浅谈档案利用数据统计与实际效益

浅谈档案利用数据统计与实际效益（精选3篇）

1.浅谈档案利用数据统计与实际效益 篇一

涪陵区林改档案管理现状与利用初探

杨小建,陈仲权,詹前福,晏燕

（重庆市涪陵区林业局，重庆涪陵 408000）

摘要：本文通过对重庆市涪陵区集体林权制度改革档案（林改档案）管理现状进行分析，指出林改档案管理与利用中存在的问题，并提出几点建议，以更好地发挥林改档案的资源优势。

关键词：集体林权制度改革；档案管理；涪陵区

集体林权制度改革是涉及广大农民切身利益的重大改革，是关系农村生产资料再分配

[2]和利益再调整的一场深刻改革[1]。涪陵区林改工作始于2006年12月，截止2010年初已完

成15.8万户林农177万亩林地主体的确权工作，涉及25个有林镇街（2009年5月由原来

[3]的44个撤并为26个），365个村。这项改革政策性强、工作量大、涉及面广、时间跨度长，操作程序繁杂，政策性强，林改农户资料众多，在日常管理上存在很大的难度。在实施这项复杂的社会系统工作中，做好林改档案的管理与利用尤为重要，它不仅对于推进社会主义新农村建设、构建和谐社会实现经济社会可持续发展具有重大意义，而且是巩固林权改革成果，维护林地林木权利人的合法权益，稳定和完善农村林地林木承包经营关系，确保农村社会稳

[4]定的重要保证。林改档案管理的重要意义

集体林权制度改革档案（简称林改档案），是指在集体林权制度改革中形成的对国家和社会有保存价值的文字、图表、声像、数据等各种形式和载体文件材料的总称，是集体林权

[4][

5、6]制度改革的重要成果和历史记录。加强林改档案的管理具有重要意义，主要体现在：

一是维护主体合法权益。集体林权制度改革，其核心目的是放活林地林木的所有、管理、经营等权限，让人民群众成为林改的受益主体和造林的主要力量，调动社会各界参与植树造林的积极性。林地、林木的所有、经营等权利一经确定，必须受到依法保护，才能保证主体的合法权益不受侵害，而林改档案的建立，把主体的各项权利以书面形式固定下来，是对权利的认定和保护，正切合了保护主体利益不受侵害的需求。

二是推进林改依法进行。林改工作是一项工作量大、过程复杂、程序细密的工作，必须依法操作才能确保收到预期效果，这要求每一个环节的工作都必须考虑周全、抓实抓好，任何一个环节的缺失都直接决定着林改的成败。紧随林改的推进，把每一环节的工作都建立档案并进行完善，可有效保证林改每个环节的严密操作、紧密衔接和依法推进，避免因环节缺失导致林改功亏一篑。

三是促进林业健康发展。围绕林改抓好建档工作，其长远打算和终极目标是推进林业事业健康发展，实现绿化三峡库区腹地、保护生态环境的目标。推进林改及建档工作，真正把各项权力交给群众，让群众在林改中得到实惠，可有效调动社会各界造林、管林、护林的积极性，彻底改变集体经营林造不好、管不到位等问题，推进造林绿化工作实现重大突破。2 涪陵区林改档案管理与利用现状

[3]2.1 涪陵区林改状况

截止到2010年初，全区完成主体改革，集体林地分山到户152万亩，分山到户率达86%；发证面积177万亩，林权发证率达99.2%；旧式林权证全部换发为全国统一式样的新林权证，林权证换发率达100%；检查合格宗地数与被检查宗地数之比为100%，林权准确率达100%； 1

15.8万农户已颁（换）发全国统一式样的林权证，发证率达99.4 %；发生林权纠纷189件，调处188件、面积0.65万亩，纠纷调处率达99.5%；群众满意率达99%以上。

[3]2.2 林改档案管理状况

林改资料立卷归档7105盒（102000件），整理区林改办立卷归档812盒（4559件），其中永久570盒（2490件）、30年5盒（238件）、10年237盒（1831件）；照片档案2册（154张）；录入文件级机检目录4713条。所有文件和资料都进行了分类保管；图纸主要为示意图，照片、录像资料均归档保存；林权纠纷调处均以乡镇、街道办事处为单位进行归档；2010年1月，全区各乡镇、街道林改办已将林改纸质和电子档案全部移交至区林改办档案室。

