技术档案归档管理制度

技术档案归档管理制度（14篇）

1.技术档案归档管理制度 篇一

档案归档制度

一、坚持档案统一管理的原则，认真执行档案管理制度，任何部门或个人不得据为己有。

二、归档文件材料必须齐全完整、准确，保持文件材料之间的有 机联系，区分保存价值，分类整理、立卷。案卷标题简明确切，便于保管和利用。

三、各类文件材料的归档，应有文书部门或业务部门整理立卷。归 档时问均按各类文件材料归档要求与归档范围1～5的要求执行。

四、归档份数，一般归档一份，主要的或利用频繁的文件材料归档 二份如发文、打眼文件等。

五、凡归档的文件材料，必须符合档案材料的归档规定，严禁用复 写纸、铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水书写归档材料，必须用碳素或兰黑墨水 书写。

六、文件和电报按其内容的联系合并整理立卷。

档案管理制度

一、档案库房必须坚固、安全，库内清洁、通风，应有防火、防 盗、防光、防潮、防尘、防虫、防鼠“七防”措施，做到办公、阅览、库房三分开。

二、永久、长期保管的档案要定期检查，发现破损和字迹模糊及 时修补和复制。

三、定期对已超过保管期限的档案进行鉴定与销毁。

四、档案部门应在文书或业务部门立卷的基础上，按照文件材料 归档、立卷要求进行分类、整理、保管。

五、建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等 情况进行统计。

六、档案工作人员下班时应切断电源、关好窗、锁好门。

档案保密制度

一、档案属于国家机密，档案工作人员和接触档案人员，必须严 格执行遵守国家《保密法》和保密制度、守则。

二、档案在立卷归档、整理保管、鉴定销毁、提供利用等各个环节中注意保密。

三、档案收进、移出必须建账登记，做好帐档相符。

四、不准在私人交往和通信中泄露档案内容。携带秘密档案、资料外出工作不得违犯有关保密规定，不准在公共场所谈论档案内容和保管状况。

五、档案的提供利用、复印、摘抄，应根据秘密等级，经相应的主管领导批准，并办理规定的手续。

六、凡发生丢失、泄密问题时，应及时向主管领导和保密委员会报告。

七、具有牢固的门窗和防盗报警装置。

档案库房管理制度

一、非本室人员不得进入档案库房，借阅人一律在阅览室办理。

二、班前班后认真检查门窗，发现问题和可疑情况立即报告。

三、安全使用电器设备，定期检查消防器材，严禁在库内使用明火或吸烟。严禁在档案办公区内存放易燃、易爆、易腐蚀性物品。

四、档案库房柜架排列符合要求，库房内应有足够的通道，每个柜架要有标志，便于调阅和紧急抢救档案。

五、重大节假日，认真对库房进行安全检查，切断电源，关好门窗，锁好库房门，贴好封条。

六、档案库房应有专人负责安全、卫生及库内温、湿度的观测和记录工作，并根据库房要求，采取措施经常调节库房的温、湿度。

七、档案库房应定期进行检查并做好检查记录，发现问题及时采取措施予以处理。

八、档案管理人员应对自己所管理的库房保持整齐清洁，每周打扫不少于三次，周未要全面进行清扫；严禁把食物或杂物带进库房，做好“七防，工作防火、防盗、防光、防鼠、防虫、防尘、防潮。

档案借阅制度

一、凡来查阅档案者，外单位必须持单位介绍信，经主管档案工作的领导批准后方可查阅，本公司职工必须办理登记手续，但不得查阅与本人无关的档案。

二、因工作确需查阅涉密文件和本职工作以外的档案文件材料时必需经公司主管领导批准，严格办理登记借阅手续。

三、查阅档案文件一般在档案阅览室查阅，如因特殊情况必须借出时，要经主管领导同意，但必须限期归还，并注销登记手续。

四、查借阅档案不准折卷、涂改、划线、标记、转借、复印、摘抄、损坏、丢失和泄密，归还时要当面点清。

五、凡私自复制、翻印或出卖档案文件材料及丢失和泄密者，按《档案法》和《保密法》有关条款处理。

六、本公司所借阅人员在办理调离或离、退休时，必须将文件、档案全部归还。

档案利用效果登记制度

一、档案借出时，管理人员应给借阅者发放档案利用效果登记表。

二、借阅者应认真填写档案利用效果登记表，并以实例说明档案作用取得经济效益或实际效果，取得效益的要有部门领导认可。

三、档案归还时，档案管理人员应向借阅人员收回填写好的档案利用的中、长期效果。

四、技术人员和管理人员有重大的档案利用效果实例，应随时向档案部门报告，一般的档案利用效果由档案人员逐项统计，一年向主管领导和上级有关部门报告一次。

库房防火制度

一、认真贯彻“预防为主、防消结合”的方针，做好消防安全工作，保一方平安。

二、学习消防法规及消防知识，不断增强防火意识。职工应做到“三懂三会”。即：一懂得本岗位生产过程中的火灾危险性，会报警；二懂得预防火灾的措施，会使用灭火器材；三懂得扑救火灾的方法，会扑救初期火灾。

三、禁止在具有火灾危险的场所动用明火。确因工作生产需要时，必须按有关规定申报批准后，并有专人负责，采取严密的消防措施，以确保安全。

四、禁止私接电线，私自使用电炉，以及使用代用保险丝和违章作业。工作结束时必须做到人离电关。

五、对电气设备要经常检查，发现电线老化、绝缘不良、破损等情况时，必须立即维修更换。

六、消防器材应保持完好，不得随意乱动，如有意损坏灭火设备者，根据情节分别给予照价赔偿、罚款，直至追究刑事责任。

七、任何单位和个人发现火灾都有义务迅速报警，并积极参加补救。

八、经常进行防火白检，及时制止和纠正违章行为，防止和消除火险隐患。

九、本制度从规定之日起执行。

档案统计工作制度

一、统计工作是档案部门的基本任务之一，做好统计工作，对于了解和掌握档案工作情况，提高档案的科学管理水平，具有重要意义，必须认真做好。

二、明确专人负责、统计，根据上级要求，按统一表格、统一项目、统一口径，做到各项数字统计准确、及时。

三、每年对档案工作基本情况必须进行统计，上半年一次，下半年一次，全年上报档案工作综合报表。

四、建立案卷目录、案卷文件目录、专题目录、资料目录、资料目录、查阅档案材料登记和利用效果登记本。对档案的收进移出、案卷数量、利用等情况及时准确地进行统计。

档案计算机房管理制度

一、计算机房是档案综合统计、数据检索和自动化管理工作重地，非领导指定的计算机操作人员含子女禁止入内，操作人员也不得擅自将计算机借予他人操作。

二、凡是档案有关数据磁盘、打印纸等，应由领导指定专人负责，专柜存放，未经领导许可，不得复制或携带出机房。

三、操作人员提高警惕，严格执行保密纪律和有关规章制度，不得利用计算机打印涉密文件和资料。

四、工作人员要保持机房内清洁卫生，禁止吸烟，树立安全防火意识，不得存放易燃易爆物品。

五、不许在机房会客，接待参观人员必须经室领导批准。

六、不准用计算机干私活，严禁在计算机上装游戏盘。

七、外来软盘必须以计算机人员查病毒后方可使用。

八、计算机人员要坚守岗位，保持计算机良好的工作状态，定期观察电源、电压等，发现问题及时报告并协调解决。

底图管理规定

一、底图主要用于复制，一律不外借，确因工作需要借出者，须履行借阅审批手续后，方能借阅，但不得在底图上进行修改，以维持其原貌。

二、我公司原始记录、底图等均由档案部门集中统一管理，归档时要填写归档移交清单，签署手续完备，图样清晰整齐，方可接收。

三、底图归档后一般不允许更改，需要更改时，须经有关领导批准后，填写技术更改单，在底图上更改时标注要清楚。

四、接收归档底图应及时清理，按图纸部件逐一整理修补、摺边、扎边，然后进行登记上帐。装袋贴卡，以便利用。

五、对底图复制、更改，需要有祥细记，以备考查和统计。

2.技术档案归档管理制度 篇二

一、照片档案的形成及特点

照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片分为传统照片与数码照片。传统照片档案包括底片、纸质照片和说明三部分。数码照片档案指用数码照相机、扫描仪等设备以数码形式存储在存储器中的静态图像文件, 数码照片可冲洗为纸质照片, 也需编写文字说明及目录。

照片档案与文书档案具有共性, 它们都是在实践活动中形成的, 并且有保存价值, 可起凭证和依据作用。照片档案有两大优点:一是直观形象性好, 由文字记录形成的档案不如照片档案那样直观形象。二是实体信息性强, 由于直观、形象地反映了客观事物的实体及其可能存在的周围环境, 使人们从实体影像上获得可靠的信息。它既是文字档案的补充, 又区别于文字档案, 它的特殊性在于其制成材料不同和具有形象化的特点, 别具文化魅力。因此做好照片档案的收集和归档对规范档案管理工作具有重要的现实意义。

二、照片归档原则

尽管照片档案的应用十分广泛, 但它对于事件、内容上所反映的信息往往是影像化且不完整, 所以常需要进一步的文字说明, 以便于查找和利用。由于影像本身大多不具文字说明, 在归档过程中一定要注意及时注解说明。

