都应填写“干部履历表”，经审核后，补充进干部人事档案。

第二十三条

对收集的干部人事档案材料必须进行登记审核，应检查是否属于归档材料，是否完整齐全，是否手续完备，符合要求的材料方可归档。

第二十四条

干部人事档案材料必须是铅印、胶印、油印、打印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写，凡圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水书写的材料一律不得归入档案。存档的复印件须加盖出具单位的组织印章。

第二十五条

归入的干部人事档案材料均应按照中组部《干部档案整理工作细则》进行整理、装订、入库。

第二十六条

整理好的干部人事档案入库前，应逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现差错，及时纠正。

第二十七条

干部人事档案管理部门对所管理的档案应每年进行一次检查核对，重点为干部的“三龄两历”，发现不一致的应按相关政策及时进行认定，对于缺少材料的，应立即进行补充，及时归档。

－５－

第六章

档案的提供利用

第二十八条

干部人事档案查（借）阅人必须是两名以上中共党员干部，且持有经查（借）阅人单位负责人及档案管理部门负责人审批同意的《查（借）阅干部人事档案审批表》和本人有效工作证件。不得凭借“调查证明材料介绍信”和其它联系工作介绍信查阅干部人事档案。

第二十九条

干部人事档案管理部门应根据规定，确定是否提供和提供什么材料，并对提供查阅的档案进行登记。

第三十条

任何人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的干部人事档案。

第三十一条

查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布档案内容。

第三十二条

查阅人员应爱护干部人事档案，严禁在档案材料上圈画、批注、涂改、折叠，不得抽换、拆散档案材料。

第三十三条

未经档案主管部门审批同意，查阅人不得拍摄、复制干部人事档案材料。

第三十四条

干部人事档案一般不借出。因办案等特殊情况需借出使用的，必须经借用单位和干部人事档案主管部门审批同意。借出的档案应妥善保管，不得交无关人员翻阅，不得转借，不得复制，限期在十五日内归还。

第三十五条

凡提供利用的干部人事档案，在收回时，应严格检查，经核对无误后，方可入库。

－６－

第七章

档案的转递

第三十六条

干部人事档案应随着干部的工作调动或职务的变动及时转递，避免人档分离。

第三十七条

干部人事档案统一由……人事部门进行转递，所属事业单位不得擅自转递。

第三十八条

转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出，凡是转出的干部人事档案或材料均应严密包封。

第三十九条

干部人事档案应派专人送转，不得邮寄或交干部本人自带。

第四十条

转递档案必须填写《干部人事档案转递单》，办理登记手续，接收单位收到档案后，应在回执上签名盖章并立即退回。

第四十一条

转出和接受干部人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。

第八章 档案管理责任追究

第四十二条

对于有以下行为的，依据中组部《干部人事档案造假问题处理办法（试行）》等相关规定严肃追究当事人和有关人员的责任，并视情节轻重给予党纪、政纪处分，构成犯罪的依法追究刑事责任：

（一）违反干部人事档案管理有关保密法规和制度泄露干部人事档案内容的；

－７－

（二）丢失、损毁干部人事档案材料的；

（三）涂改、伪造、擅自抽取或销毁干部人事档案材料等档案造假的；

（四）未经批准私自借出干部人事档案材料的；

（五）其他应受到责任追究的行为。

第九章 附则

第四十三条

本办法由……人事处负责解释。第四十四条

本办法自印发之日起实施。

5.干部人事档案管理知识 篇五

一、干部人事档案的意义和作用

干部人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的，是干部工作的一项基础性工作，是做好干部工作的基础和前提，搞好干部人事档案管理，对于全面地了解干部，正确选拔使用干部具有重要意义和作用！

1、依据作用。由于干部人事档案内容客观地反映干部的各个方面的情况，是干部德、能、勤、绩等情况的综合记录。所以，干部人事档案是组织人事部门全面地考察了解和正确选拔、使用人才的重要依据。

2、凭证作用。由于干部人事档案收存的材料形成于不同的时间，材料上留有组织公章、个人手迹或印鉴等具有法律效力的标志，因此，干部人事档案能为落实干部政策、调整工资级别、解决生活待遇、更改参加革命工作时间、编史修志等有关问题提供重要凭证作用。

（一）档案材料的收集范围

1．在干部调配、任免、考核考察等工作中形成的各类人员登记表（如干部履历表、简历表等），任免呈报表（包括考察材料），鉴定，干部考核登记表，民主评议和组织考核形成的综合材料，退（离）休审批表和军队转业干部审批表。在入党过程中填写的自传和属于自传性质的材料。

2．在录用和聘用干部工作中形成的录用和聘用审批表、聘用干部合同书、政审（考核）材料，续聘审批表、解聘辞退材料。3．在办理干部工资、待遇工作中形成登记表，审批表和待遇问题的批复材料。

4．在办理出国、出境人员审批工作中形成的审批表，备案表及在国外、境外表现情况的鉴定材料。

5．在表彰奖励活动中形成的各类先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖通报材料。

6．在办理丧事活动中形成的悼词（生平）、报纸报导的消息、讣告，非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书。

7．在于部审查工作中形成的调查、结论、上级批复、个人对结论的意见、检查交代或说明的材料，以及作为依据的调查证明材料，甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

8．在更改干部的姓名、民族、年龄、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等过程中形成的上级批复、个人申请、组织审查报告、以及相关的证明材料。

9．在落实政策过程中形成的平反结论等材料。10．在纪律检查、监督和行政管理等工作中形成的处分决定（免于处分的意见）、记过材料、查证核实报告、上级批复、本人对处分决定的意见和检查、交代材料、通报批评材料。