2.3 林改档案利用状况

林改档案管理的目的在于利用，我们坚持以用为本，建管用相结合，保证档案发挥出维护主体合法权益、推进林改依法进行、促进林业健康发展的作用。通过林改档案，2010以来我区依据林改档案，共依法调处35起林地、林木权属等方面的纠纷，为集体和群众挽回经济损失507万元，切实保证了经营主体的合法权益不受侵害；林改档案的建立，反作用于林改工作，使林改工作依法有序推进、取得扎实成效。林改档案管理与利用存在的问题

3.1 林改档案管理存在的问题

3.1.1乡镇机构撤并一定程度上影响了档案质量。2006年12月林改起步时，涉及全区的46个镇（街）；2009年5月，全区撤并为26个镇（街）。原来的林业工作机构、人员均大幅调

[2]整，至2009年10月，机构、人员才定岗定员，基本到位。由于机构、人员变动太大，给

林改档案的形成、收集、整理工作带来了极大的人为困难。尽管为了保证林改档案工作的正常进行、确保档案工作的延续，再次进行了培训，仍影响了林改档案质量，出现诸如部分宗地四至界线填写不按地形图上的方向填写，四至描述不够准确，宗地描述标志物与现地不相符；宗地草图不按要求绘制，无四至、图例；表格填写不够完善、缺漏项多；部分村、组林权界线确认书线段图未做，有的全部用GPS作拐点记录不符合要求等问题。

[3]3.1.2档案工作人员业务素质有待提高。涪陵区林改档案管理人员多是从本单位职工中抽

调，数量少、素质差、变动大，对于专业性较强的档案工作来不及认真钻研学习，其中相当部分几乎没有接受过大专院校档案学专业的系统教育，有的对档案方面的基础知识都知之甚少，造成档案管理人员业务技能普遍较低。尽管涪陵区在2008年11月、2009年10月两次进行了专门的培训，但林改档案人员的整体专业素质都不太高，大家仅凭热情在工作中摸索。

3.1.3林改档案管理信息化投入不足。不断提升科技含量和信息化水平，逐步实现纸质档案向数字档案转变的信息化是档案管理发展方向。尽管涪陵区林业局在2009年12月设立了50平方米的专用房，安装了密集架28节，购置了去湿机，柜式空调各一台，购置了科怡文档一体化软件，但要短期内实现林改档案数字化，将所有档案数据、信息进行科学全面的采集、整理、录入，使林业系统各单位之间实现多层次、全方位的数据信息共享，道路还很漫长，尚需大量的投入。

3.2 林改档案利用存在的问题

[]3.2.1对外服务领域范围狭窄7。自2011年5月，涪陵林权交易所批建以来，以林改档案

为代表林业档案的主要服务领域是直接查询，内容仅限于林权纠纷、调查取证和产权产籍凭证等，利用者多为行政管理人员、专业技术人员。在科研、学术研究方面的利用较少，社会利用方面也不多，说明公众对林业档案的认识、了解程度不高，林业档案的开放程度不够。

3.2.2缺乏对外宣传意识。近几年，林改档案只抓内部建设，缺乏对外宣传意识，不注重利用电视、报纸、网络等媒介对外宣传，致使民众、社会各界对林改档案的重要性了解甚少。

3.2.3对外服务提供的主要是原始信息，缺乏编研成果。尽管全区所有的林改档案都实行了

目录数据的计算机管理，其中大顺乡还对林改档案进行了全文扫描，实现了数字化，但对外服务提供的主要是原始信息。主要原因在于：一则缺乏对社会需求信息的了解，二则缺乏从广度和深度上对林改档案进行筛选、综合、归纳和提炼等加工，故无法将有效的信息服务主