(一) 照片档案的整理。照片档案卷内目录的项目包括:照片号, 底片号、照片题名、页号、备注。底片经过分类后应编号并编制底片目录登记簿, 一张底片或一组相关的底片为一个保管单位, 编一个底片号。如果是一组底片, 在底片顺序号后面还要编一个分号。底片号是按底片收到的先后次序编号登记的, 对已经确定类别的底片号再加分类号。照片档案的整理应遵循有利于保持档案的有机联系, 有利于保管, 便于提供利用的整理原则。照片档案应在全宗内按年度——问题进行分类。分类应保持前后一致, 不能随意变动。对于反映同一事件的一组照片可以编一个号, 然后每组照片分别编小流水号。底片在全宗内编流水号, 格式为全宗号—底片号, 并用铁笔在底片乳剂面片边处横排刻上底片号, 同时在底片袋的右上方标明底片号。一张照片应有一个说明, 一组联系密切的照片应加总说明。符号说明的内容包括照片号、底片号和参见号, 其中参见号为与本张 (组) 照片有联系的其他档案的档号。文字说明的内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者 (摄制者) 六要素。整理完后, 编制照片档案卷内目录使位置固定下来。

(二) 数码照片归档的管理。数码照片档案一般由数字图像 (照片) 、文字说明两部分组成。档案工作人员要根据数码照片档案的特殊性, 在收集、归档工作中坚持前端控制并参与指导, 保证这一新型载体档案的完整与安全。归档的数码照片格式应为TIFF、JPEG格式。对于采用非通用文件格式的数码照片, 收集时应将其在分辨率不变的前提下, 转换成TIFF、JPEG格式, 并在备注栏中记载。如无法转换, 则应将相关软件一并收集。拍摄数码照片的像素数应在500万以上。对具有永久保存价值的数码照片, 归档时必须冲印或打印出纸质照片, 按双套制要求保存。归档时应标明互见号, 格式为:全宗号—光盘号—照片号 (标注于纸质照片的文字说明中) 或全宗号—册号—张号 (标注于数码照片的文字说明中) 。

三、照片归档管理注意事项

(一) 制定措施, 落实制度。制定并下发包括照片档案在内的档案管理规章制度。各单位的日常工作活动照片如何拍摄并及时整理移交。保证照片档案归档移交工作有章可循, 真正实现制度化、规范化、经常化。采取多种形式, 及时做好照片档案的归档整理工作。

(二) 长期重视, 持之以恒。日复一日, 年复一年, 照片档案归档移交工作贵在坚持。不坚持, 不落实, 不执行, 即使有再完善的制度, 也只能流于形式。

摘要：本文论述了照片档案的特点和归档原则, 为照片档案管理提供借鉴。

3.浅谈企业大项目工程档案归档管理 篇三

关键词：企业大项目工程 档案管理 企业建设

企业大项目工程的档案管理是企业建设的历史记录，也是企业大项目投产后运行、维修、管理、改扩建和技改等工作的重要依据，近几年邯钢以“国际领先、国内一流”为宗旨、“绿色邯钢、精锐邯钢”为目标，努力打造邯钢国际品牌，不断的发展技改，增加产品品种和提高产品质量。

制定大项目档案的归档制度。大项目档案归档不及时不仅影响了重点项目工程的形象，而且对大工程项目投产运行后，维修、管理、技改扩建等工作，根据以前大工程档案的工作实践得出的经验，造成重点工程档案归档不及时的原因是大多数参建单位的领导、工程技术人员和管理人员把主要精力放在抓工程进度和工程质量上，对工程档案不重视，档管整理不到位，档案资料整理工作不落实，把档案工作看成是可做可不做的工作，一推再推，直到涉及经济利益时才动手做档案整理工作，所以造成大项目档案归档难。由于大项目工程参建单位多，如果没有强制的手段管理各参建单位的档案归档工作，大项目工程档案的归档工作无疑会出现很多复杂的问题，而且扯皮现象时有发生，最后必将影响大项目档案的归档时间和档案质量。所以河北钢铁邯钢公司为例：以制定大项目〈邯钢公司档案归档移交制度〉、为红头文件告知各个施工单位，如何进行档案归档和移交档案的程序，对参建单位的档案工作要求，归档时间归档质量，违约的处罚等，使施工单位领导真正从思想上重视大项目档案归档工作，实施〈邯钢公司档案归档案移交制度〉后，施工单位对档案归档重视了，移交及时了，完整率、准确率、归档率、合格率达到了国家要求。

大项目工程的设备开箱随机资料也是档案的重点工作，大项目工程设备开箱资料是指设备的出厂证，合格证，质保书，安装图，使用说明书、保修卡等资料。大工程设备开箱随机资料的保管对以后的设备维修、维护、以及质检是重要的参考依据，也是长期以来一直是归档管理工作难题，现在邯钢大项目设备随机资料都是建设单位技术人员或者是档案管理人员保存。较以前规范化，以前施工单位可以接这些资料，新项目筹建组也可以接这些资料，技术人员也可以接设备资料，不规范，无制度、管理混乱是造成设备开箱资料归档不完整，现在明确设备开箱责任人方面，要求供应公司在设备开箱时通知技术人员，由技术人员签字后，两天内交到档案员手里进行归档，并对不将开箱资料及时归档或将开箱资料据为已有者采取了严格的处罚制度，设备动力科每两个月对大项目设备随机资料清单进行核对，对没有移交到档案员手里随机资料，或档案员没有及时归档，都要考核每月奖金的30%，这样保证了随机资料的完整性，施工单位或筹建组使用随机资料时一律使用复印件，这样使大项目设备资料原件安全性提高了，保存了原件的完整性。

提高重点工程档案的监控力度，重点工程档案是整个重点工程建设的原始记录，其重要性是不言而喻的，只有施工单位向建设单位移交了完整、准确、合格的竣工档案，大项目工程建设工作才能算完成，为提高大项目工程档案的质量，我们强化了大项目档案的监控力度，制定《大项目工程档案审验报告制度》规定所有大项目工程档案先送基建技改部审验，重点检查档案的数量是不是有出现漏归档的现象，技术参数是否准确，，所有内容检查合格开具“大项目工程项目审验合格证”，连同工程档案交综合档案室进行预验收，重点检查文字材料的整理质量，竣工图的编制质量是否真实可靠“图物一致”，合格率是否达到国家规定，避免出现发现工程档案不合格时，施工单位早已撤走无人整改的被动局面。综合档案室预验收合格后再开具“大项目工程档案移交清单”交档案馆正式验收，没有档案馆出具“大项目工程档案移清单”，这样环环相扣，层层把关，有效保证了重点工程档案的合格率，准确率，案卷质量有了明显的提高，达到了国家规定的要求。

发挥监理单位在大项目程档案审核检查中的作用，国家建设部在2001年5月发布了《关于加强工程档案管理工作的通知》其中第二条明确规定了监理单位在工程档案管理中的职责，“监理单位要协助建设单位监督检查各施工单位工程文件的形成，积累和立卷归档。”在实际工程档案管理工作中由于档案部门工作人员一是没有亲自参与工程施工建设，二是档案工作人员并非工程技术专业人员，对于施工过程中的一些具体事项和环节不可能做到像监理那样了解，因此对大项目工程档案质量把关有限，而监理人员因为熟悉了解工程的每一个环节，每一道工序，掌握每一处质量隐患和每一起质量事故产生的原因，发现过程和处理结果，因此我们要求监理单位对施工单位提交的工程档案资料进行盖章时要认真、负责地审核、检查，如果发现档案质量有问题要及时退回施工单位整改，直至工程档案质量符合归档要求才给予盖章，这对提高大项目工程档案质量，确保大项目档案在工程竣工后及时移交，有着重要的作用。为使监理能够真正重视对施工单位提交的大项目工程档案进行认真、负责地审核检查、使施工单位移交的大项目工程档案符合国家档案管理规定的要求，我们与参建单位签订《邯钢大项目档案归档责任书》中明确规定，“监理单位应确保施工单位向档案部门移交的竣工档案完整、准确、系统、齐全、合格，若出现移交档案不合格现象，邯钢档案馆有权通知财务部门按照工程款的1%—10%对施工单位进行处罚，由此使施工单位在大项目档案收集、审核检查中真正重视起档案来，确保了大项目工程档案的质量和档案的及时移交。

实施大项目工程档案专项检查工作制。大项目工程的特点是任务重，工作量大，建设周期长，参建单位多，作业线长（包括调研、论证、决策、试生产、竣工、立项勘测、设计、施工、调试、试生产、竣工，验收等）文字材料、图纸、图表、声像材料等档案数量多，任何一个参建单位、一个部门、一个工程技术人员或管理人员，在某一个环节，某一项具体工作、某一个工作时段没有做好重点工程档案的形成、积累、整理工作，都有可能给大项目工程档案管理工作带来困难，甚至造成损失。为使施工和监理单位能在工程竣工验收后的3个月内向综合档案室移交完整、准确、合格的竣工档案资料，我们对大项目工程档案的归档工作实施工程档案专项检查工作制，一是指定一位档案员负责工程档案的检查、指导工作、每月检查一次，及时跟踪施工单位工程档案的收集、整理工作。二是档案部门定期参加工程监理例会，一方面了解整个工程进展的情况，另一方面向参加会议的有关单位汇报工程档案专项检查中出现的问题，通过实施大项目档案专项检查工作制后，施工单位的领导、工程技术人员开始重视工程档案的归档，一方面主动向我们通报档案收集、整理工作中出现的问题。另一方面自身也重视归档档案的质量，主要体现在邯钢归档的原件率达到100%。对专项检查中发现的问题能够及时整改，通过实施大项目工程档案专项检查工作制进一步提高竣工图的编制质量和文字材料的整理质量。