11．在法院审判工作中形成的判决书。

12．党团组织建设中形成的已批准转正的中国共产党入党志愿书、入党申请书和转正申请书、自传、政审材料；取消预备党员资格的组织意见、退党材料；共青团入团志愿书、申请书、团员登记表、优秀团员事迹材料、退团材料。

13．整党工作中形成的党员登记表、个人总结、不予登记的决定、认定不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料。14．民主评议党员中形成的组织意见、民主评议党员登记表、优秀党员事迹及组织审批材料。

15．加入民主党派的有关材料。

16．党代会、人代会、政协会议和工、青、妇以及民主党派代表会等会议形成的代表登记表。

17．国民教育、成人教育和干部培训工作中形成的学生（学员）登记表、学习成绩登记表、毕业生登记表、授予学位的材料、学历证明、培训结业成绩登记表、学习鉴定材料。18．评聘专业技术职务（职称）工作中形成的专业技术职务任职资格申报表、专业技术职务考绩材料、聘任专业职务的审批表、套改和晋升专业职务（职称）审批表。

19．其他可供组织参考的有保存价值的材料。

（二）档案材料的归档要求

1．归档的材料必须是办理完毕的正式材料。

2．归档材料应真实，完整齐全、文字清楚，对象明确，手续完备，需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入本人档案。

3．干部人事档案材料，必须统一使用标准16开规格的办公用纸，材料左边应留出2—2.5cm装订边。

4.文字必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯天蓝色墨水和复写纸书写。

5．形成的档案必须是原件，各部门不得以任何理由积压截留干部档案材料。

6．送交的档案材料如没有特殊要求，院党委管理的干部档案材料应一式两份，收、送单位各留一份备查。

7．送交档案材料部门需填写《干部档案零散材料移交表》一式两份，收、送单位各留一份备查。8．组织、人事部门形成的档案材料应在材料形成的十天内送交干部人事档案管理部门。

9．非组织、人事部门形成的档案材料应在材料形成的二十天内送交干部人事档案管理部门。

（三）档案材料的查阅与借阅

1．凡因考察、任免、调动、审干、组织处理、入党、入团、入学、选派出国人员、选拔机要、飞行人员、毕业分配以及其他重大案件进行政治审查时，可以借干部本人档案。

2．查阅人事档案者，必须是由组织上指派的党员干部，不代表组织的任何人，不得查阅任何人的档案。在任何情况下，本人都不能查阅自己和亲属的档案。

5．组织、人事、纪检、保卫、统战等部门专职党员干部，因工作需要，可查阅全院一般教职工档案。但需组织部分管领导批准。

6．未经领导批准，同级不能查阅同级的档案，下级不能查阅上级的档案。

8．查阅档案，院内人员需填写《查阅干部档案审批表》，由本单位负责人签字并加盖党总支章方可查阅，外单位人员外调阅档，需持县团级以上单位组织或人事部门开据的《查阅干部档案介绍信》。

9．人事档案一般只限在人事处阅档室借阅，因工作需要确需将档案借出的，要严格履行登记手续，保证按期归还。借出的档案，需在保密的地方查阅，严禁携带到公共场所，以免泄密。

6.干部教育培训档案管理制度 篇六

为进一步推进干部教育培训工作的科学化、规范化、制度化，根据《干部教育培训工作条例》有关规定和《河北省工商行政管理系统“十一五”干部教育培训规划》、《关于新一轮大规模培训干部工作的实施意见》要求，结合实际，制定本制度。

一、根据干部管理权限，开展干部教育培训档案管理工作。省局人教部门负责系统处级干部、省局机关干部培训档案管理；各市局人教部门负责科级干部、市局机关干部教育培训档案的管理；各县（市、区）工商局负责科级以下干部教育培训档案管理。

二、干部教育培训档案主要包括综合管理档案、个人培训档案和其他需要建立的档案。综合管理档案主要包含本级局干部教育培训计划，干部教育培训情况统计表，干部培训情况登计表，各班次的具体培训方案、培训通知及培训人员名册、培训人员考核成绩汇总、培训总结等资料。干部个人培训档案主要包括培训党员登记表、学员结业成绩或考核鉴定表等资料。

三、干部教育培训档案登记坚持实事求是的原则，做到真实、全面、客观、公正、准确。人教部门和干部所在单位共同负责干部教育培训档案登记材料的收集、统计、填报工

作。干部本人应主动向所在单位和人教部门申报参加教育培训的情况。

四、干部参加教育培训的相关资料应及时载入干部人事档案。干部教育培训档案登记的培训记录，作为培养、选拔、任用和考核、管理干部的重要依据。

五、干部教育培训档案应专人负责、专柜存放。干部调动时，按干部管理权限交干部培训个人档案。

六、省局人教处负责对全系统干部教育培训档案管理工作进行督导考核。

七、本制度自下发之日起实施。

附：

1、干部教育培训情况统计表

2、干部培训情况登记表

7.干部档案数字化管理 篇七

一、当前干部档案管理存在的问题

1、轻视干部档案工作, 产生档案无关工作大局, 做不做好都可以等错误倾向。

随着改革的全面深化, 原有的干部人事档案管理体制受到冲击, 档案管理人员身兼数职的现象较为普遍, 不能集中精力开展档案工作。另外, 受习惯定式的影响, 有些单位的领导和部分同志认为档案工作不如其他工作重要, 在工作中, 他们重中心工作, 轻档案工作, 在运用上尤其是在选拔干部时, 凭自己的个人印象、主观意志, 不调阅档案, 从而对干部的德、能、勤、绩分析不够客观全面, 不能很好地发挥干部档案在识人用人上的作用。在管理上, 没有把档案工作摆到应有的位置, 档案所需经费短缺、发展后劲不足, 导致了档案工作处于被动应付局面, 难以高质量地为干部队伍建设服务。