[8]动提供给社会各方面。林改档案管理与利用的建议

4.1 林改档案管理建议

4.1.1结合林改“回头看”提升档案质量。针对林改档案质量问题，结合林改“回头看”，进一步规范林改档案管理。一是区档案部门与区人大教科文卫工委联合组成涪陵区乡镇档案行政执法专项检查组，将林改档案整理作为一个重要内容，进行了全覆盖的拉网式检查，确保了林改档案的整理质量。二是对林改过程中产生的调查图表、清册、实施方案、村民代表大会记录、村民签字的决议、公示、林权登记文件资料等材料，要收集齐全。三是按照分类分级管理的原则，由区、镇（街）、村各自职责，分别对各类林改档案进行整理归档保存。四是在区档案局、区林业局档案技术人员的指导下，按照档案管理要求和《国家林业局、国家档案局关于加强集体林权制度改革档案工作的意见》的有关规定，对林改档案进行装订，专人专柜管理。

4.1.2提升档案管理人员业务素质。做好林改档案的管理与利用，关键在人。一是在林业基层配备业务素质高、工作责任心强档案工作人员，确保一手资料收集齐全、内容准确。二是加强业务培训，注重实用性、拓宽知识面、因材施教、提高外语水平等几个方面，采取举办档案管理培训班、个别指导、以会代训等方法，提高档案管理人员的管理水平和业务技能。

4.1.3在资金投入上倾斜。近些年，国家级、市级林业重点项目越来越多，应结合林改档案建设与管理的契机，建立健全林业档案的建设与管理，故需调整财政预算，拨出专款用于区林业局、各乡镇林业站档案室的建设与装修、档案柜等存储器材的购置与修缮、电脑和打印机等的配备，只有资金倾斜支持到位，方能实现林改以及林业档案的高水平建设、高效益管理、高效率应用，很好地服务了林改和林业生产这个大局。

4.2 林改档案利用建议

4.2.1解放思想，提高林改档案利用意识。一是树立有偿服务意识，按照国家档案局、国家物价局《关于利用档案收费有关规定的通知》中确定的收费标准，可根据利用者的需求，对其查阅或外借档案、档案静电复印、缩微复制、照相洗印等利用方式进行相应的有偿收费。二是树立终身学习意识，面对网络化、虚拟化、数字化的时代，现代技术的不断提高，学科的边缘性和交叉性越来越明显，一技之长已不能适应竞争的要求，档案工作者必须具备强烈的求知欲和自学能力，需加强自学，使自己的眼界更宽，知识面更广，学识更博。

4.2.2加大投入，促进林改档案管理现代化。在现有基础上，加强林改电子文件归档和电子档案的规范化管理，建立档案查询窗口，以计算机综合管理为主，开发各种林权档案的计算机管理系统。积极与区档案局及市、镇（街）、村林权管理机构密切联系，加强信息沟通，同时注重手机林权电子文件，开展网上管理和浏览服务，促进林权档案管理存储数字化、检

[7,9,11]索自动化、利用网络化、实现林权档案和信息管理一体化。

4.2.3加强研究，多途径提高档案利用率。一是加强宣传，正确引导人们利用档案。区林业局与区档案加强合作，加强宣传，以林改档案利用为切入点，引导人们正确利用档案。二是研究利用者需求，才能有针对地开展档案利用工作，最大限度限度地满足社会需求，提高档

[10][11-13]案利用率。三是研究林业档案利用过程中的保密工作，划清保密与非保密的界限，建

立档案利用制度，做好档案开放前的保密工作与档案解密后的开放基础工作。

参考文献

[1]中共中央国务院《关于全面推进集体林权制度改革的意见》（2008年6月8日）.[2]王小兰.http://jda.cq.gov.cn/templet/default/ShowArticle.jsp?id=5011[N].[2007-04-28].[3]晏燕,杨小建.浅谈涪陵区林改档案管理[J].重庆档案,2011,9:22-23.[4]国家林业局、国家档案局《关于加强集体林权制度改革档案工作的意见》（林策发〔2007〕61号）.[5]韩伟.为林改工程留下真实记录—档案部门与林业部门联动推进林改档案工作[J].中国档案,2010.2:20-25.[6]杨渝,王钰.加强林权档案管理巩固发展林改成果[J].四川档案,2010,3:40-41.[7]许庭霞.对新时期林业档案管理工作的思考[J].现代农业科技,2011,13:199,202.[8]周冬梅.加强林权档案管理[J].兰台世界(上半月),2005,8:107.[9]周丽萍,韩喜东.林改档案管理工作的研究[J].科技信息,2011,8:371.[10]张煜明.关于档案利用问题的思考[J].档案学研究,2006,3:10-12.[11]杜娟,张冰.浅谈集体林权制度改革档案信息化建设.信息技术,2010,10:72-73.[12]刘洋,祝巍巍.试论档案工作中的利用与保密[J].黑龙江交通科技,2009,8:186.[13]王洁.新形势下档案开放利用与保密研究[J].科技信息,2010,1:57-59.[14]郭兰齐.正确处理档案保密与利用问题之浅见[J].科技档案,2008,4:11-13.