4.会计档案归档整理制度（范文） 篇四

1、会计凭证。包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表，涉及对外对私改造资料，银行存款（借款）对账单及余额调节表等。终了都必须按照规定归档。

2、会计账簿。包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。

3、财务报告。包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报，月、季、会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。

4、其它会计核算资料。凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。

5、增值税专用发票和普通发票。

二、会计档案的整理

会计终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。

1、会计凭证

（1）按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。

（2）分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。

（3）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

2、会计账簿。各种会计账簿办理完结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）会计账簿在办理完结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容。

（2）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。

（3）活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。

（4）会计账簿的装订顺序：

会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。

（5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。（6）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。

（7）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属及账簿名称和编号。

（8）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账、辅助账。

3、会计报表。会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，终了统一归档保管。

三、会计档案的归档保管

1、当年的会计档案在会计终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入档案并由专人保管。

2、会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。

5.5会计档案立卷归档制度 篇五

为了加强会计档案管理，根据国家财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》和省、市财政部门、档案部门有关会计档案管理的规定，结合本校实际，特制定本制度。

一、会计档案是指本校财会部门在各项会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存起来的核算材料。会计档案是本校全部档案的重要组成部门，主要包括会计凭证、会计帐簿、会计报表等。必须按规定进行收集、整理、归档。

二、归档范围：

1、会计凭证包括会计原始凭证、记帐凭证等。

2、会计帐簿包括银行和现金明细帐、总帐、预算内、外收支帐簿、固定资产帐卡、辅助帐。

3、会计报表包括会计报表、月报表、主要财物指标。

4、其它资料：工资计算表、收据存根、移交清册、销毁清册。

三、归档时间：

每年形成的会计档案，在翌年三月底以前，由财会人员进行整理，按规定确定保管期限，按照本校的财会档案分类编号方法组卷。整理好的会计档案在财务室保管二年后，由财会人员列好清单向档案室移交，经验收后，交接双方在移交清单上签字，双方各留一份清单备查。

四、归档的要求：

1、归档的会计档案、务必齐全、完整、真实、准确。

2、归档的各类凭证的规格基本一致，折叠整齐、装订牢固。

3、装订时应注意调节成册的厚薄，以便保管和查阅，每册封面要书写工整、编号清楚，加盖经办人印章。

4、要编制完善的档案目录。

五、档案的管理：

1、会计档案由财会人员负责做好平时档案材料的收集、积累、整理、保管工作。

2、查阅财会档案的人员只限在指定地点查看、严禁拆卷、撕页、涂改、勾划、损坏，对违反者，视情节轻重，报告有关领导给予处理。

6.实验室资料归档及档案管理 篇六

实验室工作档案是实验技术人员、管理人员从事科学研究和实验管理所留下来的历史记录和经验总结，是进行实验室科学管理、决策的重要依据；是科研质量评估的重要依据。为加强我院实验室建设、完善实验室的规范化管理、加强实验室工作档案的管理、提高档案管理水平，提高科研水平，特制定本制度。

一、实验室工作档案管理的对象

实验室档案是指在我院实验室工作中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像及其它各种形式的材料。包括有关法规文件、管理制度、重要技术资料(含实验室发展情况与大型精密贵重设备资料)等均需分类建立实验室工作档案。

二、实验室工作立卷归档的内容

1、实验室及设备管理工作法规、制度文件卷(1)国家及国家部委有关实验室工作的法规文件。(2)学院有关实验室发展建设与改革等文件。

(3)实验室建制审批(含实验室建立、合并、调整、撤消等)文件。(4)实验室管理(包括本实验室制定)的各项规章制度。(5)实验室建设发展规划。

(6)实验室工作总结及实验室内工作人员考核表等。

2、以我院名义向上级部门定期或不定期报出的实验室工作的各种报告、报表或数据卷。(1)实验室基本情况类

①实验室基本情况(各实验分室名称、地点、面积)。②实验室任务及人员情况传送数据与报表。③实验项目传送数据与报表。

④专职实验室工作人员传送数据与报表。(2)设备管理类

①我院各实验室科研仪器设备传送数据与报表(单价800元以上设备)。②我院各实验室科研仪器设备增减情况传送数据与报表。③低值耐用品、低值易耗品的资料。

④仪器设备固定资产卡片；仪器设备及低值耐庸品的总台件数及金额、固定资产帐卡、随机技术手册；仪器设备的运行、维护保养、维修、报废等原始记录。⑤大型精密贵重仪器设备技术档案。

单价5万元以上大型精密仪器设备的档案管理，应包括每台仪器设备申购时的可行性论证报告、申购报告、领导批复；订货合同、开箱记录及装箱单、安装调试记录及双方签字移交文件、保修单、验收报告及其履历本、设备说明书、技术资料及全套随机文件；使用、维修、故障、事故记录和仪器设备的报损报废等资料(其中使用说明书和技术资料经校档案室建档后可由实验室借用保管)。大型设备管理人员名单、技术档案和开机使用记录。大型精密仪器设备在有效期时，完成课题数，取得的成果、功能的开发等。

⑥我院各实验室科研精密贵重仪器设备使用情况数据传送数据与报表(单台／套价为20万元及其以上之设备)。(3)实验室任务类

①实验室任务指标及完成情况统计资料。

②本实验室承担的实验课程名称、科研计划、实验报告。

③科研任务形成的文件材料(项目数、类别、经费、实验技术开发项目、成果资料)。④在社会服务中形成的文件材料。

⑤承担各种培训班、短训班的实验教学任务或测试、加工工作的内容、培训对象等材料。(4)实验室管理类

①实验室建设类：经我院批准的本实验室建设规划；本实验室工作计划、总结；反映本实验室历史沿革、现实规模、用房面积、环境条件等有关管理性文件；实验室用房及环境条件的各种技术资料。

②实验室环境条件的增扩与实验室改革方案文件；实验室工作的评估；实验室管理方面的重要实施细则；实验室主任工作守则与工作人员岗位责任制等。③实验室经费及使用情况。(5)实验室队伍建设类

①实验室各类工作人员情况表(姓名、性别、年龄、职称、专业分工、奖惩、培训等基本情况及其变更情况)。②实验技术人员考核情况。

③本实验室技术人员岗位职责及分工细则。④实验技术人员工作日志、记录材料。

⑤实验室人员在科学研究、技术开发等方面的全部技术文件资料(包括论文、专著、鉴定、专利、获奖等情况)、项目数及其工作量。

三、实验室工作档案的收集

1、实验室工作人员每天应记录实验室的仪器设备运行情况，年底将记录归档备查。

2、每个实验室应有设备仪器维修记录，实验室应有水电及动力维修记录，年底将各种维修记录存档。

3、实验室工作人员应做工作日志，年底将工作日志归档。

4、实验室安全员每月应进行一次安全检查记录存档。

5、年末应对实验人数，实验项目和设备使用率做统计，将统计结果存档。

6、实验室每年应对每位工作人员进行考核，工作人员考核表应归档备查。

四、实验室工作档案的管理

1、实验室指定专人负责实验室工作档案材料的收集整理、登记、分类编号、存档等工作。同时接受我院档案部门和实验室主管部门的领导、监督与检查。

2、每位实验室工作人员都有责任认真主动作好材料的收集和整理工作，并及时提供给实验室档案管理人。实验室工作人员及时将自己工作中形成的原件材料交给实验室档案管理人，实验室留复印件归档。

3、实验室工作档案的保管期限分长期、短期、与设备共存三种。

4、仪器设备的有关资料应与设备共存，即保存至设备报废之日为止。

5、除上条资料外，其它资料均应长期保存。

6、严格档案的查阅与管理

(1)实验室办公室负责职能范围内有关实验室工作档案管理。

(2)各实验室每应按要求按时上报有关归档资料，个人不得长期保存作为私有；(3)单位或个人因工作需要查阅或借用有关档案资料者，均按研究院档案管理的有关规定办理查阅或借用手续并按时归还。

(4)档案资料原则上应保留原件，特殊情况经主管领导批准后可使用复印件。

7.技术档案归档管理制度 篇七

一、文书处理

文书处理是唐代档案管理制度的基础和首要环节, 在中央, 文书处理大致上由中书舍人负责进行, 全面管理并执行诏旨制敕、玺书册命的草拟等工作。在中书舍人文书的制作过程中, 唐代政府规定了四项禁令, 即“一曰泄漏, 二曰稽绥, 三曰违失, 四曰忘误”[1]。

在文书处理过程中, 唐代十分重视和强调避讳, 并特别制定了避讳和平缺制度, 并通过律令等方式做了大量规定, 对于违反避讳规定的, 根据《唐六典》等文献记载, 唐代避讳的内容甚巨, 神灵、天地、皇帝、先帝、庙号、胜化、天恩、太子等大量的内容与词汇都属于必须避讳的内容, 稍有不慎, 即有犯讳的可能。而平缺制度则是要着重体现出皇帝的尊贵地位, 在文书中若出现“陛下、皇帝、皇上”等词, 必须重行提行顶格书写, 以表明皇帝无人可及的至尊地位, 这称为“平头”, 而下文则必须再重新提行, 低两格书写, 这称为缺行, 两者合称为平缺。避讳和平缺制度的出现, 对于唐代文档的书写格式以及内容有相当巨大的影响, 旨在维护皇帝的神圣和权威。