2、档案管理制度不健全或者不能得到有效执行, 严重影响干部档案材料的真实性。

干部人事档案管理的核心就是确保档案材料的真实性、严肃性和可靠性, 只有真实可靠的档案信息, 才能为领导提供科学的决策依据。当前, 有些人认为干部档案无关大局, 改改动动也无关紧要, 所以干部人事档案中出现涂改、造假现象屡见不鲜, 年龄越填越小、工龄越填越早、党龄越填越长、学历越填填高, 假学历、假奖励多处可见。从近年来查处的选人用人上的违纪违法案件中也不难发现, 个别不法分子利用组织人事部门把干部人事档案作为评价和使用干部的重要依据, 不惜铤而走险, 肆意涂改、增减档案材料, 制作假档案当上了领导干部。这些严重影响了干部档案管理工作的真实性, 如不加以严惩, 后果不堪设想。

3、干部人事档案管理不规范, 与干部工作整体严肃性相差甚远。

有些人认为, 干部档案工作只是组织人事干部的事, 事不关已, 高高挂起。在收集材料时, 部分同志不积极配合, 认为档案不齐全完全是组织人事干部的责任。目前, 一些企事业单位普遍存在干部人事档案管理不规范的问题, 主要表现在:第一, 档案用纸不规范, 各种纸张大小不一, 造成档案整体装订困难, 容易破损。在形成材料时, 还用圆珠笔填写, 材料不符合归档要求;第二, 每年新形成的档案材料收集入档不及时, 长时间搁置使工作量增加, 档案材料易混淆、遗失。有的档案管理人员不熟悉有关查借阅制度, 查借阅档案不按规定办理手续, 极个别同志甚至提出查阅本人的档案。第三, 档案中很多材料缺漏组织人事部门公章, 使档案材料不完整。第四, 档案中“三龄一历”不真实, 一本档案中出现多个不同的出生日期、参加工作时间等, 严重影响档案应用效力。这些不规范, 直接影响了干部人事档案管理的发展, 使之不断滞后于干部人事制度改革的进程。

4、干部档案信息利用率低, 不能发挥档案应有作用。

信息资源开发利用的成效是衡量干部人事档案工作质量和水平的重要标准, 只有加强信息综合分析, 提供专题信息、咨询意见、政策建议, 才能更好的发挥干部人事档案管理的作用。但是, 随着经济体制改革和干部人事制度改革的不断深入, 传统的干部档案工作越来越显现出局限性, 传统的干部档案工作其服务方式已无法解决需求信息面大、提供数据快捷、准确、系统等诸多方面的矛盾。现今绝大多数干部人事档案提供利用的最基本方法就是查阅原始的档案材料, 翻阅纸质文本, 干部档案信息还处于单一的纸质档案信息, 档案信息服务也处于一种被动的、落后的等客上门服务状态, 有的单位甚至还没有专用的档案室、阅档室, 更谈不上构建一套完整科学的电子档案, 充分实现电子数据检索。这样就使干部档案信息不能适应干部人事制度改革和发展的需要, 也不能充分发挥其服务于干部工作的作用。

5、干部档案管理制度不规范, 失之于宽现象严重。

现行的干部人事档案, 主要按管理权限和隶属关系进行管理, 但由于在新的发展时期, 人员流动日益加速, 人员的隶属关系不断变化等原因, 干部档案工作出现了一些新情况新问题。首先, 个别单位干部档案管理制度本身有待进一步完善。档案的查借阅、转递、收集归档等规章制度不健全, 没有建立规范的干部档案管理台帐。其次, 人档脱节。在人员流动中, 少数职能单位档案意识淡漠, 造成人档分离, 弃档、“死”档和无档现象时有发生。再次, 执行制度的硬度要进一步增强。不少单位往往不能在每个环节上完全执行有关制度。比如在提供查借阅时, 不能很好地进行监督, 仍然存在极少数私自涂改的问题, 有时不能及时发现并予以制止和纠正。第四, 对违反规章制度的行为也缺乏有力、有效的处理办法。

存在以上问题的主要原因是市场经济环境下弱化了干部档案管理, 使档案制度不健全或不能制度不能得到有效执行, 更有个别人无视档案管理法律法规, 轻视干部档案管理作用。

二、创新干部档案管理工作, 更好服务于干部事业发展。

虽说当前干部档案管理工作遇到了前所未有的挑战, 但是越是在这种不利于干部档案管理的大环境下, 我们档案从业人员更应该本着对党的干部事业负责、严肃干部档案管理的态度, 做好本职工作, 以促进干部档案管理事业上新台阶。