2.浅谈档案利用数据统计与实际效益 篇二

一、当前, 在房地产档案信息资源开发和信息反馈工作中存在的主要问题

(一) 局限于房地产档案利用数据统计, 不求房地产档案的实际效益。

每到年终只要求编制年报, 了解房地产档案利用情况时, 只需统计几个利用数据, 如利用人数、利用房地产档案卷 (册) 数、页数及复印数据数等, 而不了解通过房地产档案信息资源的开发与利用, 而所获得的社会效益和经济效益。收集统计房地产档案利用数据, 虽然亦能反映房地产档案的利用情况, 但这是表面现象, 说明不了房地产档案给社会和经济建设带来的价值和作用。也就是说, 统计几个数据只能揭示表面现象, 而不能揭示房地产档案利用的实质, 即实际效益。这是各级房地产档案部门普遍存在的一个问题。

(二) 在房地产档案查阅利用时, 只要求填写其利用目的, 不求深层次了解, 失去房地产档案利用信息反馈的机会。

在通常情况下, 利用单位和利用人来查阅房地产档案时, 均需填写一份登记表。登记表除需填写利用单位、利用人姓名和证件号码外, 就是还要说明利用目的。而利用者在填写利用目的时都较简单, 如“办案”、“提供产权依据”等等。由于不作深层次了解, 利用结束亦就了结, 而失去了房地产档案利用信息反馈的机会。房地产档案信息资源的开发与利用, 可分两个阶段。第一阶段, 又可称初级阶段, 即利用者到房地产档案室查阅房地产档案或房地产档案室主动为利用者提供房地产档案, 这时只反映房地产档案利用情况;第二阶段, 又可称为高级阶段, 即房地产档案通过利用者在工作、学习、生产等社会实践中的利用, 不同程度会产生一定的社会效益和经济效益, 也就是体现了利用房地产档案的作用和价值, 通过信息反馈而求得。而要取得这种信息, 事先必须有所了解和掌握, 即在利用时有目的地作些深层次了解, 并一一记录在案, 以利日后跟踪调查。

(三) 有了利用实例, 不求汇集编发重返社会。

有些虽也注重房地产档案利用信息反馈工作, 收集有价值的房地产档案利用实例, 但只是作为房地产档案目标管理认证和达标的材料, 因此收集后就将实例束之高阁, 不汇编发表, 重返社会, 影响房地产档案信息资源的开发与利用。如果将利用实例编发, 不但会促进房地产档案的开发利用, 使社会和全民更加认识房地产档案、了解房地产档案, 使房地产档案的使用价值得到进一步发挥, 而且可大大提高房地产档案室的社会地位和知名度。

(四) 编研工作滞后, 远远跟不上房地产档案信息资源的开发利用需要。

因为, 利用单位不了解室藏情况, 即室藏中究竟有些什么资料可供社会利用。因此, 房地产档案管理人员必须了解信息社会动向和需求, 结合室藏实际, 有目的、有计划地编研一些参考性、指导性的资料, 提供社会利用。然而, 各地各级房地产档案室编研工作滞后, 跟不上社会发展和经济建设的需求, 影响房地产档案信息资源的开发与利用。

二、房地产档案室应在了解和掌握房地产档案利用实际效益上下功夫

综观房地产档案室都能够把每年房地产档案资料查阅利用情况反映出来, 即某某年查阅有多少人次、多少卷 (册) 房地产档案, 但该年数百人次、数百卷 (册) 档案, 有什么社会效益和经济效益呢?却一无所知或知之不多。为此, 笔者认为房地产档案室查阅利用情况需要了解和统计, 但更重要的要从了解和掌握房地产档案利用实际效益上下功夫, 即了解其查阅利用目的和所产生的社会效益和经济效益。要想取得成果, 除了要求利用者主动反馈信息外, 房地产档案馆亦可进行跟踪调查。调查收集房地产档案利用实际效益, 主要有以下六大作用:

(一) 有利于了解房地产档案的价值和作用。《档案法》第二条称:“本法所称的档案是……对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”但了解房地产档案是否具有保存价值, 最重要的一点是要提供利用。如果房地产档案不再利用, 最有价值的房地产档案也就失去保存的意义。而只有通过房地产档案的利用和开发, 才能了解房地产档案的价值。过去不少单位和领导, 为什么对房地产档案工作不够重视和支持, 主要一个原因是房地产档案部门长期处在“封闭”状态, 单位和领导也认为房地产档案不能给本单位出效益、出成果。其实无数事例证明, 这完全是一种偏见和误解。有保存价值的房地产档案, 一般都具有利用价值, 但其价值的大小, 必须通过利用, 一旦利用一定会产生一定的社会效益和经济效益。

(二) 有利于房地产档案的鉴定工作。众所周知, 房地产档案的保管期限定为永久、长期、短期三种, 房地产档案到了规定的保管期限, 就要组织鉴定, 确定其销毁还是延长保管期限。而房地产档案的价值是鉴定时必须考虑的一个重要因素。房地产档案利用频率高、周期长, 即使已到规定的保管期限, 也应继续延长其保管期限;反之, 房地产档案利用率较低, 保存价值不大, 即使未到规定的保管期限, 亦应降低其保管期限。通过调查收集房地产档案利用的实际效益, 大大有利房地产档案的鉴定工作。

(三) 有利于了解和掌握房地产档案利用信息, 进一步拓宽房地产档案利用工作的渠道, 最大限度地发挥房地产档案的价值和作用。通过实际效益的调查和收集, 可以进一步了解社会和市场对房地产档案利用的需求和利用者的心理, 从而改进我们的服务形式, 拓宽利用渠道, 使更多的利用者了解房地产档案, 熟悉房地产档案, 利用房地产档案, 为社会主义现代化建设服务。如果我们不重视调查和收集房地产档案利用的实际效益, 房地产档案利用渠道就无法拓宽, 亦影响房地产档案价值作用的充分发挥。

(四) 有利于编发房地产档案利用实例, 加大房地产档案宣传工作力度。通过调查和了解收集房地产档案利用的实际效益, 取得一个又一个的利用实例, 充分体现房地产档案的保存和利用价值, 使他们了解房地产档案的作用, 这要比空喊几句房地产档案工作重要强得多。尤对不太了解房地产档案、不熟悉房地产档案价值的同志来说, 更是一个实际的宣传和教育, 使他们通过例证, 了解房地产档案, 支持房地产档案工作。

(五) 有利于房地产档案室业务工作实绩的体现。房地产档案业务工作的内容很多, 而开发利用房地产档案信息资源应该是业务工作的“主体工程”, 因为, 收集和管理房地产档案的根本目的, 是为了利用, 否则就失去保存房地产档案的意义。而要衡量一个室的工作与实绩, 在业务工作上, 开发利用房地产档案信息资源最能说明问题了。用户通过利用你的房地产档案, 获取了社会效益和经济效益, 这就是你工作的实绩。如果既统计利用数据, 又注意了解房地产档案的实际效益, 那你的实绩就有血有肉。

三、开发利用房地产档案信息资源, 获得房地产档案实际效益的基本做法

(一) 认真做好查阅登记工作。

查阅登记是房地产档案查阅时必须做的一项工作。在登记时, 一要认真负责, 按项目一一填写清楚, 必须填写的项目不要漏填;二要把查阅房地产档案的利用目的, 填写清楚, 不可填写得太简单, 而应填明作那一项工作参考, 填明具体内容和将起到的作用和效益, 这样便于提供实际效益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。

(二) 建立用户联系制度。

房地产档案在查阅时, 一般不会产生效益, 而要通过实践, 才能反映出房地产档案的实际价值, 产生一定的社会效益和经济效益。因此, 为了及时取利用信息, 可以建立用户联系制度, 即把用户的姓名、单位地址、联系电话和邮编等一一登记在册, 以便与用户联系。档案室亦可把自己的联系人和联系电话告诉用户, 以利用户及时反馈信息。同时, 也可定期召开用户座谈会, 以利加强与用户联系, 改进我们的工作和服务方法, 更好地为社会和用户服务。