纸在唐代已广泛用于文档书写和整理, 唐代的公文和档案用纸种类繁多, 其使用的范围各不相同且有严格规定, 常见的文档用纸区分如表所示。

在文书写作完成之后, 经过审核 (唐代称为签押和判署) 合格, 便可以加盖印章, 对于多页文书, 唐代规定必须加盖骑缝印, 这表明唐代对于文档的管理比前代又前进了一步, 更加细致。对于加盖印章的文书, 日期和用印信息都要详细登记, 再将文书按照一定的尺寸折叠, 加上外壳, 合成一本, 便于运输、阅读和查阅, 这表明唐代对于档案管理在装订和印章管理等方面已经有比较成熟且细致的管理体系。

二、归档管理

1. 归档制度。

归档是档案管理的首要环节, 由于唐代对于公文推行的是“一事一文”制度, 因而归档也相应地按照一事一文的制度进行, 即根据不同的事务种类来归纳整理文书, 这有利于档案的查询和保管, 也有利于归档档案内容的统一。文档发出之日, 有勾司和监印官进行详细的标记和记录, 而对于文书的归档, 唐代则有严格的时间限制, 即“凡天下制敕计奏之数, 省符宣告之节, 率以岁终为断。京城诸司, 常以四月一日纳于都省。其天下诸州……常以六月一日……”[2]对于由于运输或者其他人文原因造成破坏或损毁, 文书无法及时归档的, 唐律有专门条款进行处罚。

在文档的归档过程中, 需要对档案进行进一步的相关检查, 以发现当中存在的问题并及时提出, 为此, 唐代建立了勾检制度。《唐六典》中记载“检者, 谓发辰检稽失, 诸司录事之类。勾者, 署名勾讫, 录事参军之类”[2], 由此可见, 执行勾检工作的人员的工作主要包括了两方面, 一是审查文书档案本身的问题, 有无犯讳、别字等重大错误, 相关印章加盖是否完整和正确, 文档本身是否存在纰漏等。除此之外, 还要对文档在办理和传递过程中的时限和流程等进行查验, 看有无超过归档时限, 有无办理失误或者迟延。勾检制度在唐代十分普遍, 从中央到地方都有专门的勾检机构和人员。在中央, 最高勾检部门是尚书省, 全面负责全国各级政府和官员相关文书档案的勾检, 不仅如此, 全国各司已经处理完毕的文书, 形成档案归档之前, 也都需要送至尚书省勾检, 以及时发现文书中的纰漏和相关人员失责。为了配合大量的勾检工作, 尚书省六部均设有都事、主事令史、书令史等官职, 尚书省也设有左右司郎中员外郎, 共同负责相应的勾检事务, “以举正稽违、省署符目, 都事监而受焉”[2]。

除了尚书省之外, 地方勾检部门在唐代也十分发达, 并且承担了主要的基层勾检工作: (1) 勾检内容, 包括文书档案的规范性, 有无犯讳, 传递是否超期, 相关手续是否履行完毕以及文档装订成册是否规范, 压缝是否完毕等。 (2) 勾检对象, 包括官府文书, 政府公文, 各州县户籍、账本等文书资料。 (3) 勾检流程, 主要包括登记、取文书、检查、复查等四个部分。以上三项内容便是唐代地方勾检制度的主要内容, 构成了档案构建制度的骨架。

2. 保管与移交制度。

文书档案的保管与移交是档案管理的重要组成部分, 古代对档案的利用和数据分析虽然有限, 但是在唐代仍然已经建立了比较完善的档案保管和移交制度, 对档案采取县、州、中央的三级保管制度, 并根据档案的重要性和保管级别, 决定其保留的年限。

由于纸张在文书档案中的广泛推广, 唐代的纸张保护技术有了很大发展, 对于档案的管理, 唐代十分重视防潮、防湿和防虫技术的推广, 英石和芸草具有良好的防潮驱虫效果, 在唐代逐步得到大规模推广。唐代的档案室中, 在书柜之间和底部都会放置英石与芸香草, 可以起到明显的吸湿与防虫效果, 这对于古代文档管理具有十分重要的意义。而在档案移交制度方面, 主管文书档案管理的相关人员离职时, 必须对其负责的文档造册设簿, 与接任保管人员进行较长时间的移交, 若因为管理不善或者移交问题而导致档案错漏, 相关人员将受到处罚。

3. 保密和安全管理。

在封建社会, 统治特权阶级对文化和档案是进行完全垄断的, 地方政府上报的文书和中央下发的命令、上谕等都涉及大量统治秩序和国家安全的机密, 因而档案的保密和安全管理工作显得十分重要, 古代文档管理技术有限, 档案失窃和损毁的事件多有发生, 因而在唐代, 统治阶级首次以国家法典的形式来确保档案的保密性。直接对皇帝负责的文档管理官员中书舍人, 制定了“四禁”;地方的档案管理体系中, 则制定了严格的署名制度, 各个环节的经办和经手人员都必须在文书档案上署名, 进入归档流程的文书, 只能由勾检官查阅, 其他人不得擅自取阅[3]。对于偷盗或伪造官文书或符宝印节等物的行为, 因其严重干扰了国家正常的统治秩序, 损害了政府的权威, 而且很可能泄露机密, 不利于文书档案的安全和保密, 唐代相应的处罚措施十分严厉, 泄露重大朝廷事件者, 绞刑;非重大事件者, 流放;如果是将档案泄露给别国, 则罪加一等;对于泄露的档案进行传播的, 杖八十。通过这些措施, 对泄露档案以刑罚的形式进行保护。

4. 档案的利用与销毁制度。

在档案的管理中, 需要对档案进行查阅, 而大量的档案也必须定期进行清理乃至销毁, 这就催生了唐代档案利用与销毁制度的发展。在唐代, 档案基本是无法查阅的, 只有编纂史书和类书的官员在取得许可后可以进入档案馆查阅, 包括户籍、天象、赋税、战争、州县废设等各方面的资料, 也就是说, 唐代对档案的利用主要是修史, 这使得唐代的修史工作有庞大的档案数据作为支撑, 因而唐代编史成就远超前代, 内容十分丰富。

对于档案的清理和销毁, 唐代制定了十分严谨的制度, 首先应该通过“检简”对档案进行分析和检查, 决定哪些档案应该永久保存, 哪些档案可以进行常规保存之后便销毁。唐代对文书档案销毁的规定和检查十分严格, “凡文案、诏敕、奏案及考案、补官解官案、祥瑞、财务、婚、田、良贱市估案, 如此之类长留, 以外年别检简, 三年一除之[4], 具录事目为记。其须为年限者, 量事留纳, 限满准除”, 可见对与文书的销毁, 唐朝的档案管理制度在这方面是十分谨慎的。

通过前文的分析和研究可以看出, 唐代的档案管理制度涉及了档案管理的方方面面, 已具备现代档案管理的雏形, 当中最为明显的便是文书处理与档案工作的分开, 这标志着唐代的档案管理已基本成型, 这不仅对有唐一代自身的信息传递整理起到了积极作用, 对后世也有很大的开创性, 贴黄制度、邮传制度和保密制度等档案管理的基本制度体系都是在唐代被确立下来, 对后世产生了深远影响。

摘要：唐代建立并形成了一套比较高效和与当时社会环境相适应的档案管理制度, 并配以相关的档案管理机构、人员。其档案管理制度可以划分为文书处理和后续归档管理两个层面, 二者紧密联系, 构成了唐代档案管理的整个流程。

关键词：文书处理,归档管理,唐代,档案管理

参考文献

[1]李浩.关于唐代文书管理制度的几点思考[J].四川图书馆学报, 2008 (1) .

[2]陈文.论我唐代档案管理制度的建设与发展[J].历史视窗, 2009 (9) .

[3]伍源德, 王崇举.我国古代档案研究[M].北京:中国计划出版社, 2008.