1、增强全社会的干部档案意识, 把干部档案管理工作提到重要议事日程。

由于干部人事档案工作保密性很强, 是一项很不引人注目的、默默无闻的工作, “局外人”常常看不到这项工作的重要性, 在实际工作中对这项工作有所忽视。但是干部档案管理工作确实是一项十分严肃而又非常重要的工作。干部档案是个人历史的真实反映, 是各级领导干部提拔人才的依据之一, 直接服务于干部人事工作。全社会特别是各级领导干部必须增强对干部档案的认识, 把干部档案工作列入议事日程, 切实解决好干部档案工作的实际问题, 合理投入人力、物力、财力。领导同志要在有关重要会议上多强调档案工作的重要性, 提出明确的要求, 引起领导的高度重视, 增强领导的档案意识, 在多方面给予支持, 积极创造便利的条件和宽松的工作环境, 为档案工作排忧解难, 充分调动档案人员热爱档案工作的积极性和主动性。要充分利用报纸、电台等新闻媒体宣传干部档案工作的重要性和有关法规文件精神, 加大宣传力度。从事干部档案工作的业务人员也要经常向领导汇报情况, 争取领导的理解和支持, 以确保干部档案工作的协调发展。

下面结合我多年从事干部档案管理工作的实际,

这些特点突出表现是:

2、加大干部档案信息化进程, 并保证信息的真实性和完整性。

干部人事档案管理工作的信息化是档案管理工作的必然要求, 也是实现干部人事档案管理现代化的必由之路。这就要求必须建立干部人事档案数据库系统, 实施干部人事档案动态管理, 充分利用现代信息技术, 改进工作方式, 优化工作流程, 逐步实现干部档案管理工作规范化、科学化、现代化。要保持干部人事档案工作的高质量, 就必须要有科学的管理方法, 必须实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化, 对收集到的档案材料, 从手续是否完备、表述是否准确和精炼、观点是否明确等方面, 进行认真细致的鉴别, 做到入档时的真实性和完整性, 并日后随意更改。要进一步利用好现有的《干部人事档案管理信息系统》软件程序, 建立起内容详实、准确可靠的人员信息库。要建立干部信息适时更新制度, 使干部信息及时得到维护, 随时为领导提供最新最实的信息, 要提高服务质量和服务水平。

3、严格干部档案管理人员配备, 并加强日常学习培训, 不断提高专业人员素质。

提高干部档案管理水平的关键在于档案管理者的政治素养和业务水平。档案工作是一项政策性、保密性很强的工作, 在人员配备上应防止流动过快和过慢现象, 挑选一些具有良好的职业道德、扎实的专业知识, 具有一定现代科技知识和广泛的社会知识、有较强捕捉信息能力、年龄相对较轻的同志, 为干部档案工作增添新鲜血液和活力。如选配档案管理人员时, 要注重选拔思想政治素质高, 年纪轻、学历高、擅长计算机操作, 有一定工作能力和文字水平的党员干部从事档案工作。同时要注重日常学习和培训, 不断更新知识, 提高专业素质。基层干部档案管理部门的从业人员一年要至少培训一次, 可以分期分批学习, 也可以集中邀请档案管理专家学者学习, 围绕疑难问题进行研究探讨, 并通过“技术比武”等活动形势, 以达到取长补短, 共同提高的目的。同时积极鼓励档案管理人员在职自学, 并加强自学情况检查和督促, 从业务能力方面提高档案管理人员的整体水平。

8.数字化档案规范管理措施 篇八

【关键词】数字化；档案；规范管理措施

一、前言

提到数字化档案管理，大家应该不难猜到，这一工作一定离不开计算机系统，而数字化档案管理出现的问题又大都表现为计算机方面的问题。就目前来看，我国数字化档案管理中存在的问题大致有以下几种：计算机系统的故障、防火墙设计不严密、系统更换导致重要档案丢失等等，在此，本文针对这些问题提出以下几点对应的解决措施：加强对计算机系统的维修与保护、提高防火墙的安全水平、更换系统时对档案进行备份。

二、目前我国数字化档案管理中存在的问题

（一）计算机系统的故障。计算机系统的故障是档案管理中出现最多的问题，而计算机系统的故障一般可以分为两种，一种是硬件系统出现故障，另一种是软件系统出现故障。硬件系统出现故障的原因又分为以下几种：系统硬盘不够大不能容纳大量的档案数据、系统的处理器不能满足超大数据量的运算、系统频繁运转时容易崩溃造成死机。软件系统出现故障的原因一般是计算机系统安装的档案处理相关软件存在设计的缺陷造成的，这种档案处理软件的算法可能存在不合理性，或是运算繁琐会导致系统过热而死机；另一种情况是相关软件与系统的匹配不协调，这也会导致计算机系统出现故障，从而导致档案的丢失。

（二）防火墙设计不严密。我们都知道，每台电脑都应该有防火墙这种装置，它是用来防止有黑客暗中入侵电脑或者防止电脑中病毒的，对于我们平常人来说，基本上不怎么可能会被黑客袭击，而且中病毒造成的损失一般也不是很大，但是对企业和国家来说就不一样了，一旦企业或者国家的网络被黑客袭击，导致计算机系统瘫痪或者造成重要信息泄露，那么这一损失是不可估量的，轻则导致企业蒙受巨大损失，重则导致企业破产，对国家来说就更家严重了，重要信息的泄露会对国家安全及未来的发展构成巨大威胁。

（三）系统更换导致重要档案丢失。近年来，随着科技的不断发展进步，计算机系统也在不断地提高中，因此，各个单位为了跟上时代的步伐，同时也为了加快办公的效率，都对计算机系统进行了更新换代，在更新过程中，有一些档案管理员可能会因为一时的疏漏而忘记将一些档案做好备份，从而导致一些重要的档案在升级系统的过程中不幸丢失。另一种情况是管理人员在升级系统时仅仅在电脑上做出了备份，而没有将其复制到硬盘中进行保存，在新系统重装时，电脑出现格式化的情况，这才导致档案的丢失。除此之外，在计算机系统升级时，有可能会存在升级失败的情况，即新的系统无法安装完成，而旧的系统已经卸载，这使计算机有可能会死机，从而有可能导致档案的丢失。