(三) 分发档案信息反馈表。

即在用户查阅档案后发给一张档案利用信息反馈表, 主要内容包括利用单位、利用人、时间、案卷名称和获取的社会效益、经济效益。特别是效益要写得具体一点, 应有时间、地点、人物和具体事例。

(四) 及时编发档案利用社会效益、经济效益实例。

反馈的信息仍要通过编辑再重返社会, 这样既可进一步宣传档案的作用和价值, 又可使社会各界进一步了解档案、熟悉档案, 来利用档案。特别要将实例送给有关部门 (单位) 的领导, 使他们认识档案作用, 支持做好档案工作。如果把反馈的信息收藏起来, 便失去了反馈工作的实际意义。

(五) 实地调查和电话采访。

根据用户查阅时登记在案的线索, 可以及时到实地调查或电话采访, 掌握利用效果的第一手资料。许多用户在各自不同的岗位上, 都担负着一定的工作和任务, 有时没有时间来编报利用实例, 档案人员应主动上门服务, 把通过利用档案后所产生的社会效益和经济效益情况搞清楚, 便于编写。

3.浅谈环保档案的利用效益 篇三

关键词：环保档案 利用效益 服务功能

中图分类号：G250 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）08（a）-0235-01

环保档案在环保工作中的作用不可忽视，为了使环保档案的价值优势最大化发挥，不仅要做好档案的管理工作，同时还用采取科学合理方法不断提升环保档案的利用效益。然而在当前的环保工作中，还存在不同程度的问题。在环境档案的管理中对档案信息的开发利用效益不高，还不能提供出全方位和具有说服力的资料，不能及时有效地对国家的经济建设进行服务。另外环保档案的信息化程度也较低，没有实现环境保护档案信息的资源共享，这些都阻碍了档案管理的发展。

1 环保档案概述

1.1 环保档案的功能

环境档案的工作具有搜集整理、信息存储和信息供给的基本功能，无论是哪种功能，都是以服务性为特点。通过对环保相关的信息进行收集整理、信息选择筛选、建档储存和信息输出等环节来满足环保工作的需要，同时对档案的信息资源还有着永久保存和长久提供使用的性质。

1.2 环保档案的价值

环保档案是一种有效的信息资源，这种资源与其它类别的信息资源相比，环保信息资源具有唯一性、真实及和不可再生的特性，同时一定程度上还具备些原始性的特点[1]。随着环保工作重要性的加深，环保档案蕴含着的巨大的社会效益和环保效益越来越被人们所关注，而环保档案也是通过对社会工作的服务来实现自己的价值。随着社会经济的发展，环保档案的服务价值也对众多的领域发展产生重要的影响。

1.3 环保档案的特点

1.3.1 内容的广泛性

环境保护是一门综合性的学科，包含着多部门和宽领域的内容。环境管理、环境指标控制、污染治理和空气质量改良等等内容都属于环境保护档案内容的范畴。而且随着人们对环保的工作的重视程度不斷加深，环保档案不仅仅在环境部门内部设立，而像农林、交通、通讯和建设等部门在工作中都设立了环保的档案[2]。另外在学科体系方面，环保档案也涉及到了众多的学科，由此可见环保档案内容的广泛性。

1.3.2 保存的久远性

环保档案中记录的信息是开展环保工作的重要依据，所以环保信息的保存具有持久性，这也是由环境质量和环保工作的客观性所决定的。环境质量的好坏对人们的身体健康产生重要的影响，环境的问题的恶化甚至能够威胁着人类的生存。而因为自然环境的多变性，使得对环境的研究和控制很难准确的把握，往往需要较长的时间。另外因为环境对人类影响的持久性，不仅影响当代人，对后代子孙的生活都有重要的影响，所以对环保档案的要久远性的进行保存。