8.技术档案归档管理制度 篇八

【关键词】干部人事档案管理 重要性 存在问题 解决措施

【中图分类号】G6472.4 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2016）32-0069-02

企事业单位档案材料的客观性、准确性、完整性差。由于部分企事业单位没有严肃、负责地填写好每一份档案材料，致使有的档案错漏百出，职工档案中记载的出生时间、参加工作时间前后不一致，工作经历记录不完整等。一些企业，尤其是私营企业或股份制企业的领导认为职工档案没什么用处，不给新招用的职工建立档案， 甚至随意更改，给劳动保障部门办理职工失业、退休等手续增加了困难。如档案年龄前后不一致，出现多個参加工作时间，个人经历前后记录不完整等。

一、干部人事档案管理存在的主要问题

管理是档案工作的手段，开发利用档案信息资源，提供优质服务，充分发挥档案的作用，才是档案工作的目的。干部档案是我国人事档案的主体，时代发展要求人事档案工作与时俱进。自第三次全国干部档案工作会议召开至今，干部档案已增加了考核、任免、工资调整和职称评聘等方面的内容，档案的使用价值和利用率得到了明显提高。但还存在一些问题，并在一定程度上制约了人事档案的提供利用。主要表现在：

（一）材料不齐全，手续不完备。

材料是档案管理工作的对象，是开展各项业务工作的物质基础。没有材料，就没有档案管理工作。人事档案是个人在各个时期各个地方所形成的有关材料的集合体。要发挥人事档案的依据作用，材料齐全、内容充实、能全方位地反映一个人的历史与全貌是首要条件。随着我区交通事业的不断改革和发展，人才流动空前活跃，影响了干部档案资料的连续性。

（二）档案材料失真，严肃性削弱。

真实性是人事档案的生命，是人事档案赖以生存的前提，是发挥其有效作用的基础。内容失真的档案材料会给人事工作造成严重的后果。由于有的单位的组织（人事）部门在审查材料时把关不严，致使一些虚假的材料顺利进入个人档案。

二、加强干部人事档案管理工作的措施

新时期的干部人事档案不仅能全面反映干部整体素质，为选拔任免干部、调整工资、解决待遇等工作提供依据，而且能为有关部门编史、修志、撰写人物传记提供大量珍贵的史料，能为开发人才资源提供准确可靠的信息。要使干部人事档案工作与时俱进，更好地开发干部人事档案的信息资源为组织人事工作服务，就必须做好以下工作：

（一）增强全民档案意识。

档案意识已成为制约我国档案事业发展的关键，不增强全民的档案意识，尤其是单位领导的档案意识，我国档案事业的发展就难以落到实处。要增强全民档案意识，首先，要认真执行《档案法》和《档案法实施办法》，进一步完善档案法律体系。法律是增强全民档案意识的有力武器，只有加强立法、完善法律体系，才能促进全社会档案意识的形成，规范干部档案工作，推进档案事业发展。

（二）增强职能部门的责任意识。

干部人事档案具有权威性，重在真实可靠。真实是档案的生命，确保干部人事档案的真实性是干部档案工作的意义所在，也是干部人事档案材料形成部门的神圣职责。职能部门责任意识的强弱直接关系到干部档案材料的质量，要维护干部人事档案这片净土，就必须从形成干部人事档案材料的源头抓起。干部档案中所出现的一些问题与职能部门的干部不无关系，如有的档案材料未能归档，材料手续不完备，甚至有的档案材料内容失真等问题，与有的职能部门干部的责任意识息息相关。干部档案材料来源于各职能部门，因此，增强职能部门的责任意识是确保干部档案材料真实的重要前提，尤其是组织人事部门的干部更要增强办事的责任意识。

（三）要加强自身建设。

新世纪干部档案工作任重而道远。首先，要加强学习。干部档案工作的政治性、政策性很强，要求档案工作人员运用马列主义的立场、观点和方法，正确理解和自觉贯彻党和国家的干部路线、方针政策，并用以指导工作实践。档案工作人员只有勤奋学习，提高自身素质与政治觉悟，才能树立正确的世界观、人生观、价值观，才能在错综复杂的矛盾中排除各种干扰，坚定立场，为档案事业建功立业。目前的首要任务是认真学习贯彻党的十六大精神，结合干部人事档案工作实际，认真实践江泽民同志的“三个代表”重要思想。干部档案是一门综合性的边缘学科，涉及的知识面广，有档案专业知识、历史知识、人事工作知识、管理学、情报学、系统学知识及计算机应用、缩微、复印等技术。要做好档案工作，必须努力学习、掌握科学管理的原则和方法。在科技迅猛发展、日新月异的信息时代更要勤奋学习，不断更新知识，拓宽知识面，掌握现代技术。解放思想，树立创新意识，培养创新能力，从思想观念、工作思路、管理方式、方法上创新，变革一切不合时宜的观念和做法，创造性地开展工作。

（四）尽快实现档案管理现代化。

信息化是加快实现档案管理科学化、现代化的必由之路。档案是一种信息产品，干部档案是人才信息资源库。合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，获得最佳效益，是管理的宗旨。随着人事制度改革的不断深入，传统的观念和陈旧的管理模式已越来越不能满足突飞猛进的信息化管理发展的要求，越来越不能适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，提高人事信息管理的时效性。

9.技术档案归档管理制度 篇九

一、填空题：

1、辽宁省地方标准《建筑工程文件编制归档案规程》（GB21/T1342-2004）自2004年6月30日起施行。

2、辽宁省《建筑工程文件编制归档规程》适用于我省行政区域内新建、改建、扩建的建筑工程。

3、建筑工程文件应随工程进度及时收集、整理，并按专业归类，且应齐全、准确、真实、完整。

4、工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完整。

5、对列入城建档案馆（室）档案接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收，建设单位未取得城建档案管理机构出具的工程档案预验收认可文件的，不得组织工程竣工验收。

6、建设单位应严格按照国家有关档案管理的规定，负责收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程文件建立、健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向城建档案馆（室）或者其他有关部门移交一套符合规定的建筑工程竣工档案。

7、利用施工蓝图改绘的竣工图，在施工蓝图上一般采用杠（划）改法、叉改法局部修改可以圈出更改部位。在原图空白处绘出更改内容，所有变更处都必须引索引线并注明更改 1

依据。

8、编制竣工图，结构形式、工艺、平面布置等有重大改或变更部分超过图面1/3的，应重新绘制竣工图。重新绘制的图纸必须有图名和图号，图号可按原图编号。

9、建设工程电子档案是指按照规程编制，经过验收合格并归档的电子文件的集合。建设工程电子档案具有真实性、完整性、有效性的特点。

二、名词解释：

1、建设工程文件：在建筑工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。

2、竣工图：工程竣工验收后，真实反映建筑工程项目施工结果的图样。

3、归档：文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷，并按规定移交档案管理机构。

三、简答：

1、对工程竣工验收前，施工单位向建设单位提交施工文件有何要求并负何责任？

答：对工程竣工验收前，施工单位应按承包合同中约定的份数和规定时间向建设单位提交完整、准确的经施工单位技术负责人审批并经监理单位审查的建筑工程施工文件，并对施工文件的真实性、完整性和有效性负责。施工文件的内容和

格式应符合《辽宁省建筑工程文件编制档案规程》要求。

2、图纸会审记录应包括哪些主要内容？

答：

1、是否齐全，引用标准图号是否明确，是否符合国家现行规范、标准要求。

2、地基基础的设计是否符合该工程地质勘察报告结论要求。

3、建设单位、设计单位、施工单位、监理单位协商施工条件。

4、解决图纸中存在的土建、水、电、通风、空调、设备安装中各类管道敷设过程中出现的矛盾。

10.各类档案归档范围 篇十

1、归档的文件材料的范围

凡对反映本单位工作、活动具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

1.1上级机关的文件材料: 1.1.1上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料;1.1.2上级机关颁发的属于本单位主管工作并要执行的文件，以及普发的、非本单位主管工作但需要贯彻执行的法规性公文；

1.1.3国家、省、市、县各级领导、人民代表视察、检查本单位工作时的重要指示、讲话、题词和报道等材料。

1.1.4代上级机关草拟并被采用的公文的最后草稿和印制公文；

1.1.5上级机关转发本单位的公文，在本单位现场办公的会议纪要、上级报刊、杂志、简报与会议采用的本单位和本单位领导与工作人员的文章、报道和典型材料；

1.2本单位的文件材料

1.2.1本单位党代会、人代会、工、青、妇代会和工作会议的文件材料；

1.2.2本单位党组织、行政、人大、纪委和工青妇群团组织的平时会议记录，本单位召开的总结表彰大会、综合性和专业性工作会议的会议材料；

1.2.3本单位党、政、人大、纪委、工青妇等组织印发的（包括转发上级机关或与外单位联合印发的）各种正式的打印件、签发底稿和重要公文的修改稿；

1.2.4本单位的请示与上级机关（单位）的批复公文，本机关所属机构与单位的请示和本单位的批复公文；

1.2.5本单位党、政、人大、纪委、武装、工青妇等组织的内设机构（科、股、室、）或各工作线（乡镇七站八所）形成的工作计划、总结、汇报、调查报告、典型材料和受上级表彰的文件；

1.2.6反映本单位各项业务工作（活动）的专业性文件材料；

1.2.7本单位检查所属机构（单位）工作和进行调查研究形成的文件材料；

1.2.8本单位每年填报或统计汇总（乡镇包括七站八所）的各种统计报表和统计分析材料；

1.2.9本单位形成的财务管理工作和审计工作的文件材料；

1.2.10本单位文秘、档案、机要、保密、创建、计育、信访工作（信访大案要案调查处理）的文件材料；

1.2.11本单位制订的工作条例、章程、制度等文件材料； 1.2.12本单位工作大事记、年鉴、组织沿革材料、基础数据汇编、反映本单位各种重要活动的新闻报道材料；

1.2.13本单位编印的内部期刊、简报的打印件、底稿和编缉出版的书籍、资料的样本、底稿；

1.2.14本单位成立、合并、撤销机构、更改机构名称、启用印章及其组织简则、人员编制等文件材料；

1.2.15本单位[含上级针对本单位和本单位印发的]干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、职工、工会会员、妇女名册与统计报表、干部职工的录用、转正、定级、调资、离休、退休、退职等工作及干部奖惩的文件材料和表册；