三、数字化档案规范管理措施

（一）加强对计算机系统的维护。要想解决计算机系统的故障，就必须加强对计算机系统的维护，针对计算机系统的两种原因，本文分别进行解决。对于硬件系统的故障，我们不难看出这一问题是比较容易解决的，因为只要更换了足够良好的硬件就可以了，比如更换更大的系统硬盘，更换更加快速的处理器，这样就可以使得计算机的硬件系统能够满足档案管理的需求。而软件系统的问题也是不太难解决的，需要提高成本，购置更加合理适用的档案管理软件，另一方面，需要软件设计公司不断创新，不断提高软件的运行效率及运行的流畅度，同时还要提高软件与计算机系统的匹配程度，这样才能使软件系统运行更流畅，更方便地处理档案。

（二）提高防火墙的安全水平。防火墙关系到计算机系统的安全，进而关系到公司机密的安全，出现问题的几率虽然小，但是问题的严重性却是十分的大，其危害上文已经提到过，这里也不再多说，下面就解释一下应该如何面对这样的问题。要想提高防火墙的安全水平，系统公司和一些电脑管理软件公司必须担起责任，因为用户的电脑上的防火墙或者是其他杀毒软件都来源于这里，用户信任他们的产品，购买并使用，而因为这一防火墙的不安全而造成了损失，这一责任无论如何无法逃脱，而且不仅仅要负责，在负责的同时还要全力改进软件的功能，修复漏洞，这样才能使公司信誉不到。

（三）更换系统时对档案进行备份。在更换系统时进行备份，这应该是一个人们都知道的常识，因为谁希望自己的文件资料都丢失呢？这是一个比较容易解决的问题，但是却是一个无法肯定其不会发生的问题，因为这与管理人员息息相关，谁能保证管理人员一定不会出现差错呢？所以要想避免这一问题，可以在电脑中设置程序：当要进行系统更新时，让电脑自动将所有文件档案备份下来；备份原来的电脑程序，在系统更新失败时，自动恢复原系统。这样就可以避免因系统的更新问题而导致重要档案的丢失。

四、结语

虽然解决了以上这些问题，但是这不代表就没有其他问题了，还需要加强的是档案管理员的安全意识，使得档案管理员能够在问题发生前做出规避风险的措施，从而降低档案遗失或被盗所带来的损失；另一方面，要加强国民的守法意识，并且要设立法律法规对盗窃档案的人员给予严惩，决不能不闻不问，纵容这些不法分子的恶行，否则，很有可能对国家安全构成威胁。

参考文献

[1]崔芳梅.做好新时期数字化档案管理工作的思考[J].山东省农业管理干部学院学报，2011，06：168-169.

9.文物档案的数字化管理分析 篇九

[摘 要]信息时代已经到来，电子档案已普及到各个领域，很多单位、企业对档案数字化管理工作越来越重视。快捷的查询方式，完整详尽的档案内容，较长的保存期限，在线搜索等功能是档案数字化管理的优势，文物档案的数字化建设是大势所趋。

[关键词]文物档案;数字化;管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.22.126

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）22-0-01

文物档案数字化管理现状及存在问题

文物档案数字化的建设是全国文博信息化建设发展的必然所趋，进一步规范文物档案信息处理和交换工作，建立规范化的数字化管理系统。2001年我国的文物局便出台系统规范文物档案信息管理的文件。从那时起，我国便开始了建立文物调查与数据库建设的试点工作。当时的调查项目，主要是对文物信息进行采集，并建立数字化管理系统，大力提升对文物的保护和利用管理水平。

现在很多博物馆已经建立了自己的网站，其内容还仅限于对自身馆藏及内设机构的介绍，但是我国的文物档案数字化管理整体还处于初步发展阶段。这样的现状与当今信息化的要求不相适应，甚至与信息时代的具体需求相差很远。集中表现在以下几点。

1.1

文物档案的标准化、规范化工作有待提高

文物档案基础工作需要规范化和标准化，这是文档档案数字化管理的前提条件。不同地方的博物馆文物档案的发展水平不等，大多数地方的文博单位关于档案数字化管理的基础性工作较为薄弱，信息化发展程度较低。很多文博单位在实施过程中，往往看到的是满足现阶段的发展情况，对未来文物档案数字化管理的长远考虑不足。目前实现文物档案数字化管理的文博单位没有相关统一的标准。因此，各文博单位都是按照自己的需要进行档案管理，随意行较大，很多工作停留在归档阶段，至于今后的整理、保管、编排目录等工作则没有具体的管理规范，有时文博单位的文物档案数字化管理集中于某一项工作流程，所有工作环境的数字化管理还没有推广，这也直接制约了整个文物档案信息工作的数字化推广及应用。

1.2

文物档案信息数字化的管理有待成熟

文物档案工作涉及的信息量很庞大，目前将传统文物档案装换成数字化的管理方式通常需要通过两种方式实现，即键盘录入和扫描。键盘录入的普遍缺点是录入速度较慢，且准确率不高，效率过低，有时所需要的人力、物力等方面的过高。但是，扫描存在的普遍缺点是图形的质量不高，扫描的速度慢，很多汉字的识别率不高。有的文物档案信息类别不同，保密的程度也应当有所侧重，因此哪些档案需要数字化管理，哪些只能通过传统管理方式也需要按需进行。