1.3.3 应用的共同性

我们人类生活在同一个一个大气环境中，环境一旦被污染和破坏，都同样会受到影响。而利用好环保档案的信息资料，对我们生存的环境进行保护和优化，营造出一个良好的自然生态环境是我们的共同的愿望。环境遭到污染和破坏的原因不同，而因为每个地区的实际地理条件和发展程度不同，也就使得对环境污染的治理措施有所不同。因此，我们要立足于国家、以及地方区域以及全世界赖以生存的环境，对环保档案的提供的资源进行共同性利用，而同时共同性也是制定环保档案的要求。

2 提升环境保护档案利用效益的途径

2.1 加快环保档案信息化建设

随着网络信息的发展，传统的环保档案管理模式已经不能满足现代管理的需要。环保档案管理一定要加快信息化建设。首先要建立起计算机的检索系统，把计算机中已经记录的环保信息进行档案文件形式的存储，使用者可以根据需要进行检索，方便使用。其次要设立网络的编目系统，将档案的存储的单位、时间和编号等进行编辑，同时制作成目录。另外还要建立健全档案资料的借阅系统。此外在保证档案信息安全性的前提下，对档案信息开通网上的查询、浏览和下载，这样对于档案上的信息的交流和利用，就不会受到时间和空间的限制。交流档案信息，使档案信息的流动和利用完全不受时空和地域的限制，保密的基础上，就可以很好的实现环保信息资源的有效共享，同时也形成良好的互动形式，可以使较为落后的服务变得主动恶化超前，提高了环保档案信息的利用效益。

2.2 对环保档案进行再次处理

在环保档案的管理工作中，对环保档案的再次处理也被称叫做二次开发，这种方法是档案管理中较为常用的方法，同时也是提高环保档案利用效益较为有效的方法之一。通常情况下，需要采用现代化的技术手段和设备仪器，对环保档案信息进行多层次多角度的开发，同时借助网络信息技术加快对环保档案信息传递的速度，最大程度的实现环保档案信息资源的有效共享[3]。在对环保档案资源信息进行二次开发的环节中，要把本单位的实际发展情况作为立足点，并要面向社会积极的开展环保档案信息的交流活动，对环保档案信息进行二次开发和处理后，对档案中的较为重要的信息进行压缩加工和整理，把其中具有重要意义和具有分析价值的档案信息进行选择和筛选，对其继续节能型研究，对成果进行编撰，通过这种方式会提高环保档案价值的高度，使其环保档案最大化的发挥其功效。

2.3 推行环保档案的有偿服务

环保档案是一种有着较高利用性价值的信息资源，其中记录着重要的环保活动和相关的信息，不仅具有重要的价值，同时也可以把它看作是一种隐性的潜在的生产力，所以可以科学合理的制定出相关的收费标准，这样不仅使环保档案的价值得到充分的发挥，同时对于档案管理人员的工作动力也有一定的促进作用，使其提高工作的质量和水平，还能够有效的缓解工作中出现的经费的问题。

2.4 利用好环境监测档案

环境监测档案是指环境保护工作中，对环境监测中的数据、资料和图表进行的记录，其中用不同的图文声像形式呈现，这些监测类型的档案对国家和社会的发展都有重要的研究和参考价值。同时要对在环境监测中得到的数据进行仔细的分析和研究，并对数据的变化发展趋势进行评估与测评，可以是当地政府部门更好的了解和掌握本地区的环境发展情况，为环境保护提供科学的、有效的数据支持，从而更好的开展环保工作。除此之外，对环境监测档案进行有效的利用，无形当中还能提高环保工作人员的个人素质和技术能力，为今后更为复杂的环保档案管理工作提供了人才的保障。

3 结语

环境保护是不变的主题，当今环境问题日益严峻，环境保护工作越来越凸显其重要性，而环境保护档案的管理作为环境保护工作的不可缺少的部分，提高其的管理质量显得尤为重要。相关部门要加强对环境保护档案管理的研究，除了要对环保档案加强管理外，还要不断加大对档案资源的挖掘，使档案信息不断向着信息化和智能化的发展发展，发挥出档案的最大功能优势，使其更好的为社会服务，促进我国环保事业的发展。

参考文献

[1]齐天峰.如何做好新形势下环保档案工作[J].环境科学导刊，2010（1）.

[2]宋依丽.环保档案现代化的问题与数字化管理[J].科技资讯，2011（7）.