1.2.16本单位办理的干部、职工的工资转移、行政、党、团、工会组织关系介绍信及存根；

1.2.17本单位纪检、监察工作、党员、干部、职工纪律处分的文件材料和统计表、花名册；

1.2.18本单位政法、司法、普法和社会治安综合治理工作的文件材料、统计报表和法律文书；

1.2.19本单位国有资产、房地产、国土清理与登记或年检工作的清册、证书和交接凭证；

1.2.20 反映本乡镇农业开发、内引外联、种植业、养殖业、乡镇企业和农技管理的文件材料；

1.2.21 乡镇武装、民兵、征兵工作的文件材料、报表和名册；

1.2.22 乡镇民政、优抚、退伍安置、婚姻登记工作文件材料、表册和专门档案；

1.2.23 上级机关批准本乡镇和本镇批准的有关行政区域变化、解决山林、地界、水利纠纷、征用土地的文件材料；

1.2.24本单位与有关乡镇、县直单位或外地、个人签订的各种合同、协议书等文件材料；

1.2.25本单位（含自上而下的）各种普查工作形成的文件材料和专门档案；

1.2.26 本单位中心工作形成的文件材料（“三个代表”学习、保持共产党员先进性教育、农村建整、农村党员远程教育等）。

1.3同级单位和非隶属单位的文件材料；

1.3.1同级单位和非隶属单位颁发的本单位主管工作但需要执行的法规性文件；

1.3.2有关业务机关对本单位工作检查形成的重要文件； 1.3.3同级单位和非隶属单位与本单位联系、协商工作的重要来往文件。

1.4下级单位的文件材料；

1.4.1下级本单位、村场报送的(含以上的)的工作计划、总结、汇报、典型材料、统计报表、花名册等文件材料； 1.4.2下级本单位、村场报送的重要基建、科研项目的文件材料；

1.4.3下级本单位、村场报送的法规性备案文件。

2、不归档的文件材料的范围

2.1上级机关（单位）的文件材料；

2.1.1上级机关（单位）任免、奖惩非本单位工作人员的文件，普发供参阅、不办的文件材料；

2.1.2上级机关（单位）发来供工作参考的抄件； 2.1.3上级机关（单位）征求意见未定稿的文件； 2.2本单位的文件材料； 2.2.1重份文件材料；

2.2.2无查考利用价值的事务性、临时性文件； 2.2.3未经会议讨论，未经领导审阅签发的、未生效的文件草稿、校稿，一般性文件的历次修改稿、校对稿；

2.2.4从正式文件、报告、讲话上摘录下来的供工作参阅的非证明性材料；

2.2.5无特殊保存价值的信访信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信；

2.2.6机关（单位）内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

2.2.7本单位负责人兼任外机关（单位）职务形成的与本单位无关的文件材料，本单位负责人原在其他乡镇或单位工作时未办移交带来本单位的文件材料；

2.2.8为本单位工作参考目的从各方面收集、从报刊上剪辑的文件材料。

2.3同级机关（单位）和非隶属机关（单位）的文件材料；

2.3.1参加非主管机关（单位）召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；

2.3.2非隶属机关（单位）抄送的不需要办理的文件材料。

2.4下级机关（单位）的文件材料；

2.4.1下级机关（单位）送来的工作简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料；

2.4.2越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料； 2.4.3下级机关（单位）报送的一般性文件材料。

会计档案归档范围

1、会计报表： ①单位会计决算报表；

②本单位会计月、季报表；

2、会计账簿： ①本单位总账（包括日记总账）；

②本单位明细账；

③本单位日记账（现金和银行存款账）；

④本单位固定资产账（卡片）； ⑤本单位辅助账簿；

3、本单位会计凭证。

4、本单位会计工作其它材料：①会计移交清册；

②会计档案保管清册； ③会计档案销毁清册等。

科技档案归档范围

1、基建档案：

①征地申请、报告及上级批复、用地红线图、拆迁、补偿协议书；

②土地使用证、房屋产权证；

③总体规划图、地形图、地下管网图； ④基建工程项目申请报告、批复；

⑤基建工作中的各种合同、协议、任务书； ⑥地质勘探、试压沉降记录、报告、数据； ⑦初步设计、技术设计、设计计算书； ⑧工程预算、概算、决算材料； ⑨基建项目、施工、竣工全套图纸；

⑩施工组织措施、计划、总结、统计表、工程执照、开工报告、建筑许可证；

⑾隐蔽工程记录、工程质量鉴定报告、施工日志； ⑿竣工验收报告、竣工验收证明、质量评审材料； ⒀工程现场声像材料（照片、录像、录音带）、会议记录；

⒁房屋普查统计报表与材料。

2、设备档案：

①购置设备仪器的报告、批复；

②设备仪器开箱验收单、装箱单、保修单、保险单； ③设备合格证、说明书、使用手册、技术操作规程； ④设备台帐、设备报废鉴定书及清册； ⑤设备其它需归档的文件材料。

3、科研（科技开发）项目档案： ①项目计划、可行性报告； ②科研或开发过程中形成的材料；

③评审、论证、验收、受奖与推介文件材料。

声像档案归档范围

（1）反映本单位主要职能活动和重要工作成果的照片、录音录像。

（2）上级在本单位召开的各类现场会、表彰会拍摄的照片和录音录像形成的声像材料。

（3）上级领导、人大代表视察、检查本单位工作的照片、录音等声像材料。

（4）上级报刊、电视台采访反映本单位工作的新闻图片及文字说明。

（5）外单位来访、本单位干部职工外出参观学习形成的照片等声像材料。

（6）本单位召开工作会议、表彰会议及举行各种活动的照片等声像材料。

（7）反映本地区地理概貌，基本建设、重点工程、名胜古迹、自然风俗和著名人物的照片、（8）其它应归档的声像材料等。

荣誉（实物）档案归档范围

荣誉实物档案是指机关单位、组织团体和个人在从事社会活动中形成的、具有保存查考价值和凭证作用的各种荣誉实物和其他实物、它主要包括奖杯、奖状、奖章、奖牌、镜匾、锦旗、证书、废旧印章等。具体归档范围：

（1）本单位获县、市、省、国家级表彰奖励的锦旗、奖状、奖杯、镜匾、证书等荣誉实物。

（2）本单位干部获市以上各类表彰奖励荣誉的奖状、奖章、证书复印件或照片。

（3）本单位有重要意义、查考利用价值和凭证作用的各类实物。

11.干部人事档案收集归档工作初探 篇十一

摘要：本文从目前干部人事档案收集归档工作存在的主要问题入手，通过分析其内在原因，提出关注接收档案的入口审核、做好档案的日常收集以及严把归档审核鉴别关等做好干部人事档案收集归档工作的有效方法。

关键词：人事档案材料收集鉴别归档

干部人事档案是组织人事部门按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记录干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文字材料，是全面考察和了解干部的重要依据。[1]材料收集与鉴别归档是干部人事档案工作的基础，只有及时收集材料、准确鉴别归档，才能确保干部人事档案的完整、真实、可靠。鉴于此，本文从干部人事档案收集归档工作存在的主要问题入手，通过分析其原因，提出相应的建议。

一、存在的主要问题

（一）干部人事档案归档材料不齐全、内容不完整

1.对照归档范围要求，部分材料缺失。按照《干部人事档案材料收集归档规定》，有关干部个人履历，自传，鉴定、考核、考察材料，学历和评聘专业技术职务材料，政治历史情况的审查材料，参加中国共产党、共青团及民主党派的材料，奖励、处分材料，录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国（境）、退（离）休材料，各种代表会代表登记表及其他可供组织参考的材料都应当归入干部人事档案。[2]但是目前存在部分单位人事档案管理部门对应归档的材料没有收集归档的情况，特别是一些社会人才机构保管的流动人员档案、高等院校保管的学生档案。个别干部人事档案中甚至缺少派遣证（或招工表）、学历学位材料、入党志愿书等证明干部参加工作时间、学历信息、政治面貌等重要材料。

2.对照收集归档要求，归档材料的内容不完整。按照《干部人事档案材料收集归档规定》，归档材料应填写规范、内容完整。但是实际工作中收集的归档材料，部分原件缺少责任领导签字、材料形成时间、单位印章等必备信息；部分复印件没有注明复制时间、加盖材料形成部门公章等。

（二）干部人事档案材料移交、收集不及时

按照《干部人事档案材料收集归档规定》，对于应归档的材料，需要在材料形成之日起一个月内送交干部人事档案管理部门并履行移交手续。然而目前，单位内部相关部门形成的应归档材料，如政工部门形成的入党申请书、入党志愿书、转正申请书等党员材料，突出贡献工作者、突出贡献党员等综合奖励材料；技术部门形成的专利发明证书、技术改进奖励等材料；工会部门形成的五一劳动奖章、全国劳模评选材料等都没有及时移交或收集归档。同时，还存在材料长期留存在部门的管理人员或干部个人手中而不能及时移交或收集归档的情况。例如：通过在职学历教育取得的学历学位材料，通过全国统一考试取得会计、审计、经济等职业资格证书等，仍留存在个人手中，未及时移交或收集归档。

（三）干部人事档案材料的收集归档不准确

1.超范围归档：《干部档案工作条例》明确规定：“不属于归档范围的材料不得擅自归档”。但是在实际工作中，部分档案管理人员并没有严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》的收集归档范围进行鉴别归档，而是将部分不属于归档范围的材料盲目归档，使得干部人事档案不能客观、准确地反映干部情况，直接影响档案的利用效果。