文物档案信息数字化的管理也存在自身的缺点，没有个人笔迹的特征，也没有新旧区别，所管理的内容很容易被篡改和复制，档案信息的真实性容易被破坏。

1.3

文物档案信息管理人员的素质有待提高

过去传统的文物档案管理人员不需要较高的技术操作，只需要从事简单的抄录及搬运。文物档案的数字化管理工作实施后，管理人员需要具备现代化知识的人员，要有较高的专业知识和技术水平，不仅需要大量精通计算机技术的人才，还需要掌握更多科技性工作的人才，例如，他们需要进行信息录入、图片扫描、电子文档排序或网络系统设置。很多文博单位缺乏这类的现代高技术人才，特别是文物档案及信息处理型人才紧缺，尽管很多单位已经引进了现代化设备，但是缺乏相关人才，设备也无法发挥应有的作用。

1.4

文物档案网络开放利用效率不高

不少文博单位都已经开设专门的网站，但各网站面临的情况却不乐观，很多网站存在不同程度的问题。例如，很多网站的内容欠缺系统性和完善性，网站的内容仅限于馆藏及所设机构的配备情况，内容刻板，更新速度慢，没有吸引人眼球的创意，浏览量不高，专业知识及服务性很低。

文物档案数字化管理工作的一些可行性措施

2.1

加强文物档案数字化工作人员队伍建设

在未来的文博单位档案管理工作中，要重视档案管理人员的综合素质，注重选拔高素质的管理人员来胜任此项工作。档案管理人员应加强对档案信息资源管理及应用方面的知识学习，将过去注重文物收藏工作的传统观念彻底革新，组织相关人员进行文物专业知识、档案专业知识及计算机信息基础知识的培训学习情况，提高档案管理人员的综合技能，以适应当今文物档案数字化管理的需求。

2.2

加强电子文件安全性、完整性、真实性

要强化保证文物档案管理部门的权威性，将文物档案管理的工作流程及文件传输工作规范化、制度化。确保文物档案数字化管理的设备及环境适合工作，以确保外在环境上文件的安全。为了保证文物档案数字化管理的完整性及可读性，应当让技术人员专门对记录电子档案的计算机设备定期检查，一旦发现问题，要及早有效的采取维护措施。对文物档案的数字化管理工作做好保密设置。电子档案保存的同时，纸质版本应当作为备份材料予以保存，确保文物档案资料的原始性。

2.3

与时俱进，创新档案数字化管理工作

文物档案电子化管理工作需要不断与时俱进，顺应社会形式不断创新工作制度，从责任风险、目标管理、竞争机制、激励机制等多方面着手，不断转变档案管理人员的综合素质。不断强化管理职能，加强文物档案管理工作的后续监管力度，让档案工作实现数字化管理后更加制度化、规范化、科学化。

结 语

文物档案的数字化管理工作是一项长期的工作，从目前我国文博单位的现状来看，存在的问题和差距较大。因此，要想建立一个完善全面的文物档案数字化建设工作，需要不断创新工作方法，全面提升文物档案的数字化设备，加大关于档案管理人员的科技水平及综合素质，培养掌握现代化档案管理的综合性专门人才。不断革新计算机等硬件设备以顺应信息技术发展的水平，最大程度提升文物档案的现代化管理水平，实现文物档案事业的持续发展。

主要参考文献

10.干部人事档案管理工作总结 篇十

我区在全面贯彻落实《干部人事档案工作条例》工作中从严规范档案“建、管、用”各个环节，将真抓真管、严抓严管、常抓常管、全程监督落到实处。

一、严抓档案管理基础建设 一是严抓硬件功能配套建设。按照“库房面积每千卷需 20 至 25平方米”、“四室”分开、“六防”等要求对档案室进行新建或改扩建，有条件的配备回转柜，并考虑 10 年至 20 年档案增量，安装实时监控系统和显示大屏，配齐档案数据服务器、电脑、扫描仪等设备。

二是严抓档案材料内容审核。坚持干部人事档案“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”要求，按照“谁管理、谁把关，谁考察、谁审核，谁签字、谁负责”的原则，制定工作方案，开展干部人事档案专项审核“回头看”，催收、移交干部档案 50 余卷，补充、完善档案材料 5 万余份。三是严抓管档人员素质提升。以“现场＋视频”的方式，对区 110 余名干部人事档案分管领导、管档人员、人事科长、办公室主任和干部股室负责人进行了业务培训；精准实施管档人员跟班学习制度，为各管档部门培育业务骨干 7 名。

二、严肃档案管理工作纪律 一是严肃档案接收纪律。严格履行档案材料接收手续，坚决做到信息不准不收，材料不齐不收。

二是严肃档案保管纪律。建立档案材料登记和统计制度，每年进行一次档案全面检查核对，及时发现和纠正档案内容失真等问题，防止档案有问题的干部“带病提拔”“带病上岗”。

三是严肃档案转递纪律。涉及干部调动或职务变动情况均及时通过机要交通或专人送取方式将档案转入新的主管部门，转出档案要求材料完整齐全、整理装订规范、纸质档和电子档信息同步。

三、严格档案管理使用制度 一是严格执行审批程序。严格落实查（借）、阅、复制和摘录工作程序，实行查阅单位领导签字、单位加盖公章，区委组织部档案主管科室审核、常务副部长签批。

二是严格体现凭证价值。充分发挥干部人事档案在政治审查、发展党员、党员教育管理，干部录用、考核、考察、任免、调配、职级晋升、工资待遇、公务员登记备案，巡视、巡查、选人用人检查和违纪违法取证、案件查办等方面的资政作用，真正体现其凭证价值。近两年，提供各类查借阅档案 2000 余卷次，复制档案材料 1700 余份。

四、严抓档案管理监督惩处 一是严抓日常监督。严格履行监督指导责任。定期不定期地开展督查指导，建立档案管理 QQ、微信专属群进行日常工作监督和业务指导。

二是严抓专项督查。从全区抽派专职档案管理员 21 人，组成 3个交叉查验工作组，通过实地查看、翻阅资料等方式，对 9 个乡镇管档单位的规范化管理、数字化进展等进行督查考评。三是严抓责任追

11.新时期档案的数字化管理 篇十一

【关键词】新时期；档案管理；数字化；建设；意义

现阶段，传统的档案管理模式已经无法满足经济社会的发展需求，在具体实施时出现了大量的弊端和缺陷。为了解决这一问题，克服传统档案管理模式所遇到的管理难题，提高档案管理质量，就必须结合经济社会的发展需要，通过对现代化技术手段的利用，实现新时期下档案管理的信息化和数字化，从而提高档案管理质量，促进档案事业的长足发展。

1.档案数字化建设的必要性

对档案进行数字化管理和建设具有一定的必要性，其主要原因如下：

1.1传统档案信息资料存储困难

在档案管理活动中，我们所搜集、整理、保存和利用的档案资料都是具有一定价值意义的，它是人类历史上所留下的一笔宝贵财富，需要好好保管、收藏。而对于这些有价值意义的档案资料进行储存、收藏以及管理时，如果还采用传统的手工档案管理模式，那么在存储一些纸质资料时，便很有可能因为存储方式的不当，或者因为年代太久远而造成资料丢失或破损，导致档案存储失败。另一方面，随着档案管理涉及的领域越来越广，内容越来越多，档案信息资料存储载体的种类也变得越来丰富。不断丰富的档案信息载体种类给档案的管理带来了困难，多种存储方式的结合与应用不但增加了档案管理的工作量，占用了档案馆或档案室的大部分空间，还加大了档案信息资料的存储难度，增加了档案管理成本。

1.2档案信息资料管理和查询难

传统的档案管理的工作量较大，工作步骤繁多，档案管理人员在工作过程中难免会因为粗心而发生工作失误，出现信息资料遗漏、破损等现象。再加上其所进行管理的对象多为纸质资料，在具体管理时只能依靠手工操作来建立索引数据，并做好记录；如果有资源利用者前来查询和检索某类资料，管理人员往往需要通过查找案卷目录——查找文件目录——查找档案存放位置——调卷等多流程方式才可实现档案资源的正确检索，这样的检索方式对利用者的时间是一种严重浪费。

1.3档案人员业务素质有待提高

从目前状况看，从事档案工作的人员中有相当一部分人员素质偏低，很多部门缺乏专业技术人才，尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。虽然有些档案部门对其从业人员也进行过培训，但培训效果甚微。正如有些档案人员反映说“：培训年年搞，讲课老一套，学员不愿听，老师不愿教”。所以有些档案部门虽然引进了先进的计算机设备，但是因专业人才缺乏而未能充分发挥其作用。档案人员的素质已经严重制约了档案数字化的发展。

2.加强档案数字化管理的几点建议

2.1建立健全电子档案管理制度

档案数字化建设应该由国家档案局统一规划和组织，由上至下建立起统一的电子档案管理制度和办法，统一规范电子档案的扫描、制作、收集和归档办法、程序、时效等内容，使各级档案部门和基层档案工作者有法可依、有章可循。同时，对电子档案要定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散，确保电子档案资料的完整性、准确性。

2.2建立档案管理信息化平台

将大量的档案信息数字化，是一个庞大的系统工程，首先要做好馆藏情况的调查，包括档案的类型、状态、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况制订档案电子化的科学规划，包括扫描仪等硬件的购置计划和数字化处理规划，而且档案数字化是一个较长的过程，硬件的购置不可能一步到位，也不需要一步到位，因为从实际和长远打算，保证硬件设备的成龙配套，使其具有较强的支撑力。档案数字化实施应贯彻“突出重点，分布进行”的原则，对馆藏重点和利用率高的档案先电子化，早日满足大多数利用者的需求。同时，在档案数字化的进程中，要逐步建立电子档案应用共享平台，在内部局域网服务器上开辟专区，以科室为单位按业务类别建立档案目录，目录下按发生时间存放相关电子档案资料。

2.3加强电子档案管理人员的培养

电子档案管理是一个新事物，从事电子档案管理人员必须具备既有档案管理方面的知识，又懂得并掌握计算机信息管理等方面的技术技能。因此，培养和选用一批电子档案管理人员是档案部门的当务之急。就目前各档案部门来说，一是要有针对性的吸纳专业型的人才充实到档案队伍中来。二是加大教育投入，培养一批既能熟练计算机技术和信息、网络技术，又热爱档案事业的专门人才，以满足电子档案管理的需求。三是抽调一部分档案管理人员，进行电子档案基础知识、计算机管理技术、数字通信技术的强化培训，使他们迅速掌握电子档案管理的技能，解决人才缺乏的现状。

2.4加强电子文件软、硬件设施管理

要积极开辟电子文件存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。

3.结束语

综上所述，新时期下的档案管理工作想要获得良好的管理成效，就必须借力于现代化数字信息技术。通过建立档案信息化管理平台，健全和完善信息化管理机制，加强档案管理人员综合素质和专业能力的培养等方法，全方位做好档案管理的数字化建设，以确保我国档案管理工作的正常开展，进而促进档案事业的步步高升。

【参考文献】

[1]王凤荣，王璐.档案数字化建设的思考[J].大庆社会科学，2009（03）.