2.假材料归档：受社会不良风气的影响，个别干部为了谋取私利，将部分涉及个人学历、学位、参加工作时间、年龄、党龄等虚假证明材料或所谓的“原始材料”提交给组织人事部门，这些材料未经鉴别就被档案管理人员归入干部档案，直接影响了干部人事档案的真实性，甚至导致组织人事部门对干部做出错误的考察结论。

二、原因分析

（一）干部人事档案管理人员配备不足

受减员增效的影响，多数单位未按规定职数配备专职干部人事档案管理人员。企事业用人单位的档案管理人员多为兼职，对材料收集不细致，造成干部人事档案材料不齐全或内容不完整。特别是一些高等院校和社会人才机构，他们虽然管理着大量的学生档案和流动人员档案，但是受机构设置和人员编制所限，配备的管理人员相对较少，使得归档材料不齐全、内容不完整。

（二）干部人事档案材料收集责任制落实不到位

《干部人事档案材料收集归档规定》明确要求对于应归档的材料，需要在材料形成之日起一个月内送交干部人事档案管理部门并履行移交手续。虽然部分单位制定了相应的规章制度，但是由于相关移交归档要求与材料形成部门的工作业绩考核挂钩不紧密，缺少有效的奖惩措施，使得干部人事档案收集归档的责任制落实不到位，进而造成应归档材料不能及时移交归档。

（三）管理人员对干部人事档案管理业务不熟悉

由于部分单位干部人事档案管理岗位人员流动较为频繁，加上缺乏必要的岗前业务培训，使得部分干部人事档案管理人员对档案管理业务不精通，对收集归档规定等政策掌握得不够清晰，误认为只要是对组织人事部门有参考价值的材料就要归入干部档案，而没有严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》的归档范围进行鉴别归档。此外，面对来源广泛的档案材料，档案管理人员缺乏相关专业知识和鉴别手段，难以识别真伪，使得假材料有机可乘。

三、建议

（一）关注接收档案的入口审核，保证归档材料的齐全、内容的完整

档案接收单位在收到档案后，一般需要给档案转出单位寄出档案回执，证明档案已收到。档案管理人员应认真审核所接收的档案，若审核发现档案中缺少有关材料，应联系转档单位，确认材料补充完整，审核无误后再寄出回执。需要注意的是，根据档案的不同来源，审核的重点也不同：

1.接收高等院校转来的应届毕业生档案，应根据被审核人的政治面貌、学历层次、有无工作经历等情况，重点审核其入党、入团材料，学历、学位材料，派遣证是否齐全，如有工作经历的还应审核其工作期间的相关印证材料在档案中是否齐全。

2.接收社会存档机构或其他用人单位转来的人才档案，应根据被审核人的政治面貌、学历层次、工作经历、职称、职务等情况，重点审核其入党、入团材料，学历、学位材料，派遣证或招工表，转正定级表、工资变动（套改）表，年度考核表，职称评聘材料，干部履历表等材料是否齐全。如果是领导干部的，还应重点审核相关任免审批表、任免考察材料是否齐全。

（二）做好档案材料的日常收集工作，保证档案材料的及时收集归档

1.建立收集网络和档案材料的移交转递制度。根据本单位部门分布和形成应归档材料的实际情况，通过制度保证档案材料形成部门及时移交应归档材料。其中要明确各类应归档材料对应的形成部门以及材料形成后移交归档的时间要求、归档的职责和归档工作的考核办法等，督促档案材料形成部门在材料形成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档。

2.根据档案材料的来源和形成的时间规律进行主动收集，是做好日常收集工作的重要措施之一。干部人事档案管理人员应对收集归档的材料来源（形成材料的部门）和形成的时间规律（很多材料有其形成的时间规律，如工资材料、奖励材料、考核材料等）做到心中有数，按照材料形成的时间规律主动联系材料形成部门，必要时进行“上门”收集。

3.积极宣传，做好个人形成材料的收集。人事档案产生的来源，既有单位形成的，又有个人形成的。对于个人形成材料的收集主要依靠干部本人主动移交。为防止干部由于不了解相关政策而未能将应归档材料及时移交，干部人事档案管理部门应加强宣传，让干部知晓哪些个人形成的材料属于归档范围且应及时移交干部档案管理部门，以确保及时收集个人形成的应归档材料。

（三）严把归档审核鉴别关，确保材料真实且符合归档要求

1.加强培训、吃透政策。对收集的人事档案材料进行鉴别和审核是一项政策性、专业性较强的工作，应定期组织培训与业务研讨，对于新上岗的档案管理人员，还应建立“老带新”的培养机制，帮助干部人事档案管理人员学习并准确掌握相关政策。

2.区分来源、分类审核。个人形成和移交的材料应重点研判其真伪，单位形成和移交的材料应重点关注其材料内容是否完整、手续是否完备，是否存在干部出生日期、工作时间、入党时间、工作经历、任职经历、学历等与干部人事档案记录不一致的问题。

3.难以鉴别、组织认定。在实际工作中，经常会遇到难以鉴别的材料，干部档案管理人员切忌凭个人理解和想象进行推断，应详细记录有关情况，定期以书面形式报告上级主管机关或有关领导，由组织人事部门负责组织认定，并依据认定结果决定材料的去留。[3]

注释及参考文献：

[1][2]中共中央组织部办公厅编.干部人事档案工作文件选编[M].北京：党建读物出版社，2014：1-154.

12.技术档案归档管理制度 篇十二

一、电子文件归档现状

1、电子文件归档不到位。

由于计算机电子文件涉及的技术环境较复杂, 采用标准化的方法管理会更细致、周全、易于操作。目前电子文件收集管理, 常常执行不到位。

2、电子文件归档管理人员职责不明确。

很多单位电子文件归档管理主要由计算机人员操作, 多数计算机操作人员对档案工作较为陌生, 缺乏收集、鉴别、整理等档案专业技术, 容易造成电力基建现场档案管理脱节现象。

3、归档的电子文件质量较差, 内容真实性无法保障, 且缺乏可读性。

目前电力企业档案管理仅处于坐等电子文件归档阶段, 且归档的电子文件仅从形式上进行鉴别, 对其内容的真实性、可读性未把关, 草率整理刻盘归档, 致使归档的电子文件不齐全, 内容不真实, 形成电子文件的背景信息及元数据未同时归档, 无法提供可利用的资料。

4、虽然电力企业将计算机应用普及到基建管理的各个层面, 但在

电子文件归档管理方面还有很多工作要做, 例如, 现仍是沿用传统的方法, 只对纸质文件内容进行报审验, 而电子文件无人把关。随着时间的推移, 电子文件由于不当保存造成损失, 再重复利用查找相当困难。另外, 电子文件内容复杂、专业性强, 档案部门不一定能够保证电子文件完整、准确、系统。

二、应对策略

1、2009年国家电网公司推广了《国家电网档案信息管理平台》

该软件不但集电子档案采集、鉴定、整理、归档、检索等功能于一体, 还实现了公司各级档案信息联网, 为了防止电子文件泄密情况的发生, 这套软件还设计了离线客户端软件, 确保了电子文件采集过程的安全, 提升了公司档案管理的水平。

2、电子文件归档过程中, 应注意的几个方面:

1) 明确指责、完善制度, 措施到位。应根据企业基建工程实际情况, 依据电子文件全程管理、前端控制原则及完整性、真实性、可读性保障原则, 制定适合企业电子文件归档管理制度。必要时辅以一定的行政、经济手段, 保证电子档案的质量。

2) 统一电子文件归档格式。2010年, 国家电网公司针对基建工程现状制定了《输变电工程标准化手册》, 使电子文件统一标准, 统一格式。确保了采集归档电子文件齐全、完整、真实、有效, 便于长久利用。

3) 合理配置资源, 包括设备和人力资源。电子文件的形成、处理都是在电子计算机软、硬件平台支持下完成的, 因此充分配置电子文件管理所需设备是从事电子文件归档管理的前提。此外, 电子文件的收集、鉴定、整理、归档、保管和提供利用都要由档案管理人员负责实施完成。变革档案人员知识结构, 促进档案现代化管理都需要通过培训等手段促进知识更新, 引进、消化、适应信息技术的成果, 使档案管理人员以适应现代化信息技术发展的需要。可以肯定, 加快档案人员知识结构的变革.多途径、多层次培养人才, 是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

4) 贯彻超前控制思想。对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理, 以保证电子档案的质量。电子文件归档与传统纸质文件归档不同, 传统的做法可以不管文件形成过程中的具体细节, 只要根据文件的保存价值, 在工程项目结束后对其进行收集、整理、归档、保存, 但电子文件沿用这种方法是行不通的。电子档案的归档从工程项目立项、设计等文件形成之时起, 就要求档案管理人员必须深入到形成电子文件施工现场, 对产生的大量电子文件的收集、鉴定、整理乃至存储工作进行现场监督和指导, 保护电子文件的原始信息, 也就是说, 通过现场指导划定该归档的文件范围, 并指导将已形成的归档电子文件改为“只读性”文件, 即只能读不能写的不可更改的文件.从而保证电子文件的安全可靠性, 敦促其进行适时归档, 使之与纸质文件一样发挥社会效用。