[2]陈光谊.浅谈档案数字化建设中应遵循的几个原则[J].四川档案，2009（03）.

12.档案数字化建设与企业档案管理 篇十二

随着社会信息化进程的加快, 信息资源己经成为人类社会活动和经济活动的战略资源, 信息技术的高速发展和推广应用使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一, 与此同时, 信息技术的发展与广泛应用给企业档案工作带来了新的研究课题, 这就是档案数字化建设。

档案作为一种原生的信息资源其重要性正日益凸显出来。面对这种挑战, 档案工作者应积极应对要不断更新知识逐步掌握信息技术, 为档案工作服务, 为企业的安全生产、经营效益和精神文明建设服务。早在2000 年12 月, 国家档案局、中央档案馆就把“加快档案信息化建设”“ 加快现有档案的数字化进程”列为发展目标。传统档案室的数字化建设之路并非一蹴而就, 而是一个循序渐进的过程, 对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的, 只有在有了清楚认识的基础, 才能规划和解决好档案室的数字化之路。近几年, 在对现存上万种档案、图书进行整理、鉴定、归档的数字化建设方面进行了积极的探索, 取得初步成效, 在工作实践中感觉到档案数字化也给档案工作带来了极大的方便。

1 企业档案数字化建设的重要性

1.1 可改善档案管理工作

只有实现档案数字化, 才能冲破档案利用的种种局限, 使档案管理部门从封闭走向开放,

从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变, 实现档案信息资源的合理配置、科学管理, 为企业提供高效、优质的服务。

1.2 形势发展的需求

21 世纪是信息化的时代, 把档案数字化建设摆在了十分突出的位置, 无疑是十分及时和正确的。其一档案室就是企业保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数万卷档案资料、技术图书等, 是企业最丰富、最有实用价值的信息资源库。这样一大批档案信息资源只有实现了信息资源的共享, 很好地为各级领导和广大技术员工所利用, 才能充分发挥其效用。其二档案载体的更新换代迫切要求档案室数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质, 发展了几千年, 记录下了中华文明和世界文明史。近年来, 档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替, 电子档案的出现给档案室提出了一个待解决的课题, 那是电子档案的收集、保管、保护和利用手段, 而解决这个问题的途径只有一个, 那就是实现档案室的数字化。

2 电子档案的整理

目前, 电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带, 为了做好这项工作, 应按档案种类分别整理组盘。

2.1 文书电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管, 便于按不同年代、不同期限定期拷贝, 以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范, 应由档案部门在接收归档文件时集中完成。组盘后, 档案人员应以统一的数据库结构和规范命题, 并建立文书档案盘内文件目录, 便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理, 扫描成影像文件进入网络, 各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握, 处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性, 确定密级和保管期限, 按归档键转入档案部门, 档案人员审查后, 加上档案管理信息, 如:分类号、档号等, 然后进入档案数据库。如要查询, 则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

2.2 科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多, 可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理, 然后再按项目归档。

(1) 基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的, 所以, 数据信息整理时就按档案管理要求进行输入, 对纸质文件的实体进行扫描, 并按案卷号、图号、序号连接起来, 使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

(2) 设备档案。企业引进技术和购置各种设备时, 外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展, 国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计, 而且企业的总图管理也采用了电子化。所以, 在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件, 如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时, 应该附上电子文件内容说明和注意事项。

2.3 会计电子文件整理

(1) 工资单。工资以光盘形式归档时, 应附有纸质的每月工资汇总表, 并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等, 同时还应附移交清单, 作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

(2) 账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统, 现在看到的实物实际上是计算机的打印件, 计算机账簿的格式比较统一, 其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表, 填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期, 负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名, 以增强账簿的真实性和凭证作用。

3 企业档案数字化建设优势

3.1 企业档案的载体转变

企业档案载体的转变在企业实现计算机全程管理后适时实现了信息数据的远近传交换和处理。

在企业各项管理活动中, 电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件, 通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如企业要保证安全生产对设备进行更新改造和技术创新, 就需产生许多图纸, 而其中又要承袭老产品的大部分成果, 因此电子图纸显示了其比纸质图纸旺盛的生命力, 保存电子图纸比保存地图方便省事并且有意义。

3.2 企业档案的分类变化

旧有的企业关于科技档案、文书档案、财务档案、声像档案、基建档案、人事档案等传统分类方案将被打破, 取而代之以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置一份完整的档案信息分散在几个管理系统中, 计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同, 但可以肯定的是计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面状况, 分类也将更详细、更科学、更规范。

3.3 企业档案工作者的知识更新

企业档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台。要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性, 掌握电子档案信息的收集、管理。此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具, 更多的经过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入“虚拟库”。

4 结语

为企业活动提供利用档案信息亦发生了转变, 掌握一般的计算机操作只是对企业档案工作者的初级要求, 重要的是微机管理人员在企业信息集成系统中, 一切以企业生产建设为中心, 找准档案工作为企业服务的切入点, 使档案管理人员做到把正确的信息, 在正确时间, 以正确的方式, 传递给正确的对象。档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务, 不可能一步到位。工作中力求分步实施, 突出重点, 讲求实效, 持续发展。

摘要：阐述了档案数字化建设使企业档案发生巨大变化, 说明企业档案数字化建设的重要性。

关键词：信息资源,档案数字化,电子档案,管理

参考文献