5) 重视技术鉴定。基建工程项目电子文件的归档与验证应同步进行。电子文件的技术性鉴定包括对信息的真实、可靠、完整、可读性的认定和对文件载体的性能的检测。

可读性鉴定目的在于确认电子文件中的内容可以正常读出, 没有丢失和差错。

对于电子文件的可靠性鉴定, 主要从内容的真实、完整性上去把关。电子文件的易修改性使得计算机系统中同一文件经常存在不同版本, 归档的电子文件必须是最终版本, 必要时可保存某些草稿和定稿。

对归档的电子文件进行无病毒鉴定。档案部门接收的电子文件来自四面八方, 受病毒侵害的机会多, 因此对于以介质状态归档的电子文件, 应先杀毒, 再接收, 避免危及整个档案管理系统。

6) 纸质文件与电子文件同步归档。由于基建工程中形成的电子文件始终处于动态过程, 其内容在不断变化, 操作设计人员, 常会删除一些过时信息, 为确保归档电子文件的完整、准确, 必须纸质文件与电子文件同时归档。

电子文件的管理, 对档案工作者来说是一个新的挑战, 也是一个新的机遇, 目前取得的成果远远不能解决工作中遇到的困难和问题, 因此档案工作者任重而道远.我们要坚持不懈, 刻苦专研.为推动电子档案的管理工作尽一份心.出一份力。

摘要：随着社会的发展及办公条件的改善, 计算机在各行各业和各类活动中得到了普及和应用, 相应形成了大量的电子文件和电子档案。它们以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案工作造成很大的冲击, 电子文件和电子档案的管理逐渐成为各行各业信息化建设的重要组成部分。本文阐述了电力系统基建工程电子文件的收集、鉴定、归档方面遇到的问题和应对策略, 不足之处还望批评指正。

关键词：档案信息化,电子文件,电子档案

参考文献

[1]章燕华.电子文件管理规范体系框架研究[J], 档案学通讯2010年第5期[1]章燕华.电子文件管理规范体系框架研究[J], 档案学通讯2010年第5期

[2]刘越男.试析电子文件管理系统的建设模式[J], 中国档案2011年第7期[2]刘越男.试析电子文件管理系统的建设模式[J], 中国档案2011年第7期

13.党员档案归档材料目录 篇十三

（1）入党申请书；（2）申请入党人登记表；

（3）入党积极分子考试合格证（有效期2年）；（4）确定入党积极分子公示材料；（5）确定入党积极分子票决汇总单；（6）《入党积极分子考察表》；（7）自传材料；（8）思想汇报；

（9）团员推优考察表（学生）

（10）政审材料（包括函调单位提供的调查证明材料和所在支部根据政审结果撰写的综合性政审材料；

（11）《入党志愿书》；

14.重要档案归档整理手册 篇十四

档案分为文书档案、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。

一、基本要求：

要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《海南省归档文件整理规则实施细则》。

二、基本概念：

（一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。

（二）归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。

归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。

（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。

（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。

三、整理方法：

（一）收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施：

1.立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。

2.检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党 1

团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。

以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。

（二）归档判断：立档单位将收集到的材料，依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）的归档范围和不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位应归档的文件材料，必须进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本单位的发文及部分收文的重份文件。②普发性文件。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。③未生效文件。如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。

（三）装订：用不锈钢钉或线将归档范围中的归档文件以“件”为单位固定在一起即单“件”装订，便于保管利用。

1.整理单位：确定以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，重要文件的正本与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或打印出来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件，报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；来文与复文可为一件，未装订成套的会议材料各为一件，正文与文件处理单为一件。

2.文件的装订：归档文件按件装订具体要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来复在后；汉文在前，少数民族文字在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。

3.装订的部位与对齐方式及注意事项：文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。装订时，应将保管期限为永久的归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订（注意：采用不锈钢订书钉装订的档案不能用微波设备进行消毒，否则可能会引起火灾）。或较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。

（四）分类：

归档文件采用年度——保管期限分类法进行分类。同全宗应保持分类方案的稳定。

1.区分年度

①年度以落款日期为准。如2009年形成的《2008年工作总结》应归入2009年。

②跨年度的文件放入办结的年度。如2008年形成的《2009-2010年工作规划》应归入2008年度;某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2008年。

③几分文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。

④会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。

⑤文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。

2.区分保管期限

将每年的归档文件按永久、定期分开，定期一般分为30年、10年。

永久保管档案的的确定：属于归档范围的文件，哪些需要永久保存呢？《规定》第七条列出了八款，《文书档案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，约占整个期限表的一半。可以概括为以下四个方面：

①反映机关主要历史面貌的文件材料。如：大事记、组织改革、机构设置、人员编制等文件材料。

②反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料；房产、地产、固定资产、行政审批、行政许可、合同、协议、国有资产管理等文件材料。

③反映机关主要职能活动的重要文件材料。如：党组（党委）、行政办公会议记录、会议纪要、工作会议、专题会议材料，上级机关、上级领导视察本机关工作文件材料；本机关制定的方针政策性法规文件、业务文件、调研报告、请示、批复、外事活动文件等。

④反映机关人事管理活动的文件材料。如人事任免、奖励材料与处分材料，录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料；人事考核、职称评审、职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等这些文件材料在反映本机关的历史面貌，主要职能活动，维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值，是各机关形成文件的重点和核心。

准确理解保管期价值的鉴定是归档文件整理工作的难点。《规定》把保管期限划分为永久、定期两种，在具体划分文书档案保管期限时，突出以本机关文件为主（即以我为主），在操作时，实现对每级文件（上级、本级、同级、下级）文件进行两分制：

上级机关文件：针对本机关的文件或属于本机关主管业务的永久保存。如同级党委、政府关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件；上级机关对本机关或人员的表彰文件；上级机关对主管业务工作的规划、意见、批复等。其他需要贯彻执行或查考的保存10年。

本机关文件：反映本机关主要职能活动的永久保存；一般的保存30年或10年（表中界定具体清晰）

同级机关文件：非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。

下级机关文件：报送的重要的总结、报告保存30年，一般的保存10年。

（五）排列 1.把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起。即立档单位每年只编永久、30年、10年三条流水号分开排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。

2.在同一保管期限内，把同一机构（或问题、文号）有内在联系（如同一次活动、同一项工作，同一个会议）的文件排在一起，即同一事由的相关文件应当排列在一起。是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”整理原则的体现。排列顺序应保持相对固定。

3.最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的生后顺序排列。

（六）编号

归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。件号即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。1.全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没有全宗号可暂时不填。2.年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2008。3.保管期限：归档文件保管期限的填写为永久、30年、10年。

4.件号：归档文件的排列顺序号。以年度为界，每年必须从1编起，不能跨年度连续编号，各期限分别编流失号（即每年分期限共编三条流水号）。

件号包括室编件号和馆编件，分别在归档文件整理和档案移交后编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内；按文件排列顺序从“1”开始标注，每种保管期限各编一个流水顺序号，如2007年永久件号：1、2、3„„82 30年件号：1、2、3„„73 10年件号：1、2、3„„243 馆编件号待档案移交给档案馆后，由档案馆根据需要填写。

（七）编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。通过检查复文来实现对相应来文的查找。

归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

1.件号：填写室编件号。

2.责任者：指发文的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。①填写责任者时一般应使用全称或通用简称，如“海南省纪委“，不能使用“本厅”、“省教育厅”等含义不明，难判断的简称。②联合发文责任者过多时，可适应省略，但立档单位是责任者的必须抄录。以体现“以我为中心”的精神。③未署责任者的归档文件，编目时应根据文件内容形式等特征加以考证并填写。

3.文号：文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。如琼府办[2008]198号、琼邮管[2008]68号，没有发文字号的不填写。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名册。

4.题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有题名或题名不规范的，应根据文件内容，重新拟写或补充标题，外加“〔 〕”号附于原标题之后。如海南省档案局关于转发档发[2008]18号文件的通知，应重拟提题名并抄录为海南声省档案局关于转发[国家档案局关于汛期档案安全管理的几点意见]的通知。

5.日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如20080708、20081112表示月、日的数字可回行填写，如2008 0708。

6.页数：每一件归档文件的总页数、文件中有图文的页面为一页。

7.备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。如果有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填写入备考表中。

（八）装盒

装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。

1.装盒要求：归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中，否则，在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回，甚至可能从此成为“死档”。

2.档案盒应采用无酸纸制作，各立档单位应到各级档案行政管理部门购买。以保证档案盒制成材料的质量。

3.档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“/”号连接。

4.备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

①盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。进行归档文件整理时，如某件文件须说明的情况复杂，目录备注栏填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。

②整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名，以明确责任。

③检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名，以示对整理质量的监督检查。

④日期：填写归档文件整理完毕的日期。

（九）编制检索工具

1.归档说明（全宗说明）内容包括本单位主要工作职能、本年度内设机构设置情况（领导班子、内设机构及领导任职情况）本年度主要工作概况、本年度文书档案归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否，档案数量，有何缺陷）。2.打印归档文件目录（采用国际标准A4型纸，永久目录打印一式三份，30年、10年期限的目录打印一式一份）。编制封面，并根据需要分保管期限与归档说明（全宗说明）装订成册：归档说明（全宗说明）、永久目录装订一式两本；归档说明（全宗说明）、永久、30年、10年目录合订一本。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。

全宗名称：立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

年度：填写本目录所登录文件的形成年度。如：2003年、2003-2008年